Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Xây dựng bảng mô tả công việc và bộ chỉ số KPI để đo lường hiệu quả công việc tại công ty Aswig Solutions Việt Nam

TÓM TẮT KHÓA LUẬN Khóa luận này được thực hiện với mục tiêu áp dụng các kiến thức về quản trị và quản lý nhân sự đặc biệt là lý thuyết về phân tích công việc trong công tác tuyển dụng nh

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Lý do hình thành đề tài

Trong thời đại ngày nay, tài nguyên con người có vai trò ngày càng quan trọng, quyết định đến sự thành công và phát triển bền vững của các tổ chức và doanh nghiệp, đặc biệt là trong các ngành mới, có tốc độ phát triển cao như Công nghệ thông tin (CNTT)

Năm 2012, Tp Hồ Chí Minh ước tính có khoảng 1.930 doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực CNTT với tổng nhân lực ước tính trên 34.000 lao động Nhân lực CNTT trong công nghiệp CNTT là nhân lực trẻ, trên 70% là nhân lực có độ tuổi từ 20-30 tuổi Nguồn nhân lực CNTT của thành phố có trình độ trên 87% từ cao đẳng trở lên 1 ASWIG Solutions Việt Nam cũng là một trong các doanh nghiệp CNTT trẻ, mới được đầu tư từ năm 2011 có tốc độ phát triển nhanh, rong khi đó, bộ phận nhân sự hiện tại chỉ có 1 (một) người đồng thời kiêm nhiệm cả tổ chức hành chính (Admin) Điều này khiến cho công tác quản trị nguồn nhân lực còn yếu và chưa bám sát yêu cầu thực tế

So với các công ty lớn, có nhiều năm trong lĩnh vực gia công phần mềm ở Việt Nam như Harvey Nash, CSC, Global CyberSoft, TMA, FPT, Microsofft, KMS… thì sức cạnh tranh nguồn nhân lực của các công ty vừa và nhỏ như ASWIG Solutions là thấp hơn Theo khảo sát 100 nơi làm việc tốt nhất Việt Nam năm 2013 của Anphabe và Nielsen trong lĩnh vực IT-Software, cả 10 vị trí dẫn đầu đều thuộc về các đại gia kể trên (Phụ lục 1 – hình 1-1) Vì vậy cần nâng cao sức hấp dẫn của công ty, bao gồm việc tạo môi trường làm việc tốt nhất, được đánh giá đúng những nỗ lực và thành tích của họ

Nội dung bảng mô tả công việc hiện tại chưa bám sát nhu cầu thực tế, chủ yếu mang tính khái quát Ví dụ: trên nội dung đăng tuyển dụng cho vị trí kỹ sư phần mềm, yêu cầu ứng viên phải có kinh nghiệm Sharepoint và lập trình ứng dụng trên nền tảng Sharepoint Tuy nhiên, khi ứng viên được tuyển dụng thì họ lại không làm ứng dụng Sharepoint mà làm ứng dụng trên nền web MVC

Công tác ghi nhận, đánh giá thành tích hiện tại chủ yếu dựa vào cảm tính, danh mục đánh giá chưa cụ thể gây khó khăn cho cả nhân viên lẫn các cấp quản lý trong việc đánh giá thành tích Ví dụ: một trong các mục đánh giá thành tích hiện tại là về chất lượng kết quả thực hiện dự án (quality of project outcomes) được đánh giá các mức thấp đến cao 1-2-3-4 Mô tả và hướng dẫn đánh giá cho mục này khá chung chung như sau: kết quả chất lượng của phần mềm được phát triển, phần mềm đáp ứng yêu cầu của khách hàng, ít lỗi và có hiệu năng tốt 2 Vì vậy cần có một phương pháp đánh giá tốt hơn

Với những lý do trên, có thể thấy nhu cầu xây dựng bảng mô tả công việc đầy đủ, chính xác để triển khai một hệ thống đánh giá hiệu quả công việc một cách khách quan, đúng mức và công bằng là một nhu cầu cần thiết của các doanh nghiệp Một trong các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc tốt và ngày càng phổ biến trên thế giới là sử dụng bộ chỉ số then chốt đo lường kết quả thực hiện công việc (KPI)

Vì vậy đề tài này được thực hiện với mục đích xây dựng thử nghiệm bảng mô tả công việc và bộ chỉ số KPI cho công ty ASWIG Solutions Việt Nam.

Mục tiêu của khóa luận

Bảng mô tả công việc mới với các vùng trách nhiệm chính (KRAs) cho 4 vị trí trong công ty bao gồm: vị trí kỹ sư phần mềm, vị trí trưởng nhóm phát triển, vị trí kỹ sư kiểm thử, vị trí trưởng nhóm kiểm thử

Bộ KPI riêng của công ty ASWIG Solutions (có tham khảo của ngành) cho việc đánh giá hiệu quả công việc cho 4 vị trí trên

Kết quả thử nghiệm, đánh giá, góp ý của các cấp quản lý và nhân viên trong

2 Trích mô tả trong bảng đánh giá thành tích hiện tại của công ty ASWIG Solutions – mục chất lượng đầu ra của dự án việc áp dụng thực hiện bảng mô tả công việc và bộ KPI mới.

Phạm vi thực hiện khóa luận

Đề tài được thực hiện trong thời gian từ tháng 12/2014 đến hết tháng 3/2015 với công ty phần mềm ASWIG Solutions Việt Nam Tác giả tiến hành phân tích công việc, xây dựng bảng mô tả công việc và đề xuất hệ thống KPI cho 4 vị trí trong bộ phận phát triển phần mềm của công ty ASWIG Solutions Việt Nam, bao gồm:

Vị trí kỹ sư phần mềm Vị trí trưởng nhóm phát triển Vị trí kỹ sư kiểm thử

Phương pháp thực hiện khóa luận

1.4.1 Tổng quan Khóa luận được thực hiện bằng phương pháp phân tích mô tả thực trạng quản lý:

Phân tích các tài liệu mô tả công việc, các tài liệu đánh giá hiện tại

Phỏng vấn trực tiếp nhân viên và các cấp quản lý về tình hình thực tế Khảo sát bằng bảng câu hỏi Đánh giá thử nghiệm thực tế

Bảng mô tả công việc và bộ chỉ số KPI đề xuất được thử nghiệm, chuyển giao cho các cấp quản lý đánh giá, góp ý và triển khai

Bước 1: Xác định vấn đề nghiên cứu

Nhận định về công tác nhân sự, đánh giá thành tích của công ty trong hiện tại, xác định vấn đề cần thiết xây dựng bảng mô tả công việc mới và đề xuất bộ chỉ số KPI

Bước 2: Tìm hiểu lý thuyết và quy trình xây dựng bảng mô tả công việc Tìm hiểu cơ sở lý thuyết về vùng trách nhiệm then chốt (KRA) và chỉ số then chốt đo lường kết quả thực hiện công việc (KPI) Tìm hiểu cơ sở về việc đánh giá thành tích dựa trên KPI

Bước 3: Thu thập thông tin phân tích công việc

Thu thập các bản đăng tuyển dụng cho các chức danh của công ty, tham khảo sổ tay nhân viên, hợp đồng lao động, thỏa ước lao động Thu thập phương pháp đánh giá hiện tại, các mẫu biểu, bảng đánh giá, kết quả đánh giá Tiến hành phỏng vấn nhân sự thực tế tại các vị trí, khảo sát bằng bảng câu hỏi được thiết kế trước nhằm làm sáng tỏ nội dung công việc của từng chức danh

Bước 4: Phân tích và Đề xuất Tổng hợp, phân tích kết quả từ bước 3, áp dụng khung lý thuyết, tiến hành

Xây dựng bảng mô tả công việc Xác định KRA cho từng vị trí từ bảng mô tả công việc Đề xuất bộ KPI cho từng vị trí có tham khảo KPI ngành CNTT trên thế giới và tại Việt Nam

Bước 5: Thử nghiệm và đánh giá

Bảng mô tả công việc và bộ chỉ số KPI đề xuất được áp dụng thử nghiệm đối với 1 dự án thực tế đang thực hiện trong công ty trong thời gian 1 tháng Thu thập các chỉ số và kết quả thực hiện Thu thập đánh giá từ các cấp quản lý

Các bảng mô tả công việc, bộ chỉ số KPI, kết quả thử nghiệm thực tế được chuyển giao cho bộ phận nhân sự và các cấp quản lý thảo luận, đóng góp ý kiến Ghi nhận các góp ý, kết quả thử nghiệm, điều chỉnh các bảng mô tả công việc, bộ KPI với sự đồng thuận của các cấp lãnh đạo, quản lý

Các bước thực hiện đề tài

Các bước Kết quả đầu ra

Bước 1 Xác định vấn đề nghiên cứu

Bước 2 Tìm hiểu lý thuyết

Lý thuyết phân tích công việc Lý thuyết KRA và KPI

Bước 3 Thu thập thông tin

Nội dung công việc, yếu tố đánh giá mức độ hoàn thành công việc của 4 vị trí trong phạm vi thực hiện

Bước 4 Phân tích và Đề xuất

Bảng mô tả công việc & bộ chỉ số KPI

Bước 5 Thử nghiệm và đánh giá

Kết quả thử nghiệm Bảng mô tả công việc và bộ chỉ số KPI sau điều chỉnh

Bảng mô tả công việc & bộ chỉ số KPI cho 4 sau điều chỉnh

Hình 1-1: Sơ đồ quy trình thực hiện đề tài

1.4.2 Phương pháp thu thập thông tin 1.4.3.1 Nguồn thông tin thứ cấp

Thu thập từ bộ phận nhân sự những văn bản, tài liệu liên quan đến các bản mô tả công việc hiện tại cho các vị trí

Thu thập từ cấp quản lý bản đánh giá, báo cáo thành tích xét tăng lương và xét thưởng cuối năm và kết quả biến động nhân sự trong năm vừa qua

1.4.3.2 Nguồn thông tin sơ cấp

Dùng phương pháp phỏng vấn có cấu trúc với bảng câu hỏi được soạn sẵn Do số lượng thành viên mỗi dự án phổ biến trong khoảng từ 2 - 4 kỹ sư phần mềm do đó mỗi vị trí chọn ra 3 đối tượng để phỏng vấn, đo lường và tổng hợp kết quả

Kết quả đo lường thử nghiệp KPI được thu thập thông qua quan sát, đo đếm, thu thập từ hệ thống quản lý dự án JIRA - Issue & Project Tracking Software và Confluence.

Ý nghĩa của đề tài

Việc nghiên cứu đề tài này là quá trình tác giả cùng công ty ASWIG Solutions Việt Nam nhìn lại công tác quản trị nhân lực ở khía cạnh phân tích công việc, cũng như công tác đánh giá thành tích, năng suất và chất lượng công việc

Kết quả đầu ra của đề tài là:

Bảng mô tả công việc chi tiết cho 4 vị trí chủ yếu trong công ty

Giúp ích cho quá trình tuyển dụng và tuyển chọn người phù hợp nhất

Giúp nhân viên nhìn thấy được nội dung cụ thể những trách nhiệm và công việc của họ, để từ đó tập trung làm tốt công việc được giao

Những nhân viên có ý định chuyển hướng phát triển sự nghiệp nhìn thấy được những công việc và kỹ năng họ cần trang bị, nâng cao

Giúp cho công ty có cơ sở đánh giá thành tích nhân viên trong ngắn hạn để từ đó có các điều chỉnh công việc phù hợp

Giúp cho quá trình đánh giá kết quả công việc trong dài hạn chính xác, cụ thể hơn là dùng các phương pháp cảm tính Đem lại sự chuyên nghiệp, công bằng, khách quan khi đánh giá

Giúp nhân viên có cơ sở phấn đấu những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu.

Bố cục khóa luận

Chương 1: Giới thiệu đề tài

Chương này giới thiệu khái quát về đề tài, nêu lý do hình thành đề tài, các mục tiêu được thiết lập, phạm vi thực hiện, quy trình thực hiện, phương pháp lấy thông tin và ý nghĩa của đề tài

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương này trình bày cơ sở lý thuyết về quản trị nhân sự, lý thuyết về công tác phân tích công việc, quy trình phân tích công việc và xây dựng bảng mô tả công việc Chương này cũng bao gồm các khái niệm, ý nghĩa của KRA và KPI Chương 3: Phân tích vấn đề

Chương này giới thiệu sơ lược về công ty ASWIG Solutions Việt Nam, quy mô, lĩnh vực hoạt động và cơ cấu tổ chức Với việc mô tả thực trạng nguồn nhân lực cũng như công tác đánh giá thành tích và tình hình biến động nhân sự trong những năm gần đây sẽ giúp hình thành nên bức tranh tổng quát về công ty, đặc biệt là trong lĩnh vực nhân sự

Trong chương này, tác giả tiến hành phân tích công việc thông qua quá trình phỏng vấn bằng bảng câu hỏi được soạn trước, tổng hợp kết quả phỏng vấn và đề xuất bộ chỉ số KPI cho từng vị trí

Tiếp theo đó, tác giả đề xuất các bảng mô tả công việc cho từng chức danh theo bộ chỉ số KPI được đề nghị

Chương 5: Kết luận Chương này tổng kết những kết quả đạt được của đề tài, những mặt còn hạn chế, đồng thời đề xuất những hướng phát triển tiếp theo.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Giới thiệu về quản trị nguồn nhân lực

2.1.1 Quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nhân sự là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ tổ chức nào, đây là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật

2.1.2 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực

Có thể phân chia các hoạt động chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực theo ba nhóm chức năng chủ yếu sau 3 : a) Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực nhóm chức năng chú trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù b) Nhóm chức năng đào tạo, phát triển Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên có các kỹ năng trình độ cần thiết hoàn thành tốt công việc được giao và phát triển cá nhân c) Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực, nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong nghiệp Nhóm chức năng này gồm 2 chức năng nhỏ là kích thích động viên nhân viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp.

Phân tích công việc và xây dựng bảng mô tả công việc

2.2.1 Khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc

Phân tích công việc (Job Analysis) là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có

3 PGS TS Trần Kim Dung Quản trị nguồn nhân lực (tái bản lần thứ 8 có sửa chữa và bổ sung) NXB Tổng hợp Tp HCM

Phân tích công việc cung cấp những thông tin quan trọng khi tiến hành thực hiện công việc như: yêu cầu, đặc điểm công việc, các hành dộng nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào, các công cụ thiết bị nào cần thiết để thực hiện; các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc

2.2.2 Kết quả của phân tích công việc Hai tài liệu cơ bản cần được hình thành sau khi phân tích công việc là:

Bản mô tả công việc (Job Description): là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification): là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc

2.2.3 Trình tự phân tích công việc Nội dung và trình tự thực hiện phân tích công việc theo Dessler 4 gồm 6 bước:

Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất

Bước 2: Thu thập các thông số cơ bản có sẵn trên cơ sở các sơ đồ của các tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có)

Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các diểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự như nhau

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc Tuỳ theo yêu cầu và mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát…

Bước 5: Kiểm tra xác minh tính chính xác của thông tin Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó

Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc

2.2.4 Nội dung bảng mô tả công việc Các bản mô tả công việc thường có các nội dung sau đây:

Nhận diện công việc gồm có: tên công việc; mã số công việc; cấp bậc công việc; nhân viên thực hiện công việc; cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình công việc; người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả công việc

Tóm tắt công việc: mô tả vì sao cần có chức danh công việc đó trong công ty

Người thực hiện công việc cần đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu gì

Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: nên ghi rõ mối quan hệ của người thực hiện công việc với những người khác trong và ngoài doanh nghiệp Lưu ý sản phẩm kết quả cầm đạt được trong các mối quan hệ này là gì

Chức năng, trách nhiệm trong công việc: nên liệt kê từng chức năng chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong các chức năng đó

Thẩm quyền của người thực hiện công việc: Nên xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hạn trong các quyết định về mặt tài chính, nhân sự, thông tin để người thực hiện công việc có thể hoàn thành nhiệm vụ

Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: nên chỉ rõ người thực hiện công việc cần đạt được tiêu chuẩn gì về số lượng sản phẩm hay khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày\ Điều kiện làm việc: liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc,

Vùng kết quả then chốt (KRA)

KRA (Key Results Area hay Key Responsibility Areas) là các vùng trách nhiệm chính trong hoạt động của tổ chức, phòng ban hay cá nhân mà kết quả của nó có ảnh hưởng lớn (critical impact) đến mục tiêu chung của tổ chức Nếu hiệu quả trong KRA không tốt, điều đó sẽ cản trở sự thành công của tổ chức 5 KRAs là các mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có khung thời gian thực hiện cụ thể (SMART Goals)

Thông thường, một danh mục KRA thường bao gồm từ 3 đến 5 trách nhiệm chính từ bảng mô tả công việc trong phạm vi, lĩnh vực mà nhân viên được trông đợi sẽ thực hiện công việc của họ để đóng góp vào giá trị thành công của công ty

2.3.2 Vai trò của KRA trong hệ thống đánh giá hiệu quả công việc

KRA chính là cầu nối trong việc xây dựng KPI và các chỉ số đánh giá khác KRA xuất phát từ mục tiêu chung của tổ chức, phòng ban, cá nhân, vì vậy KRA tập trung vào kết quả hơn là các hoạt động Bằng việc đánh giá kết quả KRA và KPI sẽ giúp xác định hiệu quả của từng nhân viên

KRAs cho từng vị trí được xây dựng từ bảng mô tả công việc Từ bảng mô tả công việc rút trích ra danh sách những chức năng và trách niệm then chốt cho công việc này Danh sách này được chia làm 2 phần:

Phần đo được bằng các con số, tỷ lệ phần trăm, hoàn thành hay không hoàn thành Đây là nền tảng cơ sở để xây dựng bổ chỉ số KPI cho mỗi vị trí

Phần không đo được hoặc không tính toán được Ví dụ: giá trị thương hiệu, sự hài lòng của khách hàng, cam kết của nhân viên.

Chỉ số then chốt đo lường kết quả thực hiện công việc (KPI)

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân Việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn bằng các giá trị đo lường được

Có 3 loại hệ thống KPI:

KPI tập trung vào đầu ra – output: đây là hệ thống áp dụng vào hiệu quả sản phẩm đầu ra của nhân viên

KPI tập trung vào hành vi – behavior: đây là hệ thống áp dụng vào thái độ, cách xử lý công việc, tình huống của nhân viên

KPI tập trung vào năng lực – competencies: đây là hệ thống áp dụng vào năng lực, tố chất của nhân viên, cụ thể là khả năng xử lý tình huống

2.4.2 Đặc điểm của KPI 2.4.2.1 Bảy đặc trưng của KPI Đo lường không mang tính chất tài chính (Non-financial measures)

Tần số đo lường luôn kèm theo (ví dụ 24/7 hay daily…) Có sự tham gia của CEO và Senior Management Team

Dễ dàng hiểu được các đo lường bởi tất cả các thành viên

Gán trách nhiệm đến cá nhân hoặc đội Ảnh hưởng có ý nghĩa (significant impact): Ảnh hưởng đến các nhân tố thành công then chốt CSF Critical Success Factor Ảnh hưởng tích cực (Positive impact) 2.4.2.2 Những lợi ích khi sử dụng KPI Cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược

Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo

Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của công ty hoặc phòng ban hoặc tại một bộ phận nào đó

Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được nên việc đánh giá thực hiện công việc sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng

2.4.3 Tiến trình xây dựng KPI Theo lý thuyết, một tiến trình xây dựng chỉ số KPI có 5 bước cơ bản:

Bước 1: Thiết lập các mục tiêu (Goals & Objectives)

KPI là những chỉ số liên kết trực tiếp đến các mục tiêu của công ty, để đạt được những mục tiêu này, công ty cần xây dựng các chiến lược

Xác định bộ phận / người tham gia xây dựng KPI

Các bộ phận/phòng/ban có liên quan đến việc đạt được mục tiêu trong bản đồ chiến lược của công ty sẽ tham gia vào quá trình xây dựng KPI cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phòng/ban đó dựa trên sự trợ giúp của bộ phận nhân sự

Người xây dựng KPIs thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của vị trí chức danh trong bộ phận

Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn

Kết hợp giữa bộ phận chuyên môn và bộ phận nhân lực, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự góp ý, thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng

Bước 2: Thiết lập các yếu tố then chốt (Critical Success Factors – CSF)

CSF là danh sách các hoạt động then chốt để các cá nhân, bộ phận và tổ chức cần tập trung để đạt được mục tiêu chung của tổ chức Các CSF là các điều kiện cụ thể để đo lường nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định

Bước 3: Thiết lập KPI Xác định các KRAs (Keys Result Areas)

Với mỗi vị trí chức danh cần chỉ ra những trách nhiệm chính người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPIs, các trách nhiệm phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được

Xác định các chỉ số KPIs

CSF là những yếu tố rất quan trọng cho một chiến lược để thành công KPI được tính toán các biện pháp định lượng CSF và cho phép đo lường của mà hiệu suất chiến lược KPIs luôn tính toán các biện pháp được xác định trong bước tiếp theo

Bước 4: Thu thập dữ liệu Phương thức thu thập dữ liệu

Tùy thuộc vào bản chất của các tác nhân thúc đẩy giá trị mà bạn xác định cho KPI, có thể dùng phương pháp mang lại nhiều dữ liệu định tính hơn so với những cách khác Một số các phương pháp phổ biến là: hệ thống theo dõi và thu thập dữ liệu, khảo sát, phỏng vấn chuyên sâu, các nhóm tập trung, quan sát, đánh giá ngang nhau

Các doanh nghiệp cần phải xác định được liệu các dữ liệu đã có sẵn để thu thập hay chưa và liệu các nguồn có đáng tin hay không Có thể cân nhắc một phương pháp khác hay kết hợp nhiều phương pháp cùng lúc

Công thức/Thang điểm/Phương pháp đánh giá Đối với các dữ liệu định lượng, có thể áp dụng các công thức tính hoặc các thang điểm; trong khi đó, đối với các dữ liệu định tính, bạn cần xác định được các tiêu chí đánh giá

Tần suất Mức độ thường xuyên để thu thập các KPI phụ thuộc vào bản chất của mỗi KPI

Bước 5: Đo lường và đánh giá Điểm số cho các kết quả đạt được và các ngưỡng mục tiêu/hiệu quả kinh doanh

Thông thường điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số Một mục tiêu tốt cần:

Cụ thể và có giới hạn thời gian Mang tính tham vọng nhưng có thể đạt được Dựa vào các thông tin chất lượng

PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ

Giới thiệu về Công ty ASWIG Solutions Việt Nam

3.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển

ASWIG (Alfred S White Iliffe & Gilmore) Solutions là công ty giải pháp CNTT hoạt động độc lập, có vốn sở hữu bởi tổ chức bảo hiểm Employers Mutual Group – Australia – một trong những tổ chức bảo hiểm và quản lý đền bù rủi ro lao động cho người lao động lâu đời và lớn nhất nước Úc, hoạt động từ năm 1910 6

ASWIG Solutions Việt Nam được thành lập từ năm 2011 với dạng thức ban đầu là văn phòng đại diện cho ASWIG Solutions Úc Sau gần 3 năm phát triển, ASWIG Solutions Việt Nam cùng với ASWIG Solutions Philipine trở thành 2 trung tâm chính gia công và sản xuất phần mềm của ASWIG Solutions 7

Công ty có trụ sở chính ở thành phố Sydney, bang New South Wales – Úc tại địa chỉ:

Level 3, 345 George Street, Sydney NSW 2000

Các văn phòng làm việc có ở 4 nước Úc – Malaysia – Philipine – Việt Nam

Hình 3-1: Văn phòng làm việc của ASWIG Solutions tại Việt Nam (Nguồn: Website www.aswigsolutions.com)

6 Trích giới thiệu về Employers Mutual Group trên web site https://www.employersmutual.com.au/contact-us/

7 Trích giới thiệu về ASWIG Solutions trên web site http://www.aswigsolutions.com/about-us/about-vietnam/

Trong đó tại Việt Nam, ASWIG Solutions có 3 văn phòng:

• Lầu 10, Green Power Tower, 35 Tôn Đức Thắng, Quận 1, Tp HCM

• Lầu 25, Lim Tower, 9-11 Tôn Đức Thắng, Quận 1, Tp HCM

• Lầu 10, AB Tower, 76 Lê Lai, Quận 1, Tp HCM 3.1.3 Quy mô và lĩnh vực hoạt động

Công ty hiện nay có tổng cộng khoảng 70 kỹ sư phần mềm (Software Engineer) và khoảng 20 kỹ sư kiểm thử (Quality Assurance engineer)

Công ty ASWIG Solutions chuyên cung cấp các dịch vụ và giải pháp CNTT bao gồm:

• Thiết lập cơ sở hạ tầng thông tin (Infrastructure)

• Hỗ trợ các vấn đề vận hành hệ thống thông tin (Service Desk Support)

• Thiết kế đồ họa và Web (Graphic and Web Design)

• Phát triển phần mềm (Software Development)

Khách hàng của công ty bao gồm các tập đoàn và công ty lớn ở Úc và đang được mở rộng sang các thị trường khác ở Bắc Mỹ Các khách hàng hiện tại bao gồm:

• Employers Mutual – Công ty mẹ nhưng cũng là khách hàng chủ yếu Sản phẩm phần mềm cho khách hàng này là các hệ thống quản lý các khế ước bảo hiểm, khách hàng bảo hiểm, hồ sơ bảo hiểm, các khoản chi trả, đền bù…

• Tổ chức môi giới bảo hiểm Steadfast Đây là một khách hàng mới và tiềm năng với việc triển khai các giải pháp quản lý tổ chức và các hệ thống tài liệu liên quan giữa các thành viên trong tổ chức

• Chuỗi siêu thị Woolworths trên toàn nước Úc Sản phẩm phần mềm được cung cấp bởi ASWIGS là các hệ thống trong việc quản lý bảo hiểm cho nhân viên trong toàn hệ thống siêu thị ở Úc và New Zealand

• Tổ chức môi giới bảo hiểm Gow-Gates Một khách hàng mới và tiềm năng ở Úc và New Zealand.

Thực trạng nguồn nhân lực

3.2.1 Cơ cấu nguồn nhân lực Bộ phận phát triển phần mềm của công ty 8 hiện có:

• Một quản lý cấp trung (đang phát triển thêm 3 quản lý cấp trung)

• 80 kỹ sư phần mềm, trong đó có 15 quản lý cấp cơ sở

• 20 kỹ sư kiểm thử, trong đó có 5 quản lý cấp cơ sở

Về trình độ văn hóa giáo dục, do yêu cầu tuyển dụng của công ty tối thiểu phải có bằng cao đẳng trở lên, vì thế trình độ văn hóa nguồn nhân lực trong công ty là 100% tốt nghiệp cao đẳng / đại học, trong đó có khoảng 10% tốt nghiệp từ các trường nước ngoài (chủ yếu là Úc), chi tiết trong bảng dưới đây:

Bảng 3-1: Tỷ lệ trình độ văn hóa nhân viên công ty ASWIG Solutions Việt Nam5 (Nguồn: theo thống kê danh sách nhân viên đến cuối năm 2014 của công ty ASWIG Solutions Việt Nam)

Cao đẳng 25 % Đại học và trên Đại học 75 % Đặc thù của ASWIG Solutions là công ty Úc, có môi trường làm việc quốc tế, các nhân viên tại Việt Nam làm việc trực tiếp hàng ngày với các đồng nghiệp tại các nước khác như Úc, Malaysia, Philipine, người sáng lập có định hướng hình thành nên văn hóa Úc trong công ty ASWIG Solutions ở tất cả các quốc gia Vì thế, văn hóa của ASWIG Solutions là văn hóa toàn cầu và thiên về văn hóa của Úc do đó có sự khác biệt lớn so với văn hóa của Việt Nam, đặc biệt ở các chiều: khoảng cách quyền lực, chủ nghĩa tập thể / cá nhân và định hướng dài hạn / ngắn hạn (hình 2 phụ lục)

3.2.2 Cơ cấu quản trị nhân sự Nhân lực của bộ phận nhân sự hiện tại bao gồm:

8 Theo thống kê danh sách nhân viên đến cuối năm 2014

• Một người đồng thời đảm nhiệm các công việc quản trị nhân sự và các công việc của tổ chức hành chính (Admin)

• Một kế toán tiền lương đảm nhiệm việc tính toán các khoản chi trả lương bổng, phụ cấp, các khoản đóng góp bắt buộc theo quy định của luật lao động (thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp …)

Ba Quản lý cấp trung và 15 quản lý cấp cơ sở cũng làm công tác nhân sự đối với các công tác như: quản lý trực tiếp nhân lực, tuyển dụng, đánh giá thành tích, …

3.2.3 Công tác quản trị nhân sự hiện tại 3.2.3.1 Thu hút nguồn nhân lực

Việc hoạch định, dự báo nguồn nhân lực được thực hiện theo nhu cầu của các dự án

Khi dự án cần mở rộng hay khi có thêm dự án mới, các quản lý cấp cao và cấp trung tiến hành họp bàn về số lượng nhân sự cần tuyển thêm, từ đó đăng tin tuyển dụng trên các trang việc làm trực tuyến (www.vietnamworks.com hay www.itviec.com) Các mẫu đăng tuyển dựa trên một mẫu chuẩn được soạn trước với các yêu cầu khai quát về vị trí cần tuyển Bên cạnh việc đăng tin tuyển dụng rộng rãi trên Internet, công ty cũng mở rộng nguồn ứng viên từ bạn bè, thân nhân của nhân viên hiện hữu tham gia ứng tuyển, nếu thành công sẽ được nhận thưởng

Khi ứng viên nộp đơn ứng tuyển, bộ phận nhân sự sẽ chuyển hồ sơ qua lãnh đạo cấp trung, lãnh đạo cấp trung sàng lọc một lần những hồ sơ tốt để gọi phỏng vấn Việc phỏng vấn gồm 2 vòng:

• Vòng 1: phỏng vấn chuyên môn kỹ thuật do các quản lý cấp cơ sở đảm trách

• Vòng 2: nếu ứng viên vượt qua được vòng 1 sẽ được mời phỏng vấn vòng 2 với bộ phận nhân sự, quản lý cấp trung và quản lý trực tiếp tại Úc Ứng viên được tuyển chọn sẽ được bộ phận nhân sự gửi email mời làm việc (offer letters) và liên lạc để tiến hành các thủ tục giấy tờ cần thiết cho ngày đi làm

3.2.3.2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Năm 2014, công ty có tổ chức: một khóa huấn luyện ngắn hạn (3 ngày) cho quản lý cấp cơ sở về kỹ năng lãnh đạo (leadership skills) hợp tác với Công ty Tư vấn về Quản trị Nhân sự - Dynamic Consulting

Năm 2015, công ty có kế hoạch tổ chức:

• Một khóa huấn luyện ngắn hạn (3 ngày) cho 10 quản lý cấp cơ sở về kỹ năng quản lý dự án theo quy trình Agile (Scrum Master)

• Một khóa đào tạo dài hạn (1 năm) cho 20 quản lý cấp trung và cấp cơ sở về kỹ năng quản lý và lãnh đạo Hợp tác với đại học RMIT Việt Nam

Về chuyên môn, công ty có mua các khóa huấn luyện trực tuyến về kỹ thuật để nhân viên tự học và trau dồi thêm thông qua Internet

3.2.3.4 Duy trì và sử dụng nguồn nhân lực a Công tác khuyến khích, động viên:

Công ty có chính sách khuyến khích nhân viên đóng góp phát triển cùng công ty như:

• Các lãnh đạo cấp trung và cấp cơ sở thường xuyên có các cuộc họp với nhân viên nhằm giải đáp các thắc mắc và động viên nhân viên

• Các chuyến du lịch hằng năm được tổ chức định kỳ nhằm tăng sự đoàn kết và gắn bó của nhân viên

• Công ty tổ chức khám sức khỏe định kỳ hằng năm b Công tác đánh giá kết quả làm việc:

Công tác này được tổ chức 2 lần / năm nhằm xem xét thành quả công việc Việc đánh giá được thực hiện bằng cách sử dụng một mẫu đánh giá chuẩn áp dụng trong toàn công ty Quản lý trực tiếp, quản lý gián tiếp cùng với các cá nhân liên quan đến dự án (stack-holders) tham gia đánh giá kết quả làm việc của từng nhân viên Kết quả đánh giá sẽ được tổng hợp trình cho giám đốc phê duyệt cho kế hoạch lương thưởng

Phương pháp đánh giá này có một số ưu điểm và khuyết điểm như sau: Ưu điểm:

Phương pháp đánh giá này tương đối dễ và có thể thực hiện nhanh chóng Xem xét chất lượng công việc không chỉ ở kỹ năng chuyên môn mà còn cả việc sử dụng ở các kỹ năng mềm trong công việc

Các khía cạnh đánh giá đa dạng, nhiều khía cạnh như: kết quả đầu ra của dự án, kỹ năng bản thân và các khía cạnh ở giá trị công ty

Có trọng số đánh giá rõ ràng của từng mục Thông tin được thu thập ở 3 cấp trên đánh giá bao gồm: quản lý trực tiếp, quản lý bộ phận và khách hàng

Thông tin đánh giá không thể hiện hết kết quả công việc của toàn bộ thời gian đánh giá, phần lớn chỉ tập trung vào kết quả của 1-2 tháng cận thời điểm đánh giá

Phân tích công việc

3.3.1 Mục đích phân tích công việc

Phân tích công việc sẽ giúp làm rõ các trách nhiệm, chức năng, quyền hạn của các vị trí công việc một cách đầy đủ và chính xác, từ đó xây dựng bảng mô tả công việc cho các vị trí Bảng mô tả công việc là cơ sở cho quá trình tuyển dụng, chọn lựa, đào tạo, huấn luyện và đánh giá nhân viên Bảng mô tả công việc cũng sẽ là cơ sở để xây dựng bộ chỉ số KPI cho từng vị trí

3.3.2 Nguồn thông tin cho phân tích công việc Để phân tích công việc, có 3 nguồn thông tin được thu thập nhằm làm rõ từng vị trí:

• Các mẩu quảng cáo việc làm trên các trang tuyển dụng trực tuyến

• Quan sát trực tiếp việc thực hiện công việc hằng ngày tại văn phòng

• Dùng bảng câu hỏi để hỏi những người đang đảm nhiệm công việc ở những vị trí khảo sát Bảng trả lời được thực hiện tại nơi làm việc và trong giờ làm việc

3.3.3 Đối tượng thu thập thông tin phân tích công việc

Công ty ASWIG Solutions Việt Nam đang thực hiện nhiều dự án đồng thời, trong đó có thể gom nhóm thành 2 nhóm dự án chính:

• Nhóm những dự án thực hiện cho công ty mẹ (Employers Mutual)

• Nhóm những dự án thực hiện cho khách hàng bên ngoài (External clients)

Nhằm có cái nhìn tổng quát, việc thu thập thông tin được thực hiện trên cả hai nhóm dự án, mỗi nhóm dự án, lựa chọn ra một dự án tiêu biểu, có đầy đủ cả 4 vị trí

Bảng 3-2: Cơ cấu nhân lực của 2 dự án khảo sát

Tên dự án Khách hàng

Cơ cấu nhân lực của từng vị trí trong dự án

Tổng số nhân viên của 2 dự án trong cơ cấu nhân lực toàn công ty: 24/90 Đối với mỗi vị trí, tiến hành phỏng vấn dưới 2 góc nhìn khác nhau để bảo đảm tính khách quan và đầy đủ thông tin nhất

• Góc nhìn người trực tiếp thực hiện công việc: là sự mô tả nội dung công việc mà người nhân viên thực hiện hằng ngày Người được phỏng vấn phải có thời gian làm việc tại vị trí được phỏng vấn từ một năm trở lên nhằm đảm bảo họ hiểu rõ công việc tại vị trí họ đang nắm giữ

• Góc nhìn người quản lý trực tiếp của vị trí khảo sát: là sự mong đợi dưới góc nhìn của nhà quản lý về vị trí dưới quyền của mình, là quan điểm trong bức tranh tổng thể phạm vi của nhà quản lý

Bảng 3-3: Tóm tắt số lượng nhân viên tham gia phỏng vấn

Vị trí công việc Số lượng nhân viên tham gia phỏng vấn Vị trí kỹ sư phần mềm 6

Vị trí trưởng nhóm phát triển 4 Vị trí kỹ sư kiểm thử 6 Vị trí trưởng nhóm kiểm thử 4 Tổng số nhân viên tham gia phỏng vấn: 20

Bảng 3-4: Chi tiết đối tượng phỏng vấn

Vị trí công việc Đối tượng phỏng vấn

Dự án Số lượng nhân viên tham gia phỏng vấn

Vị trí kỹ sư phần mềm Creditor

-2 nhân viên -1 trưởng nhóm phát triển

Vị trí trưởng nhóm phát triển

-1 quản lý cấp trung quản lý trực tiếp (Software development manager)

Vị trí kỹ sư kiểm thử

-2 nhân viên -1 trưởng nhóm kiểm thử

Vị trí trưởng nhóm kiểm thử

-1 quản lý cấp trung quản lý trực tiếp (Quality Control manager)

3.3.4 Nội dung bảng câu hỏi phỏng vấn

Bảng câu hỏi phỏng vấn bao gồm các câu hỏi nhằm thu thập thông tin về vị trí công việc, các trách nhiệm chính, đối tượng giám sát và chịu sự giám sát, công việc, trách nhiệm chuyên môn, mối liên hệ với các bộ phận, điều kiện, môi trường làm việc và các đặc tính khác của công việc

Tham khảo bộ câu hỏi phân tích công việc từ sách Quản trị nguồn nhân lực (tái bản lần thứ 8, có sửa đổi và bổ sung) – Trần Thị Kim Dung (Trang 89) kết hợp với các đặc trưng của ngành CNTT và của công ty, tác giả đề xuất sử dụng bảng câu hỏi phỏng vấn gồm các câu hỏi như sau:

2 Vị trí này báo cáo trực tiếp cho ai? ở chức vụ nào?

3 Vị trí này báo cáo gián tiếp cho ai? ở chức vụ nào?

4 Vị trí này thường phải giám sát hoạt động công việc của ai? Ở chức vụ nào?

5 Những trách nhiệm chính của vị trí này trong công việc là gì?

6 Vị trí này có liên hệ với các bộ phận nào bên trong và bên ngoài tổ chức?

7 Theo anh (chị) những phần quan trọng nhất trong công việc của vị trí này là gì?

Tại sao chúng lại quan trọng?

8 Anh (chị) hãy kể tên và trình bày cách thức thực hiện những phần khó nhất trong công việc của vị trí này?

9 Theo anh (chị) những thách thức nhiều nhất trong công việc của vị trí này là gì?

10 Những kiến thức nào quan trọng liên quan đến thực hiện công việc của vị trí này?

11 Những phần việc nào nên được ủy quyền? Cho ai? Như thế nào?

12 Loại tình huống nào thường gây ra căng thẳng nhất trong công việc của vị trí này?

13 Theo anh (chị) vị trí công việc này đòi hỏi phải tham dự những cuộc họp như thế nào? Sẽ có báo cáo nào?

14 Lĩnh vực nào của công việc thường tạo ra sự hài lòng nhất? Hoặc không hài lòng nhất? Tại sao?

15 Theo anh (chị) những khóa đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm đặc biệt cần có để thực hiện công việc của vị trí này cho tốt là gì?

16 Các ngôn ngữ lập trình, công cụ máy tính, phần mềm nào thường được sử dụng ở vị trí này? Mức độ sử dụng các công cụ này thế nào?

17 Trong toàn bộ quá trình làm việc, cần phải ra quyết định nào? Thời gian cần thiết để đưa ra các quyết định như vậy?

18 Công việc của vị trí này có những yêu cầu nào về trách nhiệm đối với khách hàng hoặc các mối liên hệ khác bên ngoài công ty?

19 Những tiêu chuẩn được sử dụng đánh giá thực hiện tốt công việc ở vị trí này?

3.3.5 Tóm tắt kết quả tổng hợp thông tin Kết quả thu thập thông tin khá dài nên phần này chỉ trình bày tóm tắt những thông tin cốt lõi, thu gọn của kết quả phỏng vấn Kết quả đầy đủ được đính kèm trong phụ lục

3.3.5.1 Vị trí Kỹ sư phần mềm

- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm phát triển phần mềm (Team Leader - TL) - Báo cáo gián tiếp cho: Quản lý dự án (Project Manager - PM)

- Cấp dưới: Không - Các công việc chính: o Thực hiện viết tài liệu phân tích nghiệp vụ, o Xây dựng giải pháp đáp ứng yêu cầu khách hàng Xây dựng bản mẫu (prototype), nền tảng (framework) cho các sản phẩm phần mềm o Phân tích thiết kế hệ thống phần mềm, phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu cho các hệ thống phần mềm, viết mã chương trình (coding) o Sửa các lỗi được tìm thấy bởi bộ phận kiểm thử o Cập nhật tài liệu phân tích, thiết kế khi có yêu cầu thay đổi - Các trách nhiệm chính: o Bên trong: trực tiếp tham gia xây dựng và phát triển sản phẩm phần mềm, đảm bảo dự án đúng tiến độ, chất lượng đảm bảo theo cam kết o Bên ngoài: giải đáp, gỡ rối cho các vấn đề của khách hàng, sửa chữa các lỗi khách hàng gặp phải, tư vấn và thực hiện các giải pháp cho nhu cầu nghiệp vụ của khách hàng

- Các liên hệ với bộ phận khác: o Nhận kết quả phân tích từ bộ phận phân tích nghiệp vụ (BA) o Nhận, điều tra và sửa chữa (fix) lỗi (bugs) của sản phẩm từ bộ phận kiểm thử (Quality Control)

- Các quyết định: o Đưa ra các ước lượng về thời gian hoàn thành công việc được giao o Đọc kỹ tài liệu phân tích từ BA, đặt câu hỏi cho khách hàng và BA về các vấn đề chưa rõ, đề nghị giải pháp thích hợp và lên bản thiết kế cho phần mềm công cụ phù hợp để thực hiện viết mã chương trình một cách tốt nhất

- Các cuộc họp cần tham dự: o Họp bàn về tài liệu phân tích nghiệp vụ cùng với BA o Họp bàn về kế hoạch phát triển sản phẩm o Họp và báo cáo hằng ngày về tiến độ phát triển, các vấn đề khó khăn với trưởng nhóm phát triển o Họp tổng kết mỗi giai đoạn (milestone / itegration), báo cáo cho trưởng nhóm phát triển về các tính năng sản phẩm đã hoàn tất

3.3.5.2 Vị trí Trưởng nhóm phát triển

- Báo cáo trực tiếp cho: Quản lý dự án (PM) - Báo cáo gián tiếp cho: Quản lý bộ phận phát triển phần mềm (SDM) - Cấp dưới: các thành viên trong nhóm phát triển bao gồm các kỹ sư phần mềm - Các công việc chính: o Nhận thông tin về dự án từ quản lý dự án, khởi tạo dự án và các thiết lập ban đầu, xây dựng nhóm phát triển Lên kế hoạch, ước lượng thời gian hoàn thành dự án, báo cáo kế hoạch dự án cho quản lý dự án o Tư vấn xây dựng dự án, liên hệ làm việc với các hãng lên danh mục dự án o Giao tiếp, thương lượng, nhận, phân tích các yêu cầu của dự án và truyền đạt cho nhóm phát triển dự án o Theo dõi, kiểm soát tiến độ dự án và đưa ra các điều chỉnh phù hợp o Quản lý rủi ro, lên kế hoạch phòng ngừa, giảm nhẹ tác hại o Điều phối, bàn giao và hỗ trợ các thành viên trong nhóm phát triển trong quá trình phân tích, thực hiện và cài đặt giải pháp o Quản lý và đào tạo các thành viên trong nhóm - Các trách nhiệm chính: o Bên trong: trực tiếp tham gia xây dựng và phát triển sản phẩm phần mềm

Quản lý, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ dự án, báo cáo tình hình dự án và các nhu cầu khác lên cấp trên Tham gia quá trình trình phỏng vấn chuyên môn, tuyển dụng nhân sự o Bên ngoài: thu thập yêu cầu nghiệp vụ, đàm phán, thương lượng các chức năng của sản phẩm với khách hàng, khảo sát sự hài lòng của khách hàng

ĐỀ XUẤT

Đề xuất bảng mô tả công việc cho từng chức danh

Từ kết quả thu thập thông tin về nội dung công việc trong phần phân tích công việc kết hợp với các mẩu tin đăng tuyển dụng trên các website việc làm, tác giả đề xuất bảng mô tả công việc cho từng vị trí theo mẫu bảng mô tả công việc từ sách Quản trị nguồn nhân lực (tái bản lần thứ 8) – Trần Thị Kim Dung (Trang 91) như sau:

4.1.2 Bảng mô tả công việc cho vị trí kỹ sư phần mềm

ASWIG SOLUTIONS VN Bộ phận PHÁT TRIỂN

PHẦN MỀM Chức danh công việc Kỹ sư phần mềm (SE) Mã số công việc Không có

Tóm tắt công việc (vì sao có công việc này, mục tiêu gì)

Trực tiếp tham gia hoạt động xây dựng và phát triển các sản phẩm phần mềm của công ty

Sửa chữa các lỗi phần mềm được tìm thấy sau quá trình kiểm thử

Báo cáo, tư vấn và tham gia sửa chữa những lỗi phần mềm trong quá trình sử dụng phần mềm của khách hàng

Nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật mới Quan hệ công việc

Báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm phát triển phần mềm (Team Leader - TL) Báo cáo gián tiếp cho Quản lý dự án (Project Manager - PM)

Bên ngoài Nội bộ Bên ngoài

Khách hàng (PO) Đối tác (Partners) Công chúng

Trưởng nhóm phát triển (TL)

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài

Thu thập yêu cầu nghiệp vụ từ khách hàng, phân tích và thiết kế hệ thống theo yêu cầu, giải đáp các thắc mắc và giúp khách hàng giải quyết những trục trặc, lỗi hệ thống khi vận hành sản phẩm phần mềm Đối tác (Partners) Tìm kiếm, so sánh và đề nghị hợp tác với các đối tác để mua, bán các module, thư viện phần mềm

Công chúng Tham gia các hoạt động cộng đồng nhằm gia tăng uy tín và hình ảnh công ty Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các vấn đề bên trong

Trưởng nhóm phát triển (TL)

Báo cáo công việc hàng ngày, chịu trách nhiệm về tiến độ phát triển và chất lượng công việc

Phối hợp với các thành viên trong nhóm và với các bộ phận khác trong việc hoàn thành sản phẩm được giao, nâng cao chuyên môn và hỗ trợ các thành viên mới Các nhiệm vụ chính:

• Thực hiện viết tài liệu phân tích nghiệp vụ

• Phân tích thiết kế hệ thống phần mềm

• Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu cho các hệ thống phần mềm

• Viết mã chương trình (coding)

• Sửa các lỗi được tìm thấy bởi bộ phận kiểm thử

• Xây dựng bản mẫu (prototype) cho các sản phẩm phần mềm

• Xây dựng nền tảng (framework) cho các sản phẩm phần mềm

• Cập nhật tài liệu phân tích, thiết kế khi có yêu cầu thay đổi Các công việc tác nghiệp đặc trưng

• Phát triển các phần mềm trên nền Microsoft Net o Sử dụng công cụ Visual Studio 2010, 2013 để phát triển o Sử dụng nền tảng Net Framework 4.0 trở lên để phát triển o Phát triển phần mềm bằng ngôn ngữ lập trình C# o Sử dụng nền tảng đối tượng quan hệ Entity Framework 5.0 trở lên

• Phát triển các sản phẩm web o Phát triển các sản phẩm web trên nền MVC 4.0 trở lên o Sử dụng các ngôn ngữ lập trình Front-end: Ajax, Jquery, AngulaJs o Debug các sản phẩm web trên các trình duyệt Chrome, FireFox và Internet Explorer

• Xây dựng cơ sở dữ liệu o Phát triển các sản phẩm web trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2008 và Microsoft SQL Server 2012 o Bảo trì và sửa các lỗi về cơ sở dữ liệu và hệ cơ sở dữ liệu Tác nghiệp với các đồng nghiệp, bộ phận khác

• Nhận kết quả phân tích từ bộ phận phân tích nghiệp vụ (Business Anaylst - BA), làm rõ yêu cầu của khách hàng, viết mã (coding), xây dựng sản phẩm nhằm đáp ứng và giải quyết các nhu cầu của khách hàng

• Nhận, điều tra và sửa chữa lỗi (bugs) của sản phẩm từ bộ phận kiểm thử

• Nhận các lỗi, thông tin trong quá trình cài đặt sản phẩm từ bộ phận triển khai và cài đặt, sửa chữa nếu có các lỗi xảy ra

Tác nghiệp với bên ngoài

• Thực hiện thu thập yêu cầu khách hàng

• Thực hiện phân tích yêu cầu khách hành

• Thực hiện các giải đáp, gỡ rối cho các vấn đề của khách hàng

• Tư vấn và thực hiện các giải pháp cho nhu cầu nghiệp vụ của khách hàng

• Tham gia vào các hoạt động nhằm gia tăng hình ảnh, uy tín của công ty như các buổi hội thảo, giới thiệu công ty, tuyển dụng…

• Định kỳ báo cáo hằng ngày về tiến độ phát triển, các vấn đề khó khăn với trưởng nhóm phát triển

• Báo cáo các tính năng đã thực hiện khi xây dựng bản build cho trưởng nhóm phát triển

• Được cung cấp đầy đủ thông tin về các yêu cầu (customer requirements) của khách hàng

• Được trao đổi, làm rõ các vấn đề, yêu cầu với khách hàng

• Được chia sẻ và đóng góp vào các tài liệu kỹ thuật liên quan trong quá trình tham gia dự án

• Được tham gia và đề nghị thực hiện các giải pháp phần mềm, phần cứng phù hợp trong quá trình thực hiện dự án

• Tham gia vào quá trình ra quyết định liên quan đến việc mua, bán các module, thư viện phần mềm có liên quan trong dự án Điều kiện làm việc:

• Thường xuyên giao tiếp với khách hàng và các bộ phận liên quan qua các phương tiện như: email, voice chat, video conference và gặp trực tiếp

Ngôn ngữ giao tiếp chủ yếu bằng Tiếng Anh

• Điều kiện về máy móc, văn phòng thoải mái, thuận tiện

• Môi trường làm việc mở, mọi người được tự do đóng góp xây dựng và đưa ra giải pháp, quan điểm của mình

• Máy tính xách tay / để bàn / máy chủ

• Máy chiếu, màn hình, thiết bị video conference, tai nghe, micro

• Các thiết bị để test sản phẩm: máy tính, điện thoại, máy tính bảng

4.1.3 Bảng mô tả công việc cho vị trí trưởng nhóm phát triển

Chức danh công việc Trưởng nhóm phát triển

(Team Leader - TL) Mã số công việc Không có

Trực tiếp tham gia hoạt động xây dựng và phát triển các sản phẩm phần mềm của công ty trong phạm vi dự án

Quản lý, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ dự án, báo cáo tình hình dự án và các nhu cầu khác lên cấp trên

Chịu trách nhiệm và có thẩm quyền đưa ra các quyết định quan trọng trong dự án như: quyết định và điều phối nhân sự trong dự án, thay đổi cấu trúc kỹ thuật bên trong sản phẩm,…

Tham gia quá trình trình phỏng vấn chuyên môn, tuyển dụng nhân sự Quan hệ công việc

Báo cáo trực tiếp cho Quản lý dự án (Project Manager - PM)

Báo cáo gián tiếp cho Quản lý bộ phận phát triển (Software Development

Quản lý dự án (PM)

Thu thập yêu cầu nghiệp vụ từ khách hàng, làm việc cùng BA để làm rõ yêu cầu, đề xuất ý tưởng các giải pháp cho khách hàng, giải đáp các thắc mắc và giúp khách hàng giải quyết những trục trặc, lỗi hệ thống khi vận hành sản phẩm phần mềm Đối tác (Partners) Tìm kiếm, so sánh và đề nghị hợp tác với các đối tác để mua, bán các module, thư viện phần mềm

Tham gia các hoạt động cộng đồng nhằm gia tăng uy tín và hình ảnh công ty

Tham gia công tác tuyển dụng

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các vấn đề bên trong

Quản lý dự án (Project Manager - PM)

Báo cáo công việc hàng ngày, chịu trách nhiệm về tiến độ và chất lượng công việc

Quản lý bộ phận phát triển (SDM)

Báo cáo tình hình nhân sự và các vấn đề liên quan khác trong nhóm như: performance, nguyện vọng hướng phát triển, quyết định thôi việc…

Phối hợp với các thành viên trong nhóm và với các bộ phận khác trong việc hoàn thành sản phẩm được giao Là đầu mối (contact point) cho các liên hệ với các bộ phận khác

• Nhận thông tin về dự án từ quản lý dự án, khởi tạo dự án và các thiết lập ban đầu, xây dựng nhóm phát triển

• Tư vấn xây dựng dự án, liên hệ làm việc với các hãng lên danh mục dự án

• Giao tiếp, thương lượng, nhận, phân tích các yêu cầu của dự án và truyền đạt cho nhóm phát triển dự án

• Lên kế hoạch, ước lượng thời gian hoàn thành dự án, báo cáo kế hoạch dự án cho quản lý dự án

• Theo dõi, kiểm soát tiến độ dự án và đưa ra các điều chỉnh phù hợp

• Quản lý rủi ro, lên kế hoạch phòng ngừa, giảm nhẹ tác hại

• Điều phối, bàn giao và hỗ trợ các thành viên trong nhóm phát triển trong quá trình phân tích, thực hiện và cài đặt giải pháp

• Quản lý và đào tạo các thành viên trong nhóm Tác nghiệp với các đồng nghiệp, bộ phận khác:

Phối hợp với bộ phận phân tích nghiệp vụ (Business Anaylst - BA), làm rõ yêu cầu của khách hàng, đưa ra ý tưởng và thiết kế các giải pháp kỹ thuật nhằm đáp ứng và giải quyết các nhu cầu của khách hàng

• Lên kế hoạch về các bản build, chịu trách nhiệm về tiến độ, chất lượng và nội dung các bản build

• Phối hợp với bộ phận kiểm thử (Quality Control), theo dõi tình trạng và danh sách các lỗi tìm được, làm việc với khách hàng và quản lý dự án để điều chỉnh kế hoạch dự án (Project Plan) khi chất lượng không đảm bảo

• Cung cấp gói cài đặt, tài liệu hướng dẫn cài đặt và sử dụng sản phẩm phần mềm cho bộ phận triển khai và cài đặt (Deployment Team)

• Hỗ trợ và sửa chữa các lỗi liên quan đến quá trình sử dụng sau khi cài đặt Tác nghiệp với bên ngoài

• Làm việc trực tiếp với khách hàng, thu thập yêu cầu nghiệp vụ

• Đàm phán, thương lượng các chức năng của sản phẩm với khách hàng

• Thực hiện các giải đáp, gỡ rối cho các vấn đề của khách hàng

• Làm việc cùng với quản lý dự án, khảo sát sự hài lòng của khách hàng

• Tham gia vào các hoạt động nhằm gia tăng hình ảnh, uy tín của công ty như các buổi hội thảo, giới thiệu công ty, tuyển dụng…

• Báo cáo hằng tuần về tiến độ dự án và các vấn đề xảy ra với quản lý dự án

• Xây dựng các báo cáo về các phiên bản phần mềm khi xuất bản (release)

• Tham gia xây dựng tài liệu cài đặt và sử dụng cho sản phẩm Thẩm quyền:

• Được cung cấp đầy đủ thông tin về các yêu cầu của khách hàng

• Được trao đổi, làm rõ các vấn đề, yêu cầu với khách hàng

• Được cung cấp thông tin về chiến lược sản phẩm của công ty

• Được cung cấp thông tin về chiến lược nhân sự của công ty

• Được ra quyết định và thực hiện các giải pháp phần mềm, phần cứng phù hợp trong dự án

• Tham gia cùng khách hàng, quản lý dự án, trưởng nhóm kiểm thử trong việc điều chỉnh kế hoạch dự án

• Tham gia vào quá trình ra quyết định liên quan đến việc mua, bán các module, thư viện phần mềm có liên quan trong dự án

• Cùng với quản lý dự án, ra quyết định về cấu trúc nhân sự, thêm bớt thành viên trong nhóm phát triển Điều kiện làm việc:

• Thường xuyên giao tiếp với khách hàng và các bộ phận liên quan qua các phương tiện như: email, voice chat, video conference và gặp trực tiếp

Ngôn ngữ giao tiếp chủ yếu bằng Tiếng Anh

• Điều kiện về máy móc, văn phòng thoải mái, thuận tiện

• Môi trường làm việc mở, mọi người được tự do đóng góp xây dựng và đưa ra giải pháp, quan điểm của mình

• Máy tính xách tay / để bàn

• Máy chiếu, màn hình, thiết bị video conference, tai nghe, micro

• Các thiết bị để test sản phẩm: máy tính, điện thoại, máy tính bảng

4.1.4 Bảng mô tả công việc cho vị trí kỹ sư kiểm thử

Chức danh công việc Kỹ sư kiểm thử (QC) Mã số công việc Không có

Trực tiếp tham gia kiểm tra chất lượng cho các sản phẩm phần mềm Viết kịch bản kiểm thử (test cases / test scripts) cho việc kiểm thử Thực hiện việc kiểm thử theo kịch bản và dữ liệu kiểm thử

Tìm kiếm, và cung cấp thông tin về các lỗi phần mềm Nghiên cứu, ứng dụng các kỹ thuật kiểm thử phần mềm Quan hệ công việc

Báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm kiểm thử

Báo cáo gián tiếp cho Quản lý dự án (Project Manager - PM)

Quản lý bộ phận kiểm thử (QC Manager)

Thu thập yêu cầu nghiệp vụ từ khách hàng, phân tích và thiết kế test cases, đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi giao cho khách hàng

Kỹ sư kiểm thử mua và sử dụng các test tool

Đề xuất KRA và bộ chỉ số KPI cho từng vị trí

Các bảng mô tả công việc được xây dựng từ phân tích công việc là cơ sở để nhận diện các vùng trách nhiệm then chốt – KRAs cùng với bộ chỉ số KPI đo lường kết quả thực hiện Từ 3 đến 5 trách nhiệm chính, chủ yếu có thể đo lường bằng định lượng trong bảng mô tả công việc của mỗi vị trí, ta sẽ xác định được bộ KRAs, từ bộ KRAs ta sẽ xây dựng bộ chỉ số KPIs chi tiết theo từng KRA cho các vị trí tương ứng

4.2.2 KRA và KPI cho vị trí kỹ sư phần mềm Danh mục KRA cho vị trí kỹ sư phần mềm từ bảng mô tả công việc

Mục tiêu (KRA) Phân loại Mô tả

Hoàn thành tốt phần dự án (tasks) được giao đúng hoặc trước thời

Năng suất (Productivity) Để dự án thành công, mỗi thành phần được giao trong dự án cho mỗi kỹ sư phần mềm phải được thực hiện một cách hạn tốt nhất Tasks của kỹ sư phần mềm là các thành phần phần mềm được giao thực hiện như: màn hình, chức năng,…

1 Tỷ lệ công việc được giao hoàn thành đúng hoặc trước hạn (RoOT – Rate of ontime tasks)

Công thức: ࡾ࢕ࡻࢀ= ࡿố ࢉô࢔ࢍ ࢜࢏ệࢉ ࢎ࢕à࢔ ࢚ࢎà࢔ࢎ đú࢔ࢍ ࢎ࢕ặࢉ ࢚࢘ướࢉ ࢎạ࢔ ࢀổ࢔ࢍ ࢙ố ࢉô࢔ࢍ ࢜࢏ệࢉ đượࢉ ࢍ࢏ࢇ࢕ ࢞ ૚૙૙% Ý nghĩa: tỷ lệ hoàn thành công việc được giao đúng hoặc trước hạn của từng kỹ sư phần mềm trong nhóm phát triển giúp người trưởng nhóm phát triển và quản lý dự án biết được tiến độ dự án thông qua tiến độ thực hiện công việc của từng kỹ sư phần mềm Tỷ lệ lý tưởng là 100%, trong thực tế, tỷ lệ này giao động tùy thuộc vào kinh nghiệm, trình độ, kiến thức của từng kỹ sư phần mềm

Tần suất đo lường: đo lường hằng tháng Ngưỡng đo lường: dựa vào số liệu quá khứ với số lượng công việc được giao trong tháng giao động từ 15-25, tác giả đề xuất ngưỡng như sau:

• Đối với kỹ sư phần mềm từ 4 năm kinh nghiệm trở lên: 95%

• Đối với kỹ sư phần mềm từ 2-4 năm kinh nghiệm: 90%

• Đối với kỹ sư phần mềm dưới 2 năm kinh nghiệm: 80%

2 Tỷ lệ công việc hoàn thành được chấp nhận (RoAT – Rate of accepted tasks)

Công thức: ࡾ࢕࡭ࢀ= ࡿố ࢉô࢔ࢍ ࢜࢏ệࢉ ࢎ࢕à࢔ ࢚ࢎà࢔ࢎ đượࢉ ࢉࢎấ࢖ ࢔ࢎậ࢔ ࢀổ࢔ࢍ ࢙ố ࢉô࢔ࢍ ࢜࢏ệࢉ đượࢉ ࢍ࢏ࢇ࢕ ࢞ ૚૙૙% Ý nghĩa: trong thực tế, những công việc mà người kỹ sư phần mềm hoàn thành không phải lúc nào cũng được chấp nhận vì những lý do như:

• Kỹ sư phần mềm không hiểu rõ hoặc hiểu sai yêu cầu của khách hàng và các bản thiết kế kỹ thuật dẫn đến việc thực hiện sai hoàn thành không đáp ứng yêu cầu chất lượng, có lỗi nghiêm trọng trong quá trình kiểm thử

Những trường hợp như thế ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến chất lượng toàn dự án, sản phẩm được thực hiện không có ý nghĩa đối với nghiệp vụ của khách hàng và không đem lại giá trị cho công ty Vì thế tỷ lệ này sẽ giúp đánh giá kết quả của việc hoàn thành dự án thực sự Tỷ lệ lý tưởng là 100%, trong thực tế, tỷ lệ này giao động tùy thuộc vào kinh nghiệm, trình độ, kiến thức của từng kỹ sư phần mềm

Tần suất đo lường: đo lường hằng tháng Ngưỡng: dựa vào số liệu quá khứ với số lượng công việc được giao trong tháng giao động từ 15-25, tác giả đề xuất ngưỡng như sau:

Mục tiêu (KRA) Phân loại Mô tả

Kết quả công việc đạt chất lượng cao

Bên cạnh việc hoàn thành phần dự án được giao đúng hạn, kết quả thực hiện được trông đợi sẽ có chất lượng đảm bảo đúng với mong muốn của khách hàng KPI để đo lường

3 Số lỗi tìm được trung bình (NoBA – Number of bugs average)

Công thức: ࡺ࢕࡮࡭= ࡿố ࢒ỗ࢏ ࢚ì࢓ đượࢉ ࢚࢘࢕࢔ࢍ ࢚ࢎá࢔ࢍ ࢀổ࢔ࢍ ࢙ố ࢉô࢔ࢍ ࢜࢏ệࢉ đượࢉ ࢍ࢏ࢇ࢕ Ý nghĩa: chất lượng phần mềm thể hiện ở số lỗi tìm được trong quá trình kiểm thử và trong quá trình sử dụng thử (User Acceptance Tests) Số lỗi càng ít thể hiện chất lượng kết quả công việc càng cao

Tần suất đo lường: đo lường hằng tháng Ngưỡng đo lường: dựa vào số liệu quá khứ với số lượng lỗi trung bình tìm được trong tháng dao động từ 2-30, tác giả đề xuất ngưỡng như sau:

• Đối với kỹ sư phần mềm từ 4 năm kinh nghiệm trở lên: 5

• Đối với kỹ sư phần mềm từ 2-4 năm kinh nghiệm: 8

• Đối với kỹ sư phần mềm dưới 2 năm kinh nghiệm: 12 4 Tỷ lệ lỗi được sửa (RoFB – Rate of fixed bugs)

Công thức: RoFB = ࡿố ࢒ỗ࢏ đượࢉ ࢙ửࢇ ࢀổ࢔ࢍ ࢙ố ࢒ỗ࢏ ࢚ì࢓ đượࢉ ࢞ ૚૙૙% Ý nghĩa: chất lượng phần mềm thể hiện còn được thể hiện ở tỷ lệ lỗi được sửa, càng nhiều lỗi được sửa thì chất lượng phần mềm càng được nâng cao

Tần suất đo lường: đo lường hằng tháng Ngưỡng đo lường: dựa vào số liệu quá khứ với tỷ lệ lỗi được sửa trong tháng từ 80-100%, tác giả đề xuất ngưỡng như sau:

4.2.3 KRA và KPI cho vị trí trưởng nhóm phát triển Mục tiêu (KRA) Phân loại Mô tả

Lập kế hoạch, theo dõi và đảm bảo tiến độ phát triển dự án theo cam kết với khách hàng

Quản lý dự án (Project management)

Cùng với quản lý dự án, trưởng nhóm phát triển cùng với trưởng nhóm kiểm thử chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện dự án KRA này là một trong những mục tiêu về kết quả phát triển dự án trong toàn thể kế hoạch dự án

1 Tỷ lệ kế hoạch đúng hoặc trước hạn (RoOP – Rate of ontime plans)

Công thức: ࡾ࢕ࡻࡼ= ࡿố ࢑ế ࢎ࢕ạࢉࢎ đú࢔ࢍ ࢎ࢕ặࢉ ࢚࢘ướࢉ ࢎạ࢔ ࢀổ࢔ࢍ ࢙ố ࢑ế ࢎ࢕ạࢉࢎ ࢞ ૚૙૙% Ý nghĩa: trưởng nhóm phát triển là người lập kế hoạch cho các giai đoạn phát triển phần mềm Trưởng nhóm phát triển cũng là người theo dõi, báo cáo với quản lý dự án và có các điều chỉnh để đảm bảo dự án đúng với kế hoạch đề ra

KPI này thể hiện khả năng quản lý nhóm và một phần khả năng quản lý dự án của trưởng nhóm phát triển

Đề xuất hệ thống đánh giá thành tích dựa trên bộ chỉ số KPI

4.3.1 Đề xuất hệ thống đánh giá thành tích mới Từ kết quả phân tích công việc và bộ chỉ số KRA, KPI đề nghị bên trên, tác giả đề nghị áp dụng dụng kết quả này vào quy trình đánh giá thành tích Hê thống đánh giá thành tích mới sẽ vẫn giữ lại những ưu điểm của hệ thống cũ đồng thời khắc phục khuyết điểm cũng như đem lại những lợi ích mới

Thu thập kết quả đo lường KPI tháng

Thu thập kết quả đo lường KPI quý

Khen thưởng cá nhân có KPI tốt

Cấp quản lý đánh giá Lưu trữ về lịch sử KPI

Bảng đánh giá thành tích mỗi 6 tháng

Kết quả đánh giá thành tích tổng hợp có sử dụng KPI Đánh giá bằng KPI theo tháng / quý Đánh giá bằng mẫu đánh giá (6 tháng)

Quản lý và nhân viên họp tìm nguyên nhân và cách khắc phục Không tốt

Tốt Điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết

Hình 4-1: Sơ đồ đánh giá thành tích mới có sử dụng KPI

Hệ thống đánh giá này là sự kết hợp việc sử dụng hệ thống KPI vừa được đề xuất từ kết quả phân tích công việc với phương pháp đánh giá hiện tại Thay vì chỉ đánh giá vào cuối kỳ mỗi 6 tháng, việc đánh giá sẽ được thực hiện thường xuyên hơn vào mỗi tháng, mỗi quý thông qua việc thu thập kết quả đo lường KPI

4.3.1.1 Đánh giá bằng KPI theo tháng / quý

Trong quá trình thực hiện dự án, KPI của từng nhân viên sẽ được thu thập theo tháng hoặc theo quý, sau đó cấp quản lý sẽ xem xét, so sánh với ngưỡng để đánh giá

• KPI của kỹ sư phần mềm do trưởng nhóm phát triển thu thập Kết quả sẽ được xem xét và đánh giá bởi trưởng nhóm phát triển và quản lý dự án

• KPI của kỹ sư kiểm thử do trưởng nhóm kiểm thử thu thập Kết quả sẽ được xem xét và đánh giá bởi trưởng nhóm kiểm thử và quản lý dự án

• KPI của trưởng nhóm kiểm thử do quản lý dự án thu thập và đánh giá

Kết quả đo lường KPI sẽ được xem xét, nếu đạt hoặc vượt ngưỡng, kết quả sẽ được ghi nhận, khen thưởng và khuyến khích nhân viên tiếp tục phát huy Ngược lại, nếu chỉ số KPI không đạt ngưỡng, cấp quản lý trực tiếp phải làm việc với nhân viên nhằm tìm ra nguyên nhân cốt lõi, các ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến mục tiêu, kế hoạch chung của dự án, công ty, nếu cần thiết thì điều chỉnh kế hoạch, sau đó sẽ cùng nhân viên tìm cách khắc phục, cải thiện tình hình

Hình 4-2: Ví dụ biểu đồ tỷ lệ công việc hoàn thành được chấp nhận (RoAT)

Kết quả đo lường KPI cũng được lưu trữ lại nhằm theo dõi biến động giá trị KPI theo thời gian Lịch sử KPI sẽ giúp cả nhân viên lẫn cấp quản lý theo dõi những thời điểm KPI không đạt ngưỡng đồng thời đo lường sự tiến bộ của nhân viên theo thời gian

Bên cạnh đó, lịch sử KPI cũng là cơ sở để minh chứng cho kết quả công việc của nhân viên khi thực hiện việc tổng kết đánh giá mỗi 6 tháng

Tỷ lệ công việc hoàn thành được chấp nhận - RoAT

4.3.1.2 Đánh giá bằng mẫu đánh giá (6 tháng)

Mẫu đánh giá hiện tại vẫn sẽ được sử dụng tại mỗi kỳ đánh giá (6 tháng) kết hợp với kết quả đo lường KPI được thu thập và theo dõi trong suốt kỳ đánh giá Trong đó, kết quả đầu ra của dự án, năng suất và chất lượng lao động sẽ được đo lường một cách cụ thể thông qua dữ liệu KPI

Dữ liệu lịch sử KPI được dùng để đo lường cho các tiêu chí đánh giá như sau:

Bảng 4-1: KPI cho từng chỉ tiêu đánh giá của từng vị trí

KPI for assessment criteria of Software Engineer Assessment Criteria KPI

Project Outcomes Commitment RoAT – Rate of accepted tasks Deadline RoOT – Rate of ontime tasks

Quality NoBA – Number of bugs average

RoFB – Rate of fixed bugs Individual Outcomes

Commitment RoAT – Rate of accepted tasks Deadline RoOT – Rate of ontime tasks

Quality NoBA – Number of bugs average

RoFB – Rate of fixed bugs

Technical skills NoBA – Number of bugs average

RoFB – Rate of fixed bugs KPI for assessment criteria of Development Team Leader Assessment Criteria KPI

Project Outcomes Commitment RoAB – Rate of accepted builds Deadline RoOP – Rate of ontime plans Quality RoAB – Rate of accepted builds Stakeholders Satisfaction CSAT – Customer Satisfaction Score Individual Outcomes

Commitment RoAB – Rate of accepted builds

Quality RoAB – Rate of accepted builds Stakeholders Satisfaction CSAT – Customer Satisfaction Score KPI applied for each assessment criteria of Quality Control Engineer Assessment Criteria KPI

Project Outcomes Commitment RoOT – Rate of ontime tasks Deadline RoOT – Rate of ontime tasks Quality PRBA – Post release bugs average Stakeholders Satisfaction PRBA – Post release bugs average Individual Outcomes

Commitment RoOT – Rate of ontime tasks Deadline RoOT – Rate of ontime tasks Quality PRBA – Post release bugs average Stakeholders Satisfaction PRBA – Post release bugs average Competencies

Technical skills PRBA – Post release bugs average KPI for assessment criteria of Quality Control Leader Assessment Criteria KPI

Commitment RoOP – Rate of ontime plans

NoPRB – Number of post release bugs Deadline RoOP – Rate of ontime plans

Quality NoPRB – Number of post release bugs Stakeholders Satisfaction CSAT – Customer Satisfaction Score Individual Outcomes

Commitment RoOP – Rate of ontime plans

NoPRB – Number of post release bugs Deadline RoOP – Rate of ontime plans

Quality NoPRB – Number of post release bugs Stakeholders Satisfaction CSAT – Customer Satisfaction Score

4.3.2 Thử nghiệm và kết quả thử nghiệm Nhằm đánh giá hiệu quả của việc áp dụng KPI vào trong quá trình đánh giá công việc, bộ chỉ số KPI đề xuất được áp dụng thử nghiệm với 2 nhóm dự án tiêu biểu Creditor Payments và Pivotal CMS, đây cũng là 2 nhóm được lựa chọn để thu thập thông tin trong quá trình phân tích công việc Kết quả đo lường được so sánh với kết quả đánh giá lần trước bằng phương pháp đánh giá cũ nhằm so sánh kết quả và đánh giá hiệu quả đo lường KPI Do thời gian có hạn, nên tác giả chỉ tiến hành thử nghiệm thu thập giá trị KPI cho 2 vị trí kỹ sư phần mềm và kỹ sư kiểm thử cho thời gian 1 tháng đó lường Sau đây là kết quả đo lường

Ghi chú: phân loại đánh giá theo phương pháp cũ có 4 mức độ (evaluation values)

4 – Oustanding 3 – Above Expectations 2 – Meet Expectations 1 – Below Expectations

Bảng 4-2: Kết quả đo lường KPI tháng 3 vị trí kỹ sư phần mềm

BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐO LƯỜNG KPI VÀ SO SÁNH VỚI KỲ ĐÁNH GIÁ TRƯỚC (Cách cũ)

CHO VỊ TRÍ KỸ SƯ PHẦN MỀM THÁNG 3 DỰ ÁN CREDITOR PAYMENTS

Họ và tên Trình độ

KPI Kết quả đánh giá lần trước RoOT RoAT NoBA RoFB Đỗ Minh Tuấn SSE 100% 95% 2 100% 2 Đặng Nguyên Bảo SSE 98% 100% 2 100% 3

Phan Lê Uyên Phi JSE 70% 80% 10 90% 3

• SSE: Senior Software Engineer (trên 4 năm kinh nghiệm)

• SE: Software Engineer (từ 2-4 năm kinh nghiệm)

• JSE: Junior Software Engineer (dưới 2 năm kinh nghiệm)

Bảng 4-3: Kết quả đo lường KPI tháng 3 vị trí kỹ sư kiểm thử

BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐO LƯỜNG KPI VÀ SO SÁNH VỚI KỲ ĐÁNH GIÁ TRƯỚC (Cách cũ)

CHO VỊ TRÍ KỸ SƯ KIỂM THỬ THÁNG 3 DỰ ÁN CREDITOR PAYMENTS

Họ và tên Trình độ

KPI Kết quả đánh giá lần trước RoOT PRBA

Võ Thị Thu Hương SQAE 100% 0 3

Nguyễn Thị Kiều My QAE 90% 1 2

• SQAE: Senior Quality Assurance Engineer (trên 4 năm kinh nghiệm)

• QAE: Quality Assurance Engineer (Từ 2-4 năm kinh nghiệm)

• JQAE: Junior Quality Assurance Engineer (Dưới 2 năm kinh nghiệm)

Nhận xét: Trong bảng KPI cho vị trí kỹ sư phần mềm của dự án Creditor Payments, nhân viên Lê Thanh Duy mặc dù là kỹ sư phần mềm nhiều kinh nghiệm nhưng lại có chỉ số KPI không tốt, nguyên nhân là anh Duy không được sắp xếp công việc đúng sở trường nên tỷ lệ hoàn thành công việc thấp và chất lượng không cao Trong khi đó, nhân viên Võ Thái Sơn là nhân viên mới nên chưa quen với công việc, cần sắp xếp người giúp anh Sơn làm quen dần với công việc để có thể phát huy tốt nhất Điểm số KPI thể hiện sự tương đồng nhất định với kết quả đánh giá lần trước, tuy nhiên vẫn có 1 số trường hợp kết quả đánh giá nên điều chỉnh lại theo KPI Ví dụ: Đỗ Minh Tuấn trong dự án Creditors Payments, nhân viên này chỉ được đánh giá điểm 2 – Meet Expectations, tuy nhiên căn cứ trên điểm số KPI có thể thấy, Đỗ Minh Tuấn nên được điểm 3 – Above Expectations Một trường hợp khác là Phan Lê Uyên Phi, nhân viên này được đánh giá điểm 3 – Above Expectations, tuy nhiên tỷ lệ công việc hoàn thành đúng hạn của nhân viên này chỉ có 70%, thấp hơn ngưỡng cho phép, nên cần được điều chỉnh xuống điểm 2 – Meet Expectations Đánh giá: Sau khi được áp dụng thử nghiệm ở 2 dự án, phản hồi từ các trưởng nhóm phát triển và quản lý dự án là rất tích cực Giá trị đo lường KPI thể hiện khá rõ sự tương đồng giữa trình độ chuyên môn và kết quả công việc đồng thời phản ánh rõ những vị trí đang ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ dự án Phương pháp này có nhiều ưu điểm và có thể áp dụng tổng quát hóa trong toàn công ty.

Các đánh đổi (trade-off)

Để hình thành nên bảng mô tả công việc cho từng chức danh như trên cũng như áp dụng hệ thống đánh giá thành tích dựa trên bộ chỉ số KPI đề nghị, có những đánh đổi như sau:

4.4.1 Thời gian và nỗ lực Để hình thành nên các bảng mô tả công việc cần tốn một khoảng thời gian và nỗ lực khảo sát nhất định Mặc dù bảng mô tả công việc cho 4 vị trí khảo sát đã được mô tả khá đầy đủ, tuy nhiên, theo thời gian, khi yêu cầu nội dung công việc thay đổi, cần tiếp tục tiến hành khảo sát để cập nhật, bổ sung

Việc đo lường, thu thập giá trị KPI cho từng vị trí công việc cần làm thường xuyên để đảm bảo tính liên tục và chính xác Điều này đòi hỏi cấp quản lý cơ sở phải dành thời gian và quyết tâm thực hiện thực hiện Bên cạnh đó cần sàng lọc, đảm bảo các giá trị KPI thu thập là đúng đắn, không bị làm sai lệch

Phương pháp đánh giá dựa trên KPI cũng đòi hỏi nhiều thời gian và công sức hơn do thông tin đánh giá được thu thập từ nhiều nguồn hơn

4.4.2 Chi phí Để thực hiện phân tích công việc, công ty có thể giao cho một nhóm thuộc bộ phận nhân sự thực hiện hoặc thuê các cá nhân hoặc tổ chức bên ngoài thực hiện với mức chi phí nhất định Tuy nhiên bù lại công ty có thể giảm bớt chi phí lãng phí cho các trang web tuyển dụng do các hồ sơ ứng tuyển sẽ chính xác hơn.