đề tài lập kế hoạch marketing cho dịch vụ tu bổ phục chế tài liệu của trung tâm lưu trữ quốc gia iii

4 LỜI M Ở ĐẦU Trung tâm Lưu trữ quốc gia là tIII ổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữđối với tài liệu lưu

TRƯỜNG ĐẠI H C KHOA H C XÃ HỌ Ọ ỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA LƯU TRỮ H C VÀ QU N TR Ọ Ả Ị VĂN PHÒNG

TIỂU LUẬN Môn h ọc: Marketing Lưu trữ

Đề tài: “ ậ L p k hoạch marketing cho dịch vụ tu bổ phục ch tài ế ế

liệu của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III”

Sinh viên: Nguy n Th ễ ị Huyề n

Mã sinh viên: 21030941 Ngày sinh: 23/10/2003

Hà Nội, ngày 01 tháng 04 năm 2023

2

MỤC LỤC

TỪ NGỮ VI T T T Ế Ắ

TTLTQG III: Trung tâm l ưu trữ Quốc gia III

LỜI MỞ ĐẦU 4

I MÔ T Ả 5

1 Giới thi u v Trung tâm ệ ề lưu trữ Quốc gia III 5

2 Giới thi u v d ch v tu b ệ ề ị ụ ổ phục ch tài li u cế ệ ủa Trung tâm lưu trữ Quốc gia III 6

II PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG VI MÔ 6

2.1 Tổng quan th ịtrường 6

2.2 Xác định khách hàng 7

2.3 Phân tích SWOT 7

2.4 M t s i th cộ ố đố ủ ạnh tranh trong ngành 8

III M ỤC TIÊU, THÔNG ĐIỆP MARKETING 9

3.1 Mục ti êu 9

3.2 Thông điệp marketing 10

IV XÂY D NG K HOỰ Ế ẠCH CUNG C P D CH VẤ Ị Ụ 10

Chương 1: Ước lượng các mục tiêu chiến lược 10

1.1 Ước lượng ch tiêu doanh s ỉ ố 10

1.2 Ước lượng ch tiêu theo d ch v ỉ ị ụ 10

1.3 D ự kiến ngân sách 10

Chương 2: Chiến lược dài hạn – Ngắn h n ạ 10

2.1 Chiến lược dài hạn 11

2.2 Chiến lược ngắn hạn 11

Chương 3 Chi : ến lược Marketing 11

3

3.1 Xây d ng chiự ến lượ ảc s n ph m ẩ 11

3.2 Công c marketing ụ 12

3.3 Chi n l c marketing ế ượ 14

3.4 Xây d ng giá c ự ả 15

CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ, ĐO LƯỜNG HIỆU QU Ả 16

KẾT LUẬN 19

TÀI LI U THAM KHỆ ẢO 20

4

LỜI M Ở ĐẦU

Trung tâm Lưu trữ quốc gia là tIII ổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ

đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quy n hề ạn được giao Th c ự hiện các bi n pháp bảo vệ, b o qu n an toàn tài liệu lưu tr : s p x p, vệ sinh tài ệ ả ả ữ ắ ế liệu trong kho; kh trùng, kh axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài li u và các bi n ử ử ệ ệ pháp khác

Đối v i nhớ ững đối th ủ cùng ngành, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chi m s ế ố lượng l n tài liớ ệu cũng như số lượng tài liệu lưu trữ và khách hàng Tuy nhiên, cùng v i s ớ ự thay đổi xu hướng s d ng c a khách hàng, s c nh tranh gay g t cử ụ ủ ự ạ ắ ủa các trung tâm, doanh nghi p tu b , ph c ch tài li u ệ ổ ụ ế ệ hiện nay, một vấn đề ớn đặt l

ra cho Trung tâm là làm thế nào để không chỉ giữ ữ v ng vị thế mà còn ph i m ả ở rộng và nâng cao doanh s ố

Một điều dễ nhận thấy ở TTLTQG III dù mang lại ưu thế nhưng TTLTQG III vẫn g p ph i nhặ ả ững khó khăn nhất định trong vi c tệ ạo ưu thế ạ c nh tranh do dịch vụ, s n phả ẩm chưa đa dạng Để thay đổi được điều đó là một vi c không d ệ ễ dàng đối với nhà quản trị, tuy nhiên bằng những kiến thức hạn của mình, tôi xin được đề xuất “Kế hoạch marketing cho dịch vụ tu bổ phục ch tài li u c a Trung ế ệ ủ tâm lưu trữ Quốc gia III” để TTLTQG III có được những bước tiến mới trên con đường chinh ph c nhụ ững “vị thượng đế”

Cảm ơn sự giảng dạy của giảng viên TS Trần Phương Hoa trong suốt thời gian qua đã tận tình gi ng d y ả ạ chúng em để em có th hoàn thành bài t p này.! ể ậ

5

I MÔ T Ả

1 Giới thiệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) là một trong 4 trung tâm lưu trữ ớ l n c a Viủ ệt Nam và kho lưu trữ hiện đại vào b c nhậ ất của khu vực Đông Nam Á đang lưu giữ, bảo quản những tài li u vô cùng quý giá ệ của dân tộc

Hiện nay, Trung tâm L u trư ữ quốc gia III ang l u gi và b o qu n hđ ư ữ ả ả ơn 14km giá tài li u v i nhiệ ớ ều lo i hình nh : Tài li u giạ ư ệ ấy, tài li u phim nh ghi âm, ệ ả trong ó có 2 B o v t Qu c gia là gđ ả ậ ố ồm “Tập S c l nh c a Ch t ch Chính ph ắ ệ ủ ủ ị ủ Lâm th i n c Vi t Nam Dân ch C ng hòa 1945-ờ ướ ệ ủ ộ 1946”; “Sưu t p Phác th o các ậ ả mẫu Qu c huy Vi t Nam c a h a s Bùi Trang Chố ệ ủ ọ ĩ ước”

Lịch sử chính là h n c t c a m i dân t c, b i v y vi c gìn gi và ồ ố ủ ỗ ộ ở ậ ệ ữ phát huy

di s n tài li u là s m nh cao c c a nh ng ng i làm công tác l u trả ệ ứ ệ ả ủ ữ ườ ư ữ, để cho

những thế hệ sau hi u h n về cội ngu n dân t c và ữể ơ ồ ộ nh ng n m tháng hào hùng ă của cha ông ta

- Vị trí và chức năng:

• Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ và thực hiện hoạt động lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao

• Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản

và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội

- Nhiệm vụ và quyền hạn:

• Đề xuất, trình Cục trưởng để trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các đề án, dự án về bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên đối với tài liệu được giao quản lý

6

• Đề xuất, trình Cục trưởng phê duyệt, ban hành kế hoạch thực hiện các hoạt động lưu trữ đối với tài liệu được giao quản lý

2 Giới thiệu về d ch v tu bị ụ ổ phụ c ch ế tài li u cệ ủa Trung tâm lưu trữ Quốc gia III

Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: Sắp xếp,

vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các biện pháp khác

II PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG VI MÔ 2.1 T ng quan th ổ ị trường ở Việ t Nam

Rất nhi u tài li u có giá tr ề ệ ị hiện đang được lưu giữ tại các các gia đình, dòng

họ, cơ sở thờ t trên ph m vi cự ạ ả nước Đây là nguồn sử liệu có giá tr có th b ị ể ổ sung thông tin cho kh i tài li u hiố ệ ện đang được bảo qu n tả ại các Lưu trữ quốc gia Tuy nhiên, đa số tài liệu bị hư hỏng ở mức độ khác nhau và có nguy cơ bị hủy hoại

Tài li u bệ ị hư hỏng do nhi u nguyên nhân, chúng r t d b xâm hề ấ ễ ị ại và hư hỏng cho dù chúng có được c u thành t b t cấ ừ ấ ứ chất liệu gì đi nữa thì các y u t ế ố khách quan như Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, n m m c, th m ho t nhiên, các tác nhân hoá hấ ố ả ạ ự ọc đều có th gây ra gây ể

hư hại đến tài liệu Trong đó có một nguyên nhân không đáng có là do thiếu thông tin, thi u bi t cế ế ủa con người trong b o qu n, trong s d ng tài liả ả ử ụ ệu

Thực tế cho th y tấ ại nơi lưu giữ đã xảy ra rất nhi u s cố đáng tiếc do con ề ự người t ự gây ra, trong đó có trường h p cuợ ộn 6 đạo s c phong b ắ ị rơi xuống nước, được v t lên v t qua r i c t trong ớ ắ ồ ấ ống quyển để mấy chục năm không dám mở ra, nay ki m tra thì phát hiể ện đã bết dính đóng cục; có trường h p ép plastic cợ ả 32

đạo s c phong, chỉ sau mắ ấy năm toàn bộ ố sắc phong này bị biến màu do ph n s ả ứng hóa học; có trường hợp dán băng dính (băng keo) lên mặt trước và mặt sau của sắc phong; có trường hợp cho đạo sắc phong vào vào khung kính và treo lên,

7

sau vài năm bị m ờ chữ do b ịphản ứng quang hóa; có trường hợp đóng hộp g mỗ ới

đắt tiền để bảo qu n sắc phong, chỉ sau m t th i gian sắc phong bị mốc do trong ả ộ ờ

gỗ có nước mặc dù nhìn bằng mất thường thấy bên ngời khô ráo… Những tác động này không nh ng gây h u qu là làm h ng tài liữ ậ ả ỏ ệu mà còn gây khó khăn cho các chuyên gia khi x lý (m t nhi u th i gian, công sử ấ ề ờ ức), trường h p n ng không ợ ặ thể khắc phục được

Khi tài li u bệ ị hư hỏng thì ph i gi i quyả ả ết như thế nào? cơ quan nào sẽ giải quyết? Đây là mộ ấn đềt v mà nhiều người đã nói rằng “đã rất lâu chưa có lời giải đáp do không biết hỏi ai”

t s c nh báo tr c ti i v và cho

Đó cũng là mộ ự ả ự ếp đố ới các cơ quan lưu trữ công tác tu b và ph c ch tài liổ ụ ế ệu Vì v y v i m c tiêu giúp cho tài li u tr lậ ớ ụ ệ ở ại với dáng vẻ ban đầu, góp phần kéo dài th i gian tuờ ổi thọ cho tài li u TTLTQG ệ III mong muốn đem lại cho khách hàng m t d ch v tu b , ph c ch tài li u tộ ị ụ ổ ụ ế ệ ốt nhất, đáng để trải nghi m nh ệ ất

2.2 Xác định khách hàng

Do đặc thù là làm dịch vụ về tài liệu lưu trữ lâu đời gặp các tình trạng hư hỏng, n m mấ ốc, … do đó đối tượng khách hàng c a TTLTQG ủ III c nam và n là ả ữ

có độ tuổi từ 30 – 70 tuổi, các hộ gia đình truyền thống lâu đời, các cơ quan – doanh nghiệp – ổ chứ t c Ngoài ra, d ch vị ụ còn được s d ng b i m t s ngách ử ụ ở ộ ố khách hàng s a chđể ử ữa, tu bổ tài liệu hư hỏng của họ

- Nhóm tu i: 30 70 tu i ổ – ổ

- Nhóm thu nh p: không ậ xác định

- Cư ngụ: 64 t nh thành trên c ỉ ả nước

2.3 Phân tích SWOT

Điểm mạnh Điểm yếu Cơ hội Thách th c ứ

- Đội ngũ cán

bộ, nhân

viên đông,

nhiều kinh

- Do Trung tâm có thời gian thành lập chưa

- Có vị trí địa

lý thu n lậ ợi ngay tại Thủ

đô HÀ Nội,

- Người dân chưa có nhiều quan tâm đến

8

nghiệm

trong việc tu

bổ, phục chế

tài liệu

Phòng B o ả

quản tài liệu

trên 24 nhân

viên

- Có nhi u ề

đơn vị hợp

tác quốc tế

về ng dứ ụng

công ngh ệ

trong công

tác tu bổ,

phục ch ài ế t

liệu như:

Trung tâm

nghiên cứu

bức xạ

Trường Đại

học Osaka

(Nhật Bản)

- Cơ sở vật

chất v i ớ

khuân viên

rộng rãi,

trang thi t ế

bị đầy

đủ, …

- Nguồn tài

chính ổn

lâu, từ năm

1995 nên nguồn cơ sở

dữ liệu còn hạn ch ế

- Khách hàng của Trung tâm chưa đa dạng

- Đối thủ cạnh tranh nhiều như các Trung tâm lưu trữ Quốc gia còn l ại

có điều kiện phát triển kinh t - xế ã hội tốt

- Thời đại khoa học –

kỹ thuật – thông tin phát triển mạnh, t o ạ điều kiện vào vi c ệ marketing của Trung tâm phát triển

- Tình hình chính trị ổn định: tạo điều kiện cho Trung tâm hoàn thành tootd các m c ụ tiêu, nhiệm

vụ đề ra cũng như các nhiệm

vụ được Đảng và Nhà n c ướ giao

việc tu bổ, phục ch ài ế t liệu của mình Việc tiếp c n cậ ác phương thức nhận biết

dịch ụ của v nhóm khách hàng từ 50

-60 tuổi chưa cao

- Đây là loại hình dịch vụ cần tới các thiết bị công nghệ, k ỹ thuật cao Kéo theo các kinh phí tập hu n, ấ đào tạo cho đội ngũ nhân viên sử dụng trang thiết bị

- Do điều kiện kinh t ế của một số

bộ ph n ậ người dân hay cơ quan chưa cao, nên Trung tâm cần

ph tải ính toán làm sao vừa mang lại doanh thu cho Trung tâm vừa phù h p ợ với túi ti n ề người dân

2.4 M t s ộ ố i th cđố ủ ạnh tranh trong ngành

9

- Đối thủ c nh tranh lớn: ạ Thư viện khoa học t ng h p thành phố Hồ Chí ổ ợ Minh Với đội ngũ nhân viên giỏi chuyên môn, có tính sáng tạo cao và tư vấn chuyên nghiệp được đào tạo qua các khoá t p hu n c a nhi u chuyên gia v bậ ấ ủ ề ề ảo quản tại Trường ĐH Cornell (Mỹ), Đài Loan, c … từ đầu những năm 2000

- Trung Tâm Tu Bổ Phục Ch Tài Liế ệu Lưu Trữ địa ch S 24 phỉ ố ố Trạm, Phường Long Biên, Qu n Long Biên, Thành ph Hà Nậ ố ội

III M ỤC TIÊU, TH ÔNG ĐIỆP M AR KETING

3.1 Mục ti êu

- Đối với xã h i: ộ

Tài liệu lưu trữ chứa đựng r t nhi u thông tin quá kh , ph n ánh các thành ấ ề ứ ả tựu sáng t o c a nhân dân trong các th i k l ch s khác nhau, ghi l i nh ng s ạ ủ ờ ỳ ị ử ạ ữ ự kiện lịch s , nh ng cống hiến to l n của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa h c ử ữ ớ ọ

và các nhà văn hoá nổi ti ng Tài liế ệu lưu trữ là cơ sở cho vi c l p quy ho ch phát ệ ậ ạ triển kinh tế văn hoá trong từng vùng và toàn quốc, làm căn cứ ấ r t quan trọng để xây d ng kự ế hoạch phát tri n kinh tể ế hàng năm và nhiều năm trên đất nước Tài liệu lưu trữ còn là công cụ để quản lý nhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh th cổ ủa đất nước, đấu tranh ch ng l i mố ạ ọi kẻ thù trong và ngoài nước Vì vậy bảo qu n an toàn và kéo dài tu i th cho tài liả ổ ọ ệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng Trong đó, tu bổ tài li u là vi c th c hi n các bi n pháp k thu t nh m kéo dài tuệ ệ ự ệ ệ ỹ ậ ằ ổi thọ của tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng

Với m c tiêu giúp cho tài liụ ệu sống l i, d ch v tu b - ạ ị ụ ổ phục ch tài li u cế ệ ủa chúng tôi cam k t s không làm sai l ch n i dung và hình th c so v i nguyên ế ẽ ệ ộ ứ ớ trạng ban đầu của tài liệu Giúp tài liệu của các bạn được xác minh rõ hơn, làm xạch các v t bế ẩn, băng keo, các v t liậ ệu cũ ảnh hưởng đến tài li u ệ Đây chính là mục tiêu và nhi m v chính mà chúng tôi ệ ụ đem đến cho khách hàng nh m kéo dài ằ tuổi th ọ và đảm bảo thông tin c a tài li u, giúp b o t n và phát huy ngu n tài liủ ệ ả ồ ồ ệu khách hàng

10

Vì th chúng tôi ế ở đây với m c tiêu tái tụ ạo, hồi sinh, làm đẹp cho tài li u tệ ạo thêm giá tr ịlưu trữ tài liệu tồn t i v i th i gian ạ ớ ờ

3.2 Thông điệp marketing

“Hồi sinh tài liệu”

“Chăm sóc” – tài li u cùng th i gian ệ đi ờ

Ý nghĩa thông điệp: Tài liệu cũng như bệnh nhân hay các chuyên viên lưu trữ cũng là một bác sĩ, chúng tôi coi tài li u b h ng hóc giệ ị ỏ ống như bệnh nhân của mình vậy Tài li u b ệ ị hư hỏng, b tị ổn thương cũng cần được chăm sóc và chữa trị

vì chúng không th t lành lể ự ại được Công vi c c a chúng tôi là ệ ủ phục ch , tu b ế ổ tài liệu để tài li u có th ệ ể trường t n mãi theo th i gian Góp ph n vào vi c gi gìn ồ ờ ầ ệ ữ tài li u quý cệ ủa người dân, của nước nhà

IV XÂY D NG K HOỰ Ế ẠCH CUNG C P D CH VẤ Ị Ụ

Chương 1: Ước lượng các mục tiêu chiến lược

1 1 Ước lượng ch tiêu doanh s ỉ ố

Doanh thu c tính cướ ủa TTLTQG III ước tính 2023: 10 t ng Trong ỷ đồ đó, doanh thu t d ch v tu b , ph c ch tài li u chi m kho ng 1,5 t ừ ị ụ ổ ụ ế ệ ế ả ỷ đồng

1.2 Ước lượng ch tiêu theo d ch v ỉ ị ụ

Mục êu doanh s : Vti ố ới khách hàng t ừ 30 50 tuổi: chi m 60% doanh thu - ế

1.3 Dự kiến ngân sách

- Dụng cụ tu b , ph c ch tài li u: 50.000.000 vn ổ ụ ế ệ đ

- Thiết b tu b , phị ổ ục chế tài li u: 500.000.000 vn ệ đ

- Quà tặng khách hàng 10.000.000 vn đ

T ổng: 560.000.000 vn đ

Chương 2: Chiến lược dài hạn – Ngắn h n ạ

11

2.1 Chiến lược dài h n ạ

Dịch v ụ tu bổ, ph c ch tài liụ ế ệu là m t ngành có nguy cộ ơ xâm nh p ành ậ ng cao, có nhiều đối thủ cạnh tranh trong ngành Là m t Trung tộ âm ẫn đầu v v d ề ị thế c ng nhũ ư đa dạng lo i hình d ch v Chi n l c dài hạ ị ụ ế ượ ạn đề ra cho Trung tâm

là ph i gi ả ữ được v ị thế ủ c a mình, đồng thời đẩy m nh các chiạ ến l c marketing ượ mix để có th nh hình thể đị ương hiệu trong lòng khách hàng

Song song v i vi c mớ ệ ở r ng thộ ị trường, kế hoạch dài h n trong th i gian tạ ờ ới

là phát triển mở r ng h ng n phân khúc gi i tr ộ ướ đế ớ ẻ

Với tình hình bão hòa v các d ch v tu b ề ị ụ ổ phục ch ế hiện nay, TTLTQG III cần có nh ng sáng t o m i hữ ạ ớ ơn cho sản phẩm của mình

2.2 Chiế ượn l c ng n h n ắ ạ

- Cung c p d ch vu tu b - ấ ị ổ phục ch tài li u ế ệ

- Cải thiện chất lượng d ch v ị ụ

- Mở rộng ách hàng kh

- Đẩy m nh hoạt động marketing ạ nhằm kích thích khách hàng

Chương 3 Chi : ến lược Marketing

3.1 Xác định m c tiêu marketing ụ

Theo mô hình SMART: tăng ố lượng khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ tu s

bổ, phục ch tài liế ệu

S – Specific (Tính c ụ thể tăng số lượng khách hàng s d ng d): ử ụ ịch v tu bụ ổ, phục ch tài li u ế ệ

M – Measurable (Tính đo lường tăng số lượng khách hàng sử dụng d ch ): ị

vụ của chúng tôi mối quý tăng 20%

A – Attainable (Tính kh thi): Vả ới năng lực cạnh tranh và ti m l c nhân ề ự lực, tài l c hi n nay, chúng tôi mu n s ự ệ ố ố lượng khách hàng s dử ụng dịch v ụ

và s ố lượng khách hàng biết đến d ch v cị ụ ủa chúng tôi tăng 20% mỗi quý