Hệ thống thông tin kế toán bài tập nhóm phần mềm tony Hệ thống thông tin kế toán bài tập nhóm phần mềm tony Hệ thống thông tin kế toán bài tập nhóm phần mềm tony Hệ thống thông tin kế toán bài tập nhóm phần mềm tony Hệ thống thông tin kế toán bài tập nhóm phần mềm tony
Khởi tạo dữ liệu ban đầu
Khai báo các thông tin chung, các phương pháp kế toán, hình thức kế toán
-Sau khi cài đặt và khởi động phần mềm, các hộp thoại để khai báo thông tin cơ bản về doanh nghiệp lần lượt xuất hiện trước tiên màn hình hiển thị như sau:
Các thông tin chung của công ty
- Người dùng tiến hành điền các thông tin cơ bản về Tên công ty, số điện thoại, email , mã số thuế, địa chi công ty và tên kế toán trưởng
Thiết lập ngày hạch toán, chế độ kế toán :
- Sau khi điền các thông tin trên thì chọn nút tiếp theo để tiếp tục quá trình khai báo thông tin
- Mục tiếp theo là thiết lập chế độ kế toán Ở đây người dùng bắt đầu điền các thông tin về + Ngày bắt đầu hạch toán: là ngày đầu tiên của kỳ kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm VD: muốn nhập chứng từ vào tháng 01/2023 thì chọn ngày hạch toán là 01/01/2023
+ Chế độ kế toán: phần mềm cho phép bạn chọn chế độ kế toán theo Quyết định 15 hoặc Quyết định 48 của Bộ Tài chính Căn cứ theo bước chọn này thì phần mềm sẽ tổ chức hệ thống tài khoản cũng như hệ thống sổ phù hợp theo từng chế độ kế toán được chọn
+ Ở dưới mục chế độ kế toán ta thấy có ba tùy chọn cho người dùng là có tính giá thành theo đối tượng, có hạch toán theo ngoại tệ và phát sinh dữ liệu mẫu ( chọn nếu đang sử dụng thử phần mềm)
- Phần tùy chọn Có tính giá thành theo đối tượng :Thiết lập mục này nhằm cài đặt cho phần mềm tự động theo dõi các khoản chi phí để tính giá thành theo đối tượng thiết lập Sau khi thiết lập thì các tài khoản chi phí ví dụ như tài khoản loại 6 theo quyết định 15 hay tài khoản 154 theo quyết định 48 sẽ được theo dõi chi tiết theo đối tượng thiết lập Nhờ đó việc theo dõi chi phí cũng như xem các báo cáo sẽ chi tiết hơn từ đó tìm ra biện pháp cắt giảm chi phí phù hợp
- Sau đó chọn loại sản phẩm kinh doanh chính (Đối tượng theo dõi chi tiết cho Tài khoản
154 để tính giá thành):có nhiều lựa chọn tùy thuộc vào đặc thù công ty
Phần mềm hiển thị thông tin vừa nhập:
- Sau khi nhập xong hết các thông kế toán thì phần mềm sẽ hiển thị một bảng như sau: Người dùng sẽ thực hiện việc kiểm tra lại các thông tin mình chọn đã đúng chưa nếu chưa ta chọn trở lại để tiếp tục, còn nếu đúng rồi thì chọn kết thúc
Thiết lập các thông số chi tiết hơn:
- Sau khi khai báo các thông tin cơ bản ban đầu, có thể tiến hành khai báo chi tiết và chuyên sâu hơn về các thông số kế toán của đơn vị bằng cách vào mục Quản trị → Thông số →
Kế toán , Chọn 0 Mở ra để sửa
- Người dùng có thể thay đổi các thông số như:
+ Kỳ kế toán đầu tiên
+ Đơn vị tiền tệ hạch toán: ở đây ta chọn đơn vị tiền tệ là Việt Nam đồng
+ Hạch toán theo ngoại tệ: ở đây người dùng có thể chọn để phần mềm hạch toán theo giá ngoại tệ hay không
+ Chu kỳ phát sinh chứng từ và khai thuế GTGT theo các khoảng thời gian mà doanh nghiệp thực hiện như tháng, quý năm,
+ Ngoài ra ở mục này chúng ta cũng chọn các tùy chọn như: Tự động sao chép nội dung của chứng từ đến diễn giải của định khoản, bắt buộc nhập số seri của hóa đơn, bắt buộc nhập số hóa đơn Sau đó ta chọn kiểm tra hay không kiểm tra ở các mục: Khi tổng tiền chứng từ khác tổng tiền ở định khoản và khi số tiền ở định khoảng khác với số tiền thuế ở hóa đơn=> giúp tránh sai sót trong việc nhập dữ liệu
+ Tùy chọn về phương pháp tính giá xuất kho và bảng kê hóa đơn GTGT được sắp xếp theo ngày hóa đơn hay số hóa đơn
→ Ở bảng phương pháp định giá xuất kho ta thấy không có phương pháp nhập trước xuất trước Đây là một điểm đáng lưu ý mà phần mềm cần phải bổ sung
+ Ngoài ra có thể thay đổi thông tin và hình thức chứng từ
- Khi hoàn thành xong hết các mục trên thì người dùng bấm nút lưu.
Khai báo hệ thống tài khoản & các danh mục chi tiết của các đối tượng kế toán
- Danh mục trong phần mềm quản lý là tập hợp các đối tượng cần theo dõi, ví dụ như danh sách khách hàng để theo dõi công nợ, hoặc danh mục tài sản cố định để quản lý nguyên giá và khấu hao Trước khi sử dụng phần mềm, cần khai báo đầy đủ và cập nhật các danh mục này thường xuyên Điều này giúp phần mềm theo dõi và quản lý đối tượng từ khi nhập số liệu và cập nhật chứng từ, đồng thời giảm thiểu công đoạn nhập liệu chi tiết đối tượng kế toán trong các giao dịch
1.2.1 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp:
- Để truy cập vào danh mục khách hàng ta chọn Danh mục → Khách hàng → Danh mục
- Ở đây, người dùng tiến hành khai báo các thông tin về khách hàng, nhà cung cấp và đồng thời khai báo bộ mã
→ Ta có thể thấy ở phần mềm không chia riêng khách hàng với nhà cung cấp mà nhập chung cả hai vào danh mục khách hàng Vì vậy bắt buộc khi sử dụng phải phân nhóm khách hàng và nhà cung cấp, mếu không phân nhóm sẽ khiến cho người sử dụng phần mềm nhầm lẫn giữa khách hàng và nhà cung cấp
- Để truy cập vào danh mục khách hàng ta chọn Danh mục → Kho hàng → Danh mục
1.2.3 Danh mục vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa:
- Để truy cập vào danh mục khách hàng ta chọn Danh mục → Hàng hóa → Danh mục
7 Ở đây chúng ta có thể thấy toàn bộ các nguyên vật liệu, thành phẩm của công ty
→ Ở danh mục hàng hóa cũng giống với danh mục khách hàng không tách riêng việc khai báo riêng nguyên vật liệu và thành phẩm làm 2 danh mục riêng biệt mà lại gộp chung khai báo ở danh mục hàng hóa Bắt buộc phải phân nhóm để tránh nhầm lẫn Gây bất tiện hơn so với các phần mềm khác phân loại danh mục nguyên vật liệu và thành phẩm hàng hóa thành những danh mục riêng
1.2.4 Danh mục tài sản cố định:
- Để truy cập vào danh tài sản cố định Vào Danh mục → Tài sản → Danh mục
Khai báo các số dư ban đầu
- Ta vào mục Quản trị → Số dư ban đầu Tại đây, 2 tab được hiện ra để ta tiến hành nhập số liệu, đó là tab Số dư tài khoản và tab Số liệu báo cáo tài chính
+ Tab số dư tài khoản:
Khi khai báo số dư tài khoản, phần mềm cho phép liên kết với các phần Danh mục như khách hàng, hàng hóa… đã khai báo từ trước => giúp nhập số dư đầu kỳ chi tiết của từng đối tượng trong tài khoản Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ thêm mới đối tượng vào Danh mục ngay khi nhập số dư mà không cần quay trở về phần nhập danh mục
+ Tab Số liệu báo cáo tài chính:
Người dùng phải khai báo số liệu cho 4 báo cáo tài chính là Bảng cân đối kế toán, Thuyết minh báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, dưới đây là Bảng cân đối kế toán:
Nhận xét: Ở phần mềm Tony , phải vừa nhập số dư số đầu kỳ khi mới khởi tạo vừa phải nhập số dư cho từng danh mục tài khoản, vừa phải nhập số liệu ở các báo cáo trong mục báo cáo tài chính khi mới bắt đầu sử dụng phần mềm Ngoài ra, trong phần nhập liệu ở Bảng cân đối kế toán, phần mềm cũng không cho phép sử dụng dấu ngoặc đơn để ghi âm/ghi giảm với các tài khoản Dự phòng/Hao mòn lũy kế… mà phải ghi dấu trừ để ghi âm/ghi giảm
Tổ chức các phần hành và phân quyền sử dụng phần mềm cho các phần hành tương ứng
- Để tổ chức các phần hành và phân quyền thì đầu tiên ta tiến hành việc khai báo người dùng bằng cách chọn Quản trị → Quản lý người dùng
- Phần mềm sẽ hiển thị bảng như trên để ta có thể nhập thông tin về những người có thể sử dụng phần mềm
- Tại đây cho phép đặt mật khẩu cho người dùng cũng như khóa, không cho người dùng đó truy cập vào phần mềm => Giúp ngăn chặn khi phát hiện người không có quyền truy cập đăng nhập vào phần mềm
- Sau khi đặt mật khẩu thì khi đăng nhập ở lần tiếp theo, phần mềm sẽ yêu cầu nhập mật khẩu
- Khi nhập mật khẩu không đúng, màn hình sẽ báo sai mật khẩu và không cho phép truy cập vào phần mềm
Khai báo các phần hành kế toán
- Phần mềm cho phép thêm hoặc xóa, cũng như khóa các phần hành kế tóan
Gán các phần hành ( vai trò ) kế toán với các người dùng
Phân quyền cho các phần hành kế toán
- Nếu muốn xem nhật ký người dùng ta quay lại chọn mục Quản trị → Nhật ký người dùng , ở đây phần mềm hiện ra chi tiết nhật ký mà người dùng đã thực hiện Ở đây chúng ta có thể biết được người dùng nào truy cập vào hệ thống để làm gì và có thể xem theo nhiều thời gian khác nhau=> Nâng cao tính an toàn và bảo mật khi sử dụng phần mềm, đồng thời khi xảy ra sai sót, có thể truy ra người chịu trách nhiệm
Nhập các dữ liệu và nghiệp vụ theo các phần hành/chu trình
Chu trình mua hàng và thanh toán
Mua hàng chưa thanh toán
Ngay tại Bàn làm việc chính của phần mềm, ta có thể tiến hành các bước để nhập chứng từ cho các loại nghiệp vụ khác nhau:
Bước 1: Chọn loại chứng từ Sau đó, chọn nút Thêm , phần mềm sẽ tự động hiển thị màn hình để thêm mới chứng từ
Bước 2: Nhập các thông tin liên quan đến đơn hàng như Ngày ghi sổ, Ngày chứng từ,
Nhân viên, Người giao hàng và Nội dung Số phiếu sẽ được phần mềm đánh tự động
- Trong màn hình chứng từ chọn tab Định khoản, nhấn nút Thêm định khoản , cho phép người dùng nhập, xem các định khoản của chứng từ phát sinh
- Một chứng từ cho phép nhập nhiều định khoản => Ưu điểm: Các định khoản phải đúng với tên của chứng từ thì mới được chấp nhận, tránh được việc kê khai trùng chứng từ
Bước 3: Nhập Tài khoản đối ứng bên Nợ, nhập Đối tượng chi tiết tài khoản bên Nợ Phần mềm sẽ tự động hiển thị Số lượng hàng còn trong kho => Ưu điểm: Trực tiếp kiểm tra được số lượng hàng tồn kho
Bước 4: Nhập Tài khoản đối ứng bên Có, nhập Đối tượng chi tiết tài khoản bên Có Phần mềm sẽ tự động hiển thị Số dư đang nợ nhà cung cấp => Ưu điểm: Tra cứu được số dư đang nợ nhà cung cấp nhanh chóng
Bước 5: Nhập Số lượng và Đơn giá, phần mềm sẽ tự động tính giá trị ở phần Thành tiền số tiền trong bút toán Đối với những nghiệp vụ không có Số lượng và Đơn giá, nhập trực tiếp vào phần Thành tiền
- Khi đã chọn mức thuế suất thuế GTGT thì khi thêm dòng định khoản thuế 1331 thì phần mềm sẽ tự động tính thuế theo mức thuế suất đã khai và thêm vào cột diễn giải ⇒ Nhược điểm: Trong đó khi thực hiện mục khai thuế trên hệ thống này sẽ có khi quên định khoản do người sử dụng dễ lầm tưởng chi cần khai % thuế trên mục % GTGT thì hệ thống sẽ tự cập nhật Nhưng với phần mềm Tony thì bạn phải định khoản nghiệp vụ thuế nếu không hệ thống sẽ không tính thuế hàng hóa
- Sau khi nhập xong cột Thành tiền thì phần mềm sẽ tự động thêm vào cột Diễn giải với nội dung như mục Nội dung đã nhập ở phần Thông tin chung và tự động điền diễn giải phần thuế GTGT Đây cũng chính là nội dung của các diễn giải khi lên báo cáo => Ưu điểm: Người dùng không cần phải nhập thông tin diễn giải
Bước 6: Nhấn chuột phải để lựa chọn phân bổ chi phí mua hàng, chiết khấu thương mại
- Phân bổ chi phí mua hàng: Nhập Số tiền phân bổ, tài khoản bên Có, Loại tiền, Tài khoản ngân hàng tương ứng, Loại tiền tương ứng tại ngân hàng đó (Nếu tài khoản bên Có là TK
112) và bấm nút Thực hiện để tiến hành phân bổ chi phí mua hàng
Bước 7: Trong màn hình chứng từ chọn tab Hóa đơn cho phép người dùng nhập, xem, sửa hóa đơn Nhấn nút Thêm hóa đơn (F7) để thêm hóa đơn Sau đó, nhập chi tiết thông tin về trường hóa đơn, Ngày nhập, Ngày lập hóa đơn, Kí hiệu hóa đơn, Số hóa đơn Cuối cùng, Nhấn nút Lưu (F8) để lưu lại chứng từ vừa nhập=> Cho phép người dùng chỉnh sửa hóa đơn một cách dễ dàng
Bước 8: Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin về chứng từ và lưu lại thì có thể tiến hành bước xem và in chứng từ (Phiếu Nhập kho)
Bước 9: Sau khi Lưu các thông số được nhập, nghiệp vụ vừa nhập sẽ được hiển thị trên Danh mục nghiệp vụ trong tháng
Mua hàng thanh toán ngay
Tương tự như mua hàng chưa thanh toán Ngay tại Bàn làm việc chính của phần mềm, ta có thể tiến hành các bước để nhập chứng từ cho các loại nghiệp vụ khác nhau:
Bước 1: Chọn loại chứng từ Sau đó, chọn nút Thêm ,phần mềm sẽ tự động hiển thị màn hình để thêm mới chứng từ
Bước 2: Nhập các thông tin liên quan đến đơn hàng như Ngày ghi sổ, Ngày chứng từ, Nhân viên, Người giao hàng và Nội dung Số phiếu sẽ được phần mềm đánh tự động Trong màn hình chứng từ chọn tab Định khoản, nhấn nút Thêm định khoản, cho phép người dùng nhập, xem các định khoản của chứng từ phát sinh
Bước 3: Tiến hành nhập Tài khoản bên Nợ, Đối tượng bên Nợ Khi nhập hoặc click chuột vào Đối tượng bên Nợ (ở trường Hàng hóa ), phần mềm sẽ tự động hiển thị ở bên dưới Số lượng nguyên vật liệu còn trong kho để người dùng biết
Bước 4: Nhập Tài khoản bên Có, Đối tượng bên Có Khi nhập hoặc click chuột vào phần
Tài khoản bên Có, phần mềm sẽ tự động hiển thị ở bên dưới Số tiền hiện còn trong ngân hàng là bao nhiêu
Bước 5: Tiến hành nhập Giá trị (bao gồm trường Số lượng, Đơn giá, phần mềm sẽ tự động điền trường Thành tiền, hoặc người dùng nhập thủ công trường Thành tiền nếu không có thông tin về Đơn giá và Số lượng) và Diễn giải (Nội dung đã nhập ở phần Thông tin chung Đây cũng chính là nội dung của các diễn giải khi lên báo cáo )
- Khi đã chọn mức thuế suất thuế GTGT thì khi thêm dòng định khoản 1331 thì phần mềm sẽ tự động tính thuế theo mức thuế suất đã khai và thêm vào cột diễn giải
Sau khi nhập mục Thành tiền, phần mềm sẽ tự động so sánh đối chiếu với Số tiền còn trong quỹ, nếu trường hợp Số tiền ở mục Thành tiền lớn hơn Số tiền còn lại trong quỹ, phần mềm sẽ tiến hành đưa ra cảnh báo đến người dùng: “Tồn quỹ âm” ⇒Ưu điểm: Sẽ biết được số tiền còn trong quỹ có thể đủ để chi trả hay không Vì nếu thành tiền lớn hơn tiền còn trong quỹ thì sẽ xuất hiện cảnh báo Tồn quỹ âm
Bước 6: Tương tự như mua hàng thanh toán sau thì người dùng có thể lựa chọn phân bổ chi phí mua hàng( nếu có )
Bước 7: Trong màn hình chứng từ chọn tab Hóa đơn cho phép người dùng nhập, xem, sửa hóa đơn Nhấn nút Thêm hóa đơn (F6) để thêm hóa đơn
Nhập chi tiết thông tin về trường Hóa đơn, Ngày nhập, Ngày lập hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn Sau đó, nhấn nút Lưu (F8) để lưu lại chứng từ vừa nhập
Chu trình bán hàng và thu tiền
Vd: Ngày 7/10, Công ty xuất bán 500 bộ bàn ghế cafe 2 chỗ, giá vốn 2.000.000 đồng/bộ, với giá 2.500.000/ bộ, thuế GTGT 10% cho Công ty TNHH Kiến trúc và Xây dựng X5 Khách hàng chưa thanh toán
Thiết lập xuất kho tự động
- Trước khi thực hiện nhập nghiệp vụ trên hệ thống chúng ta sẽ thiết lập việc xuất kho tự động sau khi ghi nhận doanh thu bán hàng
- Chọn Công cụ → Thiết lập tự động xuất kho giá vốn
- Ở đây phần mềm cho phép người dùng thiết lập cũng như chọn tài khoản doanh thu, giá vốn và hàng hóa để tiến hành xuất kho tự động
Chu trình thực hiện trên phần mềm
Bước 1: Khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh ta vào phân hệ kế toán bán hàng và dịch vụ
→ Doanh thu bán thành phẩm để ghi nhận doanh thu Tiếp theo, chọn Thêm hoặc bấm phím F6 để tạo nghiệp vụ phát sinh Sau đó sẽ xuất hiện cửa sổ để khai báo nghiệp vụ
Bước 2: Khai báo các thông tin ban đầu liên quan đến việc bán hàng như ngày ghi sổ, ngày chứng từ, số phiếu, nội dung chứng từ Số phiếu sẽ được phần mềm đánh số tự động
Bước 3 : Nhập các tài khoản đối ứng bên Nợ, nhập Đối tượng chi tiết tài khoản bên Nợ
Phần mềm sẽ tự động hiện số dư mà khách hàng đang nợ công ty => Ưu điểm: Tra cứu được khách hàng đang nợ công ty bao nhiêu 1 cách nhanh chóng
Bước 4: Nhập Tài khoản đối ứng bên Có, nhập Đối tượng chi tiết tài khoản bên Có Phần mềm sẽ tự động hiển thị số lượng thành phẩm còn trong kho => Ưu điểm: Giúp người dùng biết được trực tiếp số lượng thành phẩm, từ đó không xuất bán vượt quá số còn trong kho
Bước 5: Nhập Số lượng và Đơn giá, phần mềm sẽ tự động tính giá trị ở phần Thành tiền số tiền dựa trên số lượng và đơn giá đã kê khai Đối với những nghiệp vụ không có Số lượng và Đơn giá, nhập trực tiếp vào phần Thành tiền
Sau khi nhập % thuế GTGT thì tiến hành định khoản thuế 1331 thì phần mềm sẽ tự động tính thuế theo mức thuế suất đã khai
⇒ Nhược điểm: Trong đó khi thực hiện mục khai thuế trên hệ thống này sẽ có khi quên định khoản do người sử dụng dễ lầm tưởng chi cần khai % thuế trên mục % GTGT thì hệ thống sẽ tự cập nhật Nhưng với phần mềm Tony thì bạn phải định khoản nghiệp vụ thuế nếu không hệ thống sẽ không tính thuế hàng hóa
Bước 6 : Sau khi thực hiện các định khoản ta sang mục hóa đơn để thực hiện khai báo các thông tin về hóa đơn và nhấn Lưu
- Sau khi nhấn Lưu thì hệ thống sẽ tự động thực hiện xuất kho tự động và thông báo cho người dùng biết chứng từ đã được ghi sổ Như vậy kế toán kho sẽ có thể thực hiện kiểm tra hóa đơn xuất kho khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra để dễ theo dõi và quản lý biến động hàng tồn kho
Bước 7: Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin về chứng từ và lưu lại thì có thể tiến hành bước xem và in chứng từ (hóa đơn bán hàng)
Bước 8: Sau khi Lưu các thông số được nhập, nghiệp vụ vừa nhập sẽ được hiển thị trên Danh mục nghiệp vụ trong tháng
Kiểm tra phiếu xuất kho:
- Kế toán bán hàng để kiểm tra phiếu xuất kho thì vào phân hệ Kế toán quản lý kho →
Xuất bán hàng thành phẩm
Giao diện sẽ xuất hiện các thông tin liên quan đến xuất bán từ chứng từ gốc DTP-0001 như đã ghi nhận doanh thu ở trên Người dùng có thể tiến hành xem hoặc in phiếu xuất kho ( nếu cần )
=> Ở phần này có 1 ưu điểm đó chính là: Nếu xuất bán vượt quá số lượng thành phẩm còn trong kho thì phần mềm sẽ xuất hiện cảnh báo cho người dùng biết
Kiểm tra tờ khai Thuế GTGT Để kiểm tra xem các hóa đơn bán hàng và mua hàng đã được nhập đầy đủ chưa thì có thể vào mục Báo cáo → Báo cáo Thuế → Tờ khai Thuế GTGT
- Giao diện sẽ xuất hiện tờ khai thuế GTGT Tại đây có thể theo dõi tất cả các khoản mục thuế GTGT đã được ghi nhận trong doanh nghiệp
- Chọn Bảng kê hóa đơn bán ra Tại đây có thể kiểm tra Thuế GTGT của các hóa đơn bán hàng
- Chọn mục Chứng từ có thuế GTGT mà không có hóa đơn Tại giao diện này có thể phát hiện các nghiệp vụ đã định khoản nhưng chưa được cập nhật hóa đơn trong chu trình bán hàng cũng như mua hàng
⇒ Ưu điểm: Điều này giúp kế toán dễ phát hiện các hóa đơn bị bỏ sót trong quá trình cập nhật thông tin bán hàng.
Cách thức kết chuyển dữ liệu tự động trên các tài khoản để xác định kết quả kinh doanh vào cuối kỳ kế toán
- Để kết chuyển ta vào mục Công cụ => Tổng hợp số liệu
- Tại cửa sổ tiếp theo có các tùy chọn người dùng có thể lựa chọn để Tổng hợp số liệu => Ưu điểm: Phần mềm thiết lập tất cả các bút toán điều chỉnh cuối kỳ để người dùng có thể lựa chọn
- Tại cửa sổ kết chuyển tài khoản, chức năng này cho phép định nghĩa các bút toán tự động kết chuyển vào cuối kỳ kế toán, như kết chuyển chi phí, phân bổ chi phí, kết chuyển doanh thu, kết chuyển chi phí dở dang, kết chuyển lãi lỗ,
- Phần mềm cho người dùng biết được các tài khoản nguồn ( các tài khoản chuyển số liệu ) và tài khoản đích là tài khoản kết thúc việc kết chuyển, tài khoản nhận số liệu Ví dụ như tài khoản nguồn như 621,622,627 sẽ được kết chuyển sang tài khoản đích là 154, các tài khoản nguồn về doanh thu như 511 sẽ được kết chuyển sang 911 Và ưu điểm là người dùng có thể chỉnh sửa tài khoản đích tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp
- Thêm vào đó ,phần mềm thiết lập thứ tự thực hiện các bút toán kết chuyển theo thứ tự tăng dần Bằng cách đặt thứ tự thực hiện tại tài khoản nguồn, bút toán có số thứ tự nhỏ sẽ thực hiện kết chuyển trước Ví dụ: phải thực hiện kết chuyển từ tài khoản chi phí, doanh thu trước khi kết chuyển lãi lỗ 911 qua 421
+ Phần mềm tự động điền mỗi mã tài khoản cách nhau 5 đơn vị để người dùng có thể tùy ý thêm các bút toán vào nếu cần và tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, tuy nhiên cần tuân thủ nguyên tắc thực hiện theo thứ tự tăng dần
+ Phần mềm cho phép sự can thiệp của người dùng vào việc lựa chọn các loại kết chuyển :Kết chuyển bình thường, không thực hiện, theo phát sinh của tài khoản và có thể điều chỉnh mức % kết chuyển
= > Tính năng kết chuyển và các bút toán điều chỉnh cuối kỳ của phần mềm không phải là tự động hoàn toàn, mà vẫn cho phép sự can thiệp của người dùng để chỉnh sửa Điều này là rất tốt so với việc phần mềm kết chuyển tự động hoàn toàn Vì trong một số trường hợp về chi phí, người dùng cần lập thêm bút toán kết chuyển, phân bổ vào chi phí trả trước ,thì bắt buộc phải chèn thêm để phân bổ dần
- Sau khi chọn chức năng này phần mềm sẽ tự động thực hiện kết chuyển tài khoản như đã định nghĩa Xem các bút toán tự động này tại phân hệ Kế toán tự động > Bút toán kết chuyển
Nhận xét :Tuy nhiên việc kết chuyển tự động này vẫn chưa chính xác, còn sai sót như: việc kết chuyển các nghiệp vụ liên quan đến Các khoản giảm trừ doanh thu Ví dụ doanh thu của việc bán hàng dưới đây là là 440.000.000, khoản giảm trừ doanh thu ( cụ thể là hàng bán bị trả lại) là 110.000.000 đồng Thông thường, đến cuối kì, cần phải thực hiện bút toán kết chuyển như sau:
Tuy nhiên, phần mềm lại thực hiện kết chuyển tự động như sau:
Phần mềm tự động kết chuyển như cách ở trên tuy không ảnh hưởng đến số dư các tài khoản và số liệu được trình bày trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho các khoản mục “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” và “Các khoản giảm trừ doanh thu” là đúng Mặc dù vậy việc này lại làm thay đổi số phát sinh của tài khoản 511 và 911, làm cho số phát sinh của tài khoản 511 tăng lên, và số phát sinh nợ tài khoản 911 tăng lên => gây ảnh hưởng đến việc đối chiếu số liệu trên 2 tài khoản này
Cách thức xử lý bút toán trùng của phần mềm kế toán mà nhóm đang sử dụng
Bút toán trùng
- Đây là một vấn đề thường gặp khi một nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan một hoặc nhiều chứng từ kế toán kèm theo, mà các chứng từ này được theo dõi ở 2 phần hành kế toán khác nhau do đó dẫn đến việc bị trùng lặp thông tin nếu những chứng từ này đều được hạch toán vào hệ thống Từ đó tạo ra bút toán trùng trong hệ thống
- Các nghiệp vụ kinh tế có thể dẫn đến bút toán trùng
+ Nộp tiền từ quỹ vào tài khoản ngân hàng → Phiếu chi và Giấy báo có của Ngân hàng
+ Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ → Phiếu thu và Giấy báo nợ của Ngân hàng + Chuyển tiền giữa hai ngân hàng → Giấy báo nợ và Giấy báo có của Ngân hàng + Mua bán ngoại tệ → Phiếu thu/chi tiền ngoại tệ và phiếu chi/thu tiền Việt Nam + Mua hàng hóa, vật tư trả tiền ngay → Phiếu nhập kho và Phiếu chi/Giấy báo nợ + Bán hàng hóa, thành phẩm, vật tư thu tiền ngay → Hóa đơn bán hàng và Phiếu thu/Giấy báo có
+ Thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hóa, vật tư → Phiếu nhập kho và Giấy thanh toán
- Khi một nghiệp vụ kế toán có 2 chứng từ trở lên như đã trình bày ở trên, và có thể liên quan đến 2 phần hành khác nhau (do nhân viên kế toán từ các phân hệ khác nhau theo dõi), cần phải có các biện pháp để tránh việc nhập trùng lặp nghiệp vụ, dẫn đến số phát sinh của các tài khoản bị tăng lên gấp đôi Các biện pháp này còn được gọi là khử trùng
+ Phương án 1: Chỉ cập nhật vào phần mềm một trong hai loại chứng từ Đây là phương án thụ động nhất, theo đó kế toán trưởng nhận biết các cặp chứng từ trùng và phân công cụ thể cho từng kế toán phần hành trong việc nhập chứng từ
+ Phương án 2: Cập nhật vào phần mềm cả hai chứng từ, nhưng chỉ định khoản trên một chứng từ
Một số phần mềm cho phép kế toán trưởng quy định và phân công cụ thể cho các kế toán phần hành trong việc chọn (bằng cách “tick” vào một nút trên màn hình nhập liệu) có cập nhật hay không các định khoản tổng hợp Trong trường hợp chứng từ được chọn cập nhật định khoản, ngoài việc cập nhật các nội dung vào tập tin chi tiết những thông tin về định khoản tổng hợp sẽ được cập nhật vào “kho thông tin chung” phục vụ công tác hạch toán tổng hợp
+ Phương án 3: Chỉ cập nhật vào phần mềm một trong hai loại chứng từ, phần mềm sẽ tự động tạo ra chứng từ còn lại
Một số phần mềm quy định một trong hai loại chứng từ buộc phải được định khoản, cập nhật vào “kho thông tin chung” và các tập tin chi tiết Đồng thời phần mềm sẽ tự động tạo ra chứng từ còn lại và nội dung của chứng từ này chỉ được cập nhật vào tập tin chi tiết liên quan
+ Phương án 4: Sử dụng tài khoản trung gian
Phương án này thường được sử dụng phổ biến nhất, áp dụng trong trường hợp việc mua bán được thanh toán ngay nhưng kế toán vẫn sử dụng tài khoản trung gian là các tài khoản thanh toán (131,331) để loại bỏ bút toán trùng Nói cách khác, mặc dù việc mua bán là thanh toán ngay nhưng hạch toán tổng hợp và định khoản như trường hợp mua bán trả chậm
+ Phương án 5: Sử dụng kết hợp các phương án trên
Tùy thuộc và trình độ và sự am hiểu của sử dụng phần mềm kế toán, cùng với việc khai thác thiết kế của phần mềm trong việc xử lý các bút toán trùng, có thể kết hợp sử dụng linh hoạt các phương pháp trên để đạt được mục đích là loại bỏ hoàn toàn các bút toán trùng lặp trong hạch toán tổng hợp.
Phương pháp ưu tiên nhập chứng từ
- Vd1: Khi thực hiện nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
+ Nghiệp vụ trên sẽ phát sinh 2 chứng từ là phiếu thu (PT) và giấy báo nợ (GBNO)
Có thể thấy được trên Sổ Cái TK 111, 112 và Sổ Nhật ký chung đã phát sinh thông tin bị trùng khi kế toán tiền mặt nhập thông tin từ Phiếu thu và kế toán tiền gửi ngân hàng nhập thông tin từ Giấy báo nợ
+ Ta có thể thấy được, việc bị trùng lặp thông tin này đã gây ra một vấn đề lớn là một nghiệp vụ được ghi sổ 2 lần và giảm tiền gửi ngân hàng 2 lần và tăng tiền mặt 2 lần với số tiền là 60.000.000đ Trong khi thực tế nghiệp vụ này chỉ thực hiện 1 lần và làm giảm TK
Vd2: Khi thực hiện nghiệp vụ nhập hàng trả tiền ngay :
Ngày 3/10/N, nhập kho 500 mét khối gỗ thông của Công ty TNHH gỗ Phương Đông, đơn giá 4.500.000 đồng/mét khối, thuế GTGT 10%, đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
+ Nghiệp vụ trên sẽ phát sinh 2 chứng từ đó là phiếu nhập kho và giấy báo nợ Có thể thấy được trên Sổ Nhật ký chung đã phát sinh thông tin bị trùng khi kế toán vật tư nhập thông tin từ phiếu nhập kho và kế toán tiền gửi ngân hàng nhập thông tin từ giấy báo nợ
+ Phần mềm TONY không phải phần mềm tự động khử trùng vì vậy đơn vị sử dụng phần mềm phải thực hiện bút toán khử trùng bằng thủ công thông qua con người
+ Vậy nên nếu người dùng phần mềm TONY không thực hiện khử trùng thì sẽ dẫn đến sai lệch trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp Ngoài ra, có thể làm thất thoát tài sản của đơn vị nếu kế toán của đơn vị lợi dụng yếu tố bút toán trùng để trục lợi cá nhân Thế nên, khi thực hiện phần mềm TONY nên có phương pháp để thực hiện bút toán khử trùng một cách an toàn và hạn chế các sai sót và sai phạm xảy ra
- Phương pháp phần mềm sử dụng để loại bỏ trùng
Phần mềm TONY không thực hiện bút toán khử trùng nên phương án được lựa chọn để xử lý là phương án thứ 1: chỉ cập nhật một trong hai loại chứng từ theo thứ tự ưu tiên Cụ thể là phần mềm quy định thứ tự ưu tiên khi nhập các chứng từ sau:
+ Kế toán tiền mặt sẽ được ưu tiên cao nhất có nghĩa là trong bất cứ trường hợp nào liên quan đến tiền mặt
+ Kế toán tiền gửi sẽ được ưu tiên thứ hai trong trường hợp liên quan đến tiền gửi Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ Trường hợp chuyển tiền giữa
2 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu)
+ Tương tự các trường hợp còn lại theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống theo trình tự sắp xếp của phân hệ kế toán trong phần mềm:
- Ví dụ: Khi mua vật tư hàng hóa bằng tiền mặt, Kế toán Tiền mặt sẽ nhập thông tin vào phiếu chi Vì phần mềm chỉ có một màn hình chung cho tất cả các chứng từ nên kế toán tiền mặt cũng đã nhập tất cả thông tin mà kế toán vật tư hàng hóa phải theo dõi như thông tin phục vụ cho việc quản lý kho hàng, vật tư Do đó, kế toán vật tự không phải nhập chứng từ nhưng vẫn theo dõi được thông tin quản lý vật tư, hàng hóa => vấn đề trùng chứng từ không xảy ra
Dưới đây là bảng chỉ dẫn cách sử dụng màn hình nhập chứng từ:
Tên chứng từ Kí hiệu Cách sử dụng
Phiếu chi PC Dùng cho các nghiệp vụ chi quỹ tiền mặt
Phiếu thu PT Dùng cho các nghiệp vụ thu quỹ tiền mặt
Dùng để hạch toán các khoản chi qua các tài khoản tiền gửi ngân hàng trừ nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
Dùng để hạch toán các khoản thu qua các tài khoản tiền gửi ngân hàng trừ nghiệp vụ chi tiền mặt gửi tiền vào tài khoản ngân hàng
Dùng cho các nghiệp vụ vay tiền không thu về tiền mặt hay tiền gửi ví dụ như dùng trực tiếp khoản tiền vay trả nợ nhà cung cấp hay nghiệp vụ vay bằng hiện vật
Dùng cho các nghiệp vụ trả tiền vay không bằng tiền mặt hay tiền gửi ví dụ như trả khoản vay bằng hiện vật, hàng hóa
4 Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu bán hàng hóa DTHH
Dùng cho các nghiệp vụ bán hàng hóa không thu tiền ngay (tiền mặt hay tiền gửi) Tự động xuất kho hàng hóa
Doanh thu bán thành phẩm DTTP
Dùng cho các nghiệp vụ bán thành phẩm không thu tiền ngay (tiền mặt hay tiền gửi) Tự động xuất kho thành phẩm
Doanh thu dịch vụ DTDV Dùng cho các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ không thu tiền ngay ( tiền mặt hay tiền gửi)
Dùng cho các nghiệp vụ phản ánh doanh thu hoạt động tài chính hay thu nhập khác ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nhưng không thu được bằng tiền (tiền mặt hay tiền gửi)
5 Kế toán quản lý kho
Nhập kho NK Dùng cho các nghiệp vụ nhập điều chỉnh hàng tồn kho
Nhập nguyên vật liệu NNVL Dùng cho nghiệp vụ mua nguyên vật liệu 152 trả chậm, hạch toán qua công nợ phải trả người bán
Nhập công cụ dụng cụ NCCDC Dùng cho nghiệp vụ mua vật tư 153 trả chậm, hạch toán qua công nợ phải trả người bán
Nhập hàng thương mại NHTM Dùng cho các nghiệp vụ mua hàng hóa 156 trả chậm, hạch toán qua công nợ phải trả người bán
Nhập thành phẩm NTP Dùng để nhập kho thành phẩm (Ghi Nợ TK 155) Chỉ nhập số lượng, còn giá trị do phần mềm tự động tính
Nhập hàng bị trả lại NHBTL
Dùng cho nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại Hạch toán ghi giảm công nợ, giảm doanh thu và điều chỉnh thuế đầu ra
Xuất kho XK Dùng cho các nghiệp vụ xuất hàng tồn kho theo kiểm kê
Xuất nguyên vật liệu XNVL Dùng cho các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất, đưa vào sử dụng 152, 153
Xuất công cụ dụng cụ XCCDC Dùng cho các nghiệp vụ xuất vật tư, công cụ dụng cụ
Xuất bán hàng thương mại XHBTM
Dùng cho các nghiệp vụ bán hàng thương mại 156 (ghi nhận giá vốn), thường do phần mềm tự động thực hiện khi nhập bút toán ghi nhận doanh thu
Xuất bán hàng thành phẩm XBHTP
Dùng cho các nghiệp vụ xuất bán thành phẩm 155 (ghi nhận giá vốn); thường do phần mềm tự động thực hiện khi nhập bút toán ghi nhận doanh thu
Dùng cho các nghiệp vụ điều chuyển vật tư, hàng hóa, thành phẩm giữa các kho với nhau: xuất chuyển kho nội bộ, xuất hàng gửi bán đại lý Điều chỉnh tồn kho DCTK Dùng cho các nghiệp vụ điều chỉnh tồn kho khi kiểm kê lại kho phát hiện thừa hay thiếu vật tư hàng hóa
Dùng cho các ngiệp vụ phản ánh tăng tài sản cố định mà không do chi tiền mặt, tiền gửi hay tiền vay Ví dụ như tăng tài sản do cấp trên cấp vốn bằng tài sản, chưa trả tiền cho người bán
Dùng cho các nghiệp vụ phản ánh giảm tài sản cố định nhưng không làm tăng quỹ tiền mặt hay tiền gửi Ví dụ như phản ánh tài sản giảm khi thanh lý, nhượng bán hay chuyển tài sản đi đầu tư góp vốn liên doanh, liên kết Điều chỉnh nguyên giá TSCĐ DCTS
Dùng cho các nghiệp vụ điều chỉnh nguyên giá ví dụ như điều chỉnh tăng sau khi sửa chữa lớn làm tăng nguyên giá của tài sản
Khấu hao tài sản KHTS Dùng cho các nghiệp vụ trích khấu hao đặc biệt như khấu hao tài sản theo mùa vụ, khấu hao tài sản khi phát
46 hiện thừa tài sản dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh
Kế toán tiền lương KTTL Hạch toán vào chi phí các khoản lương và các khoản trích theo lương công ty nộp
Chuyển đổi công nợ CDCN Dùng cho các nghiệp vụ chuyển đổi công nợ
Bút toán tổng hợp BTTH Dùng cho các nghiệp vụ tổng hợp, các bút toán điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm thuế GTGT
Bút toán khác BTK Dùng cho các nghiệp vụ không nằm trong các nghiệp vụ trên
Dùng cho các nghiệp vụ trích khấu hao, phân bổ chi phí trả trước, các bút toán kết chuyển cuối kì, bút toán phân bổ do phần mềm tự động thực hiện
Ưu, nhược điểm của phương pháp mà phần mềm sử dụng
+ Loại bỏ nhu cầu cả bộ phận kế toán phải nhập giao dịch vào hệ thống, giảm gánh nặng nhập dữ liệu cũng như lượng dữ liệu lưu vào phần mềm
+ Nếu phương thức xử lý thông qua tài khoản trung gian làm sai lệch bản chất của giao dịch và không thể hiện giao dịch thanh toán ngay lập tức và giao dịch mua/bán tín dụng thì tùy chọn này giúp phân biệt các giao dịch này là hoạt động thanh toán ngay và hoạt động mua/bán tín dụng
+ Phần mềm không hỗ trợ tính năng nào để tự động loại bỏ bút toán trùng, mà người sử dụng phải tự xử lý, do đó, phương pháp này có tính chủ động thấp nhất
+ Nếu không có sự phân công rõ ràng và ưu tiên trong việc nhập nghiệp vụ, có thể dẫn đến sự đùn đẩy và chịu trách nhiệm không rõ ràng giữa các kế toán
+ Người nhập dữ liệu có thể quên nhập chứng từ khi đã được phân phân công dẫn đến rủi ro sai sót thiếu chứng từ, hoặc mất chứng từ
+ Tất cả các chứng từ liên quan giao dịch đã xảy ra không được cập nhật vào phần mềm, làm giảm tính hiệu quả của quản lý chứng từ trong phần mềm Điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và có thể không duy trì sự liên tục trong số chứng từ
+ Không thể so sánh và đối chiếu dữ liệu giữa các phần hành với nhau, tăng nguy cơ sai sót và vi phạm
+ Nguy cơ lẫn lộn và nhập sót dễ xảy ra vì các kế toán phải nhớ và phân biệt rõ ràng giữa các trường hợp được nhập và không được nhập.
Các công thức in báo cáo tài chính
Theo số dư tài khoản
+ Số liệu trên báo cáo được lấy từ số dư bên Nợ/Có của tài khoản chọn
+ Cách này thường dùng ở Bảng cân đối kế toán
Ví dụ: Khoản mục tiền trên Bảng cân đối kế toán sẽ là tổng Số dư bên Nợ cuối kỳ của ba tài khoản 111, 112 và 113
=> Ưu điểm: Phần mềm có độ mở rộng vì khi nhóm tiến hành khai báo thêm 1 tài khoản nữa là 114 ( tiền bitcoin ) thì phần mềm vẫn cho phép khai báo thêm tài khoản và cho phép đưa tài khoản vào khi tiến hành điều chỉnh các công thức in báo cáo tài chính
- Hay khoản mục vay và nợ ngắn hạn sẽ là tổng số dư bên Có cuối kỳ của 2 tài khoản 311 và 315
+ Các lựa chọn “theo đối tượng” là một ưu điểm của phần mềm, vì việc thiết lập các công thức số dư tài khoản theo đối tượng đã giúp tách biệt khoản mục “Phải thu của khách hàng” và “người mua trả tiền trước” mà không cần dùng số dư bù trừ của tài khoản 131.Cũng như tách biệt “Trả trước cho người bán ngắn hạn”, “Phải trả người bán ” mà không sử dụng số dư bù trừ tài khoản 331 Nhờ bị sai sót trong việc sử dụng số dư bù trừ
Và khi trình bày lên bảng cân đối tài khoản: trích khoản mục PTKH và PTNB
Khi trình bày lên bảng cân đối kế toán
Nhận xét về cách trình bày các khoản mục lưỡng tính này trên BCĐKT
- Trong BCĐKT khoản mục Phải thu khách hàng: số liệu được trích ra từ số dư cuối kỳ Nợ của TK 131 và được trình bày ở phần các khoản phải thu ngắn hạn
- Trong khi đó ,trên BCĐKT khoản mục Người mua trả tiền trước : số liệu được trích từ số dư cuối kỳ bên Có của TK 131 và được trình bày ở phần nợ phải trả ngắn hạn
- Trong BCĐKT khoản mục Phải trả cho người bán: số liệu được trích từ số dư cuối kỳ bên Có của TK 331 và được trình bày ở phần nợ phải trả ngắn hạn
- Trong BCĐKT khoản mục Trả trước cho người bán: số liệu được trích từ số dư bên
Nợ cuối kỳ của TK 331 trên và được trình bày ở phần khoản phải thu ngắn hạn
➔ Như vậy ta có thể thấy đối với các loại tài khoản lưỡng tính như 131 và 311 số dư của bên nợ và bên có đều được trình bày tách riêng ra thành 2 khoản mục để người xem BCTC có thể dễ dàng theo dõi trong các tài khoản này Vì đây là hai tài khoản quan trọng để giúp người dùng BCTC phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Theo số phát sinh tài khoản
- Số liệu trên báo cáo được lấy từ số phát sinh bên Nợ/ Có của tài khoản chọn
- Đây là cách ít được áp dụng nhất, cách này chỉ được sử dụng ở một số khoản mục ở Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Ví dụ: Một ví dụ có thể được nhắc tới là khoản mục “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, số liệu được lấy từ số phát sinh bên nợ/có của Tài khoản 511 và số phát sinh bên nợ/có TK 512.
Theo số phát sinh cặp tài khoản
- Số liệu được lấy từ số kết chuyển của cặp tài khoản được chọn
- Thường được sử dụng nhiều nhất ở Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bởi nó được sử dụng để tổng hợp số phát sinh của các cặp tài khoản có sự xuất hiện của tài khoản 111, 112 và 113
Ví dụ: Số liệu được trình bày ở mục “Tiền chi trả cho người lao động” trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ chính là tổng số phát sinh của 3 cặp tài khoản, với các tài khoản bên Nợ là tài khoản 334 , lần lượt đối ứng với các tài khoản bên Có là tài khoản 111, 112 và 113.
Theo công thức
- Số liệu được lấy theo công thức người dùng thiết lập
- Đây là cách được sử dụng nhiều nhất ở báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, các số liệu liệu được tổng hợp được lấy từ trên chính các khoản mục trong báo cáo hoạt động kinh doanh
Tùy theo mỗi báo cáo hay đặc trưng của từng chỉ tiêu để người dùng có thể thiết lập báo cáo tài chính đúng với chuẩn mực kế toán và phù hợp với đặc thù doanh nghiệp mình + Ví dụ như ở mục “Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh” trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, phần công thức thiết lập là:
(+) Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (KQHĐKD-05)
(+) Doanh thu hoạt động tài chính (KQHĐKD-06)
(-) Chi phí tài chính (KQHĐKD-07)
(-) Chi phí bán hàng (KQHĐKD-08)
(-) Chi phí quản lý doanh nghiệp (KQHĐKD-09)
Phần mềm còn 1 nhược điểm nữa đó là không thể xem số dư các tài khoản theo thời gian thực ngay tại lúc muốn xem, chỉ có thể xem số dư tại 1 ngày cụ thể, theo các khoảng thời gian như tháng, quý ,năm….
In các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết (theo hình thức kế toán đã lựa chọn), Bảng cân đối tài khoản (Bảng cân đối số phát sinh) Đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết tương ứng
In sổ nhật kí chung
In các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết
- Ở đây, để đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết tương ứng, nhóm chọn 3 tài khoản đặc trưng đó là 131,331 và 155
6.3.1 Sổ tổng hợp và sổ chi tiết tài khoản 131:
● Sổ chi tiết thanh toán với người mua - 131: Doanh nghiệp tư nhân Đặc sản Bảo Nam
● Sổ chi tiết thanh toán với người mua - 131: Công ty TNHH Thương Mại Hữu Nghị Land
● Sổ chi tiết thanh toán với người mua - 131: Phạm Thị Chi
● Sổ chi tiết thanh toán với người mua - 131: Công ty TNHH Kiến Trúc và Xây Dựng X5
- Bảng cân đối số phát sinh TK 131:
=> Số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết tài khoản 131 trùng khớp nhau và được tính toán chính xác
6.3.2 Sổ tổng hợp và sổ chi tiết tài khoản 331:
● Sổ chi tiết thanh toán với người mua - 331:Công ty cung cấp gỗ Phương Đông
● Sổ chi tiết thanh toán với người mua - 331:Công ty TNHH khoa học công nghệ
● Sổ chi tiết thanh toán với người mua - 331:Công ty cổ phần sản xuất bu lông Quang Thái
- Bảng cân đối số phát sinh TK 331:
=> Số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết tài khoản 331 là hoàn toàn trùng khớp nhau và được tính toán chính xác
6.3.3 Sổ tổng hợp và sổ chi tiết tài khoản 155:
● Sổ chi tiết Thành phẩm - 155: Bộ bàn ghế cafe 2 chỗ
● Sổ chi tiết Thành phẩm - 155: Bộ bàn ghế cafe 4 chỗ
● Sổ chi tiết Thành phẩm - 155: Bộ bàn ghế cafe 6 chỗ
● Sổ chi tiết Thành phẩm - 155: Bộ bàn ghế đào tạo 1 chỗ
● Sổ chi tiết Thành phẩm - 155: Bộ bàn ghế đào tạo 2 chỗ
● Sổ chi tiết Thành phẩm - 155: Bộ bàn ghế văn phòng 1 chỗ
● Sổ chi tiết Thành phẩm - 155: Bộ bàn ghế văn phòng 2 chỗ
● Sổ chi tiết Thành phẩm - 155: Bộ bàn ghế văn phòng 4 chỗ
- Sổ tổng hợp chi tiết thành phẩm
6.3.4 Một số sổ kế toán tổng hợp khác:
Sổ cái TK 111 - Tiền mặt
Sổ cái TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Sổ cái TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm
Sổ cái TK 632 – Giá vốn hàng bán
Sổ cái TK 152 – Nguyên vật liệu
Tìm hiểu các báo cáo phục vụ yêu cầu quản lý của phần mềm kế toán đang sử dụng
Bên cạnh những sổ sách, báo cáo được hướng dẫn theo quyết định 15 của bộ tài chính (vì nhóm đang sử dụng phiên bản cũ ) thì phần mềm còn có các loại sổ sách khác như :bảng kê doanh số bán hàng theo khách hàng, bảng tổng hợp lãi lỗ, => hữu ích cho nhà quản lý
Bảng kê doanh số bán hàng theo khách hàng
Bảng kê chênh lệch giá vốn và giá bán
Sổ theo dõi thuế GTGT (mẫu quản trị )
Sổ chi tiết bán hàng
Bảng kê nhập xuất tồn theo nhóm hàng ( đơn giá bình quân)
Bảng kê nhập xuất tồn
In các báo cáo tài chính Xác định mối liên hệ về số liệu giữa số sách kế toán và báo cáo tài chính
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
=> Mục Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp KHÔNG trùng khớp
- Số liệu mục này trong BCKQHĐKD không trùng khớp với bên bảng cân đối kế toán
- Giải thích cho việc này vì trên BCKQHĐKD chỉ trình bày số liệu lợi nhuận sau thuế tại trong kỳ này Ngược lại, mức lợi nhuận sau thuế chưa phân phối trên BCĐKT được trích ra hoàn toàn từ bảng cân đối tài khoản tại TK 421 có cộng với số dư của kỳ trước
