Luận văn thạc sĩ Kỹ thuật hệ thống công nghiệp: Hệ thống hóa hoạt động Logistics công ty TNHH Samson Việt Nam

Nhiệm vu và nội dung:s* Tìm hiêu cơ câu tô chức va phương thức hoạt động logistics của công ty s* Phân tích hiện trạng xác định van dé và lựa chọn dé tài luận văn¢ Tìm hiểu lý thuyết về

ĐẠI HỌC QUOC GIA TP.HO CHÍ MINH

TRƯỜNG DAI HỌC BACH KHOA

5) ` GR

TRAN NGUYEN THANH BINH

HE THONG HOA HOAT DONG LOGISTICSCONG TY TNHH SAMSON VIET NAM

CHUYEN NGANH: KY THUAT HE THONG CONG NGHIEP

MA NGANH: 60520117

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠITRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOAĐẠI HOC QUOC GIA THÀNH PHO HO CHÍ MINH

Cán bộ hướng dẫn khoa học: TS Dé Ngoc HiềnCán bộ cham nhận xét 1: TS Nguyễn Văn ChungCán bộ chấm nhận xét 2: TS Dinh Bá Hùng Anh

Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại trường Đại Học Bach Khoa, DHQG TP.HCMngày 31 tháng 07 năm 2016

Thanh phan hội đồng đánh giá Luận văn thạc sỹ gồm :1 TS Nguyễn Tuan Anh

2 PGS.TS Lê Ngọc Quỳnh Lam

3 TS Nguyễn Văn Chung

4 TS Dinh Ba Hung Anh5 TS Dang Quang Vinh.

Xác nhận của chủ tịch hội đồng đánh giá luận văn và trưởng khoa quản lý chuyên ngành

sau khi Luận văn đã được sửa chữa (nêu có).

CHỦ TỊCH HỘI ĐÔNG TRƯỞNG KHOA CƠ KHÍ

TS Nguyễn Tuan Anh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BACH KHOA TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HOI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHÒNG ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC Độc Lap-Tw Do-Hạnh Phúc

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ tên học viên : Trần Nguyễn Thanh Bình MSHV: 12270700Ngày, tháng, năm sinh: 13-09-1980 Nơi sinh : TP.HCM

Chuyên ngành: Kỹ Thuật Hệ Thống Công Nghiệp MS : 60 52 06

I Tên dé tài HE THONG HÓA HOAT DONG LOGISTICS CÔNG TY TNHH

SAMSON VIET NAM

II Nhiệm vu và nội dung:s* Tìm hiêu cơ câu tô chức va phương thức hoạt động logistics của công ty

s* Phân tích hiện trạng xác định van dé và lựa chọn dé tài luận văn¢ Tìm hiểu lý thuyết về logicstic trong kinh doanh và kỹ thuật hệ thống quan lý thông tin* Tìm hiểu đối tượng nghiên cứu và thu thập dữ liệu phân tích

s* Xây dựng các quy trình thực hiện, phân tích và hệ thống hóa co sở đữ liệu cho quá trình

thực hiện đơn hàng tại công ty, xây dựng hệ thống thông tin quản lý, thiết kế và ứng dụngphần mềm hệ thống dé quản lý đơn hàng

* Kết luận, kiến nghịHI Ngày giao nhiệm vụ luận văn : 02/10/2015IV Ngày hoàn thành nhiệm vụ : 17/06/2016

V Cán bộ hướng dẫn : TS Đỗ Ngọc Hiền

TP HCM, ngày tháng năm 2016CÁN BỘ HƯỚNG DAN CHỦ NHIỆM BỘ MÔN

TS Đỗ Ngọc Hiển TS Đỗ Ngọc Hiền

TRƯỞNG KHOA CƠ KHÍ

LOI CAM ON

soENœs

Lời dau tiên, tôi xin chân thành cảm ơn quý thay cô Bộ môn Kỹ Thuật Hệ ThốngCông Nghiệp, Khoa Cơ Khí, Truong đại học Bách Khoa đã tận tình dạy bao va truyềnđạt những kiến thức quý báu cho tôi trong suốt những năm học vừa qua

Đặc biệt, tôi xin gởi lời cảm ơn chân thành đến:- Thay Đỗ Ngọc Hlén — người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong

quá trình thực hiện luận văn này.

- Ban Giám Đốc và các anh chị đang công tác tại Công ty TNHH SAMSONViệt Nam đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình làm việc vàcung cấp dữ liệu giúp tôi hoàn thành tốt luận văn

Cuối cùng, tôi xin gởi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè là những người đã độngviên, hỗ trợ tôi rất nhiều trong quá trình thực hiện luận văn cũng như trong những

năm học vừa qua.

Tp HCM, Ngày 17/6/2016

TOM TAT LUẬN VAN

Trong phan nội dung của luận văn, tác giả sẽ tìm hiểu, nghiên cứu về khái niệmlogistics, hệ thống logistics trong kinh doanh, hệ thống quản ly thông tin đơn hàng.Từ đó, qua quá trình thực tế, tác giả xây dựng các quy trình cho từng bước công việcvà tong hợp các thông tin cần thiết, quan trọng có liên quan đến việc xử lý đơn hàng.Trên cơ sở đó, tác giả sẽ xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho việc xử lý đơn hàngtại công ty, kết hợp thiết kế và sử dụng phần mềm hệ thông ở dạng ứng dụng trên nêntảng Web Người dùng bằng cách sử dụng chương trình phần mềm trên các thiết bịmáy tính, có thể truy cập và làm việc cùng nhau trên hệ thống, phục vụ mục đích xửlý và quản lý thông tin đơn hàng Hệ thống này được xây dựng nhăm giúp cho banquản trị công ty kiểm soát và quản lý quy trình vận hành nội bộ công ty ngày càng

hiệu quả hơn.

In the content of the Thesis, author will study and find out about the concept ofthe logistics, the logistics system in business, the information management systemfor the orders Going through the actual business activities at the company, authorestablish the procedures for each step of works, collect and recapitulate the necessaryand important information that is required for processing the orders Base on thesedatabase, author will set up the information magament system for processing theorders, combine the design and application of the software system rely on the base ofWeb Apllication The users can operate the software program on the computer devices,also can access and work on the same system, which is serves for the purpose of theprocessing and management orders information system This one is build up inorder to help the company’s managers to control and manage the internal operatingprocedures more and more efficient.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình tìm hiểu và nghiên cứu của bản thân tại công ty đanglàm việc, được sự hướng dẫn của TS Đỗ Ngọc Hiền Các số liệu, hình ảnh có nguồn gốcrõ ràng, được thu thập trung thực từ hiện trạng thực tế trong hoạt động kinh doanh củacông ty SAMSON Việt Nam và chưa từng được ai công bố trước đây

Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình

TP.HCM, ngày 17 tháng 06 năm 2016

Học viên thực hiện

Trần Nguyễn Thanh Bình

MỤC LỤC - 2222 221112221101221 1 2111221122211211 2121 re n2 ro 1DANH MUC HINH VE u cccsccssssscsscecsssccsscessccecsscessccsssccsssccsssccsscesssscsesscssccessecsssecessesesees 3jJ.9/:8)/10/9:79/65:12)002257 5CHƯƠNG 1: GIỚI THHIỆU 2-2-2 5£ < <£ £ <£S£ S4£E£ 8£ # E<£E£Es£E£ E43 eEs£E£Es£see£sezscse 61.1 Đặt vẫn đỀ: 00.201 2201222221121 ra 61.2 Mục tiêu của đề tài: ST Tnhh HH HH Huy 81.3 Nội dung thực Went oo ccc ccc cece ececceeeeseecceeeeesecesseesecestieeeeecetteteseestteeeenties 91.4 Pham vi và giới hạn thực iene ooo ccc ccc ccee eee cecceeeeeeceeseeseeeeeetieteeeestteeeeenees 91.5 Cấu trúc của luận văn + s21 251112121121 1212 1E ng HH HH HH ru 10CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LY THUYET VA CÁC PHAN TÍCH, NGHIÊN CỨU CĨ LIÊN9) 9 112.1 Tìm hiểu ly thuyết về hệ thống logistics kinh doanh trong nền kinh tế hiện đại 112.1.1 Khái niệm va su phat triển của logistics kinh doanh c2 2 22222222 112.1.2 Phân loại các hoạt động ÏOEISẨICS c cece cc 112211 1111152211111 1510101 111111 0111k hg 152.1.3 Vai trị của logistics trong hoạt động kinh doanh va sản XuẤt: 5.52 Sccc s2 szc2 172.1.4 Nội dung cơ bản của quan tri LOBISẨICS 5 211122122211 11 1152211111118 111111 81 xe2 192.1.4.1 Khai niệm va mơ hình quan tri [OoØ1SfICS_ 22 2 2222221111135 1155252 192.1.4.2 Mục tiêu và quan điểm của quản tri logistics kinh doanh - 2s 3x EvEExsxrzvzxe 202.1.5 Các nội dung cơ bản của quan tri ÏÒ1SfICS - 2 1222222211 11112511 1111155811111 k2 232.1.6 Một số định nghĩa và khái niệm về đơn hàng — Quản lý don hàng: -5- 5c: 252.1.7 Kỹ thuật phân tích van a 272.1.7.1 Bảng câu hỏi phỏng VẤn: 5 c3 1121511115121112115111111 21111012 1tr HH Ha 272.1.7.2 Cơng cụ “SWIH” L0 01201112111 12111 1511115111151 1151111011 1n 11k 1k1 KH k ng khu 292.1.8 Lý thuyết hệ thơng thơng tin quản lý +: 2s s E121512155151112115111111E E1 EE 1E tre 29CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP LUAN -5-5-5< 5 << Ss s2 <EsEES SE EsESeEeEsetersesersesee 323.1 Phương pháp luận tổng quát - 2 S211 131E121512115111151522111 11121111112 tr re 32Phương pháp TOP DOWN Q00 0002222 11111 n ng n tk nh tk nh k KT kh hy 333.2 Các bước thực hiỆn: 2.00000021111111 v 111111 kg ng TT kn kg TT kg TT TT kg c2 111kg 33CHUONG 4: GIỚI THIEU DOI TƯỢNG — PHAN TÍCH HIỆN TRẠNG 364.1 GiGi thiệu về đơi tƯỢng: - +: St s12 51111512111 11112118x01 2 111tr HH HH tro 364.1.1 Cơ cầu tổ chức -:©2:-22:22212211221221122112112112112111211211111211211211 re 384.1.2 Quy trình vận hành: - - L1 101122211111 112211 1111111011111 11101 11c nh 1k kn HH 11k kh gàu 404.2 _ Phân tích hiện trạng: CC 0 122211101 122211 1111112211111 15001 11111101 1k1 n ng 1 k1 nh ky 4]CHUONG 5: TiM HIEU, PHAN TICH VA THIET KE, UNG DUNG HE THONG QUAN LYTHONG TIN DON HANG .ccsscssscossscsssccssccsssccsscccssccsnsccssscsssecssscesscccsuecessecsuscesssessscessceessccesseesses 495.1 Tìm hiểu quy trình hệ thong quan lý don hàng: - - 2212222222111 1 1155811111155 811x£2 495.2 Phân tích yêu câu hệ thơng: -. Ss s 12111 111112111111111151 211111112 tr Hy trang 5552.1 Xác định các đối tượng cĩ LEN QUAN! 2c 0 0222211 111112211 1111112211111 1 5201111 5S5.2.2 Phân tích yêu câu vận hành và nội dung cơng việc của từng đối tượng cĩ liên quan: 565.2.3 Xác định yêu câu đối với hệ thơng: c.S 2 1 1 11211121151111121 2211x111 ty rrrrrg 6152.4 Chuyén đơi nhu cần người dùng sang yêu cầu của hệ thống: St S2 SE E12 sErsx2 635.2.5 Xác định nhu cầu tương lai đối với hệ thống: -. + scS E1 11215515111212511121151E 1E te 655.2.6 Tổng hợp yêu cau của hệ th6ng: ooo ccccccccccscsssesesesesvsveseecsceereecscsvereessvavssesavsnsesecevaes 655.3 Hinh thành ý niệm và thiết kế so khởi cơ sở đữ liệu va hệ thơng thơng tin don hang: 675.3.1 Hình thành ý nIỆm: - E2 2111121122211 11111212111 1111111 1111111 1111 TT 1k KT 1k k n1 1k kk: 675.3.2 Thiết kế hệ thong thơng tin don hàng va các phương án thiết kê phan mềm hỗ trợ: 695.3.3 Xây dựng hệ thống quản lý thơng tin và quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hỏi hàng(Inquiry) và các thơng tin cĩ liên qua1: - 2 L0 222221121 1122211 111152211111 11201 111111520111 nh và 775.3.4 Xây dựng hệ thơng quản lý thơng tin và quy trình xử lý đơn hỏi hàng thành bảng chàogiá và kỹ thuật sản phẩm: -S 21 11511121251111111111111115 11110111212 HH HH HH tro 81

5.3.5 Xây dựng hệ thống quản lý thông tin và quy trình xử lý bảng chào giá thành đơn đặt2 ccc cce cece cece cece ece eee eee cbee cece ceeEEEeecbdGEEEeebedGEE ESS ceduEEEteecedueeteeceutetesenitietteeenttsteeeens 845.3.6 Xây dựng hệ thống quản lý thông tin và quy trình xử ly đặt hang, theo dõi tiến độ hàngnhập và GIAO hàng: cece 00122211111 1212211 111112211111 11 10111111 nn 1k KT nn ng k KT nn ng k kg 1k1 ti 845.3.7 Xây dựng hệ thống thông tin và quy trình theo dõi nhập hang, thanh toán va giao hàngcho khách hàng: L2 1112212221111 1122211 1111111111115 1111111 Tn 1 1k kcnnnnnk kg tk k KT k kg kxkt 875.3.8 Quy trình chuyển công VIỆC: o.oo cc cccccceceseseseseesesesvsseseecsvsvsseesevevereeesvserereavavseevavaneesesevaes 895.3.9 Tổng hợp thông tin liên kết thực thể và chức năng giữa các bộ phận: - 895.3.10 Lược đô use case của hệ thống quản lý đơn hang: - S2 SE 15E 3121515151211 55 ExEe 905.4 Phân tích chức năng và thiết kế phần mềm hỗ trợ: - 2S Sx 3 9EE15E1E2E1512E251231x55 E2 925.4.1 Chức năng quan lý tài khoản đăng nhập: 0 22222211111 12221211 1111528111111 xey 925.4.2 Chức năng khởi tạo thông tin khách hàng: - - - E0 2222111212221 1 1111558111115 k2 1005.4.3 Chức năng khởi tạo thông tin đơn hàng: - - 21222222111 11152511 1111155811111 15 5811 xe2 1045.4.4 Chức năng chỉnh sửa và cập nhật thông tin đơn hang 2c 2 S222 ccssssxs2 108

5.4.5 Chức năng hỗ trợ: SE 111111122 121 12t HH HH HH HH HH HH HH Hưng 111

5.4.6 Cấu trúc hệ thông phần m@m: oo ccccccccccccsssesesessesesesvsseeescsvsreseseeversevsesseeevsvseesevsvees 1125.4.7 Phân tích đánh đôi và tôi ưu phương án lựa chọn phương thức lắp đặt và vận hành phanTHÊM: L Q0 2222220000111 1111115111111 1 1111115550111 1 11k KT ng 1 1k KHE g kg 11111 kkcrc 112CHUONG 6: PHUONG HUONG TRIEN KHAI VA DANH GIA HE THONG QUANLY THONG TIN DON HANG ca .- 1176.1 Phương hướng triển hai eee ceeccccseseeeeeesssssseseeecsssnseeesesanneteeessssnneetecannveeeeseten 1176.1.1 Chuẩn bị triển khai hệ thông thông tin quan lý đơn hàng và phân mém hỗ trợ: 1176.1.2 Các đôi tượng sử dụng hệ thong: ¬— eee bbbbe ates cbbeeeeeesecbeeeessseseeeessestestesseeeteteeeeteteeeeeees 1186.1.3 Hỗ trợ quá trình sử dung phan mềm hệ thông tao đơn hàng: sssscvzss 118196.1.4 Hướng dẫn sử dụng phần mềm hỗ trợ: 5.21 1 3 S9E51135515121151511111111E22E1 1xx x1ee 1206.2 Đánh giá hệ thống 1S S1121551512111111111115111111111 21111 2 2tr HH tru 121CHUONG 7 : KET LUẬN VÀ KIÊN NGHỊ -< 5-2 << se s se ss£se sesessesee 1297.1 KẾtluận 2.22222122221221 1122121222122 121212 ryu 12972 Kiếnnghi s 2c n SE TT TH HH HH HH HH HH HH tru 130TÀI LIEU THAM KHẢO 5-22 222212211221221121121111121121111211211111211212121122 21a 132PHU LUC 1: DANH SÁCH ĐÔI TƯỢNG THAM GIA PHONG VAN DE XÁC NHANTHONG TIN YÊU CÂU CHỨC NĂNG HE THÔNG 2522 2222221221211 221 cree 134PHU LUC 2: BANG CÂU HOI PHONG VAN ĐÔI TƯỢNG 22-5222 222221222222ce6 135PHU LUC 3: PHAN TICH DANH DOI LUA CHON PHUONG AN THIET KE CHUCNANG QUAN LY TÀI KHOẢN ĐĂNG NHẬP -52- S2 22222122112112212112112121 1 xe 136PHU LUC 4: PHAN TÍCH DANH DOI LỰA CHỌN PHƯƠNG AN THIẾT KE CHÚCNANG KHOI TẠO THONG TIN KHACH HANG VA DON HÀNG -72-¿ 138PHU LUC 5: PHAN TICH DANH DOI LUA CHON PHUONG AN THIET KE CHUCNANG XEM,CHINH SỬA VA CAP NHẬT THONG TIN DON HÀNG 139PHU LUC 6: THANG DIEM DANH GIÁ CÁC PHƯƠNG ÁN THIET KẾ s:s: 141PHU LUC 7: HUONG DAN TAO HE THONG THONG TIN TREN PHAN MEM UNGDUNG ooo cece cece cece cece cece cece cna e ect E ec cides ceESsdESceaee Sate cidaesteateciaeeesateeceaeeciteeetiaseeey 142PHU LUC 8: HUONG DAN SỬ DỤNG CAC CHỨC NANG CUA PHAN MEM KHOITẠO VA QUAN LY THONG TIN DON HÀNG - 2 2221 1121112111551111551558 5E tree 1751 IFS Applications - NaVIØAfOT - 2000112211111 111211 1111111101111 E T1 0 1k1 n1 g1 1k cnnH k kg 1762 IFS A pplications - Options - cece cece cece 1112111 1111111011111 1 1101111111101 1 111k ng k khe 1773 Một sô thanh công cụ cơ bản trong hệ thông IFS - 1 1 S1 3 11215121151511151151E1ExeExxe 177Thanh General 000000 cece ccc ccc cccee eee e cece eee ebn tne e eee b bee eescneeteeeeeeeeseettssttesestteteeseneteeeeeens 1770609225 cece ccc cccee eee ecenne tebe bette sees cnbeeeeescneeseeecitteteeesiseseteseittttteeensteteeeees 179Thanh Output Channels 0.0.0.00000oc cece cece ccc ccceeececceteeeeeceseteeeeeseeseeesesssetesensssttesentteeeeees 180

POP icecccccecceccceccccccueccecccuccecccuceccccusececssueeceesuceceesuaeseessueecsesueeeeesuaeceessaeecesruteseesaieecersaeess 1814 Các thanh công cụ va phím chức nang ccc ccc 111022122111 11 1122211111122 1 111182 11kg 182Clear TA 1840G 5 ccccc ccc c cece e een ne cence ee ne neces cteeeentseeecsaeeeesaeecisieesesteeeeeteeeestateestaeess 184

Duplicate — F6 / i ioovccccseessssusessusssisssssissstisesssssssrasasssissssisssiisesssassssasesssaesssassssevesseeee 184

REMOVE HFT fice cece cece cece eee ne eee c nee eeenteeeecbeeeeseseeesesseeescssaescssieeesisieesssieeeseteseniies 185List of Values - FS / PP 22.22222022 cee ccececeecesscesseeteeeteeteeeeettnstenitettsetteseeteetenes 185Save - FL fe cece cette cent teen e ee ce dees crieesetieesiseeesitseeesiteessieeeeetaeens 185

DANH MỤC HÌNH VE

Hình 2.1.1: Lịch sử phát triển Logictics kinh doanh từ 1950 đến nay 13

Hình 2.1.2: Vi trí của dich vu Logistics trong chuỗi cung ứng 14

Hình 2.1.3: Quan hệ giữa chức năng logistics với chức năng sản xuất và hoạt động kinhdoanh c2 2201222211112 2 111110 11112111 1n kk TH kg KH KH ng ng sa 18Hinh 2.1.4: Cac thanh phan và hoạt động cơ ban của hệ thông LogIstlcs 20Hình 2.1.5: Mối quan hệ giữa các loại chi phí logistics 23

Hình 2.1.6: Tỷ lệ giá trị gia tăng từ hoạt động logistics của một số ngành kinh doanh khác

Hình 2.1.8.1: Mô hình tổng quát hệ thông thông tin 2 2S 1 E1E15E5E111151112111212711E xe 30Hình 2.1.8.2 Các thành phan tac động đến hệ thống thông tin quản lý 5.2: cccc cv szc2 31Hình 3.1: Phương pháp luận tông thể ceccccscecescsecevsssecsvsseeeseesesesevstsssnsetevstseesteseesees 33Hình 4.1: Tập đoàn SAMSON đặt tại Frankfurt Germany - 2c 1 2 2222111111125 1 11322 36Hình 4.1.1: Sơ đồ tổ chức các bộ phận 00002 22111111112211 1111201111111 101 111111 g1 k kg ket 38Hình 4.2: Mô hình thông tin trong bước tiếp nhận và xử ly đơn hàng 2s 22x52 42Hình 5.1.1: Hành trình của một đơn đặt hàng - - - - Q2 2221112112221 111 1155221111115 1 11ha 49Hình 5.1.2: Quá trình đáp ứng đơn hàng - - C22122 2122211111 15221 1111151201111 1 11201111 50Hình 5.1.3: Phân tích tổng thời gian đáp ứng đơn hang St s3 EE111111511151 15211 52Hình 5.1.4: Dòng thông tin đặt hàng theo kiểu truyền thống 52 2s E22 121222212 te 54Hình 5.1.5: Dòng thông tin giao dịch điện tỬ - 2222222112221 1112211115581 11 155111 xky 54Hình 5.3.1.1 : Cây mục tiêu của hệ thông quản ly đơn hàng 5: S33 EE12E1E2E1ExxEEtEx tre 67Hình 5.3.1.2 : Cây mục tiêu của phan mêm hỗ trợ hệ thông quản lý đơn hàng - 5+ 68Hình 5.3.1.3: Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý thông tin đơn hang cece 68Hình 5.3.2.1: Sơ đồ khối chức năng thê hiện quy trình vận hành của hệ thông ¬ 69Hình 5.3.2.2: Tương tác giữa hệ thống và chức năng phần mém dé hỗ trợ vận hành

hệ thông - 2: s11 51112115111111115111111111111 01111101 1n t1 HH HH tr 73Hình 5.3.3.1 Quy trình và trình tự xu lý đơn hoi hàng Inquiry eee eee eee 77Hình 5.3.3.2 Hệ thông quản lý thông tin các yêu câu hỏi hàng -2 525 E2 EE2EtEzxszt2 79Hình 5.3.4.1 Quy trình và trình tự xử lý đơn hỏi hàng thành bảng chào giá kỹ thuật 82Hình 5.3.4.2 Hệ thống quan ly thông tin từ don hỏi hàng, xử ly đơn hang và tao bảng chào giá

(0/0127 83Hình 5.3.5 Quy trình và trình tự xử ly don chao giá thành don đặt hàng - - <5: 84Hình 5.3.6.1 Quy trình và trình tự xử lý đặt hàng và xác định thời gian giao hang 86Hình 5.3.6.2 Hệ thống liên kết thong tin từ các don hang chao giá thành công đến hợp đồng

đặt hàng va tính toán thời gian g1ao hàng - - 211021222111 11 112211111 115221 111111281111 ha 86Hình 5.3.7.1 Quy trình va trình tự theo dõi nhập hang, thanh toán và giao hang 87Hinh 5.3.7.2 Hé thông liên kết thông tin từ đơn đặt hàng với việc theo dõi quá trình đặt hàng

và thanh toán tiền hàng của khách hàng oo cc ccccccccscssesescsscscsvsvesseesesvsresesesvereesevsnesevevaneeseee 88Hình 5.3.8: Dòng thông tin được chuyén tới các bộ phận trong quy trình s:szssz5 89Hình 5.3.9 Mô hình thực thể liên kết giữa các bộ phận trong hệ thống quản ly thông tin đơn

hàng 2 2.0000 1222nnnnnnnnkn nh k ng kk kh k KT kk TH k kh ke 90Hình 5.3.10: Sơ đồ use case của hệ thông ¬——— B 9]

Hình 5.4.1.1: Sơ đồ chức năng quan ly thông tin tài khoản 2: St SE E123 2E2515121252512x xe 94Hình 5.4.1.2: Sơ đồ quy trình chức năng quản lý tài khoản - ¿52s s E21 xSE251E1232E2512x xe 95Hình 5.4.1.3 : Sơ đồ Use case của chức năng khởi tạo tài khoản c2 c2: 95Hình 5.4.1.4: Sơ đồ trình tự khởi tao tài khoản người dùng - - S22 cv E281 97Hình 5.5.1.5: Sơ đồ trình tự cập nhật thông tin tài khoản 5: s3 3E 1531122111 5115225 cxec 98Hình 5.4.1.6: Sơ đồ trình tự đăng nhập hệ thống 2 SE E113 E9E1511515121815151111111152E1x 1x Etxe 99Hình 5.4.2.1 Sơ đô quy trình tạo khách hang trong hệ thống 2 2 2 SE 2E E1E15x252E22xe 101Hình 5.4.2.2: So đồ Use case chức năng khởi tao thông tin khách hang cece 102Hình 5.4.2.3: Sơ đồ trình tự khởi tạo thông tin khách hàng - 5: S33 E151 xcEtEEEx2xtErrxe 103Hình 5.4.3.1: Quy trình khởi tao thông tin khách hang trên phan mềm hỗ trợ + 104Hình 5.4.3.2: So đồ Use case chức năng khởi tạo thông tin đơn hàng :csssccvz se: 105Hình 5.4.3.3: Sơ đô trình tự chức năng khởi tạo thông tin đơn hàng - 5: css c5: 107Hình 5.4.4.1: Sơ đồ Use case chức năng chỉnh sửa và cập nhật thông tin đơn hang 109Hình 5.4.4.2: Sơ đô trình tự chức nang cập nhật thông tin don hàng -. - 110Hình 5.4.5: Sơ đô cau trúc xây dựng hệ thông phân mễm 2 2 3 E121159E151512515181212551 2x5 112

Hình 6.1.4.1 Người dùng đăng nhập phan mêm hệ thống IFS 2 S222 E22E2E225 2x5 120Hình 6.1.4.2 Giao diện chính của phan mềm hệ thống IEFS 2 S121 SE2E5E151252522512 2x5 121

DANH MỤC BANG BIEU

Bang 5.1: Đặc trưng của các hệ thông thực hiện đơn hang 53Bang 5.2.1: Danh sách các đối tượng có liên quan s: s1 35E12155151512121151511151152E11eEeExEe 56Bang 5.2.2: Mô tả yêu cầu vận hành va nội dung công việc của các đối tượng 58Bang 5.2.3 Khó khăn gap phải trong quá trình vận hành tại từng bộ phận 61Bang 5.2.4: Chuyén đổi nhu câu của người dùng thành yêu câu đối với hệ thông 63Bang 5.2.5: Tổng hợp yêu cầu của hệ thống cơ sở dữ liệu - is S2 E1 v3 1515121551211x 55x22 66Bang 5.3.2.1: Các tiêu chí đánh giá phương án xây dung phần mềm hỗ tro cece 75Bang 5.3.2.2: Bang cho điểm các phương án thiết kế và xây dựng hệ thống - eee 76Bang 5.4.7.1: Bang so sánh các phương án lựa chọn dé xây dựng phần mềm L13Bang 5.4.7.2: Các tiêu chí đánh giá phương án xây dựng phần mềm hệ thống 114Bang 5.4.7.3: Bang cho điểm các phương án thiết kế và xây dựng phân mém hệ thống 115Bảng 6.2: Kết quả đánh giá phần mềm hệ thống dựa trên các tiêu chí -s+ssszssz2 122Bang 6.4: So sánh và đánh giá kết quả đạt được dựa trên mục tiêu đánh giá 126Bảng 1.1: Danh sách các đôi tượng tham gia phỏng vấn 2-2 St cv E121 E1551512181511E1Ex1x te 134Bảng 2.1 Danh sách câu hỏi xác nhận của người dùng về yêu cầu của hệ thống 135Bang 3.1: Tiêu chí đánh giá phương án của chức nang quan lý tài khoản dang nhap 136Bang 3.2: Các phương án thiết kế cho chức năng quản ly tài khoản đăng nhập 136Bảng 3.3: Bảng cho điểm các phương án thiết kế chức năng quản lý tài khoản đăng nhập 137Bang 4.1: Tiêu chí đánh giá lựa chọn phương an cece reenter eee etteeeneeeenenen 138Bang 4.2: Danh sach phuong an thiSt TA cccccccecccceseseseevesesesvstessetsvstsesecevsusisevvsteseseneeeees 138Bang 4.3: Bảng cho điểm các phương án thiết kỀ - 2 S111 1351211515151211515 2211x111 ertx 138Bang 5.1: Tiêu chí đánh giá lựa chon phương án thiết kẾ S2 s2 E1215515155113251155151 xe 139Bang 5.2: Các phương án thiết 6 ooo ccccccccceccscscesssesvsessecsvsreseevsvsvsusecsususevevsnesesevsvesesevees 139Bang 5.3: Bảng cho điểm các phương án thiết kỀ - 2 S111 1315151151511121151E 21x11 errre 140Bảng 6.1: Bảng danh sách thang điểm đánh giá 22 S3 E11 111315151151111151151E 21x11 errre 140

CHƯƠNG 1: GIỚI THIEU1.1 Đặt vấn đề:

Logistics- Hậu cần là hoạt động chuyên chở, lưu giữ và cung cap hànghóa Hậu cần cũng có thé được gọi theo tiếng Anh là logistics Trong sản xuất kinhdoanh, đây là nghệ thuật và khoa học của quan lý và điều chỉnh luông di chuyển củahàng hóa, năng lượng, thông tin và những nguôn lực khác như sản phẩm, dịch vụ vàcon người, từ nguôn lực của sản xuất cho đến thị trường Thật là khó khi phải hoànthành việc tiếp thị hay sản xuất mà không có sự hỗ trợ của logistics Nó thể hiện sựhợp nhất của thông tin liên lạc, vận tải, tổn kho, lưu kho, giao nhận nguyên vật liệu,bao bì đóng gói Trách nhiệm vận hành của hoạt động logistics là việc tái định vi(theo mục tiêu địa lý) của nguyên vật liệu thô, của công việc trong toàn quá trình, vàton kho theo yêu câu chi phí tối thiêu có thé Mặc dù Logistics là một thuật ngữ đãxuất hiện từ lâu trên thế giới và trong những năm gan đây hoạt động Logistics cũngrat phat triển tại Việt Nam

Hiện nay các lý thuyết về quản lý và hệ thống thông tin vẫn không ngừngđược cải tiễn nên trong tương lai logistics sẽ vẫn giữ một vai trò quan trọng trong sựthành công hay that bại của hau hết các công ty và logistics sẽ vẫn tiếp tục mở rộngquy mô và ảnh hưởng của minh tới hoạt động kinh doanh Trong thực tế, logisticsđang là một ngành có tốc độ tăng trưởng lớn trong cơ câu các ngành kinh tế của cácquốc gia, đặc biệt là các quốc gia đang phát triển

Công nghệ thông tin nói chung hay hệ thông thông tin quản lý nói riêng làmột nguồn lực quan trong trong các doanh nghiệp hiện nay Nó vừa hỗ trợ và tiêuthụ một số lượng đáng kể các nguôn lực của tổ chức Cũng giống như ba nguồn lựcquan trọng của doanh nghiệp như: con người, nguén vốn, thiết bị máy móc, hệthống thông tin quản lý cần phải được sử dụng một cách hiệu quả và được dành mộtphan ngân sách đáng kể của công ty dé dau tư xây dựng Với việc sử dụng Internetvà các hệ thống thông tin quản lý, nhà quản lý tạo ra được tính linh hoạt trong việckiểm soát các quy trình vận hành trong tổ chức, doanh nghiệp, qua đó tạo ra đượccác lợi thế cạnh tranh không hề nhỏ trước các đối thủ trên thị trường

Tuy nhiên không phải tất cả các trường hợp ứng dụng hệ thống thông tinquản lý vao môi trường doanh nghiệp dé dễ dàng thành công Có rất nhiềutrường hợp về các công ty gặp phải vấn dé khi vận hành các hệ thống quản lý vathay đối các quy trình trong doanh nghiệp của ho, đặc biệt là khi hệ thống thông tinlà trung tâm của việc thay đổi Vậy nên đòi hỏi cần có phương pháp để thiết kế vàxây dựng hệ thống, cũng như nên tảng xây dựng phù hợp với mô hình vận hành tạicác đôi tượng doanh nghiệp cụ thé.

Tính đến nay, Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn SAMSON Việt Nam có hơn 4năm hoạt động trong lĩnh vực van điều khiến chính xác, chuyên cung cấp các giảipháp toàn diện về sản phẩm và dich vụ cho các loại van điều khiến trên thị trườngkhắp các tỉnh thành trên cả nước

Với thế mạnh tự xây dựng và kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng về sản phẩmcủa mình, công ty có khả năng có khả năng cung cấp các dải sản phẩm đa dạng vàtoàn diện, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, từ những ứng dụng căn bản đếnnhững giải pháp chuyên biệt phục vụ cho các nhiệm vụ điều khiển đặc biệt đáp ứngmọi nhu cầu của khách hàng

Hang ngày lượng don hàng tới rất nhiều với hơn 10 yêu cầu hỏi hang trongngày, với yêu cau về số lượng va chủng loại khác nhau Việc kiểm soát thông tinđơn hàng cũng như quản lý dòng chảy công việc cắt ngang qua các bộ phận chứcnăng khác nhau trong tô chức dé cho ra sản phẩm là một thách thức không hề nhỏđôi với công ty.

Việc áp dụng tư duy kỹ thuật hệ thống để xây dựng hệ thống giúp người thiếtkế có phương pháp khả thi dé tiến hành xây dựng, quản lý thiết kế hệ thống mớithỏa mãn nhu cau định trước trong khi vẫn thích hợp với các yêu tố ràng buộc vềnguôn lực, tài chính và môi trường vận hành Trong trường hợp này, phương ánthiết kế hệ thống thông tin quản lý với mục đích quản lý và kiểm soát dòng chảycông việc khiến cho việc xây dựng quy trình làm việc trong tổ chức được thuận tiện,đồng thời tạo ra các biểu đồ hién thị dòng công việc với dữ liệu thời gian thực Hệthống phần mềm quản lý dữ liệu cho phép bộ phận quản lý của công ty, thông quacác biểu đỗ dòng chảy công việc, có thể kiểm soát và tối ưu hóa các quy trìnhvận hành cốt lõi, qua đó giúp doanh nghiệp giải quyết được van dé đang tồn tại đãđược phân tích trước đó.

Từ những nội dung nêu trên, sự cấp thiết và giá trị thực tiễn của của van déđược trình bày chính là lý do hình hành dé tài: “Hệ thống hoá hoạt động logisticstại Công Ty Trách Nhiệm Hữu Han SAMSON Việt Nam” Cụ thé, trải qua cácbước đánh giá và lựa chọn, dé tài sẽ nghiên cứu về quá trình xây dựng hệ thốngquản ly đơn hàng kết hợp sử dụng phan mềm ở dạng ứng dụng trên nên tảng webvà hệ thống thông tin quản lý Người dùng băng cách sử dụng chương trình phầnmém và hệ thống thông tin trên các thiết bi máy tinh, có thé truy cập và làm việccùng nhau trên hệ thống phục vụ mục đích xử lý va quản lý đơn hàng từ bước kiếntạo hệ thống dữ liệu thông tin ban đầu phục vụ cho việc kiến tạo bảng chào giá chođến khâu đặt hàng với công ty trụ sở chính tại Đức, hỗ trợ công ty kiểm soát vàquản lý quy trình vận hành nội bộ hiệu quả hơn.

1.2 Mục tiêu của đề tài:

e Xây dựng các quy trình cùng hệ thống dữ liệu quản lý thông tin đơn làmtăng khả năng tương tác va thông suốt của dòng thông tin trong quy trìnhvận hành và quản lý của công ty.

e Sir dụng dữ liệu thông tin đơn hàng để thiết kế và ứng dụng hiệu quả hệthống phần mềm có khả năng hỗ trợ và hệ thống hóa thông tin các donhàng trong quy trình quản lý đơn hàng của công ty, từ đó cung cấp thôngtin, dir liệu về các van dé cần theo dõi và kiểm soát trong thực tế, hỗ trợvận hành hệ thống quản lý đơn hàng

1.3 Nội dung thực hiện:

Tìm hiéu và nghiên cứu về hệ thông quản trị logicstics trong kinh doanh,trong đó có hoạt động quản trị logistics rất quan trọng là xử lý và quản lýthông tin đơn hàng Phân tích vị trí, vai trò của hệ thống thông tin quản lý vàquy trình xử lý đơn hàng trên lý thuyết và thực tế tại công ty

Phân tích đối tượng, xác định các yêu cầu chức năng, phạm vi, nhiệm vụ,giới hạn của hệ thống chuẩn bị xây dựng

Vẽ biểu đồ khái quát tổng quan quy trình vận hành và biéu đồ chức năng của

mọi hoạt động kinh doanh đang diễn ra trong quy trình làm việc

Mô tả các yếu tô đầu vào, dau ra của quy trình trong từng bước công việc.Sử dụng sơ đô chức năng và sơ đô trình tự để mô tả sự tương tác giữangười dùng và hệ thống

Ung dụng vào chi tiết hệ thống quản lý thông tin, phan mềm hỗ trợ và tài liệuhướng dân sử dụng.

Tiến hành kiểm tra tính chính xác của các biểu đỗ dòng chảy công việc, cũngnhư sự tương tác của hệ thống với người dùng trong quy trình vận hành thựctế để có điều chỉnh tương ứng

1.4 Pham vi và giới hạn thực hiện:Nội dung: Hệ thống hoá hoạt động logistics trong kinh doanh tại công tyTìm hiểu và phân tích qui trình vận hành kinh doanh của Công ty TráchNhiệm Hữu Han SAMSON Việt Nam.

Gidi hạn thực hiện:> Xây dựng các quy trình làm việc và cơ sở dit liệu cho hệ thống thông

tin quản ly đơn hang vận hành thực tế tại công ty.> Thiết kế các sơ đồ chức năng và ứng dụng phan mềm hệ thống tạo va

quản lý đơn hàng tại công ty SAMSON Việt Nam.Thời gian nhận nhiệm vụ: 02/10/2016

Thời gian hoàn thành dé tài: 17/06/2016Phương pháp thực hiện: Tham khảo Chương 2, 3 (phương pháp luận, cơ sởlý thuyết và các nghiên cứu có liên quan)

1.5 Cau trúc của luận văn:Luận văn gồm các chương sau:Chương 1: Giới thiệu

Tóm tắt những mục tiêu và những van dé trọng tâm nghiên cứu của luận văn.Chương 2: Cơ sở lý thuyết và các phân tích, nghiên cứu có liên quan

Trình bay các cơ sở lý thuyết và lựa chọn các phương pháp, kỹ thuật phù hợpvới vấn đề đang nghiên cứu, các phân tích, nghiên cứu có liên quan

Chương 3: Phương pháp luán.Sử dụng phương pháp luận quản trị logictics trong kinh doanh, hệ thống thông tinquản lý và kỹ thuật hệ thông để thiết kế hệ thông quản lý đơn hàng cho công tySAMSON Việt Nam.

Chương 4: Giới thiệu đối tượng và phân tích hiện trạng.Giới thiệu những nét tổng quan về đối tượng nghiên cứu và xác định hiện trạngvan đề

Chương 5: Tìm hiểu, phân tích và thiết kế ứng dụng hệ thong quản ly thông tinđơn hàng.

Tìm hiéu, phân tích các yêu cau cho hệ thông thông tin đơn hàng ,từ đó thiết kếcác quy trình làm việc và xây dựng hệ thông quản lý thông tin đơn hàng, cũngnhư thiết kế và ứng dụng phần mềm hỗ trợ vào quy trình làm việc công ty.Chương 6: Phương hướng triển khai và đánh giá hệ thong quan ly thông tindon hang

Dua ra phương hướng triển khai sử dụng hệ thống va đánh giá hệ thông dựa trêncác tiêu chí thiết kế và vận hành của hệ thống thông tin quản lý

Chương 7: Kết luận và kiến nghị.Trình bay kết luận và kién nghị các phương hướng mở rộng nghiên cứu

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CAC PHAN TÍCH,

NGHIEN CUU CO LIEN QUANTrong nội dung này, tác giả trình bay một số nội dung có liên quan về cơ sở lýthuyết và lựa chọn các phương pháp phân tích, kỹ thuật phù hợp với vân đề đangnghiên cứu, cũng như nội dung lược khảo của các nghiên cứu có liên quan nhằmđưa ra hướng tiếp cận cho dé tài

2.1 Tìm hiểu lý thuyết về hệ thống logistics kinh doanh trong nền kinh tếhiện đại

2.1.1 Khai niệm và sự phát triển của logistics kinh doanhLogistics là một thuật ngữ có nguồn gốc Hi Lạp - logistikos - phản ánhmôn khoa học nghiên cứu tính quy luật của các hoạt động cung ứng và đảm bảocác yếu tố tô chức, vật chat và kỹ thuật (do vậy, một số từ điển định nghĩa là hậucần) để cho quá trình chính yếu được tiễn hành đúng mục tiêu

Theo từ điển Oxford thi logistics trước tiên là “Khoa học của sự di chuyển,cung ứng và duy trì các lực lượng quân đội ở các chiến trường” Napoleon đãtừng định nghĩa: Hau cần là hoạt động dé duy trì lực lượng quân đội, nhưng cũngchính do hoạt động hậu cần sơ sài đã dẫn đến sự thất bại của vị tướng tài ba nàytrên đường tới Moscow vì đã căng hết mức đường dây cung ứng của mình Chođến nay, khái niệm logistics đã mở rộng sang lĩnh vực kinh tế, mau chóng pháttriển và mang lại thành công cho nhiều công ty và tập đoàn đa quốc gia nỗi tiếngtrên thế giới

Logistics hiện dai (modern business logistics) là một môn khoa học tươngđối trẻ so với những ngành chức năng truyền thống như marketing, tài chính, haysản xuất Cuốn sách đầu tiên về logistics ra đời năm 1961, bằng tiếng Anh, với tựadé “Physical distribution management”, từ đó đến nay đã có nhiều định nghĩakhác nhau được đưa ra để khái quát về lĩnh vực này, mỗi khái niệm thé hiện mộtgóc độ tiếp cận và nội dung khác nhau

Trước những năm 1950 công việc logistics chỉ đơn thuần là một hoạt độngchức năng đơn lẻ Trong khi các lĩnh vực marketing và quản trị sản xuất đã cónhững chuyền biến rất lớn lao thì vẫn chưa hình thành một quan điểm khoa học vềquản tri logistics một cách hiệu quả Sự phát triển nhanh chóng của khoa học côngnghệ va quản lý cuối thé kỷ 20 đã đưa logistics lên một tầm cao mới, có thé gọi đólà giai đoạn phục hưng của logistics (logistical renaissance) Có 4 nhân tố chínhdẫn đến sự biến đồi này:

- Thương mai hoá thiết bị vi xử lý: trong thời kỳ nay, các thiết bị điện tửbước vào giai đoạn thương mại hóa rộng rãi.Giá các sản phẩm trở nên rất rẻ vàphù hợp với điều kiện đầu tư của các doanh nghiệp, ké cả các doanh nghiệp vừavà nhỏ Chính những thiết bị này là cơ sở vật chất hỗ trợ rất nhiều cho nghiệp vụlogistics (trao đối thông tin, quản lý hàng tổn kho, tính toán các chi phi) Tại cácnước phát triển, bộ phận logistics là nơi sử dụng nguồn vật chat máy vi tính lớnnhất trong công ty.

- Cuộc cách mạng viễn thông: Cùng với yêu tô trên, những tiến bộ của

ngành viễn thông nói chung và công nghệ thông tin nói riêng có ảnh hưởng trực

tiếp đến hiệu quả hoạt động này Từ những năm 80s, người ta đã sử dụng côngnghệ mã vạch (bar code) dé cải tiễn hoạt động logistics Trao đổi thông tin điện tử(EDI- electronic data interchange) cũng bắt đầu được sử dụng giữa khách hàng vànhững nhà cung ứng để truyền đạt và tiếp nhận dữ liệu giữa các cơ sở kinh doanhtrong và ngoài công ty Ngoài ra còn phải kế đến vệ tinh, máy fax, máy photo, vàcác dụng cụ ghi băng, ghi hình khác Nhờ những phương tiện nay mà người ta cóđược những thông tin cập nhật trong quá trình thực thi logistics Có nhiều doanhnghiệp đã sử dụng nối mạng máy tính và dữ liệu kịp thời và chính xác

- Ứng dụng rộng rãi những sang kiến cải tiễn về chất lượng: quan điểmquản trị chất lượng đồng bộ (TQM) là động cơ quan trọng nhất trong việc thúc dayhoạt động logistics Thời kỳ sau Đại chiến thứ II, các doanh nghiệp ngay cảng phảiquan tâm đến chất lượng hàng hoá và tính hiệu quả của các quy trình sản xuất.Quan điểm “không sai hỏng - zero defects” và “làm đúng ngay từ lần đầu tiên -doing things right the first time” trong TQM đã được áp dụng rộng rãi trong lĩnhvực logistics Các doanh nghiệp nhận ra rang sản phâm tốt mà đến muộn so với yêucầu hoặc bị hư hại đều không thé chap nhận được Việc thực thi kém công việclogistics sẽ làm tồn hại đến sáng kiến cải tiễn chat lượng

- Sw phát triển của quan điểm đông minh chiến lược (Alliances): Sangthập kỷ 80s, các doanh nghiệp bắt đầu nhận thấy răng phải coi các khách hàng vàcác nhà cung ứng như là đồng minh chiến lược, những đơn vị cộng tác kinh doanh.Chính sự hợp tác, liên kết giữa các bên là cơ sở dé hoạt động logistics dat đượchiệu quả ngày càng cao, giảm sự chồng chéo, hao phí không can thiết, tập trungvào việc kinh doanh, thúc đây thắng lợi chung

Những tiến bộ trong khoa học kỹ thuật, lý thuyết quản lý và công nghệthông tin ké trên đã thúc day logistics lớn mạnh theo thời gian về cả quy mô và tamảnh hưởng, tạo nên một làn sóng tư duy đôi mới về tat cả các khía cạnh của hoạtđộng này tại các doanh nghiệp từ những năm 1960 cho đến nay Theo JacquesColin - Giáo sư về khoa học quản lý thuộc trường Đại hoc Aix — Marseillea thì sựphát triển của logistics bắt đầu từ tác nghiệp - khoa học chỉ tiết - đến liên kết - khoahọc tổng hợp, điều này đã được khang định trong lĩnh vực quân sự cũng như trongcác doanh nghiệp.

Có thé chia quá trình phát triển của logistics kinh doanh trên thế giới thành 5

giai đoạn: workplace logistics (logistics tại chỗ), facility logistics (logistics cơ sở

sản xuất), corporate logistics (logistics công ty), supply chain logistics (logisticschuỗi cung ứng), global logistics (logistics toàn cầu) được thé hiện trên hình 2.1.1

+ Logistics tai chỗ là dòng vận động của nguyên vật liệu tại một vi trí làmviệc Mục đích cua workplace logistics là hợp lý hoá các hoạt động độc lập củamột cá nhân hay của một dây chuyển sản xuất hoặc lắp ráp.Lý thuyết và cácnguyên tắc hoạt động của workplace logistics được đưa ra cho những nhân cônglàm việc trong lĩnh vực công nghiệp trong và sau chiến tranh thế giới thứ II Điểmnổi bật của workplace logistics là tính tổ chức lao động có khoa học

+ Logistics cở sở sản xuất là dòng vận động của nguyên liệu giữa cácxưởng làm việc trong nội bộ một cơ sở sản xuất Cơ sở sản xuất đó có thé là 1 nhàmáy, 1 trạm làm việc trung chuyển, 1 nhà kho, hoặc 1 trung tâm phân phối Mộtfacility logistics được nói đến tương tự như là một khâu để giải quyết các van déđảm bảo đúng và đủ nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất đại trà và dây chuyềnlắp ráp máy móc (do máy móc không đồng nhất giữa những năm 1950 và 1960)

Globallogistics

Supply

chainlogisticsCorporate

logisticsWorplace

logistics

Hinh 2.1.1: Lich sir phat trién logistics kinh doanh tir 1950 dén nay

+ Logistics công ty: là dong vận động cua nguyên vật liệu và thông tin giữa

các cơ sở sản xuất và các quá trình sản xuất trong một công ty Với công ty sảnxuất thì hoạt động logistics diễn ra giữa các nhà máy và các kho chứa hàng, vớimột đại lý bán buôn thì là giữa các đại lý phân phối của nó, còn với một đại lý bánlẻ thi đó là giữa đại lý phân phối và các cửa hang bán lẻ của mình Logistics côngty ra đời và chính thức được áp dụng trong kinh doanh vào những năm 1970 Giaiđoạn này, hoạt động logistics gan liền với thuật ngữ phân phối mang tinh vật chat

Logistics kinh doanh trở thành quá trình mà mục tiêu chung là tao ra và duy trì mộtchính sách dich vụ khách hàng tốt với tông chi phi logistics thấp.

+ Logisties chuỗi cung ứng: Phát triển vào những năm 1980, quan điểmnày nhìn nhận logistics là dòng vận động của nguyên vật liệu, thông tin và tài chínhgiữa các công ty (các xưởng sản xuất, các cơ sở trong công ty) trong một chuỗithống nhất Đó là một mạng lưới các cơ sở hạ tầng (nhà máy, kho hàng, cầu cảng,cửa hang ), các phương tiện (xe tải, tàu hoa, máy bay, tàu biển ) cùng với hệthống thông tin được kết nối với nhau giữa các nhà cung ứng của một công ty vàcác khách hàng của công ty đó Các hoạt động logistics (dich vụ khách hàng, quảntrị dự trữ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá ) được liên kết với nhau để thực hiệncác mục tiêu trong chuỗi cung ứng được thể hiện ở hình 2.1.2 Điểm quan trọngtrong chuỗi cung ứng là tính tương tác và sự kết nối giữa các chủ thể trong chuỗithông qua 3 dòng liên kết:

- Dong thông tin: dòng giao và nhận của các đơn đặt hàng, theo dõi quatrình dịch chuyển của hàng hoá và chứng từ giữa người gửi và người nhận

- Dòng sản phẩm: con đường dịch chuyển của hang hoá và dịch vu từ nhàcung cấp tới khách hàng, đảm bảo đúng đủ về số lượng và chất lượng

- Dòng tài chính: chỉ dòng tiền bạc và chứng từ thanh toán giữa các kháchhàng và nhà cung cấp, thể hiện hiệu quả kinh doanh

etch

Hình 2.1.2: Vị trí của dich vu Logistics trong chuỗi cung ứng

Xét theo quan điểm này logistics được hiểu là “Quá trình tối ưu hoá về vị trí, vậnchuyển và dự trữ các nguồn tai nguyên từ điểm đầu tiên của dây chuyên cung ứngcho đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế ”

Trong chuỗi cung ứng, logistics bao trùm cả hai cấp độ hoạch định và tô chức.Cấp độ thứ nhất đòi hỏi phải giải quyết vân đề tối ưu hoá vị trí của các nguồn tàinguyên Cấp độ thứ hai liên quan đến việc tối ưu hoá các dòng vận động trong hệ

thống Trong thực tế, hệ thống logistics ở các quốc gia và các khu vực có nhiềuđiểm khác nhau nhưng đều có điểm chung là sự kết hợp khéo léo, khoa học vachuyên nghiệp chuỗi các hoạt động như marketing, sản xuất, tài chính, vận tải, thumua, dự trữ, phân phối để đạt được mục tiêu phục vụ khách hàng tối da với chiphí tối thiểu Trong điều kiện Việt Nam hiện nay, đây là khái niệm thích hợp có thésử dụng.

Logistics toàn cầu: là dòng vận động của nguyên vật liệu, thông tin va tiền tệgiữa các quốc gia Nó liên kết các nhà cung ứng của các nhà cung ứng với kháchhàng của khách hàng trên toàn thế giới Các dòng vận động của logistics toàn cầu đótăng một cách đáng kể trong suốt những năm qua Đó là do quá trình toàn cầu hoátrong nên kinh tế tri thức, việc mở rộng các khối thương mại và việc mua bán quamang Logistics toàn cầu phức tap hơn nhiều so với logistics trong nước bởi sự đadạng phức tạp hơn trong luật chơi, đối thủ cạnh tranh, ngôn ngữ, tiền tệ, múi 210,văn hoa, và những rao cản khác trong kinh doanh quốc tế

Logistics thế hệ sau, có rất nhiều lý thuyết khác nhau về giai đoạn tiếp theo saucủa logistics Nhiều nhà kinh tế cho rang: logistics hop tác (collaborative logistics)sẽ là giai đoạn tiếp theo của lịch sử phát triển logistics Đó là dang logistics đượcxây dựng dựa trên 2 khía cạnh không ngừng tôi ưu hoá thời gian thực hiện vớiviệc liên kết giữa tất cả các thành phần tham gia trong chuỗi cung ứng Một sốngười khác lại cho rang: giai đoạn tiếp theo là logistics thương mại điện tử (e-logistics) hay logistics đối tác thứ 4 (fourth-party logistics) Đó là hình thức ma mọihoạt động logistics sẽ được thực hiện bởi nhà các cung ứng logistics thứ 3, ngườinày sẽ bị kiểm soát bởi một “ông chủ” hay còn gọi là nhà cung ứng thứ 4, có quyềnnhư là một tổng giám sát

Hiện nay các lý thuyết về quản lý và hệ thống thông tin vẫn không ngừng đượccải tiễn nên trong tương lai logistics sẽ vẫn giữ một vai trò quan trọng trong sựthành công hay thất bại của hầu hết các công ty và logistics sẽ vẫn tiếp tục mở rộngquy mô và ảnh hưởng của mình tới hoạt động kinh doanh.

2.1.2 Phân loại các hoạt động logisticsThế kỷ 21, logistics đã phát triển mở rộng sang nhiều lĩnh vực và phạm vi khácnhau Dưới đây là một số cách phân loại thường gặp:

2.1.2.1 Theo phạm vi và mức độ quan trọng:

- Logistics kinh doanh (Bussiness logistics) là một phan của quá trìnhchuỗi cung ứng, nham hoạch định thực thi và kiểm soát một cách hiệuquả và hiệu lực các dòng vận động và dự trữ sản phẩm, dịch vụ và thôngtin có liên quan từ các điểm khởi dau đến điểm tiêu dùng nhằm thoả mãnnhững yêu cau của khách hang

- Logistics quân đội (Military Logistics) là việc thiết kế và phối hợpcác phương diện hỗ trợ và các thiết bị cho các chiến dịch và trận đánh

của lực lượng quân đội Đảm bảo sự sẵn sàng, chính xác và hiệu quả chocác hoạt động này.

— Logistics sự kiện (Event logistics) là tập hợp các hoạt động, cácphương tiện vật chất kỹ thuật và con người cần thiết dé tô chức, sắp xếplịch trình, nhằm triển khai các nguồn lực cho một sự kiện được diễn rahiệu quả và kết thúc tốt đẹp

— Dich vu logistics (Service logistics) bao gồm các hoạt động thunhận, lập chương trình, và quản trỊ các điều kiện cơ sở vật chất/ tài sản,con người, và vật liệu nhăm hỗ trợ và duy tri cho các qua trình dịch vụhoặc các hoạt động kinh doanh.

2.1.2.2 — Theo vị trí của các bên tham gia:

— Logistics bên thứ nhất (1PL- First Party Logistics): là hoạt độnglogistics do người chủ sở hữu sản phẩm/ hàng hoá tự minh tổ chức vathực hiện dé đáp ứng nhu cau của ban thân doanh nghiệp

— Logistics bên thứ hai (2PL - Second Party Logistics): chỉ hoạt độnglogistics do người cung cấp dịch vụ logistics cho một hoạt động đơn lẻtrong chuỗi cung ứng để đáp ứng nhu cầu của chủ hàng

— Logistics bên thứ ba (3PL - Third Party Logistics): là người thaymat chu hang tổ chức thực hiện va quản lí các dịch vu logistics cho từngbộ phận chức năng.

2.1.2.3 Theo quá trình nghiệp vu (logistical operations) chia thành 3 nhóm cơ bản

— Hoạt động mua ( Procurement) là các hoạt động liên quan đến đếnviệc fạo ra các sản phẩm và nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp bênngoài Mục tiêu chung của mua là hỗ trợ các nhà sản xuất hoặc thươngmại thực hiện tốt các hoạt động mua hàng với chi phí thấp

— Hoạt động hỗ trợ sản xuất ( Manufacturing support) tập trung vàohoạt động quản trị dòng dư trữ một cách hiệu quả giữa các bước trongquá trình sản xuất Hỗ trợ sản xuất không trả lời câu hỏi phải là sản xuấtnhư thế nào mà là cái gi, khi nao và ở dau san phẩm sẽ được tạo ra.— Hoạt động phân phối ra thị trường (Market distribution) liên quan

đến viéc cung cấp các dịch vụ khách hàng Mục tiêu cơ bản của phânphối là hỗ trợ tạo ra doanh thu qua việc cung cấp mức độ dịch vụ kháchhàng mong đợi có tính chiến lược ở mức chỉ phí thấp nhất

2.1.2.4 Theo hướng vận động vat chat

- Logistic dau vao ( Inbound logistics) Toàn bộ các hoạt động hỗ trợdòng nguyên liệu đầu vào từ nguôn cung cấp trực tiếp cho tới các tổ chức

- Logistic dau ra ( Outbound logistics) Toàn bộ các hoạt động hỗ trợdòng sản phâm dau ra cho tới tay khách hang tại các tổ chức

- Logistic ngược ( Logistics reverse) Bao gồm các dòng sản phẩm, hanghóa hư hỏng, kém chất lượng, dòng luân chuyên ngược của bao bì đi ngượcchiều trong kênh logistics

2.1.2.5 Theo doi tượng hàng hóa

Các hoạt động logistics cụ thê gan liền với đặc trưng vật chất của cácloại sản phẩm Do đó các sản phẩm có tinh chat, đặc điểm khác nhau đòi hỏicác hoạt động logistics không giống nhau Điều nay cho phép các ngành hangkhác nhau có thé xây dựng các chương trình, các hoạt động dau tư, hiện daihóa hoạt động logistics theo đặc trưng riêng của loại sản phẩm tùy vào mứcđộ chuyên môn hóa, hình thành nên các hoạt động logistics đặc thù với cácđối tượng hàng hóa khác nhau như:

- Logistic hàng tiêu dùng ngăn ngày— Logistic ngành ô tô

- Logistic ngành hóa chất- Logistic hàng điện tử- Logistic ngành dau khí

— V.V.

2.1.3 Vai trò của logistics trong hoạt động kinh doanh và sản xuất:Xét ở tầm vi mô, trước đây các công ty thường coi logistics như một bộ phận hopthành các chức năng marketing và sản xuất Marketing coi logistics là việc phân phốivật lý hàng hóa Cơ sở cho quan niệm này là hoạt động dự trữ thành phâm hoặc cungcấp các yếu tô đầu vào do logistics đảm nhiệm cũng là nhiệm vụ của biến số phânphối (Place) trong marketing - mix và được gọi là phân phối vận động vật lý Hiểuđơn giản là khả năng đưa 1 sản phẩm đến đúng thời điểm, đúng số lượng, đúngkhách hàng Phân phối vật lý và thực hiện đơn đặt hàng có thé coi là sự thay đối chủchốt trong việc bán sản phẩm, do đó cũng là cơ sở quan trọng trong thực hiện bánhàng Sản xuất coi logistics là việc lựa chọn địa điểm xây dựng nhà máy, chọn nguồncung ứng tốt và phân phối hàng hóa thuận tiện Bởi lẽ các hoạt động này ảnh hưởngvà liên quan chặt chẽ đến thời gian điều hành sản xuất, kế họach sản xuất, khả năngcung cấp nguyên vật liệu, tính thời vụ của sản xuất, chỉ phí sản xuất, thậm chí ngaycả van dé bao bì đóng gói sản phẩm trong sản xuất công nghiệp hiện đại

Do chức nang logistics không được phân định rach roi nên đã có những ảnhhưởng tiêu cực đến chất lượng dịch vụ khách hàng và tong chi phi logistics bởi sự

sao nhãng và thiếu trách nhiệm với hoạt động nay Quan điểm kinh doanh hiện đạingày nay coi logistics là một chức năng độc lập, đồng thời có mối quan hệ tương hỗvới hai chức năng cơ bản của doanh nghiệp là sản xuất và marketing, phần giao diệngiữa chúng có những hoạt động chung được thể hiện trên hình 2 1.3

“Sản xuất " Logistics L4 Marketing >»

¢ chất lượng » mua vật liệu | s vận chuyển * dịch vụ * sản phẩm

* lịch sản xuất » địa điểmsX | s dự trự kháchhàng| * giá cả

* công suất © kho bãi ' đóng gói | s giao tiếp

Hình 2.1.3: Quan hệ giữa chức năng logistics với chức năng sản xuất và

hoạt động kinh doanh 'Hon thé nữa, trong giai đoạn hiện nay, tại các quốc gia phát triển, quản trịlogistics con được ghi nhận như một thành tổ quan trong trong việc tạo ra lợi nhuậnvà lợi thế cạnh tranh cho các tổ chức Vai trò của nó thé hiện rất rõ nét tại các doanhnghiệp vận hành theo cơ chế thị trường

- Logistics nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu chi phí sản trong quá trình sảnxuất, kinh doanh, tăng cường sức cạnh tranh cho doanh nghiệp Quan điểmmarketing cho rằng, kinh doanh tôn tại dựa trên sự thỏa mãn nhu cầu khách hàng vàcho thấy 3 thành phan chủ yếu của khái niệm nay là sự phối hợp các nỗ lựcmarketing, thỏa man khách hang va lợi nhuận công ty Logistics đóng vai tro quantrọng với các thành phan này theo cách thức khác nhau Nó giúp phối hợp các biếnsố marketing —mix, gia tăng sự hài lòng của khách hang, trực tiếp làm giảm chi phi,gián tiếp làm tăng lợi nhuận trong dài hạn

- Logistics tạo ra giá trị gia tăng về thời gian và địa điểm: Mỗi sản phẩm được sảnxuất ra luôn mang một hinh thái hữu dung và gid trị (form utility and value) nhấtđịnh với con người Tuy nhiên để được khách hàng tiêu thụ, hau hết các sản phẩmnày cần có nhiều hơn thế Nó cần được đưa đến đúng vị trí, đúng thời gian và có khảnăng trao đổi với khách hang Các giá tri nay cộng thêm vào sản phẩm và vượt xaphần gia tri tao ra trong san xuất được gol là loi ích địa điểm, lợi ích thời gian và lợiich sở hữu (place, time and possession utility) Lợi ich địa điểm là giá trị cộng thêmvào sản phẩm qua việc tạo cho nó khả nang trao đôi hoặc tiêu thu dung vi tri Lợi ich‘An Thi Thanh Nhàn, 2009, Quan tri logistics kinh doanh, Dai học Thuong Mai, tr.11

thời gian là gía trị được sáng tạo ra bằng việc tạo ra khả năng để sản phẩm tới đúngthời điểm mà khách hàng có nhu câu, những lợi ích này là kết quả của hoạt độnglogistics Như vậy Logistics góp phan tạo ra tính hữu ích về thời gian và địa điểmcho sản phẩm, nhờ đó mà sản phẩm có thé đến đúng vị trí cần thiết vào thời điểmthích hợp Trong xu hướng toàn câu hóa, khi mà thị trường tiêu thụ và nguồn cungứng ngày cảng trở nên xa cách về mặt địa lý thì các lợi ích về thời gian và địa điểmdo logistics mang trở nên đặc biệt cần thiết cho việc tiêu dùng sản phẩm

- Logistics cho phép doanh nghiệp di chuyển hàng hóa và dịch vụ hiệu quả đếnkhách hang: Logistics không chỉ góp phan tối ưu hóa về vi trí mà còn tối ưu hóa cácdòng hàng hóa và dịch vụ tại doanh nghiệp nhờ vào việc phân bố mạng lưới các cơsở kinh doanh và điều kiện phục vụ phù hợp với yêu cầu vận động hàng hóa Hơnthế nữa, các mô hình quản trị và phương án tối ưu trong dự trữ, vận chuyển, muahàng và hệ thong thông tin hiện dai sẽ tạo điều kiện dé đưa hàng hóa đến nơi kháchhàng yêu cầu nhanh nhất với chỉ phí thấp, cho phép doanh nghiệp thực hiện hiệu quảcác hoạt động của mình

— Logistics có vai trò hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác trong hoạt độngsản xuất kinh doanh, là một nguôn lợi tiềm tàng cho doanh nghiệp: Một hệ thốnglogistics hiệu quả và kinh tế cũng tương tự như một tài sản vô hình cho công ty Nếumột công ty có thể cung cấp sản phẩm cho khách hàng của mình một cách nhanhchóng với chi phí thấp thì có thé thu được lợi thế về thi phan so với đối thủ cạnhtranh Điều này có thể giúp cho việc bán hàng ở mức chi phí thập hơn nhờ vào hệthống logistics hiệu quả hoặc cung cấp dịch vụ khách hàng với trình độ cao hơn dođó tạo ra uy tín Mặc dù không tô chức nào chỉ ra phần vốn quý nay trong bang cânđối tài sản nhưng can phải thừa nhận rang đây là phan tai san vô hình giống như banquyên, phát minh, sáng chế, thương hiệu

2.1.4 Nội dung cơ bản của quản tri Logistics

2.1.4.1 Khái niệm và mô hình quan tri logistics

Trong phạm vi một doanh nghiệp, quan tri logistics được hiểu là một bộ phận củaquá trình chuỗi cung ứng, bao gồm việc hoạch định, thực hiện và kiểm soát có

hiệu lực, hiệu quả các dòng vận đông và dự trữ hàng hóa, dịch vụ cùng các

thông tin có liên quan từ điểm khởi đầu đến các điểm tiêu thụ theo đơn đặthàng nhằm thoa mãn yêu cầu của khách hàng Quan điểm nay được khái quáthoá trong hình 2.1.4.

2.1.4.2 Mục tiêu và quan điểm của quan trị logistics kinh doanhMột cách khái quát, mục tiêu của quan tri logistics là cung ứng dịch vụ cho kháchhàng đạt hiệu quả cao.

Cụ thể hơn, theo E.Grosvenor Plowman, mục tiêu của hệ thống logistics là cungcấp cho cho khách hàng 7 lợi ích - (7 rights): đúng khách hàng, đúng sản phẩm, đúngsố lượng, đúng điều kiện, đúng địa điểm, đúng thời gian, đúng chỉ phí Các mục tiêunày đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện tốt hai yêu câu cơ bản sau:

2.1.4.3 Cung ứng mức dịch vụ khách hàng có tinh chiến lược:Là mức dịch vụ thỏa mãn nhu câu dịch vụ cho của các nhóm khách hàng mục tiêu? An Thị Thanh Nhàn, 2009, Quan trị logistics kinh doanh, Dai học Thương Mại, tr I4

và có ưu thế so với đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp Mức dịch vụ này đượclượng hóa qua 3 tiêu chuẩn

- _ Tính sẵn có của hàng hóa/dịch vu- _ Khả năng cung ứng dịch vụ- D6 tin cậy dịch vụ

Các quá trình logistics hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh luôn nhăm đáp ứngsự mong đợi thường xuyên của khách hàng về việc cung ứng hàng hoá với dịch vụcó chất lượng cao nhất trong mọi đơn hang hiện tại cũng như tương lai Những côngty trội hơn han về chat lượng phục vụ đều có ít nhất 3 đặc điểm:

> Thứ nhát, họ sử dụng các cơ cau có thé giúp khách hàng tiếp nhận mộtcách chính xác và kịp thời các thông tin về đơn đặt hàng và các yêu câu khác có liênquan đến dịch vụ

>> Thứ hai, các hãng cam kết cung ứng dịch vu với chất lượng cao can tiếnhành các cách thức dé đáp ứng các yêu cau và đòi hỏi đặc biệt của khách hàng makhông phải trì hoãn chờ chấp nhận của cấp trên hoặc sửa sai Do đó việc trao quyềncho các cap dé đưa ra quyết định kịp thời trên cơ sở những đánh giá đúng đắn của họsẽ tạo điều kiện rất lớn dé đạt được mục tiêu phục vụ với chất lượng cao

> Thứ ba, người quản lý, điều hành các hoạt động dịch vụ cung ứng chokhách hàng khi phải đương đâu với các tình huống bất ngờ hoặc các khó khăn nguyhiểm thường bộc lộ cái gọi là khả năng tạo ra sự phục vụ đáng kinh ngạc Đó là khảnăng đưa ra giải pháp thích ứng hay đề cập tới một nghệ thuật quản lí dự báo trướcđược nguy cơ xảy ra đồ bề trong cung ứng dich vụ và giải quyết van đề nhanh nhấtđể tạo sự trung thành với khách hàng với công ty

2.1.4.4 Chỉ phi logistics và quan điểm quản tri logistics

Một nhiệm vụ quan trọng khác của quản tri logistics là giảm chi phí trong khi vẫn

đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng Theo kết quả điều tra thì các ngành kinhdoanh khác nhau có mức chi phi logistics khác nhau Trong nhiều ngành, chi phílogisics có thé vượt quá 25% chi phí sản xuất Do đó nếu quản trị logisics tốt có thétiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, góp phan tăng lợi nhuận của công ty Bêncạnh đó, quản trị logisics tốt còn góp phan tăng tốc độ chu chuyền và rút ngắn thờigian thu hôi vốn Tổng chi phí logisics được hình thành từ chi phí của các hoạt độngcầu thành, bao gồm 6 loại chi phí chủ yếu:

— Chi phi dich vụ khách hàng: Chi phí dịch vụ khách hang bao gồm các chiphí dé hoàn tất những yêu cầu của đơn đặt hàng (chi phí phân loại, kiểm tra, bao bìđóng gói, dan nhãn ); chi phí để cung cấp dich vu, hang hóa; chi phí để giải quyếttình huống hang bị trả lại chi phí dịch vụ khách hàng liên quan mật thiết với cáckhoản chi phí vận tai, chi phi dự trữ và chi phí cho công nghệ thông tin.

- _ Chỉ phí vận tải: Chi phí vận tải là một trong những khoản lớn nhất trongchi phí logisics Chi phí vận tải chịu sự ảnh hưởng của nhiều yếu tô như: loại hanghoá, quy mô lô hàng, tuyến đường vận tải Chi phí vận tải của một đơn vị hàng hoá(cước phí) tỷ lệ nghịch với khối lượng vận tải và với quảng đường vận chuyền.

— Chi phí kho bãi: Chi phí quản lý kho nhằm đảm bảo cho các nghiệp vụkho được diễn ra suôn sẻ, trong một số trường hợp bao gồm cả chi phí thiết kế mạnglưới kho chi phí khảo sát, chọn địa điểm và xây dựng kho hang Tuy nhiên số lượngkho hàng có ảnh hưởng đến dịch vụ khách hàng và doanh thu của công ty nên canphân tích, tính toán kỹ lưỡng để cân băng giữa chỉ phí quản lý kho, chi phí dự trữ,chi phí vận tải với khoản doanh thu có thể bị tăng hoặc giảm tương ứng khi quyếtđịnh số lượng kho can có trong hệ thống logisics

- Chi phí xử li đơn hàng và hệ thống thông tin Dé hỗ trợ dịch vụ kháchhang và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả cần bỏ ra một khoản chi phí không nhỏđể trao đối thông tin với khách hàng và các bộ phận có liên quan nhăm giải quyếtđơn đặt hàng, thiết lập các kênh phân phối, dự báo nhu cầu thị trường Chi phí nàycũng liên quan đến chi phí quản lý kho, dự trữ, sản xuất

- Chi phí thu mua (dé có lô hàng đủ theo yêu cầu) Khoản chi phi nay dùngcho thu gom, chuẩn bị hàng cung cấp cho khách Bao gồm nhiều khoản chỉ phí nhỏ:xây dựng cơ sở gom hang; tìm nhà cung cấp ; Mua và tiếp nhận nguyên vật liệu

— Chi phí dự trữ: Hoạt động logisics tạo ra chi phi dự trữ Chi phí này tănggiảm tuỳ theo số lượng hàng hoá dự trữ nhiều hay ít Có 4 loại chi phí dự trữ: (1)Chiphí vốn hay chi phí cơ hội, khoản chi phí này công ty có thé thu hồi lại được (2)Chiphi dich vụ dự trữ, gồm cả bảo hiểm và thuế đánh trên lượng dự trữ (3)Chi phí mặtbăng kho bãi, chi phí này thay đổi theo mức độ dự trữ.(4)Chi phí để phòng ngừa rủiro, khi hàng hoá bị lỗi thời, mat cắp hư hỏng

Giữa các loại chỉ phí logistics có mối quan hệ tương hỗ, tác động qua lại và ảnhhưởng lẫn nhau, chi phí nọ ràng buộc hữu cơ với chi phí kia thé hiện qua hình 2.1.5

Chi phí Dịch vụkhách hàng

Chi phi mua hàng Chi phí Kho bãi

A AVv Vv

Chi phi Van tai Chi phí dự trữ

khách hàng là quá trình diễn ra giữa người mua và người bán và bên thứ ba là nhà

thầu phụ Kết quả của quá trình này tao ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hay dịch vụđược trao đôi, được do bằng hiệu số gia tri dau ra va gia tri đầu vào của một loạt cáchoạt động kinh tế có quan hệ tương hỗ với nhau và thể hiện qua sự hài lòng củakhách hàng Là thước đo chất lượng toàn bộ hệ thống logistics của doanh nghiệp,dịch vụ khách hàng có ảnh hưởng rất lớn đến thị phân, đến tổng chỉ phí bỏ ra và cuốicùng đến lợi nhuận của doanh nghiệp Tuy theo từng lĩnh vực va sản phẩm kinhdoanh mà giá trị cộng thêm vao sản phẩm và dịch vụ do hậu cần mang lại khônggiống nhau (Hình 2.1.6) Dữ liệu cho thay sự chênh lệch đáng ké về giá trị gia tăngdo logistics tạo ra ở một số mặt hàng và lĩnh vực kinh doanh khác nhau

2.1.5.2 — Hệ thong thông tin:Để quan trị logistics thành công, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý được hệthống thông tin phức tap, bao gồm thông tin trong nội bộ từng tổ chức (doanhnghiệp, nhà cung cấp, khách hàng), thông tin trong từng bộ phận chức năng củadoanh nghiệp, thông tin giữa các khâu trong dây chuyên cung ứng (kho hàng, bếnbãi, vận tải ) và sự phối hợp thông tin giữa các tổ chức, bộ phận va công đoạn ởtrên Trong đó trọng tâm là thông tin xử lý đơn đặt hàng của khách, hoạt động này

được coi 1a trung tâm than kinh của hệ thống logistics Trong điều kiện hiện nay,những thành tựu của công nghệ thông tin với sự trợ giup của máy vi tính sẽ giúp choviệc quản trị thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời Nhờ đó doanh nghiệp có thểđưa ra những quyết định đúng đăn vào thời điểm nhạy cảm nhất Điều nay giup chologistics thực sự trở thành một công cụ cạnh tranh lợi hai của doanh nghiệp.

Giá tri gia tang (20)10 20 | 30 | 40 | 50

Dau lửa |Sản phẩm thủy tinh |

Chế biến |

Kinh doanh bán lẻ |Giấy |

Khai thác gỗ |

Công nghiệp 6 toVật liệu xây dựng

Dược phẩm |Cơ khí |Cao su |

DétDa

Thuốc

Hình 2.1.6: Ty lệ gia trị gia tang từ hoạt động logistics

của một số ngành kinh doanh khác nhau °2.1.5.3 Quan trị Dự trữ:

Dự trữ là sự tích luỹ sản phẩm, hàng hoá tại các doanh nghiệp trong quá trìnhvận động từ điểm đầu đến điểm cuối của mỗi dây chuyên cung ứng, tạo điều kiệncho quá trình tái sản xuất dién ra liên tục, nhịp nhàng, thông suốt Dự trữ trong nênkinh tế còn can thiết do yêu cầu cân băng cung cau đối với các mặt hang theo thờivụ, để đề phòng các rủi ro, thoả mãn những nhu cầu bất thường của thị trường, dự trữtốt sẽ đem lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp Việc quản lý dự trữ tốt sẽ giúpdoanh nghiệp cân đối giữa vốn đầu tư với những cơ hội dau tư khác

2.1.5.4 — Quản trị ván tải:Là việc sử dụng các phương tiện chuyên chở để khắc phục khoảng cách vềkhông gian của sản phẩm và dịch vụ trong hệ thống logistics theo yêu cầu của kháchhàng Nếu sản phẩm được đưa đến đúng vị trí mà khách hàng yêu cầu tức là giá trịcủa nó đã được tăng thêm Mặt khác việc sử dụng phương thức va cách thức tô chứcvận chuyên còn giúp cho sản phẩm có đến đúng vào thời điểm khách hàng cần haykhông Điều này cũng tạo thêm giá trị gia tăng cho sản phẩm Như vậy băng cách° An Thị Thanh Nhàn, 2009, Quản trị logistics kinh doanh, Dai hoc Thương Mại, tr.21

quản trị vận chuyên tốt sẽ góp phan đưa sản phẩm đến đúng noi và đúng lúc phù hopvới nhu cầu của khách hàng.

2.1.5.5 Quản trị kho hàng:Bao gồm việc thiết kế mạng lưới kho hàng ( số lượng, vị trí và quy mô) Tínhtoán va trang bị các thiết bị nhà kho; Tổ chức các nghiệp vụ kho Quản lý hệ thôngthông tin giây tờ chứng từ; Tổ chức quản lý lao động trong kho Giúp cho sản phâmđược duy trì một cách tối ưu ở những vị trí cần thiết xác định trong hệ thông logistics

nhờ đó mà các hoạt động được diễn ra một cách bình thường.2.1.9.6 Quan trị vat tư và mua hàng hoa:

Nếu dịch vụ khách hàng là đầu ra của hệ thống logistics thì vật tư, hàng hoá làdau vào của quá trình này Mặc dù không trực tiếp tac động vào khách hàng nhưngquản trị hàng hoá và vật tư có vai trò tạo tiền đề quyết định đối voi chất lượng toànbộ hệ thống Hoạt động này bao gồm: xác định nhu câu vật tư, hàng hoá; tìm kiếm vàlựa chọn nhà cung cap; tiến hành mua sam; tô chức vận chuyền, tiếp nhận và lưukho, bảo quản và cung cap cho người sử dụng

Những nội dung cơ bản trên cho thay, logistics giải quyết van dé tối ưu hoá cảdau ra lẫn đầu vào tại các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Logistics có thé giúpthay đối các nguén tài nguyên đầu vào hoặc tối ưu hoá quá trình chu chuyểnnguyên vật liệu, hàng hoá, dich vụ nhờ đó tạo ra khả năng giảm chi phí, tăng sứccạnh tranh cho doanh nghiệp

2.1.6 Một số định nghĩa và khái niệm về đơn hàng — Quản lý đơn hàng:2.1.6.1 Nhu cầu mua hang (inquiry):

Nhu cau mua hang là yêu cau hỏi hang từ khách hang cho các sản phẩmcủa công ty Đối với mỗi nhu cầu mua hàng từ khách hàng, công ty phải đảmbảo thực hiện việc tư vấn và chao giá sản phẩm phù hop và chính xác dựa theothông tin về số lượng sản phẩm, yêu cầu kỹ thuật sản phẩm, thời gian giao hàng.Công việc của một nhân viên kinh doanh trong công ty là phải tìm kiếm và liênhệ khách hàng dé từ đó có được đơn hang dau vào, tiếp tục xử lý don hàng dékiến tạo bảng chảo giá gửi đến khách hàng

2.1.6.2 Bang chào gia (Quotation):

Là kết quả sau khi xử lý yêu câu mua hàng của khách hang dựa trên cácthông tin về kỹ thuật và số lượng của sản phẩm, nhân viên kinh doanh sẽ tiếnhành kiểm tra, lựa chọn sản phẩm đúng và tiến hành báo giá đến khách hàngcũng như các thông tin liên quan kèm theo về điều kiện thanh toán và giao hàng.2.1.6.3 Đơn đặt hang (Purchase Order):

Là yêu câu đặt hàng của khách hang sau khi đã đồng ý với các điều kiện về kỹthuật sản phẩm, điều kiện và phương thức thanh toán, giao hàng trong bảngchào giá sản phẩm cuối cùng đã được thương lượng trước đó

2.1.6.4 Xứ lý đơn hang:Là quá trình thực hiện công việc tiếp nhận thông tin đầu vào của đơn hàng vàchuyển các thông tin đầu vào này qua các công cụ hỗ trợ làm việc để chuyểnthành thông tin đâu ra can thiết dé đáp ứng nhu câu của khách hang và là thôngtin đầu vào cho công việc của các bộ phận tiếp theo như kế toán, đặt hàng sảnxuất, giao hàng

2.1.6.5 Quản lý đơn hang

Quản lý đơn hàng là những hoạt động quản lý nhằm đảm bảo, đáp ứngđúng các yêu câu phục vụ cho đơn hàng về mặt thời gian, số lượng, yêu cầu kỹthuật.

Việc quản lý đơn hàng hỗ trợ hoạt động kinh doanh trong việc tiếp nhận,xử ly thông tin đơn hàng từ khách hang một cách nhanh chóng và hiệu quả, giupngười quản lý có công cụ để quản lý công việc của nhân viên và theo dõi tiến độcủa đơn hàng, hỗ trợ việc ra quyết định và thực hiện các kế hoạch dài hạn, kếhoạch chiến lược cho công ty

Quản lý đơn hàng hỗ trợ quá trình kinh doanh và hiệu quả công việc

trong việc nâng cao năng suất, hiệu năng làm việc của các nguôn lực trong quytrình chung, đồng thời giúp doanh nghiệp có thé giảm chi phí vận hành kinhdoanh thông qua các hoạt động tính toán chi phí hoạt động, cạnh tranh về giá,cũng như đảm bảo về mặt thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm đúng như

yêu câu của khách hang.

Quản lý đơn hàng hỗ trợ hoạch định các chiến lược ngắn hạn ở mức tácnghiệp như lập kế hoạch đặt hàng và nhập hàng để đảm bảo giao hàng đúng tiễnđộ, hoạch định tồn kho, kế hoạch mua hàng dự trữ trong kho phục vụ cho việckinh doanh những mặt hàng có tần suất và xác suất mua cao và có thể giao hàngnhanh, hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp với tình hình kinh doanh hiệntal.

2.1.7 K¥ thuật phân tích van đề:

Tac giả tiép cận trực tiép tình hình kinh doanh, tìm hiệu vê nhiêu khíacạnh khác nhau cua vân đê, về con người, tinh chat công việc, môi trường, sảnphẩm và liệt kê ra những vấn đề mà công ty đang gặp phải

Có nhiều phương pháp và công cụ để tiễn hành khảo sát và xác định cácvan dé và nguyên nhân gây ra các van dé cân giải quyết như biểu đồ Pareto, biểuđồ xương cá, kỹ thuật đặt câu hỏi với công cụ SW1H, phương pháp thông kê,phương pháp phỏng van.v.v Trong dé tài nay, tác giả sử dụng công cụ SW1H vabang câu hỏi phỏng van dé tiến hành phỏng van các đối tượng có liên quan bangcách đặt câu hỏi, nhăm xác định được nguyên nhân gốc rễ của vân đề

2.1.7.1 Bang câu hỏi phỏng van:a Định nghĩa:

Bảng câu hỏi phỏng vấn là một tập hợp các câu hỏi được bố trí và xắp xếptheo một cấu trúc nhất định nhăm thu thập thông tin từ một nhóm đối tượngđược lựa chọn để trả lời một hay nhiều câu hỏi nghiên cứu

Bảng câu hỏi là công cụ điều tra phổ biến nhất, được sử dụng để thu thậpthông tin từ nhiều người, và bảng câu hỏi có thể kết hợp với nhiều kỹ thuật khácnhau Khi sử dụng phương pháp phỏng vấn qua bảng câu hỏi thì cần chuẩn bị rõnội dung chủ đề cuộc phỏng vấn, các câu hỏi, các tải liệu liên quan, mục đíchcần thu được các thông tin gì sau phỏng vấn

Một số tiêu chí khi tiến hành phỏng vấn:+ Tổ chức tốt cuộc phỏng van : Chọn số người phỏng van, thống nhất

trước nội dung, chủ đề cuộc phỏng van dé các bên có thời gian chuẩn bị.

+ Lựa chọn các câu hỏi hợp lý : Xác định rõ loại câu hỏi sẽ đưa ra, câuhỏi mở hay câu hỏi đóng tuỳ theo yêu câu nội dung phỏng vấn (Câu hỏi mở cónhiều cách trả lời, câu hỏi đóng các câu trả lời xác định trước)

+ Luôn giữ tinh thần thoải mái, thái độ đúng mực khi phỏng van.Vai trò: cho phép ta nắm được nguôn thông tin chính yếu nhất về một hệthống cần phát triển trong tương lai và hệ thống hiện tại

> Ưu điểm:o Thông tin thu thập được trực tiếp nên có độ chính xác caoo Biết được khá day đủ các yêu cầu của người sử dụng đối với hệ thông mớio Nếu có nhiều dự án xây dựng hệ thống thông tin khác nhau đối với cùng một tổchức thì qua việc phỏng vân lãnh đạo có thể xác định được quan hệ giữa các dự annày để có thể tận dụng các thành quả đã có hay đảm bảo sự nhất quán cũng như tạođược các giao tiếp với hệ đó

> Nhược điểm:o_ Kết quả thu được phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khách quan như sự thân thiệngiữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn, các yếu tố ngoại cảnh, các yếu tốtình cảm.

o Nếu không được chuẩn bị tốt thì dé dẫn đến that bạio Bất đồng về ngôn ngữ cũng như các khái niệm được đề cập.o Cân hỏi được trực tiếp người cân có thông tin của họ

b Thiết kế bảng câu hỏi:Có 4 công đoạn chính để xây dựng bảng câu hỏi:

e Xác định và quyết định hỏi cái gi?® Xác định bố cục của bảng hỏi.® Lựa chọn kiêu câu hỏi, đặt câu hỏi.® Sắp xếp thứ tự câu hỏi và trình bày.Các câu hỏi khảo sát chia thành hai nhóm: câu hỏi đóng và câu hỏi mở.v_ Câu hỏi đóng: là câu hoi đưa ra các phương án trả lời trước, bao gôm:

a Câu hỏi phân đôi: có hai sự lựa chọn

b Câu hỏi nhiều sự lựa chọnc Câu hỏi đánh gia dùng thang do Likertd Câu hỏi xếp hạng

_ Câu hỏi mở: dé mở cho người được hỏi tự do trả lời hoặc trả lời với gợi ýcho trước.

2.1.7.2 Công cụ “SWIH”

“SW & 1H” là một phương pháp hiệu quả dé thu thập thông tin một cáchcó hệ thống, hỗ trợ phân tích một van dé, giúp người dùng sử dụng tim ranguyên nhân gốc rễ một cách nhanh chóng Công cụ nay xem xét một van dé batkỳ và đặt câu hỏi theo các nội dung như sau:

e Ai(Who): van dé liên quan đến đối tượng nào?e Việc gi (What): van dé là gi?

e Ở đâu (Where): van dé đang xảy ra ở bộ phận nao?e Khi nào (When): van dé xảy ra khi nào?

e Tại sao (Why): tại sao xảy ra van dé?e Như thế nào (How): van dé xảy ra như thế nao?Trong quá trình tìm nguyên nhân và giải pháp cho van dé, người phântích bat đầu từ kết quả cuối cùng va suy luận ngược lại (hướng về nguyên nhânsốc rễ), liên tục đặt câu hỏi va lặp lại cho đến khi nguyên nhân gốc rễ đã đượcxác định rõ ràng.

Lợi ích của công cụ 5W1H là nhanh chóng xác định được nguyên nhânøôc ré của vân dé, dé ap dụng thực tiên và thực hiện.

2.1.8 Lý thuyết hệ thống thông tin quan lý

Một hệ thống tích hợp "Người - Máy" tạo ra các thông tin giúp con ngườitrong sản xuất, quản lý và ra quyết định được gọi là hệ thống thông tin quản lý.Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở ditliệu, các thủ tục thủ công, các mô hình dé phân tích, lập kế hoạch quản lý và hỗtrợ ra quyết định

Dưới đây là mô hình tổng quát về hệ thống thông tin quản lý.

Một hệ thống thông tin quản lý gồm có các thành phần như sau:

e Nhập dữ liệu đầu vàoe Truy xuất thông tin dau rae Phương thức vận hành và điều khiến hệ thốnge Quy trình xử lý đữ liệu đầu vào thành thông tin đầu rae Lưu trữ thông tin, dữ liệu đã được xử lý

e Các nguôn lực cấu thành hệ thông Trong các thành phần trên thì chức năng xử lý dữ liệu thành thông tin đầura đóng vai trò trung tâm và côt yêu của hệ thông

Trước khi tiễn hành xây dựng môt hệ thống mới, ta phải phân tích chi tiếttat cả các yếu tố trên, dé từ đó có được những thông tin về yêu cau của hệ thôngmột cách chính xác nhất, giúp cho việc thiết kế tốn ít thời gian và mang lại hiệuquả cao.

* Nguyễn Van Trinh, (n.d), Hệ thong thông tin quản lý, Trường CD BC Công nghệ và QTDNTPHCM tr I0

Các sự kiệnl phát triểnCâu trúc nội bộ của công ty 4

Cac xử ly:; , | Các quy tắc xử ly ;

Các tham sô | Các thủ tục quy trình Ket quả ra

> | _ ờè

Các sự kiệnHoạt động kinh doanh của công ty hoạt động

A

Hình 2.1.8.2 Các ¿hành phan tác động đến hệ thong thông tin quản byCác thành phân ảnh hưởng, tác động đến hệ thông thông tin quản lý của công ty baogồm

> Việc định hướng phát triển của công ty thông qua các sự kiện phát triển củadoanh nghiỆp.

Yếu tố này cũng tác động trực tiếp đến câu trúc nội bộ của công ty trong quátrình vận hành hoạt động kinh doanh, từ đó ảnh hưởng đến các quy tắc xử lý vàquy trình xử lý thông tin của nội bộ công ty.

> Hoạt động kinh doanh của công ty: bao gồm các sự kiện trong hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp, cũng tác động đến hệ thống thông tin quản lý qua cácquy tac, thủ tục, quy trình vận hành tạo công ty

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP LUẬNTrong chương nay, tác giả trình bày phương pháp luận để thực hiện đề taicần nghiên cứu Cụ thể là tác giả sẽ áp dụng phương pháp luận kỹ thuật hệ thống,trong đó dùng phương pháp Top Down làm phương pháp luận cơ sở để nghiêncứu và phân tích cho việc xây dựng và thiết kế hệ thống quản lý đơn hàng phụcvụ các đối tượng người dùng Phần còn lại, chương này trình bảy chỉ tiết nội dungthực hiện ở từng giai đoạn trong phương pháp luận tông quát, đồng thời đưa ra môhình để xác định nhu cầu người dùng và kết hợp với mô hình phân tích thiết kế hệthống dé hỗ trợ cho các giai đoạn thiết kế về sau.

3.1 Phương pháp luận tổng quátTrong dé tai này, tac giả sử dụng phương pháp TOP DOWN làm nên tang để nghiêncứu, phân tích và giải quyết vấn đề, gồm 7 giai đoạn cụ thể như sau:

Giai đoạn 1: Phân tích nhu cầu hiện trạngGiai đoạn 2: Xác định vấn đề

Giai đoạn 3: Tim nguyên nhân.Giai đoạn 4: Cơ sở lý thuyết.Giai đoạn 5: Giải pháp cho van dé.Giai đoạn 6: Đưa ra phương hướng triển khai,ứng dụng cho hệ thông.Giai đoạn 7: Đánh giá kết quả

Giai đoạn 8: Kết luận — kiến nghị.Thứ tự và môi quan hệ của các giai đoạn được thê hiện như hình bên dưới:

% PHƯƠNG PHAP TOP-DOWN

l | Nhu cầu | Hiện trạng ||2| Xacdinh van dé — |3 | Tìm nguyên nhân || 4 | Cơ sở lý thuyết |5 | Giải pháp cho vấn đề |

Thiết kế và áp dụngcho hệ thông7 | Đánh giá kết quả || 8 | Kết luận & kiến nghị |

nguyên nhân gốc rễ gây ra hầu hết những van dé quan sát được.e Xác định giải pháp giải quyết van dé - nguyên nhân hình thành dé tải.Thông tin đầu vào:

e Quy trình vận hành kinh doanh hiện tại.e Kho khăn gặp phải trong quy trình kinh doanh.e Mong muốn từ phía công ty