Tất cả các tài liệu đã tham khảo sử dụng để viết Báo cáo tổng hợp và Khóa luận phải được liệt kê đầy đủ theo quy định sau: 1- Danh mục tài liệu tham khảo được sắp xếp riêng theo từng ngôn ngữ theo thứ tự (Việt, Anh, Đức, Nga, Nhật, Pháp, Trung, ...). Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải giữ nguyên văn, không phiên âm, không dịch. Các tài liệu được xếp theo thứ tự Alphabet - ABC...): theo tên tác giả đối với tác giả người Việt (giữ nguyên thứ tự họ tên, không đảo tên lên trước họ); đối với tác giả người nước ngoài xếp thứ tự ABC theo họ; đối với tài liệu không có tên tác giả thì xếp theo thứ tự ABC của từ đầu tiên của tên cơ quan ban hành, ví dụ Tổng cục thống kê xếp vào vần T, Bộ Giáo dục và Đào tạo xếp vào vần B. - Với mỗi tài liệu tham khảo phải ghi đầy đủ, theo thứ tự các thông tin sau: tên tác giả hoặc cơ quan ban hành, năm xuất bản (đặt trong ngoặc đơn, dấu phẩy sau ngoặc), tên tài liệu (in nghiêng, dấu phẩy ở cuối), nhà xuất bản (dấu chấm nếu kết thúc tài liệu), nơi xuất bản (dấu chấm nếu kết thúc tài liệu).
TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Trong những năm qua, công cuộc đổi mới đất nước đạt được những thành tựu quan trọng Quá trình toàn cầu hoá và tốc độ phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin đã làm thay đổi căn bản những mối quan hệ công việc truyền thống. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã trở nên khá phổ biến bởi nó giúp thu thập, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả cho các doanh nghiệp.
Vì vậy, nhiều phần mềm đã được xây dựng để quản lý trong nhiều lĩnh vực khác nhau Trong đó, Phần mềm quản lý bán hàng ra đời như 1 công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp Phần mềm quản lý đầu vào, đầu ra của hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp Phần mềm có thể quản lý đầu vào, đầu ra hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp; đánh giá chính xác được hiệu quả sản xuất kinh doanh, lợi nhuận của doanh nghiệp. Đồng thời, phần mềm quản lý bán hàng cũng cho biết tình hình tồn kho hàng hóa của doanh nghiệp; tổng hợp thông tin khách hàng giúp cho việc chăm sóc khách hàng tốt hơn Từ đó người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Được thành lập năm 2005, công ty TNHH Monstar - Lab VN sau gần 16 năm hoạt động đã liên tục mở rộng thị phần trên khắp cả nước và trên thế giới và vươn lên trở thành một trong những công ty hàng đầu phát triển phần mềm Qua tìm hiểu thực tế công ty TNHH Monstar - Lab VN chưa sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cụ thể để quản lý các hoạt động kinh doanh Chính vì những lý do trên, trong khóa luận này việc lựa chọn đề tài “ Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại công tyMonstar – Lab VN” là vô cùng cần thiết trong điều kiện hiện nay của công ty.
TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Tình hình nghiên cứu trong nước
Ở Việt Nam, phần mềm quản lý bán hàng đã trở nên phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp Nhận thấy được tầm quan trọng của phần mềm quản lý bán hàng nên đã có nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề này. Đàm Thị Thu Hiền (2015), “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhập khẩu mặt hàng thực phẩm khô tại siêu thị BigC”, Viện Đại học Mở Hà Nội Trong bài, tác giả đã tiến hành khảo sát về tình hình thực tế tại siêu thị từ đó phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhập khẩu mặt hàng theo phương pháp hướng chức năng Việc phân tích thiết kế bằng phương pháp hướng chức năng của đề tài sẽ làm cho người đọc dù không có nhiều kiến thức về hệ thống cũng có thể dễ dàng hiểu được Tuy nhiên, cũng chính vì thế mà phương pháp này không cho thấy rõ được sự chuyển trạng thái, cũng như tính tài sử dụng của phương pháp này kém, việc kiểm thử và bảo trì cho các Module cũng rất khó khăn.
Nguyễn Thị Ánh (2011), Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại Điện tử DHE”, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Thương Mại Đây là một trong những đề tài xây dựng HTTT quản lý theo hướng đối tượng hoàn chỉnh, khắc phục được những nhược điểm cơ bản của phương pháp phân tích, thiết kế HTTT quản lý theo hướng chức năng như: việc phân tích và thiết kế gần gũi với thế giới thực; tái sử dụng dễ dàng; đóng gói, che giấu thông tin làm tăng tin an toàn cho hệ thống và đặc biết là tính kế thừa cao, làm giảm chi phí, hệ thống có tính mở Tuy nhiên, để xây dựng được HTTT theo hướng đối tượng mà đề tài đề cập đến đòi hỏi thời gian và chi phí lớn, chỉ phù hợp với hệ thống lớn và phức tạp. Đỗ Thị Thu Huế (2020), Khoá luận tốt nghiệp “Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng cho công ty thời trang Nam Linh” , Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế,trường Đại Học Thương Mại Khoá luận đã xây dựng HTTT với các chức năng cơ bản đáp ứng nhu cầu quản lý bán hàng tại công ty như là: Quản lý hàng hoá, quản lý hoá đơn, quản lý khách hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên nhằm cung cấp cho bộ máy quản trị Công ty ty thời trang Nam Linh công cụ quản lý hàng hóa đồng bộ, chi tiết, đồng thời giám sát chặt chẽ số lượng hàng hóa ra vào kho cũng như nắm được thông tin khách hàng mua hàng của công ty một cách hệ thống Tuy nhiên, phần mềm tác giả đưa ra còn khá ít module, chưa cụ thể, giao diện còn đơn giản, chưa thực sự thân thiện với người sử dụng.
Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Trên thế giới, tình hình nghiên cứu, ứng dụng phần mềm vào hoạt động sản xuất kinh doanh rất phát triển Tiêu biểu có các nghiên cứu ở nước ngoài như sau:
Vicki A.Benge(2012), Article “The advantages of using System analysis & design to improve business quality”, Chron online newspaper.Bài báo khẳng định những lợi ích mà việc phân tích và thiết kế HTTT quản lý mang lại cho doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hendra Alianto (2012), “An Analysis Of Sales Information System And Competitive Advantage”, Binus University Bài nghiên cứu đã phân tích và xây dựng một hệ thống thông tin tích hợp bằng cách quan tâm đến nhu cầu của người dùng, ban quản lý, khách hàng và các bên liên quan Việc triển khai hệ thống thông tin tích hợp sẽ tăng năng suất và đạt được hiệu quả và mức độ hiệu quả trong hoạt động của công ty, thông qua việc phân tích hệ thống thông tin bán hàng sẽ ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của công ty.
James Kok Konjaang (2015), Article “Design and Development of a Sale Management System for SMEs in Northern Ghana”, công trình khẳng định quản lý bán hàng là một chức năng chính giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ giám sát, theo dõi cổ phiếu và phối hợp xử lý giao dịch, phần lớn các doanh nghiệp ở các nước đang phát triển không tận dụng hết do những thách thức liên quan đến thiết kế của các công nghệ mới Bài viết đã trình bày về thiết kế và phát triển hệ thống thông tin quản lý bán hàng được vi tính hóa sao cho phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Bắc Ghana, sử dụng phương pháp hướng đối tượng với UML, VB.Net, tuy nhiên chưa thể áp dụng hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi các giải pháp mà bài viết đưa ra chỉ áp dụng với các doanh nghiệp ở khu vực Bắc Ghana với điều kiện kinh tế nhỏ.
Qua những bài báo, những đề tài nghiên cứu trên có thể thấy được xu hướng đầu tư, xây dựng HTTT quản lý trong doanh nghiệp rất phổ biến và được quan tâm cả trong và ngoài nước Việc nên xây dựng một HTTT quản lý cho doanh nghiệp thương mại đặc biệt là để quản lý hàng hóa và dịch vụ - những đối tượng kinh doanh chính được đánh giá là rất có ích cho việc quản lý, ra quyết đinh, tăng doanh thu và khả năng cạnh tranh Tuy nhiên, việc này cũng đặt ra câu hỏi, nên xây dựng HTTT quản lý hàng hóa và dịch vụ như thế nào và bằng phương pháp nào để phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của một doanh nghiệp cụ thể, để việc đầu tư thời gian, tiền bạc và trí lực con người có hiệu quả như mong đợi Trước những đòi hỏi chung của thời điểm mà mọi doanh nghiệp đều cố gắng giảm chi phí tìm kiếm, tổng hợp và đồng thời nâng cao chất lượng quản lý thông tin cố gắng khắc phục những tồn tại để giúp quá trình quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ được hiệu quả hơn.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Mục tiêu nghiên cứu
Khóa luận đi vào ba mục tiêu chính:
Hệ thống cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế phần mềm và các khái niệm liên quan đến hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho các tổ chức doanh nghiệp Đưa ra các nhận định và số liệu minh họa về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý bán hàng ở Việt Nam nói chung và thực trạng về hệ thống thông tin hỗ trợ quán lý bán hàng tại công ty TNHH Monstar - Lab Việt Nam nói riêng.
Dựa trên kết quả phân tích thực trạng đó, đề xuất giải pháp phát triển và xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty TNHH Monstar - Lab ViệtNam.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để hoàn thành các mục tiêu đã đề ra, khóa luận cần thực hiện các công việc sau:
Thu thập các tài liệu và các nghiên cứu liên quan đến cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế phần mềm và các khái niệm liên quan đế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho các tổ chức doanh nghiệp
Thu thập, khảo sát và phân tích để đưa ra các nhận định về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý bán hàng ở Việt Nam nói chung và thực trạng về hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý bán hàng tại công ty TNHH Monstar - Lab Việt Nam.
Lựa chọn công cụ và thực hiện phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty bằng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML.
PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
Phương pháp thu thập số liệu
Một số phương pháp thu thập dữ liệu:
Thu thập qua tài liệu: Từ những tài liệu liên quan đến công ty như là: Tài liệu nội bộ, thông tin trên website, tin tức trên các bài báo, tài liệu tham khảo và các giáo trình là nguồn cung cấp thông tin hữu ích, khá chính xác và đa dạng Qua đó tìm hiểu các tài liệu lý thuyết liên quan về cơ sở dữ liệu, quản trị cơ sở dữ liệu, phân tích và thiết kế hướng đối tượng, các lý thuyết về phát triển hệ thống hướng đối tượng với UML, tài liệu dự án để từ đó tìm ra cách thức, công nghệ để có thể thực hiện được các yêu cầu chức năng của phần mềm.
Thu thập qua phiếu điều tra: Phương pháp giúp thu thập số liệu bằng bảng câu hỏi, với đối tượng điều tra là nhân viên trong công ty nhằm mục đích tìm hiểu rõ hơn quy trình quản lý bán hàng, hoạt động nào trong khâu quản lý bán hàng được xử lý thủ công, hoạt động nào sẽ được thực hiện trên phần mềm, các chức năng nghiệp vụ cần có của phần mềm… Từ kết quả này, đưa ra được những phân tích, thiết kế, giao diện người dùng phù hợp và thân thiện.
Thu thập qua sự quan sát: Thông qua việc quan sát thực tế hoạt động bán hàng tại công ty, xây dựng được quy trình quản lý bán hàng, các công việc mà phần mềm sẽ phải thực hiện và các yêu cầu, nguyện vọng mà phần mềm sẽ đáp ứng được từ phía người dùng Từ đó sản phẩm xây dựng ra sẽ có những chức năng gần gũi với người sử dụng và và phù hợp thực tế tại công ty.
Phương pháp xử lý số liệu
Phương pháp xử lý dữ liệu được thực hiện trên cơ sở tổng hợp và vận dụng các phương pháp nghiên cứu như thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh và loại bỏ thông tin thừa, thông tin không chính xác để lấy được thông tin chọn vẹn, chính xác nhất.
Sử dụng phần mềm Excel nhằm xử lý kết quả khảo sát - điều tra các thông tin từ phiếu khảo sát…
Phương pháp phân tích và thiết kế
Phần mềm quản lý bán hàng của công ty TNHH Monsta –Lab VN được phân tích và thiết kế dựa trên phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng sử dụng ngôn ngữ UML.
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Ngoài lời mở đầu, kết luận, danh mục bảng biểu, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, kết luận, phụ lục, khóa luận được chia làm 3 chương chính:
Chương I: Cơ Sở Lý Luận Về Phân Tích Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng
Nội dung gồm các khái niệm liên quan đến phần mềm, hệ thống thông tin, quản lý bán hàng, phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng cũng như hướng đối tượng và tìm hiểu về ngữ mô hình hoá thống nhất UML trong phân tích thiết kế…
Chương II Kết Quả Phân Tích, Đánh Giá Về Quản Lý Bán Hàng Tại Công Ty TNHH Monstar-Lab VN.
Nội dung chính của chương là tìm hiểu về tổng quan về công ty, thực trạng quản lý bán hàng tại công ty TNHH Monstar Lab VN để phân tích và đánh giá.
Chương III Định Hướng Phát Triển Và Đề Xuất Giải Pháp Về Phân Tích Thiết
Kế Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Cho Công Ty Tnhh Monstar – Lab VN.
Từ Thực trạng đã phân tích ở Chương II, Đưa ra định hướng phát triển và Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng cho công ty
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Các khái niệm cơ bản
1.1.1 Những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin
1.1.1.1Khái niệm về hệ thống
Theo [1] “Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: Con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, qui tắc, quy trình xử lý.”
1.1.1.2Khái niệm về hệ thống thông tin
Theo [1] “Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác.”
Hệ thống thông tin ra đời nhằm phục vụ cho nhu cầu của đời sống con người.
Từ khi ra đời và phát triển, hệ thống thông tin đã đáp ứng được rất nhiều mục đích khác nhau Trong việc quản trị nói chung và quản lý bán hàng nói riêng, hệ thống thông tin đã đang và sẽ không ngừng hoàn thiện để cải thiện được sự truyền đạt thông tin, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức Ngoài ra, hệ thống thông tin còn giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng, cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh và tạo đà cho sự phát triển.
Hệ thống thông tin ra đời nhằm phục vụ cho nhu cầu của đời sống con người.
Từ khi ra đời và phát triển, hệ thống thông tin đã đáp ứng được rất nhiều mục đích khác nhau Trong việc quản trị nói chung và quản lý bán hàng nói riêng, hệ thống thông tin đã đang và sẽ không ngừng hoàn thiện để cải thiện được sự truyền đạt thông tin, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức Ngoài ra, hệ thống thông tin còn giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng, cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh và tạo đà cho sự phát triển.
Các thành phần của HTTT:
Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phận chính là phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người.
Hình 1.1 Sơ đồ Các thành phần của hệ thống thông tin.
Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin.
Phần mềm: Là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó.
Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng.
Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó Hệ thống mạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống Hệ thống mạng truyền thông cho phép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các phương tiện điện tử Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống nhất và tập trung.
Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT. Đây là thành phần quan trọng nhất của một HTTT Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất.
Các thành phần của một HTTT có mối quan hệ khăng khít với nhau, trong đó con người là thành phần quan trọng nhất, là yếu tố quyết định đến kết quả của quá trình phân tích, thiết kế và vận hành hệ thống.
1.1.1.3Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
Theo [1] “Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.”
HTTT quản lý là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung.
Dữ liệu MIS lấy ra từ hai nguồn: từ HTTT xử lý giao dịch (TPS) và từ các nhà quản lý kế hoạch.”
1.1.2 Những khái niệm cơ bản về phần mềm
Phần mềm(software) là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng, công việc nào đó [bài giảng công nghệ phần mềm _ĐH Thương Mại]
So với phần cứng là phần không thể thay đổi được thì phần mềm (Software) có thể được coi là phần biến của máy tính Phần mềm(Software) được chia thành hai phần, đó là phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng Trong đó phần mềm hệ thống bao gồm hệ điều hành và bất kỳ chương trình nào hỗ trợ phần mềm ứng dụng còn phần mềm ứng dụng là chương trình làm người dùng làm việc trực tiếp quan tâm.
1.1.2.2Các thành phần của phần mềm
Theo [2] thì: “Phần mềm bao gồm một tập hợp các thành phần:
Các tài liệu phân tích- thiết kế, tài liệu hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm, tài liệu bảo trì, nâng cấp.
Cơ sở dữ liệu (CSDL) được cài đặt trong môi trường thích hợp (hệ quản trị dữ liệu)
Các dòng lệnh (chương trình máy tính) khả thi trên máy tính, phù hợp với hệ quản trị dữ liệu đã cài đặt CSDL.
Các tiện ích số hóa đi kèm hỗ trợ cho chương trình máy tính”.
Trong xã hội, phần mềm giữ vai trò rất quan trọng Phần mềm bây giờ đã giữ vị trí then chốt hơn phần cứng Điều mấu chốt cho sự thành công của nhiều hệ thống dựa trên máy tính Khả năng lưu trữ của phần cứng biểu thị cho tiềm năng tính toán của máy tính, còn phần mềm thể hiện một cơ chế giúp chúng ta chế ngự và khai thác tiềm năng này Hệ phần mềm hoạt động trên các máy trở thành sự sống còn của các máy tính đó.
Phần mềm - nhân tố đánh giá sự khác biệt, điều này thể hiện ở chỗ:
Một số lý thuyết về phần mềm quản lý bán hàng
1.2.1 Một số lý thuyết cơ bản
Theo [4] thì: “Bán hàng được cung cấp để trao đổi một món giá trị cho một món khác Món thứ nhất của giá trị đang được cung cấp có thể là hữu hình hoặc vô hình Món thứ hai, thường là tiền, thường được thấy bởi người bán như là có giá trị bằng hoặc lớn hơn món đang được chào bán” Cả người bán và người mua tham gia vào một quá trình đàm phán để hoàn tất trao đổi các giá trị này.
Theo [4] thì: “Quản lý bán hàng có thể được định nghĩa là hoạt động quản trị của những người hoặc những nhóm người thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liên quan đến hoạt động liên quan như: Giao hàng, dịch vụ khách hàng, đội trưng bày, …hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng nhắm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liên quan”.
Phần mềm quản lý bán hàng có thể quản lý đầu vào, quá trình xử lí đầu ra hàng hóa, dịch vụ của công ty Đánh giá chính xác được hiệu quả sản xuất kinh doanh, lợi nhuận của doanh nghiệp, từ đó có hướng giải quyết và phương án sản xuất hàng hóa phù hợp Phần mềm có thể tổng hợp lượng thông tin khách hàng cần thiết, đây là thông tin mang tính chất sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý bán hàng có thể bao gồm: quản lý kho, quản lý nhập, xuất, quản lý hóa đơn, quản lý khách hàng
1.2.2 Vai trò của phần mềm quản lý bán hàng trong doanh nghiệp
Công nghệ tiên tiến giúp các doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý công tác kinh doanh một cách tối ưu và hiệu quả Phần mềm quản lý bán hàng luôn hướng tới nhiệm vụ quản lý hàng hóa và quản lý con người để đạt được mục tiêu chiến lược marketing và lợi nhuận mà công ty đã đề ra Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng:
Quản lý trở nên dễ dàng hơn: Việc quản lý các vấn đề liên quan đến bán hàng là điều không dễ dàng với doanh nghiệp Bằng cách sử dụng công nghệ hiện đại, việc quản lý bán hàng có thể tăng năng suất bán hàng Thông qua hệ thống báo cáo cơ sở dữ liệu, chúng ta có thể xem được tiến độ công việc bất kì đâu trên thế giới.
Thông tin về các sản phẩm mới tức thì và liên tục cập nhật tình trạng các sản phẩm hiện tại: Một trong những băn khoăn lớn nhất của các công ty là thời gian chậm trễ giữa việc hoàn thành một sản phẩm, dịch vụ mới và cung cấp cho đội ngũ nhân viên bán hàng của công ty những thông tin cần thiết về sản phẩm để họ có thể chủ động trong việc bán hàng Với những công nghệ hiện đại, bạn có thể dễ dàng loại bỏ được những trăn trở đó.
Quản lý khách hàng hiệu quả: khách hàng là yếu tố quyết định tới doanh số bán hàng cũng như sự sống còn của doanh nghiệp Việc quản lý khách hàng sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều khi có sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ Ngoài việc quản lý danh sách và thông tin khách hàng, nó còn giúp xác định các khách hàng tiềm năng và tự động tiến hành dịch vụ điện tử về chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả.
Thống kê các số liệu một cách chính xác và nhanh chóng: sự hỗ trợ của công nghệ dường như khiến mọi việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều Thay vì mất thời gian và công sức vào việc ghi chép sổ sách, giấy tờ và làm các thao tác tính toán trên máy tính đơn giản thì chỉ việc sử dụng một phần mềm quản lý hiệu quả doanh số bán hàng, doanh thu, chi phí,…
Với các lợi ích mà công nghệ đem lại cho việc quản lý bán hàng cho thấy vai trò không thể thiếu của công nghệ trong cuộc sống ngày nay Tuy nhiên, chúng ta cũng không nên quá lạm dụng và phụ thuộc vào công nghệ mà mất đi sự chủ động trong công việc Cần biết kết hợp một cách hài hòa giữa việc sử dụng công nghệ và các công cụ hiện đại khác với sự năng động trong tư duy của bản thân để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
1.3.1 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Theo [5], Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin gồm 6 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Khảo sát dự án: Khảo sát dự án là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra của dự án.
Giai đoạn 2: Phân tích thiết kế: Mục tiêu của giai đoạn là xác định các thông tin và chức năng xử lý của hệ thống Ở giai đoạn này, các chuyên gia sẽ đặc tả sơ bộ các bảng dữ liệu trên giấy để có cái nhìn khách quan Qua đó, xác định các giải pháp tốt nhất cho hệ thống đảm bảo đúng các yêu cầu đã khảo sát trước khi thực hiện trên các phần mềm chuyên dụng.
Giai đoạn 3: Thiết kế: Thông qua thông tin được thu thập từ quá trình khảo sát và phân tích, các chuyên gia sẽ chuyển hóa vào phần mềm, công cụ chuyên dụng để đặc tả thiết kế hệ thống chi tiết.
Giai đoạn 4: Thực hiện: Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:
Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống.
Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ thống Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống
Giai đoạn 5: Kiểm thử: Trước hết phải lựa chọn công cụ kiểm thử Kiểm chứng các modules chức năng của hệ thống thông tin, chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm) Thử nghiệm hệ thống thông tin Cuối cùng là khắc phục các lỗi (nếu có) Viết test case theo yêu cầu Kết quả cuối cùng là một hệ thống thông tin đạt yêu cầu đặt ra.
Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì: Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống Cài đặt phần mềm Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý và bảo trì Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của hệ thống thông tin. Đào tạo và hướng dẫn sử dụng Cải tiến và chỉnh sửa hệ thống thông tin Bảo hành.
1.3.2 Các cách tiếp cận phân tích thiết kế hệ thống
Trong những năm 70 - 80, phương pháp hướng cấu trúc được coi là phương pháp chuẩn để phát triển phần mềm Tuy nhiên phương pháp này tỏ ra không phù hợp trong phát triển các hệ phần mềm lớn và đặc biệt kém hiệu quả trong sử dụng lại - mọt yêu cầu quan trọng trong công nghệ phần mềm Thập niên 90 chứng kiến sự nở rộ trong nghiên cứu và xây dựng phương pháp luận phát triển phần mềm hướng đối tượng và nhanh chóng trở thành phổ biến trong công nghiệp phần mềm hiện nay.
1.3.2.1Phương pháp hướng cấu trúc Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác định.
Trong phương pháp hướng cấu trúc, phần mềm được thiết kế dựa trên một trong hai hướng: hướng dữ liệu và hướng hành động.
- Cách tiếp cận hướng dữ liệu xây dựng phần mềm dựa trên việc phân rã phần mềm theo các chức năng cần đáp ứng và dữ liệu cho các chức năng đó Cách tiếp cận hướng dữ liệu sẽ giúp cho những người phát triển hệ thống dễ dàng xây dựng ngân hàng dữ liệu.
- Cách tiếp cận hướng hành động lại tập trung phân tích hệ phần mềm dựa trên các hoạt động thực thi các chức năng của phần mềm đó.
Cách thức thực hiện của phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp thiết kế từ trên xuống (top-down) Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được các bài toán có thể cài đặt được ngay sử dụng các hàm của ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc.
Phương pháp hướng cấu trúc có ưu điểm là tư duy phân tích thiết kế rõ ràng, chương trình sáng sủa dễ hiểu Tuy nhiên, phương pháp này có một số nhược điểm sau:
- Không hỗ trợ việc sử dụng lại Các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại một modul nào đó trong phần mềm này cho phần mềm mới với các yêu cầu về dữ liệu khác.
- Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn Nếu hệ thống thông tin lớn, việc phân ra thành các bài toán con cũng như phân các bài toán con thành các modul và quản lý mối quan hệ giữa các modul đó sẽ là không phải là dễ dàng và dễ gây ra các lỗi trong phân tích và thiết kế hệ thống, cũng như khó kiểm thử và bảo trì.
1.3.2.2Phương pháp hướng đối tượng
Khác với phương pháp hướng cấu trúc chỉ tập trung hoặc vào dữ liệu hoặc vào hành động, phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả hai khía cạnh của hệ thống là dữ liệu và hành động.
Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Với cách tiếp cận này, một hệ thống được chia tương ứng thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độc lập với nhau và phần mềm sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng Các nguyên tắc cơ bản của phương pháp hướng đối tượng bao gồm:
Trừu tượng hóa (abstraction): trong phương pháp hướng đối tượng, các thực thể phần mềm được mô hình hóa dưới dạng các đối tượng Các đối tượng này được trừu tượng hóa ở mức cao hơn dựa trên thuộc tính và phương thức mô tả đối tượng để tạo thành các lớp Các lớp cũng sẽ được trừu tượng hóa ở mức cao hơn nữa để tạo thành một sơ đồ các lớp được kế thừa lẫn nhau Trong phương pháp hướng đối tượng có thể tồn tại những lớp không có đối tượng tương ứng, gọi là lớp trừu tượng Như vậy, nguyên tắc cơ bản để xây dựng các khái niệm trong hướng đối tượng là sự trừu tượng hóa theo các mức độ khác nhau.
Giới thiệu về unified modeling language (uml)
1.4.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Việc áp dụng rộng rãi phương pháp hướng đối tượng đã đặt ra yêu cầu cần phải xây dựng một phương pháp mô hình hóa để có thể sử dụng như một chuẩn chung cho những người phát triển phần mềm hướng đối tượng trên khắp thế giới Trong khi các ngôn ngữ hướng đối tượng ra đời khá sớm, ví dụ như Simula-67 (năm 1967),
Smalltalk (đầu những năm 1980), C++, CLOS (giữa những năm 1980) thì những phương pháp luận cho phát triển hướng đối tượng lại ra đời khá muộn Cuối những năm 80, đầu những năm 1990, một loạt các phương pháp luận và ngôn ngữ mô hình hóa hướng đối tượng mới ra đời, như Booch của Grady Booch, OMT của James Rambaugh, OOSE của Ivar Jacobson, hay OOA and OOD của Coad và Yordon.
Mỗi phương pháp luận và ngôn ngữ trên đều có hệ thống ký hiệu riêng, phương pháp xử lý riêng và công cụ hỗ trợ riêng Chính điều này đã thúc đẩy những người tiên phong trong lĩnh vực mô hình hoa hướng đối tượng ngồi lại cùng nhau để tích hợp những điểm mạnh của mỗi phương pháp và đưa ra một mô hình thống nhất chung Nỗ lực thống nhất đầu tiên bắt đầu khi Rumbaugh gia nhập nhóm nghiên cứu của Bosch tại tập đoàn Rational năm 1994 và sau đó Jacobson cũng gia nhập nhóm này vào năm 1995.
James Rumbaugh, Grady Booch và Ivar Jacobson đã cùng cố gắng xây dựng được một Ngôn Ngữ Mô Hình Hoá Thống Nhất và đặt tên là UML (Unifield Modeling Language) UML đầu tiên được đưa ra năm 19977 và sau đó được chuẩn hóa để trở thành phiên bản 1.0 Hiện nay chúng ta đang sử dụng ngôn ngữ UML phiên bản 2.0
(Nguồn: [4]) 1.4.2 Khái quát về ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML
UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hoá tổng quát được xây dựng đề đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh trong phát triển phần mềm hướng đối tượng UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định liên quan đến phần mềm cần xây dựng UML bao gồm một tập các khái niệm, các ký hiệu, các biểu đồ và hướng dẫn.
UML hỗ trợ xây dựng hệ thống hướng đối tượng dựa trên việc nắm bắt khía cạnh cấu trúc tĩnh và các hành vi động của hệ thống
- Các cấu trúc tĩnh định nghĩa các kiểu đối tượng quan trọng của hệ thống nhằm cài đặt và chỉ ra mối quan hệ giữa các đối tượng đó
- Các hành vi động (dynamic behavior) định nghĩa các hoạt động của các đối tượng theo thời gian và tương tác giữa các đối tượng hướng tới đích.
Mục đích chính của UML là mô hình được các hệ thống và sử dụng được tất cả các khái niệm hướng đối tượng một các thống nhất Cho phép đặc tả, hỗ trợ để đặc tả trực quan mối quan hệ giữa các thực thể cơ bản trong hệ thống, đồng thời mô tả được mọi trạng thái hoạt động của hệ thống đối tượng Tận dụng được khả năng sử dụng lại và kế thừa ở phạm vi diện rộng để xây dựng được những hệ thống phức tạp.
Một số đặc trưng khi sử dụng UML trong mô tả hoặc phân tích thiết kế phần mềm: Đối tượng (object): biểu diễn một thực thể vật lý, một thực thể khái niệm hoặc một thực thể phần mềm Có thể định nghĩa một đối tượng là một khái niệm, sự trừu tượng hoặc một vật với giới hạn rõ ràng và có ý nghĩa với một ứng dụng cụ thể Có những đối tượng là những thực thể có trong thế giới thực như người, sự vật cụ thể, hoặc là những khái niệm như một công thức, hay khái niệm trừu tượng có một số đối tượng được bổ sung vào hệ thống với lí do phục vụ cho việc cài đặt và không có trong thực tế.
Lớp (class): là một mô tả của một nhóm đối tượng có chung các thuộc tính, hành vi và các mối quan hệ Như vậy, một đối tượng là thể hiện của một lớp và một lớp là một định nghĩa trừ tượng của đối tượng.
Thành phần (component): là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữ một chức năng nhất định trong hệ thống.
Gói (package): là một cách tổ chức các thành phần, phần tử trong hệ thống thành các nhóm Nhiều gói có thể được kết hợp với nhau để trở thành một hệ thống con (subsystem)
Kế thừa: trong phương pháp hướng đối tượng, một lớp có thể có sử dụng lại các thuộc tính và phương thức của một hoặc nhiều lớp khác Kiểu quan hệ này gọi là quan hệ kế thừa, được xây dựng dựa trên mối quan hệ kế thừa trong bài toán thực tế.
Biểu đồ UML gồm các loại như sau:
Biểu đồ use case : Biểu diễn sơ đồ chức năng của hệ thống Từ tập yêu cầu của hệ thống, biểu đồ use case sẽ phải chỉ ra hệ thống cần thực hiện điều gì để thỏa mãn các yêu cầu của người dùng hệ thống đó Đi kèm với biểu đồ use case là các kịch bản
Biểu đồ lớp: chỉ ra các lớp đối tượng trong hệ thống, các thuộc tính và phương thức của từng lớp và mối quan hệ giữa những lớp đó
Biểu đồ trạng thái: tương ứng với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đối tượng của lớp đó có và sự chuyển tiếp giữa những trạng thái đó.
Các biểu đồ tương tác : Biểu diễn mỗi liên hệ giữa các đối tượng trong hệ thống và giữa các đối tượng với các tác nhân bên ngoài Có hai loại biểu đồ tương tác:
- Biểu đồ tuần tự: Biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và tác nhân theo thứ tự thời gian.
- Biểu đồ cộng tác: Biểu diễn mỗi quan hệ giữa các đối tượng và giữa các đối tượng và tác nhân nhưng nhấn mạnh đến vai trò của các đối tượng trong tương tác.
Biểu đồ hoạt động: Biểu diễn các hoạt động và sự đồng bộ, chuyển tiếp các hoạt động, thường được sử dụng để biểu diễn các phương thức phức tạp của các lớp.
Biểu đồ thành phần : định nghĩa các thành phần của hệ thống và mối liên hệ giữa các thành phần đó
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MONSTAR-LAB VN
Giới thiệu chung về công ty
Công ty TNHH Monstar Lab Việt Nam là công ty hoạt động trong lĩnh vực Công nghệ thông tin có vốn đầu tư của Nhật Bản Có thế mạnh về các lĩnh vực: phát triển phần mềm và offshore cho các đối tác Nhật Bản, tư vấn kinh doanh dành cho những công ty nước ngoài bước đầu làm quen hay mong muốn mở rộng đầu tư lâu dài tại Việt Nam; cung ứng nguồn nhân lực; hỗ trợ tuyển dụng nhân sự IT cho các doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam và Nhật Bản.
- Tên công ty: Công Ty Tnhh Monstar Lab Việt Nam (Viết Tắt: Monstar Lab
- Tên Quốc Tế: Monstar Lab Viet Nam Company Limited
- Công ty chủ quản: Monstarlab Holdings Inc
Hà Nội: Tầng 4, tháp C toà nhà Golden Palace, đường Mễ Trì, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội
Đà Nẵng: Lô 35, đường số 4, khu công nghiệp An Đồn, phường An Hải Bắc, Quận Sơn Trà, Đà Nẵng
- Ngày thành lập: 15 tháng 6 năm 2005
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH
- Số lượng nhân viên: 500 (Hà Nội, Đà Nẵng)
- Đại diện: MATSUNAGA MASAHIKO / 松永 正彦 正彦
- Chức danh: Tổng giám đốc
- Website: www.monstar-lab.vn
- Tầm nhìn: “Trở thành doanh nghiệp IT được cả thế giới biết đến”
- Sứ mệnh: “Trao cơ hội cho nhân tài mọi nơi để thiết kế các sản phẩm, dịch vụ và hệ sinh thái thông minh hơn; xây dựng một thế giới tươi sáng hơn cho tất cả chúng ta”
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Monstar Lab Việt Nam bắt đầu đi vào hoạt động từ tháng 06/2005 Tiền thân là một nhóm sinh viên tốt nghiệp trường ĐH Bách khoa Hà Nội, với 3 căn phòng nhỏ trên phố Trương Hán Siêu (Hà Nội), 10 con người đã cùng chung tay xây dựng nên công ty từ những dự án ban đầu với các nhà đầu tư đến từ Nhật Bản
Từ năm 2016, công ty bắt đầu gia nhập Tập đoàn đa quốc gia Monstar Lab Group (có trụ sở chính tại Nhật Bản và các công ty thành viên tại các nước như Trung Quốc, Bangladesh, Singapore, Philippines, Đan Mạch, Hà Lan, Anh, Mỹ và Việt Nam)
Năm 2020, Monstar Lab Việt Nam đã chính thức được thành lập trên cơ sở hợp nhất Monstar Lab Hà Nội (chi nhánh tại Hà Nội) và Asian Tech (chi nhánh tại Đà Nẵng) Việc sáp nhập hai chi nhánh đã nâng quy mô công ty lên tổng số trên 500 nhân viên Chi nhánh Hà Nội được thành lập từ năm 2005 và đã có hơn 15 năm kinh nghiệm thực hiện các dự án cho doanh nghiệp và cung cấp dịch vụ phát triển thuê ngoài Trong khi đó, chi nhánh Đà Nẵng, thành lập năm 2014, có thế mạnh hơn cả trong các dự án khởi nghiệp và phát triển nhanh Với sự chuyên nghiệp cùng những kinh nghiệm tích lũy, cả hai chi nhánh đã và đang tận dụng ưu thế để đáp ứng các nhu cầu cao hơn, đa dạng và nhiều thách thức hơn của thị trường. Ông Masahiko Matsunaga – Giám đốc điều hành Monstar Lab Việt Nam cho biết: “Trên con đường tập đoàn Monstar Lab Group phát triển thành một công ty toàn cầu, đây là thời điểm thích hợp để hai chi nhánh tại Việt Nam hợp nhất thành một công ty Khi trở thành một công ty mang chung một cái tên, cũng là lúc chúng tôi cùng nhau sẵn sàng chinh phục hành trình mới phía trước.”
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Monstar Lab Việt Nam
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ cấu trúc bộ máy Công ty TNHH Monstar Lab Việt Nam như sau:
Hình 2.1: Sơ đồ cấu trúc bộ máy của công ty TNHH Monstar Lab Việt Nam
(Nguồn: Ban quản lý công ty)
Công ty TNHH Monstar Lab Việt Nam có cơ cấu tổ chức đứng đầu là ban giám đốc (CEO/President) Dưới ban giám đốc chia ra thành 4 phòng ban chính: Phòng kinh doanh, Phòng công nghệ, Phòng tài chính - kế toán, Phòng hành chính - nhân sự. Trong Phòng công nghệ được chia ra thành 3 phòng ban nhỏ đó là: Division 1, Division 2 và Division 3 để dễ dàng quản lý.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
Ban giám đốc: Giám đốc là người có quyền hành cao nhất trong công ty Giám đốc là người thành lập, định hướng phát triển cho Công ty, bên dưới có 1 phó giám đốc, 1 trợ lý giám đốc sẽ là người hỗ trợ giám đốc trong quá trình ra quyết định Ban giám đốc quản lý chung tất cả mọi hoạt động của công ty, điều khiển tất cả các phòng ban trong Công ty
Phòng Kinh doanh: Nhiệm vụ của phòng kinh doanh đó chính là xác định định hướng kinh doanh hướng tới sự phát triển và lợi nhuận của doanh nghiệp cũng như việc xây dựng quy trình và cơ sở hạ tầng tăng trưởng hiệu quả CCO đứng đầu các nhóm kinh doanh, marketing, PR, và quan hệ khách hàng đảm bảo các chức năng của doanh nghiệp được thực hiện đầy đủ và các mối quan hệ hợp tác làm việc trong doanh nghiệp được duy trì giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược
Phòng công nghệ: Phòng công nghệ là phòng ban chính có trách nhiệm tạo ra các sản phẩm công nghệ đáp ứng nhu cầu của thị trường Hơn nữa, phòng công nghệ giúp đảm bảo cơ sở hạ tầng về kỹ thuật công nghệ thông tin cho các hoạt động của công ty, đảm bảo an toàn bảo mật cho công ty Trong Phòng ban công nghệ được chia làm 3 ban nhỏ để dễ dàng quản lý:
+ Division 1: Phòng ban thứ nhất bao gồm nhân viên Fontend, Backend, chuyên viên phân tích nghiệp vụ, Nhân viên đảm bảo chất lượng phần mềm… Phòng ban này có trách nhiệm chính là tạo ra các sản phẩm công nghệ.
+ Division 2: Bao gồm đội ngũ SA (quản trị hệ thống) Chịu trách nhiệm thiết lập và bảo trì hệ thống máy tính Giúp các máy tính trong mạng của công ty, đặc biệt là máy chủ vận hành trơn tru và an toàn, hỗ trợ nhân viên gặp sự cố trong quá trình truy cập và sử dụng máy tính.
+ Division 3: Là những Kỹ sư cầu nối (BrSE), Comtor… kết nối, phiên dịch giữa công ty với các đối tác Nhật Bản
Phòng tài chính – kế toán: Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động tài chính của công ty; Giúp công ty huy động các nguồn vốn phục vụ cho việc kinh doanh theo đúng quy định của nhà nước; Hạch toán kế toán kịp thời, lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của công ty….
Phòng hành chính – nhân sự: Phòng ban này có trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân sự và đời sống văn hóa của nhân viên trong công ty; Tiến hành tìm kiếm nhân viên cho công ty, lên lịch phỏng vấn nhân viên, báo cáo cho ban giám đốc về tình hình nhân sự của công ty; Nghiên cứu và soạn thảo các quy định được áp dụng trong công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty…
2.1.3.2 Cơ cấu nhân lực của doanh nghiệp
Năm 2018, 2019 nguồn nhân lực của công ty chỉ từ 150-200 nhân viên Từ năm
2020 trở đi, nguồn nhân lực của công ty tăng đáng kể Hiện tại thì số lượng nhân viên đã lên đến 500 nhân viên, hầu hết thành viên của công ty là lao động trẻ, có trình độ cao Công ty rất quan tâm đến việc tuyển chọn nhân tài cho công ty, đó là những người có trí tuệ, nhiệt huyết Công ty luôn chú trọng việc đào tạo từ cơ bản cho đến nâng cao giúp nâng cao trình độ nhân viên trong công ty, đáp ứng nhu cầu hiện nay của xã hội.
Cơ cấu lao động của công ty TNHH Monstar Lab Việt Nam được thể hiện ở bảng sau:
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động của công ty TNHH Monstar-Lab Việt Nam
STT Phân loại Tiêu chí Số lượng
(người) Tỷ lệ (%) Tổng số
Trung cấp, ngành nghề khác 22 4.4%
(Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự)
Từ bảng tổng quan cơ cấu lao động của công ty, ta có thể nhận thấy:
+ Nguồn nhân lực trong công ty có trình độ đại học cao (Tỉ lệ đại học chiếm 85.6%)
+ Nhân viên ở độ tuổi < 28 tuổi và từ 28 đến 35 tuổi chiếm tỉ lệ lớn, thể hiện rằng công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, đây là độ tuổi có thể phát huy được tối đa khả năng sáng tạo, làm việc ở mức cao.
Thực trạng quản lý bán hàng tại công ty tnhh monstar - lab vn
2.2.1 Thực trạng về vấn đề quản lý bán hàng qua quá trình tìm hiểu tại công ty
Qua quá trình tìm hiệu dựa vào tài liệu cũng như thực tế công ty, em nhận thấy rằng:
Hiện tại, quy trính bán hàng tại công ty đã được hoàn thiện đầy đủ theo một quy trình nhất định Tuy nhiên, hiện tại công ty chưa có phần mềm quản lý bán hàng nào chuyên biệt Các thông tin về quản lý bán hàng tại công ty vẫn được quản lý và cập nhật một cách thường xuyên, nhưng thông tin được lưu trữ ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất, chỉ được làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng với việc sử dụng công cụ tin học văn phòng như Word và Excel để xử lý và lưu trữ thông tin về hàng hóa Như vậy sẽ làm cho quy trình bán hàng của công ty không được liền mạch do không có phần mềm quản lý bán hàng để lưu dữ liệu để phục vụ cho quá trình in hóa đơn, thống kê, báo cáo Nhân viên bán hàng phải tiến hành viết hóa đơn bằng tay, nhân viên phòng kế toán phải nhập dữ liệu vào từ những hóa đơn bán hàng Điều này khó có thể tránh khỏi việc nhầm lẫn dẫn đến những thiệt hại không đáng có cho công ty.
Mức độ hiệu quả của phương pháp quản lý bán hàng hiện tại trong công ty chưa thực sự cao Do đó cần có giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng Cụ thể là do công ty chưa ứng dụng phần mềm vào việc quản lý bán hàng khiến các nghiệp vụ bán hàng đều thực hiện thủ công dẫn đến tốn thời gian và nhân lực Việc quản lý bán hàng không được tối ưu dẫn đến những sai sót không đáng có.
2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý bán hàng tại công ty TNHH Monstar
– Lab VN dựa vào kết quả điều tra Để có thể hiểu rõ hơn về thực trạng quản lý bán hàng tại công ty TNHH Monstar –Lab VN, em đã tiến hành điều tra thực trạng quản lý bán hàng tại công ty như sau:
Phương pháp điều tra: Phỏng vấn trực tiếp và khảo sát bằng phiếu điều tra kết hợp với tự tìm hiểu và thu thập thông tin của công ty, thông tin về hoạt động bán hàng tại công ty. Đối tượng điều tra: 15 nhân viên ở các phòng ban khác nhau đang làm việc tại công ty
- Số phiếu phát ra: 15 phiếu
- Số phiếu thu về: 15 phiếu
Kết quả của phiếu điều tra đã mang lại cái nhìn thực tế nhất về vấn đề quản lý bán hàng tại công ty.
Câu hỏi: Mức độ quan tâm về vấn đề quản lý bán hàng trong công ty?
Bảng 2.4: Kết quả điều tra mức độ quan tâm về vấn đề quản lý bán hàng trong công ty Đơn vị: %
Mức độ Số phiếu chọn % tương ứng
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát)
Mức độ quan tâm về vấn đề quản lý bán hàng trong công ty
Rất quan tâm Quan tâm Khá quan tâm Bình thường Không quan tâm
Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện mức độ quan tâm về vấn đề quản lý bán hàng trong công ty
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát)
Từ bảng trên ta thấy rằng, cán bộ và nhân viên trong công ty rất quan tâm đến việc quản lý bán hàng của công ty (Rất quan tâm chiếm 46%, quan tâm chiếm 27% trong tổng số phiếu chọn) trong khi đó tỉ lệ không quan tâm cũng chỉ chiếm 7% trên tổng số phiếu chọn
Câu hỏi: Đánh giá mức độ hiệu quả của phương pháp quản lý bán hàng hiện tại trong công ty?
Bảng 2.5: Kết quả điều tra mức độ hiệu quả của phương pháp quản lý bán hàng hiện tại trong công ty Đơn vị: %
Mức độ Số phiếu chọn % tương ứng
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát)
Mức độ hiệu quả của phương pháp quản lý bán hàng tại công ty
Rất hiệu quả Hiệu quả Khá hiệu quả Bình thường Không hiệu quả
Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể hiện mức độ hiệu quả của phương pháp quản lý bán hàng hiện tại trong công ty (Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát)
Từ bảng kết quả trên với tỉ lệ 66% trên tổng số phiếu chọn là không hiệu quả và 0% chọn rất hiệu quả có thể thấy rằng: phương pháp bán hàng hiện tại của công ty thực sự chưa mang lại hiệu quả cao, bên cạnh đó nếu vẫn áp dụng phương pháp thủ công hiện tại thì sẽ tốn thời gian, tốn chi phí, nhân lực và không mang lại giá trị kinh doanh cao cho doanh nghiệp.
Câu hỏi: Theo anh/chị những yếu tố nào cần có trong phần mềm quản lý bán hàng?
Qua tìm hiểu tại công ty cũng như qua khảo sát, thì những yếu tố cần có trong phần mềm quản lý bán hàng tại công ty đó chính là:
- Quản lý hoạt động bán hàng cho phép giám đốc cũng như nhân viên có thể theo dõi cũng như quản lý hoạt động bán hàng của công ty
- Quản lý khách hàng giúp dễ dàng theo dõi về thông tin của khách hàng cũng như tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
- Quản lý dự án giúp admin có thể kiểm soát được các dự án và công ty đã và đang thực hiện
- Quản lý nhân viên giúp theo dõi nhân viên một cách nhanh và hiệu quả.
- Quản lý giao dịch cho phép admin kiểm soát được thời gian thực hiện và triển khai
- Quản lý báo cáo cho phép thống kê và báo cáo thông qua quá trình bán hàng
- Dựa theo tính chất công việc được giao có thể phân quyền truy cập phù hợp cho nhân viên.
- Phần mềm được thiết kế có khả năng tương thích cao trên nhiều thiết bị, tốc độ phản hồi nhanh, hiệu quả…
Câu hỏi: Nếu xây dựng, Cơ sở hạ tầng CNTT của Công ty có đủ để duy trì phần mềm quản lý bán hàng?
Bảng 2.6: Kết quả điều tra mức độ đáp ứng để duy trì phần mềm quản lý bán hàng
Mức độ Số phiếu chọn % tương ứng
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát)
Cơ sở hạ tầng CNTT có đủ để duy trì phần mềm
Có Không Không Chắc chắn
Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thể hiện mức độ đáp ứng để duy trì phần mềm quản lý bán hàng
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát)
Qua Khảo sát, có thể thấy rằng cơ sở hạ tầng CNTT tại công ty đủ để duy trì phần mềm hoạt động tốt (80% phiếu chọn Có trong tổng số bình chọn)
Câu hỏi: Anh chị mong muốn phần mềm quản lý bán hàng sẽ như thế nào?
Bảng 2.7: Kết quả điều tra mong muốn khi xây dựng phần mềm quản lý bán hàng
Tiêu chí Số phiếu chọn
Giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng 15/15
Có các chức năng cơ bản về bán hàng 15/15
Tốc độ phản hồi nhanh 15/15
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát)
Qua khảo sát, thì phần mềm sau khi tạo ra phải đáp ứng các tiêu chí đó là: Giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng; Có các chức năng cơ bản về bán hàng; Có tính bảo mật và Tốc độ phản hồi nhanh…
Câu hỏi: Những lợi ích mà anh chị mong muốn khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng?
Bảng 2.8: Kết quả điều tra lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Tiêu chí Số phiếu chọn
Giảm thiểu những quy trình phức tạp 8/15
Tăng năng suất lao động của nhân viên 7/15
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát)
Từ trên ta thấy rằng, sử dụng phần mềm quản lí bán hàng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp công ty có thể: tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm thiểu những quy trình phức tạp và tăng năng suất lao động của nhân viên.
Đánh giá thực trạng quản lý bán hàng tại công ty
2.3.1 Đánh giá về ưu điểm
Quy trình bán một sản phẩm tại Công ty thì luôn được hoàn thiện đầy đủ theo một quy trình nhất định, điều này rất quan trọng tới việc quản lý thông tin của các giao dịch với khách hàng Bộ phận kinh doanh và kế toán là hai bộ phận giám sát việc bán hàng tại Công ty và có trách nhiệm theo dõi chi phí và nhân sự cho dự án đó.
Việc sử dụng những phần mềm tin học văn phòng có sẵn cho việc quản lý giúp cho Công ty tiết kiệm được chi phí ban đầu cho trang thiết bị phục vụ cho việc quản lý bán hàng và không đòi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về HTTT và kỹ năng về trang thiết bị hiện đại
2.3.2 Đánh giá về nhược điểm
Tốc độ xử lý truy xuất còn chậm chạp: Việc xử lý thông tin bán hàng chủ yếu là hoạt động thủ công, hơn nữa việc lưu giữ và truyền thông tin qua các phòng ban cần có thời gian xét duyệt và báo cáo Điều này gây ra lãng phí thời gian và đối khi nó làm mất đi tính kịp thời của thông tin trong khi mỗi quyết định được đưa ra nhanh chóng với mỗi doanh nghiệp sẽ là điểm mạnh quyết định hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Thiếu tính đồng bộ thông tin: Những thông tin khác nhau được xử lý và lưu trữ tại từng bộ phận, vì thế việc lưu trữ thông tin sẽ xảy ra tình trạng trùng lặp dư thừa.
Tính chính xác không cao: Do thông tin không được thống nhất, việc lưu trữ, xử lý lại được diễn ra một cách thủ công chính vì vậy mà tính chính xác của thông tin bị giảm đi rất nhiều.
Qua tìm hiểu cũng như khảo sát tại công ty, có thể nhận thấy rằng việc xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng cho công ty là rất cần thiết, bởi công ty chuyên sản xuất phần mềm, nếu không có một phần mềm quản lý bán hàng hợp lý sẽ làm cho việc quản lý bán hàng thủ công mất rất nhiều thời gian và chi phí, năng suất lao động giảm dẫn đến doanh thu giảm Vì vậy, việc có một phần mềm quản lý bán hàng hợp lý cho công ty có thể quản lý hàng hoá cũng như việc giao dịch với khách hàng một cách thuận tiện nhất.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY TNHH
Giải pháp chung
Cùng với sự phát triển của công nghệ, sự trang bị máy tính khá đầy đủ với tốc độ xử lý cao có thể đáp ứng cho việc tin học hóa quá trình quản lý bán hàng thì bên cạnh đó phần mềm quản lý bán hàng lại chưa được công ty sử dụng cho các hoạt động quản lý bán hàng, phương pháp quản lý bán hàng hiện tại của công ty thực sự chưa hiệu quả dẫn đến việc tốn thời gian, nhân lực và những sai sót không đáng có làm ảnh hưởng đến tình hình phát triển và uy tín của công ty. Để giải quyết được những nhược điểm khi quản lý bán hàng bằng phương pháp thủ công thì cần phải xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng nhằm tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu những quy trình phức tạp, tăng năng suất lao động, tăng giá trị sản xuất kinh doanh, đáp ứng được nhu cầu cho công ty.
3.1.2 Lựa chọn công cụ giải quyết Để có thể xây dựng phần mềm quản lý bán hàng thì việc phân tích yêu cầu là khâu rất quan trọng bởi công việc bao gồm các tác vụ xác định các yêu cầu cho một phần mềm mới hoặc được thay đổi, dựa trên cơ sở là các yêu cầu mà những người có vai trò quan trọng đối với hệ thống Các yêu cầu phải có tính đo được, kiểm thử được, có liên quan đến các nhu cầu hoặc cơ hội doanh nghiệp đã được xác định và các yêu cầu phải được định nghĩa ở một mức độ chi tiết đủ cho việc thiết kế phần mềm.
Phân tích vấn đề phải dựa vào xuất phát từ yêu cầu bài toán, mô tả một hay nhiều giải pháp sau đó chọn phương án tối ưu Mô tả các cấu trúc, đặt ra các câu hỏi và trả lời các câu hỏi liên quan đến bài toán đó Pha phân tích thiết kế là một pha rất quan trọng để có thể tạo ra một phần mềm đáp ứng yêu cầu của khách hàng nên nó đòi hỏi nhiều kĩ năng và sự khéo léo của người phân tích thiết kế.
Trong quá trình tìm hiểu thì em lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng Cách thực hiện phương pháp hướng đối tượng là phương pháp thiết kế từ dưới lên (bottom up), bắt đầu từ những thuộc tính cụ thể của đối tượng sau đó trừu tượng hóa lên thành các lớp Phương pháp này có ưu điểm là gần gũi với thế giới thực, tái sử dụng dễ dàng, đóng gói thông tin làm cho hệ thống tin cậy hơn, có thể thừa kế, hệ thống có tính mở, có khả năng tái sử dụng và mở rộng.
Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng
Việc xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp quá trình bán hàng của công ty trở nên dễ dàng hơn Quá trình quản lý bán hàng tại công ty có liên hệ mật thiết với quá trình triển khai dự án, diễn ra như sau: Sau khi tiếp nhận các dự án (là các đơn hàng) từ phía khách hàng, bộ phậnn chuyên môn sẽ làm việc với khách hàng để nắm bắt yêu cầu khách hàng, thành lập đội dự án làm theo đúng kế hoạch dự án đề ra, đồng thời làm việc với ban kiểm tra chất lượng, phòng kế toán để quản lý chi phí, phòng hành chính để quản lý thông tin khách hàng thường xuyên
Các bộ phận tham gia vào quá trình quản lý bán hàng:
Bộ phận kinh doanh: Nhân viên kinh doanh tìm kiếm và gặp gỡ các khách hàng tiềm năng khu vực trong nước và Nhật Bản, trao đổi, tìm hiểu thông tin khách hàng và gửi cho họ các thông tin của công ty, các lĩnh vực và dịch vụ mà công ty đang hoạt động, về các dự án phát triển phần mềm, một số dự án tiêu biểu của công ty Khách hàng sau khi được tư vấn của nhân viên cũng như tìm hiểu qua các thông tin thu thập được, nếu có nhu cầu thì sẽ gửi đơn đặt hàng dự án đến phòng kinh doanh của công ty. Nhân viên kinh doanh tiếp nhận và tổng hợp các thông tin cần thiết để trình lên ban giám đốc và phòng kỹ thuật Nếu ban giám đốc chấp nhận và đảm bảo rằng có đủ nhân lực và điều kiện để làm ra sản phẩm mà khách hàng yêu cầu thì nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành lập hợp đồng trên hệ thống với khách hàng và lưu thông tin về hợp đồng cũng như là thông tin về khách hàng Ngược lại, nếu ban giám đốc không chấp nhận dự án nhân viên sẽ thông báo cho khách hàng là dự án không được chấp nhận, hợp đồng không được thiết lập.
Bộ phận công nghệ: Từ thông tin về dự án được nhận, xem xét yêu cầu của khách hàng và đưa ra các thông số kỹ thuật cũng như tính khả thi của dự án Nếu hợp đồng được ký kết, dự án được thiết lập và nhóm phụ trách dự án được thành lập với số lượng nhân viên trong dự án gồm người quản lý dự án, phiên dịch viên, nhân viên phân tích nghiệp vụ, lập trình viên, nhân viên kiểm thử phần mềm, đáp ứng đủ yêu cầu của dự án.
Bộ phận tài chính – kế toán: Khi khách hàng chi trả các chi phí cho trước và sau các dự án, nhân viên kế toán sẽ lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc thông qua tài khoản ngân hàng Đồng thời theo dõi công nợ của khách hàng thông qua các tài khoản đó Mỗi lần xuất hàng, nhân viên đều phải lập trên hệ thống phiếu xuất hàng cho khách hàng khi giao hàng.
Ban giám đốc: Hàng ngày và cuối mỗi kì kinh doanh, nhân viên phải lập các báo cáo để báo cáo về tình hình bán hàng, doanh thu, lợi nhuận… cho BGĐ BGĐ thông qua các báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp để xem xét tình hình bán hàng của công ty, từ đó lên kế hoạch, phương hướng nhiệm vụ quá trình quản trị dự án đưa ra những phương án thích hợp nhất cho quá trình quản lý bán hàng của công ty.
3.2.2 Phân tích các yêu cầu chức năng của hệ thống
Là một công ty chuyên về công nghệ, phần mềm Sản phẩm (hàng hoá) của công ty chính là các dự án Vì vậy, trong bài em xin phép sử dụng từ: “dự án” thay thế cho “hàng hoá”.
Các chức năng nghiệp vụ chính của hệ thống đó chính là:
- Đăng nhập hệ thống: Chức năng này được thực hiện bởi tất cả những người tham gia vào hệ thống
+ Nhân viên được cấp tài khoản thực hiện đăng nhập để xác định quyền sử dụng hệ thống ở mức nào, thực hiện quản lý ở mức mình được cấp phép …
+ Người Quản lý: Là người chịu trách nhiệm về công việc kinh doanh của công ty, quản lý toàn bộ các hoạt động của công ty và các nhân viên làm việc trong công ty
+ Người Quản trị hệ thống: Người quản trị có thể tạo thêm các tài khoản người sử dụng, chỉnh sửa, xóa bỏ các tài khoản không cần sử dụng nữa , hơn nữa quản lý các vấn đề liên quan đến hệ thống.
- Quản lý tài khoản: Chức năng này được thực hiện bởi người quản trị hệ thống Người quản trị có thể thêm, bớt, cập nhật thông tin, quyền truy cập của một tài khoản nào đó khi có yêu cầu
- Quản lý hoạt động bán hàng: Chức năng này cho phép người quản lý cũng như nhân viên quản lý các hoạt động bán hàng bao gồm:
+ Lập hợp đồng với khách hàng: thông tin hợp đồng bao gồm: Mã hợp đồng, tên hợp đồng, tên dự án, tên nhân viên, tên khách hàng, số hợp đồng, số quyết định, ngày lập, ngày hiệu lực Nhân viên có thể sửa, tìm kiếm, xóa hợp, và in hợp đồng để giao cho khách hàng một bản hợp đồng.
+ Lập hóa đơn thanh toán với khách hàng: thông tin hóa đơn bao gồm: mã hóa đơn, tên hóa đơn, tên hàng hóa, ngày lập, số lượng hàng hóa, giá, thành tiền Nhân viên có thể sửa, xóa, tìm kiếm và in hóa đơn, giao hóa đơn cho khách hàng.
+ Lập phiếu xuất hàng: Thông tin phiếu xuất hàng bao gồm: Mã phiếu xuất, tên phiếu xuất, tên khách hàng, tên nhân viên, ngày lập, số lượng, giá, thành tiền Nhân viên có thể tìm kiếm, sửa, xóa và in phiếu xuất, giao phiếu xuất cho khách hàng ký nhận.
+ Cập nhật hàng xuất: Cập nhật hàng hóa đã được xuất đi, hàng hóa chưa xuất đi và hàng hóa đã hết trên phần mềm.
- Quản lý nhân viên: Chức năng này được sử dụng để quản lý nhân viên làm việc trong công ty, theo dõi quá trình công tác của họ Thực hiện các chức năng như là thêm nhân viên mới, cập nhật thông tin nhân viên, xoá nhân viên khi nghỉ việc….
- Quản lý khách hàng: Nhằm thu thập thông tin của khách hàng Có thể thêm, cập nhật, xoá thông tin về khách hàng, từ đó có các hình thức chăm sóc khách hàng phù hợp…
- Quản lý dự án: Chức năng này được sử dụng để quản lý các vấn đề về dự án khi có hợp đồng về dự án, có thể thực hiện thêm, cập nhật, xoá dự án…, cập nhật lại thông tin khi dự án đã được bàn giao cho khách hàng Ngoài ra, từ thông tin về dự án có thể theo dõi tiến độ phù hợp, kịp thời gian hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu của khách hàng
Một số đề xuất và kiến nghị
3.3.1 Đánh giá khả năng ứng dụng của phần mềm Đứng trước xu hướng phát triển của công nghệ thông tin như vũ bão, việc tin học hoá việc quản lý bán hàng tại mỗi doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và thực sự cần thiết Phần mềm quản lý bán hàng trên được phân tích thiết kế theo quy trình phân tích thiết kế hướng đối tượng UML về cơ bản đã đáp ứng các mục tiêu đề ra:
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp ban giám đốc sẽ nắm bắt được tất cả hoạt động kinh doanh của công ty, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho công ty mà vẫn có báo cáo chính xác, dễ so sánh và theo dõi, đánh giá Việc quản lý thông tin khách hàng sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn bởi với mỗi doanh nghiệp thì thông tin khách hàng là vô cùng quan trọng Khi có thêm sản phẩm mới, tính năng mới…thì chỉ việc cập nhật vào phần mềm quản lý bán hàng là tất cả dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa và mọi nhân viên sẽ nắm được thông tin mới của sản phẩm để bán hàng tốt hơn Không mất nhiều thời gian cập nhật, hạn chế nhập sai thông tin do chỉ cần nhập ở một máy chủ và nếu sai thì sửa sai nhanh chóng, đồng bộ Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng thống kê, báo cáo nên sẽ giúp cho công ty xác định được đâu là khách hàng tiềm năng, từ đó có những chính sách thúc đẩy quá trình bán hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả.
Tuy nhiên, bên cạnh đó, do thời gian thực hiện đề tài tương đối hạn chế nên việc phân tích thiết kế phần mềm không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Đồng thời vẫn còn có một số form chưa hoàn thành đầy đủ và chính xác Phần mềm được xây dựng vẫn chưa phản ánh được toàn bộ các chức năng liên quan đến quản lý bán hàng ở công ty Từ đó, cần phải tiếp tục bổ sung thêm các chức năng vào cơ sở dữ liệu để phần mềm quản lý bán hàng trên được hoàn thiện hơn nữa thì hệ thống mới đáp ứng được nhu cầu sử dụng phần mềm phục vụ cho quá trình hoạt động quản lý của công ty.
3.3.2 Đề xuất hướng phát triển Đây là một đề tài có tính thực tế cao, với nhiệm vụ là phân tích phần mềm quản lý bán hàng, khóa luận đã đáp ứng được một số yêu cầu cơ bản đã được đặt ra Tuy nhiên để đề tài có thể áp dụng vào thực tế, đáp ứng được những đòi hỏi cần phải có thêm thời gian nghiên cứu, không chỉ cần có kiến thức về công nghê thông tin mà còn cần những kiến thức liên quan sao cho chương trình có thể đáp ứng được hầu hết các yêu cầu phát sinh trong thực tế, cung cấp tiện ích tối đa cho người dùng mà vẫn đảm bảo yêu cầu chương trình phải đơn giản, dễ sử dụng Và hơn thế nữa, để chương trình có thể hoạt động hiệu quả hơn cần dữ liệu phải được lưu trữ bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu có tính bảo mật hơn Vì vậy, để phát triển thành một phần mềm hoàn chỉnh và có thể đưa ứng dụng vào thực tế một cách rộng rãi thì cần phải:
- Cải tiến, hoàn thiện một số chức năng chưa hoàn chỉnh trong phần mềm
- Tối ưu hóa chức năng
- Xử lý vấn đề bảo mật dữ liệu như là: Phân quyền, cấp quyền cho từng nhóm người dùng
- Thiết kế giao diện chương trình mang tính chuyên nghiệp hơn
- Nâng cấp hệ thống để có thể áp dụng được quản lý doanh nghiệp trên mạng diện rộng và sử dụng được trên các hệ quản trị khác
- Giao diện sinh động hơn, tích hợp thêm nhiều chức năng tiện ích khác Thân thiện với người sử dụng, hơn nữa phải đảm bảo được chất lượng phần mềm.
3.3.3 Kiến nghị Để công tác tổ chức quản lý bán hàng tại công ty một cách hiệu quả thì công ty phải tiến hành phân tích và thiết kế phần mềm giúp cho việc quản lý bán hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, chính xác
Một số định hướng phát triển quản lý bán hàng tại công ty:
Từ nhân viên phòng kỹ thuật phân công nhiệm vụ và thành lập một đội chuyên về phân tích thiết kế các phần mềm, đặc biệt là phần mềm quản lý bán hàng tại công ty Đội ngũ này là nhân viên trong công ty, họ hiểu rõ cơ cấu tổ chức cũng như quy trình quản lý bán hàng tại công ty Từ việc phân tích thiết kế phần mềm sẽ giúp các nhân viên lập trình tạo phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với công ty.
Thiết kế phần mềm quản lý bán hàng và tiến hành cài đặt, đào tạo nhân viên để sử dụng một cách hiệu quả phần mềm đó.
Ngoài tài liệu hướng dẫn sử dụng, khi triển khai phần mềm tại công ty, sẽ có người trực tiếp hướng dẫn nhân viên trong phòng kinh doanh sử dụng các chức năng chính của phần mềm.
Trong thời gian thực hiện đề tài khóa luận “Phân tích thiết kế phần mềm quản lí bán hàng cho Công ty TNHH Monstar – Lab Việt Nam” , em đã nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề quản lý bán hàng trong các cơ quan, công ty nói chung và công ty em thực tập nói riêng Nó giúp cho nhà quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc quản lý, lưu trữ thông tin Do đó phần mềm quản lý bán hàng đòi hỏi thật chính xác, kịp thời và đồng bộ.
Do thời gian làm khóa luận có hạn, dù đã cố gắng và được sự hướng dẫn tận tình của Th.S Nguyễn Thị Hội, anh chị trong Công ty TNHH Monstar – Lab Việt Nam nhưng bài khóa luận của em vẫn còn nhiều hạn chế và thiếu sót, chương trình còn đơn giản, cơ sở dữ liệu còn chưa được tối ưu hóa chặt chẽ, vấn đề bảo mật cơ sở dữ liệu chưa cao.
Tuy vậy bài khóa luận đã nêu được tầm quan trọng của tin học hóa trong quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng, khảo sát và phân tích, thiết kế hoàn chỉnh một bài toán quản lý, các giao diện được thiết kế đơn giản, thân thiện với người dùng.
Em sẽ tiếp tục hoàn thiện hơn nữa những chức năng của chương trình và sẽ cố gắng thiết kế và cài đặt, nâng cấp chương trình sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của bài toán trong thực tế.
Cuối cùng một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong trường Đại học Thương Mại và đặc biệt là cô giáo hướng dẫn Th.s Nguyễn Thị Hội đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
[1] Đàm Gia Mạnh( 2017) Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại
[2] Lê Văn Phùng(2014), Kĩ nghệ phần mềm, Nhà xuất bản Thông tin và truyền thông,
[3] Đặng Văn Đức(2002), Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML, NXB Giáo dục, Hà Nội.
[4] Https://vi.wikipedia.org/wiki.
[5] Nguyễn Văn Vy(2002), Giáo trình Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, NXB Thống kê.
[6] Trần Đình Quế (2017), Giáo trình Phân tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin, Học viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông.
[7]Vicki A.Benge (2012), Article “The advantages of using System analysis & design to improve business quality”
[8] Hendra Alianto (2012), “An Analysis Of Sales Information System And Competitive Advantage”, Binus University
[9] James Kok Konjaang (2015), Article “Design and Development of a SaleManagement System for SMEs in Northern Ghana”
PHIẾU KHẢO SÁT SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY TNHH MONSTAR-LAB VN.
1 Họ và tên người được khảo sát:
2 Giới tính của anh/chị o Nữ o Nam
3 Độ tuổi của anh/chị? o Dưới 28 tuổi o Từ 28 đến 35 tuổi o Lớn hơn 35 tuổi
5 Phòng ban: o Phòng Kinh Doanh o Phòng Công Nghệ o Phòng Tài chính – Kế Toán o Phòng Hành Chính – Nhân sự o Khác (…)
II KHẢO SÁT SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN
LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY.
1 Theo anh(chị) các phòng ban trong công ty có được trang bị máy tính và các thiết bị công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh hiện nay như thế nào?
□ Rất đầy đủ □ Đầy đủ
2.Đánh giá tốc độ xử lý dữ liệu của máy tính?
3 Hệ thống máy chủ của công ty có thường xuyên quá tải không?
□ Rất thường xuyên □ Không bao giờ
□ Thường xuyên □ Khá thường xuyên
4 Mức độ quan tâm về vấn đề quản lý bán hàng trong công ty?
□ Rất quan tâm □ Khá quan tâm
□ Quan tâm □Không quan tâm
5 Đánh giá mức độ hiệu quả của phương pháp quản lý bán hàng hiện tại trong công ty?
□ Rất hiệu quả □ Hiệu quả
□ Khá hiệu quả □ Không hiệu quả
6 Đánh giá mức độ cần thiết của việc đầu tư xây dựng phần mềm quản lý bán hàng của công ty?
7 Theo anh/chị những yếu tố nào cần có trong phần mềm quản lý bán hàng?
7.1 Quản lý hoạt động bán hàng cho phép giám đốc cũng như nhân viên có thể theo dõi cũng như quản lý hoạt động bán hàng của công ty
7.2Quản lý khách hàng giúp dễ dàng theo dõi về thông tin của khách hàng cũng như tìm kiếm khách hàng tiềm năng
7.3Quản lý dự án giúp admin có thể kiểm soát được các dự án và công ty đã và đang thực hiện
7.4Quản lý nhân viên giúp theo dõi nhân viên một cách nhanh và hiệu quả.
7.5 Quản lý giao dịch cho phép admin kiểm soát được thời gian thực hiện
