BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN: Phân tích và thiết kế hệ thống TT Đề tài: Quản lý cửa hàng quần áo

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN: Phân tích và thiết kế hệ thống TT Đề tài: Quản lý cửa hàng quần áo Giảng viên hướng dẫn: Lê Văn Phùng Nhóm bao gồm: Trần Trọng Giang - 22A1001D0097 Tống Khánh Quang Minh - 21A100100245 Hà Quang Đạt - 22A1001D0054 Hà Nội, 2024 Phần I: Mở đầu 1 Tên đề tài - Phân tích thiết kế hệ thống cho cửa hàng bán quần áo 2 Đối tượng nghiên cứu - Hệ thống quản lý cho cửa hàng bán quần áo - Công cụ xây dựng chương trình quản lý 3 Phạm vi nghiên cứu - Cho phép người tiêu dùng mua hàng - Quản lý việc đặt hàng và các thông tin của khách hàng, quản lý sản phẩm, quản lý các đơn xuất, nhập hàng 4 Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu việc bán hàng trực tiếp và quản lý các thông tin liên quan - Tìm hiểu các công cụ xây dựng chương trình 5 Phương pháp nghiên cứu - Khảo sát thực tế (các trang web cửa hàng bán quần áo, hệ thống liên quan) - Thu thập tài liệu về nghiệp vụ bán hàng 6 Mục tiêu - Xây dựng hệ thống quản lý bao gồm các chức năng: + Quản lý nhân viên + Quản lý khách hàng + Quản lý nhập, xuất + Quản lý mặt hàng + Quản lý tài chính thu chi Phần II: Khảo sát hiện trạng và phân tích bài toán 1 Khảo sát Chiến lược nghiên cứu - Nguồn nghiên cứu: tham khảo từ các hệ thống website - Quan sát hoạt động của hệ thống cũ - Phỏng vấn các chủ cửa hàng quần áo và nhân viên bán hàng - Đặt bản thân vào vị trí khách hàng để nhận thấy những yêu cầu mà hệ thống cần thực hiện Từ đó rút ra được các nguyên tắc hoạt động, quản lý của cửa hàng như sau: 1.1 Cơ cấu tổ chức - Quản trị (Chủ cửa hàng) - Nhân viên bán hàng - Nhân viên thu ngân - Thủ kho 1.2 Yêu cầu cho từng cá nhân - Quản trị (Chủ cửa hàng): + Điều phối toàn bộ hoạt động của cửa hàng + Nhận các báo cáo thống kê tài chính, mặt hàng định kỳ + Kiểm tra các hóa đơn để tiến hành xuất, nhập tiền - Nhân viên bán hàng: + Giới thiệu các sản phẩm, mẫu thiết kế mới và tư vãn giúp khách hàng chọn lựa được các trang phục phù hợp với nhu cầu và túi tiền của họ + Soạn hóa đơn mua hàng cho khách hàng và chuyến đến nhân viên thu ngân Nhân viên thu ngân: + Thực hiện việc thu tiền và xác nhận đã thu tiền cho khách hàng đồng thời ghi nhận vào hệ thống đế thông báo đến thủ kho xuất các mặt hàng như trong hóa đơn + Ghi nhận lại số hàng hoá bán được của môi loại đế ghi nhận vào hệ thống và báo cáo cho chú cửa hàng sau mòi ca làm việc + Thống kê tài chính của cửa hàng - Thủ kho: + Chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất hàng Khi nhập hàng mới vẽ thì tiến hành nhập vào máy và soạn phiếu nhập hàng đế lưu Soạn các hóa đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng của khách hàng Sau đó tiến hành thống kê lượng hàng bán ra, nhập về theo định kỳ Nhập hàng vào kho: có 2 kiểu nhập hàng vào kho: + Nhập hàng mới lấy về Khi nhập hàng về, nhà cung cấp kèm theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặt hàng, thủ kho tiến hành đối chiếu kiểm tra lô hàng + Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi, thủ kho khi ghi lại tên khách hàng trả lại, lý do trả lại, ngày trả hàng, mã hàng gửi lại nhân viên kế toán Xuất hàng: có 2 kiểu xuất: + Xuất hàng cho bộ phận bán hàng theo phiếu xuất hàng + Xuất hàng khuyến mại cho khách hàng hoặc xuất hàng do bị lỗi quá hạn (nếu có) - Khách hàng: + Khách hàng phải đặt hàng với cửa hàng bằng cách: mua trực tiếp, gọi điện trực tiếp cho nhân viên kinh doanh, gửi đơn đặt hàng + Khách hàng sẽ thanh toán ngay sau khi đủ hàng, hoặc thanh toán trước, hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian được 2 bên thống nhất + Khách hàng có thể lựa chọn 1 trong các hình thức thanh toán sau: thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản + Sau khi nhận được hàng, khách hàng kiểm tra số lượng và quy cách đóng gói 2 Phân tích bài toán - Cửa hàng được tổ chức thành các cá nhân Mỗi cá nhân có một tên, một mã số, và được quản lý bởi chủ cửa hàng - Cửa hàng bán nhiều mặt hàng nên ta cần xây dựng một cơ sở dữ liệu về các mặt hàng Chúng ta sẽ quản lý các thông tin như: mã hàng, tên hàng, size, đơn vị tính, đơn giá nhập, đơn giá xuất, số lượng, ngày nhập hàng, nhà cung cấp, thời hạn bảo hành - Việc nhập hàng được quản lý bởi các thông tin: số phiếu nhập, ngày nhập, tên nhà cung cấp, số hóa đơn, mã hàng, tên hàng, size, số lượng, đơn giá - Xuất hàng được quản lý bởi các thông tin: ngày xuất, nhân viên xuất, tên khách hàng, mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thời hạn bảo hành - Khách hàng đặt mua hàng thông qua việc mua hàng trực tiếp, gọi điện thoại, mua hàng online,… Cửa hàng sẽ trả hàng cho khách hàng kèm theo hóa đơn - Ta quản lý hóa đơn bán hàng bằng các thông tin: hóa đơn số, mã khách, mã nhân viên, ngày lập, hình thức thanh toán, tên hàng, số lượng, đơn giá bán, tổng tiền Một số hóa đơn bán nếu chưa đủ hàng để cung cấp có thể xuất làm nhiều lần Ta giao cho khách hàng một phiếu và giữ lại một phiếu - Đối với nhân viên cần quản lý ở các thông tin: mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, SĐT, ngày vào làm, số công - Đối với khách hàng ta quản lý ở các mục: mã khách, tên khách hàng, địa chỉ, người đại diện giao dịch, SĐT, email 3 Yêu cầu hệ thống Từ bài toán trên ta rút ra được yêu cầu cần đạt được của hệ thống như sau: Phân quyền truy cập + Chủ cửa hàng: Toàn quyền sử dụng hệ thống, ngoài ra hệ thống phải có chức năng chấm công cho nhân viên + Nhân viên bán hàng: Cập nhật thông tin hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, tra cứu các thông tin mặt hàng + Nhân viên thu ngân (kiêm Nhân viên kế toán): Cập nhật thông tin hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, thu tiền, quản lý tài chính của cửa hàng + Thủ kho: Xác nhận hóa đơn mặt hàng trước khi xuất hàng, tra cứu các thông tin về mặt hàng, ghi nhận thông tin vào hệ thống sau khi nhập, xuất hàng, cập nhật lại thông tin mặt hàng Lưu trữ + Hàng hóa: Tên, mã, đặc điểm, giá, thời gian bảo hành Có các thao tác như: lưu, thêm, sửa, xóa, cập nhật + Khách hàng: Họ tên, địa chỉ, điện thoại, email, người đại diện giao dịch + Đơn đặt hàng: Tên hàng, số lượng, ngày đặt Có các thao tác như: thêm mới, sửa, hủy + Phiếu nhập hàng: Số phiếu, tên hàng, số lượng, đơn giá, ngày nhập, giá thành Nhập hàng từ phía khách khi hàng có lỗi + Phiếu xuất hàng: Phiếu xuất, tem hàng, số lượng, ngày xuất, đơn giá Có các thao tác như: lưu, thêm, sửa, xóa, hủy Xuất hàng cho khách hàng khi cửa hàng có chương trình khuyến mãi + Lưu trữ thông tin của nhân viên để chủ cửa hàng quản lý nhân viên Tra cứu + Hàng hóa: Tìm kiếm thông tin mặt hàng + Đơn đặt hàng: Thông tin các đơn hàng, số lượng mặt hàng + Khách hàng: Thông tin về khách hàng + Phiếu nhập: Thông tin về các mặt hàng, số lượng, đơn giá + Phiếu xuất: Thông tin về số lượng, mặt hàng, tổng tiền, khách hàng, số dư nợ (nếu có) Thống kê - Lượng hàng bán ra theo tháng, quý, năm - Lượng hàng nhập vào theo tháng, quý, năm - Sản phẩm bị lỗi, bảo hành - Lãi suất, tiền thu, chi phí của công ty - Lượng tồn kho - Báo cáo tổng kết, công nợ, doanh thu - Có các chức năng in ấn văn bản như: hóa đơn bán hàng, phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng, danh sách mặt hàng, hợp đồng mua bán 4 Một số mẫu đơn Phiếu xuất hàng Hóa đơn mua hàng Báo cáo nhập xuất tồn kho Phiếu nhập hàng Báo cáo doanh thu Phần III: Phân tích hệ thống quản lý bán hàng 1 Biểu đồ UseCase 1.1 Xác định các tác nhân STT Tác nhân Vai trò của tác nhân Kết quả 1 Quản lý ➢ Quản lý thu, chi -Thống kê được tất cả các mặt ➢ Quản lý nhập, xuất hàng trong cửa hàng, các vấn 2 NV bán hàng ➢ Quản lý doanh thu đề xảy ra trong hệ thống bán ➢ Quản lý nhân viên hàng, quản lý nhân viên 3 Thủ kho ➢ Thống kê -Các mặt hàng được bán ra, 4 Thu ngân ➢ Tư vấn bán hàng cập nhật thêm danh sách khách ➢ Thêm khách hàng hàng và lập hóa đơn cho khách (kiêm NV kế ➢ Lập hóa đơn hàng ➢ Quản lý khách hàng toán) -Quản lý kho hàng, cập nhật ➢ Quản lý kho hàng thông tin về các mặt hàng 5 Khách hàng ➢ Kiểm tra nhập, xuất trong kho, kiểm tra nhập xuất hàng, thống kê lượng hàng bán hàng ra và nhập về ➢ Tạo phiếu nhập xuất, -Cập nhật được các mặt hàng trả hàng còn trong kho -Thống kê tài chính của cửa ➢ Thu tiền hàng ➢ Thống kê hàng hóa -Trả lương cho nhân viên và ➢ Quản lý lương cho các khoản tiền khác nhân viên -Mua sản phẩm ➢ Quản lý các khoản nợ ➢ Chi phí công tác ➢ Mua hàng Tác nhân Quản lý 2 Biểu đồ trình tự 2.1 Nhân viên bán hàng -Thêm mặt hàng -Hiển thị mặt hàng -Cập nhật mặt hàng -Xóa mặt hàng -Thêm thông tin khuyến mãi