Báo cáo thực tập : Thực trạng dịch vụ Logistics tại công ty dịch vụ vận tải và thương mại Mạnh Hằng

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI MẠNH HẰNG 1.1. Giới thiệu về công ty a, Giới thiệu chung Tên quốc tế MANH HANG TRADING AND TRASPORT SERVICES COMPANY LIMITED Tên viết tắt MANH HANG TRANSPORT CO., LTD Mã số thuế 0106657067 Địa chỉ Số 68, cụm II, Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Người đại diện Nguyễn Văn Mạnh (sinh năm 1971 Hải Dương) Điện thoại 0985284978 09123918 Quản lý bởi Chi cục Thuế Huyện Thanh Trì Loại hình DN Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN Tình trạng Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT) b, Lịch sử hình thành phát triển Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và Thương mại Mạnh Hằng được thành lập vào ngày 06102014 với mã số thuế doanh nghiệp: 0106657067 do anh Nguyễn Văn Mạnh là người đại diện pháp luật, hoạt động với trụ sở chính tại Hà Nội. Qua hơn 5 năm thành lập và phát triển, công ty luôn sẵn sàng cung cấp đầy đủ các dịch vụ hỗ trợ xuất nhập khẩu liên quan đến vận tải, là nhà cung ứng dịch vụ liên quan đến thủ tục thông quan xuất nhập khẩu hàng hóa. Mạnh Hằng cung cấp các dịch vụ tư vấn cho khách hàng một cách chuyên nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, nhằm hỗ trợ khách hàng giảm thiểu thời gian và chi phí.Tuy mới thành lập và phát triển chưa lâu nhưng công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và Thương mại Mạnh Hằng được đánh giá tốt bởi khả năng đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng và bằng sự hỗ trợ hiệu quả tới từng vấn đề liên quan.Từ đó đến nay công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và Thương mại Mạnh Hằng luôn chấp hành tốt những quy định về thủ tục hải quan cũng như thực hiện tốt chính sách thuế, đảm bảo thực hiện nghiêm túc pháp luật hiện hành. Năm 2014: Ngày 06102014 Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và thương mại Mạnh Hằng chính thức được thành lập đi vào hoạt động Tháng 112015: Công ty đạt cột mốc 100 Khách hàng, cung ứng dịch vụ vận tải trên toàn quốc. Năm 2016: Thành lập văn phòng chi nhánh tại khu công nghiệp An Dương để phát triển nhu cầu logistics tại đây. Công ty được nhận là đại lý hải quan tại tỉnh Hải Phòng. Tháng 72017: Công ty nhận chứng chỉ ISO 90012008 Năm 2018: Thành lập lớp đào tạo Xuất Nhập khẩu cho sinh viêc các trường đại học (Miễn Phí) Năm 2019: Công ty đã tổ chức một số hoạt động hội nghị khách hàng tại Hà Nội để đánh dấu kỷ niệm 5 năm thành lập Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và thương mại Mạnh Hằng Năm 2020: Mặc dù ảnh hưởng do đại dịch covid19 nhưng công ty vẫn đạt được những thành công trong kinh doanh vận tải đa phương thức Năm 2021: Đáp ứng năng lực hơn 5000 Teustháng và hơn 10.000 lô hàngtháng ` Năm 2022: Công ty bước vào giai đoạn phục hồi sau đại dịch Covid 19 và đat được doanh thu tương đối cao. c, Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi Tầm nhìn: Mạnh Hằng đã có hoạch định lộ trình phát triển đến năm 2030, công ty sẽ trở thành 1 trong 15 nhà cung cấp dịch vụ Logistics hàng đầu tại Việt Nam. Phấn đấu không ngừng, gia tăng sự hài lòng của khách hàng, tự hoàn thiện mình để trở thành đối tác chiến lược, cùng đồng hành với các bạn trên con đường phát triển. Sứ mệnh: Tạo ra giá trị đích thực cho khách hàng thông qua việc cung cấp các giải pháp phù hợp với các nhu cầu đặc thù của khách hàng: Cung cấp các giải pháp Forwarding Logistics chất lượng và đáng tin cậy. Luôn phấn đấu vì sự xuất sắc vượt ngoài sự hài lòng của khách hàng. Phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Không bao giờ đi chệch khỏi các giá trị thành công của công ty. Giá trị cốt lõi: Đội ngũ nhân viên trung thực, năng động, được đào tạo chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm là nguồn lực cốt lõi của Mạnh Hằng. Môi trường làm việc thân thiện, đoàn kết, hết lòng phục vụ khách hàng. Phục vụ nhiệt tình – giá cả dịch vụ cạnh tranh. Tư vấn miễn phí – cụ thể rõ ràng Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí của khách hàng. Phương thức thanh toán thuận lợi. + Nhanh chóng: Quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa cụ thể, rõ ràng, thực tế nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. + An toàn: Chúng tôi chú trọng xây dựng mối quan hệ hợp tác chiến lược với các nhà cung cấp uy tín, kiểm soát tốt chi phí đầu vào, nguồn nhân lực, sử dụng hiệu quả giải pháp bảo hiểm hàng hóa với phương châm: An toàn là trên hết + Chính xác: Với kinh nghiệm thực tiễn và kiến thức nghiệp vụ vững vàng, am hiểu toàn bộ quy trình giao nhận, Ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm khai báo Hải quan điện tử có bản quyền (electronic customs service) Mạnh Hằng tự tin cung cấp những giải pháp chính xác nhất cho khách hàng. 1.2. Đặc điểm hoạt động của công ty Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Mạnh Hằng được thành lập từ năm 2014, là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics. Với gần 10 kinh nghiệm, công ty Mạnh Hằng Mạnh Hằng đã khẳng định vị thế của mình trên thị trường với nhiều đặc điểm hoạt động nổi bật. Mạnh Hằng luôn đề cao uy tín và chất lượng trong mọi hoạt động. Mạnh Hằng sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, với nhiều năm kinh nghiệm am hiểu trong lĩnh vực logistics, luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng lựa chọn dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Công ty luôn chú trọng đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên để nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng phục vụ khách hàng. Và công ty Mạnh Hằng luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu, cung cấp dịch vụ cho khách hàng chuyên nghiệp, tận tâm và chu đáo. Mạnh Hằng đã xây dựng được hệ thống đối tác rộng khắp trong và ngoài nước điều này giúp công ty có thể đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Với những đặc điểm hoạt động nổi bật, Mạnh Hằng đã và đang là sự lựa chọn hàng đầu của khách hàng. Cụ thể những lĩnh vực kinh doanh của công ty bao gồm:  Hàng Siêu trường, Siêu trọng Với đội xe Trailer và Fooc lùn chuyên dụng cùng với kinh nghiệm vận chuyển cấu kiện, máy móc và các thiết bị siêu trường, siêu trọng nhiều năm, Mạnh Hằng cam kết mang đến dịch vụ chuyên nghiệp, an toàn nhất, thời gian ngắn nhất và giá cả cạnh tranh nhất.  Kinh doanh vận tải đa phương thức Mạnh Hằng tự hào là nhà cung cấp dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa uy tín, chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải đa phương thức. Mạnh Hằng cung cấp giải pháp vận tải tối ưu cho khách hàng bằng cách kết hợp các phương thức vận tải khác nhau như đường bộ, đường hàng không và đường biển.  Dịch vụ Ủy Thác Xuất Nhập Khẩu Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và thương mại Mạnh Hằng là một công ty có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và ủy thác xuất nhập khẩu. Các khách hàng rất tin tưởng chúng tôi trong việc thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu ủy thác bởi tính cẩn thận, chính xác, sự nhanh gọn, chuyên nghiệp cao và sự đảm bảo tiến độ hợp đồng. Chúng tôi có một đội ngũ kinh doanh và nghiệp vụ đầy kinh nghiệm, hiểu biết, năng động, tâm huyết thực hiện công việc như cho chính mình. Các bạn sẽ rất yên tâm và hài lòng về dịch vụ của chúng tôi, chất lượng dịch vụ cao và luôn ý thức giảm chi phí cho khách hàng. Sự hợp tác lâu dài, chân thành, trên cơ sở hai bên cùng có lợi sẽ hỗ trợ bạn tăng cường lợi nhuận và sức mạnh của mình trên thị trường.  Dịch vụ kho bãi Theo yêu cầu của khách hàng, Mạnh Hằng thực hiện dịch vụ lưu kho bảo quản hàng hóa theo các hình thức sau : Tấntháng M2tháng Containerngày Thuê bao trọn kho Dịch vụ Kho Ngoại Quan Quản lý hàng thế chấp của các Ngân hàng thương mại. Các loại kho bãi chủ yếu: Kho ngoại quan. Kho thường: Thích hợp cho các mặt hàng như điện máy gia dụng, giấy, thiết bị điện tử… Bốc xếp thủ công: Theo tính chất, chủng loại hàng hóa. Xếp dỡ bằng xe nâng: Theo tính chất, chủng loại và sản lượng hàng hóa.  Vận chuyển đường biển Với hệ thống đại lý mạnh ở những khu vực cảng lớn của thế giới, những hợp đồng ký kết với các hãng tàu uy tín, công ty Mạnh Hằng hân hạnh cung cấp các dịch vụ vận chuyển bằng đường biển với mức giá cạnh tranh. Dịch vụ của Mạnh Hằng hạn chế tối thiểu rớt hàng ở cảng đi và các cảng chuyển tải với các đặc điểm như sau: Lịch trình vận chuyển và nhổ neo đáng tin cậy từ các cảng lớn trên toàn thế giới. Truy cập và phân bổ không gian với các hãng vận chuyển lớn. Khả năng kết nối Trao đổi Dữ liệu Điện tử với các nhà vận chuyển. Dịch vụ giao hàng tận nơi dễ dàng bằng phương tiện chuyên dụng phù hợp. Nhiều mức dịch vụ vận chuyển bằng đường biển để đáp ứng nhu cầu của bạn Các thị trường mạnh bao gồm: Mỹ (USA), Châu Âu (EU), Nhật Bản  Vận chuyển đường không Công ty Mạnh Hằng cung cấp dịch vụ vận chuyển bằng đường hàng không với lịch trình đảm bảo và giá cước phù hợp, đúng theo yêu cầu riêng của từng khách hàng. Với đội ngũ nhân viên đã được đào tạo về nghiệp vụ “giao nhận hàng hóa hàng không”; dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý nhanh các tình huống phát sinh trong vận tải hàng không, khả năng giữ chỗ ngay cả trong những mùa cao điểm. Để khách hàng có nhiều sự lựa chọn, ngoài cách thức vận chuyển hàng hóa thông thường bằng đường hàng không, Mạnh Hằng còn thực hiện dịch vụ vận chuyển đa phương thức kết hợp đường biển với đường hàng không, đường hàng không với đường hàng không (Trung chuyển qua Singapore và Dubai); giúp khách hàng vừa tiết giảm chi phí vừa có được dịch vụ tốt  Khai thuê Hải Quan Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, việc khai báo hải quan, thanh khoản hợp đồng Sản xuất xuất khẩu, hợp đồng gia công, tạm nhập tái xuất, hoàn thuế, xin giấy phép bộ công thương, hạn ngạch bộ thương mại… là những trở ngại không nhỏ với nhiều doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đã được đào tạo để làm nhân viên Đại lý Hải quan, Mạnh Hằng tự tin thực hiện các nghiệp vụ: Thay mặt chủ hàng làm việc với cơ quan Hải quan và các cơ quan ban ngành liên quan khác. Khai báo hải quan điện tử, hải quan từ xa. Xử lý hàng nhập khẩu đặc biệt có yêu cầu giấy phép. Hoàn thuế, không thu thuế đối với hàng sản xuất xuất khẩu. Sử dụng các phần mềm khai báo hải quan chuyên dụng có bản quyền. Ngoài khả năng thông quan nhanh các lô hàng hàng ngày của bạn  Thương mại Mua bán hàng hóa: Mạnh Hằng là đơn vị cung cấp đa dạng các mặt hàng, đáp ứng nhu cầu mua bán hàng hóa của khách hàng trong nhiều lĩnh vực. Mạnh Hằng mua bán các loại hàng hóa khác nhau, bao gồm: Nông sản; Thực phẩm; Hàng tiêu dùng; Vật liệu xây dựng; Máy móc thiết bị và một số nguyên liệu, phụ liệu khác. Xuất nhập khẩu: Mạnh Hằng xuất khẩu các sản phẩm Việt Nam sang các thị trường quốc tế. Công ty nhập khẩu các mặt hàng thiết yếu cho thị trường trong nước. + Về xuất khẩu: Mạnh Hằng tự hào đưa các sản phẩm Việt Nam chất lượng cao sang các thị trường quốc tế, góp phần quảng bá thương hiệu Việt Nam ra thế giới. Các mặt hàng xuất khẩu của Mạnh Hằng đa dạng, bao gồm: Nông sản: gạo, cà phê, điều, tiêu,... Thủy sản: cá tra, tôm, mực,... May mặc: quần áo, giày dép, mũ nón,... Hàng thủ công mỹ nghệ: tranh thêu, gốm sứ, đồ gỗ,... + Về nhập khẩu: Mạnh Hằng nhập khẩu các mặt hàng thiết yếu phục vụ nhu cầu của thị trường trong nước, bao gồm: Nguyên liệu sản xuất: nguyên liệu dệt may, hóa chất, máy móc,... Hàng tiêu dùng: thực phẩm, đồ gia dụng, thiết bị điện tử,... Phân phối: Mạnh Hằng tự hào là nhà phân phối cho nhiều thương hiệu uy tín trong và ngoài nước. Với mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước, Mạnh Hằng cam kết mang sản phẩm chính hãng đến tay người tiêu dùng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Cung cấp dịch vụ thương mại: Mạnh Hằng tự hào là nhà cung cấp dịch vụ thương mại uy tín, chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực. Mạnh Hằng cung cấp đa dạng các dịch vụ thương mại đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, bao gồm: + Dịch vụ tư vấn thương mại: Mạnh Hằng giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả, phù hợp với thị trường và mục tiêu của doanh nghiệp; cung cấp thông tin cập nhật về thị trường, giúp doanh nghiệp xác định cơ hội và thách thức trong kinh doanh; tư vấn cho doanh nghiệp về các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động tuân thủ đúng pháp luật. + Dịch vụ xúc tiến thương mại: Mạnh Hằng hỗ trợ doanh nghiệp tham gia các hội chợ, triển lãm trong và ngoài nước, giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm và thương hiệu đến khách hàng tiềm năng; hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả, đào tạo nhân viên bán hàng và hỗ trợ thực hiện các hoạt động bán hàng; tư vấn và thực hiện các chiến dịch quảng cáo hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng mục tiêu. + Dịch vụ logistics: Mạnh Hằng cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, đường hàng không và đường biển, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và nhanh chóng; hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục khai báo hải quan nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, Mạnh Hằng cung cấp dịch vụ kho bãi lưu trữ hàng hóa an toàn, bảo mật 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ a, Chức năng Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác ở trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng tiêu dùng, hàng quá cảnh, hàng tư nhân, tài liệu, chứng từ,... Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước,các phương tiện vận tải ( tàu biển, oto, sà lan, đầu kéo container...) bằng các hợp đồng trọn gói ( door to door) và thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa nói trên, như việc thu gom, chia lẻ hàng hóa, làm thủ tục xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao nhận hàng hóa đó cho người chuyên chở để tiếp tục chuyển đến nơi quy định. Thực hiện các dịch vụ tư vấn về các vấn đề giao nhận, vận tải, kho hàng và các vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hóa trên cơ sở giấy phép xuất nhập khẩu của Bộ thương mại cấp cho Công ty. Làm các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu hàng hóa quá cảnh, tạm nhập tái xuất qua lãnh thổ Việt Nam và ngược lại bằng các phương tiện chuyên chở của các phương tiện khác. b, Nhiệm vụ Đảm bảo tổ chức hoạt động kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng kí, chịu trách nhiệm đối với khách hàng và trước pháp luật về những sản phẩm dịch vụ mà công ty cung cấp. Xây dựng kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và chức năng đã nêu. Tiến hành tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tạo và giữ mỗi quan hệ kinh doanh lâu dài, tạp tiền đề để phát triển công ty. Thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận hàng hóa và chuyên chở hàng hoá bằng các phương thức tiên tiến, hợp lý an toàn trên các luồng, tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi, giao nhận hàng hoá và bảo đảm bảo quản hàng hoá an toàn trong phạm vi trách nhiệm của công ty. Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ giao nhận, kho vận, kiến nghị cải tiến biểu cước, giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo cơ chếhiện hành, đề ra các biện pháp thích hợp để đảm bảo quyền lợi giữa các bên khi kí kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng để củng cố và nâng cao uy tín của công ty trong thị trường trong nước và quốc tế. Tiến hành làm các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng hoá quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam và ngược lại bằng các phương tiện chuyên chở của mình hoặc thông qua phương tiện chuyên chở của các đơn vị khác. Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Đảng và Nhà nước, tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý dịch vụ xuất nhập khẩu và tuân thủ theo quy định Pháp luật của Nhà nước. 1.3.2. Cơ cấu bộ máy Tổ chức bộ máy công ty cổ phần kho vân và dịch vụ thương mại được sắp xếp phù hợp với yêu cầu và khả năng phát triển kinh doanh ơ từng khu vực nhằm tăng hiệu quả đầu tư, mở rộng kinh doanh. Công ty Mạnh Hằng có các đơn vị trực thuộc với qui mô vừa và nhỏ tuỳ thuộc vào các điều kiện kinh doanh sản xuất và trình độ quản lý. Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ, tổ chức bộ máy quản lý Doanh nghiệp do cấp có thẩm quyền phê duyệt Doanh nghiệp chủ chương xây dựng bộ máy Bộ máy của Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và thương mại Mạnh Hằng được hình theo theo mô hình trực tuyến – chức năng. Đây là mô hình tổ chức khá phổ biến ở công ty TNHH. Công ty được tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu công ty là giám đốc. Giám đốc là người toàn quyền điều hành công việc kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả kinh doanh, về tổ chức hoạt động của công ty. Với chế độ này, công việc được quyết định, giải quyết nhanh gọn, kịp thời. Phó giám đốc được giám đốc ủy quyền thay mặt giám đốc giải quyết các công việc của giám đốc khi giám đốc vắng mặt. Giám đốc và phó giám đốc có trình độ đại học Ngoại Thương và kỹ thuật, kế toán trưởng. Các cán bộ chuyên môn của chi nhánh phải có trình độ về chuyên môn nghiệp vụ tương ứng với từng chức doanh công tác được giao và phải biết ít nhất một môn ngoại ngữ (thông dụng là tiếng Anh).

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI VÀ

THƯƠNG MẠI MẠNH HẰNG 14

1.1 Giới thiệu về công ty 14

1.2 Đặc điểm hoạt động của công ty 16

1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty 20

1.4 Tình hình kết quả hoạt động của công ty 29

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI MẠNH HẰNG ……… 36

2.1 Tổ chức bộ máy nghiệp vụ tại phòng xuất nhập khẩu của Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Mạnh Hằng………36

2.1.1 Mô hình tổ chức bộ máy nghiệp vụ phòng xuất nhập khẩu của Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Mạnh Hằng………36

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ bộ máy xuất nhập khẩu của Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Mạnh Hằng………36

2.2 Tổ chức công việc tại phòng xuất nhập khẩu của công ty dịch vụ vận tải và thương mại Mạnh Hằng ………39

2.2.1 Lập kế hoạch……… 39

2.2.2 Tổ chức các hoạt động vận hành dịch vụ logistics (dịch vụ vận tải hoặc, và dịch vụ kho/dịch vụ giao nhận/dịch vụ khác) 41

2.2.2.1 Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển của công ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Mạnh Hằng 41

2.2.2.1 Phân tích quy trình thuê tàu theo yêu cầu khách cho hàng hóa xuất khẩu

đường biển của công ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Mạnh Hằng 49

CHƯƠNG 3: BÀN LUẬN VÀ GIẢI PHÁP……… 60

3.1 Đánh giá tổ chức bộ máy nghiệp vụ……….……… 60

3.2 Đánh giá về tổ chức công việc 65

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Nhân lực của công ty tính đến 31/12/2021

Bảng 1.2 Kết quả kinh doanh của công ty Mạnh Hằng giai đoạn 2020 - 2022 Bảng 1.3 Cơ cấu mặt hàng giao nhận giai đoạn 2020 - 2022

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý công ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Mạnh Hằng

Hình 1.2 Kết quả kinh doanh của công ty Mạnh Hằng trong giai đoạn 2020-2022 Hình 1.3 Kim ngạch xuất khẩu giai đoạn 2020-2022

Hình 1.4 Cơ cấu mặt hàng giao nhận của Mạnh Hằng

Hình 1.5 Hình 1.5 Tỷ trọng bình quân khối lượng hàng giao nhận xuất khẩu theo khu vực thị trường giai đoạn 2020-2022

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI MẠNH HẰNG

1.1 Giới thiệu về công ty

a, Giới thiệu chung

Tên quốc tế MANH HANG TRADING AND TRASPORT SERVICES COMPANY LIMITED

Tên viết tắt MANH HANG TRANSPORT CO., LTD Mã số thuế 0106657067

Địa chỉ Số 68, cụm II, Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Người đại diện Nguyễn Văn Mạnh (sinh năm 1971 - Hải Dương) Điện thoại 0985284978/ 09123918

Quản lý bởi Chi cục Thuế Huyện Thanh Trì

Loại hình DN Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN

Tình trạng Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)

b, Lịch sử hình thành phát triển

Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và Thương mại Mạnh Hằng được thành lập vào ngày 06/10/2014 với mã số thuế doanh nghiệp: 0106657067 do anh Nguyễn Văn Mạnh là người đại diện pháp luật, hoạt động với trụ sở chính tại Hà Nội Qua hơn 5 năm thành lập và phát triển, công ty luôn sẵn sàng cung cấp đầy đủ các dịch vụ hỗ trợ xuất nhập khẩu liên quan đến vận tải, là nhà cung ứng dịch vụ liên quan đến thủ tục thông quan xuất nhập khẩu hàng hóa

Mạnh Hằng cung cấp các dịch vụ tư vấn cho khách hàng một cách chuyên nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, nhằm hỗ trợ khách hàng giảm thiểu thời gian và chi phí.Tuy mới thành lập và phát triển chưa lâu nhưng công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và Thương mại Mạnh Hằng được đánh giá tốt bởi khả năng đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng và bằng sự hỗ trợ hiệu quả tới từng vấn đề liên quan.Từ đó đến nay công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và Thương mại Mạnh Hằng luôn chấp hành tốt những quy định về thủ tục hải quan cũng như thực hiện tốt chính sách thuế, đảm bảo thực

hiện nghiêm túc pháp luật hiện hành

- Năm 2014: Ngày 06/10/2014 Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và thương mại

Mạnh Hằng chính thức được thành lập đi vào hoạt động

- Tháng 11/2015: Công ty đạt cột mốc 100 Khách hàng, cung ứng dịch vụ vận tải trên toàn quốc

- Năm 2016: Thành lập văn phòng chi nhánh tại khu công nghiệp An Dương để phát triển nhu cầu logistics tại đây Công ty được nhận là đại lý hải quan tại tỉnh Hải Phòng

- Tháng 7/2017: Công ty nhận chứng chỉ ISO 9001-2008

- Năm 2018: Thành lập lớp đào tạo Xuất - Nhập khẩu cho sinh viêc các trường đại học (Miễn Phí)

- Năm 2019: Công ty đã tổ chức một số hoạt động hội nghị khách hàng tại Hà Nội để đánh dấu kỷ niệm 5 năm thành lập Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và thương mại Mạnh Hằng

- Năm 2020: Mặc dù ảnh hưởng do đại dịch covid-19 nhưng công ty vẫn đạt được những thành công trong kinh doanh vận tải đa phương thức

- Năm 2021: Đáp ứng năng lực hơn 5000 Teus/tháng và hơn 10.000 lô hàng/tháng `- Năm 2022: Công ty bước vào giai đoạn phục hồi sau đại dịch Covid- 19 và đat được doanh thu tương đối cao

c, Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi

* Tầm nhìn:

- Mạnh Hằng đã có hoạch định lộ trình phát triển đến năm 2030, công ty sẽ trở

thành 1 trong 15 nhà cung cấp dịch vụ Logistics hàng đầu tại Việt Nam

- Phấn đấu không ngừng, gia tăng sự hài lòng của khách hàng, tự hoàn thiện mình để trở thành đối tác chiến lược, cùng đồng hành với các bạn trên con đường phát triển

* Sứ mệnh: Tạo ra giá trị đích thực cho khách hàng thông qua việc cung cấp các giải

pháp phù hợp với các nhu cầu đặc thù của khách hàng:

- Cung cấp các giải pháp Forwarding & Logistics chất lượng và đáng tin cậy - Luôn phấn đấu vì sự xuất sắc vượt ngoài sự hài lòng của khách hàng

- Phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng

- Không bao giờ đi chệch khỏi các giá trị thành công của công ty

* Giá trị cốt lõi:

- Đội ngũ nhân viên trung thực, năng động, được đào tạo chuyên nghiệp, giàu kinh

nghiệm là - nguồn lực cốt lõi của Mạnh Hằng

- Môi trường làm việc thân thiện, đoàn kết, hết lòng phục vụ khách hàng

- Phục vụ nhiệt tình – giá cả dịch vụ cạnh tranh - Tư vấn miễn phí – cụ thể - rõ ràng

- Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí của khách hàng - Phương thức thanh toán thuận lợi

+ Nhanh chóng: Quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa cụ thể, rõ ràng, thực tế nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng

+ An toàn: Chúng tôi chú trọng xây dựng mối quan hệ hợp tác chiến lược với các nhà cung cấp uy tín, kiểm soát tốt chi phí đầu vào, nguồn nhân lực, sử dụng hiệu quả giải pháp bảo hiểm hàng hóa với phương châm: An toàn là trên hết

+ Chính xác: Với kinh nghiệm thực tiễn và kiến thức nghiệp vụ vững vàng, am hiểu toàn bộ quy trình giao nhận, Ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm khai báo Hải quan điện tử có bản quyền (electronic customs service) Mạnh Hằng tự tin cung cấp những giải pháp chính xác nhất cho khách hàng

1.2 Đặc điểm hoạt động của công ty

Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Mạnh Hằng được thành lập từ năm 2014, là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics Với gần 10 kinh nghiệm, công ty Mạnh Hằng Mạnh Hằng đã khẳng định vị thế của mình trên thị trường với nhiều đặc điểm hoạt động nổi bật Mạnh Hằng luôn đề cao uy tín và chất lượng trong mọi hoạt động Mạnh Hằng sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, với nhiều năm kinh nghiệm am hiểu trong lĩnh vực logistics, luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng lựa chọn dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu của mình Công ty luôn chú trọng đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên để nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng phục vụ khách hàng Và công ty Mạnh Hằng luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu, cung cấp dịch vụ cho khách hàng chuyên nghiệp, tận tâm và chu đáo Mạnh Hằng đã xây dựng được hệ thống đối tác rộng khắp trong và ngoài nước điều này giúp công ty có thể đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả Với những đặc điểm hoạt động nổi bật, Mạnh Hằng đã và đang là sự lựa chọn hàng đầu của khách hàng Cụ thể những lĩnh vực kinh doanh của công ty bao gồm:

 Hàng Siêu trường, Siêu trọng

Với đội xe Trailer và Fooc lùn chuyên dụng cùng với kinh nghiệm vận chuyển cấu

kiện, máy móc và các thiết bị siêu trường, siêu trọng nhiều năm, Mạnh Hằng cam kết

mang đến dịch vụ chuyên nghiệp, an toàn nhất, thời gian ngắn nhất và giá cả cạnh tranh nhất

 Kinh doanh vận tải đa phương thức

Mạnh Hằng tự hào là nhà cung cấp dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa uy tín,

chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải đa phương thức

Mạnh Hằng cung cấp giải pháp vận tải tối ưu cho khách hàng bằng cách kết hợp các phương thức vận tải khác nhau như đường bộ, đường hàng không và đường biển

 Dịch vụ Ủy Thác Xuất Nhập Khẩu

Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và thương mại Mạnh Hằng là một công ty có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và ủy thác xuất nhập khẩu Các khách hàng rất tin tưởng chúng tôi trong việc thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu ủy thác bởi tính cẩn thận, chính xác, sự nhanh gọn, chuyên nghiệp cao và sự đảm bảo tiến độ hợp đồng Chúng tôi có một đội ngũ kinh doanh và nghiệp vụ đầy kinh nghiệm, hiểu biết, năng động, tâm huyết thực hiện công việc như cho chính mình Các bạn sẽ rất yên tâm và hài lòng về dịch vụ của chúng tôi, chất lượng dịch vụ cao và luôn ý thức giảm chi phí cho khách hàng Sự hợp tác lâu dài, chân thành, trên cơ sở hai bên cùng có lợi sẽ hỗ trợ bạn tăng cường lợi nhuận và sức mạnh của mình trên thị trường

 Dịch vụ kho bãi

Theo yêu cầu của khách hàng, Mạnh Hằng thực hiện dịch vụ lưu kho bảo quản hàng

hóa theo các hình thức sau : Tấn/tháng M2/tháng Container/ngày Thuê bao trọn kho Dịch vụ Kho Ngoại Quan Quản lý hàng thế chấp của các Ngân hàng thương mại Các loại kho bãi chủ yếu: Kho ngoại quan Kho thường: Thích hợp cho các mặt hàng như điện máy gia dụng, giấy, thiết bị điện tử… Bốc xếp thủ công: Theo tính chất, chủng loại hàng hóa Xếp dỡ bằng xe nâng: Theo tính chất, chủng loại và sản lượng hàng hóa

 Vận chuyển đường biển

Với hệ thống đại lý mạnh ở những khu vực cảng lớn của thế giới, những hợp đồng ký kết với các hãng tàu uy tín, công ty Mạnh Hằng hân hạnh cung cấp các dịch vụ vận chuyển bằng đường biển với mức giá cạnh tranh Dịch vụ của Mạnh Hằng hạn chế tối thiểu rớt hàng ở cảng đi và các cảng chuyển tải với các đặc điểm như sau: Lịch trình vận chuyển và nhổ neo đáng tin cậy từ các cảng lớn trên toàn thế giới Truy cập và phân bổ không gian với các hãng vận chuyển lớn Khả năng kết nối Trao đổi Dữ liệu

Điện tử với các nhà vận chuyển Dịch vụ giao hàng tận nơi dễ dàng bằng phương tiện chuyên dụng phù hợp Nhiều mức dịch vụ vận chuyển bằng đường biển để đáp ứng nhu cầu của bạn Các thị trường mạnh bao gồm: Mỹ (USA), Châu Âu (EU), Nhật Bản

 Vận chuyển đường không

Công ty Mạnh Hằng cung cấp dịch vụ vận chuyển bằng đường hàng không với lịch trình đảm bảo và giá cước phù hợp, đúng theo yêu cầu riêng của từng khách hàng Với đội ngũ nhân viên đã được đào tạo về nghiệp vụ “giao nhận hàng hóa hàng không”; dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý nhanh các tình huống phát sinh trong vận tải hàng không, khả năng giữ chỗ ngay cả trong những mùa cao điểm Để khách hàng có nhiều sự lựa chọn, ngoài cách thức vận chuyển hàng hóa thông thường bằng đường hàng không, Mạnh Hằng còn thực hiện dịch vụ vận chuyển đa phương thức kết hợp đường biển với đường hàng không, đường hàng không với đường hàng không (Trung chuyển qua Singapore và Dubai); giúp khách hàng vừa tiết giảm chi phí vừa có được dịch vụ tốt

 Khai thuê Hải Quan

Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, việc khai báo hải quan, thanh khoản

hợp đồng Sản xuất xuất khẩu, hợp đồng gia công, tạm nhập tái xuất, hoàn thuế, xin giấy phép bộ công thương, hạn ngạch bộ thương mại… là những trở ngại không nhỏ với nhiều doanh nghiệp Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đã được đào tạo để làm nhân viên Đại lý Hải quan, Mạnh Hằng tự tin thực hiện các nghiệp vụ: Thay mặt chủ hàng làm việc với cơ quan Hải quan và các cơ quan ban ngành liên quan khác Khai báo hải quan điện tử, hải quan từ xa Xử lý hàng nhập khẩu đặc biệt có yêu cầu giấy phép Hoàn thuế, không thu thuế đối với hàng sản xuất xuất khẩu Sử dụng các phần mềm khai báo hải quan chuyên dụng có bản quyền Ngoài khả năng thông quan nhanh các lô hàng hàng ngày của bạn

 Thương mại

- Mua bán hàng hóa: Mạnh Hằng là đơn vị cung cấp đa dạng các mặt hàng, đáp

ứng nhu cầu mua bán hàng hóa của khách hàng trong nhiều lĩnh vực Mạnh Hằng mua

bán các loại hàng hóa khác nhau, bao gồm: Nông sản; Thực phẩm; Hàng tiêu dùng; Vật liệu xây dựng; Máy móc thiết bị và một số nguyên liệu, phụ liệu khác

- Xuất nhập khẩu: Mạnh Hằng xuất khẩu các sản phẩm Việt Nam sang các thị

trường quốc tế Công ty nhập khẩu các mặt hàng thiết yếu cho thị trường trong nước

+ Về xuất khẩu: Mạnh Hằng tự hào đưa các sản phẩm Việt Nam chất lượng cao

sang các thị trường quốc tế, góp phần quảng bá thương hiệu Việt Nam ra thế giới Các mặt hàng xuất khẩu của Mạnh Hằng đa dạng, bao gồm: Nông sản: gạo, cà phê, điều, tiêu, Thủy sản: cá tra, tôm, mực, May mặc: quần áo, giày dép, mũ nón, Hàng thủ công mỹ nghệ: tranh thêu, gốm sứ, đồ gỗ,

+ Về nhập khẩu: Mạnh Hằng nhập khẩu các mặt hàng thiết yếu phục vụ nhu cầu

của thị trường trong nước, bao gồm: Nguyên liệu sản xuất: nguyên liệu dệt may, hóa chất, máy móc, Hàng tiêu dùng: thực phẩm, đồ gia dụng, thiết bị điện tử,

- Phân phối: Mạnh Hằng tự hào là nhà phân phối cho nhiều thương hiệu uy tín

trong và ngoài nước Với mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước, Mạnh Hằng cam kết mang sản phẩm chính hãng đến tay người tiêu dùng một cách nhanh chóng và hiệu quả

- Cung cấp dịch vụ thương mại: Mạnh Hằng tự hào là nhà cung cấp dịch vụ thương

mại uy tín, chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Mạnh Hằng cung cấp đa dạng các dịch vụ thương mại đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, bao gồm:

+ Dịch vụ tư vấn thương mại: Mạnh Hằng giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả, phù hợp với thị trường và mục tiêu của doanh nghiệp; cung cấp thông tin cập nhật về thị trường, giúp doanh nghiệp xác định cơ hội và thách thức trong kinh doanh; tư vấn cho doanh nghiệp về các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động tuân thủ đúng pháp luật + Dịch vụ xúc tiến thương mại: Mạnh Hằng hỗ trợ doanh nghiệp tham gia các hội chợ, triển lãm trong và ngoài nước, giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm và thương hiệu đến khách hàng tiềm năng; hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả, đào tạo nhân viên bán hàng và hỗ trợ thực hiện các hoạt động bán hàng; tư vấn và thực hiện các chiến dịch quảng cáo hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng mục tiêu

+ Dịch vụ logistics: Mạnh Hằng cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, đường hàng không và đường biển, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và nhanh chóng; hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục khai báo hải quan nhanh chóng và chính xác Ngoài ra, Mạnh Hằng cung cấp dịch vụ kho bãi lưu trữ hàng hóa an toàn, bảo mật

1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty

1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ

a, Chức năng

- Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác ở trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng tiêu dùng, hàng quá cảnh, hàng tư nhân, tài liệu, chứng từ,

- Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước,các phương tiện vận tải ( tàu biển, oto, sà lan, đầu kéo container ) bằng các hợp đồng trọn gói ( door to door) và thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa nói trên, như việc thu gom, chia lẻ hàng hóa, làm thủ tục xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao nhận hàng hóa đó cho người chuyên chở để tiếp tục chuyển đến nơi quy định

- Thực hiện các dịch vụ tư vấn về các vấn đề giao nhận, vận tải, kho hàng và các vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước - Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hóa trên cơ sở giấy phép xuất nhập khẩu của Bộ thương mại cấp cho Công ty

- Làm các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu hàng hóa quá cảnh, tạm nhập tái xuất qua lãnh thổ Việt Nam và ngược lại bằng các phương tiện chuyên chở của các phương tiện khác.

b, Nhiệm vụ

- Đảm bảo tổ chức hoạt động kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng kí, chịu trách nhiệm đối với khách hàng và trước pháp luật về những sản phẩm dịch vụ mà công ty cung cấp

- Xây dựng kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và chức năng đã nêu

- Tiến hành tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tạo và giữ mỗi quan hệ kinh doanh lâu dài, tạp tiền đề để phát triển công ty

- Thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận hàng hóa và chuyên chở hàng hoá bằng các phương thức tiên tiến, hợp lý an toàn trên các luồng, tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi, giao nhận hàng hoá và bảo đảm bảo quản hàng hoá an toàn trong phạm vi trách nhiệm của công ty

- Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ giao nhận, kho vận, kiến nghị cải tiến biểu cước, giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo cơ chếhiện hành, đề ra các biện pháp thích hợp để đảm bảo quyền lợi giữa các bên khi kí kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng để củng cố và nâng cao uy tín của công ty trong thị trường trong nước và quốc tế

- Tiến hành làm các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng hoá quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam và ngược lại bằng các phương tiện chuyên chở của mình hoặc thông qua phương tiện chuyên chở của các đơn vị khác

- Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Đảng và Nhà nước, tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý dịch vụ xuất nhập khẩu và tuân thủ theo

quy định Pháp luật của Nhà nước 1.3.2 Cơ cấu bộ máy

Tổ chức bộ máy công ty cổ phần kho vân và dịch vụ thương mại được sắp xếp phù

hợp với yêu cầu và khả năng phát triển kinh doanh ơ từng khu vực nhằm tăng hiệu quả đầu tư, mở rộng kinh doanh Công ty Mạnh Hằng có các đơn vị trực thuộc với qui mô vừa và nhỏ tuỳ thuộc vào các điều kiện kinh doanh sản xuất và trình độ quản lý Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ, tổ chức bộ máy quản lý Doanh nghiệp do cấp có thẩm quyền phê duyệt Doanh nghiệp chủ chương xây dựng bộ máy Bộ máy của Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và thương mại Mạnh Hằng được hình theo theo mô hình trực tuyến – chức năng Đây là mô hình tổ chức khá phổ biến ở công ty TNHH

Công ty được tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu công ty là giám đốc Giám đốc là người toàn quyền điều hành công việc kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả kinh doanh, về tổ chức hoạt động của công ty Với chế độ này, công việc được quyết định, giải quyết nhanh gọn, kịp thời

Phó giám đốc được giám đốc ủy quyền thay mặt giám đốc giải quyết các công việc của giám đốc khi giám đốc vắng mặt

Giám đốc và phó giám đốc có trình độ đại học Ngoại Thương và kỹ thuật, kế toán trưởng

Các cán bộ chuyên môn của chi nhánh phải có trình độ về chuyên môn nghiệp vụ tương ứng với từng chức doanh công tác được giao và phải biết ít nhất một môn ngoại ngữ (thông dụng là tiếng Anh)

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý công ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Mạnh Hằng

(Nguồn: Phòng nhân sự)

 Quan hệ giữa các bộ phận quản lý

- Quan hệ trực tuyến gồm :

+ Quan hệ giữa giám đốc với các phòng sales và marketing,, phòng tài chính kế toán,phòng xuất nhập khẩu,phòng nhân sự

+ Mối quan hệ giữa ban giám đốc với các phòng, ban chức năng, trong đó giám đốc là người điều hành tất cả

- Quan hệ phối hợp :

+ Giữa các phòng ban đều có quan hệ phối hợp với nhau, giúp đỡ và hỗ trợ nhau trong kinh doanh

+ Giữa giám đốc và phó giám đốc cũng kết hợp với nhau theo mối quan hệ phối hợp để chỉ đạo hoạt động của công ty

 Chức năng nhiệm vụ: - Giám đốc:

+ Là người điều hành cao nhất cho mọi hoạt động kinh doanh của công ty, là người

chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động kinh doanh của công ty Giám đốc thường đại diện cho công ty đứng ra ký các hợp đồng kinh tế, tổ chức quản lý công ty

để công ty hoạt động có hiệu quả quy định của pháp luật

+ Theo dõi và quản lý toàn bộ công ty Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc của cán bộ công nhân viên

+ Còn là người có vai trò quan trọng trong việc tiềm kiếm khách hàng cho công ty, lập kế hoạch và nghiên cứu mọi lĩnh vực của công ty

- Phó giám đốc : được phân công một số công việc cụ thể, hoàn thành những công việc mà giám đốc giao cho, và chịu trách nhiệm trước giám đốc về những việc phân công đó Là người hỗ trợ giám đốc trong công tác quản lý công ty, nhân sự phụ trách trực tiếp chỉ đạo hoạt động của công ty làm tham mưu cho giám đốc

+ Khi giám đốc đi vắng thì ủy nhiệm cho phó giám đốc điều hành công ty

- Phòng kinh doanh:

+ Đây là bộ phận chăm sóc khách hàng có trách nhiệm giải đáp mọi thắc mắc của

khách hàng như về giá dịch vụ, khuyến mãi, hậu mãi…

+ Tìm kiếm khách hàng và thương lượng, thuyết phục khách hàng, ký hợp đồng, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu của đại lý hoặc khách hàng có nhu cầu Thuê các phương tiện vận tải trong nước và duy trì mối quan hệ lâu dài với họ để vận chuyển hàng hóa cho khách hàng khi có yêu cầu, đề xuất các phương án kinh doanh nhằm cạnh tranh với các công ty khác hoạt động chung trong lĩnh vực

+ Theo dõi, quản lý đơn đặt hàng Tổ chức sắp xếp, lập kế hoạch tiến hành xếp dỡ hàng hóa, nhập và xuất hàng hóa theo đúng tiến độ hợp đồng

+ Có trách nhiệm tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với Trưởng phòng kinh doanh vào cuối mỗi tháng, quý, năm

- Phòng kế toán:

+ Lập báo cáo tình hình tài chính, phụ trách thu chi của công ty, lên sổ sách kế toán,

đánh giá tình hình hoạt động của công ty

+ Có trách nhiệm ghi chú, xây dựng và đánh giá hoạt động tài chính của Công ty + Cung cấp và chi tiền cho việc trả cước phí, chi tiền tạm ứng cho các nhân viên giao nhận đi làm hàng Cung cấp các số liệu, thông tin phục vụ công tác dự báo

+ Lập kế hoạch huy động vốn, sử dụng vốn tiết kiệm và có hiệu quả, trích nộp các khoản phải nộp cho Nhà nước đúng, đủ và kịp thời theo chế độ nhà nước ban hành

- Phòng nhân sự:

+ Giúp Giám đốc thực hiện các công việc liên quan đến tuyển dụng và đào tạo nhân

viên trong công ty

+ Xác định chức năng và nhiệm vụ từng phòng ban, từng cá nhân

+ Quản lý, xây dựng tiền lương, thưởng và các khoảng thu nhập khác, đảm bảo nhân viên được hưởng các chế độ về bảo hiểm và nhiều quyền lợi khác

- Phòng xuất nhập khẩu:

+ Thực hiện các công việc cần thiết liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, hỗ trợ

phòng kinh doanh trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng Trực tiếp điều hành công việc xuất nhập khẩu, quản lý và lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của công ty

+ Phát hành Bill of Lading, Delivery Order, cung câos dịch vụ như một đại lý hãng tàu

+ Cung cấp các dịch vụ xuất nhập khẩu theo yêu cầu khách hàng + Thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa

- Bộ phận marketing: tham mưu cho ban giám đốc trong lĩnh vực marketing, nghiên

cứu phát triển các dịch vụ mới, tìm giải pháp nâng cao hiệu quả kênh quảng cáo của công ty

- Bộ phận giao nhận:

+ Chuyên trách về việc làm các Thủ tục Hải quan và giao nhân hàng hóa bằng đường biển tại cảng lớn (như Cát Lái, Tân Cảng, Khánh Hội,.) và đường Hàng Không như ở Sân bay Tân Sơn Nhất

+ Liên hệ với các cơ quan chức năng và các cơ quan tư nhân để “làm thủ tục liên quan đến việc nhận hàng, giảm thiểu chi phí làm hàng đến mức thấp nhất và tạo dựng niềm “tin đối với khách hàng” về cung cấp phục vụ nhanh chóng, chuyên nghiệp

- Bộ phận Chứng từ:

+ Giải quyết các vấn đề liên quan đến chứng từ, hải quan, hỗ trợ đội ngũ sales và xử lý các phát sinh trong quá trình vận tải hàng hóa Quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn, soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng Theo dõi booking hàng hóa, thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng, chịu trách nhiệm phát hành vận đơn, lệnh giao hàng

Qua sơ đồ và phân tích ở trên ta thấy rằng bộ máy tổ chức quản lý của công ty được

tổ chức một cách khoa học, thể hiện sự phân định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm Ban giám đốc có thể theo dõi sát sao từng hoạt động của từng phòng, ban chức năng cũng như nghiệp vụ, có thể hạn chế được tình trạng tiêu cực xảy ra

Cũng như mối quan hệ trực tuyến, chức năng được thiết lập giữa các phòng ban có thể vừa đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý, vừa có thể phát huy tính sáng tạo, độc lập trong kinh doanh

1.3.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Công ty trang bị hệ thống thiết bị kỹ thuật phục vụ như: Hệ thống trang thiết bị văn phòng: 70 máy tính, điện thoại bàn (mỗi nhân viên được trang bị 1 máy vi tính và 1 điện thoại phục vụ cho quá trình làm việc); 6 máy in; 5 máy scan, máy fax, máy photo, các phần mềm quản lý giao dịch, hệ thống thông tin liên lạc nội bộ, hệ thống bàn ghế, giá kệ tủ gỗ để lưu trữ chứng từ để các phòng ban có thể hoàn thành công việc, chăm sóc khách hàng được tốt nhất

Với cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại bao gồm xe tải, xe container được đầu tư rất đầy đủ để luôn đáp ứng được nhu cầu vận chuyển của khách hàng Ngoài ra, công ty đầu tư đầy đủ vật chất kĩ thuật để cung cấp các dịch vụ như cho thuê kho, tiếp vận, cho thuê bãi với hệ thống kho bãi, kho ngoại quan được xây dựng theo tiêu chuẩn Châu Âu Hệ thống kho bãi rộng lớn của Mạnh Hằng tại Thanh Trì đang sử dụng bao gồm: Kho ICD CFS (diện tích 13,400 m2); kho ngoại quan (diện tích: 31.100 m2) và bãi cảng (diện tích: 120.000 m2) cùng với hệ thống Pa-let, xe nâng, hệ thống kệ chứa

hàng, hầm rút Container … đạt tiêu chuẩn toàn cầu

Hệ thống vận tải nội địa được đầu tư với hệ thống 15 xe chuyên chở ( xe đầu kéo)

đặc thù, hiện đại để vận chuyển contener từ cảng về kho bãi và từ nhà xưởng đến cảng biển; hệ thống giám sát lộ trình để quản lý đạt hiệu quả tối ưu

Hệ thống 5 xe nâng và 5 cần cẩu cùng nhà ga tiêu chuẩn, kho hàng rộng 1200m2 có thể đáp ứng nhu cầu lưu trữ với số lượng lớn cho phép cung cấp tốt nhất dịch vụ hậu cần

1.3.4 Các nguồn lực

 Nguồn nhân lực

Đây là nguồn lực quan trọng nhất của các doanh nghiệp nói chung và của Mạnh

Hằng nói riêng, là nguồn lực đặc biệt luôn chiếm vị trí trọng tâm trong các kế hoạch hoạt động, chiến lược phát triển của các công ty

Xét đến tình hình nhân sự công ty, đội ngũ nhân viên của công ty đa phần đều là những người trẻ năng động, đầy nhiệt huyết với công việc, đồng thời có trình độ chuyên môn và cũng như năng lực làm việc rất cao Vì vậy, tuy chỉ mới thành lập được 3 năm nhưng họ đã đưa công ty phát triển vượt bậc, đạt được những thành tựu đáng kể, và có chỗ đứng quan trọng trong ngành

Công ty khoảng 40 nhân viên trong đó có hơn 35 người có hợp đồng dài hạn, khoảng 5 người là hợp đồng ngắn hạn làm việc rất năng động và nhiều kinh nghiệm, thích ứng nhanh với môi trường, có trình độ lao động và tay nghề khá cao, có tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng Công ty tuyển dụng đội ngũ nhân lực chất lượng cao, thể hiện cụ thể hơn 75% cán bộ công nhân viên của công ty có trình độ đại học và trên đại học, chủ yếu là người tốt nghiệp từ các khối các ngành kinh tế

Tuy nhiên, kể từ ngày thành lập, công ty đã trải qua nhiều lần thay đổi nhân sự, với

mục đích nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của công ty, theo đó tình hình và cơ cấu nhân sự có nhiều biến động Cho đến tháng 7/2022, cơ cấu tình hình nhân sự của công ty Mạnh Hằng vẫn như năm 2021 trong bảng 1.1 ở trên, không có sự thay đổi và dự kiến trong thời gian tới sau khi tình hình dịch COVID- 19 ổn định trở lại, công ty sẽ tuyển dụng thêm một số nhân viên và partner logistics mới để phát triển, mở rộng công ty Đây sẽ là một bước tiến lớn của công ty trong tương lai gần

Với định hướng xây dựng một đội ngũ nhân viên vững mạnh có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao, Công ty đã tăng cường bổ sung những buổi tập huấn nghiệp vụ ngắn ngày cho cán bộ công nhân viên thuộc bộ phận nghiệp vụ Công ty cũng thường cử người ở các chi nhánh và phòng ban các nơi đi học lớp khai quan

 Nguồn lực tài chính

Vốn điều lệ ban đầu của công ty là 10.000.000.000 VND, sau hơn 15 năm hình thành và phát triển công ty đã lớn mạnh về cả nhân lực, tài chính và uy tín trên thị trường

Ngoài vốn điều lệ và vốn chủ sở hữu, công ty đã thực hiện việc huy động vốn từ các nguồn khác nhau như:

- Vay vốn từ các ngân hàng nhà nước và ngân hàng tư nhân - Vốn liên doanh liên kết với một số đơn vị kinh doanh khác - Vốn vay hợp đồng tín dụng

- Vốn chiếm dụng của nhà cung cấp và của khách 1.3.5 Hệ thống thông tin

 Hệ thống thông tin Logistics (LIS): cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản trị Logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát Logistics hiệu quả Nếu không quản lý tốt thông tin, các nhà quản trị logistics không thể biết được khách hàng muốn gì, cần dự trữ bao nhiêu, khi nào cần sản xuất và vận chuyển…Thông tin giúp doanh nghiêp thấy được các hoạt động logistics một cách rõ nét, nhờ đó nhà quản trị có thể cải tiến tốt hơn trong quá trình thực hiện Hệ thống LIS bao gồm 4 hệ thống con chủ yếu là: hệ thống hoạch định, hệ thống thực thi, hệ thống

nghiên cứu và thu thập tin tức, hệ thống báo cáo kết quả Các hệ thống này sẽ phối hợp cung cấp cho nhà quản lý logistics những thông tin chính xác và kịp thời để lên kế hoạch, thực thi và điều chỉnh các hoạt động logistics của doanh nghiệp:

- Hệ thống lập kế hoạch: Bao gồm một loạt các kỹ thuật liên quan đến việc thiết kế

các kế hoạch tầm chiến lược như thiết kế mạng lưới, lập kế hoạch và dự đoán nhu cầu, phối hợp các nguồn lực, kế hoạch hóa cung ứng, sắp xếp và lên kế hoạch sản xuất, kế hoạch phân phối, các kế hoạch tầm chiến thuật như quản trị dự trữ, vận tải, và các tác nghiệp như nghiệp vụ kho, quá trình đặt hàng và các sự kiện xảy ra hàng ngày

- Hệ thống thực thi: Hệ thống thực thi logistics bao gồm các kỹ thuật đảm nhiệm

các chức năng triển khai logistics trong thời gian ngắn hoặc hàng ngày về quản lý nhà kho, vận tải, mua sắm, dự trữ, quản lý hiệu quả các đơn hàng của khách

- Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin: Để thích nghi với các nhân tố môi

trường vĩ mô, môi trường kênh và nguồn lực bên trong công ty Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin có vai trò quan sát môi trường, thu thập thông tin bên ngoài, thông tin có sẵn trong lĩnh vực logistics và trong nội bộ công ty

- Hệ thống báo cáo kêt quả: Hệ thống báo cáo là thành phần cuối cùng trong LIS

Nếu các báo cáo và kết quả không được truyền đạt hiệu quả thì các tư tưởng, nghiên cứu hữu ích và giải pháp quản lý sẽ không thể đạt được Các báo cáo hỗ trợ quyết định quản trị logistics tập trung vào 3 loai:

+ Báo cáo để lập kế hoạch gồm các thông tin có tính lịch sử và thông tin trong tương lai như thông tin về xu hướng bán hàng, khuynh hướng dự báo, các thông tin thị trường, các yếu tố chi phí của dự án kinh doanh

+ Báo cáo hoạt động cung cấp những thông tin sẵn có cho nhà quản lý và người

giám sát về hoạt động thực tế như việc nắm giữ hàng tồn kho, thu mua, đơn hàng vận tải, kế hoạch sản xuất và kiểm soát, vận chuyển

+ Báo cáo kiểm soát cụ thể tổng kết chi phi và thông tin họat động ở các giai đoạn thích hợp, so sánh ngân sách và chi phí hiện tại, chúng tạo ra nền tảng cho việc tiếp cận chiến lược họat động và các sách lược

 Hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System - WMS): Hỗ trợ quản lý

và kiểm soát các hoạt động trong kho, bao gồm nhập kho, xuất kho, lưu trữ và vận chuyển hàng hóa WMS giúp tối ưu hóa quy trình và đảm bảo sự hiệu quả trong quản lý kho

 Hệ thống quản lý vận tải (Transportation Management System - TMS): Hỗ trợ

quản lý và tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa TMS giúp truy xuất thông tin về vận chuyển, lựa chọn đường đi tối ưu, quản lý lịch trình vận chuyển và theo dõi hình thức vận chuyển

 Hệ thống quản lý đơn hàng (Order Management System - OMS): Hỗ trợ quản lý

quy trình đơn hàng từ khi đặt hàng cho đến khi giao hàng OMS giúp theo dõi tiến trình đơn hàng, quản lý thông tin khách hàng, kiểm soát tồn kho và tạo ra các báo cáo liên quan

 Hệ thống quản lý dữ liệu (Data Management System): Hỗ trợ quản lý và tích

hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau trong quá trình logistics Hệ thống quản lý dữ liệu giúp cung cấp thông tin chính xác, đáng tin cậy và liên tục cho các bước quy trình trong logistics

 Công nghệ tự động hóa (Automation Technology): Bao gồm sử dụng các thiết

bị tự động như máy móc, robot và cảm biến để tăng cường hiệu suất và độ chính xác trong quy trình logistics Công nghệ tự động hóa giúp giảm thiểu lực lao động, giảm lỗi và tăng cường khả năng vận hành

Những công nghệ này đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quy trình logistics, tăng cường hiệu suất và giảm thiểu lãng phí Đồng thời, chúng cũng đảm bảo rằng thông tin được cung cấp đúng lúc và đáng tin cậy trong quá trình quản lý chuỗi cung ứng

1.3.6 Mạng lưới hoạt động

Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và thương mại Mạnh Hằng hiện đang hoạt động tại ba miền Bắc – Trung - Nam, có đối tác khắp các khu vực trên cả nước và mở rộng ra

ngoài biên giới quốc gia đến khắp các khu vực trên toàn cầu: châu Á, châu Âu, Nam Mỹ, Bắc Mỹ, Trung Đông, để hỗ trợ khách hàng mua hàng, nhập hàng hóa từ tất cả các nước trên thế giới Cùng với đó là hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác như sản xuất, mua bán, sửa chữa, ngoài các hoạt động logistics Ngoài ra, công ty còn là thành viên của các tổ chức hiệp hội kinh doanh lớn như: Word Cargo Allian (WCA), ELITE Global Logistics Network, Global Affinity Aliance (GAA),

Bên cạnh trụ sở chính tại Hà Nội, công ty còn có văn phòng đại diện hoạt động tại Hải Phòng, mục tiêu sẽ xây dựng văn phòng đại diện tại Đà Nẵng trong 2 năm tới 1.4 Tình hình kết quả hoạt động của công ty

Từ lúc thành lập đến nay, cùng với nỗ lực của công ty cũng như các chính sách có

lợi mà nhà nước ban hành, công ty ngày càng phát triển Mặc dù gặp không ít khó khăn nhưng công ty cũng đã vượt qua và đạt được một số thành tựu nhất định

Hình 1.2 Kết quả kinh doanh của công ty Mạnh Hằng trong giai đoạn 2020-2022

(Nguồn: Tác giả xử lý trên số liệu thu thập)

Năm 2021 doanh thu thuần tăng cực mạnh, doanh thu thuần đạt 1456,7 triệu đồng, tăng 754,3 triệu đồng, tăng 107,39% so với năm 2020 Năm 2022, doanh thu thuần giảm mạnh, chỉ còn 960,75 triệu đồng, giảm 495,95 triệu đồng, giảm 34,05% so với năm 2021 Có thể thấy doanh thu thuần năm 2022 giảm mạnh do ảnh hưởng nặng nề từ đại dịch COVID Năm 2022, việc virus Corona lây lan diện rộng khiến Việt Nam phải thực hiện giãn cách xã hội toàn quốc, đóng cửa tất cả các hoạt động, các cửa khẩu một số quốc gia cũng đóng lại khiến việc sản xuất kinh doanh gặp khó khăn đặc biệt là đối với ngành dịch vụ Doanh thu thuần của công ty năm 2022 không ổn định, điều này là tín hiệu đáng báo động đối với công ty Dù sau giãn cách, các hoạt động dần trở lại bình thường, tuy nhiên các chuỗi cung ứng bị đứt gãy, ngành xuất nhập khẩu gặp nhiều khó khăn, công nghệ - kỹ thuật ngành Logistics thay đổi nhiều, đây là khó khăn cũng như thách thức lớn đối với công ty

Tỉ lệ thuận với sự gia tăng doanh thu, chi phí hoạt động năm 2021 cũng tăng lên đáng kể; tăng trung bình 146,84% so với năm 2020 Tuy nhiên trong năm 2022 chi phí hoạt động có sự giảm; trung bình giảm 41,2% so với năm 2021 Năm 2022, do phải đóng cửa dừng hoạt động hơn 3 tháng giãn cách xã hội, nên công ty đã có các chính sách cắt giảm chi phí Chi phí tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỉ trọng

02004006008001000120014001600Doanh thu cung cấp dịch vụ

Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần Doanh thu hoạt động tài chính Chi phí tài chínhLợi nhuận tài chính

Chi phí bán hàngChi phí quản lý doanh nghiệp Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Tổng lợi nhuận kế toán Thuế thu DN hiện hành Lợi nhuận sau thuế

202220212020

lớn nhất Mặc dù mức giảm chi phí không đồng đều, nhưng cũng cho thấy được công ty đã có những bước thay đổi trong kế hoạch quản lý để công ty vẫn duy trì ổn định trong tình hình dịch COIVD đang diễn biến phức tạp hiện nay

Cùng với sự tăng lên của doanh thu, lợi nhuận của công ty cũng có sự tăng trưởng rất tốt Lợi nhuận trước thuế năm 2021 đạt 128,6 triệu đồng, tăng 59,43 triệu đồng, tăng 85,92% so với năm 2020 Năm 2022, lợi nhuận trước thuế có sự sụt giảm, chỉ đạt 88,69 triệu đồng, giảm 39,91 triệu đồng, giảm 31,03% so với năm 2021 Mặc dù tình hình dịch COVID vẫn đang diễn biến căng thẳng, nhưng ta có thể thấy lợi nhuận của công ty vẫn tăng ở mức ổn định Điều này giúp công ty trụ vững trong tình hình hiện nay

Doanh thu và lợi nhuận năm 2022 đều cho thấy sự sụt giảm đáng kể, nhưng nhìn chung lợi nhuận của công ty vẫn đang ở mức ổn định

 Số lượng và kim ngạch xuất khẩu trong năm 2020 - 2022

Hình 1.3 Kim ngạch xuất khẩu giai đoạn 2020-2022

(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu) Năm 2020, doanh thu đạt 552,09 triệu VNĐ và kim ngạch xuất khẩu đạt 265,12 triệu

VNĐ chiếm 48,02% doanh thu Ngay từ năm đầu tiên thành lập, hoạt động xuất khẩu đã mang đến một con số ấn tượng, xuất khẩu dường như là hoạt động mang về khá nhiều lợi nhuận cho công ty

Năm 2021, doanh thu đạt 1236,66 triệu VNĐ Kim ngạch Xuất khẩu đạt 735,6 triệu

VNĐ, chiếm tỷ trọng 59,48% Doanh thu và kim ngạch xuất khẩu đã tăng mạnh, tuy nhiên tỉ trọng tăng lên khá ít Nguyên nhân chính khiến hoạt động xuất khẩu không chiếm được ưu thế phát triển so với các hoạt động khác là do sự ảnh hưởng của đại dịch Covid - 19 khiến nhiều hoạt động kinh doanh sản xuất bị trì trệ

Năm 2021, doanh thu đạt 749,94 triệu VNĐ Kim ngạch Xuất khẩu đạt 381,73 triệu VNĐ, chiếm tỷ trọng 50,9%, giảm 8,58% so với năm 2020 Sở dĩ kim ngạch xuất khẩu năm 2021 giảm mạnh là do ảnh hưởng của dịch COVID, các cửa khẩu đóng cửa để hạn chế sự lây lan của dịch, cả nước thực hiện giãn cách xã hội gần 4 tháng, các hoạt động kinh doanh sản xuất ngưng lại kéo theo đó là việc xuất khẩu hàng hóa bị hạn chế dẫn đến việc kim ngạch xuất khẩu sụt giảm mạnh

 Cơ cấu mặt hàng giao nhận

Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của công ty trong giai đoạn 2020 - 2022 có sự thay đổi

đáng kể

Nhìn vào bảng 1.3 ( Phụ lục) ta thấy có thể thấy nhóm hàng nông sản là nhóm hàng giao nhận chủ lực của công ty, chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu mặt hàng giao nhận của công ty Trong đó, mặt hàng gạo là mặt hàng nông sản chủ lực của công ty, chiếm tỷ trọng cao nhất trong nhóm hàng nông sản Trong giai đoạn 2020 - 2022, mặt hàng gạo chiếm tỷ trọng trung bình là 20,0% trong cơ cấu mặt hàng nông sản của công ty Các mặt hàng nông sản khác mà Mạnh Hằng giao nhận trong giai đoạn này bao gồm: cà phê, cao su, hạt điều, thủy sản, trái cây,

Năm 2020 mặt hàng nông thủy sản là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty, chiếm tỷ trọng 36,02% trong tổng doanh thu xuất khẩu Các mặt hàng khác như giày dép, phụ kiện, nguyên vật liệu, hàng hóa khác chỉ chiếm tỷ trọng tương đối nhỏ, lần lượt là 15,31% và 2,84%

Năm 2021, do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19, nhu cầu tiêu thụ các mặt hàng

đều giảm sút, dẫn đến tỷ trọng của các mặt hàng này trong tổng doanh thu xuất khẩu của công ty giảm xuống

Đến năm 2022, nhu cầu tiêu thụ các mặt hàng dần được phục hồi tăng lên đáng kể tuy nhiên mặt hàng nông sản lại vẫn giảm do nhà nước kiểm soát dịch chặt chẽ hơn gây làm hàng hóa khó xuất khẩu

Có thể thấy doanh thu theo các mặt hàng xuất khẩu năm 2021 tăng mạnh, đặc biệt là mặt hàng nông thủy sản Tuy nhiên, do tác động của dịch COVID, doanh thu theo các

mặt hàng xuất khẩu năm 2022 có sự sụt giảm mạnh

Tỉ trọng mặt hàng nông thủy sản qua các năm đều chiếm tỉ trọng lớn nhất, có thể nói đây là mặt hàng xuất khẩu chủ yếu Những công ty đối tác xuất khẩu mặt hàng này đều là các khách hàng lớn của công ty Tiếp đến, xếp theo thứ tự tỉ trọng giảm dần lần lượt là mặt hàng dệt may, sắt thép, giày dép Mặt hàng phụ kiện, nguyên vật liệu và hàng hóa khác chiếm tỉ trọng ít nhất Doanh thu của các mặt hàng nhìn chung tương đối ổn định, không thay đổi quá nhiều qua các năm

Hình 1.4 Cơ cấu mặt hàng giao nhận của Mạnh Hằng

(Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu)

Nhìn chung, trong giai đoạn 2020 - 2021, mặt hàng giao nhận của Mạnh Hằng có sự thay đổi đáng kể Nhóm hàng nông sản vẫn là nhóm hàng giao nhận chủ lực của công ty, nhưng tỷ trọng của nhóm hàng công nghiệp và nhóm hàng khác đang tăng lên

 Thị trường giao nhận

Công ty Mạnh Hằng đã có kinh nghiệm hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực giao

nhận hàng hóa quốc tế Công ty đã xây dựng được mối quan hệ hợp tác với nhiều hãng tàu, hãng hàng không, kho bãi, từ Việt Nam đi các nước trên thế giới Trong quá trình hoạt động công ty đã ngày càng vươn ra nhiều thị trường mới trên toàn cầu thay vì một số ít thị trường ở khu vục Đông Nam Á như trước đây

- Thị trường nội địa:

Trong thị trường nội địa, công ty Mạnh Hằng tập trung vào việc cung cấp các dịch

vụ giao nhận hàng hóa từ các tỉnh thành trong nước đi Hà Nội và ngược lại Công ty có mạng lưới đại lý rộng khắp các tỉnh thành trên cả nước, giúp khách hàng dễ dàng gửi hàng hóa đến Hà Nội và ngược lại Công ty Mạnh Hằng cung cấp các dịch vụ giao nhận như: đường bộ, đường biển, đa phương thức,

- Thị trường quốc tế:

Công ty Mạnh Hằng tập trung vào các khu vực trọng điểm như Đông Nam Á, Trung Quốc, Hoa Kỳ và châu Âu

Hình 1.5 Tỷ trọng bình quân khối lượng hàng giao nhận xuất khẩu theo khu vực thị trường giai đoạn 2020-2022

(Nguồn: Phòng Kinh doanh) + Khu vực châu Á:

Thị trường Đông Nam Á là thị trường trọng điểm lớn của công ty Mạnh Hằng, bao gồm các nước như Thái Lan, Indonesia, Malaysia, Singapore, Philippines, Đây là thị trường có tốc độ tăng trưởng kinh tế cao, nhu cầu giao nhận hàng hóa ngày càng tăng Công ty Mạnh Hằng cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hóa từ Việt Nam đi các nước Đông Nam Á và ngược lại Công ty có mối quan hệ hợp tác với nhiều hãng tàu, hãng hàng không, kho bãi, tại các nước Đông Nam Á, giúp khách hàng dễ dàng gửi hàng hóa đến các nước này và ngược lại

+ Thị trường Trung Quốc

Đây cũng là thị trường tiềm năng của công ty Mạnh Hằng, bao gồm các tỉnh thành

như Quảng Đông, Thâm Quyến, Thượng Hải, Đây là thị trường có quy mô lớn, với nhiều cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp Việt Nam

Công ty Mạnh Hằng cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hóa từ Việt Nam đi Trung Quốc và ngược lại Công ty có mối quan hệ hợp tác với nhiều hãng tàu, hãng hàng không, kho bãi, tại Trung Quốc, giúp khách hàng dễ dàng gửi hàng hóa đến Trung Quốc và ngược lại

+ Thị trường châu Âu:

Thị trường châu Âu là thị trường đang phát triển của công ty Mạnh Hằng, bao gồm các nước như Đức, Pháp, Anh, Đây là thị trường có nền kinh tế phát triển, với nhiều cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp Việt Nam

Công ty Mạnh Hằng cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hóa từ Việt Nam đi châu Âu và ngược lại Công ty có mối quan hệ hợp tác với nhiều hãng tàu, hãng hàng không, kho bãi, tại châu Âu, giúp khách hàng dễ dàng gửi hàng hóa đến châu Âu và ngược lại

+ Thị trường Hoa Kỳ

Thị trường Hoa Kỳ là thị trường lớn nhất của công ty Mạnh Hằng, bao gồm các bang như California, New York, Texas, Đây là thị trường có nhu cầu tiêu thụ hàng hóa lớn, với nhiều cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp Việt Nam

Công ty Mạnh Hằng cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hóa từ Việt Nam đi Hoa Kỳ và ngược lại Công ty có mối quan hệ hợp tác với nhiều hãng tàu, hãng hàng không, kho bãi, tại Hoa Kỳ, giúp khách hàng dễ dàng gửi hàng hóa đến Hoa Kỳ và ngược lại

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI MẠNH HẰNG

2.1 Tổ chức bộ máy nghiệp vụ tại phòng xuất nhập khẩu của Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Mạnh Hằng

2.1.1 Mô hình tổ chức bộ máy nghiệp vụ phòng xuất nhập khẩu của Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Mạnh Hằng

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy phòng xuất nhập khẩu

(Nguồn : Phòng xuất nhập khẩu)

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ bộ máy xuất nhập khẩu của Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Mạnh Hằng

 Chức năng chung của phòng xuất nhập khẩu:

- Quản lý và kiểm soát, điều phối toàn bộ quá trình cung ứng của doanh nghiệp Nói cách khác, mọi hoạt động của phòng xuất nhập khẩu đều liên quan đến các vấn đề về xuất nhập khẩu như làm thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế, tìm kiếm khách hàng,…

- Phòng Xuất nhập khẩu trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các quy trình liên quan đến việc chuyển động hàng hóa qua biên giới Chức năng chính của Phòng Xuất nhập khẩu bao gồm quản lý thủ tục hải quan, vận chuyển quốc tế và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan

 Chức năng từng bộ phận phòng xuất nhập khẩu :

o Bộ phận giao nhận:

- Xử lý tài liệu: Bộ phận giao nhận phòng xuất nhập khẩu thường phải xử lý một loạt các tài liệu liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa, bao gồm hóa đơn, vận đơn, chứng từ xuất nhập khẩu, và các giấy tờ hải quan khác

- Điều phối vận chuyển: Bộ phận này có nhiệm vụ điều phối các hoạt động vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích thông qua các phương tiện vận tải như tàu biển, máy bay, xe hơi, hoặc tàu hỏa - Giải quyết thủ tục hải quan: Hải quan là một phần quan trọng của quá

trình xuất nhập khẩu Bộ phận giao nhận phòng xuất nhập khẩu phải làm việc chặt chẽ với cơ quan hải quan để đảm bảo rằng tất cả các thủ tục hải quan được thực hiện đúng cách

- Quản lý kho bãi: Bộ phận này thường cũng có trách nhiệm quản lý kho bãi, bao gồm việc xác định nơi lưu trữ hàng hóa, kiểm soát tồn kho, và đảm bảo sự an toàn và bảo quản của hàng hóa

- Giao tiếp và liên lạc: Giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu Bộ phận giao nhận phòng xuất nhập khẩu thường phải liên lạc với các bên liên quan như nhà sản xuất, các đối tác vận chuyển, cơ quan hải quan, và khách hàng để đảm bảo rằng mọi thông tin và yêu cầu được truyền đạt đúng cách

- Giải quyết vấn đề và xử lý khiếu nại: Trong quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa, có thể xảy ra các vấn đề không mong muốn Bộ phận giao nhận phòng xuất nhập khẩu phải có khả năng giải quyết các vấn đề này và xử lý các khiếu nại từ khách hàng hoặc các bên liên quan khác

o Bộ phận chứng từ :

- Xử lý chứng từ xuất khẩu: Bộ phận chứng từ phải chuẩn bị, kiểm tra và xác nhận tính chính xác của các loại chứng từ cần thiết cho việc xuất khẩu hàng hóa Điều này bao gồm hóa đơn xuất khẩu, vận đơn, chứng từ nguồn gốc hàng hóa (nếu cần), và các tài liệu hải quan khác

- Xử lý chứng từ nhập khẩu: Nếu doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa, bộ phận chứng từ phải đảm bảo rằng tất cả các chứng từ cần thiết đã được thu thập, kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ Điều này có thể bao gồm hóa đơn nhập khẩu, vận đơn, chứng từ thanh toán (như hối phiếu hoặc bảo đảm thanh toán), và các giấy tờ hải quan khác

- Kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của chứng từ: Bộ phận này phải đảm bảo rằng tất cả các chứng từ đều đúng và đầy đủ theo quy định pháp luật và yêu cầu của các bên liên quan Việc thiếu sót hoặc sai sót trong các chứng từ có thể gây ra các vấn đề và trở ngại cho quá trình xuất nhập khẩu Giao tiếp và liên lạc: Bộ phận chứng từ phải tương tác với các bên liên quan như nhà sản xuất, đối tác vận chuyển, cơ quan hải quan và ngân hàng để thu thập và xác nhận thông tin chứng từ cũng như để giải quyết mọi vấn đề phát sinh

- Bảo quản và quản lý tài liệu: Bộ phận này phải quản lý và bảo quản các tài liệu liên quan đến chứng từ xuất nhập khẩu, đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn sàng cung cấp khi cần thiết cho các bên liên quan hoặc kiểm toán - Tuân thủ quy định pháp lý: Bộ phận chứng từ phải tuân thủ tất cả các

quy định pháp lý và các quy định về chứng từ xuất nhập khẩu được áp dụng trong quốc gia hoặc khu vực mà doanh nghiệp hoạt động

 Nhiệm vụ:

- Một trong những nhiệm vụ chính của Phòng Xuất nhập khẩu là tiếp nhận và xử lý tất cả các giấy tờ cần thiết để hàng hóa có thể được xuất hoặc nhập khẩu một cách hợp pháp Điều này bao gồm việc làm việc chặt chẽ với cơ quan hải quan để đảm bảo rằng mọi thủ tục thông quan được thực hiện một cách đúng đắn và kịp thời

- Lập và triển khai các kế hoạch nhận hàng, xuất hàng nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất và yêu cầu của khách hàng

- Thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhận hàng, xuất hàng đúng thời hạn yêu cầu.Lập và triển khai các báo cáo cho hải quan theo yêu cầu của luật hải quan

- Ngoài ra, Phòng Xuất nhập khẩu cũng có trách nhiệm lập kế hoạch và điều phối vận chuyển quốc tế Từ việc chọn lựa phương tiện vận chuyển, tuyến đường, đến việc theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển, phòng này giữ vai trò quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa được chuyển động một cách hiệu quả và an toàn Phòng Xuất nhập khẩu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn và hỗ trợ khách hàng Nhân viên trong phòng này thường cung cấp thông tin và tư vấn về các quy trình, thuế và yêu cầu pháp lý liên quan đến xuất nhập khẩu Đồng thời, họ giúp khách hàng giải quyết mọi vấn đề xuất nhập khẩu có thể phát sinh

- Đề xuất với cấp trên trực tiếp về mỗi ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận

2.2 Tổ chức công việc tại phòng xuất nhập khẩu của công ty dịch vụ vận tải và thương mại Mạnh Hằng

2.2.1 Lập kế hoạch

 Mục tiêu:

Phòng xuất nhập khẩu được thiết lập với mục tiêu chính là tối ưu hóa và quản lý các hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa của một doanh nghiệp Mục tiêu hàng đầu của phòng xuất nhập khẩu là đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra một cách hiệu quả và mượt mà Bao gồm việc thực hiện tất cả các bước cần thiết từ việc chuẩn bị tài liệu đến vận chuyển và giao nhận thực tế một cách chính xác và kịp thời Đồng thời, phòng xuất nhập khẩu cũng đặt ra mục tiêu đảm bảo tuân thủ tất cả các quy định pháp luật và quy định về xuất nhập khẩu hàng hóa, cả trong nước và quốc tế Việc tuân thủ này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh phạt và xử lý các vấn đề pháp lý mà còn tạo ra một môi trường kinh doanh ổn định và đáng tin cậy Ngoài ra, cũng nhằm mục tiêu tối ưu hóa quản lý tồn kho và vận tải Bằng cách tối ưu hóa quản lý tồn kho, phòng xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu trữ và tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng đối với nhu cầu của thị trường Đồng thời, việc quản lý vận tải hiệu quả giúp giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển hàng hóa Cuối cùng là đảm bảo hài lòng của khách hàng Bằng cách cung cấp dịch vụ xuất nhập

khẩu chuyên nghiệp và đáp ứng đúng và kịp thời đối với nhu cầu của khách hàng, phòng xuất nhập khẩu giúp tạo ra một mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững với khách hàng, từ đó nâng cao uy tín và thị phần của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế

 Phân tích thị trường

- Nhu cầu thị trường:

+ Sự bùng nổ của thương mại điện tử: Nhu cầu giao nhận hàng hóa tăng cao, đặc biệt là giao hàng chặng cuối

+ Nhu cầu đa dạng: Khách hàng yêu cầu dịch vụ giao nhận nhanh chóng, tiện lợi, an toàn và giá cả cạnh tranh

+ Xu hướng cá nhân hóa: Nhu cầu về dịch vụ được cá nhân hóa theo nhu cầu riêng của khách hàng

- Đối thủ cạnh tranh:

+ Xác định các đối thủ cạnh tranh chính: Viettel Post, VNPost, Giao Hàng Nhanh, Ahamove, GrabExpress, Ninja Van, Best Express

+ Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ: Phân tích dựa trên giá cả, chất lượng dịch vụ, thị phần, mạng lưới hoạt động, năng lực công nghệ

 Xác định mục tiêu cụ thể

- Tối ưu hóa Thủ tục Hải quan: Giảm thiểu thời gian xử lý thông quan, đảm bảo sự

chính xác trong việc làm các giấy tờ và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu hải quan

 Đạt được bằng cách: Thường xuyên cập nhật thông tin về quy định hải quan, đào tạo nhân viên và sử dụng các công nghệ mới để tự động hóa thủ tục nếu có thể

- Quản lý Chi phí Vận chuyển: Giảm chi phí vận chuyển mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ

 Đạt được bằng cách: Đánh giá và chọn lựa các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hiệu quả, theo dõi tuyến đường để tối ưu hóa quá trình và sử dụng các phương tiện vận chuyển có hiệu suất cao

- Đảm bảo An toàn và Bảo hiểm: Bảo đảm an toàn của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển và đảm bảo có bảo hiểm phù hợp

 Đạt được bằng cách: Xác định và giảm thiểu rủi ro, thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn, và kiểm tra định kỳ về việc có đủ bảo hiểm cho hàng hóa hay không

- Tư vấn và Hỗ trợ Khách hàng: Nâng cao chất lượng dịch vụ và tư vấn để khách hàng có thể hiểu rõ hơn về các quy trình và yêu cầu xuất nhập khẩu

 Đạt được bằng cách: Cung cấp đào tạo cho nhân viên, tạo ra các tài liệu hướng dẫn rõ ràng, và thiết lập một hệ thống liên lạc mở cửa để giải đáp thắc mắc của khách hàng

- Tuân thủ Pháp luật và Chuẩn mực Ngành: Tuân thủ tất cả các quy định pháp luật liên quan đến xuất nhập khẩu và theo dõi các tiêu chuẩn ngành

 Đạt được bằng cách: Liên tục cập nhật nhân viên về các thay đổi pháp luật, thực hiện kiểm tra nội bộ định kỳ để đảm bảo tuân thủ và tham gia vào các tổ chức ngành để nắm bắt xu hướng mới Mục tiêu chung của Phòng Xuất nhập khẩu là đảm bảo sự linh hoạt, đồng bộ và hiệu quả trong các quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế, đồng thời đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng và các quy định pháp luật liên quan

 Lập kế hoạch chiến lược

- Cung cấp mức giá cạnh tranh, phù hợp với thị trường + Phân tích giá cả của các đối thủ cạnh tranh

+ Xác định mức giá phù hợp với thị trường và khả năng chi trả của khách hàng + Cung cấp các chương trình khuyến mãi, giảm giá cho khách hàng

 Lập kế hoạch hoạt động

- Lập kế hoạch chi tiết cho từng bộ phận:

+ Bộ phận tiếp thị: Xác định mục tiêu marketing Phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh Lập kế hoạch quảng bá thương hiệu và thu hút khách hàng Quản lý kênh bán hàng và chăm sóc khách hàng

+ Bộ phận vận hành: Lập kế hoạch quy trình giao nhận Quản lý đội ngũ tài xế và phương tiện vận chuyển Theo dõi và giám sát quá trình giao hàng Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng

 Theo dõi và đánh giá

- Theo dõi hiệu quả hoạt động của dịch vụ giao nhận theo các chỉ tiêu: doanh thu,

lợi nhuận, tỷ lệ hài lòng của khách hàng

- Đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch và điều chỉnh khi cần thiết

2.2.2 Tổ chức các hoạt động vận hành dịch vụ logistics

2.2.2.1 Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển của công ty

TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Mạnh Hằng

Họat động giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển của Công ty TNHH Dịch vụ

vận tải và Thương mại Mạnh Hằng được vận hành theo quy trình như sau:

Hình 2.1: Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

(Nguồn: Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu)

Để hiểu rõ cụ thể về quy trình cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty, em sẽ phân tích các bước thực hiện trong quy trình xuất khẩu và các hồ sơ cần thiết Cụ thể :

Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận và vận tải với khách hàng

Thuê tàu theo yêu cầu khách hàng

Lập chứng từ hải quan

Vận chuyển hàng ra cảng

Làm thủ tục hải quan tại cảng

Thanh toán chi phí dịch vụ với khách hàng

 Kí hợp đồng giao nhận và vận tải với khách hàng : Là một bước quan trọng

để đảm bảo rằng cả hai bên, tức là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đều hiểu rõ và tuân thủ các điều khoản đã đặt ra:

 Định rõ các bên liên quan: Xác định và mô tả rõ vai trò và trách nhiệm

của cả hai bên trong hợp đồng

 Mô tả dịch vụ: Xác định mô tả chi tiết về dịch vụ cụ thể mà doanh

nghiệp sẽ cung cấp, bao gồm các điều kiện vận chuyển, thời gian giao

hàng, và các yếu tố khác quan trọng

 Thời gian và điều kiện giao hàng: Đặc tả rõ ràng về thời gian và các điều

kiện cụ thể cho việc giao hàng, bao gồm cả các điều kiện đặc biệt (nếu có) như vận chuyển đặc biệt, hàng hóa nhạy cảm, hay điều kiện đặc biệt

khác

 Giá cả và thanh toán: Xác định giá cả cụ thể và cách thanh toán, bao

gồm cả các điều kiện về thanh toán trễ và chi phí phạt nếu có

 Bảo hiểm và trách nhiệm pháp lý: Đảm bảo rằng hợp đồng mô tả rõ về

bảo hiểm, trách nhiệm pháp lý của cả hai bên trong trường hợp có sự cố

 Điều Kiện Chấp Nhận và Trả Hàng: Mô tả các điều kiện mà hàng hóa

phải đáp ứng để được chấp nhận và các điều kiện trả hàng (nếu có)

 Thiếu Số Lượng và Hỏng Hóc: Định rõ quy định về xử lý các trường hợp hàng hóa thiếu sót hoặc bị hỏng hóc trong quá trình vận chuyển

 Quy Định Thanh Toán Phạt: Nếu có, mô tả rõ các quy định và điều kiện

về thanh toán phạt đối với cả hai bên trong trường hợp vi phạm hợp

đồng

 Điều Kiện Chấp Nhận và Trả Hàng: Mô tả các điều kiện mà hàng hóa

phải đáp ứng để được chấp nhận và các điều kiện trả hàng (nếu có)

 Thay Đổi và Hủy Bỏ Hợp Đồng: Xác định quy định về việc thay đổi hợp

đồng và điều kiện hủy bỏ hợp đồng

 Luật Pháp Áp Dụng và Giải Quyết Tranh Chấp: Xác định luật pháp áp

dụng cho hợp đồng và quy định cách giải quyết mọi tranh chấp

 Duyệt Xét Hợp Đồng: Trước khi ký kết, đảm bảo rằng cả hai bên đều đã

đọc và hiểu rõ tất cả các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng Phân

tích kí hợp đồng giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và đảm

 Thuê tàu theo yêu cầu khách hàng: trong ngành vận tải biển là quan trọng để

đảm bảo sự hiệu quả và đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng:

 Xác định nhu cầu khách hàng: Đặt câu hỏi để hiểu rõ nhu cầu vận chuyển của khách hàng, bao gồm loại hàng hóa, thời gian vận chuyển, tần suất, và các yêu cầu đặc biệt khác

 Dựa trên phân loại hàng hóa: Xác định tính chất đặc biệt của hàng hóa,

như loại hàng hóa (hàng nguyên container, hàng nguyên tải), yêu cầu lưu trữ và xử lý đặc biệt

 Loại hình tàu và công năng: Tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng, xác

định loại hình tàu cần thiết và công suất tải trọng, có cần tàu chở hàng lạ (Oversize) hay không

 Thời gian vận chuyển: Đánh giá khả năng vận chuyển theo thời gian yêu cầu của khách hàng Cân nhắc giữa tốc độ và chi phí vận chuyển

 Chi phí thuê tàu: Xác định chi phí thuê tàu dựa trên loại hình tàu, thời gian thuê, và các yêu cầu đặc biệt khác Đảm bảo rằng giá cả là hợp lý và cạnh tranh trên thị trường

 Chí phí phát sinh khác: Xem xét các chi phí khác như cước biển, phí cảng, phí xăng dầu, và các chi phí phát sinh khác có thể xuất hiện trong quá trình vận chuyển

 Quản lý rủi ro và bảo hiểm: Đảm bảo rằng có các biện pháp quản lý rủi

ro và bảo hiểm thích hợp để bảo vệ cả khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ

 Thỏa thuận về hợp đồng: Mô tả rõ các điều khoản của hợp đồng, bao

gồm các điều kiện thanh toán, điều kiện hủy bỏ, và các yêu cầu đặc biệt khác

 Dịch vụ hỗ trợ và theo dõi: Xác định khả năng cung cấp dịch vụ hỗ trợ

và theo dõi trong suốt quá trình vận chuyển để đảm bảo tính minh bạch và thông tin liên tục

 Lập kế hoạch thực hiện: Phát triển kế hoạch thực hiện chi tiết từ khi

hàng hóa được nhận đến khi được giao, bao gồm cả các bước kiểm soát chất lượng và theo dõi tiến trình vận chuyển

 Lập chứng từ hải quan: Chứng từ hải quan giúp đảm bảo rằng hàng hóa

được xử lý một cách hợp pháp và đáp ứng các yêu cầu pháp lý của cả nước xuất khẩu và nước nhập khẩu

 Điều kiện xuất nhập khẩu: Xác định và hiểu rõ các điều kiện và quy

định về xuất nhập khẩu của cả nước xuất khẩu và nước nhập khẩu  Phân loại hàng hóa: Đảm bảo rằng hàng hóa được phân loại đúng

mã theo Hệ thống Phân loại Hàng hóa (HTPL) để xác định mức thuế và các yêu cầu hải quan khác

 Chứng từ hải quan cơ bản: Phân tích mọi chứng từ hải quan cơ bản

như Hóa đơn Xuất nhập khẩu, Chứng từ Vận chuyển Quốc tế, và các chứng từ xuất trình đối với các cơ quan hải quan

 Xác nhận nguyên gốc: Đảm bảo rằng có chứng từ xác nhận nguồn gốc của hàng hóa để đáp ứng các yêu cầu xuất xứ và tránh việc buôn lậu

 Thời hạn xuất nhập khẩu: Kiểm tra thời hạn xuất nhập khẩu trên

chứng từ để đảm bảo rằng các quy định về thời hạn được tuân thủ  Quy định thuế và phí: Xác định mức thuế và phí hải quan áp dụng cho hàng hóa và đảm bảo rằng các chi phí này đã được tính đúng  Điều kiện thanh toán thuế: Xác định điều kiện thanh toán thuế hải

quan, chẳng hạn như trước hoặc sau khi hàng hóa qua hải quan  Chứng từ đặc biệt: Nếu có, kiểm tra và xác nhận chứng từ đặc biệt

như Chứng từ Xuất xứ, Chứng từ Kiểm dịch Thực vật và Động vật (CITES), và các chứng từ khác có thể yêu cầu

 Chứng từ hỗ trợ khác: Đảm bảo rằng các chứng từ hỗ trợ như Giấy

chứng minh xuất xứ (CO), Chứng từ Gốc (COO), và Chứng từ An toàn Thức ăn đã được xử lý đúng cách

 Thực hiện Kiểm Soát Nội Bộ: Thiết lập và duy trì các quy trình kiểm

soát nội bộ để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của chứng từ hải quan

 Duyệt xét kỹ lưỡng: Trước khi nộp chứng từ cho cơ quan hải quan,

đảm bảo rằng tất cả các thông tin đã được kiểm tra kỹ lưỡng để tránh phát sinh lỗi và trễ lạc quy trình

 Vận chuyển hàng ra cảng :

 Đặc điểm của hàng hóa: Xác định đặc điểm của hàng hóa như kích

thước, trọng lượng, tính chất đặc biệt (nếu có), và yêu cầu vận chuyển đặc biệt

 Quyết định phương tiện vận chuyển: Lựa chọn phương tiện vận chuyển

phù hợp, chẳng hạn như container, tàu rời, hoặc các loại phương tiện khác tùy thuộc vào loại hàng hóa và các yêu cầu của khách hàng

 Lựa chọn đối tác vận chuyển: Chọn đối tác vận chuyển có uy tín và kinh

nghiệm, đảm bảo rằng họ có khả năng vận chuyển hàng hóa của bạn một cách an toàn và hiệu quả

 Tính toán chi phí vận chuyển: Tính toán chi phí vận chuyển dựa trên loại hình vận chuyển, quãng đường, và các chi phí phát sinh khác như cước biển, phí cảng, và bảo hiểm

 Quản lý thời gian vận chuyển: Đánh giá và lập kế hoạch thời gian vận

chuyển, bao gồm cả thời gian xếp dỡ tại cảng, thời gian vận chuyển biển, và thời gian xếp dỡ tại cảng đích

 Xử lý hải quan và thủ tục xuất nhập khẩu: Đảm bảo rằng tất cả các thủ

tục hải quan và xuất nhập khẩu được xử lý đúng cách để tránh rủi ro và trễ lạc quy trình

 Đóng gói và gán nhãn: Xác định phương pháp đóng gói phù hợp và đảm

bảo rằng hàng hóa được gán nhãn đầy đủ để tuân thủ các quy định vận chuyển và hải quan

 Bảo hiểm hàng hóa: Xác định có nên mua bảo hiểm hàng hóa và lựa chọn

loại bảo hiểm phù hợp để bảo vệ hàng hóa khỏi rủi ro trong quá trình vận chuyển

 Theo dõi và theo dõi: Xây dựng hệ thống theo dõi để theo dõi vị trí và tình trạng của hàng hóa trong quá trình vận chuyển biển

 Xử lý vấn đề và trục trặc: Lập kế hoạch và chuẩn bị cho việc xử lý mọi

vấn đề và trục trặc có thể xảy ra, chẳng hạn như thất lạc hàng hóa, trễ lịch trình, hoặc hủy hóa đơn

 Xác nhận giao nhận tại cảng đích: Đảm bảo rằng quy trình giao nhận tại cảng đích được thực hiện đúng cách và thông tin về việc nhận hàng là chính xác

 Làm thủ tục hải quan tại cảng: là một phần quan trọng trong quá trình

xuất nhập khẩu, đảm bảo rằng hàng hóa được xử lý pháp lý và tuân thủ các quy định của cả nước xuất khẩu và nước nhập khẩu

 Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu: Xác định và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan, chẳng hạn như Hóa đơn Xuất nhập khẩu, Chứng từ Vận chuyển Quốc tế, Chứng từ Xuất xứ, và các chứng từ khác yêu cầu theo quy định

 Hệ Thống Phần Mềm Hải Quan: Sử dụng hệ thống phần mềm hải quan hiện đại để nộp hồ sơ và theo dõi tình trạng xử lý thủ tục hải quan

 Phân Loại Hàng Hóa: Xác định mã phân loại của hàng hóa theo Hệ thống Phân loại Hàng hóa (HTPL) để xác định mức thuế và các yêu cầu khác

 Quy Trình Kiểm Soát Nội Bộ: Thiết lập và duy trì các quy trình kiểm soát nội bộ để đảm bảo rằng tất cả các thông tin và chứng từ được nhập đúng và đầy đủ

 Chi Tiết Hóa Đơn: Đảm bảo rằng hóa đơn xuất nhập khẩu được lập chi tiết và chính xác, bao gồm cả các thông tin về hàng hóa, giá trị, và các chi phí phát sinh

 Thông Tin Hàng Hóa và Gán Nhãn: Cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, đặc biệt là về nguồn gốc, mục đích sử dụng, và cách đóng gói Gắn nhãn đầy đủ và chính xác

 Tính Toán Thuế và Phí: Tính toán mức thuế và phí hải quan dựa trên thông tin đăng ký và đảm bảo rằng thanh toán được thực hiện đúng hạn

 Kiểm Tra Cơ Bản và Kiểm Tra Hải Quan: Kiểm tra cơ bản hàng hóa để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các quy định và tiêu chuẩn Thực hiện các kiểm tra hải quan nếu cần