Hướng dẫn phỏng vấn trong đánh giá nội bộ ISO 9001.
Trang 1HƯỚNG DẪN PHỎNG VẤN TRONG ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008
P & Q SOLUTIONS CO., LTD Rev 01 Page 1 of 2
P & Q SOLUTIONS – TÀI LIỆU THAM KH
1 PHỎNG VẤN PHỤ TRÁCH CÁC BỘ PHẬN
ẢO
C – NĂNG LỰC VÀ NHẬN THỨC
1 Bộ phận có xác định yêu cầu năng lực cho vị trí công việc trong bộ phận?
2 Yêu cầu về năng lực này được quy định như thế nào (bản mô tả công việc, tiêu chuẩn chức danh, trong quy trình…)?
3 Làm thế nào để phụ trách bộ phận biết được mức độ đáp ứng các yêu cầu
về năng lực của các nhân viên trong bộ phận?
4 Tình hình hiện tại về mức độ đáp ứng yêu cầu năng lực tại bộ phận như thế nào?
5 Với các nhu cầu năng lực cần bổ sung (nhân viên có năng lực chưa đáp ứng yêu cầu) thì bộ phận có kế hoạch đào tạo/bổ sung như thế nào?
6 Sau khi tiến hành đào tạo/bổ sung năng lực, làm thế nào để bộ phận biết được yêu cầu năng lực đã được đáp ứng?
7 Hồ sơ năng lực của nhân viên trong bộ phận được lưu như thế nào?
B – CƠ CẤU TỔ CHỨC & CHỨC NĂNG
NHIỆM VỤ
1 Chức năng nhiệm vụ của bộ phận là gì?
2 Chức năng nhiệm vụ này được quy định ở
đâu?
3 Bộ phận phân công công việc trong nội bộ
như thế nào để thực hiện các chức năng
nhiệm vụ này?
4 Cách thức phân công trong nội bộ như thế
nào (sơ đồ tổ chức bộ phận, mô tả công
việc, quy định về phân công…)?
5 Việc phân công công việc này có triển khai
hết các chức năng nhiệm vụ (có chức năng
nhiệm vụ nào chưa được đề cập)?
6 Trách nhiệm, quyền hạn cho các công việc
có được xác định rõ ràng và trao đổi trong
bộ phận?
A – MỤC TIÊU VÀ KẾ HOẠCH
1 Bộ phận có thiết lập mục tiêu chất lượng cho
các chức năng/công việc chính?
2 Các mục tiêu này có liên quan như thế nào
đến chính sách chất lượng, mục tiêu của tổ
chức?
CÁC CHỈ DẪN SỬ DỤNG CHUNG
1 Hướng dẫn này đưa ra các câu hỏi định hướng mà chuyên gia đánh giá nội bộ có thể sử dụng khi tiến hành đánh giá nội
bộ tại bộ phận được phân công
2 Các câu hỏi định hướng này giúp chuyên gia đánh giá thu thập các bằng chứng đánh giá
3 Các câu hỏi trong hướng dẫn không phải
là các câu hỏi “đóng” dùng để quyết định
sự phù hợp hay không phù hợp Để quyết định phù hợp hay không phù hợp, chuyên gia đánh giá phải dựa vào các tiêu chí đánh giá trong ISO 9001 hoặc các tài liệu liên quan
4 Các câu hỏi định hướng này cần được
sử dụng kết hợp với các yêu cầu liên quan của tiêu chuẩn ISO 9001 và các tài liệu áp dụng tại bộ phận được đánh giá
MỤC TIÊU VÀ KẾ HO
CƠ CẤU TỔ CHỨC ẠCH
3 Các mục tiêu chất lượng này có liên quan
như thế nào đến mục tiêu chất lượng của bộ
phận khác?
4 Cơ sở để xây dựng các mục tiêu chất lượng
này là gì?
5 Làm thế nào để bộ phận có thể đạt được
các mục tiêu chất lượng đã đề ra?
6 Các mục tiêu này sẽ được theo dõi và đo
lường như thế nào?
7 Làm thế nào để tuyên truyền các mục tiêu
chất lượng đến nhân viên trong bộ phận?
8 Kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng của
bộ phận sẽ được tổng hợp, đánh giá và xem
xét như thế nào? Bao nhiêu lâu một lần?
D – ĐÁNH GIÁ VÀ XEM XÉT
1 Mức độ đạt được các mục tiêu chất lượng của bộ phận như thế nào?
2 Nếu có mục tiêu chưa đạt được, bộ phận có kế hoạch thực hiện các hoạt động tiếp theo như thế nào?
3 Bộ phận tiến hành phân tích dữ liệu như thế nào để biết được xu hướng của các quá trình mà bộ phận thực hiện?
QUẢN LÝ BỘ PHẬN
Trang 2HƯỚNG DẪN PHỎNG VẤN TRONG ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008
P & Q SOLUTIONS CO., LTD Rev 01 Page 2 of 2
P & Q SOLUTIONS – TÀI LIỆU THAM KH
2 PHỎNG VẤN/ĐÁNH GIÁ NHỮNG NGƯỜI THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG TÁC NGHIỆP
B - THEO DÕI VÀ ĐO LƯỜNG
1 Trong quá trình thực hiện các hoạt động của quá trình này cần phải kiểm tra, giám sát các thông số/chỉ số chất lượng nào (t/gian, áp suất, nhiệt độ, sản phẩm….) (8.2.3)?
2 Kế hoạch kiểm tra giám sát các hoạt động này như thế nào (tần xuất, trách nhiệm, sổ sách….) (8.2.3)?
3 Các thiết bị đo dùng để kiểm tra/giám sát được kiểm soát (kiểm tra/hiệu chuẩn) như thế nào (7.6)?
4 Hồ sơ hoạt động kiểm tra giám sát có được thiết lập, lưu trữ và kiểm soát
A - ĐẦU VÀO Nhân sự:
1 Các công việc của quá trình này được phân
công cho ai thực hiện (5.5.1)?
2 Để thực hiện công việc này nhân viên cần
phải đáp ứng yêu cầu năng lực nào (6.2.1)?
3 Nhân viên hiện đang được phân công có
đáp ứng yêu cầu năng lực này (6.2.2)?
4 Nhân viên có hiểu vai trò, tầm quan trọng và
khả năng đóng góp vào việc thực hiện mục
tiêu chung (6.2.2)?
Thiết bị:
E - TRÌNH TỰ THỰC HIỆN
1 Để hoàn thành thực hiện quá trình này thì cần triển khai bao nhiêu hoạt động
(7.1)?
2 Trình tự, phương pháp và tiêu chuẩn để thực hiện các hoạt động này là gì (7.1)?
F - KẾT QUẢ
1 Kết quả của quá trình này là gì (7.1)?
2 Kết quả này như thế nào là đạt yêu cầu (tiêu chuẩn chấp nhận…) (7.1)?
3 Kế hoạch (tần suất, cỡ mẫu, t/bị, trách nhiệm…) kiểm tra, đánh giá kết quả này như thế nào để biết kết quả có đạt yêu cầu đề ra hay không (7.1)?
4 Yêu cầu năng lực với người kiểm tra đánh giá là gì (6.2.1)?
1 Để thực hiện công việc này cần t/bị gì (6.3)?
2 Các t/bị này cần phải đáp ứng yêu cầu nào
(đặc tính kỹ thuật, công suất, ….) (6.3)?
3 Các t/bị này được quản lý như thế nào (t/dõi,
kiểm tra, bảo dưỡng, s/chữa, hồ sơ) (6.3)?
Tài liệu:
1 Để thực hiện quá trình này cần các tài liệu
nào (QT, HD vận hành, HD kiểm tra, văn
bản pháp luật, bản vẽ, Hợp đồng….) (7.1)?
2 Các tài liệu này có được tuân thủ (7.5.1)?
3 Các tài liệu này có được k/soát để đảm bảo
hiện hành, chính xác, sẵn có (4.2.3)?
Thông tin:
1 Để thực hiện các công việc này thì cần các
thông tin gì (t/gian, số lượng,…) (5.5.3)?
2 Các thông tin này được chuyển giao như thế
nào, khi nào, qua ai, xác nhận ra sao (5.5.3)?
Vật tư:
1 Để thực hiện quá trình này cần các vật tư
nào (7.1/7.4.1)?
2 Tiêu chuẩn của các vật tư được sử dụng là
gì (7.1/7.4.2)?
3 Làm thế nào để biết vật tư phù hợp để đưa
vào sử dụng (7.1/7.4.3)?
4 Thủ tục giao nhận, bảo quản vật tư trong
quá trình sử dụng như thế nào (7.5.5)?
C - BẮT ĐẦU HOẠT ĐỘNG
1 Quá trình này cần có các điều kiện nào để có thể bắt đầu thực hiện (kiểm tra
về điều kiện chuẩn bị, mặt bằng, thiết bị, thông số….) (7.1)?
2 Thủ tục, trách nhiệm kiểm tra xác nhận để phê duyệt việc bắt đầu hoạt động
(7.1)?
D - CHUYỂN GIAO KẾT QUẢ
1 Kết quả của quá trình này sẽ được chuyển giao đến đâu, vào bao giờ (7.1)?
2 Thủ tục, quyền hạn kiểm tra và phê duyệt việc chuyển giao được quy định như thế nào (7.1)?
3 Hồ sơ chuyển giao có được thiết lập, lưu trữ và kiểm soát (4.2.4)?
5 Nhân viên kiểm tra đánh giá có đáp ứng yêu cầu năng lực này (6.2.2)?
6 T/bị kiểm tra đánh giá được kiểm soát (kiểm tra/hiệu chuẩn) như thế nào (7.6)?
7 Hồ sơ có chỉ ra người có thẩm quyền thông quan sản phẩm cuối cùng (cho khách hàng) (8.2.4)?
8 Các kết quả/sản phẩm kiểm tra không phù hợp được xử lý như thế nào (8.3).?
9 Hồ sơ kiểm tra đánh giá có được thiết lập, lưu trữ (4.2.4)?
G - HỒ SƠ
1 Kết thúc quá trình này, các hồ sơ nào cần phải được thiết lập và lưu trữ (4.2.4)?
2 Yêu cầu lưu trữ với các hồ sơ này như thế nào (4.2.4)?
H - HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ
1 Quá trình này thực hiện cần đạt được mục đích gì (8.2.3)?
2 Quá trình này hiện có đạt được các mục đích đã đề ra không (8.2.3)? Nếu không thì hành động nào dự kiến được thực hiện (8.2.3/8.4/8.5.2)?
Trình tự thực hiện quá trình A
(hoạt động 1, hoạt động 2, xác nhận, hoạt động 3)
Đầu vào
Đầ
u
ra
Sản phẩm dịch vụ
Nhân lực Thiết bị Tài liệu
Thông tin
Hồ sơ
Bắt
Chỉ số chất lượng?
Theo dõi/đo lường?
Hành động?
Hiệu lực
Hiệu quả Vật tư
