giáo trình phần mềm xử lý dữ liệu bằng bảng tính ngành tin học văn phòng trung cấp

Giáo trình này được viết theo đề cương môn học Phần mềm xử lý dữ liệu bằng bảng tính.Nội dung gồm 08 bài sau: Bài 1: Các thao tác cơ bản Bài 2: Các hàm cơ bản Bài 3: Các hàm logic Bài 4

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

Workbook

Trong Excel một File được gọi là một workbook

1 Sheet gồm 16,384 cột và 1,048756 dòng

1.1.1 Khởi động/Thoát khỏi Excel

Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows bấm chuột vào nút Start ở góc dưới bên trái

→ chọn All Programs → rồi di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office , sau đó chọn Microsoft Office Excel 2010 → Bấm chuột vào biểu tượng để khởi động Excel

Bấm vào nút File  Exit, hoặc ấn tổ hợp phím Alt + F4

1.1.2 Mở Workbook mới Để mở một file mới, ta thực hiện thao tác:

Chọn File → New → Blank Workbook  Create (hoặc ấn CTRL + N) →

Màn hình cho ta một văn bản trống với một tên ngầm định là Document i (i là số nguyên cụ thể, tuỳ theo ta đã mở cửa sổ làm việc thứ mấy)

Chọn File → Save (hoặc kích chuột vào nút trên thanh công cụ hay ấn đồng thời CTRL +S) → Nếu văn bản chưa được đặt tên thì máy yêu cầu chọn đường dẫn lưu file → tại file name gõ tên tệp, xong kích chuột vào nút Save (hoặc OK)

- Lưu cất với tên khác

10 Chọn File → Save As → chọn đường dẫn lưu file → tại file name gõ tên tệp vào, xong kích chuột vào nút Save (hoặc OK)

1.1.4 Mở Workbook đã lưu trên đĩa Để mở 1 tài liệu đã có trên đĩa, ta thực hiện thao tác:

Chọn File → Open (hoặc CTRL + O) → Màn hình đưa ra hộp thoại để ta gõ tên tệp cần mở vào ô File name (hoặc tìm chọn trong danh sách các tệp có trên đĩa), chọn tên tệp → Kích chuột vào nút Open (hoặc ấn enter)

Worksheet

Worksheet: Còn gọi tắt là sheet (trang tính), là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính Một trang tính chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng Trang tính được chứa trong sổ làm viêc ̣

1.2.1 Tạo, Sao chép/di chuyển/xóa Worksheet

Tạo thêm worksheet ta bấm phải chuột chọn insert → chọn worksheet → chọn

1.2.1.2 Sao chép/di chuyển/xóa Worksheet

- Sao chép/di chuyển: Kích phải vào tên sheet cần sao chép/Move or Copy

+ To book: chọn Workbook – Sheet được chọn sẽ di chuyển/copy đến workbook này

+ Before sheet: chọn sheet sẽ copy hoặc di chuyển

+ Nếu sao chép (copy) sheet thì tích chọn ô Create a copy

Kích phải vào tên sheet cần đổi tên/Rename (hoặc nháy đúp chuột vào tên sheet cần đổi)  Viết lại tên sheet  ấn Enter

1.2.2 Hiệu chỉnh kích thước dòng/cột

Cách 1: Để thay đổi độ rộng cột, độ cao dòng, ta di trỏ chuột ở đường biên bên phải tên cột, hoặc phía dưới tên dòng, khi chuột thành  thì kích rê

Cách 2: Kích phải chuột lên tên cột  Column Width (để thay đổi độ rộng cột) hoặc Kích phải chuột lên tên dòng  Row height (để thay đổi độ cao dòng)

1.2.3 Thêm/xoá dòng và cột

- Xóa dòng/cột: Muốn xóa một hàng, cột hay một ô trong bảng tính ta chỉ cần kích chuột phải lên hàng, cột hay ô đó  chọn Delete

- Thêm dòng/cột: Muốn chèn thêm một hàng, cột hay một ô trong bảng tính ta chỉ cần kích chuột phải lên hàng, cột hay ô đó  chọn Insert

1.2.4 Tạo đường viền và đổ màu cho bảng tính

- Đánh dấu các ô cần tạo bảng chọn Home  Format  Format Cell xuất hiện hộp thoại Format Cells

- Chọn nút Border, có hộp thoại tiếp:

+ Tại mục Preset: Chọn đường viền xung quang hoặc ở giữa các ô + Tại mục Border Chọn đường viền từng phía trong

+ Chọn kiểu đường viền trong mục Line - Style

* Có thể dùng thanh công cụ để tạo bảng nhanh hơn dùng nút lệnh Bottom Border trên tab Home

- Đánh dấu các ô cần tạo bảng

- Chọn Home  Format  Format Cell xuất hiện hộp thoại Format Cells

- Chọn nút Fill, có hộp thoại tiếp: Chọn màu cho các ô cần định dạng nền

Dữ liệu/địa chỉ trên bảng tính

1.3.1 Dữ liệu kiểu số, kiểu chữ, ngày tháng a Các kiểu dữ liệu

- Được gõ các kí tự có trên bàn phím

- Tối đa được 255 kí tự, ngầm định thấy 9 kí tự, nếu ô bên cạnh không có dữ liệu thì các kí tự “tràn” sang và vẫn nhìn thấy

- Dữ liệu sau khi nhập vào ô sẽ sát trái (ngầm định)

- Chỉ gõ các số từ 0 - 9, +, -,

- Dữ liệu sau khi nhập vào ô sẽ sát phải

❖ Dữ liệu kiểu ngày (date)

- Gõ ngày tháng hợp lệ, theo qui định: mm/dd/yyyy hoặc dd/mm/yyyy

- Dữ liệu sau khi nhập vào ô sẽ sát phải

❖ Dữ liệu công thức (Formula)

- Bắt đầu là dấu =, sau đến biểu thức tính toán viết theo qui định của excel

- Dữ liệu nhập vào ô sẽ sát phải nếu kết quả tính là số, sát trái nếu kết quả là văn bản

- Nội dung ô công thức chứa biểu thức tính toán mà ta gõ vào, nhưng hình thức hiện ra là kết quả tính toán của biểu thức đó

- Khi các ô dữ liệu trong công thức thay đổi, thì giá trị tính toán trong ô công thức cũng thay đổi theo b Định dạng dữ liệu

Trong Excel trước khi thực hiện các phép tính, các công thức trên bảng tính ta nên thực hiện định dạng kiểu dữ liệu trước Để định dạng kiểu dữ liệu ta thực hiện như sau:

- Đánh dấu các ô cần tạo bảng

- Chọn Home  Format  Format Cell xuất hiện hộp thoại Format Cells hoặc (sử dụng tổ hợp phím Ctril + 1)

- Chọn mục Number, có hộp thoại tiếp:

+ Tại mục Cataloge chọn một trong số các kiểu dữ liệu: Định dạng Mô tả

General Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi số dài hơn 12 số thì định dạng

Number Dùng để định dạng các con số, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm

Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta có thể chọn dấu phân cách thập phân và định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm

Accounting Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặt ký hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau

Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location) Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống ( Control Panel )

Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location) Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel)

Percentage Định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu % vào sau kết quả, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân

Text Định dạng nội dung ô giống như những gì nhập vào kể cả các con số

Dùng để hiệu chỉnh các mã định dạng đang áp dụng hay tạo mới các định dạng do bạn áp dụng Ta có thể thêm vào từ 200 đến 250 định dạng tự tạo tùy theo ngôn ngữ và phiên bản Excel (xem phần sau)

+ Decimal places: định dạng số thập phân

1.3.2 Địa chỉ tuyệt đối, tương đối

- Là loại địa chỉ sử dụng trong công thức hoặc hàm mà khi sao chép công thức hoặc hàm đó thì địa chỉ này tự động thay đổi

- Ví dụ: Tại ô A3 có CT D1

- Copy công thức ô A3 xuống A4 thì công thức thay đổi thành = C2+D2

- Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ không bị thay đổi trong quá trình sao chép copy Cách viết: Có 2 cách

- Không thay đổi khi sao chép công thức

- Có thêm các ký tự $ trược phần địa chỉ cột hoặc dòng

- Ví dụ: Tại ô A3 có CT =$C$1+$D$1

- Khi copy sang ô A4 CT vẫn là =$C$1+$D$1

>> Để sử dụng địa chỉ tuyệt đối ta thêm dấu $ vào trước cột và hàng hoặc nhấn F4

- Đây là loại địa chỉ kết hợp cả tương đối và tuyệt đối, khi sao chép công thức chỉ 1 phần bị thay đổi

- Ví dụ: Tại ô A3 có công thức

- Copy công thức sang ô A3 sang ô A4 công thức này là =C$1+$D2

>> Để sử dụng địa chỉ hỗn hợp ta thêm dấu $ vào trước cột hoặc hàng (có thể nhấn phím F4 nhiều lần

1.3.3 Đánh số thứ tự tự động

- Cách 1: Nhập 2 số đầu dãy, chọn (bôi đen) 2 số, sau đó đưa trỏ chuột vào góc phải của ô thứ hai khi trỏ chuột tạo thành dấu cộng nhỏ nhấn giữ rê chuột trái đến vị trí cần thiết thả tay chuột

Chú ý: Với cách đánh số thứ tự này ta có thể nhập được dãy số thứ tự toàn là số chẵn hoặc toàn là số lẻ (theo cấp số cộng)

- Cách 2: Nhập 1 số đầu dãy đưa trỏ chuột vào góc phải của ô đó khi trỏ chuột tạo thành dấu cộng nhỏ nhấn giữ rê chuột trái đồng thời trên bàn phím ta nhấn giữ phím Ctrl đến vị trí cần thiết thả tay chuột trước thả tay phím Ctrl sau (tuần tự)

- Cách 3: Kích chuột chọn ô dữ liệu chứa vị trí đánh số thứ tự, vào menu Home chọn

Fill chọnxuất hiện bảng Series… màn hình xuất hiện

- Row: Nhập số thứ tự theo hàng

- Column: Nhập số thứ tự theo cột

- Linear: Đánh số thứ tự theo cấp số cộng (đường thẳng)

- Growth: Đánh số thứ tự theo cấp số nhân

- Date: Đánh số thứ tự theo thời gian

- Stepvalue: Gán bước nhảy (mặc định là 1)

- Tại Stopvalue: Nhập số kết thúc của dãy số thứ

Hệ thống kiến thức bài 1

1 Yêu cầu về lý thuyết

- Kiến thức về các thao tác trên tệp Excel, các kiểu dữ liệu trong Microsoft Excel, tạo bảng

2 Yêu cầu về bài tập: Làm bài tập của bài 1

3 Hệ thống các kiến thức đã học:

- Một số thao tác với Microsoft Excel như:

+ Cách khởi động và thoát khỏi Excel;

+ Cách mở, lưu workbook mới, cách mở workbook đã lưu trên đĩa;

+ Tạo, sao chép, di chuyển, xóa, đổi tên worksheet;

+ Hiệu chỉnh bảng tính như: chỉnh kích thước dòng cột, đổ màu, tạo đường viền

Bài tập 1: Nhập bảng tính sau và thực hiện lưu bảng tính với tên Bài 1.xlsx

Bài tập 2: Nhập bảng dữ liệu và thực hiện tính toán thành tiền = số lượng *đơn giá và thành tiền (USD) = thành tiền (VND)/tỉ giá

BẢNG DỰ TRÙ VẬT TƯ CÔNG TRÌNH (tỉ giá VND/USD: 22760)

Vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền (VND) Thành tiền (USD)

Bài tập 3: Nhập bảng ở dưới đây và thực hiện tính toán theo yêu cầu bên dưới:

TT Tên hàng Đơn vị

Giá Giá Số lượng Đơn vị Tổng cộng Tỉ lệ

1 Tính lãi đơn vị = Giá bán - Giá nhập

2 Tính lãi tổng cộng = Lãi đơn vị * số lượng

3 Tính lãi tỉ lệ =Lãi đơn vị/ tổng lãi đơn vị và thực hiện quy đổi sang %

4 Định dạng dấu phân cách phần nghìn ở các ô có dữ liệu số

5 Cột Lãi tổng cộng chèn thêm ký tự VND ở trước dữ liệu số

Bài tập 4: Nhập bảng dữ liệu ở dưới đây và thực hiện tính toán theo yêu cầu bên dưới:

BẢNG KÊ HÀNG NHẬP KHO

1 Nhập và định dạng dữ liệu như bảng tính

2 Định dạng cột ngày theo kiểu dd/mm/yy

3 Định dạng cột đơn giá có dấu phân cách hàng ngàn

4 Trị giá = Số lượng * Đơn giá

6 Cước chuyên chở = Số lượng * 150000

7 Cộng = Trị giá + Thuế + Cước chuyên chở

CÁC HÀM CƠ BẢN

Các hàm ngày tháng năm

- Chức năng: Lấy ra ngày trong dữ liệu kiểu ngày tháng

Ví dụ: Tại ô D3 nhập công thức (C3)  kết quả là 12

- Chức năng: lấy ra tháng trong kiểu dữ liệu ngày tháng

Ví dụ: Tại ô E3 nhập công thức =Month (C3)  kết quả là 3

- Chức năng: lấy ra năm trong kiểu dữ liệu ngày tháng

Ví dụ: Tại ô F3 nhập công thức =Year (C3)  kết quả là 1989

Các hàm trích lọc kí tự

- Chức năng: Hàm Left trong Excel dùng để trích ra n kí tự từ chuỗi Text từ bên trái

- Công thức: = LEFT(text, [num_chars])

Trong đó: + Text: chuỗi kí tự

+ [num_chars]: số kí tự cần trích ra từ chuỗi số

Ví dụ: Tìm giá trị của cột Lớp dựa vào 1 ký tự đầu tiên của cột Số BD

Tại ô E2 nhập công thức =left(B2,1)  kết quả là A

- Chức năng: Hàm Right trong Excel dùng để trích ra n kí tự từ chuỗi Text từ bên phải

- Công thức: = RIGHT(text, [num_chars])

+ [num_chars]: số kí tự cần trích ra từ chuỗi số

Ví dụ: Tìm giá trị của cột Khối dựa vào 2 ký tự cuối của cột Số BD

Tại ô F2 nhập công thức =right(B2,2)  kết quả là 10

- Chức năng: Hàm MID trong Excel dùng để trích ra một hoặc nhiều kí tự từ chuỗi Text tính từ kí tự n trong chuỗi văn bản

- Công thức: = MID(text, Start_Num, [num_chars])

+ Start_num: vị trí bắt đầu tách trong chuỗi số + [num_chars]: số kí tự cần trích ra từ chuỗi số

Ví dụ: Tìm giá trị của cột Sinh viên năm dựa vào 2 ký tự cuối của cột Số BD

Tại ô E2 nhập công thức =right(B2,3,1)  kết quả là 1

Các hàm thống kê

- Chức năng: Cho tổng các number i

- Công thức: = sum(number1, [number 2], ….)

Các number có thể là: hằng số, địa chỉ ô, khối ô có chứa số

Ví dụ: Tính tổng giá trị cột Tổng điểm

Tại ô F4 nhập công thức =Sum(B4:E4)  kết quả là 30

2.3.2 Hàm tính trung bình cộng: average()

- Chức năng: Cho trung bình cộng của các number i

- Công thức: = average(number1, [number 2], ….)

Trong đó: Ở đó các number i có thể là: hằng số, địa chỉ ô, khối ô có chứa số

Ví dụ: Tính nhân viên có thực lãnh trung bình

Tại ô E8 nhập công thức =AVERAGE(E3:E6) kết quả là 1,730,000

2.3.3 Hàm tìm giá trị lớn nhất: max()

- Chức năng: Cho giá trị lớn nhất trong các number i

- Công thức: = Max(number1, [number 2], ….)

Ví dụ: Tính nhân viên có thực lãnh lớn nhất

Tại ô E7 nhập công thức =MAX(E3:E6) kết quả là 2,200,000

2.3.4 Hàm tìm giá trị nhỏ nhất: min()

- Chức năng: Cho giá trị nhỏ nhất trong các number i

- Công thức: = Min(number1, [number 2], ….)

Ví dụ: Tính nhân viên có thực lãnh nhỏ nhất

Tại ô E9 nhập công thức =Min(E3:E6)  kết quả là 1,200,000

2.3.5 Hàm đếm dữ liệu số: count()

- Chức năng: Đếm các dữ liệu kiểu số trong danh sách

- Công thức: = Count(number1, [number 2], ….)

Ví dụ: Hãy đếm tổng số sinh viên

Tại ô C5 nhập công thức =COUNT(C2:C4)  kết quả là 3

- Kiến thức về các hàm cơ bản trong Microsoft Excel như: các hàm ngày tháng, các hàm trích lọc kí tự, các hàm thống kê

- Một số nhóm hàm cơ bản trong Microsoft Excel như:

+ Hàm trích lọc kí tự

Bái tập 1: Nhập bảng tính sau và thực hiện theo yêu cầu:

1 Tìm số sản phẩm cao nhất

2 Tìm số sản phẩm thấp nhất

3 Tính tổng số sản phẩm

4 Tính số sản phẩm trung bình

Bài tập 2: Nhập bảng tính sau và thực hiện theo yêu cầu:

1 Tính điểm trung bình của Toán và Văn

2 Tìm Điểm toán cao nhất

3 Tìm điểm TB thấp nhất

1 Trích mã xuất nhập khẩu là 2 kí tự đầu tiên của mã SP

2 Trích nước xuất khẩu là 2 kí tự từ kí tự thứ 3 của mã SP

3 Trích năm xuất khẩu là 2 kí tự cuối của mã SP

1 Trích lọc mã là kí tự đầu tiên của cột mã hàng

2 Trích lọc kho lưu là kí tự cuối của mã hàng

Bài tập 5: Nhập bảng tính sau và tính theo yêu cầu bên dưới:

1 Tiền chiết khấu = số lượng * đơn giá * 3%

2 Thành tiền = Số lượng * đơn giá - Tiền chiết khấu

1) Trị giá = Số lượng * Đơn giá

3) Cước chuyên chở = Số lượng * 1500

4) Cộng = Trị giá + Thuế + Cước chuyên chở

1) Thành tiền = Số lượng * Đơn giá

2) Tính cột tổng thành tiền, tìm thành tiền cao nhất và thành tiền thấp nhất

1 Tiền chiết khấu = số lượng * đơn giá * 3%

2 Thành tiền = Số lượng * đơn giá - Tiền chiết khấu

3 Tính tổng cột tiền chiết khấu

4 Tính tổng cột thành tiền

1 Mã trường: 3 kí tự đầu tiên của mã thí sinh

2 Mã tỉnh: 2 kí tự cuối cùng của mã thí sinh

3 Mã ngành học: tách 2 kí tự từ vị trí thứ 4 của mã thí sinh

Bài tập 10: Nhập bảng tính sau và sử dụng nhóm hàm ngày tháng năm để tìm ra giá trị ngày, tháng, năm:

Bài tập 11: Nhập bảng tính sau và thực hiện các yêu cầu bên dưới:

1 Điền cột Mã XK Cột này nhận 2 ký tự đầu của cột Mã Số (sử dụng hàm left)

2 Điền cột Mã SP Kí tự thứ 3 của cột Mã Số (sử dụng hàm Mid)

3 Điền cột Số Hiệu Số hiệu nhận 3 ký tự cuối của cột Mã Số (sử dụng hàm right)

4 Tính Thành tiền = Số lượng * đơn giá

5 Tính ô tổng cộng = tổng cột thành tiền

CÁC HÀM LOGIC

Hàm điều kiện

- Chức năng: Hàm đưa ra kết quả là giá trị đúng nếu điều kiện được thoả mãn, đưa ra giá trị sai nếu điều kiện không thoả mãn

- Công thức: =IF(logic test, [value_if_true], [value_if_false])

- Value_if_true: giá trị đúng

- Value_if_false: giá trị sai

- Value_if_true: có thể là hằng, hàm tính toán, biểu thức logic

- Value_if_false: có thể là hằng, hoặc chứa một hàm IF khác (gọi là IF lồng IF)

Ví dụ: Điền vào cột kết quả biết Nếu Điểm Tổng Kết >= 5, Thì kết quả ghi là Đỗ, còn lại là Trượt

Tại ô E2 nhập công thức =IF(D2>=5, "Đỗ", "Trượt") kết quả là Đỗ

3.1.2 Tính tổng có điều kiện: Sumif()

- Chức năng: Cộng giá trị trong vùng (Sum_range) có các ô tương ứng (cùng một dòng) trong vùng (Range) thỏa mãn tiêu chuẩn (Criteria)

- Công thức: =SUMIF(range,criteria,[sum_range])

+ Range: Vùng chứa các ô cần ước lượng

+ Criteria: Tiêu chuẩn đặt ra

+ Sum_range: Vùng chứa các ô được cộng Các ô trong vùng sum_range chỉ được cộng nếu các ô tương ứng trong vùng range phù hợp với tiêu chuẩn criteria Nếu bỏ qua sum_range thì chính các ô trong vùng range được cộng

Ví dụ: Tính tổng Thực lãnh của phòng Kinh doanh

Tại ô F8 nhập công thức =SUMIF(E3:E6,"Kinh doanh",G3:G6)  kết quả là 4,250,000

3.1.3 Hàm đếm có điều kiện: Countif()

- Chức năng: Đếm các ô trên vùng Range thỏa mãn tiêu chuẩn Criteria

- Công thức: =Countif(range, criteria)

+ Range: Vùng chứa các ô cần đếm

+ Criteria: Tiêu chuẩn đặt ra

Ví dụ: Hãy đếm tổng số sinh viên có điểm >= 7

Tại ô C6 nhập công thức =COUNTIF($C$2:$C$4,">=7")  kết quả là 2

Hàm And

- Chức năng: Hàm trả về giá trị đúng khi mọi điều kiện nêu trong danh sách cho giá trị đúng

- Công thức: =AND(logic1, logic2, )

And(3>2,52,5=7 và toán>=7.

Hàm Or

- Chức năng: Hàm trả về giá trị đúng khi một trong các điều kiện nêu trong danh sách cho là đúng

- Công thức: =Or(logic1, logic2, )

OR( 3>2,5>9 ) cho giá trị true OR(39) cho giá trị False

- Kiến thức về các hàm điều kiện trong bảng tính Excel

- Chức năng và cách sử dụng một số hàm điều kiện trong Microsoft Excel như: + Hàm IF

Bái tập 1: Nhập bảng tính sau và thực hiện theo yêu cầu:

Yêu cầu: Điền cột xếp loại: nếu điểm thi >=5 thì đỗ, còn lại trượt

Bài tập 2: Hãy nhập dữ liệu vào bảng tính vào Sheet 1 và thực hiện các yêu cầu sau:

1 Lập công thức tính Lương = 1490000 * hệ số

2 Lập công thức điền cột Phụ cấp theo nguyên tắc: Nếu có 3 con trở lên thì Phụ cấp

3 Lập công thức tính Thưởng theo nguyên tắc: Nếu Ngày công >= 28 thì được Thưởng 600000, còn lại 0

Bài tập 3: Hãy nhập bảng tính và thực hiện các yêu cầu bên dưới:

1 Tính định mức theo nguyên tắc: nếu khách hàng ở khu vực = 1 thì định mức là 50, còn ở khu vực = 2 là 100, khu vực = 3 là 150

2 Tiêu thụ = Số mới - số cũ

3 Tính tiền điện = tiêu thụ * đơn giá Trong đó đơn giá tính theo nguyên tắc: nếu tiêu thụ $ thì thưởng = 1000000, còn lại không thưởng

2 Tổng tiền = hệ số * 1490000 + thưởng

1 Đơn giá: nếu mã xe = "VT" thì đơn giá = 9000, còn lại đơn giá 10000

2 Thành tiền = số km * đơn giá

3 Giảm giá: nếu ô số km > 200, thì giảm 5%* thành tiền, còn lại = 0

4 Phải trả = Thành tiền - giảm giá

1 Giá cước: nếu trọng lượng >00, thì giá cước = 30000, còn lại giá cước = 20000 2) Tính ĐỊNH MỨC: nếu mã hàng = "A" thì định mức = 1700, còn lại định mức 1000

3) Tính TIỀN PHẠT: nếu trọng lượng > định mức thì tiền phạt = (trọng lượng - định mức)*20%*giá cước, còn lại = 0

4) Tính THÀNH TIỀN = (GIÁ CƯỚC + TIỀN PHẠT) * 22150

1 Phụ cấp: Nếu chức vụ = GĐ thì phụ cấp = 2000000, nếu chức vụ = TP thì phụ cấp 1500000, còn lại phụ cấp = 1000000

2 Thưởng: Nếu số ngày công >$ thì thưởng = 1000000, còn lại không thưởng

3 Tổng tiền = hệ số * 1490000 + phụ cấp + thưởng

1 Đếm xem có bao nhiêu HS nam trong lớp

2 Đếm xem có bao nhiêu HS nữ trong lớp

CÁC HÀM TÌM KIẾM

Hàm tìm kiếm Vlookup

- Chức năng: Hàm Vlookup là hàm giúp ta tra cứu giá trị trên một bảng (vùng dữ liệu) Vlookup đối chiếu giá trị tìm kiếm lookup_value vào bảng tiêu chuẩn table_array, nó tương ứng với giá trị nào trong cột đầu tiên của bảng tiêu chuẩn thì trả ra kết quả là giá trị ô, trên dòng giá trị đó và cột có thứ tự được chỉ ra ở col_index_num

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

+ Lookup_value (Giá trị cần tìm): là địa chỉ ô chứa dữ liệu cần đi tìm kiếm trong vùng bảng chính

+ Table_array (Vùng tra cứu): là vùng bảng phụ lập theo yêu cầu đề bài (địa chỉ của vùng này thường là địa chỉ tuyệt đối)

+ Col_index_num (Cột cần lấy): là con số chỉ cột cần lấy trong vùng bảng phụ được tính từ trái sang phải nơi bắt đầu kéo vùng bảng phụ

+ Range_lookup (Cách dò): nhận giá trị 1 (True) nếu tìm gần đúng, nhận giá trị 0 (False) nếu cần tìm chính xác Nếu không ghi giá trị Range_lookup thì khi đó mặc định là 0

Ví dụ: Dựa vào bảng phụ hãy điền thông tin về Tên vật liệu

+ Xác định giá trị cần tìm: + Bảng tra cứu: toàn bộ bảng phụ $B$7:$C$12 + Cột cần lấy: là cột thứ 2

+ Cách dò: nhận giá trị = 0 vì dò tìm chính xác

>> Tại ô C3 nhập công thức =VLOOKUP(B2,$B$7:$C$12,2,0)  kết quả là: Bình nước nóng TANA - TITAN BT 15

Hàm Hlookup

- Chức năng: Hàm HLOOKUP là hàm giúp ta tra cứu giá trị trên một bảng (vùng dữ liệu) Đối chiếu giá trị tìm kiếm lookup_value vào bảng tiêu chuẩn table_array, nó tương ứng với giá trị nào trong hàng đầu tiên của bảng tiêu chuẩn thì trả ra kết quả là giá trị ô, trên cột giá trị đó và hàng có thứ tự được chỉ ra ở row_index_num

=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,[range_lookup]) Trong đó:

+ Lookup_value (Giá trị cần tìm): là địa chỉ ô chứa dữ liệu cần đi tìm kiếm trong vùng bảng chính

+ Table_array (Vùng tra cứu): là vùng bảng phụ lập theo yêu cầu đề bài (địa chỉ của vùng này thường là địa chỉ tuyệt đối)

+ Row_index_num (hàng cần lấy): là con số chỉ hàng cần lấy trong vùng bảng phụ được tính từ trên xuống dưới nơi bắt đầu kéo vùng bảng phụ

+ Range_lookup (Cách dò): nhận giá trị 1 (True) nếu tìm gần đúng, nhận giá trị

0 (False) nếu cần tìm chính xác Nếu không ghi giá trị Range_lookup thì khi đó mặc định là 0

Chú ý: Hàm HLOOKUP và hàm VLOOKUP tương tự nhau, chúng chỉ khác nhau cách phân bố bảng tiêu chuẩn (nên ý nghĩa của cột trong Vlookup thì thay bởi hàng trong Hlookup)

Ví dụ: Dựa vào bảng phụ hãy điền thông tin về Tên vật liệu

+ Xác định giá trị cần tìm: + Bảng tra cứu: toàn bộ bảng phụ $A$8:$E$9 + Hàng cần lấy: là hàng thứ 2

41 + Cách dò: nhận giá trị = 0 vì dò tìm chính xác Tại ô C3 nhập công thức =HLOOKUP(B2,$A$8:$E$9,2,0)  kết quả là: Bình nước nóng TANA - TITAN BT 15

- Kiến thức về các hàm tìm kiếm trong bảng tính Excel

- Chức năng và cách sử dụng một số hàm điều kiện trong Microsoft Excel như: + Hàm Vlookup

Bài tập 1: Hãy nhập dữ liệu vào bảng tính và thực hiện các yêu cầu sau:

1 Anh (chị) hãy lập và định dạng bảng tính theo mẫu trên

2 Lập công thức tính: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá

3 Lập công thức điền cột Tên hãng dựa Mã và bảng Tên hãng xe (dùng hàm IF hoặc Hlookup

4 Lập công thức điền cột Ghi chú theo nguyên tắc: Nếu thành tiền > 30 triệu thì đề ghi chú “tặng BH thêm 1 năm”, còn lại để trống

7 Hãy tính tổng Thành tiền của các mặt hàng có số lượng >3

1 Lập công thức tính: Số tiêu thụ = Chỉ số mới - Chỉ số cũ

2 Lập công thức tính đơn giá dựa vào Khu và BẢNG PHỤ

3 Lập công thức Tiền trả nếu số tiêu thụ >50 thì tiêu thụ = Đơn giá * Số tiêu thụ, còn lại (Đơn giá x Số tiêu thụ) *1.2

6 Hãy tính tổng tiền trả của khách hàng có số tiêu thụ > 60

1 Lập công thức tính Phí VC và BẢNG PHỤ

2 Lập công thức tính Thành tiền biết nếu loại 1 thành tiền = Đơn giá x số lượng, còn lại (Đơn giá * số lượng) * 0.9

3 Tính Tổng tiền biết Tổng tiền = Thành tiền – (Thành tiền * Phí VC)

5 Hãy tính tổng tiền hàng loại = 1

CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH

Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

Dữ liệu là những thông tin đã được đưa vào máy tính

Trong Mô hình Dữ liệu, mỗi cột có một kiểu dữ liệu liên quan, xác định kiểu dữ liệu mà cột có thể chứa: số nguyên, số thập phân, văn bản, dữ liệu tiền tệ, ngày và thời gian, v.v Kiểu dữ liệu cũng xác định kiểu phép tính mà bạn có thể thực hiện với cột và cần bao nhiêu bộ nhớ để lưu các giá trị trong cột

5.1.2 Khái niệm cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một tập hợp các thông tin về một vấn đề cần quản lý thông qua các thuộc tính cần thiết

Có thể hiểu, Cơ sở dữ liệu là một vùng bảng tính gồm các hàng, các cột trong đó dữ liệu trong từng cột hoặc từng hàng trừ tiêu đề phải cùng kiểu

Trong Excel, một CSDL được tổ chức thành bảng theo cấu trúc cột dòng và có thể thực hiền đầy đủ các thao tác quản trị CSDL như tạo lập, cập nhật, tìm kiếm, trích rút, tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện

Trong bảng tính Excel, CSDL là một khối ô được cấu tạo bởi các thành phần sau:

- Dòng đầu tiên gọi là dòng tiêu đề, chứa tên các trường – Field Trường là một đơn vị cơ sở trong CSDL, dùng để mô tả một thuộc tính cần thiết của đối tượng cần quản lý Mỗi trường trong CSDL chính là một cột của bảng tính

- Các dòng tiếp theo gọi là bản ghi – Record Bản ghi là một tập hợp các thông tin về một đối tượng cần quản lý Mỗi bản ghi trong CSDL chính là một dòng CSDL Excel không chấp nhận các bản ghi trống

- Vùng CSDL nên được để tách rời với các phần dữ liệu khác có trong bảng tính.

Sắp xếp dữ liệu trên bảng tính

- Mục đích: Sắp xếp lại dữ liệu theo một trật tự nhất định phụ thuộc vào trường cần sắp xếp

- Thao tác: Kích chuột chọn tiêu đề của trường cần sắp xếp dữ liệu, sau đó vào menu Data chọn công cụ:

A→Z: để sắp xếp theo chiều tăng dần

Z→A: để sắp xếp theo chiều giảm dần

- Thao tác sắp xếp có lựa chọn: Kích chuột bôi đen toàn bộ bảng tính cần sắp xếp (Bôi đen cả phần tiêu đề) sau đó

46 kích chuột vào menu Data chọn công cụ Sort màn hình xuất hiện bảng chọn:

+ Sort By: chọn ra trường cần sắp xếp thứ nhất

+ Sort On: Chọn kiểu giá trị cần sắp xếp (thường là Values)

+ Order: Chọn cách sắp xếp (Largest to Smallest: sắp xếp từ lớn đến bé Small to largest: Sắp xếp từ bé đến lớn)

Kết thúc kích chọn OK.

Lọc dữ liệu

Lọc dữ liệu (kết xuất thông tin) giúp ta thực hiện việc tìm kiếm và hiển thị những thông tin, dữ liệu theo yêu cầu một cách dễ dàng và nhanh chóng

- Mục đích: Lọc ra những dữ liệu thoả mãn điều kiện lựa chọn

- Thao tác: Kích chuột bôi đen vùng bảng cần lọc dữ liệu, vào menu Data  chọn công cụ Filter bảng tính xuất hiện các mũi tên trên tiêu đề cột, kích chuột vào hình phễu để chọn các điều kiện lọc cho từng ô dữ liệu

Kích chuột chọn mục Number Fillter để chọn các điều kiện lọc như sau:

Các toán tử so sánh

Is greather than Lớn hơn

Is greater than or equal to Lớn hơn hoặc bằng

Is less than Nhỏ hơn

Is less than or equal to Nhỏ hơn hoặc bằng

Be gins with Bắt đầu bởi từ

Ends with Kết thúc bởi từ

Does not ends with Không kết thúc bằng từ

- Sau khi chọn toán tử hộp thoại xuất hiện

- Nhập giá trị cần lọc tại ô bên cạnh lựa chọn toán tử (Nếu các giá trị cần lọc trong khoảng nào đó thì ta chọn toán tử kết hợp, hoặc và nhập toán tử và giá trị trọng ô bên dưới chọn OK

Sau thao tác này muốn huỷ bỏ lệnh tự động lọc ta kích chuột vào menu Data chọn lại công cụ Filter

- Chú ý: Trường hợp không xuất hiện tiêu đề cột của bảng ta phải chọn Header row

Nếu phải lọc dữ liệu với tiêu chuẩn lọc phức tạp thì ta nên sử dụng Advance Filter Kết quả cũng như lọc Auto Filter tuy nhiên không có các mũi tên bên cạnh tên trường Để sử dụng Advance Filter ta phải tạo một vùng tiêu chuẩn lọc (vùng dữ liệu điều kiện lọc hoàn toàn giống với vùng dữ liệu điều kiện của các hàm cơ sở dữ liệu đã giới thiệu ở trên) Để tiện quan sát nên đặt vùng tiêu chuẩn lọc (điều kiện lọc) trên đầu hay dưới đáy danh sách

- Tạo vùng điều kiện lọc

+ Copy tiêu đề của cột điều kiện cần lọc  Chuột phải  Copy

+ Chọn ô trống cần đặt điều kiện  Chuột phải  Paste giá trị

+ Nhập giá trị điều kiện cần lọc

- Chọn 1 ô bất kì (hoặc chọn vùng) trong cơ sở dữ liệu Vào Data  Advance

- Trong hộp thoại Advance Filter khai báo các mục:

- Filter the list, in-Place: Chọn mục này nếu muốn lọc lại tại chỗ

- Copy to another Location: chọn mục này nếu muốn copy kết quả lọc ra một vùng khác trên cùng một bảng tính Sau khi chọn mục này, mục Copy To sẽ tự động bật sang

- List Range: Khai bảo địa chỉ vùng CSDL (bao gồm cả tên trường)

- Criteria Range: Khai bảo địa chỉ vùng tiêu chuẩn lọc (tại bước tạo vùng điều kiện)

- Copy to: Chỉ định ô đầu tiên của vùng bạn định đưa kết quả ra đó

- Unique record only: Nếu có nhiều bản ghi giống nhau thì chỉ giữ lại một bản

- Kiến thức về cơ sở dữ liệu, vùng tiêu chuẩn, cách sắp xếp dữ liệu và cách lọc dữ liệu cho bảng tính trong Microsoft Excel

- Một số thao tác với cơ sở dữ liệu trên Microsoft Excel như:

+ Khái niệm cơ sở dữ liệu

4 Các bài tập của bài 5:

Bái tập 1: Nhập bảng tính sau và sắp xếp dữ liệu theo chiều tăng của họ và tên sau đó lọc tự động các trường hợp làm ca 1 và có doanh số < 200

Bài tập 2: Lọc tự động các mặt hàng có mã hàng bắt đầu là chữ “B” và có số lượng

Bài tập 3: Nhập bảng tính và thực hiện yêu cầu bên dưới:

- Trích ra danh sách thông tin của những người có địa chỉ = Hà Nội và có

- Sắp xếp bảng tính theo chiều giảm của cột Lương

- Thực hiện tính tiền hàng = đơn giá * số lượng

- Sắp xếp bảng tính theo chiều tăng của tên khách hàng

- Lọc ra những mặt hàng có có đơn giá >@0 hoặc số lượng @0 hoặc số lượng Styles >> Condicational Formatting a Highlight Cells Rules – Quy tắc đánh dấu nổi bật ô tính theo giá trị:

Excel sẽ làm nổi bật ô tính thỏa mãn điều kiện bạn chọn lựa dựa trên giá trị từng ô, cụ thể như sau:

- Greater than: Lớn hơn một giá trị xác định

- Less than: Nhỏ hơn giá trị cho trước

- Between: Nằm trong khoảng giá trị xác định

- Equal to: Bằng đúng giá trị xác định

- Text that contains: Nội dung ô tính có chứa phần chữ cho trước

- A date occuring: Nội dung ô tính chứa một ngày tháng định sẵn

- Duplicate values: xác định những giá trị trùng lặp

Ví dụ: Đánh dấu các giá trị trùng lặp bằng màu đỏ Định dạng có điều kiện có thể được sử dụng để làm nổi bật các giá trị trùng lặp, giúp dễ dàng xác định và sửa lỗi trong dữ liệu

Bước 1 Chọn các ô để định dạng Trong ví dụ này là các ô từ A2: A9

Bước 2 Chuyển đến Home > Conditional Formatting

Bước 3 Click vào Highlight Cells Rules > Duplicate Values

Bước 4 Click OK Bạn cũng có thể chọn các màu ô khác từ danh sách thả xuống bên cạnh danh sách mặc định b Top/bottom Rules – Quy tắc xác định ô tính theo xếp hạng

Excel xác định những giá trị theo thứ hạng dựa trên vùng ô tính chọn xét điều kiện và định dạng riêng các ô tính chứa các giá trị này

+ Top 10 Items: 10 giá trị lớn nhất

+ Top 10%: 10% số lượng ô tính có giá trị lớn nhất

+ Bottom 10 items: 10 giá trị nhỏ nhất

+ Bottom 10%: 10% số lượng ô tính có giá trị nhỏ nhất

+ Above Average: những giá trị lớn hơn giá trị trung bình của toàn vùng chọn

+ Below Average: Các giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của toàn vùng chọn

Ví dụ: Sử dụng các quy tắc Top/Bottom Rules để làm nổi bật 3 sản phẩm hàng đầu

Một cách tuyệt vời khác để sử dụng định dạng có điều kiện là chọn tùy chọn Top/Bottom Rules Bạn có thể dễ dàng đánh dấu 3 mục hàng đầu trong danh sách Để xác định ba sản phẩm hàng đầu tạo ra doanh số bán hàng nhiều nhất trong cửa hàng, bạn có thể tạo một quy tắc hàng đầu trong định dạng có điều kiện

Bước 1 Chọn các ô để định dạng Trong ví dụ này là B2: B8

Bước 2 Vào Home >> Conditional Formatting

Bước 3 Click vào Top/Bottom Rules >> Top 10 Items…

- Bước 4 Mặc định là 10 mục nhưng bạn có thể nhập số 3 hoặc sử dụng nút thêm hoặc bớt

65 Bước 5 Bạn cũng có thể chọn các màu ô khác từ danh sách thả xuống bên cạnh danh sách mặc định c Data Bars – hiển thị mức độ lớn nhỏ của giá trị

Với cách định dạng này, các giá trị sẽ được đo lường rõ ràng ngay trong từng ô tính của vùng chọn định dạng điều kiện

Ví dụ: Sử dụng Data Bars để tạo Progress Bars (thanh tiến trình)

Data Bars có thể được sử dụng để thể hiện dữ liệu bằng đồ thị bên trong một ô Thanh dài nhất thể hiện giá trị cao nhất và thanh ngắn nhất cho thấy giá trị nhỏ nhất Data Bars này giúp người dùng phát hiện số lượng lớn và nhỏ dễ dàng trong bảng tính

Bước 1 Chọn các ô để định dạng Trong ví dụ này là B2: B6

66 Bước 2 Đi tới Home > Conditional Formatting

Bước 3 Click vào Data Bars > Blue Data Bar

- Bước 4 Bạn cũng có thể chọn các thanh màu khác nếu muốn d Icon Sets – Thêm biểu tượng vào ô tính dựa trên giá trị:

Tượng tự như Data Bars và Color Scales, giá trị ô tính được phân nhóm theo biểu tượng

67 e Color scales – Phân biệt độ lớn nhỏ của các giá trị bằng màu sắc

Ví dụ: Sử dụng Color Scales để tạo ra một bản đồ nhiệt

Bản đồ nhiệt là gì?

Bản đồ nhiệt là bảng mà dữ liệu trong bảng tính được hiển thị bằng màu sắc Bạn có thể hiển thị giá trị trong ô hoặc không nếu muốn Ẩn giá trị bằng cách sử dụng định dạng ô

- Bước 1 Chọn các ô để định dạng Trong ví dụ này là B2: D10

- Bước 2 Vào Home > Conditional Formatting

- Bước 3 Click vào Color Scales > More Rules…

- Bước 4 Mặc định là 2-Color Scale nhưng bạn có thể chọn 3-Color Scale từ danh sách sổ xuống

- Bước 5 Đối với ví dụ này, màu xanh nhạt, màu xanh và màu xanh đậm được chọn Khi chọn màu cho bản đồ nhiệt, bạn nên chọn tông màu khác nhau cho cùng một màu Bởi vì nếu chọn nhiều màu khác nhau sẽ làm người xem nhầm lẫn, khó xác định ô nào có giá trị thấp nhất hoặc cao nhất Tuy nhiên, khi chọn tông màu khác nhau cho cùng một màu, người xem có thể nhanh chóng nhận ra giá trị cao nhất và thấp nhất

Ngoài ra, nếu muốn ẩn các giá trị trong bảng và chỉ hiển thị màu trong bản đồ nhiệt, bạn có thể click chuột phải vào bảng tính, click vào Format cells > Custom >

Enter “;;;” trong kiểu hộp và click vào OK Giá trị vẫn ở trong bảng nhưng được ẩn

Bản đồ nhiệt sau khi ẩn giá trị:

7.1.3 Định dạng theo kiểu riêng

Ngoài các thao tác định dạng điều kiện có sẵn, có thể tự tạo quy tắc riêng cho định dạng điều kiện riêng Để thực hiện định dạng theo kiểu riêng thực hiện vào

Home > Styles >> Condicational Formatting >> New Rule

Chọn một trong các kiểu nguyên tắc riêng

- Format all Cells based on their values: Định dạng kiểu riêng dựa trên tất cả các giá trị của chúng

- Format only cells that contain: Định dạng chỉ trên giá trị ô chứa điều kiện

- Format only top or bottom ranks values: Định dạng chỉ xác định ô tính theo xếp hạng

- Format only values that are above or below average: Định dạng chỉ xác định ô tính theo giá trị trung bình của các giá trị trên hoặc dưới

- Format only unique or duplicate: Định dạng chỉ xác định theo giá trị duy nhất hoặc giá trị trùng lặp

- Use a formula to determine wich cells to format: Sử dụng công thức để xác định giá trị ô cần định dạng

Ví dụ 1: Tạo một quy tắc định dạng riêng

- Bước 1 Chọn các ô mà bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện và nhấp vào Conditional Formatting > New Rule…

- Bước 2 Hộp Rule New Formating sẽ mở ra và bạn chọn kiểu quy tắc cần thiết Ví dụ: “ Format only cells that contain ” và chọn định dạng các giá trị nằm giữa

- Bước 3 Nhấp vào nút Format và thiết lập định dạng của bạn chính xác như chúng ta đã làm trong ví dụ trước

- Bước 4 Nhấp OK hai lần để đóng các cửa sổ đang mở và định dạng có điều kiện của bạn đã xong

Ví dụ 2 Loại bỏ định dạng ở các ô rỗng sử dụng kiểu riêng kiểu riêng

Giả sử bạn đã tạo ra quy tắc “Between” để đánh các ô có giá trị từ $0 đến

$1000, như bạn thấy trong ảnh chụp màn hình dưới đây Nhưng vấn đề là các ô trống cũng được đánh dấu

73 Để khắc phục điều này, bạn tạo một quy tắc nữa ở ô “ Format only cells that contain “ Trong hộp thoại New Formatting rule , chọn Blanks từ danh sách

Và một lần nữa, chỉ cần nhấp vào OK mà không cần cài đặt bất kỳ định dạng nào Cuối cùng, mở Conditional Formatting Rule Manager và chọn hộp kiểm Stop if true bên cạnh quy tắc “ Blanks “

 Cách chỉnh sửa các quy tắc định dạng kiểu riêng trong Excel

Có thể thấy nút Edit Rule… ở đó Vì vậy, muốn thay đổi một quy tắc định dạng hiện có ta thực hiện:

1 Chọn bất kỳ ô nào áp dụng quy tắc và nhấp vào Conditional Formatting > Manage

2 Trong Conditional Manager Rules Manager , nhấp vào quy tắc bạn muốn chỉnh sửa, và sau đó nhấp nút Edit Rule…

3 Thực hiện các thay đổi cần thiết trong cửa sổ Edit Formatting Rule và nhấp vào OK để lưu các chỉnh sửa

Cửa sổ Formatting Rule rất giống với New Rule Formatting mà bạn sử dụng khi tạo các quy tắc

Chú ý: Nếu bạn không thấy quy tắc bạn muốn chỉnh sửa, hãy chọn This

Worksheet từ danh sách “ Show formatting rules for ” để hiển thị danh sách tất cả các quy tắc trong bảng tính của bạn

 Xóa Định dạng theo kiểu riêng

75 Để xóa một quy tắc, bạn có thể:

Mở Conditional Manager Rules Manager (thông quaConditional Formatting

> Manage Rules… ), chọn quy tắc và nhấp vào nút Delete Rule

Chọn dải ô, nhấp Conditional Formatting > Clear Rules và chọn một trong các tùy chọn có sẵn.

Consolidate

Consolidate là một trong những công cụ thống kê dữ liệu hữu ích của Excel Consolidate cho phép thực hiện nhanh các phép tính tổng, trung bình, giá trị lớn nhất, giá trị nhỏ nhất

7.2.2 Sử dụng Consolidate lập báo cáo

Trong bảng tính dưới là liệt kê dữ liệu chi tiết theo địa điểm và thời gian, nhiệm vụ của bạn là tổng hợp thành báo cáo tổng hợp theo từng tiêu chí của báo cáo

Bước 1: Đặt trỏ chuột vào một ô mà bạn muốn trả lại báo cáo Ví dụ là ô J2

Chọn thẻ Data (1) => Nhấn chuột vào biểu tượng của CONSOLIDATE (2)

Bước 2: Cửa sổ CONSOLIDATE hiện ra

- Function: Lựa chọn chức năng thực hiện phép tính như Sum (tính tổng),

Count (đếm dữ liệu), Average (tính trung bình), Max, Min…

- Reference: Vị trí của vùng dữ liệu cần tham chiếu Để chọn phạm vi tính toán bằng cách nhấn chuột vào ô Reference rồi rê chuột để chọn vùng dữ liệu

77 Sau khi quét vùng Reference bạn nhấn chuột vào nút Add để đưa địa chỉ tham chiếu vào All Reference

+ Top row: Dòng tiêu đề Nếu như dòng đầu tiên là tiêu đề bạn chọn ô tích này + Left column: Cột tiêu đề, nếu như cột đầu tiên của vùng dữ liệu là tiêu đề bạn chọn ô tích này Ở bước này, ta sẽ chọn hàm Sum, vùng tham chiếu từ B2:G12, và đều chọn tích dòng tiêu đề và cột tiêu đề

Bước 3: Nhấn nút OK để xem báo cáo tổng hợp Kết quả báo cáo sẽ trả về bắt đầu từ ô J2 như bạn chọn ở Bước 1

Kết quả CONSOLIDATE cộng gộp ô các cột trong bảng dữ liệu theo tiêu chí của cột đầu tiên bạn chọn là cột tiêu đề Ở cột Quí và Sản phẩm không cộng được nên kết quả trả về bằng 0 Cột Đơn giá cộng không có ý nghĩa nên bạn có thể xóa đi

- Kiến thức về các khái niệm, cách định dạng theo các điều kiện có sẵn, định dạng theo kiểu riêng; khái niệm, cách làm báo cáo bằng Consolidate

- Một số thao tác định dạng cơ sở dữ liệu trên Microsoft Excel như:

+ Định dạng dữ liệu có điều kiện

+ Làm báo cáo bằng Consolidate

4 Các bài tập của bài 7

Bài tập 1: Nhập bảng tính dưới đây và sử dụng công cụ Condicational Formatting trên bảng tính Excel để định dạng tô nền xanh da trời cho những giá trị trùng nhau:

Bài tập 2: Nhập bảng tính dưới đây và sử dụng công cụ Condicational Formatting trên bảng tính Excel để định dạng tô nền vàng, chữ đỏ cho các số > 0:

- Thực hiện nhập bảng giá trị sau và định dạng tô nền màu vàng, chữ mầu đỏ cho các số = 8 viền nét đứt, nền màu xanh

Bài tập 6: Thực hiện định dạng nền vàng, viền nét đứt cho các ô có giá trị trong top

10% số lượng bán nhỏ nhất:

Bài tập 7: Thực hiện tính giá trị cột tổng tiền = số lượng * đơn giá và định dạng chữ đỏ, nền xanh cho top 2 giá trị tổng tiền cao nhất

Bài tập 8: Thực hiện định dạng nền xanh da trời, chữ đỏ cho những giá trị điểm thi lớn hơn giá trị trung bình:

Bài tập 9: Thực hiện tính tổng doanh thu quý I và định dạng nền vàng, chữ đỏ cho cửa hàng có doanh thu cao nhất và nền xanh, viền nét đứt cho cửa hàng có doanh thu thấp nhất:

Bài tập 10: Sử dụng công cụ định dạng điều kiện Data Bars để tạo thanh tiến trình hiển thị đồ thị so sánh cho số lượng bán các sản phẩm của ba cửa hàng (

Bài tập 11: Sử dụng công cụ định dạng điều kiện Icon Set để tạo các biểu tượng chỉ dẫn các giá trị >= 90 và các giá trị < 20:

Bài tập 12: Tạo bản đồ nhiệt cho cột tiền thu về đặt max = 600 nền màu vàng và các giá trị min = 0 nền màu xanh lá:

Bài tập 13: Định dạng các ô doanh thu nằm trong khoảng 60 - 80 triệu đồng:

Bài tập 14: Lập báo cáo tính tổng số lượng và tổng tiền với từng mã/ mặt hàng tương ứng.

IN TÀI LIỆU TRÊN EXCEL

Tạo tiêu đề trên, tiêu đề dưới cho trang

Header thông thường sẽ luôn đi liền với Footer Header và Footer trong Excel cũng không có được nhiều tùy chỉnh

Cách tạo Header và Footer trong Excel 2010

- Bước 1: Các bạn vào Tab Page Layout sau đó click vào phần mở rộng như hình dưới

- Bước 2: Các bạn chọn đến tab Header/Footer

- Bước 3: Ở đây, bạn muốn tùy chỉnh Header thì chọn Custom Header, muốn tùy chỉnh Footer thì chọn Custom Footer Đối với bài viết này tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo Header nên sẽ chọn Custom Header

- Bước 4: Phần Header sẽ được chia ra làm 3 phần, phần trái, phải và ở giữa

Phía trên là các tùy chỉnh như chỉnh font chữ, màu, thêm số trang, thêm ảnh

- Bước 5: Tôi sẽ tiến hành thêm ảnh vào phần bên trái và thêm text vào ở giữa và phần bên phải

Format font Kích vào nút format font (biểu tượng A) sau khi đánh dấu đoạn cần thay đổi font, cỡ và kiểu chữ

Page number Chèn số vào mỗi trang

Sử dụng tính năng đánh số trang để tạo chuỗi các trang từ trang 1 đến 15

Date Đưa vào ngày hiện tại

Time Đưa vào giờ hiện tại

File path Chèn thêm tên đường dẫn (vị trí file)

File name Thêm tên vào file workbook

Tab name Thêm tên vào tab worksheet

Insert picture Chọn vì trí để chèn ảnh

Format picture Định dạng chèn ảnh

+ Kích OK sau khi kết thúc

88 + Tiêu đề trang (chân trang) mới sẽ được hiển thị trong hộp thoại Page Setup + Kích OK để đóng hộp thoại Page Setup.

Lặp lại tiêu đề bảng tính khi sang trang

- Bước 1 : Bạn mở file văn bản cần in, trên thanh công cụ chọn Page layout và Print Titles

- Bước 2 : Hiện lên giao diện hộp thoại Page Setup

- Nếu bạn muốn lặp lại tiêu đề theo dòng thì đặt chuột vào ô vuông Rows to repeat at top

- Nếu bạn muốn lặp lại tiêu theo cột thì đặt chuột vào ô vuông Colums to repeat at left Ở đây, chúng ta sẽ chọn mục lặp lại tiêu đề theo dòng Bạn đặt chuột vào biểu tượng ô vuông bên phải dòng Rows to repeat at top

- Bước 3 : Chuyển về file excel, bôi đen dòng tiêu đề cần lặp lại

Tại ô Rows to repeat at top sẽ xuất hiện dòng tiêu đề bạn muốn lặp lại

- Bước 4: Để xem kết quả bạn bấm vào Print Preview, sau đó bấm OK để lưu lại.

Định dạng trang bảng tính

8.3.1 Định dạng cỡ giấy, hướng giấy in Để định dạng trang giấy, các bạn vào Page layout, mở cửa sổ của page Setup Ở mục Page, ta sẽ có các định dạng liên quan đến trang giấy

- Orientation: xác định hướng trang giấy để in Có hai loại: Portrait xoay trang giấy theo chiều dọc; Lanscape: Xoay trang giấy theo chiều ngang

- Scaling: Người dùng có thể điều chỉnh tỷ lệ dữ liệu so với trang giấy

- Tại Adjust to bạn có thể chọ kích cỡ in ra là 100% hoặc gấp đôi 200%, hoặc khi muốn in thật nhỏ 10-20%

- Mục Fit to cho phép điều chỉnh số lượng của dữ liệu trong trang giấy dựa vào chiều dài hay chiều rộng của trang giấy

- Mục Page Size là kích cỡ của trang giấy, thông thường Excel hay mặc định size là Letter, nhưng chúng ta luôn dùng khổ A4 để in ra Vì vậy, hãy chọn size là A4

- Print Quality: Chất lượng in

- First Page Number: Số thứ tự trang đầu tiên được đánh số

8.3.2 Đặt lề cho trang in

Thẻ Margin sẽ hỗ trợ người dùng trong việc căn lề Điền các thông số căn chỉnh lề

Chọn Page Layout >> Page Setup >> Margins >> Danh sách thả xuống lề, bạn có thể chọn Normal (Bình thường), Wide (Rộng), Narrow (Hẹp) hoặc Custom (chế độ tùy chỉnh)

+ Top: khoảng cách của lề trên so với giấy in

+ Bottom: khoảng cách của lề dưới so với giấy in

+ Left: khoảng cách của lề trái so với giấy in

+ Right: khoảng cách của lề phải so với giấy in

- Trong mục Center on page:

+ Nếu tích chọn Horizontally: Căn lề đều cho bảng tính so với giấy in theo chiều ngang

+ Print: Thực hiện in bảng tính

+ printPreview: Xem trước khi in

+ Options: Các tùy chọn khác

Bôi đen vùng bảng tính cần in >> Chọn Layout >> Print Area

Sau đó chọn Set Print Area để tạo vùng in

Sau khi hoàn tất định dạng cho trang in chúng ta cần xem lại trang bảng tính sau khi in ra để có thể thay đổi cho phù hợp: Vào File Print Để in trang tính, ta vào File (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + P)

Hộp thoại Print hiện ra:

- Copies: số lượng bản in (tùy chọn)

- Printer: Tùy chọn máy in cho việc in ấn

- Settings: Chọn vùng cần in

+ Print Active Sheets: In tất cả các trang trong cùng bảng tính,

+ Print Entire Workbook: In tất cả các trang trong tất cả các Sheet của File bảng tính

+ Print Selection: In vùng bôi đen

+ Page: In từ trang – tới trang (VD: 2-5 In từ trang 2 đến trang 5)

+ Print One Sided: in 1 mặt

+ Print on Both Sides: in 2 mặt giấy, tích hợp tùy máy in có tính năng in 2 mặt hay không

- Collated: in theo tập, chức năng này dùng để đóng sổ luôn 1 tập văn bản khi muốn in với số lượng lớn hoặc in theo từng trang

- Portrait Orientation: Lựa chọn bản in dọc

- Lanscape Orientation: Lựa chọn bảng in ngang

- A4/Letter: Chọn loại kích thước phù hợp cho giấy in A4 hoặc A3,

- Magins: Lựa chọn căn lề cho bản in

- No Scaling: Điều chỉnh kích cỡ Sheet cho phù hợp với trang in

+ No scaling: Giữ nguyên kích cỡ sheet

+ Fit sheet on One Page: Nhét toàn bộ Sheet vào trong 1 trang giấy

+ Fit All Columns on One Page: Nhét toàn bộ các cột trong Sheet vào 1 trang giấy

+ Fit All Rows on One Page: Nhét toàn bộ các dòng trong Sheet vào 1 trang giấy

- Kiến thức về cách tạo tiêu đề trên, tiêu đề dưới cho trang tính; lặp tiêu đề bảng tính khi sang trang; cách định dạng trang giấy và in tài liệu trên trang tính

+ Tạo tiêu đề trên, tiêu đề dưới cho trang

+ Lặp lại tiêu đề bảng tính khi sang trang

+ Định dạng và in trang tính

4 Các bài tập của bài 8

Bài tập 1: Nhập bảng tính dưới đây và thực hiện các yêu cầu bên dưới: