giáo trình hệ quản trị cơ sở dữ liệu access ngành công nghệ thông tin trung cấp

- Tính chÃt: là môn hác tă chán trong nhóm các môn chuyên môn, cung cÃp các kiÁn thāc c¢ bÁn và há quÁn trß c¢ sở dā liáu Microsoft Access nh°: bÁng, truy vÃn Query, biÅu mÁu Form, Macro

Bà XÂY DĂNG

TR¯àNG CAO ĐÀNG XÂY DĂNG Sà 1

GIÁO TRÌNH MÔN HàC: HÞ QUÀN TRÞ C¡ Sâ DĀ LIÞU ACCESS

(ĀNG DĀNG PHÄN MÀM)

TRÌNH Đà: TRUNG CÂP

Ban hành kèm theo Quyết định số: 597/QĐ- CĐXD1 ngày 29 tháng 12 năm

2023 của Hiệu trưởng trường CĐXD số 1

Hà Nội, năm 2023

TUYÊN Bà BÀN QUYÀN

Tài liáu này thuác lo¿i sách giáo trình nên các ngußn thông tin có thÅ đ°ợc phép dùng nguyên bÁn hoặc trích dùng cho các mục đích và đào t¿o và tham khÁo Mái mục đích khác mang tính lách l¿c hoặc sÿ dụng vãi mục đích kinh doanh thiÁu lành m¿nh s¿ bß nghiêm cÃm

LàI NÓI ĐÄU

Giáo trình HÞ QUÀN TRà C¡ SÞ DĀ LIÞU ACCESS được biên soạn nhằm

phục vụ cho giảng dạy và học tập cho trình độ Trung cấp ngành Công nghß thông tin

(Ứng dụng phần mềm) ở trường Cao đẳng Xây dựng số 1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Access là môn học chuyên môn ngành nhằm cung cấp các kiến thức về quản lý cơ sở dữ liệu trên phần mềm MS Access

Giáo trình này được viết theo đề cương môn học Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu Nội dung gồm 06 chương sau:

Chương 1: Tổng quan về Access Chương 2: Bảng (Table)

Chương 3: Tạo truy vấn (Query) Chương 4: Tạo biểu mẫu (Form) Chương 5: Macro

Chương 6: Tạo báo cáo (Report) Mặc dù có nhiều cố gắng, nhưng trong quá trình biên soạn, biên tập và in ấn khó tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía các thầy cô và bạn đọc để hoàn thiện giáo trình hơn!

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày……tháng……năm………

Tham gia biên so¿n Trần Thß M¢ - Chÿ biên

1.1.3 Tìm hiÅu các thanh công cụ 9

1.2 Các thao tác c¢ bÁn vãi táp Access 12

1.2.1 Làm viác vãi cÿa sá CSDL 12

1.2.2 Các đái t°ợng bên trong tÃp tin CSDL 13

1.2.3 Thao tác vãi các đái t°ợng (Xóa, đái tên, sao chép, xem, in, &) 14

1.2.3 Đóng táp CSDL 15

CH¯¡NG 2: BÀNG (TABLE) 19

2.1 T¿o bÁng 19

2.1.1 T¿o bÁng bằng chÁ đá Design View 19

2.1.2 T¿o bÁng bằng cụng cụ Table Wizard 21

2.2 Các thao tác trên bÁng 22

2.2.1 NhÃp dā liáu cho bÁng 22

2.2.2 T¿o quan há cho các bÁng 23

CH¯¡NG 3: T¾O TRUY VÂN (QUERY) 32

3.1 Khái niám và truy vÃn - Query 32

CH¯¡NG 4: T¾O BIÄU MÀU (FORM) 46

4.1 Giãi thiáu biÅu mÁu - Form 46

4.2 Các d¿ng biÅu mÁu 46

4.3 T¿o biÅu mÁu bằng chÁ đá Design View 49

4.4 T¿o biÅu mÁu bằng công cụ Form Wizard 50

4.5 Các thành phần cÿa biÅu mÁu 53

4.6 Sÿ dụng háp công cụ Tools Box 53

4.7 Đßnh d¿ng, trang trí, thiÁt kÁ biÅu mÁu vãi các control trên Tools Box 55

4.8 BiÅu mÁu vãi ngußn dā liáu trên nhiÃu bÁng 56

4.9 BiÅu mÁu chính, biÅu mÁu phụ 57

CH¯¡NG 5: MACRO 63

5.1 Giãi thiáu và Macro 63

5.2 T¿o Macro 63

5.3 Thăc thi mát Macro 64

5.4 T¿o Menu cho Form bằng Macro 65

5.4.1 T¿o macro cho há tháng menu 65

5.4.2 Đ°a menu vào ch°¢ng trình 66

CH¯¡NG 6: T¾O BÁO CÁO (REPORT) 69

6.1 Giãi thiáu và báo cáo - Report 69

6.2 Các thành phần cÿa báo cáo 69

6.3 T¿o báo cáo bằng chÁ đá Design View 70

6.4 T¿o báo cáo bằng Wizard 71

6.5 Sắp xÁp, táng hợp dā liáu theo nhóm trên báo cáo 73

6.6 In Ãn 74

CH¯¡NG TRÌNH MÔN HàC Tên môn hác: HÞ QUÀN TRÞ C¡ Sâ DĀ LIÞU ACCESS

luÃn, bài tÃp: 56 giờ; KiÅm tra 04 giờ)

(Trong đó: Tổng số giờ giảng dạy và học tập trực tuyến: 30 giờ)

- Vß trí: + Môn hác đ°ợc bá trí ở kỳ hác thā 4; + Môn hác tiên quyÁt: MH12-C¢ sở dā liáu - Tính chÃt: là môn hác tă chán trong nhóm các môn chuyên môn, cung cÃp các kiÁn thāc c¢ bÁn và há quÁn trß c¢ sở dā liáu Microsoft Access nh°: bÁng, truy vÃn Query, biÅu mÁu Form, Macro, Report

1 Và kiÁn thāc: - Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và há quÁn trß c¢ sở dā liáu Microsoft Access;

- Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và bÁng Table; - Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và truy vÃn Query; - Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và biÅu mÁu Form; - Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và Macro;

-Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và Report 2 Và kỹ năng:

- Thao tác đ°ợc viác khởi đáng, thoát khßi MS Access và các thao tác c¢ bÁn khi làm viác vãi MS Access;

- ThiÁt kÁ đ°ợc bÁng, nhÃp đ°ợc dā liáu cho bÁng và t¿o đ°ợc quan há giāa các bÁng Table;

- T¿o đ°ợc các truy vÃn Query c¢ bÁn phù hợp vãi mục đích sÿ dụng āng dụng; - ThiÁt kÁ đ°ợc các biÅu mÁu Form c¢ bÁn trên Access;

- ThiÁt kÁ đ°ợc các Macro c¢ bÁn trên Access; - ThiÁt kÁ đ°ợc các mÁu báo cáo Report c¢ bÁn trên Access 3 VÃ năng lăc tă chÿ và trách nhiám:

- Có năng lăc tă đßnh h°ãng, thích nghi vãi các môi tr°ờng làm viác khác nhau; tă hác tÃp, tích lũy kiÁn thāc, kinh nghiám đÅ nâng cao trình đá chuyên môn nghiáp vụ

CH¯¡NG 1: TàNG QUAN VÀ ACCESS

Māc tiêu bài hác

1 Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và há quÁn trß c¢ sở dā liáu Microsoft Access 2 Thao tác đ°ợc viác khởi đáng, thoát khßi MS Access và các thao tác c¢ bÁn khi làm viác vãi MS Access

CH¯¡NG 1: TàNG QUAN VÀ ACCESS

Microsoft Access là mát thành phần trong bá Microsoft Office cÿa hãng Microsoft MS Access cung cÃp cho ng°ời dùng giao dián thân thián và các thao tác đ¢n giÁn, trăc quan trong viác xây dăng và quÁn trß c¢ sở dā liáu cũng nh° xây dăng các āng dụng c¢ sở dā liáu

Mát c¢ sở dā liáu Access bao gßm tÃp hợp các bÁng dā liáu có quan há chặt ch¿, phù hợp đÅ phục vụ l°u trā dā liáu cho mát āng dụng quÁn lý

Ví dụ:

Mát c¢ sở dā liáu QuÁn lý sinh viên bao gßm tÃp hợp các bÁng dā liáu: SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA đ°ợc kÁt nái nhau mát cách phù hợp phục vụ viác l°u trā dā liáu cho āng dụng quÁn lý sinh viên CÃu trúc c¢ sở dā liáu quÁn lý sinh viên trong Access đ°ợc mô tÁ nh° sau:

ĐÅ khởi đáng MS Access ta có thÅ dùng mát trong các cách sau:

- Cách 1: Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2010

- Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên desktop, xuÃt hián cÿa sá khởi đáng Access nh° hình:

Sau đó, ng°ời dùng chán Blank database → Create đÅ bắt đầu thiÁt lÃp mát c¢ sở dā liáu mãi trên phần mÃm

1.1.1 Hộp tho¿i t¿o mới/ mß tập tin CSDL

1.1.1.1 Tạo mới cơ sở dữ liệu

Vào File → New → Blank database → Create đÅ t¿o mãi mát c¢ sở dā liáu

1.1.1.2 Mở tập tin cơ sở dữ liệu

Vào File → Open → Khi háp tho¿i Open xuÃt hián tìm vß trí chāa c¢ sở dā liáu database trên máy tính → Open

NÁu xác đßnh t¿o CSDL mãi trên Access, ng°ời dùng chán Blank database → NhÃn nút Create đÅ t¿o CSDL mãi Màn hình Access s¿ chuyÅn sang giao dián làm viác vãi các thanh công cụ nh° Quick Access, menu ribbon, properties, navigation pane

1.1.3 Tìm hiểu các thanh công cụ

1.1.3.1 Thanh Quick Access

Thanh công cụ Quick Access: HiÅn thß bên trái cÿa thanh tiêu đÃ, mặc đßnh thanh Quick Access gßm các nút công cụ Save, Undo,&

Bên phÁi cÿa Quick Access chāa nút Customize, khi c¢ sở dā liáu đang mở, nÁu click nút Customize s¿ xuÃt hián mát menu giúp ng°ời dùng chỉ đßnh các nút lánh hiÅn thß trên thanh Quick Access, nÁu các lánh không có trong menu, ng°ời dùng có thÅ click nút MoreCommands hoặc click phÁi trên thanh Quick Access chán Customize Quick Access Toolbar

- ĐÅ thêm nút lánh vào Quick Access, ng°ời dùng chán lánh trong khung choose commands from, click nút Add → click OK

1.1.3.2 Thanh Ribbon

Bên d°ãi thanh tiêu đÃ, Access 2010 hiÅn thß các nút lánh trên mát thanh dài đ°ợc gái là Ribbon, thanh Ribbon có thÅ chiÁm nhiÃu không gian màn hình, ta có thÅ thu nhß kích th°ãc cÿa Ribbon bằng cách click nút Minimize The Ribbon

Thanh Ribbon đ°ợc t¿o bởi nhiÃu tab khác nhau, đÅ truy cÃp vào mát tab b¿n có thÅ click trên nhãn cÿa tab hoặc dùng phím tắt NhÃn phím Alt hoặc F10 đÅ hiÅn thß tên cÿa các phím tắt cÿa các tab

Hầu hÁt các tab trên Ribbon đ°ợc chia thành từng nhóm khác nhau, mßi nhóm hiÅn thß tiêu đà con bên d°ãi cÿa nhóm Mát sá nhóm trong Ribbon có hiÅn thß nút , khi click nút này s¿ xuÃt hián cÿa sá cho phép thiÁt lÃp các thuác tính cÿa nhóm t°¢ng āng

1.1.3.3 Cửa sổ Properties

Cÿa sá Properties giúp b¿n có thÅ hiáu chỉnh thuác tính cÿa đái t°ợng, tùy theo đái t°ợng đang đ°ợc chán mà cÿa sá thuác tính s¿ chāa nhāng thuác tính t°¢ng āng cÿa đái t°ợng đó

ĐÅ mở cÿa sá Properties, b¿n chán đái t°ợng muán thay đái thuác tính, chán tab Design hoặc nhÃn tá hợp phím Atl +Enter:

Cÿa sá Properties đ°ợc chia thành năm nhóm:

- Format: Gßm các thuác tính đßnh d¿ng đái t°ợng

- Data: Gßm các thuác tính truy suÃt dā liáu cÿa đái t°ợng

- Event: Gßm các să kián (event) cÿa đái t°ợng

- Other: Gßm các thuác tính giúp b¿n t¿o há tháng menu, toolbars,&

- All: Gßm tÃt cÁ các thuác tính trong bán nhóm trên

1.1.3.4 Thanh Navigation Pane

Navigation Pane là khung chāa nái dung chính cÿa c¢ sở dā liáu Từ khung Navigation Pane, b¿n có thÅ mở bÃt kỳ Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc module trong c¢ sở dā liáu bằng cách double click vào tên cÿa đái t°ợng

Bằng cách click phÁi vào tên cÿa ñái t°ợng trong Navigation Pane, b¿n có thÅ thăc hián các thao tác vãi đái t°ợng nh°: đái tên, sao chép, xoá, import, export mát đái t°ợng&

NhÃn phím F11 hoặc click vào mũi tên kép ở góc trên bên phÁi cÿa khung Navigation Pane đÅ hiÅn thß hoặc ¿n khung Navigation Pane

ĐÅ mở mát c¢ sở dā liáu đã có ta thăc hián mát trong các cách sau: - Cách 1:

+ T¿i cÿa sá khởi đáng, trong tab File → Open + Chán tÃp tin c¢ sở dā liáu cần mở → Open - Cách 2: Double click vào tên tÃp tin cần mở

1.2.1 Làm vißc với cÿa sổ CSDL

Các phiên bÁn tr°ãc đây cÿa Access cung cÃp chỉ mát lo¿i giao dián ng°ời dùng duy nhÃt là các cÿa sá có thÅ chßng lên nhau Bắt đầu vãi Access 2007, và bây giờ trong Access 2010, ng°ời dùng có să lăa chán cÿa viác sÿ dụng các giao dián truyÃn tháng hoặc lo¿i giao dián mãi có d¿ng các tab

1.2.1.1 Tabbed Documents

Tabbed Documents là giao dián lý t°ởng cho ng°ời dùng làm viác vãi nhiÃu h¢n mát đái t°ợng t¿i mát thời điÅm Trong giao dián này form và report không thÅ nằm trên đầu trang cÿa mát trang khác và ng°ời dùng có thÅ xem tÃt cÁ các điÃu khiÅn trên mát đái t°ợng giao dián ng°ời dùng mà không cần phÁi di chuyÅn mát đái t°ợng trong tr°ờng này

mát form t¿i mát thời điÅm

1.2.2 Các đối tượng bên trong tập tin CSDL

C¢ sở dā liáu là mát tÃp hợp nhāng sá liáu liên quan đÁn mát mục đích quÁn lý, khai thác dā liáu nào đó CSDL trong Access là c¢ sở dā liáu quan há gám các thành phần: Tables, Querys, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules

- BÁng (Table): Table là thành phần quan tráng nhÃt cÿa tÃp tin c¢ sở dā liáu Access, dùng đÅ l°u trā dā liáu Do đó đây là đái t°ợng phÁi đ°ợc t¿o ra tr°ãc Bên trong mát bÁng, dā liáu đ°ợc l°u thành nhiÃu cát và nhiÃu dòng

- Truy vÃn (Query): là công cụ đÅ ng°ời sÿ dụng truy vÃn thông tin và thăc hián các thao tác trên dā liáu Ng°ời sÿ dụng có thÅ sÿ dụng ngôn ngā SQL hoặc công cụ QBE đÅ thao tác trên dā liáu

- BiÅu mÁu (Form): là công cụ đÅ thiÁt kÁ giao dián cho ch°¢ng trình, dùng đÅ cÃp nhÃt hoặc xem dā liáu BiÅu mÁu giúp thân thián hóa quá trình nhÃp, thêm, sÿa, xóa và hiÅn thß dā liáu

- Báo cáo (Report): là công cụ giúp ng°ời dùng t¿o các kÁt xuÃt dā liáu từ các bÁng, sau đó đßnh d¿ng và sắp xÁp theo mát khuôn d¿ng cho tr°ãc và có thÅ in ra màn hình hoặc máy in

- TÃp lánh (Macro): là mát tÃp hợp các lánh nhằm thăc hián mát lo¿t các thao tác đ°ợc qui đßnh tr°ãc TÃp lánh cÿa Access có thÅ đ°ợc xem là mát công cụ lÃp trình đ¢n giÁn đáp āng các tình huáng cụ thÅ

- Bá mã lánh (Modules): là công cụ lÃp trình trong môi tr°ờng Access mà ngôn ngā nÃn tÁng cÿa nó là ngôn ngā Visual Basic for Application Đây là mát d¿ng tă đáng hóa chuyên sâu h¢n tÃp lánh, giúp t¿o ra nhāng hàm ng°ời dùng tă đßnh nghĩa Bá mã lánh th°ờng dành cho các lÃp trình viên chuyên nghiáp

Công cụ đÅ t¿o các đái t°ợng trong Access đ°ợc tá chāc thành từng nhóm trong tab Create cÿa thanh Ribbon

1.2.3 Thao tác với các đối tượng (Xóa, đổi tên, sao chép, xem, in, …)

ĐÅ làm viác trên đái t°ợng, ta chán đái t°ợng trên thanh Access object, các thành viên cÿa đái t°ợng s¿ xuÃt hián bên d°ãi tên cÿa đái t°ợng

1.2.3.1 Tạo mới một đối tượng

- Click tab Create trên thanh Ribbon - Trong nhóm công cụ cÿa từng đái t°ợng, chán cách t¿o t°¢ng āng

1.2.3.2 Thiết kế lại một đối tượng

- NÁu đái t°ợng đang đóng: Click phÁi trên đái t°ợng cần thiÁt kÁ l¿i → Chán Design view

- NÁu đái t°ợng đang mở: Click nút Design View

1.2.3.3 Xem nội dung trình bày của một đối tượng

- NÁu đái t°ợng đang mở ở chÁ đá Design View: Click nút View - NÁu đái t°ợng đang đóng: Click phÁi trên tên đái t°ợng cần xem → Chán Open

1.2.3.4 Xóa một đối tượng

- Click phÁi chuát trên đái t°ợng cần xóa → Chán mục delete - Hoặc chán đái t°ợng → nhÃn phím Delete

- NhÃn nút trên thanh công cụ

1.2.3.5 Đổi tên đối tượng

- Click phÁi chuát trên đái t°ợng → chán rename

- NhÃn phím chāc năng F2 → NhÃp tên mãi

1.2.3.6 Sao chép một đối tượng

- Click phÁi chuát lên thành viên cần chép → Chán copy đÅ chép đái t°ợng vào Clipboard → Click nút Paste trên thanh Menu đÅ chép vào cÿa sá database → NhÃp tên cho đái t°ợng sao chép

- Đái vãi kiÅu đái t°ợng Table, ta có thÅ lăa chán 1 trong 3 kiÅu sao chép: + Structure only: Sao chép cÃu trúc

+ Structure and data: Sao chép cÃu trúc và dā liáu + Append Data to Exiting Table: Thêm dā liáu vào mát bÁng đang tßn t¿i

1.2.3 Đóng tßp CSDL

Có thÅ thoát khßi Access bằng mát trong các cách: - Cách 1: File → Exit

- Cách 2: NhÃn tá hợp phím Alt + F4 - Cách 3: Sÿ dụng nút Close trên cÿa sá Access đang mở

Hß tháng ki¿n thāc ch°¢ng 1

1 Yêu cÅu vÁ lý thuy¿t

- Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và há quÁn trß c¢ sở dā liáu Microsoft Access

- Thao tác đ°ợc viác khởi đáng, thoát khßi MS Access và các thao tác c¢ bÁn khi làm viác vãi MS Access

2 Yêu cÅu vÁ bài tập: Làm bài tÃp cÿa ch°¢ng 1 3 Hß tháng các ki¿n thāc đã hác:

- Khởi đáng MS - Access - Làm viác vãi táp tin CSLD Access - Đặc điÅm cÿa MS - Access

4 Các bài tập/ câu hßi ch°¢ng 1:

Câu hßi 1: Trình bày cách khởi đáng phần mÃm Access? Câu hßi 2: Nêu các đặc điÅm cÿa MS - Access?

Bài tÃp 1: Làm quen vãi Microsoft Access và bÁng 1 Khởi đáng Microsoft Access, t¿o CSDL vãi tên QuanLi_HS.accdb Trong CSDL này t¿o bÁng vãi tên là HOC_SINH có cÃu trúc đ°ợc mô tÁ nh° sau:

2 Chỉ đßnh khóa chính: Chán tr°ờng Maso làm khóa chính

3 Thêm tiÁp theo vào bÁng vừa t¿o ở trên các tr°ờng: Toan, Van, Anh đÃu có kiÅu dā liáu là Number:

4 L°u l¿i cÃu trúc bÁng vừa t¿o vãi tên là HOC_SINH

CH¯¡NG 2: BÀNG (TABLE)

BÁng (Table): Là thành phần c¢ bÁn trong c¢ sở dā liáu cÿa MS Access Đây là đái t°ợng quan tráng nhÃt, dùng đÅ l°u trā dā liáu, mßi bÁng l°u trā thông tin và mát đái t°ợng đang quÁn lý Mát bÁng gßm có nhiÃu cát (field) và nhiÃu hàng (record)

Cát (Field): Mßi field (field hoặc cát) trong mát bÁng chỉ chāa mát lo¿i dā liáu duy nhÃt, nó l°u trā mát thuác tính cÿa đái t°ợng.Trong mát bÁng phÁi có ít nhÃt mát field

Ví dụ: BÁng SINHVIEN, l°u trā thông tin cÿa đái t°ợng sinh viên, gßm các field MASV, HOSV, TENSV, PHAI, NGAYSINH, DIACHI, MALOP Các field biÅu dißn thông tin cÿa sinh viên

Dòng (Record): Là mát thÅ hián dā liáu cÿa các field trong bÁng Trong mát bÁng có thÅ có không có record nào hoặc có nhiÃu records Trong mát bÁng thì dā liáu trong các record không đ°ợc trùng lặp

2.1.1 T¿o bÁng bằng chế độ Design View

Có thÅ t¿o bÁng bằng cách đßnh nghĩa trăc tiÁp các cát trong chÁ đá DataSheet View nh° sau:

- Trong cÿa sá làm viác cÿa Access, chán tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lánh Table, click nút Table → Chán Table Design:

XuÃt hián bÁng mãi ở chÁ đá Datasheet View

- Thanh Ribbon chuyÅn sang tab Field vãi nhóm lánh Add & Delete giúp b¿n chán kiÅu dā liáu cho Field mãi khi thêm Field vào bÁng

- Đặt trß trong ô bên d°ãi Field mãi (Click to Add), sau đó chán mát trong các kiÅu dā liáu trong nhóm Add & Delete trên thanh Ribbon Hoặc click chuát trên Click to Add, chán kiÅu dā liáu trong menu Có thÅ click nút More Fields đÅ chán các kiÅu dā liáu khác

- NhÃp tên cho Field mãi

- T¿o Field tính toán: Khi thiÁt kÁt bÁng ở chÁ đá DataSheet View, ng°ời dùng có thÅ t¿o mát Field mãi mà nó là kÁt quÁ cÿa mát biÅu thāc tính toán từ các Field tr°ãc, bằng cách:

+ Click tiêu đà Click to Add cÿa Field mãi nh° hình:

+ Chán lánh Calculated Field, xuÃt hián cÿa sá Expression Builder + NhÃp biÅu thāc tính toán

2.1.2 T¿o bÁng bằng cụng cụ Table Wizard

 B°ãc 1: Trong cÿa sá làm viác cÿa Access, trên thanh Ribbon, click tab Create, trong nhóm lánh Table, click nút lánh Table Design, xuÃt hián cÿa sá thiÁt kÁ bÁng gßm các thành phần:

- Field Name: đßnh nghĩa các fields trong bÁng - Data Type: chán kiÅu dā liáu đÅ l°u trā dā liáu cÿa field t°¢ng āng - Description: dùng đÅ chú thích ý nghĩa cÿa field

- Field Properties: thiÁt lÃp các thuác tính cÿa Field, gßm có hai nhóm:

+ General: là phần đßnh d¿ng dā liáu cho field trong cát Field Name + Lookup: là phần quy đßnh d¿ng hiÅn thß / nhÃp dā liáu cho Field

 B°ãc 2: Trong cÿa sá thiÁt kÁ, thăc hián các công viác sau: - NhÃp tên field trong cát field Name, chÃp nhÃn khoÁng trắng, không phân biát chā hoa, chā th°ờng Nên nhÃp tên field theo tiêu chí: Ngắn gán, dß nhã, gợi nghĩa, và không có khoÁng trắng

- Chán kiÅu dā liáu cho field trong cát Data Type - Chú thích cho field trong cát Description - Chỉ đßnh thuác tính cho field trong khung Field Properties  B°ãc 3: Xác đßnh khóa chính cho bÁng:

- Đặt trß t¿i field đ°ợc chán làm khóa chính (hoặc chán các field đßng thời làm khóa)

- Click nút Primary key trên thanh công cụ Table (Table Tools), hoặc click phÁi trên tên field, chán lánh Primary key

 B°ãc 4: L°u bÁng vừa t¿o bằng cách: Click vào nút trên thanh Quick Access → NhÃp tên cho bÁng trong háp tho¿i Save as nh° hình (trong tr°ờng hợp Table mãi t¿o, ch°a đặt tên)

Lưu ý: NÁu bÁng ch°a đ°ợc đặt khóa chính thì Access s¿ hiÅn thß mát háp tho¿i

thông báo:

+ NhÃn nút Cancel đÅ trở l¿i cÿa sá thiÁt kÁ, đặt khoá chính cho bÁng + NhÃn nút No đÅ l°u mà không cần đặt khóa chính, có thÅ đặt sau + NhÃn nút Yes đÅ Access tă t¿o khoá chính có tên là ID, kiÅu Autonumber

2.2.1 Nhập dā lißu cho bÁng

ĐÅ nhÃp dā liáu cho bÁng, tr°ãc hÁt phÁi mở bÁng ở chÁ đá Datasheet View - Trong cÿa sá Database chán object Table chán bÁng muán nhÃp hoặc sÿa dā liáu → click phÁi chán Open hoặc double click vào tên bÁng muán mở

- BÁng đ°ợc mở ở chÁ đá nhÃp liáu (ChÁ đá Data Sheet view)

- Mặc đßnh, luôn có mát dòng rßng đÅ nhÃp record mãi ở cuái bÁng - Khi nhÃp dā liáu phÁi nhÃp theo từng Record, dā liáu nhÃp vào phÁi thßa mãn các thuác tính cÿa bÁng và thuác tính cÿa field khi thiÁt kÁ bÁng NÁu dā liáu không thßa mãn thì Access s¿ thông báo lßi

- Đái vãi field có kiÅu dā liáu OLE object: T¿i vß trí nhÃp, click chuát phÁi → Chán Insert – Object:

+ Chán Create New nÁu muán t¿o đái t°ợng mãi + Chán Create from file nÁu muán lÃy đái t°ợng từ tÃp tin trên đĩa (th°ờng là hình Ánh) chán file cần sÿ dụng

2.2.2 T¿o quan hß cho các bÁng

Sau khi thiÁt kÁ các bÁng, ta đ°ợc cÃu trúc cÿa các bÁng, nh°ng giāa các bÁng ch°a có các thông tin quan há vãi nhau Do đó viác thiÁt lÃp mái quan há giāa các bÁng s¿ giúp MS Access quÁn lý dā liáu đ°ợc hợp lý h¢n và bÁo vá các ràng buác toàn vẹn cÿa dā liáu trong quá trình nhÃp dā liáu

ĐÅ thiÁt lÃp ñ°ợc quan há thì các field dùng liên kÁt giāa các Table phÁi có cùng kiÅu dā liáu

bÁng n, ng°ợc l¿i mát record cÿa bÁng n chỉ liên kÁt vãi duy nhÃt mát record trong bÁng 1

- Click nút Close ñóng cÿa sá Show Table - Cÿa sá RelationShips chāa các bÁng muán thiÁt lÃp quan há

- Drag chuát kéo field quan há từ bÁng này sang bÁng kia (vd: - Kéo field MaSV từ bÁng SINHVIEN sang MaSV cÿa bÁng KETQUA) XuÃt hián cÿa sá Edit RelationShips vãi các tùychán:

 Enforce Referential Integrity: nÁu muán quan há có tính ràng buác toàn vẹn Quan há có tính ràng buác toàn vẹn s¿ đÁm bÁo các vÃn đà sau:

+ Khi nhÃp dā liáu, dā liáu cÿa field tham gia quan há ở bÁng <nhiÃu= (bÁng con) phÁi tßn t¿i trong bÁng <mát= (bÁng cha) Ví dụ: muán nhÃp mát sinh viên cho bÁng KETQUA thì MaSV đó phÁi tßn t¿i trong bÁng SINHVIEN

+ Không thÅ xóa nhāng m¿u tin trong bÁng <mát= khi nhāng m¿u tin trong bÁng <nhiÃu= có quan há vãi m¿u tin bên <mát=

=> NÁu vi ph¿m các nguyên tắc trên thì Access s¿ không nhÃn dā liáu và thông báo lßi

 Cascade Update Related Field: cho phép b¿n sÿa giá trß khóa chính cÿa m¿u tin trong bÁng <mát= (bÁng cha) cÿa quan há, lúc đó thay vì báo lßi Access s¿ tă đáng cÃp nhÃt să thay đái đó vào các field t°¢ng āng (có quan há) trên các bÁng <nhiÃu= (bÁng con) cÿa quan há

 Cascade Delete Related Records: cho phép b¿n xóa m¿u tin trong bÁng <mát= (bÁng cha) cÿa quan há, lúc đó thay vì báo lßi, Access s¿ tă đáng xóa tÃt cÁ các m¿u tin trong bÁng <nhiÃu= (bÁng con) cÿa quan há nÁu nh° nhāng m¿u tin đó có 25ien quan vãi m¿u tin vừa xóa

L°u ý: - NÁu cÁ hai field tham gia liên kÁt đÃu là khóa chính, Access tă t¿o ra quan há

1-1 (One to one): mßi m¿u tin trong bÁng này s¿ quan há vãi 1 và chỉ mát m¿u tin trong bÁng kia

- NÁu mát bên là field khóa chính, bên còn l¿i là khóa ngo¿i, Access s¿ t¿o quan há 1-nhiÃu (One to many): Mßi m¿u tin trong bÁng <mát= (bÁng cha) có quyÃn quan há vãi nhiÃu m¿u tin trong bÁng <nhiÃu= (bÁng con), ng°ợc l¿i mßi m¿u tin trong bÁng <nhiÃu= chỉ đ°ợc quyÃn quan há vãi mát m¿u tin trong bÁng <mát=

Hß tháng ki¿n thāc ch°¢ng 2

1 Yêu cÅu vÁ lý thuy¿t

- Trình bày đ°ợc đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và bÁng Table; - ThiÁt kÁ đ°ợc các bÁng Table;

- T¿o đ°ợc quan há giāa các bÁng Table vãi nhau; - NhÃp đ°ợc dā liáu cho các bÁng

2 Yêu cÅu vÁ bài tập: Làm bài tÃp cÿa ch°¢ng 2 3 Hß tháng các ki¿n thāc đã hác:

- ThiÁt kÁ đ°ợc các bÁng Table; - T¿o đ°ợc quan há giāa các bÁng Table vãi nhau; - NhÃp đ°ợc dā liáu cho các bÁng

4 Các câu hßi, bài tập ch°¢ng 2:

Câu hßi 1: Trình bày cách t¿o bÁng Table trong Access? Câu hßi 2: Trình bày thao tác t¿o quan há giāa các bÁng Table? Câu hßi 3: Trình bày các kiÅu dā liáu nhÃp trong bÁng Access? Bài tÃp 1: T¿o các bÁng có cÃu trúc nh° sau:

BÀNG HàC SINH:

2 T¾O LIÊN KÀT GIĀA CÁC BÀNG:

3 NHÂP DĀ LIàU CHO CÁC BÀNG:

Bài tÃp 2: Anh (chß) hãy t¿o CSDL vãi tên QUANLI_BENHVIEN.accdb và thăc hiên các yêu cầu sau:

1 T¿o các bÁng có cÃu trúc nh° sau:

BÀNG HÓA Đ¡N

2 T¿o liên kÁt giāa các bÁng nh° hình d°ãi đây:

3 Thăc hián nhÃp dā liáu cho các bÁng nh° sau:

CH¯¡NG 3: T¾O TRUY VÂN (QUERY)

1 Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và truy vÃn Query; 2 Phân biát đ°ợc mục đích sÿ dụng cÿa từng lo¿i truy vÃn; 3 T¿o đ°ợc các truy vÃn Query c¢ bÁn phù hợp vãi mục đích sÿ dụng āng dụng

CH¯¡NG 3: T¾O TRUY VÂN (QUERY)

Mục đích chính cÿa mát c¢ sở dā liáu là l°u trā và trích lác thông tin Thông tin có thÅ đ°ợc lÃy từ c¢ sở dā liáu ngay lÃp tāc sau khi dā liáu đ°ợc thêm vào TÃt nhiên, lÃy thông tin từ các bÁng c¢ sở dā liáu đòi hßi kiÁn thāc và cách thāc mà c¢ sở dā liáu đ°ợc thiÁt kÁ

Query là các câu lánh SQL (Structured Query Language - ngôn ngā truy vÃn mang tính cÃu trúc) là mát lo¿i ngôn ngā phá biÁn đÅ t¿o, hiáu chỉnh, và truy vÃn dā liáu từ mát c¢ sở dā liáu quan há

Trong access, Query là mát công cụ m¿nh dùng đÅ khai thác và xÿ lý dā liáu, đáp āng các nhu cầu tra cāu dā liáu, gßm các lo¿i query: simple select queries, parameter queries, crosstab queries và action queries

- Select query: là truy vÃn lăa chán thông tin từ mát hoặc nhiÃu bÁng, t¿o ra mát recordset Nói chung, dā liáu trÁ và cÿa mát truy vÃn lăa chán là có thÅ cÃp nhÃt và th°ờng đ°ợc sÿ dụng đÅ đ°a các form và report

- Total query: là mát lo¿i đặc biát cÿa truy vÃn chán Thăc hián chāc năng táng hợp dā liáu trên mát nhóm các record

- Crosstab query: là lo¿i query có thÅ hiÅn thß dā liáu d°ãi d¿ng tóm tắt nh° mát bÁng tính, vãi các tiêu đà hàng và tiêu đà cát dăa trên các field trong bÁng Dā liáu trong các ô cÿa Recordset đ°ợc tính toán từ dā liáu trong các bÁng

- Top (n) query: Top (n) cho phép b¿n chỉ đßnh mát sá hoặc tỷ lá phần trăm cÿa record mà b¿n muán trÁ và từ bÃt kỳ lo¿i truy vÃn khác (select query, total query, &)

- Action query: gßm các lo¿i query nh° Make-Table, Delete, Update, Append cho phép b¿n t¿o ra các bÁng mãi hoặc thay đái dā liáu trong các bÁng hián có cÿa c¢ sở dā liáu Action query khi thăc thi s¿ Ánh h°ởng đÁn nhiÃu recored trong các bÁng

ĐÅ t¿o query b¿n chán tab Create trên thanh Ribbon, click nút query Design trong nhóm lánh Queries

- XuÃt hián cÿa sá thiÁt kÁ query và cÿa sá Show table cho phép chán các bÁng hoặc query tham gia truy vÃn

- Chán các bÁng chāa các field mà b¿n muán hiÅn thß trong kÁt quÁ, hoặc các field cần trong các biÅu thāc tính toán

- Click nút Add đÅ thêm các bÁng vào cÿa sá thiÁt kÁ query - Sau khi chán đÿ các bÁng hoặc query cần thiÁt, click nút close đÅ đóng cÿa sá Show Table

- Chán các field cần hiÅn thß trong kÁt quÁ vào l°ãi thiÁt kÁ bằng cách drag chuát kéo tên field trong field list hoặc double click vào tên field

- NhÃp điÃu kián lác t¿i dòng Criteria - Click nút View đÅ xem tr°ãc kÁt quÁ, click nút run đÅ thăc thi

3.4 L°u và sÿ dāng Query

3.4.1 Lưu Query

Khi hoàn tÃt thiÁt kÁ Query hoặc sau khi đã hiáu chỉnh xong Query, ta cần thăc hián l°u l¿i bằng cách: Vào File → Save NÁu không l°u, khi đóng Access s¿ hßi ng°ời dùng có thăc hián l°u hay không

3.4.2 Các thành phần trong cÿa số Query

ĐÅ sÿ dụng Query: Chán Query → Click vào chāc năng Design Cÿa sá thiÁt kÁ query gßm 2 phần:

- Table/query pane: khung chāa các bÁng hoặc query tham gia truyvÃn - L°ãi thiÁt kÁ (Query by Example: QBE) : Chāa tên field tham gia vào truy vÃn và bÃt kỳ tiêu chu¿n đ°ợc sÿ dụng đÅ chán các records Mßi cát trong l°ãi QBE chāa thông tin và mát field duy nhÃt từ mát bÁng hoặc query trên Table/query pane L°ãi thiÁt kÁ bao gßm các thành phần:

+ Field: là n¢i mà các tên field đ°ợc t¿o vào hoặc thêm vào và hiÅn thß trong kÁt quÁ truy vÃn

+ Table: hiÅn thß tên cÿa các bÁng chāa các field t°¢ng āng trên dòng Field + Sort: chỉ đßnh kiÅu sắp xÁp dā liáu cÿa các field trong query

+ Show: quyÁt đßnh đÅ hiÅn thß các field trong Recordset + Criteria: NhÃp các điÃu kián lác các record

+ Or: thêm các điÃu kián lác t°¢ng āng vãi phép OR, nÁu các biÅu thāc điÃu kián ở các field cùng đặt trên mát dòng thì t°¢ng āng vãi phép AND

3.4.3 Các thao tác trong cÿa số Query

3.4.1.1 Chọn field trong lưới thiết kế

ĐÅ chán mát field hoặc nhiÃu field trong l°ãi thiÁt kÁ, ta đ°a chuát lên trên tên field khi chuát có d¿ng mũi tên màu đen h°ãng xuáng thì click chuát đÅ chán, drag chuát đÅ chán nhiÃu field:

3.4.1.2 Di chuyển field

Drag chuát trên tên field đÅ di chuyÅn

3.4.1.3 Chèn thêm field hoặc xóa field

- Chèn thêm field: click nút Insert Columns, mặc đßnh cát mãi s¿ đ°ợc chèn vào tr°ãc field hián hành

- Xóa field: chán field cần xóa, click nút Delete Columns

3.4.1.4 Tạo nhãn cho field

ĐÅ làm cho bÁng dā liáu truy vÃn dß dàng h¢n đÅ ñác, b¿n có thÅ cung cÃp các nhãn cho các field trong truy vÃn ĐiÃu này không Ánh h°ởng đÁn tên cÿa field hoặc cách dā liáu ñ°ợc l°u trā và sÿ dụng truy cÃp

- Click phÁi trên tên field, chán properties - T¿i thuác tính Caption, nhÃp nhãn cho field

3.4.1.5 Thêm Table/Query vào truy vấn

Khi thiÁt kÁ query, nÁu cần chán thêm bÁng, click nút Show Table trong nhóm lánh Query Setup

3.4.1.6 XóaTable/Query vào truy vấn

Click phÁi trên Table/Query cần xóa, chán Remove Table

Cÿa sá Query có 3 hình thāc hiÅn thß: - Datasheet View: là d¿ng hiÅn thß chu¿n khi ch¿y Query - Design View: hiÅn thß Query theo d¿ng thiÁt kÁ

- SQL View: HiÅn thß thiÁt kÁ Query d°ãi d¿ng dòng lánh theo ngôn ngā SQL Ví dụ:

Datasheet View

Design View

SQL View

Mái quan há giāa các bÁng là să liên kÁt dā liáu giāa các bÁng Bằng cách xác đßnh mái quan há bÁng, ng°ời dùng có thÅ kéo các bÁn ghi từ các bÁng có liên quan dăa trên các tr°ờng quan há

Quan há mát-mát là quan há giāa hai bÁng mà đ°ợc thiÁt lÃp khi tr°ờng quan há đÃu là khóa chính ở cÁ hai bÁng Mßi bÁn ghi trong bÁng A chỉ có thÅ có mát bÁn ghi phù hợp trong bÁng B

Quan há mát - nhiÃu (1-∞) là quan há giāa hai bÁng mà khóa chính trong mát bÁng có thÅ đ°ợc sao chép nhiÃu lần trong bÁng khác hoặc có thÅ hiÅu là mát bÁn ghi trong bÁng A chỉ có thÅ có nhiÃu bÁn ghi phù hợp trong bÁng B, nh°ng mát bÁn ghi trong bÁng B chỉ có mát bÁn ghi phù hợp trong bÁng A

3.7 Truy vÃn có cÃu trúc SQL

3.7.1 Truy vấn tham số (Parameter Queries)

Query tham sá là query nhắc ng°ời dùng nhÃp điÃu kián cho query t¿i thời điÅm query thăc thi

Cách t¿o: - Trong cÿa sá thiÁt kÁ query, chán các bÁng/query tham gia truy vÃn - Chán các field hiÅn thß trong kÁt quÁ

- T¿i field chāa điÃu kián lác, nhÃp câu nhắc trên dòng Critetia và đặt trong cặp dÃu [ ]

Ví dụ: Xem thông tin điÅm cÿa mát sinh viên tùy ý

Khi thăc thi query, ch°¢ng trình yêu cầu nhÃp giá trß masv

3.7.2 Truy vấn tính toán

3.7.2.1 Total Query

Access cung cÃp chāc năng kÁt nhóm các record và thăc hián các phép tháng kê dā liáu trên nhóm record đó Các hàm count, sum, min, max, avg là các hàm c¢ bÁn trong Total Query

Ví dụ: ĐÁm tÃt cÁ các hác sinh trong mßi lãp KÁt quÁ cÿa query tr°ãc khi táng hợp dā liáu:

t h a s á

Sau khi táng hợp dā liáu ta có kÁt quÁ:

3.7.2.2 Cách tạo Total Query

ĐÅ t¿o mát Total query, b¿n thăc hián các b°ãc sau: - T¿o mát query mãi bằng Design view

- Chán các table cần sÿ dụng trong query từ cÿa sá Show Table - Chán các field chāa dā liáu cần tháng kê vào l°ãi thiÁt kÁ - Chán Query Tools, chán tab Design

- Trong nhóm lánh Show/Hide, click nút Totals

- Trên l°ãi thiÁt kÁ query xuÃt hián thêm dòng Total

- T¿i mßi field, chán các tùy chán trên dòng Total Có các tùy chán trên dòng Total nh° sau:

Tùy chán Ý nghĩa Group by Nhóm các record có giá trß giáng nhau t¿i mát

sá field đ°ợc chỉ đßnh thành mát nhóm Sum Tính táng các giá trß trong mát nhóm record t¿i

field đ°ợc chỉ đßnh Avg Tính trung bình cáng các giá trß trong mát nhóm

record t¿i field đ°ợc chỉ đßnh Max Tìm giá trß lãn nhÃt trong nhóm record t¿i field

đ°ợc chỉ đßnh Min Tìm giá trß nhß nhÃt trong nhóm record t¿i field

đ°ợc chỉ đßnh Count ĐÁm sá record trong nhóm First Tìm giá trß đầu tiên trong nhóm t¿i cát đ°ợc chỉ

đßnh Last Tìm giá trß cuái cùng trong các giá trß trên cát cÿa

nhóm Expression Dùng cho field chāa biÅu thāc tính toán Where

Dùng cho field chāa điÃu kián dùng đÅ lác Record tr°ãc khi tính toán và không hiÅn thß trong kÁt quÁ

WHERE <điÃu kián lác> GROUP BY <Fields phân nhóm> HAVING <Đk nhóm> ORDER <Fields sắp xÁp> [ASC] | DESC]

3.7.3.2 Lệnh Update

Công dụng: Dùng đÅ cÃp nhÃt mát sá vùng D¿ng lánh:

UPDATE <Table> SET <Field 1 = giá trß 1>, <Field 2=giá trß 2>,

3.7.3.3 Lệnh Delete

Công dụng: Dùng đÅ xóa mát sá dòng thßa mãn điÃu kián D¿ng lánh:

DELETE *

FROM <Table> WHERE <ĐiÃu kián xóa> Ví dụ:

DELETE * FROM HSCANBO WHERE

(Gioitinh=False AND 2013-Year([Ngaysinh])>=60) OR (Gioitinh=True AND 2013-Year([Ngaysinh])>=55);