Quy chế quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp: Các quy định chung về mục đích, nội dung và đơi tượng áp dụng; Cac quy định về việc ký kết thực hiện hợp đồng gồm: Các yêu cầu đối với nội dung hợp đồng, đàm phán và ký kết hợp đồng, thực hiện hợp đồng; Các quy định về phân cấp ký kết hợp đồng :
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC –––––––––––––––––––––––––––––––––––– QUY CHẾ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG TRONG HOẠT ĐỘNG SXKD CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Tháng 1 – 2024 QUY CHẾ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG TRONG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN (Ban hành kèm theo QĐ số 24 CT/HĐQT ngày … tháng … năm … của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần) I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Mục đích, phạm vi áp dụng 1.1 Mục đích: Quy chế này được ban hành nhằm phân cấp và quản lý tốt công tác hợp đồng, đưa công tác hợp đồng vào nề nếp, phù hợp theo đúng các quy định của pháp luật, góp phần nâng cao hiệu quả trong quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc Công ty và toàn Công ty 1.2 Phạm vi áp dụng: Quy chế này được áp dụng cho các loại hợp đồng do Công ty, các Ban quản lý và các Đơn vị trực thuộc Công ty ký kết trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh 1.3 Đối tượng áp dụng: - Cơ quan Công ty; - Các Ban quản lý dự án; - Các Chi nhánh trực thuộc Công ty; - Người đại diện phần vốn của Công ty tại các Công ty TNHH 1 thành viên II NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG Điều 2 Các yêu cầu đối với hợp đồng 2.1 Luật áp dụng 2.1.1 Áp dụng các quy định cụ thể về giao dịch dân sự và hợp đồng dân sự của Bộ luật dân sự cho tất cả các loại hợp đồng 2.1.2 Áp dụng Luật chuyên ngành cho từng đối tượng hợp đồng cụ thể, gồm: - Hợp đồng trong hoạt động thương mại do Luật thương mại năm 2005 và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật thương mại năm 2005 điều chỉnh; - Hợp đồng trong hoạt động xây dựng do Luật xây dựng và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật xây dựng điều chỉnh; - Các Luật chuyên ngành khác điều chỉnh hợp đồng trong lĩnh vực cụ thể 2.2 Yêu cầu về nội dung hợp đồng Tuỳ theo từng loại hợp đồng, các bên thoả thuận về những nội dung sau đây: a Đối tượng của hợp đồng: là tài sản phải giao, công việc phải làm hoặc không được làm Đối tượng của hợp đồng được tính theo đơn vị tính số lượng, khối lượng hoặc giá trị do các bên quy ước theo thoả thuận; b Số lượng, chất lượng: Tuỳ thuộc đối tượng của hợp đồng mà hai bên thoả thuận về chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của sản phẩm, hàng hoá hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc theo ngày, tháng; c Giá cả hàng hoá, dịch vụ; giá trị hợp đồng; loại hợp đồng; điều kiện nghiệm thu/bàn giao sản phẩm hợp đồng; điều khoản thanh toán; thời hạn, địa điểm, phương thức thanh toán; thoả thuận về tiền lãi trên nợ gốc trong trường hợp chậm thanh toán; các biện pháp đảm bảo cho việc thanh toán(ký quỹ, bảo lãnh tiền tạm ứng…); d Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; e Quyền và nghĩa vụ (trách nhiệm) của các bên; f Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; g Phạt vi phạm hợp đồng; h Các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng: Tuỳ theo từng loại hợp đồng và điều kiện thực tế, hai bên thoả thuận lựa chọn biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng (cầm cố tài sản, thế chấp tài sản, đặt cọc, ký cược, ký quỹ, bảo lãnh, tín chấp) cho phù hợp; i Phương thức giải quyết tranh chấp; j Các nội dung khác: Tuỳ theo từng loại hợp đồng, các bên thoả thuận các nội dung khác phù hợp với quy định hiện hành 2.3 Yêu cầu đối với hình thức của hợp đồng Hợp đồng phải được thể hiện bằng văn bản 2.4 Yêu cầu khi sử dụng ngôn ngữ - Ngôn ngữ trong hợp đồng phải chính xác, cụ thể, dễ hiểu Việc sử dụng từngữ phải tuân theo nguyên tắc sử dụng từ thông dụng, phổ biến, tránh dùngtiếng địa phương hoặc tiếng lóng, không tuỳ tiện ghép chữ, ghép tiếng,không được tuỳ tiện thay đổi thuật ngữ pháp lý và thuật ngữ kinh tế - Văn phạm trong hợp đồng phải nghiêm túc, dứt khoát, rõ ràng, ngắn gọnvà đủ ý Trong hợp đồng không được dùng từ ngữ thừa, các chữ “v v…”hoặc “…” và “tương tự” Điều 3 Soạn thảo, đàm phán và ký kết hợp đồng 3.1 Soạn thảo, đàm phán thoả thuận Hợp đồng 3.1.1 Khi soạn thảo, đàm phán thoả thuận hợp đồng phải tuân theo các nguyên tắc, quy định của pháp luật và các yêu cầu theo điều 2 của Quy chế này Trong quá trình soạn thảo và đàm phán phải nghiên cứu kỹ các yêu cầu và nhiệm vụ của hợp đồng, nghiên cứu kỹ chính sách và pháp luật hiện hành để vận dụng trong việc xây dựng bố cục, nội dung và các điều khoản của hợp đồng đảm bảo phù hợp với từng công việc/hàng hoá cụ thể, chính sách và pháp luật hiện hành 3.1.2 Người được giao nhiệm vụ soạn thảo, đàm phán thoả thuận hợp đồng phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của Hợp đồng khi trình ký 3.1.3 Trước khi trình ký hợp đồng, người được giao nhiệm vụ soạn thảo, đàm phán phải kiểm tra hồ sơ pháp lý để xác định tính hợp pháp của phía đối tác ký hợp đồng Khi trình ký người thực hiện nhiệm vụ soạn thảo và đàm phán hợp đồng phải báo cáo đầy đủ về tính hợp pháp của hợp đồng 3.1.4 Vì các lỗi bất cẩn hoặc cố ý trong quá trình soạn thảo, đàm phán, kiểm tra để xảy ra các tình trạng nội dung điều khoản của hợp đồng trái với các quy định của pháp luật thì người soạn thảo, đàm phán, kiểm tra hợp đồng phải chịu trách nhiệm trước đơn vị, nếu gây thiệt hại về tài sản phải chịu trách nhiệm bồi thường toàn bộ giá trị 3.2 Ký kết hợp đồng 3.2.1 Người ký kết hợp đồng phải là người đại diện pháp nhân theo luật định và quy định trong điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty, vì một lý do nào đấy mà người đại diện pháp nhân không thể ký hợp đồng thì có thể uỷ quyền cho cấp dưới ký thay song vẫn phải chịu trách nhiệm như chính bản thân mình trực tiếp ký Việc uỷ quyền phải được thực hiện bằng văn bản theo đúng quy định của pháp luật 3.2.2 Đối với các hợp đồng phải trình duyệt thì điều khoản về hiệu lực của hợp đồng phải ghi rõ: Hợp đồng chỉ có hiệu lực khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt 3.2.3 Số lượng bản hợp đồng do các bên tham gia ký kết thoả thuận Điều 4 Thực hiện hợp đồng 4.1 Thực hiện hợp đồng: Thực hiện hợp đồng là hành vi của các chủ thể tham gia quan hệ hợp đồng, nhằm làm cho các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng trở thành hiện thực Sau khi hợp đồng được ký kết hoặc được phê duyệt, người thay mặt pháp nhân ký kết hợp đồng phải tiến hành giao nhiệm vụ cho tổ chức, cá nhân thuộc quyền triển khai thực hiện hợp đồng Tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ phải nghiên cứu kỹ các điều khoản của hợp đồng để triển khai thực hiện các công việc cụ thể phù hợp với các điều khoản của hợp đồng và phải đảm bảo tính hiệu quả kinh tế Tổ chức hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ phải bồi thường thiệt hại xảy ra do không thực hiện đúng các điều khoản theo hợp đồng 4.2 Thay đổi, bổ sung hợp đồng: Thay đổi, bổ sung hợp đồng đã được ký kết là sự thay đổi bổ sung một số nội dung trong các điều khoản của hợp đồng đã thoả thuận Việc thay đổi, bổ sung này phải được thể hiện bằng văn bản (phụ lục hợp đồng) được hai bên ký kết Văn bản đó là bộ phận không thể tách rời hợp đồng 4.3 Đình chỉ hợp đồng: Đình chỉ hợp đồng là sự chấm dứt giữa chừng việc thực hiện quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng của các bên đối với nhau Việc đình chỉ hợp đồng phải do cấp có thẩm quyền phê duyệt hợp đồng quyết định và được các bên thoả thuận bằng văn bản 4.4 Thanh lý hợp đồng: Thanh lý hợp đồng là hành vi cuối cùng của các chủ thể đã ký hợp đồng để kết thúc mối quan hệ thông qua hợp đồng này Việc thanh lý hợp đồng phải lập thành biên bản và được hai bên ký kết với nội dung chủ yếu như sau: a Xác định cụ thể kết quả thực hiện những thoả thuận trong hợp đồng; b Những tồn tại và nghĩa vụ của các bên sau khi thanh lý hợp đồng; c Trách nhiệm về vật chất của các bên sau khi ký kết biên bản thanh lý hợp đồng; d Xác định tình trạng hiệu lực của hợp đồng Trong trường hợp các bên xác nhận còn những tồn tại và nghĩa vụ phải thực hiện sau khi thanh lý hợp đồng được ký kết thì hợp đồng chỉ hết hiệu lực sau khi các bên đã giải quyết dứt điểm tồn tại và nghĩa vụ đó 4.5 Để quản lý vật tư, phụ tùng và khối lượng thi công xây lắp theo hợp đồng; việc thực hiện các hợp đồng mua bán máy móc, vật tư, phụ tùng và hợp đồng xây lắp phải được bộ phận Cơ giới - vật tư và kỹ thuật của cấp ký hợp đồng hoặc được uỷ quyền thực hiện hợp đồng xác nhận bằng văn bản nêu rõ khối lượng thực hiện hoặc giao nhận, chất lượng sản phẩm (hàng hoá), thời gian giao nhận Văn bản này là một phần không tách rời của biên bản thanh lý hợp đồng 4.6 Tranh chấp và phương hướng giải quyết tranh chấp: Trong quá trình thực hiện hợp đồng, các cấp cần phải nỗ lực cố gắng để tránh xảy ra tranh chấp Trường hợp xảy ra tranh chấp phải cố gắng nỗ lực cao nhất để bàn bạc, thương thảo giải quyết các tranh chấp phát sinh với phía đối tác bằng biện pháp tự hoà giải Những trường hợp không thể hoà giải được phải báo cáo người có thẩm quyền cao nhất để tìm biện pháp giải quyết III NHỮNG QUY ĐỊNH PHÂN CẤP KÝ KẾT HỢP ĐỒNG Điều 5 Quản lý công tác hợp đồng 5.1 Bộ phận Kinh tế các cấp là đầu mối chịu trách nhiệm soạn thảo và tổ chức đàm phán hợp đồng Tuy nhiên, căn cứ vào yêu cầu, điều kiện cụ thể, tính chất của từng loại hợp đồng, thủ trưởng đơn vị có thể giao cho các bộ phận khác nhau soạn thảo và đàm phán nhưng hợp đồng vẫn phải qua kiểm tra về nghiệp vụ của bộ phận Kinh tế cùng cấp và phải được lưu giữ, quản lý tại bộ phận Kinh tế Sau khi hợp đồng được ký kết, bộ phận Kinh tế giao cho các bộ phận liên quan để theo dõi và thực hiện hợp đồng 5.2 Các hợp đồng thuộc thẩm quyền ký của Công ty nhưng Công ty uỷ quyền cho đơn vị trực thuộc ký bằng tư cách pháp nhân của Công ty, phải trình Công ty qua phòng Kinh tế kiểm tra, thoả thuận trước khi ký; sau khi ký kết phải gửi ngay 01 bản về Công ty qua phòng Kinh tế lưu trữ 5.3 Bộ phận Kinh tế của cấp ký hợp đồng chịu trách nhiệm chính về theo dõi giám sát việc thực hiện hợp đồng do cấp đó ký kết và phê duyệt Việc theo dõi, giám sát phải thường xuyên, liên tục và cụ thể để đảm bảo giám sát việc thực hiện đầy đủ kịp thời các điều khoản của hợp đồng 5.4 Hàng quý một lần các đơn vị trực thuộc phải báo cáo tình hình thực hiện công tác hợp đồng về Công ty (qua phòng Kinh tế - Kế hoạch chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau) Giao cho phòng Kinh tế - Kế hoạch Công ty tổng hợp tình hình thực hiện hợp đồng trong toàn Công ty Điều 6 Thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông 6.1 Đại hội đồng cổ đông quyết định các hợp đồng bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản của Công ty được ghi trong sổ sách kế toán của Công ty tại kỳ báo cáo tài chính gần nhất 6.2 Đại hội đồng cổ đông chấp thuận các hợp đồng, giao dịch có giá trị bằng hoặc lớn hơn 20% tổng giá trị tài sản của Công ty được ghi trong sổ sách kế toán của Công ty tại kỳ báo cáo tài chính gần nhất giữa Công ty với các đối tượng: a) Cổ đông, người đại diện uỷ quyền của cổ đông sở hữu trên 35% tổng số cổ phần phổ thông của Công ty và những người có liên quan của họ; b) Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; c) Với các doanh nghiệp mà: Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác có sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần, tỷ lệ và thời điểm sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần đó và những người liên quan của họ cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng cổ phần hoặc phần vốn góp trên 35% vốn điều lệ Điều 7 Thẩm quyền của Hội đồng quản trị 7.1 Hội đồng quản trị trình Đại hội đồng cổ đông quyết định các hợp đồng bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản của Công ty được ghi trong sổ sách kế toán của Công ty tại kỳ báo cáo tài chính gần nhất 7.2 Hội đồng quản trị thông qua các hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và các hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ sách kế toán của Công ty tại kỳ báo cáo tài chính gần nhất trừ các trường hợp quy định tại khoản 7.3, 7.4, 7.5 điều 7 dưới đây 7.3 Hội đồng quản trị trình Đại hội cổ đông chấp thuận các hợp đồng, giao dịch có giá trị bằng hoặc lớn hơn 20% tổng giá trị tài sản của Công ty được ghi trong sổ sách kế toán của Công ty tại kỳ báo cáo tài chính gần nhất và chấp thuận các hợp đồng, giao dịch có giá trị nhỏ hơn 20% tổng giá trị tài sản của Công ty được ghi trong sổ sách kế toán của Công ty tại kỳ báo cáo tài chính gần nhất giữa Công ty với các đối tượng: a Cổ đông, người đại diện uỷ quyền của cổ đông sở hữu trên 35% tổng số cổ phần phổ thông của Công ty và những người có liên quan của họ; b Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; c Với các doanh nghiệp mà: Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác có sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần, tỷ lệ và thời điểm sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần đó và những người liên quan của họ cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng cổ phần hoặc phần vốn góp trên 35% vốn điều lệ 7.4 Hợp đồng giao thầu xây lắp, mua sắm tài sản thuộc dự án do Công ty làm Chủ đầu tư thực hiện theo quy định tại Quy chế phân cấp quản lý đầu tư hiện hành của Công ty và quy định tại khoản 7.2 và 7.3 của Quy chế này 7.5 Hội đồng quản trị chấp thuận hợp đồng thuê thầu phụ xây lắp đối với các đơn vị ngoài Công ty có giá trị từ 10 tỷ VNĐ trở lên; Hợp đồng thuê tư vấn có giá trị từ 5 tỷ VNĐ trở lên; Hợp đồng liên doanh, hợp tác kinh doanh, liên danh liên kết với các đối tác trong và ngoài nước; Hợp đồng dân sự liên quan đến các lĩnh vực: chuyển quyền sử dụng bất động sản, quyền sở hữu công nghiệp, quyền tác giả, quyền chuyển giao công nghệ phù hợp với pháp luật hiện hành 7.6 Hội đồng quản trị quyết định các hợp đồng bán tài sản của Công ty có giá trị nhỏ hơn 50% tổng giá trị tài sản của Công ty được ghi trong sổ sách kế toán của Công ty tại kỳ báo cáo tài chính gần nhất sau khi đã thống nhất phê duyệt phương án nhượng bán, kết quả đấu thầu gói thầu 7.7 Hội đồng quản trị chấp thuận hợp đồng nhận thầu xây lắp các công trình do đơn vị ngoài Tổng công ty làm Chủ đầu tư mà Tổng công ty không làm tổng thầu xây lắp hoặc không tham gia góp vốn đầu tư Điều 8 Thẩm quyền của Tổng giám đốc Tổng giám đốc là người thay mặt pháp nhân Công ty ký kết tất cả các loại hợp đồng trong hoạt động sản suất kinh doanh của Công ty, cụ thể như sau: 8.1 Đối với các hợp đồng thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị được quy định tại điều 6 và điều 7 của quy chế này, sau khi có quyết định phê duyệt hoặc văn bản chấp thuận hoặc văn bản thông qua; Tổng giám đốc ký kết và tổ chức chỉ đạo thực hiện hợp đồng 8.2 Đối với các hợp đồng không thuộc thẩm quyền phê duyệt của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị được quy định tại điều 6 và điều 7 của Quy chế này, Tổng giám đốc quyết định ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng phù hợp với quy định hiện hành Điều 9 Thẩm quyền của Giám đốc Ban quản lý dự án, Ban điều hành trực thuộc Công ty 9.1 Đối với hợp đồng ký với các đơn vị ngoài Công ty: 9.1.1 Trong trường hợp chỉ định thầu: Thực hiện theo kế hoạch đấu thầu đã được Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt; Thương thảo, đàm phán với đối tác và trình Tổng giám đốc phê duyệt hợp đồng trước khi ký kết 9.1.2 Trong trường hợp đấu thầu: Tổ chức đấu thầu, thương thảo, đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng theo kết quả đấu thầu được phê duyệt Trường hợp các gói thầu phức tạp, hoặc Ban quản lý không đủ năng lực, điều kiện tổ chức đấu thầu thì Ban quản lý có văn bản đề nghị Công ty tổ chức đấu thầu và thương thảo ký kết hợp đồng 9.1.3 Chỉ đạo tổ chức thực hiện các hợp đồng do Tổng giám đốc Công ty uỷ quyền thực hiện 9.2 Ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng với các đơn vị trực thuộc Công ty theo Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị hoặc theo giấy giao nhiệm vụ thi công của Tổng giám đốc Công ty Điều 10 Thẩm quyền của Giám đốc đơn vị trực thuộc Giám đốc đơn vị trực thuộc là người thay mặt đơn vị trực thuộc ký kết các loại hợp đồng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, cụ thể bao gồm: 10.1 Ký kết và thực hiện hợp đồng theo uỷ quyền của Tổng giám đốc Công ty 10.2 Ký kết các hợp đồng thuê thầu phụ xây lắp ngoài Công ty có giá trị nhỏ hơn 1 tỷ VNĐ, thầu phụ thực hiện công tác tư vấn có giá trị