Bài báo cáo tìm hiểu một phần mềm quản lý nội dung doanh nghiệp

• Cơng nghệ chính của M-Files là hệ thống quản lý thông tin dựa trên metadata, giúp tổ chức dễ dàng tìm kiếm, quản lý và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả.. • Hơn nữa, phần mềm quản lý

lOMoARcPSD|39108650 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TPHCM KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC BÀI BÁO CÁO TÌM HIỂU MỘT PHẦN MỀM QUẢN LÝ NỘI DUNG DOANH NGHIỆP Môn: Hệ thống tìm tin Giảng viên : Dương Thị Phương Chi Nhóm 4 – Lớp Quản lý thông tin B STT Họ và tên Mã số sinh viên 1 Hoàng Xuân Quốc 2156210125 2 Đặng Hoàng Chiến 2156210095 3 Nguyễn Viết Đức 2156210100 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH 4 DANH MỤC BẢNG 6 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 6 I GIỚI THIỆU 7 1 Tổng quan về công ty M-Files: 7 2 Khái quát phần mềm M-Files: 7 2.1 Giới thiệu phần mềm M-Files 7 2.2 Các thông số kỹ thuật 8 2.3 Lợi ích khi sử dụng phần mềm 9 3 Công nghệ sử dụng: 10 4 Mô hình tổ chức và giao diện 13 4.1 Mô hình tổ chức : 13 4.2 So Sánh mô hình tổ chức theo metadata và mô hình tổ chức theo thư mục: 14 4.3 Giao diện truy cập 15 4.4 Cách tổ chức thực thể và một số thực thể được quản lý 17 II CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA M-FILES 18 1 Chức năng chính của ECM 18 1.1 Tạo lập thư mục, thu thập tài liệu, tạo lập dữ liệu đặc tả 18 1.1.1 Thu thập và lấy dữ liệu: 18 1.1.2 Tạo mới một đối tượng bên trong thực thể: 21 1.2 Lưu trữ và sắp xếp 22 1.3 Chia sẻ tập tin và tài liệu 24 1.4 Phân quyền tập tin, thực thể và đối tượng 25 1.4.1 Phân quyền truy cập cho tài liệu 25 1.4.2 Phân quyền và quản lý nhân viên .26 1.5 Sao lưu và phục hồi dữ liệu 28 1.6 Kết xuất thực thể hoặc tài liệu 29 1.7 Phân công công việc và quản lý luồng 30 2 Chức năng mở rộng 31 2.1 Quản lý phiên bản tài liệu 31 2.2 Quản lý bố cục, tạo lối tắt 32 2 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 2.3 Tích hợp hệ thống 33 2.4 Tích hợp dữ liệu liên quan 34 2.5 Ứng dụng M-files mobile 35 3 Chức năng tìm kiếm 35 3.1 Cấu trúc metadata, công nghệ đánh chỉ mục trong tìm kiếm 35 3.2 Quy trình tiền xử lý và tìm kiếm 36 3.3 Các chức năng tìm kiếm trong M-files 37 3.3.1 Chức năng tìm kiếm bằng thanh tìm kiếm 37 3.3.2 Bộ lọc tìm kiếm 37 3.3.3 Chức năng gợi ý tìm kiếm dựa trên tiêu đề và lịch sử tìm kiếm .40 3.3.4 Tìm kiếm dựa trên định dạng nhập 40 3.3.5 Chức năng tìm kiếm với bộ lọc bổ sung 41 3.4 Tổng kết những điểm nổi trội của chức năng tìm kiếm M-files 42 III ƯU ĐIỂM VÀ HẠN CHẾ CỦA M-FILES 43 1 Ưu điểm 43 2 Nhược điểm 43 3 Đề xuất 43 IV DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 3 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 DANH MỤC HÌNH Hình 1 1 Logo phần mềm M-files .7 Hình 1 2 Intelligent Metadata Layer .11 Hình 1 3 CRM & ERP .12 Hình 1 4 GDPR & HIPAA .12 Hình 1 5 OneDrive & Google Drive .13 Hình 1 6 Giao diện xem theo Meta data 13 Hình 1 7 Ví dụ Dynamic view 15 Hình 1 8 Mối liên hệ giữa tài liệu và các thực thể khác 16 Hình 1 9 Chế độ xem chia đôi theo dữ liệu đặc tả 16 Hình 1 10 Chế độ xem chia ba có dữ liệu đặc tả và chế độ xem trước 17 Hình 1 11 Cấu trúc thực thể 18 Hình 1 12 Phân loại tài liệu .18 Hình 2 1 Tạo mới tài liệu .19 Hình 2 2 Chọn loại thư mục cần tạo 19 Hình 2 3 Nhập thông tin mô tả, tạo từ khóa cho thư mục 20 Hình 2 4 Vào thư mục vừa tạo và nhập tệp .20 Hình 2 5 Vào thực thể quản lý dự án .21 Hình 2 6 Nhập các thông tin đặc tả cần thiết 21 Hình 2 7 Sắp xếp trong hóa đơn 22 Hình 2 8 Sắp xếp trong quản lý ảnh 22 Hình 2 9 Màn hình quản lý 23 Hình 2 10 Sắp xếp theo các mục đã lấy ra .23 Hình 2 11 Sắp xếp theo các mục đã ghim .23 Hình 2 12 Chọn lựa chọn liên kết công khai 24 Hình 2 13 Lựa chọn chia sẻ .24 Hình 2 14 Cửa sổ Outlook mở ra nếu chọn chia sẻ qua mail 25 Hình 2 15 Nhấn chỉnh sửa thông tin mô tả và biểu tượng ổ khóa 25 Hình 2 16 Cửa sổ chỉnh sửa quyền truy cập đối với các thành viên .26 Hình 2 17 Giao diện truy cập M-files admin quản lý nhân viên .27 Hình 2 18 Cửa sổ chỉnh sửa quyền truy cập đối với các thành viên cho toàn bộ hệ thống 27 Hình 2 19 Vô hiệu hóa hoặc xóa nhân viên 28 Hình 2 20 Sao lưu dữ liệu từ kho 28 Hình 2 21 Khôi phục dữ liệu đã mất 29 Hình 2 22 Cửa sổ xuất thông tin 29 Hình 2 23 Dữ liệu xuất ra 30 Hình 2 24 Màn hình giao việc 30 Hình 2 25 Màn hình tạo mới phân công 31 Hình 2 26 Giao diện quản lý phiên bản tài liệu .31 Hình 2 27 Giao diện chỉnh sửa bố cục 32 Hình 2 28 Chuột phải vào thực thể muốn tạo phím tắt 33 4 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 Hình 2 29 M-files trong excel 33 Hình 2 30 Tích hợp M-files và share-point .34 Hình 2 31 Thêm đối tượng liên quan đến tài liệu 34 Hình 2 32 M-files Mobile 35 Hình 2 33 Kết quả tìm kiếm theo thanh tìm kiếm 37 Hình 2 34 Kết quả cho bộ lọc theo thuộc tính Báo cáo 38 Hình 2 35 Kết quả tìm kiếm theo dữ liệu đặc tả 38 Hình 2 36 Kết quả tìm kiếm trong nội dung bằng từ khóa “Dương Thị Phương Chi” 39 Hình 2 37 Kết quả tìm kiếm cho thuộc tính thời gian sửa .39 Hình 2 38 Gợi ý kết quả tìm kiếm 40 Hình 2 39 Kết quả tìm kiếm với “Tất cả các từ” cho ra 46 kết quả 40 Hình 2 40 Kết quả tìm kiếm cho “Bất kì từ nào” cho ra 48 kết quả 41 Hình 2 41 Kết quả tìm kiếm với biểu thức logic .41 Hình 2 42 Kết quả tìm kiếm cho bộ lọc bổ sung là trạng thái “Đang tiến hành” 42 Hình 2 43 Hộp thoại điều chỉnh bộ lọc bổ sung 42 5 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 DANH MỤC BẢNG Bảng 1 1 Các chỉ số kỹ thuật của phần mềm M-files 9 Bảng 1 2 Bảng so sánh cấu trúc metadata và cấu trúc thư mục 15 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ Enterprise Content Management 1 ECM Statistical Analysis System National Broadcasting Company 2 SAS Österreichische Mineralölverwaltung Aktiengesellschaft 3 NBC Intelligent Metadata Layer Enterprise Resource Planning 4 OMV Customer Relationship Management 5 IML 6 ERP 7 CRM 6 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 I GIỚI THIỆU 1 Tổng quan về công ty M-Files: • M-Files là một công ty chuyên cung cấp giải pháp quản lý tài liệu và thông tin doanh nghiệp Được thành lập vào năm 2001 bởi Antti Nivala và có trụ sở chính tại Texas - Mỹ , M-Files đã nhanh chóng trở thành một trong những nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực quản lý nội dung và thông tin doanh nghiệp • Công nghệ chính của M-Files là hệ thống quản lý thông tin dựa trên metadata, giúp tổ chức dễ dàng tìm kiếm, quản lý và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả Hệ thống này giúp nâng cao năng suất làm việc, giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin và tăng cường tính an toàn và tuân thủ trong quản lý tài liệu • M-Files cung cấp các giải pháp linh hoạt cho nhiều lĩnh vực và ngành công nghiệp, bao gồm tài chính, y tế, sản xuất, dịch vụ chuyên nghiệp và nhiều lĩnh vực khác Công ty này cam kết mang đến cho khách hàng của mình những giải pháp tiên tiến và đáp ứng nhanh chóng với những thách thức quản lý thông tin ngày càng phức tạp trong môi trường kinh doanh hiện đại 2 Khái quát phần mềm M-Files: 2.1 Giới thiệu phần mềm M-Files • Có thể gọi M-file là Phần mềm quản lý nội dung doanh nghiệp(ECM) Nó là nền tảng quản lý thông tin thông minh duy nhất mà tổ chức nội dung dựa trên bản thân nó, không phải nơi lưu trữ Bạn thậm chí có thể kết nối với các thư mục và hệ thống mạng hiện có để làm cho chúng thông minh hơn với AI tích hợp để tự động phân loại và bảo vệ thông tin • Hơn nữa, phần mềm quản lý tài liệu điện tử M-Files có tính tương thích cao, linh hoạt, dễ sử dụng, có thể mở rộng và được ngành công nghiệp phê duyệt Hình 1 1 Logo phần mềm M-files 7 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 • M-Files cung cấp một nền tảng quản lý thông tin thế hệ tương lai để cải thiện hiệu suất kinh doanh bằng cách giúp mọi người tìm và sử dụng hiệu quả hơn Không giống như các hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) hoặc nền tảng dịch vụ nội dung truyền thống, M-files thống nhất các hệ thống, dữ liệu và nội dung trong toàn tổ chức mà không làm phiền các hệ thống và quy trình hiện có hoặc yêu cầu di chuyển dữ liệu Sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) trong lớp siêu dữ liệu thông minh độc đáo của nó, M-Files phá vỡ các rào cản bằng cách cung cấp trải nghiệm thực tế để truy cập và tận dụng thông tin có trong bất kỳ hệ thống và kho lưu trữ nào, bao gồm các thư mục mạng, SharePoint, dịch vụ chia sẻ tệp, Hệ thống ECM, CRM, ERP, và các hệ thống và kho lưu trữ kinh doanh khác • Hàng ngàn tổ chức tại hơn 100 quốc gia sử dụng M-Files để quản lý thông tin và quy trình kinh doanh của họ, bao gồm NBC Universal, OMV, Valmet, Rovio, Học viện SAS và ThyssenKrupp 2.2 Các thông số kỹ thuật Hệ điều hành (Máy để bản) • Windows® Vista/ 7/ 8/ 8.1/ 10 Hệ điều hành (máy chủ) • Windows® Server 2008/ 2008 R2 (khuyến nghị)/ 2012 (khuyến nghị)/ 2012 R2 (khuyến nghị)/ Windows® Vista/ 7/ 8/ Hệ điều hành (Ứng dụng 8.1/ 10 máy điện thoại) • MÁY WINDOWS: Hệ Windows 8.0/8.1 trở lên • iOS: iSO 7.0 trở lên • ANDROID: Android 2.3.3 trở lên Ứng dụng khách M-Files (hỗ • Windows 7 trợ cả 32 bit và 64 bit) • Windows Vista • Windows XP • Windows 2000 • Máy chủ Windows 2003 • Máy chủ Windows 2008 - Nếu máy khách là Mac hoặc Linux, bạn có thể truy cập M- Files trên cơ sở trình duyệt Máy chủ M-Files (tương • Windows 7 thích cả 32 bit và 64 bit) • Windows Vista • Windows XP • Windows 2000 • Windows Server 2003 (được khuyến nghị) • Windows Server 2008 (được khuyến nghị) 8 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 Môi trường được đề xuất khi • CPU: Bộ xử lý Intel Xeon (1 lõi hoặc 2 lõi) số lượng tài liệu được quản • Bộ nhớ: 2GB trở lên lý lên tới 50.000 • Ổ cứng: Cấu hình RAID-1 hoặc RAID-5 Môi trường được đề xuất khi • CPU: Bộ xử lý Intel Xeon (2 lõi hoặc 4 lõi) số lượng tài liệu được quản • Bộ nhớ: 4GB trở lên lý lên tới 1.000.000 • Ổ cứng: Cấu hình RAID-1 hoặc RAID-5 Bảng 1 1 Các chỉ số kỹ thuật của phần mềm M-files 2.3 Lợi ích khi sử dụng phần mềm a) Lợi ích chung: • Thích nghi với những nhu cầu của bạn: Tích hợp với nhiều ứng dụng kinh doanh (như CRM & ERM) để cung cấp chức năng và tính linh hoạt bạn cần ngay bây giờ và trong tương lai • Triển khai nhanh chóng: Thực hiện và bắt đầu chạy chỉ trong vài tuần, với những tính năng mạnh mẽ mà doanh nghiệp cần thiết, không có giai đoạn triển khai phức tạp • Triển khai linh hoạt: Cho phép bạn chia sẻ thông tin tại chỗ, trên đám mây, hoặc triển khai tích hợp một cách an toàn • Dễ dàng sử dụng: Cung cấp truy cập nhanh chóng tới những nội dung từ các hệ thống và thiết bị doanh nghiệp Dễ dàng quản lý và định vị thông tin bằng cách "CÁI GÌ" thay vì "Ở ĐÂU" được lưu trữ b) Lợi ích đối với quản lý nội dung doanh nghiệp: • M-Files cung cấp cho bạn một hệ thống để giúp quản lý tài liệu (một cách tự nhiên), cải thiện luồng công việc nội bộ và đảm bảo thông tin quan trọng được giữ an toàn mọi lúc • Có một kho lưu trữ cho rất nhiều tệp: bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng theo khách hàng, dự án, ngày, trạng thái hoặc các tiêu chí khác • Dễ Dàng Tìm Kiếm và Truy Cập Thông Tin: M-Files sử dụng hệ thống quản lý metadata giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết • Tăng Hiệu Quả Làm Việc: Quy trình làm việc được tự động hóa, giúp giảm thời gian tìm kiếm và xử lý tài liệu Lịch sử phiên bản giúp theo dõi sự thay đổi và chắc chắn rằng mọi người luôn làm việc trên phiên bản mới nhất của tài liệu 9 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 • Quản Lý Phiên Bản và Bảo Mật: M-Files cung cấp tính năng quản lý phiên bản để theo dõi sự thay đổi và phục hồi tình trạng trước đó của tài liệu Cơ chế bảo mật mạnh mẽ giúp kiểm soát quyền truy cập đối với từng người dùng • Tích Hợp Hóa với Các Ứng Dụng Khác: M-Files tích hợp tốt với nhiều ứng dụng khác như Microsoft Office, Outlook, và các hệ thống doanh nghiệp khác • Quản Lý Quy Trình Kinh Doanh: Hỗ trợ quy trình kinh doanh thông qua việc định nghĩa, theo dõi, và tự động hóa các bước công việc • Đồng Bộ Hóa và Cộng Tác: Cung cấp khả năng đồng bộ hóa và cộng tác, giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn • Tuân Thủ và Quản Lý Rủi Ro: Giúp doanh nghiệp duy trì tuân thủ với các quy định pháp luật và quản lý rủi ro thông qua việc theo dõi và báo cáo • Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc: Tính năng tự động hóa giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu lỗi 3 Công nghệ sử dụng: Metadata (Siêu dữ liệu): Dữ liệu được dùng để cung cấp thông tin về dữ liệu khác Tóm tắt thông tin cơ bản về dữ liệu, nhằm hỗ trợ việc tìm kiếm và làm việc với các trường hợp cụ thể của dữ liệu đó trở nên dễ dàng hơn • Intelligent Metadata Layer (IML): IML là công nghệ cốt lõi của M-Files, giúp tự động trích xuất và gắn metadata cho tài liệu dựa trên nội dung IML sử dụng học máy và trí tuệ nhân tạo để hiểu nội dung của tài liệu và tạo các thuộc tính metadata liên quan 10 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com)