lập kế hoạch bằng phần mềm microsoft project

Tiếp theo, ta chỉnh các working days bao gồm cả thứ 7, chủ nhật, kéo dài trong suốt thời gian diễn ra dự án trong chức năng “Change Working Time”, chọn Work Weeks.Bên cạnh đó, trong Proj

STT HỌ VÀ TÊN MSSV ĐÁNH GIÁ

MỤC LỤC

PHẦN 1: TỔNG QUAN DỰ ÁN 3

1.1 Ý tưởng sản phẩm 3

1.2 Kết quả chính 3

1.3 Tiêu chuẩn kỹ thuật 3

1.4 Giới hạn và loại trừ 3

PHẦN 2: THÔNG TIN DỰ ÁN 3

2.1 Xác định công tác 3

2.2 Xây dựng ma trận trách nhiệm 4

2.3 Ước tính thời gian 6

2.4 Ước tính chi phí 7

2.5 Dự báo các rủi ro của dự án và các kế hoạch phản ứng với sự kiện rủi ro .8 PHẦN 3: LẬP KẾ HOẠCH BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 9

3.1 Tạo Project mới và tùy chỉnh cho Project 9

3.2 Tạo WBS – Grant Chart 13

3.3 Tạo Report cho dự án 15

PHẦN 4: KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 18

4.1 Kết luận 18

4.2 Bài học kinh nghiệm 18

Phần 1: Tổng quan dự án: mục tiêu, kết quả chính, tiêu chuẩn kỹ thuật, giới hạn và loại trừ

PHẦN 1: TỔNG QUAN DỰ ÁN

1.1 Mục tiêu dự án

Giới thiệu phương pháp quản lý dự án và các cách ứng dụng trong thực tế Cungcấp cho người xem những kiến thức cơ bản về quản lý dự án và các công cụ, kỹ năngcần thiết để thực hiện thành công dự án Tạo ra một video hữu ích và thú vị cho ngườixem

1.2 Kết quả chính

Kết quả chính của dự án là tạo ra một video hấp dẫn về chủ đề “ bộ não của quản lý

dự án”, tổng hợp kiến thức một cách đầy đủ nhất và truyền đạt nội dung đến ngườixem một cách ngắn gọn và dễ hiểu Video còn cung cấp cho người xem về các ví dụ vàhướng dẫn cụ thể để áp dụng phương pháp quản lý dự án vào dự án của họ

1.3 Tiêu chuẩn kỹ thuật

Video có độ dài tối thiểu là 3 phút, tối đa là 5 phút

Định dạng video là tệp *.mp4

Chất lượng âm thanh và hình ảnh: tốt, rõ nét, không bị giật, không bị ồn

Nội dung phải đầy đủ, chính xác, dễ hiểu và phù hợp với mục đích của video.Chất lượng hình ảnh: HD

Võ DânAnhKha

NguyễnGia Đức

ĐặngNgọcPhú

NguyễnVănPhong

PhạmPhanHoàngNhânNêu ý

2 – Có thể được tham khảo

3 – Thông qua cuối cùng

2.3 Ước tính thời gian

Phong cách và cách thực hiện video 27/2

Trao đổi và hoàn thiện 7/10

Thời gian ước tính hoàn thành dự án : 60 ngày

Phong cách và cách thực hiện video 0 vnd

- Đánh giá rủi ro:

PHẦN 3: LẬP KẾ HOẠCH BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT

Ta làm theo các thao tác sau để tạo kế hoạch bằng Microsoft Project:

3.1 Tạo Project mới và tùy chỉnh cho Project

Vào Home -> Blank Project

Sau khi tạo Project rỗng, ta thực hiện 1 số tùy chỉnh:

Chỉnh chế độ Schedule sang Auto Scheduled.

Vào Project -> Project Information và chỉnh ngày start của dự án

Tiếp theo, ta chỉnh các working days bao gồm cả thứ 7, chủ nhật, kéo dài trong suốt thời gian diễn ra dự án trong chức năng “Change Working Time”, chọn Work Weeks.

Bên cạnh đó, trong Project Options, ta cũng có thể thay đổi các chi tiết như thờigian bắt đầu và thời gian kết thúc của một ngày làm việc, số giờ làm việc, số giờ và sốngày trong tuần

3.2 Tạo WBS – Grant Chart

Trong tab Grantt Chart, ta liệt kê các công tác, thời gian của công tác, thời điểmbắt đầu, kết thúc và các phụ thuộc giữa các công tác với nhau, cho ra được như sau:

Tiếp đến, ta vào Resource Assign Resource và gắn những thành viên nhóm vào các công tác

Sau khi hoàn thành, ta có được bảng WBS và Grantt chart như hình sau:

Ta thấy có biểu tượng người màu đỏ, ý chỉ đã xảy ra hiện tượng 1 số thành viênlàm việc quá giờ (over-allocated) Thực chất lý do là các thành viên trong nhóm làmnhiều công việc trong cùng khoảng thời gian, nhưng mỗi công việc được MS Project

để tối đa (8 tiếng) dẫn đến nếu 1 người làm 3 việc trong cùng khoảng thời gian thì sẽphải làm 8 * 3 = 24 tiếng trong ngày (over-allocated) Thực chất, các công việc khôngnhất thiết phải làm tối đa khoản thời gian, một số công việc chỉ cần làm trong 2-4 tiếng

là đủ Ta vào tab Task Usage để thay đổi thời gian làm việc của 3 task bị allocated là

over-Phần giới thiệu nhóm

Phần minh họa

Phần thuyết trình + ví dụ thực tiễn

Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, dự án sẽ không còn hiện kí hiệu over-allocated nữa.Sau cùng, ta chuyển sang tab Project Update Project để cập nhật trạng thái củaproject cho tới thời điểm hiện tại (đã hoàn thành)

Sau khi update project, ta được kết quả cuối cùng của WBS và Gantt chart, cáctask được đánh dấu tick hoàn thành

3.3 Tạo Report cho dự án

Vào Report New Report để tạo 1 Report mới

Vào Report Design Chart để vẽ ra các Chart mong muốn

Ta cũng có thể tạo ra các số liệu thống kê bằng cách insert Table

PHẦN 4: KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM

4.1 Kết luận

Qua đề tài trên nhóm chúng em đã tìm hiểu được những đặc điểm của dự án Ở đây

dự án không chỉ là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau,được thực hiện bởi một tập thể nhằm đạt được mục tiêu đã đề ta mà còn phải hoànthành trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách Trong quá trìnhtiến hành làm dự án nhóm đã hiểu rõ được vị trí, vai trò, trách nhiệm, kĩ năng và phẩmchất cần có của nhà quản lý dự án, nhóm trưởng và các thành viên của đội dự án Saukhi đã tìm hiểu, nhóm đã tổng hợp và xây dựng thành video với chủ đề “Whole BrainProject management”, trong đó nhóm đã trình bày lý thuyết cũng như các ví dụ cụ thể

để giúp mọi người hiểu rõ được nội dung

Từ những cơ sở lý thuyết, nhóm chúng em đã tiến hành áp dụng mô hình dự án vàoviệc học Với mục tiêu hoàn thành đề tài mà nhóm được giao trong thời gian nhất định

Để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất, nhóm chúng em đã xác định các công tác vàphân việc phù hợp với năng lực của từng thành viên, áp dụng mô hình cấu trúc phânviệc WBS, ma trận trách nhiệm, sơ đồ thanh ngang đồng thời kết hợp với phần mềm

MS Project vào dự án để tối ưu việc lập kế hoạch, lập tiến độ, phân việc và giải quyếtrủi ro Từ đó nhóm chúng em cũng đã hiểu được một dự án thực tế ở quy mô lớn hơn

sẽ diễn ra với quy trình như thế nào và giúp chúng em không bị bỡ ngỡ khi bước đầutham gia vào dự án thực tế sau khi ra trường

4.2 Bài học kinh nghiệm

4.2.1 Nhóm trưởng (Nhà quản lý)

Khi phân chia công việc, nhóm trưởng nên tìm hiểu năng lực của

từng thành viên, từ đó phân chia công việc cho phù hợp, đảm bảo dự

án có thể hoàn thành tốt nhất trong khả năng Trong trường hợp dự

án có thời gian bị hạn chế, để tiết kiệm thời gian, nhóm trưởng nên

chia dự án ra thành các công tác chính và để các thành viên lựa chọn

đảm nhiệm các công tác một cách tự nguyện Vì một số công tác cần

phải có kinh nghiệm thì người thực hiện mới hoàn thành tốt được Ví

dụ như chỉnh sửa video hay lồng tiếng cho video Thành viên nào

thấy bản thân mình có khả năng hoàn thành tốt công tác nào thì

nhận phần đó, còn các thành viên không biết chọn thì nhóm trưởng

sẽ phân chia sau

Nên chuẩn bị các phương án dự phòng về thiết bị như công cụ

chỉnh sửa video hay về con người để tránh bị động và mất thời gian

trong các trường hợp không thể điều chỉnh dựa trên phương án cũ.Linh động trong việc điều chỉnh kế hoạch, chấp nhận thay đổi nếu cócác phát sinh hay yêu cầu mới của dự án.

Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của các thành viên Nên đưa rađịnh hướng cho các thành viên và để các thành viên đưa ra ý kiếntrước để các thành viên không bị ràng buộc ý tưởng trong một khuônkhổ, sau đó mới tổng hợp ý kiến và thống nhất trong nhóm

Thường xuyên theo dõi công việc của các thành viên theo kếhoạch của dự án, hỏi thăm và có hướng xử lý phù hợp nếu có thànhviên gặp khó khăn trong khi thực hiện các công tác Bên cạnh đóđiều này cũng có thể giúp phát hiện các phát sinh và giải quyết kịpthời

4.2.2 Các thành viên của nhóm dự án

Các thành viên được phân công làm chung một công tác cần chủđộng liên lạc với nhau ngay sau khi được phân công Sau đó chia nhỏcông tác thành các mục tiêu nhỏ và phân công dựa theo năng lựccủa từng người

Thông báo thời gian bản thân có thể bắt đầu tiến hành thực hiệnmục tiêu nhỏ của công tác được phân công và báo cáo tiến độ saukhi thực hiện xong Thường xuyên cập nhật tiến độ của bản thân vớinhóm để tất cả mọi người nắm được tình hình và có thể giúp đỡ lẫnnhau trong trường hợp cần thiết Chủ động hỏi han các thành viênkhác trong nhóm về tình hình thực hiện, các khó khăn và giúp đỡtrong khả năng của mình

Cần biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến tất cả mọi người: Có thểchúng ta là một người có kiến thức sâu rộng trong rất nhiều lĩnh vực,nhưng điều đó không có nghĩa là những điều bạn đúng hoàn toàn và

ý kiến của người khác trái ngược bạn là sai Mọi người đều có gócnhìn riêng nên khi các thành viên trong nhóm nêu ý kiến thì cần phảixem xét đủ các khía cạnh rồi mới cho ra nhận xét

Lợi ích của nhóm là trên hết: chúng ta phải hoàn thành đúng tiến

độ được giao cho dù bất cứ chuyện gì đi nữa, nếu có việc bất khảkháng, có thể thông báo với cả nhóm, nếu được sự chấp nhận của cảnhóm thì ta mới có thể chỉnh sửa và làm khác với kế hoạch ban đầu

Động viên, khích lệ và hỗ trợ lẫn nhau: trong nhóm có thành viênbáo cáo không kịp thời gian tiến độ như đã giao, nếu chúng ta đãhoàn thành xong phần việc của mình thì có thể hỗ trợ các bạn ấy, cónhững bạn nhận những phần khó, hoặc nặng so với phần còn lại thìcũng ta có thể động viên, khích lệ hoặc hỗ trợ để đạt được hiệu quảchung cho cả nhóm tốt nhất.

Sức mạnh của cả nhóm là sức mạnh đoàn kết: khi xảy ra bất đồngquan điểm hoặc mâu thuẫn, không chỉ nhóm trưởng mà các thànhviên còn lại đều có thể cho ý kiến để hòa giải, giải quyết mâu thuẫn

từ đó cả nhóm đồng lòng thì cả nhóm mới làm việc hiệu quả được.Việc phân chia khối lượng công việc và hiểu rõ từng công việc: lầnđầu tham gia một dự án cùng nhóm khá nhiều thành viên, không thểtránh khỏi việc phân chia không đều khối lượng công việc và chưanắm rõ nội dung từng công việc cụ thể để phối hợp thực hiện tối ưuthời gian cho mọi người trong nhóm

Đặt deadline từ sớm và cố gắng hoàn thành công việc 1 ngàytrước deadline để có thời gian xem lại, chỉnh sửa và cải thiện côngviệc của mình và đảm bảo các công việc làm sau được thực hiện hiệuquả hơn

Mỗi thành viên cần chủ động tìm hiểu trước nội dung của nhóm và

tự chuẩn bị ý tưởng trước Chủ động liên lạc với bạn làm chung, đểcông việc được hoàn thành đúng tiến độ Khi xem xét ý tưởng thựchiện nên chú trọng đến tính khả thi thực hiện Ví dụ như trong quátrình lên ý tưởng concept thực hiện, thành viên nhóm có ý tưởng vềviệc đóng kịch làm đám cưới Nhưng sau đó ý tưởng không được thựchiện vì độ phức tạp và thời gian chuẩn bị không kịp, đặc biệt là do sựthiếu kiến thức tổ chức một đám cưới thực tiễn

Trong quá trình thực hiện dự án, việc lên ý tưởng, khuôn mẫu cho

dự án của mình có rất nhiều ý kiến và ý tưởng; những bộ phận cóliên quan đề xuất ra các phương án lựa chọn giúp cho nhóm loại trừ

và bắt kịp tình hình rất tốt Công việc của mỗi thành viên được phânchia và ghi nhận cập nhật lại tiến độ rất sát sao, từ đó các thành viênnếu cần đều có thể đánh giá được chất lượng cũng như các yếu tốcủa dự án một cách nhanh chóng, mạch lạc về thông tin

Trong quá trình thực hiện dự án và viết kịch bản theo yêu cầu đãđược phân chia Nhóm gặp khó khăn trong quá trình tìm hiểu và chắt

lọc ra những kiến thức đúng vì có nhiều nguồn khác nhau, đôi khikhông hiểu được nội dung vì tìm nguồn tư liệu của nước ngoài Khi cócông tác phát sinh, thành viên nên hỏi trực tiếp nhóm trưởng củanhóm hoặc thành viên phụ trách chính phần nội dung đang thực hiện

để tìm được hướng làm Ngoài ra, một số phần không được đưa vàosản phẩm cuối cùng vì bị trùng lặp hoặc bị dư Do đó cần xem xét lạinội dung mình thực hiện không chỉ cần đúng, mà còn cần sự côđọng, cải thiện nếu cần thiết

Vì thời gian video có giới hạn, cần tập trung vào nội dung vấn đềcần truyền tải, không nên lan man Cân nhắc có thể bỏ qua các phần

dễ hiểu với đại đa số sinh viên để có thể tập trung vào chiều sâu củavấn đề