Chuong 1 tong quan ve qldh co huong

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐHBán hàng • Giảm bớt nhân lực và tăng cường mối quan hệ, hợp tác trong các bộ phận chức năng.. Khái niệm về QLĐH ngành may Phát triển mẫu sản phẩm Tìm kiếm nguồn cu

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY

GV: ThS Trần Thanh Hương Khoa CN May và Thời trang, Trường ĐH Sư Phạm Kỹ thuật Tp.HCM

2018

Nội dung

2 Quản lý đơn hàng ngành may

2

1 Khái quát chung về quản lý đơn hàng

3 Các yếu tố ảnh hưởng đền hiệu quả

công việc của nhân viên QLĐH ngành may

4 Giới thiệu một số tuyển dụng về nhân viên quản lý đơn hàng ngành may

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

1.1 Khái niệm về quản lý đơn hàng

Đảm bảo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng,… mà hai bên đã cam kết.

Từ khâu bắt đầu thiết lập đơn hàng đến khi hoàn tất

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

1.2 Nhiệm vụ của bộ phận QLĐH trong doanh nghiệp

4

Thực hiện ký kết hợp đồng kinh doanh

Tính toán và lập các báo cáo về chi phí, doanh thu, bồi thường sai phạm về chất lượng và thông tin đầy

đủ với bộ phận tài chính

Liên tục cập nhật mọi thông tin về đơn hàng cho các bộ phận liên quan.

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

1.2 Nhiệm vụ của bộ phận QLĐH trong doanh nghiệp

Giám sát, giải quyết, báo cáo mọi vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện đơn hàng.

Lập kế hoạch cho việc triển khai thực hiện đơn hàng đúng với tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chí đã cam kết.

Kiểm soát tiến độ sản xuất, dự phòng các giải pháp cần thiết.

Triển khai kế hoạch giao hàng đúng hạn

Giải quyết các khiếu nại nếu có sau khi giao hàng.

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

 Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp

 Mối quan hệ quản lý được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc

 Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng

Hình thức này phù hợp với những xí nghiệp có quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp và sản xuất liên tục

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

Chế tạo

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

Bán hàng

• Giảm bớt nhân lực và tăng

cường mối quan hệ, hợp tác

trong các bộ phận chức năng

• Cho phép chia sẻ kinh nghiệm

và kiến thức giữa cấp trên và

không có cái nhìn toàn bộ về hoạt động doanh nghiệp

Hình thức tổ chức theo kiểu chức năng đem lại hiệu năng và tiết kiệm chi

phí cho doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ,

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

Là hình thức quản lý kết hợp cả hai loại quản lý trực tuyến và

quản lý chức năng Kiểu này có đặc điểm cơ bản là:

• Vẫn tồn tại các đơn vị chức năng, nhưng chỉ đơn thuần về

chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến

Các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho nhà quản trị cấp cao

• Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết

quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

Ưu điểm

Có những ưu điểm của cơ cấu

trực tuyến và cơ cấu chức năng

• Tạo điều kiện cho các giám

- Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng Nên dễ xảy ra xung đột dọc giữa các chức năng và các bộ phận trực tuyến

Thường được sử dụng trong các tổ chức có quy mô lớn, có tính chuyên môn hóa cao

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

• Cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án

• Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

• Mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định

Y

Người lãnh đạo

X

C1 C2 C3 C4

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

• Đòi hỏi nhà quản lý có ảnh hưởng lớn

• Phạm vi sử dụng còn hạn chế

vì đòi hỏi một trình độ nhất định

Thường thấy trong các công ty có quy mô lớn mang tính đa ngành hay đa quốc gia Hình thức này đang được chú ý vì tính linh hoạt

và thích ứng trong môi trường hội nhập và cạnh tranh quốc tế

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

Tổng Giám đốc

Thu mua

Cơ cấu sản phẩm Suit (vest) Knit (Thun) Workwear

Tổng Giám đốc Thu mua

Lấy cơ sở là các dãy sản phẩm hay lĩnh vực hoạt động để thành lập các

bộ phận hoạt động Bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt

động trên nhiều thị trường khác nhau về sản phẩm đó

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

Tổng Giám đốc Thu mua

Dễ dẫn tới tính cục bộ giữa các

bộ phận, ít quan tâm đến sự phát triển toàn diện của tổ chức Khả năng hợp tác giữa các

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

Mang tính cổ điển nhưng lại có những ứng dụng tốt trong cạnh

tranh hiện nay Việc quản lý phân chia hoạt động theo từng vùng địa lý Mục đích:

 Khuyến khích sự tham gia của địa phương, khai thác ưu thế

trong các hoạt động ở địa phương

 Là phương pháp khá phổ biến ở các doanh nghiệp hoạt động

trên phạm vi địa lý rộng

Bắc Mỹ Tây Âu Đông Nam Á

Tổng Giám đốc

Thu mua

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLĐH

Phân định nhiệm vụ rõ ràng từng khu vực

Có khả năng thích nghi với các thay đổi

nhanh về nhu cầu tiêu dùng và thay đổi môi

trường

Tăng cường sự chuyên môn hóa, nhân viên

có thể tập trung vào dòng sản phẩm đang

phụ trách

Cho phép phát huy tối đa khả năng cạnh

tranh hay lợi thế chiến lược của mỗi sản

phẩm

Khó phối hợp hoạt động giữa các khu vực

Bắc Mỹ Tây Âu Đông Nam Á

Làm hạn chế khả năng giải quyết vấn đề trong một sản phẩm riêng

Dễ gây phân tán tài nguyên, nếu không biết cách điều phối khéo léo

2 QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY

2.1 Khái niệm về QLĐH ngành may

Phát triển mẫu sản phẩm

Tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên phụ liệu

Triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn hàngHoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu chất lượng, số

lượng và đúng thời gian giao hàng đã ký kết

2 QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY

2.2 Vai trò của công tác QLĐH ngành may

Chuẩn bị đầu vào và đầu ra cho quá trình sản xuất: tài liệu kỹ

thuật, NPL, thông tin sản xuất, các thủ tục nhập và xuất hàng

Tạo dựng mối quan hệ và làm hài lòng mọi yêu cầu của khách

hàng

Xây dựng hình ảnh, uy tín công ty

Duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận thu

2 QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY

2.3 Đặc điểm của công tác QLĐH ngành may

20

Tính thích nghi và thay

đổi

Tính vận động cao

Tính phụ thuộc

Đòi hỏi người nhân viên QLĐH phải có khả năng nắm bắt, thích nghi và thay đổi liên tục để đáp ứng yêu cầu công việc.Nhân viên QLĐH cần thường xuyên di chuyển để có được sự tiếp cận, giám sát thực tiễn, nhằm dễ dàng hướng dẫn cách thực hiện, nắm bắt tìm hiểu rõ nguyên nhân của mọi phát sinh liên quan đến nguyên phụ liệu và sản xuất, kịp thời giải quyết và báo cáo lên cấp trên và các bộ phận có liên quan để tìm hướng giải

quyếtPhải tuân thủ tuyệt đối mọi yêu cầu của khách hàng về chủng loại chất liệu

nguyên phụ liệu sử dụng, nguồn cung cấp, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương thức giao hàng,

2 QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY

2.4 Các hình thức QLĐH trong Doanh nghiệp may

Các hình thức QLĐH ngành may

Các hình thức QLĐH ngành may

TRỰC TUYẾN

TRỰC TUYẾN

CHỨC NĂNG

CHỨC NĂNG

SẢN PHẨM

SẢN PHẨM

ĐỊA LÝ

Bộ phận QLĐH sẽ được chia ra thành nhiều nhóm nhỏ Mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những KH nhất định.

Đứng đầu mỗi nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ không trực tiếp quản lý đơn hàng nào cả, mà chỉ theo dõi, giám sát công tác QLĐH của các thành viên trong nhóm

Phân chia thành các đơn vị chức năng

tách biệt theo từng bộ phận,

Tổ chức theo nhóm chuyên trách từ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, quy trình công nghệ gần giống nhau

bộ phận QLĐH sẽ được phân chia ra theo nhóm sản phẩm Mỗi nhóm sẽ quản lý một hoặc một số loại sản phẩm

2 QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY

2.5 Cơ cấu nhân sự củ bộ phận QLĐH trong doanh nghiệp may

22

Trưởng bộ phận QLĐH

Trưởng nhóm 1

Nhân viên 1

Nhân viên 2

Trưởng nhóm 2

Nhân viên 3

Nhân viên 4

Trưởng nhóm 3

Nhân viên 5

Nhân viên 6

Phó bộ phận QLĐH

Phân chia nhân sự

theo nhiệm vụ cụ

thể

2 QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY

2.5 Cơ cấu nhân sự củ bộ phận QLĐH trong doanh nghiệp may

Phân chia nhân sự

theo cấp bậc quản lý

trong doanh nghiệp

Marketing Merchandiser QLĐH chuyên trách về thương mại

Head Merchandiser QLĐH ở cấp bậc giám đốc bộ phận, chi nhánh

Senior Merchandiser QLĐH ở cấp trưởng nhóm

Junior Merchandiser QLĐH ở cấp nhân viên

2 QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY

2.5 Cơ cấu nhân sự củ bộ phận QLĐH trong doanh nghiệp may

24

Phân chia nhân sự trong

văn phòng đại diện trực

tiếp

Giám đốc

Trưởng bộ phận QLĐH

Nhân viên 1 viên 2Nhân

Nhân viên 3

Trưởng bộ phận Quản

lý chất lượng

Nhân viên 4 viên 5Nhân

Nhân viên 6Trợ lý giám

đốc

2 QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY

2.5 Cơ cấu nhân sự củ bộ phận QLĐH trong doanh nghiệp may

Phân chia nhân sự trong

văn phòng đại diện gián

Trưởng bộ phận Quản lý chất lượng

Nhân viên 4 viên 5Nhân

Nhân viên 6

Trưởng bộ phận kỹ thuật

Nhân viên 7

Nhâ

n viên 8

Bộ phận xuất nhập khẩu

Nhâ

n viên 9

Nhâ

n viên 10 Trợ lý giám

đốc

2 QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG NGÀNH MAY

2.6 Nhiệm vụ, quyền hạn của nhân viên QLĐH

26

2.6.1 Nhiệm vụ của nhân viên QLĐH trong mô hình phân chia

nhân sự theo nhiệm vụ cụ thể của doanh nghiệp

2.6.2 Nhiệm vụ của nhân viên QLĐH theo mô hình phân chia nhân

sự theo cấp bậc quản lý trong doanh nghiệp

2.6.3 Nhiệm vụ của nhân viên QLĐH trong văn phòng đại diện

2.7 Quy trình triển

khai đơn hàng tại

doanh nghiệp may

Gửi báo giá và mẫu cho KH duyệt

Bắt đầu

Nhận tài liệu kỹ thuật từ khách hàng

Tính định mức vải

Phát triển mẫu Thực hiện tính giá sản phẩm

Tính giá vải, phụ liệu, phí quản lí, XNK

Phân tích quy trình công đoạn may

Phát triển các loại mẫu theo tài liệu

Thực hiện mẫu proto Lập bảng báo giá cho sản phẩm

Tìm kiếm & đặt hàng vải –phụ liệu.

Gửi đơn hàng cho in, thêu, nếu cần

Lên kế hoạch tiền sản xuất (ngày cắt, ngày gửi in, thêu )

Nắm bắt dữ liệu chính xác về quy trình may sp để có điều chỉnh giá

Theo dõi SX, cập nhật thông tin KH, giải quyết phát sinh

Chuẩn bị cho việc kiểm tra chất lượng sp (nếu KH yêu

cầu)

Theo dõi việc thanh toán

Hoàn tất

Gửi đơn hàng cho công ty Xác nhận của KH

Phát triển lại mẫu và làm lại báo giá

Đồng ý

Không đồng ý

Lên kế hoạch sản xuất đơn hàng

Đáp ứng các loại mẫu theo yêu cầu để KH duyệt

trước khi sản xuất đơn hàng

2.7 Quy trình triển

khai đơn hàng tại

văn phòng đại diện

28

Range Plan/ Line development (Kế hoạch sản xuất)

Quality Audit (Kiểm tra chất lượng) Final Production of Garment (Hàng sản xuất)

Production Progress Report (Báo cáo tiến độ sản xuất)

Work In Progress Report (Báo cáo tiến độ hàng lên chuyền)

FACTORY

(ĐƠN VỊ GIA CÔNG)

Trim card (Bảng màu)

Time & Action Calendar (Thời gian và khối lượng công việc)

(Kế hoạch &thời gian hành động)

NPL)

Tech Pack Meeting (Triển khai kỹ thuật)

Costing (Tính giá thành sản phẩm)

Style Approval Process (Quy trình duyệt mã hàng)

Buyer’s Purchase Orders (Đơn đặt hàng) (gửi đơn đặt hàng) Development Samples (Các mẫu phát triển) Size Set Samples (Các mẫu duyệt thông số) Pre Production Samples (Các mẫu duyệt trước khi sản xuất)

PO & Tech Document (Đơn hàng và tài liệu kỹ thuật)

Factory source (Tìm đơn vị gia công)

New Style / Design Development (Thiết kế, phát triển

mẫu)

Audit Process (Kiểm tra, đánh giá, chọn nhà máy)

3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QLĐH NGÀNH MAY

3.1 Yêu cầu về trình độ chuyên môn

3.2 Yêu cầu về trình độ ngoại ngữ

3.4 Yêu cầu về phẩm chất cá nhân và kỹ năng làm

việc

3.5 Hòa nhập văn hóa công ty và xây dựng mối

quan hệ trong công sở

3.2 Yêu cầu về trình độ tin học

4 GIỚI THIỆU MỘT SỐ TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN