Đang tải... (xem toàn văn)
Báo cáo thực tập tại Phòng Văn thư lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Gia Lâm. Công tác văn phòng là một trong những nội dung quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng gồm nhiều nội dung liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn, được chuẩn hóa trong các văn bản quy định của pháp luật. Chính vì vậy, tại mỗi cơ quan, tổ chức đều thành lập bộ phận Văn phòng hay phòng Hành chính để thực hiện công tác văn phòng, giúp việc cho lãnh đạo, giải quyết các công việc được giao. Hiện nay, có rất nhiều sinh viên theo học chuyên ngành Quản trị văn phòng, được tìm hiểu về công tác, nghiệp vụ hành chính văn phòng. Tuy nhiên để giúp sinh viên được hiểu rõ hơn thực tiễn về công tác văn phòng tại một cơ quan, tổ chức thì kiến tập ngành nghề là việc rất cần thiết. Kiến tập ngành nghề là một trong những nội dung bắt buộc trong chương trình học của sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng và các ngành học khác nói chung. Nội dung kiến tập sẽ giúp sinh viên Quản trị văn phòng có cái nhìn thực tế về công tác văn phòng bao gồm: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng, các nghiệp vụ về văn thư, tìm hiểu về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở, cách quản lý và sử dụng trang thiết bị trong văn phòng. Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm là một trong những cơ quan nhà nước, có bộ phận Văn phòng riêng giúp việc cho UBND. Đây là cơ quan rất thích hợp cho tôi để khảo sát thực tế công tác văn phòng. Trên cơ sở những nội dung thực hiện được khi đi kiến tập tại Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm thành phố Hà Nội và kiến thức được trang bị trong các học phần chuyên ngành Quản trị văn phòng, tôi đã so sánh giữa cơ sở lý luận vào việc quan sát, phân tích và nhận xét những vấn đề thực tiễn tại cơ quan. Từ đó làm cơ sở giúp tôi hoàn thành bài báo cáo kiến tập này.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HỌ VÀ TÊN: BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2018 - 2022 Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm Địa chỉ: số 10 Ngô Xuân Quảng, thị trấn Trâu Quỳ, huyện Gia Lâm, thành phố Hà Nội Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Giảng viên hướng dẫn: Hà Nội - 2021 LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng đã tạo cơ hội cho tôi được đi kiến tập thực tế, giúp tôi được tìm hiểu sâu hơn và ứng dụng những kiến thức, kỹ năng đã học vào thực hành một số nghiệp vụ công tác văn phòng Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm đã tiếp nhận, phân công cán bộ hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành thời gian kiến tập Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan bài báo cáo là do tôi thực hiện Nếu có bất kỳ vấn đề nào, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về bài làm của mình Hà Nội, ngày 16 tháng 12 năm 2021 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Stt Chữ viết tắt Diễn giải Ủy ban nhân dân 1 UBND Hội đồng nhân dân 2 HĐND DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Văn phòng UBND huyện Gia Lâm Hình 2.1 Mẫu văn bản do UBND huyện Gia Lâm ban hành Hình 2.2 Mẫu bì thư của UBND huyện Gia Lâm Hình 2.3 Sổ chuyển giao văn bản năm 2021 của đồng chí Trương Văn Học (Phó Chủ tịch UBND huyện Gia Lâm) Hình 2.4 Mẫu con dấu có hình Quốc huy của UBND huyện Gia Lâm Hình 2.5 Mẫu dấu ướt của Văn phòng UBND huyện Gia Lâm Hình 2.6 Tủ bảo quản con dấu tại Phòng Văn thư UBND huyện Gia Lâm Hình 2.7 UBND huyện Gia Lâm thực hiện treo Quốc kỳ, Quốc huy Hình 2.8 Biển tên cơ quan Hình 2.9 Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại UBND huyện Gia Lâm DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Gia Lâm Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Gia Lâm MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Mục tiêu của đề tài 1 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4 Lịch sử nghiên cứu đề tài 2 5 Phương pháp nghiên cứu 2 6 Bố cục đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIA LÂM - THÀNH PHỐ HÀ NỘI 4 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 4 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 10 1.2.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 10 1.2.2 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 13 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Gia Lâm 14 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIA LÂM - THÀNH PHỐ HÀ NỘI 17 2.1 Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 17 2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 17 2.1.1.1 Các loại văn bản do Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm ban hành17 2.1.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 19 2.1.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 19 2.1.1.4 Quy trình soạn thảo văn bản 22 2.1.2 Quản lý văn bản đi 23 2.1.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 23 2.1.2.2 Đăng ký văn bản 23 2.1.2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 24 2.1.2.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 25 2.1.2.5 Lưu văn bản đi 26 2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 26 2.1.3.1 Tiếp nhận văn bản đến 26 2.1.3.2 Đăng ký văn bản đến 27 2.1.3.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 28 2.1.3.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 28 2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 29 2.1.4.1 Các loại dấu của Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 29 2.1.4.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 30 2.1.4.3 Bảo quản con dấu 31 2.1.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 31 2.1.5.1 Các loại hồ sơ hình thành tại Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 31 2.1.5.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 32 2.1.5.3 Phương pháp lập hồ sơ 32 2.1.5.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 33 2.2 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 33 2.2.1 Các quy định hiện hành của Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 33 2.2.2 Nhận xét, đánh giá chung 34 2.3 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 37 2.3.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 37 2.3.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 38 2.3.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 39 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIA LÂM - THÀNH PHỐ HÀ NỘI 42 3.1 Đánh giá công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 42 3.1.1 Ưu điểm 42 3.1.2 Hạn chế 44 3.3.3 Nguyên nhân 45 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 45 3.2.1 Về phía Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 45 3.2.2 Về phía cán bộ, công chức 46 PHẦN KẾT LUẬN 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 PHẦN PHỤ LỤC 50 PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Công tác văn phòng là một trong những nội dung quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Công tác văn phòng gồm nhiều nội dung liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn, được chuẩn hóa trong các văn bản quy định của pháp luật Chính vì vậy, tại mỗi cơ quan, tổ chức đều thành lập bộ phận Văn phòng hay phòng Hành chính để thực hiện công tác văn phòng, giúp việc cho lãnh đạo, giải quyết các công việc được giao Hiện nay, có rất nhiều sinh viên theo học chuyên ngành Quản trị văn phòng, được tìm hiểu về công tác, nghiệp vụ hành chính văn phòng Tuy nhiên để giúp sinh viên được hiểu rõ hơn thực tiễn về công tác văn phòng tại một cơ quan, tổ chức thì kiến tập ngành nghề là việc rất cần thiết Kiến tập ngành nghề là một trong những nội dung bắt buộc trong chương trình học của sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng và các ngành học khác nói chung Nội dung kiến tập sẽ giúp sinh viên Quản trị văn phòng có cái nhìn thực tế về công tác văn phòng bao gồm: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng, các nghiệp vụ về văn thư, tìm hiểu về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở, cách quản lý và sử dụng trang thiết bị trong văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm là một trong những cơ quan nhà nước, có bộ phận Văn phòng riêng giúp việc cho UBND Đây là cơ quan rất thích hợp cho tôi để khảo sát thực tế công tác văn phòng Trên cơ sở những nội dung thực hiện được khi đi kiến tập tại Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm - thành phố Hà Nội và kiến thức được trang bị trong các học phần chuyên ngành Quản trị văn phòng, tôi đã so sánh giữa cơ sở lý luận vào việc quan sát, phân tích và nhận xét những vấn đề thực tiễn tại cơ quan Từ đó làm cơ sở giúp tôi hoàn thành bài báo cáo kiến tập này 2 Mục tiêu của đề tài Bài báo cáo trình bày được những nội dung khảo sát thực tiễn về công tác văn phòng tại UBND huyện Gia Lâm Trên cơ sở những nội dung thu được, tôi tiến hành 1 đánh giá, nhận xét, rút ra những ưu điểm và hạn chế còn tồn đọng trong công tác văn phòng tại cơ quan Từ đó tìm ra nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại UBND huyện Gia Lâm - thành phố Hà Nội 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn phòng - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm + Về thời gian: từ năm 2017 đến hiện nay 4 Lịch sử nghiên cứu đề tài Cho đến này, đã có những tài liệu, sách báo nghiên cứu lý luận về công tác văn phòng như: cuốn sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, xuất bản năm 2011 giới thiệu về thẩm quyền ban hành văn bản, các loại văn bản và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; hay Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Thành Độ (chủ biên), xuất bản năm 2012 cũng giới thiệu về các nghiệp vụ cơ bản của công tác văn phòng như công tác văn thư, soạn thảo văn bản, trang thiết bị văn phòng, cùng rất nhiều các tác phẩm sách, báo đã đề cập, phân tích đến nội dung công tác văn phòng Bên cạnh đó, nước ta còn ban hành rất nhiều văn bản cụ thể hướng dẫn về công tác văn phòng như Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu… Trên cơ sở lý luận từ những cuốn sách, văn bản luật, tôi tiến hành khảo sát thực tế ở UBND huyện Gia Lâm và viết bài báo cáo này với những nội dung về công tác văn phòng gắn liền với thực tiễn tại cơ quan 5 Phương pháp nghiên cứu Để tìm hiểu được vấn đề đang nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp thu thập và xử lý tài liệu thứ cấp: tôi đã tìm hiểu, thu thập tài liệu từ các nguồn khác nhau như: tài liệu từ UBND huyện Gia Lâm cung cấp, tài liệu 2