Quy trình hướng dẫn nhân viên thu mua đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất phù hợp nhất cho khách sạn nhà hàng công ty Hướng dẫn nhân viên thu mua đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Trang 1QUY TRÌNHĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
(Ban hành kèm theo Quyết định số …./2014/QĐ-TGĐ ngày …./…./2014
của Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần ………….)
MỤC LỤC Trang
4.2 Diễn giải quy trình 04
4.3 Nội dung tiêu chí đánh giá 05
5 Lưu hồ sơ 08
6 Tài liệu liên quan 08
Theo dõi phiên bản 08
Trang 34 NỘI DUNG LƯU ĐỒ
4.1 Lưu đồ quy trình
BướcnhiệmTráchLưu đồTài liệu/Biểu mẫuThời gian thựchiện
B1 Nhân viên thu mua
Mỗi quý một lần
B2 Nhân viên thu mua
Một tuần kể từ thời điểm tiến hành tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp
2 ngày làm việc từ thời điểm nhận được danh sách tổng hợp của nhân viên thu mua
1 ngày làm việc từ thời điểm BP.KSNB đồng ývới danh sách NCC
1 ngày làm việc từ thời điểm nhận được danh sách NCC được chọn
B6
BP.KSNBNhân viên thu mua
BM03
KSNB/QT-02-Trong 1 tháng đểđánh giá lựa chọn NCC thay thế
B7 BP KSNBNhân viên thu mua
BM01KSNB/QT-02-
KSNB/QT-02-BM02KSNB/QT-02-
BM03Tìm kiếm NCC mới,
đánh giá lại NCChiện tạiPhiếu đề xuất sử
dụng xe
Tổng hợp thông tin nhàcung cấp
KhôngĐánh giá
lựa chọn
Danh sách nhàcung cấp được
chọn
KhôngPhê
duyệt
Theo dõi quá trình cung
cấp
Lưu hồ sơ
Trang 54.2 Diễn giải lưu đồ
BướcnhiệmTráchCông việcthực hiệnChỉ tiêu kiểm soátthực hiệnThời gianhồ sơ liênChứng từ
quan
Bước 1 Nhân
viên thumua
Tìm kiếm nhàcung cấpmới, đánhgiá lại nhàcung cấphiện tại
Hàng quý, nhân viên thu mua căncứ vào nội dung hàng hóa cầncung cấp để tìm kiếm them nhàcung cấp hoặc xem xét các nhàcung cấp hiện tại để đánh giá lạivà tìm kiếm nhà cung cấp mớithay thế nếu thấy cần thiết
Mỗi quý tiếnhành 1 lần đốivới các nhàcung cấp
Bước 2 Nhân
viên thumua,BP.KSNB
Tổng hợpthông tin nhàcung cấp
Nhân viên thu mua xem xét cácthông tin từ nhà cung cấp về:
- Chất lượng- Mẫu mã- Giá cả- Thời gian- Địa điểm giao hàng- Chế độ bảo hành- Đổi trả sản phẩm… để tổng hợp thông tin về các nhàcung cấp phù hợp (KSNB/QT-02-BM01) chuyển BP.KSNB xem xét
Một tuần kể từthời điểm tiếnhành tìmkiếm, đánh giánhà cung cấp
02-BM01
2 ngày làmviệc kể từ thờiđiểm nhậnđược bảntổng hợp củanhân viên thumua
02-BM01
KSNB/QT-Bước 4 Nhân
viên thumua
Danh sáchnhà cung cấpđược chọn
Sau khi BP.KSNB đánh giá lựachọn nhà cung cấp phù hợp, nhânviên thu mua lập dự thảo danhsách nhà cung cấp được chọn(KSNB/QT-02-BM02) chuyểnBP.KSNB lý và trình Tổng giámđốc phê duyệt
1 ngày làmviệc sau khiBP.KSNBđánh giá lựachọn nhàcung cấp phùhợp
02-BM02
KSNB/QT-Bước 5 Tổng
giám đốc Phê duyệt Tổng giám đốc xem xét dự thảodanh sách nhà cung cấp được
chọn (KSNB/QT-02-BM02), nếuthấy phù hợp ký duyệt, nếu chưaphù hợp yêu cầu lựa chọn lại
1 ngày làmviệc từ thờiđiểm nhậnđược dự thảodanh sáchnhà cung cấpđược chọn
02-BM02
KSNB/QT-Bước 6 Nhân Theo dõi quá Sau khi được Tổng giám đốc phê Trong một
Trang 6KSNB/QT-viên thumua vàBP.KSNB
trình cungcấp duyệt, nhân viên thu mua vàBP.KSNB tiến hành theo dõi quá
trình cung cấp để có những cơ sởcho đợt đánh giá sau (KSNB/QT-02-BM03)
tháng để làmcơ sở đánhgiá nhà cungcấp trong quýsau
02-BM03
Bước 7 Nhân
viên thumua vàBP.KSNB
Lưu hồ sơ BP.KSNB và nhân viên thu mua
lưu các hồ sơ tài liệu liên quanđến nhà cung cấp và quá trìnhđánh giá lựa chọn nhà cung cấp
Sau khi hoànthành côngviệc
Các hồ sơtài liệu liênquan đếnnhà cungcấp
4.3 Nội dung tiêu chí đánh giá a Tiêu chuẩn chất lượng (Có thể đánh giá chất lượng qua mẫu)
Đánh giáTiêu chí đánh giá
Tốt Có các chỉ tiêu chất lượng tốt hơn so với tiêu chuẩn chất lượng theo quy định của Công
ty hoặc các tiêu chuẩn đã được công bố theo quy định của cơ quan có thẩm quyềnhoặc của nhà sản xuất cùng loại
Khá Có các chỉ tiêu chất lượng tương đương với tiêu chuẩn chất lượng theo quy định của
Công ty hoặc các tiêu chuẩn đã được công bố theo quy định của cơ quan có thẩmquyền hoặc của nhà sản xuất cùng loại
Trung bình Có một vài chỉ tiêu chất lượng thấp hơn so với tiêu chuẩn chất lượng theo quy định của
công ty nhưng không ảnh hưởng đến khả năng sử dụng.Yếu Các chỉ tiêu chất lượng không phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng theo quy định của
Công ty.Kém Các chỉ tiêu chất lượng hoàn toàn không phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng theo quy
định của Công ty
b Tiêu chuẩn giá cảĐánh giáTiêu chí đánh giá
Tốt Giá cạnh tranh hơn các nhà cung cấp khác trên thị trường.Khá Giá ngang bằng với các nhà cung cấp khác
Trung bình Giá cao hơn các nhà cung cấp khác.Yếu Giá cao hơn nhiều so với các nhà cung cấp khác.Kém Giá cao hơn rất nhiều so với các nhà cung cấp khác
Trang 7
c Phương thức thanh toánĐánh giáTiêu chí đánh giá
Tốt Chấp nhận thanh toán chậm và thanh toán dần sau 30 đến 45 ngày.Khá Chấp nhận thanh toán chậm và thanh toán hết nợ từ 30 đến 45 ngày.Trung bình Chấp nhận thanh toán chậm và thanh toán hết nợ trước 30 ngày.Yếu Thanh toán 100% ngay sau khi giao hàng
Kém Thanh toán 100% ngay sau khi ký hợp đồng
d Thời gian giao hàng (Cam kết của nhà cung cấp)Đánh giáTiêu chí đánh giá
Tốt Có khả năng đáp ứng về nhu cầu hàng hóa trước thời hạn yêu cầu.Khá Cam kết giao hàng đúng như yêu cầu nhưng không có khả năng đáp ứng trước thời
hạnTrung bình Có thể xảy ra giao hàng trễ hẹn nhưng do các yếu tố khách quanYếu Nguy cơ phát sinh giao hàng trễ rất cao cũng như không có được sự cam kết cụ thểKém Không thể đáp ứng được yêu cầu về thời gian giao hàng
e Khả năng cung ứng về số lượng (Cam kết của nhà cung cấp)Đánh giáTiêu chí đánh giá
Tốt Có khả năng cung cấp cho các đơn hàng số lượng lớn theo yêu cầu của Công ty và ổn
định.Khá Có khả năng cung cấp cho các đơn hàng số lượng lớn nhưng không ổn định.Trung bình Chỉ có khả năng đáp ứng được nhu cầu cung cấp hàng với số lượng vừa phải (50% số
lượng đơn hàng bình quân) nhưng ổn định.Yếu Chỉ có khả năng đáp ứng được nhu cầu cung cấp hàng với số lượng vừa phải (50% số
lượng đơn hàng bình quân) nhưng không ổn địnhKém Chỉ có khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng với số lượng nhỏ
f Uy tín và kinh nghiệm trên thị trườngĐánh giáTiêu chí đánh giá
Tốt Đã tham gia thị trường nhiều năm, được các khách hàng khác đánh giá cao.Khá Đã tham gia thị trường một số năm, để lại ấn tượng tốt từ một số khách hàng khác.Trung bình Mới tham gia thị trường, chưa có những phản ánh không tốt về nhà cung cấp từ khách
hàng khácYếu Có nhiều than phiền từ các khách hàng khácKém Chưa được các khách hàng biết đến khi được hỏi thông tin
Trang 85 LƯU HỒ SƠ
1 Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung cấp KSNB/QT-02-BM01 BP.KSNB
Nhân viên thu mua2 Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt KSNB/QT-02-BM02 BP.KSNB
Nhân viên thu mua3 Sổ giám sát nhà cung cấp KSNB/QT-02-BM03 BP.KSNB
Nhân viên thu mua
6 TÀI LIỆU LIÊN QUAN