Bộ phận thống kê và dữ liệu: Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu liên quan đến thiết bị, bao gồm lịch sử sử dụng, dữ liệu về bảo dưỡng và thông tin khác để hỗ trợ quyết đị
Khảo sát hiện trạng
Tổng quan
- Địa chỉ: Thôn Từ Am, Xã Thanh Thùy, Huyện Thanh Oai, Hà Nội
- Doanh thu hàng năm: Hai trăm triệu đô
1.1.1.2 Cơ cấu sơ đồ tổ chức
Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận
Bộ phận quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành toàn bộ quy trình quản lý thiết bị cơ khí Nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm theo dõi tình trạng thiết bị, lập kế hoạch bảo dưỡng và đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
Bộ phận bảo trì đảm nhiệm việc bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa và duy trì thiết bị cơ khí, nhằm đảm bảo thiết bị hoạt động hiệu quả và an toàn.
Bộ phận kho : Bộ phận kho là quản lý và duy trì tài sản hoặc hàng hóa của tổ chức một cách hiệu quả.
Bộ phận thống kê và dữ liệu có vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin liên quan đến thiết bị, bao gồm lịch sử sử dụng, dữ liệu bảo trì và các thông tin khác Những dữ liệu này hỗ trợ quá trình ra quyết định và phân tích hiệu suất, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động.
Bộ phận đào tạo và phát triển có nhiệm vụ quan trọng trong việc đào tạo nhân viên về cách sử dụng, bảo trì và đảm bảo an toàn khi làm việc với thiết bị cơ khí.
1.1.1.3 Hiện trạng quản lý thiết bị trong công ty
Nhân viên phụ kho thực hiện việc xuất thiết bị theo phiếu từ công ty, trong khi tổ trưởng phòng vật tư theo dõi quá trình xuất vật tư Nhân viên phòng ghi lại số liệu xuất kho và tình hình vật tư, sau đó lập báo cáo gửi lên công ty Để đảm bảo quy trình, phiếu xuất cần có đầy đủ chữ ký theo quy định.
Khi nhập thiết bị vào kho hàng của công ty, phòng vật tư cần tiếp nhận phiếu nhập và kiểm tra số lượng cũng như danh mục vật tư để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ Phiếu nhập phải được ký duyệt theo quy định để hợp lệ.
- Thiết bị trong kho phải đảm bảo về mặt số lượng, quy cách, chất lượng.
* Thủ tục và trình tự luân chuyển phiếu nhập vật tư:
Thủ tục nhập kho vật tư yêu cầu các chứng từ gốc như hợp đồng cung cấp giữa công ty và nhà cung cấp, hóa đơn, tờ khai nhập khẩu (nếu có) và biên bản nghiệm thu vật tư Những tài liệu này là căn cứ quan trọng để thực hiện quy trình nhập kho đúng quy định.
Trường hợp thiết bị trong kho bị hao hụt, mất mát, thiếu hụt trong quá trình thu mua, vận chuyển được giải quyết như sau:
Số lượng hao hụt và mất mát sẽ được giải quyết thông qua biên bản giữa bên giao và bên nhận, nhằm xác định nguyên nhân Đối với vật tư nhập khẩu, nếu phát sinh chi phí bốc dỡ, cần phải kèm theo hóa đơn và chứng từ liên quan.
Trình tự luân chuyển và trách nhiệm quản lý phiếu nhập kho:
Bộ phận cung ứng thiết bị cần lập giấy đề nghị nhập kho cùng với các chứng từ liên quan do phòng vật tư quản lý Sau khi tiến hành kiểm tra, phòng vật tư sẽ lập và ký duyệt theo mẫu quy định.
Khi lập phiếu nhập kho yêu cầu ghi đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc nhập vật tư vào kho.
Người giao hàng ký tên và cho nhập vật tư vào kho
Phiếu nhập được tổ trưởng phòng vật tư ghi rõ số thực nhập, ngày tháng nhập, và ký tên vào phiếu nhập
Sau khi hoàn tất việc nhập vật tư, tổ trưởng phòng vật tư sẽ chuyển giao phiếu nhập cho kế toán để thực hiện lưu trữ và quản lý số liệu trên máy tính.
* Thủ tục xuất và trình tự luân chuyển phiếu xuất:
Thủ tục xuất kho: vật tư khi xuất phải đi kèm các thụ tục sau:
Tất cả vật tư xuất kho cần có phiếu xuất kho hợp lệ, và phòng vật tư phải chịu trách nhiệm về quy trình xuất vật tư trong công ty.
+ Trường hợp cần thiết điều chỉnh sai sót đơn vị tính, giá cả,… thì trách nhiệm thuộc bộ phận nào bộ phận đó tiến hành xử lý
+ Đơn vị xuất kho phải trùng khớp so với đơn vị được nhập vào kho
Theo kế hoạch đã được phê duyệt và giấy đề nghị xuất kho, phòng vật tư sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho Nội dung của phiếu xuất kho sẽ bao gồm các thông tin cần thiết liên quan đến việc xuất hàng.
+ Phiếu xuất phải ghi rõ: số phiếu xuất, ngày xuất, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng xuất,…
Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều vật tư trong cùng một kho, phục vụ cho cùng một mục đích và thuộc về một đối tượng hạch toán chi phí nhất định.
+ Phiếu xuất kho sau khi đã ký duyệt, chuyển giao cho tổ trưởng phòng vật tư để thực hiện việc cấp phát.
Lập phiếu kiểm kê
- Đánh giá thực trạng vật tư đang được quản lý tại kho
Xác định chính xác số lượng vật tư hiện có, bao gồm vật tư thừa, thiếu và tồn kho chưa luân chuyển Đồng thời, đánh giá giá trị sử dụng của từng loại vật tư để tối ưu hóa quản lý và sử dụng hiệu quả.
- Đánh giá tình hình bảo quản, số lượng vật tư dự trữ
Công tác kiểm kê vật tư yêu cầu xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của vật tư hiện có Đơn vị cần làm rõ nguyên nhân và trách nhiệm liên quan đến các trường hợp vật tư bị mất mát, thiếu hụt, kém chất lượng, hoặc khi số lượng vật tư dự trữ vượt quá định mức quy định.
Việc kiểm kê vật tư phải được tiến hành định kỳ
Phương pháp kiểm kê yêu cầu thực hiện theo quy định cụ thể, bắt đầu bằng việc kiểm tra hồ sơ và tài liệu liên quan đến từng loại vật tư Trong quá trình kiểm kê, nếu phát hiện thiếu sót trong hồ sơ, đơn vị cần khẩn trương lập đầy đủ các thủ tục cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của quá trình kiểm kê.
Khi tiến hành kiểm kê, đơn vị kiểm kê được tổ chức như sau:
+ Trực tiếp xem xét, kiểm tra từng loại vật tư, ghi chép đầy đủ, chính xác trên phiếu kiểm kê
+ Lập biên bản kiểm kê theo mẫu đã được qui định
Vật tư cần được xác định cho từng công trình xây dựng dựa trên hợp đồng đã ký kết Nguyên tắc kiểm kê yêu cầu phải thực hiện cân đo, đong đếm để xác định trọng lượng và số lượng của từng loại vật tư.
Vật tư hư hỏng hoặc không đạt chất lượng cần được phân loại và lập phiếu kiểm kê riêng biệt, trong đó ghi rõ nguyên nhân và mức độ hư hỏng của từng loại vật tư.
Dựa trên số liệu gốc từ sổ sách kế toán và số thực được xác định trong quá trình kiểm kê, bộ phận kiểm kê thực hiện tổng hợp đối chiếu để xác định số thừa, thiếu Sau đó, họ lập hồ sơ báo cáo kết quả kiểm kê.
Trưởng phòng vật tư có nhiệm vụ đánh giá quy trình kiểm kê, đồng thời áp dụng các biện pháp cần thiết để khắc phục những thiếu sót trong việc nhập xuất và hạch toán vật tư.
1.1.2.1 Hiện trạng tin học tại công ty
Hiện tại công ty không có sử dụng phần mền để quản lý các thiết bị vật tư
Toàn bộ các thông tin về vấn đề quản lý vật tư được lưu trữ bằng giấy tờ văn bản và lưu trên máy tính bằng word, Excel
Vì vậy cần có một phần mền hỗ trợ việc quản lý xuất nhập kho tại công ty.
Phần mềm quản lý xuất nhập kho được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ các nhân viên kế toán và trưởng phòng trong việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa Nó cung cấp các chức năng thống kê hữu ích, giúp nâng cao hiệu quả quản lý kho và tối ưu hóa quy trình làm việc trong công ty.
- Yêu cầu về sao lưu: Dữ liệu trên hệ thống được sao lưu liên tục, trên nhiều nguồn và được kiểm tra tính toàn vẹn thường xuyên
Hệ thống được thiết kế để dễ dàng sử dụng, phù hợp cho cả những người có kinh nghiệm và những người ít kiến thức về công nghệ thông tin.
Giao diện của sản phẩm cần phải hấp dẫn, chuyên nghiệp và thân thiện với người dùng, đảm bảo tính dễ sử dụng Về phần cứng, yêu cầu đặt ra là tốc độ xử lý nhanh chóng, khả năng xử lý dữ liệu chính xác và tính năng tự động lưu trữ dữ liệu để nâng cao hiệu quả làm việc.
Phần mềm này cho phép nhiều người dùng truy cập thông tin đồng thời, mang lại kết quả nhanh chóng và đảm bảo rằng thông tin không bị gián đoạn.
1.1.3.1 gồm các chức năng sau:
1) Xác định thông tin người mượn: phiếu mượn cần chứa thông tin về người mượn bao gồm tên, thông tin liên hệ và thông tin về việc mượn.
2) Liệt kê thiết bị mượn: phiếu mượn cần ghi chi tiết về các thiết bị được mượn, bao gồm mã số, mô tả, số lượng.
3) Xác nhận tình trạng ban đầu: trước khi mượn phiếu cần ghi lại tình trạng ban đầu của thiết bị để xác tình trạng ban đầu
4) Ngày mượn :xác định ngày mượn.
5) Ký tên và xác nhận: Người mượn cần cần ký tên xác nhận trên phiếu mượn để chấp nhận các điều khoản và điều kiện
6) Thông báo quy định và khoản phí: nếu có quy định về việc trả muộn hoặc mất mát cần ghi rĩ trên phiếu mượn.
7) Theo dõi trạng thái mượn: sử dụng phiếu mượn để theo dõi tình trạng mượn của thiết bị để đảm bảo đúng hạn.
8) Lưu trữ phiếu mượn: quản lý phiếu mượn và thông tin liên quan trong một hệ thống lưu trữ để dễ dàng truy cập và tra cứu trong tương lai.
1)Xác định thông tin người trả: phiếu trả cần chứa thông tin về người trả, bao gồm tên, thông tin liên hệ và thông tin về việc trả.
2) Liệt kê thiết bị trả: phiếu trả cần ghi chi tiết về các tài sản hoặc thiết bị được trả, bao gồm, mã số, số lượng.
3) Xác nhận tình trạng sau trả: trước khi mượn phiếu cần ghi lại tình trạng ban đầu của thiết bị để xác tình trạng sau khi trả.
4)Thông báo về trạng thái trả: nếu có bất kỳ vấn đề nào về thiết bị sau khi trả.
5) Ký tên và xác nhận: Người trả cần ký tên xác nhận trên phiếu trả để chấp nhận tình trạng trả và đảm bảo việc trả đúng hạn.
6) Theo dõi trạng thái trả: sử dụng phiếu trả để theo dõi tình trạng trả và đảm bảo rằng thiết bị đã được trả đúng thời gian và trong tình trạng tốt.
7) Lưu trữ phiếu trả: quản lý phiếu trả và thông tin liên quan trong một hệ thống lưu trữ để dễ dàng truy cập và tra cứu trong tương lai.
1.1.3.4 Cập nhập thông tin thiết bị
1) Thông tin cơ bản: bao gồm tên thiết bị, mã số, mô tả chi tiết về thiết bị điều này giúp xác định rõ mỗi thiết bị.
2) Thông số kỹ thuật: ghi lại các thông số kỹ thuật quan trọng
3) Tình trạng hiện tại: xác định tình hình hiện tại của thiết bị
4) Lịch sử sử dụng: theo dõi lịch sử sử dụng của thiết bị.
5) Hình ảnh và tài liệu kỹ thuật: lưu trữ hình ảnh và tài liệu kỹ thuật của thiết bị.
6) Bảo mật thông tin: đảm bảo rằng thông tin về thiết bị được bảo mật, chỉ được truy nhập bởi người có quyền.
1.1.3.5 Cập nhập thông tin người dùng
1) Thông tin cơ bản: bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại…
2) Thông tin đăng nhập: đảm bảo rằng thoongtin đăng nhập như tên người dùng và mật khẩu chính xác.
3) Thông tin liên hệ khẩn cấp: ghi lại thông tin liên hệ của người thân trong trường hợp khẩn cấp.
4) Thông tin tài khoản: Cập nhập thông tin tài khoản
5) Thông tin về nghề nghiệp: ghi lại thông tin về nghề nghiệp, công ty…
6) Thông tin y tế: cập nhập thông tin y tế
7) Điều khoản và điều kiện: cập nhập thông tin về việc chấp nhận các điều khoản và điện kiện của dịch vụ hệ thống
8) Bảo mật thông tin: Đảm bảo rằng thông tin cá nhân người dùng được bảo mật.
1.1.3.6 Cập nhập thông tin bảo hành
1) Xác định thiết bị bảo hành: Xác định và liệt kê các thiết bị đã mua, được bảo hành
2) Thời gian bảo hành: cập nhập thông tin về thời gian bảo hành của từng thiết bị, bao gồm ngày mua và thời gian còn lại trong giai đoạn bảo hành.
Phân tích và thiết kế hệ thống
Xác định các Actor và Use case tổng quát của hệ thống
Bộ phận quản lý -Đăng nhập
-Lập phiếu mượn -Lập phiếu trả -Cập nhập thông tin thiết bị -Cập nhập thông tin người dùng
-Cập nhập thông tin bảo hành
-Thống kế thiết bị -Quản lý bảo hành thiết bị -Quản lý kho thiết bị
-Lập phiếu mượn thiết bị -Tra cứu phiếu trả thiết bị -Tìm kiếm thiết bị
2.1.2 Use case tổng quát hệ thống
Hình 2.1 Biểu đồ Use case tổng quan hệ thống
Phân rã use case lập phiếu mượn
Hình 2.2 Biểu đồ use case lập phiếu mượn
Phân rã use case lập phiếu trả
Hình 2.3 Biểu đồ use case lập phiếu trả
Phân rã use case cập nhập thông tin thiết bị
Hình 2.4 Biểu đồ use case cập nhập thông tin thiết bị
Phân rã use case cập nhập thông tin người dùng
Hình 2.5 Biểu đồ use case cập nhập thông tin người dùng
Phân rã use case cập nhập thông tin bảo hành
Hình 2.6 Biểu đồ use case cập nhập thông tin bảo hành
Phân rã use case thống kê thiết bị
Hình 2.7 Biểu đồ use case thống kê thiết bị
phân rã use case quản lý bảo hành thiết bị
Hình 2.8 Biểu đồ use case quản lý bảo hành thiết bị
Phân rã use case quản lý kho thiết bị
Hình 2.9 Biểu đồ use case quản lý thiết bị 2.9.1 Phân rã use case đăng nhập
Hình 2.9.1 sơ đồ use case đăng nhập
Hoạt động trình tự sửa cập nhập thông tin thiết bị
Hình 3.1 Biểu đồ trình tự sửa cập nhập thông tin thiết bị
Hoạt động trình tự sửa cập nhập thông tin thiết bị
Hình 3.3 Biểu đồ trình tự sửa cập nhập thông tin thiết bị
Hoạt động trình tự thêm thống kê
Hình 3.4 Biểu đồ trình tự thêm thống kê
Hoạt động trình tự sửa thống kê
Hình 3.5 Biểu đồ trình tự sửa thống kê
Hoạt động trình tự thêm cập nhập thông tin bảo hành
Hình 3.7 biểu đồ trình tự thêm cập nhập thông tin bảo hành
Hoạt động đăng nhập hệ thống
Hình 3.8 Biểu đồ hoạt động đăng nhập hệ thống
Hoạt động trình tự thêm người dùng
Hình 3.9 Biểu đồ trình tự thêm người dùng
Hoạt động trình tự xóa người dùng
Hình 4.0 Biểu đồ trình tự xóa người dùng
Hoạt động sửa cập nhập thông tin bảo hành
Hình 4.1 Biểu đồ sửa cập nhập thông tin bảo hành
Sơ đồ đăng nhập
Hình 4.4 Biểu đồ đăng nhập
Hoạt động sửa trình tự người dùng
Hình 4.6 Biểu đồ sửa trình tự người dùng
Hoạt động xóa trình tự người dùng
Hình 4.7 Biểu đồ xóa trình tự người dùng
Hoạt động trình tự thêm phiếu mượn
Hình 4.8 Biểu đồ trình tự thêm phiếu mượn
Hoạt động trình tự sửa phiếu mượn
Hình 4.9 Biểu đồ trình tự sửa phiếu mượn
Hoạt động trình tự thêm phiếu trả
Hình 5.0 Biểu đồ trình tự thêm phiếu trả
Hoạt động trình tự thêm bào hành thiết bị
Hình 5.1 Biểu đồ trình tư thêm bảo hành thiết bị
5.2 Hoạt động trình tự sửa bảo hành thiết bị
Hình 5.2 Biểu đồ trình tự sửa bảo hành thiết bị