giáo trình tin học văn phòng 1 ngành công nghệ thông tin trung cấp

Về kiến thāc: - Trình bày đ°āc các thao tác định d¿ng kí tā, đo¿n, trang văn bÁn trên phần mềm Microsoft Word; - Trình bày đ°āc cách t¿o bÁng biểu, hiệu chỉnh và tính toán với bÁng biểu;

Ban hành kèm theo Quyết định số: 597/QĐ- CĐXD1 ngày 29 tháng 12 năm

2023 của Hiệu trưởng trường CĐXD số 1

Hà Nội, nm 2023

TUYÊN BÞ BÀN QUYÂN

Tài liệu này thuác lo¿i sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đ°āc phép dùng nguyên bÁn hoặc trích dùng cho các măc đích về đào t¿o và tham khÁo

Mọi măc đích khác mang tính lệch l¿c hoặc sử dăng với măc đích kinh doanh thiếu lành m¿nh sẽ bị nghiêm cÃm

3

LàI NÓI ĐÄU

Giáo trình TIN HàC VN PHÒNG 1 được biên soạn nhằm phục vụ cho giảng

dạy và học tập cho trình độ Trung cấp ngành Công nghệ thông tin (þng dụng phần

mềm) ở trường Cao đẳng Xây dựng số 1 Tin học văn phòng 1 là môn học ngành

nhằm cung cấp các kiến thức nâng cao về soạn thảo văn bản trên phần mềm Micorsoft Word, tính toán bảng tính điện tử với phần mềm Microsoft Excel Từ đó, hỗ trợ củng cố kiến thức nghề cho học sinh ngành Công nghệ thông tin

Nội dung gồm 02 chương như sau: Chương 1: Microsoft Word

Chương 2: Microsoft Excel

Mặc dù có nhiều cố gắng, nhưng trong quá trình biên soạn, biên tập và in ấn khó tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía các thầy cô và bạn đọc để hoàn thiện giáo trình hơn!

Trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày……tháng……năm………

Tham gia biên so¿n Trần Thị M¡ - Chÿ biên

1.3.8 Chèn công thāc toán học (Equation) 25

1.4 Mát số kỹ thuật nâng cao 26

1.4.1 Đánh dÃu vị trí (Bookmark) 26

1.4.2 T¿o ghi chú (Comment và Footnote) 28

1.4.2.1 Ghi chú cho dòng, đo¿n văn bÁn (New Comment) 28

2.1.3 Tách dÿ liệu trong cát (Text to columns) 56

2.1.4 Định d¿ng dÿ liệu có điều kiện (Conditional Formatting) 58

6

CH¯¡NG TRÌNH MÔN HàC Tên môn hác: TIN HàC VN PHÒNG 1

Mã môn hác: MH14 Thái gian thāc hißn môn hác: 105 giß (Lý thuyết: 45 giß; Thāc hành, thí nghiệm,

thÁo luận, bài tập: 55 giß; Kiểm tra 05 giß)

I Vß trí, tính chÃt cÿa môn hác:

- Vị trí: + Môn học đ°āc bố trí á kỳ học thā 02 + Môn học tiên quyết: Không

- Tính chÃt: Là môn học c¡ sá ngành, cung cÃp các kiến thāc từ c¡ bÁn đến nâng cao h¡n khi quÁn lý, xử lý các tệp văn bÁn, định d¿ng văn bÁn trong Word; các thao tác c¡ bÁn, định d¿ng bÁng tính, các hàm để xử lý dÿ liệu trên các bÁng tính Excel

II Māc tiêu môn hác:

1 Về kiến thāc: - Trình bày đ°āc các thao tác định d¿ng kí tā, đo¿n, trang văn bÁn trên phần mềm Microsoft Word;

- Trình bày đ°āc cách t¿o bÁng biểu, hiệu chỉnh và tính toán với bÁng biểu; - Trình bày đ°āc các thao tác chèn các đối t°āng vào văn bÁn trên phần mềm Microsoft Word;

- Trình bày đ°āc kiến thāc về mát số kỹ thuật nâng cao nh° trán văn bÁn, t¿o măc lăc tā đáng,… vào văn bÁn;

- Trình bày đ°āc mát số thao tác c¡ bÁn với Excel; - Trình bày đ°āc các cách định d¿ng bÁng tính trên phần mềm Excel; - Trình bày đ°āc cách t¿o và hiệu chỉnh đ°āc biểu đồ trong Excel; - Trình bày đ°āc cú pháp, chāc năng và cách sử dăng mát số hàm thông dăng trong Excel;

- Trình bày đ°āc cách sắp xếp và lọc đ°āc dÿ liệu trên bÁng tính Excel 2 Về kỹ năng:

- So¿n thÁo, định d¿ng đ°āc văn bÁn trên phần mềm Microsoft Word; - T¿o và hiệu chỉnh đ°āc bÁng biểu trên phần mềm Microsoft Word; - Chèn đ°āc các đối t°āng đồ họa vào văn bÁn;

- Āng dăng đ°āc mát số kỹ thuật nâng cao nh°: trán th°, t¿o ghi chú, t¿o măc lăc tā đáng để hoàn thiện văn bÁn sinh đáng, đẹp mắt;

9

CH¯¡NG 1: MICROSOFT WORD 1.1 Đßnh d¿ng vn bÁn

Định d¿ng kí tā có 2 cách:

+ Cách 1: Sử dụng thanh công cụ

Các thao tác: ñ Chọn khối văn bÁn cần định d¿ng ò Chọn thông số thay đổi trên menu Home: + Thay đổi phông chÿ: chọn á nút + Thay đổi cÿ chÿ: chọn á nút

+ Thay đổi kiểu chÿ: chọn á các nút (Bold :đậm, Italic: nghiêng, Underline: g¿ch chân)

+ Cách 2: Sử dụng menu lệnh (hộp thoại Font)

Các thao tác: ñ Chọn khối văn bÁn ò Chọn Home  Font (hoặc nhÃn tổ hāp phím Ctrl + D)  xuÃt hiện háp tho¿i Font

ó Chọn các thông số trong các háp:

* Nếu kích vào tab Font sẽ có phần chọn phông chÿ, kiểu, cÿ chÿ, nh° sau:

10

+ Font: Phông chÿ + Font style: Kiểu chÿ +Size: Cÿ chÿ

+ Underline: Các kiểu g¿ch chân

- Emboss: chÿ nổi mß (màu trắng) tr°ớc - Engrave: chÿ nổi mß (màu trắng) sau

- Small caps: kiểu chÿ hoa nhỏ

- All caps: Chÿ hoa to - Hidden: giÃu văn bÁn (ẩn chÿ)

* Nếu kích vào tab Chacracter Spacing để co giãn khoÁng cách các kí tā:

Scale - Định d¿ng đá giãn chÿ theo %

(phóng to hay thu nhỏ theo chiều ngang) Spacing - KhoÁng cách giÿa các kí tā

+ Normal: Bình th°ßng + Expanded: giãn th°a chÿ + Codensed: giãn chÿ mau Position - Vị trí á dòng

+ Raised: vị trí chÿ lên cao dần so với dòng + Lowered: vị trí chÿ lên cao dần so với dòng

11

* Nếu kích vào tab Text Effects s¿ có phần trang trí chÿ cho sinh đáng:

Lāa chọn các ho¿t hình chÿ á ô Animations:

Blinking background NhÃp nháy màn hình nền t¿i vùng chọn kí tā Las Vegas Lights Viền đèn nhÃp nháy quanh vùng chọn kí tā Marching black ants Đ°ßng viền diễu hành màu đen quanh kí tā

(đo¿n kí tā) Marching red ants Đ°ßng viền diễu hành màu đỏ quanh kí tā

(đo¿n kí tā) Shimmer T¿o kí tā (đo¿n kí tā) nhÃp nhoáng Sparkle text T¿o kí tā (đo¿n kí tā) lÃp lánh

1.1.2 Đßnh dạng đoạn vn bản

Định d¿ng đo¿n văn bÁn (paragraph) bao gồm:

- Đặt khoÁng cách các dòng, các đo¿n văn - T¿o dáng vẻ cho các đầu đo¿n văn - Canh thẳng hàng các lề trái, phÁi cÿa văn bÁn

Đoạn vn (paragraph) là gì?

Mßi lần gõ Enter là mát paragraph đ°āc t¿o thành, hay nói cách khác các

paragraph đ°āc ngăn cách bái dÃu Enter

Định d¿ng đo¿n văn có 2 cách:

+ Cách 1: Dùng thanh công cụ:

Các thao tác: ñ Đánh dÃu đo¿n văn bÁn ò Kích vào các nút lệnh trên menu Home, ta làm các công việc sau: Căn lề:

(căn trái, căn giÿa, căn phÁi, căn đều hai bên), (giãn dòng)… + Cách 2: Sử dăng menu lệnh (háp tho¿i Paragraph)

ñ Đánh dÃu đo¿n văn bÁn ò Chọn menu Home →Paragraph → XuÃt hiện háp tho¿i Paragraph

+ Left: khoÁng cách đo¿n văn bÁn tới lề trái + Right: khoÁng cách đo¿n văn bÁn tới lề phÁi + Special: chọn dáng vẻ dòng đầu tiên cÿa đo¿n văn

None: bình th°ßng

First line: lùidòng thā nhẩt vào 1 khoÁng (că thể trong By)

Hanging: giÿ nguyên dòng thā nhÃt và lùi tÃt cÁ các dòng

còn l¿i mát khoÁng (că thể chọn trong By)

- Spacing: khoÁng cách giÿa các đo¿n văn

+ Before: khoÁng cách đến đo¿n văn tr°ớc + After: khoÁng cách đến đo¿n văn sau

- Line spacing - đặt khoÁng cách giÿa các dòng trong đo¿n văn

+ Single: kkoÁng cách dòng đ¡n KhoÁng

cách lề trái, phÁi Căn lề á đây

KhoÁng cách giÿa

các đo¿n

Dòng đầu tiên

KhoÁng cách giÿa

các dòng

13

+ Double: khoÁng cách dòng gÃp đôi + 1,5 line: khoÁng cách dòng gÃp r°ÿi + At least: không nhỏ h¡n (số xác định)

+ Exactly: đặt khoÁng cách chính xác, đuāc chọn trong At

+ Multiple: giãn nhiều dòng (số xác định)

1.1.3 Đßnh dạng trang vn bản

Để định d¿ng trang in, hãy kích chọn menu Page Layout → chọn Page Setup → xuÃt hiện háp tho¿i Page Setup à đó ta có thể điều chỉnh lề, đầu trang và chân trang, và h°ớng giÃy in:

- Thẻ Margins → XuÃt hiện háp tho¿i:

Trong đó: + Margins: định lề t°¡ng āng

Top: lề trên Left: lề trái Gutter: đá ráng để đóng tập

Bottom: lề d°ới Right: lề phÁi Gutter position: đóng tập theo lề nào

+ Orientation (Portrait: in dọc giÃy, Landscape: in ngang giÃy)

+ Pages: nếu đánh dÃu Mirror margins để đặt lề đối xāng (lề trái và lề phÁi cÿa trang chẵn t°¡ng āng bằng lề phÁi và lề trái cÿa trang lẻ)

+ Preview: chọn trong măc apply to Whole document: áp dăng cho toàn bá văn bÁn Selected text: áp dăng cho trang văn bÁn đang lāa chọn - Thẻ Paper:

Kích chuát vào thẻ Paper >> XuÃt hiện háp tho¿i:

14

Chọn cÿ giÃy trong háp Paper Size (cÿ Letter, A4, 210 x 297 mm )

1.2 T¿o bÁng biÅu

1.2.1 Tạo một bảng

- Thao tác: Lāa chọn menu Insert chọn măc Table màn hình xuÃt hiện:

+ Number of Columns : Nhập số cát cần t¿o + Number of Rows : Nhập số hàng cần t¿o + Fixed Column Width : Nhập đá ráng cho cát (Th°ßng đặt chế đá Auto)

Chọn nút OK

1.2.2 Chèn và xoá hàng, cột , ô

1.2.2.1 Chèn hàng/cột

- B°ớc 1: Lāa chọn cát hoặc dòng cần them

- B°ớc 2: Chọn menu Layout chọn măc:

+ Insert Above: Chèn thêm dòng phía trên cÿa hàng bôi đen

1.2.2.2 Xóa hàng/cột

- Thao tác:

- B°ớc 1: Bôi đen hàng hoặc cát cần xoá

- B°ớc 2: Chọn menu Layout chọn chọn công că Delete

+ Delete Cells…: Xóa vùng bảng tính

* Shift Cell Left: Sau khi xoá vùng bÁng tính, phía phÁi bÁng sẽ đ°āc kéo về bên trái

* Shift Cell Up: Sau khi xoá vùng bÁng tính, vùng bÁng d°ới đ°āc kéo lên phía trên

* Delete Entire Rows: Xoá tÃt cÁ các dòng vùng bôi đen

* Delete Entire Columns: Xoá tÃt các cát vùng bôi đen

+ Delete Columns: Xóa cát bôi đen + Delete Rows: Xóa dòng bôi đen + Delete Table: Xóa cÁ bÁng đ°āc bôi đen

1.2.2.3 Gộp ô

- B°ớc 1: Bôi đen các ô cần nối l¿i làm 1 - B°ớc 2: Kích chuát vào menu Layout chọn công că Merge cells

1.2.4 Thay đổi viền, màu, kiểu bảng

- Măc đích: Chọn đ°ßng viền bao quanh bÁng và phía trong cÿa bÁng Ngoài ra ta có thể chọn các đ°ßng viền hiển thị cho đ°ßng phía trong bÁng

- Thao tác: Bôi đen vùng bÁng cần t¿o đ°ßng viền Sau đó chọn menu Home chọn măc chọn Borders and Shading màn hình xuÃt hiện:

▪ Thẻ Border: Viền, kiểu bÁng:

Setting:

None: Không chọn đ°ßng l°ới cho bÁng Box: Chọn đ°ßng viền ngoài

All: Chọn đ°ßng viền trong và ngoài

Style: Chọn mẫu đ°ßng viền

Color: Chọn màu đ°ßng viền

17 ▪ T¿i thẻ Shading: Màu nền bÁng

Để tính toán với các số liệu trong mát bÁng, ta thāc hiện các b°ớc nh° sau: ñ Để con trỏ so¿n thÁo á ô để kết quÁ

ò Chọn menu Layout  chọn Formula  Háp tho¿i sau hiện ra:

ó Viết biểu thức tính vào trong háp Formula, sau dÃu =

ô Kích chuát vào OK

- Biểu thức tính: gồm các ô chāa số, các hằng số, các hàm tính toán, các phép

tính, các dÃu ( và )

Ví dă:

=(A2+B2+C2)/3 để tính trung bình cáng 3 ô A2, B2, C2 hoặc

18

= SUM(A2,B2,C2) để tính tổng 3 ô A2, B2, C2

- Các hàm tính toán: Word cung cÃp sẵn mát số hàm tính toán thông dăng, mßi hàm có mát cú pháp nhÃt định, ta chỉo đề cập tới hai hàm đ¡n giÁn nhÃt là SUM (tính tổng) và AVERAGE (tính trung bình) Cú pháp cÿa hai công thāc này:

= SUM(diachi_1,diachi_2, diachi_n): Tính tổng n ô = AVERAGE(diachi_1,diachi_2, diachi_n): Tính trung bình n ô

Trong đó diachi_1, diachi_2, diachi_n là địa chỉ các ô Cách viết địa chỉ các ô cần tính trong 2 công thāc trên có thể tóm tắt trong bÁng sau:

Mô tÁ Cách cho đßa chỉ Ví dā

Các ô rßi hoặc liền nhau Các ô t¿o thành hình chÿ nhật Các ô đāng trên, cùng cát Các ô cùng hàng, bên trái Các ô cùng hàng, bên phÁi

Liệt kê từng địa chỉ Viết địa chỉ ô góc trái trên và ô góc phÁi d°ới cách nhau dÃu : Sử dăng từ khoá ABOVE Sử dăng từ khoá LEFT Sử dăng từ khoá RIGHT

=Sum(a1,b1,c2) =Sum(a1:c4) =Sum(ABOVE) =Sum(LEFT) =Sum(RIGHT)

Lưu ý: Không thể gõ trực tiếp công thức tính vào ô để kết quả khi tính toán mà

phải chọn lệnh Formula như trên Lúc đó Word cho phép chèn công thức tính vào vị

trí con trỏ soạn thảo

1.3 Chèn các đßi t°ÿng vào vn bÁn

1.3.1 Chèn kí tự đặc biệt (Symbol)

- Măc đích chèn các ký tā không có trên bàn phím nh°: ñ, ò, ,  - Thao tác: Kích chuát vào menu Insert, chọn công că Symbol màn hình xuÃt hiện ta chọn ký tā cần chèn:

* Muốn chèn các ký tā không có trong măc lāa chọn ta chọn More Symbols… màn hình xuÃt hiện bÁng chāa nhiều ký tā

19

1.3.2 Chèn tranh ảnh (Picture, Clip Art)

1.3.2.1 Chèn ảnh nghệ thuật Clip Art

- Măc đích: Chèn Ánh vẽ có sẵn trong cài đặt Microsoft Word vào File văn bÁn - Thao tác: Chọn menu Insert chọn Clip Art màn hình xuÃt hiện:

Nếu đã có sẵn Ánh kích chuát vào hình Ánh cần chèn Nếu ch°a có Ánh kích chuát vào nút Go màn hình hiển thị danh sách các Ánh  Kích chuát chọn Ánh cần chèn

- Thao tác sửa Ánh: Chọn Ánh cần sửa, màn hình xuÃt hiện 8 nút quanh Ánh, ta kích chuát thu hẹp hoặc nới ráng Ánh

- B°ớc 3: Kích chuát vào văn bÁn và vẽ hình L°u ý:

+ Trong thao tác vẽ hình, sử dăng nhÃn và giÿ phím Shift, kích chuát chọn các hình vẽ, sau đó kích chuát phÁi chọn măc Grouping →chọn Group để nhóm các đối t°āng l¿i thành 1

1.3.4 Chèn sơ đồ cấu trúc tổ chÿc (Smart Art)

Smart Art là tập hāp các lo¿i đồ họa ng°ßi dùng có thể sử dăng để tổ chāc thông tin trong tài liệu Để chèn SmartArt:

ñ Đặt con trỏ vào n¡i ng°ßi dùng muốn chèn minh họa hay hình Ánh ò Insert  SmartArt

ó Chọn kiểu SmartArt ng°ßi dùng muốn ô Chọn mũi tên phía bên trái để chèn văn bÁn hoặc gõ văn bÁn trong đồ họa

Để hiệu chỉnh SmartArt, chọn Tab Design và các nhóm liên quan:

1.3.5 Chèn biểu đồ (Chart)

Biểu đồ là mát d¿ng thể hiện bằng hình Ánh các số liệu cÿa mát bÁng tính Biểu đồ đ°āc hình thành bái trăc tung và trăc hoành Trăc hoành thể hiện lo¿i dÿ liệu dùng để so sánh Trăc tung thể hiện số l°āng hay đ¡n vị đo l°ßng dÿ liêu dùng để so sánh

T¿i thẻ Insert, nhóm Illustrator, ng°ßi dùng nhÃn vào Chart

22

XuÃt hiện cửa sổ chọn kiểu biêu đồ

Chọn mát kiểu biểu đồ và nhập hoặc sửa nái dung bÁng dÿ liệu trāc tiếp trên bÁng dÿ liệu Data Sheet cÿa màn hình Excel

Đóng ch°¡ng trình Excel, biểu đồ l°u l¿i trên màn hình Word

- Chọn biểu đồ chỉnh sửa biểu đồ, Tab Layout

Có thể chỉnh sửa nội dung trong nhóm Labels và nhóm Axes

Labels: - Chart title: Tên biểu đồ - Axis title: Tiêu đề trăc - Legend: Chú giÁi - Data Labels: Hiển thị dÿ liệu và các nhãn giá trị - Data Labels: Hiển thị dÿ liệu và các nhãn giá trị Axes:

- Axes: chỉnh sửa, hiển thị dÿ liệu trên trăc tọa đá - Gridlines: Thay đổi đ°ßng kẻ mặt đáy biểu đồ ➢ Quay & hiển thị biểu đồ theo hình Ánh 3-D Chọn biểu đồ chỉnh sửa biểu đồ, Tab Layout, nhóm Background chọn 3-D Rotation

XuÃt hiện háp tho¿i Format Chart Area:

24

1.3.6 Chèn tiêu đề (Header & Footer)

- Măc đích: Đặt tiêu đề đầu và tiêu đề cuối cho các trang văn bÁn Khi này tÃt cÁ các trang sẽ có chung mát kiểu tiêu đề

1.3.6.1 Đặt tiêu đề đầu trang giấy

- B°ớc 1: Kích chuát vào menu Insert chọn công că Header màn hình xuÃt hiện:

- B°ớc 2: Chọn kiểu mẫu tiêu đề có sẵn cần sử dăng Nếu không chọn theo mẫu ta kích chuát chọn Edit, gõ nái dung vào tiêu đề đầu chỉnh sửa phông chÿ, định d¿ng cho tiêu đề cÿa văn bÁn bằng cách sử dăng các lệnh trên thanh công că

- B°ớc 3: Kết thúc kích chuát vào nút Close Header and Footer trên thanh công că (hoặc nhÃn phím ESC)

1.3.6.2 Đặt tiêu đề cuối trang giấy

- B°ớc 1: Kích chuát vào menu Insert chọn công că Footer màn hình xuÃt hiện:

25

- B°ớc 2: Chọn kiểu mẫu tiêu đề có sẵn cần sử dăng Nếu không chọn theo mẫu ta kích chuát chọn Edit, gõ nái dung vào tiêu đề đầu chỉnh sửa phông chÿ, định d¿ng cho tiêu đề cÿa văn bÁn bằng cách sử dăng các lệnh trên thanh công că

- B°ớc 3: Kết thúc kích chuát vào nút Close Header and Footer trên thanh công că (hoặc nhÃn phím ESC)

1.3.7 Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)

- Măc đích: Chèn kiểu chÿ nghệ thuật d¿ng Ánh - Thao tác: Chọn menu Insert chọn công că Word Art màn hình xuÃt hiện: Chọn kiểu chÿ nghệ thuật, khi háp hái tho¿i Edit WordArt Text xuÃt hiện, gõ chÿ vào bÁng hiển thị thay thế dòng Your Text Here và chọn phông chÿ, kích th°ớc, …

Kết thúc nhÃn OK

1.3.8 Chèn công thÿc toán hác (Equation)

Word 2010 cho phép ng°ßi dùng chèn các công thāc toán học Để xem công că toán học:

➢ Cách 1:

26

Đặt con trỏ vào n¡i ng°ßi dùng muốn chèn công thāc toán học ñ Insert  Equation

ò Chọn công thāc toán học phù hāp hoặc Chọn Insert New Equation:

Để chỉnh sửa công thāc toán học: Kích chọn công thāc và tab Design sẽ xuÃt hiện trên vùng Ribbon

➢ Cách 2:

ñ Insert  Object ò Khi háp tho¿i Object xuÃt hiện  Chọn Microsoft Equation 3.0  Màn hình so¿n thÁo sẽ xuÃt hiện thanh công că Equation để thāc hiện so¿n thÁo công thāc toán học

1.4 Một sß kỹ thu¿t nâng cao

1.4.1 Đánh dấu vß trí (Bookmark)

Để đánh dÃu vị trí bookmark t¿i đo¿n văn bÁn cố định trong Word 2010, đặt con trỏ t¿i n¡i muốn t¿o bookmark:

27

Tiếp đó các b¿n chọn Insert  Links  Bookmark:

BÁng háp tho¿i tiếp theo hiển thị, t¿i đây ng°ßi dùng có thể đặt tên cho bookmark này, l°u ý rằng không đ°āc có khoÁng trống hoặc các ký tā đặc biệt Sau khi đặt tên các b¿n nhÃn Add:

Để tiếp tăc t¿o bookmark cho nhÿng đo¿n văn bÁn khác, thāc hiện t°¡ng tā

28

1.4.2 Tạo ghi chú (Comment và Footnote)

1.4.2.1 Ghi chú cho dòng, đoạn văn bản (New Comment)

- Chọn đo¿n text hoặc đối t°āng bÃt kỳ trong tài liệu b¿n muốn ghi chú - Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhÃn nút New Comment

- Nhập vào ghi chú cÿa b¿n trong bong bóng hiển thị á khung bên c¿nh tài liệu ➢ Xóa ghi chú:

- Để xóa mát ghi chú, nhÃn chuát phÁi vào ghi chú đó, chọn Delete Comment - Để xóa nhanh tÃt cÁ ghi chú trong tài liệu, nhÃn chuát vào mát ghi chú bÃt kỳ Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhÃn vào mũi tên bên d°ới nút Delete và chọn Delete All Comments in Document

➢ Thay đổi ghi chú:

- Nếu các ghi chú không hiển thị trong tài liệu, b¿n nhÃn nút Show Markup trong nhóm Tracking cÿa thẻ Review, sau đó đánh dÃu chọn Comments

- NhÃn chuát vào bên trong mát bong bóng có ghi chú cần sửa Sau đó sửa l¿i nái dung theo ý b¿n

➢ Thay đổi tên ng°ßi ghi chú:

Bên c¿nh mßi ghi chú luôn có tên cÿa ng°ßi sử dăng Nếu b¿n muốn thay đổi tên này, hãy thāc hiện nh° sau:

Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhÃn chuát vào mũi tên bên d°ới nút Track Changes, sau đó chọn măc Change User Name

Trong háp tho¿i xuÃt hiện, bên d°ới măc Personalize , b¿n nhập vào tên cÿa mình, sau đó nhÃn OK

1.4.2.2 Ghi chú cuối trang văn bản (Insert Footnote)

Điền ghi chú cuối trang - chú thích Footnote trong Word, đây là tính năng giúp ng°ßi đọc hiểu h¡n về các từ viết tắt trong văn bÁn Ng°ßi dùng có thể t¿o Footnote Word để giÁi thích ý nghĩa nái dung các từ mà minh muốn nói á phía cuối trang sách hay văn bÁn cÿa mình

Thao tác: ú Bôi đen căm từ muốn t¿o chú thích û Menu References  Insert Footnote ü Con trỏ chuát sẽ tā đáng đ°āc đ°a xuống vị trí d°ới cùng cÿa văn bÁn ( cÿa trang đó) và t¿i đây điền chú thích giÁi nghĩa cho từ ng°ßi dùng vừa t¿o

Ví dă:

1.4.3.1 Tạo dữ liệu nguồn

Mát file chāa dÿ liệu nguồn có thể đ°āc trình bày d°ới d¿ng bÁng biểu nh° table, sheet cÿa Word, Excel, Access, bÁo đÁm đÿ số cát, hàng và nái dung trong các ô Trong đó, phổ biến nhÃt là Excel giúp chúng ta dễ dàng so¿n thÁo, chỉnh sửa và hß trā nhiều phép tính, nhiều hàm trong quá trình trán

Tập tin dÿ liệu nguồn trên Excel với các cát có tên t°¡ng āng (tên cát không nên viết dÃu tiếng việt, và phÁi bắt đầu dÿ liệu ngay t¿i Cell A1)

Ví dă:

31

1.4.3.2 Tạo dữ liệu mẫu

T¿o mát mẫu văn bÁn trên Word 2010, ví dă nh° sau:

1.4.3.3 Trộn văn bản a Các bước tiến hành trộn văn bản

- Má file văn bÁn mẫu → Vào tab Mailings → Start Mail Merge → Step Mail Merge Wizard → XuÃt hiện háp tho¿i Mail Merge (bên phÁi tài liệu Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuát đến mát vị trí mới trên màn hình và có thể thay đổi kích cÿ cÿa nó) Trên cửa sổ này, có hiển thị dòng Step 1 of 6 (tāc là có 6 b°ớc để hoàn thành việc trán văn bÁn)

32

ñ B°ớc 1 (Step 1 of 6): T¿i măc Select document type:

- Letters: Bāc th° - E-mail messages: Tin nhắn Email - Envelopes: Phong bì

- Labels: Nhãn - Directory: Danh măc - Chọn xong thāc hiện Ãn Next để chuyển sang b°ớc 2

ò B°ớc 2 (Step 2 of 6): T¿i măc Select starting document có các tùy chọn: - Use the current document: Sử dăng tài liệu hiện t¿i - Start from a template: Bắt đầu từ mát mẫu

- Start from existing document: Bắt đầu từ tài liệu hiện có Chọn xong thāc hiện Ãn Next để chuyển sang b°ớc 3

ó B°ớc 3 (Step 3 of 6): Trong măc Select recipients nhÃn nút Browse Chọn và má file danh sách excel đã l°u trÿ

33

Sẽ hiển thị háp tho¿i chọn bÁng dÿ liệu khách hàng (Excel thông th°ßng má mặc định 03 sheet → ng°ßi dùng t¿o bÁng khách hàng t¿i sheet 1 thì chọn sheet 1 L°u ý nên đặt tên sheet cho dễ chọn)

NhÃn OK → à háp tho¿i Mail Merge Recipents, ta có thể lo¿i bỏ hoặc trích lọc nhÿng tr°ßng không muốn t¿o

ô B°ớc 4 (Step 4 of 6):

35

ö B°ớc 6 (Step 6 of 6): Hoàn thành việc trán th°

Trong háp tho¿i Merge to New Document có thể chọn t¿o ra toàn bá các th° mßi có trong danh sách hoặc chỉ chọn t¿o th° mßi cho mát số ng°ßi

➢ Mát số lāa chọn trong Start Mail Merge: - Envelopes: T¿o nhÿng bì th° bằng cách Mail Merge Thāc hiện t°¡ng tā phần

36

From letter nh°ng chọn Envelops thay vì chọn From letter á b°ớc1 - Labels: T¿o nhãn bằng cách Mail Merge Thāc hiện t°¡ng tā phần From letter nh°ng chọn Labels thay vì chọn From letter á b°ớc1

- Catologes: T¿o văn bÁn kiểu danh sách bằng cách Mail Merge Thāc hiện t°¡ng tā phần From letter nh°ng chọn Catologes thay vì chọn From letter á b°ớc1

➢ Ribbon cũng là mát cách hÿu ích để t¿o mát Mail Merge và quá trình xử lý rÃt giống với các b°ớc trong trình Wizard Bằng cách sử dăng thanh Ribbon, ng°ßi dùng có thể truy cập vào nhiều tính năng h¡n, chẳng h¿n nh° tā đáng kiểm tra tìm lßi tr°ớc khi hoàn tÃt việc hòa trán Ngoài ra còn có nhÿng yếu tố nâng cao, chẳng h¿n nh° sử dăng các tr°ßng để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu

➢ Nhÿng lệnh ng°ßi dùng có thể chọn trên Tab Mailings gồm bốn nhóm sau:

- Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ n¡i ng°ßi dùng chọn mát lo¿i tài liệu và sau đó chọn, t¿o, hoặc chỉnh sửa danh sách ng°ßi nhận

- Write & Insert Fields: Đây là n¡i ng°ßi dùng có thể chèn các Merge Field và sử dăng Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu

- Preview Results: Bên c¿nh việc xem l¿i tài liệu đã hòa trán, ng°ßi dùng có thể sử dăng tính năng kiểm tra lßi mát cách tā đáng

- Finish: Hoàn thành merge và kết hāp các tài liệu cá nhân cÿa ng°ßi dùng vào mát tài liệu toàn diện, hay in chúng ra hoặc gửi th° điện tử

b In các văn bản sau khi trộn

Để xem thử các văn bÁn sau khi trán: Vào Mailings trong vùng Preview Results

Hoặc vào Mailings → Finish & Merge → Edit indidual letters và nhập chỉ số đầu và chỉ số cuối trong háp tho¿i để xem tr°ớc file kết xuÃt trán văn bÁn:

Khi thāc hiện in các trang đã đ°āc trán: Vào Mailings → Finish & Merge → Print Documents:

1.4.4 Tạo mục lục tự động (Table of Contents)

1.4.4.1 Các bước tạo mục lục tự động

T¿o măc lăc tā đáng (t¿o bÁng chỉ măc) rÃt quan trọng trong việc so¿n thÁo các văn bÁn dài nh°: báo cáo, tiểu luận, giáo trình, đồ án… Việc t¿o măc lăc tā đáng giúp ng°ßi dùng dễ theo dõi, dễ tìm kiếm, dễ khái quát tổng hāp đ°āc nái dung

❖ Các b°ớc t¿o măc lăc trong Word:

- B°ớc 1: Đánh dÃu nái dung cần t¿o măc lăc (gán cÃp cho các đề măc cần t¿o măc lăc)

- B°ớc 2: Chọn Tab References → Table of Contents → Chọn các mẫu chỉ măc có sẵn hoặc vào Insert Table of Contents và tā định d¿ng măc lăc phù hāp với măc đích

38

Tuy nhiên việc đánh dÃu nội dung t¿o māc lāc (b°ớc 1) có nhiều cách thāc

hiện: ñ Cách 1: Gán cÃp (level) cho các đề măc: Ví dă:

Ch°¡ng 1, 2, 3 → cÃp 1 = level 1 1.1, 2.1, 3.1 → cÃp 2 = level 2 1.1.1, 2.1.1, 3.1.1 → cÃp 3 = level 3

▪ Để gán cÃp cho các đề măc thāc hiện: Đặt con trỏ chuát vào các đề măc → Vào Tab References → Add Text → Chọn Level t°¡ng āng

▪ Sau khi thāc hiện xong tiến hành vào Tab References → Table of Contents → Chọn các mẫu để t¿o măc lăc tā đáng

ò Cách 2: Gán Heading cho các đề măc:

T¿o măc lăc tā đáng trong Word dāa trên việc tìm kiếm các đề măc đ°āc đặt

39

style d¿ng Heading:

Ví dă: Ch°¡ng 1, 2, 3 → Heading 1

1.1, 2.1, 3.1 → Heading 2 1.1.1, 2.1.1, 3.1.1 → Heading 3

Sau khi thāc hiện xong tiến hành vào Tab References → Table of Contents → Chọn các mẫu để t¿o măc lăc tā đáng

ó Cách 3: T¿o Style theo các cÃp và gán cho đề măc t°¡ng āng: - Thāc hiện t¿o Style:

Ví dă: Ch°¡ng 1, 2, 3 → Style <cÃp 1=

1.1, 2.1, 3.1 → Style <cÃp 2= 1.1.1, 2.1.1, 3.1.1 → Style <cÃp 3= L°u ý: Style đ°āc t¿o phÁi có cÃp t°¡ng đ°¡ng với các heading

Style <cÃp 1= = heading 1 Style <cÃp 2= = heading 2 Style <cÃp 3= = heading 3 (vì t¿o măc lăc tā đáng trong Word dāa trên việc tìm kiếm các đề măc đ°āc đặt style d¿ng

Heading)

40

- Gán style cho đề măc: ▪ Chọn đề măc (bôi đen hoặc để chuát t¿i đề măc), má bÁng Style và chọn style t°¡ng āng ▪ Sau khi thāc hiện xong tiến hành vào Tab References → Table of Contents → Chọn các mẫu để t¿o măc lăc tā đáng

❖ Theo mặc định, bÁng chọn các mẫu trong Table of Contents đ°āc giới h¿n á cÃp 3 (level 3 - heading 3) Nếu ng°ßi dùng muốn điều chỉnh thêm cÃp đề măc hiển thị trong bÁng măc lăc, thāc hiện nh° sau:

- Vào References → Table of Contents → Insert Table of Contents: Khi háp hái tho¿i Table of Contents xuÃt hiện, ng°ßi dùng có thể điều chỉnh theo mong muốn cÿa mình ❖ Mát số điều chỉnh nh°:

- Show page numbers: Hiển thị số trang

- Right align page numbers: số trang đ°āc căn bên phÁi

- Tab leader: chọn kiểu tab - Show levels: hiển thị số cÃp đề măc (mặc định = 3, có thể thay đổi 4, 5…

❖ Chú ý: Để di chuyển tới nái dung theo ý muốn thì các ng°ßi dùng chỉ cần nhÃn phím Ctrl + nhÃn chuát vào măc lăc muốn xem, Word sẽ tā đáng di chuyển đến trang chāa phần đ°āc chọn

Tuy nhiên, nếu không dịch chuyển nhanh đến măc mình mong muốn bằng cách nhÃn Ctrl + nhÃn chuát vào măc lăc → cần điều chỉnh l¿i trong Word Options nh° sau: Vào File → Options:

Khi háp hái tho¿i Word Option xuÃt hiện → Chọn điều chỉnh Advanced: Tích chọn vào ô Use CTRL + Click to follow hyperlink → OK