đồ án i hệ thống quản lý nhân viên trên nền tảng web

Cùng với sự phát triển của quý công ty, doanh nghiệp thì số ợng nhân viên sẽ tăng dần, các nhà quản lý cần phải quản lý lưnhiều nhân viên và từ đó tính lương thưởng cho nhân viên một các

ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

KHOA TOÁN TIN

Giảng viên hướng dẫn: TS NGÔ QUỐC HOÀN

Sinh viên thực hiện: NGUYỄN TUẤN ANH

Lớp: Hệ ống thông tin quản lý 01 – k63th

HÀ NỘI -2023

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

1 Mục đích và nội dung của đồ án:

2 Kết quả đạt được:

3 Ý thức làm việ c c ủa sinh viên:

Hà Nội, ngày tháng năm Giảng viên hướng dẫn (Ký và ghi rõ họ tên)

Mục l c ụ

MỞ ĐẦU 9

CHƯƠNG 1: CÁC CÔNG NGHỆ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG BÀI TOÁN 13

1.1 World Wide Web và HTML 13

1.1.1 World Wide Web 13

1.1.2 HTML 15

1.2 Ngôn ngữ JavaScript, MongoDB và Express js 16

1.2.1 Ngôn ngữ JavaScript 16

1.2.2 MongoDB 17

1.2.3 Express js 18

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 20

2.1 Khảo sát và giới thiệu chung về hệ thống 20

2.1.1 Hiện trạng hiện nay của nhiều công ty nhỏ 20

2.1.2 Mục tiêu của hệ thống 21

2.1.3 Lợi ích khi sử dụng hệ thống 21

2.1.4 Yêu cầu chức năng hệ thống 22

2.2 Phân tích thiết kế hệ thống 23

2.2.1 Phân tích quy trình nghiệp vụ 23

2.2.2 Sơ đồ use case tổng quát 31

2.2.3 Phân tích chức năng đăng nhập 33

2.2.4 Phân tích chức năng Chấm công 37

2.2.5 Phân tích chức năng Quản lý tài khoản cá nhân 38

2.2.6 Phân tích chức năng Quản lý công việc 47

2.2.7 Phân tích chức năng Quản lý tổ chức 51

2.2.8 Phân tích chức năng Quản lý nhân viên 58

2.2.9 Phân tích chức năng Quản lý công – lương 63

2.2.10 Phân tích chức năng Quản lý tài khoản 64

2.2.11 Phân tích chức năng Quản lý quy trình phê duyệt 68

2.2.12 Phân tích chức năng Báo cáo thống kê 69

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ ỆU VÀ GIAO DIỆNLI 70

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 70

3.2 Mô tả các bảng 70

3.3 Thiết kế giao diện 78

3.3.1 Trang đăng nhập 78

3.3.2 Giao diện Trang chủ 79

3.3.3 Giao diện chấm công 79

3.3.4 Giao diện quản lý tổ chức 81

KẾT LUẬN 82

TÀI LIỆU THAM KHẢO 83

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Mô hình hoạt động của webserver 14

Hình 2 Cấu trúc chung của một trang HTML 15

Hình 3 Cấu trúc của Expressjs 18

Hình 4 Sơ đồ quy trình quản lý tổ chức 23

Hình 5 Sơ đồ quy trình quản lý thông tin nhân viên 25

Hình 6 Sơ đồ quy trình Quản lý công - lương 27

Hình 7 Sơ đồ quy trình quản lý tài khoản 29

Hình 8 Sơ đồ use case tổng quát 31

Hình 9 Sơ đồ use case Đăng nhập 33

Hình 10 Sơ đồ hoạt động chức năng đăng nhập 36

Hình 11 Sơ đồ ần tự ức năng Đăng nhậptu ch 36

Hình 12 Sơ đồ use case Chấm công 37

Hình 13 Sơ đồ use case Quản lý tài khoản cá nhân 38

Hình 14 Sơ đồ hoạt động chỉnh sửa thông tin cá nhân 47

Hình 15 Sơ đồ use case Quản lý công việc 48

Hình 16 Sơ đồ use case Quản lý tổ chức 51

Hình 17 Sơ đồ hoạt động Quản lý phòng ban 56

Hình 18 Sơ đồ hoạt động Quản lý vị trí công việc 57

Hình 19 Sơ đồ use case Quản lý nhân viên 58

Hình 20 Sơ đồ hoạt động thêm mới nhân viên 62

Hình 21 Sơ đồ hoạt động chỉnh sửa thông tin nhân viên 63

Hình 22 Sơ đồ use case Quản lý công - lương 63

Hình 23 Sơ đồ use case Quản lý tài khoản 65

Hình 24 Sơ đồ use case Quy trình phê duyệt 68

Hình 25 Sơ đồ use case Báo cáo thống kê 69

Hình 26 Mô hình quan hệ dữ ệu giữa các bảngli 70

Hình 27 Màn hình đăng nhập 78

Hình 28 Giao diện nhập mã OTP 79

Hình 29 Màn hình trang chủ 79

Hình 30 Màn hình chấm công 80

Hình 31 Màn hình nhận diện khuân mặ ể t đ chấm công 80

Hình 32 Giao diện quản lý tổ chức 81

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1 Câu lệnh cơ bản trên MongoDB 18

Bảng 2 Đặ ả use “Đăng nhập”c t 35

Bảng 3 Các trường thông tin đăng nhập 35

Bảng 4 Đặ ả use case “Chấm công”c t 38

Bảng 5 Đặ ả use case "Đăng ký nghỉ phép”c t 42

Bảng 6 Các trường dữ ệu Đăng ký nghỉ phépli 42

Bảng 7 Đặ ả use case "Đăng ký làm thêm giờ"c t 46

Bảng 8 Các trường Đăng ký làm thêm giờ 46

Bảng 9 Đặ ả use case "Quản lý công việc t c" 51

Bảng 10 Đặ ả use case "Quản lý phòng ban"c t 54

Bảng 11 Các trường dữ ệu Quản lý phòng banli 55

Bảng 12 Đặ ả use case "Quản lý nhân viên"c t 60

Bảng 13 Các trường dữ ệu của nhân viênli 61

Bảng 14 Các trường dữ ệu về hợp đồngli 61

Bảng 15 Các trường dữ ệu diễn biến lươngli 61

Bảng 16 Đặ ả use case "Quản lý công - lương"c t 64

Bảng 17 Đặ ả use case "Quản lý tài khoản"c t 67

Bảng 18 Các trường dữ ệu thêm mới tài khoảnli 68

Bảng 19 Bảng “NhanVien” 71

Bảng 20 Bảng "ViTriCongViec" 71

Bảng 21 Bảng "CongViec" 71

Bảng 22 Bảng "PhongBan" 72

Bảng 23 Bảng "ChucDanh" 72

Bảng 24 Bảng "HopDong" 72

Bảng 25 Bảng "LoaiHD" 72

Bảng 26 Bảng "ThuyenChuyen" 73

Bảng 27 Bảng "TaiKhoan" 73

Bảng 28 Bảng “NhomQuyen” 73

Bảng 29.Bảng “TrangThaiLamViec” 74

Bảng 30 Bảng "DKNghiPhep" 74

Bảng 31 Bảng "LoaiNghiPhep" 74

Bảng 32 Bảng "DKLamThemGio” 75

Bảng 33 Bảng "DienBienLuong” 75

Bảng 34 Bảng "DuLieuChamCong" 75

Bảng 35 Bảng "Mapping_DLCC_THC" 76

Bảng 36 Bảng "TongHopCong” 76

Bảng 37 Bảng "LoaiChamCong" 76

Bảng 38 Bảng "BangLuong” 76

Bảng 39 Bảng "ChiTietLuong" 77

Bảng 40 Bảng "CongThucLuong” 77

Bảng 41 Bảng "LoaiLuong” 77

Bảng 42 Bảng "CaLamViec" 78

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọ n đ ề tài

Nền tin học càng phát triển thì con người càng có nhiều phương pháp mớ i,công cụ mới để xử thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn ện lý Hinay tin học là một xu hướng tất yếu đượ ứng dụng trong mọi ngành nghềc ,

mọi lĩnh vực như sản xuất, kinh doanh, du lịch Kết quả của việc áp dụng tin học trong quản lý là việc hình thành các hệ ống thông tin quản lý nhằth m phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ ệu và cung cấp thông tin cho các chủ sở hữu li

hệ ống Những năm gần đây, ở nước ta các ứng dụng tin học vào quản lý thđang ngày một nhiều và đa dạng hơn Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) đã tiến hành khảo sát trên 400 doanh nghiệp năm 2020 về chuyển đổi số của doanh nghiệp trong đại dịch Covid-19 Thực tế cho thấy rằng các doanh nghiệp Việt Nam đã bắt đầu ứng dụng các công nghệ số nhiều hơn vào các hoạ ộng củt đ a mình Chủ yếu, các doanh nghiệp đang ứng dụng chuyển đổi số vào quản lý nội bộ, sản xuất, mua sắm, tiếp thị ực tuyến, bán trhàng và thanh toán [5 Trong thời gian ngắn, tỷ lệ doanh nghiệp ứng dụng ].công nghệ số tăng nhanh, đặc biệt là quản lý nhân sự từ xa, phê duyệt nội bộ, họp trực tuyến

Ứng dụng tin học trong hệ ống quản lý là điều mà tất cả các doanh thnghiệp, tổ ức và người dùng đang hướng tới Lợi ích mà nó đem lại không ch

hề nhỏ, nó có thể giúp doanh nghiệp, tổ ức và người dùng quản lý, lưu trữ chthông tin trong thời gian rất dài Cùng với việc lưu trữ thì hệ ống quản lý thcòn xử lý thông tin một cách rất nhanh chóng, tính toán và độ chính xác lại cực kỳ cao Điều mà rất nhiều doanh nghiệp quan tâm đó là chi phí quản lý, thì quản lý thông tin bằng hệ ống quản lý đem lại đó là tối ưu mọi chi phí thquản lý và thời gian

Hệ ống thông tin được đề cập trong bài tập lớn này là một hệ ống th thquản lý nhân viên Với các công ty, doanh nghiệp nhỏ việc quản lý nhân viên của người quản lý sẽ gặp phải nhiều khó khăn nếu như quản lý bằng sổ sách

thủ công, hay sử dụng các hệ thống quản lý rời rạc không liên kết với nhau dẫn tới thông tin bị sai lệch Cùng với sự phát triển của quý công ty, doanh nghiệp thì số ợng nhân viên sẽ tăng dần, các nhà quản lý cần phải quản lý lưnhiều nhân viên và từ đó tính lương thưởng cho nhân viên một cách chính xác, nhanh chóng hay cũng như việc truy cập thông tin của từng nhân viên đó.Các công ty, doanh nghiệp nhỏ hiện nay vẫn còn sử dụng các hệ ống thquản lý rời rạc, không đồng nhất thông tin, thậm trí còn có một số công ty nhỏ vẫn còn sử dụng sổ sách th công đủ ể quản lý, chấm công cho nhân viên.Nhận thấy các khó khăn, bất cập trong việc quản lý nhân viên như vậy, em

thấy rằng nếu ứng dụng tin học vào việc quản lý sẽ ở nên đơn giản và dễ trdàng hơn so với thực hiện thủ công, thời gian xử lý chậm và khó bảo quản

giấy tờ thông tin của nhân viên theo thời gian Vì vậy, em đã chọn đề tài: “Hệ thống quản lý nhân viên trên nề n t ảng web”

Mục tiêu của đề “Hệ ống quản lý nhân viên trên nền tảng web” là tài thtriển khai một hệ ống phần mềm giúp các doanh nghiệp hiện đại quản lý thnhân viên một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hoạt động công việc quản lý Hệ ống này sẽ cung cấp các tính năng quan trọng như quản lý th

tổ ch c,ứ quản lý công lương, quản lý tài khoản và nhiều chức năng khác nữa

Bố cục của báo cáo gồm 3 phần:

• Chương 1: Giới thiệu về các công nghệ được sử dụng trong bài toán, đó

là các công nghệ để xây dựng một trang web Ở chương này chúng ta sẽ tìm hiểu về World Wide Web, HTML, Ngôn ngữ JavaScript, MongoDB

và Express js

• Chương 2: Khảo sát và phân tích hệ ống Ở chương này sẽ th mô tả khái quát các chức năng của hệ ống, cùng với đó mô tả hệ ống bằng các th th

sơ đồ use case, sơ đồ hoạt động, sơ đồ ần tự.tu

• Chương 3: Thiế ế cơ sở dữ ệu và giao diện hệ t k li thống

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý nhân viên trên nền tảng web

- Phạm vi nghiên cứu: Hệ thống quản lý nhân viên cho một doanh nghiệp nhỏ

3 Ý nghĩa khoa học và thự c tiễ n của đề tài

Hệ ống quản lý nhân viên trên nền tảng web chuyển giao quản lý thủ thcông sang quản lý tin học hiện đại mà không làm biến đổi quy trình quản lý, giúp cho việc quản lý hệ ống trở nên dễ dàng thực hiện hơn, tiện lợi hơn thtrong việc quản lý thông tin về nhân viên, giúp nhân viên chấm công và đăng

ký giấy tờ nhanh chóng, quản lý tổng hợp công – lương cho từng nhân viên, báo cáo thống kê

Dưới đây là kết quả của quá trình tìm hiểu và nghiên cứu mà em đã đạt được trong thời gian qua Tuy có nhiều cố gắng học hỏi để trau dồi, nâng cao kiến thức nhưng không thể tránh khỏi những sai sót Em rất mong được những

sự góp ý quý báu của các thầy cô cũng như các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn

Em xin trân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 12 năm 2023 Sinh viên thực hiện

Nguyễn Tuấn Anh

CHƯƠNG 1: CÁC CÔNG NGHỆ ĐƯ ỢC SỬ DỤNG TRONG BÀI TOÁN

1.1 World Wide Web và HTML

1.1.1 World Wide Web

a Khái niệm

World Wide Web (WWW) hay còn được gọi là web, là một tập hợp các website hoặc trang web được lưu trữ trong những web server và được kết nối với các máy tính cục bộ thông qua Internet Các trang web này chứa những trang văn bản, hình ảnh, âm thanh, video… Người dùng có thể truy cập nội dung của các trang này từ bất kỳ nơi nào trên thế giới qua Internet bằng các thiết bị như máy tính, laptop, điện thoại di động … Thông qua các website

mà người dung có thể ếp cận thông tin một cách nhanh chóng và giảm thiểti u chi phí

b Cách tạo trang web

Có nhiều cách để tạo ra một trang web, có thể tạo trang web trên bất kỳ chương trình xử lý văn bản nào:

- Tạo web bằng cách viết mã nguồn bởi một trình soạn thảo văn bản như: Notepad, WordPad… là những chương trình soạn thảo sẵn có trong Window

- Thiết kế bằng cách dùng web Wizard và công cụ Word 97, Word 2000

- Thiết kế web bằng các phần mềm chuyên nghiệp: WordPress, Wix, Joomla, SiteSpinner…

c Trình duyệt Web (Web Client hay Web Brower)

Trình duyệt web là một công cụ giúp người d g truy cập các trang web ùntrên Internet Nhiệm vụ của Web Brower là nhận các yêu cầu của người dung, gửi các yêu cầu đó qua mạng tới các Web Server và nhận các dữ liệu cần thiết

từ Server để hiển thị kết quả cho người dung Để sử dụng dịch vụ WWW,

Client cần một chương trình duyệt web, kết nối vào Internet thông qua một ISP – nhà cung cấp Internet Các trình duyệt thông dụng hiện nay là Safari, Microsoft Edge, Cốc Cốc, Brave…

d Webserver

Webserver là máy chủ cài đặt các chương trình phục vụ các ứng dụng web Webserver có khả năng tiếp cận các yêu cầu từ các trình duyệt web và gửi phản hồi đến client thông qua giao thức HTTP hoặc các giao thức khác

Có nhiều Webserver khác nhau như: Apache, Nginx, Microsoft-IIS, LiteSpeed Webserver cũng là nơi lưu trữ cơ sở dữ ệu, là phần mềm đảli m nhiện vai trò server cung cấp dịch v web ụ

Bất cứ khi nào bạn xem một trang web trên internet, có nghĩa là bạn đang yêu cầu trang đó từ một webserver

Hình 1 Mô hình hoạt động của webserver [4]

Khi bạn nhập URL trên trình duyệt của mình (ví dụ: ctt.hust.edu.vn) nó sẽ tiến hành các bước sau để gửi l i phạ ản hồi cho bạn:

- Tiến trình phân giải tên miền thành địa ch IP ỉ

- Webserver gử ại client trang được yêu cầui l

- Trình duyệt hiển thị trang web

1.1.2 HTML

a Khái niệm

Trang web là sự kế ợp giữt h a văn bản và các thẻ HTML

HTML (viết tắt của từ Hyper Text Markup Language, hay còn gọi là

“Ngôn ngữ Đánh dấu Siêu văn bản”) là một ngôn ngữ đánh dấu được thiết kế

để tạo nên các trang web trên World Wide Web và được hội đồng World Wide Web Consortium (W3C) quy định Một tập tin HTML chẳng qua là một tập tin bình thường có đuôi là html hoặc htm

HTML giúp định dạng văn bản trong trang web nhờ các thẻ Hơn nữa các thẻ HTML có thể liên kết t hoặc một cụm t với các tài liệu khác trên Internet

Đa số các thẻ HTML có dạng thẻ đóng mở Thẻ đóng dung chung 1 lệnh giống như thẻ mở, nhưng thiếu dấu (/)

b Cấu trúc chung của một trang HTML

Hình 2 C ấu trúc chung của một trang HTML

- Thẻ <head> …</head>: tạo đầu mục trang

- Thẻ <title> … </title>: tạo tiêu đề trang trên thanh tiêu đề, đây là thẻ

bắt bu c ộ

- Thẻ <body> … </body>: tấ ả các thông tin khai báo trong thẻ t c

<body> đều có thể xuất hiện trên trang web Những thông tin này người dùng có thể nhìn thấy trên trang web

- Thẻ <p>…</p> ạo mộ: t t đoạn mới

1.2 Ngôn ngữ JavaScript, MongoDB và Express js

1.2.1 Ngôn ngữ JavaScript

a Khái niệm

JavaScript là ngôn ngữ lập trình được nhà phát triển sử dụng để tạo trang web tương tác Từ làm mới bảng tin trên mạng xã hội đến hiển thị hình ảnh động và bản đồ tương tác, các chức năng của JavaScript có thể cải thiện trải nghiệm người dùng của trang web Là ngôn ngữ kịch bản phía máy khách, JavaScript là một trong những công nghệ cốt lõi của World Wide Web

b Lý do nên thiế ế Website bằng JavaScript.t k

JavaScript sử dụng trong thiết kế website có thể giúp tiết kiệm băng thông máy chủ vô cùng tốt bởi chúng được chạy trực tiếp trên máy của người dùng

có thể ạy được trên hầu hết các trình duyệt phổ biến hiện JavaScript ch

nay như Cốc Cốc, Chrome, Firefox, Microsoft, Safari,… Không những thế, hầu hết các trình duyệt Web đều có tích hợp sẵn trình thông dịch ngôn ngữ JavaScript, đảm bảo người dùng có thể sử dụng ngay mà không mất công tải

về trình duyệt

Javascript sử hữu cấu trúc dễ đọc với các nguyên tắc rõ ràng nên việc xác định và gỡ lỗi, xử lý các vấn đề cũng đơn giản hơn rất nhiều Ưu điểm nổi bật của JavaScript khiến nhiều người yêu thích là khả năng tạo ra các hiệu ứng linh động, hấp dẫn cùng các tính năng mở rộng, có thể điều chỉnh nhiều thứ đáp ứng nhu cầu thiế ế website.t k

c Cách thức hoạt động của JavaScript

Thông thường, các lập trình viên thường tạo tệp tin rồi chèn thẳng chúng vào file HTML hoặc gọi chúng từ HMTL của website Khi truy cập, trình duyệt sẽ tự động tìm kiếm tập tin JS được gọi thông qua đoạn mã nhúng thẳng trong HTML của website Các đoạn mã sẽ được thực thi ngay trên trình duyệt của người dùng

1.2.2 MongoDB

a Khái niệm

MongoDB là một hệ ản trị cơ sở dữ ệu mã nguồn mở MongoDB là qu limột database hướng tài liệu (document), một dạng NoSQL database, các dữ liệu được lưu trữ trong document kiểu JSON thay vì dạng bảng như CSDL quan hệ nên truy vấn sẽ rất nhanh

MongoDB lần đầu ra đời bởi MongoDB Inc năm 2007 Nó là một phần của sản phẩm PaaS (Platform as a Service) tương tự như Windows Azure và Google App Engine Sau đó được chuyển thành nguồn mở từ năm 2009 Với CSDL quan hệ chúng ta có khái niệm bảng, các cơ sở dữ ệu quan li

hệ như (MySQL hay SQL Server…) sử dụng các bảng để lưu dữ ệu thì vớli i MongoDB chúng ta sẽ dùng khái niệm collection thay vì bảng

b Ưu điểm của MongoDB

- Do MongoDB sử dụng lưu trữ dữ liệu dưới dạng Document JSON nên mỗi một collection sẽ có các kích cỡ và các document khác nhau, linh hoạt trong việc lưu trữ dữ liệu

- Dữ liệu trong MongoDB không có sự ràng buộc lẫn nhau, không mất

thời gian kiểm tra xem có thỏa mãn các ràng buộc dữ ệu khi thêm, lixóa, sửa d liệu ữ

- Trường dữ ệu “_id” luôn được tự động đánh index để tốli c độ truy vấn thông tin đ t hiạ ệu suất cao nhất

- Hiệu năng cao

c Một số câu lệnh cơ bản trên MongoDB

Bảng 1 Câu lệnh cơ bản trên MongoDB

1.2.3 Express js

a Khái niệm

Expressjs được thành lập bởi TJ Holowaychuk và được phát hành đầu tiên năm 2010 với phiên bản 0.12 theo kho lưu trữ GitHub Tháng 1 năm

2016, Expressjs được Nodejs Fonundation quản lý

Expressjs là một framework được xây dựng trên nền tảng của Nodejs Nó cung cấp các tính năng mạnh mẽ để phát triển web hoặc mobile Expressjs

hỗ ợ các method HTTP và middleware tạo ra API vô cùng mạnh mẽ và dễ tr

sử dụng

b Cấu trúc của Expressjs

Hình 3 C ấu trúc của Expressjs [6]

- Root

- App.js chứa những thông tin về cấu hình, khai báo, định nghĩa,…

- Package.json có thể chứa các package cho ứng dụng chạy

Cập nhật db.student.update({_id: 1}, {$set: {name: ‘anh’}}); Xóa bản ghi db.student.remove({_id: 1});

Tìm kiếm all db.student.find({});

Tìm kiếm db.student.find({name: ‘thanh’});

- Folder routes chứa những route có trong các ứng dụng.

- Folder view chứa các view/template cho ứng dụng

- Folder public chứa các file css, js, image,…cho các ứng dụng

c Một số ức năng chính của Expressjsch

- Hỗ trợ middleware để trả về các HTTP request

- Định nghĩa route dựa trên các action của HTTP

- Cho phép trả về các trang HTML sử dụng các template engine

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THI ẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Kh ảo sát và giới thiệu chung về hệ thố ng

2.1.1 Hiện trạng hiện nay của nhiều công ty nhỏ

Hiện nay, các hệ ống quản lý đã trở thành một phần không thể ếu th thiđối vớ các công ty, tổ ức hay cá nhân Cùng với đó các doanh nghiệp đã i chnhận thức về tầm quan trọng của việc quản lý nhân viên làm sao cho hiệu quả

để tối ưu hóa nguồn nhân lực, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển mà doanh nghiệp hướng tới Sau đây là một số phân tích về hiện trạng quản lý nhân viên của mộ ố doanh nghiệp nhỏ:t s

Quản lý giấy tờ:

• Nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang sử dụng các phương pháp quản lý thủ công trên giấy tờ, làm tốn thời gian và độ chính không cao cùng với đó tốn nhiều nguồn nhân lực vào việc quản lý nhân viên

• Các thông tin nhân viên, bảng lương hay chấm công hay nhiều hoạt động khác thường được ghi chép bằng tay hoặc sử dụng Excel, có thể dẫn đến sai xót và khó khăn trong việc theo dõi, quản lý thông tin khi cần

Thiếu tích hợp và liên kế t d liệu: ữ

• Một số doanh nghiệp sử dựng nhiều hệ ống không liên kết với nhau th

để quản lý, ví dụ như sử dụng hệ ống chấm công và hệ ống tính th thlương riêng lẻ

• Thông tin của nhân viên không được đồng bộ trên nhiều hệ ống Làm thảnh hưởng tới quá trình quản lý nhân viên và gây ra khó khăn trong việc truy xuất thông tin một cách đầy đủ và chính xác

Bảo mật thông tin

• Bảo mật thông tin là một trong những thách ức lớn đối với hệ ống th thquản lý nhân viên hiện nay

• Thông tin nhân viên là cực kỳ quan trọng nhưng vẫn chưa được bảo mật

một cách đúng m ức

2.1.2 Mục tiêu của hệ thống

Xây dựng hệ ống quản lý nhân viên cần:th

- Giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng thực hiện hơn, tiện lợi hơn trong việc quản lý các thông tin về phòng ban, nhân viên, công lương một cách nhanh chóng, chính xác và theo dõi tiến độ công việc, báo cáo thống kê để điều chỉnh

- Nhân viên có thể đăng nhập vào hệ thống để chấm công, nhận công việc

và báo cáo tiến độ công việc của mình

2.1.3 Lợi ích khi sử dụng h thống ệ

a Với doanh nghiệp

- Xây dựng hệ thống tài liệu tập trung, khắc phục tình trạng thấ lạc, sai t lệch thông tin, cung cấp thông tin hồ sơ nhân viên, công việc phục vụ yêu cầu củ lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh a chóng chính xác, đầy đủ và kịp thời

- Xây dựng môi trường và cung cấp công cụ để từng cán bộ công nhân viên có thể tự quản lý cấp dưới và công việc của mình

- Giảm thiểu chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử thông tin lý

- Tự động hóa các quá trình nhận – gửi thông tin, bảng lương, tính lương từng nhân viên

- Lưu trữ thông tin, công việc nhân viên an toàn và dễ dàng tra cứu

- Nâng cao hiệu quả làm việc cá nhân nhân viên, thúc đẩy năng lực phát triển

b Với ngư i quản lý ờ

- Quản lý nhân viên tốt hơn

- Quản lý thời gian, tổ chức phòng ban, công việc hiệu quả

- Phân tích công việc và đánh giá hiệu quả công việc hơn

- Tìm kiếm và tra cứu thông tin nhân viên, phòng ban, công việc dễ dàng

- Quản lý được tiến trình thực hiện công việc c a nhân viên.ủ

- Đánh giá được tốt hiệu quả làm việc của từng nhân viên

- Dễ dàng tổng hợp công – lương của nhân viên

c Với nhân viên

- Dễ dàng chấm công

- Có thể xem cụ thể bảng công, lương hàng tháng mọi lúc, mọi nơi

- Nắm b t đưắ ợc công việc mình phả làm gì, ai giao, khi nào hoàn i thành

- Đánh giá được hiệu quả công việc của mình

- Dễ dàng đăng ký xin nghỉ phép, đăng ký làm thêm giờ

2.1.4 Yêu cầu chức năng hệ thống

a Với quản trị hệ thống

- Quản lý tài khoản, quản lý quy trình phê duyệt, quản lý phân quyền

- Có đầy đủ các chức năng trên hệ thống

b Với người quản lý

- Có khả năng quản lý tổ chức, bảng công lương của nhân viên

- Quản lý báo cáo thống kê để đánh giá, chỉnh sửa cho phù hợp

- Tra cứu thông tin, công việc c a tủ ừng nhân viên

- Tạo và giao công việc cho nhân viên

- Có đầy đủ các chức năng trên hệ thống trừ chức năng của quản trị hệ thống

c Với nhân viên

- Chấm công dễ dàng

- Dễ dàng xem bảng công, lương hàng tháng

- Xem và tạo công việc dễ dàng

- Xem thông tin cá nhân

d Chức năng chung

- Có thể đăng nhập và đăng xuấ ệ t h thống bằng tài khoản cá nhân

- Sửa thông tin cá nhân, đổi m t khậ ẩu

2.2 Phân tích thiế t k ế hệ ống th

2.2.1 Phân tích quy trình nghiệp vụ

a Quản lý tổ chức

H ình 4 Sơ đồ quy trình quản lý tổ chức

Quản lý tổ ức cho doanh nghiệp: khi có các quyết định về thêm mớch i, sửa đổi thông tin phòng ban, cán bộ ụ trách thực hiện thao tác, thiết lậph p thông tin lên hệ thống Khi đó hệ thống sẽ lưu trữ và hiển thị thông tin về các

phòng ban, vị được thiết lập Gồm có các chức năng chi tiết sau: Quản lý tríphòng ban, Quản lý vị trí công việc, Quản lý danh mục

- Kết quả: cho phép người dùng được phân quyền thực hiện các chức năng: xem, thêm mới, chỉnh sửa và xóa thông tin phòng ban

• Quản lý vị trí công việc

- Chức năng: quản lý các vị trí công việc đang sử dụng tại công ty Cho phép tìm kiếm, xem, thêm mới chỉnh sửa và xóa vị trí công việc

- Dữ liệu vào bao gồm các thông tin liên quan đến vị trí công việc bao gồm: Mã vị công việc, Tên vị trí công việc, Chức danh, Quản lý trựtrí c tiếp, Tên phòng ban

- Xử lý: h thống kiểm tra các trường thông tin nhập vào, nếu vị trí công ệ việc thêm mới có mã vị trí đã xuất hiện trên hệ thống thì hệ thống không cho phép thêm mới Hệ ống yêu cầu nhập đầy đủ các trường thông tin thmới cho phép lưu thông tin, nếu không điền đầy đủ các trường thông tin hệ ống sẽ cảnh báo th

- Kết quả: hiển thị cho người dùng xem danh sách các vị trí công việc của công ty Cho phép thêm mới, chỉnh sửa và xóa vị trí công việc

• Quản lý danh mục

- Chức năng: cho phép người dùng quản lý các danh mục đang đươc sử dụng Lưu lại các thông tin danh mục, người dùng có thể chỉnh sửa thêm mới và thay thế các thông tin mục

- Dữ liệu: các danh mục quản lý gồm: Chức danh, Loại hợp đồng, Ca làm việc, Loại nghỉ phép, Lý do nghỉ phép

b Quản lý thông tin nhân viên

Hình 5 Sơ đồ quy trình quản lý thông tin nhân viên

Quản lý thông tin và quá trình làm việc của nhân viên: cho phép thêm nhân viên mới và chỉnh sửa, xóa thông tin của nhân viên.

Phân hệ quản lý có các chức năng chi tiết sau: Quản lý thông tin nhân viên, Quản lý thông tin hợp đồng, Quản lý diễn biến lương, Quản lý quá trình thuyên chuyển, Quản lý nghỉ việc

• Quản lý thông tin nhân viên

Quản lý các thông tin chung của nhân viên như: Mã nhân viên, Họ & tên,

Số điện thoại, Trạng thái lao động, Ngày sinh, Giới tính…

• Quản lý thông tin hợp đồng

Quản lý các quá trình hợp đồng của nhân viên với công ty Hệ thống sẽ lưu lại các quá trình hơp đồng của nhân viên, cho phép quản lý thêm mới, xóa hợp đồng lao động

• Quản lý diễn biến lương

Quản lý các thông tin diễn biến thay đổi lương của nhân viên trong quá trình làm việ ở công ty Các trường thông tin quản lý diễn biến lương gồm: c Phương pháp tính lương, Mức lương cơ bản, Ngày hiệu lực

• Quản lý quá trình thuyên chuyển

Quản lý các quá trình thuyên chuyển nhân viên giữa các phòng ban của nhân viên Cho phép thêm mới, sửa, xóa quá trình làm việc và lưu lại thông tin quá trình thuyên chuyển trên hệ ống Các trường thông tin quản lý ththuyên chuyển bao gồm: Ngày hiệu lực, Ngày kết thúc, Phòng ban cũ, Phòng ban mới, Vị trí cũ, Vị trí mới

• Quả n lý nghỉ vi ệc

Lưu lại thời gian nghỉ việc của nhân viên, để hệ ống căn cứ vào thông thtin nghỉ việc cập nhật trạng thái của người lao động Các trường thông tin nghỉ việc bao gồm: Ngày quyế ịnh, Ngày hiệu lựt đ c, Lý do nghỉ việc

c Quản lý công – lương

Hình 6 Sơ đồ quy trình Quản lý công - lương

Phân hệ quản lý công – lương có các chức năng chi tiết sau:

• Quản lý loại chấm công: Có hai hình thức chấm công đó là nhân viên

tự ấm công bằng nhận diện khuân mặt khi tới công ty làm việc, quảch n

lý chấm công cho nhân viên khi nhân viên không tự chấm được công

• Quản lý ca làm việc: Hệ thống thiết lập ca làm việc của công ty Từ

thông tin ca làm việc, hệ thống căn cứ để tổng hợp công cho nhân viên

• Quản lý dữ liệu chấm công: Hệ thống sẽ căn cứ vào dữ liệu chấm công

để xác định giờ vào, giờ ra của từng nhân viên Từ đó căn cứ để tính

công cho nhân viên Các thông tin của dữ ệu chấm công bao gồm: Mã linhân viên, Ngày chấm công, Giờ vào, Giờ ra

• Quản lý danh sách đăng ký làm thêm giờ: Quản lý các đơn đăng ký

làm thêm giờ của nhân viên Các đơn đăng ký làm thêm giờ được lấy trên hệ thống khi nhân viên thực hiện đăng ký làm thêm giờ trên hệ thống quản lý tài khoản hoặc một số trường hợp được quản lý thêm vào Hệ thống sẽ căn cứ vào các đơn đăng ký làm thêm giờ để phục vụ cho tổng hợp công cho nhân viên và căn cứ để tính lương cho người lao động Các trường thông tin đăng ký làm thêm giờ bao gồm: Ngày đăng ký, Giờ bắt đầu làm thêm, Giờ kết thúc làm thêm, Lý do

• Quản lý danh sách đăng ký nghỉ phép: Quản lý các đơn đăng ký nghỉ

phép của nhân viên Lưu lại các quá trình nghỉ phép của nhân viên, để tính xem đơn đăng ký nghỉ phép sau đó còn được duyệt nghỉ phép không Thông tin quản lý đăng ký nghỉ phép có thể lấy từ đơn đăng ký của nhân viên trên hệ ống hoặc quản lý có thể thêm mới vào.th Quản lý đơn đăng

ký nghỉ phép còn được sử dụng để căn cứ tính công và lương cho nhân viên Các trường thông tin quản lý nghỉ phép bao gồm: Ngày bắt đầu nghỉ, Ngày kết thúc nghỉ, Loại nghỉ phép, Lí do

• Tổng hợp công: từ dữ liệu chấm công, các đơn đăng ký nghỉ phép, làm thêm giờ quản lý sẽ ến hành tổng hợp công trên hệ ống Trả kết quả ti th

về công nào hợp lệ, công nào không hợp lệ Từ đó tính công của mỗi nhân viên trong tháng đó

• Quản lý công thức tính lương: Quản lý sẽ thiết lập công thức tính lương

trên hệ thống để cho phù hợp với công ty

• Quản lý bảng lương: Sau khi tổng hợp công tháng đó, quản lý dùng hệ

thống tiến hành thực hiện tính lương cho nhân viên Hệ thống có thể tính lương cho từng nhân viên và trả về kết quả bảng lương của nhân viên

đó

d Quản lý tài khoản

Hình 7 Sơ đồ quy trình quản lý tài khoản

- Quản lý tài khoản: Khi có một nhân viên mới vào công ty, người quản

trị hệ ống (Admin) sẽ ến hành thiết lập tài khoản cho nhân viên đó th tiNếu nhân viên nghỉ việc, Admin sẽ tiến hành chỉnh sửa thông tin để cho nhân viên mới khác dùng hoặc vô hiệu hóa tài khoản đó

- Quản lý phân quyền: Hệ thống gồm 3 nhóm quyền: quyền nhân viên, quyền quản lý, quyền quản trị hệ ống, mỗi nhóm quyền sẽ tương ứng thvới từng đối tượng sử dụng phần mềm Mỗi tài khoản chỉ được truy cập với quyền được phân sẵn

- Quy trình phê duyệt: Thiết lập các quy trình phê duyệt cho hệ thống

gồm: quy trình phê duyệt chỉnh sửa thông tin nhân viên, quy trình phê duyệt đăng ký làm thêm giờ, quy trình phê duyệt đăng ký nghỉ phép và quy trình phê duyệt chỉnh sửa thông tin cá nhân

e Quản lý tài khoản cá nhân

Mỗi nhân viên đều có chức năng quản lý tài khoản cá nhân Các chức năng bao gồm:

- Thông tin cá nhân: nhân viên có quyền xem thông tin cá nhân của

mình và có thể ỉnh sửa nó Sau khi chỉnh sửa thông tin cá nhân thì chđược đưa lên quy trình phê duyệt để cấp quản lý phê duyệt trên hệ thống

- Quản lý đăng ký: nhân viên có thể thực hiện hai loại đơn đăng ký là

đăng ký nghỉ phép và đăng ký làm thêm giờ Sau khi nhân viên làm đơn đăng ký thì được đưa lên quy trình phê duyệt

- Xem bảng công: nhân viên xem bảng công của mình, nhân viên sẽ xem

bảng công của mình trong tháng, từ đó để xác định số công và có sai xót không để báo lên quản lý Thông tin bảng công được lấy từ bảng tổng hợp công, nhân viên chỉ có quyền xem, không có quyền chỉnh sửa

- Xem phiếu lương: sau khi quản lý thực hiện tính lương trên hệ thống,

nhân viên sẽ ấy được phiếu lương của mình vào một ngày được quy thđịnh trong tháng Nhân viên chỉ có quyền xem và không được chỉnh sửa phiếu lương

2.2.2 Sơ đồ use case tổng quát

Hình 8 Sơ đồ use case tổng quát

Tác nhân chính:

- Quản trị hệ thống (Admin)

- Người quản lý (Manager)

- Nhân viên (Employee)

Các Use case chính của hệ thống

- Đăng nhập: Cho phép ngườ ùng đăng nhập vào hệ i d thống

- Chấm công: cho phép người dùng chấm công bằng cách nhận diện

khuân mặt tại công ty nếu xa vị trí công ty người dùng sẽ không thể

- Quản lý tổ chức: Khi có các quyết định về thêm mới, sửa đổi thông tin

phòng ban, cán bộ phụ trách thực hiện thao tác thiết lập thông tin lên hệ

thống Hệ ống lưu trữ và hiển thị thông tin các phòng ban, vị trí được ththiết lập

- Quản lý nhân viên: Quản lý các thông tin và các quá trình của nhân

viên Cho phép thêm mới nhân viên và chỉnh sửa, xóa thông tin nhân viên

- Quản lý bảng công: Quản lý dữ liệu chấm công của nhân viên từ hệ

thống, từ đó tính lương cho nhân viên

- Quản lý tính công: Thiế ập công thứt l c tính lương của công ty

- Báo cáo thống kê: Cho phép người dùng xem các loại báo cáo, thống

kê

- Quản lý tài khoản: Sau khi 1 nhân viên được thêm mới trên hệ thống,

người quản trị ến hành thiết lập tài khoản cho từng user và tiến hành tiphân quyền cho user đó Nếu nhân viên nghỉ việc, người quản trị ến tihành chỉnh sửa thông tin hoặc vô hiệu hóa tài khoản đó

- Quản lý quy trình phê duyệt: Thiết lập các quy trình phê duyệt cho

hệ thống gồ quy trình phê duyệt ỉnh sửa thông tin cá nhân, quy m: ch

trình phê duyệt đăng ký làm thêm giờ, quy trình phê duyệt đăng ký nghỉ phép

- Quản lý phân quyền: Hệ thống gồm 3 nhóm phân quyền gồm: nhân viên, quản lý, người quản trị nó sẽ tương ứng với từng đối tượng sử dụng hệ ống Mỗi tài khoản ỉ được truy cập với quyền được phân th chsẵn Trong đó người quản trị sẽ quản lý phân quyền cho 3 nhóm đối tượng này

2.2.3 Phân tích chức năng đăng nhập

a Use case Đăng nhập

Hình 9 Sơ đồ use case Đăng nhập

b Đặc tả Use case

Mục đích Người dùng có thể đăng nhập tài khoản để sử dụng hệ

thống quản lý nhân viên

Mô tả Chức năng cho phép người dùng đăng nhập tài khoản vào

hệ thống

Tác nhân Người quản trị hệ thống, người quản lý, nhân viên

Điều kiện

trước

- Tài khoản người dùng đã đượ ạo sẵnc t

- Tài khoản người dùng đã được phân quyền

1 User Chọn chức năng đăng nhập

2 Hệ thống Hiển thị giao diện đăng nhập

3 User Nhập thông tin tài khoản gồm: tên

6 Hệ thống Hiển thị giao diện

7 Hệ thống Gửi mã xác thực OTP về số điện

thoại đăng ký của người dùng

8 Hệ thống Hiển thị giao diện chính

OTP

11b Hệ thống Thông báo lỗi: Mã OTP chưa

chính xác

Điều kiện sau

- Thành công: Người dùng truy cập được vào hệ thống

và có thể sử dụng các chức năng của hệ thống theo phân quyền của tài khoản sử dụng

- Không thành công: Người dùng không truy cập được vào hệ ống, hệ ống không thay đổi và yêu cầu nhậth th p lại thông tin đăng nhập

Bảng 2 Đ ặc tả use “Đăng nhậ p”

Trường thông tin đăng nhập gồm các trường dữ ệu sau: li

STT Trường dữ liệu Mô tả Bắt bu Điều kiện hợp ộc

2.2.4 Phân tích chức năng Chấm công

a Use case Chấm công

Hình Sơ đồ use case Chấm công 12

b Đặ ả use case “Chấc t m công”

Mô tả Người dùng có thể chấm công trực tiếp trên hệ thống

Tác nhân Nhân viên, Người Quản lý, Quản trị hệ thống

Điều kiện

trước

- Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống

- Cho phép hệ thống truy cập định vị và camera thiế ị t b

3 Hệ thống Hiển thị giao diện nhận diên

khuân mặt người dùng

4 User Quét khuân mặt để chấm công

5 Hệ thống Kiểm tra hình ảnh để xác thực

khuân mặt của người dùng

6 Hệ thống Hiển thị ấm công thành côngch

được khuân mặt của người dùngĐiều kiện sau Người dùng chấm công lúc đi làm và cả lúc về thành công

Bảng 4 Đ ặc tả use case “Chấm công”

2.2.5 Phân tích chức năng Quản lý tài khoản cá nhân

a Use case Quản lý tài khoản cá nhân

Hình Sơ đồ use case Quản lý tài khoản cá nhân 13

Mô tả Chức năng cho phép người dùng đăng ký, xem, sửa, xóa đơn

đăng ký nghỉ phép chưa được duyệt trên hệ thống

Tác nhân Nhân viên

1 User Yêu cầu thêm mới đăng ký nghỉ

2 Hệ thống Hiển thị giao diện tạo đăng ký nghỉ

phép

3 User

Nhập các thông tin liên quan đến nghỉ phép bao gồm: loại nghỉ, lý do, ngày bắ ầu, ngày kết thúc.t đ

4 User Lưu thông tin đăng ký

5 Hệ thống Kiểm tra xem người dùng đã nhập

các trường bắt buộc hay chưa

6 Hệ thống Kiểm tra nhân viên đủ điều kiện đăng

5a Hệ thống Thông báo lỗ Cần nhập các trường i:

bắt buộc nếu người dùng nhập thiếu 6a Hệ thống Thông báo lỗ Nhân viên không đủ i:

điều kiện đăng ký nghỉ phép

1 User Yêu cầu xem thông tin đăng ký nghỉ

2 Hệ thống Hiển thị giao diện danh sách các đơn