Tài liệu này được thiết kế nhằm cung cấp một cáinhìn tổng quan và chi tiết về các quy trình quản lý trong kháchsạn, từ việc thuê phòng, đăng ký dịch vụ, đến việc lập báo cáo và quản lý n
MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG
Hoạt động thuê phòng
Để đặt phòng tại khách sạn, khách hàng cần thông báo trước với lễ tân qua điện thoại hoặc trực tiếp Việc khai báo thông tin cá nhân như họ tên, địa chỉ, số CMTND và số điện thoại là rất quan trọng Khách hàng có thể đăng ký các dịch vụ trước hoặc sau khi đến, tùy theo nhu cầu cá nhân hoặc theo đoàn Sau khi nhận thông tin, lễ tân sẽ kiểm tra tình trạng phòng trống, tiếp nhận khách, lập phiếu thuê và giao phòng cho khách, đồng thời hỗ trợ khách trong việc sử dụng các dịch vụ.
Trong quá trình lưu trú tại khách sạn, nếu gặp sự cố, khách hàng nên thông báo ngay cho lễ tân để được hỗ trợ kịp thời Lễ tân sẽ liên hệ với các bộ phận liên quan nhằm khắc phục sự cố nhanh chóng Bên cạnh đó, nếu khách có nhu cầu sử dụng thêm dịch vụ, họ có thể đăng ký thông qua lễ tân Đối với những khách hàng muốn tham gia các tour du lịch, hãy liên hệ với bộ phận lữ hành để được tư vấn và hỗ trợ.
Trước khi trả phòng, khách hàng cần thông báo cho bộ phận lễ tân Nhân viên lễ tân sẽ đến kiểm tra phòng và lập hóa đơn thanh toán Khách có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng.
Đăng kí sử dụng dịch vụ
Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ ăn uống và các dịch vụ khác tại khách sạn có thể đăng ký tại lễ tân Bộ phận lễ tân sẽ lập phiếu đăng ký và thông báo cho các bộ phận liên quan để đáp ứng yêu cầu Trong trường hợp có sự cố, khách hàng cần báo ngay cho lễ tân Khi thanh toán, lễ tân sẽ lập phiếu biên nhận và cung cấp cho khách hàng.
Lập báo cáo
Mỗi tháng, người quản lý sử dụng tài khoản của mình để đăng nhập vào hệ thống và thu thập các báo cáo từ nhân viên, bao gồm báo cáo doanh thu, tình trạng phòng và danh sách khách hàng thuê phòng Ngoài ra, họ cũng có khả năng thống kê thông tin theo yêu cầu từ cấp trên bất cứ lúc nào.
LIỆT KÊ CÁC TÁC NHÂN VÀ CA SỬ DỤNG
Tác nhân
- Khách hàng : là người có nhu cầu thuê phòng , sử dụng dịch vụ của khách sạn
- Nhân viên lễ tân : là người trực tiếp quản lý hầu hết các hoạt động trong khách sạn : QL phòng , QL khách hàng ,QL dịch vụ ,
- Người quản trị : là người điều hành ,kiểm soát nhân viên , tổng hợp , thống kê , báo cáo hàng tháng
Use case
- Quản lý thuê phòng (đặt phòng, hủy đặt phòng, trả phòng, kiểm tra phòng trống, lập phiếu thuê phòng).
- Quản lý nhân viên (thêm, sửa, xóa nhân viên).
- Quản lý khách hàng (thêm, sửa, xóa khách hàng).
- Quản lý tiện nghi(thêm, sửa, xóa tiện nghi).
- Lập báo cáo (báo cáo doanh thu, tình trạng phòng, danh sách khách thuê phòng).
- Quản lý phòng (thêm, sửa, xóa phòng).
- Quản lý dịch vụ (thêm, sửa, xóa dịch vụ).
- Quản lý thuê dịch vụ (đăng ký, hủy đăng ký sử dụng dịch vụ).
- Quản lý tài khoản (Đăng nhập, kiểm tra tài khoản, thêm, sửa, xóa tài khoản nhân viên ).
ĐẶC TẢ CA SỬ DỤNG
Quản lý thuê phòng
- Tóm tắt : Mô tả quy trình thuê – trả phòng của khách sạn.
• Ca sử dụng này được sử dụng khi có khách thuê phòng.
• Nhân viên lễ tân kiểm tra danh sách các phòng trống trong khách sạn.
• Khách hàng lựa chọn phòng muốn thuê.
Nhân viên lễ tân lựa chọn chức năng “Lập phiếu thuê”.
• Khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin để nhân viên lễ tân điền đầy đủ thông tin vào phiếu thuê : Họ tên KH, địa chỉ
KH, số CMTND, số điện thoại …
• Nhân viên lễ tân lưu phiếu thuê, in và sao lưu, giao cho khách hàng một bản.
• Nếu đồng ý, khách hàng nhận phiếu thuê, nhân viên lễ tân cử người đưa khách hàng đi nhận phòng.
• Nếu không đồng ý, khách hàng có quyền yêu cầu đổi phòng hoặc không thuê phòng nữa.
• Nếu có sai sót khi nhập thông tin về ngày thuê, ngày trả, VD ngày thuê sau ngày trả, hệ thống sẽ hiện thông báo cho nhân viên biết.
• Nếu thông tin nhập vào chính xác, sau khi nhân viên lựa chọn “Cập nhật”, thông tin về phiếu thuê sẽ được lưu vào trong bảng CSDL.
Quản lý phòng
- Tóm tắt : Ca sử dụng được dùng để quản lý phòng trong khách sạn.
• Nhân viên đăng nhập vào hệ thống bằng tài quản của mình , lựa chọn từng chức năng phù hợp với yêu cầu : thêm, sửa, xóa.
Khi lựa chọn thêm hoặc chỉnh sửa thông tin phòng, nhân viên chỉ cần nhập hoặc điều chỉnh đầy đủ các thông tin cần thiết Sau đó, họ chỉ cần nhấn vào nút “Cập nhật”, thông tin về phòng trong khách sạn sẽ tự động được cập nhật vào bảng cơ sở dữ liệu.
• Nếu nhân viên lựa chọn xóa thì yêu cầu nhân viên nhập chính xác
Mã Phòng cần xóa, sau đó xác nhận, thông tin về phòng đó sẽ được xóa khỏi bảng CSDL của hệ thống.
Trong quá trình nhập liệu, nếu có sai sót như số phòng, loại phòng hay giá, hệ thống sẽ tự động thông báo cho nhân viên Chẳng hạn, khi nhân viên cố gắng sửa hoặc xóa mã phòng mà phòng đó không tồn tại, hệ thống sẽ hiển thị thông báo cảnh báo để đảm bảo tính chính xác trong quá trình quản lý.
• Nếu trong quá trình nhập thông tin phòng, nếu thiếu thông tin cần thiết thì hiện thông báo cho nhân viên biết.
Quản lý khách hàng
- Tóm tắt : Ca sử dụng này được sử dụng để quản lý thông tin về khách thuê phòng, sử dụng dịch vụ của khách sạn.
Cách sử dụng này nhằm mục đích thêm khách hàng, cập nhật thông tin khách hàng, xóa thông tin không cần thiết và tìm kiếm thông tin liên quan đến khách hàng.
• Nhân viên lễ tân đăng nhập vào hệ thống bằng tài quản của mình, lựa chọn từng chức năng phù hợp với yêu cầu : thêm, sử , xóa, tìm kiếm.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin về khách thuê phòng, nhân viên lễ tân chỉ cần nhấn “Cập nhật” để cập nhật thông tin vào bảng cơ sở dữ liệu.
Nếu bạn quyết định xóa thông tin khách hàng, hãy yêu cầu nhân viên lễ tân nhập chính xác mã khách hàng Sau khi nhập mã, chọn tùy chọn xóa để xóa bỏ toàn bộ thông tin liên quan đến khách hàng đó khỏi cơ sở dữ liệu.
Để tìm kiếm thông tin khách hàng, nhân viên lễ tân cần nhập chính xác mã KH và nhấn “Tìm kiếm” Hệ thống sẽ hiển thị thông tin liên quan đến khách hàng đó.
• Nếu như nhân viên chọn thêm khách hàng thì không cần nhập vào mã khách hàng vì mã khách hàng tự tăng.
• Trong quá trình nhập, nếu có lỗi về khâu nhập họ tên, số CMTND , SĐT … thì hệ thống sẽ hiện thông báo lỗi cho người nhập biết.
• Hoặc khi đăng nhập có sai sót về tên truy cập hoặc mật khẩu, hệ thống cũng hiện thông báo cho người dùng biết
Quản lý tài khoản
- Tóm tắt : Ca sử dụng được người quản trị dùng để quản lý nhân viên trong khách sạn.
Ca sử dụng này cho phép thêm tài khoản, cập nhật thông tin tài khoản, xem thông tin hoặc xóa thông tin của nhân viên cần quản lý.
Người quản trị sử dụng tài khoản admin để đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các chức năng cần thiết như thêm, sửa, xóa và tìm kiếm dữ liệu.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin tài khoản cần cấp phát hoặc chỉnh sửa, người quản trị chỉ cần nhấn “Cập nhật” để thông tin tài khoản nhân viên được cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
Khi xóa tài khoản, người quản trị cần nhập chính xác thông tin liên quan đến tài khoản cần xóa Sau khi xác nhận, thông tin tài khoản đó sẽ được loại bỏ hoàn toàn khỏi cơ sở dữ liệu.
• Người quản trị có thể xem chi tiết về tài khoản, về quyền hạn, nhân viên đó…
Trong quá trình nhập liệu, nếu xảy ra lỗi liên quan đến họ tên, số CMTND, SĐT hoặc mã nhân viên, hệ thống sẽ thông báo lỗi cho người quản trị.
• Hoặc khi đăng nhập có sai sót về tên truy cập hoặc mật khẩu, hệ thống cũng hiện thông báo cho người quản trị.
Quản lý nhân viên
- Tóm tắt : Giúp người quản trị khách sạn có thể quản lý nhân viên của mình.
• Ca sử dụng này được dùng khi muốn thêm nhân viên, hoặc có sự thay đổi về thông tin của nhân viên, hoặc sa thải nhân viên.
Người quản trị sử dụng tài khoản admin để đăng nhập vào hệ thống, từ đó chọn các chức năng cần thiết như thêm, sửa, xóa và tìm kiếm.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin về nhân viên, người quản trị chỉ cần nhấn “Cập nhật” để thông tin đó được lưu vào bảng cơ sở dữ liệu.
• Nếu lựa chọn xóa nhân viên, yêu cầu người quản trị nhập vào mã
NV, sau đó lựa chọn xóa , hệ thống sẽ tự động cập nhật lại danh sách các nhân viên trong khách sạn
• Nếu như chọn thêm thì không cần nhập thông tin mã khách hàng vì mã KH tự tăng.
Trong quá trình nhập dữ liệu, nếu có lỗi liên quan đến họ tên, số CMTND hoặc số điện thoại, hệ thống sẽ thông báo cho người quản trị biết Ví dụ, nếu họ tên có ít hơn 4 ký tự hoặc số CMTND không đúng 9 chữ số, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng.
• Hoặc khi đăng nhập có sai sót về tên truy cập hoặc mật khẩu khi admin đăng nhập, hệ thống cũng hiện thông báo cho người quản trị biết.
Khi quyết định xóa nhân viên, hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận Nếu bạn chọn không, nhân viên sẽ được giữ lại; còn nếu chọn có, nhân viên sẽ bị xóa.
Quản lý tiện nghi
- Tóm tắt : Ca sử dụng này được dùng để quản lý thông tin về các tiện nghi tại các phòng có trong khách sạn.
• Nhân viên đăng nhập vào hệ thống bằng tài quản của mình, lựa chọn từng chức năng phù hợp với yêu cầu : thêm , sửa , xóa
Khi nhân viên thực hiện việc thêm hoặc chỉnh sửa thông tin về tiện nghi trong khách sạn, họ cần nhập đầy đủ các thông tin cần thiết Sau khi hoàn tất, nhân viên chỉ cần nhấn vào nút “Cập nhật” để thông tin về tiện nghi được tự động cập nhật vào bảng cơ sở dữ liệu.
Nếu nhân viên muốn xóa thông tin tiện nghi, họ cần nhập chính xác mã tiện nghi và xác nhận việc xóa Sau khi đồng ý, thông tin về tiện nghi đó sẽ bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu.
• Nếu như thêm tiện nghi thì không cần phải nhập mã tiện nghi vì mã tiện nghi tự tăng.
Nếu trong quá trình nhập liệu xảy ra sai sót, chẳng hạn như khi nhân viên nhập mã tiện nghi để xóa hoặc sửa nhưng mã đó không tồn tại trong cơ sở dữ liệu, hệ thống sẽ thông báo cho nhân viên về lỗi này.
Lập hóa đơn
- Tóm tắt : Ca sử dụng này cho phép lập và in hóa đơn tính tiền, chi phí mà khách hàng phải trả.
• Ca sử dụng được dùng khi nhân viên lựa chọn chức năng này.
Nhân viên nhập đầy đủ thông tin về khách thuê phòng, số phòng, người lập hóa đơn, ngày thuê, ngày trả, các giấy tờ liên quan…
• Hệ thống sẽ tính tiền dựa vào giá phòng , thời gian thuê phòng , số dịch vụ đã sử dụng.
• Sau đó, nhân viên có nhiệm vụ in và sao lưu hóa đơn , giữ lại và giao cho khách.
Nếu có sai sót trong quá trình nhập liệu, chẳng hạn như ngày thuê sau ngày trả, hệ thống sẽ tự động thông báo cho nhân viên và yêu cầu nhập lại thông tin chính xác.
Sau khi nhập thông tin thành công và in hóa đơn, hệ thống sẽ tự động lưu hóa đơn vào cơ sở dữ liệu Điều này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và chỉnh sửa hóa đơn trong tương lai.
Lập báo cáo
Ca sử dụng cho phép quản trị viên thu thập thông tin và báo cáo từ nhân viên, từ đó tổng hợp thành các báo cáo hàng tháng hoặc theo yêu cầu về doanh thu, tình trạng phòng, và danh sách khách hàng thuê.
• Người quản trị đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản của mình, lựa chọn chức năng cần thống kê, lấy bản thống kê từ nhân viên.
• Lựa chọn cách tổng hợp : có thể theo tháng, tuần, hoặc theo thời gian…
• Người quản trị chọn “Lưu” và có thể in báo cáo.
Khi người quản trị đăng nhập mà có sai sót về tên truy cập hoặc mật khẩu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo để thông báo cho người quản trị biết.
Quản lý dịch vụ
- Tóm tắt : Dùng để quản lý dịch vụ có trong khách sạn.
• Nhân viên đăng nhập vào hệ thống bằng tài quản của mình, lựa chọn từng chức năng phù hợp với yêu cầu : thêm, sửa, xóa.
Khi thêm hoặc chỉnh sửa dịch vụ, nhân viên chỉ cần nhập hoặc điều chỉnh đầy đủ thông tin về các dịch vụ trong khách sạn, sau đó nhấn vào nút “Cập nhật” Thông tin về dịch vụ sẽ tự động được cập nhật vào cơ sở dữ liệu của khách sạn.
Khi nhân viên quyết định xóa dịch vụ, họ cần nhập chính xác mã dịch vụ muốn xóa Sau khi xác nhận thông tin, dịch vụ đó sẽ bị loại bỏ khỏi cơ sở dữ liệu.
• Nếu có sai sót trong quá trình nhập (tên DV, giá DV…), hệ thống có hiện thông báo cho nhân viên biết.
Quản lý thuê dịch vụ
- Tóm tắt : Ca sử dụng dùng để quản lý việc cho thuê dịch vụ trong khách sạn.
• Khi khách hàng có yêu cầu muốn sử dụng dịch vụ, có thể liên hệ với bộ phận lễ tân.
• Nhân viên lễ tân tìm kiếm về dịch vụ mà khách hàng yêu cầu trong hệ thống dịch vụ của khách sạn.
• Dịch vụ có trong khách sạn.
• Nhân viên lễ tân lập phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ cho khách hàng.
Sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ, nhân viên lễ tân sẽ lập phiếu thu và in sao lưu để giao cho khách Chi phí dịch vụ này sẽ được cộng vào tổng số tiền trên hóa đơn thanh toán khi khách trả phòng.
BIỂU ĐỒ USE CASE QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
Hình 1: Biểu đồ use case : Quản lý thuê phòng
BIỂU ĐỒ TRÌNH TỰ
Hình 5 : Biểu đồ trình tự Quản lý thuê phòng.
Hình 6 : Biểu đồ trình tự Quản lý phòng.
Hình 7 : Biểu đồ trình tự Quản lý khách hàng.
Hình 8 : Biểu đồ trình tự Quản lý tài khoản.
Hình 9 : Biểu đồ trình tự Quản lý nhân viên.
Hình 10 : Biểu đồ trình tự Lập hóa đơn
Hình 11 : Biểu đồ trình tự Lập báo cáo.
Hình 12 : Biểu đồ trình tự : Quản lý tiện nghi.
Hình 13 : Biểu đồ trình tự : Quản lý dịch vụ
10 Quản lý thuê dịch vụ
Hình 14 : Biểu đồ trình tự : Quản lý thuê dịch vụ
BIỂU ĐỒ TRẠNG THÁI
1 Biểu đồ trạng thái : Dịch vụ
Hình 15: Biểu đồ trạng thái : Dịch vụ
2 Biểu đồ trạng thái : Tiện nghi
Hình 16: Biểu đồ trạng thái : Tiện nghi
3 Biểu đồ trạng thái : Hóa đơn
Hình 17: Biểu đồ trạng thái : Hóa đơn
4 Biểu đồ trạng thái : Nhân viên
Hình 18: Biểu đồ trạng thái : Nhân viên
5 Biểu đồ trạng thái : Phòng
Hình 19: Biểu đồ trạng thái: Phòng
6 Biểu đồ trạng thái : Tài khoản
Hình 20: Biểu đồ trạng thái: Tài khoản
BIỂU ĐỒ HOẠ TĐỘNG
Quản lý Phòng
Hình 6 : Biểu đồ trình tự Quản lý phòng.
Hình 7 : Biểu đồ trình tự Quản lý khách hàng.
Hình 8 : Biểu đồ trình tự Quản lý tài khoản.
Hình 9 : Biểu đồ trình tự Quản lý nhân viên.
Lập hóa đơn
Hình 10 : Biểu đồ trình tự Lập hóa đơn
Lập báo cáo
Hình 11 : Biểu đồ trình tự Lập báo cáo.
Quản lý tiện nghi
Hình 12 : Biểu đồ trình tự : Quản lý tiện nghi.
Hình 13 : Biểu đồ trình tự : Quản lý dịch vụ
10 Quản lý thuê dịch vụ
Hình 14 : Biểu đồ trình tự : Quản lý thuê dịch vụ
VI BIỂU ĐỒ TRẠNG THÁI
1 Biểu đồ trạng thái : Dịch vụ
Hình 15: Biểu đồ trạng thái : Dịch vụ
2 Biểu đồ trạng thái : Tiện nghi
Hình 16: Biểu đồ trạng thái : Tiện nghi
3 Biểu đồ trạng thái : Hóa đơn
Hình 17: Biểu đồ trạng thái : Hóa đơn
4 Biểu đồ trạng thái : Nhân viên
Hình 18: Biểu đồ trạng thái : Nhân viên
5 Biểu đồ trạng thái : Phòng
Hình 19: Biểu đồ trạng thái: Phòng
6 Biểu đồ trạng thái : Tài khoản
Hình 20: Biểu đồ trạng thái: Tài khoản
VII BIỂU ĐỒ HOẠT ĐỘNG
Hình 21: Biểu đồ hoạt động : Quản lý thuê phòng
Hình 22: Biểu đồ hoạt động : Quản lý Phòng
Hình 23: Biểu đồ hoạt động : Quản lý khách hàng
Hình 24: Biểu đồ hoạt động : Quản lý tài khoản
Hình 25: Biểu đồ hoạt động : Quản lý nhân viên
Hình 26: Biểu đồ hoạt động : Lập hóa đơn
Hình 27: Biểu đồ hoạt động : Lập báo cáo
Hình 28: Biểu đồ hoạt động : Quản lý tiện nghi
Hình 29: Biểu đồ hoạt động : Quản lý dịch vụ
10 Quản lý thuê dịch vụ
Hình 30: Biểu đồ hoạt động : Quản lý thuê dịch vụ
BIỀU ĐỒ LỚP CHI TIẾT
Hình 31: Biểu đồ lớp chi tiết
BIỀU ĐỒ THÀNH PHẦN
Hình 32 :Biểu đồ thành phần người quản trị
Hình 33: Biểu đồ thành phần nhân viên hóa đơn
BIỀU ĐỒ TRIỂN KHAI
Hình 34: Biểu đồ triển khai