Khái niệm Hệ thống thông tin quản lýKhái niệm:Hệ thống thông tin quản lý có mục đích cung cấp thông tin trợ giúp cácnhà lãnh đạo, các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công
lOMoARcPSD|38784156 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ XÃ HỘI TÊN ĐỀ TÀI: Phân loại các hệ thống thông tin quản lý? Cho ví dụ về một hệ thống thông tin quản lý đang được sử dụng tại 01 cơ quan ở Việt Nam TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ Mã phách: Hà Nội, 03/2022 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU 1 B NỘI DUNG .3 1 Cơ sở lý luận .3 1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý 3 1.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý 5 2 Vận dụng .9 2.1 Hệ thống thông tin quản lý được sử dụng tại doanh nghiệp Vinamilk 9 2.2 Ý kiến đóng góp về hệ thống thông tin quản lý tại những cơ quan ở Việt Nam 13 C KẾT LUẬN 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO .15 1 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 A LỜI MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, các doanh nghiệp mọc lên ngày càng nhiều Điều này đã tạo ra cho các doanh nghiệp những áp lực cạnh tranh cực kỳ lớn Chính vì vậy, doanh nghiệp luôn cần phải nắm bắt chính xác và kịp thời xu hướng, dòng chảy của xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu Trong đó, hệ thống thông tin đóng một vai trò rất lớn vào việc giúp doanh nghiệp phát triển và tạo được vị thế trên thị trường Có thể nói rằng, hệ thống thông tin là một hệ thống đóng vai trò làm vật trung gian giữa các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội Nó là một hệ thống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách thuận lợi nhất Vai trò của hệ thống thông tin được thể hiện qua hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Hệ thống thông tin chính là một công cụ đắc lực, là cánh tay phải giúp các danh nghiệp phát triển, tạo ra giá trị thương hiệu và vị thế cạnh tranh tối ưu trên thị trường không chỉ ở Việt Nam mà còn ở các thị trường quốc tế Chính vì thế, nó đóng một vai trò quan trọng, không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp Vì vậy em chọn đề tài: “Phân loại các hệ thống thông tin quản lý? Liên hệ với thống thông tin quản lý đang được sử dụng tại Vinamilk.” để tìm hiểu và nghiên cứu kỹ lưỡng Học phần Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý là môn học rất quan trọng, có tính thực tế cao, kiến thức vô cùng bổ ích Tuy nhiên, trong quá trình 2 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 hoàn thành đề tài này, vốn kiến thức và khả năng tiếp thu của bản thân em còn hạn chế và thời gian nghiên cứu ngắn Mặc dù em đã cố gắng hết sức trong bài tập lớn này nhưng chắc chắn bài làm khó tránh khỏi những thiếu sót, mong thầy cô xem xét và góp ý để bài làm của em được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn B NỘI DUNG 1 Cơ sở lý luận 1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý có mục đích cung cấp thông tin trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công việc trong tổ chức Có thể hiểu là: Hệ thống thông tin quản lý là một cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và các dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn và phân tích thông tin, thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý Các đặc trưng của hệ thống thông tin quản lý là: - Hỗ trợ chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ; - Sử dụng cơ sở dữ liệu thống nhất, có nhiều chức năng xử lý dữ liệu; - Cung cấp đầy đủ thông tin để nhà quản lý truy cấp dữ liệu; - Có khả năng thích ứng với những thay đổi của quy trình xử lý thông tin; - Đảm bảo an toàn và toàn vẹn dữ liệu 3 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, bao gồm các trang thiết bị Tin học cùng các phần mềm hệ thống Hệ thông tin quản lý được xây dựng sẽ thực hiện tốt các chức năng: - Tập hợp ưu thế của tất cả các hệ thông thông tin khác nhau hiện có và phối hợp các hoạt động cần thiết phục vụ cho việc quản lý, biến quy trình xử lý và sử dụng, khai thác thông tin như một nguồn lực trong tổ chức; - Đề xuất những phương án chính thức để hiện thực hoá việc quản lý thông tin chính xác và kịp thời, cần thiết, thuận tiện cho việc ra quyết định xử lý và giúp cho việc quy hoạch, điều khiển và chức năng quản lý, điều hành của tổ chức được hữu hiệu; - Từng bước hình thành một hệ thống thông tin chính thức hoá, có thể tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định quản lý - Ngoài ra, hệ thống thông tin quản lý còn thực hiện việc liên lạc giữa các phần tử trong hệ thống cũng như đảm bảo vấn đề trao đổi thông tin với bên ngoài Như trên đã thấy, một hệ thống thông tin quản lý có thể có nhiều hệ con (phân hệ) Trong việc vận hành đúng đắn những hệ thông tin quản lý thì phân hệ thu thập và truyền số liệu giữ vai trò rất quan trọng Trong phân hệ này người ta sử dụng rộng rãi các thiết bị ngoại vi (cáp truyền, môđem, ) và những vật mang thông tin trong máy (đĩa cứng, đĩa quang, ) Việc truyền số liệu theo các kênh liên lạc và sự trao đổi số liệu trực tiếp giữa các máy tính thuộc cùng một hệ thống thông tin và cả giữa các hệ thống thông tin khác nhau mỗi năm lại có ý nghĩ lớn hơn Điều đó được minh chứng bằng các mạng máy tính cục bộ và diện rộng ngày càng được sử dụng rộng rãi Yếu tố tất yếu trong một hệ 4 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 thông tin quản lý là cơ sở dữ liệu, bao gồm các mảng số liệu mô tả đối tượng quản lý và các số liệu cần thiết khác Để đổi mới thường xuyên cơ sở dữ liệu này và có thể làm việc được với các mảng thông tin (nhằm mục đích chuẩn bị số liệu để giải các bài toán quản lý khác nhau) người ta đã xây dựng các đảm bảo toán học hệ thống Đó là các hệ điều hành, các phần mềm quản trị dữ liệu mang tính vạn năng cao Yếu tố tiếp theo là tổ hợp các chương trình máy tính tác nghiệp để giải các bài toán quản lý khác nhau (kể cả việc chuẩn bị các tài liệu cần thiết) Các điều kiện để xây dựng và khai thác hệ thống thông tin quản lý quản lý Cũng như ở hầu hết các lĩnh vực quản lý kinh tế - xã hội, để có thể xây dựng thành công và khai thác có hiệu quả hệ thống thông tin quản lý trong một cơ quan, tổ chức, trước hết cần phải hội đủ các điều kiện ở cả ba phương diện là: - Lực lượng lãnh đạo; - Con người sử dụng và trang thiết bị được đưa vào sử dụng; - Các phương pháp khoa học và các thủ tục ứng dụng 1.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý Vì mục đích quản lý là khác nhau, các đặc tính, cấp độ quản lý khác nhau nên có rất nhiều dạng hệ thống thông tin quản lý tồn tại trong một tổ chức Có ba cách phổ biến dùng để phân loại các hệ thống thông tin quản lý trong các tổ chức: phân loại theo cấp ứng dụng, theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo chức năng nghiệp vụ của hệ thống 5 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 1.2.1 Phân loại theo cấp ứng dụng HTTTQL cấp tác nghiệp trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản đốc, các chuyên viên thuộc các phòng ban quản lý… trong việc theo dõi các giao dịch và hoạt động cơ bản của tổ chức như bán hàng, hoá đơn, tiền mặt, tiền lương, hàng tồn kho… Mục đích chính của các hệ thống này là để trả lời các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch của tổ chức Các hệ thống này đòi hỏi thông tin phải được cập nhật thường xuyên, đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng Ví dụ về một số HTTT cấp tác nghiệp: HTTT theo dõi giờ làm việc của công nhân; HTTT quản lý các khoản tiền rút từ một máy rút tiền tự động ATM; HTTT tính lương của CBCNV; HTTT quản lý thu học phí của sinh viên… HTTTQL cấp chuyên gia cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những người nghiên cứu và các lao động dữ liệu trong một tổ chức Mục đích của hệ thống này là hỗ trợ các tổ chức phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý các công việc hàng ngày trong tổ chức HTTTQL cấp chiến thuật được thiết kế hỗ trợ điều khiển, quản lý, tạo quyết định và tiến hành các hoạt động quản lý của các nhà quản lý cấp trung gian Các hệ thống này thường cung cấp các báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quí hoặc hàng năm) hơn là thông tin chi tiết về các hoạt động, giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việc có tốt hay không? Ví dụ hệ thống quản lý công tác phí cung cấp thông tin về công tác phí của nhân viên các phòng ban trong một khoảng thời 6 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 gian nào đó, từ đó nhà quản lý nắm được các trường hợp chi phí thực vượt quá mức cho phép HTTTQL cấp chiến lược giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý các vấn đề và đưa ra các quyết định chiến lược và các xu hướng phát triển dài hạn Mục tiêu của HTTT là giúp tổ chức có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi từ môi trường HTTT hỗ trợ các nhà quản lý trả lời các câu hỏi như: Tổ chức cần tuyển thêm bao nhiêu lao động trong 5 năm tới? Nên sản xuất sản phẩm gì sau 5 năm nữa?… 1.2.2 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Theo cách này có năm loại: HTTT xử lý giao dịch, HTTT phục vụ quản lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, HTTT hỗ trợ điều hành và Hệ thống chuyên gia Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS) Hệ thống TPS xử lý các giao dịch, các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng… 7 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Các công việc chính của TPS là nhận dữ liệu (nhập dữ liệu hoặc nhận từ hệ thống xử lý tự động khác), lưu dữ liệu vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu theo các quy tắc quản lý và phát sinh các báo cáo thống kê Các công việc nhập dữ liệu được thực hiện ngay khi có một giao dịch phát sinh (bất kỳ lúc nào), và các báo cáo thống kê được phát hành theo định kỳ (mỗi ngày, mỗi tháng,…) Mục đích chính của các TPS là thực hiện tự động các công việc xử lý dữ liệu thường lặp lại nhiều lần, và duy trì tính đúng đắn và tức thời (up-to-date) cho các hồ sơ (hoặc cơ sở dữ liệu) về các tác vụ đã thực hiện Chúng giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp dữ liệu cho các hệ thống quản lý khác như HTTT phục vụ quản lý, hệ thống hỗ trợ ra quyết định Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information Systems, MIS) HTTT phục vụ quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển chiến thuật hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ, tóm lược tình hình về một mặt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử 8 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems, DSS) DSS là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết, lựa chọn một phương án Thêm vào đó, nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều CSDL và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình Tuy DSS và MIS đều hướng đến việc hỗ trợ cho người quản lý ra quyết định, nhưng giữa MIS và DSS có nhiều điểm khác biệt như sau: DSS hỗ trợ giải quyết vấn đề của mỗi cá nhân (hoặc một nhóm), trong khi MIS hỗ trợ thông tin cho mỗi vai trò (chức danh, nhiệm vụ) trong hệ thống quản lý Vấn đề mà DSS giải quyết là trợ giúp cho mỗi người quản lý ra quyết định theo tình huống (bổ nhiệm cho một chức vụ, chọn dự án để đầu tư, quyết định khuyến mãi,…), còn các vấn đề mà MIS giải quyết là trợ giúp chung cho mỗi vai trò quản lý (phòng nhân sự, phòng tài chính, phòng tiếp thị, ) DSS trợ giúp trực tiếp giải quyết vấn đề, MIS chỉ trợ giúp gián tiếp cho việc giải quyết vấn đề; kết xuất của DSS là giải pháp, kết xuất của MIS là thông tin để tìm phương án Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems, ESS) Hệ thống ESS tạo ra một môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp bất cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào ESS được thiết kế để 9 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 tổng hợp dữ liệu bên ngoài (như các quy định mới về thuế, động thái của các đối thủ cạnh tranh…) và các thông tin tổng hợp từ hệ thống nội bộ MIS và DSS của tổ chức Hệ thống sàng lọc, đúc kết và chỉ ra những dữ liệu chủ chốt, giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt các thông tin hữu ích một cách nhanh nhất ESS được thiết kế chủ yếu cho các cấp lãnh đạo cao nhất Chúng thường sử dụng các phần mềm đồ hoạ tiên tiến và có thể chuyển tải đồng thời nhiều biểu đồ và dữ liệu từ các nguồn khác nhau đến các cấp lãnh đạo của tổ chức ESS giúp trả lời các câu hỏi như: Doanh nghiệp nên phát triển lĩnh vực kinh doanh nào? Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì?… ESS không những cung cấp thông tin toàn diện về hiệu quả và năng lực của tổ chức mà còn phản ánh các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, thị hiếu của khách hàng và năng lực của các nhà cung cấp ESS thực hiện bằng cách theo dõi các sự kiện và diễn biến bên trong và bên ngoài tổ chức và chuyển các thông tin này đến nhà điều hành dưới dạng thông tin tổng quát Hệ thống chuyên gia (Expert Systems, ES) ES hay hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo Đó là kết quả những cố gắng nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn 10 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 ES là một dạng DSS đặc biệt chuyên dùng để phân tích thông tin quan trọng đối với hoạt động của tổ chức và cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho những nhà điều hành cấp cao nhất (CEO) Một số hệ thống chuyên gia như: Hệ thống cung cấp tri thức (Knowledge Working System – KWS) Hệ thống tự động hoá văn phòng (Office Automated System – OAS) Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (Information System for Competitive Advantage, ISCA) 2 Vận dụng 2.1 Hệ thống thông tin quản lý được sử dụng tại doanh nghiệp Vinamilk Hiện nay, Việt Nam đã bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn diện hơn bao giờ hết Chúng ta đã có quan hệ ngoại giao với hơn 179 quốc gia, có quan hệ kinh tế, thương mại, đầu tư với hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ Quá trình hội nhập mang đến nhiều cơ hội đồng thời cũng mang đến những thách thức vô cùng lớn, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt Đa số các tập đoàn hàng đầu thế giới đều áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để quản lý hoạt động kinh doanh của mình và xem đây là yếu tố then chốt, chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp Các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tiếp cận và áp dụng hệ thống ERP trong quá trình hoạt động doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy 11 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Phần mềm ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định Với ERP, mọi hoạt động của một công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay Nếu triển khai thành công phần mềm ERP, chúng ta sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vững mạnh Hệ thống ERP của Vinamilk chính là bước đệm cho sự đột phá, đưa doanh nghiệp ngày một phát triển xa hơn, đảm bảo hiệu quả hoạt động và khẳng định vị thế thương hiệu của mình tại thị trường trong nước và quốc tế Giới thiệu sơ lược về Vinamilk Vinamilk là tên thường gọi của công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vào ngày 20/08/1976, Vinamilk đã được thành lập Là doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp sữa cho thị trường, Vinamilk sở hữu mạng lưới điểm bán rải đều khắp 63 tỉnh thành, chiếm khoảng 80% thị phần trong nước 12 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 với các sản phẩm từ sữa tươi chuẩn USDA Hoa Kỳ, đây cũng chính là thương hiệu đã mở lối cho thị trường thực phẩm Organic cao cấp tại Việt Nam Không dừng lại ở việc phát triển trong nước, Vinamilk còn hướng đến thị trường thế giới thông qua việc xuất khẩu sản phẩm sang các nước khu vực Đông Nam Á, Đức, Ba Lan, Trung Đông Tuy nhiên, với quy mô hoạt động rộng lớn như trên thì bộ máy tổ chức và quy trình sản xuất của Vinamilk cũng vô cùng phức tạp Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, nâng cao vị thế thương hiệu trên thị trường, bắt đầu từ năm 2007, Vinamilk đã áp dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP, từng bước đưa vào sử dụng, kết nối toàn bộ hệ thống từ nhà máy đến hệ thống kho hàng, trụ sở trên toàn quốc của mình Thực trạng trước khi áp dụng hệ thống ERP Trước khi hệ thống ERP của Vinamilk được áp dụng vào hoạt động sản xuất, quản lý kinh doanh, việc chỉ sử dụng những công cụ thủ công như excel hay các phần mềm cũ như Foxpro trong việc quản lý đã gây nên nhiều khó khăn, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp: Hàng hóa đầu vào và đầu ra được quản lý hoàn toàn thủ công khiến nhà máy đối mặt với các vấn đề như: hàng hóa tồn kho với số lượng lớn trong khi tốc độ tiêu thụ của sản phẩm đầu ra lại quá chậm, không tối ưu hóa được công suất làm việc, vận hành của máy móc, thiết bị, công nhân… Từ đó gây tốn kém cho cả quá trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng lên lợi nhuận của tổ chức Hoạt động hạch toán theo phương thức thủ công gặp nhiều khó khăn với số lượng giấy tờ lưu trữ lớn, dễ mắc phải sai sót, dẫn đến những mất mát, hư hại không mong muốn 13 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Không có sự đồng bộ trong việc kiểm soát giữa các khâu từ quá trình sản xuất đến xử lý đơn hàng, hạch toán dẫn đến sự gia tăng của chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho Ngoài ra, vì phần mềm quản lý được sử dụng giữa các phòng ban là khác nhau nên khi có nhu cầu bàn giao thông tin, dữ liệu công việc giữa các bộ phận, phòng ban, người sử dụng phải thao tác thủ công, gây mất nhiều thời gian, công sức nhưng năng suất mang lại thấp, dữ liệu không được đồng bộ, dễ thất thoát Sự thay đổi của sau khi ứng dụng hệ thống ERP của Vinamilk Sau thời gian 8 tháng ứng dụng hệ thống ERP của Vinamilk trên toàn bộ phận của công ty, doanh nghiệp đã có những thay đổi tích cực Việc kiểm soát và thực hiện các hoạt động của công ty được tiến hành một cách chặt chẽ, tránh được các rủi ro không mong muốn trong công tác kế toán Công tác tài chính – kế toán đã trở nên thuận lợi hơn rất nhiều nhờ sự phân quyền, phân cấp rõ ràng Các khâu sản xuất, quan hệ khách hàng, điều hành sản xuất, quản lý phân phối, kho hàng đã được thực hiện tốt hơn, các rủi ro theo đó cũng được giảm đi đáng kể Nhờ có hệ thống ERP, sự phối hợp hoạt động giữa khâu bán hàng và phân phối được diễn ra một cách uyển chuyển, nhịp nhàng, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh Đồng thời, với đặc tính các chức năng được tiến hành và cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể truy xuất dữ liệu nhanh chóng dễ dàng, mang lại hiệu quả tối ưu cho quá trình kiểm tra, đánh giá, xử lý vấn đề cũng như định hướng kế hoạch phát triển sắp tới Trình độ nhân viên công nghệ thông tin so với trước đã được nâng cao hơn Các hạ tầng công nghệ thông tin được củng cố, chuẩn hóa, đồng bộ và kiện toàn Điều này đã giúp cho Vinamilk đủ sức để tiếp thu các giải pháp lớn 14 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Về cơ cấu tổ chức của công ty, không chỉ nâng cao kiến thức cho nhân viên, hệ thống còn đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng, giúp hoạt động quản lý được xuyên suốt, tập trung, có sự thừa hưởng và kịp thời Trong hệ thống kênh phân phối, Vinamilk đã đạt được những thành công đáng kể Bằng cách dùng đến sự hỗ trợ của phần mềm của Microsoft là Solomon hoặc thông qua đường truyền internet sử dụng chương trình SAP, các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống quản lý Riêng đối với các đại lý ghi nhận các giao dịch bằng phần mềm được FPT phát triển cho PDA, các nhân viên bán hàng có thể kết nối trực tiếp với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin bằng cách sử dụng PDA 2.2 Ý kiến đóng góp về hệ thống thông tin quản lý tại những cơ quan ở Việt Nam Mở cửa nền kinh tế đã tạo ra nhiều cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam Theo đó, ngày càng nhiều doanh nghiệp nước ngoài có tiềm lực về vốn, công nghệ và kỹ năng quản trị tốt tham gia, tạo nên một sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trong một sân chơi chung bình đẳng Các doanh nghiệp Việt Nam muốn đứng vững và phát triển bền vững trên thị trường, cần phải có định hướng chiến lược đúng đắn cũng như sử dụng nguồn lực tối ưu Để làm được điều đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một hệ thống thông tin quản lý linh hoạt và hiệu quả để phân tích, xử lý và cung cấp các thông tin quan trọng trong quá trình hoạch định chiến lược kinh doanh và kiểm soát hiệu quả quá trình hoạt động, đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu đã đề ra Các giải pháp được đề xuất cụ thể như sau: Một là, nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo doanh nghiệp Ban lãnh đạo có nhận thức được tầm quan trọng và vai trò của hệ thống thông tin quản lý thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống mới có hiệu quả và chất lượng 15 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Bởi, các thông tin từ hệ thống thông tin quản lý phục vụ trực tiếp cho chính ban lãnh đạo doanh nghiệp để ra quyết định về kế hoạch sản xuất - kinh doanh, hoạch định chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Hai là, nâng cao năng lực và tinh thần trách nhiệm của cán bộ nhân viên, cần có đủ kiến thức và kỹ năng để đảm bảo từ khâu thu thập thông tin, nhập dữ liệu vào trong hệ thống thông tin đến việc xử lý dữ liệu Ba là, đẩy mạnh áp dụng khoa học công nghệ vào công tác tổ chức hệ thống thông tin Cần phải đầu tư đồng bộ hệ thống máy tính, trang thiết bị công nghệ hiện đại cho doanh nghiệp để tổ chức thu nhận, xử lý, cung cấp, lưu trữ và kiểm soát thông tin Đây là giải pháp tối ưu nhằm cung cấp cho việc thực hiện có hiệu quả hoạt động quản trị nguồn lực, tạo ra giá trị cho doanh nghiệp, tăng cường khả năng cạnh tranh trong môi trường hội nhập kinh tế Doanh nghiệp nên tập trung đào tạo nhân lực theo hướng phát triển năng lực quản lý, năng lực chuyên môn để nắm bắt kỹ thuật, phân tích dữ liệu; vận dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ vào chu trình của hệ thống thông tin quản lý C KẾT LUẬN 16 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 Trên thế giới cũng như tại Việt Nam, các tổ chức, doanh nghiệp đang có xu hướng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Hệ thống thông tin quản lý tin học hóa đang dần dần trở thành một công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý ở mọi cơ quan khác nhau, từ các cơ quan hành chính sự nghiệp đến các tổ chức, doanh nghiệp trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh Các doanh nghiệp đã cảm nhận được những lợi ích to lớn của các hệ thống thông tin quản lý trong việc khai thác, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Nhiều tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam đã bắt đầu quan tâm đến việc tự động hoá công tác quản lý và điều khiển sản xuất; đồng thời hướng đến tiêu chuẩn hoá công tác quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 Sự phát triển nhanh của mạng máy tính (mạng Internet) và năng lực tính toán (phần cứng và phần mềm) giúp cho hệ thống thông tin quản lý dựa trên máy tính ngày càng có những ứng dụng mạnh hơn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác quản lý tổ chức Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức có được những lợi thế cạnh tranh nhất định Nó giúp quá trình điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các tổ chức trở nên hiệu quả hơn, thông qua đó, tổ chức có khả năng giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ của mình TÀI LIỆU THAM KHẢO 17 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com) lOMoARcPSD|38784156 1 Tài liệu học tập bộ môn Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý 2 Bài viết "Thực Trạng Công Ty Vinamilk Triển Khai ERP" 3 Bài viết "Vai trò, tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp" 18 Downloaded by Lan Nguyen (tailieuso.18@gmail.com)