8 thủ thuật quản lý tốt những meeting và event đối với các công ty vừa và nhỏ

8 thủ thuật quản lý tốt những Meeting và Event đối với các công ty vừa và nhỏ Càng ngày càng có nhiều sự giám sát đối với quy trình lên kế hoạch, thực thi đằng sau các cuộc họp giữa doanh nghiệp, các bên liên quan với nhau về những sự kiện, dịch vụ mang tính thương mại. Bên cạnh đó, còn có một tin vui là những khó khăn của cuộc khủng hoảng kinh tế dường như đã lắng xuống. Từ hai yếu tố này câu hỏi được đặt ra là: những người lên kế hoạch cho events có thể đón đầu trước những gì khi xử lí công việc để đảm bảo sự thành công cho chương trình trong bối cảnh mới? Tính toán kĩ càng sẽ luôn tạo ra được sự khác biệt. Nhiều công ty lớn đã áp dụng những chiến lược quản lý các cuộc họp quan trọng từ nhiều năm qua, và cách này cũng được áp dụng trong các hội nghị thường niên hay các roadshows có quy mô lớn. SMM chỉ ra các vấn đề thực tế của ngân sách dự trù, khả năng hoàn trả vốn đầu tư, tính toán kĩ khi lựa chọn địa điểm, được xem là những công việc then chốt trong một event. Khoảng 25% những người được khảo sát trong một nghiên cứu cho rằng việc chứng minh thu nhập từ các cuộc họp, các sự kiện và trình bày những ưu đãi một cách cụ thể là những ưu tiên hàng đầu. Các công ty dù lớn hay nhỏ vẫn thường thiếu một tầm nhìn rõ ràng về tổng số cuộc họp và sự kiện sẽ diễn ra và đến khi các meeting và event được thực thi bởi các phòng ban khác nhau và các đơn vị kinh doanh, thì việc theo dõi dữ liệu gần như là không thể. Dưới đây là những lời khuyên hết sức bổ ích cho các công ty nhỏ và vừa: 1. Phân tích chi tiêu và cách thiết lập tổ chức cho M&E đúng nghĩa Chỉ bằng một ước tính sơ bộ chi tiêu của M&E có thể giúp các công ty kiểm soát tốt hơn tăng lợi nhuận của mình. Để quản lý chi tiêu M&E chặt chẽ, công ty vừa và nhỏ trước hết phải ước tính được các khoản chi tiêu dành cho M&E hàng năm đồng thời thực hiện những quy trình để nắm bắt và theo dõi sát sao các tổng hợp dữ liệu đảm bảo gắn liền với kế hoạch đã đề ra. Các công ty cũng nên tập hợp tất cả kế hoạch M&E lại rồi lựa chọn các đầu mối cung ứng thích hợp. Dù quy mô của chúng lớn hay nhỏ, các công ty cũng nên xem xét có cần thiết không và nếu có thì cần phải thuê lượng cơ sở vật chất cũng như nguồn lực từ bên ngoài bao nhiều là đủ để thực hiện tốt nhất mục tiêu của mình. Một số công ty với một lượng khiêm tốn các cuộc họp hàng năm có thể thu được nhiều lợi nhuận hơn khi chỉ dùng những tài sản cố định của mình. Trong khi đó, nhiều công ty cỡ vừa và nhỏ có nguồn lực hạn chế và có thể cần phải thuê mượn các trang thiết bị từ bên ngoài để phục vụ cho M&E. 2. Thiết lập chiến lược và chính sách cho M&E Các công ty nên xây dựng một chiến lược dựa trên các loại hình khác nhau của các M&E nhằm xác định mục tiêu, giúp quản lý các nhà cung cấp tốt hơn, đồng thời cũng vạch ra quy trình tổ chức và các chính sách khác. Chính sách M&E cũng nên thiết lập hệ thống quy tắc chính xác, dù cho tất cả các bên có liên quan thông qua một tổ chức thì cũng nên tư vấn để biết được các nguồn cung ứng và hơn hết điều quan trọng là xác định quyền chủ sở hữu để quản lý tốt các trang thiết bị cũng như thúc đẩy tuân thủ các nguyên tắc. 3. Tạo ngân sách cho M&E hàng năm và các events thông lệ Các công ty nên lên kế hoạch từ trước và tính toán ngân sách cho các M&E thường niên để đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn lực của mình. Nếu bạn không có đủ dữ liệu để làm việc này, bạn nên bắt đầu bằng cách ước tính chi phí cho sự kiện lớn nhất rồi tiếp tục thực hiện các M&E còn lại để đưa ra được con số dự báo chính xác. Bên cạnh đó bạn cũng cần theo dõi các M&E theo một tiêu chuẩn nhất định về thời gian để hình thành khả năng quản lý hoạt động M & E, cũng như tối đa hóa các lợi ích chẳng hạn như trường hợp không gian tổ chức M&E bị hủy bỏ cũng có phương pháp dự phòng để thay thế. 4. Lựa chọn và đàm phán với các nhà cung cấp Đàm phán tốt với các nhà cung cấp cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ tận dụng hiệu quả các nguồn bên ngoài để giảm chi phí. Một số công ty chỉ sử dụng các thiết bị thuê ngoài hỗ trợ thêm cho các sự kiện lớn nhất của mình, trong khi số khác thuê ngoài cho toàn bô các sự kiện lớn và nhỏ của mình. Quyết định này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như yêu cầu của từ M&E, văn hóa công ty, hay liên quan đến các vấn đề công nghệ…Ngoài các nhà cung cấp như trên, bạn cũng nên làm việc với phòng đối ngoại của công ty, xem xét cơ hội để tận dụng giá cả tốt hơn cho toàn bộ M&E của mình, chẳng hạn như khảo sát các hãng hàng không và chủ khách sạn để có được giá cả “hời” hơn. 5. Hình thành quy trình lập kế hoạch cho M&E Lên kế hoạch theo quy chuẩn đóng vai trò then chốt để có được một chương trình thống nhất,tuân thủ tối đa các quy tắc và đảm bảo M&E đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh cũng như thỏa mãn nhu cầu người tham dự. Bạn nên ghi nhớ năm bước quan trọng sau: xác định mục tiêu, thiết lập một quy trình theo chuẩn, lập kế hoạch đầy đủ trước, chọn một điểm đến thuận tiện và phối hợp với thuê ngoài để tận dụng tối đa các nguồn lực. 6. Đảm bảo việc đăng ký tham dự M&E hiệu quả Điều tiết việc đăng kí sẽ hiệu quả và thuận tiện hơn, khi quy trình thủ công được thay thế bởi công nghệ, bất kể số lượng M&E cũng như người tham dự nhiều đến đâu. Nhiều công ty đã sử dụng các công cụ đăng ký trực tuyến nhằm hợp nhất quy trình cho cả hai bên, người lập kế hoạch M&E và người tham dự. Ngoài ra, các công ty ngày càng sử dụng các công cụ để hỗ trợ quy trình thực hiên của M&E, tìm nguồn cung ứng và quản lý chi tiêu. 7. Xử lý thanh toán và bồi hoàn Tối ưu hóa quá trình thanh toán và đàm phán cho phép các tổ chức quản lý và kết hợp hiệu quả dữ liệu với chương trình M&E. Bởi vì việc mua sắm ngày càng nhiều hơn trong M&E thuộc mọi quy mô, nhiều công ty đã áp dụng các hình thức thanh toán chẳng hạn như: nhà cung ứng sẽ giao dịch qua một phương tiện duy nhất đó là thẻ chi trả của công ty đồng thời đối với người tham dự M&E sẽ sử dụng thẻ tín dụng theo quy định của công ty để chi trả các khoản. 8. Đánh giá M&E thực hiện và tuân thủ chính sách Bất kỳ công ty nào khi tổ chức một M&E cũng nên thiết lập một hệ thống thống nhất để theo dõi, kiểm tra chương trình của họ có đáp ứng các mục tiêu đề ra và hướng đến sự cải tiến để ngày càng thích nghi. Ngoài việc giám sát sự hài lòng của người tham dự, các công ty nên theo dõi sự hài lòng của các bên liên quan khác, hiệu quả của nhà cung cấp, và giá trị vô hình cũng như hữu hình mà M&E mang lại. Tổng hợp báo cáo và phân tích các dữ liệu chi tiêu toàn bộ chương trình, cung cấp thông tin chuẩn mực giúp tiết kiệm xác định cơ hội mới và cải tiến quy trình. . 8 thủ thuật quản lý tốt những Meeting và Event đối với các công ty vừa và nhỏ Càng ngày càng có nhiều sự giám sát đối với quy trình lên kế hoạch, thực thi đằng sau các cuộc họp. đàm phán với các nhà cung cấp Đàm phán tốt với các nhà cung cấp cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ tận dụng hiệu quả các nguồn bên ngoài để giảm chi phí. Một số công ty chỉ sử dụng các thiết. cho các công ty nhỏ và vừa: 1. Phân tích chi tiêu và cách thiết lập tổ chức cho M&E đúng nghĩa Chỉ bằng một ước tính sơ bộ chi tiêu của M&E có thể giúp các công ty kiểm soát tốt hơn