Báo cáo chuyên Đề học phần quản trị dự án công nghệ thông tin Đề ti xây dựng web quản lí phòng ban

+ Giám sát hiệu suất: Đánh giá hiệu suất của các nhân viên trong phòng ban để đưa ra các cải tiến nếu cần thiết, đảm bảo đội ngũ nhân viên hoạt động đúnghướng và nâng cao năng suất làm v

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ HỌC PHẦN QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỀ TI:

XÂY DỰNG WEB QUẢN LÍ PHÒNG BAN

Sinh viên thực hiện : HONG HẢI NAM

: ĐẶNG MINH TUẤN : NGÔ ANH VŨ : HONG ĐỨC QUANG Giảng viên hướng dẫn : CẤN ĐỨC ĐIỆP

Hà Nội, tháng 5 năm 2023

 Thêm xóa sửa

2 Nội dung thực hiện

- Chương 1: Tổng quan về phòng ban

- Chương 2: Khảo sát thực trạng phòng ban

- Chương 3: Phân tích quản lí phòng ban

- Chương 4: Thiết kế

3 Kết quả đạt được

Hoàn thành đề cương chuyên đề học phần môn: “Quản trị dự án công nghệthông tin”

Xây dựng được phần mềm hoàn chỉnh với đầy đủ các chức năng, đơn giản

và phù hợp với những công ty vừa và nhỏ

Hà Nội, ngày … tháng 05 năm 2023

M C L C Ụ Ụ

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ PHÒNG BAN 2

1.1 Tổng quan 2

1.2 Hoạt động nghiệp vụ 2

1.3 Yêu cầu phần mềm 3

1.3.1 Yêu cầu chức năng 3

1.3.2 Yêu cầu phi chức năng 3

1.3.2.1 Yêu cầu bảo mật 3

1.3.2.2 Yêu cầu về sao lưu 3

1.3.2.3 Yêu cầu về tính năng sử dụng 4

1.3.2.4 Yêu cầu về rằng buộc thiết kế 4

1.3.2.5 Yêu cầu về phần cứng 4

1.3.2.6 Phần mềm được sử dụng 4

1.3.2.7 Yêu cầu phần mềm 4

1.3.2.8 Các yêu cầu khác 5

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG PHÒNG BAN 6

2.1 Xác định mục tiêu 6

2.2 Xác định tiêu chí 6

2.3 Thiết kế bảng câu hỏi 7

2.4 Thực hiện kháo sát 8

2.5 Phân tích dữ liệu 9

2.6 Đưa ra kết luận và đề xuất 9

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH QUẢN LÝ PHÒNG BAN 11

3.1 Xác định các actor và Usecase tổng quát của hệ thống 11

3.1.1 Xác định các Actor của hệ thống 11

3.1.2 Usecase tổng quát của hệ thống (Admin) 12

3.1.3 Usecase tổng quát của hệ thống (Manager) 13

3.2 Phân tích, thiết kế từng chức năng của hệ thống 14

3.2.1 Usecase đăng nhập, đăng kí 14

3.2.2 Usecase list of accounts (manager) 15

3.2.3 Usecases list of departments (Manager, Admin) 16

CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU 18

4.1 Bảng Diagram CSDL 18

CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ 20

5.1 Đăng nhập 20

5.2 Đăng ký 21

5.3 Home 22

5.4 About us 23

5.5 Partner 24

5.6 Contact 25

5.7 List of departments 26

5.8 List of accounts 27

KẾT LUẬN 28

L I Ờ MỞ Đ U Ầ

Trên con đường đi tới sự thành công thì cần phải trải qua rất nhiều nhữngkhó khăn thử thách vì vậy trên con đường ấy ta cũng cần những sự giúp đỡ dù íthay nhiều của người khác Trong suốt thời gian đã và đang học tập tại trường đếnnay, chúng em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, giađình và bạn bè

Trong học kì này, chúng em xin cảm ơn thầy Cấn Đức Điệp đã hướng dẫn,góp ý để bài báo cáo này của chúng em được hoàn thiện Trong suốt thời gian học

và làm việc dưới sự hướng dẫn của thầy, chúng em đã được tiếp nhận những kiếnthức bổ ích và điều đó cũng khiến chúng em cảm thấy say mê và thích thú với bộmôn Quản trị dự án CNTT

Lý do nhóm em chọn đề tài xây dựng web quản lí phòng ban là do trong bốicảnh đất nước đang phát triển mạnh, môi trường cạnh tranh giữa đơn vị, doanhnghiệp cũng tăng cao vì thế để có thể bắt kịp tốc độ phát triển ngày càng lớn mạnhcần có 1 hệ thống quản lí phòng ban giúp cho việc quản lí nhân sự và tiếp cậnkhách hàng dễ dàng hơn, tiện lợi hơn

Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thiện bài báo cáo với tất cả sự nỗ lực, tuy nhiên

do tìm hiểu và xây dựng đồ án trong 1 khoảng thời gian có hạn với lượng kiến thứccòn hạn hẹp nên vì thế bài báo cáo của nhóm em không thể tránh được những thiếusót.Chúng em rất mong nhận được sự quan tâm , thông cảm của thầy cô và nhữngđóng góp quý báu để bài báo cáo hoàn thiện hơn

1 lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy và mong luôn nhận được sự giúp

đỡ từ thầy cô và các bạn

Sau cùng, chúng em xin chúc tất cả các thầy cô trong khoa Công nghệ thôngtin 1 sức khỏe dồi dào, đạt được nhiều thành công trong công việc, tiếp tục thựchiện sứ mệnh cao đẹp là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Trân trọng!

1

CH ƯƠ NG 1 T NG QUAN V PHÒNG BAN Ổ Ề

1.1 Tổng quan

Phòng ban là một khái niệm trong tổ chức doanh nghiệp và thường được sửdụng để chỉ một nhóm nhân viên trong công ty có chức năng và trách nhiệmchung Các phòng ban có thể được tổ chức theo nhiều cách khác nhau, thường dựatrên định hướng của công ty và các cụ thể của nhu cầu kinh doanh

Một số phòng ban chung trong doanh nghiệp bao gồm:

Phòng kế toán: chịu trách nhiệm về tài chính và đau tính toán các giao dịch củacông ty:

+ Phòng nhân sự: quản lý và phát triển nguồn nhân lực của công ty.+ Phòng tiếp thị: chịu trách nhiệm về quảng cáo, PR và bán hàng của côngty

+ Phòng nghiên cứu và phát triển: tập trung vào nghiên cứu, phát triển vàsáng tạo các sản phẩm, dịch vụ của công ty

+ Phòng sản xuất: quản lý và điều hành quá trình sản xuất sản phẩm củacông ty

+ Phòng bán hàng: chịu trách nhiệm về công việc tìm kiếm và thực hiện cácgiao dịch bán hàng để đạt được mục tiêu doanh thu

Tùy từng doanh nghiệp, các phòng ban có thể được chia ra thành nhiều bộphận nhỏ hơn để chuyên sâu hơn vào các công việc cụ thể trong mỗi lĩnh vực

1.2 Hoạt động nghiệp vụ

Quản lí phòng ban thường có các hoạt động nghiệp vụ sau:

+ Lập kế hoạch: Đặt ra mục tiêu và lập kế hoạch để đạt được mục tiêu đó

Kế hoạch bao gồm phân công công việc, đề xuất ngân sách, đưa ra tiêu chuẩn vàquy trình mới nếu cần thiết

+ Quản lí nhân sự: Tạo và quản lí hồ sơ nhân viên, chấm công, tuyển dụng,đánh giá hiệu suất, đào tạo và phát triển nhân viên

+ Quản lí tài chính: Quản lí ngân sách của bộ phận, bao gồm việc giám sátchi phí, đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn lực và thu thập các thông tin liên quanđến tài chính

+ Điều phối công việc: Giám sát tiến độ công việc của các nhân viên trongphòng ban, phân công công việc và đảm bảo rằng mọi việc được hoàn thành đúnghạn và theo tiêu chuẩn

+ Tạo môi trường làm việc: Đảm bảo môi trường làm việc của phòng banluôn tốt đẹp và lý tưởng, đưa ra chính sách và qui định để đảm bảo an toàn sứckhỏe cho nhân viên

2

+ Quản lí văn bản: Quản lí và lưu trữ thông tin của phòng ban, bao gồm các

hồ sơ, tài liệu và văn bản quan trọng

+ Giám sát hiệu suất: Đánh giá hiệu suất của các nhân viên trong phòng ban

để đưa ra các cải tiến nếu cần thiết, đảm bảo đội ngũ nhân viên hoạt động đúnghướng và nâng cao năng suất làm việc của phòng ban

+ Phát triển chiến lược: Đưa ra các chiến lược để phát triển phòng ban vàđảm bảo rằng phòng ban hoạt động hiệu quả và đóng góp tích cực vào sự phát triểncủa tổ chức

1.3 Yêu c u ph n m m ầ ầ ề

1.3.1 Yêu cầu chức năng

 Quản lí hệ thống: mỗi người dùng sẽ có một tài khoản sử dụng đểđăng nhập tùy theo chức vụ và quyền hạn

 Quản lí danh mục:

 Quản lí phòng ban:

o Tìm kiếm thông tin

o Xem thông tin

o Thêm, xóa, sửa thông tin

 Quản lí nhân sự:

o Quản lí thông tin nhân sự

o Thêm xóa sửa nhân sự

 Phân quyền:

o Xem thông tin

o Phân bổ vị trí nhân sự

 Quản lí đăng nhập:

o Thông tin đăng nhập

o Thêm sửa thông tin đăng nhập

 Quản lí dữ liệu: Hệ thống sao lưu và phục hồi dữ liệu

1.3.2 Yêu cầu phi chức năng

1.3.2.1 Yêu cầu bảo mật

 Không để làm lộ thông tin của phòng ban

 Không để làm lộ thông tin của nhân sự

 Không để làm lộ thông tin đăng nhập

1.3.2.2 Yêu cầu về sao lưu

3

 Sao lưu thông tin của phòng ban khi hoàn thành xong

 Sao lưu thông tin của nhân sự sau khi thêm, sửa, xóa

 Sao lưu thông tin đăng nhập sau khi hoàn thành việc đăng kí tàikhoản

1.3.2.3 Yêu cầu về tính năng sử dụng

 Hiển thị được thông tin của phòng ban về đối tác, thông tin cầnthiết

 Hiển thị được thông tin của nhân sự, hợp đồng làm việc, lương,đánh giá

1.3.2.4 Yêu cầu về rằng buộc thiết kế

Chương trình phải thiết kế đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng, tiếp cậnđược với đối tượng sử dụng, giao diện bắt mắt

1.3.2.5 Yêu cầu về phần cứng

-920 MB không gian đĩa trống trên ổ đĩa cứng

-Bộ vi xử lý hỗ trợ bộ chỉ dẫn SSE2 -CD-/DVD-ROM (để cài đă •t từđĩa CD)

-Truy câ •p internet (để cài đă •t và kích hoạt ứng dụng, sử dụngKaspersky Security Network, cũng như câ •p nhâ •t cơ sở dữ liê •u và các mô-đun ứngdụng) -Microsoft Internet Explorer 8.0 hoă •c cao hơn

4

1.3.2.8 Các yêu cầu khác

-Các tính năng sử dụng khác

5

CH ƯƠ NG 2 KH O SÁT TH C TR NG PHÒNG BAN Ả Ự Ạ

2.1 Xác định mục tiêu

Xác định mục đích khi khảo sát thực trạng phòng ban là một bước quantrọng bởi nó giúp xác định rõ hướng đi cũng như các tiêu chí chính để đánh giáthực trạng của phòng ban

Để xác định mục đích khi khảo sát thực trạng phòng ban, cần đặt ra nhữngcâu hỏi sau:

Vấn đề cụ thể gì đang xảy ra trong phòng ban?

Mục đích chính của khảo sát là gì?

Muốn tìm hiểu về hiệu suất làm việc, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, mức độhài lòng của khách hàng hoặc khả năng đáp ứng các yêu cầu khác của phòng ban?Kết quả của khảo sát này sẽ được sử dụng như thế nào?

Cần thông tin để đưa ra quyết định nào đó hay để cải thiện hiệu suất làmviệc của phòng ban?

Việc xác định mục đích rõ ràng và cụ thể sẽ giúp thu thập và phân tích dữliệu một cách chính xác hơn, từ đó đưa ra những giải pháp cải thiện thích hợp nhấtcho phòng ban

2.2 Xác đ nh tiêu chí ị

Xác định tiêu chí là một bước quan trọng trong quá trình khảo sát thực trạngphòng ban vì nó giúp xác định rõ các độ đo cốt lõi để đánh giá hoạt động củaphòng ban Để xác định tiêu chí, có thể thực hiện các bước sau:

+ Tạo danh sách các hoạt động chính của phòng ban: liệt kê ra các hoạt động

mà phòng ban phải thực hiện, bao gồm sản xuất, cung cấp dịch vụ, quản lý nhân

sự, điều phối công việc và quản lý tài chính

6

+ Xác định các thành phần của từng hoạt động: Cần xác định các thành phầnquan trọng của mỗi hoạt động Ví dụ, khi đánh giá hoạt động sản xuất, có thể xemxét số lượng sản phẩm được sản xuất, chất lượng sản phẩm và thời gian sản xuất.+ Liệt kê các tiêu chí đánh giá: Dựa trên những thành phần đã xác định, cóthể liệt kê ra các tiêu chí đánh giá Tiêu chí đánh giá có thể bao gồm tỷ lệ sản phẩmlỗi, thời gian sản xuất, mức độ hài lòng của khách hàng hoặc hiệu quả sử dụngngân sách.

+ Ưu tiên tiêu chí đánh giá: Ưu tiên các tiêu chí đánh giá theo mức độ quantrọng của chúng Tiêu chí quan trọng hơn sẽ được đánh giá cao hơn trong quá trìnhkhảo sát

Dựa trên các tiêu chí đã xác định, có thể thiết kế bảng câu hỏi để thu thậpthông tin từ nhân sự trong phòng ban và phân tích dữ liệu để xác định thực trạngcủa phòng ban Các kết quả đạt được từ việc xác định tiêu chí sẽ giúp đưa ra nhữngquyết định hợp lý và cải thiện hiệu quả hoạt động của phòng ban một cách tốt nhất

2.3 Thiết kế bảng câu hỏi

Thiết kế bảng câu hỏi là một bước quan trọng trong quá trình khảo sát thựctrạng phòng ban để thu thập dữ liệu từ mọi thành viên trong phòng ban Bảng câuhỏi phải được thiết kế một cách chính xác để thu thập những thông tin cần thiết vàđảm bảo tính chính xác của kết quả thu thập được Sau đây là một số gợi ý để thiết

kế bảng câu hỏi cho việc khảo sát thực trạng phòng ban:

+ Điều tra các lĩnh vực quan trọng: Nội dung của bảng câu hỏi phải liênquan đến các lĩnh vực quan trọng cần khảo sát, bao gồm các mục tiêu, hiệu suất,chất lượng sản phẩm/dịch vụ, hài lòng của khách hàng hay các thách thức phòngban đang gặp phải

+ Thiết kế câu hỏi ngắn gọn: Các câu hỏi nên được thiết kế sao cho ngắngọn, dễ hiểu và không gây hiểu nhầm cho người trả lời Bạn nên tránh sử dụng cácthuật ngữ chuyên môn khó hiểu

+ Tập trung vào câu hỏi tối quan trọng: xác định các câu hỏi cốt lõi nhất vàtập trung vào chúng Ví dụ, nếu mục tiêu chính của phòng ban là tăng hiệu quả sản

7

xuất, có thể hỏi về số lượng sản phẩm được sản xuất, chất lượng sản phẩm và thờigian sản xuất, thay vì hỏi về các hoạt động không liên quan.

+Thiết kế câu hỏi mở: nên thêm vào bảng câu hỏi một số câu hỏi mở đểngười trả lời có thể tự do bày tỏ quan điểm của họ Ví dụ, có thể hỏi "Bạn nghĩ gì

về hiệu suất sản xuất của phòng ban trong năm qua?"

+Đảm bảo tính chính xác: Ngoài việc thiết kế các câu hỏi, cũng cần đảm bảotính chính xác của dữ liệu thu thập được bằng cách cung cấp các lựa chọn đáp án

và tự tin vào độ tin cậy của phương pháp khảo sát

Thông qua việc thiết kế bảng câu hỏi một cách kỹ lưỡng, sẽ thu thập đượcnhững thông tin cần thiết từ các thành viên trong phòng ban và từ đó đánh giá thựctrạng của phòng ban và đưa ra các giải pháp để cải thiện hoạt động của phòng ban

2.4 Thực hiện kháo sát

Để thực hiện khảo sát thực trạng phòng ban, có thể làm theo các bước sau:+ Chuẩn bị kế hoạch: Trước khi thực hiện khảo sát, cần lên kế hoạch cụ thể vềmục đích, phạm vi, thời gian và người tham gia của khảo sát Cần xác định các tiêuchí đánh giá để xác định rõ kết quả cần thu thập

+ Thiết kế bảng câu hỏi: Dựa trên các tiêu chí đã xác định, cần thiết kế bảng câuhỏi để thu thập thông tin từ người lao động trong phòng ban Bảng câu hỏi cầnđược thiết kế sao cho ngắn gọn, dễ hiểu và không gây hiểu nhầm cho người trả lời

và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu thu thập được

+ Tiến hành khảo sát: Sau khi thiết kế bảng câu hỏi, có thể tiến hành khảo sátbằng cách phát phương tiện khảo sát và thu thập dữ liệu từ các thành viên trongphòng ban Có thể sử dụng một trong nhiều phương pháp khảo sát, bao gồm cáccuộc phỏng vấn trực tiếp, cuộc gọi điện thoại, email hoặc bảng khảo sát trực tuyến.+ Phân tích dữ liệu: Sau khi thu thập đủ số lượng câu trả lời, có thể bắt đầuphân tích dữ liệu và tạo báo cáo kết quả khảo sát Các bước phân tích dữ liệu baogồm kiểm tra tính chính xác, tổng hợp dữ liệu và đưa ra kết luận

8

+ Đưa ra giải pháp cải thiện: Đưa ra giải pháp cải thiện dựa trên kết quả phântích Giải pháp này có thể gồm việc tăng hiệu quả làm việc, cải thiện chất lượngsản phẩm/dịch vụ, quản lý tài chính hiệu quả hơn, cải thiện môi trường làm việc vàdùng tài nguyên hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, trước khi thực hiện khảo sát, cần có sự chuẩn bị cẩn thận để tránhhiểu nhầm, sai sót trong việc khảo sát thực trạng phòng ban Cần tránh các câu hỏiđầy ám chỉ, thiên vị hoặc không đủ cởi mở để nhận được thông tin chính xác từ cácthành viên trong phòng ban

b Tổng hợp dữ liệu: cần tổng hợp dữ liệu thu thập được bằng cách chuyểnđổi các câu trả lời trong bảng khảo sát thành dữ liệu thống kê hợp lý như:đếm số lượng câu trả lời đúng/hợp lệ, tính trung bình, tìm giá trị lớnnhất/nhỏ nhất và tìm tần số xuất hiện của các câu trả lời

c Phân tích dữ liệu: có thể phân tích dữ liệu bằng cách sử dụng các phươngpháp phân tích dữ liệu khác nhau, bao gồm:

 Phân tích tương quan: Phân tích tương quan giữa các biến để xácđịnh mối quan hệ giữa chúng, như tương quan giữa sản lượng vàthời gian sản xuất

 Phân tích đa biến: Phân tích dữ liệu đa biến để xác định mối quan

hệ giữa nhiều biến cùng một lúc, như mối quan hệ giữa số lượngsản phẩm, thời gian sản xuất và chất lượng sản phẩm

 Phân tích độ phân bố: Phân tích độ phân bố dữ liệu để xác định cácgiá trị trung bình, phương sai, tiêu chuẩn hóa

d Đưa ra kết luận và giải pháp: Sau khi phân tích dữ liệu, có thể đưa ra kếtluận về trạng thái thực trạng phòng ban hiện tại và đưa ra các giải phápcải thiện dựa trên những kết quả đã phân tích

Phân tích dữ liệu từ khảo sát thực trạng phòng ban giúp hiểu rõ hơn về phổbiến hoạt động trong phòng ban, nhận ra các vấn đề và đưa ra giải pháp hợp lý đểcải thiện hiệu quả hoạt động của phòng ban

9

2.6 Đưa ra kết luận và đề xuất

Sau khi đã phân tích và xử lý dữ liệu, cần đưa ra kết luận về thực trạng hoạtđộng của phòng ban và đề xuất giải pháp cải thiện Đây là bước cuối cùng củaquá trình khảo sát thực trạng phòng ban và là bước quan trọng nhất để đưa ra

phương án cải thiện hoạt động phòng ban.

a Đưa ra kết luận về thực trạng hoạt động phòng ban: cần tổng hợp và phântích dữ liệu thu thập được để đưa ra một kết luận về thực trạng hoạt độngphòng ban Kết luận này cần được trình bày một cách cụ thể, minh bạch

về những vấn đề, điểm mạnh và điểm yếu của phòng ban Nó cũng nênđưa ra đánh giá về tính hiệu quả, tình hình tiến độ, chất lượng sảnphẩm/dịch vụ, năng suất làm việc của nhân viên, tình hình tài chính củaphòng ban và những thách thức về quản lý hoạt động của phòng ban

b Đề xuất giải pháp cải thiện: Sau khi đưa ra kết luận về thực trạng hoạtđộng phòng ban, cần đề xuất giải pháp cải thiện hỗ trợ giúp phòng bantăng hiệu quả hoạt động, nâng cao sản lượng và cải thiện chất lượng sảnphẩm/dịch vụ Có thể đề xuất các giải pháp cải thiện trong nhiều khíacạnh như:

 Tăng cường đào tạo, huấn luyện cho nhân viên để nâng cao năng lực

và chất lượng công việc

 Tối ưu hóa quy trình và các yếu tố kỹ thuật để tăng năng suất và cảithiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ

 Tăng cường quản lý và giám sát hoạt động phòng ban để tăng tínhhiệu quả hoạt động, năng suất lao động và cải thiện tình hình tàichính

 Đẩy mạnh quảng bá và tiếp cận khách hàng để tăng doanh số bánhàng

 Cải thiện môi trường làm việc, tạo động lực làm việc để nâng cao tinhthần làm việc của nhân viên

c Lập kế hoạch thực hiện: Sau khi đưa ra các giải pháp cải thiện, cần lập kếhoạch thực hiện để đảm bảo các giải pháp này được triển khai một cáchhiệu quả và đúng thời hạn Kế hoạch này cần được trình bày một cách cụthể, bao gồm các bước thực hiện, địa điểm, thời gian, người thực hiện vàtài nguyên cần thiết để triển khai các giải pháp này

10

Đưa ra kết luận và đề xuất là nguyên tắc căn bản đối với bất kỳ quá trìnhkhảo sát nào Kết luận và đề xuất giúp hiểu rõ về thực trạng và đưa ra hướng điphát triển cho hoạt động tương lai của phòng ban

CH ƯƠ NG 3: PHÂN TÍCH QU N LÝ PHÒNG BAN Ả

3.1 Xác định các actor và Usecase tổng quát của hệ thống