tiểu luận mức độ ứng dụng hệ thống thông tin và đề xuất phương án nâng cấp phát triển hệ thống cho công ty giao hàng nhanh

Do đó việc nâng cao hiệu suất và khảnăng cạnh tranh của hệ thống thông tin có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu suấthoạt động và lợi nhuận của công ty, để làm được điều này bắt buộc doanhnghiệp

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

PHÂN HIỆU THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA VẬN TẢI – KINH TẾ

-

-TIỂU LUẬN

Đề tài: Mức độ ứng dụng hệ thống thông tin

Và đề xuất phương án nâng cấp phát triển

hệ thống cho Công ty Giao Hàng Nhanh

GVHD: TS Nguyễn Thị Thanh Hương

PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4

1 Hệ thống thông tin Logistics 4

2 Vai trò, tác động của hệ thống thông tin Logistics 5

II NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA CÔNG TY GIAO HÀNG NHANH 5

1 Giới thiệu sơ lược về Công ty Giao Hàng Nhanh 5

2 Các loại hệ thống thông tin mà công ty đang sử dụng và mức độ ứng dụng sâu rộng của các loại hệ thống thông tin này 6

III ĐÁNH GIÁ, ĐỀ XUẤT 7

Đánh giá vấn đề của GHN 7

2 Các hệ thống cần cải thiện 8

2.1 Hệ thống SWM 8

a Hệ thống SWM là hệ thống gì và nó nổi bật như thế nào? 8

b Các tính năng mà hệ thống SWM mang lại cho công ty 9 c.Triển khai hệ thống SWM vào hệ thống quản lý kho hàng của Công ty giao hàng nhanh 12

d Ưu điểm và hạn chế của hệ thống SWM 13

2.2 Hệ thống CRM 14

a Hệ thống CRM là hệ thống gì và nó nổi bật như thế nào? 14

b Các tính năng mà hệ thống CRM mang lại cho công ty 16 c Triển khai hệ thống CRM vào hệ thống chăm sóc khách hàng của Công ty Cổ phần Giao hàng nhanh 18

d Ưu điểm và hạn chế của CRM: 21

KẾT LUẬN 23

2

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Việt Nam được đánh giá là thị trường đầy tiềm năng và hấp dẫn hàngđầu cho sự phát triển của ngành dịch vụ Logistics Song để đạt được điều đóthì cũng có không ít các thách thức được đặt ra cho Việt Nam nói chungcũng như các doanh nghiệp trên cả nước nói riêng Một trong những yếu tốthen chốt hàng đầu trong việc giúp doanh nghiệp có thể đạt được lợi ích đặt

ra có thể kể đến chính là làm sao để quản lý dữ liệu, xử lý thông tin cũngnhư thực hiện chỉ đạo các hoạt động của doanh nghiêp một cách hiệu quảnhất trong khả năng Và trong môi trường kinh doanh hiện đại như hiện nay,

hệ thống thông tin không chỉ đơn giản là một công cụ hỗ trợ mà còn là trụcột của chính hoạt động kinh doanh Do đó việc nâng cao hiệu suất và khảnăng cạnh tranh của hệ thống thông tin có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu suấthoạt động và lợi nhuận của công ty, để làm được điều này bắt buộc doanhnghiệp phải có những đổi mới, nâng cấp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin

để có thể tồn tại trong môi trường cạnh tranh như hiện tại

Xuất phát từ tính cấp thiết và tầm quan trọng của hệ thống thống tin đốivới các doanh nghiệp, đề tài “Mức độ ứng dụng hệ thống thông tin và đềxuất phương án nâng cấp phát triển hệ thống cho Công ty Giao HàngNhanh” mà nhóm chúng em lựa chọn hi vọng có thể phần nào giúp đẩynhanh quá trình cải tiến và phát triển của công ty

2 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu hệ thống thông tin mà công ty GiaoHàng Nhanh đang sử dụng

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1 Hệ thống thông tin Logistics

o Hệ thống thông tin Logistics (LIS) là một cấu trúc tương tác giữa conngười, thiết bị, các phương pháp và quy trình nhằm cung cấp cácthông tin thích hợp cho các nhà quản trị Logistics với mục tiêu lập kếhoạch, thực thi và kiểm soát Logistics hiệu quả

o Mô hình hệ thống thông tin Logistics cho ta thấy được mối quan hệtrong hệ thống thông tin Logistics bao gồm các yếu tố về môi trườngcũng như quá trình ra quyế định Logistics :

o Một số hệ thống thông tin tiêu biểu:

Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS): được coi là cánh tay đắc lực của các

nhà lãnh đạo trong công tác quản lý , bởi đây là một hệ thống thông tin cókhả năng tương tác cao, cho phép nhà quản lý truy cập toàn bộ thông tin cầnthiết một cách tức thời, chính xác, từ đó đưa ra các quyết định và giải pháptốt hơn

Hệ thống Thông tin quản lý (Management information system - MIS)

Để đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, các nhà quản lý cần dữliệu được thu thập bởi hệ thống xử lý giao dịch Sử dụng dữ liệu này,người quản lý có thể tạo các báo cáo liên quan đến quy trình thanh toán,tính lương, lịch sản xuất và mua hàng Thông tin này có giá trị vì nó có thểgiúp các nhà quản lý xác định các khu vực lãng phí trong hoạt động kinhdoanh, cũng như các khu vực có thể được khai thác tốt hơn

4

Hệ thống lập kế hoạch: Thiết kế các kế hoạch mang tính chiến lược

có thể kể đến như thiết kế mạng lưới, lập kế hoạch cung ứng, kế hoạch sảnxuất, phân phối cũng như các kế hoạch mang tầm chiến thuật như quản trị

dự trữ, vận tải, nghiệp vụ kho, quá trình đặt hàng,…

Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin: Để thích nghi với môi

trường vĩ mô, môi trường kênh và nguồn lực bên trong công ty Hệ thốngnghiên cứu và thu thập thông tin bên ngoài, thông tin có sẵn trong lĩnh vựcLogistics và trong nội bộ công ty

2 Vai trò, tác động của hệ thống thông tin Logistics

o Vai trò của hệ thống thông tin

 Hệ thống thông tin đóng vai trò làm trung gian giữa các công ty,doanh nghiệp với môi trường, xã hội Nó là một hệ thống ở trung tâmdoanh nghiệp, giúp quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin mộtcách thuận lợi nhất

 Thể hiện qua hai mặt của doanh nghiệp:

 Bề ngoài: Hệ thống thông tin có vai trò thu thập các dữ liệu từmôi trường bên ngoài, đưa thông tin từ trong doanh nghiệp ra bênngoài Các loại thông tin thu thập và cung cấp ra bên ngoài baogồm thông tin về giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêudùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của chính phủ,

…

 Bên trong (nội bộ): Hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệpđóng vai trò là cây cầu, liên kết giữa các bộ phận trong doanhnghiệp với nhau Thu thập, cung cấp thông tin cho những đơn vịcần thiết để thực hiện các mục đích khách nhau

o Tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp:

 Hỗ trợ, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp Hệ thốngthông tin giúp doanh nghiệp điều hành hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí,làm giảm giá thành, từ đó giúp tăng tính cạnh tranh cho sản phẩmđược bán ra Hơn nữa hệ thống thông tin còn giúp rút ngắn và liên kếtcác khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp

 Hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệp: Một hệ thống thông tinđầy đủ sẽ giúp cho các nhà quản trị của doanh nghiệp có bức tranhtoàn cảnh về tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính,…, từ đó có thể

ra những quyết định kinh doanh phù hợp và có hiệu quả

 Hỗ trợ trong nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh Hệ thống thông tin chophép lưu trữ một khối lượng lớn thông tin cần thiết như thông tin vềkhách hàng, nhà cung cấp, thông tin về sản phẩm, giá bán, nhãn mác,

chi phí,… giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ và các hoạt động kinhdoanh diễn ra trơn tru và tiết kiệm thời gian hơn.

II NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA CÔNG TY GIAO HÀNG NHANH

1 Giới thiệu sơ lược về Công ty Giao Hàng Nhanh

Giao Hàng Nhanh trực thuộc Công ty Cổ Phần Giao Hàng Nhanh.Công ty giao nhận đầu tiên tại Việt Nam được thành lập năm 2012 Giaohàng nhanh đang là đơn vị vận chuyển với quy mô cực kì lớn và năng lựcgiao hàng đứng trong top đầu tại Việt Nam Dịch vụ giao hàng uy tín đầy đủcác chính sách, quyền lợi rõ ràng để cho người sử dụng yên tâm Trụ sởchính nằm tại 405/15 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 24, Quận Bình Thạnh, TPHCM

Sứ mệnh: Với sứ mệnh phục vụ nhu cầu vận chuyển chuyên nghiệp củacác đối tác Thương mại điện tử trên toàn quốc GHN cam kết mang đến chokhách hàng những trải nghiệm dịch vụ giao nhận nhanh,an toàn, hiệu quảgiúp người bán hàng bán được nhiều hơn, người mua hàng hài lòng hơn.Giao Hàng Nhanh luôn dành trọn tâm huyết để mang đến những dịch vụgiao nhận xuất sắc nhất Niềm đam mê chất lượng đã giúp Giao hàng nhanhđạt được những thành tích đáng kinh ngạc trong suốt 8 năm qua với hơn10.000.000 đơn hàng được giao thành công mỗi tháng cùng với tốc độ xử lý500.000 đơn hàng ngày Hơn 100.000 shop online và doanh nghiệp đã tindùng và là đối tác chiến lược của Tiki, Shopee, Lazada, Sendo,…Mạng lướigiao nhận phủ sóng 100% 63 tỉnh thành

2 Các loại hệ thống thông tin mà công ty đang sử dụng và mức độ ứng dụng sâu rộng của các loại hệ thống thông tin này

Hệ thống auto-sorting: Sở hữu 2 hệ thống băng tải phân loại hàng tự

động 100% đầu tiên tại Việt Nam với năng suất 30.000 đơn/giờ, tỉ lệ sai sóttrong quá trình dưới 3%, hệ thống giảm nhân công vận hành từ 1.800 cònkhoảng 300 người cùng hệ thống ứng dụng lên đơn trực tuyến thông minh,thao tác dễ dàng và nhanh chóng

Cổng kết nối api: Tích hợp công nghệ API có khả năng kết nối với hệ

thống đơn hàng của các sàn thương mại điện tử và website bán hàng giúp tối

ưu việc quản lý và kiểm soát các vấn đề trong quá trình giao nhận.Giao diệnthông minh, trải nghiệm mượt mà với tốc độ hệ thống luôn ổn định Chủđộng theo dõi tình trạng đơn hàng và quản lý dòng tiền COD trong tầm tay

và đồng thời tích hợp bộ tính năng tạo và quản lý đơn hàng dành riêng chongười bán hàng online

Hệ thống quản lý GHN Fulfillment: Cập nhật trang web hệ thống và

hiện đại: Trang web hệ thống của GHN đã được cập nhật và thiết kế hiện

6

đại, giúp khách hàng theo dõi thông tin vận hành và quản lý đơn hàng mộtcách dễ dàng.

Hệ thống GPS và Google Maps: GHN sử dụng công nghệ GPS và

Google Maps trên trang web, iPhone và Android để tối ưu hóa quá trình kếtnối đơn hàng với người vận chuyển phù hợp nhất Điều này giúp tiết kiệmthời gian và chi phí giao nhận hàng hóa

Hệ thống quản lý tài chính, kho và hoạt động kinh doanh: Ngoài

công việc quản lý vận chuyển hàng hóa, GHN còn sử dụng hệ thống thôngtin để quản lý tài chính, tiếp thị, quản lý kho và các hoạt động kinh doanhkhác

Đi cùng những hệ thống thông tin là các ứng dụng giao hàng

và quản lý đơn hàng trực tuyến:

APP GHN: Giao hàng nhanh không chỉ cho phép bạn tạo đơn giao vận

trên bản desktop mà còn cung cấp 1 ứng dụng giúp bạn có thể tạo đơn ngaytrên chiếc smartphone với các tính năng có thể kể đến như:

 Tính năng tạo mã vạch cho đơn hàng, khi mang hàng đến điểm gửihàng, bạn có thể in ra dán lên gói hàng hoặc mở mã vạch trên điệnthoại để nhân viên Giao hàng nhanh quét mã là có đầy đủ thông tinđơn hàng, rất nhanh chóng và tiện lợi

 Tính năng sao chép đơn hàng giúp tiết kiệm thời gian khi gửi hàngcho những khách hàng cũ

 Tính năng chia sẻ đơn hàng giúp người nhận cũng có thể chủ độngtheo dõi hành trình đơn hàng của mình

 Trải nghiệm người dùng trên ứng dụng đã được cải thiện thân thiện,thuận tiện hơn, danh sách đơn hàng phân theo trạng thái thay vì hiểnthị dạng tab ngang đã chuyển sang dạng danh sách dọc

KHACHHANG.GHN.VN

 Đặt đơn giao hàng nhanh chóng

 Tiết kiệm thời gian tối đa

 Theo dõi tình trạng đơn hàng và quản lý dòng tiền COD trong tầm tayvới hệ thống quản lý trực tuyến 24/7

III ĐÁNH GIÁ, ĐỀ XUẤT

1 Đánh giá vấn đề của GHN

- Sự bùng nổ của thị trường thương mại điện tử đã tạo ra nhu cầu vậnchuyển hàng hóa lớn, đòi hỏi các nhà cung cấp dịch vụ logistics phải nhanhchóng và linh hoạt trong việc đáp ứng Mỗi năm, hàng trăm doanh nghiệpmới hoạt động trong lĩnh vực này, tạo ra sự cạnh tranh khốc liệt giữa các nhà

cung cấp dịch vụ Các doanh nghiệp ngày càng đòi hỏi sự linh hoạt vàchuyên môn cao từ các nhà cung cấp dịch vụ logistics để đáp ứng các yêucầu về chuỗi cung ứng ngày càng đa dạng và phức tạp

- Vào những năm gần đây, GHN đã dần đánh mất vị thế của mình trênthị trường giao hàng cụ thể là theo tờ VnEconomy thị phần lưu chuyển hànghoá của công ty đã giảm 5,2%, từ 12,4% (2020) xuống còn 7,2% (2023) Cónhiều nguyên nhân dẫn tới việc giảm thị phần của GHN có thể kể đến như :Đầu tiên, GHN đã không theo kịp các hệ thống công nghệ thông tinmới Việc không nâng cấp, sử dụng những hệ thống thông tin hiện đại, toàndiện sẽ dẫn tới việc, quản lí dòng hàng hoá không hiệu quả thiếu sự liên kếtgiữa các phòng ban, giữa doanh nghiệp và khách hàng dẫn tới chậm trễ trongviệc giao hàng Từ đó mà GHN dần dần mất đi sự tin cậy của khách hàng Ngoài ra, GHN cũng chưa quản lí tốt được nhân sự của mình Hãy nhìn vàonhững đánh giá của khách hàng khi sử dụng dịch vụ giao hàng của GHNnhững tháng đầu năm 2024:

Hiện tượng tham lam, trộm cắp đã xảy ra hằng phút, hằng giờ, hàngngày trong những kho hàng của GHN Những đánh giá trên của khách hàngcòn chỉ ra những yếu kém về mặt chăm sóc khách hàng của GHN – kháchliên lạc không bắt máy, thiếu trách nhiệm trong khâu đôn đốc giao hàng, …

8

Giao hàng nhanh đã dần đánh mất bản thân của chính mình - Từ mộtdoanh nghiệp hiện đại, cam kết chất lượng dịch vụ với slogan “ Giao siêunhanh, giá siêu tốt” thành một doanh nghiệp tham lam, trộm cắp, chậm trễtrong việc giao hàng, cước phí đắt đỏ ,yếu kém trong việc chăm sóc kháchhàng, Có một sự thật phủ phàng rằng đối thủ của “Giao hàng tiết kiệm”không những rẻ hơn về giá cước và hiện tại GTTK còn giao hàng nhanh hơnGNH với chất lượng dịch vụ đáng ngưỡng mộ Nếu GHN không có nhữngbước chuyển mình, những thay đổi mang tính cách mạng trong một môitrường cạnh tranh khóc liệt như hiện nay, không sớm thì muộn GNH chỉ còn

là một cái tên

=> Vì lý do trên mà GHN cần phải nâng cấp trải nghiệm dịch vụ của mình

dể có thể giữ vững cũng như nâng cao vị thế của mình trong nền kinh tế

2 Các hệ thống cần cải thiện

2.1 Hệ thống SWM

a Hệ thống SWM là hệ thống gì và nó nổi bật như thế nào?

Hệ thống SWM (Smartlog Warehouse Management System) ứng dụngthực toán thông minh nhằm tối ưu hoá quy trình vận hành của kho hàng &trung tâm phân phối giúp giám sát, vận hành dễ dàng hơn, giảm thiểu sai sót

Hệ thống quản lý kho hàng thực hiện các nhiệm vụ như:

Nhận hàng Chăm/ Rót hàng lẻ Quản lý nhà cung cấp

Quản lý tồn kho Di chuyển hàng Tính toàn hóa đơn

=> Hệ thống SWM là một công cụ hàng đầu, hỗ trợ doanh nghiệp trong việcquản lý kho và nâng cao hiệu suất kinh doanh, giúp doanh nghiệp có thểtheo dõi và điều chỉnh toàn bộ nguyên vật liệu và hàng hóa khi chúng dichuyển vào và ra khỏi kho hàng Từ đó, doanh nghiệp có thể vận hành hiệuquả và tiết kiệm chi phí hơn

b Các tính năng mà hệ thống SWM mang lại cho công ty

o Nhận hàng (Receiving)

 Hệ thống quản lý kho cung cấp các chức năng kho như : Thông báovận chuyển trước (ASN) và giao dịch EDI, cho phép nhà vận chuyểnlên lịch hẹn của bến tàu và lên lịch tốt hơn cho việc nhận và đưa nhânviên đi

 Khả năng ghi lại các yêu cầu bồi thường thiệt hại của nhà cung cấphoặc nhà cung cấp, tạo số mã vạch cho pallet và nhãn thùng carton;Xác định các vị trí chuyển tiếp và số lượng lớn khi sản phẩm đượcnhận và số lượng có sẵn; Tùy chọn cho cả nhận giấy và không giấy;Khả năng xác định chế biến đặc biệt của sản phẩm trước khi đưa đi;Cross docking từ nhận đến đóng gói mà không trải qua quá trình đưa

đi; Báo cáo tình trạng của các biên lai đến cho nhân viên kho bãi vàbán hàng để giải quyết

o Sắp xếp hàng hoá (Put away) và soạn hàng (Allocate)

 Giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng dễ dàng hơn, thông minh và tối

ưu hơn

 Thiết lập chiến thuật sắp xếp hàng hoá theo khu vực, đặc tính hànghoá, kích thước, tốc độ di chuyển hàng hoá, tốc độ luân chuyển tồnkho,…

 Chỉ định chính xác đến từng vị trí cất hàng và soạn hàng tự động.Thiết lập tối ưu vị trí và đường đi cho người dùng

 Kết hợp thiết bị ngoại vi, ghi nhận thao tác của người dùng theo thờigian thực Thiết lập chiến thuật lấy hàng theo FIFO, theo shelf-life,ngày sản xuất, ngày hết hạn, Batch, Lot, BOM, Kit…Thiết lập chiếnthuật soạn hàng theo đơn hàng, nhóm hàng, khu vực, đơn gộp (wavepicking)

10

o Báo cáo kinh doanh thông minh (BI)

 Phân tích hiệu quả hoạt động và báo cáo tích hợp vận hành

 Theo dõi trực tiếp, online hiệu quả vận hành của kho hàng

 Báo cáo sản lượng xuất, nhập, tồn kho và các tình trạng khác của đơnhàng

 Xuất ra dạng Excel, PDF và máy in theo chuẩn mực thông dụng

 Kiểm soát lượng hàng tăng giảm trong kho, sức chứa và các dạngcảnh báo về: sức chứa , cảnh báo lượng tồn kho vượt quá cao haygiảm quá thấp, các mặt hàng sắp hết hạn hoặc đã hết hạn,…

 Tuỳ biến tự động cảnh báo theo yêu cầu: Nhập, xuất hàng sai SKU,Đặt hàng sai vị trí, Thực nhận khác với kế hoạch,…

o Giám sát tồn kho theo thời gian thực

 Khả năng giám sát tồn kho, và tùy chỉnh theo nhu cầu của khách hàng(shelf-life, A-Z, vòng đời sản phẩm, giám sát 3D…)

 Giảm thiểu chi phí tồn kho: chi phí vận hành, chi phí vận chuyển hàngtồn kho, và tăng hiệu quả của hoạt động chọn hàng và đóng gói

 Người dùng truy cập vào danh sách tồn kho trên website ở bất cứ đâu

và bất cứ thời gian nào trên máy tính có kết nối Internet

 Tính năng cho phép thêm và điều chỉnh báo cáo theo nhu cầu củakhách hàng với file excel theo từng chức năng của từng end-user

 End-user được phân quyền theo từng cấp độ quản lý, được tùy chỉnhbáo cáo, form xuất dữ liệu excel theo từng nhu cầu của từng kháchhàng, từng kho theo từng end-user

o Quản lý kho hàng Mobile/Tablet Apps

 Được thiết kế phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,

12

 SWM xử lý đơn hàng linh hoạt với hàng loạt tính năng: Quét mã vạchbằng camera, tìm kiếm thông tin bằng giọng nói, Kết nối bluetoothvới máy in hóa đơn,…

c T r i ể n

khai hệ thống SWM vào hệ thống quản lý kho hàng của Công ty giao hàng nhanh

o Các dữ liệu đầu vào :

 Dữ liệu về hàng tồn kho

 Thời gian hàng nhập kho/ Thời gian dự kiến hàng xuất kho

 Thông tin nhà sản xuất, nhà cung cấp

 Thông tin chủng loại hàng

 Số lượng hàng hóa

 Thông tin địa điểm giao nhận

 Giá hàng hóa

 Vị trí lưu hàng trong kho

 Mã SKU (mã hàng hóa theo đặc tính của sản phẩm)

 Mã UPC (mã sản phẩm chung)

 Tình trạng hàng

Quy trình hoạt động của hệ thống SWM: