Kỹ thuật Điều hành nhà trường

Đề tài nghiên cứu đã chọn KỸ THUẬT TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CUỘC HỌP (HỌP NHÓM, TỔ CHUYÊN MÔN, HỘI ĐỒNG TRƯỜNG), HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

KỸ THUẬT TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CUỘC HỌP(HỌP NHÓM, TỔ CHUYÊN MÔN, HỘI ĐỒNG

TRƯỜNG), HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

Hà Nội – 2024

I Đặt vấn đề

Trong thời đại khoa học công nghệ phát triển như hiện nay, các cuộc họplà một hình thức giao tiếp, trao đổi, thảo luận, ra quyết định quan trọng tronghoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp Cuộc họp là nơi các thành viêntham dự cùng nhau thảo luận, trao đổi thông tin, ý kiến, góp ý, để giải quyếtmột vấn đề chung nào đó Cuộc họp có thể được tổ chức dưới nhiều hìnhthức khác nhau, tùy theo mục đích, yêu cầu của từng cuộc họp

Tuy nhiên, không phải cuộc họp nào cũng đạt được mục tiêu đã đề ra.Có những cuộc họp diễn ra kéo dài, lan man, không hiệu quả, gây lãng phíthời gian, công sức và chi phí

Vậy làm thế nào để tổ chức, quản lý cuộc họp hiệu quả? Đây là một vấnđề quan trọng cần được quan tâm

II Nội dung 1 Khái niệm và bản chất của kỹ thuật tổ chức, quản lý cuộc họp

1.1 Khái niệm

“Cuộc họp” là hoạt động có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định tậptrung nhiều người để trao đổi, thảo luận, bàn bạc để giải quyết vấn đề hoặcthực hiện một nhiệm vụ nào đó Vì vậy, “cuộc họp” là một hình thức hoạtđộng không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức

Trong nhà trường, thường có các cuộc họp như: họp hội đồng, họp Bangiám hiệu, họp liên tịch giữa lãnh đạo nhà trường với Ban chấp hành Công

Đoàn, chi bộ Đảng, Đoàn thanh niên, họp tổ chuyên môn, hội nghị côngchức, họp bình xét thi đua, khen thưởng, kỷ luật, họp với cha mẹ học sinh, … Kỹ thuật tổ chức, quản lý cuộc họp là tập hợp các quy tắc, nguyên tắc,phương pháp, thủ thuật được sử dụng để chuẩn bị, tiến hành và kết thúc cuộchọp một cách hiệu quả, đạt được mục tiêu đã đề ra.

1.2 Bản chất

Kỹ thuật tổ chức, quản lý cuộc họp có bản chất là một quá trình quản lý, baogồm các bước sau:

Xác định mục tiêu cuộc họp: Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất,

quyết định đến nội dung, thành phần tham dự, phương pháp tiến hành cuộchọp

Lập kế hoạch cuộc họp: Kế hoạch cuộc họp cần xác định rõ thời gian, địa

điểm, thành phần tham dự, nội dung, phương pháp tiến hành, kết luận, nhiệmvụ sau cuộc họp

Chuẩn bị nội dung cuộc họp: Nội dung cuộc họp cần được chuẩn bị kỹ

lưỡng, bao gồm tài liệu, thông tin, số liệu cần thiết

Tiến hành cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp cần thực hiện các nhiệm vụ

sau: Điều hành cuộc họp theo đúng kế hoạch. Tạo bầu không khí cởi mở, dân chủ cho cuộc họp. Khuyến khích mọi người tham gia đóng góp ý kiến. Kết luận cuộc họp và phân công nhiệm vụ sau cuộc họp

Theo dõi, giám sát việc thực hiện sau cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp

cần theo dõi, giám sát việc thực hiện các kết luận, nhiệm vụ sau cuộc họp đểđảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra

2 Ý nghĩa và vai trò của kỹ thuật tổ chức, quản lý cuộc họp

2.1 Ý nghĩa của kỹ thuật tổ chức, quản lý cuộc họp

Kỹ thuật tổ chức, quản lý cuộc họp là tập hợp các quy tắc, nguyên tắc,phương pháp, thủ thuật được sử dụng để chuẩn bị, tiến hành và kết thúc cuộchọp một cách hiệu quả, đạt được mục tiêu đã đề ra

Ý nghĩa của kỹ thuật tổ chức, quản lý cuộc họp được thể hiện ở các khíacạnh sau:

 Tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí: Cuộc họp được tổ chức

hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí của các thành viên tham dự Điều này là do cuộc họp được tổ chức đúng mục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, phương pháp tiến hành, kết luận, nhiệm vụ sau cuộc họp

Ví dụ: Trường THCS Lê Quý Đôn tổ chức cuộc họp tổng kết năm học năm 2020 - 2021 Cuộc họp được tổ chức đúng mục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, phương pháp tiến hành, kết luận, nhiệm vụ sau cuộc họp Nhờ đó, cuộc họp được diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí của các thành viên tham dự

 Tạo sự thống nhất: Cuộc họp được tổ chức hiệu quả sẽ giúp tạo sự

thống nhất, đồng thuận về mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, doanh nghiệp Điều này là do trong quá trình họp, các thành viên tham dự được trao đổi, thảo luận, đóng góp ý kiến, từ đó thống nhất quan điểm,giải pháp

Ví dụ: Đoàn Thanh niên trường Đại học Giáo Dục tổ chức cuộc họp để thốngnhất kế hoạch hoạt động năm 2024 Cuộc họp được tổ chức hiệu quả, giúp các thành viên tham dự thống nhất quan điểm, giải pháp, từ đó đưa ra kế hoạch hoạt động Đoàn phù hợp

 Nâng cao hiệu quả công tác quản lý: Kỹ thuật tổ chức, quản lý họp

giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý của nhà quản trị, góp phần thúc đẩy sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp Điều này là do cuộc họp là một hình thức quan trọng để nhà quản trị truyền đạt thông tin, chỉ đạo, điều hành, đánh giá, giải quyết công việc

Ví dụ: Trường Đại học Ngoại ngữ – Đại học Quốc gia Hà Nội đã tổ chức Hộinghị lấy ý kiến cho dự thảo Quy định về quản lý và thực hiện nhiệm vụ Khoahọc và công nghệ tại Trường Cuộc họp được tổ chức hiệu quả, trưởng các đơn vị phòng ban cùng đại diện lãnh đạo các khoa liên quan đã tích cực đưa ra các đóng góp, bổ sung, thắc mắc liên quan đến dự thảo Quy định về quản lý và thực hiện nhiệm vụ Khoa học và công nghệ tại trường, từ đó đưa ra các giải pháp kịp thời để nâng cao hiệu quả công tác quản lý

2.2 Lợi ích của việc tổ chức cuộc họp

 Đánh giá, tổng kết việc nào đã làm và việc nào chưa làm được

 Triển khai, lên kế hoạch công việc cho thời gian sắp tới Nắm được tâm tư nguyện vọng của mọi người

 Thể hiện sự dân chủ trong tập thể Giao lưu, gắn bó các mối quan hệ tạo sự đoàn kết Bàn bạc thống nhất công việc có tính cấp bách Trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm, giải quyết vấn đề Thể hiện thái độ làm việc khoa học và chuyên nghiệp

2.3 Vai trò của kỹ thuật tổ chức, quản lý cuộc họp

Tham gia vào quá trình quản trị: Cuộc họp là một hình thức quan trọng

của quản trị, là một trong những phương pháp quản lý chủ yếu của nhà quảntrị Kỹ thuật tổ chức, quản lý họp giúp nhà quản trị thực hiện tốt các chứcnăng quản trị, đặc biệt là chức năng lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành

Thúc đẩy công tác phối hợp, hợp tác: Cuộc họp là cơ hội để các thành

viên trong nhà trường gặp gỡ, trao đổi, thảo luận, phối hợp, hợp tác với nhau.Kỹ thuật tổ chức, quản lý họp giúp các thành viên làm việc hiệu quả hơn,nâng cao hiệu quả công tác

Nâng cao chất lượng ra quyết định: Cuộc họp là nơi các thành viên

tham gia đóng góp ý kiến, từ đó giúp nhà quản trị đưa ra quyết định đúngđắn, phù hợp với thực tế Kỹ thuật tổ chức, quản lý họp giúp nhà quản trị thuthập được nhiều ý kiến đóng góp của các thành viên, từ đó có cơ sở vữngchắc để đưa ra quyết định

3 Cách thức thực hiện Bước 1: Chuẩn bị cuộc họp

 Xác định mục đích, yêu cầu của cuộc họp

 Xác định chủ đề và nội dung cuộc họp Xác định thành phần, địa điểm và thời gian họp Chuẩn bị cơ sở vật chất và tài liệu

 Phân công nhiệm vụ cụ thể Thông báo triệu tập người tham dự

Bước 2: Bắt đầu cuộc họp

 Bắt đầu cuộc họp đúng giờ Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người

tham dự cuộc họp để cuộc họp được thông suốt và đi đúng trọng tâm

Bước 3: Điều khiển cuộc họp

 Khuyến khích mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ý tưởng mới

 Cần đảm bảo tất cả thành viên tham dự họp hiểu vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt

 Duy trì cuộc họp tập trung vào các mục tiêu trọng tâm Đơn giản hóa tất cả những vấn đề phức tạp, ngăn chặn sự hiểu lầm Tổng kết các nội dung đã được thảo luận và đạt được sự đồng thuận

 Những việc đã làm được? Những việc chưa làm được? Những việc cần cải thiện trong những lần họp tiếp theo? Tùy vào tính chất của từng cuộc họp mà gửi văn bản đến những người

có liên quan Giám sát tiến trình thực hiện nhiệm vụ đã phân công

4 Thực trạng về kỹ thuật tổ chức, quản lý cuộc họp chuyên môn tại trường Mầm non Sao Mai

Nhóm chuyên môn được tổ chức cuộc họp vào cuối tuần và các cuộchọp khác tùy theo nhu cầu công việc Nội dung cuộc họp thường nhàm chán,không có sự mới mẻ và do đó không thu hút được sự tham gia của giáo viên.Các vấn đề được thảo luận chưa đi sâu, nội dung cuộc họp chưa phong phú,các vấn đề mới ít được đưa ra cuộc họp để cùng nhau thảo luận và giải quyết.Kết quả là, các cuộc họp có xu hướng yên tĩnh và không thú vị Các cuộc họpthường ngắn, được tổ chức sau giờ học vào các buổi chiều thứ sáu, chủ yếuđánh giá ngắn gọn công việc của tuần trước và phổ biến công việc của tuầnsau

Ngoài ra, trong quá trình tổ chức các cuộc họp chuyên môn, tổ chuyênmôn chưa dự kiến được những vấn đề có thể nảy sinh trong thực hiện chươngtrình và phương pháp giảng dạy Điều này dẫn đến một số phương pháp khigiải quyết nội dung thảo luận, trao đổi trong cuộc họp cho giáo viên trong tổchưa hiệu quả Bên cạnh đó, một số giáo viên mới ra trường chưa có nhiềukinh nghiệm trong quá trình thực hiện chương trình, chưa thấy được vị trí vàyêu cầu về trình độ kiến thức mà các thành viên trong tổ mình cần đạt Do

đó, cần nâng cao kỹ năng trong việc tổ chức cuộc họp chuyên môn để xácđịnh những vấn đề cần tập trung, rút kinh nghiệm cho năm học 2023-2024đạt hiệu quả hơn.

VD: Trong tiết dạy “Làm quen một số loại quả” do cô giáo Hoàng Vân Anhdạy, cô chiếu hình quả cam cho trẻ xem, cô thì cung cấp kiến thức là quảbưởi Sau cuối buổi dự giờ chuyên môn tổ chức cuộc họp rút kinh nghiệmtiết dạy cho Cô Hoàng Vân Anh với ý kiến góp ý là cô đã cung cấp sai kiếnthức, nhưng cô không thống nhất ý kiến góp ý của người khác mà khẳng địnhmình đúng, kết luận của tổ chuyên môn cũng đồng ý với ý kiến của tập thểgiáo viên dự và yêu cầu Cô Hoàng Vân Anh ký vào biên bản với hạn chế trênnhưng cô nhất quyết không đồng ý và cuộc họp rút kinh nghiệm tiết dạykhông thành công chờ đến cuộc họp hội đồng để kết luận lại tiết dạy này Đầu năm học là thời điểm thích hợp để tổ chức cuộc họp chuyên môncủa tổ khối Cuộc họp này nhằm mục đích trao đổi, thống nhất các nội dungliên quan đến việc xây dựng và thực hiện chương trình giáo dục mầm non,hoạt động giảng dạy và hoạt động ngoài trời

Về nội dung, cuộc họp cần tập trung vào các vấn đề sau: Tìm hiểu, nắm bắt chương trình giáo dục mầm non theo độ tuổi 3-4 tuổi,

4-5 tuổi, 5-6 tuổi. Trao đổi về những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện

chương trình, soạn giảng, chuẩn bị đồ dùng dạy học. Phát hiện điểm mạnh, điểm yếu, sự sáng tạo của từng giáo viên để có kế

hoạch bồi dưỡng, phát huy. Nắm bắt hoạt động diễn ra trong ngày, tuần, tháng của từng thành viên

trong tổ để kịp thời nhắc nhở, nhận xét, góp ý

 Trao đổi, thảo luận về phương pháp, hình thức dạy học.Để cuộc họp chuyên môn đạt hiệu quả cao, cần có sự chuẩn bị chu đáo của tổtrưởng, tổ chuyên môn và sự tham gia tích cực của các thành viên.

Tổ trưởng cần: Lập kế hoạch cuộc họp cụ thể, bao gồm thời gian, địa điểm, thành

phần tham dự, nội dung, phương pháp tiến hành, kết luận, nhiệm vụsau cuộc họp

 Chuẩn bị đầy đủ tài liệu, thông tin, số liệu cần thiết cho cuộc họp. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong tổ

Tổ chuyên môn cần: Tạo bầu không khí cởi mở, dân chủ cho cuộc họp. Khuyến khích các thành viên tham gia trao đổi, thảo luận. Thống nhất các nội dung quan trọng sau cuộc họp

Hiệu trưởng nhà trường cần: Theo dõi, kiểm tra việc tổ chức cuộc họp chuyên môn của các tổ khối. Tham gia cuộc họp chuyên môn để đưa ra các nội dung trọng tâm,

phát hiện tính sáng tạo của từng giáo viên. Nâng cao kỹ năng tổ chức cuộc họp chuyên môn của các tổ khối

5 Phân tích mô hình SWOT về kỹ thuật tổ chức, quản lý cuộc họp của trường mầm non Sao Mai

Điểm mạnh

 Có quy trình, kế hoạch tổ chức cuộc họp chuyên môn rõ ràng, cụ thể

 Có sự chuẩn bị chu đáo về nội dung, tài liệu, phương pháp tiếnhành

 Có sự chỉ đạo, giám sát của hiệutrưởng nhà trường

 Tập thể cán bộ giáo viên trong nhà trường có tinh thần trách nhiệm có, có ý thức kỉ luật tốt, không vi phạm đạo đức nghề nghiệp

Điểm yếu

Chương trình giáo dục mầm non mới có nhiều đổi mới, cần có sự trao đổi, thảo luận để thống nhất cách thực hiện

Đội ngũ giáo viên trẻ những thiếukhả năng tự học, tự bồi dưỡng của một số giáo viên còn hạn chế dẫn đến hiệu quả cuộc họp

chuyên môn chưa cao.Ý kiến đóng góp của giáo viên

chưa đi sâu vào công tác chuyên môn

Cơ hội

 Có sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường đối với việc tổ chức cuộc họp chuyên môn

 Các công văn của Phòng GD ĐT hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ chuyên môn năm học kịp thời

- Sự phát triển công nghệ thông tin giúp các giáo viên nắm bắt thông tin đa dạng hơn

Thách thức

 Số lượng giáo viên mầm non ngày càng tăng, dẫn đến khó khăn trong việc tổ chức các cuộchọp chuyên môn

 Thời gian dành cho tổ chức các cuộc họp chuyên môn còn hạn chế

 Điều kiện cá nhân của một số phụ huynh còn hạn chế nên việc phối hợp giữa phụ huynh với nhà trường gặp nhiều khó khăn

6 Kế hoạch hành động

KẾ HOẠCHNâng cao kỹ thuật tổ chức, quản lý cuộc họp1 Đối tượng thực hiện

Trường mầm non Sao Mai

 80% giáo viên đánh giá các cuộc họp đạt hiệu quả tốt

5 Người/đơn vị thực hiện/phối hợp thực hiện

 Hiệu trưởng nhà trường Tổ trưởng, tổ chuyên môn Cán bộ nhân viên, giáo viên trong nhà trường

Đối với tổ trưởng, tổ chuyên môn: Lập kế hoạch tổ chức cuộc họp chuyên môn cụ thể, khoa học, phù hợp

với từng nội dung cụ thể. Chuẩn bị đầy đủ tài liệu, thông tin, phương pháp tiến hành cho cuộc

họp. Tạo bầu không khí cởi mở, dân chủ cho cuộc họp. Khuyến khích các thành viên tham gia trao đổi, thảo luận Đối với hiệu trưởng nhà trường:

 Thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc tổ chức các cuộc họp chuyên môn

 Tham gia các cuộc họp chuyên môn để đưa ra các nội dung trọng tâm, phát hiện tính sáng tạo của từng giáo viên

 Nâng cao kỹ năng tổ chức cuộc họp chuyên môn cho các tổ trưởng, tổ chuyên môn.

 Tổ trưởng, tổ chuyên môn phối hợp với giáo viên tổ chức thực hiện các nội dung của kế hoạch.

11 Kết quả đánh giá

 Kết quả đánh giá được thực hiện định kỳ hàng năm. Căn cứ vào kết quả đánh giá, hiệu trưởng nhà trường sẽ điều chỉnh kế

hoạch cho phù hợp.Một số giải pháp cụ thể * Đối với giáo viên:

 Tăng cường công tác tuyên truyền, giáo dục nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của cuộc họp chuyên môn thông qua các buổi sinh hoạt chuyên môn, các buổi họp giao ban, các buổi hội thảo,  Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng tham gia trao đổi, thảo

luận trong cuộc họp cho giáo viên Các nội dung tập huấn, bồi dưỡng cần tập trung vào các kỹ năng như:

+ Kỹ năng lắng nghe tích cực+ Kỹ năng đặt câu hỏi

+ Kỹ năng phản hồi+ Kỹ năng thuyết trình+ Kỹ năng giải quyết vấn đề Kiên quyết xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm nội quy, quy định

của cuộc họp bao gồm:+ Không tham gia đầy đủ các cuộc họp+ Không tham gia tích cực vào các cuộc họp+ Vi phạm các quy định khác của cuộc họp

* Đối với tổ trưởng, tổ chuyên môn: Lập kế hoạch tổ chức cuộc họp chuyên môn cụ thể, khoa học, phù

hợp với từng nội dung cụ thể, cần bao gồm các nội dung sau:+ Mục đích, yêu cầu của cuộc họp

+ Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự+ Nội dung, phương pháp tiến hành

+ Các nhiệm vụ cụ thể sau cuộc họp Chuẩn bị đầy đủ tài liệu, thông tin, phương pháp tiến hành cho cuộc

họp:+ Tài liệu, thông tin cần chuẩn bị đầy đủ, chính xác, cập nhật.+ Phương pháp tiến hành cần phù hợp với nội dung, mục đích của

cuộc họp. Tạo bầu không khí cởi mở, dân chủ cho cuộc họp: Tổ trưởng, tổ

chuyên môn cần tạo điều kiện để tất cả các thành viên tham gia trao đổi, thảo luận một cách tự nhiên, thoải mái

 Khuyến khích các thành viên tham gia trao đổi, thảo luận: Tổ trưởng, tổ chuyên môn cần phát huy tinh thần dân chủ, khuyến khích các thànhviên tham gia trao đổi, thảo luận, chia sẻ ý kiến, kinh nghiệm

* Đối với hiệu trưởng nhà trường: Thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc tổ chức các cuộc họp chuyên

môn: