(Khoá Luận Tốt Nghiệp) Chu Trình Mua, Nhập Kho Nguyên Vật Liệu Và Thanh Toán Cho Nhà Cung Cấp Tại Công Ty Tnhh- Sx Thương Mại Phước Thành IV

BÞ GIÁO DĀC VÀ ĐÀO T¾O TR¯âNG Đ¾I HâC CĈU LONG

KHOA TÀI CHÍNH – K¾ TOÁN

ĐÀ TÀI:

BÞ GIÁO DĀC VÀ ĐÀO T¾O TR¯âNG Đ¾I HâC CĈU LONG

KHOA TÀI CHÍNH – K¾ TOÁN

ĐÀ TÀI:

TH¯¡NG M¾I PH¯àC THÀNH IV

GVHD: ThS NGUYàN Hà TRÚC MAI SVTH: NGUYàN THà MĀ TIÊN

LàP: K¾ TOÁN – K18 MSSV: 1811044035

NHÊN XÉT CĂA GIÁO VIÊN H¯àNG DÈN

NHÊN XÉT CĂA Đ¡N Và THĀC TÊP

LâI CÀM ¡N

Sau mßt thßi gian học tÁp d°ái mái tr°ßng Đ¿i Học Cửu Long, em đ°āc sự truyền đ¿t kiÁn thăc và sự giúp đÿ tÁn tình cāa quý thầy cô giÁng viên là hành trang quý báu cho sự nhÁn thăc và sự hißu biÁt cāa em ngày hôm nay Em xin ghi nhÁn n¡i này lòng biÁt ¡n chân thành nhất đái vái tất cÁ các thầy cô giÁng viên và đặc biệt là cô ThS Nguyán Hã Trúc Mai, ng°ßi đã tÁn tình h°áng d¿n em hoàn thành đề tài nghiên cău này

Em xin chân thành cÁm ¡n đÁn ban lãnh đ¿o và các anh chị trong Công ty TNHH SX – TM PH¯àC THÀNH IV đã t¿o điều kiện cho em trong suát quá trình thực tÁp t¿i công ty Vái việc đ°āc tiÁp xúc vái thực tÁ, giÁi đáp thắc mắc giúp em có thêm hißu biÁt kiÁn thăc thực tÁ và yêu cầu công việc trong t°¡ng lai

Vái thßi gian thực tÁp ngắn h¿n ván kiÁn thăc h¿n hẹp, b°ác đầu đi vào thực tÁ cāa em còn h¿n chÁ và nhiều bÿ ngÿ nên không trách khßi những thiÁu sót, em rất mong những ý kiÁn đóng góp quý báo cāa ban lãnh đ¿o công ty và quý thầy cô đß kiÁn thăc cāa em trong lĩnh vực này đ°āc hoàn thiện h¡n đãng thßi có điều kiện bå sung, nâng cao kiÁn thăc cāa mình

Cuái lßi em xin gửi lßi chúc săc khße đÁn quý thầy cô t¿i Tr°ßng Đ¿i Học Cửu Long, Khoa KÁ Toán-Tài Chính ngân hàng và Công ty TNHH SÁn Xuất Th°¡ng M¿i Ph°ác Thành IV cùng tÁp thß anh chị nhân viên công ty giành đ°āc nhiều thành công và thắng lāi trong thßi gian sắp tái

Em xin chân thành cÁm ¡n !

Vĩnh Long, ngày… tháng….năm 2021

Sinh viên thực hiện

Nguyán Thị Mỹ Tiên

DANH SÁCH CÁC CĀM TĆ VI¾T TÌT

CCDC Công cÿ dÿng cÿ ĐĐH Đ¡n đặt hàng

HĐ GTGT Hóa đ¡n giá trị gia tng HĐMH Hāp đãng mua hàng NVL Nguyên vÁt liệu NK NhÁp kho

SDCK Sá d° cuái kỳ SDĐK Sá d° đầu kỳ

TNHH SX-TM Trách nhiệm h°u h¿n SÁn xuất – Th°¡ng m¿i TSCĐ Tài sÁn cá định

DANH SÁCH BÀNG

BÁng 2.1: KÁt quÁ ho¿t đßng kinh doanh t¿i Công ty TNHH SX-TM Ph°ác Thành IV giai đo¿n 2018-2020 42 BÁng 2.2: Các kí hiệu cāa l°u đã chăng tą 45

Hình 2.4: Top 200 Sao Vàng đất Việt nm 2018 29

Hình 2.5: S¡ đã quy trình sÁn xuất kinh doanh 30

Hình 2.6: Máy tách màu 31

Hình 2.7: Máy móc thiÁt bị trong dây chuyền sÁn xuất 32

Hình 2.8: SÁn phẩm đã đ°āc đóng gói 32

Hình 2.9: S¡ đã tå chăc bß máy quÁn lý 32

Hình 2.10: S¡ đã tå chăc bß máy kÁ toán 35

Hình 2.11: S¡ đã hình thăc kÁ toán theo hình thăc NhÁt ký chung 39

Hình 2.12: S¡ đã hình thăc kÁ toán trên máy tính 40

Hình 2.13: L°u đã luân chuyßn Đ¡n đặt hàng 46

Hình 2.14: L°u đã luân chuyßn BÁng kê mua hàng 47

Hình 2.15: L°u đã luân chuyßn Hāp đãng mua hàng 48

Hình 2.16: L°u đã Mua nguyên vÁt liệu 49

Hình 2.17: L°u đã luân chuyßn PhiÁu nhÁp kho 50

Hình 2.18: L°u đã l°u chuyßn NhÁp kho 51

Hình 2.19: L°u đã luân chuyßn hóa đ¡n GTGT tą nhà cung cấp 56

Hình 2.20: L°u đã luân chuyßn PhiÁu chi 57

Hình 2.21: L°u đã luân chuyßn Āy nhiệm chi 59

Hình 2.22: L°u đã thanh toán cho nhà cung cấp 60

1.1.1 Mßt sá khái niệm liên quan 4

1.1.2 Phân lo¿i nguyên vÁt liệu 5

1.1.3 Các hình thăc mua nguyên vÁt liệu 5

1.1.4 Các hình thăc thanh toán cho nhà cung cấp 6

1.1.5 Các ho¿t đßng xử lý trong chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp 8

1.2 MĀC TIÊU CĂA CHU TRÌNH MUA, NHÊP KHO NGUYÊN VÊT LIâU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CÂP 8

1.3 Ý NGH)A THĀC TIàN CHU TRÌNH 9

1.4 ĐÞI T¯þNG LIÊN QUAN Đ¾N CHU TRÌNH 10

1.4.1 Hệ tháng tài khoÁn sử dÿng trong chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp 10

1.4.2 Hệ tháng ph°¡ng pháp h¿ch toán các tài khoÁn kÁ toán trong chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp 12 1.4.3 Hệ tháng chăng tą và så sách sử dÿng trong chu trình mua, nhÁp kho nguyên

K¿t luËn Ch°¢ng 1 25

Ch°¢ng 2 THĀC TR¾NG CHU TRÌNH MUA, NHÊP KHO NGUYÊN VÊT LIâU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CÂP T¾I CÔNG TY TNHH SÀN XUÂT TH¯¡NG M¾I PH¯àC THÀNH IV 26

2.1 GIàI THIâU KHÁI QUÁT VÀ CÔNG TY TNHH SX - TM PH¯àC THÀNH IV 26

2.1.1 Tên, địa chỉ, t° cách pháp nhân, hình thăc tå chăc kinh doanh 26

2.1.2 Quá trình hình thành và phát trißn 27

2.1.3 Chăc nng, nhiệm vÿ 29

2.1.4 Mặt hàng kinh doanh chā yÁu 30

2.2 Tâ CHĄC BÞ MÁY SÀN XUÂT KINH DOANH 30

2.3 Tâ CHĄC BÞ MÁY QUÀN LÝ 32

2.3.1 S¡ đã tå chăc quÁn lý 32

2.3.2 Chăc nng nhiệm vÿ cāa tąng phòng ban 33

2.4 Tâ CHĄC CÔNG TÁC K¾ TOÁN T¾I CÔNG TY 35

2.4.1 Tå chăc bß máy kÁ toán 35

2.4.5 Ăng dÿng tin học trong công tác kÁ toán 40

2.5 K¾T QUÀ KINH DOANH MÞT SÞ NM GÄN ĐÂY 41

2.6 THĀC TR¾NG CHU TRÌNH MUA, NHÊP KHO NGUYÊN VÊT LIâU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CÂP T¾I CÔNG TY TNHH SX TH¯¡NG M¾I PH¯àC THÀNH IV 44

2.6.1 Trình tự các b°ác trong chu trình mua nguyên vÁt liệu t¿i công ty 44

2.6.1.1 Đặt mua nguyên vật liệu 44

2.6.1.2 Nhận nguyên vật nhập kho 44

2.6.2 Chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu 45

3.1.1 C¡ sá đề xuất giÁi pháp về tình hình ho¿t đßng cāa Công ty 74

3.1.2 C¡ sá đề xuất giÁi pháp về chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp 75

3.2 Hâ THÞNG GIÀI PHÁP 77

3.2.1 GiÁi pháp về tình hình ho¿t đßng cāa công ty 77

3.2.2 GiÁi pháp về chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp 78

K¿t luËn Ch°¢ng 3 77

PhÅnK¾T LUÊN - KI¾N NGHà 80

1 K¾T LUÊN 80

2 KI¾N NGHà 81 PHĀ LĀC

DANH MĀC TÀI LIâU THAM KHÀO

Trong ho¿t đßng sÁn xuất các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp đß sÁn xuất ra sÁn phẩm vái sá l°āng nhiều, chất l°āng cao nhất Đß đ¿t đ°āc mÿc tiêu này, doanh nghiệp phÁi không ngąng hoàn thiện công tác kÁ toán nói chung và các khoÁn thanh toán cho nhà cung cấp nói riêng Bß phÁn kÁ toán phÁi luôn cÁp nhÁt, đái chiÁu và xem xét các khoÁn nā phÁi trÁ ng°ßi bán đß đÁm bÁo thanh toán đúng h¿n, giữ uy tín đái vái nhà cung cấp đãng thßi tái đa hóa nguãn ván tą khoÁn phÁi trÁ nhà cung cấp Ngoài ra, trong nền kinh tÁ thị tr°ßng sự c¿nh tranh giữa các doanh nghiệp đß tìm kiÁm c¡ hßi phát trißn dián ra rất khắc nghiệt Do đó, hệ tháng thông tin tài chính kÁ toán đóng vai trò quan trọng trong việc giúp cho nhà quÁn lý có đ°āc quyÁt định đúng đắn, đem l¿i lāi ích cho doanh nghiệp Trong quÁn lý tài chính, mßt vấn đề không thß không nhắc đÁn đó là thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, khoÁn thanh toán này Ánh h°áng không nhß đÁn kÁt quÁ ho¿t đßng kinh doanh cāa doanh nghiệp Đß hoàn thành tát vai trò đó, doanh nghiệp không ngąng hoàn thiện công tác kÁ toán vái nhà cung cấp nói riêng Đặt biệt trong giai đo¿n phát trißn nh° hiện nay, sá l°āng các nhà cung cấp ngày càng nhiều nên việc cung cấp thông tin mßt cách nhanh chóng,

kißm soát tát khÁ nng tài chính, nâng cao đ°āc uy tín đái vái các nhà cung cấp về khÁ nng thanh toán cāa doanh nghiệp

NhÁn thăc đ°āc sự quan trọng cāa vấn đề trên em đã chọn đề tài: <Chu trình mua,

nhËp kho nguyên vËt liãu và thanh toán cho nhà cung cÃp t¿i Công ty TNHH- SX Th°¢ng m¿i Ph°ác Thành IV= làm đề tài cho bài khóa luÁn tát nghiệp cāa mình 2 MĀC TIÊU NGHIÊN CĄU

+ Tą những tìm hißu, quan sát t¿i doanh nghiệp đ°a ra mßt sá nhÁn xét và đề xuất mßt sá kiÁn nghị về công tác kÁ toán chung về chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp nói riêng đß doanh nghiệp xem xét và điều chỉnh những h¿n chÁ, tãn t¿i cāa doanh nghiệp cũng nh° nâng cao hiệu quÁ quÁn lý nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp

3 PH¯¡NG PHÁP NGHIÊN CĄU

Ph°¡ng pháp kế thừa: Nghiên cău các tài liệu, kÁt quÁ nghiên cău có sẵn á

công ty, các giáo trình, chuyên đề, khóa luÁn tát nghiệp

Ph°¡ng pháp thu thập số liệu: Sá liệu trong đề tài là sá liệu thă cấp đ°āc lấy

tą các så sách kÁ toán, chăng tą, hoá đ¡n, báo cáo tài chính,&cāa Công ty TNHH SX - TM Ph°ác Thành IV

Ph°¡ng pháp xử lý số liệu:

Ph°¡ng pháp h¿ch toán kÁ toán: sử dÿng chăng tą, tài khoÁn så sách đß hệ tháng

hoá và kißm soát thông tin về các nghiệp vÿ kinh tÁ phát sinh Các d¿ng so sánh th°ßng đ°āc sử dÿng:

Ph°¡ng pháp so sánh tuyệt đái: dựa trên hiệu sá cāa hai chỉ tiêu so sánh là chỉ

Công thăc tính:

0×100%

Trong đó: %A: tác đß tng giÁm

∆A: là phần chênh lệch tng giÁm giữa kỳ A0: là giá trị kỳ gác

4 PH¾M VI VÀ ĐÞI T¯þNG NGHIÊN CĄU 4.1 Ph¿m vi nghiên cąu

- Phạm vi về không gian: Đề tài đ°āc nghiên cău và hoàn thiện t¿i công ty

TNHH- SX Th°¡ng m¿i Ph°ác Thành IV

- Phạm vi về thời gian: Sá liệu sử dÿng trong đề tài là sá liệu thă cấp đ°āc thu

nhÁp tą Công ty TNHH SX - TM Ph°ác Thành IV trong tháng 12 nm 2020 và bÁng báo cáo tài chính cāa Công ty trong ba nm 2018, 2019 và 2020

4.2 Đßi t°ÿng nghiên cąu

Đề tài tÁp trung nghiên cău về chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp t¿i công ty TNHH- SX Th°¡ng m¿i Ph°ác Thành IV

Ch°¢ng 1

C¡ Sä LÝ LUÊN VÀ CHU TRÌNH MUA,

Chương 1 nhằm giới thiệu lý thuyết tổng quan về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp

Sẽ đi sâu tìm hiểu về các khái niệm, chứng từ và kết cấu cāa tài khoản, sổ sách kế toán sử dÿng thông qua các sơ đồ, bảng biểu cāa chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp

1.1 TâNG QUAN VÀ CHU TRÌNH MUA, NHÊP KHO NGUYÊN VÊT LIâU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CÂP

1.1.1 Mßt sß khái niãm liên quan

 Khái niệm nguyên vật liệu

Nguyên vÁt liệu cāa doanh nghiệp là những đái t°āng lao đßng mua ngoài hoặc tự chÁ biÁn dùng cho các mÿc đích sÁn xuất, kinh doanh cāa doanh nghiệp

Ví dÿ: G¿o lăc, lúa&

 Khái niệm chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp

Chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp là chu trình bao gãm các quyÁt định và các chu trình cần thiÁt đß có nguyên vÁt liệu cho quá trình ho¿t đßng cāa doanh nghiệp, th°ßng bắt đầu bằng sự khái x°áng cāa mßt đ¡n đặt mua cāa ng°ßi có trách nhiệm cần nguyên vÁt liệu và kÁt thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về nguyên vÁt liệu nhÁn đ°āc

 Khái niệm khoản phải trả cho nhà cung cấp

KhoÁn phÁi trÁ nhà cung cấp là khoÁn nā phát sinh th°ßng xuyên trong ho¿t đßng kinh doanh cāa doanh nghiệp, liên quan đÁn việc mua nguyên vÁt liệu nh°ng ch°a thanh toán cho nhà cung cấp Bên c¿nh các khoÁn nā tiền mua nguyên vÁt liệu thì cũng có tr°ßng hāp doanh nghiệp ăng tr°ác tiền mua nguyên vÁt liệu cho nhà cung cấp Nh° vÁy, khoÁn phÁi trÁ nhà cung cấp có mái quan hệ mÁt thiÁt vái nghiệp vÿ mua nguyên vÁt liệu, là mßt khoÁn trong chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp

1.1.2 Phân lo¿i nguyên vËt liãu

Nguyên vÁt liệu cāa doanh nghiệp th°ßng đ°āc phân lo¿i theo các nhóm sau: Nguyên vÁt liệu chính, nguyên vÁt liệu phÿ, nhiên liệu, phÿ tùng thay thÁ, vÁt liệu và các thiÁt bị xây dựng c¡ bÁn, và vÁt liệu khác

- Nguyên vật liệu chính: Là những lo¿i nguyên vÁt liệu khi tham gia vào quá

trình sÁn xuất thì cấu thành thực thß vÁt chất, thực thß chính cāa sÁn phẩm Vì vÁy, khái niệm nguyên vÁt liệu chính gắn liền vái doanh nghiệp sÁn xuất cÿ thß Trong các doanh nghiệp kinh doanh th°¡ng m¿i, dịch vÿ& không đặt ra khái niệm vÁt liệu chính, vÁt liệu phÿ Nguyên vÁt liệu chính cũng bao gãm cÁ nửa thành phần mua ngoài vái mÿc đích trực tiÁp quá trình sÁn xuất, chÁ t¿o ra thành phẩm

- Nguyên vật liệu phÿ: Là những vÁt liệu khi tham gia quá trình sÁn xuất, không

cấu thành thực thß chính cāa sÁn phẩm nh°ng có thß kÁt hāp vái vÁt liệu chính làm thay đåi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tng thêm chất l°āng sÁn phẩm hoặc phÿ thußc nhu cầu công nghệ, kỹ thuÁt, bÁo quÁn đóng gói, phÿc vÿ cho quá trình lao đßng

- Nhiên liệu: Là những thăc có tác dÿng cung cấp nhiệt l°āng trong quá trình

sÁn xuất, kinh doanh t¿ điều kiện cho quá trình t¿o sÁn phẩm dián ra bình th°ßng, nhiên liệu có thß tãn t¿i á d¿ng thßn lßng, thß rắn và thß khí

- Phÿ tùng thay thế: Là vÁt liệu dùng đß thay thÁ, sửa chữa máy móc thiÁt bị,

ph°¡ng tiện vÁn tÁi, công cÿ, dÿng cÿ sÁn xuất&

- Vật liệu và thiết bị xây dựng c¡ bản: Là những lo¿i thiÁt bị và vÁt liệu đ°āc

sử dÿng cho công việc c¡ bÁn Đái vái thiÁt bị c¡ bÁn bao gãm cÁ thiÁt bị cần lắp, không cần lắp công cÿ, khí cÿ và vÁt kÁt cấu dùng đß lắp đặt vaò công trình xây dựng c¡ bÁn

1.1.3 Các hình thąc mua nguyên vËt liãu

Các hình thăc cāa chu trình mua nguyên vÁt liệu gãm có: Mua nguyên vÁt liệu nhÁp kho, mua nguyên vÁt liệu không qua kho, nguyên vÁt liệu mua trÁ l¿i và giÁm giá

- Mua nguyên vật liệu nhập kho:

Nguyên vÁt liệu mua về đ°āc đ°a vào nhÁp kho theo hóa đ¡n GTGT (do bên

đặt hàng cāa ng°ßi mua, doanh nghiệp mái tiÁn hành xuất ra khßi kho đß bán cho khách hàng đông thßi lÁp hóa đ¡n GTGT về sá nguyên liệu đã bán

- Mua nguyên vật liệu không qua kho:

Ng°āc l¿i vái hình thăc mua nguyên vÁt liệu nhÁp kho thì mua nguyên vÁt liệu không qua kho không đ°āc đ°a vào nhÁp kho mà bán thẳng cho khách hàng theo đ¡n đặt hàng tr°ác đó, doanh nghiệp cn că vào hóa đ¡n GTGT đß tiÁn hành ghi så sá hàng thực mua và lÁp hóa đ¡n GTGT về sá hàng thực bán

- Nguyên vật liệu trả lại và giảm giá:

Doanh nghiệp mua nguyên vÁt liệu: Ng°ßi bán đã xuất hóa đ¡n,doanh nghiệp đã nhÁn hàng nh°ng sau đó doanh nghiệp phát hiện nguyên vÁt liệu không đúng quy cách, chất l°āng nên phÁi trÁ toàn bß hay mßt phần nguyên vÁt liệu Khi xuất nguyên vÁt liệu trÁ l¿i cho ng°ßu bán, doanh nghiệp phÁi lÁp hóa đ¡n phÁi ghi rõ nguyên vÁt liệu trÁ l¿i cho ng°ßi bán do không đúng quy cách, chất l°āng, tiền thuÁ GTGT Hóa đ¡n này là cn că đß bên bán điều chỉnh doanh sá bán và sá thuÁ GTGT đầu ra, bên mua điều chỉnh doanh sá mua và sá thuÁ GTGT dầu vào

Tr°ßng hāp ng°ßi mua là đái t°āng không có hóa đ¡n, khi trÁ l¿i nguyên vÁt liệu bên mua và bên bán phÁi lÁp biên bÁn hoặc thßa thuÁn bằng vn bÁn ghi rõ lo¿i nguyên vÁt liệu, sá l°āng, giá trị hàng trÁ l¿i theo giá không có thuÁ GTGT, tiền thuÁ GTGT theo hóa đ¡n bán hàng (sá, kí hiệu, ngày, tháng cāa hóa đ¡n), lý do trÁ hàng kèm theo hóa đ¡n gửi cho bên bán Biêm bÁn này đ°āc l°u giữ cùng vái hóa đ¡n bán hàng đß làm cn că điều chỉnh kê khai doanh sá bán và thuÁ GTGT cāa bên bán, kê khai doanh sá mua và thuÁ GTGT cāa bên mua

1.1.4 Các hình thąc thanh toán cho nhà cung cÃp

Thanh toán cho nhà cung cấp gãm có hai ph°¡ng thăc thanh toán phå biÁn là: Thanh toán tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt

 Thanh toán bằng tiền mặt

Thanh toán bằng tiền mặt bao gãm các lo¿i hình thăc thanh toán nh°: Thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiÁu ngân hàng, bằng ngo¿i tệ các lo¿i và các lo¿i giấy tß có giá khác nhau nh° tiền Khi nhÁn đ°āc nguyên vÁt liệu, hàng hóa, dịch vÿ thì bên mua xuất tiền mặt á quỹ đß trÁ trực tiÁp cho ng°ßi bán

Hình thăc thanh toán này thực tÁ chi phù hāp các lo¿i hình giao dịch vái sá l°āng nhß và đ¡n giá, bái vì các khoÁn mua có giá trị lán việc thanh toán trá nên phăc t¿p và an toàn Thông th°ßng hình thăc này đ°āc áp dÿng trong thanh toán vái các công nhân viên, vái các nhà cung cấp nhß, lẻ&

 Thanh toán không dùng tiền mặt

Đây là các hình thăc thanh toán đ°āc thực hiện bằng cách tính chuyßn tài khoÁn hoặc thanh toán bù trą qua các đ¡n vị trung gian là ngân hàng Các hình thăc cÿ thß bao gãm:

- Thanh toán bằng séc

Séc là chăng tą thanh toán do chā tài khoÁn lÁp trên m¿u in sẵn đặt biệt cāa ngân hàng tính tiền tą tài khoÁn cāa mình trÁ cho đ¡n vị h°áng có tên trên séc Đ¡n vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dÿng séc Séc chi phát hành khi tài khoÁn á ngân hang có sá d° Séc thanh toán gãm có séc chuyßn khoÁn, séc bÁo chi, séc tiền mặt và séc định măc

- Thanh toán bằng Āy nhiệm thu

Là hình thăc thanh toán mà chā tài khoÁn āy nhiệm cho ngân hàng thu hß mßt sá tiền nào đó tą khách hàng hoặc hoặc các đái t°āng khác

- Thanh toán bằng Uỷ nhiệm chi

Uỷ nhiệm chi là giấy āy nhiệm cāa chā tài khoÁn nhß ngân hàng phÿc vÿ mình chuyßn mßt sá tiền nhất định đß trÁ cho nhà cung cấp, nßp ngân sách nhà n°ác, và mßt sá hình thăc khác&

1.1.5 Các ho¿t đßng xĉ lý trong chu trình mua, nhËp kho nguyên vËt liãu và thanh toán cho nhà cung cÃp

- Đặt mua nguyên vật liệu

Khi có nhu cầu mua nguyên vÁt liệu, doanh nghiệp tiÁn hành xem xét các nhà cung cấp, bÁng báo giá đß lựa chọn nhà cung cấp và nguyên vÁt liệu phù hāp, sau đó tiÁn hành đặt mua hàng qua điện tho¿i, đ¡n đặt hàng&

- Nhận nguyên vật liệu

Sau khi nhà cung cấp đãng ý và tiền hành các thā tÿc cần thiÁt, doanh ngiệp kißm tra, đái chiÁu và nhÁp kho nguyên vÁt liệu hay đ°a thẳng vào quá trình sÁn xuất

- Nhận hóa đ¡n, theo dõi nợ phải trả

Khi nhÁn hàng, doanh nghiệp s¿ đãng thßi nhÁn hóa đ¡n tą nhà cung cấp, bß phÁn có liên quan s¿ kißm tra, đái chiÁu và ghi nhÁn, theo dõi khoÁn nā phÁi trÁ cho nhà cung cấp

- Thanh toán cho ng°ời bán

Bß phÁn có liên quan s¿ xem xét các khoÁn nā, tính toán và thanh toán cho nhà cung cấp các khoÁn nā mßt cách hāp lý và đúng thßi h¿n, đÁm bÁo cho doanh nghiệp có thß h°áng các khoÁn chiÁt khấu thanh toán và tránh bị ph¿t do thanh toán trá h¿n

1.2 MĀC TIÊU CĂA CHU TRÌNH MUA, NHÊP KHO NGUYÊN VÊT LIâU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CÂP

- Dự toán mua hàng và dòng tiền cāa doanh nghiệp

Là việc dự tính sá l°āng mặt hàng cần phÁi mua vào trong kỳ đß đaops ăng nhu cầu sÁn xuất kinh doanh, dự toán chi tiÁt những khoÁn tiền cũng nh° thßi gian chính xác s¿ chi trong thßi gian tái

- Theo dõi số tiền phải trả

Kißm tra chi tiÁt các hóa đ¡n nhÁn đ°āc vái đ¡n hàng và biên bÁn giao hàng liên quan Mÿc tiêu cāa việc này đÁm bÁo tất cÁ các hóa đ¡n đã kißm tra s¿ liên quan đÁn những giao dịch mua hàng hāp lệ và nhÁn đúng hàng, đÁm bÁo doanh nghiệp không thanh toán v°āt sá nā phÁi trÁ cho nhà cung cấp Mọi khoÁn nā phÁi tra đ°āc theo dõi cho tąng đái t°āng, tąng lần thanh toán

- Kiểm soát hàng tồn kho

Kißm kê các nguyên liệu đã xuất dùng đß tránh tình tr¿ng mất mát sử dÿng không đúng mÿc đích, giữ măc tãn kho thấp nhất, vái thßi gian ngắn nhất Việc này, s¿ giúp doanh nghiệp tiÁt kiệm tiền b¿c, giÁm hao hÿt Nên việc kißm soát hàng tãn kho phÁi xác định là:

+ Đặt hàng bao nhiêu? + Khi nào cần đặt hàng? - Xác nhËn căa nhà cung cÃp

Đß đÁm bÁo sự phê duyệt thích hāp cho các khoÁn phÁi trÁ, chi trÁ đúng h¿n cho sá l°āng hàng thực nhÁn, theo đúng đ¡n giá đã thßa thuÁn, tránh trÁ tiền trùng lặp

- Thanh toán đúng hạn với chính xác cho nhà cung cấp

Theo dõi thßi h¿n thanh toán tąng chā nā, tąng họp đãng, tą đó lÁp kÁ ho¿ch theo thßi h¿n h°áng chiÁt khấu Doanh nghiệp s¿ cân đái nguãn thu, thực hiện thanh toán sao cho tÁn dÿng tái đa khÁ nng h°áng sá tiền chiÁt khấu thanh toán

- Dự toán chi tiền

Đß các nhà quÁn lý biÁt đ°āc các chi phí phát sinh về những khoÁn chi tiền mua nguyên vÁt liệu, chi cho lao đßng trực tiÁp, chi cho sÁn xuất chung, chi nßp thuÁ, chi cho việc mua sắm tài sÁn, chi trÁ lãi vay ngân hàng& tą đó có cách chi cho phù hāp vái tình hình ho¿t đßng kinh doanh cāa công ty

1.3 Ý NGH)A THĀC TIàN CHU TRÌNH

Chu trình sÁn xuất cāa mỗi doanh nghiệp bao gãm các ho¿t đßng nái tiÁp liên tÿc thành vòng tuần hoàn, lặp đi lặp l¿i t¿o nên chu kỳ sÁn xuất theo cách nhìn cāa nhà quÁn lý theo gác đß tài chính

Chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp là chu trình chuyßn đåi quyền sá hữu cāa nguyên vÁt liệu qua quá trình trao đåi tiền- nguyên vÁt liệu giữa khách hàng và nhà cung cấp Chu trình đ°āc bắt đầu tą yêu cầu mua hàng cāa khách hàng (đ¡n đặt hàng) và kÁt thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về nguyên vÁt liệu nhÁn đ°āc

Trong mỗi đ¡n vị sÁn xuất kinh doanh thì quá trình mua hàng cung cấp các yÁu tá đầu vào giúp cho quá trình sÁn xuất kinh doanh cāa doanh nghiệp đ°āc thực hiện

định đÁn các yÁu tá đầu ra Do đó, doanh nghiệp muán đ¿t hiệu quÁ kinh doanh tái đa thì cần thiÁt phÁi tái thißu hóa chi phí đầu vào Muán đ¿t đ°āc điều này thì doanh nghiệp cần có biện pháp thực hiện hiệu quÁ chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp Việc quÁn lý và thực hiện tát chu trình này là điều kiện cần đß doanh nghiệp phát trißn

1.4 ĐÞI T¯þNG LIÊN QUAN Đ¾N CHU TRÌNH

1.4.1 Hã thßng tài khoÁn sĉ dāng trong chu trình mua, nhËp kho nguyên vËt liãu và thanh toán cho nhà cung cÃp

 Tài khoÁn 111- TiÁn m¿t Có k¿t cÃu nh° sau: TK 111- TiÁn m¿t

- Các khoÁn tiền mặt, ngo¿i tệ, vàng b¿c, kim khí quý, đá quý nhÁp quỹ

- Các khoÁn nh° trên thąa á quỹ phát hiện khi kißm kê

- Chênh lệch tng tỷ giá hoái đoái do đánh giá l¿i sá d° ngo¿i tệ cuái kỳ

- Các khoÁn tiền mặt, ngo¿i tệ, vàng b¿c, kim khí quý, đá quý xuất quỹ

- Các khoÁn nh° trên thiÁu hÿt á quỹ phát hiện khi kißm kê

- Chênh lệch giÁm tỷ giá hoái đoái do đánh giá l¿i sá d° ngo¿i tệ cuái kỳ SDCK: Các khoÁn tiền mặt, ngo¿i tệ,

vàng b¿c, kim khí quý,đá quý tãn quỹ tiền mặt

 Tài khoÁn 112- TiÁn gĉi ngân hàng Có k¿t cÃu nh° sau: TK 112- TiÁn gĉi ngân hàng

- Các khoÁn tiền Việt Nam, ngo¿i tệ, vàng b¿c, kim quý gửi vào ngân hàng - Chênh lệch tng tỷ giá hái đoái do đánh giá sá d° tiền gửi ngo¿i tệ cuái kỳ

- Các khoÁn tiền Việt Nam, ngo¿i tệ, vàng b¿c, kim quý rút ra tą ngân hàng - Chênh lệch giÁm tỷ giá hái đoái do đánh giá sá d° tiền gửi ngo¿i tệ cuái kỳ SDCK: Sá tiền Việt Nam, ngo¿i tệ, vàng

b¿c, đá quý còn t¿i ngân hàng

 Tài khoÁn 133- Thu¿ GTGT đ°ÿc khÃu trć Có k¿t cÃu nh° sau: TK 133- Thu¿ GTGT đ°ÿc khÃu trć

- Sá thuÁ GTGT đầu vào đ°āc khấu trą -Sá thuÁ GTGT đầu vào đã khấu trą

KÁt chuyßn sá thuÁ GTGT đầu vào không đ°āc khấu trą

- ThuÁ GTGT đầu vào cāa hàng hóa mua vào nh°ng bị trÁ l¿i , đ°āc giÁm giá - Sá thuÁ GTGT đầu vào đã đ°āc hoàn l¿i SDCK: Sá thuÁ GTGT đầu vào còn

đ°āc khấu trą, sá thuÁ GTGT đ°āc

 Tài khoÁn 151- Hàng mua đang đi trên đ°ãng Có k¿t cÃu nh° sau: TK 151- Hàng mua đang đi trên đ°ãng

- Trị giá vÁt t° đã mua đang đi đ°ßng - KÁt chuyßn giá trị thực tÁ cāa vÁt t° mua đang đi đ°ßng cuái kỳ

- Trị giá vÁt t° đã mua đang đi đ°ßng về nhÁp kho hoặc đã chuyßn giao thẳng cho khách hàng, bß phÁn sÁn xuất

- KÁt chuyßn giá trị thực tÁ cāa vÁt t° mua đang đi đ°ßng đầu kỳ

 Tài khoÁn 152- Nguyên vËt liãu Có k¿t cÃu nh° sau: Tài khoÁn 152- Nguyên vËt liãu

- Trị giá thực tÁ cāa nguyên vÁt liệu nhÁp kho do mua ngoài, tự chÁ, thuê ngoài gia công, chÁ biÁn, nhÁn góp ván liên doanh hoặc tą các nguãn khác

- Trị giá nguyên vÁt liệu thąa phát hiện khi kißm kê

- KÁt chuyßn trị giá thực tÁ cāa nguyên vÁt liệu tãn kho cuái kỳ

- Trị giá nguyên vÁt liệu xuất kho dùng cho sÁn xuất, kinh doanh, đß bán, thuê ngoài gia công, chÁ biÁn hoặc đ°a đi góp ván

- Trị giá nguyên vÁt liệu trÁ l¿i ng°ßi bán hoặc đ°āc giÁm giá hàng mua

- ChiÁt khấu th°¡ng m¿i nguyên vÁt liệu khi mua đ°āc h°áng

- Trị giá nguyên vÁt liệu hao hÿt, mất mát phát hiện khi kißm kê

- KÁt chuyßn trị giá thực tÁ cāa nguyên vÁt liệu tãn kho đầu kỳ

SDCK: Trị giá thực tÁ cāa nguyên vÁt liệu tãn kho cuái kỳ

 Tài khoÁn 331- PhÁi trÁ cho ng°ãi bán Có k¿t cÃu nh° sau: Tài khoÁn 331- PhÁi trÁ cho ng°ãi bán

- Sá tiền đã trÁ cho ng°ßi bán vÁt t°, hàng hóa - Sá tiền ăng tr°ác cho ng°ßi bán nh°ng ch°a nhÁn đ°āc vÁt t°, hàng hóa

- Sá tiền ng°ßi bán chấp thuÁn giÁm giá hàng hóa đã giao theo hāp đãng

- ChiÁt khấu thanh toán và chiÁt khấu th°¡ng m¿i đ°āc ng°ßi bán châp thuÁn cho doanh nghiệp giÁm trą vào nā phÁi tra cho ng°ßi bán

- Giá trị vÁt t°, hàng hóa thiÁu hÿt, kém phẩm chất khi kißm nhÁn và trÁ l¿i ng°ßi bán

- Sá tiền phÁi trÁ cho ng°ßi bán vÁt t°, hàng hóa

- Điều chỉnh sá chênh lệch giữa giá t¿m tính nhß h¡n giá trị thực tÁ cāa sá vÁt t°, hàng hóa đã nhÁn, khi có hóa đ¡n hoặc thông báo giá chính thăc

PhÁn ánh sá tiền đã ăng tr°ác ng°ßi bán hoặc

sá đã trÁ nhiều h¡n sá phÁi trã cho ng°ßi bán SDCK: Sng°ßi bán, ng°ßi cung cấp á tiền còn phÁi trÁ cho

1.4.2 Hã thßng ph°¢ng pháp h¿ch toán các tài khoÁn k¿ toán trong chu trình mua, nhËp kho nguyên vËt liãu và thanh toán cho nhà cung cÃp

 Ph°¢ng pháp h¿ch toán TK 111- TiÁn m¿t

1 1 2111 - TiÁn m¿t (1111) 1 1 2

Rút TGNH về quỹ tiền mặt Gửi tiền mặt vào ngân hàng

121, 128, 221 121, 128, 221 222, 228 222, 228

Đầu t° bằng tiền mặt Bán, thu hãi các khoÁn đầu t°

5 1 5 6 3 5 141, 627, 641 642, 241, 635, 811

Chi t¿m ăng và chi phí phát sinh

211, 213, 217, 152, 241 3 3 3 153, 156, 157, 611

NhÁn trā cấp, trā giá tą NSNN

Mua vÁt t°, hàng hoá, công cÿ,

3 4 4 TSCĐ, đầu t° XDCB bằng tiềnNhÁn ký quỹ, ký c°ācmặt 331, 341

333, 334, 336, 338 4 1 1 Thanh toán nā phÁi trÁ bằng

NhÁn ván đ°āc cấp, nhÁn ván tiền mặt

góp bằng tiền mặt 2 4 4 511, 515, 711 Ký c°āc, ký quỹ bằng tiền mặt

Doanh thu, thu nhÁp khác bằng

 Ph°¢ng pháp h¿ch toán TK 112- TiÁn gĉi ngân hàng

Gửi tiền mặt vào ngân hàng Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt

121, 128, 221 222, 228

Các khoÁn đầu t° bằng tiền gửi Thu hãi ván đầu t° ngắn h¿n,

t¿m ăng, cho vay

Mua vÁt t°, hàng hoá, c/cÿ, d/cÿ

ký quỹ Thanh toán các khoÁn nā phÁi trÁ, nā vay

TrÁ l¿i ván góp, trÁ cå tăc, lāi nhuÁn cho

bằng tiền gửi Thanh toán các khoÁn chiÁt khấu T/m¿i, giÁm giá, hàng bán bị trÁ l¿i

ThuÁ GTGTThuÁ GTGT

NhÁn các khoÁn trā cấp, trā giá cāa nhà n°ác

338

 Ph°¢ng pháp h¿ch toán TK 133- Thu¿ GTGT đ°ÿc khÃu trć

 Ph°¢ng pháp h¿ch toán TK 151- Hàng mua đang đi đ°ãng

Hàng mua đang đi đ°ßng Hàng mua đang đi đ°ßng đã nhÁp kho

 Ph°¢ng pháp h¿ch toán TK 152- Nguyên vËt liãu

111,112,141, 1 5 2 621,623,627331,151Nguyên liãu, vËt liãu 641,642,241

133

NVL nhÁp khẩu (nÁu có) Xuất NVL thuê ngoài gia công, chÁ biÁn

NVL đã xuất sử dÿng NVL xuất bán, NVL dùng đß mua l¿i phần

154

 Ph°¢ng pháp h¿ch toán TK 331 - PhÁi trÁ cho ng°ãi bán

331 - PhÁi trÁ cho ng°ãi bán

151, 152, 153, 156, 611

Mua vÁt t°, hàng hoá nhÁp kho Ăng tr°ác tiền cho ng°ßi bán 133

Thanh toán các khoÁn phÁi trÁ

Tr°ßng hāp khoÁn nā phÁi trÁ cho ng°ßi bán không tìm ra chā nā

511 Khi nhÁn hàng bán đ¿i lý đúng Hoa hãng đ¿i lý đ°āc h°áng giá h°áng hoa hãng

Chênh lệch tỷ giá giÁm khi cuái Chênh lệch tỷ giá tng khi cuái kỳ kỳ đánh giá các khoÁn phÁi trÁ đánh giá các khoÁn phÁi trÁ ng°ßi ng°ßi bán bằng ngo¿i tệ bán bằng ngo¿i tệ

156, 241, 242, 623,152, 153, 157, 211, 213 5 1 5

111, 112, 131,&

133111, 112, 341

4 1 3

151, 152, 156, 211

1.4.3 Hã thßng chąng tć và sã sách sĉ dāng trong chu trình mua, nhËp kho nguyên vËt liãu và thanh toán cho nhà cung cÃp

 Các lo¿i chąng tć phát sinh liên quan đ¿n chu trình mua, nhËp kho nguyên vËt liãu

 Phi¿u yêu cÅu mua nguyên vËt liãu

 Mÿc đích cāa việc lập phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu

Khi l°āng nguyên vÁt liệu t¿i các bß phÁn sÁn xuất hoặc trong kho không đáp ăng đā cho việc sÁn xuất, khi đó phiÁu yêu cầu nguyên vÁt liệu s¿ đ°āc lÁp nhằm thông báo lên cho các bß phÁn có thẩm quyền cao h¡n xem xét, phê duyệt và kịp thßi ra quyÁt định mua thêm nguyên vÁt liệu đáp ăng cho bß phÁn đã yêu cầu

• Quy trình lập và luân chuyển phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu

- Cn că vào tình hình thực tÁ t¿i doanh nghiệp, các phòng ban liên quan xác định nhu cầu sử dÿng nguyên vÁt liệu và lÁp phiÁu yêu cầu mua nguyên vÁt liệu trình Giám đác duyệt

- Giám đác xem xét phiÁu yêu cầu mua nguyên vÁt liệu và duyệt nÁu đãng ý - PhiÁu yêu cầu mua nguyên vÁt liệu đã duyệt đ°āc chuyßn cho bß phÁn thực hiện Bß phÁn này s¿ tìm nhà cung cấp phù hāp đß đáp ăng đ°āc yêu cầu doanh nghiệp

 Các chỉ tiêu cāa một phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu

- Tên ng°ßi yêu cầu hoặc bß phÁn yêu cầu mua nguyên vÁt liệu - Lý do yêu cầu mua nguyên vÁt liệu

- Các thông tin về nguyên vÁt liệu: Tên nguyên vÁt liệu, đ¡n vị tính, sá l°āng, mÿc đích,&

- Ngày tháng nm lÁp, ngày tháng nm duyệt - Chữ ký cāa ng°ßi lÁp và ng°ßi xét duyệt

 BÁng báo giá

 Mÿc đích cāa việc yêu cầu cung cấp Bảng báo giá

Doanh nghiệp yêu cầu ng°ßi bán cung cấp BÁng báo giá nhằm xem xét, tính toán sá l°āng và sá tiền cần thiÁt đß mua nguyên vÁt liệu sau khi chọn đ°āc nhà cung cấp

Khi doanh nghiệp chọn lựa đ°āc nhà cung cấp phù hāp, đáp ăng đā các chỉ tiêu mà doanh nghiệp đặt ra, phòng kinh doanh tiÁn hành lÁp đ¡n đề nghị nhà cung cấp báo giá các lo¿i nguyên vÁt liệu mà doanh nghiệp cần mua

• Các chỉ tiêu cāa một Bảng báo giá

Tùy theo đặc đißm tąng doanh nghiệp, bÁng báo giá đ°āc thiÁt kÁ cho phù hāp Thông th°ßng bÁng báo giá bao gãm các chỉ tiêu:

- Các thông tin về nhà cung cấp nh°: Tên nhà cung cấp, đ¿i chỉ, mã sá thuÁ, sá điện tho¿i, sá tài khoÁn&

- Các thông tin về đ¡n vị nhÁn bÁng báo giá: Tên, địa chỉ, fax, điện tho¿i - Các thông tin về tài liệu nguyên: Tên vÁt liệu nguyên, chāng lo¿i, đ¡n vị tính, đ¡n giá ch°a thuÁ GTGT, thuÁ GTGT, đ¡n giá bao gãm thuÁ GTGT&

 Đ¢n đ¿t hàng

• Mÿc đích cāa việc lập Đơn đặt hàng

Đ¡n đặt hàng đ°āc lÁp và gửi đÁn cho nhà cung cấp đß họ xem xét nßi dung và điều khoÁn cāa doanh nghiệp đ°a ra NÁu đãng ý nhà cung cấp s¿ chuẩn bị và giao các nguyên vÁt liệu mà doanh nghiệp đã đặt hàng

• Quy trình thực hiện và luân chuyển đơn đặt hàng

Sau khi thu thÁp đā thông tin về nhà cung cấp s¿ nhÁn đ°āc bÁng báo giá, phòng kinh doanh tiÁn hành xem xét, tính toán măc đß phù hāp cāa các sá liệu thu thÁp đ°āc Sau đó họ lÁp đ¡n hàng và trình lên Giám đác hoặc tr°áng bß phÁn xem xét và phê duyệt đ¡n đặt hàng đß chuẩn bị cho việc đặt mua hàng hóa, nguyên vÁt liệu

• Các chỉ tiêu cāa một đơn đặt hàng

- Thông tin về bên đặt hàng: Tên doanh nghiệp (bên đặt hàng), địa chỉ, điện tho¿i, fax, mã sá thuÁ&

- Thông tin về vÁt liệu nguyên: Ngày đặt hàng, tên hàng, sá l°āng, đ¡n giá, thành tiền, táng sá tiền ch°a thuÁ GTGT, thuÁ GTGT, tång sá tiền bao gãm thuÁ GTGT, các điều khoÁn kèm theo&

- Chữ ký cāa bên đặt hàng và bên bán hàng

 Biên bÁn kißm nghiãm nguyên vËt liãu

• Mÿc địch cāa việc lập Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu

Khi nhÁp kho mßt l°āng lán vÁt liệu lán vái giá trị cao, doanh nghiệp lÁp biên bÁn kißm nghiệm nguyên vÁt liệu đß xác định sá l°āng, chất l°āng nguyên vÁt liệu chính xác nhất Giúp doanh nghiệp tránh tình tr¿ng mất mát, h° hßng tr°ác khi nhÁp kho Đãng thßi đây là chăng tą làm cn că đß quy trách nhiệm trong thanh toán và quÁn lý

 Trình tự luân chuyển cāa Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu

Sau khi ban kißm nghiệm nguyên vÁt liệu cāa doanh nghiệp cùng thā kho, bß phÁn kÁ toán và bß phÁn liên quan kißm tra nguyên vÁt liệu, biên bÁn kißm nghiệm nguyên vÁt liệu đ°āc trình lên giám đác, tr°áng kÁ toán, thā kho, tr°áng ban kißm tra xem xét và ký duyệt Biên bÁn kißm nghiệm nguyên vÁt liệu đ°āc thiÁt lÁp thành 2 bÁn:

- 1 bÁn giao thăc cho ng°ßi giao hàng

- 1 bÁn giao cho phòng kÁ toán chép và quÁn lý

 Các chỉ tiêu cāa một Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu

- Họ tên đ¡n vị (hoặc đóng dấu đ¡n vị), bß phÁn sử dÿng, sá m¿u - Ngày tháng nm lÁp biên bÁn, sá cāa biên bÁn

- Tên các thành viên trong ban kißm nghiệm và chăc vÿ

- Nßi dung kißm nghiệm: Tên nhãn hiệu, quy cách nguyên vÁt liệu, công cÿ, sÁn phẩm, hàng hóa, mã sá, ph°¡ng thăc kißm nghiệm, đ¡n vị tính, sá l°āng theo chăng tą, kÁt quÁ kißm nghiệm, ghi chú, ý kiÁn cāa ban kißm nghiệm

- Chữ ký cāa ban kißm nghiệm, đ¿i diện kỹ thuÁt, thā kho, tr°áng ban

 Biên bÁn giao nhËn hàng

 Mÿc đích cāa việc lập giao nhận hàng

Biên bÁn giao nhÁn hàng là mßt trong những chăng tą quan trọng đái vái doanh nghiệp cũng nh° nhà cung cấp Biên bÁn đ°āc lÁp nhằm xác nhÁn việc giao nhÁn hàng hóa, nguyên vÁt liệu giữa các bên Nó đ°āc dùng làm cn că đß giao nhÁn hàng hóa, nguyên vÁt liệu và ghi så kÁ toán

• Các chỉ tiêu cāa một biên bản giao nhận hàng

- Quác hiệu và tiêu ngữ

- Nßi dung về nguyên vÁt liệu mà hai bên bàn giao: Tên nguyên vÁt liệu, quy cách đ¡n vị tính, sá l°āng

- Các chăng tą kèm theo các nßi dung khác

- Chữ ký cāa đ¿i diện bên A, chữ ký cāa bên đ¿i diện B

 Phi¿u nhËp kho

 Mÿc đích cāa việc lập Phiếu nhập kho

PhiÁu nhÁp kho đ°āc lÁp nhằm xác định sá l°āng nguyên vÁt liệu, công cÿ, sÁn phẩm, hàng hóa nhÁp kho Đãng thßi đây là cn că ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm vái những ng°ßi có liên quan và ghi så kÁ toán

• Trình tự luân chuyển cāa Phiếu nhập kho

PhiÁu nhÁp kho do bß phÁn mua hàng, kinh doanh hay sÁn xuất lÁp thành 2 liên đái vái vÁt liệu nguyên, hàng hóa mua ngoài Ng°ßi lÁp phiÁu ký tên, ng°ßi giao hàng mang phiÁu đÁn kho nhÁp nguyên vÁt liệu, hàng hóa NhÁp kho xong, thā kho ghi ngày, tháng, nm nhÁp kho, cùng ng°ßi giao hàng ký vào phiÁu, thā kho giữ liên 2 đß ghi thẻ kho và chuyßn cho kÁ toán đß ghi så kÁ toán, liên 1 đ°āc l°u á n¡i lÁp phiÁu

 Các chỉ tiêu cāa một Phiếu nhập kho

- Họ tên đ¡n vị (hoặc đóng dấu đ¡n vị), bß phÁn nhÁp kho, m¿u sá - Ngày tháng nm lÁp phiÁu, sá

- Họ tên ng°ßi giao, sá hóa đ¡n hoặc lệnh nhÁp kho, tên kho, địa đißm nhÁp liệu, công cÿ, sÁn phẩm, hàng hóa, mã sá, đ¡n vị tính, sá l°āng theo chăng tą, sá l°āng thực nhÁp, đ¡n giá, thành tiền, tång sá tiền (viÁt bằng chữ), các chăng tą gác kèm theo

- Chữ ký cāa ng°ßi lÁp bißu, ng°ßi giao hàng, thā kho, kÁ toán tr°áng

 Phi¿u giao hàng

 Mÿc đích cāa công việc nhận Phiếu giao hàng

PhiÁu giao hàng là chăng tą do nhà cung cấp gửi đÁn Đây là cn că đß ng°ßi nhÁn nguyên vÁt liệu hoặc thā tÿc kißm tra, đái chiÁu sá l°āng, quy cách cāa nguyên vÁt liệu, hàng hóa tr°ác khi nhÁp kho Đãng thßi phiÁu giao hàng còn dùng đß ghi chép, đái chiÁu công nā phÁi trÁ cho nhà cung cấp

 Các chỉ tiêu cāa một Phiếu giao hàng

- Thông tin bên trong giao hàng và nhÁn hàng: Tên, địa chỉ, điện tho¿i, thuÁ sá mã - Sá và liên cāa phiÁu giao hàng, ngày tháng nm lÁp phiÁu&

- Thông tin về nguyên vÁt liệu: Tên nguyên vÁt liệu, quy cách, đ¡n vị tính, sá l°āng, đ¡n giá, thành tiền, ghi chú sá tiền ch°a thuÁ, tång sá tiền thanh toán

- Chữ ký cāa ng°ßi nhÁn hàng, ng°ßi nhÁn tiền, ng°ßi giao, ng°ßi lÁp phiÁu

 Các lo¿i chąng tć phát sinh liên quan đ¿n chu trình thanh toán cho nhà cung cÃp

 GiÃy đÁ nghá thanh toán

 Mÿc đích cāa việc lập Giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị thanh toán dùng trong tr°ßng hāp đã chi nh°ng ch°a đ°āc thanh toán hoặc ch°a nhÁn t¿m ăng đß tång hāp các khoÁn phÁi trÁ chi kèm theo chăng tą (nÁu có) đß làm thā tÿc thanh toán, làm cn că thanh toán và ghi så kÁ toán

• Quy trình lập và luân chuyển một Giấy đề nghị thanh toán

Sau khi mua hàng hoặc chi tiêu cho các nhiệm vÿ đ°āc giao, ng°ßi mua hàng hoặc chi tiêu lÁp giấy đề nghị thanh toán Giấy này đ°āc chuyßn cho kÁ toán tr°áng xem xét và ghi ý kiÁn đề nghị cāa Giám đác (hoặc ng°ßi đ°āc āy quyền) duyệt chi Cn că quyÁt định cāa Giám đác, kÁ toán lÁp phiÁu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyßn cho thā quỹ làm thā tÿc xuất quỹ

 Các chỉ tiêu cāa một Giấy đề nghị thanh toán

- Họ đ¡n vị tên (hoặc đóng dấu đ¡n vị), bß phÁn, m¿u sá - Ngày tháng nm lÁp phiÁu

- Họ tên ng°ßi đề nghị thanh toán, bß phÁn, nßi dung thanh toán, sá tiền, sá chăng tą gác kèm theo

- Chữ ký cāa ng°ßi đề nghị thanh toán, tr°áng kÁ toán, ng°ßi duyệt

 Ăy nhiãm chi

 Khái niệm

Āy nhiệm chi là lệnh chi tiền do chā tài khoÁn lÁp theo m¿u cāa ngân hàng đß yêu cầu ngân hàng trích tiền tą tài khoÁn cāa ng°ßi lÁp chuyßn vào tài khoÁn cāa bên

 Các chứng từ kèm theo Āy nhiệm chi

Các chăng tą kèm theo có thß là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị t¿m ăng, giấy thanh toán tiền t¿m ăng, hóa đ¡n, hāp đãng,

• Cách lập và luân chuyển Āy nhiệm chi

Khi nhÁn đ°āc mßt trong các chăng tą trên đã đ°āc ký duyệt bái giám đác, kÁ toán tr°áng, bß phÁn kÁ toán tiÁn hành lÁp āy nhiệm chi Sau đó, āy nhiệm chi đ°āc chuyßn cho giám đác cùng kÁ toán tr°áng ký duyệt và chuyßn cho ngân hàng làm thā tÿc thanh toán cho nhà cung cấp

 Các chỉ tiêu cāa một Āy nhiệm chi

- Thông tin về đ¡n vị trÁ tiền: Tên, sá tài khoÁn, ngân hàng má tài khoÁn (A) - Thông tin về đ¡n vị tiền nhÁn: Tên, sá tài khoÁn, ngân hàng má tài khoÁn (B) - Nßi dung thanh toán, chuyßn tiền, sá tiền

- Phần do ngân hàng ghi TK Nā, phần ngân hàng ghi TK Có

- Ngày ghi så, chữ ký cāa: Đ¡n vị trÁ tiền, ngân hàng A, ngân hàng B

 Phi¿u chi

 Mÿc đích cāa lập phiếu chi

PhiÁu chi đ°āc lÁp nhằm xác định các khoÁn tiền mặt, ngo¿i tệ thực tÁ xuất quỹ và làm cn că đß thā quỹ xuất quỹ, ghi så quỹ và ghi så kÁ toán

• Quy trình lập và luân chuyển một phiếu chi

PhiÁu chi phÁi đóng thành quyßn, trong mỗi phiÁu chi phÁi ghi sá quyßn và sá cāa tąng phiÁu chi Sá phiÁu chi phÁi đánh liên tÿc trong mßt kỳ kÁ toán

PhiÁu phÁi đ°āc lÁp thành 3 liên và phÁi có đā chữ ký cāa ng°ßi lÁp phiÁu, kÁ toán tr°áng, giám đác, thā quỹ Sau khi nhÁn đā sá tiền, ng°ßi nhÁn tiền phÁi ghi sá tiền đã nhÁn bằng chữ, ký hiệu và ghi rõ họ tên vào phiÁu chi Các liên cāa phiÁu chi đ°āc luân chuyßn nh° sau:

- Liên 1 l°u trữ á n¡i lÁp phiÁu

- Liên 2 thā quỹ dùng đß ghi så quỹ và chuyßn cho kÁ toán cùng vái chăng tą gác đß ghi vào så kÁ toán

- Liên 3 giao cho ng°ßi nhÁn tiền

 Các chỉ tiêu cāa một phiếu chi

- Ngày tháng nm lÁp phiÁu, quyßn sá, sá, Nā, Có

- Họ tên ng°ßi nhÁn tiền, địa chỉ, lý do chi, sá tiền bằng chữ, sá chăng tą gác kèm theo

- Chữ ký cāa giám đác, tr°áng kÁ toán, thā quỹ, ng°ßi lÁp phiÁu, ng°ßi nhÁn tiền

 Sã chi ti¿t nguyên vËt liãu

Så chi tiÁt nguyên vÁt liệu đ°āc doanh nghiệp má nhằm theo dõi kịp thßi, chính xác nguyên vÁt liệu NhÁp - Xuất - Tãn trong kỳ kÁ toán

Så chi tiÁt nguyên vÁt liệu th°ßng bao gãm các mÿc nh°: Tên đ¡n vị, địa chỉ, tên tài khoÁn, kho, sá hiệu chăng tą, ngày tháng chăng tą, dián giÁi, tài khoÁn đái ăng, đ¡n giá, sá l°āng, thành tiền nguyên vÁt liệu NhÁp – Xuất- Tãn

Så chi tiÁt nguyên vÁt liệu sau khi má và ghi chép đ°āc trình lên kÁ toán, giám đác xem xét và ký duyệt Sau đó, så chi tiÁt nguyên vÁt liệu đ°āc bß phÁn kÁ toán theo dõi và l°u trữ

 Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán

Så chi tiÁt theo dõi thanh toán vái ng°ßi bán đ°āc má đß theo dõi, phÁn ánh tình hình thanh toán cāa doanh nghiệp đái vái nhà cung cấp, giúp cho doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp khoÁn nā mßt cách hāp lý và đúng h¿n nhất Doanh nghiệp luôn muán đ°āc h°áng các khoÁn chiÁt khấu thanh toán và tránh bị ph¿t do thanh toán trá h¿n

Så chi tiÁt theo dõi thanh toán vái ng°ßi bán gãm các mÿc tiêu: Tên đ¡n vị, địa

Så chi tiÁt theo dõi thanh toán vái ng°ßi bán do nhân viên phòng kÁ toán má, ghi chép và ký tên Sau đó, så này đ°āc trình lên kÁ toán tr°áng xem xét, ký duyệt và đ°āc bß phÁn kÁ toán theo dõi và l°u trữ

 Sã quā tiÁn m¿t

Så quỹ tiền mặt đ°āc lÁp nhằm giúp doanh nghiệp quÁn lý chặt ch¿, chính xác l°āng tiền mặt thực thu- thực chi và tãn t¿i doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xử lý hāp lý, có hiệu quÁ hiện nguãn tiền hiện có t¿i doanh nghiệp

Så quỹ tiền mặt gãm các mÿc sau: Tên đ¡n vị, địa chỉ, lo¿i quỹ, ngày tháng ghi så, ngày tháng chăng tą, sá hiệu chăng tą, dián giÁi, sá tiền Thu- Chi- Tãn.& Så quỹ tiền mặt do thā quỹ má, ghi chép và ký tên Sau đó så quỹ tiền mặt đ°āc trình lên tr°áng kÁ toán và giám đác ký duyệt và đ°āc bß phÁn kÁ toán l°u trữ

 Sã chi ti¿t tiÁn gĉi

Så chi tiÁt tiền gửi đ°āc má đß theo dõi sá tiền thu (gửi vào), sá tiền chi (rút ra) và sá tiền còn l¿i trong tài khoÁn t¿i các ngân hàng

Så chi tiÁt tiền gửi gãm các khoÁn mÿc: Tên đ¡n vị, địa chỉ, n¡i má tài khoÁn giao dịch, sá hiệu tài khoÁn t¿i n¡i gửi, đ¡n vị tính, ngày tháng ghi så, sá hiệu chăng tą, ngày tháng chăng tą, dián giÁi, tài khoÁn đái ăng, sá thu (gửi vào), sá chi (rút ra), sá còn l¿i,

Så chi tiÁt kiệm bß phÁn kÁ toán lÁp, ghi chép Sau khi hoàn tất cùng vái chữ ký cāa ng°ßi lÁp, så chi tiÁt tiền gửi đ°āc trình lên kÁ toán tr°áng và giám đác xem xét, ký duyệt T°¡ng tự nh° các chi tiÁt khác, så này cũng đ°āc l°u trữ t¿i phòng kÁ toán cāa doanh nghiệp

 Sã tãng hÿp

Đặc tr°ng c¡ bÁn cāa hình thăc NhÁt ký chung: Tất cÁ các nghiệp vÿ kinh tÁ phát sinh đều phÁi đ°āc ghi vào så nhÁt ký, mà trọng tâm là så NhÁt ký chung theo trình tự thßi gian phát sinh và theo dõi nßi dung kinh tÁ cāa các nghiệp vÿ đó Sau đó lấy sá liệu trên các så nhÁt ký đß ghi Så cái theo tąng nghiệp vÿ phát sinh

 Báo cáo k¿ toán

 Báo cáo nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu

Báo cáo NhÁp- Xuất- Tãn nguyên vÁt liệu đ°āc lÁp tång hāp các nguyên vÁt

tiện cho công tác đánh giá, nghiên cău, xem xét hoặc cắt giÁm, thay thÁ những nguyên vÁt liệu không cần thiÁt nhằm giÁm bát chi phí cho doanh nghiệp

Báo cáo NhÁp- Xuất- Tãn nguyên vÁt liệu đ°āc doanh nghiệp lÁp sau cho phù hāp vái tình hình ho¿t đßng cāa doanh nghiệp Báo cáo này th°ßng gãm các khoÁn mÿc: Sá thă tự, tên nguyên vÁt liệu, đ¡n vị tính, sá l°āng và thành tiền nguyên vÁt liệu tãn kho đầu kỳ, sá l°āng và thành tiền nguyên vÁt liệu tãn kho cuái kỳ&

Báo cáo NhÁp- Xuất- Tãn nguyên vÁt liệu đ°āc bß phÁn kho lÁp dựa trên chăng tą và các så chi tiÁt, sau khi lÁp xong cùng vái chữ ký kèm theo, báo cáo này s¿ đ°āc chuyßn cho kÁ toán tr°áng và giám đác xem xét, ký duyệt, báo cáo đ°āc l°u t¿i phòng kÁ toán

 Bảng tổng hợp công nợ phải trả cho người bán

BÁng tång hāp công nā phÁi trÁ cho ng°ßi bán nhằm xem xét tình hình thanh toán nā đái vái tất cÁ các nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang giao dịch Thông qua đó, giúp doanh nghiệp tính toán và các biện pháp thanh toán các khoÁn nā mßt cách hāp lý và hiệu quÁ

BÁng tång hāp công nā phÁi trÁ cho ng°ßi bán th°ßng gãm các khoÁn mÿc: Mã khách hàng, tên khách hàng, sá d° đầu kỳ, sá phát sinh trong kỳ, sá d° cuái kỳ

BÁng tång hāp công nā phÁi trÁ cho ng°ßi bán do bß phÁn kÁ toán cāa doanh nghiệp lÁp sao cho phù hāp vái tình hình ho¿t đßng cāa doanh nghiệp T°¡ng tự nh° báo cáo NhÁp- Xuất- Tãn nguyên vÁt liệu, sau khi lÁp xong và có chữ ký cāa ng°ßi lÁp, bÁng tång hāp này s¿ đ°āc trình lên kÁ toán tr°áng, giám đác ký duyệt và l°u trữ t¿i phòng kÁ toán

Đề tài đã nói lên Cơ sở lý luận về Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp

Ch°¢ng 2

TH¯¡NG M¾I PH¯àC THÀNH IV

Trong chương 2 sẽ trình bày khái quát về thực trạng kế toán chu trình mua nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long Chương này này sẽ được trình bày qua 3 phần:

Phần 1: Giới thiệu khái quát về công ty - Giới thiệu sơ lược về công ty

2.1 GIàI THIâU KHÁI QUÁT VÀ CÔNG TY TNHH SX - TM PH¯àC THÀNH IV

2.1.1 Tên, đáa chß, t° cách pháp nhân, hình thąc tã chąc kinh doanh

- Giấy phép kinh doanh: Ngày cấp 15/12/2005 - Mã sá thuÁ: 1500454211

- Tên công ty: Công ty TNHH SÁn Xuất Th°¡ng M¿i Ph°ác Thành IV

- Tên n°ác ngoài:PHUOC THANH IV TRANDING – PRODUCTION COMPANY LIMITED

- Tên công ty viÁt tắt: PHUOC THANH CO.LTD

- Đ¿i chỉ: 179, ấp Long Hoà, xã Lßc Hoà, huyện Long Hã, tỉnh Vĩnh Long - Lĩnh vực ho¿t đßng kinh doanh: Kinh doanh chÁ biÁn l°¡ng thực thực phẩm - Công ty áp dÿng thông t° sá 133/2016/TT-BTC thay thÁ cho QuyÁt định sá

- Sá điện tho¿i: 02703.956.789 - Fax: 02703.957.279

- Email: phuocthanhiv@gmail.com - Website: phuocthanhiv.com.vn - Ván điều lệ: 40.000.000.000đ

- Đ¡n vị tiền tệ sử dÿng trong kÁ toán: đãng-VND - Ng°ßi đ¿i diện : NGUYàN VN THÀNH - Logo công ty:

2.1.2 Quá trình hình thành và phát trißn

Hình 2.1: Ành chāp m¿t tr°ác công ty

(Nguồn: trang web: www.phuocthanhiv.com)

Vái tiền thân là DNTN Ph°ác Thành IV đ°āc thành lÁp nm 1994 sau h¡n 10 ho¿t đßng đÁn nm 2005 chính thăc chuyßn thành Công ty TNHH SÁn Xuất Th°¡ng M¿i Ph°ác Thành IV đặt t¿i QL.1A, ấp Long Hoà, xã Lßc Hoà, huyện Long Hã, tỉnh Vĩnh Long Hiện nay quy mô công ty đ°āc đầu t° má rßng tą 5.000 mét vuông đÁn nay diệc tích lên đÁn 20.000 mét vuông, đß đáp ăng đ°āc nhu cầu cũng nh° sự tín nhiệm cāa ng°ßi tiêu dùng, công ty đã mua sắm thêm nhiều máy móc thiÁt bị hiện đ¿i bÁc nhất, công suất bãn chăa hiện t¿i là 10.000 tấn/ngày đêm, công ty có nhà máy

Qua nhiều nm ho¿t đßng các sÁn phẩm chính và chā lực cāa Công ty nh°: G¿o Tài nguyên, 64 Th¡m, Th¡m Lài, Th¡m Jasmine, đ°āc đánh giá là sÁn phẩm có chất l°āng cao và đ¿t đ°āc nhiều danh hiệu chăng nhÁn về chất l°āng do các tå chăc có uy tín công nhÁn

(Nguồn: trang web: www.phuocthanhiv.com)

Nm 2012, 2013: SÁn phẩm cāa Công ty đ°āc chăng nhÁn là th°¡ng hiệu tiêu bißu cāa nm

- Nm 2014: Đ°āc Viện thực phẩm Việt Nam tin cÁy cấp danh hiệu Việt Nam

- Nm 2015: Công ty đ°āc cấp chăng nhÁn về hệ tháng quÁn lý chất l°āng về vệ sinh an toàn trong quá trình sÁn xuất, chÁ biÁn thực phẩm theo tiêu chuẩn HACCP ISO 22.000 Vái mÿc tiêu cam kÁt cung cấp cho ng°ßi tiêu dùng những sÁn phẩm có chất l°āng, công ty phấn đấu trá thành nhà máy cung cấp g¿o siêu s¿ch, mang đÁn cho ng°ßi dùng sự lựa chọn tát nhất, an toàn và tiện lāi khi lựa chọn sÁn phẩm cāa công ty

- Nm 2016: Giấy chăng nhÁn cāa Bß Công Th°¡ng về việc <Cty TNHH TM Ph°ác Thành IV đ¿t danh hiệu Doanh Nghiệp Th°¡ng M¿i Dịch Vÿ Tiêu Bißu nm 2016=

SX Nm 2016, 2017: Đ¿t danh hiệu Doanh nghiệp và Doanh nhân Tiêu bißu tỉnh Vĩnh Long

- Nm 2017: Đ¿t GiÁi I Hßi thi sáng t¿o kỹ thuÁt Trần Đ¿i Nghĩa lần thă VI Đ¿t danh hiệu Doanh nghiệp Tiêu bißu khu vực ĐBSCL do Phòng Th°¡ng m¿i và Công nghiệp Việt Nam, CN Cần Th¡ (VCCI Cần Th¡) tå chăc bình chọn

- Nm 2018: đ°āc vinh danh Top 200 Sao Vàng đất Việt nm 2018

Hình 2.4: Top 200 Sao Vàng đÃt Viãt nm 2018

(Nguồn: trang web: www.phuocthanhiv.com)

2.1.3 Chąc nng, nhiãm vā

- Đ°āc công ty uỷ quyền ký các hāp đãng mua bán và thu mua lúa, g¿o các lo¿i đß chÁ biÁn cung ăng xuất khẩu và tiêu thÿ nßi địa