Các Cuộc Họp Nhóm Qua Mạng Không Mang Lại Kết Quả Cao

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: Các họp nhóm qua mạng không mang lại kết cao NỘI DUNG Hoàn cảnh Kết Phân tích nguyên nhân Mục tiêu Giải pháp Kế hoạch Kết Chuẩn hóa mở rộng HỒN CẢNH (Background) Nhóm 8, lớp ZTV4 có vấn đề giải họp nhóm qua mạng Hoạt động Thời điểm Mục tiêu Đánh giá tham gia Khi đóng góp tập Tính điểm tập nhóm qua mạng nhóm (đối với mơn facebook nhóm giao Phát triển nhóm kỹ tập) làm việc nhóm Đánh giá làm việc nhóm gặp mặt trực Cuối kỳ học (khoảng tiếp tuần lần) • Nhóm thường xun làm gấp rút thời gian cho ngày nộp làm khơng xác qua hai loại Sau đó: • Nhóm bị điểm thấp bị phê bình • Thành viên thắc mắc mà khơng giải đáp • Có kết để tổng kết hoạt động nhóm cuối kỳ khơng kết cao • Khơng lưu kết Khơng theo dõi rút kinh nghiệm • Nhóm trưởng nhóm phó trực tiếp làm Phàn nàn bị tải vào thời điểm nộp tập nhóm cuối kỳ • Một số thành viên khơng nộp (và nhóm khơng biết) Hiện khơng có chế tài Nhiều thành viên có nộp đánh giá phàn nàn thường xuyên việc họp group facebook nhóm Vì có khơng cơng tính đồn kết KẾT QUẢ HIỆN TẠI (CURRENT SITUATION) • Quy trình là:  Nhóm trưởng gửi file excel mẫu đánh giá cho nhóm qua email  Thành viên gửi lại đánh giá  Nhóm trưởng tập hợp, gửi lại lấy ý kiến  Nhóm trưởng trao đổi với lấy điểm trung bình, điều chỉnh theo ý kiến cá nhân trưởng nhóm thành viên Có điều chỉnh kết • Kết qĐuếảnhtỏhiờvi àhạknhảnoộpsábtà:i tập trước thi cuối kỳ tuần: nộp (nếu cần)  Thu 66% đánh giá  55% cuối có chỗ chưa với cho điểm thành viên điền (sửa)  4/10 thành viên khơng hài lịng (có phàn nàn lần)  Nhóm trưởng đến hạn xong  Không lưu file đánh giá PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN (ROOT CAUSE ANALYSIS) MỤC TIÊU (target condition) • KẾT QUẢ CẦN ĐẠT –Thu 75% đánh giá thảo luận qua mạng –Không gửi file lại mà lần qua facebook (giảm 100% lần gửi lại) –80 % thành viên hài lòng –Lưu kết thảo luận qua mạng –Giảm 55% thời gian trưởng nhóm cho việc –Làm sớm bảng đánh giá tổng hợp trước hạn ngày họp qua mạng GIẢI PHÁP(solution,countermeasures) • Cơng nghệ: dùng google drive/google sheets để điền, tập hợp lưu trữ • Phân việc: phân cơng thư ký đợt đánh giá • Xây dựng, truyền thơng quy định, HD –Đưa chế tài phạt thành viên khơng nộp: ví dụ 40K vào quỹ nhóm/lần –Truyền thơng: phổ biến họp v•à đTặtálcinđkộngakyỳtạviọfnogrmvào nguyên nhân gốc: – 100% thành viên hiểu tầm quan trọng – 85% thành viên biết, tra cứu hướng dẫn cần – Thay nhóm trưởng thư ký làm – Thành viên nhìn thấy đánh giá (tổng người), giải đáp thắc mắc, khiếu kiện liệu KẾ HOẠCH (implementation plan) •Dự kiến kế hoạch sau (nhân thống với nhóm) Cơng việc Ai làm Thời hạn Kết Ghi Xây dựng mẫu Tuyên 25 tháng Mẫu chuẩn facebook gmail dùng group khánh tháng Viết hướng dẫn dạy TL Hướng dẫn + Có mẫu điền thử nhóm group trao đổi cho thành viên facebook Làm thử đánh giá kỳ tuyên 12 tháng Kết đánh giá kỳ Tổng kết kết quả, rút Tuyên, thúy 15 tháng Biên họp; kinh nghiệm nhóm 25 tháng Bản nâng cấp loại công cụ Ban hành quy định, chế Tuyên, tài khánhDN Quy định, chế tài thông qua KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Dự kiến cách đo & kết sau Cần đo Cách đo Kết kỳ Kết đạt Ghi vọng (chưa có) Sẽ đo Tỉ lệ thành viên chia Tổng kết (chưa có) trao đổi 85% Số ngày chậm trung Đếm số ngày (chưa có ) bình chậm ngày (chưa có) Tỉ lệ hài lịng Survey (chưa có) Giảm tải cho trưởng Hỏi 85% nhóm 70% thời gian Tỉ lệ thành viên biết Survey đến facebook 95% Tỉ lệ thành viên hiểu Survey tầm quan trọng 100% CHUẨN HÓA, MỞ RỘNG (follow up) • Họp để rút ưu điểm, nhược điểm phương pháp sau lần đánh giá qua mạng facebook • Định kỳ xây dựng lại tài liệu, cơng cụ • Sử dụng kết lưu để phát triển nhóm • Phát triển hình thức trao đổi giá giá mới, lần thảo luận tự động báo cáo hoàn tất kết đặt chế độ riêng tư nhóm thấy chia • Giúp nhóm khác sử dụng cơng cụ