• Cơng nghệ chính của M-Files là hệ thống quản lý thông tin dựa trên metadata, giúp tổ chức dễ dàng tìm kiếm, quản lý và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả.. • Hơn nữa, phần mềm quản lý
GIỚI THIỆU
Tổng quan về công ty M-Files
• M-Files là một công ty chuyên cung cấp giải pháp quản lý tài liệu và thông tin doanh nghiệp Được thành lập vào năm 2001 bởi Antti Nivala và có trụ sở chính tại Texas - Mỹ , M-Files đã nhanh chóng trở thành một trong những nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực quản lý nội dung và thông tin doanh nghiệp.
• Công nghệ chính của M-Files là hệ thống quản lý thông tin dựa trên metadata, giúp tổ chức dễ dàng tìm kiếm, quản lý và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả Hệ thống này giúp nâng cao năng suất làm việc, giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin và tăng cường tính an toàn và tuân thủ trong quản lý tài liệu
• M-Files cung cấp các giải pháp linh hoạt cho nhiều lĩnh vực và ngành công nghiệp, bao gồm tài chính, y tế, sản xuất, dịch vụ chuyên nghiệp và nhiều lĩnh vực khác Công ty này cam kết mang đến cho khách hàng của mình những giải pháp tiên tiến và đáp ứng nhanh chóng với những thách thức quản lý thông tin ngày càng phức tạp trong môi trường kinh doanh hiện đại.
Khái quát phần mềm M-Files
2.1 Giới thiệu phần mềm M-Files
• Có thể gọi M-file là Phần mềm quản lý nội dung doanh nghiệp(ECM) Nó là nền tảng quản lý thông tin thông minh duy nhất mà tổ chức nội dung dựa trên bản thân nó, không phải nơi lưu trữ Bạn thậm chí có thể kết nối với các thư mục và hệ thống mạng hiện có để làm cho chúng thông minh hơn với AI tích hợp để tự động phân loại và bảo vệ thông tin
• Hơn nữa, phần mềm quản lý tài liệu điện tử M-Files có tính tương thích cao, linh hoạt, dễ sử dụng, có thể mở rộng và được ngành công nghiệp phê duyệt
Hình 1 1 Logo phần mềm M-files
• M-Files cung cấp một nền tảng quản lý thông tin thế hệ tương lai để cải thiện hiệu suất kinh doanh bằng cách giúp mọi người tìm và sử dụng hiệu quả hơn Không giống như các hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) hoặc nền tảng dịch vụ nội dung truyền thống, M-files thống nhất các hệ thống, dữ liệu và nội dung trong toàn tổ chức mà không làm phiền các hệ thống và quy trình hiện có hoặc yêu cầu di chuyển dữ liệu Sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) trong lớp siêu dữ liệu thông minh độc đáo của nó, M-Files phá vỡ các rào cản bằng cách cung cấp trải nghiệm thực tế để truy cập và tận dụng thông tin có trong bất kỳ hệ thống và kho lưu trữ nào, bao gồm các thư mục mạng, SharePoint, dịch vụ chia sẻ tệp, Hệ thống ECM, CRM, ERP, và các hệ thống và kho lưu trữ kinh doanh khác
• Hàng ngàn tổ chức tại hơn 100 quốc gia sử dụng M-Files để quản lý thông tin và quy trình kinh doanh của họ, bao gồm NBC Universal, OMV, Valmet, Rovio, Học viện SAS và ThyssenKrupp
2.2 Các thông số kỹ thuật
Hệ điều hành (Máy để bản) • Windows® Vista/ 7/ 8/ 8.1/ 10
Hệ điều hành (máy chủ) • Windows® Server 2008/ 2008 R2 (khuyến nghị)/ 2012
(khuyến nghị)/ 2012 R2 (khuyến nghị)/ Windows® Vista/ 7/ 8/ 8.1/ 10
Hệ điều hành (Ứng dụng máy điện thoại) • MÁY WINDOWS: Hệ Windows 8.0/8.1 trở lên
• ANDROID: Android 2.3.3 trở lên Ứng dụng khách M-Files (hỗ trợ cả 32 bit và 64 bit) • Windows 7
- Nếu máy khách là Mac hoặc Linux, bạn có thể truy cập M- Files trên cơ sở trình duyệt.
Máy chủ M-Files (tương thích cả 32 bit và 64 bit) • Windows 7
• Windows Server 2003 (được khuyến nghị)
• Windows Server 2008 (được khuyến nghị)
Môi trường được đề xuất khi số lượng tài liệu được quản lý lên tới 50.000
• CPU: Bộ xử lý Intel Xeon (1 lõi hoặc 2 lõi)
• Bộ nhớ: 2GB trở lên
• Ổ cứng: Cấu hình RAID-1 hoặc RAID-5
Môi trường được đề xuất khi số lượng tài liệu được quản lý lên tới 1.000.000
• CPU: Bộ xử lý Intel Xeon (2 lõi hoặc 4 lõi)
• Bộ nhớ: 4GB trở lên
• Ổ cứng: Cấu hình RAID-1 hoặc RAID-5
Bảng 1 1 Các chỉ số kỹ thuật của phần mềm M-files
2.3 Lợi ích khi sử dụng phần mềm a) Lợi ích chung:
• Thích nghi với những nhu cầu của bạn: Tích hợp với nhiều ứng dụng kinh doanh (như CRM
& ERM) để cung cấp chức năng và tính linh hoạt bạn cần ngay bây giờ và trong tương lai
• Triển khai nhanh chóng: Thực hiện và bắt đầu chạy chỉ trong vài tuần, với những tính năng mạnh mẽ mà doanh nghiệp cần thiết, không có giai đoạn triển khai phức tạp
• Triển khai linh hoạt: Cho phép bạn chia sẻ thông tin tại chỗ, trên đám mây, hoặc triển khai tích hợp một cách an toàn
• Dễ dàng sử dụng: Cung cấp truy cập nhanh chóng tới những nội dung từ các hệ thống và thiết bị doanh nghiệp Dễ dàng quản lý và định vị thông tin bằng cách "CÁI GÌ" thay vì "Ở ĐÂU" được lưu trữ. b) Lợi ích đối với quản lý nội dung doanh nghiệp:
• M-Files cung cấp cho bạn một hệ thống để giúp quản lý tài liệu (một cách tự nhiên), cải thiện luồng công việc nội bộ và đảm bảo thông tin quan trọng được giữ an toàn mọi lúc
• Có một kho lưu trữ cho rất nhiều tệp: bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng theo khách hàng, dự án, ngày, trạng thái hoặc các tiêu chí khác.
• Dễ Dàng Tìm Kiếm và Truy Cập Thông Tin: M-Files sử dụng hệ thống quản lý metadata giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết
• Tăng Hiệu Quả Làm Việc: Quy trình làm việc được tự động hóa, giúp giảm thời gian tìm kiếm và xử lý tài liệu Lịch sử phiên bản giúp theo dõi sự thay đổi và chắc chắn rằng mọi người luôn làm việc trên phiên bản mới nhất của tài liệu
• Quản Lý Phiên Bản và Bảo Mật: M-Files cung cấp tính năng quản lý phiên bản để theo dõi sự thay đổi và phục hồi tình trạng trước đó của tài liệu Cơ chế bảo mật mạnh mẽ giúp kiểm soát quyền truy cập đối với từng người dùng
• Tích Hợp Hóa với Các Ứng Dụng Khác: M-Files tích hợp tốt với nhiều ứng dụng khác như
Microsoft Office, Outlook, và các hệ thống doanh nghiệp khác.
• Quản Lý Quy Trình Kinh Doanh: Hỗ trợ quy trình kinh doanh thông qua việc định nghĩa, theo dõi, và tự động hóa các bước công việc
• Đồng Bộ Hóa và Cộng Tác: Cung cấp khả năng đồng bộ hóa và cộng tác, giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn
• Tuân Thủ và Quản Lý Rủi Ro: Giúp doanh nghiệp duy trì tuân thủ với các quy định pháp luật và quản lý rủi ro thông qua việc theo dõi và báo cáo
• Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc: Tính năng tự động hóa giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu lỗi.
Công nghệ sử dụng
Metadata (Siêu dữ liệu): Dữ liệu được dùng để cung cấp thông tin về dữ liệu khác
Tóm tắt thông tin cơ bản về dữ liệu, nhằm hỗ trợ việc tìm kiếm và làm việc với các trường hợp cụ thể của dữ liệu đó trở nên dễ dàng hơn
• Intelligent Metadata Layer (IML): IML là công nghệ cốt lõi của M-Files, giúp tự động trích xuất và gắn metadata cho tài liệu dựa trên nội dung IML sử dụng học máy và trí tuệ nhân tạo để hiểu nội dung của tài liệu và tạo các thuộc tính metadata liên quan
• Metadata-Driven Content Management: M-Files sử dụng mô hình quản lý dựa trên metadata, trong đó mỗi tài liệu được gắn kết với các thuộc tính (metadata) như loại tài liệu, người tạo, ngày tạo, v.v Điều này giúp tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và quản lý nội dung
• Tìm kiếm toàn văn (full-text search): M-Files hỗ trợ tìm kiếm dựa trên nội dung của tài liệu, không chỉ dựa trên các trường metadata Điều này giúp tìm kiếm dựa trên nội dung tài liệu
• Workflows và Automation: M-Files sử dụng các công nghệ quy trình làm việc (workflow) để tạo quy trình tự động hóa quy trình công việc và duyệt tài liệu Điều này giúp tối ưu hóa và kiểm soát quy trình làm việc
• Công nghệ tích hợp: M-Files có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng và hệ thống doanh nghiệp khác, bao gồm CRM, ERP, email, và các ứng dụng khác, để đơn giản hóa việc chia sẻ và truy cập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau
• Công nghệ bảo mật: M-Files cung cấp các tính năng bảo mật để bảo vệ dữ liệu và đảm bảo tuân thủ các quy định bảo mật như GDPR và HIPAA.
• Công nghệ lưu trữ đám mây: M-Files hỗ trợ tích hợp với các dịch vụ lưu trữ đám mây như
Microsoft OneDrive, SharePoint Online và Google Drive để lưu trữ dữ liệu một cách linh hoạt
• Công nghệ đa nền tảng: M-Files hỗ trợ nhiều nền tảng, bao gồm máy tính để bàn, thiết bị di động và trình duyệt web để đảm bảo khả năng truy cập từ mọi nơi.
Mô hình tổ chức và giao diện
M-files được tổ chức và quản lý theo Meta data mà không sử dụng cấu trúc thư mục truyền thống Cấu trúc metadata được cấu tạo bởi các thuộc tính data của tài liệu hoặc thư mục Thay vì xếp tài liệu theo cấu trúc thư mục cố định, cấu trúc metadata cho phép sử dụng các thuộc tính đặc tả để tìm kiếm, truy cập và tổ chức thông tin một cách linh hoạt
Hình 1 6 Giao diện xem theo Meta data
Dựa trên công nghệ IML, đối với tài liệu M-Files sẽ gắn tự động trích xuất và gắn metadata cho tài liệu dựa trên nội dung
4.2 So Sánh mô hình tổ chức theo metadata và mô hình tổ chức theo thư mục:
• Quản lý thông tin: Cả hai mô hình đều hướng tới việc quản lý thông tin, tài liệu, và dữ liệu Mục tiêu chung là tổ chức và lưu trữ thông tin sao cho dễ dàng tìm kiếm và truy xuất
• Tìm kiếm và truy cập: Cả hai mô hình đều nhằm tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và truy cập thông tin, mặc dù cách tiếp cận có thể khác nhau
Tập trung vào gắn kết các thông tin mô tả
(metadata) với từng mục, không giới hạn bởi cấu trúc thư mục cố định.
Dựa vào cấu trúc thư mục và thư mục con, tổ chức thông tin dựa trên hệ thống thư mục cụ thể.
Linh hoạt và không giới hạn về cấu trúc, cho phép tùy chỉnh và thay đổi dễ dàng.
Cấu trúc cố định và ít linh hoạt hơn khi cần thay đổi cấu trúc tổ chức.
Tìm kiếm và Truy cập:
Tìm kiếm dựa trên metadata cho phép tìm kiếm nhanh chóng và hiệu quả, không giới hạn bởi cấu trúc thư mục cụ thể
Tìm kiếm chủ yếu dựa trên cấu trúc thư mục, đôi khi có thể hạn chế việc tìm kiếm hiệu quả đối với các mục không nằm trong cấu trúc thư mục chính xác.
Quản lý thông tin phức tạp:
Phù hợp với việc quản lý thông tin phức tạp và dữ liệu đa dạng.
Thích hợp cho việc quản lý thông tin đơn giản hoặc khi không có nhu cầu cao về tính linh hoạt.
Tính thông minh và tự động hóa:
Có khả năng tự động tạo metadata hoặc phản ánh thông tin một cách tự động dựa trên mối quan hệ và ngữ cảnh.
Tính tự động hóa ít được phát triển hơn, thông tin thường phải được tổ chức thủ công theo cấu trúc thư mục
Bảng 1 2 Bảng so sánh cấu trúc metadata và cấu trúc thư mục
Giao diện truy cập của M-files được xây dựng với sự cải tiến lớn, đó là sử dụng Dynamic View trong thiết kế khung nhìn cho người sử dụng Việc sử dụng Dynamic View giúp M-files vượt trội hơn đa số so với các phần mềm ECM khác Các điểm đó bao gồm:
• Tự động hiển thị thông tin liên quan: Dynamic Views tự động hiển thị các thông tin liên quan dựa trên ngữ cảnh của tài liệu hoặc hồ sơ Ví dụ, khi bạn truy cập một tài liệu, Dynamic Views có thể hiển thị danh sách các tài liệu tương tự, thông tin về dự án hoặc khách hàng liên quan, người tạo, và nhiều thông tin khác
Hình 1 7 Ví dụ Dynamic view
• Mối quan hệ và liên kết: Dynamic Views dựa vào mối quan hệ và liên kết giữa các tài liệu, hồ sơ, hoặc dự án M-Files sử dụng mô hình quản lý dựa trên metadata để xác định mối quan hệ này và hiển thị thông tin tương ứng.
Hình 1 8 Mối liên hệ giữa tài liệu và các thực thể khác
• Giao diện nhiều chế độ và cửa sổ: Các tài liệu khi được chọn sẽ có thể có nhiều cách xem khác nhau, còn có chế độ xem theo dữ liệu đặc tả và chế độ xem trước nội dung tài liệu
Hình 1 9 Chế độ xem chia đôi theo dữ liệu đặc tả
Hình 1 10 Chế độ xem chia ba có dữ liệu đặc tả và chế độ xem trước
• Hiển thị thông tin động: Dynamic Views cho phép hiển thị thông tin động mà không yêu cầu người dùng phải thực hiện các tìm kiếm hoặc điều hướng nhiều lần Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và làm việc một cách hiệu quả hơn
• Tích hợp dữ liệu từ nguồn khác: M-Files Dynamic Views có khả năng tích hợp thông tin từ các nguồn dữ liệu khác, cho phép người dùng xem và so sánh thông tin từ nhiều nguồn một cách tự động Ví dụ, bạn có thể xem thông tin từ CRM hoặc ERP mà liên quan đến tài liệu bạn đang xem
• Tính năng tùy chỉnh: M-Files cho phép tổ chức tùy chỉnh giao diện Dynamic Views theo nhu cầu của họ Bạn có thể thêm hoặc loại bỏ các trường thông tin hiển thị và điều chỉnh giao diện để phù hợp với quy trình công việc cụ thể
4.4 Cách tổ chức thực thể và một số thực thể được quản lý
M-files được cấu trúc theo mô hình metadata và view nhìn theo công nghệ Dynamic View cho nên việc tạo lập, sắp xếp hay rộng ra là quản lý các thực thể trở nên linh hoạt theo cách “động” Các thực thể có thể được tạo lập theo cấu trúc tuần tự để quản lý, hoặc có thể tạo lập xen lồng, liên kết mục này với các thực thể để dễ sử dụng, dễ dàng truy xuất thông tin.
Cấu trúc chính của M-files được tổ chức để quản lý các thực thể chính như: Tài liệu, Đối tác, Quản lý dự án, Nhân sự, …
Hình 1 11 Cấu trúc thực thể
Bên trong các thực thể lớn có thể chứa các thực thể nhỏ hơn nhằm phân loại quản lý và sắp xếp Ví dụ như bên trong thực thể Tài liệu sẽ có các thực thể con như : ảnh, các đề xuất, các báo cáo, bản vẽ,…
Hình 1 12 Phân loại tài liệu
CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA M-FILES
Chức năng chính của ECM
1.1 Tạo lập thư mục, thu thập tài liệu, tạo lập dữ liệu đặc tả
Việc tạo lập ở đây có thể được xem xét theo nhiều khía cạnh, có thể là thu thập một tài liệu, thông tin phi cấu trúc hay tạo mới một thực thể, một đối tượng nào đó
1.1.1 Thu thập và lấy dữ liệu:
M-files cho phép lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau từ máy tính cá nhân hoặc các hệ thống liên kết bên ngoài như : google drive, Microsoft office, các hệ thống ECM, ERP,…Các loại tài liệu được thu
Hình 2 1 Tạo mới tài liệu
Hình 2 2 Chọn loại thư mục cần tạo
Hình 2 3 Nhập thông tin mô tả, tạo từ khóa cho thư mục
Hình 2 4 Vào thư mục vừa tạo và nhập tệp Đối với tài liệu, người dùng có thể sử dụng máy quét OCR để số hóa và nhập dữ liệu lên thư mục
1.1.2 Tạo mới một đối tượng bên trong thực thể:
Việc tạo mới một đối tượng bên trong một thực thể cũng có quy trình gần giống như thu thập dữ liệu M-files cho phép nhập dữ liệu đặc tả cho cả các đối tượng này nhằm mục đích liên kết thông tin và tìm kiếm dữ liệu sau này Việc tạo mới như vậy nhằm tối đa hóa công dụng của ECM, quản lý được dữ liệu và thông tin phi cấu trúc đồng thời nhìn nhận được một cách tổng quan các thực thể trong công ty Ở dưới đây là ví dụ về việc tạo một dự án mới
Hình 2 5 Vào thực thể quản lý dự án
Hình 2 6 Nhập các thông tin đặc tả cần thiết
1.2 Lưu trữ và sắp xếp
Cấu trúc theo metadata và Dynamic View làm cho việc sắp xếp tài liệu hoặc các thực thể được mở rộng Tùy vào đặc điểm của loại tài liệu hoặc thực thể mà sẽ có cách sắp xếp theo từng thuộc tính
Hình 2 7 Sắp xếp trong hóa đơn
Hình 2 8 Sắp xếp trong quản lý ảnh
Về mặt quản lý tài liệu tổng quan, sẽ có những cách sắp xếp chính giúp người hiện tại sử dụng nắm
Hình 2 9 Màn hình quản lý
Hình 2 10 Sắp xếp theo các mục đã lấy ra
Hình 2 11 Sắp xếp theo các mục đã ghim
1.3 Chia sẻ tập tin và tài liệu
Với M-files ta có nhiều lựa chọn chia sẻ đối với thư mục, dự án, tài liệu,… Miễn sao nó là một đối tượng hoặc một thực thể, nó có thể được chia sẻ dễ dàng qua nhiều cách Trong đó đối với chia sẻ công khai có thể lựa chọn phương pháp lấy link công khai rồi gửi qua mạng xã hội , đối với chia sẻ riêng tư có thể gửi liên kết hoặc bản sao tài liệu qua email
Hình 2 12 Chọn lựa chọn liên kết công khai
Hình 2 13 Lựa chọn chia sẻ
Hình 2 14 Cửa sổ Outlook mở ra nếu chọn chia sẻ qua mail
1.4 Phân quyền tập tin, thực thể và đối tượng
1.4.1 Phân quyền truy cập cho tài liệu Đối với tài liệu, tập tin và các thực thể, lúc tạo lập hoặc chỉnh sửa thông tin trong đặc tả đều có phần để có thể chỉnh sửa quyền truy cập của những loại đó Việc chỉnh sửa quyền truy cập phụ thuộc vào sở hữu và quyền hạn của người dùng hiện tại đối với tài liệu hoặc tập tin Đối với tập tin thì việc phân quyền sẽ được truy cập theo cấp độ từ ngoài vào trong giống như phân quyền tập tin trên máy tính
Hình 2 15 Nhấn chỉnh sửa thông tin mô tả và biểu tượng ổ khóa
Hình 2 16 Cửa sổ chỉnh sửa quyền truy cập đối với các thành viên
Quyền truy cập tài liệu được thiết lập với 2 thuộc tính là đối tượng sử dụng là ai và đối tượng đó có những quyền gì đối với tài liệu hoặc tập tin
Việc phân quyền truy cập như trên cũng được thiết lập cho các thực thể như đối tác, dự án, hồ sơ,…
1.4.2 Phân quyền và quản lý nhân viên Đối với việc quản lý nhân viên và phân quyền cho họ trong hệ thống,M-files hỗ trợ thêm phần mềm tích hợp là M-files Admin(có sẵn khi cài đặt gói cho Admin) Ở đây, Administrator sẽ tiến hành quản trị hệ thống M-files của đơn vị mình, tiến hành thêm, sửa hoặc xóa một thành viên bất kì Đồng thời, người Admin có thể điều chỉnh quyền truy cập của từng nhân viên trong tổ chức, công ty sao cho phù hợp với chức vụ và quyền hạn
Hình 2 17 Giao diện truy cập M-files admin quản lý nhân viên
Hình 2 18 Cửa sổ chỉnh sửa quyền truy cập đối với các thành viên cho toàn bộ hệ thống
Hình 2 19 Vô hiệu hóa hoặc xóa nhân viên
1.5 Sao lưu và phục hồi dữ liệu
M-files Admin cung cấp quy trình quản lý kho tài liệu cho người sử dụng Kho tài liệu là nơi chứa tất cả thông tin của một hoặc nhiều quy trình công việc với các tài liệu,đối tác,dự án,…Việc sao lưu hay phục hồi dữ liệu từ đó được thực hiện chủ yếu từ kho dữ liệu
Với M-files Admin, người quản trị có thể tạo lập, sửa đối truy cập, xóa, tích hơp kho dữ liệu, đặc biệt quan trọng đó là sao lưu và phục hồi dữ liệu từ các kho.
Hình 2 20 Sao lưu dữ liệu từ kho
Hình 2 21 Khôi phục dữ liệu đã mất
1.6 Kết xuất thực thể hoặc tài liệu
M-files cho phép kết xuất thông tin của một thực thể hoặc tài liệu, thông tin đó có thể là đặc tả dữ liệu và các tích hợp bên trong Định dạng xuất dưới dạng CSV
Hình 2 22 Cửa sổ xuất thông tin
Hình 2 23 Dữ liệu xuất ra
1.7 Phân công công việc và quản lý luồng Đối với các dự án, việc phân công công việc, quản lý quy trình làm các tác vụ là công tác bắt buộc M-files hỗ trợ một chức năng mà ở đó người dùng có thể tạo thêm các luồng công việc khác nhau, không chỉ là đối với dự án, mỗi tài liệu hoặc thực thể nếu muốn lên lịch để hoàn thành hoặc chỉnh sửa đều có thể tạo ra một quy trình để tiến hành
Hình 2 24 Màn hình giao việc
Hình 2 25 Màn hình tạo mới phân công
2.1 Quản lý phiên bản tài liệu
M-files cho phép hiển thị thông tin các phiên bản của tài liệu nhằm phục vụ cho việc truy xuất dữ liệu theo thời gian
Hình 2 26 Giao diện quản lý phiên bản tài liệu
2.2 Quản lý bố cục, tạo lối tắt
Bố cục và giao diện của M-files được kết nối trực tiếp với thư mục Desktop, điều này giúp tạo được những loại view nhìn theo phong cách cá nhân, tùy thuộc vào đặc điểm của người sử dụng Việc thay đổi bố cục được thiết kế theo phong cách linh hoạt, cho phép kéo thả
Hình 2 27 Giao diện chỉnh sửa bố cục Đối với các thực thể nhất định, M-files còn cho phép tạo các lối tắt ra màn hình chính để thuận tiện cho việc truy cập
Hình 2 28 Chuột phải vào thực thể muốn tạo phím tắt
Chức năng tìm kiếm
ECM M-files cấu trúc bởi Metadata, sử dụng công nghệ IML và trí tuệ nhân tạo làm công nghệ cốt lõi trong xây dựng hệ thống tìm kiếm bên trong Nhờ vậy, chức năng tìm kiếm bên trong M-files có độ chính xác cao , độ liên quan lớn và tốc độ xử lý nhanh
3.1 Cấu trúc metadata, công nghệ đánh chỉ mục trong tìm kiếm
Quá trình đánh chỉ mục (indexing) và sử dụng metadata trong M-Files đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện chức năng tìm kiếm dữ liệu Dưới đây là một số lợi ích chính:
- Tìm Kiếm Nhanh Chóng: Các thông tin metadata được sử dụng để xác định cách tài liệu được đánh chỉ mục Khi bạn thực hiện tìm kiếm, M-Files có thể nhanh chóng tìm kiếm và trả về kết quả dựa trên các chỉ mục đã được xây dựng từ metadata
- Tìm Kiếm Theo Tiêu Chí Cụ Thể: Người sử dụng có thể tìm kiếm tài liệu theo các tiêu chí cụ thể như loại tài liệu, người tạo, ngày tạo, khách hàng, dự án, v.v Điều này giúp tìm kiếm trở nên chính xác và hiệu quả
- Tìm Kiếm Toàn Văn Bản: Chức năng đánh chỉ mục toàn văn bản (full-text indexing) giúp tìm kiếm dựa trên nội dung của tài liệu Ngay cả khi không biết chính xác các thông tin metadata, người sử dụng vẫn có thể tìm thấy tài liệu dựa trên từ khóa xuất hiện trong văn bản.
- Tìm Kiếm Kết Hợp: Người sử dụng có thể kết hợp nhiều tiêu chí tìm kiếm để thu được kết quả chính xác hơn và tìm thấy nhanh chóng các tài liệu cần thiết
- Hiển Thị Mối Quan Hệ: Khi tìm kiếm, người sử dụng có thể thấy mối quan hệ giữa tài liệu và các thực thể khác thông qua thông tin metadata, giúp họ hiểu rõ hơn về ngữ cảnh và mối quan hệ của tài liệu đó
3.2 Quy trình tiền xử lý và tìm kiếm
Dưới đây là cách M-Files xử lý các bước trong quy trình tiền xử lý và tìm kiếm:
• Tiền xử lý Dữ liệu (Preprocessing):
Tokenization và Stop Words Removal: M-Files thường sử dụng các thuật toán tự nhiên ngôn ngữ (NLP) để phân tích văn bản thành các từ (tokenization) và loại bỏ các từ dừng không quan trọng
Stemming và Lemmatization: Có thể tích hợp các thuật toán rút gọn từ (stemming) và lemmatization để chuẩn hóa từ ngữ và giảm đa dạng từ
• Chuẩn hóa và Xử lý Địa chỉ:
Chuẩn hóa Chính tả và Loại bỏ Ký tự Đặc biệt:M-Files có thể sử dụng các tính năng kiểm tra chính tả và loại bỏ ký tự đặc biệt để làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu
• Chỉ mục Hóa và Lưu trữ:
Chỉ mục Từ và Chỉ mục Địa chỉ:M-Files có cơ chế tự động đánh chỉ mục cho các thuộc tính metadata và nội dung của tài liệu Chỉ mục từ và chỉ mục địa chỉ được sử dụng để tìm kiếm nhanh chóng
Phân tích Truy vấn và Loại bỏ Stop Words:Khi người sử dụng nhập truy vấn, M-Files có thể áp dụng các bước phân tích truy vấn và loại bỏ từ dừng để tạo ra truy vấn hiệu quả
• Xếp hạng và Tính điểm Tương quan:
Truy xuất Chỉ mục và Hiển thị Kết quả: M-Files sử dụng chỉ mục để truy xuất nhanh chóng và hiển thị kết quả tìm kiếm một cách thuận tiện cho người sử dụng
• Kiểm soát Truy cập và Bảo mật:
Kiểm soát Truy cập và Bảo mật: M-Files có các tính năng quản lý quyền truy cập và bảo mật để đảm bảo rằng người dùng chỉ có thể truy cập vào những tài liệu mà họ được phép
• Tối ưu và Tinh chỉnh:
Tối ưu Hóa Truy xuất và Tinh chỉnh Thông số: M-Files cung cấp các công cụ để tối ưu hóa quá trình truy xuất, đánh chỉ mục lại, và điều chỉnh các tham số tìm kiếm để cải thiện hiệu suất
3.3 Các chức năng tìm kiếm trong M-files
Dựa vào quy trình xử lý tìm kiếm và đánh chỉ mục tiên tiến, ECM M-files đã tạo ra chức năng tìm kiếm đa dạng với sự kết hợp của nhiều yếu tố đồng thời có thể mở rộng phạm vi tìm kiếm để tối ưu hiệu quả tìm kiếm
ƯU ĐIỂM VÀ HẠN CHẾ CỦA M-FILES
Ưu điểm
• Quản lý tập trung: M-Files cho phép bạn quản lý tất cả nội dung của bạn (như tài liệu, dự án và quy trình kinh doanh) từ một nơi duy nhất
• Tích hợp với các hệ thống khác: M-Files có thể kết hợp với thông tin từ những hệ thống khác (như SharePoint, Salesforce và SAP), giúp tăng cường khả năng quản lý thông tin
• Tìm kiếm siêu dữ liệu: M-Files cung cấp khả năng tìm kiếm nhanh chóng và dễ dàng theo tên tài liệu, khách hàng, loại tài liệu, từ khóa hoặc nội dung bên trong tài liệu
• Quản lý thông tin tập trung: Với kho lưu trữ trung tâm của M-Files, người dùng không chỉ tìm kiếm và tìm thấy tài liệu, mà còn dễ dàng xác định người dùng cuối cùng đã chỉnh sửa các tài liệu này
• Chia sẻ tài liệu và bảo mật: Với M-Files, các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan chính có thể đảm bảo rằng thông tin họ chia sẻ là an toàn
• Chế độ xem động: Với chế độ xem động của M-Files, người dùng có thể quản lý và xem tài liệu chính xác theo nhu cầu
• Tự động hóa quá trình làm việc và đầu vào của tài liệu.
• Cung cấp tính năng quét “dựa trên ID” để tự động hóa các tác vụ như đặt tên tệp, xác định thuộc tính và siêu dữ liệu, bắt đầu quy trình làm việc và xử lý hợp đồng đã ký dựa trên nhận dạng chữ ký của hợp đồng
• Nhận dạng mã vạch truyền thống và QR
• Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và loại ký tự, bao gồm tiếng Latin, tiếng Do Thái và tiếng Ả Rập…
Nhược điểm
• Giao diện của M-files khá phức tạp và đòi hỏi người dùng phải có nhiều thời gian làm quen với ứng dụng
• Khả năng tương thích về sử dụng trên các thiết bị điện tử cảm ứng như điện thoại, Ipad thấp
• Hệ thống đôi lúc còn gặp trục trặc trong quá trình sử dụng.
Đề xuất
• Cải thiện, tóm gọn giao diện người dùng và giao diện quản trị để người dùng có thể dễ sử dụng và sử dụng thuận tiện hơn
• Nâng cấp hệ thống và giao diện để người dùng có thể sử dụng ứng dụng trên nhiều thiết bị dễ dàng hơn, tránh ít khi xuất hiện lỗi nhất có thể.