Hoạt động kho bãi tại CTCP Dịch vụ hàng hóa hàng không Việt Nam

Mục tiêu chung: Trên cơ sở đánh giá thực trạng hoạt động kho bãi của công ty, từ đó đưa ra đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kho bãi tại công ty cổ phần Dịch vụ hàng hoá hàng không Việt Nam. Mục tiêu cụ thể: Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết hoạt động kho bãi. Phân tích thực trạng hoạt động kho bãi tại Công ty cổ phần Dịch vụ hàng hoá hàng không Việt Nam. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kho bãi tại Công ty cổ phần Dịch vụ hàng hoá hàng không Việt Nam.

TRƯỜNG ĐH THỦ ĐÔ HÀ NỘI KHOA KINH TẾ VÀ ĐÔ THỊ

NGÔ THẾ BẮC

HOẠT ĐỘNG KHO BÃI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HOÁ

HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG

Hà Nội, tháng 5/2023

TRƯỜNG ĐH THỦ ĐÔ HÀ NỘI KHOA KINH TẾ VÀ ĐÔ THỊ

NGÔ THẾ BẮC

HOẠT ĐỘNG KHO BÃI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HOÁ

HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TS ĐỒNG THỊ VÂN HỒNG

Hà Nội, tháng 5/2023

LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin được trân trọng gửi lời cảm ơn đến TS Đồng Thị Vân Hồng, Trường Đại học Thủ đô Hà Nội đã vô cùng nhiệt tình hỗ trợ giúp tôi có thể thực hiện khóa luận này

Đồng thời, tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo của trường Đại học Thủ đô Hà Nội trong khoa Kinh tế và Đô thị

Cùng với đó, tôi xin gửi lời cảm ơn đến các anh/chị đang công tác tại Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hoá hàng không Việt Nam đã hỗ trợ về dữ liệu nhằm giúp tôi thực hiện khóa luận

Kính mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của quý thầy cô, bạn bè để khóa luận được hoàn thiện hơn nữa

Xin trân trọng cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan khóa luận “Hoạt động kho bãi tại công ty cổ phần Dịch vụ hàng hoá hàng không Việt Nam” do cá nhân tôi thực hiện Những dữ liệu được sử dụng của khóa luận hoàn toàn chân thực, được trích dẫn và có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí đã được công bố, các websites… Những biện pháp đề xuất được rút ra từ những cơ sở

lý luận và thời gian nghiên cứu thực tiễn

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

Tác giả

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN ii

DANH MỤC BẢNG vi

DANH MỤC HÌNH vii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT viii

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 4

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KHO BÃI 4

1.1 Khái quát chung về kho bãi 4

1.1.1 Khái niệm, vai trò của kho bãi 4

1.1.2 Chức năng của kho bãi 6

1.1.3 Các loại hình kho bãi 7

1.1.4 Mục đích của quản lý kho bãi 10

1.1.5 Tổ chức hệ thống kho 12

1.2 Nội dung tổ chức hệ thống kho bãi trong logistics 20

1.2.1 Bố trí không gian kho 20

1.2.2 Quản lý hàng hoá 23

1.2.3 Kiểm kê hàng hóa 32

1.2.4 Quản trị rủi ro trong kho 33

1.3 Các yếu tổ ảnh hưởng tới kho bãi 34

1.3.1 Vị trí kho 34

1.3.2 Cơ sở vật chất và công nghệ thông tin 35

1.3.3 Nguồn nhân lực 35

1.3.4 Nguồn tài chính 36

1.3.5 Khoa học – Công nghệ - Kỹ thuật 36

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KHO BÃI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HOÁ HÀNG KHÔNG VIỆT NAM 37

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY 37

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 37

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 38

2.1.3 Ngành nghề kinh doanh của Công ty 38

2.1.4 Cơ cấu lãnh đạo, sơ đồ tổ chức Công ty 41

2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 43

2.1.6 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty 45

2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KHO BÃI CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HOÁ HÀNG KHÔNG VIỆT NAM 47

2.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi tại công ty 47

2.2.2 Hệ thống thông tin 48

2.2.3 Trang bị thiết bị trong kho 49

2.2.4 Tổ chức nhân sự trong kho 50

2.3 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG KHO BÃI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HOÁ HÀNG KHÔNG VIỆT NAM 52

2.3.1 Bố trí không gian kho 52

2.3.2 Quản lý hàng hoá trong kho 55

2.3.3 Quy trình hoạt động xuất, nhập kho 57

2.3.4 Hoạt động kiểm soát, kiểm kê hàng hoá trong kho 60

2.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG KHO BÃI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HOÁ HÀNG KHÔNG VIỆT NAM 62

2.4.1 Vị trí địa lý 62

2.4.2 Cơ sở vật chất 62

2.4.3 Công nghệ kĩ thuật 63

2.4.4 Nguồn nhân lực 63

2.5 ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG KHO BÃI CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HOÁ HÀNG KHÔNG VIỆT NAM 64

2.5.1 Ưu điểm 65

2.5.2 Hạn chế 66

2.5.3 Cơ hội 66

2.5.4 Thách thức 68

CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KHO BÃI TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ HÀNG HOÁ HÀNG KHÔNG VIỆT NAM 71

3.1 Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần dịch vụ hàng hóa hàng không Việt Nam 71

3.2 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kho bãi tại Công ty Cổ phần dịch vụ hàng hóa hàng không Việt Nam 71

3.2.1 Giải pháp đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng kho bãi, công nghệ và hiện đại hóa trang thiết bị 72

3.2.2 Giải pháp cải tiến các quy trình khai thác cung cấp dịch vụ 74

3.2.3 Giải pháp về xây dựng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 74

3.2.4 Giải pháp làm giảm chi phí của doanh nghiệp 75

KẾT LUẬN 77

TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Tình hình sản xuất kinh doanh của ACSV giai đoạn 2019-2021 43

Bảng 2.2 Tình hình tài sản của ACSV giai đoạn 2019-2021 45

Bảng 2.3 Tổng hợp một số trang thiết bị khai thác tại Công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa hàng không Việt Nam năm 2022 49

Bảng 2.4 Số lượng và cơ cấu nhân viên trong kho của ACSV năm 2022 50

Bảng 2.5 Cơ cấu trình độ lao động kho của ACSV năm 2022 51

Bảng 2.6 Cơ cấu trình độ lao động kho của ACSV năm 2022 64

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Quy trình tác nghiệp kho 25

Hình 1.2 Quy trình nhập kho 29

Hình 1.3 Quy trình xuất kho 31

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại ACSV 42

Hình 2.2 Sơ đồ hệ thống kho tại công ty cổ phần Dịch vụ hàng hoá hàng không Việt Nam 47

Hình 2.3 Sơ đồ bố trí không gian kho tại công ty cổ phần Dịch vụ hàng hoá hàng không Việt Nam 53

Hình 2.4 Quy trình nhập kho hàng hóa 58

Hình 2.5 Quy trình xuất kho hàng hóa 60

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, cơ chế thị trường và xu hướng toàn cầu hoá nền kinh tế, đặc biệt là các nước ngày càng mở rộng chính sách xuất nhập khẩu, đa dạng về mặt hàng thì logistics là một công cụ hữu hiệu Mục đích của logistics cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng

nó liên quan tới việc hạ giá thành sản phẩm, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp Qua đó có thể thấy được vai trò quan trọng của hoạt động logistics trong nền kinh tế

Trong hoạt động logistics, kho bãi là bộ phận không thể thiếu phục vụ cho việc vận hành trong chuỗi cung ứng Theo “Báo cáo logistics Việt Nam 2021 ” về dịch vụ kho bãi

có 53,7% doanh nghiệp logistics Việt Nam thực hiện dịch vụ kho bãi Dịch vụ kho bãi tiếp tục là một trong những dịch vụ cung cấp chính của các doanh nghiệp logistics Việt Nam Quản trị kho bãi trong logistics tốt giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối hàng hóa, tiết kiệm chi phí lưu thông bằng cách quản lý hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả về cơ sở vật chất của kho Quản lý hàng hóa trong kho hiệu quả giúp duy trì nguồn cung có sẵn trong kho để phục vụ khách hàng bất kỳ khi nào, góp phần giúp giao hàng đúng thời gian, địa điểm và tạo nên sự khác biệt đồng thời giúp tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Đứng trước sự phát triển không ngừng của logistics trong giai đoạn hiện nay, công

ty đang ngày một khẳng định vị thế của mình qua việc mở rộng thêm nhiều chi nhánh ở các tỉnh thành, đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, áp dụng nhiều hệ thống thông tin vào quá trình kiểm soát, hoạt động dịch vụ Không ngừng đầu tư, nâng cao hệ thống quản

lý chất lượng đạt được các chứng chỉ phục vụ hàng hóa quốc tế như ISO 9001-2015, ISAGO, IGOM, chứng nhận thành viên TAPA, phát triển nguồn nhân lực và cơ sở vật chất,

hạ tầng, năm 2016, công ty còn đầu tư xây dựng dự án nhà kho hàng hóa mở rộng – CT2, với kỳ vọng khi dự án đi vào hoạt động sẽ nâng cao năng lực khai thác vốn có, đáp ứng nhu cầu thị trường phục vụ hàng hóa hàng không tại Cảng Hàng Hàng Không Quốc Tế Nội Bài đang ngày càng phát triển Hiện nay, kho bãi là một trong những điểm mạnh của công

ty, đáp ứng được nhu cầu dịch vụ của khách hàng và mang lại nhiều giá trị cho công ty

Với sự học tập và tìm hiểu về doanh nghiệp, em muốn lựa chọn đề tài “Hoạt động

kho bãi tại công ty cổ phần Dịch vụ hàng hoá hàng không Việt Nam” làm đề tài khóa

2.2 Mục tiêu cụ thể

Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết hoạt động kho bãi

Phân tích thực trạng hoạt động kho bãi tại Công ty cổ phần Dịch vụ hàng hoá hàng không Việt Nam

Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kho bãi tại Công ty cổ phần Dịch vụ hàng hoá hàng không Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng hoạt động kho bãi tại Công ty cổ phần Dịch vụ

hàng hoá hàng không Việt Nam

Phạm vi về không gian: Hoạt động kho bãi của Công ty cổ phần Dịch vụ hàng hoá

hàng không Việt Nam

Phạm vi về thời gian: Số liệu thứ cấp của đề tài được thu thập trong 3 năm 2019 -

2021

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp thu thập thông tin, phương pháp xử lý số liệu, phương pháp phân tích số liệu, phương pháp liệt kê mô tả và phương pháp so sánh làm phương pháp luận căn bản cho việc nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp từ sách, báo, tạp chí và các báo cáo của công ty như báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo tài sản nguồn vốn; Báo cáo hoạt động kho bãi tại doanh nghiệp

- Phương pháp xử lí số liệu: các số liệu sau khi thu thập sẽ xử lý bởi phần mềm

Microsoft Excel để tổng hợp và hệ thống lại những tiêu thức cần thiết, thể hiện dưới dạng

5 Kết cấu của đề tài

Được chia làm 3 phần, có bố cục như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động kho bãi tại Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hoá hàng không Việt Nam

Chương 2: Thực trạng hoạt động kho bãi tại Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hoá hàng không Việt Nam

Chương 3: Định hướng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kho bãi tại Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hoá hàng không Việt Nam

Theo GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân trong cuốn sách Logistics - Những vấn đề cơ bản (2010) đưa ra khái niệm kho bãi là một bộ phận của hệ thống logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm…trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của các hàng hóa được lưu kho

Theo Từ điển Tiếng Việt, kho là nơi cất giữ và bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm (hành hóa) nhằm cung ứng cho khách hàng nhanh nhất với chi phí thấp nhất khi họ yêu cầu

Như vậy, từ những khái niệm đã trình bày, có thể định nghĩa một cách chung nhất rằng kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc cất giữ, bảo quản và chuẩn bị nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm (hành hóa) trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng nhằm cung ứng cho khách hàng nhanh nhất với chi phí thấp nhất, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ

và vị trí của các hàng hóa được lưu kho

Đối với doanh nghiệp sản xuất thì kho hàng được coi là tài sản lớn nhất, quyết định đến quá trình bán hàng cũng như tác động ngược lại đối với sản xuất Kho hàng được bố trí hợp lý, quy trình nhập xuất kho phù hợp sẽ giúp tiết kiệm chi phí hoạt động của kho

Đối với mỗi doanh nghiệp không nhất thiết phải có kho riêng để lưu trữ toàn bộ hàng hóa

mà có thể sử dụng dich vụ kho bãi cung cấp bởi bên thứ 3 để tối ưu chi phí

1.1.1.2 Vai trò:

Theo giáo trình Quản trị logistics kinh doanh của Trường Đại học Thương Mại, kho chứa là bộ phận trực tiếp thực hiện nhiều nội dung hoạt động logistics của doanh nghiệp Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hoá dự trữ, chuẩn bị lô hàng theo yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp Với vị trí như vậy, kho hàng hoá có các vai trò sau:

Thứ nhất, đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá: Nhu

cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường, các nguồn cung cũng có diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì để đảm bảo chất lượng hàng hóa ổn định với chi phí hợp lý Do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho

có thể giúp doanh nghiệp đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh, phòng ngừa rủi ro và điều hòa sản xuất

Thứ hai, góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối: Nhờ có kho doanh

nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối Việc giảm chi phí quản lý kho có thể chủ động tạo ra các lô hàng mang tính kinh tế, nhờ đó giảm chi phí bình quân trên một đơn vị hàng hóa, góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản

lý tốt hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho

Thứ ba, hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp bằng việc

đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm

Thứ tư, hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom,

xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa, v.v…

Trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp cần cố gắng giảm bớt nhu cầu về kho bãi khi có thể Điều này đòi hỏi phải nắm vững mối liên hệ của kho với các hoạt động logistics khác

- Mối liên hệ giữa kho với vận chuyển: Nhờ cả hai hệ thống kho ở đầu vào và đầu

ra của quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí vận tải Người ta có

thể lập những kho thu gom, tổng hợp hàng hóa gần nguồn cung cấp, để tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư phục vụ đầu vào Cụ thể, vật tư từ các nhà cung cấp, với từng lô hàng nhỏ sẽ được vận chuyển bằng phương tiện vận tải nhỏ đến tập trung ở kho Tại đó sẽ tiến hành gom thành các lô lớn, rồi dùng phương tiện đủ lớn thích hợp để vận chuyển Tương

tự, có thể xây dựng những kho thành phẩm gần thị trường tiêu thụ Sản phẩm sẽ được tập trung ở các kho, tại đây chúng được phân thành những lô hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng trên địa bàn kho được phân công phụ trách, rồi được vận chuyển bằng những phương tiện có trọng tải thích hợp đến cho khách hàng Như vậy, nhờ bố trí hệ thống kho hợp lý ta có thể tiết kiệm được chi phí vận chuyển

- Mối liên hệ giữa kho với sản xuất: Giữa kho, chi phí quản lý kho và chi phí sản

xuất có mối liên hệ rất mật thiết, đòi hỏi phải quan tâm nghiên cứu để tìm ra lời giải tối ưu Nếu nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường, bám sát những thay đổi của thị trường, tổ chức sản xuất từng lô hàng nhỏ, thì sẽ không có hàng tồn kho Nhờ đó chi phí quản lý kho sẽ giảm, nhưng ngược lại chi phí sản xuất sẽ tăng, do phải thay đổi trang thiết bị cùng các yếu tố đầu vào khác Nói chung, chi phí sản xuất 1 đơn vị sản phẩm luôn tỷ lệ nghịch với quy mô sản xuất Chưa kể đến trường hợp, hàng không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, khách

sẽ chuyển sang mua sản phẩm khác có tính năng tương đương, mất khách là thiệt hại lớn nhất đối với nhà cung cấp Còn nếu sản xuất với quy mô quá lớn thì có thể dẫn đến tình trạng hàng không bán hết, lượng hàng tồn kho lớn, quay vòng vốn chậm, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của đơn vị

- Mối quan hệ giữa kho với các dịch vụ khách hàng: Nhờ có các kho hàng dự trữ

mới có thể đáp ứng kịp thời được nhu cầu của khách Con người không thể dự báo hết được những tìn huống bất trắc, chính vì vậy, để phục vụ khách hàng tốt nhất thì cần có hệ thống kho để lưu trữ hàng hoá

- Mối liên hệ giữa kho và tổng chi phí logistics: Chi phí quản lý kho và chi phí dự

trữ có mối quan hệ chặt chẽ với các khoản chi phí khác của hoạt động logistics, nên không thể tuỳ tiện tăng lên và cắt giảm Cần xác định số lượng kho, bố trí mạng lưới kho sao cho phục vụ khách hàng được tốt nhất với tổng chi phí logistics thấp nhất

1.1.2 Chức năng của kho bãi

Các công ty sản xuất kinh doanh hay thương mại phân phối càng ngày càng phát triển thì mức độ phức tạp trong quản lý kho hàng càng cao Lượng hàng trong kho càng lớn, chủng loại sản phẩm càng phong phú dẫn đến nhu cầu mặt bằng kho rộng và nguồn nhân lực có trình độ phù hợp Vậy chức năng chính của nhà kho là:

Tiếp nhận hàng hóa: Khi hàng hóa, nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác nhau thì kho hàng có chức năng là điểm tập kết hợp nhất các lô hàng nhỏ thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có được lợi thế quy mô khi tiếp tục vận chuyển tới nhà máy/thị trường bằng phương tiện như xe kéo container, tàu thuyền,…

Phối hợp hàng hóa: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra đồng thời phối hợp và ghép nhiều loại hàng hóa khác nhau thành mội đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trình bán hàng

Bảo quản và lưu trữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng được tối đa diện tích và dung tích kho, bảo quản hàng hóa trong kho được an toàn, tránh rủi ro như hỏa hoạn, mối mọt, biến dạng hay mất cắp,…

Gom hàng: Khi hàng hoá/nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác nhau thì kho đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có được lợi thế nhờ qui mô khi tiếp tục vận chuyển tới nhà máy/thị trường bằng các phương tiện đầy toa/xe/thuyền

Quản lý và giám sát hàng hóa: Kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát hàng hóa hỗ trợ cho sản xuất Khi có kho hàng, kho bãi lưu trữ hàng hóa thì việc quản lý, kiểm soát hàng hóa về số lượng, chất lượng, hàng về, hàng đi,… sẽ dễ dàng hơn Việc quản lý tốt nguồn hàng sẽ hạn chế tối đa sai sót trong quá trình vận hàng giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

1.1.3 Các loại hình kho bãi

Tùy theo mô hình của mỗi công ty mà việc phân loại kho hàng sẽ có sự khác biệt Trong xã hội thì sự tồn tại của kho là một tất yếu khách quan, nhưng trong một tổ chức thì không nhất thiết phải xây dựng hệ thống kho riêng có của mình Có nhiều loại kho, nên khi

có nhu cầu có thể lựa chọn, sử dụng loại kho nào mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất

1.1.3.1 Phân loại theo nhiệm vụ chính của kho

Kho thu mua, kho tiếp nhận: Loại kho này thường đặt ở nơi sản xuất, khai thác hay

đầu mối ga, cảng để thu mua hay tiếp nhận hàng hoá Kho này chỉ làm nhiệm vụ gom hàng trong một thời gian rồi chuyển đến nơi tiêu dùng hoặc các kho xuất bán Kho này thường dùng để bảo quản và lưu trữ nguyên vật liệu đầu vào, bán thành phẩm để tiếp tục sản xuất hoặc hàng hóa đầu vào đối với các doanh nghiệp thương mại

Kho tiêu thụ: Kho này chứa các loại thành phẩm của nhà máy sản xuất ra Nhiệm

vụ chính của kho là kiểm nghiệm phẩm chất, sắp xếp, phân loại, đóng gói hình thành những

lô hàng thích hợp để chuyển bán cho các doanh nghiệp thương mại hoặc đơn vị tiêu dùng khác

Kho trung chuyển: Là kho đặt trên đường vận động của hàng hoá ở các ga, cảng,

bến để nhận hàng từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác Khi điều kiện giao thông không cho phép vận chuyển thẳng từ địa điểm đóng hàng tới địa điểm nhận hàng, hoặc cần phải gom hàng từ nhiều nơi rồi mới có thể đóng đủ hàng lên xe để vận chuyển đến điểm tiếp theo thì người ta sẽ sử dụng kho trung chuyển Kho này không nhất thiết phải của doanh nghiệp mà thường là dịch vụ kho được cung cấp bởi bên thứ 3

Kho dự trữ: Là loại kho dùng để dự trữ những hàng hoá trong một thời gian dài và

chỉ được dùng khi có lệnh của cấp quản lý trực tiếp Doanh nghiệp có kho dự trữ phục vụ cho hoạt động kinh doanh trong thời gian dài Nhà nước cũng có kho dự trữ nhằm giải quyết các vấn đề xã hội khi có rủi ro xảy ra

Kho cung ứng, cấp phát: Là loại kho đặt gần các đơn vị tiêu dùng nhằm giao hàng

thuận tiện cho các đơn vị khách hàng Thuộc loại kho này là hệ thống kho nguyên, nhiên, vật liệu của các doanh nghiệp sản xuất thường cấp phát nguyên, nhiên, vật liệu cho nơi sản xuất; và các kho hàng của doanh nghiệp thương mại thường cung ứng (giao hàng) cho các đơn vị tiêu dùng

1.3.3.2 Phân loại theo đặc điểm kiến trúc

Kho kín: Có khả năng tạo môi trường bảo quản kín, chủ động duy trì chế độ bảo

quản, ít chịu ảnh hưởng của các thông số môi trường bên ngoài Đối với loại kho này bên

trong sẽ có hệ thống thiết bị phù hợp để đảm bảo cho các loại hàng hóa khác nhau luôn đạt chất lượng ổn định nhất Lưu trữ hàng hóa thông thường thì trong kho chỉ cần hệ thống thông gió, làm mát, tránh mối mọt gỉ sét, Còn những hàng hóa đặc thù như hàng nông sản, đông lạnh hay tươi sống thì cần có phòng mát để bảo quản riêng

Kho nửa kín: Kết cấu loại kho này khá đơn giản, chỉ che mưa, nắng cho hàng hóa

mà không có các kết cấu ngăn cách với môi trường ngoài kho Lưu trữ trong kho này là các mặt hàng hoặc nguyên vật liệu ít bị ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài, có kích thước lớn, cồng kềnh, khó di chuyển, điển hình như gỗ, nhôm, một số nguyên vật liệu dùng trong xây dựng, cầu đường,

Kho lộ thiên: Chỉ là những bãi lưu trữ hàng hóa mà không có hệ thống che chắn,

ngăn cách với môi trường bên ngoài, thường áp dụng với hàng hóa luân chuyển nhanh hoặc mặt hàng ít bị tác động bởi điểu kiện thời tiết như than, vật liệu xây dựng,…

1.1.3.3 Phân loại theo hình thức sở hữu

Kho chủ sở hữu (kho riêng): Là kho được xây dựng và thuộc quyền sở hữu quản lý

của các cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức, dùng để lưu trữ các sản phẩm, hàng hóa thuộc quyền sở hữu của họ hoặc do họ tự sản xuất ra Ngoài ra còn một hình thức kho riêng khá phổ biến hiện nay đó là kho tự quản Dạng kho này thì cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp

sẽ thuê lại toàn bộ nhà kho của một đơn vị khác, trả tiền thuê kho chứa hàng mỗi tháng hoặc mỗi năm Tuy không có quyền sở hữu nhưng họ có toàn quyền trong việc đầu tư, khai thác và sử dụng Các đối tượng sử dụng kho riêng thường là các doanh nghiệp lớn, những thương gia có đủ khả năng về tài chính để đầu tư và duy trì hoạt động của một kho hàng

Kho thương mại (cho thuê): Là kho do cá nhân, doanh nghiệp hay một tổ chức xây

dựng và cung cấp các dịch vụ về bảo quản, lưu trữ hàng hóa, bốc xếp, vận chuyển hàng Kho thương mại thường có diện tích lớn, được chia ra nhiều khu vực hoặc ô kệ Sau đó sẽ cho các cá nhân, công ty khác thuê kho chứa hàng hóa ngắn hạn hoặc dài hạn trong không gian chung hoặc không gian riêng tùy yêu cầu khách hàng nhằm thu về một khoản phí nhất định hàng tháng

Kho hợp đồng: Một sự lựa chọn mà các công ty có thể quan tâm đó là “thuê kho

theo hợp đồng” Hợp đồng thuê kho là sự thỏa thuận giữa bên cho thuê kho và bên đi thuê

về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên, trong đó bên cho thuê kho sẽ cung cấp những dịch

vụ kho bãi theo thỏa thuận cho khách hàng và bên đi thuê sẽ thanh toán tiền thuê kho cho bên cho thuê Thuê kho theo hợp đồng là sự thỏa thuận về lợi ích dài hạn của các bên, các bên sẽ cùng nhau chia sẻ những rủi ro trong những hoạt động chung nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, năng suất và hiệu quả kinh doanh

Kho công cộng: Kho công cộng là những kho thường được mở cửa rộng rãi cho mọi

người Hầu hết các tổ chức kinh doanh, đặc biệt là công ty với quy mô vừa và nhỏ, không đủ khả năng để có kho riêng của mình do những hạn chế về vấn đề tài chính Những kho công cộng được sở hữu bởi một cá nhân hay một số cơ quan nào đó mà mục tiêu chính

là thông qua việc cung cấp cơ sở lưu trữ nhằm thu về một số khoản phí hay chi phí nhất định Có nhiều loại kho công cộng như: kho hàng tổng hợp, kho đông lạnh, kho hải quan, kho gửi hàng cá nhân, kho đặc biệt, kho hàng rời, kho hàng lỏng

1.1.3.4 Phân loại theo quy mô

Dựa vào diện tích (số m2), dung tích (số m3), dựa vào khối lượng và danh mục hàng hoá dự trữ trong kho, cũng như giá trị sử dụng của chúng và dựa vào số lượng cán bộ công

nhân viên công tác ở kho, người ta chia kho thành 3 loại: Kho lớn (tổng kho), kho trung

bình và kho nhỏ Cách chia này thường dùng trong nội bộ một doanh nghiệp cho thuận tiện

với việc quản lý và phân bổ chi phí đầu tư

1.1.4 Mục đích của quản lý kho bãi

Không có một doanh nghiệp kinh doanh buôn bán nào thiếu được hoạt động quản

lý kho nếu muốn hoạt động kinh doanh hiệu quả Quản lý kho đúng cách không chỉ giúp công việc kinh doanh được tiến hành thuận lợi mà còn đưa đến nhiều lợi ích thiết thực khác

Thứ nhất: Tầm quan trọng của công việc quản lý kho hàng là bảo quản hàng hóa tốt hơn

Hàng hóa nếu không được bảo quản một cách cẩn thận, đặc biệt là các mặt hàng dễ

vỡ hoặc nông sản dễ hỏng thì có thể sẽ đưa đến tổn thất vô cùng lớn cho cửa hàng Quản

lý kho với các công việc như phân loại, sắp xếp hay theo dõi thông tin hàng sẽ giúp chủ cửa hàng có thể bảo quản hàng hóa tốt hơn Các sản phẩm sẽ không xảy ra tình trạng rơi

vỡ, ẩm mốc hay hết hạn sử dụng, từ đó giảm thiểu tối đa các phát sinh không đáng có khi kinh doanh

Thứ hai: Tầm quan trọng của việc quản lý kho hàng còn được thể hiện ở việc quay vòng tồn kho

Đối với các cửa hàng bán lẻ, hàng hóa chính là cốt lõi trong công việc kinh doanh của bạn Nếu các vấn đề như hàng lỗi hay hàng mất tem nhãn xảy ra sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của cửa hàng Do đó, việc quay vòng không để tồn kho quá lớn sẽ giúp cửa hàng tránh được những trường hợp này Kiểm soát và quản lý được lượng hàng tồn kho, chủ của hàng sẽ dễ dàng cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, từ đó tránh được tình trạng hàng hóa bị hỏng hoặc quá hạn sử dụng

Thứ ba: Việc nắm bắt, hiểu được tầm quan trọng đối với việc quản lý kho sẽ giúp bán hàng hiệu quả

Quản lý kho đúng cách là một trong những yếu tố quan trọng giúp công việc kinh doanh của cửa hàng được diễn ra thuận lợi Nếu nắm rõ được chính xác lượng hàng tồn kho, bạn sẽ có thể đáp ứng được nhu cầu về hàng hóa cho khách hàng, tránh khỏi nguy cơ

“cháy hàng” dễ dàng Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng có thể đưa ra những kế hoạch kinh doanh như giảm giá, khuyến mãi dựa trên thông tin hàng hóa Điều này sẽ giúp công việc bán hàng trở nên hiệu quả hơn rất nhiều

Thứ tư: Giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí

Một lợi ích rất thiết thực của việc quản lý kho đó là giúp chủ cửa hàng nắm rõ thông tin của các mặt hàng, biết được sản phẩm nào đang bán chậm cũng như có khả năng tồn đọng lớn Từ đó bạn có thể điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa cần đặt trong thời gian tiếp theo Việc này sẽ giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể từ việc mua và bảo quản hàng hóa Bạn có thể sử dụng số tiền này để đầu tư vào các mặt hàng đưa đến lợi ích cao hơn cho cửa hàng

Ngoài ra, quản lý kho hàng nhằm mục đích bảo quản hàng hóa tránh bị hư hao, xuống cấp, mau hỏng; tồn trữ kịp thời và cung cấp đúng lúc, không bị thiếu hụt các chi tiết hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục; đảm bảo có đủ lượng hàng tồn khi có yêu cầu, nhanh chóng xuất kho cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa, tránh

tình trạng khan hiếm hàng, tập kết hàng hóa đủ để tập trung xuất khẩu; luôn luôn có mức

dự trữ an toàn phục vụ sản xuất hay kinh doanh với chi phí ít tốn kém Bên cạnh đó quản

lý việc ghi sổ sách tình hình các hàng hóa nhập xuất còn giúp ích cho công tác kiểm soát khi cần thiết

Một hệ thống quản lý hoạt động trong kho và hàng dự trữ hiệu quả sẽ đem lại những

ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp, bao gồm: Ngăn ngừa sự quá tải hoặc thiếu hụt hàng hóa trong kho; ngăn chặn tồn kho quá hạn, nguyên vật liệu lỗi thời; tiết kiệm chỗ trống để tăng diện tích sử dụng kho, tiết kiệm nhân lực bốc xếp; giảm chi phí điều hành, cân đối lượng hàng xuất nhập với sử dụng thiết bị, nhân sự trong kho; giảm sử dụng số tiền lớn vào việc mua hàng nhập kho chưa cần thiết tại một thời điểm nào đó; cập nhật thông tin kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh

1.1.5 Tổ chức hệ thống kho

1.1.5.1 Điều kiện không gian công nghệ kho

Cấu trúc nhà kho và các bộ phận diện tích trong kho Đây là yếu tố quan trọng đảm bảo không gian cho các tác nghiệp trong kho diễn ra một cách bình thường, liên tục và có hiệu quả; phù hợp với qui trình công nghệ kho, với quá trình tổ chức lao động trong kho

và việc bố trí các trang thiết bị kho đã được xác định

Không gian công nghệ kho phải đảm bảo được các bộ phận diện tích chính là: diện tích phục vụ hoạt động giao nhận; diện tích bảo quản; diện tích chuẩn bị hàng; diện tích cho hoạt động quản lý và sinh hoạt Các bộ phận diện tích này không chỉ đủ về mặt qui mô,

mà quan trọng hơn là việc qui hoạch hợp lý, phù hợp qui trình công nghệ kho và dòng hàng lưu chuyển qua kho

1.1.5.2 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một yếu tố rất quan trọng, nhằm đảm bảo sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận khác với bộ phận kho và quản lý hoạt động của kho Hệ thống này bao gồm các loại thẻ kho ( theo dõi việc nhập- xuất hàng, quản lý tồn kho), các hồ sơ về nhà cung cấp (hàng hoá, dịch vụ vận tải), hồ sơ khách hàng, hồ sơ hàng hoá, hồ sơ đơn đặt hàng, các loại báo cáo Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin như hiện nay, các loại tài liệu này cần được xử lý bằng các chương trình phần mềm chuyên dùng để thuận lợi

cho việc cập nhật, xử lý, lưu trữ, tra cứu và cung cấp thông tin

1.1.5.3 Trang thiết bị trong kho

a) Các thiết bị vận chuyển cơ bản

Xe chuyển hàng kéo tay: Là loại phương tiện thủ công dùng sức của người công nhân Xe có nhiều loại: loại xe một bánh, loại xe hai bánh, loại xe ba bánh và loại xe bốn bánh, kích thước to nhỏ khác nhau phù hợp với từng loại hàng dự trữ bảo quản ở trong kho Cấu tạo xe khá đơn giản gồm: tay cầm, phần mặt phẳng để hàng và bánh xe, thích hợp vận chuyển những mặt hàng to, cồng kềnh nhưng không quá nặng

Băng tải, băng chuyền là thiết bị công nghiệp tự động hóa, chuyển tải có tính kinh

tế cao và được ứng dụng trong vận chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu ở mọi khoảng cách Hay có thể hiểu rằng đó là thiết bị vận chuyển đồ vật từ nơi này đến nơi khác, từ điểm A đến điểm B Băng tải, băng chuyền đang dần thay thế các công cụ vận chuyển truyền thống như xe đẩy, xe chở hàng Một số loại băng tải công nghiệp được sử dụng phổ biến hiện nay

có thể kể đến là băng tải cao su, chịu được nhiệt và sức tải lớn; băng tải xích, khá tốt trong ứng dụng tải dạng chai, sản phẩm cần độ vững chắc; băng tải con lăn; băng tải PVC tải nhẹ

và thông dụng với kinh tế; băng tải góc cong chuyển hướng sản phẩm từ 30 đến 180 độ; băng tải nâng hạ vận chuyển hàng theo phương đứng với góc nghiêng nhất định

Máy chuyển hàng trên đường ray: Đặt cố định, phía trên cửa kho hoặc trong kho từ tầng một đến tầng hai Máy này chuyển động nhờ “tời” chạy bằng động cơ điện hoặc quay tay (loại nhỏ)

Thang máy: Chuyển hàng lên theo chiều thẳng đứng, nhờ “tời” chạy bằng động cơ điện Có nhiều loại thang máy khác nhau tải trọng từ 100kg đến 3000kg Thang máy dùng

ở các kho lớn cơ giới hoá, có ít nhất từ 2 tầng trở lên

Cầu trục: Là loại thiết bị để cẩu hàng từ phương tiện vận tải, giá để hàng xuống hoặc ngược lại, Cầu trục quay có thể nâng vật nặng lên cao và quay với góc 180 độ, nhờ độ dài của dây cáp

b) Các thiết bị xếp dỡ hàng hóa (thiết bị nâng hạ)

Để hỗ trợ cho công việc xếp dỡ hàng hóa được nhanh chóng, hiệu quả thì sử dụng thiết bị nâng hạ tự động, bán tự động đang là xu thế khá phát triển hiện nay Thiết bị này

thường là các lại xe nâng với nhiều chủng loại và cấu tạo khác nhau:

Xe nâng tay là tên gọi của xe nâng hàng mà nó được nâng lên hạ xuống bởi sức người Loại xe này không chỉ dùng để nâng, hạ hàng hóa mà còn có thể dùng để vận chuyển với quãng đường ngắn, bằng phẳng Vì điều khiển bằng sức người nên trọng lượng nâng tối đa chỉ từ 500 – 1000 kg

Xe nâng điện là xe nâng hoạt động bởi điện năng dùng từ bình ắc quy và các mô tơ

để di chuyển, nâng, hạ hàng hóa Loại xe này có các bộ phận và chức năng như xe điện thông thường, có ghế ngồi, buồng lái, vô lăng, chân ga, chân phanh, cài số tiến lùi Xe nâng điện thường hoạt động rất êm, không gây ồn ào và chỉ thích hợp sử dụng ở các phân xưởng, nhà máy, kho hàng có sàn trơn mịn, chất lượng tốt, thường dùng trong các kho hàng đông lạnh, kho thực phẩm,… Xe nâng điện gồm 3 loại là xe nâng điện bán tự động, xe nâng điện đứng lái và xe nâng điện ngồi lái

Xe nâng điện bán tự động, đây là loại xe phát triển từ xe nâng tay và có thêm bình

ắc quy điện Xe có thêm vị trí cho người đứng điều khiển để không tốn sức di chuyển và nâng hạ hàng hóa

Xe nâng điện đứng lái, đây là loại xe đặc biệt vì người điều khiển phải đạp và giữ vào chân phanh thì xe mới di chuyển được, xe khá nhỏ gọn có thể di chuyển trong kho hàng chật hẹp, khả năng nâng hàng lên cao

Xe nâng điện ngồi lái, loại xe này khá thoải mái cho người điều khiển vì có buồng lái và ghế ngồi, cấu tạo và điều khiển tương tự như xe ô tô Thông thường loại xe này có thể nâng được hàng hóa dưới 2,5 tấn

Xe nâng hàng động cơ đốt trong, loại xe này sử dụng 1 trong 3 loại nhiên liệu để tạo

ra công suất đó là xăng, gas và dầu diesel, dùng để nâng dỡ và di chuyển hàng hóa với khối lượng lớn, tần suất cao mà các loại xe khác không thể đáp ứng được Cấu tạo của xe giống như cấu tạo xe ô tô và có thêm hệ thống thủy lực để nâng hàng hóa Trong doanh nghiệp thường sử dụng loại xe nâng tối đa 5 tấn, loại xe nâng 10 tấn thì chủ yếu dùng tại các cảng biển, nơi có khối lượng hàng hóa lớn và nhiều

Thiết bị cần thiết hỗ trợ cho mọi xe nâng hàng chính là pallet Pallet là một cấu trúc phẳng dùng để cố định hàng hóa khi hàng được nâng lên bởi một xe hay tời nâng hoặc các

thiết bị vận chuyển khác Pallet có cấu tạo cơ bản của một đơn vị lượng tải cho phép di chuyển và xếp vào kho một cách hiệu quả Sản phẩm công nghiệp này được sử dụng rộng rãi trong kho vận và vận chuyển hàng hóa Pallet giúp việc bốc xếp, di chuyển hàng hóa trong kho và giữa các phương tiện được dễ dàng và nhanh chóng Pallet không chỉ được làm từ kim loại như sắt, thét, mà còn được làm từ gỗ, nhựa, giấy… Những lợi ích trực tiếp khi sử dụng pallet có thể kể đến như là: giúp hạn chế tối đa tình trạng vỡ hỏng hàng hóa do được đóng gói và cố định trên pallet; vận chuyển an toàn đối với các sản phẩm điện tử, sành sứ dễ vỡ, hàng hóa có giá trị cao; hàng hóa cách mặt đất 1 khoảng nên chống được

ẩm mốc từ đất; có thể di chuyển số lượng hàng hóa lớn bằng cách di chuyển cả pallet và xếp hàng vào container một cách nhanh chóng

Hiện tại có khá nhiều loại pallet nhưng chỉ có 4 loại được dùng nhiều nhất chính là

pallet nhựa, pallet sắt, pallet giấy, pallet gỗ Pallet nhựa có độ bền cao, khả năng chống

chịu với thời tiết khắc nghiệt tốt, không bị ẩm mốc, thích hợp cho các loại hàng hóa lưu

giữ trong kho thời gian dài Pallet sắt gặp nhược điểm là giá thành cao nên chỉ được sản

xuất theo số lượng hạn chế, tùy vào yêu cầu của người mua Pallet sắt được dùng cho các

loại hàng hóa nặng như gạch, đá, sắt thép… Pallet giấy là loại có giá thành cao nhất trong

4 loại bởi nó được sản xuất từ loại giấy đặc biệt ép chặt với nhau bằng keo dưới tác động của áp lực lớn bởi vậy pallet giấy chịu tải trọng rất thấp, khoảng 200kg Loại pallet này chỉ

được dùng cho các loại hàng hóa cao cấp Pallet gỗ thường sản xuất không hạn chế, sử

dụng được cho nhiều loại hàng hóa, chắc chắn và có giá thành rẻ Bởi vậy pallet gỗ là sự lựa chọn cho doanh nghiệp nào chỉ cần sử dụng pallet 1 lần hoặc đối với hàng hóa xuất khẩu

c) Hệ thống giá, kệ kho hàng

Một trong những trang thiết bị không thể thiếu trong kho đó là hệ thống giá, kệ để cất trữ hàng hóa Đây là phương tiện giúp bảo quản hàng hóa 1 cách tốt nhất và tối ưu được diện tích nhà kho Đồng thời dựa vào thiết kế và cách sắp xếp hàng hóa trên mỗi giá, kệ sẽ giúp cho công tác quản lý được gọn nhẹ và dễ dàng hơn rất nhiều, tiết kiệm thời gian, chi phí lưu kho cho doanh nghiệp

Kệ kho hàng còn gọi là kệ kho công nghiệp, được sử dụng chủ yếu trong các ngành

công nghiệp, xưởng cơ khí, doanh nghiệp cho thuê kho bãi, kho doanh nghiệp sản xuất, các đơn vị vận chuyển hàng có trọng tải nặng chuyên dụng như vận chuyển ô tô, động cơ máy móc Kệ kho hàng được làm từ nhiều chất liệu như sắt, gỗ, thép,… Tuy nhiên hiện nay kệ kho được làm từ sắt, thép lỗ chữ V đa năng hoặc thép ống, được sơn tĩnh điện và chống oxy hóa là được sử dụng phổ biến hơn cả Bởi kệ để kho hàng được làm bằng thép

Dựa vào trọng tải hàng lưu trữ mà ta có thể phân chia thành kệ tải trọng nặng, kệ tải trọng trung và kệ tải trọng nhẹ:

Kệ tải trọng nặng là loại kệ để hàng được thiết kế nhiều tầng chứa các pallet hàng

hóa nặng với tải trọng trên 800kg/tầng Kệ có độ bền và độ vững chắc cao nên sẽ là một lựa chọn rất tốt để chứa hàng hóa Kệ tải trọng nặng rất đa dạng về hình thức bao gồm các loại như sau:

Kệ Double Deep: Là một loại kệ chứa được nhiều hàng hóa với các trọng tải từ 1500

– 6000 kg/tầng và có thể chứa từ 2- 4 pallet hàng Kệ double deep có chiều cao tối đa có thể đạt là đến 10m, các ngăn kệ có chiều sâu từ 1200mm đến 4500mm Kệ làm từ chất liệu thép nhất Nhật Bản và được sơn tĩnh điện chống ăn mòn kim loại Kệ này được thiết kế theo phương thức lắp ráp bulong bao gồm các bộ phận sau tạo nên: thanh beam, chân trụ, ray dẫn, trụ bảo vệ, bass móc, giằng chéo, giằng ngang

Kệ Drive In: Là một loại kệ có kích thước rất lớn, sức chứa gấp đôi với các kệ kho

cổ điển thông thường với tải trọng ≥ 500kg/pallet Chiều cao của một kệ là đến 8 tầng, có

thể chứa 2 – 8 pallet trên một hệ thống ray kệ drive in và có thể nhiều hơn Kệ này chỉ chứa được đồng nhất một loại pallet duy nhất có cùng một kích thước Kệ được lắp ráp từ các chi tiết như: thanh giằng, chân trụ, ray dẫn pallet, trụ bảo vệ, bear đỉnh, gối đỡ ray

Kệ khuôn: Là loại kệ được thiết kế để chứa các khuôn mẫu, có thể lắp ráp nhiều tầng

tùy theo nhu cầu của người dùng Mỗi tầng của kệ khuôn có thể chứa hàng hóa có tải trọng

từ 1 – 5 tấn Kệ khuôn được lắp ráp từ các chi tiết sau: khay trượt, giằng chéo, giằng ngang, chân trụ, chốt chặn, ray dẫn hướng, đế chân

Kệ Push Back: Với thiết kế tiết kiệm không gian của kho, kệ push back dùng để lưu

trữ nhiều loại hàng hóa trên 1 pallet với các chủng loại và kích cỡ khác nhau Kệ push back làm tăng mật độ lưu trữ hàng hóa khi giảm được số lối đi trong kho Kệ này có thể chứa từ

2 đến 4 pallet trong mỗi ngăn Với thiết kế pallet sắt và kệ 2 mặt thuận tiện lấy hàng nên thích hợp chứa hàng có trọng tải nặng, ví dụ như vật liệu xây dựng Kệ Push Back được thiết kế lắp ráp qua các chi tiết sau: khung cột chịu tải, thanh liên kết khung, thanh beam, trụ bảo vệ, rào bảo vệ, xe trượt 1, xe trượt 2, miếng chặn pallet

Kệ Selective: Là loại kệ chứa hàng đơn giản từ khâu thiết kế cho đến khâu lắp ráp

Kệ được tạo nên từ 6 chi tiết chính sau là khung cột chịu tải, thanh liên kết khung, rào bảo

vệ, trụ bảo vệ, thanh beam, thanh support Kệ selective được dùng với kho pallet thủ công,

có thể kết hợp nhiều thành phần lưu trữ trên một hệ thống

Kệ Cantilever Rack: Đây là loại kệ được thiết kế để chứa hàng hóa, sản phẩm với

nhiều kích thước khác nhau, phù hợp với mặt hàng ống dài, thanh gỗ,…Gồm một kệ đứng

cố định ở giữa và các tay đỡ đưa ra phía ngoài, thích hợp việc xếp dỡ hàng hóa từ phía trước, không vướng bởi các cột như kệ chứa pallet Kệ được lắp ráp từ các chi tiết như: thanh beam liên kết, trụ chịu tải, tay đỡ chịu tải, đế kệ

Kệ trượt pallet: Là kệ được làm bằng sắt thép cao cấp nên chi phí đầu tư khá cao

Kệ này là giải pháp lưu trữ hàng hóa trong kho hàng với kỹ thuật tự động hóa bằng các thanh chuyển động được điều khiển từ xa Kệ được lắp đặt bằng các chi tiết như: thanh beam, chân trụ, đế chân, tắc kê, băng chuyền, dây chuyển, thanh chuyển động, bàn tải trọng lực

Đặc điểm chung của 7 loại kệ trên đều là loại kệ trọng tải trọng nặng, có sức chứa

hàng hóa lớn hơn 500kg/pallet trở lên Hàng hóa khi chứa trên các kệ này đều phải sử dụng các loại xe nâng để bốc hàng lên xuống Màu sắc tiêu chuẩn là xanh – cam – xám, tuy nhiên màu sơn có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp

Kệ tải trọng trung là loại kệ có nhiều tầng chứa hàng, mỗi tầng được ngăn cách

bằng mâm tole hoặc ván ép Kệ có sức chứa từ 300 - 700kg/tầng với chiều dài kệ từ 1m – 2,5m Kệ là sự lựa chọn thích hợp cho các doanh nghiệp lưu trữ hàng tải trọng vừa, đa dạng mẫu mã, chủng loại Thông thường các hàng hóa sẽ được đóng thùng carton hay khay chứa

mà không bắt buộc đặt trên các pallet Nhóm kệ tải trọng trung được phân chia như sau:

Kệ Carton Flow Rack: Là loại kệ tự động bao gồm một hay nhiều làn kệ vận hành

bằng hệ thống con lăn Kệ được thiết kế theo kỹ thuật chuyển động các băng chuyền có độ dốc tạo lực chuyển động cho hàng hóa Kệ chứa hàng hóa vào các thùng hay khay mà không sử dụng pallet Hệ thống lối đi xuất nhập hàng hóa tách biệt nhờ cơ chế tự động tự trượt về phía trước nên việc xuất nhập hàng hóa khác nhau

Kệ trung tải: Là loại kệ đa năng chứa được rất nhiều chủng loại hàng hóa Kệ sử

dụng các bản tôn dày hoặc ván để lưu trữ hàng hóa chất lên các tầng mà không sử dụng các pallet Kệ thiết kế bao gồm các chi tiết như: tole cuốn cạnh hay ván, thanh beam, trụ, thanh giằng

Kệ trượt tự động: Là loại kệ tự động di chuyển hàng hóa theo các băng chuyền tự

động Kệ trượt tự động thuộc kệ cao cấp, tiết kiệm được thời gian, chi phí quản lý hàng hóa Kệ chứa từ 2-4 thùng carton trên một ngăn kệ mà không cần sử dụng pallet

Kệ tải trọng nhẹ là loại kệ chứa hàng hóa bằng hoặc nhỏ 200kg/tầng, hệ thống kệ

được thiết kế rất nhiều tầng Kệ được sử dụng để lưu trữ hàng hóa như: lưu hồ sơ, lưu phụ tùng, vật dụng gia đình, trưng bày hàng hóa Kệ tải trọng nhẹ được phân chia thành hai loại

là kệ đa năng và kệ siêu thị

Kệ đa năng: Là loại kệ có rất nhiều mẫu mã, hình dáng có thể sử dụng trong không

gian hẹp Kệ chỉ chứa các hàng hóa dưới 200kg/tầng Kệ được tạo từ mâm tole cuốn cạnh, chân trụ thép, đế chân nhựa, ê kê

Kệ siêu thị: Là loại kệ dùng để trưng bày hàng hóa của siêu thị, chứa các mặt hàng

đa dạng mẫu mã Kệ có rất nhiều kiểu dáng và màu sắc khác nhau tùy vào nhu cầu của

người sử dụng Kệ được thiết kế đơn giản dễ dàng tháo lắp và di chuyển

Nhóm kệ tải trọng nhẹ này khi lấy hàng chỉ sử dụng bằng tay hoặc xe thang mà không cần đến xe nâng

Khi doanh nghiệp đầu tư kho và các thiết bị bên trong thì cần phải cân nhắc và chọn lọc kỹ lưỡng bởi sẽ phải chi ra nguồn ngân sách đáng kể, cần cân nhắc đến những tiêu chí

cụ thể như:

Kệ kho phải có chất lượng tốt Chất lượng kệ hàng luôn phải đặt lên hàng đầu

Doanh nghiệp cần phải lựa chọn cho mình những kệ kho chứa hàng có chất lượng cao để đảm bảo an toàn cho nhân viên kho và hàng hóa Chất lượng kệ kho được quyết định qua yếu tố chắc chắn của kệ, có thể chọn những kệ sắt hay kệ thép, với tính năng chống ăn mòn, độ bền và độ chịu đựng tốt

Kệ chứa hàng phải phù hợp với loại hàng hóa, sản phẩm Mỗi loại hàng hóa sẽ có

kích thước và trọng tải khác nhau Việc lựa chọn loại kệ chứa hàng phù hợp với hàng hóa không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn tăng tính an toàn trong quá trình lưu trữ Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ kích thước và trọng tải từng kiện hàng, tổng trọng tải hàng hóa sẽ lưu trữ trong kho, hình thức xuất nhập kho,…để lựa chọn loại kệ hàng phù hợp nhất

Kệ chứa hàng có tải trọng tương ứng với khối lượng hàng hóa Hiện nay giá kệ chứa

hàng hóa được chia thành 3 loại theo tải trọng là kệ kho tải trọng nặng, kệ kho tải trung, kệ kho tải trọng nhẹ tương ứng với sức chứa từ 150kg đến 5000kg Dựa vào trọng tải hàng hóa và nguồn ngân sách của mình doanh nghiệp có thể cân nhắc và lựa chọn sao cho hợp

lý

Kệ chứa hàng có tính thẩm mỹ cao, ngoài việc lựa chọn chất liệu, doanh nghiệp cần

lưu ý chọn kệ hàng có kiểu dáng và màu sắc hài hòa với không gian chung Tùy nhà sản xuất mà kệ kho hàng sẽ có những màu sắc, kiểu dáng khác nhau, tốt nhất nên chọn kệ hàng sáng màu và đồng nhất, tránh việc pha trộn quá nhiều màu sắc làm rối mắt Cũng có thể tận dụng màu sắc kệ hàng để phân chia loại hàng hay khu vực lưu trữ Cách lựa chọn màu sắc, bố trí kệ hàng sẽ phần nào thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp Một kho hàng có kệ hàng đẹp sẽ là điểm nhấn cho không gian kho trở nên bắt mắt hơn, chuyên nghiệp hơn

Kệ kho cần phải phù hợp với diện tích của kho Diện tích mỗi kho hàng sẽ khác

nhau nên cần chọn loại kệ chứa hàng phù hợp Để làm được việc này, doanh nghiệp phải lên sơ đồ và kế hoạch lưu trữ cụ thể ngay từ đầu, từ đó đặt mua lượng kệ đủ dùng, vừa tiết kiệm chi phí mua kệ mà vẫn đảm bảo khai thác triệt để không gian kho

Ngoài hệ thống kệ kho đã liệt kê ở trên còn có 1 số trang thiết bị khác cũng được sử dụng để bảo quản hàng trong kho, đó là giá chuyên dùng, bục để hàng hay sàn để hàng,…

1.1.5.4 Tổ chức nhân sự

Tổ chức nhân sự liên quan đến việc phân công các loại lao động trong kho theo chức trách nhiệm vụ, gắn với quá trình hoạt động của kho; Xây dựng nội quy - quy chế hoạt động kho gắn với các đối tượng có liên quan (nhân viên kho, các đối tượng giao dịch trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp ); Xây dựng chế độ bảo quản theo lô hàng; xây dựng định mức công tác, trong đó nhấn mạnh xây dựng và quản lý định mức hao hụt hàng hoá theo các khâu của qui trình nghiệp vụ kho

1.2 Nội dung tổ chức hệ thống kho bãi trong logistics

1.2.1 Bố trí không gian kho

Hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp có liên quan trực tiếp tới thiết kế và bố trí của kho hàng Một thiết kế hoàn hảo có thể tối ưu hóa các hoạt động kho bãi và giúp hoạt động sản xuất, kinh doanh đạt được hiệu quả tốt nhất Do đó, cần hiểu rõ về những nguyên tắc thiết kế một kho hàng tối ưu Để xác định được đúng mục tiêu, doanh nghiệp cần làm rõ các yếu tố sau sau: Vai trò của kho; Thị trường phục vụ; Mạng lưới kho; Những loại hàng hóa sẽ được lưu trữ trong kho; Dòng đời dự kiến của kho

Mục đích sử dụng sẽ chi phối hiệu quả, chi phí vận hành, môi trường làm việc của kho hàng Các mục tiêu doanh nghiệp đặt ra cho kho hàng của mình sẽ ảnh hưởng đến kích thước, thiết kế, tỷ lệ kho trong nhà so với không gian sân bên ngoài; các quy định được thực hiện cho việc lắp đặt và phân chia thiết bị chuyên dụng giữa kho và không gian làm việc

Khi lựa chọn vị trí kho hàng, ta nên dựa vào đầu ra liên quan đến việc dịch chuyển hàng từ hóa điểm cuối cùng của dây chuyền sản xuất đến khách hàng Một trong những yếu tố quan trọng và cạnh tranh cao chính là dịch vụ khách hàng, mà đặc trưng nhất là thời

gian giao hàng Theo nhu cầu hiện nay, doanh nghiệp thường áp dụng chiến lược dịch vụ giao hàng nhanh nên việc xác định vị trí kho hàng của mình gần khách hàng hoặc gần các hãng vận chuyển đối tác là một quyết định hoàn toàn đúng đắn Tuy nhiên, điều đó cũng

sẽ ảnh hưởng đến các quyết định khác về số lượng kho cần thiết và kích thước của các kho Ngoài việc xem xét các khía cạnh đầu ra, thì tầm quan trọng của đầu vào khi bắt đầu lựa chọn vị trí kho cũng là một khía cạnh đáng quan tâm Doanh nghiệp cần tìm hiểu về vị trí của nhà cung cấp đồng thời gia hạn thời gian đặt hàng để biết được mức độ uy tín của họ

Vì đây là những thông tin quan trọng trong việc lập kế hoạch kích thước và đặt vị trí của kho

Sau khi đã quyết định về số lượng kho cần thiết và xác định được các vị trí kho phù hợp, tiếp theo là thiết kế về kết cấu và quy mô của từng kho Có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc lên kế hoạch này, vì vậy ta cần phải liệt kê một số câu hỏi trước khi bắt tay vào thiết kế Doanh nghiệp xác định được nhu cầu của mình các yếu tố

Những hoạt động diễn ra trong kho: Hoạt động trong kho chỉ bao gồm việc tiếp

nhận, lưu trữ, lựa chọn, đóng gói và gửi đi, hay cần thêm các khu vực dành riêng để thực hiện các dịch vụ giá trị gia tăng khác

Các đặc tính của sản phẩm: Đây là yếu tố có tác động đáng kể đến thiết kế và các

trang thiết bị sử dụng trong kho Doanh nghiệp cần xác định rõ loại hàng nào sẽ lưu trữ trong kho, yêu cầu đặc biệt về xếp dỡ và bảo quản Mặt hàng dó có gây độc hại, ảnh hưởng tới môi trường hay sức khỏe con người cần bảo quản riêng biệt

Hàng hóa có tính thời vụ: Nếu trong kho lưu trữ loại hàng mang tính chất mùa vụ

thì cần tính toán tại thời điểm lượng hàng nhiều nhất là bao nhiêu để có thiết kế kho phù hợp Tối ưu nhất là thiết kế kho có không gian linh hoạt, mở rộng được vào lúc cao điểm

và tận dụng vào việc khác trong thời gian hàng hóa ít hơn

Xử lý hàng trả lại: Hiện nay chất lượng dịch vụ khách hàng đang là một trong

những yếu tố cạnh tranh giữa các doanh nghiệp Trong trường hợp hàng đến tay khách nhưng bị lỗi, hỏng, phát sinh vấn đề phải trả lại thì lô hàng đó có nhập kho ngược lại không hay sẽ được lưu trữ và sửa chữa tại một nơi khác Điều này khiến cho doanh nghiệp phải thiết kế thêm không gian dành riêng cho việc lưu trữ và xử lý các đơn hàng đó

Khi thiết kế mặt bằng kho, để đạt hiệu quả tối ưu cần tuân thủ theo nguyên tắc FAST – được viết tắt bởi 4 yếu tố: F – Flow (dòng chảy), A – Accessibiity (khả năng tiếp cận), S – Space (không gian) và T – Throughput (thông lượng) Tầm quan trọng của 4 yếu tố là như nhau và chúng có quan hệ mật thiết Nhằm đạt sự cân bằng thì khi một yếu tố thay đổi, các yếu tố khác cũng cần được xem xét và đánh giá lại về tác động tổng thể của sự thay đổi

đó

F – Flow: Dòng chảy ở đây là một chuỗi các hoạt động hợp lý trong kho nơi mỗi

hoạt động được đặt càng gần càng tốt với hoạt động trước nó và tương tự với chức năng theo sau nó Chúng ta quan tâm đến sự di chuyển có kiểm soát, không bị gián đoạn của hàng hóa, con người và các thiết bị (xe nâng, thiết bị xếp dỡ khác) Nó cũng rất quan trọng

để biết vị trí của vật liệu trong hệ thống kho kệ, trạng thái và vị trí của hàng hóa, trạng thái

và vị trí của thiết bị nâng hạ Mục đích ở đây là đặt ra các hoạt động kho phối hợp nhịp nhàng, trôi chảy với số lượt di chuyển và gián đoạn tối thiểu

A – Accessibility: Khả năng tiếp cận không chỉ có nghĩa là việc tiếp cận được sản

phẩm hay không mà còn là tiếp cận như thế nào Từ hàng hóa đến các công cụ cần thiết phải được tiếp cận một cách nhanh nhất có thể để tối ưu hiệu quả Ngoài ra, chúng ta cần biết được mức độ yêu cầu của đơn vị đóng gói để có phương pháp tiếp cận phù hợp

S – Space (Không gian) Đây là một yếu tố trực quan nhất vì khi không gian được

khai thác một cách khôn ngoan sẽ tạo tiền đề cho các hoạt động diễn ra trong kho được thông suốt, hiệu quả Sử dụng không gian kho tối đa cho mục đích lưu trữ, vận hành và xử

lý kho, đồng thời không gian tối thiểu cần thiết cho các chức năng liên quan như văn phòng, khu vực làm việc,… Nhờ có nhiều phương tiện lưu trữ có sẵn trên thị trường ngày nay (kệ hàng, pallet, gác lửng, …), doanh nghiệp có thể sử dụng tối ưu không gian kho, không chỉ

sử dụng khu vực sàn mà còn mở rộng lên phần không gian phía trên của kho hàng Hầu hết các thiết bị lưu trữ hiện đại đều tự đứng và không cần sự hỗ trợ cấu trúc từ chính kho hàng

vì vậy kho hàng có thể được thiết kế như một “Chiếc hộp lớn” với cấu trúc đơn giản và chi phí thấp nhất Cũng vì vậy mà doanh nghiệp có được tính linh hoạt trong hoạt động bằng cách chọn thiết bị lưu trữ đáp ứng tốt nhất với các hàng hóa hiện tại và sau đó thay đổi nó khi doanh nghiệp phát triển để đáp ứng các nhu cầu mới trong tương lai

T – Throughput: Thông lượng hay có thể hiểu là lưu lượng hàng hóa luân chuyển

qua kho Chúng ta không chỉ xem xét loại sản phẩm nào đi qua kho mà còn phải tính đến bản chất và vận tốc của nó khi tham gia vào dòng chảy của hàng hóa lưu kho Với đặc điểm của từng loại hàng cụ thể (tính nguy hiểm, dễ vỡ, cần bảo mật, khả năng tương thích với sản phẩm khác,…) thì doanh nghiệp sẽ phải tính toán và thiết kế kho sao cho phù hợp Nắm

rõ được vận tốc di chuyển và khối lượng hàng hóa di chuyển qua kho sẽ giúp cho việc lên

kế hoạch sản xuất được cụ thể, chi tiết và hiệu quả hơn

1.2.2 Quản lý hàng hoá

1.2.2.1 Phân loại hàng hóa

Mỗi doanh nghiệp có thể có một hoặc rất nhiều kho hàng, tùy vào tính chất kinh doanh mỗi nơi Việc sắp xếp, phân loại hàng hóa trong kho là một vấn đề quan trọng và nên được kiểm soát thường xuyên bởi nó ảnh hưởng rất nhiều đến các bộ phận liên quan Một khía cạnh của phân loại hàng hóa đó chính là phân loại theo nhóm sản phẩm Hiện nay, để quản lý việc phân loại hàng hóa trong kho theo khía cạnh này, doanh nghiệp có thể dùng hoàn toàn bằng sức lao động của con người hoặc sử dụng hệ thống phần mềm để hỗ trợ quá trình quản lý

Quản lý phân loại hàng hóa trong kho theo nhóm sản phẩm bằng thủ công

Thông thường, khi phân loại hàng hóa nhân viên kho sẽ có khá nhiều lựa chọn để phân loại sản phẩm: có thể theo nhà cung cấp, theo loại sản phẩm, theo hạn sử dụng và theo nhóm sản phẩm ( đây là kiểu phân loại các sản phẩm cùng được sử dụng nhằm một mục đích chung)

Phân loại theo nhóm sản phẩm giúp cho doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh nhạy, kịp thời và bao quát hơn những kiểu phân loại khác Tuy nhiên, các doanh nghiệp thông thường chủ yếu sử dụng cách làm truyền thống đó là nhờ vào sức lao động của con người: các nhân viên khi phân loại phải ngồi suy nghĩ, liệt kê các sản phẩm cùng nhóm với nhau là một chuyện không thể tránh khỏi thiếu sót, mất thời gian và còn làm giảm sức lao động Theo đó trong trường hợp nhân viên quên không nắm rõ thông tin sản phẩm sẽ gây ra tình trạng nhầm lẫn

Quản lý phân loại hàng hóa trong kho theo nhóm sản phẩm bằng phần mềm công

nghệ

Để khắc phục những hạn chế của cách làm truyền thống, một phần mềm công nghệ chuyên hỗ trợ phân loại hàng hoá theo nhóm sản phẩm đã ra đời Khi được thủ kho hay quản lý yêu cầu phân loại hàng hoá theo nhóm, hệ thống sẽ tự động dò tìm các sản phẩm cùng nhóm sản phẩm với nhau và sắp xếp chúng lại một chỗ Vì vậy, nhân viên kho chỉ cần kiểm tra hệ thống là sẽ biết được cần điều chỉnh như thế nào – cách làm này đảm bảo tính chuyên nghiệp, chính xác cao, tiết kiệm thời gian lao động và đạt được hiệu suất khá tốt

1.2.2.2 Quy trình tác nghiệp kho

Nghiệp vụ kho là hệ thống các mặt công tác được thực hiện đối với hàng hoá trong quá trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho quá trình trao đổi hàng hoá qua kho với chi phí thấp nhất

Tuỳ thuộc vào sản phẩm, vật tư, hàng hóa bảo quản và loại hình kho mà quá trình nghiệp vụ kho khác nhau Tuy nhiên bất kỳ quá trình nghiệp vụ kho nào cũng phải trải qua

3 công đoạn: Nhập hàng; tác nghiệp kho; và giao hàng

Sơ đồ tổng quát quá trình nghiệp vụ kho được thể hiện ở Hình 1.1

Hình 1.1 Quy trình tác nghiệp kho

a) Nghiệp vụ tiếp nhận hàng

Tiếp nhận là công đoạn trung gian giữa quá trình nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ vận chuyển, và nghiệp vụ kho Do đó, tiếp nhận thể hiện mối quan hệ kinh tế - pháp lý giữa các đơn vị kinh tế: nguồn hàng, nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, và doanh nghiệp thương mại Chính vì vậy, tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng:

Đây là xác định rõ trách nhiệm vật chất trong việc thực hiên các cam kết kinh tế - pháp lý giữa người bán (nguồn hàng) và người mua (doanh nghiệp), và đơn vị vận chuyển hàng

Tập hợp đơn hàng

•Thông tin

•Nhặt hàng

•Ghép hàng theo đơn

hoá đã được ký kết trong hợp đồng mua-bán và hợp đồng vận chuyển hàng hoá

- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhập hàng của doanh nghiệp, kiểm tra việc thực hiện hợp đồng mua bán và vận chuyển giữa các bên: Thông qua tiếp nhận hàng, có thể tập

hợp được thông tin về mua hàng và vận chuyển hàng, do đó phải tiến hành hạch toán nghiệp

vụ nhập hàng ở kho chi tiết và cụ thể

- Đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng và chính xác: Yêu cầu này nhằm tiết

kiệm thời gian hàng hoá dừng lại ở công đoạn tiếp nhận, do đó giải phóng nhanh phương tiện vận tải, nhanh chóng đưa hàng hoá vào nơi bảo quản Tính kịp thời và nhanh chóng không được làm ảnh hưởng đến tính chính xác trong việc kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoá

b) Quá trình tác nghiệp trong kho

- Đây là công đoạn cơ bản và phức tạp nhất, quyết định chất lượng công tác kho, thực hiện tốt chức năng của kho hàng hoá; yêu cầu với quá trình nghiệp vụ kho :

- Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hoá bảo quản ở kho, phấn đấu giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hoá ở kho;

- Tận dụng diện tích và dung tích kho, nâng cao năng suất các loại thiết bị và lao động kho;

Quá trình tác nghiệp kho bao gồm 4 nội dung: Phân bố và chất xếp hàng hoá ở kho; Chăm sóc và giữ gìn hàng hoá; Tập hợp đơn hàng và chuẩn bị giao hàng

Chất xếp hàng vào vị trí

Phân bố và chất xếp hàng hoá hợp lý ở kho sẽ đảm bảo thuận tiện cho việc bảo quản hàng hoá, tiếp nhận và phát hàng, đồng thời tận dụng tốt nhất diện tích và dung tích kho hàng hoá

- Nguyên tắc của phân bố và chất xếp hàng hoá: Phải theo khu vực và theo loại

hàng, tránh ảnh hưởng có hại lẫn nhau giữa các loại hàng hoá và môi trường bảo quản và

bố trí lân cận những hàng hoá có liên quan với nhau trong tiêu dùng; đảm bảo trật tự và vệ sinh- dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm kê hàng hoá; đảm bảo mỹ quan cho kho hàng hoá

Có nghĩa những hàng hoá giống nhau về điều kiện và kỹ thuật bảo quản thì có thể bảo quản trong cùng một khu vực kho; tuy nhiên, đối với nhiều loại hàng hoá do đặc tính

thương phẩm mà ảnh hưởng có hại lẫn nhau tuy rằng có cùng điều kiện bảo quản, thì cần phải để cách ly nhau như chè, thuốc lá,

- Yêu cầu chung trong phân bố và chất xếp: Đảm bảo thuận tiện cho việc tiến hành

các nghiệp vụ kho; đảm bảo an toàn cho con người, hàng hoá và phương tiện; bảo đảm tiết kiệm sức lao động, giảm chi phí, không ngừng nâng cao năng suất lao động, tận dụng sức chứa của kho, công suất thiết bị

- Xác định vị trí phân bố hàng hoá: Vị trí phân bố hàng hoá bảo quản thường được

xác định tuỳ thuộc vào 3 yếu tố: thời gian lưu giữ trong kho, kích thước và hình khối của hàng hóa Những hàng hoá có liên quan trong tiêu dùng thường được phát trong cùng một

lô hàng, cho nên để thuận tiện cho phát hàng, cần được bố trí gần nhau

Bảo quản, chăm sóc hàng hóa

Hàng hoá trong thời gian bảo quản tại kho, dưới ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài

có thể bị suy giảm số lượng và chất lượng Để tạo nên điều kiện thích hợp bảo quản hàng hoá, phát hiện hàng hoá bị giảm sút chất lượng, đề phòng mất mát, phải sử dụng một hệ thống các mặt công tác: Quản lý nhiệt độ, độ ẩm (thông gió, hút ẩm); vệ sinh, sát trùng ở kho; phòng cháy, chữa cháy, phòng gian bảo mật; giám sát chất lượng hàng hoá Bên cạnh

đó, phải đảm bảo sao cho hao hụt ở mức thấp nhất

Tổng hợp lô hàng

Tổng hợp lô hàng là quá trình biến đổi hình thức hàng hoá và hình thành lô hàng theo yêu cầu đơn hàng Việc biến đổi hàng hoá là cần thiết, vì hàng hoá nhập kho là theo yêu cầu của kho và doanh nghiệp đã được ghi trong hợp đồng mua bán, còn hàng hoá giao

từ kho là theo yêu cầu của khách hàng Quá trình bao gồm:

- Kiểm tra thông tin về đơn đặt hàng và dự trữ hiện có trong kho

- Chọn và lấy hàng ra khỏi nơi bảo quản

- Biến đổi mặt hàng theo yêu cầu

- Tổng hợp lô hàng theo địa chỉ khách hàng

Chuẩn bị gửi hàng

Sau khi đã tập hợp các đơn hàng theo đúng yêu cầu của khách, tác nghiệp tiếp theo

là chuẩn bị sẵn sàng cho việc vận chuyển, bao gồm các thao tác:

- Xếp lịch chạy xe theo thứ tự ưu tiên về mức độ cấp bách và thời hạn thực hiện đơn hàng

- Chất xếp hàng hoá lên phương tiện vận tải;

- Kiểm tra chứng từ, hoá đơn thanh toán và lệnh xuất kho; làm chứng từ giao hàng; làm giấy phép vận chuyển

- Kiểm tra, theo dõi tình hình giao hàng và bán buôn hàng hoá từ kho, biến động của dự trữ, mở sổ theo dõi hàng xuất, khi xuất các lô hàng, phải ghi chép cẩn thận vào thẻ kho để kiểm tra biến động của dự trữ hàng hoá nhằm bổ sung kịp thời

1.2.2.3 Quản lý xuất nhập hàng hóa

Nghiệp vụ lưu kho, bảo quản hàng hoá là một trong những nghiệp vụ quan trọng và được thực hiện thường xuyên, liên tục trong doanh nghiệp Vì vậy cần phải xây dựng quy trình xuất – nhập hàng một cách rõ ràng, cụ thể để nhằm mục đích quy định thống nhất cách thức bảo quản, quản lý các vật tư, hàng hoá lưu giữ trong kho của các đơn vị trực thuộc và công ty mẹ

Quy trình nhập kho

Bước 2: Chuẩn bị kho bãi Dựa vào kế hoạch nhập hàng hoặc phiếu đề nghị nhập kho đã được phê duyệt, thủ kho tính toán số lượng hàng hóa cần phải lưu trong kho, trong khu vực chứa hàng Nếu năng lực chứa hàng của kho không phù hợp, thủ kho phải đề nghị tìm kiếm, bố trí địa điểm chứa hàng chuyển cho trưởng bộ phận vật tư hoặc quản lý dự án

Sau khi nhập

Kiểm tra ghi nhận nhập kho, lưu hồ sơ

xem xét có ý kiến

Bước 3: Nhập hàng Kế toán dự án, thủ kho hoặc cán bộ vật tư căn cứ vào phiếu đề nghị nhập hàng được duyệt để lập phiếu nhập kho, ghi đầy đủ rõ ràng các thông tin và chỉ tiêu trên phiếu Trước khi nhập kho bắt buộc phải kiểm soát chất lượng hàng nhập Thủ kho và người được giao nhiệm vụ kiểm tra bằng các dụng cụ và phương pháp thích hợp để kiểm tra số lượng, chất lượng, tính chất cơ - lý – hóa với từng loại hàng và đối chiếu tài liệu, tiêu chuẩn, yêu cầu nhập hàng, sau đó ghi kết quả vào biên bản kiểm nghiệm Đối với hàng hóa thông dụng, thủ kho tự kiểm tra các mặt hàng theo phiếu đề nghị nhập kho cả về chất lượng và số lượng Nếu hàng hóa đáp ứng yêu cầu thì ký vào phiếu đề nghị nhập Nếu phát hiện hàng hóa không đáp ứng hoặc sai khác bất kỳ tiêu chí nào thì chưa thực hiện nhập kho mà báo cáo quản lý trực tiếp, trưởng bộ phận để giải quyết Cán bộ quản lý sẽ xem xét, đánh giá và đưa ra quyết định đồng ý cho nhập kho toàn bộ/một phần hoặc từ chối nhập toàn bộ/một phần Sau khi đã kiểm tra đầy đủ tiêu chí và được đồng ý nhập kho thì thủ kho

và người nhập hàng ký vào phiếu đề nghị nhập kho và biên bản giao nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm hàng nhập

Bước 4: Báo cáo hàng nhập Thủ kho khi chịu trách nhiệm lập báo cáo nhập kho cho kế toán dự án với các nội dung là số lượng thực nhập; chất lượng hàng nhập; ngày tháng năm nhập và các nội dung khác theo phiếu nhập kho

Bước 5: Kiểm tra ghi nhận nhập kho, lưu hồ sơ Kế toán nhận lại chứng từ nhập kho

và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho Những bộ phận có liên quan lưu trữ giấy tờ làm căn cứ hạch toán

Quy trình xuất kho