Câu 1 (3 điểm): Anh (Chị) hiểu thế nào về các văn bản hành chính thông thường. Câu 2 (3 điểm): Trình bày những hiểu biết của anh (chị) về đặc trưng ngôn ngữ trong văn bản hành chính công vụ. Cho ví dụ minh họa. Câu 3 (4 điểm): Anh (Chị) hãy soạn thảo một báo cáo về tình hình học tập của bản thân đối với môn Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt trong thời gian học kỳ 2 (năm học 20222023).
Trang 1HỌC
VIỆN
CÔNG
NGHỆ
BƯU
Hồ Chí BÀI TIỂU LUẬN Môn học: KỸ NĂNG TẠO LẬP VĂN BẢN TIẾNG VIỆT
Trang 2Lời nói đầu
Để hoàn thành được bài tiểu luận này, em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến giảng viên bộ môn là thầy Trần Thanh Trà Cảm ơn thầy đã luôn tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt thời gian mà em học tập tại trường Trong thời gian tham gia lớp học “Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt” của thầy, em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích cũng như tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để em
có thể vững bước sau này.
Tiểu luận này đánh dấu một cột mốc quan trọng trong quá trình học tập của em Trải qua quá trình học môn “Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt”, em
đã có cơ hội khám phá và rèn kỹ năng viết văn bản tiếng Việt một cách tổng thể
và chuyên sâu hơn Môn học này không chỉ giúp em nắm vững các nguyên tắc
và quy tắc viết văn bản, mà còn khuyến khích em sáng tạo và tự tin trong việc sử dụng ngôn từ và cấu trúc văn bản Tiểu luận này sẽ tập trung vào việc thảo luận
và phân tích các yếu tố quan trọng trong việc tạo lập văn bản tiếng Việt và báo cáo tình hình học tập của em trong HK2 (2022 - 2023) Nội dung được soạn theo giáo trình bài giảng của nhiều tác giả, có tham khảo sách và nhiều trang web liên quan,… sẽ khó tránh khỏi những thiếu sót ngoài ý muốn, rất mong sự đóng góp chân thành từ thầy để tạo điều kiện cho em hoàn thành bài tiểu luận một cách tốt nhất.
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 3Mục lục
Lời nói đầu 1
Câu hỏi 4
Nội dung bài làm 5
Câu 1: Anh (Chị) hiểu thế nào về các văn bản hành chính thông thường 5
1.1 Khái niệm 5
1.2 Đặc trưng cơ bản của văn bản hành chính thông thường 5
1.3 Các loại văn bản hành chính 6
Câu 2: Trình bày những hiểu biết của anh (chị) về đặc trưng ngôn ngữ trong văn bản hành chính công vụ Cho ví dụ minh họa 8
2.1 Khái niệm về ngôn ngữ trong văn bản hành chính công vụ 8
2.2 Các đặc trưng ngôn ngữ 8
Câu 3: Anh (Chị) hãy soạn thảo một báo cáo về tình hình học tập của bản thân đối với môn Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt trong thời gian học kỳ 2 (năm học 2022-2023) 16
Kết luận 20
3
Trang 4Câu hỏi
Câu 1 (3 điểm): Anh (Chị) hiểu thế nào về các văn bản hành chính thông thường.
Câu 2 (3 điểm): Trình bày những hiểu biết của anh (chị) về đặc trưng ngôn ngữ
trong văn bản hành chính công vụ Cho ví dụ minh họa
Câu 3 (4 điểm): Anh (Chị) hãy soạn thảo một báo cáo về tình hình học tập của bản
thân đối với môn Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt trong thời gian học kỳ 2 (năm học 2022-2023)
Trang 5Nội dung bài làm
Câu 1: Anh (Chị) hiểu thế nào về các văn bản hành chính thông thường.
1.1 Khái niệm
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức
Văn bản này thường dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công dân Văn bản hành chính đưa ra các quyết định quản lý, do đó, không dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt
Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước, được sử dụng giải quyết những công việc có tính chất như hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo
1.2 Đặc trưng cơ bản của văn bản hành chính thông thường.
Thứ nhất, về nội dung của các loại văn bản hành chính thông dụng này thường
mang tính truyền đạt cao về thông tin quản lý, cũng như việc ghi nhận đối với các
sự kiện thực tế khách quan nhằm mục đích phục vụ cũng như đưa ra các khía cạnh khách quan khác nhau nhằm đáp ứng được nhu cầu của công tác quản lý nhà nước Ngoài ra thì nội dung của văn bản hành chính thông dụng còn được ban hành ra để đảm bảo được việc cụ thể hóa đối với văn bản quy phạm pháp luật cũng như các văn bản áp dụng pháp luật đang được triển khai trong nội bộ của các cơ quan, đơn
vị, tổ chức nhà nước Việt Nam.Công văn (hay văn bản không có tên loại) dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể Ở đầu của văn bản này không
thể hiện tên loại văn bản Ví dụ: Công văn góp ý, công văn đề nghị, công văn yêu
cầu…
Thứ hai, đối tượng tác động của văn bản hành chính thông dụng luôn cụ thể, đó
có thể là các cơ quan, đơn vị cấp dưới trực thuộc (công văn chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ…) hoặc cấp trên của chủ thể ban hành văn bản hành chính thông dụng (công văn do cấp dưới ban hành, báo cáo, tờ trình…) hay cũng có thể là cơ quan, tổ
5
Trang 6chức khác khi cần trao đổi thông tin và phối hợp thực hiện một công việc nào đó.Văn bản có tên gọi là văn bản thể hiện rõ tên gọi như thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…)
Thứ ba, tùy thuộc vào nội dung văn bản, văn bản hành chính có thể được áp
dụng một lần hay nhiều lần Khác với văn bản quy phạm pháp luật được ban hành
để áp dụng nhiều lần hay văn bản áp dụng pháp luật được ban hành để áp dụng một lần đối với trường hợp cụ thể thì văn bản hành chính thông dụng có thể được áp dụng một lần hay nhiều lần tùy thuộc vào nội dung văn bản Đây cũng chính là đặc trưng riêng của văn bản hành chính thông dụng
1.3 Các loại văn bản hành chính
- Thông báo: Là văn bản truyền đạt kịp thời một quyết định hoặc kết quả sự việc
đã được tiến hành
Ví dụ: Thông báo của Học Viện về lễ khai giảng năm học 2022-2023
- Báo cáo: Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình
hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo
Ví dụ: Báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong năm 2022
- Chương trình: Là văn bản để xác định trọng tâm, nội dung, giải pháp trong một
khoảng thời gian nhất định và công tác tổ chức thực hiện của một đơn vị về một chủ trương công tác
Ví dụ: Chương trình thực hành tiết kiệm, chống lãng phí năm 2017
- Hướng dẫn: Là văn bản giải quyết chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản
hoặc chủ trương của đơn vị hoặc của cơ quan lãnh đạo trên
Ví dụ: Hướng dẫn của Học viện về việc thu nộp học phí, lệ phí ký túc xá.
- Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ
cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân
sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó
Ví dụ: Kế hoạch tổ chức các hoạt động giáo dục của Học viện Công nghệ Bưu
chính Viễn thông năm học 2022-2023
- Tờ trình: Là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề,
một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định
Ví dụ: Tờ trình của Đoàn thanh niên về việc thành lập Hội, Câu lạc bộ sinh viên.
- Lời kêu gọi: Là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên cán bộ, sinh viên thực
hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị
Trang 7Ví dụ: Lời kêu gọi toàn dân chống đại dịch Covid-19.
- Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải
quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt
Ví dụ: Đề án thành lập Trung tâm quản lý ký túc xá sinh viên trên cơ sở các Ban
quản lý ký túc xá sinh viên.
- Công văn: Là văn bản dùng để giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp
Ví dụ: Công văn của phòng CTSV gửi các lớp sinh viên về việc triển khai công tác
đánh giá kết quả học tập, rèn luyện học kỳ 2 năm học 2022-2023.
- Biên bản: Là văn bản ghi các ý kiến trong cuộc họp hoặc lập biên bản về một sự
kiện đặc biệt xảy ra
Ví dụ: Biên bản họp Hội đồng tuyển sinh; Biên bản họp Hội đồng kỷ luật.
7
Trang 8Câu 2: Trình bày những hiểu biết của anh (chị) về đặc trưng ngôn ngữ trong văn bản hành chính công vụ Cho ví dụ minh họa.
2.1 Khái niệm về ngôn ngữ trong văn bản hành chính công vụ.
Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ dùng trong các văn bản hành chính để giao tiếp trong phạm vi các cơ quan nhà nước hay các tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế, (gọi chung là cơ quan) hoặc giữa cơ quan với cá nhân hay giữa các cá nhân với nhau trên
cơ sở pháp lý
2.2 Các đặc trưng ngôn ngữ
Tính chính xác, rõ ràng
Đây là một đặc điểm quan trọng trong văn bản hành chính công vụ Ngôn ngữ
sử dụng trong văn bản này phải cung cấp thông tin một cách chính xác, minh bạch trong kết cấu văn bản để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa của nội dung, không gây hiểu lầm và dễ hiểu cho người đọc
Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, đúng chính tả, cách dùng từ, cách đặt câu…);
Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt;
Tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau theo một nghĩa duy nhất;
Đảm bảo tính logic, chặt chẽ;
Phù hợp với từng loại văn bản và hoàn cảnh giao tiếp
Ví dụ: Thông báo về lịch trình họp lớp của lớp D20CQMR01-N Thông báo phải được
viết một cách chính xác và đảm báo các thông tin sau:
- Thời gian họp: Bắt đầu lúc mấy giờ và kéo dài trong bao lâu.
- Địa điểm họp: Địa chỉ chính xác của phòng họp hoặc địa điểm được chỉ định.
- Nội dung họp: Phải mô tả chi tiết các vấn đề sẽ được thảo luận, quyết định hoặc thông báo tại cuộc họp.
- Người tham dự: Danh sách các thành viên và khách mời được mời đến họp.
Trang 10 Bên cạnh đó, thông báo họp cần phải sử dụng ngôn ngữ chính xác, không nhầm lẫn và đảm bảo tính rõ ràng trong cách sử dụng ngôn từ Nếu không đảm bảo các yếu tố trên, thông báo có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc những sự khó hiểu, gây lộn xộn cho công việc của cơ quan chính phủ, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của họ.
Tính khuôn mẫu – lịch sự
Là tính quy định chung về cách trình bày văn bản áp dụng cho tất cả văn bản hành chính thông thường Sự tuân thủ theo những khuôn mẫu nhất định lại có tác động đến tính chuẩn mực của văn bản ở cả hình thức và nội dung Một văn bản hành chính công vụ bắt buộc được soạn thảo và được chứng thực theo đúng hình thức qui phạm, theo đúng mẫu nhất định Các từ ngữ được dùng trong văn bản phải lịch sự, lễ độ Sự lịch sự, lễ độ cũng tạo ra sự trang trọng, nghiêm túc…
Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính - công vụ, các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các … chịu trách nhiệm thi hành … này”…, hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn bài có sẵn,… Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép ấn bản số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại
Ví dụ:
Kính gửi ông/bà X,
Sau khi nhận được yêu cầu của ông/bà về đăng ký xe ô tô, chúng tôi đã tiến hành xác minh thông tin và kiểm tra các giấy tờ liên quan.
Tuy nhiên, chúng tôi phát hiện ra một số khuyết điểm trong đơn đăng ký đó, gồm việc không cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân và giấy tờ cần thiết.
Chúng tôi đề nghị ông/bà cung cấp thêm thông tin và giấy tờ liên quan trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo này để tiếp tục xử lý đơn đăng ký của ông/bà.
Trân trọng,
Phòng đăng ký xe ô tô.
Trang 12 Trong ví dụ này, ngôn ngữ được sử dụng là lịch sự và chung chung, tuân theo khuôn mẫu của văn bản hành chính công vụ Các từ ngữ được sử dụng là dễ hiểu và trung thực, để tránh những hiểu lầm hoặc tranh cãi.
Tính nghiêm túc khách quan
Từ ngữ trong văn bản hành chính công vụ bao giờ cũng phải mang tính khách quan, không chứa đựng những cảm xúc hoặc đánh giá chủ quan cá nhân Tính khách quan, nghiêm túc được coi như dấu hiệu đặc biệt của văn bản Tuy nhiên, tùy loại văn bản mà đôi khi dấu ấn cá nhân cũng xuất hiện nhưng trong một chừng mực nhất định (chẳng hạn như trong đơn xin cá nhân, báo cáo giải trình của cá nhân)
Trong văn bản quản lý hành chính, tính khách quan gắn liền với chuẩn mực pháp luật để nhấn mạnh tính chất xác nhận, khẳng định, tính chất chỉ thị, mệnh lệnh cần tuân thủ, thực hiện
Ví dụ:
"Phải xác định rõ nguyên nhân bị lỗi hệ thống, đánh giá khối lượng công việc, báo cáo kết quả chính xác và minh bạch Sau đó, tiến hành đưa ra các giải pháp khắc phục nhằm nhanh chóng khôi phục hoạt động bình thường của hệ thống Đồng thời, chúng ta cũng cần đối chiếu với các quy định, pháp luật liên quan để đảm bảo tính pháp lý và nghiêm túc trong quá trình khắc phục sự cố hệ thống này."
Trang 14 Văn bản này thể hiện tính nghiêm túc và khách quan bằng cách sử dụng ngôn ngữ chính xác và cẩn trọng để diễn tả các yêu cầu cụ thể về việc khắc phục sự cố hệ thống Bên cạnh đó, văn bản cũng nói rõ về việc tuân thủ các quy định, pháp luật liên quan đến việc khắc phục sự cố, tạo ra một cách tiếp cận khách quan và minh bạch, từ đó đảm bảo tính pháp lý và uy tín của văn bản.
Tính phổ thông đại chúng
Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những ngôn ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hóa tối ưu
“Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được định nghĩa trong văn bản”
Việc lựa chọn ngôn ngữ trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính là một việc quan trọng Cần lựa chọn ngôn ngữ thận trọng, tránh dùng các ngôn ngữ cầu
kỳ, tránh sử dụng ngôn ngữ và diễn đạt suồng sã
Ví dụ:
"Chúng tôi xin thông báo về nghỉ lễ giỗ tổ Hùng Vương năm 2019 từ thứ 7 ngày
13/4/2019 đến thứ 2 ngày 15/4/2019…"
Đây là các từ ngữ phổ biến và dễ hiểu hơn đối với công chúng, giúp tạo ra văn bản dễ đọc và tiện lợi hơn cho mọi người.
Trang 16Câu 3: Anh (Chị) hãy soạn thảo một báo cáo về tình hình học tập của bản thân đối với môn Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt trong thời gian học kỳ 2 (năm học 2022-2023)
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA QTKD II
TP Thủ Đức, ngày 06 tháng 06 năm 2023
BÁO CÁO
Tình hình học tập môn học kỹ năng tạo lập văn bản Tiếng
Việt trong học kỳ 2 (năm học 2022-2023).
Kính gửi: Giáo viên hướng dẫn – Th.S Trần Thanh Trà.
Họ và tên sinh viên: Phan Ngọc Khánh Nhi Ngày sinh: 20/04/2002
MSSV: N20DCMR051 Lớp: D20CQMR01-N
Chuyên ngành đào tạo: Marketing Khoa: Quản trị kinh doanh 2
Em xin gửi đến thầy báo cáo tình hình học tập của bản thân đối với môn học “Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt”
I Tổng quan về môn học
- Môn học: Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt
- Thời gian: Học kỳ 2 năm học 2022 – 2023
- Mã môn học: SKD1103
- Giảng viên: (Thầy) Trần Thanh Trà
- Môn “Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt” là một phần quan trọng của chương trình học Môn học này tập trung vào việc nâng cao khả năng viết văn bản tiếng Việt chính xác, rõ ràng và sử dụng ngôn ngữ phù hợp trong các tình huống giao tiếp và công việc
II Quá trình học tập
- Tích cực nghe giảng bài, tích cực tham gia các bài thảo luận nhóm
Trang 17- Hoàn thành đầy đủ các bài tập, bài kiểm tra của cá nhân và của nhóm.
- Tự tìm hiểu và nghiên cứu thêm kiến thức thông qua các tài liệu tham khảo
- Nắm được kiến thức của môn học “Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt”
III Đánh giá kết quả học tập
Trong quá trình học tập môn “Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt”, em đã có các hoạt động sau đây:
Tham gia trao đổi giữa các thành viên về hoạt động bài tập nhóm, nhằm thu thập những ý kiến, phân tích và xử lý vấn đề được nêu Qua đó giúp em chủ động
và tích cực sáng tạo hơn trong học tập và học hỏi, tiếp thu các ý kiến khác
Tham gia các buổi thảo luận và bài giảng trên lớp để nắm bắt kiến thức và
kỹ năng cần thiết, giúp khám phá nhiều kiến thức mới phong phú và ghi nhớ thông tin tốt hơn
Hoàn thành tốt các bài tập, kiểm tra về văn bản ngắn, báo cáo, thư tín, văn bản hành chính công vụ và các dạng văn bản khác
Dựa trên các hoạt động trên, em nhận thấy những thuận lợi và những điểm cần cải thiện như sau:
- Thuận lợi:
Giảng viên tận tình giảng dạy giúp sinh viên tiếp thu kiến thức môn học tốt hơn: thầy luôn truyền đạt những kiến thức thực tế để giúp sinh viên dễ tiếp cận theo cách nhìn
và suy nghĩ của mình, học tập một cách sáng tạo, phát huy tiềm năng không rập khuôn và tránh sự nhàm chán trong quá trình dạy học Thầy đã tổ chức và hướng dẫn các hoạt động độc lập theo các nhóm nhỏ để giúp sinh viên tiếp thu được kiến thức học tập sâu hơn
Nhà trường đáp ứng đầy đủ cơ sở vật chất: hệ thống phòng học đa năng trang bị đầy đủ máy móc; phục vụ thiết thực cho hoạt động dạy và học: Máy chiếu, bảng, quạt, mic,
Giảng viên luôn đồng hành và hiểu rõ người học thích hợp với phương pháp truyền tải nào: Việc học tập, tương tác trực tiếp giữa giảng viên và sinh viên giúp em hoàn thiện được các kỹ năng cần thiết cho việc tạo lập và đánh giá văn bản
- Hạn chế
Một trong các việc quan trọng cần làm để rèn luyện kỹ năng là tự học để có một nền tảng kiến thức cơ bản rộng lớn Em cần phải đọc sách hoặc tham dự các lớp giảng dạy khác để có hiểu biết hơn và giải quyết các vấn đề một cách thấu đáo
17