Trên cương vị một nhà quản lý, chắc hẳn bạn không ngừng suy tính làm sao để điều hành những hoạt động kinh doanh hiện tại cho hiệu quả nhất, trong khi vẫn luôn ấp ủ những ý tưởng cho tương lai. Thực tế cho thấy, các nhà quản lý ngày nay đang oằn vai dưới sức nặng của một khối lượng khổng lồ những công việc, nhiệm vụ của công ty và cả những tham vọng, mơ ước riêng mình. Muốn trút bỏ gánh nặng đó chỉ có một cách duy nhất: ủy thác công việc cho người dưới quyền, cho nhân viên và cho mọi người xung quanh.Có lẽ bạn đã không ít lần lâm vào tình thế khó khăn hay bế tắc chỉ vì bạn muốn tự mình quán xuyến hết thảy công việc. Và mọi thứ còn trở nên tồi tệ hơn khi bạn phát triển sản xuất hay mở rộng kinh doanh, bởi vì cho dù có “ba đầu sáu tay”, bạn cũng không thể vừa đảm đương tất cả công việc hiện tại, vừa bắt tay vào dự án mới đang từng bước được khởi động. Lúc này bạn sẽ cần đến một kỹ năng thực sự chứng minh bản lĩnh nhà quản lý của bạn, đó là kỹ năng uỷ thác công việc – một trong những kỹ năng thiết yếu của các nhà quản lý. Uỷ thác công việc hợp lý có khả năng giúp nhà quản lý giải quyết được bài toán về tính hiệu quả của công việc hiện tại và thành công của những chiến lược mới trong tương lai, đồng nghĩa với việc bạn đã tự giải phóng mình để đầu tư thời gian một cách hiệu quả hơn cho công việc và cuộc sống của mình. Ủy thác là một kỹ năng cơ bản để thành công. Đây là một câu hỏi khó đối với những chủ doanh nghiệp nhỏ, và là một kỹ năng rất khó thực hiện đối với họ. Cho dù doanh nghiệp của bạn lớn cỡ nào và bạn có nhiều nhân lực đến cỡ nào, thì phần lớn tất cả chúng ta khi mới bắt đầu đều khởi động từ mô hình một người làm tất cả mọi thứ, không khác gì một chủ cửa hàng nhỏ, vừa bán hàng vừa điều hành cửa hàng. Việc thực hành kỹ năng ủy thác là một việc khó, không phải bàn cãi, nhưng nếu thực hiện tốt được việc này, đây sẽ là chìa khóa để giúp bạn phát triển doanh nghiệp vững vàng và cân bằng được cuộc sống và công việc. Thậm chí ngay cả khi doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp chỉ có một người thì việc một người làm tất cả từ A đến Z cũng không thể nào giải quyết hết được mọi vấn đề. Và trong trường hợp bạn có thể căng sức ra để làm hết mọi việc, thì bạn sẽ phải trả giá bằng một cuộc sống riêng tư không mấy vui vẻ và những xích mích với gia đình vì bạn không còn thời gian dành cho họ. Vậy nên, hãy lấy một hơi thở sâu, sau đó, bạn sắp xếp những việc nào bạn thấy nên ủy thác cho người khác hoặc cho một bên thứ ba nào đó thực hiện theo thứ tự ưu tiên (nếu bạn thực sự muốn dành thời gian để làm việc bạn muốn làm và sống vui vẻ, hạnh phúc). Những người được ủy thác sẽ giúp bạn có nhiều thời gian rảnh hơn và bạn sẽ cảm nhận được việc ủy thác có thể giúp bạn thành công như thế nào. Để làm được điều này, nhà quản lý phải hiểu và thành thạo trong sử dụng qui trình uỷ thác công việc, phải bíêt công việc, nhiệm vụ nào cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, khi nào sẽ uỷ thác và lúc đó sẽ phải làm những gì, sau khi uỷ thác thì phải làm những gì, làm như thế nào Nhóm 11 1 Những việc nào nên ủy thác? Bạn nên ủy thác những việc không liên quan tới chuyện kiếm tiền. Ví dụ, một chuyên gia kế toán có thể giúp bạn làm công việc sổ sách hoặc một công ty chuyên nhận trông coi tài sản sẽ lo việc giữ kho cho bạn. Đây không phải là những khâu "kiếm ra tiền" trong chuỗi sản xuất kinh doanh của bạn. Do đó hãy kiếm người khác làm thay cho bạn, và bạn sẽ có nhiều thời gian rảnh để tập trung vào những kỹ năng , tài năng đặc biệt của bạn để làm những việc có hiệu quả cao hơn. Lợi ích ở đây chính là nếu bạn biết ủy thác đúng việc, chính bạn cũng sẽ trở nên năng suất đáng kinh ngạc. Và đối với những doanh nghiệp làm dịch vụ , điều này đồng nghĩa với việc bạn sẽ có nhiều thời gian để kiếm thêm tiền. Bắt đầu việc ủy thác như thế nào? 1) Quyết định bạn sẽ tiến hành việc ủy thác: Bạn phải thừa nhận là bạn không thể làm tất cả mọi việc bạn muốn làm và dừng ngay việc bạn cố gắng tự mình làm mọi việc. 2) Quyết định xem sẽ ủy thác những việc nào: Có một số lĩnh vực nhất định mà bạn luôn cần sự giúp đỡ của người khác hoặc có những việc mà bạn không thích làm cho lắm. Đó chính là những đầu việc nên nằm trong danh sách ủy thác. Hãy nhớ là bạn không muốn ủy thác phần việc cốt lõi nhất của công ty bạn (phần kiếm ra tiền). Bạn cũng nên luôn nhớ rằng những việc bạn chọn để ủy thác không phải là những việc liên quan tới kinh doanh. Nếu ủy thác việc này có thể việc kinh doanh của bạn sẽ chậm lại, cho nên việc này bạn nên dành thời gian cho nó và tạo được sự cân bằng về tài chính cho công ty. Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ sẽ nghĩ tới việc thuê người lau dọn nhà hàng ngày để tập trung vào việc phát triển công việc kinh doanh. 3) Tìm người để ủy thác: Bạn cần phải tìm một ai đó để ủy thác. Người đó phải là người đáng tin cậy và bạn đã có thời gian tìm hiểu họ. Hãy bắt đầu bằng việc yêu cầu những người bạn hay gia đình giúp đỡ, hoặc nhờ một doanh nghiệp nào đó giới thiệu cho bạn một người có thể làm tốt những việc bạn cần. Tìm được đúng người vào đúng thời điểm thậm chí bạn còn có cơ hội trở thành một thành viên của một nhóm những doanh nghiệp trẻ thực sự là một cơ hội vô giá. Đừng chỉ chọn bừa một cái tên và tiến hành ủy thác. Hãy nghiên cứu kỹ ứng viên tiềm năng và hãy kiểm tra mức độ tin cậy của người này. Hãy hỏi họ về những khách hàng mà họ đã cung cấp dịch vụ và hãy nói chuyện với khách hàng của họ, sau đó hãy nói chuyện tiếp. Nhóm 11 2 Bí quyết để ủy thác thành công 1. Hãy chỉ ra càng cụ thể càng tốt việc bạn muốn ủy thác Sẽ chẳng có kết quả gì nếu bạn thuê một người về sau đó chỉ nói chung chung là bạn muốn họ giúp đỡ giải quyết công việc ở công ty rồi sau đó phàn nàn là họ chẳng giúp được gì cho bạn. Hay bạn chờ đợi kế toán của bạn sẽ đưa ra những lời khuyên tốt trong khi chính bạn không bao giờ ngồi cùng họ để tìm hiểu xem thực tế doanh nghiệp của bạn đang ở đâu và bạn muốn nó phát triển như thế nào. Bạn phải rất rõ ràng đối với những gì bạn muốn thực hiện và bạn muốn nó được thực hiện như thế nào. Chỉ có thế thì việc ủy thác mới thành công. 2. Hãy để người khác lo cho bạn Chúng ta sẽ cảm thấy rất nực cười nếu như có một chủ cửa hàng nào đó sau khi đã thuê người trông cửa hàng cho mình để đi nghỉ mà hàng ngày vẫn gọi cả chục cú điện thoại để kiểm tra xem có ai ở đó trông cửa hàng không, trong khi lúc nào cũng có người ở đó. Bạn phải nhận ra một điều là khi bạn đã ủy thác một việc nào đó, thì việc đó thường sẽ nằm ngoài tầm với của bạn, và bạn nên tránh việc can thiệp vào quá trình thực hiện của người khác. Hãy chờ cho tới khi nó có kết quả, bạn hãy đánh giá nó có thành công hay không. 3. Đừng ủy thác nhiều việc một lúc Trên thực tế, nếu việc ủy thác làm cho bạn cảm thấy không thoải mái, bạn nên bắt đầu ủy thác từng việc một. Việc tự tin hơn với việc ủy thác sẽ đến theo thời gian, khi bạn cảm nhận được là việc ủy thác đã đem lại cho bạn những thành công nhất định. Khi đó, bạn sẽ sẵn sàng để ủy thác những việc khác. 4. Đừng bỏ cuộc quá sớm Nếu quan hệ của bạn với kế toán không được tốt. Ví dụ anh ta quá hiếu thắng, thích tranh cãi và anh ta thực sự không dành nhiều thời gian quan tâm tới công việc của bạn. Thay bằng việc tạm biệt anh ta và tự làm lấy công việc kế toán (hoặc tệ hơn là đánh mất một mối quan hệ chỉ vì mình không được hài lòng cho lắm), bạn có thể tìm một người kế toán khác, người có thể làm cho bạn hài lòng hơn. Khi bạn bắt đầu tiến hành ủy thác, bạn không nhất thiết phải kiếm được đúng người ngay. Nhưng bạn phải khẳng định chắc chắn một điều là rồi bạn sẽ phải tìm đúng người, có như vậy thì việc ủy thác mới thành công. Ủy thác là một việc khó đối với tất cả các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, uỷ thác công việc hiệu quả có khả năng giúp nhà quản lý tự giải phóng mình nhằm cân bằng cuộc sống và công việc để đầu tư thời gian một cách hiệu quả hơn. Nhóm 11 3 Các nhà quản lý có thể học được cách uỷ thác công việc thành công khi đọc cuốn tiểu thuyết nổi tiếng của văn hào người Mỹ Mark Twain "Những cuộc phiêu lưu của Tom Sawyer " đoạn Tom Sawyer sơn hàng rào. Đoạn này kể về cách Tom uỷ thác công việc cho những cậu bé khác trong thị trấn và cách những việc này được hoàn thành một cách vui vẻ và đầy đủ. Tom xem qua tất cả công việc mà dì Polly đã giao cho cậu, cậu cảm thấy đó là một gánh nặng và rất buồn. Lúc một vài cậu bé trong thị trấn đi qua, Tom đã nghĩ đến việc trả tiền để một hoặc hai đứa làm hộ, nhưng Tom không có đủ tiền để mua được "một buổi chiều tự do". Sau đó, khi cậu trở về với công việc, một ý nghĩ loé lên trong đầu, thay vì càu nhàu, cậu trở lại làm việc với một thái độ thoải mái và bình tĩnh. Ngay sau đó, cậu bé Ben Rogers đi ngang qua và bảo với Tom là thật đáng xấu hổ khi cậu không thể đi bơi mà phải làm việc. Tom đáp lại: "Ồ, có thể như vậy mà cũng có thể không phải như vậy. Tất cả những điều tớ biết là nó rất phù hợp với Tom Sawyer". Sau vài phút quan sát Tom thích thú với công việc của mình, Ben đề nghị liệu cậu ta có thể sơn thử một ít. Tom nói rằng, có lẽ chỉ một người trong một nghìn người hoặc thậm chí là hai nghìn người mới có thể sơn được hàng rào này theo cách mà dì Polly mong muốn. Tom miễn cưỡng giao lại chổi cho Ben, đổi lấy một cái lõi táo. Ngay khi đó, có càng nhiều cậu bé đến cùng với Ben sơn hàng rào. Tom ngồi dưới một bóng cây và "chỉ đạo" các hoạt động. Chẳng mấy chốc hàng rào đã khoác lên mình tấm áo mới. Ngày hôm đó, Tom đã học được một bài học quan trọng về hành vi con người khi không có hiểu biết về nó. Để khiến người ta thèm muốn một điều gì đó, điều quan trọng duy nhất là làm cho điều đó trở nên khó đạt được. Vậy bài học rút ra từ câu chuyện của Tom là gì? Thứ nhất, hãy nhớ rằng uỷ thác công việc không giống với giao việc. Khi bạn uỷ thác công việc, bạn đang chia sẻ công việc. Còn khi giao việc bạn không chia sẻ công việc mà đơn thuần là giao nhiệm vụ và nhân viên có trách nhiệm phải hoàn thành. Toàn bộ mục tiêu của uỷ thác công việc là để bạn có thời gian làm những việc khác và để dạy cho nhân viên những kỹ năng nghề nghiệp. Thứ hai,làm cho công việc bạn muốn uỷ thác có khả năng "mời gọi". Không ai muốn chấp nhận một nhiệm vụ hoặc một dự án nếu bạn cứ luôn miệng cằn nhằn về nó. Tom đã chẳng thể thu hút được những cậu bé khác nếu cậu ta cứ luôn miệng phàn nàn về việc của mình. Dám uỷ thác khi một nhân viên nào đó đề nghị giúp bạn. Ồ, chắc rằng bạn sẽ giả vờ giữ lại công việc, như Tom đã làm, nhưng cuối cùng sẽ để cho nhân viên giúp bạn. Nhóm 11 4 Bên cạnh đó phải làm cho công việc uỷ thác cho nhân viên có giá trị. Tom nói với Ben rằng chỉ một người hiếm có mới có thể sơn hàng rào theo cách mà dì Polly muốn. Khi bạn đề nghị một nhân viên đảm nhận một phần công việc, hoặc khi họ đề nghị được hoàn thành nó, hãy làm cho công việc có giá trị và giao tầm quan trọng ấy cho người nhận nó. Hãy nhớ là phải hướng dẫn người nhận công việc uỷ thác đó. Sự uỷ thác nên đủ thách thức để khuyến khích nhân viên có được những kỹ năng mới. Nhân viên cần sự hướng dẫn và khuyến khích để hoàn thành nhiệm vụ hoặc dự án đúng như tiêu chuẩn của bạn. Cuối cùng, phải theo dõi việc mà bạn uỷ thác, đừng ngồi dưới bóng râm như Tom đã làm. Nếu uỷ thác thành công, bạn nên bắt đầu xem hiệu quả. Uỷ thác nên làm cho bạn trở nên năng động hơn và có nhiều thời gian hơn cho những việc khác, để đạt được mục tiêu của tổ chức. Tóm lại, là một nhà quản trị giỏi đòi hỏi phải biết cách ủy nhiệm, ủy thách công việc cho những người nhân viên cấp dưới, sao cho hợp lý với hoàn cảnh công việc của mình, thì công việc mới đảm bảo được hoàn thành tốt và nhà quản trị giảm bớt được áp lực công việc, để tập trung vào công việc chuyên môn, đồng thời đối với người nhân viên cấp dưới thì có cơ hội để làm quen với công việc, thể hiện được khả năng sáng tạo, tinh thần tự chủ, tinh thần trách nhiệm của mình. Trả lời câu hỏi Câu 1: Chúng ta có thể học gì từ Tom Sawyer về nghệ thuật ủy nhiệm, ủy thác? Quét sơn hàng rào là công việc mà Tom phải làm, tuy nhiên cậu đã biết giảm nhẹ công việc bằng cách giao cho những cậu bé khác làm. Công việc Tom giao cho cậu bé khác cũng nằm trong quyền hạn và trách nhiệm mà cậu phải thực hiện. Sự khéo léo của Tom trong việc ủy nhiệm, ủy thác thể hiện như sau: Vì các bạn không phải là nhân viên cấp dưới nên Tom không thể ra lệnh hay chỉ đạo. Do đó, Tom đã khéo léo kích thích sự hiếu kì và muốn chứng tỏ bản thân của lũ trẻ: Tom đã biến một công việc từ nghĩa vụ thành quyền lợi, đây không phải là công việc bắt buộc phải làm mà là công việc được làm và không phải ai cũng được làm. Tom đã thể hiện rằng: không phải ai cũng có thể làm đúng được việc ấy. Tom đã thuyết phục các bạn làm việc bằng chính thái độ của mình. Cậu vui vẻ làm việc khi coi công việc đó là công việc mà chỉ có mình mới được làm. Thái độ làm việc đã khiến những đứa trẻ muốn học theo. Do đó để ủy nhiệm, ủy thác công việc đạt hiệu quả, nhà quản trị cần phải biết được khả năng của nhân viên nào là phù hợp với nhiệm vụ mình ủy thác. Cần tin tưởng khả năng của người nhân viên cấp dưới mà mình ủy thác công việc, đồng thời biết cách khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần trách nhiệm của người nhân Nhóm 11 5 viên được ủy thác, làm cho công việc trở nên có giá trị hơn trong mắt của nhân viên cấp dưới Làm được như vậy tức là nhà quả trị đã biết cách chia sẻ công việc với cấp dưới. Việc làm này hoàn toàn là có lợi: Thứ nhất, nó sẽ làm giảm gánh nặng, áp lực về công việc đối với nhà quản trị để họ có thời gian tập trung quan sát một cách tổng thể tiến trình công việc, từ đó đưa ra được hướng đi hợp lý cho công việc đạt hiệu quả tốt. Thứ hai, nhờ ủy thách, ủy quyền mà những người nhân viên cấp dưới sẽ được tiếp xúc dần với công việc, làm quen với những công việc đòi hỏi tinh thần trách nhiệm cao đồng thời kích thích tính tự chủ, sáng tạo của người nhân viên. Trong trường hợp người lãnh đạo đi vắng, không có mặt tại công ty thì những người cấp dưới sẽ không bị bỡ ngỡ, mà tự biết cách quản lý để công việc đạt hiệu quả trong phạm vi trách nhiệm tốt nhất. Tuy nhiên, trong quá trình ủy nhiệm, ủy quyền, nhà quả trị phải có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát tiến trình thực hiện nhiệm vụ của người được ủy quyền để có giải pháp ứng phó kịp thời đối với những trường hợp xảy ra trong tiến trình công việc. Bên cạnh đó vai trò làm gương mẫu, là người hướng dẫn là vai trò đặc biệt quan trọng trong việc thúc đẩy nhân viên làm việc hết mình vì mục tiêu chung của tổ chức. Câu 2 : Theo anh (chị), khi nhà quản trị ủy nhiệm, ủy quyền công việc cho cấp dưới có nên “ngồi dưới một bóng cây và chỉ đạo các hoạt động ” như Tom không? Điều ấy sẽ không sai nếu việc chỉ đạo ở đây được thực hiện bao gồm cả hướng dẫn, lãnh đạo và kiểm soát. Để hiểu rõ ý kiến này ta có thể phân tích hai hoàn cảnh lãnh đạo sau : +Thứ nhất là hoàn cảnh trong câu chuyện: Tom ngồi dưới bóng cây và chỉ đạo các hoạt động. Tom ở đây không chỉ ngồi dưới bóng cây và chỉ chỏ bảo người này làm thế này, người kia làm thế khác một cách bừa bãi, mà cậu bé luôn quan sát xem bọn trẻ sơn thế nào và chỉ đạo bọn chúng sơn cho đẹp, hợp với ý của dì Polly. Đây là việc làm hoàn toàn hợp lý. Bởi biết đâu nếu Tom tự tay sơn mà lại không đẹp bằng bọn trẻ, thì chúng sẽ nghi ngờ và có thể phát hiện ra ý đồ của Tom và sẽ không giúp Tom làm tiếp nữa. Hơn thế, Tom không tham gia sơn mà chọn một nơi thích hợp ( gốc cây mát mẻ), với khoảng cách đủ khả năng quan sát một cách tổng thể tiến trình công việc của bọn trẻ, thì có thể chỉnh sửa được kịp thời để hàng rào sơn được đẹp hơn.\ +Thứ hai, trong hoàn cảnh môi trường quản trị, ở đây xuất hiện hai trường hợp : Nếu là nhà quản trị cấp cao và cấp trung gian, thì họ không cần trực tiếp tham gia Nhóm 11 6 vào công việc, mà chỉ ở ngoài quan sát, đưa ra những đường lối đúng đắn cho công việc. Do đó việc này là hoàn toàn hợp lý. Tuy nhiên, nếu là nhà quản trị cấp cơ sở thì việc làm trên chưa chắc đã hợp lý bởi nhà quản trị cấp cơ sở phải trực tiếp tham gia vào công việc và đòi hỏi có chuyên môn, làm việc tốt hơn cả những người nhân viên của họ. Do đó nếu họ không tham gia vào làm thì các nhân viên dưới quyền sẽ thắc mắc và dần nghi ngờ khả năng của người lãnh đạo, tinh thần làm việc của người nhân viên sẽ dần trở thành đối phó, mất đi lòng tin và sự kính trọng ở nhà quản trị. Từ đó dẫn tới kết quả công việc sẽ không được cao. Tóm lại, là một nhà quản trị giỏi đòi hỏi phải biết cách ủy nhiệm, ủy thách công việc cho những người nhân viên cấp dưới, sao cho hợp lý với hoàn cảnh công việc của mình, thì công việc mới đảm bảo được hoàn thành tốt và nhà quản trị giảm bớt được áp lực công việc, để tập trung vào công việc chuyên môn, đồng thời đối với người nhân viên cấp dưới thì có cơ hội để làm quen với công việc, thể hiện được khả năng sáng tạo, tinh thần tự chủ, tinh thần trách nhiệm của mình. Nhóm 11 7 . lý có thể học được cách uỷ thác công việc thành công khi đọc cuốn tiểu thuyết nổi tiếng của văn hào người Mỹ Mark Twain "Những cuộc phiêu lưu của Tom Sawyer " đoạn Tom Sawyer sơn. của mình. Trả lời câu hỏi Câu 1: Chúng ta có thể học gì từ Tom Sawyer về nghệ thuật ủy nhiệm, ủy thác? Quét sơn hàng rào là công việc mà Tom phải làm, tuy nhiên cậu đã biết giảm nhẹ công. nhân viên cấp dưới nên Tom không thể ra lệnh hay chỉ đạo. Do đó, Tom đã khéo léo kích thích sự hiếu kì và muốn chứng tỏ bản thân của lũ trẻ: Tom đã biến một công việc từ nghĩa vụ thành quyền