quản lý chất lượng nhà cung cấp của công ty cổ phần inno floors

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG NHÀ CUNG CẤP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN INNO FLOORSSINH VIÊN THỰC HIỆN: CAO QUỐC SỰ CHUỖI CUNG ỨNG HÀ NỘI – 2023... TRƯỜNG ĐẠI

Khái niệm về hàng hóa và NCC hàng hóa

Khái niệm về hàng hóa

Karl Marx định nghĩa hàng hóa trước hết là đồ vật mang hình dạng có khả năng thỏa mãn nhu cầu con người nhờ vào các tính chất của nó Để đồ vật trở thành hàng hóa cần phải có:

 Tính hữu dụng đối với người dùng

 Giá trị (kinh tế), nghĩa là đƣợc chi phí bởi lao động

 Sự hạn chế để đạt đƣợc nó, nghĩa là độ khan hiếm Đồng thời, theo định nghĩa của Karl Marx, hàng hóa là sản phẩm của lao động, thông qua trao đổi, mua bán có thể thỏa mãn một số nhu cầu nhất định của con người Hàng hóa có thể đáp ứng nhu cầu cá nhân hoặc nhu cầu sản xuất Hàng hóa có thể tồn tại dưới dạng vật thể hoặc phi vật thể Từ khái niệm này, ta có thể rút ra kết luận một đồ vật muốn trở thành hàng hóa cần phải thỏa mãn 3 yếu tố:

 Hàng hóa là sản phẩm của lao động

 Hàng hóa có thể thỏa mãn một nhu cầu nào đó của con người

 Thông qua trao đổi, mua bán

Khái niệm về NCC hàng hóa

NCC (Supplier) hay còn đƣợc gọi là nhà cung ứng là khái niệm chỉ một tổ chức / cá nhân cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho một tổ chức, DN khác Trong kinh doanh, mỗi DN thường có nhiều NCC cùng đảm nhiệm cung ứng nguyên vật liệu đầu vào, sản phẩm hoặc dịch vụ để DN đƣa vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, đưa đến người tiêu dùng

Khái niệm về NCC không chỉ dừng lại ở việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ Ông nhấn mạnh rằng NCC còn có vai trò quan trọng trong việc tạo ra giá trị cho khách hàng và DN Theo quan điểm này, NCC không chỉ là người cung cấp sản phẩm và dịch vụ, mà họ còn là đối tác trong quá trình tạo ra giá trị Họ có thể góp phần đƣa ra các giải pháp sáng tạo, cải thiện chất lƣợng sản phẩm, giúp tiết kiệm chi phí và thậm chí đóng góp vào việc phát triển sản phẩm mới.

Khái niệm về quản lý mua hàng và lựa chọn NCC

Khái niệm mua hàng và tầm quan trọng của mua hàng

Khái niệm về mua hàng

Mua hàng là một quá trình bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc xác định cầu, xác định vị trí và lựa chọn NCC, đàm phán các điều khoản trong hợp đồng và theo dõi để đảm bảo hiệu suất của NCC

Tầm quan trọng của mua hàng:

Tăng giá trị khách hàng và tiết kiệm chi phí: khi các công ty đấu tranh để tăng giá trị khách hàng thông qua cải thiện hiệu suất, nhiều công ty đang chuyển sự chú ý

Thư viện ĐH Thăng Long

2 của họ sang quản lý mua hàng và cung ứng Trong lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55% Điều này có nghĩa là đối với mỗi đồng doanh thu từ việc bán hàng hóa và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại các NCC

Do đó, ảnh hưởng của các NCC có thể có liên quan đến tổng chi phí của một công ty là rất lớn Mua hàng đƣợc xem là một lĩnh vực chính để tiết kiệm chi phí của các DN hiện nay Thông qua việc NCC tham gia sớm vào thiết kế và chủ động đáp ứng các yêu cầu tăng giá sẽ góp phần tiết kiệm chi phí

Giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường: Kết quả nghiên cứu cho thấy các công ty có sự hỗ trợ sớm từ NCC, thường đạt được mức cải thiện trung bình 20% về chi phí, chất lƣợng NVL cũng nhƣ thời gian phát triển sản phẩm Sự kết nối với các NCC sớm trong quá trình thiết kế là một cách để mua hàng gia tăng thêm giá trị mới và góp phần tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ

Quản lý rủi ro NCC: Mỗi khi mua hàng, đặt hàng với NCC thường phát sinh một số rủi ro tiềm ẩn Rủi ro này có thể nhỏ nhƣ giao hàng trễ hoặc lớn hơn nhƣ NCC phá sản hoặc gặp thiên tai, hỏa hoạn… Ví dụ trước minh họa tác động chính mà chất lƣợng đầu vào kém có thể gặp phải đối với một tổ chức Tuy nhiên, chất lƣợng kém chỉ là một trong các mối đe dọa, một số vấn đề khác phải kể đến bao gồm thiên tai, bất ổn tài chính, các vấn đề vận hành, giao thông tắc nghẽn, v.v

Những rủi ro này xuất phát từ lựa chọn nguồn cung ứng toàn cầu, nguồn cung ứng đơn lẻ hoặc hàng tồn kho DN chắc chắn nhận đƣợc nhiều lợi ích từ những chiến lƣợc này, tuy nhiên, cần nâng cao cảnh giác để quản lý và giảm thiểu các rủi ro bổ sung Ví dụ, trận sóng thần năm 2011 tấn công Nhật Bản đã khiến Honda và Toyota thiếu hụt nguồn cung trong nhiều tháng và mất hàng triệu đô la doanh thu

Các nhà quản lý cung ứng giỏi phải liên tục giám sát cơ sở cung cấp của về rủi ro và phát triển liên tục các kế hoạch kinh doanh để giảm thiểu những rủi ro này.

Quá trình mua hàng

Quy trình mua hàng từ nhà cung ứng của một công ty thường đi qua một loạt các bước để đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ được mua sắm đáp ứng đủ chất lượng, số lượng, và thời gian cần thiết Dưới đây là một tóm tắt về các bước chính trong quy trình mua hàng:

1 Xác định nhu cầu mua hàng: Bước đầu tiên là xác định nhu cầu thực tế của công ty Điều này bao gồm xác định loại sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua, số lƣợng, chất lƣợng, và các yêu cầu khác

2 Lập kế hoạch mua hàng: Dựa trên nhu cầu đã xác định, công ty sẽ lập kế hoạch mua hàng Kế hoạch này có thể bao gồm việc xác định nguồn cung cấp tiềm năng, xác định kế hoạch thời gian, và đề xuất ngân sách

3 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng: Công ty sẽ tiến hành tìm kiếm và xác định các nhà cung ứng có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết Quá trình này có thể liên quan đến việc thu thập báo giá, đánh giá danh tiếng của nhà cung ứng, và so sánh các ƣu điểm và khuyết điểm của từng nhà cung ứng

4 Yêu cầu báo giá và đàm phán hợp đồng: Sau khi chọn nhà cung ứng tiềm năng, công ty sẽ yêu cầu báo giá chính thức từ nhà cung ứng và bắt đầu đàm phán về các điều khoản hợp đồng, bao gồm giá cả, thời gian giao hàng, chất lƣợng sản phẩm, và các điều khoản khác

5 Kiểm tra và chấp thuận đề xuất hợp đồng: Các phòng ban liên quan sẽ kiểm tra và đánh giá đề xuất hợp đồng từ các góc độ khác nhau, bao gồm pháp lý, tài chính, và kỹ thuật Sau đó, quản lý sẽ chấp thuận hoặc điều chỉnh hợp đồng trước khi tiến hành ký kết

6 Ký hợp đồng và giao hàng: Sau khi hợp đồng đã đƣợc chấp thuận, công ty và nhà cung ứng sẽ ký hợp đồng chính thức Nhà cung ứng sẽ tiến hành chuẩn bị và giao hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng

7 Kiểm tra và thanh toán: Sau khi nhận đƣợc hàng hóa hoặc dịch vụ, công ty sẽ kiểm tra để đảm bảo chất lƣợng và số lƣợng đúng nhƣ đã thỏa thuận

Nếu mọi thứ đều đúng, công ty sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung ứng theo điều kiện trong hợp đồng

8 Đánh giá hiệu suất nhà cung ứng: Sau khi quá trình mua hàng hoàn thành, công ty có thể tiến hành đánh giá hiệu suất của nhà cung ứng, từ đánh giá chất lƣợng sản phẩm đến thái độ phục vụ Điều này giúp công ty hiểu rõ hơn về mức độ hợp tác và có cơ sở đƣa ra quyết định về việc tiếp tục hợp tác trong tương lai.

Lựa chọn NCC

Cơ sở lý thuyết về lựa chọn NCC là một tập hợp các nguyên tắc và quy trình liên quan đến quá trình tìm kiếm, đánh giá và chọn lựa các NCC phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức hoặc DN Đây là một quá trình quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng và hoạt động kinh doanh tổng thể Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng của cơ sở lý thuyết về lựa chọn NCC:

Xác định nhu cầu: Đầu tiên, tổ chức cần xác định rõ nhu cầu của họ Điều này bao gồm việc xác định sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà họ cần từ NCC và xác định các yếu tố quan trọng nhƣ chất lƣợng, số lƣợng, thời gian giao hàng, và giá cả

Tìm kiếm và xác định NCC tiềm năng: Quá trình này đòi hỏi việc tìm kiếm và xác định các NCC có thể đáp ứng các yêu cầu của tổ chức Các nguồn tìm kiếm có thể bao gồm cơ sở dữ liệu NCC, tìm kiếm trực tuyến, hoặc liên hệ trực tiếp với các NCC tiềm năng Đánh giá NCC: Sau khi xác định đƣợc danh sách các NCC tiềm năng, tổ chức cần tiến hành đánh giá chúng Điều này bao gồm việc xem xét các yếu tố nhƣ chất lƣợng sản phẩm hoặc dịch vụ, độ tin cậy, thời gian giao hàng, giá cả, khả năng tài chính, và các yếu tố khác

Lựa chọn NCC: Sau khi đã hoàn thành quá trình đánh giá, tổ chức có thể lựa chọn NCC phù hợp nhất với nhu cầu của họ Quá trình này có thể bao gồm việc thương lượng các điều khoản hợp đồng và cam kết giao hàng

Theo dõi và đánh giá liên tục: Sau khi đã chọn lựa NCC, tổ chức cần thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu suất của NCC để đảm bảo rằng các cam kết và tiêu chuẩn đƣợc duy trì

Quản lý rủi ro: Rủi ro trong mối quan hệ với NCC cũng cần đƣợc quản lý Các rủi ro có thể bao gồm sự trục trặc trong việc cung cấp hàng hóa, biến động giá cả, hoặc sự phụ thuộc quá mức vào một NCC duy nhất

Tổng cộng, cơ sở lý thuyết về lựa chọn NCC cung cấp khung làm việc cho tổ chức để tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn những đối tác cung cấp tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của họ và đảm bảo rằng chuỗi cung ứng của họ là hiệu quả và bền vững.

Hợp đồng thương mại trong việc mua hàng

Khái niệm

Hợp đồng thuơng mại là sự thỏa thuận giữa các thương nhân trong việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ trong hoạt động thương mại Hợp đồng thương mại được điều chỉnh bởi Luật Thương Mại năm 2005 và Bộ Luật Dân sự năm 2015

Theo Điều 3.1 Luật Thương Mại 2005, hoạt động thương mại được định nghĩa là

“hoạt động nhằm mục đích sinh lợi, bao gồm mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác”

Theo Điều 6 Luật Thương Mại 2005 định nghĩa thương nhân bao gồm các tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh

Theo định nghĩa này, các cá nhân, tổ chức được xem là thương nhân sẽ bao gồm: các DN đƣợc thành lập theo quy định của Luật Doanh Nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân có đăng ký kinh doanh, v.v Hợp đồng mua hàng hoá thực chất là phương tiện để các thương nhân thực hiện hoạt động thương mại Để tiến hành các hoạt động thương mại, các thương nhân giao kết hợp đồng ghi nhận toàn bộ nội dung hoạt động mua, bán hàng hoá của mình Hình thức của hợp đồng mua, bán hàng hóa đƣợc thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc đƣợc xác lập bằng hành vi cụ thể Một số trường hợp pháp luật quy định phải được lập thành văn bản như hợp đồng mua, bán hàng hoá quốc tế, hợp đổng mua, bán nhà ở…

Các yếu tố cơ bản của hợp đồng

Quyền và nghĩa vụ của bên bán

Nhận thanh toán: Bên bán nhận thanh toán theo đúng giá cả, giá trị, phương thức và thời gian, địa điểm đã thoả thuận hoặc theo quy định cùa pháp luật Đây là quyền cơ bản của bên bán tương ứng với nghĩa vụ của bên mua và được bảo đảm bởi việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán của bên mua

Giao hàng hoá: Đây là nghĩa vụ cơ bản của bên bán, theo đó cần:

 Giao đúng đối tƣợng: Đối tƣợng của hợp đồng là nội dung không thể thay thế, nghĩa là các bên phải thực hiện đúng đối tƣợng, không thay thế bằng một đối tượng khác, trừ trường hợp các bên có thoả thuận

 Giao hàng hoá đúng số lƣợng: Theo thoả thuận trong hợp đồng, trường hợp người bán giao thiếu hàng, giao hàng không phù hợp với hợp đồng, nếu khồng có thoả thuận khác mà hợp đồng chỉ quy định thời hạn giao hàng, không xác định thời hạn giao hàng cụ thể hoặc thời hạn giao hàng vẫn còn thì bên bán vẫn có thể giao phần hàng còn thiếu hoặc thay thế hàng hoá cho phù hợp với hợp đồng hoặc khác phục sự không phù hợp của hàng hoá trong thời hạn còn lại

Nếu bên bán giao thừa hàng thì bên mua có quyền từ chối hoặc chấp nhận số hàng thừa đó

 Giao hàng hoá đúng chất lƣợng: Theo thoả thuận trong hợp đồng, trong trường hợp hợp đồng không có quy định cụ thể thi hàng hoá đƣợc coi là không phù hợp với hợp đồng khi hàng hoá đó thuộc một trong các trường hợp không phù hợp với mục đích sử dụng thông thường của hàng hoá cùng chủng loại; không phù hợp với bất kỳ mục đích cụ thể nào mà bên mua đã cho bên bán biết hoặc bên bán phải biết vào thời điểm giao kết hợp đồng; không bảo đảm chất lƣợng của mẫu hàng hoá mà bên bán đẵ giao cho bên mua hoặc không được bảo quản, đóng gói theo cách thức thông thường đối với loại hàng hoá đó hoặc không theo cách thức thích hợp để bảo quản hàng hoá trong trường hợp không có cách thức thông thường

 Giao hàng hoá đúng thời hạn: Bên bán phải giao hàng vào đúng thời điểm giao hàng đã thoà thuận trong hợp đồng Trường hợp chỉ có thỏa thuận về thời hạn giao hàng mà không xác định thời điểm giao hàng cụ thể thì bên bán có quyền giao hàng vào bất kỳ thòi điểm nào trong thời hạn đó và phải thông báo trước cho bên mua Trường họp không có thỏa thuận về thời hạn giao hàng thì bên bán phải giao hàng trong một thời hạn họp lý sau khi giao kết hợp đồng; trường hợp giao hàng trước thời hạn đã thỏa thuận thì bên mua có quyền nhận hoặc không nhận hàng

 Giao hàng hoá đúng địa điểm: Bên bán có nghĩa vụ giao đúng địa điểm đã thoả thuận Trường hợp không cỏ thoả thuận về địa điểm giao hàng thì địa điểm giao hàng là noi có hàng hoá là vật gắn liền với đất đai; địa điểm nơi hàng hóa được giao cho người vận chuyển đầu tiên; kho chứa hàng, địa điểm xếp hàng hoặc nơi sản xuất, chế tạo hàng hoá trong trường hợp hợp đồng không có quy định về vận chuyển hàng hoá mà vào thời điểm giao kết hợp đồng các bên biết đƣợc địa điểm đó hoặc tại địa điểm kinh doanh của bên bán, nếu không có địa điểm kinh doanh thì phải giao hàng tại nơi cƣ trú của bên bán đƣợc xác định tại thời điểm giao kết hợp đồng mua, bán

 Đảm bảo quyền sở hữu đối với hàng hoá mua, bán và chuyển giao sở hữu cho bên mua: Nêu pháp luật không có quy định khác hoặc các bên có thỏa thuận khác, quyền sở hữu đƣợc chuyển từ bên bán sang bên mua kể từ thời điểm hàng hóa đƣợc chuyên giao Bên bán phải đảm bảo quyền sở hữu của bên mua đối với hàng hoá đã bán không bị tranh chấp hoặc khởi kiện bởi bên thứ ba, đảm bảo sự hợp pháp của hàng hoá và việc chuyển giao hàng hoá

Ngoài ra bên bán có nghĩa vụ bảo hành hàng hoá: Trường hợp hàng hoá có bảo hành thì bên bán phải chịu trách nhiệm bảo hành hàng hoá đó theo nội dung và thời hạn đã thoả thuận và phải chịu chi phí về việc bảo hành, trừ trường họp có thảo thuận khác

Quyền và nghĩa vụ của bên mua

 Nhận hàng hoá: Đây là quyền cơ bản của bên mua, theo đó bên mua nhận hàng hoá theo thoả thuận và thực hiện những công việc hợp lý giúp bên bán giao hàng

Quyền này của bên mua đƣợc đáp ứng bởi việc thực hiện nghĩa vụ giao hàng của bên bán

 Thanh toán: Đây là nghĩa vụ cơ bản nhất của bên mua, theo đó bên mua cần:

Thanh toán đúng giá cả và phương thức: Theo thoả thuận trong hợp đồng, trường hợp các bên khồng thoà thuận về giá hàng hoá mà cũng không thoả thuận về phương pháp xác định giá, không có bất kỳ chỉ dẫn nào khác về giá thì giá của hàng hoá được xác định theo giá của loại hàng hoá đó trong các điều kiện tương tự về phương thức giao hàng, thời điểm mua, bán hàng hoá, thị trường địa lý, phương thức thanh toán và các điều kiện khác có ảnh hưởng đến giá

Thanh toán đúng địa điểm: Theo thoả thuận trong hợp đồng, trường hợp không có thỏa thuận về địa điểm thanh toán cụ thể thì bên mua phải thanh toán cho bên bán tại địa điểm kinh doanh của bên bán đƣợc xác định vào thời điểm giao kết hợp đồng, nếu không có địa điểm kinh doanh thì tại nơi cƣ trú của bên bán; địa đỉểm giao hàng hoặc giao chứng từ, nếu việc thảnh toán đƣợc tiến hành đồng thời với việc giao hàng hoặc giao chứng từ

Thanh toán đúng thời hạn: Bên mua phải thanh toán cho bên bán vào thời điểm bên bán giao hàng hoặc giao chứng từ liên quan đến hàng hoá Bên mua vẫn phải thanh toán tiền mua hàng trong trường hợp hàng hoả mất mát, hư hỏng sau thời điểm rủi ro được chuyển từ bên bán sang bên mua, trừ trường hợp mất mát, hư hỏng do lỗi của bên bán gây ra.

Khái niệm về quản lý NCC và quản lý chất lƣợng NCC

Khái niệm về quả lý NCC

Cơ sở lý thuyết về quản lý NCC là tập hợp các nguyên tắc, khái niệm và quy trình liên quan đến việc quản lý mối quan hệ với các NCC trong chuỗi cung ứng của một tổ chức hoặc DN Đây là một phần quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng và quản lý tài nguyên nhằm đảm bảo rằng tổ chức có đủ và luôn sẵn sàng những nguồn cung cấp đáng tin cậy để đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh của họ

Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng của cơ sở lý thuyết này:

1 Lựa chọn NCC: Quy trình lựa chọn NCC đòi hỏi sự xác định và xác định các NCC tiềm năng phù hợp với nhu cầu của tổ chức Điều này bao gồm việc đánh giá các yếu tố nhƣ chất lƣợng sản phẩm hoặc dịch vụ, độ tin cậy, giá cả, khả năng cung ứng hàng hóa đúng thời gian, và tính bền vững của NCC

2 Xây dựng và quản lý mối quan hệ: Mối quan hệ với NCC cần đƣợc quản lý một cách cẩn thận Điều này bao gồm việc thiết lập các cam kết và điều khoản hợp đồng rõ ràng, đảm bảo giao tiếp mở cửa, và duy trì sự hợp tác và tương tác hiệu quả

3 Đánh giá hiệu suất NCC: Để đảm bảo rằng NCC đang duy trì các tiêu chuẩn và cam kết, quá trình đánh giá hiệu suất của NCC là quan trọng Điều này bao gồm việc theo dõi chất lƣợng sản phẩm hoặc dịch vụ, độ tin cậy trong việc cung cấp hàng hóa, và tuân thủ các thỏa thuận hợp đồng

4 Quản lý rủi ro: Cơ sở lý thuyết về quản lý NCC cũng đề cập đến việc đánh giá và quản lý rủi ro liên quan đến NCC Rủi ro có thể bao gồm sự trục trặc trong

7 việc cung cấp hàng hóa, biến động giá cả, hoặc sự phụ thuộc quá mức vào một NCC duy nhất

5 Tối ƣu hóa chi phí: Quản lý NCC cũng liên quan đến việc tối ƣu hóa chi phí liên quan đến việc lựa chọn và quản lý NCC Điều này bao gồm việc đánh giá giá cả, chi phí vận chuyển, và các yếu tố khác để đảm bảo rằng tổ chức đang sử dụng tài nguyên một cách kinh tế nhất

Tổng cộng, cơ sở lý thuyết về quản lý NCC cung cấp một nền tảng để tổ chức có thể quản lý mối quan hệ với NCC một cách hiệu quả, đảm bảo nguồn cung cấp đáng tin cậy và đáp ứng nhu cầu của họ trong hoạt động sản xuất và kinh doanh

1.4.2 Khái niệm về chất lƣợng NCC

Chất lƣợng của NCC đề cập đến mức độ mà NCC đáp ứng đƣợc các yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng hoặc người mua Đây là một yếu tố quan trọng trong quan hệ kinh doanh giữa người mua và NCC, ảnh hưởng đến khả năng của người mua cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lƣợng tốt cho khách hàng cuối cùng Chất lƣợng NCC có thể bao gồm các khía cạnh sau:

Chất lƣợng sản phẩm hoặc dịch vụ: Đây là khía cạnh quan trọng nhất của chất lƣợng NCC Sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu, tiêu chuẩn và đặc điểm kỹ thuật được đề ra bởi người mua Sản phẩm phải đạt đủ chất lƣợng để đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng cuối cùng

Thời gian và đáp ứng: Chất lƣợng cũng bao gồm khả năng của NCC đáp ứng đúng hạn và thời gian dự kiến Khả năng này có thể thể hiện qua việc giao hàng đúng thời hạn, thực hiện dịch vụ trong khung thời gian cụ thể, và đáp ứng nhanh chóng khi có yêu cầu từ người mua

Chất lƣợng quản lý: Điều này liên quan đến khả năng của NCC trong việc quản lý quá trình sản xuất, giao hàng và dịch vụ Một NCC có hệ thống quản lý tốt sẽ có khả năng kiểm soát chất lƣợng và đảm bảo tính đồng nhất trong sản phẩm và dịch vụ của họ

Khả năng đáp ứng sự cố: Chất lƣợng của NCC cũng phản ánh khả năng của họ trong việc xử lý các sự cố hoặc vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất hoặc giao hàng Một NCC chất lƣợng sẽ có kế hoạch và quy trình để giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả

Chất lƣợng quan hệ: Khả năng xây dựng và duy trì một quan hệ lành mạnh, cởi mở và đáng tin cậy với người mua cũng là một khía cạnh quan trọng của chất lƣợng NCC Sự hợp tác và giao tiếp tốt có thể giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài và tạo sự tin tưởng

Tóm lại, chất lƣợng NCC không chỉ liên quan đến chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp, mà còn bao gồm các khía cạnh khác nhƣ khả năng đáp ứng, quản lý và mối quan hệ

8 1.4.3 Khái niệm về quản lý chất lƣợng NCC

Nội dung quản lý chất lƣợng NCC bao gồm các hoạt động và khái niệm liên quan đến việc đảm bảo chất lƣợng sản phẩm hoặc dịch vụ đƣợc cung cấp bởi NCC

Khái niệm về quản lý chất lượng NCC

Nội dung quản lý chất lƣợng NCC bao gồm các hoạt động và khái niệm liên quan đến việc đảm bảo chất lƣợng sản phẩm hoặc dịch vụ đƣợc cung cấp bởi NCC

Mục tiêu của quản lý chất lƣợng NCC là đảm bảo rằng những gì đƣợc cung cấp từ NCC đáp ứng các yêu cầu và cam kết của tổ chức Dưới đây là một số nội dung chính của quản lý chất lƣợng NCC: Đặt tiêu chuẩn chất lƣợng: Tổ chức cần xác định các tiêu chuẩn chất lƣợng mà sản phẩm hoặc dịch vụ từ NCC cần đáp ứng Điều này bao gồm việc xác định các yêu cầu về chất lƣợng sản phẩm, yêu cầu về hiệu suất, đặc điểm kỹ thuật và các tiêu chí khác

Xác định kế hoạch kiểm tra chất lƣợng: Tổ chức cần xác định kế hoạch kiểm tra chất lƣợng để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ từ NCC đáp ứng các tiêu chuẩn đã đề ra Điều này có thể bao gồm việc xác định quá trình kiểm tra, bước kiểm tra cụ thể, phương pháp kiểm tra, và tần suất kiểm tra

Kiểm tra chất lƣợng: Tổ chức thực hiện kiểm tra chất lƣợng dựa trên kế hoạch đã thiết lập Các kiểm tra có thể bao gồm kiểm tra thử nghiệm, kiểm tra chất lƣợng sản phẩm mẫu, kiểm tra quy trình sản xuất, và nhiều loại kiểm tra khác Đánh giá hiệu suất NCC: Tổ chức cần đánh giá hiệu suất của NCC dựa trên kết quả kiểm tra chất lƣợng Nếu NCC không đáp ứng các tiêu chuẩn chất lƣợng, tổ chức cần xem xét các biện pháp khắc phục hoặc có thể xem xét việc thay thế NCC

Quản lý khác phục Non Conformity: Nếu có sự không phù hợp trong chất lƣợng sản phẩm hoặc dịch vụ từ NCC, tổ chức cần thiết lập các quy trình để quản lý quá trình khắc phục và đảm bảo rằng vấn đề đã đƣợc giải quyết

Xây dựng mối quan hệ hợp tác: Quản lý chất lƣợng NCC cũng liên quan đến việc xây dựng mối quan hệ hợp tác với NCC Việc tương tác mở cửa và hợp tác trong việc cải thiện chất lƣợng có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên

Liên tục cải tiến: Quản lý chất lƣợng NCC là một quá trình liên tục Tổ chức nên liên tục đánh giá và cải tiến quy trình kiểm tra và quản lý chất lƣợng để đảm bảo sự cải thiện liên tục

Nội dung quản lý chất lƣợng NCC đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ từ NCC đáp ứng các tiêu chuẩn chất lƣợng và yêu cầu của tổ chức, đồng thời tạo nền tảng cho mối quan hệ hợp tác bền vững giữa các bên.

Mục đích và tầm quan trọng của việc quản lý chất lượng NCC

Mục đích của quản lý chất lƣợng NCC:

Tăng cường khả năng cạnh tranh: Theo quan điểm của các tác giả, một trong những mục đích chính của quản lý chất lượng NCC là tăng cường khả năng cạnh tranh của tổ chức thông qua việc đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ từ các NCC đáp ứng yêu cầu chất lƣợng và hiệu suất của tổ chức

Tạo giá trị cho khách hàng: Mục tiêu quan trọng khác là tạo giá trị cho khách hàng cuối cùng Bằng cách đảm bảo chất lƣợng từ các NCC, tổ chức có khả năng cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tốt hơn cho khách hàng và đáp ứng mong đợi của họ

Tầm quan trọng của quản lý chất lƣợng NCC: Đảm bảo sự đáng tin cậy của chuỗi cung ứng: Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý chất lƣợng NCC để đảm bảo sự đáng tin cậy của chuỗi cung ứng

Sự tin cậy này giúp tránh các sự cố không mong muốn và tạo điều kiện thuận lợi để duy trì hoạt động kinh doanh ổn định

Quản lý rủi ro: Quản lý chất lƣợng NCC cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng Bằng cách xác định và kiểm soát các nguồn rủi ro có thể xuất hiện từ các NCC, tổ chức có thể giảm thiểu tác động của các sự cố không mong muốn

Tối ƣu hóa hiệu suất tổ chức: Quản lý chất lƣợng NCC cung cấp cơ hội tối ƣu hóa hiệu suất tổ chức thông qua việc tối ƣu hóa quá trình mua sắm và cung ứng, tạo ra sự hiệu quả về tài nguyên và giảm thiểu lãng phí

1.4.5 Hệ thống quản lý chất lƣợng toàn diện(TQM) Khái niệm

TQM là cách quản lý một tổ chức tập trung vào chất lƣợng, dựa vào sự tham gia của các thành viên trong một tổ chức đó, để đạt đƣợc sự thành công lâu dài nhờ thỏamãn đƣợc khách hàng và đem lại lợi ích cho các thành viên của tổ chức đó và cho xã hội (ISO 8042:1994)

Các nguyên tắc của TQM:

 Cam kết của lãnh đạo

2 Thực hiện (triển khai, hỗ trợ, tham gia)

4 Hành động (công nhận, trao đổi thông tin, sửa đổi)

 Trao quyền cho nhân viên

2 Chương trình đề xuất, kiến nghị

3 Đo lường và công nhận

 Ra quyết định dựa vào sự kiện

1 Kiểm soát quá trình bằng thống kê

2 Thiết kế thực nghiệm, mô hình lỗi và phân tích tác động.3 7 công cụ thống kê

4 Nhóm giải quyết vấn đề

3 Quản lý quá trình liên chức năng

4 Đạt đƣợc, duy trì và cải tiến các tiêu chuẩn

1 Quan hệ đối tác với nhà cung ứng

2 Mối quan hệ dịch vụ với khách hàng nội bộ

3 Không bao giờ thỏa hiệp về chất lƣợng

4 Tiêu chuẩn hướng vào khách hàng

Những lợi ích của TQM:

1 TQM là một phương pháp quản trị nhằm đáp ứng tốthơn mọi nhu cầu của khách hàng

2 TQM làm cho việc quản trị doanh nghiệp hiệu quả hơndựa trên phương châm hành động nhƣ sau:

 Trước tiên là chất lượng

 Tiếp đến là khách hàng, là của chúng ta

 Thông tin bằng sự kiện, dữ liệu

 Ngăn ngừa sai sót tái diễn

 Kiểm soát ngay từ đầu nguồn, từ hoạch định thiết kế

 Tôn trọng nhân cách con người

Nhờ thực hiện nghiêm túc các phương châm trên nêndoanh nghiệp thu được những lợi ích sau:

 Hình ảnh doanh nghiệp tốt đẹp hơn

 Thị phần của doanh nghiệp đƣợc gia tăng

 Khách hàng trong và ngoài doanh nghiệp thỏa mãnnhiều hơn

 Lực lƣợng lao động cam kết thực hiện đúng chính sáchchất lƣợng của doanh nghiệp

 Chi phí trong sản xuất và tiêu dung đƣợc cắt giảm

 Dịch vụ phục vụ khách hàng đƣợc cải tiến

 Thị phần và lợi nhuận doanh nghiệp đƣợc gia tăng

 Kiểm soát ngay từ đầu nguồn, từ hoạch định thiết kế

 Tôn trọng nhân cách con người.

Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện(TQM)

2.1 Giới thiệu chung về công ty Cổ phần Inno Floors

Công ty đƣợc thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0401806171 đăng ký lần đầu ngày 21/12/2016 đƣợc quản lý bởi Chi cục Thuế khu vực Thanh Khê - Liên Chiểu Công ty chính thức đi vào hoạt động ngày 15/03/2017

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Inno Floors Tên giao dịch: INNO FLOORS.,JSC

Văn phòng đặt tại: Lô X11 - Đường 10B ND - KCN Hòa Khánh mở rộng, Phường Hoà Khánh Bắc, Quận Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam Điện thoại: 0964233368 Fax: (084) 37554729 Mã số thuế: 0401806171

Trang web: www.innofloor.vn

Số tài khoản: 0331000403798 tại Ngân hàng Vietcombank Chi Nhánh Đà Nẵng

Người đại diện theo pháp luật: Bà Nguyễn Thị Kim Hoàn

Nhà máy sản xuất sàn SPC của Inno Floors nằm tại Đà Nẵng và đƣợc đầu tƣ lên tới 300 tỷ đồng Với quy mô hơn 20.425m2, nhà máy này có khả năng sản xuất sàn SPC với công suất 1.000.000m2 mỗi tháng Inno Floors tự chủ sản xuất và sử dụng dây chuyền sản xuất đồng bộ và hoàn toàn tự động, áp dụng công nghệ hiện đại đạt tiêu chuẩn Châu Âu Đáng chú ý, 100% dây chuyền cắt tấm để tạo hèm nguyên giàn của nhà máy đƣợc cung cấp bởi Homag, một công ty hàng đầu về thiết bị từ Đức Các kỹ sƣ đến từ Homag Đức đã chuyển giao công nghệ, đảm bảo độ chính xác vƣợt trội với sai số thấp hơn 1/1000

Nhà máy sử dụng quy trình 5S và tuân thủ các tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015 trong vận hành máy móc Điều này nhằm mục đích nâng cao hiệu suất lao động, đảm bảo chất lượng sản phẩm và góp phần bảo vệ môi trường

Hình 1.1 Logo công ty Cổ phần Inni Floors

Nguồn: Phòng Marketing công ty Cổ phần Inno Floors

2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Inno Floors

Việt Nam đang từng bước phát triển về mọi mặt là nhờ có chủ trương đúng đắn của nhà nước, sự cố gắng của tất cả các thành phần kinh tế nhà nước lẫn tư nhân Về vai trò và

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN INNO FLOORS

Giới thiệu chung về công ty Cổ phần Inno Floors

Công ty đƣợc thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0401806171 đăng ký lần đầu ngày 21/12/2016 đƣợc quản lý bởi Chi cục Thuế khu vực Thanh Khê - Liên Chiểu Công ty chính thức đi vào hoạt động ngày 15/03/2017

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Inno Floors Tên giao dịch: INNO FLOORS.,JSC

Văn phòng đặt tại: Lô X11 - Đường 10B ND - KCN Hòa Khánh mở rộng, Phường Hoà Khánh Bắc, Quận Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam Điện thoại: 0964233368 Fax: (084) 37554729 Mã số thuế: 0401806171

Trang web: www.innofloor.vn

Số tài khoản: 0331000403798 tại Ngân hàng Vietcombank Chi Nhánh Đà Nẵng

Người đại diện theo pháp luật: Bà Nguyễn Thị Kim Hoàn

Nhà máy sản xuất sàn SPC của Inno Floors nằm tại Đà Nẵng và đƣợc đầu tƣ lên tới 300 tỷ đồng Với quy mô hơn 20.425m2, nhà máy này có khả năng sản xuất sàn SPC với công suất 1.000.000m2 mỗi tháng Inno Floors tự chủ sản xuất và sử dụng dây chuyền sản xuất đồng bộ và hoàn toàn tự động, áp dụng công nghệ hiện đại đạt tiêu chuẩn Châu Âu Đáng chú ý, 100% dây chuyền cắt tấm để tạo hèm nguyên giàn của nhà máy đƣợc cung cấp bởi Homag, một công ty hàng đầu về thiết bị từ Đức Các kỹ sƣ đến từ Homag Đức đã chuyển giao công nghệ, đảm bảo độ chính xác vƣợt trội với sai số thấp hơn 1/1000

Nhà máy sử dụng quy trình 5S và tuân thủ các tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015 trong vận hành máy móc Điều này nhằm mục đích nâng cao hiệu suất lao động, đảm bảo chất lượng sản phẩm và góp phần bảo vệ môi trường

Hình 1.1 Logo công ty Cổ phần Inni Floors

Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Inno Floors

Việt Nam đang từng bước phát triển về mọi mặt là nhờ có chủ trương đúng đắn của nhà nước, sự cố gắng của tất cả các thành phần kinh tế nhà nước lẫn tư nhân Về vai trò và

12 định hướng phát triển các loại hình DN, Đại hội XI nhấn mạnh: “Cơ cấu lại ngành nghề kinh doanh của các tập đoàn kinh tế và tổng công ty nhà nước để DN nhà nước thực sự trở thành nòng cốt của kinh tế nhà nước”, các loại hình DN của các thành phần kinh tế khác như kinh tế tư nhân, kinh tế hợp tác, kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài được khuyến khích phát triển Theo xu hướng trên, các khu công nghiệp, xí nghiệp, nhà máy sản xuất ngày càng mọc lên nhiều, song song đó, nhu cầu về hàng hoá phục vụ cho máy móc sản xuất cũng gia tăng

Nhận thấy xu hướng trên, vào năm 2016, ông Bùi Bá Duy và bà Nguyễn Thị Kim Hoàn đã thành lập công ty Cổ phần Inno Floors Qua những năm hoạt động kinh doanh, công ty đã khẳng định đƣợc vị thế vững chắc trong lĩnh vực cung cấp loại ván sàn SPC thế hệ mới trên thị trường Việt Nam và quốc tế Mặc dù đối mặt với nhiều khó khăn về vốn, thiết bị và nhân lực, nhưng với tinh thần tích cực, công ty đã từng bước vượt qua để mang đến thị trường những sản phẩm mới, chất lượng và đáng tin cậy.

Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty Cổ phần Inno Floors là một công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh sàn SPC (Stone Plastic Composite) và các phụ kiện liên quan theo tiêu chuẩn chất lƣợng từ Đức

Công ty Cổ phần Inno Floors chuyên sản xuất sàn SPC với các đặc tính vƣợt trội nhƣ độ bền cao, chống trầy xước, chống thấm nước, chống cháy và dễ dàng vệ sinh Sản phẩm SPC của công ty đƣợc sản xuất bằng công nghệ tiên tiến, sử dụng nguyên liệu chất lƣợng cao và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lƣợng quốc tế, bao gồm cả tiêu chuẩn chất lƣợng từ Đức

Ngoài sàn SPC, công ty Cổ phần Inno Floors cũng cung cấp các phụ kiện đi kèm nhƣ nẹp chỉ, nẹp chân tường, nẹp góc và các phụ kiện khác để hoàn thiện và tăng tính thẩm mỹ của sàn SPC Các phụ kiện này cũng đƣợc sản xuất và kiểm định theo các tiêu chuẩn chất lƣợng nghiêm ngặt để đảm bảo tính nhất quán và đáng tin cậy

Công ty Cổ phần Inno Floors cam kết mang đến cho khách hàng sàn SPC và các phụ kiện chất lƣợng cao, đáp ứng các tiêu chuẩn chất lƣợng từ Đức Sản phẩm của công ty đƣợc sử dụng rộng rãi trong các dự án xây dựng thương mại, nhà ở và không gian nội thất khác trên toàn quốc

Hình 1.2 Một số hình ảnh sản phẩm sàn SPC của công ty Cổ phần Inno Floors

Hình 1.3 Cấu tạo chung sản phẩm của Inno Floors

Cơ cấu nhân sự của công ty

Bảng 1.1 Cơ cấu nhân sự theo giới tính

Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự công ty Cổ phần Inno Floors

Qua bảng số liệu ta thấy tổng số lao động ở công ty tăng dần qua các năm và lƣợng lao động chủ yếu là lao động nam

Qua bảng số liệu ta thấy tỷ lệ lao động nữ ít hơn tỷ lệ lao động nam Cụ thể: Năm 2021, số lao động nữ là 8, chiếm tỷ lệ 30.8%, đến năm 2022 là 9 người tăng 1 người so với năm 2021, chiếm tỷ lệ là 29% Đến năm 2023, số lao động nữ vẫn là 9 người bằng với năm 2022, tỷ lệ là 27.3%, giảm 3.5% so với năm 2021

Trong ba năm qua số lao động nam chiếm tỷ lệ nhiều hơn lao động nữ, cho thấy linh vực vật liệu xây dựng của Công ty ƣu tiên nhân viên nam hơn Cụ thể: Năm 2021 số lao động nam là 18 người chiếm tỷ lệ 69.2%, đến năm 2022 là 22 người tăng 3 người so với năm 2021, chiếm tỷ lệ 71% Đến năm 2023 số lao động nam là 24 người tăng 2 người và chiếm tỷ lệ là 72.7%

Bảng 1.2 Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi

Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự công ty Cổ phần Inno Floors

Số lao động dưới 26 tuổi: Chiếm tỷ lệ cao nhất trong Công ty và tăng qua các năm Các nhân sự trẻ vốn sở hữu ít nhất một chiếc điện thoại thông minh, và tiếp xúc với công nghệ tiên tiến gần nhƣ mọi lúc Thế hệ trẻ có sẵn nền tảng kiến thức về công nghệ cao và luôn cập nhật các xu hướng mới nhất, họ có thể thích nghi dễ dàng với các phần mềm hoặc tiện ích mới phù hợp với văn hóa của công ty

Cụ thể: năm 2021 là 12 người chiếm tỷ lệ 46.2%, và đến năm 2023 tổng số lao động này là 17 người tỷ lệ là 51.5% tăng thêm 5 người so với năm 2021 Điều này thể hiện Công ty rất coi trọng vấn đề trẻ hóa đội ngũ cán bộ công nhân viên, bởi vì các nhà quản lý hiểu rằng họ chính là lực lượng nòng cốt trong tương lai

Số lao động trong độ tuổi từ 26 đến 40: Có sự biến động qua các năm nhƣng nhìn chung có xu hướng ổn định, không thay đổi nhiều về số lượng

Số lao động trên 45 tuổi: Chiếm tỷ lệ lớn thứ 2 trong các nhóm tuổi và số lƣợng lao động có xu hướng tăng qua 3 năm 2021,2022 và 2023 Cụ thể, năm 2021 có số lượng 7 người với 26.9% và đến năng 2023 tăng 9 người với 27.3% Tính cẩn thận, sự chín chắn đến từ nhiều năm kinh nghiệm trong cuộc sống và công việc giúp các nhân viên lớn tuổi không bối rối mỗi khi các vấn đề khó khăn xuất hiện và giải quyết vấn đề dễ dàng hơn

16 2.5 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ phần Inno Floors 2.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ phần Inno Floors

Hình 1.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Inno Floors

Nguồn: Phòng hành chính – Nhân sự công ty Cổ phần Inno Floors

2.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban Giám đốc điều hành

● Chức năng: Là người đại diện theo pháp luật của công ty, trực tiếp điều hành quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ hoạt động kinh doanh

● Nhiệm vụ: Có quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý tại công ty đảm bảo tính gọn nhẹ mà hiệu quả Quan hệ đối nội đối ngoại và giải quyết các công việc liên quan đến toàn thể công ty, tìm kiếm đối tác cho công ty Khi vắng mặt giám đốc đƣợc ủy quyền cho người khác trong bộ phận của công ty và cũng chịu trách nhiệm

- Quản Tài chính – Kế toán cho công ty

- Tƣ vấn cho Ban lãnh đạo công ty về lĩnh vực tài chính

- Quản lý hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán của Công ty

- Làm việc với cơ quan thuế, bảo hiểm, những vấn đề liên quan đến công việc kế toán

- Tính toán, cân đối tài chính cho công ty nhằm đảm an toàn về mặt tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh

- Kết hợp với phòng quản trị thực hiện công tác kiểm kê tài sản trong toàn công ty

- Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế

Phòng quản lý sản xuất

● Về cơ bản phòng sản xuất có khá nhiều chức năng Sau đây là một số chức năng phổ biến nhất:

+ Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về công tác sản xuất, tồn trữ và bảo quản các thiết bị, máy móc

+ Thực hiện quá trình sản xuất, bảo quản, vận chuyển, giao nhận hàng hóa phục vụ cho nhu cầu kinh doanh

+ Chịu trách nhiệm thiết kế hàng hóa, sản phẩm cho DN

+ Kiểm soát mọi khía cạnh của hoạt động sản xuất Bằng cách kiểm soát sản xuất, phòng sản xuất có thể sử dụng hiệu quả các nguồn lực, máy móc, lao động một cách hợp lý, giảm thiểu lãng phí

+ Thực hiện hoạt động nghiên cứu nhằm cải thiện các sản phẩm của DN bằng cách thay đổi hoặc đổi mới một phần hay toàn bộ sản phẩm

+ Quản lý chi phí sản xuất, đảm bảo sản xuất sản phẩm với chi phí thấp nhất để tối đa hóa lợi nhuận

+ Đảm bảo công ty luôn có sẵn nguyên liệu cần thiết cho sản xuất

+ Đảm bảo máy móc, thiết bị dùng trong sản xuất luôn đƣợc bảo trì, bảo dƣỡng đúng cách

+ Quản lý và đánh giá chất lƣợng sản phẩm

● Trách nhiệm chính của phòng sản xuất là chuyển đổi nguyên vật liệu thô và các yếu tố đầu vào khác thành sản phẩm cuối cùng Đồng thời còn có trách nhiệm nâng cao hiệu quả của dây chuyền sản xuất nhằm đạt đƣợc mục tiêu sản lƣợng đề ra và đảm bảo giá trị cũng nhƣ chất lƣợng của thành phẩm làm ra luôn tốt nhất

Sau đây là những nhiệm vụ chính của phòng sản xuất:

+ Xác định đầu vào cần thiết cho hoạt động sản xuất + Xây dựng lịch trình sản xuất

+ Tìm ra biện pháp làm giảm chi phí sản xuất + Đảm bảo chất lƣợng sản phẩm

● Phòng cung ứng có chức năng chính là đảm bảo chất lƣợng, số lƣợng đầu vào, mức tồn kho để hỗ trợ quá trình sản xuất và phân phối lưu thông hàng hóa của công ty

● Nhiệm vụ của phòng cung ứng:

+ Tìm kiếm NCC + Cung ứng nguyên vật liệu theo yêu cầu bên kho và bộ phận sản xuất

+ Cân bằng lưu kho cho phòng sản xuất và phòng bán hàng + Quản lý nhập xuất kho

+ Thực hiện hoạt động, thủ tục nhập - xuất hàng + Đảm bảo việc vận chuyển hàng thuận lợi

● Chức năng: Xây dựng chiến lƣợc kinh doanh ngắn hạn và dài hạn

● Nhiệm vụ: Khai thác khách hàng, ký kết các hợp đồng, phụ trách việc hoàn thiện các công nợ cũng nhƣ các tài liệu công nợ, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng…đồng thời phối hợp với kế toán trong việc xác định chính xác công nợ của khách hàng, để có kế hoạch thu, trả nợ và khai thác tốt hơn khách hàng Đƣa ra những ý kiến đóng góp, để củng cố và nâng cao chất lƣợng để có những biện pháp tốt nhất để tìm kiếm khách hàng Tƣ vấn và hỗ trợ cho khách hàng về chất lƣợng cũng nhƣ công dụng của vật tƣ hàng hoá của công ty

2.6 Sứ mệnh – tầm nhìn – Giá trị cốt lõi Tầm Nhìn

Trở thành biểu tƣợng niềm tin hàng đầu Việt Nam và khu vực về sản phẩm nội thất giả gỗ trong mọi gia đình

Inno Floors cam kết mang đến cho cộng đồng những sản phẩm đảm bảo chất lƣợng quốc tế, giá cả hợp lý, mẫu mã đa dạng, thân thiện môi trường, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng bằng chính sự trân trọng, trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội

Trung thực - Trách nhiệm - Cộng đồng

Kết quả kinh doanh công ty Cổ phần Inno Floors năm 2020 - 2022

Bảng 1.3 Kết quả kinh doanh công ty Cổ phẩn Inno Floors năm 2020 - 2022

Nguồn: Phòng Kế toán công ty Cổ phần Inno Floors

Từ số liệu bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm (2020 - 2022) ta có bảng phân tích chung lợi nhuận hoạt động kinh doanh:

Bảng 1.4 Bảng phân tích kết quả kinh doanh công ty Cổ phần Inno Floors năm

Chỉ tiêu Chênh lệch 2021/2020 Chênh lệch 2022/2021

Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ

Trong 3 năm hoạt động (2020-2022), nhìn chung, công ty Cổ phần Inno Floors doanh thu hoạt động trong 3 năm có xu hướng tăng tăng Năm 2021 mức giảm doanh thu là hơn 7 tỷ đồng, giảm 23% doanh thu của năm 2021 Năm 2022 mức tăng doanh thu là 20.471 tỷ đồng, tăng thêm 86% doanh thu của năm 2021

Nguyên nhân làm cho doanh thu năm 2021 thấp cần xem xét đó là ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 Do ảnh hưởng việc giãn cách xã hội nên hầu hết mọi hoạt động xã hội của người dân cũng đều ảnh hưởng, tiêu dùng giảm mạnh, các đại lý cũng hạn chế nhập hàng do các công trình bị trì hoãn do vậy nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động xuất nhập khẩu

20 của công ty Một lý do nữa là do sự cạnh tranh của các công ty đối thủ, ngày càng có nhiều công ty sản xuất sàn SPC ra đời, đặc biệt các nhà máy sản xuất từ Trung Quốc đang dần chuyển dây chuyền sản xuất hoặc đầu tƣ mạnh vào Việt Nam dẫn đến cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn Tuy nhiên đến năm 2022, tình hình dịch bệnh Covid-19 đã đã kiểm soát đánh dấu sự tăng trưởng đáng kể về doanh thu cho công ty

Về vấn đề chi phí thì khá ổn định, không có nhiều sự biến động Chi phí năm 2021 giảm nhẹ so với năm 2020 là 634 triệu đồng Chi phí năm 2022 tăng so với năm 2021 là 7,427 tỷ đồng, tỷ lệ 45% Nguyên nhân là do năm 2022 công ty đã đầu tƣ một khoản chi phí lớn để mở rộng phạm vi hoạt động và trang bị thêm một số máy móc thiết bị phục phục cho công tác văn phòng

Còn về lợi nhuận sau thuế thì công ty không duy trì, đảm bảo ở mức tăng an toàn do ảnh hưởng của việc giãn cách xã hội năm 2021 Năm 2021 so với 2020 giảm 5,027 tỷ đồng đạt mức 2,36 tỷ đồng và năm 2022 so với 2021 tăng 8,95 tỷ đồng đạt 11,309 tỷ đồng Dù rằng là công ty mới đi vào hoạt động chưa lâu và chịu nhiều tác động và ảnh hưởng từ nhiều phía song công ty vẫn đảm bảo đƣợc lợi nhuận cho hoạt động của mình Điều này chứng minh tầm nhìn, chiến lƣợc và hoạch định mà ban lãnh đạo của công ty vạch ra là đúng đắn.

Chuỗi cung ứng của công ty Inno Floors

Hình 1.5 Chuỗi cung ứng của công ty Inno Floors

Nguồn: Phòng MHCUVT công ty Cổ phần Inno Floors

21 CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CHÂT LƯỢNG NHÀ

CUNG CẤP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN INNO FLOORS VÀ CÁC GIẢI

Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản lý chất lượng NCC của công ty

3.1.1.Các nhân tố bên trong công ty

Chiến lược kinh doanh của công ty

Do loại hình kinh doanh của công ty là theo nhu cầu của khách hàng Nên trong hai năm (2019; 2020), công ty gặp rất nhiều khó khăn để xây dựng chiến lƣợc kinh doanh, Công ty chỉ xây dựng đƣợc chiến lƣợc kinh doanh trong ngắn hạn: tháng, quý, vì chƣa có nhiều khách hàng, đơn đặt hàng của khách hàng rất ít

Do đó, việc việc mua hàng vật tư từ năm 2020 về trước là mua theo số lượng tối thiểu của NCC bán, nên dẫn đến lƣợng hàng mua vào tồn kho nhiều trong năm 2020

Trong ba năm hoạt động từ 2020 đến 2022, công ty Cổ phần Inno Floors đã chứng kiến sự tăng trưởng ổn định về doanh thu, với mức giảm năm 2021 do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 và mức tăng đáng kể vào năm 2022 Năm 2021, doanh thu giảm đáng kể với 23% so với năm trước, chủ yếu do tác động tiêu cực từ đại dịch, dẫn đến giảm tiêu dùng và hạn chế trong nhập hàng và công trình xây dựng Cạnh tranh từ các đối thủ cũng gây áp lực lên doanh thu Tuy nhiên, năm 2022, sau khi kiểm soát đƣợc dịch bệnh và hợp tác với công ty Cổ phần Kobler Việt Nam, công ty đã ghi nhận mức tăng trưởng đáng kể về doanh thu Chi phí duy trì ổn định, với mức tăng năm 2022 do đầu tƣ để mở rộng hoạt động và trang bị thêm máy móc và thiết bị Mặc dù lợi nhuận sau thuế có biến động, công ty vẫn đảm bảo lợi nhuận an toàn và chứng tỏ sự tầm nhìn và chiến lƣợc của ban lãnh đạo là đúng đắn trong bối cảnh nhiều thách thức và biến động từ môi trường bên ngoài

Vốn và Cơ sở vật chất kỹ thuật

Việc thanh toán thu mua hàng bị ảnh hưởng lớn trong quá trình thu mua hàng vật tư, do công ty gặp khó khăn về tài chính trong những năm đầu khi thành lập vì công ty phải đầu tƣ trang bị nhiều máy móc thiết bị, cơ sở hạ tầng kho bãi

Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty mới đầu tƣ trang bị, nên cũng góp phần hỗ trợ cho Bộ phận cung ứng thu mua hàng nắm bắt thông tin nhanh chóng trên thị trường trong quá trình mua hàng

3.1.2 Các yếu tố bên ngoài công ty

Danh sách một số NCC chủ lực đƣợc chọn mua của công ty trong thời gian qua:

Bảng 1.5 Danh sách một số NCC chủ lực công ty Cổ phần Inno Floors

Nguyên liệu nhập khẩu Nhà cung cấp chính Nhập từ Đế lót Công ty TNHH Runyang Technology Bắc Giang

Công Ty TNHH Kodi New

Bột nhựa PVC Công Ty TNHH AGC Thái Lan

Màng chống xước Công Ty TNHH Ying Tai Trung Quốc

 Đánh giá công ty TNHH Runyang Technology:

- Vấn đề về quản trị:

✓ Hoạch định: trong quá trình hình thành và phát triển, Runyang Technology xác định tầm nhìn trở thành công ty sản xuất sản phẩm từ plastic hàng đầu Việt Nam và khu vực thông qua chiến lƣợc phát triển bền vững dựa trên chuỗi lợi thế cạnh tranh cốt lõi với mục tiêu phát triển cộng đồng, bảo vệ môi trường

✓ Lãnh đạo: Các vấn đề về nội bộ như chính sách tiền lương và các phúc lợi của công ty TNHH Runyang Technology đều đƣợc đánh giá cao nhƣ chính sách tiền lương được xây dựng trên định hướng hiệu quả công việc, ngoài ra, lao động làm việc tại Runyang Technology cũng được hưởng các phúc lợi như thưởng ngoài giờ, bảo hiểm xã hội,

✓ Giám sát: Các sản phẩm đều đƣợc giám sát và sản xuất trong một dây chuyền chặt chẽ và hiện đại, điều này thể hiện qua sự đầu tƣ vào nhà máy sản xuất huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang, đƣợc đầu tƣ các trang thiết bị, dây chuyền, công nghệ sản xuất hiện đại bậc nhất thế giới hiện nay

- Giá thành: Bởi vì Công ty TNHH Runyang Technology chỉ mới bắt đầu sản xuất vào năm 2019 và hiện vẫn chƣa có nhiều khách hàng, công ty chƣa thể tận dụng tối đa công suất sản xuất Hơn nữa, ƣu tiên hàng đầu của Công ty TNHH Runyang Technology là đảm bảo chất lƣợng sản phẩm Vì vậy, giá thành của sản phẩm từ công ty này luôn cao hơn so với giá trung bình trên thị trường, tầm từ 9% đến 14%

- Vấn đề về hiệu suất giao hàng

✓ Tỷ lệ lấy hàng đúng giờ: tỷ lệ lấy hàng đúng giờ sẽ linh hoạt và chính xác vì hàng đã có trực tiếp tại kho các tỉnh (Hà Nội, Đà Nẵng, Tp Hồ Chí Minh) dao động từ 94 – 100%

✓ Tỷ suất đo lường chuyến hàng hoàn hảo: Tỷ suất cho những lô hàng được giao thành công của Runyang Technology cũng rất cao vì đều chủ động trong phương tiện, cụ thể là tỉ lệ các đơn hàng thành công là 96% trong năm 2022

✓ Độ chính xác của hóa đơn hàng hóa: Với tốc độ giao hàng của Runyang Technology, công ty cũng luôn đảm bảo các lô hàng đƣợc chuyển đi đƣợc kiểm tra cẩn thận và không mắc lỗi Chính vì điều này, tỷ lệ lỗi trung bình của các đơn hàng tại công ty TNHH Runyang Technology chỉ dao động từ 3,5% đến 4% mỗi năm

- Vấn đề về chất lƣợng: là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất màng film trang trí, sản phẩm của Runyang Technology đƣợc tin dùng vì những ƣu điểm thiết kế đa dạng và chất lƣợng đƣợc đánh giá cao

- Các chứng chỉ về IOS1400, ISO9000: các sản phẩm của công ty đều đáp ứng các bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 về hệ thống quản lý chất lƣợng; bộ tiêu chuẩn ISO 14001:2008 về hệ thống quản lý môi trường và bộ tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 về hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp

 Đánh giá công ty TNHH Kodi New Material Vietnam:

✓ Hoạch định: Kodi xác định tầm nhìn là “Trở thành công ty sản xuất công nghiệp với chất lƣợng dẫn đầu, trong đó màng trang trí PVC màu là lĩnh vực cốt lõi”

Trong năm 2022, công ty đã đặt mục tiêu sản xuất 70 triệu m2 màng trang trí PVC màu tăng 34% so với năm 2020

Đặc điểm nguyên vật liệu đầu vào của công ty Inno Floors

Bảng 1.6 Bảng đặc điểm nguyên vật liệu đầu vào của công ty Cổ phần Inno Floors

Nguyên liệu nhập khẩu Đặc điểm Phương thức vận chuyển Đóng gói Đế lót Đế lót thường là một lớp mềm dày dặn được đặt dưới lớp bột nhựa SPC Nó có thể đƣợc làm từ các loại vật liệu nhƣ EVA (Ethylene Vinyl Acetate) hoặc IXPE (Irradiated Cross-Linked Polyethylene) Đế lót cần đƣợc bảo quản ở nơi khô ráo và tránh tiếp xúc với nhiệt độ cao hoặc ánh nắng mặt trời để tránh biến dạng hoặc hỏng

Xe tài ghép Cuốn co PE

Màng film hoa văn là lớp in hoặc in ấn trực tiếp trên bề mặt của sàn SPC để tạo ra hình ảnh và hoa văn mô phỏng gỗ tự nhiên hoặc các loại sàn khác

Màng film hoa văn cần đƣợc bảo quản ở nơi khô ráo và tránh ánh nắng trực tiếp để tránh phai màu hoặc hỏng

Xe tài ghép Cuốn co PE

Bột nhựa trong sàn SPC chứa chất kết dính chủ yếu là PVC (Polyvinyl Chloride) kết hợp với các khoáng sản tự nhiên nhƣ đá vôi và bột gỗ để tạo nên lớp nhựa cứng, mạnh mẽ và chống nước

Bột nhựa SPC cần đƣợc bảo quản ở nơi khô ráo, thoáng mát và tránh tiếp xúc

Tàu biển Nhập nguyên container (FCL) Phương thức giao hàng: CIF

26 trực tiếp với ánh nắng mặt trời để tránh biến dạng hoặc phai màu

Màng chống xước là lớp bảo vệ chống xước và mài mòn được áp dụng trên màng film hoa văn Thường được làm bằng PVC chất lƣợng cao, màng này giúp bảo vệ sàn khỏi vết trầy xước, mài mòn do sử dụng hàng ngày, và cung cấp độ bền cho sàn SPC

Màng chống xước cần được bảo quản ở nơi khô ráo và tránh tiếp xúc với nhiệt độ cao hoặc ánh nắng mặt trời để tránh biến dạng hoặc hỏng

Tàu biển Nhập nguyên container

(FCL) Phương thức giao hàng: CIF Đóng pallet

Đánh giá công tác quản lý chất lƣợng NCC theo quy trình mua hàng của công ty Inno Floors

3.3.1 Công tác tìm và lựa chọn NCC khi thu mua

Phòng MHCUVT tìm kiếm các NCC qua mạng internet, bạn bè, hội chợ triển lãm, NCC tự tìm đến công ty chào hàng, hay do BGD công ty giới thiệu chỉ định NCC, Đối với các NCC chƣa ký hợp đồng khi có nhu cầu thu mua hàng thì nhân viên MHCUVT tiếp tục ƣu tiên chọn mua các NCC cũ hiện mua, nếu giá cả mua bằng hoặc thấp hơn gái cũ, chất lƣợng không đổi, có hàng giao, các thông tin khác không đổi so với đợt mua gần nhất Ngƣợc lại, nếu NCC cũ thay đổi thông tin hàng mua, nhƣ tăng giá hoặc hàng giao không kịp tiến độ, thì thông thường công ty lấy thêm thông tin hỏi giá và các điều kiện thu mua hàng của tối thiểu 02 NCC, để làm bảng so sánh so với NCC hiện hữu và từ đó chọn lựa 01 NCC tối ƣu nhất trong số các NCC so sánh đó

Thông thường, Trưởng phòng thu mua hàng và BGĐ công ty sẽ dựa vào thông tin liên quan đến việc thu mua hàng vật tƣ trong thời gian gần nhất vừa qua và kết hợp thêm các thông tin liên quan ảnh hưởng đến thị trường vật tư trên báo đài, internet, các mối quan hệ bạn bè về các thông tin nhƣ Tỷ giá USD/VNĐ lạm phát bất ổn chính trị,tình hình cung cầu thị trường hàng điện tử, để quản lý và kiểm tra tính xác thực thông tin chọn NCC mua do nhân viên cấp dưới trình, điều này cũng góp phần hạn chế hiện trạng tiêu cực của nhân viên mua hàng

Tùy theo tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty và cũng tùy thuộc vào hiện trạng thị trường hàng vật tư theo từng thời điểm mà BGĐ công ty Cổ phần Inno Floors đặt ra những tiêu chí chọn NCC phù hợp Thông thường NCC

27 đƣợc chọn thì NCC phải thỏa 06 tiêu chí cơ bản của công ty Cổ phần Inno Floors:

1 Đúng đủ về chất lƣợng hàng 2 Đúng đủ về số lƣợng hàng 3 Giá hàng hợp lý

4 Hạn thanh toán phù hợp

5 Đúng về nguồn gốc, xuất xứ hàng, hãng sản xuất 6 Đúng thời gian giao hàng kịp thời để bảo đảm an toàn cho sản xuất tiến hành liên tục

Trong đó, công ty Cổ phần Inno Floors rất chú trọng 03 tiêu chí:

- Tiêu chí thời gian giao hàng;

- Tiêu chí giá mua hàng

Vì 03 tiêu chí này ảnh hưởng trực tiếp đến việc giá bán sản phẩm và lợi nhuận công ty Hiện tại do công ty chƣa xây dựng đƣợc tiêu chuẩn thang đo tính điểm để làm căn cứ đánh giá NCC, nên Công ty chỉ đánh giá NCC còn mang cảm tính thông qua các dịch vụ hỗ trợ hợp tác của các NCC diễn ra trong quá trình mua hàng, như: NCC nào có chính sách bán hàng tốt: Giá tốt, hưởng chính sách chiết khấu cao, , dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tốt: Sửa đổi lại hàng nhanh chóng, tƣ vấn kỹ thuật, thì đánh giá tốt NCC ấy

Phòng MHCUVT sẽ tổng kết liệt kê chọn ra các NCC chủ lực sau khi chọn đƣợc các NCC đã tích cực hỗ trợ hợp tác với công ty trong suốt thời gian qua

Nhìn chung, việc tìm và lựa chọn NCC của công ty Cổ phần Inno Floors thường chỉ ưu tiên chọn mua các NCC cũ thì việc này giúp cho nhân viên hạn chế được các bước công việc chuẩn bị khi chọn mua NCC mới Ngược lại,

Công ty sẽ ít có sự lựa chọn khi có biến động từ NCC cũ, do công ty chƣa thường xuyên tìm và chọn thêm NCC mới để bổ sung vào danh sách NCC

Ngoài ra trong công tác đánh giá NCC, công ty vẫn chƣa chú trọng quan tâm nhiều đến tiêu chí hạn thanh toán mua hàng, vì thu mua hàngcó hạn thanh toán lâu thì công ty có lợi nhiều mặt về tài chính, nguốn vốn

3.3.2 Công tác thương lượng và đặt hàng tại doanh nghiệp

Khi đã có nhu cầu thu mua hàng thì phòng MHCLVT ưu tiên thương lượng với NCC cũ hiện đã đang mua, nội dung thông tin hỏi hàng gồm: Số lƣợng, loại hàng, chất lƣợng hàng, giá cả, hạn thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng, các điều kiện khác, để so với các thông tin đã nhập mua thời gian gần nhất

Nếu giá mới mua bằng hoặc thấp hơn giá cũ, hạn mức thanh toán vẫn nhƣ cũ hoặc NCC cho hạn thanh toán dài lâu hơn và các điều kiện khác điều kiện khác: Chất lƣợng, thời gian giao đáp ứng đúng theo yêu cầu của công ty thì phòng MHCUVT tiếp tục đặt hàng NCC cũ đó Ngƣợc lại, nếu NCC cũ thay đổi thông tin hàng sắp mua, nhƣ tăng giá, hoặc không có hàng, , thì thông thường công ty dựa vào thông tin hàng hóa đó mà NCC cũ vừa báo để có thêm cơ sở thương lượng NCC khác khi lấy thêm thông tin hỏi giá và các điều kiện

28 thu mua hàng của tối thiểu 02 NCC khác, để so sánh so với NCC cũ mà chọn lựa đặt hàng

Trong thời gian qua, công ty Cổ phần Inno Floors đã chưa thương lượng đàm phán với một số NCC về việc giao hàng miễn phí vận chuyển, do công ty Cổ phần Inno Floors mỗi lần đặt mua số lƣợng quá ít với một số vật tƣ nhƣ keo dán đế, nhựa PVC, hoặc mua lắc nhắc nhiều lần, điều này góp phần làm tăng thêm chi phí mua hàng

Công ty ít chủ động trong việc thương lượng đám phán đặt thu mua hàng với các NCC mới, trừ khi có biến động về thông tin thu mua hàng với NCC cũ thì mới tiến hành làm, do nhân viên thu mua hàng ngại, không tích cực đàm phán làm việc với các NCC mới, như thương lượng dùng thử mẫu miễn phí, , điều này sẽ gây bất lợi và bị động trong việc chọn mua hàng, cũng nhƣ bổ sung thêm danh sách các NCC cho công ty Tuy nhiên, việc thu mua hàng NCC khác có ưu điểm là đánh giá được thực lực kỹ năng thương lượng đàm phán của nhân viên thu mua hàng sâu sắc hơn

Ngoài ra, Công ty sẽ gặp khó khăn hạn chế trong việc lấy thông tin thu mua hàng so sánh giữa các NCC khác, cũng nhƣ khó duy trì và tạo thêm mối quan hệ với các NCC, do công ty cứ liên tục lấy thông tin hỏi hàng từ NCC khác, nhƣ: Giá, chất lƣợng hàng, mà công ty vẫn không thu mua hàng NCC đó thì họ sẽ không cung cấp thông tin những lần hỏi tiếp theo, tức là hỏi hoài mà không mua

3.3.3 Công tác theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng thu mua

Thực trạng việc theo dõi và kiểm tra hàng vật tƣ mua về của công ty chỉ đƣợc thực hiện giữa phòng MHCUVT, Bộ phận kho và bên giao hàng của

MHCUVT, mà chƣa có sự giám sát của bên thứ ba, điều này dễ xảy ra hiện tượng tiêu cực thông đồng giữa bên nhận và bên giao hàng làm ảnh hưởng đến chất lƣợng, số lƣợng hàng vật tƣ mua về không đúng đạt yêu cầu thực mua của công ty

Đánh ƣu và nhƣợc điểm hoạt động quản lý NCC của công ty Inno Floors

đó vẫn đƣợc doanh nghiệp duy trì tiếp tục ƣu tiên đặt hàng cho các đợt thu mua hàng tiếp theo Còn nếu hàng hóa mua về có sai sót do lỗi của NCC hoặc do lỗi sản phẩm thì doanh nghiệp sẽ tìm và lựa chọn NCC khác cho những lần thu mua hàng tiếp sau Mặt khác, do Nhân viên thu mua hàng còn ngại trong việc đàm phán tìm thêm NCC mới

3.4 Đánh ƣu và nhƣợc điểm hoạt động quản lý NCC của công ty Inno Floors 3.4.1 Ƣu điểm

Công ty chủ yếu thu mua hàng trong nước, nên có thể tìm kiếm dễ dàng các NCC bán các vật tư hàng tương ứng với nhu cầu của công ty, điều này có thể giúp công ty có thêm thông tin về các đối thủ cạnh tranh khác từ các NCC

Ngày càng có nhiều đối tác, NCC muốn quan hệ hợp tác với công ty, trong thời gian qua có rất nhiều các NCC tự tìm đến thương lượng chào bán hàng cho công ty Vì thế công ty ngày càng có nhiều cơ hội lựa chọn nhà cung ứng tối ƣu Phòng MHCUVT dễ nắm bắt rõ tình hình nhu cầu cần mua loại vật tƣ nào mà công ty thường xuyên mua dùng, do Nhân viên MHCVVT thường xuyên cập nhật số liệu tồn kho và kiểm soát đƣợc tình hình tồn kho hàng Với quy mô hoạt đông vừa, đội ngũ nhân sự chƣa nhiều, nên công ty cũng có ƣu điểm dễ quản lý, kiểm soát tình hình mọi hoạt động của công ty, dễ dàng phân chia, quản lý và phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn gắn với các công việc giao phó cho từng nhân sự trong phòng, do công tác tổ chức nhân sự trong phòng đơn giản

Việc quy định trách nhiệm rõ ràng trong việc mua hàng, nhằm đảm bảo cung ứng hàng vật tƣ mua về phải thực hiện đúng theo yêu cầu của công ty Nếu CBCNV nào do chủ quan, thiếu trách nhiệm trong công việc mà gây ra thiệt hại cho công ty thì tuỳ theo mức độ gây ra mà công ty sẽ xử lý phù hợp với quy định

Trong công tác tìm và chọn các NCC chủ lực, nhưng công ty chưa thường xuyên tuyển chọn thêm NCC chủ lực, nên công ty có thể sẽ gặp khó khăn trong thu mua hàng khi thị trường có sự biến động về giá cả hàng hóa hoặc NCC cũ hiện hữu không có hàng bán, NCC cũ giải thể, , vì công ty quá bị động trong việc lựa chọn NCC mua hàng, do nhân viên còn e dè, ngại thương lượng đàm phán tìm NCC mới, vì năng lực nghiệp vụ thu mua hàng còn yếu, chƣa chuyên nghiệp Đối với công tác thương lượng và đặt hàng thì công ty chưa tận dụng được ưu thế của người đi thu mua do số lượng đặt mua của một số vật tư còn hạn chế, số lƣợng chƣa nhiều

Do việc thu mua hàng phụ thuộc vào tình hình kinh doanh của công ty khách hàng, nên việc lập kế hoạch cung ứng thu mua hàng của công ty chƣa đầy đủ, kế hoạch thu mua hàng đôi khi không sát với thực tế tình hình sản xuất Và công ty thường phải dùng hàng tồn kho cho các kỳ sản xuất tiếp theo, vì phải mua theo số lƣợng bán tối thiểu của NCC, dẫn tới công ty thu mua hàng dƣ gây ra tồn kho nhiều vật tƣ, làm phát sinh nhiều chi phí, nhƣ: Chi phí bảo quản hàng, chi phí lưu kho, làm chậm vòng quay vốn cho công ty, , cũng làm phát sinh thêm chi phí vận chuyển mà MHCUVT chưa thỏa thuận thương lượng đƣợc với NCC giao miễn phí Vì vậy, nhân viên MHCUVT nên cải thiện, trau dồi bổ sung thêm nghiệp vụ thương lượng đàm phán và giao tiếp với các NCC

Công tác kiểm tra chất lƣợng vật tƣ mua về với thiết bị kiểm tra còn quá thủ công và cảm tính, cho nên công ty cần phải trang bị đầu tƣ thêm thiết bị, dụng cụ đo chuyên dùng để kiểm tra chất lƣợng hàng mua về đạt kết quả chính xác hơn Ngoài ra, công ty cũng phải tăng cường nhân sự hoặc cử nhân viên Bảo vệ giám sát tiến trình việc kiểm tra giao nhận giữa các bộ phận trong công ty với bên giao hàng NCC

Do công ty Cổ phần Inno Floors là một doanh nghiệp có qui mô vừa, nên còn hạn chế số lƣợng nhân viên trong bộ phận thu mua hàng cung ứng vật tƣ Đây là một hạn chế lớn đối với công tác mua hàng Công ty cần tổ chức đào tạo, tuyển dụng thêm nhân viên phụ trách thu mua hàng thì công tác quản trị thu mua hàng của công ty mới hoạt động có hiệu quả cao, điều này sẽ phù hợp hơn nữa nếu công ty mở rộng qui mô kinh doanh

Nhân viên công ty còn non trẻ, trình độ nghiệp vụ chuyên môn còn yếu, nên khả năng phản ứng giải quyết với các tình huống phát sinh bất ngờ xảy ra còn kém, khả năng giải quyết tình huống chƣa linh hoạt, nên làm cho quá trình thương lượng, đặt hàng đạt hiệu quả không cao và nghiệp vụ kỹ năng thu mua hàngcủa nhân viên chƣa chuyên nghiệp, còn thiếu sót nhiều kinh nghiệm thực tế

Ngoài ra, công ty vẫn chƣa xây dựng đƣợc hệ thống quản lý chất lƣợng thu mua hàng hoàn chỉnh và chuyên nghiệp, nói chung trong quá trình thu mua hàng nếu công ty gặp vướng mắc phát sinh chỗ nào thì gỡ rối điều chỉnh khá khó khăn.

Giải pháp nhằm hạn chế nhƣợc điểm và nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý chất lƣợng NCC của công ty Inno Floors bằng hệ thống quản lý TQM

Nhìn chung, quá trình để công ty Cổ phần Inno Floors áp dụng TQM đƣợc chia thành 11 bước sau:

Bước 1: Tiếp cận Doanh nghiệp trước hết cần xác định sự cam kết và quyết tâm của ban lãnh đạo đối với việc kiểm soát và hiểu rõ tất cả các chi phí liên quan đến chất lƣợng của NCC và tầm

31 quan trọng của quá trình mua hàng Tỷ lệ mua hàng trên tổng doanh thu trung bình của công ty Cổ phần Inno Floors là 54% Điều này có nghĩa rằng mỗi đồng doanh thu từ việc bán sản phẩm và dịch vụ, có hơn một nửa sẽ đƣợc chi cho việc mua hàng từ các NCC Vì vậy, ban lãnh đạo của công ty cần nhận thức rõ về việc xây dựng mối quan hệ với các NCC để cùng nhau giảm bớt chi phí liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ, và mong muốn rằng các NCC sẽ đóng góp ý tưởng sáng tạo để không ngừng gia tăng giá trị cho sản phẩm và dịch vụ của công ty Để xác định tính cần thiết và quyết tâm áp dụng TQM Cấp lãnh đạo cao nhất, thống nhất giữa các lãnh đạo và cán bộ chủ chốt, thực hiện cam kết về chất lƣợng của các bộ phận: mục tiêu, chiến lược, chính sách, chương trình, kế hoạch hoạt động chung TQM

Bước 2: Tổ chức và nhân sự

Hiện nay, công ty Cổ phần Inno Floors chƣa thực sự quan tâm tới vấn đề nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng của nhân viên mua hàng, do công ty thường xuyên thu mua hàng của các NCC cũ hiện hữu đối với những hàng vật tư thường xuyên mua Nguyên nhân chủ yếu của hạn chế trên là do công tác thương lượng và đặt hàng của MHCUVT chƣa có nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm còn yếu, nên kết quả trong giao dịch đàm phán không cao Để khắc phục đƣợc tình trạng trên công ty nên có biện pháp nâng cao trình độ nghiệp vụ mọi mặt cho đội ngũ nhân viên mua hàng, đặc biệt là chuyên sâu trong công tác đàm phán, giao dịch Bằng cách là tài trợ toàn bộ học phí cho nhân viên MHCVVT tham gia khóa học nghiệp vụ thu mua hàng tại các trung tâm/ trường doanh nhân tổ chức giảng dạy, như Trường doanh nhân PIT, , hoặc công ty tuyển thêm nhân sự có năng lực, nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm giỏi, để nhằm đào tạo, hướng dẫn lại nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc cho nhân viên cũ, tức là cầm tay chỉ việc cho nhân viên cũ Phòng MHCUVT Đồng thời, duy trì mối quan hệ và hỗ trợ lấy thông tin hỏi hàng cho các lần tiếp theo khi có nhu cầu Mặt khác, BGĐ công ty cần quan tâm hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên cấp dưới thương lượng đàm phán thu mua hàng theo cách thức mà BGĐ gợi ý hướng dẫn

Các nhân viên trong bộ phận thu mua hàng cần đƣợc giao trách nhiệm mua danh mục hàng hoá nhất định Công ty nên quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của họ bằng các văn bản cụ thể, và gắn trách nhiệm của họ với công việc đƣợc giao Nếu nhƣ hoạt động sản xuất kinh doanh bị chậm lại xuất phát từ việc thiếu hàng hoá do nhân viên thu mua hàng nào phụ trách thì nhân viên đó sẽ phải chịu trách nhiệm Đồng thời, công ty nên có những phần thưởng vật chất cũng như tinh thần để khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt công việc nhằm đem lại lợi ích cho công ty, như thu mua hàng giá rẻ và còn hưởng chính sách chiết khấu cao, tìm được nguồn hàng vật tư thay thế tương đương làm giảm chi phí mua, nhằm giảm thiểu hiện trạng tiêu cực của nhân viên trong quá trình mua hàng Công ty nên có công tác chuẩn bị tuyển dụng đạo tạo thêm nhân sự thu mua hàng nếu công ty hướng đến mục tiêu mở rộng sản xuất kinh doanh trong nước và xuất khẩu trong thời gian tới, cũng nhƣ đào tạo lại và nâng cao trình độ tay nghề đối với đội ngũ nhân viên hiện hữu Ngoài biện pháp đào tạo và tuyển dụng nhân sự, công ty phải chú ý tới việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động Công ty phải có một chế độ chính sách đãi ngộ nhân sự hợp lý Công ty nên quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên, nhƣ hàng năm nhân dịp kỷ niệm ngày thành lập công ty, công ty nên tổ chức cho cán bộ công nhân viên công ty đi nghỉ dƣỡng, để nhân viên vui chơi, giải trí

Giải pháp về chế độ đãi ngộ nhân sự thông qua hình thức mà nhƣ:

Thưởng cho những người có công sức đóng góp lớn cho công ty, những người trung thành tận tuỵ với công ty, ví dụ: Tăng hệ số thưởng cuối năm cho số năm thâm niên làm việc cao,… nhằm giảm tiền thưởng cho nhân viên thu mua hàng mà đảm bảo hàng mua chất lượng tốt, giao hàng đúng thời hạn, mua được hàng với giá rẻ và hưởng chính sách chiết khấu thiểu hiện tƣợng tiêu cực của nhân viên trong quá trình mua hàng Tuy nhiên, chế độ thưởng đãi ngộ phải dựa trên nguyên tắc công bằng và hợp lý Bởi vì, nếu công ty làm tốt công tác này thì sẽ tạo nên bầu không khí làm việc tin cậy lẫn nhau

Trợ cấp và các khoản thu nhập khác: Trợ cấp y tế, giáo dục, thai sản, tặng quà nhân dịp ngày lễ tết, , và thực hiện đầy đủ chế độ chính sách bảo hiểm y tế - xã hội cho người lao động

Bước 3: Xây dựng chương trình quản lý chất lượng toàn diện Để hoạch định tổng thể chương trình triển khai TQM với nhiều giai đoạn, bước đi thích hợp cần có một kế hoạch chi tiết, yêu cầu về nguồn lực cần thiết và phân công tách nhiệm cụ thể Điều này bao gồm việc đánh giá mục tiêu và phạm vi của chương trình, xác định các giai đoạn cụ thể và mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn

Inno Floors nên xác định cụ thể những gì cần đƣợc thực hiện tại từng giai đoạn của chương trình TQM Điều này đảm bảo rằng mọi bước thực hiện được theo đúng thứ tự và phù hợp với quy trình tổng thể Thêm vào đó, một bản kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn là bắt buộc bao gồm các hoạt động, thời gian, nguồn lực, và người chịu trách nhiệm

Kế hoạch này giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức có một hướng dẫn rõ ràng về những gì cần làm và khi nào cần thực hiện Đồng thời, cần xác định các nguồn lực (nhân lực, tài chính, thiết bị, v.v.) cần thiết cho từng giai đoạn của chương trình TQM để đảm bảo rằng mọi hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả Mỗi bước hoặc hoạt động cần có người được phân công trách nhiệm cụ thể Điều này đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức biết rõ ai chịu trách nhiệm và quyền hạn cho từng phần công việc

Bước 4: Phát động chương trình và kế hoạch thực hiện TQM

Tuyên truyền trong doanh nghiệp những cuộc vận động, giáo dục ý thức của mọi người

Bước này đòi hỏi việc thông báo và tuyên truyền rộng rãi về chương trình TQM trong công ty Thông điệp về quản lý chất lƣợng cần đƣợc lan truyền đến tất cả các bộ phận và nhân viên trong tổ chức, đặc biệt là các nhân viên phòng MHCUVT và nhân viên kho bãi về chi phí chất lƣợng NCC, trình bày các mục chi phí chất lƣợng liên quan đến công việc một cách dễ hiểu, giúp cho mọi người trong doanh nghiệp nhận thức được một cách dễ dàng :

 Trƣng bày các sản phẩm sai hỏng kèm theo các bảng giá, chi phí mà nó gây ra

 Lập các biểu đồ theo dõi tỉ lệ phế phẩm, nêu rõ những chi phí liên quan đến việc đổi trả và ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, cung cấp sản phẩm ra thị trường

 Cần công khai những loại chi phí nầy, nêu các nguyên nhân và biện pháp khắc phục

Bước 5: Đánh giá chất lượng

33 Đo lường các chi phí hiện tại của doanh nghiệp Đánh giá hiệu quả kinh tế của TQM và đề ra kế hoạch hành động Bước đánh giá chất lượng trong hệ thống quản lý chất lượng TQM của Inno Floors tập trung vào việc đánh giá chất lƣợng hiện tại của NCC, xác định các vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng NCC, ước tính chi phí cải thiện, đánh giá hiệu quả kinh tế, và đề ra kế hoạch hành động để cải thiện chất lƣợng NCC

 Đo lường chi phí hiện tại: Cần tiến hành một cuộc đo lường chi phí hiện tại của doanh nghiệp liên quan đến hoạt động mua hàng, bao gồm các chi phí mua hàng, kiểm soát chất lƣợng nguyên vật liệu, và chi phí liên quan khác Mục tiêu là hiểu rõ tốn kinh phí nhiều nhƣ thế nào để mua đƣợc nguyên vật liệu đầu vào hiện tại

 Xác định vấn đề chất lƣợng và hiệu quả: Cần xác định bất kỳ vấn đề nào liên quan đến chất lƣợng NCC và hiệu quả trong quy trình mua hàng Điều này bao gồm việc xác định các điểm yếu trong quá trình hiện tại

 Đánh giá hiệu quả kinh tế: Cần đánh giá hiệu quả kinh tế của việc triển khai TQM Điều này bao gồm việc xem xét nếu việc cải thiện chất lƣợng NCC sẽ giúp giảm chi phí hoặc tăng hiệu suất sản xuất đƣợc bao nhiêu

Bước 6: Hoạch định chất lượng