Lập kế hoạch hiệu quả pdf

Lập kế hoạch hiệu quảLên kế hoạch là quá trình bạn xem xét quỹ thời gian và dự định bạn sẽ làm gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra.. Sử dụng một thời gian biểu hợp lý sẽ có thể giúp b

Lập kế hoạch hiệu quả

Lên kế hoạch là quá trình bạn xem xét quỹ thời gian và dự định bạn sẽ làm gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra

Sử dụng một thời gian biểu hợp lý sẽ có thể giúp bạn:

• Biết được bạn sẽ đạt được điều gì với quỹ thời gian của mình

• Lên kế hoạch để tận dụng được thời gian có sẵn một cách tốt nhất

• Dành đủ thời gian cho những gì bạn nhất định phải làm

• Có một quỹ thời gian đối phó với những điều bất ngờ xảy ra

• Tối thiểu hóa stress bằng cách tránh cam kết những điều quá sức

Một kế hoạch thông suốt giúp cho bạn kiểm soát được những cam kết của mình trong khi bạn vẫn có thời gian để làm những

việc quan trọng khác Do vậy, nó chính là vũ khí quan trọng nhất giúp bạn đối phó với sự quá tải trong công việc

Làm thế nào để sử dụng công cụ này

Tốt nhất là hãy lên kế hoạch theo một qui trình thường xuyên, chẳng hạn như khởi đầu mỗi tuần Đi theo những bước sau đây

để lên kế hoạch của bạn:

1 Bắt đầu bằng cách xác định thời gian bạn muốn cho từng công việc Điều này sẽ phụ thuộc vào cách thiết kế công việc

của bạn và những mục tiêu cá nhân trong cuộc đời

2 Xác định rõ những hành động bạn buộc phải làm để hoàn thành tốt công việc Ví dụ như bạn làm công tác quản lý con

người, vậy thì bạn phải dành thời gian để đào tạo, giám sát và xử

lý những vấn đề phát sinh Tương tự, bạn phải dành thời gian để nói chuyện với sếp và những nhân viên cấp dưới của bạn (Trong một thời gian ngắn, nếu bạn không chú ý đến họ thì những nỗ lực

quản lý thời gian tốt nhất của bạn chắc chắn sẽ bị chệch hướng nếu như bạn không dành một chút thời gian nào cho những

người quan trọng trong cuộc đời bạn)

3 Xem xét lại danh sách những việc cần làm của bạn và lên

kế hoạch cho những hoạt động cần ưu tiên và khẩn cấp cũng như những nhiệm vụ cần thiết phải duy trì mà không thể tránh hoặc giao phó cho ai khác

4 Vạch ra quỹ thời gian đối phó một với những điều xảy ra bất

ngờ một cách thích hợp Nhờ kinh nghiệm bạn sẽ biết nó cần bao nhiêu thời gian Thông thường, càng có nhiều việc bất ngờ xảy

ra, quỹ thời gian đối phó càng cần nhiều Sự thực là nhiều người

có công việc thường xuyên bị gián đoạn: nhiều cuộc nghiên cứu

đã chỉ ra rằng các giám giám đốc/trưởng phòng mất trung bình 6 phút để hoàn thành một việc nếu như nó không bị gián đoạn Rõ ràng là bạn không thể biết khi nào sự gián đoạn sẽ xảy ra Tuy nhiên, hãy để những khoảng trống trong thời gian biểu, bạn có thể linh hoạt sắp xếp lại kế hoạch để đối phó một cách hiệu quả với những vấn đề cấp bách xảy ra

5 Những khoảng thời gian để trống chính là khoảng thời gian

tuỳ ý của bạn: thời gian để bạn làm những gì ưu tiên hoặc để thực hiện mục tiêu cá nhân Xem lại danh sách những việc ưu tiên cần làm và những mục tiêu cá nhân, ước định thời gian thực hiện cần thiết và đưa chúng vào thời gian biểu

Khi bạn đã thực hiện được 5 bước trên, có thể bạn sẽ thấy mình còn rất ít thời gian hoặc chẳng còn chút thời gian tuỳ ý nào Trong trường hợp này, xem xét lại những giả định bạn đã sử dụng trong

4 bước đầu tiên và hỏi xem liệu những việc đó có thực sự cần

thiết hay không, liệu bạn có thể giao chúng cho người khác làm được không hoặc liệu bạn có thể rút ngắn thời gian làm những việc đó không

Bạn nên nhớ rằng một trong những cách quan trọng nhất để đạt được thành công là tối đa hoá hiệu quả công việc mà họ có thể đạt được với quỹ thời gian của mình Sự gia tăng khối lượng

công việc hoàn thành mà họ có thể kiểm soát được là giao việc cho người khác, dùng tiền mướn thêm nhân công khi cần thiết,

sử dụng công nghệ để tự động hoá càng nhiều việc càng tốt

Nhân cơ hội này cũng nên xem lại danh sách những việc cần làm

và mục tiêu cá nhân Có những mục tiêu bạn đặt ra không phù hợp với quỹ thời gian bạn có hoặc bạn đang đảm nhiệm thêm quá nhiều công việc riêng lẻ khác hoặc bạn có quá xem trọng mọi việc hơn mức bình thường không

Nếu như quỹ thời gian tuỳ ý của bạn vẫn eo hẹp, có lẽ bạn cần phải điều chỉnh lại khối lượng công việc

Những điểm then chốt

Lên kế hoạch là quá trình bạn dự định sử dụng thời gian của

mình như thế nào Nếu bạn biết cách lên kế hoạch, bạn có thể giảm stress và tối đa hoá hiệu quả công việc của mình Đây cũng được coi như một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất

Trước khi bạn có thể lên kế hoạch hợp lý, bạn cần có một hệ thống lên kế hoạch hiệu quả Nó có thể là một cuốn nhật ký, cuốn lịch, bảng biểu vạch ra trên giấy hoặc gói phần mềm như MS Outlook Giải pháp tốt nhất phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn

Lên kế hoạch là một quá trình gồm 5 bước như sau:

1 Xác định quỹ thời gian bạn có

2 Vạch ra những nhiệm vụ cần thiết bạn phải tiến hành để đạt được thành công

3 Ưu tiên cho những nhiệm vụ khẩn và những sinh hoạt cá nhân tất yếu

4 Dành thời gian đề phòng cho những vấn đề phát sinh đột xuất

5 Thời gian còn lại dành cho những sinh hoạt mà bạn ưu tiên và hướng đến những mục tiêu cá nhân

Nếu bạn vẫn cảm thấy rằng mình còn rất ít thời gian hoặc chẳng còn chút thời gian tuỳ ý nào, hãy xem xét lại những giả định bạn

đã sử dụng trong 4 bước đầu tiên