TÔ THỊ HẰNG SVTH: NGUYỄN LÊ BẢO NGỌC HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ VẬN TẢI SAFI... Đánh giá hoạt động giao
Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết này tập trung vào thực trạng giao nhận hàng hóa nguyên container tại Công ty cổ phần Đại lý Vận tải SAFI, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và xác định những khó khăn, hạn chế trong quy trình Từ đó, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động giao nhận của công ty, đồng thời tích lũy kiến thức thực tế về ngành nghề để hỗ trợ định hướng nghề nghiệp trong tương lai.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp quan sát thực tiễn là việc theo dõi các anh chị trong từng quy trình hoạt động giao nhận, từ đó nắm bắt và ghi nhớ các tác vụ liên quan Điều này giúp thực tập sinh có thể thực hiện hiệu quả công việc được giao tại Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI.
Phương pháp thu thập thông tin hiệu quả bao gồm việc ghi lại những lưu ý quan trọng trong quá trình làm việc mà lý thuyết không đề cập, cùng với kinh nghiệm quý báu từ các đồng nghiệp Đồng thời, cần hệ thống hóa trình tự thực hiện các công việc và tìm hiểu chức năng cũng như cách thực hiện các chứng từ cần thiết ở mỗi giai đoạn trong quy trình.
Kết cấu đề tài
Nội dung chính của bài Khóa luận tốt nghiệp gồm có 4 chương:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI
Chương 2: Cơ sở lý luận về giao nhận hàng hóa
Chương 3: Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container
3 của Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI
Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container tại Công ty Cổ phần Đại lý vận tải SAFI
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ VẬN TẢI
Thông tin chung về doanh nghiệp
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI
- Tên giao dịch: SEA & AIR FREIGHT INTERNATIONAL
- Đại diện pháp luật: ông Nguyễn Hoàng Anh (Tổng Giám đốc)
- Trụ sở chính: 209 Nguyễn Văn Thủ, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Website: www.safi.com.vn
- Email: info.sgn@safi.com.vn
- Chi nhánh Hà Nội: Phòng 707, Tầng 7, Tòa nhà 315 Trường Chinh, Thanh Xuân,
- Chi nhánh Hải Phòng: Phòng 538, tầng 5, tòa nhà Thành Đạt 1, số 3 Lê Thánh Tông, Q Ngô Quyền, Hải Phòng, Việt Nam
- Chi nhánh Đà Nẵng: Lô 39, Đường số 2, Khu Công nghiệp An Đồn, Quận Sơn Trà, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam
- Chi nhánh Quy Nhơn: Lô 52-53 Đường Lê Đức Thọ, Phường Trần Hưng Đạo, Thành phố Quy Nhơn, Bình Định, Việt Nam
- Chi nhánh Quảng Ninh: Số 10, Đường Lê Thánh Tôn, Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh, Việt Nam
- Chi nhánh Vũng Tàu: Khách sạn Pacific, Số 04, Đường Lê Lợi, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu, Việt Nam
Hình 1.1: Logo Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI
“Nguồn: Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp
Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI được thành lập vào tháng 11/1992 nhằm đáp ứng nhu cầu vận tải tại Việt Nam và quốc tế, trở thành cầu nối giữa khách hàng và đối tác để thúc đẩy sự thành công và hội nhập vào thị trường logistics toàn cầu Sự gia nhập của Việt Nam vào các tổ chức kinh tế như ASEAN, APEC, WTO đã tạo ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp phát triển dịch vụ logistics Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng, SAFI đã mở thêm chi nhánh tại các thành phố trọng điểm như Hà Nội, Đà Nẵng, và Hải Phòng Với nguồn vốn 238 tỷ đồng vào năm 2022 và chiến lược đầu tư dài hạn, SAFI đã đưa vào hoạt động kho bãi rộng 2500 m² tại TP.HCM vào tháng 10/2004 Đội ngũ nhân viên nhiệt huyết và kinh nghiệm của SAFI luôn nỗ lực đổi mới và cải thiện chất lượng dịch vụ, khẳng định vị trí của mình trên thị trường trong và ngoài nước Sau 32 năm hoạt động, SAFI đã đạt được nhiều thành tựu nổi bật trong lĩnh vực logistics.
- Năm 1994: trở thành thành viên chính thức của FIATA, IATA, VISABA
- Năm 2013: Được Forbes bình chọn là top 10 doanh nghiệp nhỏ và vừa tốt nhất tại
SAFI sở hữu nhiều liên doanh và công ty con, bao gồm công ty liên doanh COSFI được thành lập vào năm 1998, Liên doanh Yusen-Việt Nam từ năm 2004, công ty con SITC Việt Nam ra đời năm 2009, và Công ty TNHH MTV Đầu tư hạ tầng SAFI được thành lập vào năm 2014.
Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động
1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ
SAFI cung cấp đa dạng dịch vụ vận tải, bao gồm đường bộ, đường biển, đường hàng không, và vận tải đa phương thức Với hơn 32 năm kinh nghiệm và sự hiện diện mạnh mẽ tại các vùng trọng điểm ở Việt Nam, SAFI là cầu nối giúp doanh nghiệp trong nước thực hiện giao dịch mua bán quốc tế một cách nhanh chóng và hiệu quả Các dịch vụ của SAFI còn bao gồm logistics, đại lý tàu biển, kho bãi, giao nhận và môi giới hàng hải.
Vận tải đường biển đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế toàn cầu, và SAFI tự hào có văn phòng gần các cảng lớn tại Việt Nam, giúp khách hàng dễ dàng booking tàu và xử lý chứng từ xuất – nhập khẩu Chúng tôi kết hợp với bộ phận Khai báo hải quan để tạo thuận lợi cho việc thông quan và giao hàng tận tay khách hàng SAFI đáp ứng nhu cầu vận chuyển đa dạng với các loại container tiêu chuẩn 20-40-45 feet và container lạnh, nhờ vào hợp đồng dịch vụ với các hãng tàu lớn như ONE, SITC, COSCO, APL (CMA – CGM), mang đến cho khách hàng nhiều lựa chọn linh hoạt về lịch trình và chi phí hợp lý.
Dịch vụ vận tải hàng không của Công ty cổ phần Đại lý Vận tải SAFI bao gồm toàn bộ quy trình từ chuẩn bị chứng từ, đặt chỗ, tính cước phí, khai báo hải quan đến vận chuyển hàng hóa Khi nhận yêu cầu từ khách hàng, SAFI hỗ trợ lựa chọn hãng hàng không phù hợp và cung cấp báo giá Công ty luôn theo dõi lịch trình chuyến bay để kịp thời thông báo và hướng dẫn khách hàng trong việc giao nhận hàng Mối quan hệ với các hãng hàng không lớn tại Việt Nam giúp SAFI đáp ứng nhu cầu chuyên chở hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Vận tải xuyên biên giới và đa phương thức là một lĩnh vực mà công ty chúng tôi tự hào có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, luôn đồng hành cùng khách hàng để đáp ứng những yêu cầu riêng biệt Chúng tôi cung cấp các giải pháp sáng tạo, linh hoạt và an toàn, đồng thời tối ưu hóa chi phí vận chuyển Việt Nam sở hữu nhiều lợi thế trong việc phát triển dịch vụ này, tuy nhiên, mỗi quốc gia đều có quy định và thủ tục riêng, do đó việc lên kế hoạch cẩn thận là rất quan trọng để tránh chậm trễ và rủi ro Với đội ngũ chuyên gia, SAFI tự hào cung cấp dịch vụ vận tải kết hợp giữa đường biển và đường bộ, một trong những thế mạnh nổi bật của công ty.
Dịch vụ khai báo hải quan của SAFI được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên chuyên môn cao, luôn cập nhật các thay đổi về Hiệp định thương mại tự do và quy định của Nhà nước Chúng tôi cung cấp dịch vụ khai báo hải quan giúp khách hàng hoàn thiện bộ chứng từ một cách chính xác theo yêu cầu của cơ quan Hải quan, từ đó đảm bảo lô hàng được thông quan nhanh chóng.
Công ty cổ phần Đại lý Vận tải SAFI cung cấp dịch vụ kho bãi với nhà kho rộng rãi, sạch sẽ và an toàn, phục vụ nhu cầu lưu trữ tạm thời của khách hàng SAFI hỗ trợ quản lý và kiểm kê thiết bị, hàng hóa, đồng thời cung cấp các dịch vụ bổ sung như phân loại, sắp xếp, đóng kiện bao bì, dán nhãn và giao hàng tận nơi theo yêu cầu.
SAFI cam kết phát triển bền vững trong lĩnh vực kinh doanh cốt lõi, đồng thời tìm kiếm cơ hội hợp tác và đầu tư để mở rộng hoạt động Chúng tôi đặc biệt chú trọng vào việc khai thác hiệu quả các nguồn lực nhằm gia tăng giá trị doanh nghiệp và thúc đẩy tăng trưởng.
+ Cung cấp các dịch vụ về giao nhận và vận chuyển hàng hóa hàng đầu trong nước và thế giới;
+ Đào tạo đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, chuyên nghiệp, tận tâm trong công tác
8 kết nối giao nhận vận tải quốc tế;
+ Tích cực tham gia vào các hoạt động chia sẻ, đóng góp cộng đồng Nâng cao trách nhiệm xã hội và bảo vệ môi trường.
Cơ cấu tổ chức của công ty
1.4.1 Sơ đồ tổ chức của công ty
Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI
“Nguồn: Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc điều hành (CEO) là vị trí lãnh đạo cao nhất trong công ty, đảm nhiệm vai trò quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
- Định hướng, phát triển và triển khai các kế hoạch, chính sách giúp công ty đạt được sứ mệnh, mục tiêu và kết quả kinh doanh;
Đại diện công ty thiết lập và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các bên liên quan quan trọng bên ngoài, bao gồm cổ đông, đối tác, khách hàng và các cơ quan chính phủ.
- Phê chuẩn các quy định, quy chế, tài liệu cần thiết kịp thời cho các hoạt động của công ty;
* Phòng Hành chính và Nhân sự
Tham mưu và hỗ trợ Ban giám đốc trong việc tổ chức và quản lý nhân sự, đồng thời quản lý các nghiệp vụ hành chính một cách hiệu quả.
Để tìm kiếm nhân sự mới cho công ty, cần đăng tin tuyển dụng rõ ràng, sắp xếp lịch phỏng vấn hợp lý và lựa chọn các ứng viên phù hợp với yêu cầu của công ty.
Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý và soạn thảo các văn bản như lịch công tác tuần, lịch họp và lịch làm việc Đồng thời, tổ chức các cuộc họp và sự kiện hàng năm cho doanh nghiệp.
- Hỗ trợ các bộ phận khác trong văn phòng để chuẩn bị các loại hồ sơ, giấy tờ cần thiết
* Phòng Tài chính và Kế toán
- Có trách nhiệm quản lý, kiểm soát và báo cáo về tình hình tài chính của công ty;
Lập và thực hiện báo cáo tài chính theo quy định pháp luật và yêu cầu ban lãnh đạo là rất quan trọng Các báo cáo này bao gồm báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và báo cáo tình hình tài sản và nguồn vốn Chúng giúp công ty đánh giá hiệu quả hoạt động, nhận diện rủi ro và cơ hội, từ đó xây dựng kế hoạch và chiến lược marketing cũng như chiến lược kinh doanh phù hợp.
Hỗ trợ các phòng ban khác trong việc thanh toán, giải chi và lập hóa đơn, đồng thời phối hợp chặt chẽ với phòng Giao nhận và Khai báo hải quan để hoàn tất các chứng từ thu hộ và đóng thuế hộ cho doanh nghiệp.
* Phòng Logistics và vận tải đa phương thức
Đại lý vận tải đường biển chuyên tìm kiếm khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa qua đường biển, cung cấp dịch vụ và tư vấn toàn diện về vận tải hàng hóa nội địa và quốc tế Chúng tôi làm việc trực tiếp với hãng tàu và các bên liên quan để thu thập chứng từ cần thiết cho lô hàng Đội ngũ của chúng tôi theo dõi tình trạng lô hàng, giải quyết mọi vấn đề phát sinh và hỗ trợ kịp thời tất cả yêu cầu của khách hàng Ngoài ra, chúng tôi còn phối hợp với các phòng nghiệp vụ và chi nhánh khác để thực hiện vận tải đa phương thức quốc tế.
- Đại lý vận tải đường hàng không: tìm kiếm khách hàng có nhu cầu vận chuyển xuất nhập
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường hàng không, đảm bảo tư vấn đầy đủ và chuyên nghiệp Đội ngũ của chúng tôi làm việc trực tiếp với các hãng hàng không và bên liên quan để thu thập chứng từ cần thiết cho lô hàng Chúng tôi theo dõi tình trạng lô hàng và giải quyết kịp thời mọi vấn đề phát sinh, đồng thời hỗ trợ khách hàng với tất cả các yêu cầu của họ Ngoài ra, chúng tôi kết hợp với các phòng nghiệp vụ và chi nhánh khác để thực hiện vận tải đa phương thức quốc tế hiệu quả.
Giao nhận và khai báo hải quan là quy trình quan trọng trong xuất nhập khẩu, bao gồm việc khai báo hải quan và thông quan hàng hóa tại cảng, cửa khẩu Chúng tôi cung cấp tư vấn về HS Code và kiểm tra các thủ tục xuất nhập khẩu, đồng thời thực hiện khai báo tờ khai hải quan trên hệ thống ECUS5VNACCS Ngoài ra, chúng tôi hỗ trợ làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu, chuẩn bị hồ sơ tham vấn và hoàn thuế cho các lô hàng Đội ngũ của chúng tôi kết hợp chặt chẽ với bộ phận điều độ xe và các bộ phận khác để đảm bảo giao nhận hàng hóa đúng tiến độ cho khách hàng.
* Phòng Môi giới hàng hải và đại lý tàu biển
Chúng tôi cung cấp dịch vụ đại lý tổng hợp cho tàu biển nước ngoài và môi giới hàng hải, bao gồm thủ tục xuất nhập cảnh cho tàu vào và ra cảng, cũng như thủ tục giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ tàu biển như cung ứng vật tư, nhiên liệu, lương thực thực phẩm và dịch vụ thuyền viên Đặc biệt, chúng tôi có nhiệm vụ môi giới tìm kiếm hàng hóa và tàu, đồng thời xây dựng mối quan hệ với các chủ hàng xuất nhập khẩu để tìm kiếm ủy thác đại lý.
- Đại lý tàu tại cảng
* Phòng Pháp chế và phát triển
Theo dõi sự thay đổi của pháp luật trong ngành Logistics là rất quan trọng Nghiên cứu và đánh giá tác động của các điều luật và chính sách mới giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra phương pháp phù hợp để tuân thủ các quy định pháp lý, đảm bảo hoạt động hiệu quả và hợp pháp.
Khi xảy ra tranh chấp, Phòng Pháp chế và Phát triển sẽ cung cấp thông tin và dữ liệu cần thiết để đưa ra các giải pháp và phương án giải quyết hiệu quả.
11 một cách êm đẹp nhất.
Phương hướng, chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai
SAFI sẽ tiếp tục duy trì và mở rộng các dịch vụ hiện có bằng cách giữ nguồn vốn dồi dào và phát huy thế mạnh trong vận tải đường biển, đường bộ và đường hàng không Công ty sẽ hợp tác với các đại lý quốc tế để tìm kiếm khách hàng mới, đồng thời tập trung khai thác kho bãi tại TP.HCM và Hà Nội nhằm phát triển dịch vụ khai báo hải quan và giao nhận trọn gói SAFI cũng sẽ mở rộng dịch vụ chuyển phát nhanh, mua hộ và trung gian bán sản phẩm thông qua hợp tác với các công ty khác Đặc biệt, bên cạnh hàng hóa thông thường, SAFI còn hướng đến việc xử lý các mặt hàng yêu cầu nghiệp vụ cao như hàng hóa nguy hiểm và hàng dự án.
Safi hiện chỉ hoạt động tại thị trường Việt Nam và chưa có văn phòng ở nước ngoài, điều này hạn chế khả năng mở rộng thị phần Việc thành lập văn phòng tại các quốc gia như Mỹ và Thái Lan sẽ giúp công ty tận dụng cơ hội phát triển trên thị trường quốc tế, đồng thời nâng cao quy mô toàn cầu hóa Sự hiện diện toàn cầu sẽ giúp Safi xử lý các vấn đề tại từng thị trường một cách linh hoạt mà không cần qua đại lý.
Safi sẽ tăng cường hoạt động marketing bằng cách tận dụng sự phát triển của các hội nhóm và nền tảng mạng xã hội Chúng tôi sẽ triển khai các chiến dịch marketing phù hợp để quảng bá doanh nghiệp trên mọi nền tảng, nhằm thu hút nhiều khách hàng mới sử dụng dịch vụ của SAFI.
Để tối ưu hóa chi phí và thời gian làm việc, đồng thời cung cấp dịch vụ đa dạng với độ chính xác cao, SAFI cần hiện đại hóa quy trình thông qua việc đầu tư vào công nghệ thông tin Việc nâng cấp hệ thống trang thiết bị như wifi và áp dụng ứng dụng ERP trong quản lý, đồng bộ và lưu trữ thông tin là rất quan trọng Tuy nhiên, đầu tư vào công nghệ đòi hỏi một nguồn vốn lớn, vì vậy SAFI cần đánh giá và lập kế hoạch đầu tư một cách hiệu quả.
Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2022-2023
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 2022-2023 Đơn vị tính: đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2022 Năm 2023
1 Tổng giá trị tài sản 996.424.236.673 890.867.347.912
“Nguồn: BCTC hợp nhất đã kiểm toán năm 2023 của SAFI”
Bảng 1.2: Cơ cấu hoạt động theo lĩnh vực kinh doanh 2022-2023 Đơn vị tính: tỷ đồng
Chỉ tiêu Hoạt động Logistics
Dịch vụ đại lý hãng tàu, hoạt động khác
Tổng cộng toàn doanh nghiệp
Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh
“Nguồn: BCTC hợp nhất đã kiểm toán năm 2023 của SAFI”
Qua bảng 1.1, có thể thấy lợi nhuận sau thuế của SAFI năm 2023 giảm rất nhiều so với năm 2022 cụ thể giảm hơn 2 lần so với cùng kì năm trước: từ 214.418.568.182 đồng xuống còn 103.120.257.241 đồng, năm 2023 chỉ chiếm 18,09% so với năm 2022 Trong đó, cơ cấu lợi nhuận của các mảng dịch vụ năm 2023 như sau:
Lợi nhuận từ hoạt động Logistics của SAFI đạt 124 tỷ đồng, cho thấy đây là lĩnh vực mang lại mức lợi nhuận ổn định cao nhất trong tất cả các hoạt động của công ty Tỷ trọng doanh thu từ Logistics đóng góp đáng kể vào tổng lợi nhuận của SAFI.
Trong năm 2023, hoạt động Logistics đóng góp 64,89% vào tổng doanh thu và đạt tỷ suất lợi nhuận 19%, cho thấy vai trò quan trọng của nó trong cơ cấu lợi nhuận của doanh nghiệp Hoạt động Forwarding đứng thứ hai với doanh thu 324 tỷ đồng, chiếm 31,85% tổng doanh thu và lợi nhuận 46 tỷ đồng Dịch vụ đại lý hãng tàu và các hoạt động khác đạt doanh thu 32 tỷ đồng, chiếm 3,26% tổng doanh thu nhưng tỷ suất lợi nhuận lên tới 16%, tương đương 5 tỷ đồng Theo báo cáo thường niên của SAFI năm 2022, doanh thu dự kiến cho năm 2023 là 1500 tỷ đồng, nhưng thực tế chỉ đạt 1017 tỷ đồng, giảm 707 tỷ đồng so với năm 2022 và chỉ hoàn thành 68% mục tiêu đề ra.
Nguyên nhân doanh thu và lợi nhuận của SAFI năm 2023 giảm mạnh so với năm
Năm 2023, nền kinh tế toàn cầu phải đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm suy giảm GDP, thương mại và đầu tư, trong khi nợ xấu và lạm phát vẫn ở mức cao Chính sách thắt chặt tiền tệ và xu hướng giảm tiêu dùng đã làm giảm nhu cầu mua sắm Tình hình xung đột địa chính trị, thời tiết cực đoan và dịch bệnh cũng tác động tiêu cực đến xuất nhập khẩu, với xuất khẩu Việt Nam giảm 5,9% và nhập khẩu giảm 10,7% so với năm 2022 Công ty SAFI đang gặp khó khăn do sụt giảm thị trường hàng hóa và nhu cầu vận chuyển, đặc biệt là vận tải hàng không, dẫn đến doanh thu giảm Tuy nhiên, với kế hoạch mở rộng khách hàng, mục tiêu doanh thu 950 tỷ đồng vào năm 2024 là khả thi, bên cạnh việc tối ưu hóa quy trình để cắt giảm chi phí và tăng lợi nhuận.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
Khái quát chung về dịch vụ giao nhận hàng hóa
2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa
Theo FIATA (2020), dịch vụ giao nhận bao gồm các sản phẩm dịch vụ liên quan đến vận chuyển hàng hóa, lưu kho, xếp dỡ, bảo hiểm hàng hóa, phí vận chuyển quốc tế và các chứng từ thủ tục trong xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế.
Theo Luật thương mại 1997, điều 163, dịch vụ giao nhận hàng hóa được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi và tổ chức các hoạt động như vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của khách hàng, bao gồm chủ hàng, người vận tải hoặc các dịch vụ giao nhận khác.
Dựa trên việc nghiên cứu các khái niệm khác nhau về dịch vụ Logistics và dịch vụ giao nhận hàng hoá, luận văn đã đưa ra kết luận quan trọng về dịch vụ giao nhận hàng hoá.
Giao nhận hàng hóa là quy trình bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm chuyển hàng hóa từ địa điểm gửi đến địa điểm nhận.
2.1.2 Phân loại giao nhận hàng hóa
*Căn cứ vào phạm vi hoạt động:
- Giao nhận quốc tế: là hoạt động giao nhận hàng hóa giữa hai hay nhiều quốc gia
- Giao nhận nội địa: là hoạt động giao nhận hàng hóa trong phạm vi một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ
*Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh:
- Giao nhận thuần túy: là hoạt động chỉ bao gồm thuần túy việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến
- Giao nhận tổng hợp: là hoạt động giao nhận bao gồm tất cả các hoạt động như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển,…
*Căn cứ vào phương thức vận tải:
- Giao nhận bằng đường biển: là hoạt động giao nhận hàng hóa trên biển bằng các
15 phương tiện di chuyển như tàu biển
- Giao nhận bằng đường hàng không: là hoạt động giao nhận trên không trung bằng phương tiện di chuyển là máy bay
- Giao nhận bằng đường sắt: là hoạt động giao nhận trên đường tàu với phương tiện giao nhận là tàu hỏa
- Giao nhận bưu điện: là hoạt động giao nhận hàng hóa nhỏ thông qua bưu điện
- Giao nhận đường ống: là hoạt động giao nhận hàng hóa như nhiên liệu, dầu mỏ bằng đường ống
- Giao nhận vận tải đa phương thức: là hoạt động giao nhận kết hợp các phương thức giao nhận lại với nhau
*Căn cứ vào tính chất giao nhận:
- Giao nhận riêng: là hoạt động do người kinh doanh XNK tự tổ chức, không sử dụng dịch vụ của các công ty giao nhận
Giao nhận chuyên nghiệp là dịch vụ do các tổ chức và công ty chuyên về giao nhận (Freight Forwarding) thực hiện, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng thông qua việc ủy thác.
2.1.3 Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa
Theo nghiên cứu của Nguyễn Thị Khánh Dung (2004), doanh nghiệp giao nhận đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế xã hội của Việt Nam Giao nhận không chỉ thúc đẩy giao lưu kinh tế mà còn là cầu nối giữa các khu vực trong nước và quốc tế Việc áp dụng đa dạng phương thức vận tải đã giúp đơn giản hóa thủ tục thương mại, tăng cường khả năng cạnh tranh của hàng hóa Việt Nam trên thị trường quốc tế và thúc đẩy xuất nhập khẩu Ngoài ra, ngành giao nhận cũng góp phần giảm tỷ lệ thất nghiệp, với dự báo cần bổ sung 2,2 triệu nguồn nhân lực đến năm 2030.
Dịch vụ giao nhận giúp các doanh nghiệp dễ dàng xuất nhập hàng mà không cần mở thêm phòng ban hay tuyển dụng nhân viên mới Việc gom hàng từ dịch vụ này giúp chủ hàng tiết kiệm chi phí vận chuyển thay vì phải trả toàn bộ phí cho một container Hơn nữa, với sự xuất hiện của dịch vụ giao nhận, chủ hàng không cần tự thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu phức tạp, mà có thể nhờ vào đội ngũ giao nhận chuyên nghiệp Điều này không chỉ tối ưu hóa thời gian và chi phí, mà còn giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.
2.1.4 Các loại chứng từ cần thiết cho giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container
Hợp đồng thương mại, hay còn gọi là hợp đồng mua bán, là thỏa thuận giữa người mua và người bán, bao gồm tất cả các điều khoản liên quan đến lô hàng Hợp đồng này xác lập, thay đổi và chấm dứt nghĩa vụ cùng quyền lợi của các bên tham gia trong hoạt động cung ứng hàng hóa và dịch vụ thương mại, theo Đoàn Thị Hồng Vân (2013).
Vận đơn đường biển là chứng từ quan trọng trong việc chuyên chở hàng hóa, xác định quyền sở hữu hàng hóa Chứng từ này được lập, ký và cấp bởi người vận chuyển, bao gồm chủ tàu hoặc đại lý tàu, cho người gửi hàng Nội dung của vận đơn xác nhận việc nhận hàng hóa và cam kết giao đúng người nhận tại cảng đến, đồng thời đảm bảo hàng hóa không bị hư hại hay thiếu hụt trong quá trình vận chuyển.
Theo Đoàn Thị Hồng Vân (2013), hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ do người bán phát hành và gửi cho người mua với mục đích yêu cầu thanh toán cho hàng hoá và dịch vụ đã cung cấp Hoá đơn thương mại đóng vai trò cốt lõi trong bộ chứng từ thanh toán lô hàng, thể hiện giá trị hàng hoá và là bằng chứng cho giao dịch giữa hai bên.
17 có diễn ra mua bán để trình bày với hải quan
Phiếu đóng gói hàng hóa
Theo Nguyễn Thị Thuỳ Giang (2021), phiếu đóng gói hàng, hay còn gọi là bảng kê chi tiết hàng hoá (Packing List), là chứng từ mô tả nội dung chi tiết của lô hàng trong container mà không thể hiện giá trị lô hàng Phiếu này được gửi cho người nhập khẩu và sử dụng để xuất trình cho hải quan kiểm tra lô hàng xuất khẩu.
Giấy chứng nhận xuất xứ
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận hàng hóa được sản xuất tại một quốc gia hoặc khu vực cụ thể C/O không chỉ giúp giảm thuế mà còn đảm bảo tính hợp pháp khi hàng hóa nhập khẩu Hiện nay, có nhiều loại C/O như form D, form E, form AK, form AJ, và doanh nghiệp cần lựa chọn mẫu phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Theo Đoàn Thị Hồng Vân (2013), tờ khai hải quan là văn bản quan trọng mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện cần kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng hoặc phương tiện khi xuất khẩu, nhập khẩu vào lãnh thổ Việt Nam.
Giấy thông báo hàng đến
Theo Nguyễn Thị Thuỳ Giang (2021), thông báo hàng đến là tài liệu quan trọng cung cấp cho người nhập khẩu thông tin chi tiết về thời gian và địa điểm lô hàng sẽ về, giúp họ chủ động sắp xếp thời gian nhận lệnh giao hàng (D/O).
Theo Đoàn Thị Hồng Vân (2013), lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng mà người nhập khẩu cần để nhận hàng Chứng từ này phải được trình cho cơ quan giám sát kho hàng trước khi được phép rút hàng ra khỏi container hoặc kho bãi.
2.1.5 Hệ thống văn bản pháp luật điều chỉnh hoạt động giao nhận hàng hóa
Nội dung của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
Theo Giáo trình vận tải quốc tế và bảo hiểm vận tải quốc tế, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container FCL bằng đường biển bao gồm các bước sau:
Hình 2.1: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
“Nguồn: Giáo trình vận tải quốc tế và bảo hiểm vận tải quốc tế”
Tiêu chí đánh giá hoạt động giao nhận hàng hóa
Theo báo cáo kết luận của Hội thảo khoa học Khoa Thương mại lần thứ X (10/2019) về “Xây dựng Bộ Tiêu chí Đánh giá quy trình, nghiệp vụ Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu”, có một số tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Các tiêu chí đánh giá này được trình bày chi tiết nhằm nâng cao hiệu quả và độ tin cậy trong quy trình giao nhận.
2.3.1 Độ tin cậy Độ tin cậy thể hiện doanh nghiệp thực hiện đúng cam kết ngay từ ban đầu, từ khâu báo giá đến khâu xử lý chứng từ, khai hải quan, lấy hàng, giao hàng cho người nhập khẩu và hạn chế tối đa nhưng sai sót, hoặc tổn thất cho khách hàng Tin cậy cũng có nghĩa là quá trình tổ chức thực hiện qui trình nghiệp vụ không để sai sót xảy ra, hoặc giảm thiểu, hạn chế sai sót ở mức thấp nhất Tiêu chí này được đo lường theo các khía cạnh như sau:
- Khách hàng nhận được hồ sơ, chứng từ hàng hóa theo đúng cam kết về thời gian, địa điểm
- Khách hàng nhận hàng hóa theo đúng cam kết về thời gian, địa điểm
- Hồ sơ, chứng từ hàng hóa không bị sai sót
- Hàng hóa được giao nhận đảm bảo chất lượng phù hợp với hợp đồng
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng đảm bảo chất lượng
- Chất lượng các dịch vụ liên quan được duy trì ổn định
- Tỷ lệ số lượng khách hàng cũ sử dụng dịch vụ công ty so với khách hàng mới
Chi phí trong giao nhận bao gồm vận chuyển, kiểm dịch hàng hóa, lưu kho và xin giấy phép Những chi phí này phản ánh hiệu quả của công tác giao nhận, do đó, việc giảm chi phí giao nhận là một phương pháp cạnh tranh hiệu quả giữa các đơn vị giao nhận.
Tiêu chí chi phí vận chuyển được đo lường theo các khía cạnh như sau:
- Giá cả dịch vụ tương xứng với chất lượng dịch vụ
Việc áp dụng nhiều phương thức thanh toán và cho phép khách hàng thanh toán nhiều lần không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho họ mà còn giúp khách hàng có thêm thời gian để xoay vốn, từ đó có thể đầu tư vào các hoạt động sản xuất khác.
- Thời hạn thanh toán công nợ dài
Năng lực nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển Tiêu chí này xem xét khả năng và kỹ năng của nhân viên trong việc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến giao nhận hàng hóa qua đường biển.
Các chỉ tiêu thường được sử dụng để đánh giá năng lực nhân viên bao gồm:
- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm
- Kỹ năng ngoại ngữ, đàm phán, thương lượng, thuyết phục các bên trực tiếp làm việc
- Kỹ năng làm việc nhóm, làm việc độc lập
- Độ chính xác trong chứng từ hồ sơ, số liệu
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên
Tài chính doanh nghiệp, theo Nguyễn Văn Dương (2023), là hệ thống quan hệ kinh tế dưới dạng giá trị, phản ánh sự vận động và chuyển hoá nguồn tài chính của doanh nghiệp Nó bao gồm các hoạt động huy động, phân bổ và sử dụng vốn với mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nguồn tài chính ổn định là yếu tố then chốt trong hoạt động giao nhận của doanh nghiệp Nó không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch dễ dàng hơn mà còn đảm bảo các chi phí nhập khẩu được xử lý nhanh chóng, từ đó tiết kiệm thời gian cho toàn bộ quy trình.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận hàng hóa bao gồm văn phòng, kho bãi, phương thức xếp dỡ, vận chuyển, lưu kho và bảo quản hàng hóa Để tham gia vào giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, người giao nhận cần có cơ sở hạ tầng được trang bị công nghệ và thiết bị hiện đại nhằm phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và giám định hàng hóa bằng đường biển Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin cho phép người giao nhận xử lý mọi hoạt động và thông tin khách hàng qua hệ thống máy tính và truyền dữ liệu điện tử Nhờ đó, người giao nhận có thể tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và thiết lập mối quan hệ kinh doanh lâu dài.
Theo Nguyễn Sinh Cúc (2014), nguồn nhân lực bao gồm kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực và tính sáng tạo của con người, tất cả đều có vai trò quan trọng trong sự phát triển của mỗi cá nhân và quốc gia.
Năng lực của đội ngũ nhân viên là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp giao nhận Ngoài kỹ năng chuyên ngành như xuất nhập khẩu và tổ chức vận tải, các kỹ năng mềm như đàm phán và giải quyết vấn đề cũng rất quan trọng Sự khác biệt trong cách thức giao nhận hàng hóa giữa các nhân lực khác nhau có thể dẫn đến kết quả hoàn toàn khác nhau Tính tích cực trong việc giải thích chi phí và các khoản phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của khách hàng Đặc biệt, đối với chủ hàng nhập khẩu theo điều kiện CIF, sự thiếu minh bạch trong tính toán phụ phí có thể làm mất khách hàng và uy tín của nguồn nhân lực.
Thời tiết ảnh hưởng lớn đến quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hóa, dẫn đến thời gian nhận hàng bị kéo dài Theo Hiệp hội Logistics Việt Nam năm 2023, hơn 35% tàu biển bị trì hoãn hàng năm do thời tiết xấu, đặc biệt vào tháng 9 và tháng 10 khi có áp thấp nhiệt đới và không khí lạnh Sự chậm trễ trong giao hàng không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của công ty giao nhận vận tải mà còn gây ra hậu quả kinh tế cho các bên liên quan.
2.4.2.2 Tình hình chung của thế giới
Thế giới đang đối mặt với nhiều biến động lớn, bao gồm chiến tranh, dịch bệnh Covid-19, khủng bố và khủng hoảng kinh tế, đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến thị trường vận tải và giao nhận hàng hóa Năm 2023, xung đột quân sự giữa Nga và Ukraine tiếp tục làm gián đoạn chuỗi cung ứng toàn cầu, cắt đứt nhiều tuyến vận chuyển và buộc các công ty phải ngưng dịch vụ, dẫn đến đình trệ xuất nhập khẩu đến châu Âu Xung đột này cũng làm tăng giá dầu, tác động lớn đến cước vận tải biển Thêm vào đó, chính sách “Zero Covid” của Trung Quốc đã gây ra sự đảo lộn trong chuỗi cung ứng, trì hoãn giao hàng và gia tăng chi phí lưu kho.
2.4.2.3 Quy định chính sách của quốc gia
Giao nhận là quá trình tổ chức vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận, có thể trong cùng một lãnh thổ hoặc giữa các quốc gia Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận là quy định thủ tục hải quan của từng quốc gia Sự khác biệt trong quy định về thời gian khai báo manifest, thông tin trên vận đơn, và các thông tin được phép hoặc không được phép thể hiện trên vận đơn yêu cầu người giao nhận phải thường xuyên cập nhật và điều chỉnh để tuân thủ.
23 xuyên cập nhật và thực hiện đúng quy định, tránh việc phát sinh những chi phí phạt do làm sai
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ VẬN TẢI SAFI
Sơ đồ tổng quát quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container tại Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI 24 3.2 Quy trình giao nhận hàng hóa thực tế tại Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI
container tại Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI
Hình 3.1: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container tại Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI
“Nguồn: Phòng Logistics - Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
3.2 Quy trình giao nhận hàng hóa thực tế tại Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI Để có thể tìm hiểu rõ hơn quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container tại Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI, tác giả xin phép được lấy ví dụ tiêu biểu về quy trình làm việc với một lô hàng nhập nguyên container như sau:
3.2.1 Tiếp nhận thông tin từ khách hàng và ký kết hợp đồng
Công ty TNHH Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Abrimex đã ký hợp đồng với Công ty xuất khẩu KICHIETSU BUSSAN để nhập mặt hàng giấy nhám nước hiệu con ó Sau đó, Abrimex đã gửi thông tin lô hàng cho Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI để kiểm tra giá cước và tiến tới ký kết hợp đồng.
- Nhà xuất khẩu: Công ty KICHIETSU BUSSAN
- Địa chỉ nhà xuất khẩu: 3-22, 2-CHOME, AZABUDAI, MINATO-KU, TOKYO, JAPAN
- Nhà nhập khẩu: Công ty TNHH Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Abrimex
- Địa chỉ nhà nhập khẩu: 164 Văn Thân, Phường 8, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh
- Cảng bốc hàng: YOKOHAMA, JAPAN
- Cảng dỡ hàng: HO CHI MINH, VIETNAM
- Tên hàng hóa: Giấy nhám hiệu con ó, hàng mới 100%
- Tổng trọng lượng cả bao bì: 5008,500 kg
- Điều kiện giao hàng Incoterm: CIF
3.2.2 Kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty TNHH Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Abrimex sẽ gửi toàn bộ chứng từ qua email cho Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI.
Bộ chứng từ sẽ bao gồm:
- 1 B/L: bản gốc hoặc bản sao
- 1 Contract: bản gốc hoặc bản sao
- 1 C/O form AJ (C/O Form AJ dùng cho các mặt hàng thuộc hiệp định khung về mậu dịch giữa ASEAN và Nhật Bản): bản gốc
Sau khi tiếp nhận bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên chứng từ SAFI sẽ kiểm tra và đối chiếu thông tin giữa các tài liệu để xác định tính khớp nhau Thông thường, thông tin trong hợp đồng thương mại được sử dụng làm cơ sở để so sánh với các chứng từ khác như B/L, invoice, packing list và C/O Nếu thông tin không có trong hợp đồng thương mại, nhân viên sẽ tiếp tục sử dụng B/L làm cơ sở để đối chiếu với các chứng từ còn lại.
Khi nhận được Giấy Báo Hàng Đến (Arrival Notice) từ hãng tàu hoặc đại lý, chúng ta cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên chứng từ này.
- Ngày hàng về dự kiến (ETA): 30/03/2023
Phương tiện chở hàng được thể hiện trên thông báo hàng với thông tin VESSEL / VOYAGE No: SITC MACAO 2306S Nếu tên phương tiện trên giấy báo hàng đến khác với tên trên vận đơn, nhân viên khai báo hải quan cần kiểm tra để tránh nhầm lẫn Trong trường hợp có sự chênh lệch, thông tin phương tiện chở hàng trên thông báo hàng đến sẽ được sử dụng để khai báo hải quan Lưu ý rằng thông tin tên phương tiện cần trùng khớp để đảm bảo tính chính xác.
- Số lượng hàng về/ thông tin hàng: EAGLE BRAND WATERPROOF ABRASIVE PAPER, 360 CARTONS, Gross weight: 5008,500 kgs
- Số container/ Loại container/Số seal: TLLU3123303/20GP/SITA808977
- Thông tin về cảng bốc hàng: POL- port of loading: YOKOHAMA, JAPAN
- Thông tin về cảng dỡ hàng: POD – port of discharge: HO CHI MINH, VIETNAM
- Phí và phụ phí cần thanh toán tại cảng nhập để nhận được hàng
Hình 3.2: Phí và phụ phí cần thanh toán tại cảng nhập để nhận được hàng
“Nguồn: Phòng Logistics - Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
Lưu ý: Cần đọc thêm hướng dẫn bên cạnh để thực hiện đúng yêu cầu đóng phí từ hãng tàu
- Sau khi tiến hành thanh toán local charge, hãng tàu sẽ xuất ra EDO
Nhân viên khai báo hải quan sử dụng phần mềm ECUS5 – VNACCS của Thái Sơn để sắp xếp và khai báo các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu Đầu tiên, nhân viên SAFI đăng nhập vào phần mềm hải quan trên máy tính và chọn mục Tờ khai hải quan/Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA).
Hình 3.3: Giao diện đăng nhập phần mềm ECUS5 – VNACCS
“Nguồn: Phòng Logistics - Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
3.2.4.1 Khai báo thông tin chung
- Mã loại hình: A11 (Nhập kinh doanh tiêu dùng)
- Cơ quan hải quan: 02CI (Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KVI)
- Phân loại cá nhân /tổ chức: 4 (hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức)
- Mã hiệu phương thức vận chuyển: 2 (đường biển container)
- Người xuất khẩu: KICHIETSU BUSSAN CO.,LTD Địa chỉ: 3-22, 2 - CHOME, AZABUDAI, MINATO-KU, TOKYO, JAPAN
- Người nhập khẩu: Công Ty TNHH Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Abrimex Địa chỉ: 164 Văn Thân, Phường 08, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Mã địa điểm hàng lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: 02CIS01 (Tổng CTY Tân Cảng SG)
- Phương tiện vận chuyển: SITC MACAO 2306S
- Địa điểm dỡ hàng: VNCLI (CANG CAT LAI, HCM)
- Địa điểm xếp hàng: JPYOK (YOKOHAMA - KANAGAWA)
Hình 3.4: Giao diện khai báo thông tin chung “Nguồn: Phòng Logistics - Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
Hình 3.5: Giao diện khai báo thông tin chung “Nguồn: Phòng Logistics - Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
Hình 3.6: Giao diện khai báo thông tin chung “Nguồn: Phòng Logistics - Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
3.2.4.2 Khai báo thông tin chung 2
- Phân loại hình thức hóa đơn: Hóa đơn thương mại
- Mã phân loại giá hóa đơn: A (giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền)
- Tổng trị giá hóa đơn: 8.706.500 USD
- Phương thức thanh toán: TTR
- Điều kiện giá hóa đơn: CIF (tiền hàng, bảo hiểm và cước phí)
- Mã đồng tiền của hóa đơn: JPY
Hình 3.7: Giao diện khai báo thông tin chung 2 “Nguồn: Phòng Logistics - Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
Vì hàng có C/O nên nhân viên phải khai báo thêm ở phần ghi chú: C/O form AJ số
Hình 3.8: Giao diện khai báo thông tin chung 2 “Nguồn: Phòng Logistics - Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
3.2.4.3 Khai báo danh sách hàng Để khai báo danh sách hàng đầu tiên ta cần phải xác định tên hàng và mã HS code Đây là hai yếu tố quan trọng để hải quan quyết định có phê duyệt bộ hồ sơ hải quan hay
32 không Vì với mỗi một mặt hàng sẽ áp dụng mức thuế suất khác nhau
Ta có thể thực hiện 1 trong 3 cách dưới đây để xác định tên hàng:
+ Cách 1: Hỏi trực tiếp khách hàng
Để đảm bảo độ chính xác cao trong việc kiểm tra tên hàng, bạn nên xem xét các lô hàng đã khai báo trước đó Phương pháp này được đánh giá cao vì đã trải qua quy trình kiểm tra và xác nhận mã HS từ hải quan.
+ Cách 3: Dựa vào tài liệu kỹ thuật, hình ảnh google…
Thông thường tên hàng trên chứng từ sẽ là tên tiếng anh, đầu tiên ta phải chuyển đổi tên hàng sang tiếng Việt
Tên hàng khai báo sẽ bao gồm các nội dung:
+ Tên hàng tiếng việt, tên hàng tiếng anh
+ Thông số kỹ thuật, đặc điểm vật lý, hóa học của hàng…
+ Nhà sản xuất, năm sản xuất
+ Tình trạng hàng hóa: hàng mới 100% hay đã qua sử dụng
Sau khi xác định tên hàng, chúng ta sẽ tiến hành tra cứu mã HS theo các bước sau: Đầu tiên, đối với những sản phẩm đã được thông quan trước đây, ta sẽ sử dụng mã HS đã được thông quan để tra cứu trong biểu thuế XNK 2023 Nếu mã HS này khớp với sản phẩm hiện tại, chúng ta có thể sử dụng lại mã HS đó.
Để tra cứu biểu thuế xuất nhập khẩu (XNK), bạn có thể áp dụng tên hàng định danh bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt Nếu không có tên hàng cụ thể, hãy tìm kiếm trên Google với tên hàng tiếng Anh hoặc tiếng Việt để xác định mã HS phù hợp, sau đó đối chiếu với biểu thuế XNK 2023.
Lô hàng này có 2 mặt hàng:
- “EAGLE” BRAND WATERPROOF OF ABRASIVE PAPER (SIZE: 9 x 11”)
- “EAGLE” BRAND DRY SANDING ABRASIVE PAPER (SIZE: 9 x 11”)
Ta có thể thấy tên hàng trong chứng từ khi khách hàng gửi thường được viết bằng tiếng anh: “EAGLE” BRAND WATERPROOF OF ABRASIVE PAPER (SIZE: 9 x 11”),
Chúng tôi sẽ dịch tên hàng sang tiếng Việt để thuận tiện cho việc khai báo: Giấy nhám nước hiệu con ó (Size: 9”x11”) Tuy nhiên, tên hàng này chưa đủ vì có tới 16 mẫu mã khác nhau, mỗi mẫu mã có số lượng và giá thành riêng Do đó, sau tên tiếng Việt, chúng tôi sẽ thêm ký hiệu mẫu mã để phân biệt Cuối cùng, cần xác định đây là hàng mới hay hàng cũ; trong trường hợp này, đây là hàng mới 100%.
Hình 3.9: Minh họa mặt hàng 1 “Nguồn: Phòng Logistics - Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
Tên hàng của mặt hàng thứ nhất trong hình minh họa là “Giấy nhám nước hiệu con ó (Size: 9"x11") SFCC P100 Hàng mới 100%.”
Hình 3.10: Minh họa mặt hàng 2 “Nguồn: Phòng Logistics - Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
Làm tương tự như vậy với tên hàng của mặt hàng thứ hai ta được kết quả là: “Giấy nhám khô hiệu con ó ( Size : 9"x11" ) SLACM P180 Hàng mới 100%”
Khi xác định mã HS, bước đầu tiên là kiểm tra các chứng từ mà khách hàng đã gửi để xem có đề cập đến mã HS hay không Trong Bill of Lading, mã HS của mặt hàng được ghi là 680520 Mặc dù mã HS trong biểu thuế XNK Việt Nam có 8 số, nhưng trong Bill of Lading chỉ có 6 số do quy định và phân chia cấp bậc khác nhau giữa các quốc gia Thông thường, mã HS của các quốc gia chỉ giống nhau tối đa 6 chữ số đầu Vì mặt hàng này đã được công ty thông quan ở những lô hàng trước, chúng ta có thể sử dụng mã HS trong tờ khai hải quan của lô hàng trước đó để thuận tiện hơn.
Mã HS của mặt hàng này trong tờ khai hải quan trước đó là 68052000 Tuy nhiên, do biểu thuế XNK thường xuyên được cập nhật, trước khi áp dụng, cần truy cập vào biểu thuế để kiểm tra xem mã HS này còn được sử dụng và có còn phù hợp với mặt hàng hiện tại hay không.
Hình 3.11: Mã HS trong Bill of Lading “Nguồn: Phòng Logistics - Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
Đánh giá hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI
3.3.1 Đánh giá các bước trong hoạt động giao nhận dựa trên quan điểm của tác giả
Bảng 3.1: Tóm tắt những điểm hoàn thiện, chưa hoàn thiện và nguyên nhân
Tên bước Đánh giá Điểm hoàn thiện Điểm chưa hoàn thiện Nguyên nhân
1 Tiếp nhận thông tin từ khách hàng & ký kết hợp đồng
SAFI đã có sẵn mạng lưới khách hàng thân thiết vì vậy số lượng hợp đồng hàng tháng của công ty được duy
- Số lượng khách hàng mới không nhiều
- Việc ký kết hợp đồng đều do ban giám đốc hay một vài nhân viên
SAFI vẫn chưa tách biệt hóa nhiệm vụ một số vị trí với nhau: chưa có bộ phận sales để tập
Công ty cần duy trì một quy trình chăm sóc khách hàng đều đặn để đảm bảo nguồn doanh thu ổn định Tuy nhiên, việc này chưa mang lại hiệu quả cao do thiếu sự chăm sóc tận tình cho từng khách hàng Hơn nữa, công ty cũng chưa có bộ phận marketing chuyên nghiệp để quảng bá hình ảnh và nâng cao nhận thức về thương hiệu.
2 Kiểm tra bộ chứng từ
Dựa trên kinh nghiệm sẵn có, nhân viên kiểm tra chi tiết toàn bộ chứng từ nhanh chóng, tránh tối thiểu sai sót
- Nếu chứng từ bị sai lệch phải liên hệ với khách hàng để chỉnh sửa, tốn thời gian
- Trong trường hợp nhân viên nghỉ, nhân viên thay thế không theo kịp thông tin tình trạng của lô hàng
- SAFI vẫn chưa có một tiêu chí cụ thể cho khâu kiểm tra chứng từ
- Các thông tin về lô hàng không được chia sẻ rộng rãi cho tất cả các nhân viên
Nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhận phối hợp nhịp nhàng với nhau để hoàn thành việc lấy lệnh giao hàng đúng hạn
- Thông tin trên lệnh giao hàng không trùng khớp với thông tin trên chứng từ
- Chưa chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ cho phù hợp cho DO hay EDO
Hiện nay đa số hãng tàu sử dụng EDO nhưng vẫn còn một số hãng tàu phát hành DO giấy gây nhầm lẫn cho nhân viên
4 Khai báo hải quan Đa phần nhân viên thực hiện khai quan một cách thuận lợi và đúng theo tiến độ của từng nghiệp vụ
Trong mùa cao điểm, số lượng lô hàng mà mỗi nhân viên phải xử lý rất lớn, điều này có thể dẫn đến sai sót Ví dụ, một trường hợp có thể xảy ra là nhầm lẫn giữa OSAKA, JAPAN và mã cảng biển tương ứng.
- Nhân viên kiểm tra sai sót, thiếu chứng từ
- Các văn bản Luật, các nghị định hướng dẫn không rõ ràng, chồng chéo nhau,
44 là JPOSA còn mã cảng hàng không là JPKIX… làm nhân viên khó tiếp cận
5 Nhận kết quả thông quan và tiến hành xử lý tờ khai
Tiến độ xử lý tờ khai nhân viên nhanh chóng
Phần mềm khai hải quan thường xuyên bị lỗi, không thể truyền tờ khai được gây tốn nhiều thời gian thông quan
SAFI không thể tự chủ trong việc khai báo hải quan và nhận kết quả thông quan do đang sử dụng phần mềm ECUS5 - VNACCS của Thái Sơn để thực hiện các thủ tục này.
6 Làm thủ tục lấy hàng hóa ra khỏi cảng và giao cho khách hàng
Nhân viên chứng từ có nhiều năm kinh nghiệm, đảm bảo việc khai báo diễn ra chính xác và nhanh chóng Đồng thời, nhân viên hiện trường cũng có khả năng thuyết phục và giải trình các thắc mắc với Hải quan một cách hiệu quả.
Nhân viên mới chưa có kinh nghiệm, khai báo sai, tốc độ chậm
Nhân viên mới thao tác nghiệm vụ kém, ít kinh nghiệm
7 Quyết toán và lưu trữ hồ sơ
Hoàn thành việc lưu giữ hồ sơ lô hàng bằng file cứng và file mềm
Số lượng hồ sơ giấy lưu trữ lớn có thể dẫn đến hỏng hóc và thất lạc, gây khó khăn trong việc tìm kiếm bộ chứng từ của lô hàng khi cần thiết cho hải quan.
Công ty chưa chú trọng việc lưu giữ hồ sơ bằng file mềm
Việc khiếu nại diễn ra đúng quy trình theo quy định pháp luật
Diễn ra trong thời gian lâu
Chờ giám định lỗi sai
“Nguồn: Tác giả tự tổng hợp”
3.3.2 Đánh giá hoạt động giao nhận dựa trên chi phí dịch vụ giao nhận Để lựa chọn công ty dịch vụ giao nhận tiêu chí đầu tiên các doanh nghiệp thường đưa ra để cân đo đong đếm đó chính là giá cước dịch vụ Với độ cạnh tranh gay gắt trong thị trường giao nhận như hiện nay, công ty nào có mức giá tốt hơn đi kèm với dịch vụ chất lượng sẽ thu hút nhiều khách hàng về cho công ty Chi phí vận chuyển sẽ tùy thuộc vào giá cước mà hãng tàu cung cấp cộng với các khoản phụ phí kèm theo Vì thế chi phí vận chuyển sẽ thường xuyên biến đổi theo từng thời điểm và tình hình kinh tế lúc đó Dưới đây là: Bảng 3.2: Giá cước nhập nguyên container 20’GP của một số tuyến từ Trung Quốc năm
2023 tại SAFI Đơn vị tính: đồng
Tuyến Thời gian vận chuyển Chi phí vận chuyển
QingDao – HCM (Cát Lái) 5 ngày đi thẳng 13.198.000
Shenzhen – HCM (Cát Lái) 8 ngày đi thẳng 5.775.000
Shanghai – HCM (Cát Lái) 6 ngày đi thẳng 9.275.000
Ningbo – HCM (Cát Lái) 9 ngày đi thẳng 7.880.000
“Nguồn: Phòng Logistics - Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
Bảng 3.3: Giá cước nhập nguyên container 20’GP của một số tuyến từ Trung Quốc năm
2023 trên thị trường Việt Nam Đơn vị tính: đồng
Tuyến Thời gian vận chuyển
7 ngày đi thẳng 12.835.000 Protraco International
9 ngày đi thẳng 11.562.000 Air Sea Asian JSC
9 ngày đi thẳng 11.883.000 Loki logistics Shenzhen – HCM
3 ngày đi thẳng 6.380.000 World Link Logistics JSC
4 ngày đi thẳng 5.971.000 AMI Global Logistics
8 ngày đi thẳng 5.938.000 TTHQSaiGon Shanghai – HCM
4 ngày đi thẳng 9.867.000 ATA Logistics
6 ngày đi thẳng 9.341.000 Alliance International
5 ngày đi thẳng 9.215.000 Protraco International
7 ngày đi thẳng 8.672.000 Air Sea Asian JSC
7 ngày đi thẳng 8.037.000 Protraco International
7 ngày đi thẳng 8.279.000 Southern International
“Nguồn: PHAATA – Vietnam’s First Global Logistics Marketplace”
So sánh chi phí vận chuyển của SAFI với các đối thủ cạnh tranh, tại tuyến Shenzhen – HCM (Cát Lái) và Ningbo – HCM (Cát Lái), SAFI cung cấp mức giá thấp nhất lần lượt là 5.775.000 VNĐ và 7.880.000 VNĐ, trong khi chi phí trên thị trường dao động từ 5.900.000 đến 6.500.000 VNĐ và 8.300.000 đến 8.700.000 VNĐ Tuy nhiên, ở tuyến QingDao – HCM (Cát Lái), mặc dù giá của SAFI cao hơn từ 300.000 đến 1.300.000 VNĐ so với đối thủ, nhưng thời gian vận chuyển lại nhanh hơn từ 2 đến 3 ngày.
SAFI cung cấp dịch vụ chất lượng cao với mức giá hợp lý chỉ trong 4 ngày, nhờ vào việc hợp tác với Tập đoàn tàu biển Trung Hoa COSCO, một trong những tập đoàn lớn nhất trong ngành Kinh nghiệm nhiều năm hoạt động của SAFI trong lĩnh vực này cũng góp phần vào việc tối ưu hóa chi phí và thời gian cho khách hàng tại thị trường Trung Quốc.
SAFI duy trì mối quan hệ tốt với các hãng tàu, đảm bảo khối lượng hàng hóa ổn định hàng năm, từ đó nhận được mức giá cước ưu đãi.
SAFI cung cấp giá cả hợp lý và rõ ràng, giúp khách hàng dễ dàng tính toán chi phí và đưa ra quyết định Công ty còn áp dụng phương thức thanh toán linh hoạt với thời gian công nợ dài, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí lãi vay và tận dụng nguồn vốn cho các dự án khác Đối với khách hàng mới, SAFI yêu cầu đặt cọc từ 30% đến 50% giá trị đơn hàng, với phần còn lại thanh toán sau khi nhận hàng Đối với khách hàng cũ, SAFI cho phép thanh toán sau khi nhận hàng theo thời gian thỏa thuận trong hợp đồng.
Chi phí vận chuyển không chỉ phụ thuộc vào giá cước mà còn bao gồm nhiều yếu tố khác như chi phí đóng gói, bảo hiểm hàng hóa, lưu kho và dỡ hàng Do đó, SAFI cần đánh giá kỹ lưỡng các chi phí trước khi đưa ra mức giá hợp lý cho khách hàng Việc lựa chọn lộ trình vận chuyển ngắn nhất và hiệu quả nhất, cùng với việc sử dụng phương thức vận chuyển tối ưu và giảm thời gian chờ tại cảng, là những yếu tố quan trọng giúp giảm thiểu chi phí SAFI cũng nên kiểm soát chi phí, loại bỏ các khoản chi không cần thiết và ứng dụng công nghệ vào quy trình để nâng cao hiệu quả hoạt động, từ đó đạt được chi phí vận chuyển tối ưu nhất.
3.3.3 Đánh giá hoạt động giao nhận dựa trên độ tin cậy của doanh nghiệp
Sau hơn 32 năm hoạt động, SAFI khẳng định vị thế là một trong những công ty logistics uy tín và chuyên nghiệp nhất tại Việt Nam Với mục tiêu “Uy tín - chuyên nghiệp - nhanh chóng”, công ty đã phát triển ổn định về doanh thu và đạt nhiều thành tựu Mức độ trung thành của khách hàng là thước đo quan trọng thể hiện độ tin cậy của SAFI so với các đối thủ cạnh tranh Biểu đồ dưới đây minh họa mức độ trung thành của khách hàng đối với chất lượng dịch vụ của SAFI.
Biểu đồ 3.1: Tỷ lệ khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận tại SAFI
“Nguồn: Phòng Logistics - Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
Biểu đồ 3.1 cho thấy phần lớn khách hàng của SAFI là khách hàng cũ, với chỉ một tỷ lệ nhỏ khách hàng mới, do công ty chưa chú trọng đến quảng cáo và tiếp thị Năm 2021, tỷ lệ khách hàng cũ đạt 85%, nhưng đã có sự giảm sút qua các năm, chủ yếu do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, khiến nhiều doanh nghiệp phải tạm ngừng hoạt động Đại dịch cũng dẫn đến tăng giá cước và đứt gãy chuỗi cung ứng, làm mất đi một số khách hàng trung thành Hơn nữa, SAFI chủ yếu tập trung vào các thị trường như Châu Âu, Mỹ, Đông Á và Đông Nam Á, nên khi khách hàng cần vận chuyển đến các thị trường khác như Trung Đông hay Mỹ La Tinh, công ty dễ bị đối thủ cạnh tranh chiếm lĩnh.
Độ tin cậy của doanh nghiệp được phản ánh qua khả năng giao hàng đúng thời hạn mà khách hàng mong đợi Theo báo cáo nội bộ năm
Trong năm 2023, SAFI đã xử lý tổng cộng 554 đơn hàng nhập khẩu, trong đó 412 đơn hàng được giao đúng hạn, chiếm 74,37% Số đơn hàng quá hạn là 44 đơn, tương đương 7,94%, trong khi đó có 98 đơn hàng được giao sớm so với thời hạn.
Khách hàng cũKhách hàng mới
Biểu đồ 3.2: Tỷ trọng hoàn thành đơn hàng đúng hạn tại SAFI năm 2023
“Nguồn: Phòng Logistics - Công ty Cổ phần Đại lý Vận tải SAFI”
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ VẬN TẢI SAFI
Cơ sở đề xuất giải pháp
4.1.1 Mục tiêu của công ty trong tương lai
Công ty cổ phần Đại lý Vận tải SAFI hướng tới việc trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong ngành logistics và giao nhận vận tải quốc tế, đồng thời tập trung vào phát triển dịch vụ chính của mình Với nguồn lực tài chính vững mạnh, SAFI đặt mục tiêu mở rộng quy mô và lĩnh vực kinh doanh, kết hợp phát triển bền vững để chuẩn bị cho những bước tiến vượt bậc trong tương lai, hòa nhịp cùng xu hướng hội nhập quốc tế của Việt Nam.
4.1.2 Dựa trên quan điểm đánh giá của tác giả
Trong thời gian thực tập 3 tháng tại công ty, tác giả đã thực hiện các bước trong quy trình khai báo hải quan và giao nhận hàng hóa Qua đó, tác giả ghi chú và quan sát những điểm nổi bật để đánh giá hoạt động giao nhận dựa trên trải nghiệm thực tế và quan điểm cá nhân.
SAFI hiện có mặt tại 7 tỉnh thành lớn của Việt Nam, bao gồm Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Đà Nẵng, Quy Nhơn và Vũng Tàu Những địa điểm này đều sở hữu các cảng biển lớn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa trên toàn quốc.
SAFI, với lịch sử hình thành lâu dài, đã xây dựng một mạng lưới khách hàng thân thiết vững mạnh trên thị trường Đặc biệt, SAFI là đại lý của Tập đoàn tàu biển Trung Hoa COSCO, một trong những tập đoàn lớn nhất trong ngành, giúp công ty cung cấp nhiều ưu đãi giá cả hấp dẫn cho khách hàng.
Đội ngũ lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm đã xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi mà sự phân công công việc rõ ràng và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban giúp tạo ra quy trình làm việc hợp lý, thống nhất và hiệu quả.
Với quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt, SAFI yêu cầu ứng viên có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí ứng tuyển, từ đó chọn lọc được những nhân viên giàu kinh nghiệm.
Việc tiết kiệm thời gian trong xử lý công việc đã đóng góp đáng kể vào những thành tựu nổi bật của công ty trong suốt quá trình hoạt động.
Việc tiếp cận khách hàng mới và tiềm năng gặp nhiều khó khăn do sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty đối thủ trên thị trường Hơn nữa, công ty không có bộ phận marketing chuyên nghiệp để quảng bá hình ảnh, mà mọi hoạt động quảng bá đều do nhân viên kinh doanh đảm nhiệm.
Mặc dù SAFI sở hữu một đội xe riêng, nhưng số lượng xe hạn chế dẫn đến việc công ty thường phải thuê ngoài vào mùa cao điểm để đảm bảo đủ phương tiện vận chuyển hàng hóa kịp thời cho khách hàng Điều này không chỉ làm tăng thời gian giao hàng mà còn gia tăng chi phí và giảm lợi nhuận cho công ty.
Tại SAFI, chỉ 54,15% nhân viên làm việc đúng chuyên ngành, trong khi phần lớn đều trên 40 tuổi, đặc biệt ở các vị trí như điều độ xe và giao nhận Tình trạng này có thể dẫn đến rủi ro và sai sót trong công việc.
SAFI không có bộ phận chăm sóc khách hàng, gây khó khăn cho khách hàng khi liên hệ Điều này cũng khiến SAFI không thể thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng sau khi cung cấp dịch vụ, dẫn đến việc thiếu thông tin để xây dựng các chiến lược hợp lý.
Đề xuất giải pháp
4.2.1 Nâng cao chất lượng nhân sự
* Đối với công tác tuyển dụng
Con người là yếu tố quyết định sự thành bại của bất kỳ công ty nào, và tình trạng già hóa đội ngũ nhân viên tại SAFI đang là một vấn đề nghiêm trọng Theo thống kê nguồn nhân lực năm 2023, chỉ có 15,44% nhân viên trong độ tuổi từ 22 đến 29, trong khi 70,32% nhân viên nằm trong độ tuổi 30 đến 40 và 14,24% lớn hơn 40 tuổi Đặc biệt, bộ phận giao nhận chủ yếu là những nhân viên trên 40 tuổi, trong khi công việc này yêu cầu sức khỏe dẻo dai và khả năng ứng phó nhanh nhạy với các tình huống phát sinh Do đó, SAFI cần áp dụng chính sách tuyển dụng mới để thu hút nguồn nhân lực trẻ, nhiệt huyết và có trách nhiệm trong công việc.
Chương trình thực tập sinh hàng năm tuyển chọn sinh viên năm 3, năm 4 ưu tú từ các trường Đại học, nhằm đào tạo nhân sự và nâng cao tay nghề Việc này không chỉ giúp công ty tận dụng nguồn nhân lực hiện có mà còn giảm thiểu rủi ro và sai sót Đồng thời, đào tạo nhân viên mới từ sinh viên giúp tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo lại.
Để thu hút nhân tài tương lai và nâng cao danh tiếng của SAFI trong mắt sinh viên, công ty nên tham gia tài trợ cho các cuộc thi ngành logistics như Vietnam Young Logistics Talents (VNYLT), Logistics Arena, và SCMission Contest Đồng thời, SAFI cần xây dựng chính sách đãi ngộ hợp lý, lộ trình thăng tiến rõ ràng và chương trình đào tạo bài bản nhằm thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao cho doanh nghiệp.
* Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Công ty nên hợp tác với các tổ chức bên ngoài chuyên đào tạo nghiệp vụ khai báo hải quan như trung tâm Tân Cảng và Tân Minh Trí để tổ chức các khóa học nâng cao kiến thức cho nhân viên Đồng thời, việc tổ chức các khóa tập huấn ngắn hạn về tin học văn phòng cho nhân viên chứng từ mới cũng rất cần thiết, giúp họ nhanh chóng làm quen với các thao tác cơ bản và tăng tốc độ kiểm tra chứng từ.
Văn bản pháp luật liên quan đến xuất nhập khẩu rất phong phú và thường xuyên thay đổi Để đảm bảo nhân viên nắm vững và áp dụng đúng các quy định mới nhất, công ty nên xem xét việc hợp tác với một công ty tư vấn pháp luật chuyên nghiệp Việc này sẽ giúp cập nhật kịp thời các văn bản mới cho nhân viên, nâng cao hiệu quả làm việc và tuân thủ pháp luật.
4.2.2 Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng
Công ty hiện không có bộ phận chăm sóc khách hàng chuyên biệt, dẫn đến việc quản lý và nhân viên sales phải đảm nhiệm nhiều vai trò, bao gồm marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng Điều này khiến khách hàng không nhận được sự quan tâm cần thiết Để nâng cao chất lượng phục vụ, công ty cần tách biệt các hoạt động này, tránh tình trạng nhân viên phải tương tác với quá nhiều khách hàng cùng lúc Mỗi nhân viên cần cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng về lựa chọn hãng tàu và phương thức vận tải.
57 kiệm thời gian vận chuyển, tiết kiệm chi phí,… và khách hàng thật sự hài lòng cho sự lựa chọn của mình
* Lập bảng checklist, bảng tiêu chí kiểm tra bộ chứng từ
Theo thống kê từ Phòng Logistics và vận tải đa phương thức, một trong những lỗi phổ biến của nhân viên là sai sót trong kiểm tra chứng từ, gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động giao nhận Những sai sót này không chỉ làm mất thời gian chỉnh sửa mà còn dẫn đến việc giao hàng chậm trễ, gia tăng chi phí phát sinh cho doanh nghiệp Chẳng hạn, đối với một container khô 20’ nhập cảng Cát Lái, thời gian rút hàng miễn phụ thu tối đa là 3 ngày kể từ ngày container nhập bãi.
Từ ngày thứ 4 trở đi, mức thu giá cước rút hàng sẽ tăng lên: 185.000 VNĐ/container (ngày thứ 4 – thứ 6), 280.000 VNĐ/container (ngày thứ 7 – thứ 9), 420.000 VNĐ/container (ngày thứ 10 – thứ 15), và có thể lên đến 635.000 VNĐ/container nếu rút hàng từ ngày thứ 16 trở đi Việc thường xuyên bị phạt hành chính có thể khiến doanh nghiệp trở thành đối tượng rủi ro, dẫn đến việc hàng hóa dễ bị đánh luồng đỏ trong hệ thống hải quan Để giảm thiểu sai sót trong kiểm tra chứng từ, nên lập checklist cho toàn bộ nhân viên Checklist sẽ giúp nhân viên kiểm tra thông tin cần thiết trong bộ chứng từ Ngoài ra, nhân viên cũng nên sử dụng các công cụ theo dõi như Google Calendar hoặc Edo Agenda để đảm bảo thực hiện các nghiệp vụ đúng hạn Dưới đây là mẫu checklist do tác giả đề xuất.
“Nguồn: Tác giả tự tổng hợp”
Bước 1 là kiểm tra tính đầy đủ của bộ chứng từ, sử dụng phiếu so sánh để xác nhận các giấy tờ cần thiết đã được cung cấp.
Bảng 4.1: Phiếu so sánh kiểm tra bộ chứng từ
Ngày xếp hàng lên tàu
Tên địa chỉ nhà xuất khẩu
Tên địa chỉ nhà nhập khẩu
“Nguồn: Tác giả tự tổng hợp”
Để giúp nhân viên theo dõi tất cả các lô hàng, SAFI nên xây dựng một master data lưu trữ thông tin trên hệ thống Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang tích hợp phần mềm ERP vào quy trình quản lý nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc Một số phần mềm mà SAFI có thể tham khảo bao gồm 1C (Quản lý Doanh nghiệp) và CoDX.
4.2.3 Đẩy mạnh quảng bá và xây dựng thương hiệu
SAFI cần xây dựng một không gian marketing chuyên nghiệp và chất lượng ngay từ đầu Tuy nhiên, việc chưa chú trọng đầu tư vào mảng truyền thông đã tạo ra một lỗ hổng lớn, cản trở sự phát triển mạnh mẽ của công ty Bộ phận tiếp thị cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả truyền thông và thu hút khách hàng.
Truyền thông sẽ cải thiện trang web và trang Facebook của công ty, giúp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng Điều này không chỉ củng cố thương hiệu mà còn làm cho việc tuyển dụng trở nên dễ dàng hơn, giúp bộ phận nhân sự tiếp cận nhiều nhân tài hơn Đồng thời, bộ phận kinh doanh cũng sẽ thúc đẩy hiệu quả tìm kiếm khách hàng tiềm năng Các chiến dịch marketing mà bộ phận truyền thông có thể tham khảo sẽ đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.
Bảng 4.2: Chiến dịch marketing đề xuất
Tên kế hoạch Tần suất thực hiện
Xây dựng, nâng cấp các kênh truyền thông
Mỗi tháng, chúng tôi sẽ cập nhật thông tin dịch vụ và công khai giá cả cạnh tranh trên các nền tảng thu hút khách hàng như Website, Phataa, các nhóm Facebook và LinkedIn về logistics.
- Xây dựng thêm trang facebook và kênh tiktok, thường xuyên cập nhật các hoạt động của công ty nhằm tăng mức độ nhận diện cho khách hàng
Hàng tháng Xây dựng các video, TVC theo trend thịnh hành kết hợp với meme marketing nhằm quảng bá dịch vụ của công ty
Xây dựng chương trình khuyến mãi
Hàng tháng Nếu khách hàng cũ giới thiệu thêm các khách hàng mới sẽ được hưởng ưu đãi: giảm 5% giá cước cho 2 lô hàng tiếp theo
Số kilomet càng cao giá cước sẽ giảm tương ứng
Tổ chức workshop 1 lần/ năm Giải đáp những thắc mắc của khách hàng
61 giúp giữ vững mối quan hệ lâu dài Tham gia hội chợ, triển lãm
Phụ thuộc vào lịch hội chợ triển lãm phù hợp trên trang tradepro.vn
Các hội chợ và triển lãm như Triển lãm Quốc tế Cà phê, Thực phẩm và Đồ uống tại Việt Nam cùng Hội chợ Xuất Khẩu Đồ Gỗ & Nội thất TP.Hồ Chí Minh là cơ hội quan trọng để công ty giới thiệu dịch vụ của mình đến với các đối tác mới.
“Nguồn: Tác giả tự tổng hợp”
4.2.4 Nâng cao cơ sở vật chất - đội xe
Vận tải trong giao nhận là một phần thiết yếu của công ty, đảm bảo hàng hóa được tiếp nhận và giao đến tay khách hàng một cách hiệu quả Trong mùa cao điểm, SAFI thường gặp khó khăn do thiếu hụt xe giao hàng Để khắc phục tình trạng này, tác giả đưa ra ba phương án giải quyết.