TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN NHẬP KHẨU MÁY MÓC, THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA
TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, Việt Nam đã ký kết nhiều hiệp định thương mại quốc tế, tạo ra mạng lưới giao thương rộng lớn thông qua xuất nhập khẩu Cơ quan hải quan Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát và kiểm tra hoạt động này, đảm bảo hàng hóa tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn an toàn Do đó, doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần nắm rõ và tuân thủ quy trình thủ tục hải quan theo luật hải quan Việt Nam để hàng hóa được thông quan thuận lợi Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn và sai sót trong thực hiện thủ tục hải quan, dẫn đến chậm trễ và phát sinh chi phí lớn, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và uy tín với cơ quan hải quan cũng như đối tác, khách hàng.
Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật Temas chuyên xuất nhập khẩu máy móc và thiết bị công nghiệp từ nhiều quốc gia, với Nhật Bản là thị trường nhập khẩu chính Trong quá trình thực tập, tôi nhận thấy quy trình nhập khẩu hàng hóa của Temas được thực hiện bài bản và tuân thủ pháp luật Tuy nhiên, công ty vẫn gặp một số hạn chế trong thủ tục hải quan, dẫn đến sai sót, chi phí phát sinh và kéo dài thời gian thông quan, ảnh hưởng đến hợp đồng với khách hàng.
Dựa trên kiến thức về thương mại quốc tế và nghiệp vụ hải quan đã học, cùng với kinh nghiệm thực tế tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas dưới sự hướng dẫn của Thạc sĩ Nguyễn Vi Lê, tôi quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu máy”.
2 móc, thiết bị công nghiệp từ thị trường Nhật Bản của Công ty Cổ Phần Kỹ thuật Temas” để nghiên cứu và lãm rõ.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện về quy trình thủ tục hải quan từ cả góc độ nhà nước và doanh nghiệp Trong số đó, tôi đã chọn 5 công trình nghiên cứu tiêu biểu làm tài liệu tham khảo cho đề tài của mình, đặc biệt là đề tài “Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất nhập khẩu tại cục hải quan.”
TP Hà Nội- Thực trạng và giải pháp” của tác giả Võ Quang Đông, Đại học quốc gia Hà
Nội (2014) đã nghiên cứu thực trạng thực hiện thủ tục hải quan điện tử tại Cục hải quan TP Hà Nội, phân tích mối quan hệ giữa cơ quan hải quan và người khai hải quan, từ đó chỉ ra những kết quả đạt được, khó khăn và nguyên nhân Tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện cơ chế và nâng cao hiệu quả thực hiện thủ tục hải quan điện tử Đồng thời, đề tài “Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu các mặt hàng máy móc, thiết bị vật tư ngành nhiệt điện từ thị trường nước Đức” của Nguyễn Ngọc Linh, trường Đại học Thương mại, cũng góp phần vào việc cải thiện quy trình này.
Mại (2021) đã nghiên cứu quy trình thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc, thiết bị ngành nhiệt điện từ Đức, chỉ ra các hạn chế trong khâu nhận, kiểm tra chứng từ và chuẩn bị hồ sơ hải quan Đề tài đề xuất giải pháp giúp công ty cải thiện quy trình thủ tục hải quan Trong khi đó, Vũ Thị Minh Kiều (2022) đã chỉ ra rằng công chức hải quan tại Chi cục Hải quan Gia Lâm thường gặp khó khăn do hệ thống nghiệp vụ lỗi, cùng với việc doanh nghiệp khai sai các tiêu chí không thể sửa trên tờ khai như loại hình hàng hóa, địa điểm hàng đến và đi, cũng như việc xác định mã và phân loại hàng hóa không chính xác.
Tác giả Nguyễn Thị Luyến từ trường Đại học Thương Mại (2022) đã nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc, thiết bị kỹ thuật cơ khí và phụ tùng máy từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH Thái An HD" Trong nghiên cứu, tác giả chỉ ra những hạn chế như rào cản pháp luật hải quan Trung Quốc, lỗi khai báo trọng lượng hàng hóa và áp sai mã hàng hóa Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu của công ty Tương tự, nghiên cứu về "Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu vật tư thiết bị công nghiệp từ thị trường Nhật Bản của công ty TNHH Đầu tư Phát triển Lata" cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải tiến quy trình hải quan để tối ưu hóa hoạt động thương mại.
Thị Thanh Hằng (2023) đã phân tích quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu tại công ty TNHH Đầu tư Phát triển Lata và chỉ ra những hạn chế như số lượng hồ sơ bị phân vào luồng vàng và luồng đỏ lớn do sai sót trong chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan Để khắc phục tình trạng này, tác giả đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan tại công ty.
Tất cả năm đề tài đều tập trung vào quy trình và thủ tục hải quan nhập khẩu từ cả cơ quan hải quan và doanh nghiệp, với sự khác biệt về mặt hàng và thị trường Tuy nhiên, mỗi đề tài mang đến những góc nhìn riêng, dẫn đến các giải pháp khác nhau cho từng doanh nghiệp Đặc biệt, chưa có nghiên cứu nào về hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị công nghiệp từ Nhật Bản của công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas, điều này cho thấy sự cần thiết của đề tài nghiên cứu này.
Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas đang hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc và thiết bị công nghiệp từ Nhật Bản, nhằm giải quyết những vấn đề thực tiễn mà công ty gặp phải Quy trình này hoàn toàn mới và độc lập, phù hợp với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp.
Mục đích nghiên cứu
Phân tích quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc và thiết bị công nghiệp từ Nhật Bản của Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật Temas trong giai đoạn 2021-2023 cho thấy nhiều thách thức và cơ hội Để cải thiện quy trình này, cần đề xuất các giải pháp tối ưu hóa thủ tục hải quan, tăng cường đào tạo nhân viên và áp dụng công nghệ hiện đại Những cải tiến này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả trong hoạt động nhập khẩu.
1.3.2 Mục tiêu cụ thể Để đạt được hai mục tiêu lớn trên, đề tài cần giải quyết những nhiệm vụ sau:
Hệ thống lý thuyết về quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa cần được làm rõ và phân tích Đồng thời, việc đánh giá thực trạng quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc và thiết bị công nghiệp từ Nhật Bản của công ty CPKT Temas cũng rất quan trọng để hiểu rõ hơn về những thách thức và cơ hội trong lĩnh vực này.
Để hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc, thiết bị công nghiệp từ Nhật Bản cho công ty CPKT Temas, cần đề xuất các giải pháp khắc phục nhược điểm hiện tại và phát huy tối đa các ưu điểm Các kiến nghị này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu thời gian xử lý, từ đó tạo thuận lợi hơn cho việc nhập khẩu và phát triển kinh doanh.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu tập trung vào quy trình thủ tục hải quan liên quan đến việc nhập khẩu máy móc và thiết bị công nghiệp từ thị trường Nhật Bản của công ty CPKT Temas.
Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi công ty CPKT Temas.
Số liệu được thu thập và nghiên cứu phân tích thực trạng trong khoảng thời gian từ năm 2021 đến năm 2023.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Dữ liệu phục vụ nghiên cứu đề tài trên được thu thập từ hai nguồn chính: dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp
Thông tin trong bài viết được thu thập từ nhiều nguồn đáng tin cậy, bao gồm sách báo, tạp chí kinh tế, giáo trình của Đại học Thương Mại, Luật hải quan, và các văn bản pháp luật liên quan Ngoài ra, bài viết cũng tham khảo các luận văn tiêu biểu từ các khóa trước và các tác giả trong nước Thêm vào đó, thông tin từ website công ty, tài liệu nội bộ về cơ cấu tổ chức, báo cáo tài chính, cùng tài liệu xuất nhập khẩu của công ty trong giai đoạn 2021-2023 cũng được sử dụng để làm phong phú nội dung.
Quan sát thực nghiệm quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa của công ty diễn ra tại phòng Mua hàng và phòng Xuất nhập khẩu, nhằm nắm bắt và phân tích các bước thực hiện cũng như hiệu quả của quy trình này.
Phỏng vấn trực tiếp với chuyên viên phòng Mua hàng và xuất nhập khẩu cung cấp thông tin quan trọng về quy trình thực hiện thủ tục hải quan tại công ty Qua đó, chúng ta hiểu rõ hơn về nghiệp vụ và các bước cần thiết để đảm bảo việc thông quan hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Phương pháp phân tích-tổng hợp là việc kết hợp các lý thuyết trong ngành hải quan cùng với dữ liệu liên quan đã thu thập, nhằm xây dựng các hệ thống dữ liệu cần thiết cho nghiên cứu.
Phương pháp phân tích định tính giúp đánh giá mối quan hệ giữa lý thuyết và thực tiễn trong quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu của công ty Qua đó, chúng ta có thể nhận diện các thành công, hạn chế và đề xuất giải pháp khắc phục để hoàn thiện quy trình này.
Kết cấu của khóa luận
Bài viết được cấu trúc thành 4 chương, bao gồm phần mở đầu, kết luận, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ hình vẽ và danh mục từ viết tắt.
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận nghiên cứu về quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa
Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc, thiết bị công nghiệp từ thị trường Nhật Bản của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc, thiết bị công nghiệp từ thị trường Nhật Bản của Công ty
Cổ phần Kỹ thuật Temas
CƠ SỞ LÝ LUẬN NGHIÊN CỨU VỀ QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI
Tổng quan về hoạt động nhập khẩu hàng hóa
Nhập khẩu hàng hóa là quá trình đưa hàng hóa từ nước ngoài vào lãnh thổ Việt Nam hoặc từ khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam được xác định là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật, cụ thể là Khoản 2, Điều 28, Luật Thương mại 2005.
Nhập khẩu là quá trình đưa hàng hóa hoặc nguyên vật liệu từ nước ngoài vào lãnh thổ quốc gia, hoặc từ khu vực hải quan đặc biệt, nhằm phục vụ tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, hoặc để tái xuất nhằm thu lợi nhuận.
Nhập khẩu là quá trình mà các doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ cần thiết để đưa hàng hóa từ nước ngoài vào lãnh thổ Việt Nam, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam và chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan hải quan.
2.1.2 Vai trò của nhập khẩu đối với nền kinh tế
Việc đa dạng hóa thị trường không chỉ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hàng hóa của người dân mà còn giúp tránh tình trạng khan hiếm và giảm bớt sự độc quyền của các doanh nghiệp sản xuất trong nước.
Việc chuyển giao công nghệ giữa các quốc gia có trình độ phát triển khác nhau là rất quan trọng, đặc biệt là từ những quốc gia có công nghệ tiên tiến sang những nước đang phát triển Điều này không chỉ giúp nâng cao trình độ sản xuất mà còn thúc đẩy sự phát triển kinh tế toàn cầu.
Lượng hàng hóa nhập khẩu lớn tạo ra sự cạnh tranh với sản phẩm nội địa, từ đó thúc đẩy doanh nghiệp cải tiến và đổi mới sản phẩm để nâng cao giá trị và chất lượng, đồng thời khuyến khích xuất khẩu.
2.1.3 Các hình thức nhập khẩu
Nhập khẩu trực tiếp là quy trình mà doanh nghiệp tự thực hiện các bước cần thiết để đưa hàng hóa hoặc nguyên vật liệu từ nước ngoài về trong nước Doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm về chi phí và danh nghĩa, sau đó phân phối hàng hóa nhập khẩu đến khách hàng trong nước có nhu cầu.
Nhập khẩu ủy thác là quá trình mà doanh nghiệp giao phó cho một đơn vị trung gian thực hiện các thủ tục cần thiết để nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào thị trường nội địa.
Giao dịch đối lưu trong thương mại quốc tế là hình thức giao dịch mà trong đó xuất khẩu và nhập khẩu diễn ra song song, với người bán cũng là người mua Trong phương thức này, lượng hàng hóa trao đổi giữa các bên có giá trị tương đương, tạo nên sự cân bằng trong các giao dịch thương mại.
Nhập khẩu gia công là hình thức mà bên nhập khẩu nhận nguyên liệu từ bên xuất khẩu để gia công theo hợp đồng đã ký kết.
Cơ sở lý luận chung về thủ tục hải quan
2.2.1 Một số khái niệm cơ bản
* Khái niệm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan bao gồm các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật Hải quan đối với hàng hóa và phương tiện vận tải.
* Khái niệm thủ tục hải quan điện tử
Thủ tục hải quan điện tử là quy trình khai báo hải quan thông qua việc tiếp nhận và xử lý thông tin khai hải quan, đồng thời trao đổi các thông tin liên quan theo quy định pháp luật.
Các bên liên quan thực hiện 9 tục hải quan thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan, theo quy định tại điều 3 Nghị định 8/2015/NĐ-CP.
* Khái niệm quy trình thủ tục hải quan
Quy trình thủ tục hải quan là chuỗi các bước mà công chức hải quan thực hiện để thông quan hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu, theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Hồ sơ hải quan bao gồm tờ khai và các chứng từ cần thiết để nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan Chứng từ này có thể là bản giấy hoặc bản điện tử, và phải tuân thủ quy định về tính toàn vẹn và khuôn dạng theo pháp luật về giao dịch điện tử, theo Khoản 8 Điều 4 Luật Hải quan năm 2014.
Theo điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP (sửa đổi tại Nghị định 59/2018/NĐ-CP) quy định về người khai hải quan bao gồm:
Chủ hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu, nếu là thương nhân nước ngoài không có mặt tại Việt Nam, cần thực hiện thủ tục hải quan thông qua đại lý làm thủ tục hải quan.
Chủ phương tiện và người điều khiển phương tiện vận tải có trách nhiệm trong việc xuất cảnh, nhập cảnh hoặc quá cảnh Ngoài ra, người được ủy quyền bởi chủ phương tiện cũng có thể thực hiện các thủ tục này.
Người được ủy quyền bởi chủ hàng có trách nhiệm xử lý hàng hóa, bao gồm quà biếu, quà tặng cá nhân, hành lý gửi trước hoặc sau chuyến đi của người xuất cảnh và nhập cảnh, cũng như hàng hóa nhập khẩu phục vụ cho dự án đầu tư miễn phí.
- Người thực hiện dịch vụ quá cảnh hàng hóa, trung chuyển hàng hóa
- Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính quốc tế, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế trừ trường hợp chủ hàng có yêu cầu khác
* Địa điểm làm thủ tục hải quan
Theo Điều 22 Luật Hải quan 2014 (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 24 Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của 37 Luật liên quan đến quy hoạch 2018), địa điểm làm thủ tục hải quan được xác định là nơi mà cơ quan hải quan thực hiện việc tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra hồ sơ hải quan, cũng như kiểm tra thực tế hàng hóa và phương tiện vận tải.
2.2.2 Nguyên tắc thực hiện thủ tục hải quan
Theo quy định tại điều 16, mục 1 Luật Hải quan 2024 quy định:
Hàng hóa và phương tiện vận tải cần phải hoàn tất thủ tục hải quan và tuân thủ sự kiểm tra, giám sát của hải quan Việc vận chuyển phải được thực hiện đúng theo tuyến đường và thời gian quy định khi qua cửa khẩu hoặc các địa điểm khác theo luật pháp hiện hành.
Kiểm tra và giám sát hải quan được thực hiện dựa trên quản lý rủi ro, nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu lực trong quản lý nhà nước về hải quan Điều này không chỉ đảm bảo an toàn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh và quá cảnh.
- Hàng hóa được thông quan, phương tiện vận tải được xuất cảnh, nhập cảnh sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan
- Thủ tục hải quan phải được thực hiện công khai, nhanh chóng, thuận tiện và theo đúng quy định của pháp luật
- Việc bố trí nhân lực, thời gian làm việc phải đáp ứng yêu cầu hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh
2.2.3 Vai trò của thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan là yếu tố then chốt trong việc quản lý và kiểm soát hàng hóa nhập khẩu, đảm bảo rằng các sản phẩm nhập khẩu tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý và bảo vệ lợi ích của quốc gia tiếp nhận hàng hóa.
Công cụ quản lý hành chính đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát lượng hàng hóa, ngăn ngừa buôn lậu và gian lận thương mại Điều này không chỉ bảo vệ lợi ích của người tiêu dùng mà còn góp phần bảo vệ chủ quyền kinh tế và an ninh quốc gia.
- Là công cụ để quản lý việc thu thuế xuất nhập khẩu và các loại thuế liên quan khác nhằm đóng góp vào ngân sách nhà nước
Thống kê hàng hoá xuất khẩu và nhập khẩu là công cụ quan trọng trong việc quản lý kinh tế, xây dựng chính sách thuế và thương mại quốc gia Nó cũng giúp đánh giá việc thực hiện các thỏa thuận thương mại song phương và đa phương, cũng như giải quyết các tranh chấp trong thương mại quốc tế.
Quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp
2.3.1 Chuẩn bị bộ chứng từ làm thủ tục hải quan
Theo thông tư số 39/2018/TT-BTC quy định hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu bao gồm:
- Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu (bản chính), tờ khai trị giá hàng nhập khẩu (tùy theo trường hợp)
Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ tương đương là tài liệu cần thiết khi người mua thanh toán cho người bán, yêu cầu 01 bản chụp Nếu chủ hàng mua hàng từ người bán tại Việt Nam nhưng nhận hàng từ nước ngoài theo chỉ định của người bán, cơ quan hải quan sẽ chấp nhận hóa đơn do người bán tại Việt Nam phát hành cho chủ hàng.
Vận đơn và các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương cho hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, hàng không, đường sắt và vận tải đa phương thức theo quy định pháp luật, ngoại trừ hàng hóa nhập khẩu qua cửa khẩu biên giới đường bộ, hàng hóa mua bán giữa khu phi thuế quan và nội địa, cùng hàng hóa nhập khẩu do người nhập cảnh mang theo Cần nộp 01 bản chụp cho các trường hợp này Đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ hoạt động thăm dò, khai thác dầu khí trên tàu dịch vụ, cần nộp bản khai hàng hóa (cargo manifest) thay cho vận đơn.
Để nhập khẩu hàng hóa theo quy định pháp luật về ngoại thương và thương mại, cần có giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép từ cơ quan có thẩm quyền Đối với hàng hóa yêu cầu giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch, cần có giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch hoặc văn bản thông báo giao quyền sử dụng hạn ngạch thuế quan nhập khẩu.
+ Nếu nhập khẩu một lần: 01 bản chính;
+ Nếu nhập khẩu nhiều lần: 01 bản chính khi nhập khẩu lần đầu
- Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: 01 bản chính
Để chứng minh tổ chức hoặc cá nhân đủ điều kiện nhập khẩu hàng hóa theo quy định pháp luật, cần nộp 01 bản chụp chứng từ khi thực hiện thủ tục nhập khẩu lô hàng đầu tiên.
Người khai hải quan cần thực hiện khai tờ khai trị giá theo mẫu quy định, gửi đến Hệ thống dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc nộp cho cơ quan hải quan 02 bản chính nếu khai trên tờ khai giấy Việc khai tờ khai trị giá và mẫu tờ khai trị giá phải tuân thủ theo Thông tư số 39/2015/TT-BTC.
Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là tài liệu quan trọng theo quy định của Thông tư Bộ Tài chính, nhằm xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình xuất khẩu và nhập khẩu Việc có C/O không chỉ giúp tuân thủ các quy định pháp lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại quốc tế.
Hợp đồng ủy thác là tài liệu quan trọng trong trường hợp ủy thác nhập khẩu các mặt hàng yêu cầu giấy phép nhập khẩu hoặc chứng nhận kiểm tra chuyên ngành Cần có 01 bản chụp hợp đồng để chứng minh rằng tổ chức hoặc cá nhân được ủy thác đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về đầu tư, quản lý và kiểm tra chuyên ngành, cũng như quản lý ngoại thương Người nhận ủy thác phải sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận từ người giao ủy thác để thực hiện các thủ tục nhập khẩu hợp pháp.
2.3.2 Khai và nộp tờ khai hải quan
Hiện nay, doanh nghiệp cần khai hải quan qua phần mềm hải quan điện tử như ECUS hoặc VNACCS, trừ những trường hợp được phép khai hải quan bằng tờ khai giấy theo quy định tại khoản 12 Điều 1 Nghị định 59/2028/NĐ-CP.
Bước 1: Đăng ký mới tờ khai hải quan nhập khẩu
Truy cập menu: Tờ khai hải quan => Đăng ký tờ khai hải quan nhập khẩu (IDA) để đăng ký tờ khai nhập khẩu
Hình 2.1 Minh họa phần mềm khai báo hải quan điện tử (Bước 1)
Nguồn: Bộ tài liệu HDSD phần mềm ECUS VNACCS/VCIS 2018
Bước 2: Điền tất cả thông tin tại “Thông tin chung”
Hình 2.2 Minh họa phần mềm khai báo hải quan điện tử (Bước 2)
Nguồn: Bộ tài liệu HDSD phần mềm ECUS VNACCS/VCIS 2018
Nhập thông tin cơ bản cho tờ khai hải quan bao gồm loại hình khai báo, mã khai báo hải quan, cơ quan hải quan, và phân loại tổ chức hoặc cá nhân (cá nhân đến cá nhân, tổ chức đến cá nhân, cá nhân đến tổ chức, tổ chức đến tổ chức) Ngoài ra, cần ghi rõ mã bộ phận xử lý và mã hiệu phương thức vận chuyển.
* Nhập thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác
Nhập thông tin vận đơn bao gồm các yếu tố quan trọng như số vận đơn, số lượng kiện, tổng trọng lượng, mã địa điểm lưu kho, phương tiện vận chuyển, ngày hàng đến, địa điểm dỡ hàng, địa điểm xếp hàng và số lượng container.
Hình 2.3 Minh họa phần mềm khai báo hải quan điện tử (Bước 2)
Nguồn: Bộ tài liệu HDSD phần mềm ECUS VNACCS/VCIS 2018
Nhập các thông tin cần thiết trên hóa đơn, bao gồm số hóa đơn, ngày phát hành, phương thức thanh toán, trị giá hóa đơn, điều kiện giao hàng, tờ khai trị giá, phí vận chuyển, bảo hiểm và các khoản mục điều chỉnh Phân loại hình thức hóa đơn là bước quan trọng trong quy trình quản lý hóa đơn.
B: Chứng từ thay thế hóa đơn thương mại hoặc không có hóa đơn thương mại D: Hóa đơn điện tử được khai báo qua nghiệp vụ khai hóa đơn IVA
+ Mã phân loại hóa đơn:
A: Giá hóa đơn của hàng hóa phải trả tiền
B: Giá hóa đơn của hàng hóa không phải trả tiền
C: Giá hóa đơn của hàng hóa bao gồm phải trả tiền và không phải trả tiền
* Tờ khai trị giá: mã phân loại khai giá trị, phí vận chuyển, bảo hiểm nếu có, các điều khoản đi kèm
- Phí vận chuyển, bảo hiểm: mã đồng tiền phí vận chuyển, bảo hiểm phải được quy đổi về cùng đồng tiền thanh toán trên hóa đơn
- Các khoản mục điều chỉnh: mỗi dòng hàng được phép có 05 khoản mục điều chỉnh khác nhau
+ Mã xác định thời hạn nộp thuế
Khi nộp thuế, nếu có chứng từ bảo lãnh thuế, doanh nghiệp cần chọn hình thức bảo lãnh phù hợp, bao gồm "bảo lãnh chung" hoặc "bảo lãnh riêng cho từng tờ khai" Các thông tin cần nhập bao gồm mã ngân hàng bảo lãnh, năm đăng ký, ký hiệu chứng từ và số chứng từ Trong trường hợp không có bảo lãnh thuế, doanh nghiệp phải chọn mã D để nộp thuế ngay Khi thực hiện khai báo sửa đổi bổ sung, cũng cần chọn mã D để được cấp phép thông quan sau khi hoàn tất quy trình tạm giải phóng hàng.
Bước 3: Nhập thông tin tại mục danh sách hàng
Hình 2.4 Minh họa phần mềm khai báo hải quan điện tử (Bước 3)
Nguồn: Bộ tài liệu HDSD phần mềm ECUS VNACCS/VCIS 2018
Để đảm bảo quy trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi, cần khai báo đầy đủ và chính xác các thông tin như tên hàng, nhãn hiệu, model, mã HS, xuất xứ, khối lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn, mã biểu thuế nhập khẩu, thuế suất VAT và các loại thuế suất khác (nếu có).
Bước 4: Truyền tờ khai hải quan
Sau khi nhập xong thông tin tờ khai, bạn cần ghi lại và chọn mã nghiệp vụ “2 Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” Tiếp theo, hãy gửi thông tin và nhập mã Pin của chữ ký số Nếu thành công, hệ thống sẽ trả về tờ khai cùng bản sao, bao gồm các thông tin về thuế được tính toán tự động và các thông tin khác như tên và địa chỉ doanh nghiệp khai báo.
Nếu doanh nghiệp phát hiện thông tin do hệ thống cung cấp còn thiếu sót, cần sử dụng mã nghiệp vụ EDB để gọi lại thông tin khai báo của tờ khai Sau đó, doanh nghiệp tiến hành sửa đổi và gửi lại thông tin qua mã EDA cho đến khi thông tin được xác nhận chính xác.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa
Nguồn nhân lực chất lượng cao là yếu tố quyết định trong việc thực hiện thủ tục hải quan hiệu quả cho doanh nghiệp Nhân viên hải quan cần có chuyên môn vững, kinh nghiệm thực tiễn và hiểu biết sâu về luật pháp hải quan và quốc tế Họ cũng phải linh hoạt, nhạy bén trong việc xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hóa Kỹ năng ngoại ngữ, sử dụng phần mềm ECUS/VNACCS và khả năng giao tiếp tốt là những yêu cầu quan trọng Nhân viên có chuyên môn cao không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn rút ngắn thời gian thông quan và giảm chi phí phát sinh cho doanh nghiệp.
2.4.1.2 Cơ cấu bộ máy doanh nghiệp
Một bộ máy tổ chức hiệu quả với các phòng ban phân chia rõ ràng theo chức năng và nhiệm vụ sẽ tăng cường sự gắn kết giữa các bộ phận Điều này giúp cải thiện quá trình trao đổi thông tin và chuyên môn hóa nghiệp vụ của từng nhân viên Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng sẽ làm cho bộ máy hoạt động trơn tru hơn, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp.
2.4.1.3 Mối quan hệ với cơ quan hải quan
Doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tích cực với cơ quan hải quan và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật sẽ thuận lợi hơn trong việc thực hiện thủ tục hải quan Các doanh nghiệp có uy tín và lịch sử tuân thủ tốt thường được ưu tiên trong việc xử lý hồ sơ, dẫn đến việc ít bị kiểm tra hơn.
Một doanh nghiệp có năng lực tài chính vững mạnh có khả năng đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu thuế và phí, đồng thời xử lý hiệu quả các vấn đề phát sinh Nguồn lực tài chính cũng cho phép doanh nghiệp đầu tư vào công nghệ thông tin, cải thiện quy trình thủ tục hải quan Ngược lại, doanh nghiệp thiếu tài chính sẽ gặp khó khăn trong việc thanh toán thuế trước khi hàng hóa được giải phóng.
2.4.1.5 Cơ sở vật chât, công nghệ thông tin
Chất lượng cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin là yếu tố quyết định nâng cao hiệu quả thủ tục hải quan của doanh nghiệp Trang thiết bị hiện đại và cơ sở vật chất đầy đủ cho phép khai báo hải quan điện tử nhanh chóng và chính xác Kết nối mạng ổn định cùng tốc độ đường truyền cao đảm bảo việc truyền đơn trong quá trình khai báo Đặc biệt, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu nội bộ nâng cao tính bảo mật và bảo vệ thông tin công ty khỏi rò rỉ.
2.4.2.1.Chính sách và quy định hải quan
Các quy định pháp luật liên quan đến hải quan, bao gồm biểu thuế, giấy phép nhập khẩu và quy trình kiểm tra chất lượng, có ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục thông quan Những chính sách này thường xuyên thay đổi, tạo ra sự biến động trong quy trình nhập khẩu Do đó, các doanh nghiệp cần nâng cao kiến thức nghiệp vụ và cập nhật thông tin liên tục để tối ưu hóa quy trình nhập khẩu.
Sự khác biệt trong quy định hải quan giữa các quốc gia có thể tạo ra khó khăn cho các doanh nghiệp nhập khẩu, ảnh hưởng đến việc thống nhất quy trình làm việc và tuân thủ pháp luật.
2.4.2.2 Tổ chức thực hiện xử lý thủ tục hải quan của cán bộ cơ quan hải quan
Việc xử lý thủ tục hải quan không hiệu quả có thể dẫn đến gián đoạn trong quy trình của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến thời gian, công sức và chi phí Năng lực của cán bộ hải quan quyết định khả năng xử lý nghiệp vụ, giúp rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục Cán bộ có đạo đức nghề nghiệp tốt sẽ hạn chế tiêu cực, tạo môi trường làm việc tích cực giữa cơ quan hải quan và doanh nghiệp.
2.4.2.3 Cơ sở hạ tầng và công nghệ
Hệ thống công nghệ thông tin của hải quan, đặc biệt là ứng dụng hệ thống thông quan tự động như VNACCS/VCIS tại Việt Nam, giúp tăng tốc quy trình thông quan Tuy nhiên, nếu hệ thống này chưa được tối ưu hóa, thiếu sự đồng bộ hoặc gặp trục trặc kỹ thuật, sẽ gây ra sự chậm trễ cho doanh nghiệp.
Cơ sở hạ tầng logistics và cảng đóng vai trò quan trọng trong quy trình thông quan hàng hóa Các yếu tố như kho bãi, cảng biển và sân bay cần được đầu tư và quản lý hiệu quả Nếu hạ tầng không đủ đáp ứng hoặc bị quản lý kém, quá trình lưu kho và vận chuyển hàng hóa sẽ gặp phải sự chậm trễ đáng kể.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN NHẬP KHẨU MÁY MÓC, THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TỪ THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT TEMAS
Tổng quan về công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
3.1.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
3.1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
- Tên đầy đủ: Công ty cổ phần kỹ thuật Temas
- Tên quốc tế: TEMAS ENGINEERING JOINT STOCK COMPANY
- Trụ sở chính: Số 17, khu X5, ngõ 60, phố Dương Khuê, Phường Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Vốn điều lệ: 12 tỷ VND
* Quá trình hình thành và phát triển
- 22/02/2012, thành lập Công ty cổ phần kỹ thuật Temas, trụ sở đặt tại Cầu Diễn, Huyện Từ Liêm, Thành Phố Hà Nội
Vào năm 2015, công ty đã ký hợp tác phân phối chính thức với Unipulse Đến năm 2016, công ty mở văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh và tiếp tục ký hợp tác phân phối chính thức với Janome và Mars Tohken.
- Năm 2018, hợp tác với công ty Kintetsu Engineering, thành lập công ty Teks tại Việt Nam Năm 2019, khánh thành tòa nhà trụ sở Temas tại Dương Khuê, Hà Nội
Năm 2022-2023, sản phẩm R&D Flexible Part Feeder đã chính thức được xuất khẩu sang các thị trường Hàn Quốc, Nhật Bản và Mỹ Đồng thời, công ty cũng khai trương văn phòng Kỹ thuật tại chung cư Hateco, Hà Nội, đánh dấu sự đầu tư mạnh mẽ vào lĩnh vực tích hợp hệ thống.
Công ty cổ phần kỹ thuật Temas chuyên sản xuất, nhập khẩu và phân phối thiết bị tự động hóa cho dây chuyền công nghiệp, bao gồm các sản phẩm chính như robot, cobot, máy ép servo, thiết bị đo lường, máy khắc, đầu đọc code, và các thiết bị điều khiển tự động hóa.
3.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật Temas
Nguồn: Phòng Nhân sự công ty CPKT Temas
3.1.1.4 Nguồn nhân lực của công ty
Theo thống kê, vào năm 2023, công ty có 87 nhân viên chính thức Số lượng lao động được bố trí theo phòng ban như sau:
Bảng 3.1 Cơ cấu nhân sự của công ty CPKT Temas phân chia theo các phòng ban giai đoạn 2021-2023
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự
Phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật và phòng R&D luôn là 3 phòng ban chiếm số lượng nhân viên lớn nhất, lần lượt chiếm 25,5%; 19.5% và 21.8% năm 2023
Bảng 3.2 Cơ cấu lao động của Công ty cổ phần kỹ thuật Temas giai đoạn
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự
3.1.1.5 Cơ sở vật chất của công ty
Công ty hiện có ba trụ sở gồm: trụ sở chính tại Dương Khuê, Hà Nội; văn phòng chi nhánh tại Thủ Đức, Hồ Chí Minh; và văn phòng kỹ thuật tại Hateco Apollo Tất cả các văn phòng đều được trang bị cơ sở hạ tầng hiện đại với thiết bị, máy móc tiên tiến, cùng với các tiện nghi đầy đủ như điều hòa, bình lọc nước, máy in, lò vi sóng, tủ lạnh và đồ ăn vặt.
3.1.1.6 Tình hình tài chính của công ty
Bảng 3.3 Báo cáo tài chính của Công ty CPKT Temas (Đơn vị VND)
Tổng tài sản 48.364.578.912 70.673.351.086 90.364.238.982 Tài sản ngắn hạn 36.285.320.387 51.341.886.385 68.365.623.301 Tài sản dài hạn 12.079.258.525 19.331.464.701 21.998.615.681
Nợ dài hạn 15.395.530.802 21.854.167.268 23.012.485.840 Vốn chủ sở hữu 40.364.567.802 69.397.553.281 97.683.942.006
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty giai đoạn 2021-2023
Từ bảng thống kê, có thể nhận thấy tình hình tài chính của công ty trong giai đoạn 2021-2023 diễn biến tích cực, với tổng tài sản tăng từ 48,364 tỷ VND (2021) lên 70,673 tỷ VND (2022) và 90,364 tỷ VND (2023) Cơ cấu vốn cũng có sự cải thiện, tăng từ 0.83 (2021) lên 1.08 (2023), cho thấy tỷ trọng vốn chủ sở hữu trong tổng tài sản tăng dần, phản ánh sự giảm bớt phụ thuộc vào nguồn vốn vay và nâng cao tính tự chủ tài chính của công ty.
3.1.2.Khái quát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2021-2023
Sau hơn 12 năm hoạt động công ty CPKT Temas đã dần khẳng định chỗ đứng của mình trong ngành máy móc công nghiệp
Bảng 3.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: VND
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Tổng doanh thu 214.659.702.627 242.617.849.250 301.534.253.005 Tổng chi phí 197.984.390.861 224.603.783.405 276.144.689.650 Lợi nhuận trước thuế 16.675.311.766 18.014.066.845 25.389.563.355
Tỷ suất lợi nhuận sau thuế 6,21% 5,94% 6,74%
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2021-2023
Trong giai đoạn 2021-2023, công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng ấn tượng với doanh thu và lợi nhuận dương qua các năm Tổng doanh thu tăng từ 214.659.702.627 đồng năm 2021 lên 242.617.849.250 đồng năm 2022, tương ứng với mức tăng 13,02% Mặc dù lợi nhuận sau thuế năm 2022 chỉ tăng 5,9% so với năm 2021, doanh thu lại tiếp tục tăng lên 301.534.253.005 đồng vào năm 2023, đạt mức tăng 13,6% so với năm 2022 Lợi nhuận sau thuế cũng tăng từ 13,3 tỷ VND năm 2021 lên 20,3 tỷ VND năm 2023, kéo theo tỷ suất lợi nhuận sau thuế tăng từ 6,21% năm 2022 lên 6,74% năm 2023, cho thấy doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và có lợi nhuận cao.
3.1.2.1 Hoạt động nhập khẩu của Công ty cổ phần kỹ thuật Temas
* Kim ngạch nhập khẩu giai đoạn 2021-2023
Công ty cổ phần kỹ thuật Temas là nhà phân phối chính hãng tại Việt Nam, chuyên nhập khẩu và phân phối các loại máy móc, thiết bị công nghiệp từ những thương hiệu lớn.
Bảng 3.5 Kim ngạch nhập khẩu của công ty cổ phần kỹ thuật Temas giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: VND
Mức tăng trưởng so với cùng kỳ năm trước - 10,8% 38,11%
Nguồn: Phòng mua hàng
Năm 2023, kim ngạch nhập khẩu tăng khoảng 38,11%, phản ánh sự tăng trưởng mạnh mẽ của công ty và nhu cầu cao về máy móc công nghiệp từ các doanh nghiệp trong nước để phục vụ hoạt động sản xuất.
Công ty chuyên nhập khẩu các sản phẩm chủ yếu như Robot&Cobot, máy ép Servo, thiết bị đo lường, máy khắc, đầu đọc code và thiết bị phòng sạch Trong số đó, Robot&Cobot chiếm tỷ trọng lớn nhất, vượt quá 20% tổng sản phẩm nhập khẩu.
* Thị trường nhập khẩu chính
Bảng 3.6 Thị trường nhập khẩu của công ty CPKT Temas giai đoạn 2021-
Thị trường (%) Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Hoa Kỳ 14 13 14 Đức 20 21 23 Đài Loan 11 9 9
Nguồn: Phòng mua hàng Công ty CPKT Temas
Dựa vào bảng số liệu, thị trường Nhật Bản, Hoa Kỳ và Đức là ba thị trường nhập khẩu chính của công ty, chiếm hơn 70% tổng lượng nhập khẩu Trong năm 2023, Nhật Bản dẫn đầu với tỷ lệ 43%.
Thực trạng quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc, thiết bị công nghiệp từ thị trường Nhật Bản của công ty cổ phần kỹ thuật Temas
3.2.1 Chuẩn bị bộ chứng từ làm thủ tục hải quan
Công ty cổ phần kỹ thuật Temas chuyên cung cấp máy móc, thiết bị công nghiệp và linh kiện điện tử mới 100% Theo quy định hiện hành, các mặt hàng này không nằm trong danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu hay nhập khẩu Sau khi hoàn tất đàm phán và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp tại Nhật Bản, Temas chuẩn bị bộ chứng từ hải quan cần thiết cho việc nhập khẩu.
* Hợp đồng ngoại thương (Sale contract/Purchase order)
Công ty Cổ phần kỹ thuật Temas đã ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác Nhật Bản Phòng mua hàng sẽ gửi đơn đặt hàng (PO) đến nhà cung cấp, và sau khi tập hợp đủ đơn cho một lô hàng, nhân viên sẽ tiến hành làm hợp đồng ngoại thương (Sale contract) dựa trên các PO đã đặt Trong quá trình này, nhân viên phòng thu mua sẽ liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để thống nhất tên hàng hóa và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Hình 3.2 Hợp đồng ngoại thương (Sale contract)
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu
* Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Hóa đơn thương mại do nhà xuất khẩu Nhật Bản phát hành khi hàng hóa đã được gửi hoặc sau khi đóng gói, dựa trên thông tin từ hợp đồng thương mại Hóa đơn này được gửi đến công ty CPKT Temas và đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị hải quan của hàng hóa nhằm tính thuế nhập khẩu.
Hình 3.3 Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu- công ty CPKT Temas
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list) là chứng từ do nhà cung cấp lập sau khi hoàn tất quá trình đóng hàng, ghi rõ quy cách đóng gói, kích thước và trọng lượng của đơn hàng Nhân viên phòng mua hàng của Công ty CPKT Temas sử dụng phiếu này để xác định phương tiện vận chuyển phù hợp và tính toán chi phí vận chuyển cho lô hàng Đồng thời, phiếu đóng gói cũng là căn cứ quan trọng cho cơ quan hải quan trong việc kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của hàng hóa.
31 của lô hàng, nếu thông tin trên phiếu đóng gói hàng hóa không khớp với tờ khai hải quan, cơ quan hải quan sẽ từ chối thông quan
Hình 3.4 Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu- công ty CPKT Temas
* Vận đơn (Air way bill/ Bill of lading)
Công ty CPKT Temas hiện nay thường sử dụng dịch vụ vận chuyển của FedEx và DHL để nhập khẩu hàng hóa Nhân viên phòng mua hàng sẽ truy cập vào hệ thống của FedEx để đặt dịch vụ vận chuyển, cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, chọn ngày và địa điểm lấy hàng, đồng thời xác nhận chi phí dựa trên các mức cước phí hiển thị.
FedEx sẽ cung cấp mã vận đơn (AWB) và thông tin vận chuyển sau khi xác nhận đặt chỗ Nhân viên mua hàng của Temas sẽ gửi thông tin cùng mã vận đơn cho đối tác Nhật Bản để họ có thể nắm rõ thời gian và sắp xếp giao hàng.
* Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Đơn vị vận chuyển sẽ gửi giấy thông báo hàng đến cho công ty, giúp người nhận nắm rõ thông tin về tình trạng hàng hóa, thời gian và địa điểm nhận hàng Qua đó, người nhận có thể thực hiện thanh toán, khai báo hải quan và đưa hàng về kho.
* Chứng nhận xuất xứ (Certificate of orgin) (nếu cần)
Chứng nhận xuất xứ (C/O) là tài liệu do người bán Nhật Bản cấp, nhằm xác nhận hàng hóa được sản xuất và có nguồn gốc tại Nhật Bản Tài liệu này giúp hàng hóa của công ty được hưởng thuế ưu đãi theo hiệp định thương mại tự do ASEAN-Nhật Bản (C/O form AJ) hoặc hiệp định thương mại tự do (FTA) giữa Việt Nam và Nhật Bản (C/O form VJ) Khi làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam, hàng hóa sẽ được miễn giảm thuế nhờ vào chứng nhận này.
* Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality) (nếu cần)
Khi đàm phán hợp đồng nhập khẩu máy móc và thiết bị công nghiệp, nhân viên phòng mua hàng của công ty CPKT Temas sẽ yêu cầu đối tác cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, giá cả, điều kiện giao hàng và bảo hành.
CQ là tài liệu kèm theo lô hàng nhằm kiểm tra chất lượng và đảm bảo hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn Việt Nam Khi bên mua yêu cầu giấy chứng nhận chất lượng, bên bán phải đưa hàng hóa đi kiểm định và gửi kết quả kiểm định cho bên mua.
* Giấy phép nhập khẩu (nếu cần)
Theo Phụ lục III của Nghị định 69/2018/NĐ-CP, hàng hóa như máy móc, thiết bị công nghệ, phần mềm và nguyên liệu nhập khẩu phục vụ sản xuất phải tuân thủ quy định về quản lý công nghệ Do đó, trong một số trường hợp, nhân viên phòng xuất nhập khẩu cần làm hồ sơ xin cấp phép nhập khẩu từ Bộ Khoa học và Công nghệ.
Nhà cung cấp sẽ cung cấp catalogue nhằm giảm thiểu rủi ro khi hải quan yêu cầu catalogue đặc biệt cho các loại máy móc có cấu tạo, chức năng hoặc mã HS phức tạp Điều này giúp hải quan nắm rõ thông tin về hàng hóa và xác định chính xác mã HS code mà doanh nghiệp đang áp dụng.
Nhà cung cấp sẽ gửi bản nháp bộ chứng từ qua email, và bản chính sẽ được chuyển phát sau Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ kiểm tra tính chính xác của hồ sơ trước khi khai báo hải quan cho lô hàng.
Bộ phận Mua hàng và Xuất nhập khẩu của công ty đã hợp tác xây dựng "Tài liệu xuất nhập khẩu" trên hệ thống công ty, bao gồm quy trình thủ tục xuất nhập khẩu, quy trình kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa, biểu thuế và các bộ luật, thông tư liên quan, nhằm tạo cơ sở tra cứu tài liệu khi cần thiết.
Khi nhận bộ chứng từ từ nhà cung cấp, chuyên viên xuất nhập khẩu cần kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ và thông tin theo "Quy trình kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu".
Đánh giá thực trạng quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc, thiết bị công nghiệp từ thị trường Nhật Bản của công ty cổ phần kỹ thuật Temas
Doanh nghiệp đã thiết lập một quy trình thủ tục hải quan hoàn chỉnh, bao gồm các bước chuẩn bị hồ sơ, khai và nộp hồ sơ hải quan, nhận kết quả phân luồng, nộp thuế và lệ phí, giải phóng hàng hóa, và lưu trữ hồ sơ hải quan.
Thứ hai, bộ phận Mua hàng và bộ phận Xuất nhập khẩu của công ty đã xây dựng bộ
Tài liệu xuất nhập khẩu bao gồm quy trình thủ tục, kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa, biểu thuế áp dụng và các bộ luật liên quan, nhằm cung cấp cơ sở tra cứu cho nhân viên Quy trình kiểm tra chứng từ hàng nhập giúp nhân viên xuất nhập khẩu xác minh tính chính xác và thống nhất của thông tin, nhanh chóng phát hiện sai sót trong quá trình kiểm tra.
Công ty đang nỗ lực cải thiện quy trình chuẩn bị chứng từ cho hồ sơ hải quan, giúp rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình khai hải quan.
Thời gian khai báo và nộp hồ sơ hải quan của công ty đã được cải thiện rõ rệt qua từng năm, phản ánh nỗ lực nâng cao chuyên môn và khắc phục sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và khai báo hải quan của phòng xuất nhập khẩu.
Vào thứ năm, công ty CPKT Temas đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế một cách đúng hạn và chính xác, không xảy ra tình trạng trốn thuế hay gian lận thuế, điều này đã giúp quá trình lấy hàng diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Vào ngày thứ Sáu, khi hàng hóa được phân loại vào luồng vàng hoặc luồng đỏ, nhân viên phòng xuất nhập khẩu đã phối hợp hiệu quả với cán bộ hải quan để chỉnh sửa và cập nhật thông tin chính xác, đảm bảo lô hàng được thông quan kịp thời mà không gặp phải tình trạng hàng hóa bị giữ lại.
3.3.2 Vấn đề còn tồn tại
Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hải quan, việc kiểm tra chứng từ của nhân viên công ty vẫn gặp nhiều sai sót, dẫn đến thời gian khắc phục kéo dài và ảnh hưởng đến tiến độ khai hải quan Một lỗi phổ biến là sự không nhất quán thông tin giữa các chứng từ, đặc biệt là giữa hợp đồng ngoại thương và hóa đơn thương mại Mặc dù thời gian chuẩn bị hồ sơ đã được cải thiện qua các năm, nhưng tốc độ vẫn còn chậm.
Trong bước khai và nộp hồ sơ hải quan, tỷ lệ sai sót vẫn còn cao, trên 6% Nhân viên xuất nhập khẩu thường gặp phải các lỗi như áp mã sai hàng hóa, nhầm lẫn giữa trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, dẫn đến số liệu trong tờ khai không khớp với chứng từ.
Vào thứ ba, kết quả phân luồng cho thấy tỷ lệ hàng hóa bị phân vào luồng vàng và luồng đỏ rất cao, với tỷ lệ hàng hóa trong luồng vàng vượt quá 50%.
Hệ thống phần mềm khai báo hải quan điện tử thường xuyên gặp tình trạng nghẽn mạng và tê liệt, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc truyền tờ khai Điều này dẫn đến việc không thể giao hàng đúng kế hoạch, từ đó phát sinh nhiều chi phí kho bãi cho doanh nghiệp.
Thiếu hụt nhân lực trong bộ phận xuất nhập khẩu đã gây ra tình trạng quá tải công việc, đặc biệt là ở những nhân viên phụ trách chứng từ, họ còn trẻ và thiếu kinh nghiệm.
Vào thứ sáu, nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu không kịp cập nhật thông tin về các quy định sửa đổi và bổ sung liên quan đến các điều luật áp dụng cho việc nhập khẩu hàng hóa.
Giai đoạn 2021-2023 đánh dấu thời kỳ phát triển mạnh mẽ nhất của công ty, với lượng hàng nhập khẩu tăng đáng kể Mặc dù khối lượng công việc lớn, nhưng công ty vẫn phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt nguồn lực.
Bộ phận xuất nhập khẩu và mua hàng đang đối mặt với tình trạng quá tải do chỉ có 47 nhân lực đặc biệt Việc nhập khẩu máy móc đòi hỏi nhân viên phải có kiến thức sâu về sản phẩm và kinh nghiệm để phát hiện sai sót Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhân viên phụ trách chứng từ còn trẻ và thiếu kinh nghiệm, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Thứ hai, do sự sai sót, thiếu cẩn thận của một số cán bộ nhân viên
Đối tác thương nhân nước ngoài gặp khó khăn trong việc trao đổi thông tin do rào cản ngôn ngữ và quy định hải quan giữa hai quốc gia Việc bên xuất khẩu tại Nhật Bản chuẩn bị chứng từ không cẩn thận và không kiểm tra kỹ trước khi gửi đã dẫn đến thiếu sót và chậm trễ trong việc hoàn thiện bộ chứng từ Điều này khiến công ty không nhận được đầy đủ chứng từ đúng hạn, và khi có sai sót thông tin, phản hồi từ Nhà cung cấp cũng chậm trễ, kéo dài thời gian chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu của công ty.
Định hướng phát triển hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị công nghiệp từ thị trường Nhật Bản của công ty cổ phần kỹ thuật Temas
Theo báo cáo của Tổng cục Hải quan, máy móc và thiết bị dụng cụ là một trong 10 nhóm hàng nhập khẩu hàng đầu từ 2021 đến 2023 Xu hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa tại Việt Nam đang thúc đẩy các doanh nghiệp ưu tiên ứng dụng công nghệ cao, đặc biệt là robot và thiết bị tự động hóa, nhằm nâng cao sản lượng và chất lượng sản xuất Đây là cơ hội tiềm năng cho công ty CPKT Temas.
Theo "Chiến lược phát triển của công ty cổ phần kỹ thuật Temas giai đoạn 2024-2026", công ty sẽ tập trung vào việc tăng cường nhập khẩu máy móc từ Nhật Bản và mở rộng sang các thị trường lớn như Trung Quốc, Mỹ, Úc Temas cam kết phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực máy móc và thiết bị công nghiệp, nhằm trở thành một trong những công ty uy tín hàng đầu trong việc cung cấp thiết bị và giải pháp tự động hóa cho các nhà máy tại Việt Nam Để đạt được mục tiêu này, công ty sẽ hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu với các định hướng cụ thể.
- Công ty CPKT Temas tuân thủ các quy định pháp luật về nhập khẩu máy móc thiết bị công nghiệp của Việt Nam và cả thị Nhật Bản
Thực hiện thủ tục hải quan hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu sai sót trong hoạt động nhập khẩu.
50 quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc của công ty Chuyển hướng phân luồng của công ty sang luồng xanh với mục tiêu đạt trên 70%
Công ty đang tích cực tăng cường mối quan hệ với các nhà cung cấp uy tín tại Nhật Bản nhằm tạo ra nguồn cung hàng hóa ổn định và sản phẩm cạnh tranh Sự hợp tác này không chỉ giúp công ty nhận được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp khi gặp rủi ro trong quá trình mua bán, mà còn đảm bảo rằng quan hệ hợp tác được xây dựng trên nền tảng vững chắc, mang lại lợi ích lâu dài cho cả hai bên.
- Mở rộng quy mô nhận sự và tăng cường nhân lực bộ phận xuất nhập khẩu, tăng cường đào tạo nâng cao kiến thức nghiệp vụ chuyên ngành.
Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu máy móc, thiết bị công nghiệp từ thị trường Nhật Bản của công ty cổ phần kỹ thuật Temas
Thứ nhất, hoàn thiện tổ chức nhân sự, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên
Để giải quyết vấn đề thiếu nhân lực và quá tải công việc ở bộ phận mua hàng và xuất nhập khẩu, cần tuyển thêm nhân lực cho các vị trí này Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực chứng từ và khai báo hải quan, đặc biệt là tại các công ty máy móc và thiết bị công nghiệp Việc tìm kiếm ứng viên thành thạo tiếng Anh hoặc tiếng Nhật sẽ giúp giảm thời gian đào tạo, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả giao tiếp với nhà cung cấp trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu.
Nâng cao chất lượng và trình độ chuyên môn của nhân sự là yếu tố quan trọng trong công tác quản lý hải quan Để đạt được điều này, công ty cần thực hiện đào tạo nội bộ chi tiết và bài bản cho nhân viên mới, thường xuyên cập nhật kiến thức về quy trình hải quan và thuế quan Việc nắm vững các thông tư, nghị định liên quan đến mặt hàng nhập khẩu chủ lực như máy móc thiết bị công nghiệp sẽ giúp hạn chế sai sót trong thủ tục hải quan và linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh Tăng cường huấn luyện nghiệp vụ hải quan cho nhân viên mới là giải pháp cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc.
Trong hình thức kèm cặp tại chỗ, nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu (XNK) có thể dẫn theo những nhân viên mới khi xuống chi cục hải quan để làm quen với quy trình nhận hàng.
Công ty cần xây dựng chính sách lương thưởng và phúc lợi hấp dẫn nhằm tạo ra môi trường làm việc thoải mái Điều này không chỉ giúp nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả hơn mà còn giảm thiểu tình trạng nhảy việc, giữ chân những nhân viên lâu năm và có kinh nghiệm.
Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa của công ty nhằm giảm thiểu sai sót trong việc chuẩn bị hồ sơ và khai báo hải quan, từ đó nâng cao tỷ lệ tờ khai luồng xanh.
Công ty cần thiết lập quy trình chuẩn cho khai báo và kiểm tra chứng từ hải quan, bao gồm việc kiểm tra chất lượng chứng từ, xác minh thông tin với nhà cung cấp và kiểm soát nội bộ để đảm bảo tính chính xác và nhất quán Khi thực hiện khai tờ khai hải quan điện tử, việc rà soát với sự tham gia của nhân viên có kinh nghiệm sẽ giúp phát hiện và sửa chữa lỗi sai kịp thời, từ đó giảm nguy cơ khai bổ sung hoặc hủy tờ khai.
Nhân viên xuất nhập khẩu cần thường xuyên theo dõi và cập nhật chính sách hải quan, vì các quy định thường xuyên thay đổi Doanh nghiệp nên cập nhật thông tin mới nhất từ các cơ quan quản lý để điều chỉnh quy trình kịp thời, nhằm tránh vi phạm quy định và bị phạt.
Thứ ba, xây dựng mạng lưới nhà cung cấp uy tín, giảm thiểu rủi ro trong quá trình nhập khẩu hàng hóa
Công ty cần thỏa thuận và thông báo trước về các yêu cầu và quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến giấy tờ nhập khẩu cho lô hàng từ đối tác xuất khẩu Đồng thời, công ty nên thường xuyên nhắc nhở và kiểm tra quá trình chuẩn bị giấy tờ giữa hai bên Nếu đối tác vi phạm mặc dù đã được thông báo và thỏa thuận trước, họ sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về những thiệt hại gây ra cho công ty.
Phòng mua hàng thực hiện đánh giá nhà cung cấp hàng quý và phản hồi trực tiếp nếu nhà cung cấp thường xuyên cung cấp chứng từ sai sót và chậm sửa lỗi Để cải thiện, nhà cung cấp cần nắm rõ tình hình và điều chỉnh kịp thời Đánh giá nhà cung cấp có thể dựa trên khảo sát tỉ lệ sai sót trong từng lô hàng hoặc qua trao đổi trực tiếp.
Chúng tôi có đội ngũ chuyên viên mua hàng và xuất nhập khẩu thành thạo tiếng Anh, đặc biệt là tiếng Nhật, giúp giao tiếp hiệu quả với nhà cung cấp Điều này không chỉ giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập khẩu mà còn duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài và tốt đẹp với đối tác.
Thứ tư, tăng cường hợp tác giữa doanh nghiệp và hải quan
Doanh nghiệp cần thiết lập và duy trì mối quan hệ tích cực với cán bộ hải quan, đặc biệt trong việc giải trình với công chức hải quan Nhân viên khai hải quan nên nâng cao kỹ năng giao tiếp với đối tác trong và ngoài nước cũng như với các cơ quan chức năng, nhằm hoàn thiện nhanh chóng hồ sơ hải quan nhập khẩu và thủ tục thông quan hàng hóa.
Để tăng cường sự hợp tác giữa doanh nghiệp và hải quan, việc duy trì các cuộc gặp mặt định kỳ là rất quan trọng Những buổi gặp này giúp hai bên trực tiếp trao đổi thắc mắc và đề xuất sửa đổi, từ đó xây dựng sự hiểu biết và tin tưởng lẫn nhau Doanh nghiệp cũng nên cử nhân viên tham gia các lớp học ngắn hạn về chính sách và quy trình thủ tục hải quan do chi cục hải quan tổ chức, nhằm nâng cao nhận thức và ý thức pháp luật trong việc thực hiện thủ tục hải quan.
Thứ năm, thuê đại lý làm thủ tục hải quan
Công ty có thể tận dụng dịch vụ khai báo hải quan từ đại lý hoặc bên thứ ba có chuyên môn cao để đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng và hiệu quả Việc này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí đầu tư cho nhân sự và trang thiết bị mà còn tối ưu hóa quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu.
Một số kiến nghị nhằm tăng cường hiệu quả thực hiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu của công ty
4.3.1 Kiến nghị với nhà nước, cơ quan hải quan Để tạo điều kiện giúp quá trình khai báo hải quan của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, giảm thiểu thời gian thông quan, cơ quan hải quan cần:
Thứ nhất, nâng cấp hệ thống khai báo hải quan điện tử
Cơ quan hải quan cần nâng cấp phần mềm xử lý dữ liệu và trang bị máy tính mới cho cán bộ, nhằm tăng tốc độ xử lý dữ liệu Việc cải thiện đường truyền mạng sẽ giúp quá trình khai báo và thông quan hàng hóa của công ty CPKT Temas và các công ty xuất nhập khẩu khác diễn ra thuận lợi hơn.
Thứ hai, tăng cường các hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp trong việc khai báo hải quan điện tử
Cơ quan Hải quan đang nỗ lực đơn giản hóa các chứng từ và hỗ trợ doanh nghiệp trong thủ tục xác định mã HS cũng như tham vấn trị giá hải quan Đồng thời, cần chú trọng hơn vào việc cung cấp thông tin và hướng dẫn để giải đáp thắc mắc cho doanh nghiệp trong quá trình thông quan hàng hóa.
Chúng tôi thường xuyên cập nhật và cung cấp thông tin về thủ tục hải quan một cách nhanh chóng, bao gồm thông báo về các văn bản pháp luật mới trên các phương tiện điện tử Điều này giúp doanh nghiệp kịp thời nắm bắt những thông tin sửa đổi, bổ sung, đảm bảo rằng họ dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ các thay đổi liên quan đến quy trình hải quan.
Cơ quan hải quan thường xuyên tổ chức các buổi trao đổi với đại diện doanh nghiệp để hiểu rõ những khó khăn và hạn chế mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình làm thủ tục hải quan Qua đó, cơ quan hải quan có thể đưa ra những giải pháp hiệu quả nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong việc nhập khẩu hàng hóa.
Thứ ba, đào tạo đội ngũ hải quan chuyên nghiệp, có tinh thần trách nhiệm và đạo đức
Xây dựng đội ngũ công chức hải quan chuyên môn sâu, liêm chính và chuyên nghiệp là cần thiết để đáp ứng yêu cầu quản lý hải quan hiện đại Đội ngũ này cần làm chủ công nghệ và trang thiết bị hiện đại, đảm bảo đủ số lượng và cơ cấu phù hợp Hơn nữa, cán bộ hải quan cần có sự cầu thị, lắng nghe và chia sẻ khó khăn với doanh nghiệp, nhằm kịp thời giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan.
Thứ tư, hoàn thiện hệ thống pháp luật về quy trình thủ tục hải quan của doanh nghiệp
Cải cách thủ tục hành chính hải quan hướng tới việc đơn giản hóa và hài hòa hóa quy trình theo tiêu chuẩn quốc tế Mục tiêu là hoàn thiện thể chế và cơ sở pháp lý, đảm bảo quy trình thủ tục hải quan công khai, minh bạch, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp Đồng thời, cần tăng cường sự phối hợp giữa cơ quan hải quan và các cơ quan quản lý nhà nước khác trong việc giải quyết thủ tục tại cửa khẩu.
4.3.2 Kiến nghị với doanh nghiệp
Công ty cần thiết lập một quy trình thủ tục hải quan nội bộ đồng nhất nhằm khắc phục các hạn chế đã gặp trong giai đoạn 2021-2023 Việc ghi nhận và phân tích dữ liệu các lô hàng bị phân vào luồng đỏ và vàng là cần thiết để xác định các yếu tố rủi ro Đồng thời, công ty cũng cần làm việc với cơ quan hải quan để làm rõ lý do hàng hóa bị chuyển luồng một cách không rõ ràng.
Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Luật Hải quan về khai báo hàng hóa nhập khẩu và đóng thuế, doanh nghiệp cần thiết lập bộ phận pháp chế hoặc nhân viên chuyên trách có nhiệm vụ cập nhật thường xuyên các thông tư, nghị định, công văn liên quan Việc tuân thủ đầy đủ luật pháp không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn tăng cường mức độ tin cậy giữa công ty và cơ quan chức năng.
Việc nâng cao uy tín của công chức hải quan đã góp phần đáng kể vào việc giảm nghi ngờ đối với hàng hóa, từ đó làm giảm tỷ lệ hồ sơ phải vào luồng đỏ và kiểm tra thực tế.
- Nâng cấp hệ thống mạng nội bộ, đề nghị hải quan cải thiện hạ tầng kỹ thuật của hệ thống ECUS để giảm tình trạng nghẽn mạng
Bộ phận xuất nhập khẩu nên tổ chức các buổi đào tạo chuyên môn cho nhân sự mới, nhằm nâng cao nghiệp vụ và giảm thiểu sai sót trong thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa Việc này đặc biệt quan trọng trong khâu chuẩn bị bộ chứng từ và khai, nộp hồ sơ hải quan để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Tham gia thường xuyên các buổi tọa đàm giữa cán bộ hải quan và doanh nghiệp giúp chia sẻ những khó khăn trong thủ tục hải quan Qua đó, cơ quan hải quan có cái nhìn thực tế hơn về vấn đề, từ đó xác định hướng đi cải thiện quy trình hải quan trong tương lai.