BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CHỦ ĐỀ KẾ TOÁN NHẬP KHO VÀ KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG KHÔNG VIETJET NHẰM HOÀN THIỆN CÁC HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
Những vấn đề chung về hàng tồn kho
1.1.1 Khái niệm và phân loại hàng tồn kho:
Theo VAS 02: Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
Hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
- Chi phí dịch vụ dở dang
1.1.2 Đặc điểm hàng tồn kho:
- Hàng tồn kho là một bộ phận chiếm tỷ trọng khá lớn trong tài sản ngắn hạn (current assets) và tổng tài sản của doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp thương mại
- Hàng tồn kho được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau
- Việc quản lý, xác định chất lượng, tình trạng cũng như giá trị hàng tồn kho là công việc khó khăn, phức tạp
- Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất và điều kiện bảo quản khác nhau Do vậy, hàng tồn kho được bảo quản ở nhiều địa điểm, điều kiện bảo quản khác nhau Do đó, dễ xảy ra tình trạng mất mát hàng, việc kiểm kê và quản lý, bảo quản gặp nhiều khó khăn và tốn nhiều chi phí.
Kế toán hàng tồn kho
1.2.1 Quy định, nguyên tắc liên quan đến kế toán hàng tồn kho:
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13
- Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp
- Chuẩn mực kế toán số 02 Hàng tồn kho
- Đối với sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất, luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cấn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn
- Đối với vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cấn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn
- Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho
- Kế toán hàng tồn kho phải được thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” khi xác định giá gốc hàng tồn kho, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí
- Hàng tồn kho cần được ghi nhận theo giá gốc, giá gốc của hàng tồn không được thay đổi, từ trường hợp có có quy định khác trong chuẩn mực kế toán Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí chế biến, chi phí mua hàng và các chi phí phát sinh trực tiếp liên quan để có được hàng tồn kho ở trạng thái và địa điểm hiện tại Cụ thể:
➢ Chi phí mua: Bao gồm giá mua sản phẩm kèm theo các loại thuế không được hoàn lại; Các chi phí khác có liên quan trực tiếp tới việc mua hàng tồn kho; Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và lưu kho; Các khoản giảm giá và chiết khấu thương mại hàng mua không đúng quy cách, được trừ khỏi chi phí mua hàng
➢ Chi phí chế biến: Bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: Chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung; Chi phí nhân công trực tiếp; Chi phí biến đổi và phát sinh trong quá trình chuyển vật liệu, hóa liệu, nguyên liệu thành thành phẩm
➢ Chi phí liên quan trực tiếp khác: Bao gồm các khoản khách ngoài chi phí chế biến và mua hàng tồn kho
- Trong nguyên tắc tính hàng tồn kho có chi phí không tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm:
➢ Chi phí nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường;
➢ Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản trong quá trình mua hàng và chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo;
➢ Chi phí quản lý doanh nghiệp;
- Nguyên tắc tính hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất, nhất quán ít nhất trong một kỳ kế toán năm Bởi các phương pháp định giá hàng tồn kho có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính trong năm của doanh nghiệp
- Thông thường các doanh nghiệp thường thay đổi phương pháp và nguyên tắc tính hàng tồn kho theo khuynh hướng mỗi năm chọn lựa lại một lần Tuy nhiên nếu áp dụng việc thay đổi cách tính hàng tồn kho hàng năm thì các chuyên gia cũng như ban lãnh đạo khó có thể so sánh báo cáo tài chính của doanh nghiệp qua từng năm Chính vì vậy các doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc tính hàng tồn kho nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác, tạo tính thống nhất cho báo cáo tài chính hàng năm, thuận lợi cho việc so sánh các số liệu
- Tuy nhiên, nguyên tắc nhất quán không có nghĩa là công ty, doanh nghiệp không bao giờ thay đổi các phương pháp kế toán Trong trường hợp doanh nghiệp tìm ra và triển khai một phương pháp tính hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích và cải tiến trong việc lập báo cáo tài chính thì có thể cân nhắc thay đổi cách tính hàng tồn kho
- Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần lưu ý khi có sự thay đổi, doanh nghiệp cần áp dụng nguyên tắc công khai toàn bộ tính chất của sự thay đổi Cũng như kiểm nghiệm việc thay đổi có ảnh hưởng như thế nào đến lãi ròng và cần công khai những số liệu này trong báo cáo tài chính
- Một trong những nguyên tắc tính hàng tồn kho cho các doanh nghiệp Việt chính là thận trọng Nhà quản lý cần cân nhắc, xem xét, đưa ra các phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc này đòi hỏi bộ phận kế toán trong doanh nghiệp cần:
- Lập dự phòng nhưng không quá lớn
- Không đánh giá cao hơn giá trị của các khoản thu nhập và các tài sản
- Ghi nhận và cung cấp bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí
- Trong nền kinh tế thị trường và xu hướng chuyển đổi số các doanh nghiệp phải cạnh tranh để có thể đứng trước những rủi ro trong kinh doanh, tồn tại và phát triển Để tăng sức mạnh và năng lực, nhà quản lý cần có kỹ năng ứng phó với các rủi ro, dự báo tình huống xấu nhất có thể diễn ra, vào lúc này nguyên tắc thận trọng cần được áp dụng Dựa trên nguyên tắc tính hàng tồn kho này thì giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi:
- Giá bán bị giảm, hàng lỗi thời, hư hỏng
- Chi phí để bán hàng tăng lên
- Chi phí hoàn thiện hàng tăng
- Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho bằng với giá trị thuần chỉ được thực hiện khi phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP KHO
Tổng quan về công ty và bộ phận kế toán
2.1.1 Tổng quan về công ty
- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG KHÔNG VIETJET
- Tên viết tắt: VIETJET., JSC
- Tên thương mại: VIETJET AIR
- Ngày hoạt động: 23/7/2007 - Địa chỉ trụ sở chính: 302/3 phố Kim Mã, Phường Ngọc Khánh, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Địa chỉ trụ sở hoạt động: Tòa nhà Vietjet Plaza, 60A Trường Sơn, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Lĩnh vực hoạt động: Hoạt động kinh doanh cốt lõi của Vietjet là cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách và vận chuyển hàng hóa trên các tuyến bay nội địa và quốc tế bên cạnh các dịch vụ hỗ trợ liên quan, tập trung vào 5 nhóm chính:
+ Vận tải hàng không (Vận tải hành khách và hàng hóa nội địa và quốc tế; quảng bá, tổ chức du lịch)
+ Dịch vụ phụ trợ (Chọn chỗ ngồi trên tàu bay; đặt mua trước thức ăn; vận chuyển hành lý; …)
+ Thương mại tàu bay (Mua, bán tàu bay; thuê, cho thuê tàu bay; chuyển nhượng tàu bay)
+ Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp vận tải hàng không (Dịch vụ mặt đất, hỗ trợ kỹ thuật; bồi dưỡng tàu bay định kì và không thường xuyên; …)
+ Đào tạo hàng không (Đào tạo phi công; đào tạo tiếp viên; …)
- Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại công ty:
Sơ đồ 2.1 Bộ máy công ty CP Hàng không VietJet
2.1.2 Giới thiệu bộ phận kế toán
2.1.2.1 Vai trò và chức năng của bộ phận kế toán:
Sơ đồ 2.2 Mô hình tổ chức phòng kế toán
- Kế toán trưởng: nắm quyền điều hành, quản lý phòng kế toán, tham mưu công tác kiểm soát tài chính cho giám đốc để đưa ra các kế hoạch phát triển doanh nghiệp, tham gia lập báo cáo tài chính; giám sát và đảm bảo tính hợp pháp của sổ sách kế toán
- Ban kế toán chi phí và kế toán công nợ phải trả:
+ Kế toán chi phí sẽ ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các khoản chi phí phát sinh, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đối với từng khoản mục chi phí, mở sổ theo dõi chi tiết từng khoản mục chi phí, …
+ Kế toán công nợ phải trả tiếp nhận, kiểm tra hợp đồng, bao gồm thông tin nhà cung cấp, hình thức, thời hạn thanh toán, các điều khoản thanh toán, các chính sách ưu đãi, Căn cứ vào số liệu hạch toán của các bộ phận kế toán khác, kế toán công nợ cần kiểm tra tính chính xác của các giao dịch lấy hàng, tiến hành thanh toán tiền cho người bán, ghi nhận các diễn biến phát sinh tăng giảm của công nợ phải trả Tiến hành hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà doanh nghiệp được hưởng căn cứ vào hợp đồng và các chính sách kinh doanh của bên bán Thực hiện đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp
- Ban kế toán doanh thu và công nợ phải thu:
+ Kế toán doanh thu: theo dõi lợi nhuận, kiểm soát giá cả của các sản phẩm trên các nền tảng, thu thập và xử lý báo cáo từ thu ngân để đối chiếu với phần mềm hệ thống, báo cáo doanh thu và theo dõi quyết toán trong ngày
+ Kế toán công nợ phải thu: tiếp nhận và kiểm tra nội dung hợp đồng bán hàng, bao gồm các thông tin về khách hàng, điều khoản, hình thức thanh toán, … Theo dõi, giám sát và ghi nhận những diễn biến phát sinh tăng giảm công nợ phải thu theo ngày, tháng, quý và năm Hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà khách hàng được hưởng thông qua hợp đồng, các chính sách kinh doanh của doanh nghiệp Thực hiện đối chiếu công nợ với mỗi khách hàng
- Ban kế toán tổng hợp: sẽ hỗ trợ kế toán các phòng bán khác, in sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cho doanh nghiệp Đối chiếu số liệu giữa các đơn vị, dữ liệu tổng hợp và dữ liệu chi tiết Thống kê và tổng hợp sổ sách, chứng từ kế toán khi có yêu cầu Kiểm tra các định khoản, hạch toán nghiệp vụ phát sinh, sự cân đối giữa các sổ sách và chứng từ Cung cấp số liệu cho ban giám đốc hoặc các cơ quan chức năng khi có yêu cầu, giải trình số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra khi số liệu chưa được rõ ràng Lên báo cáo tài chính theo quý, theo niên độ kế toán và các báo cáo tài chính chi tiết giải trình, thuyết trình, lập báo cáo tài chính riêng lẻ và báo cáo hợp nhất
+ Kế toán tài sản cố định: Nhận và cập nhật chứng từ về tài sản cố định, kiểm tra xác nhận TSCĐ khi nhập Tập hợp chi phí XDCB, chi phí sửa tài sản cố định Cập nhật tăng giảm TSCĐ, lập danh sách tăng giảm TSCĐ từng tháng, năm Xác định thời gian khấu hao TSCĐ (theo khung qui định nhà nước), tính khấu hao TSCĐ, chuyển số liệu khấu hao tháng chotừng bộ phận để hạch toán, kiểm kê TSCĐ Cung cấp số liệu và tài liệu liên quan về TSCĐ khi có yêu cầu của phòng kế toán
- Ban thuế và quy trình: phụ trách về các vấn đề về khai báo thuế trong doanh nghiệp
Kế toán sẽ lập báo cáo thuế hàng tháng, hàng quý và nộp thuế cho công ty Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có vấn đề phát sinh Kiểm tra đối chiếu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra từng cơ sở Theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của công ty Lập hồ sơ hoàn thuế khi có phát sinh
2.1.2.2 Phần mềm kế toán đang sử dụng và hình thức kế toán:
- Công ty sử dụng phần mềm SAP (system Application Progaming) tên đầy đủ là SAP ERP Đây là phần mềm giúp hoạch kế hoạch kinh doanh được phát triển bởi công ty SAP của Đức và ra đời vào năm 2006 Việc sử dụng phần mềm này giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, cải thiện hiệu suất quản lý, tăng cường khả năng bảo mật thông tin Một số tính năng của SAP có thể kể đến là: quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý kho; quản lý tài chính, …
- Bên cạnh đó, để quản lý và hỗ trợ cho việc vận hành tàu bay công ty còn sử dụng hệ thống phần mềm bão dưỡng tàu bay theo công nghệ mới AMOS AMOS do Swiss Aviation Software phối hợp với Công ty Cổ phần Thiết bị và Truyền thông NGS triển khai sẽ cung cấp các công cụ quản lý kỹ thuật, quản lý chương trình bảo dưỡng một cách chặt chẽ, hiệu quả đồng bộ dữ liệu hơn, thông qua đó góp phần giảm chi phí và thời gian bảo dưỡng, nâng cao hệ số sẵn sàng khai thác cho đội bay Phần mềm còn cung cấp công
21 cụ thuận tiện cho lập kế hoạch, kiểm soát các quá trình bảo dưỡng, quản lý nhân lực để tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm tối đa chi phí nhân công cho việc ghi chép, nhập liệu, kiểm soát công việc, qua đó góp phần tăng năng suất lao động Đặc biệt, phần mềm AMOS cung cấp thông tin đồng bộ về tình trạng hỏng hóc, lịch sử bảo dưỡng, tình trạng phụ tùng vật tư, tạo điều kiện cho các nhân viên kỹ thuật đưa ra các quyết định sửa chữa hiệu quả, kịp thời, giảm thiểu dừng bay, chậm giờ, hủy chuyến
- Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12
- Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam “VND” hoặc “Đồng”)
- Chế độ kế toán áp dụng là theo chế độ Kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 133/2016 QĐ – BTC ngày 28/06/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
- Hình thức ghi sổ kế toán: Sổ Cái
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Hàng tồn kho được thể hiện theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng
Thực tế quy trình kế toán nhập kho và kiểm kê hàng tồn kho tại công ty CP Hàng không Vietjet
2.2.1 Quy trình kế toán nhập kho hàng tồn kho tại công ty CP Hàng không Vietjet 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng:
+ Giấy chứng nhận từ nhà sản xuất: Certificate of Conformance, …
+ Yêu cầu mua hàng: Purchase Request (PR)
+ Phiếu nhập kho: GRN (Goods Receipt Note)
+ Đơn đặt hàng: Purchase Order (PO)
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên
- Tài khoản công ty sử dụng: TK 153; TK 151
- TK cấp 1: 153 - Công cụ, dụng cụ
+ TK cấp 2: TK 1531010000: Kho AMOS - Consumable
+ TK cấp 2: TK 1519010100: TK trung gian hàng hóa và dịch vụ AMOS
- Kho vật tư kỹ thuật chủ yếu có 2 loại hàng tồn kho là hàng consumable và rotable Consumable là hàng tiêu hao, chỉ được xuất và sử dụng sửa chữa một lần và có giá trị lớn Rotable là phụ tùng xoay vòng với thời gian hữu dụng ước tính dài hơn 1 năm được ghi nhận là chi phí trả trước dài hạn và được phân bổ theo phương pháp đường thẳng trong thời gian hữu dụng ước tính không quá 3 năm Rotable có thể xuất và sử dụng lại
2.2.1.3 Quy trình kế toán nhập kho hàng tồn kho tại công ty CP Hàng không Vietjet
Trong quá trình thực tập tại công ty tôi đã tham gia vào công việc bộ phận kế toán hàng tồn kho, ở đây là hàng tồn kho vật tư kỹ thuật được công ty mua về để sửa chữa, lắp rắp cho các vật tư bị hư hỏng trên máy bay và tôi đã nắm rõ quy trình cũng như cách thức nhập liệu của công ty
Quy trình nhập kho của công ty sẽ bao gồm các giai đoạn và sự tham gia của các bộ phận là kỹ thuật, kho và kế toán
Giai đoạn 1: Bộ phận kỹ sư yêu cầu mua hàng (PR)
Giai đoạn 2: Yêu cầu mua hàng được duyệt, bộ phận mua sắm tạo đơn đặt hàng (PO) Giai đoạn 3: Ký kết hợp đồng
Giai đoạn 4: Hàng hóa được gửi đến kho
Giai đoạn 5: Kế toán hạch toán lên phần mềm SAP
Cụ thể từng giai đoạn như sau:
Giai đoạn 1: Bộ phận kỹ sư yêu cầu mua hàng: Công ty sẽ có lịch bảo trì các vật tư được lên kế hoạch bởi bộ phận kỹ sư Mọi yêu cầu mua thiết bị kỹ thuật đều được nhân viên kỹ sư đưa ra thông qua yêu cầu mua bằng văn bản bản cứng
Giai đoạn 2: Yêu cầu mua hàng được duyệt, bộ phận mua sắm tạo đơn đặt hàng:
Trưởng phòng kỹ sư được cấp quyền xem xét và phê duyệt yêu cầu mua hàng (PR) Bộ phận mua hàng sẽ xác nhận PR và và xử lý để bộ phận tài chính phê duyệt dựa trên hạn mức phê duyệt Sau khi PR được duyệt, nhân viên kỹ sư tạo PO trên hệ thống AMOS và liên hệ nhà cung cấp để đặt hàng Thông thường, việc lựa chọn nhà cung cấp đấu thầu được thực hiện thông qua website của Airbus do toàn bộ máy bay của Vietjet đều do Airbus sản xuất Nhân viên kỹ sư điền thông tin các thiết bị cần thiết vào trang web của Airbus sau đó hệ thống sẽ hiện ra khuyến nghị của nhà cung cấp Việc tạo mã nhà cung cấp được thực hiện thông qua hệ thống AMOS và được nhóm kế toán tổng hợp phụ trách Quá trình xét duyệt mã nhà cung cấp đi kèm với ma trận xét duyệt PR - PO Về mặt kỹ thuật, mã nhà cung cấp mới chỉ được tạo cho nhà cung cấp mới Mã nhà cung cấp thường xuyên đã được lưu trữ
Giai đoạn 3: Ký kết hợp đồng: Sau khi PR - PO được duyệt, bộ phận mua hàng liên hệ và thỏa thuận thành công với nhà cung cấp thì hợp đồng sẽ được ký kết Hợp đồng
23 được ký kết theo từng trường hợp cho mỗi lần mua lại Tính hợp pháp của hợp đồng được đảm bảo khi có chữ ký của đại diện Vietjet và đại diện của nhà cung cấp
Giai đoạn 4: Hàng hóa được gửi đến kho: Hợp đồng được ký kết xong thì vật tư sẽ được vận chuyển bằng đường hàng không đến kho Vietjet Sài Gòn tại Phan Thúc Duyện, quận Tân Bình Một bộ chứng từ đầy đủ phải đi kèm khi giao hàng bao gồm: giấy chứng nhận từ nhà sản xuất, hóa đơn, tờ khai hải quan, vận đơn hàng không Khi đến kho, nhân viên kỹ thuật sẽ mở và kiểm tra lại tình trạng hàng hóa, số linh kiện, số seri của hàng hóa và lập phiếu lắp đặt và bảo hành có đóng dấu kiểm định của VJC Sau khi kiểm tra toàn bộ, thủ kho sẽ tạo giấy nhập kho (GRN) trên hệ thống AMOS và một mã vạch với các thông tin về mã vật tư, số sê ri, vị trí (dãy kho) được in từ hệ thống AMOS để xác nhận hóa đơn và sắp xếp hàng hóa vào kho Nhân viên kho kiểm tra đối chiếu ba chiều giữa PO - GRN - hóa đơn để xác minh số lượng và số lượng nhận hàng là chính xác đầy đủ
Giai đoạn 5: Kế toán hạch toán lên phần mềm SAP: Kế toán thực hiện xuất dữ liệu từ AMOS và hạch toán nhập kho lên SAP
Bước 1: Đầu tiên, kế toán xuất dữ liệu vật tư nhập kho từ AMOS Nhập Function:
1498 (Receiving Tracking) Mục đích của việc này để lấy dữ liệu nhập kho để xử lý
Bước 2: Sau khi điền Function 1498 sẽ xuất hiện màn hình sau:
Dữ liệu của các mục đều trống, hình chụp minh họa là hình sau khi ta bắt đầu điền dữ liệu vào các mục cần thiết để lấy dữ liệu hàng nhập kho
1 Order type: Điền P, X -> P (Purchase Order) và X (Exchange Order)
2 Received between … and: Chọn thời gian lấy dữ liệu nhập kho (Mỗi tháng bạn thực hiện nhập kho một lần thì bạn sẽ điền tháng bạn chọn vào, ở đây tôi lấy ví dụ tháng 11/2022: tôi nhập Received betwwen: 01.Nov.2022 và and: 30.Nov.2022)
3 Chọn Search để xuất Report -> Lưu về máy
4 Đây là mẫu file excel dữ liệu nhập kho sau khi ta xuất Report File này được đặt tên là RCT (receiving tracking) November:
File excel này ta sẽ thấy các cột dữ liệu quan trọng cần thiết để tạo template mẫu up lên phần mềm SAP như là: Order No (Mã của đơn đặt hàng), Part No (Mã vật tư), Serial/Batch No (Số seri mã vật tư), Qty (số lượng), Mat Class (Loại hàng: C: Consumable; R: Rotable); Vendor: Mã nhà cung cấp
Bước 3: Vào lại phần mềm AMOS chọn Function: 859 (Receiving Invoice Report)
Mục đích: Lấy giá trị cho từng part number Như file minh họa thì dữ liệu số tiền cũng từng mã vật tư chưa có do đó ta cần chọn thêm 1 function khác để lấy thông tin này
Bước 4: Sau khi điền Function 859 sẽ xuất hiện màn hình sau:
Dữ liệu của các mục đều trống, hình chụp minh họa là hình sau khi ta bắt đầu điền dữ liệu vào các mục cần thiết để lấy giá trị cho từng mã vật tư
1 Order type: Điền P, X -> P (Purchase Order) và X (Exchange Order)
2 Received between … and: Chọn thời gian lấy dữ liệu nhập kho (Mỗi tháng bạn thực hiện nhập kho một lần thì bạn sẽ điền tháng bạn chọn vào, ở đây tôi lấy ví dụ tháng 11/2022: tôi nhập Received betwwen: 01.Nov.2022 và and: 30.Nov.2022)
3 Chọn Search để xuất Report -> Lưu về máy
4 Đây là mẫu file excel dữ liệu nhập kho sau khi ta xuất Report File này được đặt tên là RIR (Receiving Invoice Report) November:
File excel này ta sẽ thấy các cột dữ liệu quan trọng cần thiết để tạo template mẫu up lên phần mềm SAP như là: Order No (Mã của đơn đặt hàng), Part No (Mã vật tư), Serial/Batch No (Số seri mã vật tư), Qty (số lượng), Mat.Class (Loại hàng: C: Consumable; R: Rotable); Vendor: Mã nhà cung cấp
Bước 5: Ta thấy file lấy dữ liệu đầu tiên ta không có giá trị, và file thứ 2 có giá trị nên ta lập mỗi file excel 1 cột ta lấy tên cột là KEY, ở cột này ta dùng hàm concatenate để nối dữ liệu của 3 cột là Order No (Mã của đơn đặt hàng), Part No (Mã vật tư), Serial/Batch No (Số seri mã vật tư) Vì một đơn đặt hàng có nhiều loại vật tư mà một vật tư có thể có nhiều số seri khác nhau nên ta cần lấy đầy đủ thông tin này để không xảy ra sai sót, nhầm lẫn
Bước 6: Tiếp theo, ta sẽ lập thêm các cột dữ liệu ở file RCT_November để hoàn thiện dữ liệu mà mẫu template phần mềm SAP cần
1 Cột Amount: ta lấy cột Price*Qty
2 Cột Price: Dùng hàm vlookup cột key file RCT và RIR để lấy giá trị
3 Amount exchange: ta lấy cột Amount*Currency Exchange
4 Cột Currency Exchange: dùng hàm if để quy đổi tỷ giá
5 Cột Currency: dùng hàm vlookup cột key file RCT và RIR để lấy đơn vị tiền tệ
6 Cột Memmo: dùng hàm concatenate để nối dữ liệu cột key, cột vendor, cột price, cột currency exchance, cột currency
Bước 7: Copy dữ liệu vào file mẫu teamplate
1 Cột Ngày Chứng Từ và Ngày Hạch Toán: Lấy dữ liệu từ cột Created Date
2 Tiêu đề chứng từ: NTKKT Tháng.Năm (NKKT11.2022)
5 Đơn vị tiền tệ: Lấy dữ liệu từ cột Currency
6 Tài khoản Nợ: 1531010000 (đối với hàng Comsumable), 1531020000 (đối với hàng Rotable); Tài khoản Có: 1519010100
7 Số tiền: Lấy dữ liệu từ cột Amount
8 Số tiền quy đổi: Lấy dữ liệu từ cột Exchange Amount
9 Trung tâm lợi nhuận (Profit center): 10100003 (Lợi nhuận kĩ thuật)
10 Diễn giải: Lấy dữ liệu từ cột Memo
Bước 8: Mở phần mềm SAP, up dữ liệu để phần mềm hạch toán
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
- Công ty tổ chức bộ máy kế toán tốt, có sự phân chia nhiệm vụ, công việc rõ ràng, các ban nhỏ trong phòng kế toán hợp tác với nhau rất chặt chẽ, hoàn thành tốt khối lượng công việc của công ty, hỗ trợ tốt cho ban lãnh đạo trong việc ra quyết định, hoàn thành chiến lược đã đề ra Hằng năm, công ty cũng tổ chức các buổi tập huấn giúp nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ, nhân viên cũng được tham gia các buổi hội thảo về các nghị quyết mới ban hành, học các khóa học về thuế
- Nhân viên của công ty có trình độ chuyên môn cao, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán
- Việc kiểm soát nội bộ cũng công ty rất tốt thể hiện rõ qua từng quy trình nghiệp vụ Như trong quy trình kế toán hàng nhập kho thì phải có sư phê duyệt của lãnh đạo cấp trên có thẩm quyền, chứng từ được luân chuyển phải đáp ứng đầy đủ tên, chữ ký, dấu mộc của ban lãnh đạo Kế toán chỉ thực hiện hạch toán khi bộ chứng từ đầy đủ và đúng
Bộ phận kho cũng phải có sự đối chiếu so sánh các chứng từ trước khi thực hiện việc nhập hàng vào kho và nhập dữ liệu trên hệ thống AMOS Điều này giúp công ty quản lý, tránh tình trạng mất, thiếu hụt hàng tồn kho
- Công ty thực hiện đúng theo quy định, chuẩn mực kế toán hiện hành Quy trình luân chuyển chứng từ diễn ra có hệ thống, logic Thông tin của công ty được bảo mật tốt, có sự phân quyền truy cập, chỉnh sửa dữ liệu trên hệ thống kế toán Mỗi nhân viên cũng đều có mật khẩu riêng khi truy cập vào hệ thống
- Công ty sử dụng các phần mềm SAP, AMOS hiện đại, giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý, nắm bắt và đưa ra chính sách kịp thời, phù hợp Phần mềm SAP hỗ trợ cho công việc kế toán rất nhiều, việc hạch toán đã được cài sẵn trên phần mềm, khối lượng công việc kế toán giảm đi nhiều, giảm thiểu sự sai sót, việc kiểm tra và chỉnh sửa cũng dễ dàng thực hiện Hệ thống AMOS không chỉ trợ giúp cho kế toán và giúp ích cho bộ phận kỹ thuật thực hiện việc sửa chữa, bảo trì vật tư, dự báo việc hư hỏng để bộ phận kỹ thuật sửa chữa tàu bay đảm bảo quy định an toàn về hàng không
- Công ty có quy định về việc kiểm kê hàng tồn kho định kỳ Việc tổ chức kiểm kê cũng có sự phối hợp của các bộ phận và thực hiện một cách nghiêm túc Việc bảo quản hàng tồn kho đáp ứng các quy định của ngành hàng không Công ty cũng có nhiều kho chứa hàng và điều kiện vật chất tốt đảm bảo hàng không bị hư hỏng, thất thoát
- Việc nhập hàng tồn kho và bảo quản hàng tồn kho ở kho cũng còn nhiều hạn chế Do số lượng nghiệp vụ nhập hàng khá nhiều nên có sự sai sót xảy ra khi nhân viên kho cập nhập sai vị trí của vật tư, dán nhầm tem code giữa các vật tư, chưa cập nhật tình trạng xuất của hàng khi hàng xuất hoặc hàng về kho do việc luân chuyển hàng nội bộ của công
38 ty Việc nhập dữ liệu sai sẽ gây khó khăn trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho khi mà vị trí của như mã vật tư bị dán nhầm Thời gian kiểm kho của công ty cũng không nhiều chỉ khoảng 2 tuần và số lượng hàng tương đối lớn nên cũng gây khó khăn, kế toán hàng tồn kho không thể kiểm soát hết được tất cả vật tư cũng như nắm thông tin về hàng tồn kho bị trễ hơn và cần sự giúp đỡ từ bộ phận kỹ thuật và thủ kho
- Công ty có nhiều ban nhỏ khác nhau mỗi ban có trách nhiệm riêng nhưng có mối liên hệ chặt chẽ trong việc luân chuyển chứng từ Việc chậm trễ chứng từ của phòng ban này ảnh hưởng tới phòng ban khác có liên quan Do hàng tồn kho vật tư kỹ thuật của công ty chủ yếu nhập từ đối tác nước ngoài nên bộ chứng từ đầy đủ sẽ mất nhiều thời gian, và công ty thì một đề nghị thanh toán (Claim) sẽ thanh toán cho rất nhiều mã vật tư khác nhau nên khi kế toán hàng tồn kho tổng hợp các bộ chứng từ đầy đủ của các vật tư gặp nhiều khó khăn Khó khăn trong việc tìm được mã vật tư trong đề nghị thanh toán, và số lượng, giá trị của mã vật tư trên hóa đơn khớp với giá trị, số lượng trên tờ khai hải quan
- Phần mềm SAP của công ty chưa cài mã code để xuất dữ liệu, nghiệp vụ theo hình thức Nhật ký chung do việc theo dõi và xuất GL trên SAP tốn nhiều thời gian Công ty chưa hoàn thiện mã T-code hoàn chỉnh để xuất sổ theo Nhật ký chung mà chỉ xuất được
GL nhưng các cột dữ liệu trên GL khá nhiều, khi xuất sổ thành file excel để phục vụ công tác kiểm toán tốn nhiều thời gian
- Ở công ty, chưa có bộ phận phụ trách việc xử lý khi hàng tồn kho bị hỏng, bị giảm giá trị
3.2 So sánh giữa lý thuyết và thực tế:
- Trong quá trình thực tập và làm việc 3 tháng tại công ty Cổ phần Hàng không Vietjet tôi nhận thấy điểm giống và khác nhau giữa thực tế và lý thuyết đã được học về phần hành nhập kho và kiểm kê hàng tồn kho
➢ Thứ nhất, việc lưu trữ chứng từ của công ty giống với lý thuyết tôi được học, ngoài việc lưu trữ trên phần mềm máy tính công ty còn lưu trữ chứng từ giấy được đánh số thứ tự và cất trong tủ đựng chứng từ
➢ Thứ hai, kế toán hang tồn kho của công ty cũng ghi nhận hang tồn kho theo nguyên tắc giá gốc, thực hiện phương pháp hạch toán hang tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
➢ Thứ ba, kế toán sẽ thực hiện ghi nhận nghiệp vụ nhập kho khi nhận đủ bộ chứng từ (Bộ chứng từ đầy đủ được tôi bổ sung vào phần phụ lục)
Thời điểm hạch toán Ghi nhận tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ
Do nghiệp vụ nhập kho do nhân viên nhập dữ liệu trên hệ thống AMOS, sau đó kế toán mới tiến hành xuất dữ liệu về máy rồi tạo mẫu để đẩy lên phần mềm SAP Nên thời điểm hạch toán sẽ trễ hơn do một ngày có rất nhiều nghiệp vụ nhập và xuất hàng
Việc ghi nhận bút toán Thủ công, ghi trên chứng từ giấy là chủ yếu
Phần mềm SAP của công ty sẽ hỗ trợ phần ghi nhận bút toán Nợ, Có Kế toán chỉ cần đẩy dữ liệu theo mẫu mà phần mềm cần
Kế toán hàng tồn kho thì ghi nhập kho hàng tồn kho về sẽ hạch toán: Tăng tài sản ghi nợ tài khoản 152,
153, nợ TK 1331 (Thuế giá trị giá tăng đầu vào được khấu trừ) … tùy vào nghiệp vụ và bút toán Có các TK tương ứng
