Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng tại Uỷ ban nhân dân huyện Gia Lâm - Hà Nội

Báo cáo thực tập tại Phòng Văn thư lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Gia Lâm. Công tác văn phòng là một trong những nội dung quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng gồm nhiều nội dung liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn, được chuẩn hóa trong các văn bản quy định của pháp luật. Chính vì vậy, tại mỗi cơ quan, tổ chức đều thành lập bộ phận Văn phòng hay phòng Hành chính để thực hiện công tác văn phòng, giúp việc cho lãnh đạo, giải quyết các công việc được giao. Hiện nay, có rất nhiều sinh viên theo học chuyên ngành Quản trị văn phòng, được tìm hiểu về công tác, nghiệp vụ hành chính văn phòng. Tuy nhiên để giúp sinh viên được hiểu rõ hơn thực tiễn về công tác văn phòng tại một cơ quan, tổ chức thì kiến tập ngành nghề là việc rất cần thiết. Kiến tập ngành nghề là một trong những nội dung bắt buộc trong chương trình học của sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng và các ngành học khác nói chung. Nội dung kiến tập sẽ giúp sinh viên Quản trị văn phòng có cái nhìn thực tế về công tác văn phòng bao gồm: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng, các nghiệp vụ về văn thư, tìm hiểu về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở, cách quản lý và sử dụng trang thiết bị trong văn phòng. Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm là một trong những cơ quan nhà nước, có bộ phận Văn phòng riêng giúp việc cho UBND. Đây là cơ quan rất thích hợp cho tôi để khảo sát thực tế công tác văn phòng. Trên cơ sở những nội dung thực hiện được khi đi kiến tập tại Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm thành phố Hà Nội và kiến thức được trang bị trong các học phần chuyên ngành Quản trị văn phòng, tôi đã so sánh giữa cơ sở lý luận vào việc quan sát, phân tích và nhận xét những vấn đề thực tiễn tại cơ quan. Từ đó làm cơ sở giúp tôi hoàn thành bài báo cáo kiến tập này.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HỌ VÀ TÊN:

BÁO CÁO KIẾN TẬP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2018 - 2022

Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm Địa chỉ: số 10 Ngô Xuân Quảng, thị trấn Trâu Quỳ, huyện Gia Lâm, thành phố Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan:

Giảng viên hướng dẫn:

Hà Nội - 2021

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng đã tạo cơ hội cho tôi được đi kiến tập thực tế, giúp tôi được tìm hiểu sâu hơn và ứng dụng những kiến thức, kỹ năng đã học vào thực hành một số nghiệp

vụ công tác văn phòng Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm đã tiếp nhận, phân công cán bộ hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành thời gian kiến tập

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài báo cáo là do tôi thực hiện Nếu có bất kỳ vấn đề nào, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về bài làm của mình

Hà Nội, ngày 16 tháng 12 năm 2021

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Văn phòng UBND huyện Gia Lâm

Hình 2.1 Mẫu văn bản do UBND huyện Gia Lâm ban hành

Hình 2.2 Mẫu bì thư của UBND huyện Gia Lâm

Hình 2.3 Sổ chuyển giao văn bản năm 2021 của đồng chí Trương Văn Học (Phó Chủ tịch UBND huyện Gia Lâm)

Hình 2.4 Mẫu con dấu có hình Quốc huy của UBND huyện Gia Lâm

Hình 2.5 Mẫu dấu ướt của Văn phòng UBND huyện Gia Lâm

Hình 2.6 Tủ bảo quản con dấu tại Phòng Văn thư UBND huyện Gia Lâm

Hình 2.7 UBND huyện Gia Lâm thực hiện treo Quốc kỳ, Quốc huy

Hình 2.8 Biển tên cơ quan

Hình 2.9 Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại UBND huyện Gia Lâm

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Gia Lâm

Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Gia Lâm

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn

1.2.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy

1.2.2 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Gia Lâm 14

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN

2.1 Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 17

2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 17

2.1.1.1 Các loại văn bản do Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm ban hành 17

2.1.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Gia

2.1.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 19

2.1.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản

2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 26

2.1.3.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 28

2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 29

2.1.4.1 Các loại dấu của Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 29 2.1.4.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 30

2.1.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 31

2.1.5.1 Các loại hồ sơ hình thành tại Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 31 2.1.5.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 32

2.1.5.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 33

2.2 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 33

2.2.1 Các quy định hiện hành của Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 33

2.2.2 Nhận xét, đánh giá chung 34

2.3 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn

2.3.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của

2.3.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 38 2.3.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 39

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIA LÂM - THÀNH PHỐ HÀ

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Ủy ban nhân

3.2.1 Về phía Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 45 3.2.2 Về phía cán bộ, công chức 46

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn phòng là một trong những nội dung quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Công tác văn phòng gồm nhiều nội dung liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn, được chuẩn hóa trong các văn bản quy định của pháp luật Chính vì vậy, tại mỗi cơ quan, tổ chức đều thành lập bộ phận Văn phòng hay phòng Hành chính để thực hiện công tác văn phòng, giúp việc cho lãnh đạo, giải quyết các công việc được giao

Hiện nay, có rất nhiều sinh viên theo học chuyên ngành Quản trị văn phòng, được tìm hiểu về công tác, nghiệp vụ hành chính văn phòng Tuy nhiên để giúp sinh viên được hiểu rõ hơn thực tiễn về công tác văn phòng tại một cơ quan, tổ chức thì kiến tập ngành nghề là việc rất cần thiết

Kiến tập ngành nghề là một trong những nội dung bắt buộc trong chương trình học của sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng và các ngành học khác nói chung Nội dung kiến tập sẽ giúp sinh viên Quản trị văn phòng có cái nhìn thực tế về công tác văn phòng bao gồm: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng, các nghiệp vụ về văn thư, tìm hiểu về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở, cách quản lý và sử dụng trang thiết bị trong văn phòng

Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm là một trong những cơ quan nhà nước, có bộ phận Văn phòng riêng giúp việc cho UBND Đây là cơ quan rất thích hợp cho tôi để khảo sát thực tế công tác văn phòng

Trên cơ sở những nội dung thực hiện được khi đi kiến tập tại Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm - thành phố Hà Nội và kiến thức được trang bị trong các học phần chuyên ngành Quản trị văn phòng, tôi đã so sánh giữa cơ sở lý luận vào việc quan sát, phân tích và nhận xét những vấn đề thực tiễn tại cơ quan Từ đó làm cơ sở giúp tôi hoàn thành bài báo cáo kiến tập này

2 Mục tiêu của đề tài

Bài báo cáo trình bày được những nội dung khảo sát thực tiễn về công tác văn

đánh giá, nhận xét, rút ra những ưu điểm và hạn chế còn tồn đọng trong công tác văn phòng tại cơ quan Từ đó tìm ra nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại UBND huyện Gia Lâm - thành phố Hà Nội

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn phòng

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm

+ Về thời gian: từ năm 2017 đến hiện nay

4 Lịch sử nghiên cứu đề tài

Cho đến này, đã có những tài liệu, sách báo nghiên cứu lý luận về công tác

văn phòng như: cuốn sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả

Vương Đình Quyền, xuất bản năm 2011 giới thiệu về thẩm quyền ban hành văn bản,

các loại văn bản và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; hay Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Thành Độ (chủ biên), xuất bản năm 2012 cũng giới thiệu

về các nghiệp vụ cơ bản của công tác văn phòng như công tác văn thư, soạn thảo văn bản, trang thiết bị văn phòng, cùng rất nhiều các tác phẩm sách, báo đã đề cập, phân tích đến nội dung công tác văn phòng

Bên cạnh đó, nước ta còn ban hành rất nhiều văn bản cụ thể hướng dẫn về công tác văn phòng như Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ

về công tác văn thư; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu…

Trên cơ sở lý luận từ những cuốn sách, văn bản luật, tôi tiến hành khảo sát thực tế ở UBND huyện Gia Lâm và viết bài báo cáo này với những nội dung về công tác văn phòng gắn liền với thực tiễn tại cơ quan

5 Phương pháp nghiên cứu

Để tìm hiểu được vấn đề đang nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như:

Phương pháp thu thập và xử lý tài liệu thứ cấp: tôi đã tìm hiểu, thu thập tài

trên mạng Internet, sách báo Qua đó, tiến hành tổng hợp, phân tích, chọn lọc tài liệu cho phù hợp với các nội dung từng phần trong đề tài nghiên cứu

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở những thông tin thu thập được

từ tài liệu và thực tế, tôi tiến hành phân tích, chọn lọc và tổng hợp thông tin cần thiết

6 Bố cục đề tài

Phần nội dung bài báo cáo gồm có 3 chương:

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIA LÂM - THÀNH PHỐ HÀ NỘI

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIA LÂM - THÀNH PHỐ HÀ NỘI

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIA LÂM - THÀNH PHỐ HÀ NỘI

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1:

KHẢO SÁT VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIA LÂM - THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm

* Chức năng của UBND huyện Gia Lâm [9]

- UBND huyện Gia Lâm do HĐND huyện Gia Lâm bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND huyện và cơ quan nhà nước cấp trên

- UBND huyện Gia Lâm chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND huyện nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- UBND huyện Gia Lâm thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước

từ trung ương tới cơ sở

* Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Gia Lâm [9]

a Trong lĩnh vực kinh tế

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND huyện thông qua để trình UBND thành phố Hà Nội phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương; phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp mình, quyết toán ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình HĐND huyện quyết định và báo cáo UBND thành phố, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra UBND cấp xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra nghị quyết của HĐND cấp xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của luật ngân sách

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai

- Xây dựng, trình HĐND huyện Gia Lâm thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó

- Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh

tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ, hải sản

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ, quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật

- Xem xét quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn

c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

- Tham gia với UBND thành phố Hà Nội trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện Gia Lâm

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ

ở các xã, thị trấn

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND thành phố Hà Nội

d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc thực hiện quy hoạch

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong xây dựng, tổ chức việc thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất

ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn

- Quản lý việc khai thác, sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của UBND thành phố

e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

- Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn huyện

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

f Trong lĩnh vực văn hoá, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thể dục thể thao

- Xây dựng các trương trình đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, y tế, thể dục thể thao, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp

có thẩm quyền phê duyệt

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ chức các trường mầm non, thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn, chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong trào

về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao, bảo vệ

và phát huy giá trị các di tích lịch sử, văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế, trạm

bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa, bảo vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực hiện chính sách dân số kế hoạch hoá gia đình

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề

y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm

- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động, tổ chức thực hiện phong trào xóa đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo

g Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hóa trên địa bàn huyện, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

h Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân Thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện, quản

lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước, thực hiện các biện pháp phòng ngừa và phòng chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương

- Chỉ đạo và kiểm tra việc quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội

i Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến các chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự

án phát triển kinh tế - xã hội của thành phố đối với vùng có đồng bào dân tộc thiểu

số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt

- Chỉ đạo và kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo, quyền

tự do, tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phương

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật

k Trong lĩnh vực thi hành pháp luật

- Tổ chức, chỉ đạo công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp bảo

vệ tài sản của nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo

vệ tính mạng, tự do danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện thi hành án theo quy định của pháp luật

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước, tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân, hướng dẫn, chỉ đạo công tác hòa giải ở xã, thị trấn

l Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quy định của pháp luật

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện theo hướng dẫn của UBND thành phố

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của UBND thành phố Hà Nội

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện

- Xây dựng đề án thành lập mới, sát nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình HĐND huyện thông qua để trình cấp trên xem xét quyết định

- Xây dựng đề án thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc UBND theo hướng dẫn của Chính phủ trình HĐND quyết định

* Cơ cấu tổ chức: [9]

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Gia Lâm

(Nguồn: Văn phòng UBND huyện Gia Lâm)

Tha

nh tra

Phòng Lao động -

Phò

ng Giá

Phòn

g Văn

Phò

ng Kin

Phòn

g Tài chín

Phòn

g Tài nguy

Phò

ng Quả

Phò

ng

Y tế

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm

1.2.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm

UBND huyện Gia Lâm đã ban hành Quyết định số 04/2017/QĐ-UBND ngày 11/7/2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện

* Vị trí, chức năng [5]

- Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND,

có chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND huyện; tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với lĩnh vực hành chính; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND

- Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng UBND thành phố, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND thành phố Hà Nội

* Nhiệm vụ, quyền hạn [5]

- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND huyện giao

- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc huyện, HĐND và UBND xã, thị trấn, để thực hiện nhiệm vụ, chương trình công tác của Chủ tịch UBND huyện; tham mưu giúp UBND huyện về công tác hành chính

văn phòng; đồng thời tham mưu giúp UBND huyện thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế "một cửa", tiếp dân

- Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Thường trực HĐND, UBND huyện Theo dõi đôn đốc, kiểm tra thực hiện chương trình, kế hoạch và công tác phối hợp giữa các Phòng chuyên môn và HĐND, UBND các xã, thị trấn

- Quản lý thống nhất các văn bản của Thường trực HĐND và UBND huyện theo đúng quy định trong việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, chuyển giao kịp thời và bảo mật

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND huyện và của cấp trên; giữ mối quan hệ phối hợp giữa Thường trực HĐND, UBND huyện với Thường trực Huyện uỷ, UBMTTQ Việt Nam huyện và các tổ chức đoàn thể cấp huyện

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình hoạt động của HĐND và UBND huyện

- Trình UBND huyện các chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND và UBND huyện

- Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND huyện

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện

- Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND và UBND huyện theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND huyện

- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND huyện theo quy định của pháp luật và phân công của UBND huyện

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do HĐND và UBND huyện giao hoặc theo quy định của pháp luật

Hình 1.1 Văn phòng UBND huyện Gia Lâm (Nguồn: Tác giả)

* Cơ cấu tổ chức [7]

Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Gia Lâm

(Nguồn: Văn phòng UBND huyện Gia Lâm)

Bộ phận Một cửa, Tiếp dân

1.2.2 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm

* Tổ chức của Văn phòng UBND huyện Gia Lâm

Văn phòng UBND huyện Gia Lâm làm việc theo chế độ lãnh đạo tập thể và

có phân công cá nhân chịu trách nhiệm

Chánh Văn phòng UBND với vai trò là Thủ trưởng, người lãnh đạo và điều hành công việc của Văn phòng UBND Chánh Văn phòng UBND có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra công tác của các bộ phận chuyên môn thuộc Văn phòng UBND; phân công công tác cho các Phó Chánh Văn phòng và các cán bộ, công chức; quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND Chánh Văn phòng UBND huyện Gia Lâm phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình và trách nhiệm cùng với tập thể Văn phòng UBND về hoạt động của Văn phòng trước UBND huyện Gia Lâm Sự điều hành của Chánh Văn phòng UBND đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động quản lý hành chính văn phòng của UBND

Phó Chánh Văn phòng UBND:

Vai trò của Phó Chánh Văn phòng UBND huyện Gia Lâm là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, thực hiện những công việc được Chánh Văn phòng phân công phụ trách liên quan tới một lĩnh vực nhất định Các Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ của mình trước Chánh Văn phòng UBND

và cùng với tập thể Văn phòng UBND chịu trách nhiệm trước UBND

* Hoạt động của Văn phòng UBND huyện Gia Lâm

Các cuộc họp là hình thức hoạt động chủ yếu của Văn phòng UBND huyện Gia Lâm Thông qua các phiên họp, phần lớn nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của Văn phòng UBND được thực hiện Mỗi tháng Văn phòng UBND huyện Gia Lâm họp một lần để tổng kết công việc trong tháng và triển khai công việc tháng mới, họp kiểm điểm vào cuối mỗi năm

Bên cạnh các phiên họp thì việc thực hiện theo chỉ đạo của Chánh Văn phòng cũng là một hình thức hoạt động thường xuyên của Văn phòng UBND Chánh Văn

văn bản và chỉ đạo Phó Chánh Văn phòng phân công cán bộ phụ trách giải quyết công việc và báo cáo lại kết quả thực hiện

Các cán bộ, công chức của Văn phòng UBND trực tiếp thực hiện giải quyết các công việc được giao, thực hiện các nghiệp vụ văn phòng và báo cáo tiến độ với Phó Chánh văn phòng

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm

Căn cứ vào Quyết định số 04/2017/QĐ-UBND ngày 11/7/2017 của UBND huyện Gia Lâm quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện để xác định vị trí việc làm và phân công nhiệm vụ

Văn phòng UBND huyện Gia Lâm đã ban hành Thông báo số 151/TB-VP ngày 06/9/2021 về phân công nhiệm vụ đối với các đồng chí lãnh đạo, công chức, viên chức, lao động hợp đồng của Văn phòng HĐND - UBND huyện Gia Lâm

Các vị trí việc làm tại Văn phòng gồm:

- Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: 01 cán bộ phụ trách

- Bộ phận Hành chính - Quản trị: gồm 01 chuyên viên kế toán, 01 nhân viên Hành chính quản trị, 01 nhân viên điện, nước, 02 nhân viên tạp vụ, Tổ xe (02 nhân viên), Tổ bếp (03 nhân viên), Tổ bảo vệ [7]

- Bộ phận Công nghệ thông tin: 01 cán bộ phụ trách

- Bộ phận Tiếp dân: 01 cán bộ

- Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính: 01 cán

bộ

Mỗi vị trí việc làm đều được phân công nhiệm vụ rõ ràng trong Thông báo số

151/TB-VP ngày 06/9/2021 của Văn phòng UBND huyện Gia Lâm (Phụ lục 01)

Tiểu kết chương 1

Chương 1 đã giới thiệu khái quát về UBND huyện Gia Lâm nói chung và Văn phòng UBND huyện Gia Lâm nói riêng bao gồm các nội dung: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Bên cạnh đó, Chương 1 còn làm rõ tổ chức, hoạt động của văn phòng và các vị trí việc làm trong Văn phòng UBND huyện Gia Lâm để làm căn cứ tiến hành khảo sát thực trạng công tác văn phòng tại UBND huyện Gia Lâm

ở Chương 2

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN GIA LÂM - THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm

2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.1.1.1 Các loại văn bản do Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm ban hành

UBND huyện Gia Lâm là cơ quan quản lý nhà nước cấp huyện, do đó ngoài các văn bản hành chính, cơ quan còn ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Cụ thể gồm các loại văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công Trong đó:

Quyết định là hình thức văn bản dùng để quy định, quyết định các chủ trương,

chính sách, chế độ, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, các vấn đề về tổ chức cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Gia Lâm

Đối với quyết định cá biệt có 2 loại: Quyết định quy định trực tiếp (Khen thưởng, xử phạt vi phạm hành chính, nâng lương, bổ nhiệm, ) và Quyết định để ban hành các văn bản khác (Nội quy, Quy chế, Điều lệ, Quy định, )

Chỉ thị là hình thức văn bản dùng để ban hành các chủ trương, biện pháp về

quản lý, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ công tác đối với các

cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi quản lý của UBND huyện Gia Lâm

Quy chế là hình thức văn bản dùng để đặt ra các quy định về nghĩa vụ pháp lý

của từng đối tượng trong một lĩnh vực nhất định

Quy định là hình thức văn bản dùng để quy định các nguyên tắc, tiêu chuẩn,

chế độ, phương pháp tiến hành đối với một lĩnh vực công tác nhất định để thực hiện tại UBND huyện Gia Lâm

Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các

cơ quan, cán bộ, viên chức, quần chúng nhân dân về tình hình công tác, các quyết định về quản lý, hoặc các vấn đề, sự việc có liên quan để thực hiện hay để biết

Hướng dẫn là hình thức văn bản được ban hành để giải thích, hướng dẫn cụ

thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên của UBND huyện Gia Lâm

Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những việc cần

làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của cơ quan theo một trình tự nhất định, trong một thời gian nhất định

Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ

tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của cơ quan

Đề án là văn bản dùng để trình bày về một dự kiến, kế hoạch, giải pháp thực

hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó

Báo cáo là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên cấp trên

hoặc với tập thể các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, sơ kết, tổng kết công tác UBND huyện Gia Lâm có chia thành nhiều loại báo cáo như báo cáo tổng kết, báo cáo sơ kết, báo cáo tổng hợp, báo cáo chuyên đề,

Tờ trình là hình thức văn bản mà UBND huyện Gia Lâm gửi đến cơ quan cấp

trên để trình bày về một chủ trường, một chế độ chính sách, một đề án công tác, một

dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức, đề nghị cấp trên phê duyệt

Hợp đồng là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên trong việc

xác lập quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghĩa vụ mỗi bên

Công văn dùng để chỉ loại văn bản không có tên gọi cụ thể dùng để giao tiếp

chính thức với các cơ quan và với quần chúng nhân dân vào các mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công việc,

Công điện là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt lệnh, quyết

định của cơ quan trong trường hợp cần kíp

Giấy mời là loại văn bản dùng để mời đại diện cơ quan khác hoặc cá nhân

tham dự một công việc nào đó hoặc tới cơ quan để giải quyết một vấn đề cơ liên quan

Giấy giới thiệu là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, viên chức tại UBND

huyện Gia Lâm khi đi liên hệ, giao dịch với cơ quan khác để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việc riêng

Phiếu gửi là văn bản gửi kèm theo công văn đi để cơ quan nhận ký xác nhận

là mình đã nhận được công văn đó và gửi trả lại cho cơ quan gửi [8]

Công văn và quyết định là 2 loại văn bản được UBND huyện Gia Lâm sử dụng nhiều nhất

2.1.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm

Căn cứ theo quy định Điều 30 của Luật số: 63/2020/QH14 ban hành ngày 18/6/2020 của Quốc hội về sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định, UBND huyện Gia Lâm có thẩm quyền ban hành quyết định để quy định những vấn đề được luật, nghị quyết của Quốc hội giao hoặc để thực hiện việc phân cấp cho chính quyền địa phương, cơ quan nhà nước cấp dưới theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phương [2]

Ngoài ban hành văn bản quy phạm pháp luật, UBND huyện Gia Lâm còn có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính gồm văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường

2.1.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Hiện nay, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại UBND huyện Gia Lâm được thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư

Về thể thức văn bản chính là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định

UBND huyện Gia Lâm ban hành văn bản đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy định, cụ thể gồm các thành phần chính sau: [4]

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ

- Số, ký hiệu của văn bản

- Địa danh và thời gian ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

- Nội dung văn bản

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

- Nơi nhận

Ngoài ra, văn bản còn có các thành phần khác như:

- Phụ lục

- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại;

số Fax

Về kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản Các văn bản được ban hành tại UBND huyện Gia Lâm tuân thủ theo kỹ thuật trình bày như sau: [4]

Thứ nhất, khổ giấy là khổ A4 (210mm x 297mm)

Thứ hai, kiểu trình bày theo chiều dài của khổ A4 Trường hợp nội dung văn

bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể trình bày theo chiều rộng

Thứ ba là định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25mm, cách mép trái

30 -35mm, cách mép phải 15 - 20mm

Thứ tư là phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự

Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen

Thứ năm là số trang văn bản được đánh số từ 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13

-14, kiểu chữ đứng, được đặt căn giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất

Thứ sáu là cỡ chữ và kiểu chữ được thực hiện theo đúng quy định cụ thể cho

từng yếu tố thể thức trong phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số

Hình 2.1 Mẫu văn bản do UBND huyện Gia Lâm ban hành

(Nguồn: UBND huyện Gia Lâm)

2.1.1.4 Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản tại UBND huyện Gia Lâm được thực hiện gồm 6 bước

Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn và tầm quan trọng của văn bản

Cán bộ phụ trách soạn thảo văn bản sẽ làm rõ nội dung ban hành, mức độ giải quyết, trong tâm vấn đề để có căn cứ xác định tên loại, lựa chọn thời điểm ban hành

Bước 2: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản

Căn cứ vào tính chất, mục đích và tầm quan trọng của văn bản mà cán bộ soạn thảo sẽ lựa chọn tên và mức độ mật/ khẩn cho phù hợp

Bước 3: Thu thập thông tin và xử lý thông tin

Cán bộ soạn thảo sẽ thu thập 2 loại thông tin là thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn Trong đó, thông tin pháp lý được lấy từ các văn bản, quy định của nhà nước Thông tin thực tiễn là những vấn đề xảy ra trong thực tiễn liên quan đến nội dung văn bản

Sau khi thu thập thông tin, cán bộ phụ trách soạn thảo sẽ xử lý thông tin Những thông tin chủ yếu, còn hiệu lực, không bị chồng chéo, mâu thuẫn sẽ được lựa chọn làm căn cứ ban hành văn bản và loại bỏ những thông tin thứ yếu

Bước 4: Xây dựng đề cương và viết văn bản

Đề cương là bản dàn ý khái quát các phần, các ý của văn bản thể hiện bố cục của văn bản, được xây dựng trên cơ sở nhiều vấn đề đã được xác định trong mục đích

và giới hạn của văn bản

Cán bộ phụ trách soạn thảo sẽ dựa vào đề cương để viết bản thảo

Bản thảo có thể viết và chỉnh sửa nhiều lần cho chính xác, đến khi đáp ứng được các vấn đề sau:

- Nội dung bản thảo đã thể hiện được đầy đủ mục đích, yêu cầu đặt ra

- Cách trình bày và lập luận rõ ràng, chặt chẽ, mạch lạc và phù hợp với thể loại văn bản

- Các từ ngữ đưa vào sử dụng trong văn bản phải phù hợp, rõ ràng và đúng

Bước 5: Duyệt bản thảo và ký ban hành

Sau khi văn bản được soạn thảo xong, Thủ trưởng đơn vị sẽ ký duyệt về mặt nội dung của văn bản và Chánh văn phòng duyệt về mặt thể thức và tính pháp lý

Sau khi được duyệt về mặt nội dung, pháp lý, thể thức, văn bản sẽ được chuyển lên người có thẩm quyền ký tại UBND huyện Gia Lâm

Bước 6: Hoàn thiện các thủ tục hành chính

Văn thư của UBND huyện Gia lâm sẽ thực hiện các công việc sau:

- Vào sổ, ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Nhân bản văn bản bằng với số lượng nơi nhận

- Nhân bản bằng cách in, photo,

- Đóng dấu và phát hành

2.1.2 Quản lý văn bản đi

2.1.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản

Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của UBND huyện Gia Lâm trong một năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm

Số của văn bản:

Đối với văn bản quy phạm pháp luật cấp số chung từ số 01 đến số cuối cùng Đối với văn bản hành chính: Văn bản hành chính cá biệt sẽ cấp số riêng và các văn bản hành chính còn lại sẽ cấp số chung

Đối với văn bản mật: được cấp hệ thống số riêng

Hiện nay UBND huyện Gia Lâm sử dụng phần mềm quản lý văn bản, do đó việc cấp số, thời gian ban hành sẽ được thực hiện trên hệ thống và điền số, thời gian

lên văn bản giấy sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền

Đối với văn bản mật được văn thư đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản

đi dành riêng cho văn bản mật

Bìa sổ có 6 yếu tố: Tên cơ quản chủ quản trực tiếp; Tên cơ quan ban hành văn bản; Năm; Từ ngày … đến ngày …; Từ số … đến số …; Quyển số

Nội dung đăng ký văn bản đi gồm:

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

- Đơn vị hoặc người nhận;

2.1.2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn

- Văn thư nhân bản đủ và chính xác đến đơn vị, cá nhân nhận văn bản

- Đóng dấu cơ quan: trước khi đóng dấu văn thư kiểm tra xem đủ chữ ký, kiểm tra lỗi chính tả, thể thức trình bày, thể thức đề ký đúng quy định Văn thư không đóng dấu lên những văn bản chưa có chữ ký Dấu được đóng ⅓ bên trái chữ ký

- Đóng dấu giáp lai và dấu treo:

+ Dấu giáp lai đóng bên phải, giữa các mép các trang văn bản Mỗi dấu đóng tối đa 05 văn bản

+ Dấu treo đóng góc bên trái, trùm lên nội dung một phần văn bản, đóng lên trang đầu tiên

2.1.2.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Văn thư làm thủ tục phát hành văn bản ngày khi được ký văn bản

- Chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi:

Hiện nay UBND huyện Gia Lâm đã xây dựng hệ thống đường truyền điện tử, văn bản sẽ được scan để tải lên hệ thống và gửi đến các đơn vị nhận là phòng, ban tại UBND, các sở ban liên ngành và các xã Ngoài ra văn bản sẽ được đóng bì thư và gửi trực tiếp đối với một số cơ quan Hình thức gửi bằng bưu điện hiện không được sử dụng nhiều tại UBND huyện Gia Lâm

Hình 2.2 Mẫu bì thư của UBND huyện Gia Lâm

(Nguồn: Văn thư UBND huyện Gia Lâm)

2.1.2.5 Lưu văn bản đi

Hiện nay, UBND huyện Gia Lâm đang lưu văn bản ở cả 2 hình thức là lưu văn bản giấy và lưu văn bản điện tử