Các Cuộc Họp Nhóm Qua Mạng Không Mang Lại Kết Quả Cao

Kết quả hiện tại Trang 3 HOÀN CẢNH BackgroundNhóm 8, lớp ZTV4 đang có 2 vấn đề giải quyết cuộc họp nhóm qua mạng.. Hoạt động Thời điểm Mục tiêu chính Đánh giá tham gia bài tập nhóm qua

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ :

Các cuộc họp nhóm qua mạng không mang lại kết quả cao

NỘI DUNG

1 Hoàn cảnh

2 Kết quả hiện tại

3 Phân tích nguyên nhân

4 Mục tiêu

5 Giải pháp

6 Kế hoạch

7 Kết quả

8 Chuẩn hóa mở rộng

HOÀN CẢNH (Background)

Nhóm 8, lớp ZTV4 đang có 2 vấn đề giải quyết cuộc họp nhóm qua mạng

Đánh giá tham gia bài

tập nhóm qua mạng

facebook

Khi đóng góp bài tập nhóm (đối với môn nhóm được giao bài tập)

Tính điểm

Đánh giá làm việc

nhóm gặp mặt trực

tiếp

Cuối kỳ học (khoảng

4 tuần 1 lần) Phát triển nhóm và kỹ năng làm việc nhóm

• Nhóm thường xuyên làm gấp rút thời gian cho đúng ngày nộp và bài làm không chính xác qua cả hai loại Sau đó:

• Nhóm bị điểm thấp và bị phê bình

• Thành viên thắc mắc mà không được giải đáp

• Có kết quả để tổng kết hoạt động nhóm cuối kỳ nhưng không được kết quả cao

• Không lưu kết quả Không theo dõi hoặc rút kinh nghiệm được

• Nhóm trưởng và nhóm phó trực tiếp làm Phàn nàn rằng vì vậy bị quá tải vào thời điểm nộp bài tập nhóm và cuối kỳ

• Một số thành viên không nộp (và nhóm cũng không biết) Hiện tại không có chế tài gì Nhiều thành viên có nộp đánh giá thì phàn nàn thường xuyên về việc này tại cuộc họp và tại group facebook của nhóm Vì vậy có khi không công bằng và mất tính đoàn kết

• Kết quả hỏi và khảo sát:

 Thu được 66% đánh giá

 55% bản cuối có chỗ chưa đúng

với cho điểm của thành viên điền

(sửa)

 4/10 thành viên không hài lòng (có

phàn nàn ít nhất 2 lần)

 Nhóm trưởng đến hạn mới xong

 Không lưu file đánh giá

KẾT QUẢ HIỆN TẠI (CURRENT SITUATION)

• Quy trình hiện tại là:

 Nhóm trưởng gửi file excel mẫu đánh giá cho nhóm qua email

 Thành viên gửi lại các đánh giá của mình

 Nhóm trưởng tập hợp, và gửi lại lấy ý kiến

 Nhóm trưởng trao đổi với lấy điểm trung bình, điều chỉnh theo ý kiến của cá nhân trưởng nhóm các thành viên Có điều chỉnh kết quả

 Đến thời hạn nộp bài tập hoặc trước thi cuối kỳ 1 tuần: nộp (nếu cần)

PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN (ROOT

CAUSE ANALYSIS)

MỤC TIÊU (target condition)

• KẾT QUẢ CẦN ĐẠT

–Thu được 75% bản đánh giá khi thảo luận qua mạng

–Không gửi file đi lại mà chỉ 1 lần qua facebook (giảm 100% lần gửi lại)

–80 % thành viên hài lòng

–Lưu được kết quả khi thảo luận qua mạng.

–Giảm 55% thời gian của trưởng nhóm cho việc này

–Làm sớm bảng đánh giá tổng hợp trước hạn 1 ngày khi cùng nhau họp qua mạng.

• Công nghệ: dùng google drive/google

sheets để điền, tập hợp và lưu trữ

• Phân việc: phân công thư ký của từng

đợt đánh giá

• Xây dựng, truyền thông quy định, HD

–Đưa ra chế tài phạt thành viên

không nộp: ví dụ 40K vào quỹ nhóm/lần

–Truyền thông: phổ biến tại cuộc họp

và đặt link ngay tại form • Tác động kỳ vọng vào các nguyên nhân gốc:

– 100% thành viên hiểu được tầm quan trọng

– 85% thành viên biết, tra cứu được hướng dẫn ngay khi cần

– Thay vì một mình nhóm trưởng sẽ lần lượt các thư ký làm

– Thành viên cùng nhìn thấy các bản đánh giá (tổng và của từng người), giải đáp thắc mắc, khiếu kiện trên cùng 1 dữ liệu

GIẢI PHÁP(solution,countermeasures )

KẾ HOẠCH (implementation plan)

•Dự kiến kế hoạch như sau (nhân sự sẽ thống nhất với nhóm)

Xây dựng mẫu trên

facebook và gmail

group

Tuyên 25 tháng 6 Mẫu chuẩn và

dùng được

Viết hướng dẫn và dạy

nhóm trên group

facebook khánh 5 tháng 7

TL Hướng dẫn + trao đổi Có mẫu điền thử cho thành viên

Làm thử đánh giá kỳ tuyên 12 tháng 7 Kết quả đánh giá

kỳ

Tổng kết kết quả, rút

kinh nghiệm cả nhóm Tuyên, thúy 15 tháng 7 Biên bản họp; Bản nâng cấp của

các loại công cụ

Ban hành quy định, chế

tài

Tuyên, khánhDN 25 tháng 7 Quy định, chế tài được thông qua

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

Dự kiến cách đo & kết quả như sau

Cần đo Cách đo Kết quả kỳ

vọng Kết quả đạt Ghi chú

Tỉ lệ thành viên chia sẽ

và trao đổi Tổng kết 85% (chưa có) Sẽ đo

Số ngày chậm trung

bình Đếm số ngày chậm 0 ngày (chưa có)

Tỉ lệ hài lòng Survey 85%

Giảm tải cho trưởng

nhóm Hỏi 70% thời gian (chưa có )

Tỉ lệ thành viên biết

đến facebook Survey 95% (chưa có)

Tỉ lệ thành viên hiểu

tầm quan trọng Survey 100% (chưa có)

CHUẨN HÓA, MỞ RỘNG (follow up)

• Họp để rút ra ưu điểm, nhược điểm phương pháp mới sau mỗi lần đánh giá qua mạng facebook.

• Định kỳ sẽ xây dựng lại tài liệu, công cụ

• Sử dụng kết quả lưu để phát triển nhóm

• Phát triển hình thức trao đổi và giá giá mới, khi mỗi lần thảo luận sẽ tự động báo cáo khi hoàn tất kết quả

và được đặt ở chế độ riêng tư chỉ nhóm thấy và chia sẽ.

• Giúp nhóm khác sử dụng công cụ