Kiểm soát chi phí doanh nghiệp Kiểm soát chi phí doanh nghiệp ở thời nào cũng rất quan trọng, nhất là trong thời đại ngày nay khi tình hình cạnh tranh trên thương trường ngày càng khốc liệt, thành công sẽ thuộc về một doanh nghiệp được kiểm soát chi phí chặt chẽ. "Sai một ly đi một dặm", các chi phí trong doanh nghiệp mang ý nghĩa quyết định cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, nếu không có sự kiểm soát gắt gao dễ gây thất thoát và đẩy doanh nghiệp đến bên bờ phá sản. Trước tình hình này, ai sẽ giúp kiểm soát chi phí doanh nghiệp một cách hiệu quả? Bài viết này xin giới thiệu về vai trò của người chủ doanh nghiệp, bộ phận quản lý chi phí và các chương trình cắt giảm chi phí đối với việc kiểm soát chi phí doanh nghiệp Chủ doanh nghiệp quản lý chi phí Một số gợi ý về quản lý chi phí cho người chủ doanh nghiệp là kiểm soát việc mọ người sử dụng tài sản công, phân chia lợi nhuận hợp lý cho các thành viên công ty và đảm bảo không có kẽ hở tài chính. Kiểm soát việc sử dụng các tài sản trong công ty: Công việc này giám đốc thường giao cho một bộ phận nào đó chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, đôi khi người chủ doanh nghiệp cũng nên để mắt tới tình hình sử dụng tài sản công ty để tránh tình trạng sử dụng sai gây lãng phí tài sản doanh nghiệp. Ví dụ như ô tô của công ty chỉ được phép sử dụng vào việc chung như đi ký kết hợp đồng, chăm sóc khách hàng, nhân viên tuyệt đối không được dùng để làm việc riêng như đi du lịch, đi về quê hay chở hàng thuê bỏ tiền túi Có chính sách về việc phân chia lợi nhuận hợp lý: Đối với giám đốc, cổ đông, nhân viên thì điều này rất quan trọng. Bạn cần phải thiết lập một chính sách phân chia lợi nhuận sao cho vừa hợp pháp và hợp lý đối với họ để vừa đảm bảo được quyền lợi cho họ đồng thời vẫn tạo điều kiện cho công ty được mở rộng sản xuất hay đầu tư sang các lãnh vực mới với mục tiêu tăng trưởng cao và ổn định. Tránh các "kẽ hở" tài chính: Sự biển thủ và gian lận tài chính thường hay xảy ra khi việc quản lý tài chính doanh nghiệp không được chặt chẽ. Điều này làm tăng chi phí của doanh nghiệp lên nhiều lần. Trước tình hình này, người chủ doanh nghiệp cần có các bước kiểm soát tài chính chặt chẽ. • Cẩn thận đối với séc: hãy phân công một người viết séc và người khác ký séc, hãy để mắt tới các tờ séc "khả nghi" như chữ ký trông giả mạo, giá trị tiền mặt quá lớn bạn nên bảo quản séc trong tủ có khóa, đích thân ký séc thanh toán lương và không bao giờ ký séc khống. • Giám sát chặt chẽ sổ sách kế toán: Bạn hãy kiểm tra sổ sách kế toán thường xuyên và đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của mình để hạn chế việc biển thủ gian lận có thể xảy ra. Hơn nữa việc bảo mật thông tin kế toán cũng là điều bạn nên lưu ý như: những người không được ủy quyền không được vào phần mềm kế toán của bạn, máy tính có chứa số liệu kế toán không nối mạng nội bộ. Bộ phận quản lý chi phí Một "công cụ" giúp người chủ doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả đó là bộ phận quản lý chi phí. Đóng vai trò đầu não trong công ty và quan trọng hơn cả bộ phận kế toán thống kê, bộ phận này có chức năng đánh giá trung thực tình hình tài chính doanh nghiệp và cùng với giám đốc ra các quyết định về chi phí cũng như hoạch định các chiến lược tài chính lâu dài. Đánh giá khách quan và trung thực tình hình tài chính doanh nghiệp: Bộ phận quản lý chi phí sẽ phân tích, tổng hợp, đánh giá các chi phí nói riêng cũng như hoạt động tài chính của công ty nói chung dựa trên các số liệu thống kê kế toán như: báo cáo doanh thu, báo cáo nhân sự và tiền lương Công việc tiếp theo là báo cáo lên ban lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp về tình hình tài chính hiện tại: hiệu quả tình hình đầu tư, vấn đề nợ đọng của doanh nghiệp (doanh nghiệp thiếu nợ, khách hàng chưa thanh toán ), khả năng huy động vốn Bên cạnh đó là đánh giá các mặt mạnh cũng như thiếu xót của doanh nghiệp khi so sánh với các công ty đối thủ. Giúp giám đốc ra quyết định về chi phí và hoạch định chiến lược tài chính: Dựa trên thực trạng tài chính doanh nghiệp, công việc của bộ phận quản lý chi phí là giúp giám đốc ra các quyết định về chi phí đầu tư cho doanh nghiệp (ví dụ như với tình hình tài chính của tháng này thì doanh nghiệp đã nên đầu tư nhập khẩu hệ thống dây chuyền sản xuất mới chưa ). Ngoài ra, kết hợp cùng các yếu tố khách quan như: tình hình thị trường, các chính sách của nhà nước bộ phận này sẽ đưa ra các gợi ý về quyết sách tài chính cho nhà lãnh đạo: các chiến lược chi tiêu ngắn hạn, kế hoạch tham gia vào thị trường tiền tệ, thị trường vốn, thị trường chứng khoán; xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của công ty là mở rộng hay thu hẹp sản xuất Các chương trình cắt giảm chi phí Các chương trình cắt giảm chi phí từ lâu đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong cuộc sống kinh doanh nhằm gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho các công ty. Tuy nhiên đây là một vấn đề khá "nhạy cảm" nên bên cạnh những lợi ích còn có cả những điều bất lợi tiềm ẩn bên trong nó. Lời khuyên dành cho doanh nghiệp khi áp dụng chương trình này là phải cân nhắc giữa những điều được/mất và phải áp dụng một cách linh động để giảm tránh các thiệt hại một cách thấp nhất. Lợi ích của việc cắt giảm chi phí: Đây là một cách tạo vốn nhanh nhất, đơn giản nhất trong ngắn hạn và dễ dàng tạo ra các yếu tố cạnh tranh. Doanh nghiệp giảm được gánh nặng chi phí. Ví dụ như chi phí cho hoạt động quảng cáo của doanh nghiệp A hàng quý là 50.000$ nhưng khi áp dụng chương trình này cắt giảm chi phí này xuống 1/3 thì doanh nghiệp sẽ phải chi 33.000$, giảm được tới 17.000$ một quý. Các bất lợi dễ gặp phải: Việc "thắt lưng buộc bụng" dễ gây đến nhiều tiêu cực: xói mòn những nỗ lực cải thiện cạnh tranh lâu bền, phạm vi áp dụng trên tổng thể nên đôi khi ảnh hưởng tới một số bộ phận mang đặc tính riêng như bộ phận quan hệ khách hàng. Đôi khi vì cắt giảm chi phí mà ta đã vô tình loại bỏ đi điều quan trọng. Thậm chí đôi chi phí "dọn dẹp chiến trường" sau khi cắt giảm chi phí lại còn lớn hơn cả những gì doanh nghiệp đạt được. . chủ doanh nghiệp, bộ phận quản lý chi phí và các chương trình cắt giảm chi phí đối với việc kiểm soát chi phí doanh nghiệp Chủ doanh nghiệp quản lý chi phí Một số gợi ý về quản lý chi phí. về một doanh nghiệp được kiểm soát chi phí chặt chẽ. "Sai một ly đi một dặm", các chi phí trong doanh nghiệp mang ý nghĩa quyết định cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, . Kiểm soát chi phí doanh nghiệp Kiểm soát chi phí doanh nghiệp ở thời nào cũng rất quan trọng, nhất là trong thời đại ngày