Đồ án môn học phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Đề tài phân tích thiết kế hệ thống quản lý cửa hàng bán sách

Sau khi khách hàng chọn được sách khách hàng tiến hành thủ tục thanh toán, tại đây nhân viên thu ngân xuất “ Hóa đơn bán hảng “ cho khách và ghi vào sô liệu vào “Sô bán hàng” của cửa hàn

TRUONG DAI HOC MO BIA CHAT

KHOA CONG NGHE THONG TIN

4.Ngô Thị Quyên

Muc Luc

2 Mẫu biễu - - S6 11t 1111919 191931111115102111151511111171111521111915171117171e 1619112752 7e7 5

5.1 Lập biêu đồ phân rã: nhóm dần các chức năng 5- 55552 sscx sex xe2 12

5.2 Lập biêu đồ phân rã chức năng -. 2 5© 2©+2 2£ +2 3222132231321 eEEEerkxee 13

5.3 Lập ma trận thực thể chức năng «2+ ©2+©52S2+2x4 2221321213133 re 14

5.4 Lập ma trận thực thể chức năng «2+ ©2+©52S2+ 2422233 E213 1x2xeEx.Ekerrrrrree 15 5.5 Biểu đồ hoạt động 1ó 5.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 17 5.7 Các biêu đồ luồng dữ liệu vật lý mức l -¿©5+552 S222 trskerrersrree 18

5.8 Mô hình quan hệ - G- ó0 1211111113193 1091 1T HT gà gh 21 5.9 Mô hình relasionships - -ó- 5à - n1 119011 9H kh 22

5.10Từ điễn dòng dữ liệu: 2- 55+ 5s 22222221222 221213221.171113 21.111 23 4x00.) 1000077 .1 ,ÔỎ 28

LOI MO DAU

Trong thời đại hiện đại, khi công nghệ thông tin đã và đang ứng dụng vào trong các lĩnh vực đời sống xã hội Trong công tác quản lý của các doanh nghiệp,

khối lượng thông tin rất lớn, các côngviệc cần làm là rất phức tạp, nếu để sai sót

có thê xảy ra những tốn thất to lớn Vì vậy,nếu không có phương thức phân tích

thiết kế hệ thống thông tin tốt thì sẽ dễ dẫn tới sai lầm trong thiết kế hệ thống,

phải làm lại nhiều lần, chí phí tăng cao và không đáp ứng được sự thay đôi của

hệ thống trong tương lai

Chính vì vậy, trong môn học “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin ” do thầy Trương Xuân Bình giảng đạy, em chọn đề tài “ Quản lý bán sách tại một của

hàng sách ” lam dé tài nghiên cứu Hệ thống này có quy mô vừa và nhỏ, có thê áp

dụng cho thực tế

Do còn nhiều hạn chế về thời gian và kiến thức nên trong quá trình làm không thể tránh khỏi những thiếu sót, mong thầy có thê đóng góp ý kiến cho

nhóm hoàn thiện đề tài

Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Trương Xuân Bình đã tận tình hỗ trợ và hướng dẫn chúng em về các lý thuyết về môn học này

Chung em xin chan thành cảm ơn!

CHUONG 1: KHAO SAT HE THONG

1 Mô tả hệ thống

1.1 Nhiệm vụ cơ bản

Hệ thống có chức năng chính là quản lý danh mục sách, thông tin khách hàng, quản ly quá trình mua bán sách tại cửa hàng, quá trình nhập sách vào kho, giảm thiếu tới mức tối đa những sai sót trong toàn hệ thống, làm tăng lợi nhuận của cửa hàng

1.2 Cơ cầu tô chức

Đề thuận tiện cho việc quản lý hệ thống sẽ được chia làm 3 phần:

- B6 phan ban hang: dam nhiệm việc tiếp XÚC trực tiếp với khách hang tu van, giới thiệu hàng hóa cho khách hảng

- Bộ phận quản lý kho: kiểm kê hàng hóa quản lý số kho của cửa hàng

- B6 phận thu ngân: đảm nhiệm việc giai quyết hóa đơn xuất hóa đơn thanh toán xử lý sự cô khi cần

1.3 Quy trình xử ly

Khi khách hàng tới cửa hàng mua sách, khách hàng sẽ thấy danh mục sản phẩm được trưng bày Nhân viên bán hàng sẽ giới thiệu và tiếp nhận thông tin và yêu cầu của khách hàng Tiến hành kiểm tra xem cửa hàng còn loại sách đó không Nếu còn tư vấn khách hàng Nếu hết hàng

báo lại với khách hàng hẹn khách hôm khác đến lấy hoặc giới thiệu khách

cửa hàng khác

Sau khi khách hàng chọn được sách khách hàng tiến hành thủ tục thanh toán, tại đây nhân viên thu ngân xuất “ Hóa đơn bán hảng “ cho khách và ghi vào sô liệu vào “Sô bán hàng” của cửa hàng Khi khách

thanh toán yêu cầu nhân viên bán hàng xuất tiếp phiếu thu chí tiết hóa đơn cho khách hàng

Hết ngày, nhân viên bán hàng làm nhiệm vụ kiểm kê toàn bộ hàng

hóa đối chiếu hàng hóa “Số kho” — “Số bán hàng” để ra được số lượng hàng hóa còn tôn lại

Bộ phận kho tiếp nhận thông tin của nhân viên bán hàng Nếu cần

thiết phải xuất kho cho những mặt hàng sắp hết hoặc đã hết kho sẽ tiến

hành chuyên hàng lên và nhân viên bán hàng tiếp nhận vào “Số kho”

Quá trình xuất nhập phải đảm bảo chỉ tiết minh bạch đầy đủ các quy trình các phiếu xuất nhập kho đảm bảo nhất về số lượng cũng như doanh số

Trong trường hợp gặp sự cô nhân viên bán hàng tiến hành kiểm tra hóa đơn của khách hàng nếu đúng của cửa hàng tiến hành kiếm tra lại hàng hóa Xác nhận hàng hóa còn nguyên tiến hành lập biên bản để giải

quyết

2, Mẫu biểu

2.1 Hóa đơn bán hang

Cửa hàng : Địa chỉ :

Điện thoại : Email :

HOA DON BAN HANG Số :

Mã nhân viên :

Mã Khách Hàng :

Tên Khách Hàng :

SDT khách hàng :

Ngày tạo đơn :

STT Mã sách Tên sách Đơn giá Thành tiền Tổng tiền : Khách hàng Nhân viên thu ngần (ký và ghi rõ họ tên)

(ký và ghi rõ họ tên)

2.2 Số bán hàng

Cửa hàng : Địa chỉ : Điện thoại : Email :

2.3 Số kho

(ký và ghi rõ họ tên) Cửa hàng : Địa chỉ :

Điện thoại : Email :

SO KHO Số :

Mã nhân viên :

Ngày nhập kho :

Ngày xuất kho :

STT Mã sách Tên sách Đơn giá Số lượng Thành tiền

Nhân viên kho Nhân viên bán hàng

(ký và ghi rõ họ tên)

CHUONG 2: PHAN TICH HE THONG VE

CHUC NANG

3 Bang phan tich xac dinh chire nang, tác nhân và hồ sơ

Cụm động từ + bỗ ngữ Cụm danh từ Nhận xét

Tiếp nhận thông tin, yêu cầu Khách hàng Tác nhân

Tư vấn Khách hàng Tác nhân

Báo lại Khách hàng Tác nhân Hẹn Khách hàng Tác nhân

Yêu cầu Báo cáo Hỗ sơ

Kiểm tra Hóa đơn Hồ sơ đữ liệu

Tiép nhan Xuat Chuyén Xuất phiếu thu chi tiết hóa đơn

Xuất cho khách hàng

Đảm bảo Giải quyết sự cố

Ghi số liệu

Kiểm tra toàn bộ hàng hóa

Tiếp nhận thông tin Lập báo cáo

Nhân viên Cửa hàng

Thông tin Hàng hóa

Mặt hàng Doanh số

Khách hàng Nhân viên Nhân viên

Bộ phận bán hàng Nhân viên

Hỗ sơ dữ liệu Tác nhân Tác nhân

4 Sơ đồ phân rã chức năng

4.2 Xác định chức năng chỉ tiết

- Giới thiệu sản phẩm

- Tiép nhận thông tin, yêu cầu của khách

- Tư vấn khách hàng

- Tiến hành kiếm tra của hàng

- Kiểm tra lại thông tin, xuất hóa đơn

- Tiến hành thủ tục thanh toán, ghi số

- Xuất hóa đơn bán hàng

- Xuất phiếu thu chi tiết hóa đơn

- Ghi lại số liệu

- Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa

- Tiếp nhận thông tin

- Lập báo cáo

5, Vẽ sơ đồ

11

5.1 Lập biếu đồ phân rã: nhóm dẫn các chức năng

1 Giới thiệu, tiếp nhận thông

tin yêu cầu

6 Đối chiếu hàng hóa

7 Kiểm tra hàng hóa Kiểm kê Hệ thống quản lý bán

9 Tiếp nhận/ Kiêm tra hóa đơn

10 Kiếm tra hàng hóa

12 Giải quyết hay đỗi/ trả

5.2 Lập biếu đồ phân rã chức năng

5.2.1 Miêu tả chỉ tiết chức năng

Giới thiệu, tiếp nhận thông tin yêu cầu: Khi khách hàng vào cửa hảng nhân viên bán hàng sẽ chào khách vả giới thiệu qua các mặt hàng tới khách hàng Đồng thời, nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng để giới thiệu san

phẩm nhanh, chuẩn, chính xác hơn

Tư vẫn: sau khi đã giới thiệu và tiếp nhận thông tin mua hàng của khách hàng nhân viên bán hàng tiến hành tư vấn rõ và kĩ nhất để tránh nhằm lẫn đến khách hàng tạo cho việc mua bán nhanh chóng tiện lợi

Kiểm tra lại thông tin , xuất hóa đơn: khi mà nhân viên tư vấn cho khách sẽ có những trường hợp còn hàng hoặc hết hoặc không có mặt hàng đó thì khi đó nhân viên tiễn hành việc kiểm tra hàng tại cửa hàng để báo lại khách kịp thời nhanh nhất có thể Còn trong trường hợp còn hàng thì tiến hàng xuất hóa đơn cho khách Thanh toán, shi số bán hàng: khi khách hàng đã chọn lựa được sản pham, thu ngân tiến hành thanh toán cho khách và ghi vào sô bán hàng của cửa hàng

13

Kiểm tra số bán hàng: Khi cửa hàng kiêm kê hàng hóa việc đầu tiên đó là kiém tra số bán hàng xem số lượng hàng hóa đã bán ra trong các ngày tông hợp lại số lượng thực tế

Đôi chiêu hàng hóa: kiêm tra số bán hàng và đôi chiều lại sô lượng hàng hóa còn lại sao cho con số nhập vào bán ra khớp hết nhau

Kiểm tra hàng hóa: sau đó kiểm tra lại hàng hóa đề xem số lượng bán chạy, số lượng sắp hết dé bổ sung cũng như số lượng sắp hết

Ghi số kho: và chốt số lượng cụ thể xuất nhập kho hàng mới hàng cũ chỉ tiết vào

sô kho để quản lý hàng hóa dễ hơn

Tiếp nhận, kiếm tra hóa đơn: Khi có trường hợp sự cô khách hàng cần đổi trả hàng thì sẽ đến cửa hàng nhân viên thu ngân sẽ tiếp nhận khách hàng, sau đó kiểm tra hóa đơn bán hàng của khách hàng

Kiểm tra hàng hóa: sau khi kiểm tra hóa đơn đúng và khớp với số bán hàng của cửa hàng thu ngân tiến hàng kiểm tra lại hàng hóa khách mang đến xem có đúng của cửa hàng không và có bị hỏng không

Lập biên bản: Nếu các việc tiếp nhận kiểm tra đều đủ điều kiện đề đổi trả hàng thi thu ngân tiến hành lập biên bản đối tra hàng cho khách

Giải quyết/Đôi trả: sau khi lập biên bản tiến hành hỏi khách muốn trả hàng hay

đôi hàng và tiễn hành giải quyết cho khách

5.3 Lập ma trận thực thể chức năng

a, Giá tiền ( phân loại sách )

b, Số bán hàng

c, Hóa don ban hang

d, Phiếu thanh toán

e, Số kho

£, biên bản sự cố

ø, Báo cáo

5.5 Biéu dé hoat dong

Sự kiện Nhân viên bán hàng Thu ngân Sản Phẩm

Lập phiếu hoàn /đôi hàng

5.6 Biéu dé luồng đữ liệu mức 0

5.7 Các biếu đồ luồng dữ liệu vật lý mức |

a Biéu dé cua tién trinh “7.0 Thanh todn”

17

b Biéu dé cua tién trinh “2.0 Kiém ké”

c Biéu do cua tien trinh “3.0 Giai quyét sw co”

5.8 M6 hinh quan hé

Khachhang(Makh, Tenkh, diachi, sdt)

Hoadon(sohd, ngay lap,#manv,imakh, Masach,dongia)

Nhan vién(manv, tennv, diachi, sdt, luong, chuc vu, nam sinh,ngayvaolam) Hanghoa(Masach, tenhh, loai)

Phieuthanhtoan(#Maptt,#makh, so luong, don gia, tichdiem, Masach)

Sokho(so pn, ngay nhap,#manv)

Sobanhang(so hd, ngayban, makhachhang, Maptt)

5.9 Mo hinh relasionships

21

5.10Từ điển dòng dữ liệu:

5.10.1 Khach hang(Ma kh, Ten kh, Diachi, Sdt)

- Mỗi khách hàng cần có 1 MaKH dé phan biét cac khach hang, tên

khách hàng, địa chỉ,số điện thoại

Quản lý cửa hàng bán Mô hình quan niệm

Loại thực thé: KhachHang

1 MaKH Mã nhà cung cấp Varchar

2 TenKH Tên nhà cung cấp Nvarchar

3 Diachi Địa chỉ Nvarchar

4 SDT Số điện thoại Varchar

5.10.2 HoaDon(SoHD,Ngaylap,#MaNV,#MakKH)

Ngày lập

Kích Ghi chú thước

10 Khóa

Mỗi hóa đơn phải có SoHD để phân biệt giữa các hóa đơn,noày lập,mã khách hàng, mã nhân viên lập hóa đơn, mã sách và đơn p14

23

Quan ly cua hang ban Mô hình quan niệm Ngày lập

Loại thực thê :HoaDon

Stt Ténthudc Diễn giải kiêu Kiíchhước Ghi

1 SoHD Số hóa đơn Varchar 10 Khoa

2 Ngaylap Ngày lập Datetime dd/mm/yyyy

3 MaNV Mã nhân viên Varchar 10

4 MaKH Mã khách hàng Varchar 10

5 Masach Mã sách Varchar 10

6 DonGia Don gia UnsignedINT

5.10.3.Nhan Vien(MaNV,TenNV,Diachi,NgaySinh,Ngayvaolam,SDT,Chuc vu,Luong)

Mỗi nhân viên phải có MaNV đê phân biệt giữa cac nhan vién,tén nhan vién,dia chi ,ngay sinh ,ngay vao làm số điện thoại, chức vụ và lương

Quản lí của hàng bán Mô hình quan niệm

Mã nhân viên Tên nhân viên Địa chỉ Ngày sinh tháng

Datetime Varchar Nvarchar

Quản lý cửa hàng bán Mô hình quan niệm Ngày lập

Loại thực thê :HangHoa

1 Masach Mã sách Varchar 10 Khóa

2 Tensach Tên sách Nvarchar 30

3 Loai Loại Varchar 20

Stt Tênthuộc tính Diễn giải kiểu Kíchthước Ghi chú

toán

2 MaKH Mã khách hàng Varchar 10

3 Soluong Số lượng Varchar 10

5 Dongia Don gia UnsignedINT

6 Tichdiem Tich diém UnsignedINT

Loại thực thể :phieunhap

1 SoPN Số phiếu nhập Varchar

2 Negaylap Ngày lập Date/time

3 MaNV Ma nhan vién Varchar

Kíchthước Ghi chú

10 Khóa dd/mm/

yyyy

10

5.10.7.Sobanhang(so HD, ngayban, khachhang, chitiethd)

Số bán hàng bao gồm các thông tin chí tiết liên quan đến số hóa đơn, ngày bán, mã khách hàng, chi tiết hóa đơn,

Quản lý cửa hàng bán Mô hình quan niệm

sách Loại thực thể: sobanhang

1 SoHD Số hóa đơn Varchar

2 Ngayban Ngày bán Date/time

3 Makh Makhach hang Varchar

4 Maptt Mã Phiếu thanh Nvarchar

10

30

Trong quá trình học môn “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin” do thầy Trương Xuân Bình giảng dạy, nhóm em đã tiệp thu được rât nhiêu kiên thức và kinh nghiệm đề hoàn thành tốt đề tài này cũng như giúp ích cho học tập công việc sau này

27

Với đề tài này, nhóm em đã hoàn thành những công việc sau:

- Hiểu rõ về qui trình quản lí cửa hang bán sách Hệ thông này nhằm giúp cho việc quản lí cửa hàng bán sách trở nên dễ dàng hơn, tăng cường sự hiệu quả và cải thiện cho khách hàng, xem xét các yếu tổ quan trọng trong việc quản lí của hàng bán sách bao gôm: quản lí khách hàng, quản lí kho, quản lí doanh thu, quản lí số kho, số bán hàng, quản lí hàng hóa Lập kế hoạch nhập hàng: xác định nhu cầu thị trường, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm phán giá cả, kiểm tra chất lượng hàng hóa Quản lý kho hàng: sắp xếp hàng hóa khoa học, bảo quản sách tốt, theo đõi số lượng tồn kho Cập nhật thông tin sách mới: theo đối các an phẩm mới, đánh giá nhu cầu thị trường, liên hệ nhập sách về cửa hàng Quản lý bán hàng, tư vấn khách hàng: hiểu rõ nhu cầu khách hàng, giới thiệu sách phủ hợp, giải đáp thắc mắc.Tổ chức các chương trình khuyến mãi: thu hút khách hàng, tăng doanh thu bán hàng Áp dụng các hình thức thanh toán đa đạng: tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử Quản lý hóa đơn: lưu trữ đầy đủ, chính xác, đảm bảo an toản Phân tích được các sự cô mà cửa hàng bán sách gặp phải

- Học được cách thuyết trình, báo cáo, phân bỗ công việc hợp lý

Những điều chưa đạt được:

- Việc phân tích và thiết kế trong hệ thống còn sơ sải

Đề có được một bài báo cáo tốt nhất thì đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn

và kinh nghiệm nhất định Vi vậy, nhóm em sẽ cô găng học hỏi, nghiên cứu

dé hoàn thành tốt hơn công việc của mình Hy vọng nhận được sự góp ý, bỗ sung từ phía thầy Một lần nữa, nhóm em xin chân thành cám ơn!