pr cho giám đốc mới nhận chức

Mục lục Trang I. Phần mở đầu…………………………………………… 3 II. Phần nội dung………………………………………… 3 1. Đánh giá tình hình……………………………………. 3 2. Xác định nhóm công chúng………………………… 4 3. Mục tiêu………………………………………………. 4 4. Chiến lược…………………………………………… 5 5. Chiến thuật……………………………………………. 5 6. Lịch trình hoạt động………………………………… 6 7. Hoạch định ngân sách………………………………… 8 8. Đánh giá kết quả……………………………………… 8 III. Kết luận……………………………………………… 9 Danh mục tài liệu tham khảo………………………… 10 I. Phần mở đầu Hiện nay, Giám đốc không chỉ là một chức danh mà cũng là một nghề như bao nghề nghiệp khác trong xã hội. Đó là nghề quản lý, lãnh đạo và điều hành một công ty hoặc một tập đoàn kinh doanh và là người chịu trách nhiệm chính cho sự tồn tại, phát triển bền vững của một công ty. Với nhiệm như vậy đòi hỏi người giám đốc phải có một số kỹ năng và tiêu chuẩn nhất định. Ngoài kiến thức chuyên môn, sự quyết đoán, ý chí sắt thép và bản lĩnh vững vàng, người giám đốc còn phải là người bạn gần gũi, cởi mở,cảm thông và biết chia sẻ với mọi thành viên trong doanh nghiệp, tạo ra sự gắn bó với cộng đồng, trách nhiệm và đảm bảo lợi ích giữa mọi thành viên của doanh nghiệp. Nguyễn Văn Sơn có đầy đủ tố chất và khả năng để trở thành một giám đốc tài ba. Ông đã từng làm giám đốc cho một công ty TNHH nên đã tích lũy được những kiến thức và kỹ năng về lãnh đạo, giao tiếp và đàm phán tốt, có khả năng quản lý, truyền đạt và giải quyết vấn đề nhanh chóng. Anh có khả năng làm việc độc lập, chịu đựng được áp lực công việc, sáng tạo trong việc giải quyết các vấn đề bất ngờ. Đây là bản kế hoạch PR bao gồm trình trình tự các bước nhằm mục đích giới thiệu cho mọi người biết về năng lực của ông với các nhóm công chúng lien quan tới công ty. II. Phần nội dung 1. Đánh giá tình hình Công ty cổ phần Picozen là một công ty cổ phần có uy tín cao, đã được khẳng định qua quá trình hình thành và phát triển lâu dài dưới sự lãnh đạo của những vị giám đốc tài ba, nhiều kinh nghiệm. Sự phát triển đó được thể hiện qua việc công ty đã trải qua những chặng đường đầy khó khăn và thử thách, vượt qua nhiều cuộc khủng hoảng kinh tế, đưa công ty ngày một đi lên. Tuy nhiên hiện nay, do ảnh hưởng của sự suy thoái kinh tế toàn cầu, công ty cổ phần Picozen cũng ít nhiều bị ảnh hưởng. Có thể tổng hợp những khó khăn trước mắt của công ty như sau: Thứ nhất: Giá cổ phiếu trong công ty bị rớt giá mạnh, tâm lý hoang mang lo sợ trong nội bộ công ty, các đối tác làm ăn và cả những khách hàng đã gắn bó lâu lăm với công ty.Ngoài ra công ty còn phải đối mặt quyết định sẽ phải xa thải 1 lượng lớn công nhân làm việc tại phân xưởng của công ty để đảm bảo cho hoạt động của công ty. Thứ hai: Hiện nay ông X, hiện là giám đốc của công ty, ông đã có 1 thời gian khá dài gắn bó với công ty, tuy đã giúp đỡ cho công ty khá nhiều nhưng gần đây, hiệu quả công việc của ông đã không đáp ứng được tình hình trước mắt của công ty và cũng đã không nhận được sự ủng hộ từ phía các đối tác làm ăn cũng như các cổ đông và các nhân viên trong công ty. Ông có nhiều quyết định mang tính chủ quan duy ý chí gây một số phản ứng tiêu cực trong công ty. Thứ ba: Hội đồng quản trị công ty sẽ đưa ra kế hoạch giúp công ty vực dậy, vượt qua khó khăn trước mắt cũng như lâu dài, ổn định tình hình công ty, ủng hộ việc đưa người mới lên làm lãnh đạo công ty vượt qua khủng hoảng. Là người thích hợp nhất cho việc thay thế vị trí này và được sự đồng ý của đại đa số thành viên trong hội đồng quản trị. Thứ tư : Ông Nguyễn Văn Sơn là người có tố chất làm nhà lãnh đạo, cùng với uy tín và kinh nghiệm quản lý trước đó. Ông đã nhận lời công ty cùng công ty vượt qua đợt khủng hoảng này, đưa công ty đi lên. 2. Xác định nhóm công chúng * Nhóm công chúng có liên quan đến công ty bao gồm: - Nhóm công chúng nội bộ - Nhóm công chúng là đối tác làm ăn: bao gồm các nhà đầu tư, các cổ đông, các bạn hàng ( nguồn nguyên liệu đầu vào ) - Nhóm công chúng là khách hàng: bao gồm khách hàng thường xuyên, khách hàng không thường xuyên và khách hàng tiềm năng. - Nhóm công chúng là cơ quan công quyền. * Nhóm công chúng mục tiêu của công ty: Xác định nhóm công chúng mục tiêu của công ty trong chiến dịch PR là nhóm công chúng nội bộ trong công ty. 3. Mục tiêu Cần phải xác định rõ mục tiêu của chiến lược PR lần này bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể. * Mục tiêu chung: Phát tán tuyên truyền thông tin đến các nhóm công chúng mà đặc biệt là nhóm công chúng mục tiêu, tạo dựng sự ủng hộ, tin tưởng của nhóm công chúng này đối với một người mới. * Mục tiêu cụ thể: Thông qua mục tiêu chung, chúng ta đưa ra những mục tiêu cụ thể đối với từng nhóm công chúng tác động đến công ty. - Đối với nhóm công chúng nội bộ thì có thể yên tâm làm việc và cống hiến hết sức mình, đồng thời tạo niềm tin cho họ về sự thay đổi nhân sự quan trọng này. Thông qua hoạt động tuyên truyền thông tin hiệu quả tác động đến nhóm đối tượng này để tạo dựng sự ủng hộ của họ. Cung cấp thông tin đầy đủ về người lãnh đạo mới của công ty cũng như cho họ thấy được tình hình của của công ty, những cơ hội, khó khăn, thách thức, đồng thời thông qua thu thập sự phản hồi để phân loại tình hình tiếp nhận thực của nhóm công chúng này. - Đối với nhóm công chúng là đối tác làm ăn thì có thể yên tâm về năng lực lãnh đạo của người mới, và hứa hẹn những cơ hội làm ăn mới cho công ty ( doanh nghiệp) của họ. Mở ra những thời cơ mới. Cung cấp thông tin nhằm tạo dựng niềm tin. - Đối với nhóm công chúng là cơ quan công quyền, cần cho họ biết sự có mặt của vị trí này để có thuận lợi hơn trong những công việc liên quan đến chính quyền, về người chịu trách nhiệm pháp lý của công ty sau này. - Đối với nhóm công chúng khách hàng, làm cho họ yên tâm về những sản phẩm dịch vụ mà họ nhận được sẽ ngày càng hoàn thiện hơn, đáp ứng nhu cầu của họ hơn, quan tâm đến họ nhiều hơn. 4 Chiến lược Trong thời gian ngắn cung cấp đầy đủ thông tin của vị giám đốc mới có tài năng nhưng cũng không xoáy quá sâu vào chuyện của vị giám đốc cũ, chủ yếu dựa vào chiến lược thông tin nhằm cung cấp thông tin cho các nhóm công chúng. Tạo dựng niềm tin và sự ủng hộ của mọi người với giám đốc mới để ông có thể có điều kiện làm việc tốt nhất. 5. Chiến thuật Căn cứ vào tình hình của công ty để lựa chọn chiến thuật tuyên truyền thông tin hiệu quả nhất. + Họp báo, phỏng vấn: tổ chức họp báo trong công ty. Mời các báo có quan hệ từ trước với công ty, đồng thời nhân dịp này mời thêm một số báo có uy tín khác. Cung cấp các thông tin cho các báo viết bài. + Thông cáo báo chí: Sử dụng những bảng thông cáo nhỏ trên các báo kinh tế về sự thay đổi nhân sự, đồng thời có bản tóm tắt sơ lược cho mọi người biết về hình ảnh, cũng như năng lực của vị giám đốc mới sắp kế nhiệm, bản thông báo phải mang tính chất ngắn gọn, súc tích, đầy đủ, dễ hiểu. Khâu này có tác động tương đối quan trọng. + Thông báo trong công ty: Việc thông báo trong công ty được triển khai trước ngày nhậm chức của giám đốc mới 2 tuần, tiến hành bằng việc thông báo trên loa phóng thanh trong nội bộ công ty, trên các bảng thông báo. Tiến hành in các tờ rơi 2 lần với nội dung. Lần 1: ( trước khi giám đốc mới nhậm chức ít nhất 1 tuần ) là bản giới thiệu về giám đốc mới, sơ lược về tình hình công ty hiện tại, thời cơ và thách thức. Lần 2: ( sau khi giám đốc mới nhậm chức ít nhất 3 ngày) cũng là bản giới thiệu về giám đốc mới, những điều mà giám đốc mới sẽ đem lại cho công ty. + Chiến lược tung tin đồn: tạo ra các tin đồn theo nhiều chiều nhằm tác động chủ yếu vào nhóm công chúng là công nhân viên trong công ty. Các thông tin được quán triệt trước và cần phải chọn lọc làm cho họ hiểu được nhiều hơn những gì mà tờ rơi, báo chí có thể cung cấp đến họ. Tự nâng cao giá trị bản thân bằng tạo các thông tin nhấn mạnh rằng với điều kiện của công ty trong hiện tại thì chỉ có thể có duy nhất một người có đủ năng lực đảm nhiệm công việc này. + Chiến lược ngoại giao: thiết kế lịch trình cho giám đốc mới có thời gian gặp gỡ các đối tác làm ăn, các nhà đầu tư, các cổ đông. + Tổ chức tiệc, party nhân dịp giám đốc mới nhậm chức. + Gặp gỡ : gặp gỡ nói chuyện trực tiếp với công nhân viên trong công ty dưới nhiều hình thức khác nhau như giám đốc mới sau khi nhậm chức đến tận nơi làm việc của công nhân động viên thăm hỏi. Tổ chức buổi nói chuyện với công nhân viên, trao đổi kinh nghiệm làm việc với công nhân viên. Khi ra về sẽ tặng kèm theo quà nhỏ (nếu có). + Tác động vào khách hàng: đặc biệt là những khách hàng lâu năm, tạo cho họ có thiện cảm với nhà lãnh đạo mới, về khả năng làm cai thiện, lấy lại hình ảnh của công ty đồng thời hứa hẹn những sự tiến triển mới có lợi cho công việc làm ăn của họ. Viết thư gửi khách hàng. 6. Lịch trình hoạt động. Thời gian dự kiến thực hiện trong 5 tuần. -Tuần 1 : + Ngày thứ 1: Họp mặt các thành viên trong tổ công tác, phân chia công việc, chuẩn bị các bước thực hiện. Quyết định phương thức truyền thông hiệu quả nhất. Tìm ra phương hướng thực hiện kế hoạch một cách sáng tạo hơn, mang tính chất đổi mới hơn. Bàn bạc về các bước công việc và tiến độ thực hiện cần phải làm trong chiến dịch lần này. + Ngày thứ 2 - 5: Các công việc cần phải làm trước khi bắt đầu thực hiện. Đặt vấn đề với giới truyền thông, báo chí: báo giấy, mạng internet, đàm phán về giá cả, phí dịch vụ. Thường xuyên liên lạc để nắm bắt tình hình. In ấn tờ rơi, poster giới thiệu về vị giám đốc mới, thông báo trong công ty, và đối tác về sự thay đổi nhân sự này. Viết thư mời họp báo, giấy mời họp mặt. Đưa ra những hình ảnh, những thành tích đã đạt được, quá trình hoạt động cũng như những phẩm chất cần có của một vị giám đốc trong tương lai. Những biểu dương về thành tích phải có dẫn chứng cụ thể và chính xác, ví dụ như bằng khen, những danh hiệu đã đạt được. Đặt quảng cáo (thông cáo báo chí ) cho , 5 loại báo giấy, 5 loại báo mạng ( doanh nhân ngày nay, thời báo kinh tế, báo 24h, báo lao động.vv.), đối với báo giấy thì đặt trong 3 số liên tiếp, còn báo điện tử thì đặt trong 1 tháng. Cần phải tận dụng triệt để trang web riêng của công ty. Phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên về việc tìm hiểu, phân tích từng nhóm công chúng. + Ngày thứ 6- 7: Điều tra, tiếp nhận phản hồi từ các nhân viên trong công ty, khách hàng, các nhà đầu tư. Theo dõi sự biến động và phản ứng của các đối thủ cạnh tranh. - Tuần 2: + Ngày thứ 1 - 3: Chuẩn bị danh sách khách mời họp báo, giám đốc mới chuẩn bị thủ tục bàn giao về pháp lý + Ngày thứ 3 : Tổ chức họp báo trong công ty. Mời một số báo đã có quan hệ tốt đẹp với công ty trước đó đến dự nhằm giới thiệu người mới chuẩn bị kế nhiệm công ty. Chuẩn bị một đoạn clip nhỏ giới thiệu về quá trình hoạt động đã qua của vị giám đốc mới, đồng thời cung cấp những thông tin cần thiết cho báo chí để họ viết bài. Những kế hoạch dài hạn và ngắn hạn (có thể tiết lộ ) cho công chúng thấy được mục tiêu chiến lược của công ty. Hứa hẹn sự phát triển mới của công ty. Tập trung tuyên truyền và phát tán thông tin. + Ngày thứ 4 - 7 : Đề nghị tổ chức họp trong nội bộ công ty , bàn bạc về những việc cần làm ( sắp xếp nhân sự, tổ chức phòng ban, ). - Giám đốc trực tiếp làm việc với các nhà đầu tư, các cổ đông . - Giám đốc trực tiếp làm việc với một số nhà lãnh đạo bộ máy chính quyền ở địa phương về các thủ tục pháp lý cần thiết của cơ sở mới. - Đưa ra các hình thức khuyến khích cho những ý tưởng sang tạo mới làm nâng cao năng suất làm việc ở tất cả các phân xưởng, phòng ban. - Chuẩn bị cơ sở vật chất, bài phát biểu, nội dung cho buổi nhậm chức của giám đốc mới. - Kiểm tra lại lịch trình hoạt động, khắc phục rủi ro. Chuẩn bị ứng phó trước các tình huống bất ngờ có thể xảy ra. - Tuần 3 : + Tổ chức buổi nhậm chức cho giám đốc mới. Tổ chức tiệc gặp gỡ các khách mời của công ty. + Tổ chức hội nghị trong công ty. Đưa ra các chiến lược phát triển công ty, các cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp, đảm bảo đời sống của anh chị em công nhân cũng như lời hứa về sự phát triển công ty ngày càng phát triển. . Mỗi người khi đi dự hội nghị sẽ nhận được một phần quà nho nhỏ là chính 1 trong những sản phẩm của công ty. . Tổ chức tiệc nhỏ cho những người quản lý và đứng đầu các phân xưởng, tạo sự gần gũi, gây dựng một môi trường làm việc trẻ trung năng động. + Điều tra, tiếp nhận phản hồi của các nhóm công chúng, đưa ra những nhận định ban đầu về tiến độ thực hiện kế hoạch, có những sửa chữa kịp thời và thông minh , thái độ phải đặc biệt mềm mỏng đối với các nhóm công chúng của mình. Đánh giá các bước thực hiện công việc, xem có phần nào chưa tốt, chưa đầy đủ, còn gây bất mãn trong nhân viên thì phải kịp thời sửa chữa. Tìm hiểu xem những thông tin bên lề có hay không? Như thế nào? Vì đâu mà có? Có phải là sự thật hay không? Để có những thay đổi hợp lý. + Tiếp tục sử dụng hình thức truyền tải thông tin thông qua việc tạo tin đồn ( ví dụ : hôm nọ thấy ông này mới mà làm việc ghê lắm, công ty còn bộn bề công việc ) + Tiếp tục treo poster về hình ảnh và profile của vị giám đốc mới trong nội bộ công ty. Đưa ra kế hoạch phát triển công ty trong dài hạn bằng việc treo các poster về hình ảnh của công ty trong 5 - 10 - 20 năm tiếp theo. + Giám đốc mới trực tiếp xuống thăm cơ sở hoạt động, trực tiếp giám sát, hỏi thăm công nhân viên vào giờ giải lao, tạo dựng sự thân mật, gần gũi với công nhân viên. -Tuần 4: Làm việc với các đối tác và khách hàng. + Viết thư gửi khách hàng. + Tiếp tục treo poster cả bên ngoài trụ sở của công ty về sự thành lập của công ty mới và người quản lý đầy tài năng và phẩm chất đạo đức. + Tham gia các hoạt động gây quỹ của địa phương. - Tuần 5 : + Tiếp nhận phản hồi, đánh giá tình hình, đánh giá thái độ của các nhóm công chúng và đối thủ cạnh tranh. + Họp tổng kết, đánh giá tiến trình thực hiện và có chế độ khen thưởng, kỉ luật với mức độ hoàn thành kế hoạch giao cho từng cá nhân. 7 . Hoạch định ngân sách - Truyền thông (thông cáo báo chí, in ấn tờ rơi, poster): 70.000.000 VNĐ - Tổ chức hội nghị, họp báo : 50.000.000 VNĐ - Quà tặng cho công nhân viên : 40.000.000 VNĐ - Tổ chức party, gặp gỡ đối tác, khách hàng : 140.000.000 VNĐ - Chi cho hoạt động của nhân viên PR : 30.000.000 VNĐ Tổng dự chi : 320.000.000 VNĐ 8. Đánh giá kết quả: Đã đạt được mục tiêu đề ra là PR cho ông Nguyễn Văn Sơn bổ nhiệm làm vị trí giám đốc mới cho công ty cổ phần PiCozen đến các đối tượng công chúng của công ty hay chưa? Đã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản lý điều hành công ty cũng như sự phát triển của công ty hay chưa? Những hạn chế còn tồn tại, phương hướng giải quyết như thế nào? -Tiêu chí đánh giá: + Mức độ hoàn thành kế hoạch. . Hoàn thành tốt . Hoàn thành. . Còn nhiều hạn chế, khuyết điểm + Mục tiêu: Hoàn thành các mục tiêu của chiến dịch PR đã đặt ra chưa? + Những hạn chế còn gặp phải. . Có khó khăn gì trong hoạt động tìm hiểu các nhóm công chúng. . Việc gì chưa làm được. . Việc gì không thể làm được. . Các phương án khắc phục (nếu có). - Phương pháp đánh giá: Dựa trên đánh giá khách quan. Khoa học cụ thể trên cơ sở thực tế. III. Kết luận PR là hoạt động giúp tạo dựng hình ảnh cũng như bảo vệ hình ảnh của đối tượng cần PR, ở đây là việc xây dựng những kế hoạch giúp cho nhà quản lý chi nhánh mới của công ty PiCozen có thể dễ dàng hơn trong việc tiếp cận với các nhóm công chúng và xây dựng hình ảnh tốt đẹp về giám đốc mới trong mắt công chúng, nội bộ, cũng như tạo được ấn tượng với khách hàng và các đối tác. Qua đó, PR giúp công chúng sẽ có được những nhận thức đúng, công bằng và chính xác hơn về giám đốc mới. Ngược lại, giám đốc cũng có thể truyền đạt những thông điệp của mình, những kế hoạch của công ty nhanh chóng được đón nhận,và chính xác. Lợi ích xã hội của hoạt động PR rất được đề cao khi mà công chúng có thể “chọn mặt gửi vàng”, có thể chọn ra được những người xứng đáng nhất, người sẽ đem lại lợi ích cho chính họ và cho xã hội. PR là phương cách tốt nhất để chuẩn bị và tạo những dư luận tốt mà quảng cáo không làm được việc này. Marketing cũng vậy. Hơn nữa chi phí cho hoạt động PR thấp hơn các loại hình khác khá nhiều. Danh mục tài liệu tham khảo 1.http://www.ketnoisunghiep.vn/ky-nang-quang-cao-marketing- pr/4155-6-buoc-de-thuc-hien-ke-hoach-page-ranking-va-truyen- thong.html 2.http://tailieu.vn/tag/tai-lieu/x%C3%A2y%20d%E1%BB%B1ng %20k%E1%BA%BF%20ho%E1%BA%A1ch%20PR.html 3.http://www.marketingchienluoc.com/index.php? option=com_content&view=article&id=1400:cach-vit-bn-k-hoch-pr-hiu- qu&catid=39:articles&Itemid=12 4.http://lbs.edu.vn/index.php? option=com_content&view=article&id=1159:6-bc6b0e1bb9bc- de1bb83-tre1bb9f-thanh-giam-de1bb91c-pr6-bc6b0e1bb9bc-de1bb83- tre1bb9f-thanh-giam-de1bb91c-pr&catid=43:quan-h-cong- chung&Itemid=76 5.http://rubysunivy.wordpress.com/2010/07/08/d%E1%BB%8Dc- blog-c%E1%BB%A7a-m%E1%BB%99t-giam-d%E1%BB%91c-pr/ 6.http://www.ceohcm.com/kien-thuc-quan-li/pr/vi%E1%BA%BFt-b %E1%BA%A3n-k%E1%BA%BF-ho%E1%BA%A1ch-pr-2/ 7. Bài giảng môn "quan hệ công chúng" của TS. Phạm Thị Minh Nguyệt - 2010 . trước khi giám đốc mới nhậm chức ít nhất 1 tuần ) là bản giới thiệu về giám đốc mới, sơ lược về tình hình công ty hiện tại, thời cơ và thách thức. Lần 2: ( sau khi giám đốc mới nhậm chức ít nhất. ngoại giao: thiết kế lịch trình cho giám đốc mới có thời gian gặp gỡ các đối tác làm ăn, các nhà đầu tư, các cổ đông. + Tổ chức tiệc, party nhân dịp giám đốc mới nhậm chức. + Gặp gỡ : gặp gỡ nói. cho buổi nhậm chức của giám đốc mới. - Kiểm tra lại lịch trình hoạt động, khắc phục rủi ro. Chuẩn bị ứng phó trước các tình huống bất ngờ có thể xảy ra. - Tuần 3 : + Tổ chức buổi nhậm chức cho