Danh sách các hạng mục cần kiểm tra tại địa điểm cho tổ chức sự kiện ppt

Danh sách các hạng mục cần kiểm tra tại địa điểm cho tổ chức sự kiện Địa điểm là yếu tố quan trọng nhất trong một sự kiện, thậm chí có ý kiến cho rằng quyết định được địa điểm là đã chu

Danh sách các hạng mục cần kiểm tra tại địa điểm

cho tổ chức sự kiện

Địa điểm là yếu tố quan trọng nhất trong một sự kiện, thậm chí có ý kiến cho rằng quyết định được địa điểm là đã chuẩn bị được 50% các hạng mục công việc của sự kiện đó Nhưng lựa chọn địa điểm và xem xét địa điểm có phù hợp hay không bạn cũng cần những tiêu chí nhất định để có quyết định đúng đắn.

Trừ khi bạn hoàn toàn quen thuộc với một địa điểm những nhân viên kinh doanh và đội ngũ quản lý tại địa điểm đó, thì bạn cần phải tìm hiểu về địa điểm đó thật kĩ trước khi quyết định hợp tác Những người làm sự kiện

thường có một danh sách kiểm tra tại địa điểm để đảm bảo rằng không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào và chọn được một địa điểm lý tưởng

Và để hỗ trợ cho việc tổ chức của mình, bạn nên lấy một vài số liên lạc của những người chịu trách nhiệm chính tại địa điểm để gọi cho họ khi có yêu cầu hỗ trợ và lấy một vài tài liệu cơ bản về địa điểm để nắm rõ các thông tin

về địa điểm Tuy nhiên, người làm sự kiện chuyên nghiệp sẽ có danh sách kiểm tra địa điểm theo những tiêu chí riêng đối với các sự kiện của mình Cùng tham khảo xem với địa điểm để tổ chức một event thì cần kiểm tra những gì nhé

Danh sách kiểm tra của bạn nên bao gồm các mục về các tiện nghi khách sạn, cơ sở vật chất, âm thanh ánh sáng, thức ăn và đồ uống, và ngân sách Cụ thể:

1 Yêu cầu về tiện nghi

Khi làm việc với Sales manager hoặc người quản lý, điều quan trọng nhất là bạn đảm bảo được các hạng mục của bạn có được sử dụng, treo gắn tại địa điểm hay không, ví dụ như:

 Được treo gắn các banner, đặt standee, bảng hướng dẫn

 Biết được các hạn chế trong việc đặt những thông tin sự kiện

 Có bàn hỗ trợ cho công tác tiếp tân, thu thập thông tin

 Trên trang web kinh doanh trung tâm và dịch vụ văn phòng (danh sách yêu cầu và giá cả)

 Vận chuyển và nhận các yêu cầu về dịch vụ

 Box điện thoại trong phòng họp

2 Xem xét cơ sở vật chất

 Tình trang của phòng họp và bãi đậu xe (khách mời đi nhiều xe hơi thì bãi đậu xe có gần hay không, từ bãi đậu xe lên phòng họp có khó tìm hay không, )

 Tình trạng của thảm, sơn và các hạng mục trang trí (có phù hợp với trang trí chung của event hay không? cần thêm hay tháo dỡ bớt?, )

 Các thông tin về kích thước rèm / ốp chân tường

 Phòng có đầy đủ kích thước và khả năng tổ chức sự kiện

 Tính linh hoạt để điều chỉnh bố trí phòng, bàn ghế

 Không có hình ảnh, chướng ngại vật trong phòng

 Ánh sáng trong nhà (linh hoạt để điều chỉnh)

 Khả năng kiểm soát ánh sáng tự nhiên

 Hạn chế tiếng ồn phiền nhiễu ở các hành lang / sau những bức tường

 Khoảng cách với nhà bếp

 Có nhà vệ sinh gần đó (với một số địa điểm đặc thù)

 Có các trung tâm y tế gần đó (hoặc xe cấp cứu trong sự kiện lớn)

3 Khảo sát về âm thanh/hình ảnh và thiết bị

Gần như tất cả các sự kiện kết hợp một hoặc nhiều yếu tố của âm thanh ánh sáng Cần kiểm tra một số điều dưới đây

 Truy cập Internet tốc độ cao (có dây/không dây)

 Micro: hệ thống và đứng lavaliere (#)

 LCD chiếu và điều khiển từ xa cầm tay

 Kích cỡ màn hình phù hợp và các tùy chọn

 Màn hình màn hình phẳng, màn hình truyền hình cho các nhu cầu video

 Giá vẽ, bảng trắng và các phụ kiện

4 Kiểm tra những phương án F&B

Không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của việc lựa chọn thực phẩm và nước uống cho một sự kiện Người Sales manager ở địa điểm của bạn sẽ có gợi ý tuyệt vời, nhưng bạn nên chắc chắn bạn biết đầy đủ các lựa chọn Đề xuất cho bạn một vài điều cần khảo sát như sau:

 Xem thông tin đầy đủ về dịch vụ F&B và hoạt động của nhà bếp trên website của địa điểm

 Chi tiết thực đơn và lựa chọn phục vụ

 Gặp gỡ các đầu bếp trưởng nếu có thể để bàn kĩ hơn về thực đơn và nghe những tư vấn của họ

 Bạn có thể đề nghị có một buổi dùng thử thức ăn, thông thường các nhà hàng rất sẵn lòng phục vụ điều này

5 Khảo sát ngân sách:

 Chi phí thuê mướn mặt bằng

 Dịch vụ ăn uống

 Âm thanh ánh sáng và chi phí cho thuê thiết bị

 Chi phí dịch vụ văn phòng (in ấn, thẻ đeo, các phát sinh linh tinh khác)

 Các dịch vụ miễn phí (tham khảo từ nhân viên sales làm việc với bạn hoặc sales manager)

 Chi phí nhân sự

 Và cuối cùng là có một vài lựa chọn khác nhau và chi phí cho những lựa chọn đó