Khái niệm
- Phần mềm Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu nằm trong bộ phần mềmMicrosoft Office của hãng Microsoft dành cho máy tính cá nhân và máy tính trong mạng cục bộ
Khả năng của Access
- Cung cấp công cụ tạo lập, lưu trữ, cập nhật và khai thác dữ liệu:
+ Tạo lập các CSDL và lưu trữ chúng trên các thiết bị nhớ, một CSDL bao gồm các bảng dữ liệu và mối liên kết giữa các bảng đó.
+ Tạo biểu mẩu để cập nhật dữ liệu, báo cáo thống kê hay những mẩu hỏi để khai thác dữ liệu trong CSDL, giải quyết các bài toán quản lí. b.Ví dụ
- Bài toán quản lí học sinh của một lớp học.
- Để quản lí thông tin học sinh, giáo viên chủ nhiệm tạo một bảng gồm các thông tin như sau:
Hình 1: Bảng gồm các thông tin
-Với bài toán trên, có thể dùng Access xây dựng CSDL giúp giáo viên quản lí học sinh lớp, cập nhật thông tin, tính điểm trung bình môn, …
Các đối tượng chính của Access
- Bảng (Table): Dùng để lưu dữ liệu Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể.
- Mẫu hỏi (Query): Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác định từ một hoặc nhiều bảng
- Biểu mẫu (Form): Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin
- Báo cáo (Report): Được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra b Ví dụ
Cơ sở dữ liệu “Quản lí học sinh” có thể gồm:
+ HOC_SINH: lưu thông tin về học sinh (họ tên, ngày tháng, giới tính, …) - Một số biểu mẫu:
+ Nhap HS: dùng để cập nhật thông tin về học sinh + Nhap Diem: dùng để cập nhật điểm trung bình môn của học sinh
+ Một số mẫu hỏi: để xem thông tin của một học sinh hay cả lớp theo điều kiện nào đó.
- Một số báo cáo: xem và in ra bảng điểm môn Tin học, danh sách đoàn viên, thống kê điểm số, …
Lưu ý: mỗi đối tượng được Access quản lí dưới một tên, tên của đối tượng được tạo bởi các chữ cái, chữ số và có thể có dấu cách
Ví dụ HOC_SINH, Nhap HS, …
Một số thao tác cơ bản
- Có 2 cách thực hiện khởi động Access:
+ Cách 1: Start → All Programs → Microsoft Office Access + Cách 2: Nháy đúp vào biểu tượng ACCESS trên màn hình.
Hình 2: Ảnh màn hình làm việc của Access b Tạo CSDL mới
- Nháy chuột vào Blank desktop database - Đặt tên cho file, chọn vị trí lưu và nhấp chuột chọn Create để khởi tạo c Mở cơ sở dữ liệu đã có
- Ta thực hiện một trong hai cách sau:
+ Cách 1: Nháy chuột lên tên CSDL (nếu có) trong khung New File + Cách 2: Chọn lệnh File → Open… rồi tìm và nháy đúp vào tên CSDL cần mở
Hình 3: Cửa sổ cơ sở dữ liệu của CSDL vừa mở
- Lưu ý: Access chỉ làm việc với một CSDL tại một thời điểm người ta thường gọi tệp CSDL thay cho CSDL. d Kết thúc phiên làm việc với Access
- Ta có thể thực hiện như sau:
+ Cách 1: chọn File → Exit + Cách 2: nháy nút góc trên cùng bên phải ứng dụng.
Làm việc với các đối tượng
- Chế độ thiết kế (Design View): tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi, thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo.
- Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View): hiển thị dữ liệu dạng bảng, cho phép xem, xoá hoặc thay đổi các dữ liệu đã có.
Hình 5: Bảng b Tạo đối tượng mới
- Trong Access, mỗi đối tượng có thể được tạo bằng nhiều cách khác nhau:
+ Dùng các mẫu dựng sẵn + Người dùng tự thiết kế + Kết hợp hai cách trên
- Thuật sĩ (wizard): là chương trình hướng dẫn từng bước giúp tạo các đối tượng CSDL từ các mẫu dựng sẵn
- Lưu ý: thường dùng cách thứ ba: dùng các mẫu dựng sẵn, sau đó chỉnh sửa lại theo thiết kế của cá nhân. c) Mở đối tượng
- Trong cửa sổ của loại đối tượng tương ứng, nháy đúp lên tên một đối tượng để mở nó.
Các đối tượng của Microsoft Access
Bảng
- Dữ liệu trong Access được lưu trữ dưới dạng các bảng, gồm có các cột và hàng.
*Trường (field): Mỗi trường là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính của chủ thể cần quản lí
Ví dụ: trong bảng trên có các trường: HoDem, Ten, GT, …
*Bản ghi (record): Mỗi bản ghi là một hàng bao gồm dự liệu về các thuộc tính của chủ thể được quản lí.
Ví dụ: trong bảng trên, bản ghi thứ 3 có bộ dữ liệu là: {6, Nguyễn Quang Anh, Nam, 17/08/2006, là đoàn viên, Hà Nội, 7}
*Kiểu dữ liệu (Data Type): Là kiểu dữ liệu lưu trong một trường Mỗi trường có một kiểu dữ liệu
Hình 6: Một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access
*Các tính chất của trường (Field Properties):
- Field size Cho phép đặt kích thước tối đa cho dữ liệu của trường với các kiểu Text, Number, AutoNumber.
- Format: Quy định cách hiển thị và in dữ liệu.
- Caption: thay tên trường bằng phụ đề dễ hiểu.
- Default value: Xác định giá trị ngầm định đưa vào khi tạo bản ghi mới
- Khóa chính (Primary key): giá trị của trường xác định duy nhất mỗi hàng trong bảng. b Tạo bảng
- Cách 1: Nháy đúp Create table in Design view - Cách 2: Nháy nút lệnh New rồi nháy đúp Design View
Sau khi thực hiện một trong 2 cách trên, trên cửa sổ Access xuất hiện thanh công cụ thiết kế bảng Table Design và cửa số cấu trúc bảng:
Hình 7: Cửa số cấu trúc bảng
* Thay đổi tính chất của trường Để thay đổi tính chất của một trường:
+ Nháy chuột vào dòng định nghĩa trường Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện trong phần Field Properties.
+ Thực hiện các thay đổi cần thiết.
Các thao tác thực hiện:
+ Chọn trường làm khóa chính;
+ Nháy nút hoặc chọn lệnh Edit -> Primary key.
• Access hiển thị ký hiệu chiếc chìa khoá ở bên trái trường được chọn để cho biết trường đó được chỉ định làm khoá chính.
* Lưu cấu trúc của bảng
+ Chọn File chọn Save hoặc nháy chọn nút lệnh + Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save As + Nháy nút OK hoặc ấn phím Enter c Thay đổi cấu trúc của bảng
*Thay đổi thứ tự các trường:
+ Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nháy chuột và giữ Access hiển thị một đường nhỏ nằm ngang trên trường đã chọn
+Di chuyển chuột, đường nằm ngang sẽ cho biết vị trí mới của trường + Thả chuột
+ Chọn Insert → Rows + Gõ tên trường, chọn kiểu dữ liệu, mô tả và xác định.
+ Chọn trường muốn xoá + Chọn Edit → Delete Rows
+ Chọn trường muốn hủy khóa chính
+ Nháy nút hoặc chọn lệnh Edit → Primary Key d Xoá và đổi tên bảng
+ Chọn tên bảng + Chọn Edit → Delete
+ Chọn bảng+ Chọn lệnh Edit → Rename
+ Gõ tên mới và nhấn Enter e Cập nhật dữ liệu trong bảng
+ Chọn Insert → New Record hoặc nháy nút trên thanh công cụ rồi gõ dữ liệu tương ứng.
+ Cũng có thể nháy chuột trực tiếp vào bản ghi trống ở cuối bảng rồi gõ dữ liệu tương ứng.
+ Nháy chuột vào ô chứa dữ liệu tương ứng và thực hiện các thay đổi cần thiết.
+ Chọn bản ghi cần xóa
+ Nhấn nút hoặc nhấn phím Delete + Trong hộp thoại khẳng định xóa, chọn Yes f Khai thác dữ liệu trong bảng
- Sắp xếp theo một trường:
Hình 8: Sắp xếp theo một trường
B1 Nháy tên trường hoặc một ô bất kỳ thuộc trườngB2 Nháy Ascending hoặc Descending trong nhóm Sort & FilterB3 Nháy Remove Sort trong nhóm Sort & Filter để hủy sắp xếp - Sắp xếp theo nhiều trường:
Hình 9: Sắp xếp theo nhiều trường
B1 Nháy mũi tên cạnh tên trường để mở bảng chọn tắt B2 Nháy chọn Sort A to Z hoặc Sort Z to A
B3 Lặp lại đối với trường thứ hai, thứ ba,
B4 Nháy Remove Sort trong nhóm Sort & Filter để hủy sắp xếp
Lọc dữ liệu là chỉ cho phép hiển thị những bản ghi thỏa mãn điều kiện lọc, các bản ghi khác không bị xóa mà chỉ tạm thời bị ẩn đi.
_- Lọc theo ô dữ liệu đang chọn:
Hình 10: Lọc theo ô dữ liệu đang chọn
B1 Chọn một ô hoặc một phần giá trị trong ôB2 Nháy Selection trong nhóm Sort & Filter để mở bảng chọnB3 Nháy chọn điều kiện lọc Access ngay lập tức hiển thị kết quả lọc
Hình 11: Lọc theo ô dữ liệu đang chọn
B4 Nháy Toggle Filter để hủy lọc.
B1 Nháy Advanced trong nhóm Sort & Filter để mở bảng chọn B2 Nháy Filter By Form
B3 Nhập các điều kiện lọc vào mẫu
B4 Nháy Toggle Filter để thực hiện lọc B5 Nháy Toggle Filter lần nữa để hủy lọc
Hình 14: Tìm kiếm dữ liệu
- Nháy Find trong nhóm Find trên thẻ Home - Trên hộp thoại Find and Replace, nhập văn bản cần tìm vào ô Find What
- Trong danh sách Look In, chọn Current field hoặc Current document - Trong danh sách Match, chọn Whole Field, Any Part of Field hoặc Start of Field - Trong danh sách Search, chọn All, Up hoặc Down
- Chọn Match Case nếu muốn phân biệt chữ hoa và chữ thường - Chọn Search Fields As Formatted nếu muốn tìm như định dạng trong bảng - Nháy Find Next để bắt đầu tìm kiếm g In dữ liệu
+ Có thể in dữ liệu từ bảng.
+ Có thể giới hạn bản ghi mà Access sẽ in và xác định thứ tự in, cũng có thể chọn để chỉ in một số trường.
+ Việc cài đặt tương tự word.
Biểu mẫu (Forms)
- Biểu mẫu là một đối tượng trong CSDL Access được thiết kế để:
- Hiển thị dữ liệu trong bảng dưới dạng thuận lợi để xem, nhập và sửa dữ liệu - Thực hiện các thao tác thông qua các nút lệnh (do người thiết kế tạo ra). b Tạo biểu mẫu mới
* Tạo biểu mẫu bằng nút l nh Form: ệnh Form:
Chọn thẻ Create => Form Design
Hình 16: Chế độ xem Design View
- Tạo form bằng chức năng Form Wizard Để tạo biểu mẫu bằng thu t sĩ, thực hi n các bước:ật sĩ, thực hiện các bước: ệnh Form:
- Chọn Create > Form Wizard- Chọn bảng/mẫu hỏi và chọn các trường muốn đưa lên biểu mẫu, nháy Next
- Chọn kiểu bố trí (Layout) các trường trên biểu mẫu, nháy Next
- Nh p tên cho biểu mẫu (ho c chấp nh n tên m c định), sau đó chọn mở biểu ật sĩ, thực hiện các bước: ặc chấp nhận tên mặc định), sau đó chọn mở biểu ật sĩ, thực hiện các bước: ặc chấp nhận tên mặc định), sau đó chọn mở biểu mẫu để xem và c p nh t dữ li u (Open the form to view or enter information) ật sĩ, thực hiện các bước: ật sĩ, thực hiện các bước: ệnh Form: hay để chỉnh sửa thiết kế (Modify the form's design), nháy Finish.
Hình 19: Biểu mẫu c Các chế độ làm việc của biểu mẫu
- Cũng như với bảng, có thể làm việc với biểu mẫu trong nhiều chế độ khác nhau.
- Dưới đây chúng ta xét kĩ hơn hai chế độ làm việc với biểu mẫu thường dùng là chế độ biểu mẫu và chế độ thiết kế.
Chế độ biểu mẫu là chế độ có giao diện thân thiện được sử dụng để cập nhật dữ liệu.
Để làm việc với chế độ biểu mẫu, thực hiện một trong các cách sau:
Cách 1: Nháy đúp chuột ở tên biểu mẫu.
Cách 2: Chọn biểu mẫu rồi nháy nút
Cách 3: Nháy nút (Form View) nếu đang ở chế độ thiết kế.
Chế độ biểu mẫu cũng cho phép tìm kiếm, lọc, sắp xếp thông tin.
Chế độ thiết kế là chế độ giúp: xem, sửa, thiết kế cũ của biểu mẫu mới
Để làm việc với chế độ thiết kế, thực hiện:
Cách 1: Chọn tên biểu mẫu rồi nháy nút
Cách 2: Nháy nút nếu đang ở chế độ biểu mẫu
Một số thao tác có thể thực hiện trong chế độ thiết kế: Thêm/bớt, thay đổi vị trí, kích thước các trường dữ liệu; d Ví dụ
Liên kết giữa các bảng (Relatioships)
Để hạn chế sự dư thừa dữ liệu, thay vì lưu trữ tất cả thông tin trong cùng một bảng, ta chia ra lưu trữ trong nhiều bảng Khi cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng, ta liên kết các bảng lại với nhau.
Tạo liên kết giữa các bảng/mẫu hỏi trong tập tin CSDL Access còn mang lại những lợi ích sau:
●Cho phép tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng/mẫu hỏi.
●Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu Khi hai bảng được liên kết với nhau, nếu bạn xóa hay điều chỉnh một bản ghi trong một bảng thì các bản ghi tương ứng trong bảng liên kết sẽ tự động bị xóa hoặc điều chỉnh theo. b Cách tạo liên kết Để có thể tạo liên kết giữa hai bảng, giữa hai bảng phải có m t trường "giống ột trường "giống nhau" theo nghĩa hai trường này phải chứa dữ li u giống nhau, m c dù tên ệnh Form: ặc chấp nhận tên mặc định), sau đó chọn mở biểu trường có thể khác nhau.
Thực hi n tạo liên kết giữa hai bảng như sau:ệnh Form:
1 Mở tập tin CSDL có chứa các bảng/mẫu hỏi cần liên kết 2 Chọn Database Tools > Relationships
●Nếu là lần đầu tiên tạo liên kết cho các bảng trong tập tin, hộp thoại Show Table sẽ tự động xuất hiện, ngược lại bạn sẽ không thấy hộp thoại Show Table
●Muốn mở lại hộp thoại Show Table, bạn phải nháy lệnh Show Table trong nhóm Relationships trên thẻ Relationship Tools Design
3 Chọn các bảng/mẫu hỏi trên hộp thoại Show Table mà bạn muốn tạo liên kết.
Hình 22: Hộp thoại Show Table
●Để chọn một bảng/mẫu hỏi, bạn chọn bảng/mẫu hỏi sau đó nháy nút Add
●Để chọn nhiều bảng/mẫu hỏi cùng lúc, bạn dùng kết hợp phím Shift hoặc Ctrl
●Chọn xong nháy nút Close để đóng hộp thoại.
4 Kéo thả chuột giữa hai bảng/mẫu hỏi để tạo liên kết.
Khi thả chuột, hộp thoại Edit Relationships xuất hiện Bạn thực hiện các công việc sau đây trên hộp thoại:
Hình 23: Hộp thoại Edit Relationships
● Kiểm tra hai trường dùng để liên kết hai bảng/mẫu hỏi có chính xác không.
● Đánh dấu các mục Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields, Cascade Delete Related Records để buộc Access kiểm tra tính nhất quán của dữ liệu khi sửa hoặc xóa.
● Nháy nút Create để tạo liên kết.
Nháy chuột phải vào đường liên kết sau đó chọn:
Hình 24: Hộp thoại Edit Relationships
●Edit Relationships: chỉnh sửa liên kết Hộp thoại Edit Relationships sẽ xuất hiện trở lại.
6 Lưu và đóng cửa sổ liên kết:
- Nháy lệnh Save trên Quick Access Toolbar để lưu.
- Nháy nút Close trên cửa sổ liên kết hoặc nút Close trong nhóm Relationships trên thẻ Relationship Tools Design để đóng cửa sổ liên kết. c Ví dụ
Mẫu hỏi
CSDL chứa dữ liệu phản ánh toán bộ thông tin về đối tượng cần quản lí.
• Câu hỏi phức tạp, liên quan tới nhiều bảng thì ta dùng tới mẫu hỏi.
• Dùng mẫu hỏi và liên kết, ta có thể thống kê dữ liệu, nhóm và lựa chọn các bản ghi của nhiều bảng.
+ Mẫu hỏi thường được sử dụng để:
+ Sắp xếp các bản ghi + Chọn các bản ghi thỏa mãn các điều kiện cho trước + Chọn các trường để hiển thị
+ Thực hiện tính toán: tính trung bình cộng, tính tổng, ….
+ Tổng hợp và hiển thị thông tin từ nhiều bảng hoặc mẫu hỏi khác
• Có 2 chế độ làm việc, đó là chế độ thiết kế và chế độ trang dữ liệu.
• Kết quả mẫu hỏi cũng đóng vai trò như một bảng
• Để thực hiện các tính toán và kiểm tra các điều kiện, Access có các công cụ để viết các biểu thức, bao gồm toán hạng và phép toán.
• Các phép toán thường dùng:
+ Phép toán Lôgic: AND, OR, NOT
• Toán hạng trong tất cả các biểu thức có thê là:
+ Tên trường: (đóng vai trò các biến) được ghi trong dấu ngoặc vuông Ví dụ:
+ Hằng văn bản, được viết trong dấu nháy kép, ví dụ: "Nam", "Nữ",…
• Access cung cấp một số hàm thống kê thông dụng áp dụng cho các nhóm, gọi là hàm gộp nhóm:
+ SUM: Tính tổng giá trị số trên trường chỉ định.
+ AVG: Tính giá trị trung bình các giá trị số trên trường chỉ định + MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất của các số nằm trên trường chỉ định + MAX: Tìm giá trị lớn nhất của các số nằm trên trường chỉ định + COUNT: Đêm các ô khác rỗng nằm trên trường chỉ định
• Lưu ý: bốn hàm đầu tiên chỉ thực hiên trên kiểu dữ liệu số. b Tạo mẫu hỏi
1 Mở tập tin CSDL 2 Chọn Create > Query Design
Access mở cửa sổ Query đồng thời hiển thị hộp thoại Show Table.
3 Chọn các bảng/mẫu hỏi chứa dữ liệu cần truy vấn từ hộp thoại Show Table
Hình 27: Hộp thoại Show Table
- Các bảng/mẫu hỏi được chọn sẽ được hiển thị ở phần phía trên của cửa sổ Query dưới dạng các danh sách trường (Field List)
- Muốn mở lại hộp thoại Show Table để chọn thêm bảng/mẫu hỏi, bạn nháy nút lệnh Show Table trong nhóm Query Setup
- Muốn gở bỏ bớt các Field List khỏi mẫu hỏi, bạn nháy chuột phải vào tên Field List, chọn Remove Table.
4 Thiết kế mẫu hỏi dựa trên lưới thiết kế (Design Grid) bao gồm:
● Field: khai báo các trường muốn hiển thị
● Table: xác định bảng/mẫu hỏi chứa trường tương ứng trên dòng Field
● Sort: lựa chọn các trường dùng làm tiêu chuẩn để sắp xếp
● Show: lựa chọn các trường muốn hiển thị trong kết quả truy vấn
● Criteria: xác định các biểu thức dùng làm điều kiện lọc dữ liệu
Cách 1: Nháy nút lệnh Run trong nhóm Results Cách 2: Chọn chế độ Datasheet View từ nút lệnh View trong nhóm Results
+ Nháy nút lệnh Save trên Quick Access Toolbar + Nhập tên mẫu hỏi vào hộp thoại Save As + Nháy OK
7 Đóng mẫu hỏi: nháy nút Close trên cửa sổ Query c Thực hiện câu hỏi
Hình 32: Thực hiện câu hỏi d Ví dụ
Báo cáo
- Báo cáo là hình thức thích hợp nhất khi cần tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo khuôn dạng.
• Báo cáo thường được sử dụng để:
+ Thể hiện được sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu;
+ Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định.
+ Để tạo một báo cáo, cần trả lời các câu hỏi:
+ Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?
+ Dữ liệu được lấy từ đâu?
+ Dữ liệu được nhóm như thế nào? b Dùng Wizard để tạo mẫu báo cáo
- Chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report Wizard
- Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report
- Chọn cỏc field hiển thị trờn Report trong khung Available Field click nỳt ủể chọn một field và click nỳt ủể chọn nhiều field Click Next
- Nếu report lấy dữ liệu nguồn từ một bảng thì bỏ qua bước này, ngược lại nếu dữ liệu lấy từ nhiều bảng thì chọn field kết nhóm Click Next
- Chọn field mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu cho report Có thể sắp xếp kết quả trong report bằng cách kết hợp tối là 4 field. c Ví dụ mẫu báo cáo
Hình 34: Ví dụ mẫu báo cáo d Sửa thiết kế báo cáo
- Trong chế độ thiết kế báo cáo cho dễ nhìn đẹp hơn hoặc theo mẫu - Với báo cáo tạo bằng thuật sĩ, ta có thể sửa những chi tiết sau:
+ Dùng các phương chữ tiếng Việt khác nhau cho các tiêu đề
+ Chọn các định dạng số thập phân với hai chữ số sau dấu phẩy cho các điểm trung bình
- Trình tự thực hiện các công việc chính như sau:
1 Hiển thị báo cáo trong chế độ thiết kế 2 Đặt phông tiếng Việt:
+ Chọn đối tượng cần đổi phông
+ Nhấn như lệnh Properties để một cái tính chất của đối tượng được chọn.
+ Trong trang Format, nháy chuột vào ô bên dòng Font Name.
+ Nháy nút để mở danh sách tên phông;
+ Chọn một phông tiếng Việt 3 Định dạng số thập phân - Chọn trường hợp cần định dạng - Mở hộp thoại tính chất của văn bản
- trong trang Format, chọn Fixed tại dòng Format và 2 dòng Decimal Places để hiển thị số dạng 0.00. e In báo cáo
- Trước khi in báo cáo, mở hộp thoại Page Setup và lưu ý:
1 Chọn kích thước trang giấy và hướng giấy phù hợp 2 Thiết đặt lại các tham số in
3 Có thể chọn trang Columns để thiết đặt định vị cột
Thực hành
BÀI THỰC HÀNH SỐ 2 Bài 1.
- Khởi động Access, nháy đúp vào biểu tượng trên màn hình nền.
- Nháy đúp chuột vào Blank database.
- Chọn File => Save Database As.
- Dòng File Name: Đặt tên cho CSDL là QuanLi_HS.
- Nháy nút Save để lưu CSDL.
- Khi đó màn hình cơ sở dữ liệu còn trống, chưa có đối tượng nào.
*Tạo cấu trúc bảng HOC_SINH - Nháy Create → Table Design
- Sau khi thực hiện lệnh trên ta được giao diện như sau:
● Field Name: Nhập tên trường
● Data Type: Chọn kiểu dữ liệu
● Field Properties: Chọn các tính chất của trường - Nhập đầy đủ theo yêu cầu như sau:
(Đối với các trường điểm số như trường Toan, Van Trong phần FieldProperties thực hiện như hình).
- Nháy vào nút , bên trái trường MaSo xuất hiện hình chìa khóa.
- Di chuyển trường DoanVien xuống dưới trường NgSinh
● Đưa con trỏ chuột vào bên trái trường DoanVien, khi thấy xuất hiện mũi tên màu đen, nháy chuột trái để chọn trường DoanVien.
● Khi chọn trường DoanVien xong, đưa con trỏ chuột vào bên trái trường DoanVien một lần nữa khi thấy xuất hiện mũi tên màu trắng ( ), nháy và giữ chuột trái di chuyên trường DoanVien xuống dưới trường NgSinh rồi thả chuột.
- Thêm các trường Li, Hoa, Tin.
- Di chuyển các trường để có thứ tự là: Toan, Li, Hoa, Van, Tin.
(Thực hiện tương tự như di chuyển trường DoanVien ở trên).
- Lưu lại bảng và thoát khỏi Access
● Nhập tên bảng là HOC_SINH vào ô Table Name, nháy nút OK.
BÀI TẬP VÀ THỰC HÀNH SỐ 3 Bài 1.
- Sau khi có được cơ sở dữ liệu như hình:
- Để thực hiển sửa các thuộc tính trên bản ghi nào ta thực hiện click chuột vào thuộc tính trên bản ghi đó Ví dụ, ta muốn sửa thuộc tính Ten ở bản ghi 2 thì ta chỉ việc click chuột vào thuộc tính của bản ghi đó rồi nhập giá trị mới vào.
- Đ ể xóa bản ghi nào ta chỉ việc click chuột vào bản ghi đó Sau đó chọn hoặc và nhấn Yes.
Bài 2. a Hiển thị các học sinh nam trong lớp - Chọn phần giới tính là Nam Sau đó chọn và chọn - Kết quả: b Lọc ra danh sách các bạn chưa là đoàn viên - Nhấn vào để bảng trở lại ban đầu.
- Nhấn 2 lần vào ô chưa đoàn viên để chọn Sau đó chọn và chọn - Kết quả: c Tìm các học sinh có điểm 3 môn Toán, Lí, Hóa đều trên 8.
- Nhấn vào để bảng trở lại ban đầu.
- Chọn , sau đó chọn , ta được bảng:
- Sau đó điền điều kiện:
+ Nháy đúp 2 lần vào khoảng trắng ở cột đoàn viên.
+ Lần lượt điền điều kiện >8 cho các cột Toan, Li, Hoa.
- Sau đó nhấn để hoàn thành.
Bài 3. a Sắp xếp tên học sinh trong bảng HOC_SINH theo thứ tự bảng chữ cái.
- Chọn cột , sau đó chọn - Kết quả:
- Cuối cùng nhấn vào để lưu. b Sắp xếp điểm Toán theo thứ tự giảm dần để biết những bạn nào có điểm Toán cao nhất.
- Chọn cột , sau đó chọn
- Cuối cùng nhấn vào để lưu. c Sắp xếp điểm văn theo thứ tự tăng dần.
- Chọn cột , sau đó chọn - Kết quả:
- Cuối cùng nhấn vào để lưu.
- Bôi đen 5 cột Toan, Li, Hoa, Van, Tin.
- Sau đó nhân tổ hợp phím Ctrl + F hoặc nhấn Khi đó trên màn hình xuất hiện hộp thoại và điền như hình:
GỘP CHỖ NÀY DÙM MẸ CON NHÉ
BÀI TẬP VÀ THỰC HÀNH 6
-Mở CSDL QuanLi_HS (BT&TH 4) -Chọn Create Query Design
-Cửa sổ Show Table xuất hiện:
-Nháy đúp chuột vào tên bảng HOC_SINH-Nháy nút Close để đóng cửa sổ Show Table-Một cửa sổ thiết kế mẫu hỏi xuất hiện như sau:
-Nháy đúp vào tên các trường To , HoDem, Ten, NgSinh, GioiTinh
-Tại trường To, dòng Sort chọn Ascending -Tại trường GioiTinh, dòng Criteria nhập vào từ “Nam”
-Lưu Query đặt tên là Bài 1-Chạy Query Bài 1 được kết quả như sau :
-Mở CSDL QuanLi_HS (BT&TH 4) -Chọn Create Query Design
-Cửa sổ Show Table xuất hiện:
-Nháy đúp chuột vào tên bảng HOC_SINH-Nháy nút Close để đóng cửa sổ Show Table
-Một cửa sổ thiết kế mẫu hỏi xuất hiện như sau:
-Nháy đúp vào tên các trường To, Toan, Van -Để gộp nhóm, nháy nút
-Tại trường To, dòng Total chọn Group By-Tại trường Toan, dòng Total chọn Avg-Tại trường Van, dòng Total chọn Avg-Phía trước trường Toan nhập vào TBToan: (xem hình bên dưới)-Phía trước trường Van nhập vào TBVan: (xem hình bên dưới)
-Lưu query đặt tên là ThongKe -Chạy Query ThongKe được kết quả như sau:
-Mở CSDL QuanLi_HS (BT&TH 4)-Chọn Create Query Design
-Cửa sổ Show Table xuất hiện:
-Nháy đúp chuột vào tên bảng HOC_SINH -Nháy nút Close để đóng cửa sổ Show Table -Một cửa sổ thiết kế mẫu hỏi xuất hiện như sau:
-Nháy đúp vào tên các trường Toan, Li, Hoa, Van, Tin-Muốn sử dụng hàm thống kê, nháy nút
-Tại trường Toan, dòng Total chọn Max Phía trước trường Toan nhập vào
-Tại trường Li, dòng Total chọn Max Phía trước trường Li nhập vào LiCN:
-Tại trường Hoa, dòng Total chọn Max Phía trước trường Hoa nhập vào HoaCN:
-Tại trường Van, dòng Total chọn Max Phía trước trường Van nhập vào VanCN:
-Tại trường Tin, dòng Total chọn Max Phía trước trường Tin nhập vào TinCN:
-Lưu Query đặt tên là KI_LUC_DIEM-Chạy query KI_LUC_DIEM được kết quả:
BÀI TẬP VÀ THỰC HÀNH 7 Bài 1:
- Khởi động Access - Nháy đúp vào Blank database - Chọn File à Save Database As - Chọn Yes
- Chọn ổ đĩa lưu cơ sở dữ liệu- Dòng File name: Đặt tên cho cơ sở dữ liệu là KINH_DOANH- Nháy nút Save để lưu cơ sở dữ liệu
-Khi đó màn hình cơ sở dữ liệu còn trống, chưa có đối tượng nào
*Tạo cấu trúc cho 3 bảng như sau:
-Nháy vào dấu X góc trên bên phải màn hình tạo cấu trúc bảng
- Nháy vào dấu X góc trên bên phải màn hình tạo cấu trúc bảng
- Nhập tên bảng là MAT_HANG
- Nháy vào dấu X góc trên bên phải màn hình tạo cấu trúc bảng
- Nhập tên bảng là HOA_DON - Nháy OK
Bài 2: [sgk Tin 12 - trang 62]-Tạo liên kết cho các bảng trong CSDL KINH_DOANH vừa tạo ở bài 1 để có sơ đồ liên kết như trên hình 49.
- Từ CSDL KINH_DOANH - Chọn Database Tools à Relationships
- Hộp thoại Show Table xuất hiện như hình bên dưới
- Nháy đúp chuột vào tên của các bảng HOA_DON, KHACH_HANG, MAT_HANG - Nháy nút Close để đóng cửa sổ Show Table
- Di chuyển các bảng để có thứ tự như sau [muốn di chuyển các bảng ta nháy và giữ chuột trái lên tiêu đề của các bảng kéo chuột để di chuyển]
- Kéo và giữ chuột trái vào trường Ma_khach_hang của bảng KHACH_HANG để vào trường Ma_khach_hang của bảng HOA_DON, hộp thoại Edit
- Nháy vào nút Create - Ta được một đường liên kết
- Tương tự kéo trường Ma_mat_hang của bảng MAT_HANG để vào trường Ma_mat_hang của bảng HOA_DON
BÀI THỰC HÀNH 8: TẠO BÁO CÁO
Câu 1: Từ bảng HOC_SINH trong CSDL QuanLi_HS, tạo một báo cáo để in ra danh sách các học sinh gồm họ tên, ngày sinh, địa chỉ Hãy nhóm theo giới tính (nam, nữ) và tính số học sinh nam, số học sinh nữ (có sử dụng hàm Count).
- Chúng ta sẽ tạo báo cáo bằng thuật sĩ Đầu tiên chọn Create sau đó nhấn ReportWinzard
- Chọn trường để đưa vào báo cáo Ta nhấn chuột trái vào trường rồi ấn dấu mũi tên >.
- Ta sẽ lấy những trường như hình.
- Nhấn Next để tiếp tục Ta sẽ chọn trường để gom nhóm.
- Vì đề bài yêu cầu gom nhóm theo giới tính nên ta sẽ chọn GT làm trường để gom nhóm.
- Nhấn Next ở bước này ta có thể chọn sắp xếp theo một trường nào đó nhưng do đề bài không yêu câu.
- Nhấn Next sau đó Finish.
- Ta được báo cáo như hình.
- Để hiển thị được tổng số học sinh nam và học sinh nữ ta làm như sau Nhấn chuột phải vào báo cáo sau đó chọn Design View.
- Nhấn textbox để thêm trường lưu thông tin
- Đặt TextBox vào vị trí như hình:
- Điền thông tin như hình:
- Sau đó nhấn View chọn Report View.
- Kết quả được như yêu cầu của bài toán:
BÀI THỰC HÀNH 9: BÀI THỰC HÀNH TỔNG HỢP Câu 1: a) Tạo một CSDL mới, đặt tên là HOC_TAP.
- Ở màn hình chọn của Access ta nhấn vào blank database để tạo cơ sở dữ liệu mới.
- Đặt tên là HOC_TAP Rồi nhấn Create.
- Kết quả: b) Tạo các bảng dữ liệu trong CSDL HOC_TAP với cấu trúc được mô tả trong bảng sau, đặt khóa chính cho mỗi bảng, mô tả tính chất cho các trường của mỗi bảng.
- Nhấn chuột phải vào trường Chọn Design View
- Nhập BANG_DIEM là tên của bảng Rồi nhấn Ok được kết quả như hình
- Nhập các trường với kiểu dữ liệu và khóa chính như trang 76
- Làm tương tự với 2 bảng HOC_SINH và bảng MON_HOC:
Câu 2: Thiết lập các mối liên kết:
- Giữa bảng BANG_DIEM và bảng HOC_SINH.
- Giữa bảng BANG_DIEM và bảng MON_HOC.
- Nhấn vào Database Tool chọn Realationships.
- Chọn bảng để thiết lập quan hệ Chọn bảng nào ta nhấn vào bảng rồi nhấn Add. Ở đây ta cần thiết lập quan hệ giữa 3 bảng nên ta chọn cả 3 bảng rồi nhấn Add.
- Tạo liên kết giữa BANG_DIEM và HOC_SINH Đầu tiên ta nhấn vào Edit Relationship
- Nhấn Create New và chọn như hình
- Làm tương tự với bảng BANG_DIEM và bảng MON_HOC.
Câu 3: Tạo biểu mẫu để nhập dữ liệu cho BANG_DIEM.
Nhập dữ liệu cho cả ba bảng (Dùng cả hai cách: trực tiếp trong trang dữ liệu và dùng biểu mẫu vừa tạo).
- Để thêm bản ghi bằng biểu mẫu ta làm như sau.
- Nhấn Create -> chọn Form Wizard.
- Nhấn vào dấu >> để đưa toàn bộ các trường vào biểu mẫu.
- Nhấn Finish để kết thúc ngay biểu mẫu Ta được kết quả như hình.
- Sau khi thực hiện xong ta được kết quả như hình:
- Những bảng khác ta hoàn toàn có thể làm tương tự.
Câu 4: (sgk trang 77 Tin 12): Thiết kế một số mẫu hỏi để đáp ứng các yêu cầu sau: a) Hiển thị họ tên của một học sinh cùng với điểm trung bình của học sinh đó.
- Nhấn Create chọn Query Design.
- Chọn bảng HOC_SINH, BANG_DIEM, MON_HOC Sau đó điền điều kiện như hình:
- Chạy Query và quan sát kết quả: b) Danh sách học sinh gồm họ và tên, điểm môn Toán trong một ngày.
Nhấn Create chọn Query Design.
- Chọn bảng HOC_SINH, BANG_DIEM, MON_HOC.
- Ta muốn kiểm tra ở ngày nào thì ta điền ngày tháng vào trường ngày kiểm tra
- Ở đây ta buộc phải thêm trường mã môn học vào trong mẫu hỏi vì nếu trong CSDL thực tế ta không thể biết chính xác mã của môn Toán là bao nhiêu Vì thế ta cần ép thêm điều kiện Tên_Môn_học là toán.
- Nhấn Run để thực thi mẫu hỏi: c) Danh sách học sinh gồm họ và tên, điểm môn Toán và sắp xếp theo ngày kiểm tra.
- Nhấn Create chọn Query Design.
- Chọn bảng HOC_SINH, BANG_DIEM, MON_HOC Rồi điền điều kiện như hình:
Câu 5: (sgk trang 77 Tin 12): Tạo báo cáo danh sách học sinh của từng môn gồm: họ tên, điểm và tính điểm trung bình theo môn.
- Nhấn Create chọn Query Design.
- Chọn bảng HOC_SINH, BANG_DIEM, MON_HOC Rồi điền điều kiện như hình:
