Hữu hình: Trái cây sấy, hạt dinh dưỡng Không hữu hình: Hệ thống điện, nước, internet, hệ thống thông tin quản lý Thông tin: Nhu cầu khách hàng, thông tin khách hàng - Đầu ra: Hữu
GIỚI THIỆU
Giới thiệu hệ thống
1.1.1 Lý do chọn hệ thống
Trong những năm gần đây, xu hướng sử dụng trái cây sấy và hạt dinh dưỡng đang dần trở nên phổ biến tuy nhiên nguồn sản phẩm chất lượng và giá cả hợp lý đến tay người tiêu dùng chưa nhiều Hiểu được điều này, ISE FRUITS AND NUTS ra đời với mong muốn trở thành địa chỉ uy tín đáng tin cậy cho người tiêu dùng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận khi có nhu cầu về những thực phẩm giàu dinh dưỡng có tác dụng cung cấp chất dinh dưỡng, phòng chống bệnh tật, nâng cao sức khỏe con người; nâng cao nhận thức của người Việt trong vấn đề phòng chống bệnh tật bằng chế độ ăn uống khoa học, bổ sung dinh dưỡng hợp lý và đời sống lành mạnh với giá thành phải chăng
1.1.2 Mục đích, sứ mệnh của hệ thống
Cung cấp đa dạng các loại trái cây sấy, hạt dinh dưỡng có nguồn gốc rõ ràng, chất lượng và bổ dưỡng Đáp ứng nhu cầu ăn trái cây sấy, hạt dinh dưỡng của nhiều phân khúc khách hàng khác nhau
Thiết lập hệ thống vận hành và kinh doanh trái cây sấy, hạt dinh dưỡng nhằm đem lại nguồn lợi nhuận kinh tế
1.1.3 Quy trình hệ thống Để xây dựng quy trình hệ thống ta cần có đầu vào, đầu ra, quy trình hoạt động đáp ứng được nhu cầu mua hàng của khách hàng:
- Đầu vào: Khách hàng, nhu cầu khách hàng, đơn hàng, trái cây sấy, hạt dinh dưỡng
- Quy trình: Tiếp khách, tư vấn, thanh toán
- Đầu ra: Các đơn hàng đã đóng gói, phản hồi của khách hàng, lợi nhuận
1.1.4 Bộ phận của hệ thống
Các bộ phận của hệ thống được phân làm 3 loại:
- Bộ phận kết cấu: Gồm các bộ phận tĩnh, các yếu tố vật lý của cửa hàng như khu vực trưng bày sản phẩm, camera, máy lạnh, quạt, bãi giữ xe, kho, trái cây sấy, hạt dinh dưỡng, v.v
- Bộ phận vận hành: Gồm các bộ phận thực hiện các hoạt động xử lý như nhân viên, máy tính, hệ thống thông tin, hệ thống quản lý, v.v
- Bộ phận dòng chảy: Gồm các vật chất, năng lượng, thông tin mà cần biến đổi như thông tin đơn hàng, khách hàng, dòng tiền, v.v
- Địa điểm: nhà 1 trệt 1 lầu đường Hoàng Diệu 2
- Thời gian hoạt động: 8:00 - 22:00 giờ, tất cả các ngày trong tuần
- Vốn đầu tư: 1.05 tỷ đồng Thời gian hoàn vốn: 2,5 năm
- Năng suất kỳ vọng bán hàng: 32 đơn hàng/ ngày
- Tổng cộng cửa hàng có: 10 loại Trái cây sấy và 9 Hạt dinh dưỡng, với mức giá bán của sản phẩm: 45.000 – 600.000 VNĐ
1.1.6 Mối liên hệ giữa các bộ phận
Mối liên hệ bậc nhất:
- Nhà 1 trệt 1 lầu, tầng trệt là khu trưng bày, tầng lầu là khu vực kho, quản lí
- Nhờ hệ thống thông tin quản lý thống kê được số đơn hàng mỗi ngày, tháng, v.v
Mối liên hệ bậc hai:
- Máy lạnh ở kho bảo quản được trái cây sấy và hạt dinh dưỡng
- Khu trưng bày được lắp đặt máy lạnh đầy đủ, vệ sinh sạch sẽ sẽ, không gian rộng rãi tạo cảm giác thỏa mái cho khách hàng
- Không gian bên trong có tone màu sang, có photobooth đẹp tạo thiện cảm với khách hàng.
Môi trường hệ thống
1.2.1 Môi trường của hệ thống
Môi trường của hệ thống bao gồm:
Hữu hình: Trái cây sấy, hạt dinh dưỡng
Không hữu hình: Hệ thống điện, nước, internet, hệ thống thông tin quản lý
Thông tin: Nhu cầu khách hàng, thông tin khách hàng
Hữu hình: Trái cây sấy, hạt dinh dưỡng đã được đóng gói
Không hữu hình: Lợi nhuận, sự thỏa mãn của khách hàng
- Các quy trình bên trong:
Quy trình xuất/nhập kho: Nhân viên vận hành, kiểm tra tiến hành nhập hàng hóa và ghi chú lại để tính toán tài chính, lưu trữ và đối chiếu khi cần, v.v
Quy trình xử lý đơn hàng: Nhân viên tiến hành nhận đơn hàng, đóng gói, giao cho khách hàng hay đơn vị vận chuyển và tiến hành thanh toán
Quy trình bảo trì: Vệ sinh, quét dọn cửa hàng, kiểm tra điện, nước, trang thiết bị, nhiệt độ trong kho, tính an toàn của kệ hàng, v.v
1.2.2 Tác động của môi trường đến hệ thống
Cạnh tranh với các mô hình bán lẻ khác nên cần đẩy mạnh marketing và đa dạng các loại mặt hàng sản phẩm để thu hút khách hàng
1.2.3 Các vấn đề, khó khăn và thách thức
Tạo dựng thương hiệu và thu hút khách hàng
Xây dựng lòng tin của khách hàng đối với sản phẩm của cửa hàng
Lượng sản phẩm yêu cầu bán ra hằng ngày đạt chỉ tiêu đề ra
PHÂN TÍCH NHU CẦU
Phân tích hoạt động
Hình 2.1 Sơ đồ các hoạt động chính của cửa hàng
Phân tích chức năng
STT STAKEHOLDER ĐẶC ĐIỂM TÁC ĐỘNG
- Họ là những người đảm bảo, cung cấp nguồn hàng, thiết bị đầu vào (trái cây sấy, hạt dinh dưỡng, điều hòa, v.v.) cho cửa hàng Có thể là một công ty, tổ chức hay một cá nhân, tùy thuộc theo giá cả và chất
- Nhà cung cấp tác động lên hệ thống: Là một trong những tác nhân ảnh hưởng tới chất lượng và giá cả của sản phẩm
5 lượng của nguồn hàng đầu vào mà cửa hàng muốn kinh doanh
- Ví dụ: Bazanland, Ifood, Vinamit, v.v
- Hệ thống tác động lại nhà cung cấp: Nhà cung cấp thu lợi nhuận từ việc cung cấp nguồn hàng cho hệ thống
Người bỏ vốn đầu tư và thu lợi nhuận dựa trên phần trăm cổ phần nắm giữ Có quyền chi phối hoặc quyết định đối với kế hoạch, hình thức kinh doanh, phương hướng phát triển của doanh nghiệp
- Nhà đầu tư tác động lên hệ thống: hệ thống nhận được vốn đầu tư từ phần trăm cổ phần nắm giữ
- Hệ thống tác động lên nhà đầu tư: Các nhà đầu tư chịu ảnh hưởng rất lớn bởi kết quả kinh doanh, phụ thuộc vào sự thành công hay thất bại của hệ thống
Là người sử dụng trực tiếp sản phẩm do hệ thống tạo ra Cụ thể là người tiêu dùng trực tiếp
- Tác động từ hệ thống lên khách hàng: Hệ thống cung cấp sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng và làm hài lòng khách hàng
- Tác động từ khách hàng lên hệ thống: Khách hàng chi phối đến hình thức, chất lượng, độ đa dạng của sản phẩm Đồng thời cũng chi phối năng suất, cách
6 thức hoạt động của hệ thống
Họ là những người làm việc, có mặt xuyên suốt trong mọi hoạt động của hệ thống và đương nhiên, sẽ quan tâm đến việc vận hành của hệ thống và các thay đổi xảy ra bởi nó sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến họ
- Nhân viên làm việc cho hệ thống, tạo ra sản phẩm tới tay khách hàng và bảo quản sản phẩm, cơ sở vật chất
- Hệ thống tác động lên nhân viên: tạo ra thu nhập cá nhân cho nhân viên
5 Người cho thuê mặt bằng
Người (công ty) cho thuê mặt bằng kinh doanh
Cho thuê mặt bằng kinh doanh và nhận lại chi phí
- Là bên thứ 3 có chức năng di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng
- Ví dụ: Grab, Go Jek, J&P,…
- Đơn vị vận chuyển tác động lên hệ thống: đảm bảo di chuyển các sản phẩm đúng số lượng, kịp thời và an toàn
- Hệ thống tác động lên đơn vị vận chuyển: tạo ra sự cạnh tranh giữa các đơn vị vận chuyển, tạo doanh thu cho đơn vị vận chuyển
- Là những người bán cùng loại sản phẩm trong khu vực
- Ví dụ: SodaFoods Fast, Farm Store, Hali Nuts,…
- Đối thủ cạnh tranh tác động lên hệ thống: tạo nên sự cạnh tranh về lượng khách, mặt hàng, giá cả, v.v
- Hệ thống tác động lên đối thủ cạnh tranh: không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, kéo khách hàng đến với mình một cách dễ dàng và tự nguyện
2.2.2 Phương pháp thu thập thông tin
Nhóm chúng em đã tiến hành thu thập thông tin qua một số phương pháp hỗ trợ thu thập thông tin như sau:
- Phương pháp khảo sát hiện trạng: thu thập thông tin, tài liệu về sản lượng, số liệu mua bán hàng, kết hợp với khảo sát thực tế và đo đạc bằng thiết bị chuyên dụng
- Phương pháp chuyên gia: dựa vào hiểu biết và kinh nghiệm về lĩnh vực quản lý cửa hàng của các chủ cửa hàng đang vận hành có liên quan từ đó học hỏi kinh nghiệm
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Là phương pháp phỏng vấn miệng, còn gọi là “cuộc trò chuyện miệng” hay “trò chuyện có chủ đích”, theo đó người phỏng vấn và đối tượng tiếp xúc trực tiếp với nhau để hỏi và trả lời theo một chủ đề đã định trước Nhằm thu thập những ý kiến về chủ đề đã đưa ra thông qua bộ câu hỏi phỏng vấn
- Khảo sát người dùng (sử dụng internet): Sử dụng hệ thống câu hỏi đã thu thập trước thông qua số lượng lớn người khảo sát từ đó thu thập thông tin dựa trên ý kiến có tỉ lệ phần trăm cao nhất
- Phương pháp so sánh: đối chiếu hai hay nhiều phương pháp rút ra được ưu điểm, nhược điểm của mỗi phương pháp từ đó có sự cân nhắc, lựa chọn phương pháp cho phù hợp
Bảng 2.2 Phương pháp và thông tin cần thu thập các Stakeholders
STT STAKEHOLDER Phương pháp tiếp cận Câu hỏi thu thập thông tin?
1 Khách hàng Khảo sát = questionnaire
- Giới tính, độ tuổi, nghề nghiệp
- Bạn thích ăn trái cây sấy không?
- Bạn có thường xuyên sử dụng sản phẩm Trái cây sấy/ Hạt dinh dưỡng không?
- Tần suất ăn là bao lâu?
- Các loại Trái cây sấy/Hạt dinh dưỡng bạn thường sử dụng?
- Bạn thường chi khoảng bao nhiêu tiền cho các sản phẩm Trái cây sấy/Hạt dinh dưỡng?
- Bạn hãy đánh giá (cho điểm) các tiêu chí theo thứ tự ưu tiên khi đến mua sản phẩm (Chất lượng, giá cả, chủng loại, chất lượng phục vụ, không gian quán)
- Các vấn đề bạn chưa hài lòng khi mua sản phẩm Trái cây sấy/Hạt dinh dưỡng?
- Hình thức mua hàng bạn hay sử dụng?
- Kênh mua hàng Online bạn thường sử dụng là gì?
- Các nguyên nhân khiến bạn thường ngại mua các sản phẩm online?
- Bạn mong muốn việc ưu đãi nào hơn ở cửa hàng của tụi mình?
2 Nhà cung cấp Phỏng vấn trực tiếp:
- Tiếp cận qua các thông tin trên website, đánh giá feedback
- Liên hệ với họ để trao đổi các thông tin cụ thể
- Nguồn gốc, chất lượng sản phẩm
- Có những mặt hàng nào? - Lượng cung cấp 1 lần được bao nhiêu?
- Hình thức đặt hàng, giao hàng thế nào (lô, thùng, ?)
- Giấy kiểm định có hay không?
- Cách thanh toán như thế nào? Có cho nợ không?
- Chính sách giải quyết khi đơn hàng không đáp ứng chất lượng?
3 Nhân viên Phỏng vấn
(Đăng tin tuyển dụng trên các hội nhóm tìm việc làm trên facebook, các website tuyển dụng)
- Ưu điểm và khuyết điểm của bạn là gì?
- Thời gian có thể làm việc (part-time hay full time)?
- Đánh giá thái độ người xin việc?
- Khung thời gian có thể làm việc? Có làm việc ngay cả ngày lễ không?
- Có kiến thức về trái cây sấy/ hạt dinh dưỡng hay không?
4 Chủ đầu tư Phỏng vấn trực tiếp
- Tìm kiếm các thông tin qua internet
- Tham dự các buổi hội thảo gặp gỡ và tìm kiếm nhà đầu tư hoặc được giới thiệu qua các mối quan hệ
- Vốn đầu tư là bao nhiêu? Hình thức đầu tư? (toàn bộ hay cổ phần?)
- Lợi nhuận mong đợi? Thời gian hoàn vốn tối đa? Tỷ suất sinh lời tối thiểu?
5 Bên cho thuê mặt bằng
Phỏng vấn trực tiếp
- Tìm kiếm các thông tin qua internet
- Dùng mối quan hệ, giới thiệu, môi giới,
- Diện tích mặt bằng, mức giá cho thuê?
- Cơ sở vật chất như thế nào?
- Các vấn đề về hợp đồng Hình thức thanh toán
- Giá đặt cọc, tính theo đơn vị nào?
- Thời hạn cho thuê bao lâu?
6 Đơn vị vận chuyển Phỏng vấn/ So sánh - Có thể đảm bảo giao hàng đúng hẹn không? Nếu trễ sẽ giải quyết như thế nào?
(Tiếp cận qua các website, mối quan hệ, môi giới, đánh giá từ khách hàng)
- Áp dụng khuyến mãi với số lượng hàng là bao nhiêu và mức ưu đãi như thế nào?
- Các vấn đề về hợp đồng
- Bảo hiểm như thế nào?
7 Đối thủ cạnh tranh Quan sát, nghiên cứu
(Sử dụng các sản phẩm của đối thủ và đưa ra đánh giá; khảo sát các khách hàng từng sử dụng sản phẩm đó; tham quan các cửa hàng đối thủ)
- Ý kiến của khách hàng đối với sản phẩm của đối thủ như thế nào? (chất lượng, mẫu mã, giá?)
- Ưu và nhược điểm của đối thủ là gì?
- Thị phần mà đối thủ đang chiếm giữ hiện nay?
- Chiến lược tương lai của đối thủ là gì?
- Cách bày trí cửa hàng, sản phẩm
- Chất lượng dịch vụ như thế nào?
- Tần suất khách hàng vào/ra?
Nhóm đã thực hiện khảo sát người tiêu dùng bằng cách tạo ra các câu hỏi trên Google Form và được đưa vào các Group trên Facebook (Group về cộng đồng người tiêu dùng trái cây, các Group quan tâm về vấn đề tiêu dùng thực phẩm hàng ngày, Group Tôi là dân Thủ Đức,
Group sinh viên KTX ĐHQG ) nhằm mục đích thu thập thông tin để thiết kế hệ thống của mình
Hình2.2 Kết quả câu hỏi khảo sát 1
Hình 2.3 Kết quả câu hỏi khảo sát 2
Hình 2.4 Kết quả câu hỏi khảo sát 3
Từ 3 câu trả lời trên, chúng ta có thể thấy phân khúc khách hàng quan tâm đến mặt hàng trái cây sấy trãi đều các giới tính, hầu như trên 18 tuổi và chủ yếu là sinh viên và những người đã đi làm Đây là dữ liệu tham khảo để hệ thống xây dựng đối tượng khách hàng chủ lực và các chiến lược phát triển
Hình 2.5 Kết quả câu hỏi khảo sát 4
THIẾT KẾ Ý NIỆM
Phân tích hoạt động
3.1.1 Hoạt động của cửa hàng đối với sản phẩm (nhập hàng)
Hình 3.1 Sơ đồ hoạt động cửa hàng đối với sản phẩm
- Liên hệ để kiểm tra giấy tờ kinh doanh, chất lượng nguồn hàng, v.v trước khi ký kết hợp đồng
- Tiến hành ký hợp đồng đặt hàng, thông qua đơn vị vận chuyển để vận chuyển từ nhà cung cấp đến cửa hàng
- Nhân viên cửa hàng sẽ tiến hành kiểm tra thông tin sản phẩm của lô hàng thông qua các giấy tờ, chứng từ liên quan đến số lượng, chất lượng, nguồn gốc, sau đó kiểm tra bằng mắt về số lượng và hình thái bên ngoài của sản phẩm
- Nhập trái cây sấy từ: I-food (40%), Vinamit (60%)
- Nhập hạt dinh dưỡng từ: Bazanland (80%), Vinamit (20%)
- Nhân viên sắp xếp hợp lí các thùng hàng vào kho hàng của cửa hàng
- Bảo quản sản phẩm hợp lí
- Kiểm tra hạn sử dụng, chất lượng bao bì trước khi sắp xếp sản phẩm lên kệ
- Kiểm tra hàng thiếu để bổ sung liên tục
- Sau khi xác nhận đơn hàng, tiến hành bàn giao cho đơn vị vận chuyển để giao cho khách hàng
3.1.2 Hoạt động đối với khách hàng
3.1.2.1 Mua hàng trực tiếp tại cửa hàng
Hình 3.2 Sơ đồ mua hàng trực tiếp tại cửa hàng
- Khách hàng tới trực tiếp cửa hàng để mua trái cây sấy/hạt dinh dưỡng
- Biết đến cửa hàng thông qua quảng cáo, giới thiệu, online, v.v
- Nhân viên tiếp đón thân thiện, cởi mở
- Khách hàng có thể ăn thử sản phẩm (miễn phí)
- Cập nhật những sản phẩm bán chạy và xu hướng của khách hàng khi sản phẩm của cửa hàng
- Đồng thời có thể nhận được sự tư vấn từ nhân viên về vị trí, số lượng, nơi xuất xứ, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm của sản phẩm mà khách hàng định mua
- Nhân viên tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm (HSD, bao bì, v.v.)
- Nhân viên tiến hành thanh toán
- Nhập đơn hàng lên hệ thống và xuất hóa đơn
- Là hoạt động chào tạm biệt khách hàng khi khách đã ghé thăm cửa cửa hay mua hàng xong
Hình 3.3 Sơ đồ hoạt động mua hàng online
Tư vấn và đặt hàng:
- Khách hàng có nhu cầu sẽ trực tiếp đặt hàng trên hệ thống Website của cửa hàng và shopee
- Khách hàng được nhân viên hỗ trợ tư vấn online
- Thông qua hệ thống, nhân viên kiểm tra và xác nhận đơn hàng, xuất hóa đơn
- Nhân viên chuẩn bị đúng và đủ sản phẩm theo yêu cầu
- Tiến hành đóng gói sản phẩm
- Liên hệ với bên cung cấp dịch vụ vận chuyển để giao hàng cho khách hàng
- Sau khi đã nhận hàng và sử dụng, tiếp nhận ý kiến, phản hồi của khách hàng về dịch vụ giao hàng cũng như chất lượng sản phẩm
Chức năng của hệ thống
Hình 3.4 Sơ đồ cây chức năng hệ thống Trái cây sấy và Hạt dinh dưỡng
Nhìn chung, hệ thống Trái cây sấy và Hạt dinh dưỡng có 7 chức năng chính là nhập hàng, lưu kho, trưng bày, tư vấn, thanh toán, chăm sóc khách hàng, giao hàng Tùy từng chức năng mà nhóm đã phân rã hệ thống đến từng chức năng con cụ thể Từ những chức năng hệ thống con này, nhóm thiết kế sẽ đưa ra các ý tưởng, thiết kế để thực hiện chức năng hệ thống yêu cầu Phân tích khả thi từng chức năng:
Kiểm tra sản phẩm, chứng nhận đảm bảo nguồn hàng đạt tiêu chuẩn
Kiểm tra đúng loại, số lượng, tình trạng hàng
Trước khi nhập hàng cần kiểm tra hàng trong kho để lên kế hoạch nhập hàng, tránh lãng phí
Nhập trái cây sấy từ: I-food (40%), Vinamit (60%)
Nhập hạt dinh dưỡng từ: Bazanland (80%), Vinamit (20%)
Nhập hàng 1 tháng/lần, tối đa khoảng 4.000 sản phẩm/1 lần nhập (khoảng 60% trái cây sấy, 40% hạt dinh dưỡng)
Sử dụng MRP, EOQ, v.v để dự báo chính xác hơn và lên kế hoạch nhập hàng
Không mở cửa quá lâu khi ra vào kho
Khi nhập hàng cũng như lấy hàng ra kho, nhân viên phải kiểm kê lại số lượng và cập nhất vào hệ thống trên máy tính
1 sản phẩm để trong kho mát có thể bảo quản từ 1-2 năm
Kiểm tra hàng trước khi đưa lên kệ
Thay đổi cách trang trí trong các dịp đặc biệt (Giáng sinh, Tết, v.v.)
Có khu vực cho khách dùng thử sản phẩm
Số lượng sản phẩm trưng bày tại kệ khoảng 2000 sản phẩm
Cao điểm khoảng 60 đơn hàng/ngày, thấp điểm khoảng 5 đơn hàng/ngày
Hướng dẫn, trao đổi về các loại sản phẩm, những chương trình của cửa hàng cho khách
Giữ thái độ lịch sự, hòa nhã, thân thiện, nhiệt tình
Nhanh, gọn, chính xác, rõ ràng với khách hàng
Hạn chế đề khách phải chờ đợi lâu
Đưa hóa đơn cho khách
Lưu lại thông tin của khách hàng
Nhận câu hỏi và giải đáp các thắc mắc của khách hàng
Đưa hàng cho đơn vị vận chuyển (Grab, giaohangnhanh, v.v.)
Theo dõi đơn hàng và xác nhận khi hàng đã được giao.
Độ lớn thị trường
Vị trí cửa hàng: đường Hoàng Diệu 2, phường Linh Trung, quận Thủ Đức
Hoàng Diệu 2 được mệnh danh là thiên đường ăn uống của quận Thủ Đức Nên lượng người qua lại trên con đường này khá lớn
Giao giữa 2 phường: Linh Chiểu và Linh Trung
Dân số: (Số liệu lấy từ web quận Thủ Đức)
Bảng 3.1 Dân số, mật độ của phương Linh Chiểu và Linh trung
Trong bán kính 1,5 km có: 4 chung cư, 4 trường Đại học, Cao đẳng, 2 ký túc xá sinh viên
Bảng 3.2 Khoảng cách của cửa hàng tới các địa điểm
Khoảng cách Chung cư/ Trường 200m Trường ĐH Ngân hàng 1km Trường CĐ Kinh tế Kỹ thuật 1,5 km Trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật 1,2km Trường CĐ Xây dựng TP.HCM Chung cư Chung cư King Crown Infinity Thủ Đức
Gia Phúc Phúc Lộc Thọ Linh Trung
30 Đối thủ: Trong bán kính 4,5km có các đối thủ
- Nhận xét được tổng hợp từ đánh giá trên Google, Website:
Bảng 3.3 Các đối thủ cạnh tranh của cửa hàng
SodaFoods Fast Farm Store Hali Nuts
Vị trí 59 Thống Nhất, Bình
Thọ, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
38 Đường Cây Keo, Tam Phú, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
22, P, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
Hạt dinh dưỡng Trái cây sấy - Hạt dinh dưỡng
- Rộng rãi, thoải mái, sang trọng
- Hàng hóa được trưng bày đẹp mắt
- Khu vưc trưng bày hẹp, lượng hàng trưng bày ít
Nhân viên tư vấn, phục vụ nhiệt tình chu đáo
Nhân viên tư vấn, phục vụ nhiệt tình chu đáo
Nhân viên tư vấn, phục vụ nhiệt tình chu đáo
- Mặt hàng cao cấp, nhập khẩu chất lượng cao
- Số lượng hàng đa dạng, phong phú
- Chất lượng sản phẩm tốt
- Chủng loại sản phẩm còn ít (8-10 loại sản phẩm)
- Chất lượng sản phẩm tốt
- Chủng loại sản phẩm còn ít (8-10 loại sản phẩm)
Giá Giá cao Giá cả phải chăng Giá cả phải chăng
- Khi có mặt hàng mới
- Các dịp lễ tết, sinh nhật quán
Vào các dịp lễ Vào các dịp lễ
Thấp điểm: 10 người/ngày Còn lại 20% thị phần của các cửa hàng online khi khách hàng đặt mua trên các sàn thương mại điện tử, cửa hàng online có địa chỉ ngoài khu vực khảo sát
Nếu hệ thống hoạt động và cửa hàng lấy được 20% thị phần của các đối thủ thì ta có 1 phép tính:
Tổng dân số của 2 phường: 41.846 người (theo thống kê của nhóm, cứ 7 người thì sẽ có
- Nguồn khách hàng tiềm năng là 5.978 người
- Lượng khách hàng của cửa hàng là khoảng 1.200 người
- Theo tư vấn của quản lý có kinh nghiệm thì mỗi tháng cửa hàng sẽ thu hút được 62.5% lượng khách hàng của cửa hàng mua hàng tại cửa hàng => 1.200*62.5% = 750 (người/tháng) Do đó mỗi ngày sẽ có 750/30 = 25 (người/ngày)
Vậy mỗi ngày sẽ có trung bình 25 đơn hàng offline, ngoài ra theo dự báo mỗi ngày sẽ có 7 đơn hàng online Mỗi đơn hàng có giá trung bình là 400,000 VNĐ
- Doanh thu mỗi ngày: 400.000*32 = 12.800.000 VNĐ
- Doanh thu mỗi tháng: 12.800.000*30 = 384.000.000 VNĐ.
Bảo trì và đánh giá rủi ro
Bảo trì hệ thống cửa hàng gồm:
- Bảo trì định kỳ: đối với các thiết bị phục vụ cửa hàng thường xuyên như điều hòa, quạt, hệ thống máy quay, tivi, v.v
Đối với nhân viên kỹ năng trước khi nhận việc, được hướng dẫn về tác phong làm việc, thái độ phục vụ với khách hàng, những vấn đề cập nhật mới, những ưu đãi để có thể trao đổi, tư vấn với khách Cách giải quyết và xử lí vấn đề khi có sự cố Nhấn mạnh các quy định của quán, để nhân viên không bị mắc phải, đối với nhân viên vi phạm liên tục thì có những biện pháp tùy mức độ
Đối với nhân viên bảo vệ, cần có sức khỏe tốt, lí lịch trong sạch và tinh thần trách nhiệm và tập trung cao
Lỗi nhẹ (các vấn đề về lịch làm việc, bệnh): sắp xếp thay đổi lịch làm việc (tăng hoặc giảm)
Lỗi trung bình (các vấn đề về thái độ, cách phục vụ khách hàng, thiếu cập nhật): nhắc nhở và tiến hành training lại
Lỗi nặng (nghỉ việc, bỏ việc): tuyển nhân sự mới
- Bảo trì tại khách hàng
Mức độ nhẹ: Những thiếu sót trong quá trình phục vụ, giao thiếu sản phẩm, sai sản phẩm, v.v => Tùy vào lỗi, nhưng nhân viên sẽ trực tiếp linh động xử lý, mục tiêu cao nhất là sự hài lòng của khách hàng
Mức độ nặng: cư xử không đúng chuẩn mực với khách hàng, gian dối trong việc thanh toán => Nhân viên phải bình tĩnh xử lý tình huống xảy ra, nhận lỗi Nhưng đây là những lỗi nghiêm trọng, phải trực tiếp báo cho quản lý ca trực để có phương án xử lý kịp thời nhằm bảo vệ thương hiệu
3.4.2 Xác định các rủi ro: Sử dụng phương pháp phân tích “Nếu…thì…”
Xác định các rủi ro:
- Nếu nhân viên phục vụ không chuyên nghiệp thì khách hàng sẽ không hài lòng và có thể tẩy chay cửa hàng (1)
- Nếu chất lượng sản phẩm từ nhà cung cấp không tốt thì sản phẩm đến tay khách hàng sẽ kém chất lượng (2)
- Nếu nhà cung cấp không đáp ứng đủ nhu cầu cửa hàng thì sẽ thiếu hụt sản phẩm (3)
- Nếu khách hàng lựa chọn sản phẩm trong menu nhưng hết hoặc không có thì ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng (4)
- Nếu sản phẩm tồn kho quá lâu mà không thường xuyên kiểm tra thì có thể xuất ra thị trường sản phẩm kém chất lượng hoặc đã hết hạn sử dụng (5)
- Nếu đơn vị vận chuyển giao hàng sai hàng hoặc không đúng thời gian (số lượng, sự nguyên vẹn của sản phẩm,…) thì chất lượng sản phẩm bị biến đổi khi đến tay khách hàng, phản hồi không tốt đến từ phía khách hàng (6)
- Nếu các thiết bị điện sử dụng lâu mà không thường xuyên kiểm tra thì sẽ mất an toàn, dễ gây cháy nổ (7)
- Nếu có hơn 20 khách vào cửa hàng cùng một lúc thì cửa hàng sẽ bị quá tải (8)
- Nếu số lượng khách hàng không đạt kỳ vọng sẽ ảnh hưởng đến doanh thu của cửa hàng
Hệ quả chung của các rủi ro trên là đều làm ảnh hưởng đến doanh thu của hệ thống Mức độ ảnh hưởng được trình bày ở phần đánh giá các rủi ro Đánh giá mức độ rủi ro:
Bảng 3.4 Ma trận xác suất – hệ quả đánh giá rủi ro
Không đáng kể Ít Nhiều Nghiêm trọng
Bảng 3.5 Bảng chú thích ma trận
Phải có giải pháp tức thời để cô lập rủi ro Kiểm soát hiệu quả phải được xác định và thực hiện Hơn nữa, hoạt động không được tiến hành trừ khi rủi ro giảm xuống mức thấp hoặc trung bình
Cần phải thực hiện kiểm soát rủi ro hiệu quả Nếu những vấn đề này không thể được giải quyết ngay lập tức, các mốc thời gian phải được xác định nghiêm ngặt để giải quyết những vấn đề này
Rủi ro không cần hành động khắc phục ngay Tuy nhiên cần có giải pháp và các bước hợp lý để giảm thiểu rủi ro
Rủi ro có thể được bỏ qua vì chúng thường không gây ra bất kỳ vấn đề quan trọng nào Tuy nhiên, cần đánh giá định kỳ để đảm bảo các biện pháp kiểm soát vẫn hiệu quả
- Quản lý rủi ro: Đề xuất giải pháp đối với một số rủi ro ở mức độ nghiêm trọng, cao
Giải pháp quản lý rủi ro
Bảng 3.6 Bảng đánh giá rủi ro
Loại rủi ro Mức rủi ro Giải pháp quản lý rủi ro
Tuyển chọn nhân viên kỹ càng
Đào tạo nhân viên với thái độ thân thiện và phong cách phục vụ chuyên nghiệp
Có hình thức xử phạt hợp lý với các nhân viên vi phạm
Lựa chọn đơn vị vận tải phù hợp và tìm hiểu kĩ đơn vị vận tải
Có thể lựa chọn nhiều đơn vị vận tải cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng
Đẩy mạnh marketing, truyền thông về thương hiệu cửa hàng
Có các chính sách khuyến mãi, tích điểm
Nâng cao chất lượng phục vụ, chăm sóc khách hàng.
Phân tích khả thi
3.5.1 Nguồn vốn của nhà đầu tư
- Đầu tư 1,050 tỷ, hoàn vốn 2,5 năm:
- Vốn cố định = 550 triệu VNĐ
- Vốn lưu động: tiền nhập tháng đầu + phát sinh = 500 triệu VNĐ
- Lợi nhuận trung bình mỗi tháng = 1,050 tỷ/30 = 35 triệu VNĐ/ tháng
- Lợi nhuận trung bình mỗi ngày = 1,167 triệu VNĐ/ngày
Tính toán thực tế: Trung bình mỗi khách hàng sẽ mua 400.000 VNĐ/đơn
- Hoàn toàn khả thi vì cửa hàng mỗi ngày trung bình bán được 32 đơn hàng
35 Đáp ứng trong quá trình thiết kế
- Sử dụng, phân chia và lập danh sách chi tiêu nguồn vốn hiệu quả, tối ưu và tiết nhất nhưng đảm bảo được những yêu cầu cơ bản của chủ đầu tư
- Báo cáo và cung cấp thông tin tiêu thụ của khách hàng cho bên cung cấp sản phẩm của chủ đầu tư để đảm bảo được nguồn sản phẩm đáp ứng đủ cho khách hàng
Sau khi khảo sát chi phí xây dựng, nhóm tìm được 3 vị trí là Vincom Thủ Đức, nhà phố
1 trệt A đường Phạm Văn Đồng và nhà 1 trệt 1 lầu đường Hoàng Diệu, nhóm phân tích đánh đổi dựa trên những tiêu chí sau:
- Vị trí cửa hàng: ở nơi thuận tiện và đông đúc để khách hàng dễ dàng tiếp cận, có lưu lượng dòng người qua lại tấp nập, đường 2 chiều là một lợi thế
- Giá thuê mặt bằng phù hợp với nguồn vốn là 1,05 tỷ: giá càng rẻ càng được đánh giá cao
- Không có quá nhiều đối thủ cạnh tranh: trong bán kính 1km lựa chọn nào có càng ít càng được điểm cao
- Mật độ, đối tượng dân cư: mặt bằng mà ở khu vực đó có mật độ dân cư cao, nhiều khu chung cư, trường đại học sẽ là lợi thế
- Chất lượng tòa nhà tốt (không quá cũ)
Bảng 3.7 Bảng tiêu chí lựa chọn mặt bằng
Tiêu chí Trọng số Vincom Toà A Tòa B
Không có quá nhiều đối thủ cạnh tranh 0,12 2 3 5
Mật độ, đối tượng dân cư 0,3 4 3 3
(với 5 – rất tốt; 4 – tốt; 3 – trung bình; 2 – không tốt; 1 – hoàn toàn không tốt)
=> Chọn phương án tòa nhà B ở Hoàng Diệu
- Bố trí sắp xếp lịch nhân viên phù hợp với từng khung giờ (cao điểm và khung giờ thường)
- Nhân viên cửa hàng được hướng dẫn về cách thức và thái độ phục vụ Đáp ứng trong quá trình thiết kế:
Dựa vào những yêu cầu của stakeholders có 2 phương án về nhân viên được đưa ra là:
- Chỉ tuyển nhân viên fulltime (A)
- Tuyển nhân viên fulltime và part-time (B)
- Chi phí: tổng chi phí càng thấp càng được ưu tiên
- Đáp ứng nhu cầu HT: lựa chọn đó có thể đáp ứng cửa hàng luôn có mặt nhân viên hay không? Những giờ cao điểm hay lễ tết nhân viên có đủ để vận hành hệ thống không?
- Kinh nghiệm, trách nhiệm công việc: lựa chọn có nhân viên có kinh nghiệm, trách nhiệm cao hơn sẽ được điểm cao
- Khả thi: có tuyển được không?
Bảng 3.8 Bảng tiêu chí hình thức tuyển nhân viên
Chi phí 0.3 3 5 Đáp ứng nhu cầu HT 0.2 4 5
(với 5 – rất tốt; 4 – tốt; 3 – trung bình; 2 – không tốt; 1 – hoàn toàn không tốt)
=> Chọn phương án B: Tuyển nhân viên fulltime và part-time (B)
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của hệ thống, hợp thẩm mỹ và tiện lợi Đáp ứng trong quá trình thiết kế:
Dựa vào những yêu cầu của stakeholders có 2 phương án về nhân viên được đưa ra là:
- Mua mới hoàn toàn trang thiết bị (A)
- Kết hợp mua mới và mua cũ (tái sử dụng) (B)
- Chi phí: càng rẻ càng được ưu tiên
- Chất lượng: phải đảm bảo sử dụng được tốt trong thời gian dài
- Bảo hành, dễ dàng sửa chữa: Có chính sách bảo hành là lợi thế, lúc hư hỏng có thể sửa nhanh chóng, dễ dàng sẽ được đánh giá cao
- Thẩm mỹ: thiết bị có thiết kế đẹp, bắt mắt, sạch sẽ được chú trọng
- Khả thi: có cần thiết phải chọn hoàn toàn mua mới hay không?
Bảng 3.9 Bảng tiêu chí hình thức mua trang thiết bị
Bảo hành, dễ dàng sửa chữa 0.15 5 4
(với 5 – rất tốt; 4 – tốt; 3 – trung bình; 2 – không tốt; 1 – hoàn toàn không tốt)
=> Chọn phương án kết hợp mua mới và mua cũ (tái sử dụng) (B)
Kịch bản vận hành
Hình 3.5 Sơ đồ vận hành hệ thống
3.6.1 Kịch bản vận hành trong điều kiện tốt
TH1: Bán sản phẩm trực tiếp tại cửa hàng
Sau quá trình nhập hàng, nhân viên sẽ tiến hành lưu kho hàng, trưng bày sản phẩm lên kệ hàng để khách hàng dễ dàng quan sát Sau khi chuẩn bị đầy đủ hàng, sẽ mở cửa và đón khách Tiếp theo, nhân viên sẽ tư vấn cho khách các loại hình sản phẩm ở cửa hàng, chất lượng, giá cả để cho khách hàng có thể cân nhắc chọn sản phẩm phù hợp với mình Mời khách hàng sử dụng thử sản phẩm để khách hàng cảm nhận được chất lượng hàng hóa Khi khách hàng đã chọn được sản phẩm, nhân viên tiếp nhận đơn và xác nhận lại với khách, sau đó sẽ thanh toán và ghi nhận lên hệ thống quản lý của công ty Sản phẩm sau khi thanh toán sẽ được bỏ vào túi và giao cho khách, khách có thể kiểm tra lại sản phẩm tại cửa hàng, và nhân viên tiễn khách
TH2: Bán sản phẩm qua ứng dụng điện tử
Nhân viên nhận được các sản phẩm mà khách yêu cầu trên website, trên cửa hàng ở trang thương mại điện tử Tiến hành đóng gói, chuẩn bị hàng, sau đó giao hàng cho shipper, các đơn
39 vị vận chuyển kiểm tra, thanh toán rồi giao cho khách Tiếp nhận phản hồi sau khi mua hàng của khác
3.6.2 Kịch bản vận hành không thuận lợi - giải pháp
TH1: Vận hành, trong trong thời điểm dịch bệnh Ảnh hưởng: Khi dịch bệnh bùng phát, cửa hàng có nguy cơ phải đóng cửa, phong tỏa khiến cho doanh thu giảm sút
Giải pháp: Tăng cường các biện pháp phòng chống dịch bệnh theo thông điệp 5K cho nhân viên và khách hàng khi đến cửa hàng Đẩy mạnh qua hình thức kinh doanh online
TH2: Quá đông khách trong các dịp lễ, tết Ảnh hưởng:
- Không đủ hàng cung cấp, không đủ nhân viên, nguồn lực để tư vấn, chăm sóc khách hàng
- Không xử lý kịp các đơn hàng
- Tuyển thêm nhân viên thời vụ
- Dự báo trước số lượng cần đặt hàng
- Liên hệ nhà cung cấp đáp ứng đủ nhu cầu của hệ thống, nếu không có thể tìm thêm nhà cung cấp khác
3.6.3 Thước đo hiệu quả (MOE)
Bảng 3.10 Thước đo hiệu quả của các chức năng hệ thống
STT Tên chức năng MOE
- Đầy đủ về số lượng, chất lượng tốt, có giấy tờ nhập hàng đầy đủ
- Vận chuyển hàng đúng thời gian
- Nhập hàng khoảng 4.000 sản phẩm (60% trái cây sấy, 40% hạt dinh dưỡng)
- Nhập trái cây sấy từ: I-food (40%), Vinamit (60%)
- Nhập hạt dinh dưỡng từ: Bazanland (80%), Vinamit (20%)
- Không để sản phẩm bị hư hại trong quá trình lưu kho
- Sản phẩm được sắp xếp theo kệ, không để lung tung
- Thời gian gian lưu kho tùy theo sản phẩm, điều kiện kho tại cửa hàng đạt tiêu chuẩn
- Sản phẩm phục vụ cho khách hàng có chất lượng cao
- Đảm bảo sản phẩm không bị mốc, hư hỏng
- Giá cả phù hợp với khách hàng
- Phục vụ đủ số lượng cho khách, không gia nhầm hoặc thiếu hàng
- Phục vụ bán hàng cả offline và online
- Mỗi ngày bán trung bình 32 đơn
- Nhiệt tình hướng dẫn, trao đổi về các loại sản phẩm, những chương trình khuyến mãi của cửa hàng cho khách
- Kiên nhẫn, lịch sự, hòa nhã, thân thiện
- Mời khách hàng dùng thử sản phẩm
5 Tiếp nhận và xử lý đơn hàng
- Tiếp nhận đơn bằng cách nhập thông tin sản phẩm vào hệ thống để kiểm tra hàng còn hay không một cách nhanh chóng, không để khách chờ lâu
- Xử lý khéo léo, không làm sai sót thông tin
- Nhanh, gọn, chính xác, cụ thể rõ ràng với khách hàng
- Không để khách chờ lâu
- Đưa hóa đơn chi tiết cho khách, cho khách kiểm tra lại
Bảo quản tốt các thiết bị
- Thường xuyên lau dọn, rửa các thiết bị, máy móc mỗi ngày
- Quản lý sẽ kiểm tra lại sau khi nhân viên vệ sinh xong
- Định kỳ bảo trì hàng tháng
Vệ sinh cửa hàng - Sau khi bán xong, nhân viên lau dọn sạch sẽ cửa hàng
- Quản lý chịu trách nhiệm kiểm tra
Nhận khách - Nhân viên hòa nhiệt tình hướng dẫn nơi trưng bày sản phẩm
- Thân thiện, hòa nhã, kiên nhẫn
10 Tiễn khách - Tiễn khách một cách lịch sự, thân thiện với khách đến mua hàng, khách ghé thăm cửa hàng
Quản lý hệ thống thông tin
- Đảm bảo thông tin không bị sai sót (khách hàng, đơn hàng, doanh số,…)
- Quản lý nhân viên (ca làm việc, số giờ làm, ) đầy đủ
- Đảm bảo lượt like trên fanpage 5.000
- Sau mỗi tháng có thêm 100 khách mới.
Phân tích yêu cầu chức năng (Funtional Baseline)
Hình 3.6 Sơ đồ yêu cầu chức năng
Đặc tả hệ thống
1 Vốn đầu tư: 1,05 tỷ VNĐ đồng Thời gian hoàn vốn: 2,5 năm, doanh thu dự kiến: 12,8 triệu VNĐ/ngày
2 Mặt bằng: 120m 2 , địa điểm thuê mặt bằng: nhà 1 trệt 1 lầu đường Hoàng Diệu 2
3 Hình thức kinh doanh: Đặt hàng qua ứng dụng (Shopee, trang web cửa hàng), mua hàng trực tiếp tại cửa hàng
4 Khả năng phục vụ: tối đa 20 khách một lúc, bãi giữ xe: tối đa 12 xe
5 Khách hàng: Học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng, nội trợ, v.v
6 Tổng cộng cửa hàng có: 10 loại Trái cây sấy và 8 Hạt dinh dưỡng, với mức giá bán của sản phẩm: 45.000 – 600.000 VNĐ
7 Nhân viên: thuê nhân viên fulltime và part-time có kỹ năng, linh động, có trách nhiệm và đảm bảo cửa hàng luôn sạch sẽ
8 Trang thiết bị: vừa mua mới vừa mua cũ: đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu HT
9 Có hệ thống quản lý đơn hàng và chấm công nhân viên hàng tháng (kiot)
10 Thanh toán bằng tiền mặt, ví điện tử, thẻ ngân hàng
11 Nhà cung cấp: Bazanland, Vinamit và Ifood: cung cấp đúng, đủ hàng theo thời gian thống nhất, thực hiện đúng các điều khoản hợp đồng
THIẾT KẾ SƠ KHỞI
Ma trận phân bổ
Dựa theo chức năng để chia hệ thống thành các hệ thống con sau đây:
Khu trưng bày, tiếp khách hàng
1 Vốn đầu tư: 1,05 tỷ VNĐ Thời gian hoàn vốn: 2,5 năm, doanh thu dự kiến:
120m2, địa điểm thuê mặt bằng: nhà
3.Hình thức kinh doanh: Đặt hàng qua ứng dụng
(shopee, trang web cửa hàng), mua
44 hàng trực tiếp tại cửa hàng
4.Khả năng phục vụ: tối đa 20 khách một lúc, bãi giữ xe: tối đa 12 xe
5.Khách hàng: Học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng, nội trợ,
6 Tổng cộng cửa hàng có: 10 loại
Hạt dinh dưỡng, với mức giá nhập:
7.Nhân viên: thuê nhân viên full-time và part-time có kỹ năng, linh động, có trách nhiệm và đảm bảo cửa hàng luôn sạch sẽ
8.Trang thiết bị mua mới đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu HT
9.Có hệ thống quản lý đơn hàng và chấm công nhân viên hàng tháng
10 Có thanh toán bằng ví điện tử, thẻ ngân hàng X X
Vinamit và Ifood: cung cấp đúng, đủ hàng theo thời gian thống nhất, thực hiện đúng các điều khoản hợp đồng
Thiết kế hệ thống con
Từ ma trận phân bổ ở trên, ta đặt ra các yêu cầu thiết kế hệ thống nhập hàng phù hợp với các đặc tả hệ thống:
- Đầu tư: khoảng 2 triệu VNĐ mua trang thiết bị; số tiền nhập hàng là khoảng 460 triệu cho lần nhập hàng đầu tiên, 230 triệu cho những lần sau, số loại và số lượng nhập hàng tùy thuộc vào hàng trong kho, theo dịp lễ tết, tần suất nhập hàng: 1 tháng/1 lần
- Nhập hàng phải đáp ứng nhu cầu khách hàng, tránh tình trạng thiếu hàng bán cho khách
- Đảm bảo hàng hóa chất lượng, an toàn, sạch sẽ, không hư hỏng
- Đa dạng về chủng loại (có cả trái cây - hạt) với giá nhập dao động từ 25.000 – 350.000 tùy theo loại, khối lượng sản phẩm trái cây, hạt dinh dưỡng mà khách hàng sẽ mua
- Nhân viên phụ trách nhập hàng có kinh nghiệm, có khả năng xử lý vấn đề
- Có đầy đủ trang thiết bị hỗ trợ cho việc nhập hàng
- Vị trí nhà cung cấp cách cửa hàng < 100km, có thể giao hàng nhanh trong 3-4 ngày, có xe vận chuyển, hợp tác lâu dài
Như đã phân tích trong phần thiết kế ý niệm Hiện tại, cửa hàng có thể nhập hàng từ 3 nhà cung cấp lớn chuyên về trái cây sấy và hạt dinh dưỡng là: Bazanland, I-food, Vinamit với phần trăm nhập hàng như sau:
- Trái cây sấy: I-food (40%), Vinamit (60%)
- Hạt dinh dưỡng: Bazanland (80%), Vinamit (20%)
Hệ thống nhập hàng bao gồm các hoạt động sau:
Hình 4.1 Hoạt động nhập hàng
- Kiểm tra hàng trong kho: trước khi lên đơn hàng, nhân viên phải kiểm tra lại số lượng hàng trong kho, thống kê mỗi loại sản phẩm còn lại bao nhiêu đơn vị sản phẩm
- Lên kế hoạch nhập hàng: khi có được số liệu kiểm kho cụ thể, nhân viên báo cáo cho quản lý tính toán và tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp bao gồm các thông tin như: địa chỉ giao hàng, loại hàng, số lượng, ngày đặt hàng, ngày giao hàng dự kiến, thời gian giao hàng, hình thức thanh toán, v.v
- Nhận hàng, kiểm tra: Khi hàng được vận chuyển đến, nhân viên kiểm tra thông tin đơn hàng và các giấy tờ có liên quan (giấy kiểm định chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm, chứng nhận, v.v.), sau đó nhân viên sẽ kiểm tra hàng có đầy đủ tem mác, đúng loại và số lượng như đơn đặt hàng không, độ hư hại của lô hàng (nếu có)
- Làm thủ tục ký nhận, vận chuyển hàng vào kho: quản lý thực hiện việc ký nhận và nhân viên sẽ vận chuyển hàng vào kho lạnh để bảo quản
- Bảo quản: Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm thích hợp cho việc bảo quản hàng hóa
- Thời gian nhập hàng: 1 tháng/1 lần
4.2.1.4 Những trường hợp có thể xảy ra
Phía nhà cung cấp: giao sai đơn hàng, thiếu hàng, dư hàng, không giao đúng giờ hẹn, không có đầy đủ giấy tờ, chứng nhận, hàng bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, v.v
- Phương pháp giải quyết: liên lạc với nhà cung cấp để tìm phương án giải quyết sớm nhất Nên có thời gian thử nghiệm nhà cung cấp trước khi quyết định hợp tác lâu dài Trong quá trình hợp tác, nếu nhà cung cấp sai phạm, làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng thì doanh nghiệp nên đánh giá lại nhà cung cấp và quyết định xem có nên tiếp tục hợp tác hay tìm kiếm nhà cung cấp mới
Phía cửa hàng: nhân viên và quản lý của cửa hàng kiểm kê, tính toán sai dẫn đến việc khi đặt hàng
- Nhập thiếu hàng hoặc nhập quá nhiều trong khi kho không đủ chứa; trường hợp khác là khi nhập hàng không kiểm tra đầy đủ, kỹ càng -> nhập sai đơn hàng, nhập hàng kém chất lượng
- Phương pháp giải quyết: tiến hành xác định nguyên nhân từ đó có biện pháp xử phạt: cảnh cáo, trừ lương hoặc đuổi việc tùy mức độ Hướng dẫn nhân viên sử dụng các công cụ MRP, EOQ, BOM, v.v để đặt hàng đủ, chính xác và tiện lợi hơn
Tiến hành phân tích khả thi về việc thuê nhân viên trong quá trình nhập hàng
PA1: Thuê người bốc dỡ khi nhập hàng
PA2: Sắp xếp nhân viên của cửa hàng
Bảng 4.2 Đánh giá các phương án nhập hàng
Tiêu chí Trọng số PA1 PA2
(với 5 – rất tốt; 4 – tốt; 3 – trung bình; 2 – không tốt; 1 – hoàn toàn không tốt)
Có thể thấy, dù tốn thêm chi phí thuê người bốc dỡ nhưng số tiền bỏ ra quá lớn do cửa hàng nhập 1 tháng/lần Cùng với đó, khi thuê người, hiệu quả bốc dỡ cao hơn, nhân viên của cửa hàng cũng có thể tập trung làm các công việc trong cửa hàng Vì vậy, phương án thuê người bốc dỡ là khả thi và nên được tiến hành
4.2.1.6 Yêu cầu trang thiết bị và nhân viên cho hệ thống nhập hàng
Một số trang thiết cần dùng:
Bảng 4.3 Bảng trang thiết bị cho hệ thống nhập hàng
STT Tên thiết bị Số lượng
Số lượng nhân viên cần để vận hành được hệ thống:
- 1 nhân viên kiểm tra hàng trong kho thường xuyên
- 1 quản lý phụ trách tính toán, nhập hàng
Vậy cần 3 nhân viên trong hệ thống nhập hàng: 2 full-time, 1 part-time
Từ ma trận phân bổ ở trên, ta đặt ra các yêu cầu thiết kế hệ thống kho phù hợp với các đặc tả hệ thống:
- Vốn đầu tư: khoảng 45 triệu
- Diện tích: chiếm 20% diện tích của toàn bộ mặt bằng cửa hàng (24m2)
- Bố trí mặt bằng: có khoảng 8 kệ sắt xếp thành hàng, có lối đi giữa các kệ, kích thước kệ 2m x 0.4m x 1.7m gồm 4 tầng, mỗi tầng cao 0.4m, chân kệ cao 0.1m, sức chưa tối đa 1 tầng là 200-300kg Khu vực kho có camera giám sát, hệ thống phòng cháy chữa cháy và máy lạnh để đảm bảo nhiệt độ
- Sức chứa: kho sẽ chứa 60% lượng hàng trong một lần nhập hàng Với mỗi thùng hàng có kích thước trung bình 50cm x 30cm x 30 cm, trọng lượng trung bình 6 - 10kg/thùng Vậy kho có thể chứa tối đa 128 thùng, tương đương khoảng 768 - 1280 kg hàng (tương đương
- Có nhân viên kiểm kê kho, vệ sinh kho thường xuyên
- Có đầy đủ trang thiết bị để kho hoạt động tốt vai trò
Kho bao gồm các hoạt động:
Hình 4.2 Quy trình hoạt động kho
- Kiểm tra hàng tồn kho: Để lên kế hoạch cho việc nhập hàng và quản lý lượng hàng đã bán nhân viên cần kiểm tra số loại, số lượng hàng còn lại trong kho theo định kỳ
Giao diện của hệ thống
4.3.1 Giao diện kết nối của hệ thống
Bảng 4 11 Giao diện kết nối các hệ thống giữa các bên liên quan
Các bên liên quan Giao diện kết nối
Quản lí sử dụng phần mềm KiotViet, Excel quản lí nhân viên, lịch làm việc, thông tin hàng hóa
Thu ngân sử dụng Excel cập nhật, thống kê số lượng đơn hàng, doanh thu mỗi ngày/tuần/tháng/năm để báo cáo lại với quản lý
Nhân viên kiểm tra kho sử dụng Excel để thống kê lượng hàng còn trong kho, báo cáo lên Quản lý để có kế hoạch nhập hàng tháng tới
Giữa nhân viên tại cửa hàng với khách hàng
Nhân viên sử dụng Excel để biết còn hàng trong kho không sau đó báo cho khách
Thu ngân sử dụng máy tính tiền tính cho khách
Thanh toán qua các hình thức: tiền mặt, Ví Momo, Internet Banking, quẹt thẻ
Xuất hóa đơn khi thanh toán thành công
Giữa bán hàng online với Khách hàng
Khách hàng có thể truy cập Website của cửa hàng, Fanpage, cửa hàng trên trang thương mại điện tử Shopee, v.v để yêu cầu giải đáp thắc mắc, đặt hàng
Nhân viên sử dụng Excel để cập nhật lượng hàng còn, lên đơn cho khách
Nhân viên sẽ giao đơn hàng cho ĐVVC để giao cho khách
Giữa hệ thống bãi giữ xe và Quản lý
Sử dụng phần mềm quản lí camera quan sát từ bên nhà cung cấp camera
Tùy trường hợp sẽ sử dụng các giao diện phía trên để giải quyết yêu cầu, thắc mắc của khách hàng
Ghi nhận phản hồi của khách hàng qua tin nhắn hoặc đường dây nóng
Yêu cầu của các giao diện kết nối
Phần mềm quản lí KiotViet (Mua):
- Dễ sử dụng, có tính ổn định
Phần mềm Excel (tự cài đặt trong máy tính)
- Dễ tiếp cận, đơn giản, đầy đủ thông tin về các loại sản phẩm, các chương trình khuyến mãi của cửa hàng
Fanpage, cửa hàng trực tuyến: tự lập ĐVVC: liên hệ hợp tác
Máy tính tiền, quẹt thẻ: Dễ sử dụng, ổn định
Hóa đơn: Rõ ràng, đầy đủ, chính xác các thông tin
Phần mềm quả lí camera (Nhà cung cấp camera an ninh phụ trách)
Form ghi nhận feedback của Khách hàng (Thống kê vào Excel)
4.3.2 Giao diện vật lý của cửa hàng
- Sử dụng cửa kính làm cửa vào
- Bãi giữ xe có mái che rộng, camera giám sát
- Biển hiệu quảng cáo cho cửa hàng tự thiết kế là phần mà người dùng nhìn thấy đầu tiên khi đi vào cửa hàng, đó là bộ mặt của cửa hàng, góp phần quảng cáo và tăng uy tín cho cửa hàng
Giao diện bên trong: Hệ thống đường dây điện âm tường, wifi, điều hòa, bóng đèn, kệ hàng, khu vực photobooth, nhà vệ sinh, quầy thu ngân, xe đẩy v.v giúp khách hàng trải nghiệm dịch vụ phía bên trong cửa hàng, cần phải đảm bảo sự tiện lợi, thuận tiện khi hoạt động
Hình 4.18 Photobooth tại khu dùng thử sản phẩm
Hình 4.19 Biển hiệu của cửa hàng ISE Fruits and Nuts
Đặc tả hệ thống con
Bảng 4.12 Bảng đặc tả hệ thống con (Allocated Baseline)
STT HT con Đầu tư
(VNĐ) Diện tích Trang thiết bị Mô tả
2 Xe đẩy hàng, các giấy tờ liên quan (nếu có)
- Nhập các mặt hàng chất lượng, đáp ứng nhu cầu khách hàng, giá dao động 45,000 – 600,000 tùy theo loại
- Nhà cung cấp cách cửa hàng < 100km, có xe chuyên chở, giao hàng nhanh trong 3 – 4 ngày
- Có các hoạt động chính: Kiểm tra hàng trong kho => Lên kế hoạch nhập hàng => Nhận hàng, kiểm tra => Chuyển hàng vào kho => Bảo quản
6 kệ sắt để xếp hàng
- Kho được trang bị hệ thống PCCC, camera giám sát và máy lạnh để bảo quản hàng hóa
- Kho có sức chứa khoảng
- Kho có 2 khu: khu trái cây sấy và khu hạt dinh dưỡng để thuận tiện kiểm tra và lấy hàng
- Các hoạt động chính: Kiểm tra hàng 0trong kho, kiểm tra cơ sở vật chất, các yếu tố khác (nhiệt độ, độ ẩm, vệ sinh,…) và lưu trữ, nhập thông tin
Tận dụng vỉa hè trước cửa hàng (khoảng 39m 2 )
Mái che di động (6mx6.5m)
- Bãi giữ xe có sức chứa tối đa là 12 chiếc xe máy, luôn có 1 bảo vệ giữ xe và camera giám sát
- Xe phải được sắp xếp ngăn nắp và chừa 1 lối đi vào cửa hàng
- Các hoạt động chính: đưa thẻ giữ xe => tiếp nhận, sắp xếp xe => trông xe => kiểm tra, xóa phấn, trả xe cho khách
2 camera Giấy dán tường, tranh ảnh trang trí Thảm cỏ nhân tạo
- Các sản phẩm luôn được trưng bày gọn gàng, đẹp mắt trên các kệ hàng
- Luôn có 1 nhân viên trực tại khu vực này để kịp thời tư vấn cho khách hàng Đảm bảo phải luôn sạch sẽ
- Các hoạt động chính: Lấy hàng từ kho => xếp lên kệ
=> kiểm tra, bổ sung => cất sản phẩm vào kho
Bán hàng tại cửa hàng
- HT trưng bày và thu ngân hỗ trợ cho HT bán hàng
- Đầu tư PR, Marketing cửa hàng đến rộng rãi người mua hàng
- Nhân viên bán hàng phải có năng khiếu sales, thái độ niềm nở, thân thiện
- Các hoạt động chính: Tiếp nhận khách hàng => tư vấn
=> xác nhận đơn hàng => thanh toán => tiễn khách
Trang web bán hàng, cửa hàng Shopee
- Web cửa hàng phải bắt mắt, ghi rõ thông tin sản phẩm, giá cả
- Luôn có 1 nhân viên đảm nhận khâu bán hàng online để trực và tư vấn cũng như chốt đơn hàng
- Các hoạt động chính:Tiếp nhận đơn hàng -> Xác nhận đơn hàng -> Giao hàng -> Thanh toán
Các giấy tờ, dụng cụ lên đơn, hộp đóng gói
- Giao hàng liên hệ bên vận chuyển đảm bảo giao hàng nhanh chóng, tiện lợi, an toàn
- Các hoạt động chính: Tiếp nhận đơn hàng => phân loại
=> giao hàng => cập nhật trạng thái đơn hàng
- Đảm bảo mạch thông tin của cửa hàng luôn suôn sẻ, bảo mật
- HT thông tin bao gồm: thông tin nhập hàng; thông tin nhân viên, khách hàng; thông tin cơ sở vật chất; thông tin doanh số, doanh thu, chi tiêu; thông tin hàng tồn kho; thông tin sự cố,…
1 bộ bàn ghế làm việc đôi
- Có phòng quản lý đặt ở trên tầng 2
- Tuyển 1 nhân viên là người quản lý có kinh nghiệm làm việc Phải thường xuyên có mặt tại cửa hàng để nắm bắt tình hình
- Các hoạt động chính: quản lý tài chính; quản lý nhân sự; quản lý kho, quản lý marketing
Phân bổ, xây dựng, sửa chữa các khu vực, hệ thống con phù hợp với 120m2 và nhu cầu sử dụng
Khoản tiền dự trù cho các chi phí phát sinh
THIẾT KẾ CHI TIẾT
Thiết kế cho vận hành
5.1.1 Phân tích trade-off nhà cung cấp
- Các nhà cung cấp vật dụng điện – điện tử: nhóm sẽ tiến hành đánh giá hai cửa hiện điện tử lần lượt là Siêu thị Điện máy Thiên Hòa và Siêu thị Điện máy Xanh
- Các nhà cung cấp nhà cung cấp nội thất, nhóm sẽ tiến hành đánh giá hai cửa hàng Deco Viet và Nội thất Hòa Phát
- Các nhà cung cấp các vật dụng thông thường sử dụng trong cửa hàng, nhóm sẽ tiến hành đánh giá giữa hai siêu thị GO và Mega Market
- Các nhà cung cấp thiết bị PCCC: nhóm sẽ tiến hành đánh giá hai cửa hàng Hoàng Quân Phát và SAFETECH
Bảng 5.1 Đánh giá nhà cung cấp
Vật dụng điện – điện tử - điện lạnh
Nội thất Vật dụng thông thường Thiết bị PCCC
Thiên Hòa Điện máy xanh
(Với 1: kém, 2: trung bình, 3: khá, 4: tốt, 5: rất tốt)
Nhận xét: Sau khi phân tích trade-off, đưa ra chọn lựa các nhà cung cấp như sau:
- Về các vật dụng điện – điện tử - điện lạnh: Cửa hàng sẽ ưu tiên Điện máy xanh hơn, vì độ phủ của Điện máy Xanh khá là nhiều, và được nhiều người dân tin dùng hơn, cũng như có nhiều chế độ ưu đãi cho khách hàng
- Về nội thất: Cửa hàng sẽ chọn Deco Viet vì với giá cả hợp lý, có nhiều khuyến mãi hơn Hòa Phát nhưng chất lượng cũng không hề kém cạnh
- Về vật dụng thông thường: Cửa hàng sẽ ưu tiên chọn Mega Market hơn vì độ tin cậy của khách hàng dành cho hệ thống này Cũng như Mega Market đưa ra giá cả phải chăng hơn
- Về thiết bị PCCC: Cửa hàng sẽ chọn Hoàng Quân Phát vì giá cả rẻ hơn rất nhiều mà chất lượng không hề thua kém
5.1.2 Yêu cầu về thiết bị
Dựa theo yêu cầu về trang thiết bị ở từng khu vực trong phần phân tích sơ khởi, tiến hành chọn mua trang thiết bị như sau:
5.1.2.1 Thiết bị điện – điện tử - điện lạnh
Sau khi phân tích trade-off phương án cuối cùng được lựa chọn là các thiết bị điện –
77 điện tử - điện lạnh sẽ được mua trên Điện máy xanh
Bảng 5.2 Thông tin trang thiết bị điện – điện tử - điện lạnh
STT Hạng mục Thông số, hình ảnh Số lượng Giá bán
Combo máy tính tiền cửa hàng
Máy tính để bàn All In One
Bộ phát sóng wifi 4 râu LB
Máy lạnh âm trần Daikin
9 Đèn LED âm trần downlight
Sau khi phân tích trade-off phương án cuối cùng được lựa chọn là các thiết bị nội thất sẽ được mua trên nội thất Deco Viet
Bảng 5.3 Thông tin trang thiết bị nội thất
STT Hạng mục Thông số, hình ảnh Số lượng Giá bán
Cụm bàn ghế làm việc 2 người
4 Bộ bàn ghế tiếp khách
Cửa lùa kho lạnh dày
Sau khi phân tích trade-off phương án cuối cùng được lựa chọn là các vật dụng thông dụng sẽ được mua tại Mega Market
Bảng 5.4 Thông tin vật dụng thông thường
STT Hạng mục Thông số, hình ảnh Số lượng Giá bán
Két đựng tiền thu ngân
Bộ lau nhà xoay 360 độ
Thùng rác inox đạp chân
Bán kính 250mm, Cao 400mm
Cây cảnh để phòng làm việc
5.1.2.4 Thiết bị phòng cháy chữa cháy
Nhóm lựa chọn mua các thiết bị phòng cháy chữa cháy từ Công ty TNHH MTV Hoàng Quân Phát, vì đây là doanh nghiệp uy tín, bán những sản phẩm chất lượng với mức giá phù hợp cho người sử dụng
Bảng 5.5 Thông tin trang thiết bị PCCC
STT Hạng mục Thông số, hình ảnh Số lượng Giá bán Thành tiền
Hệ thống chữa cháy hồng thủy
Khay để thiết bị chữa cháy
5.1.2.5 Phần mềm quản lý kinh doanh
Nhóm sẽ dùng phần mềm kinh doanh khá là phổ biến ở thị trường hiện nay là phần mềm Quản lý kinh doanh KiotViet
Hình 5.1 Phần mềm quản lý kinh doanh KiotViet
Phần mềm Quản lý bán hàng: báo cáo tình hình kinh doanh chi tiết, cung cấp giao diện duy nhất cho cả bán hàng online và bán tại cửa hàng
Giá sử dụng phần mềm là 6.000VNĐ/ngày
5.1.3 Chọn công ty sửa chữa mặt bằng
Nhóm cũng tiến hành tìm 2 nhà thầu để sửa chữa lại mặt bằng, tiến hành phân tích trade- off để chọn lựa ra 1 đơn vị sửa chữa:
Bảng 5.6 Lựa chọn nhà thầu sửa chữa mặt bằng
Trình độ chuyên môn kỹ thuật 0.4 5 4
(Với 1: kém, 2: trung bình, 3: khá, 4: tốt, 5: rất tốt)
Do đó chọn công ty Sơn Hải làm nhà thầu sửa chữa mặt bằng của cửa hàng
Vốn cho sửa mặt bằng là 200 triệu, theo yêu cầu thiết kế của cửa hàng
Sau đây là bản vẽ mặt bằng hoàn thiện cùng với các thiết bị chi tiết
Hình 5.2 Sơ đồ mặt bằng tầng trệt
Mặt bằng khu thanh toán (ở trong mặt bằng tâng trệt)
Hình 5.3 Sơ đồ mặt bằng khu thanh toán
Toilet sẽ được xây dựng phía dưới cầu thang của tầng trệt
Hình 5.4 Sơ đồ mặt bằng Toilet
Hình 5.5 Sơ đồ mặt bằng tầng 1
Hình 5.6 Sơ đồ bãi giữa xe
Thiết kế cho sử dụng
Nhân viên của quán gồm các loại nhân viên: full-time (8 tiếng) và part-time (4-5 tiếng)
Thời gian làm việc của cửa hàng từ 7:00 - 22:00 nên phân chia ca cho nhân viên như sau:
Bảng 5.7 Ca làm việc cho nhân viên full-time và part-time
98 Đối với nhân viên full-time: Lịch làm việc do quản lý sắp xếp, đảm bảo làm 7 ngày/tuần Đối với nhân viên part-time:
- Được đăng ký lịch làm theo ca 4-5 tiếng
- Số giờ làm việc tối thiểu mỗi tháng: từ 60 đến 100 tiếng
Mức lương được phân chia theo chức vụ và tùy vào loại nhân viên, được thể hiện cụ thể ở bảng sau:
Bảng 5.8 Lương cơ bản của nhân viên
Chức vụ Mức lương cơ bản
Nhân viên full-time 7,000,000 VNĐ/tháng
Nhân viên part-time 20,000 VNĐ/giờ
Nhân viên bốc dỡ hàng 500,000 VNĐ/1 lần/tháng
Bảng 5.9 Mô tả công việc của nhân viên
Nhân viên Khu vực phụ thuộc Mô tả công việc Yêu cầu
Đầu tiên, bảo vệ sẽ đón khách
Đưa thẻ xe cho khách và mời khách vào trong cửa hàng
Dắt xe cho khách vào chỗ đậu xe và ghi số thẻ lên yên xe
Nhận thẻ xe từ khách và kiểm tra số thẻ trên xe có trùng khớp không
Dắt xe cho khách theo hướng khách đi, lau số thẻ ghi trên yên xe
Chào tạm biệt và cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ
- Nam, có sức khỏe tốt
- Tinh thần trách nhiệm cao
Nhân viên offline tại cửa hàng
Khu trưng bày, kho, thanh toán
Kiểm kê hàng trong kho, báo cáo số liệu lên quản lý
Vệ sinh kho theo lịch
Kiểm kê hàng trên kệ, lấy hàng từ kho sắp xếp lên kệ trưng bày
Vệ sinh cửa hàng (kệ trưng bày, khu photobooh, nhà vệ sinh,…) thường xuyên
Tiếp đón, giới thiệu và tư vấn cho khách hàng về sản phẩm & các chương trình khuyến mãi (nếu có)
Chuẩn bị đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng
Giao hàng cho đơn vị vận chuyển (đơn hàng online)
Thanh toán, in hóa đơn cho khách
Cảm ơn khách hàng và chào tạm biệt
- Trung thực, chăm chỉ, tháo vát
- Giao tiếp tốt, vui vẻ, lịch sự với khách hàng
- Biết chữ, sử dụng được máy tính
- Tối thiểu có bằng tốt nghiệp THPT
- Quản lý toàn bộ nhân viên ở cửa hàng
- Giám sát và quản lý quy trình bán hàng
- Quản lý tài chính, doanh thu, các loại chi phí hàng ngày
- Chấm công, tính lương, thưởng cho nhân viên
- Quản lý kho và đặt hàng
- Kết toán doanh thu, chi phí hàng tháng và thông báo cho chủ đầu tư
- Nghiên cứu thị trường, khảo sát khách hàng
- Lập báo cáo và lập kế hoạch bán hàng
- Lên chiến lược phát triển cho cửa hàng
- Giải quyết khiếu nại của khách hàng
- Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí quản lý cửa hàng hoặc các vị trí có liên quan
- Thành thạo kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục
- Có kinh nghiệm xử lý xung đột và phát triển đội nhóm
Nhân viên online Bán hàng
- Viết content, đăng bài, quản lý fanpage, trang web
- Trả lời, giải đáp thắc mắc trên fanpage, web, các trang thương mại điện tử
- Thông báo tới cửa hàng thông tin đơn hàng
- Trung thực, chăm chỉ, tháo vát
- Giao tiếp tốt, vui vẻ, lịch sự với khách hàng
- Biết chữ, sử dụng được máy tính và thành thạo các trang mạng xã hội
5.2.2 Tính toán số lượng nhân sự cần thuê
Dựa vào phần mô tả công việc và yêu cầu nhân sự ở các hệ thống con, ta thiết lập các ràng buộc về số lượng nhân sự cần thuê và từ đó tính ra số lượng nhân viên tối thiểu bằng công cụ Excel Solver cho bài toán điều độ nhân lực
Bảng 5.10 Số lượng nhân sự cần thuê
Nhân viên Ràng buộc chung Ràng buộc riêng Số lượng cần thuê tối thiểu
Thời gian làm việc của cửa hàng hàng ngày 7:00 - 22:00
Khung giờ cao điểm của cửa hàng: Ca
Nhân viên full-time, phải làm
7 ngày/tuần, tương đương 14 ca/ tuần
Mỗi ca trực phải luôn đảm bảo có 1 nhân viên bảo vệ
Nhân viên trưng bày, tư vấn
Nhân viên full-time làm 7 ngày/tuần, tương đương 14 ca/tuần
Nhân viên part-time làm tối thiểu 5 ca/tuần và tối đa 10 ca/ tuần Đảm bảo mỗi ca luôn có mặt ít nhất 2 nhân viên tư vấn, trưng bày
Nhân viên full-time, phải làm
7 ngày/tuần, tương đương 14 ca/ tuần Mỗi ca trực phải luôn đảm bảo có 1 nhân viên thu ngân
Nhân viên full-time, phải làm
7 ngày/tuần, tương đương 14 ca/ tuần
Không yêu cầu có mặt ở trong cửa hàng tất cả các khung giờ nhưng đảm bảo vào giờ cao điểm phải có mặt
Nhân viên bán hàng online
Nhân viên part-time, làm tối thiểu 5 ca /tuần và tối đa 10 ca/tuần
104 Đảm bảo có ít nhất mặt nhân viên trực online vào khung giờ cao điểm
Nhân viên bốc dỡ hàng
Thời gian làm việc của cửa hàng hàng ngày 8:00 - 23:00
Nhập hàng 1 lần/ 1 tháng, mỗi lần 100-120 thùng 1
Kết quả tính toán dựa trên thiết kế về mặt tối đa của hệ thống, khả năng làm nhiều công việc khác nhau của nhân viên Vậy hệ thống sẽ thuê 11 nhân viên, trong đó 7 nhân viên full - time và 4 nhân viên part-time
5.2.3 Tính toán lương nhân công
Bảng 5.11 Tính toán lương nhân sự (triệu VNĐ)
Nhân công Lương (triệu VNĐ) Số lượng
Quản lý 10 / 1 nhân viên / tháng 2
Full-time 7/ 1 nhân viên / tháng 6
Part - time 3 / 1 nhân viên / tháng 7
Bốc dỡ 0,5/1 nhân viên / tháng 1
Tổng tiền lương công nhân 1 tháng 83,5 triệu VNĐ
Tổng tiền lương nhân công 1 năm ( cả thưởng tết) 1,025 tỷ VNĐ
5.2.4 Bảng giá các sản phẩm tại cửa hàng
Hình 5.7 Bảng giá các sản phẩm tại cửa hàng
Thiết kế cho độ tin cậy
Xét về độ tin cậy, các máy móc thiết bị phải đáp ứng được cả đủ yêu cầu về vận hành lẫn yêu cầu an toàn khi có rủi ro xảy ra Đối với nhân viên:
- 2 bảo vệ (2 full-time): bảo vệ an ninh cửa hàng, bảo vệ tài sản, dắt xe, trông xe cho khách hàng
- 4 nhân viên bán hàng (2 part-time và 2 full time): Các nhân viên được đào tạo và hướng dẫn về công việc cũng như kỹ năng phục vụ khách, chăm chút hàng hóa, giữ gìn vệ sinh sản phẩm, cửa hàng, biết cách trưng bày sản phẩm, cách tư vấn hướng dẫn khách hàng, Khi cửa hàng đông khách (thường từ lúc 18h-21h), cần nhân viên part-time để hỗ trợ phục vụ khách hàng
- 2 cộng tác viên bán hàng online (part-time): Được đào tạo kỹ năng xử lý đơn hàng, tư vấn khách hàng Sẵn sàng gọi điện tư vấn nếu khách hàng có nhu cầu
- 2 quản lý: Quản lý nhân sự, thu chi, sản phẩm, kho, đào tạo nhân viên và xử lý những tình huống bất ngờ
- Có bảo hiểm lao động, hợp đồng lao động
- Thuê thêm nhân viên part-time vào những dịp cao điểm như lễ, Tết, v.v Đối với rủi ro cạnh tranh giữa các đối thủ:
- Cửa hàng sẽ tiến hành ký kết với các bên công ty quảng cáo, chạy marketing cho hệ thống, quảng cáo về những ưu đãi, dịch vụ, sản phẩm của cửa hàng, tăng khả năng cạnh tranh
Mặt bằng, trang thiết bị, nguyên vật liệu:
- Đối với các rủi ro về nguyên vật liệu: cửa hàng sẽ tìm kiếm những đối tác tiềm năng, ký hợp đồng lâu dài để có những ưu đãi về chính sách về giá cả, đồng thời đưa ra các ràng buộc đền bù nếu như chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu như đã thỏa thuận
- Khi các trang thiết bị (máy tính, máy lạnh, máy quẹt thẻ, ) hư hỏng, liên hệ nhà đầu tư để cung cấp tiền sửa/mua trang thiết bị mới
- Luôn nhập dư sản phẩm hàng tháng, sẵn sàng cung cấp đủ hàng cho khách hàng
- Có đầy đủ thông tin liên hệ với các bên sửa chữa, hỗ trợ.
Thiết kế cho bảo hành
Đối với các loại máy tính tiền, máy quẹt thẻ…: Cửa hàng sẽ lập tức liên hệ với nhà cung cấp nếu xảy ra lỗi, nhà cung cấp phải bảo trì ngay sau khi cửa hàng liên hệ để cửa hàng tiếp tục hoạt động bình thường Đối với các trang thiết bị, nội thất của cửa hàng, khi nào hư hỏng cửa hàng sẽ tiến hành liên hệ chủ đầu tư để thay mới sớm nhất có thể Đối với các loại máy lạnh, tủ trưng bày, laptop, tivi do được nhà cung cấp bảo hành nên các máy này sẽ được bảo trì bởi nhà cung cấp, cửa hàng sẽ sẵn sàng chi trả nếu có chi phí phát sinh trong quá trình bảo hành (có thời gian giới hạn, sau khoản thời gian đó cửa hàng sẽ tự chi trả chi phí sửa chữa/ lắp đặt thiết bị mới)
Hệ thống PCCC bảo hành định kì 6 tháng/lần
Tiến hành trang trí cửa hàng vào các dịp đặc biệt như: lễ, Tết v.v
Do đó: tổng chi phí khoảng 45 triệu/năm cho bảo hành.
Thiết kế cho sản xuất
Dưới đây là bảng thể hiện quá trình thiết kế và xây dựng hệ thống cửa hàng trái cây sấy và hạt dinh dưỡng:
Bảng 5.12 Quá trình thiết kế và xây dựng hệ thống cửa hàng
STT Công việc Ngày thực hiện
Xem xét, dọn dẹp lại mặt bằng, tiến hành tu sửa và trang trí không gian
2 Làm thủ tục xin cấp giấy phép kinh doanh 01/12/2021 04/12/2021 3
3 Lắp đặt bóng đèn, hệ thống điện 15/12/2021 15/12/2021 1
4 Đặt mua trang thiết bị ( bàn, ghế, máy tính tiền, máy lạnh, kệ, tủ, máy tính, )
Lắp đặt thiết bị trong khu bán hàng và trưng bày sản phẩm
(máy tính tiền, kệ, đèn )
6 Lắp đặt hệ thống máy lạnh trong kho, bố trí kệ 23/12/2021 25/12/2021 2
7 Bố trí kệ, bàn ghế, trang trí 25/12/2021 28/12/2021 2
Thời gian xây dựng thực tế của hệ thống là 26 ngày, do phải trừ đi 3 ngày nghỉ chủ nhật trong quá trình thiết kế ( 5-12-19/12/2021)
Cửa hàng sẽ tính dư ra thêm 2 ngày để dự phòng cho các trường hợp đột xuất, phải tạm dừng quá trình thiết kế ( thiết bị không về kịp thời, tu sửa mặt bằng tốn nhiều thời gian hơn dự kiến, hỏng hóc, )
Do đó: Tổng thời gian thiết kế và xây dựng hệ thống là 28 ngày
Thiết kế hỗ trợ
Pháp luật: Có giấy phép kinh doanh hợp pháp do nhà nước cấp, có giấy chứng minh nguồn gốc xuất xứ, giấy chứng nhận đảm bảo an toàn thực phẩm của các loại trái cây sấy và hạt dinh dưỡng từ nhà cung cấp
Hình 5.8 Giấy phép kinh doanh và giấy chứng nhận sản phẩm đủ điều kiện an toàn thực phẩm
Thuế: Chủ đầu tư đảm bảo đóng thuế hàng năm đầy đủ cho nhà nước bao gồm: Thuế thu nhập (20%)
Hệ thống an ninh: Lắp đặt hệ thống an ninh, camera giám sát trước cửa hàng, khu vực giữ xe, khu vực trưng bày, kho
Hệ thống an toàn: Lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống báo cháy ở khu trưng bày và kho, trang bị bình chữa cháy.
Thiết kế xã hội
Trái cây sấy và hạt dinh dưỡng trong cửa hàng có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, không sử dụng chất bảo quản, được đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm trong quá trình sản xuất và bảo quản Sản phẩm phục vụ cho khách hàng bao gồm dân cư, học sinh sinh viên ở khu vực Thủ Đức
Cửa hàng sử dụng bao bì, túi làm từ giấy hoặc các chất dễ phân hủy, thân thiện với môi trường khi đóng gói sản phẩm cho khách Hạn chế tối đa các loại bao bì ni lông khó phân hủy Rác thải được phân loại rõ ràng trước khi đem đi tái chế hoặc tiêu hủy.
Phân tích khả thi kinh tế
- Hệ thống: Cửa hàng bán trái cây sấy và hạt dinh dưỡng ISE Fruits and Nuts
- Thời gian hoạt động: 6 năm (2022 – 2027)
5.8.2 Quy mô và cơ cấu của nguồn vốn
Tổng mức đầu tư: 1.050.000.000 VND bao gồm tiền có sẵn và nguồn vay ngân hàng
- ⁻ Nguồn vốn đầu tư trực tiếp từ doanh nghiệp chiếm 70% tổng mức đầu tư (735.000.000 VND)
- ⁻ Nguồn vốn vay: dự kiến vay Ngân hàng chiếm 30% tổng mức đầu tư của dự án (315.000.000 VND)
- Lựa chọn Ngân hàng vay vốn: Thông tin của một số ngân hàng cho vay vốn tài sản cố định/tài sản kinh doanh trên địa bàn TP Hồ Chí Minh
Bảng 5.13 Danh sách ngân hàng cho vay vốn
STT Ngân hàng Lãi suất vay Thời hạn vay
Bảng 5.14 Đánh giá khả thi lựa chọn ngân hàng vay
Tiêu chí Trọng số ACB BIDV Sacombank Agribank
Do đó chọn ngân hàng Agribank để vay vốn
Dựa vào lãi suất ngân hàng lựa chọn, luật thuế thu nhập hiện hành, có được bảng tài chính chi tiết như sau
Thời điểm bắt đầu trả nợ 2022
Bảng 5.16 Kế hoạch trả nợ (VNĐ)
5.8.4 Phân bổ vốn đầu tư trang thiết bị
Dựa vào phần tổng hợp các trang thiết bị và giá cả từ chương phân tích sơ khởi, thiết kế chi tiết, ta có bảng tổng hợp chi phí đầu tư trang thiết bị như sau:
Bảng 5.17 Chi phí đầu tư trang thiết bị
STT Trang thiết bị Đầu tư (VNĐ)
Trang thiết bị điện – điện tử - điện lạnh
Hệ thống phòng cháy chữa cháy
5.8.5 Giả sử dự án Để tính toán doanh thu, lợi nhuận dự án và có được chi tiết dòng tiền ròng (NCF) của dự án trong chu kỳ sống của nó, nhóm có một số giả sử như sau:
- Vào tháng đầu tiên cửa hàng bắt đầu kinh doanh, vì cửa hàng còn mới tuy nhiên được marketing rộng rãi và dịp Tết nên dự tính doanh thu thu được sẽ bằng 80% kỳ vọng (614,4triệu),
2 tháng tiếp theo sẽ bán với 85% doanh thu kỳ vọng (326,4 triệu/1 tháng) và các tháng còn lại có doanh thu đạt như mong muốn (384 triệu/1 tháng) Vậy doanh thu năm 1 vị chi sẽ là 4723,2 triệu VNĐ
- Phần trăm tăng trưởng mỗi năm của doanh thu dự tính là 10%/năm
- Phần trăm gia tăng tiền nhập hàng là 8%/năm
- Chi phí nhân công, quản lý, bán hàng tăng theo tỉ lệ trung bình 5.5%/năm
- Bảo trì hằng năm 45 triệu VNĐ và tăng 5%/năm
- Chi phí sản xuất chung sẽ tăng với mức trung bình là 6%/năm
Dựa vào giả sử dự án, ta có bảng doanh thu dự tính của cửa hàng với chu kỳ sống là 6 năm
Bảng 5.18 Doanh thu của cửa hàng theo từng năm
Bảng 5.19 Chi phí và số lượng nhập hàng cho tháng đầu tiên
Mỗi thỏng bỡnh thường nhập hàng bằng ẵ thỏng đầu (thỏng Tết nhập gấp đụi thỏng bỡnh thường)
Do đó: chi phí nhập hàng năm 1 = 460 + 230*11 = 2990 triệu VNĐ
Bảng 5.20 Chi phí nhập hàng của cửa hàng theo năm (VNĐ)
Về chi phí lao động, dựa vào mục 5.2.4 ta có tổng chi phí phải trả cho nhân nhân viên trong một năm là 1025 triệu VNĐ/năm
Bảo trì: Để đảm bảo máy móc thiết bị dây chuyền luôn ở trạng thái tốt, giảm thiểu rủi ro và sớm phát hiện vấn đề, cần có hoạt động bảo trì máy móc thiết bị của cửa hàng Chi phí cho hoạt động này dự toán 3,75 triệu VNĐ/tháng Như vậy, tiêu tốn 45 triệu VNĐ/năm cho bảo trì
Sản xuất chung: Để toàn bộ hệ thống hoạt động trơn tru, cần có sự hỗ trợ từ các hệ thống khác Ở đây, cửa hàng cần có mặt bằng, điện, nước để hoàn thành nhiệm vụ của mình:
- Chi phí mặt bằng phải trả là 25 triệu VNĐ/tháng
- Chi phí điện của cửa hàng dự toán là 4,3 triệu VNĐ/tháng
- Chi phí nước của cửa hàng dự toán là 0,8 triệu VNĐ/tháng
- Chi phí cho wifi của cửa hàng là 0,4 triệu VNĐ/tháng
Như vậy, tiêu tốn 30,5 triệu VNĐ/tháng, tương đương 366 triệu VNĐ/năm cho sản xuất chung
Thực hiện khấu hao đều máy móc thiết bị trong suốt chu kỳ sống 6 năm của cửa hàng, ta xét vòng đời trung bình của thiết bị, cơ sở vật chất là 8 năm ta có:
Bảng 5.21 Khấu hao máy móc, thiết bị, cơ sở vật chất
Bảng 5.22 Bảng cân đối kế toán thời điểm 31/12/2021
Tài sản (triệu VNĐ) Nợ - vốn (triệu VNĐ)
Tiền nhập hàng 460 Vốn chủ sở hữu 735
Tiền mặt 40 Vay vốn ngân hàng 315
Khoản phải thu 0 Khoản phải trả 0
Tài sản cố định (trang thiết bị, cửa hàng) 550 Lợi nhuận giữ lại
Sau khi có được doanh thu cũng như các loại chi phí vận hành, tiền trả lãi, khấu hao,v.v
Ta tiến hành tính toán và thu được lợi nhuận trước thuế, và thuế thu nhập
Bảng 5.23 Bảng lợi nhuận trước thuế của dự án
5.8.10 Báo cáo dòng tiền ròng
Sau khi có được tất cả các yếu tố về dòng tiền, ta sẽ tiến hành tính toán dòng tiền ròng của dự án Cách tính dòng tiền ròng của dự án được thể hiện ở Bảng 5.24
-735 190,81 315,36 458,76 623,35 811,78 1026,94 101,69 Đối với dòng tiền ròng của dự án, không tính toán chi phí khấu hao máy móc thiết bị, cơ sở vật chất Tuy nhiên, chi phí trả lãi, thuế và thanh lý máy móc được xét đến
Như vậy, có được dòng tiền ròng và lãi suất ngân hàng, ta tính toán được hai thông số quan trọng NPV và IRR để đánh giá khả thi kinh tế dự án
5.8.11 Đánh giá kinh tế của dự án
Sau khi tính được dòng tiền ròng của dự án, ta tiến hành đánh giá tính khả thi về kinh tế của dự án dựa vào các thông số như: NPV, IRR, thời gian hoàn vốn…
Bảng 5.25 Đánh giá khả thi kinh tế
STT Chỉ tiêu Thông số
1 Tổng vốn đầu tư 1.050 triệu VNĐ
2 Giá trị hiện tại NPV 1.539,40 triệu VNĐ
3 Suất thu lợi nội tại IRR 49,66%
4 Thời gian hoàn vốn 30 tháng
Có thể thấy, dự án có giá trị NPV ở mức tốt Đồng thời giá trị IRR > tỉ suất lợi nhuận tối thiểu MARR (22%)
Như vậy, có thể kết luận dự án đầu tư mở cửa hàng bán trái cây sấy và hạt dinh dưỡng ISE Fruits and Nuts có hiệu quả kinh tế cao, mang lợi nhuận cho chủ đầu tư và góp phần phát triển kinh tế địa phương