Tiểu Luận - Kỹ Năng Truyền Thông - Đề Tài - Báo Cáo Công Việc

 Về nội dung• Thông tin cần chính xác • Cần báo cáo trung thực, khách quan • Xác định đúng yêu cầu, chủ đề của bài báo cáo • Chỉ ra những bài học kinh nghiệm cụ thể, không ghi chép một

BÁO CÁO CÔNG VIỆC

MÔN HỌC: KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG

1 MỞ ĐẦU

2 NỘI DUNG CHÍNH

2.1 KHÁI NIỆM BÁO CÁO

2.1.1 YÊU CẦU CHUNG 2.1.2 SƠ LƯỢC CÁC LOẠI BÁO CÁO

2.2 BÁO CÁO CÔNG VIỆC

2.2.1 KHÁI NIỆM VÀ BỐ CỤC CỦA MỘT BÀI BÁO CÁO 2.2.2 MỤC ĐÍCH VÀ CÁCH THỨC PHÙ HỢP VỚI YÊU CẦU CỦA NGƯỜI ĐỌC

2.2.3 CÁC BƯỚC CƠ BẢN ĐỂ VIẾT BÁO CÁO CÔNG VIỆC 2.2.4 CÁC LỖI THƯỜNG GẶP TRONG VIẾT BÁO CÁO CÔNG VIỆC 2.2.5 CÁC KỸ NĂNG CẦN RÈN LUYỆN

1 MỞ ĐẦU

• Biết cách để viết một báo cáo công việc.

• Giúp công tác quản lý công việc tốt hơn.

• Đánh giá được hiệu suất làm việc.

• Sắp xếp được công việc một cách hợp lý.

2.1 KHÁI NIỆM BÁO CÁO

 Về nội dung

• Thông tin cần chính xác

• Cần báo cáo trung thực, khách quan

• Xác định đúng yêu cầu, chủ đề của bài báo cáo

• Chỉ ra những bài học kinh nghiệm cụ thể, không ghi chép một cách chung chung

• Đưa ra đề xuất của bản thân

2.1.1 CÁC YÊU CẦU

CHUNG KHI VIẾT

BÁO CÁO

Xét theo mức độ hoàn thành công việc

• Báo cáo chung

• Báo cáo chuyên đề

• Báo cáo thường xuyên

• Báo cáo đột suất

• Báo cáo sơ kết

• Báo cáo tổng kết

8

8/17/2020

2.2 BÁO CÁO CÔNG VIỆC

2.2.1 Khái niệm

• Là bản tóm tắt những việc làm đã làm được trong (ngày/tuần/tháng/năm) và ý nghĩa của chúng đối với

dự án hay công việc.

• Là điều tất yếu phải làm khi hoàn thành công việc.

• Để người lành đạo dễ dàng kiểm soát hoạt động của công việc và các nhân viên.

Hình 2.1 Báo cáo công việc hằng ngày

Hình 2.2 Báo cáo công việc hàng tuần

Hình 2.3 Báo cáo công việc tháng Hình 2.4 Báo cáo công việc cuối năm

8/17/2020 11

Bố cục của một bài báo cáo công việc

• Tên công ty tổ chức cá nhân đang làm việc

• Tên nhân viên, phòng ban và chức vụ

• Ngày thực hiện báo cáo

• Nội dung các việc được xử lý

• Kết quả thực hiện

• Ý kiến, thắc mắc, góp ý

Những lưu ý khi viết báo cáo công việc

• Ai là người nhận báo cáo?

• Thu thập thông tin

• Trình bày báo cáo

• Kiểm tra kỹ trước khi gửi

Kiểm soát những khó khăn, thiếu sót trong công việc

Cải thiện tinh thần trách nhiệm của nhân viên

Biết được hiệu suất làm việc của nhân viên

Kiểm tra tiến độ của công việc

Hiệu quả và kết quả của công việc

2.2.2 MỤC ĐÍCH CỦA BÁO CÁO CÔNG VIỆC

Xác định hình thức phù hợp với yêu cầu của người đọc

13

Cũng như các phương tiện truyền thông khác,

báo cáo được viết ra luôn luôn mong đợi được

sự quan tâm và đánh giá cao từ phía đối

tượng đọc báo cáo Để đạt được mục tiêu

này, người viết cần phải:

• Tạo mối quan hệ tốt với người đọc

• Chọn lựa hình thức và phương tiện báo cáo

2.2.3 Các bước cơ bản để viết báo cáo

Bước 1: Chuẩn bị viết báo báo

• Xác định mục đích

và thu thập dữ liệu

• Đối chiếu và phân

tích các thông tin đã thu nhận

• Tổng hợp và sắp

xếp các dữ liệu theo trật tự

• Dự kiến đánh giá

tình hình, rút kinh nghiệm

• Dựa vào các thông tin, dữ liệu đã sưu tầm

Bước 4: Hoàn thành và đưa lãnh đạo duyệt

• Dựa vào dàn ý và cấu trúc để sửa chữa, bổ sung, biên tập hoàn chỉnh rồi đưa lãnh đạo duyệt

Các bước viết báo cáo sơ kết, tổng kết

Viết tên và nội dung báo cáo.

Bước 4

Thu thập thông tin, tư liệu

để viết báo cáo

Bước 2 Xây dựng đề cương

Các bước viết báo cáo về một sự việc

Bước 1: Thu thập thông tin, tư liệu

• Thông tin, tư liệu phải liên quan đến sự

việc

• Thông tin tư liệu phải chính xác, trung

thực

Bước 2: Viết báo cáo sự việc

• Viết các tên gọi của báo cáo sự việc

• Viết nội dung báo cáo

Lỗi trình bày văn bản báo cáo

01 Lỗi về hình ảnh, bảng biểu và

công thức trong tính toán

02

Lỗi dùng dấu câu và khoảng trắng

03.

Lỗi định dạng

04 Lỗi ngôn ngữ, văn phong

05

2.2.4 Các lỗi

thường gặp khi viết

báo cáo công việc

06

Lỗi nội dung

Danh sách các nhân viên được giao công việc:

Nguyễn Văn C: Lập báo cáo doanh thu tháng

Phạm Văn A: Kiểm kê sổ sách kế toán

Trần Thị B: Kiểm tra số lượng các đơn hàng

Hình 2.4 Lỗi cách đánh số

Hình 2.5 Lỗi sử dụng dấu câu và

khoảng trắng

Hình 2.6 Lỗi định dạng

Hình 2.7 Lỗi ngôn ngữ,

văn phong

2.2.5 Tại sao cần có kỹ năng viết báo cáo công việc?

• Đối với tổ chức: đó là hồ sơ lưu lại để ghi nhớ các

hoạt động của những người trong tổ chức

• Đối với người đọc: hiểu được hoạt động của tổ chức,

kiểm soát và có thể đưa ra các phản ứng hợp lý

• Đối với người viết: tự mình nhìn nhận lại các hoạt

động của cá nhân và tổ chức đã làm để có nhận thức

sâu hơn về quá trình thực hiện và kết quả, rút ra bài

học kinh nghiệm nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

của mình hơn nữa trong tương lai

Các kỹ năng cần rèn luyện khi viết báo cáo

Kỹ năng nghe Kỹ năng thu thập thông tin

Kỹ năng phân tích và đánh giá thông tin Kỹ năng diễn đạt

Kỹ năng trình bày 1 bản báo cáo tốt

Đưa ra đề xuất của bản thân và

hướng giải quyết

Tăng cường các khóa học để đào tạo về kỹ năng viết báo cáo

Tránh lạm dụng, tùy tiện và đối phó khi viết các báo cáo

Phân tích nguyên nhân và

hướng khắc phục

Biết rõ vai trò của báo cáo

Cần có sự tham gia của nhiều người

Tham khảo các giáo trình giảng dạy

về kỹ năng viết báo cáo

Các quy định nhà nước ban hành về

báo cáo cần đảm bảo chất lượng

2.2.6 Xây dựng

kế hoạch phát triển khả năng viết báo cáo

Khái niệm, sơ lược và các yêu cầu chung của báo cáo

01

Khái niệm, mục đích và các bước

để viết một báo cáo công việc

NHẬN ĐỊNH VÀ RÚT RA BÀI HỌC

• Hiểu được tầm quan trọng của báo cáo

• Cơ sở để sắp xếp công việc một cách hợp lý

• Cách để viết được một bản báo cáo công việc hoàn chỉnh

• Kiểm soát được công việc và tránh những sai sót

• Đảm bảo chất lượng của một bài báo cáo

8/17/2020 25

Phần câu hỏi và bài tập tình huống

Câu 1: Theo các bạn người viết báo cáo cần có những kỹ năng gì? Tại sao? Câu 2: Hãy kể tên một số lỗi thường gặp trong viết báo cáo công việc

Câu 3: Hãy chỉ ra lỗi ở các đoạn văn sau đây và cho biết đó là lỗi gì?

8/17/2020 27

Tài liệu tham khảo

• Đề cương KNTT-E-LEARNING-2020

(https://mlearning.hoasen.edu.vn/pluginfile.php/348781/mod_folder/content/0/DC132DV01-%C4%90%E1%BB%80%2 0C%C6%AF%C6%A0NG%20KNTT-E-LEARNING-2020.doc?forcedownload=1

)

• Nguyễn Hữu Thân, Truyen-thong-giao tiep-trong-kinh-doanh

( https://

mlearning.hoasen.edu.vn/pluginfile.php/348781/mod_folder/content/0/Nguy%E1%BB%85n%20H%E1%BB%AFu%20 Th%C3%A2n%2C%20Truyen-thong-giao-tiep-trong-kinh-doanh.pdf?forcedownload=1

)

THANK YOU