(Tiểu luận) quy trình tiếp nhận yêu cầu và xử lý hồ sơ du học pháp tại công ty cổ phần trao đổi giáo dục, thương mại và dịch vụ việt pháp (vfe)

Trang 5 2 Pháp VFE Chương II: Quá trình thực tập tại phòng hồ sơ của công ty cổ phần trao đổi giáo dục, thương mại và dịch vụ việt- pháp VFEChương III: Quy trình tiếp nhận yêu cầu và xử

3phần trao đổi giáo dục, thương mại và dịch vụ Việt- Pháp (VFE) 31.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần trao đổi 3giáo dục, thương mại và dịch vụ Việt- Pháp (VFE) 3

1.3 Khái quát hoạt động kinh doanh chính 7

112.1 Vị trí thực tập và nhiệm vụ đảm nhận 11

3.1.1 Tư vấn và hướng dẫn ban đầu 153.1.2 Đánh giá năng lực học tập và ngôn ngữ 163.1.3 Tư vấn chương trình học và trường học 173.1.4 Hỗ trợ tài chính và học bổng 17

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, trong bối cảnh hội nhập phát triển toàn cầu, du học đã trở thành một xu hướng phổ biến tại Việt Nam Nguyên nhân một phần là do xã hội ngày càng phát triển, điều kiện sống nâng cao, các bậc phụ huynh có nguyện vọng cho con cái tiếp cận và có cơ hội học tập tại những nền giáo dục tân tiến nhất của những quốc gia phát triển Ngoài ra,

du học còn đem lại cơ hội cải thiện ngoại ngữ cùng các kỹ năng mềm, tăng khả năng cạnh tranh khi các em bước vào thị trường lao động

Dữ liệu từ Bộ Giáo dục và Đào tạo đầu năm 2022 cho thấy có hơn 190,000 sinh viên Việt Nam đang du học và làm việc ở nước ngoài Pháp – một quốc gia phát triển với nền văn hoá phong phú, có nền giáo dục nổi tiếng và học phí hợp lý so với mặt bằng chung các quốc gia Châu Âu là một trong những điểm đến đầu tiên thu hút sinh viên Việt Nam, với gần 6,000 người chọn học tập tại Pháp trong năm 2022 Tuy nhiên, việc ứng tuyển

hồ sơ du học pháp không hề dễ dàng với các ứng viên Từ việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký, đạt điểm đủ tiêu chuẩn ngoại ngữ, đến phỏng vấn tất cả đòi hỏi kiến thức và kỹ năng cao

Chính vì nhận thức sớm về tiềm năng thị trường dịch vụ du học, công ty Vietnam France Exchange - VFE được thành lập vào năm 2017 với mục tiêu hỗ trợ và phát triển cộng đồng du học Pháp tại nước ngoài, tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên du học tại Pháp VFE đã đạt được một số thành công, trở thành một công ty dịch vụ du học uy tín và được biết đến rộng rãi trong cộng đồng học sinh.Trong giai đoạn thực tập giữa khoá, em có cơ hội trở thành thực tập sinh tại phòng hồ sơ và được tham gia trực tiếp vào các dịch vụ du học của công ty như: chuẩn bị hồ sơ, luyện thi chứng chỉ, thực hiện đơn xin visa, v.v Em nghĩ rằng đây là cơ hội tốt để học hỏi, tích lũy kinh nghiệm thông qua thực tế làm việc

và cải thiện kỹ năng của bản thân

Kết cấu của bài báo cáo thực tập có 3 chương gồm:

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRAO ĐỔI GIÁO DỤC, THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT- PHÁP (VFE)

1.1 Thông tin chung và sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của Công ty

cổ phần trao đổi giáo dục , thương mại và dịch vụ Việt- Pháp (VFE)

Công ty cổ phần trao đổi giáo dục, thương mại và dịch vụ Việt- Pháp (VFE) (Việt Pháp Études) được hình thành vào ngày 18 tháng 9 năm 2017 bởi Chủ tịch Nguyễn Đăng Hạnh Ban đầu, công ty có trụ sở chính tại địa chỉ số 25, ngõ Thịnh Hào 1, phường Tôn Đức Thắng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, Việt Nam

Trải qua nhiều năm hoạt động, nghiên cứu, xây dựng và cải tiến chương trình, VFE đã dẫn đầu thị trường Việt Nam trong lĩnh vực giảng dạy và đào tạo tiếng Pháp, cung cấp các khóa học từ tiếng Pháp cơ bản cho học sinh đến chương trình du học và đào tạo tiếng Pháp Quá trình này cho thấy sự cam kết và nỗ lực không ngừng nghỉ của công ty trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và chương trình đào tạo

Trong quá trình phát triển, VFE đã đăng ký và bảo vệ chính thức thương hiệu và logo của mình tại Cục Sở hữu trí tuệ quốc gia và Cục Bản quyền Việt Nam

Ngoài ra, trong vòng 6 năm triển khai và phát triển, công ty đã xây dựng một đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết và năng động, với hơn 50 thành viên trải rộng khắp cả nước Nhờ sự chú trọng đến việc xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, động lực và cơ hội phát triển cho nhân viên, đồng thời tạo nên sự đa dạng và giàu năng lượng cho đội ngũ công ty VFE đã được xếp vào danh sách là một tròn các công ty có môi trường làm việc

lý tưởng tại Việt Nam

Hiện nay, VFE đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ du học, tư vấn và hướng nghiệp tại Việt Nam Công ty tiếp tục đóng góp tích cực vào việc tăng cường giao lưu văn hóa, thương mại và dịch vụ giữa Việt Nam và các quốc gia phát triển, đặc biệt là các quốc gia nói tiếng Pháp Điều này góp phần làm tăng thêm danh tiếng và chất lượng của công ty trong cộng đồng quốc tế

Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ Việt-Pháp ( Vietnam Fance Exchange- VFE) có trụ sở chính tại số 7, ngõ 71 phố Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội)

Criminology 96% (113)

8

5

1.2 Bộ máy tổ chức các phòng ban

Hội đồng quản trị của công ty VFE bao gồm Chủ tịch, ban giám đốc: Tổng giám đốc và Phó giám đốc Bên cạnh đó, để đáp ứng nhiều dịch vụ khác nhau, nhân sự công ty được chia thành các phòng ban chuyên môn để đáp ứng mỗi nhiệm vụ khác nhau Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết lập theo phân cấp quản lý, chức năng nhiệm vụ và phân công công việc Cụ thể, công ty có 2 hệ thống phân cấp Mỗi hạng bậc đều chịu sự giám sát

và tham gia trực tiếp của lãnh đạo công ty

Mối quan hệ cấp dưới là mối quan hệ hỗ trợ, động viên, giúp đỡ trong việc cụ thể hóa các yêu cầu từ ban giám đốc Các phòng ban trong công ty phối hợp chặt chẽ với nhau

Dù mỗi bộ phần đều thực hiện các nhiệm vụ, chức năng khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo đáp ứng và duy trì sự thống nhất và tập trung nhằm tạo ra kết quả cho mục tiêu đã được xác định của công ty Các thành viên trong công ty đều có vai trò nhất định và đóng góp nỗ lực của mình nhằm đặt được mục tiêu chung

Cơ cấu tổ chức công ty đóng vai trò cốt lõi, quyết định sự thành công trong hoạt động vận hành và kinh doanh của công tu, tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài của công ty

Mô hình quản lý mà công ty áp dụng phù hợp với quy mô và phạm vi hoạt động của công ty, góp phần tạo ra sự cố gắng, nỗ lực, tăng tinh thần trách nhiệm của các thành viên trong công ty muốn hoạt động hiệu quả và khoa học hơn

Chủ tịch Nguyễn ĐăngạnhH

Phòng kế

toán marketingPhòng

Phòng chăm sóc khách hàng Phòng hồ sơ

Phòng đào tạo

Giám đốc Lưu Hoàng Nga

Phó giám đốc

Đỗ Vân Trang

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty

Ban giám đốc: với nhiệm vụ chính là xác định tầm nhìn và sứ mệnh của công ty để định

hướng và thiết lập vận hành cho các hoạt động hiện tại và phát triển tương lai, quyết định những giá trị sẽ được thúc đẩy, xem xét giá trị, mục tiêu và chính sách của công ty

Phòng kế toán: quản lý và xử lý các vấn đề tài chính, bao gồm ghi chép giao dịch, lập

báo cáo tài chính, xử lý hóa đơn và thanh toán, quản lý thuế và nghĩa vụ pháp lý, kiểm tra và kiểm soát dữ liệu tài chính, lập kế hoạch tài chính, đối chiếu và cân đối sổ sách,

hỗ trợ kiểm toán

Phòng marketing: thúc đẩy và quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, tạo chiến

lược tiếp thị, nghiên cứu thị trường, xây dựng hình ảnh thương hiệu, tương tác với khách hàng và khuyến mãi để thu hút và duy trì khách hàng, cũng như tăng doanh số và tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp

Phòng chăm sóc khách hàng: tạo và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, giải quyết

yêu cầu và khiếu nại của họ, cung cấp tư vấn và hỗ trợ, thu thập phản hồi và nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Phòng đào tạo: đào tạo, giảng dạy tiếng pháp cho học sinh, đảm bảo chất lượng đầu ra

có thể đáp ứng được nhu cầu du học ứng tuyển vào các trường đại học tại Pháp

Phòng hồ sơ: tư vấn và định hướng chọn trường, quản lý và xử lý các hồ sơ, tài liệu và

thông tin liên quan đến học sinh du học Pháp, đảm bảo tiến trình du học diễn ra thuận lợi và hỗ trợ tư vấn cho học sinh và phụ huynh về các thủ tục và yêu cầu liên quan đến

du học

7

1.3 Khái quát hoạt động kinh doanh chính

Cung cấp các khóa học tiếng Pháp cho học sinh có nhu cầu học tập và du học tại Pháp Hoạt động dạy tiếng Pháp bao gồm khóa học tiếng Pháp cơ bản và nâng cao, khóa học chuyên ngành, khóa học chuẩn bị du học Pháp Công ty cũng hỗ trợ tổ chức kiểm tra và đánh giá tiếng Pháp theo đúng chuẩn các bài thi lấy chứng chỉ tiếng Pháp Mục tiêu là giúp học sinh phát triển kỹ năng tiếng Pháp và chuẩn bị tốt cho việc du học tại Pháp

Tư vấn hồ sơ du học: cung cấp tư vấn chi tiết về các giấy tờ cần thiết và quy trình xử lý

hồ sơ du học, giúp học sinh và phụ huynh hiểu rõ và chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết

Hỗ trợ viết thư động lực: hỗ trợ học sinh viết thư động lực, chuẩn bị CV ấn tượng và

thuyết phục, giúp học sinh có cơ hội được chấp nhận vào trường học mục tiêu

Hỗ trợ làm visa: Công ty hỗ trợ học sinh làm thủ tục xin visa du học, giúp học sinh hiểu

rõ quy trình và yêu cầu cũng như chuẩn bị các tài liệu cần thiết để xin visa thành công

Theo dõi tiến trình xử lý: theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ du học, liên lạc với các cơ quan,

trường học và đại sứ quán để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và đúng hạn

Tổ chức, tìm kiếm cơ hội giúp cho học sinh có cơ hội trải nghiệm văn hoá Pháp qua chương trình thường niên Summer Camp Program Chương trình gồm các hoạt động như:

Hoạt động văn hóa: Học sinh tham gia vào các hoạt động văn hóa đặc sắc như dự lễ

hội, thăm quan các điểm du lịch nổi tiếng và trải nghiệm phong cách sống của người dân địa phương

Giao lưu và gặp gỡ học viên bè quốc tế: Học sinh có cơ hội giao lưu, gặp gỡ và kết học

viên với các học sinh đến từ các quốc gia khác, tạo dựng mối quan hệ và cùng chia sẻ trải nghiệm học tập

Hoạt động giải trí: Chương trình có thể tổ chức các hoạt động giải trí như thể thao, vui

chơi và trò chơi để tạo niềm vui và sự thoải mái cho học sinh

Tóm lại, Summer Camp Program cung cấp một trải nghiệm hè đầy thú vị và bổ ích cho học sinh, giúp họ nâng cao kỹ năng tiếng Pháp, khám phá văn hóa Pháp và tạo những kỷ niệm đáng nhớ với học viên bè quốc tế

VFE Avenir - một chương trình phi lợi nhuận và hướng tới đối tượng học sinh, sinh viên Đây là chương trình cộng đồng phi lợi nhuận với mong muốn hỗ trợ được nhiều hơn nữa cho các thế hệ học sinh, sinh viên Việt Nam nói chung và sinh viên Pháp ngữ nói riêng Qua đây, VFE Avenir sẽ đem lại các giá trị phát triển và kết nối cộng đồng Pháp ngữ trên khắp Việt Nam bằng cách chia sẻ kinh nghiệm sống, những thủ tục hành chính và phương pháp học tập phù hợp để các bạn có thể thành công tại nước ngoài Những hoạt động chính của VFE Avenir gồm: Hoạt động hướng nghiệp, hỗ trợ giáo dục cho sinh viên Pháp ngữ; các hoạt động thiện nguyện và gây dựng Quỹ học bổng VFE Avenir hỗ trợ sinh viên Pháp ngữ

Dưới đây là một số hoạt động và thành tích cụ thể của công ty trong quá trình 6 năm hoạt động:

9

Năm Các hoạt động và thành tích

● Sáng tạo thương hiệu VFE

● Trụ sở thứ nhất: Số 25, ngõ Thịnh Hào 1, Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội

● 11/10/2017: Ra mắt trang facebook Việt Pháp Exchange - Lượng tiếp cận trung bình hàng tháng hiện tại là 2.100.000 người

● 12/11/2017: Ra mắt website VFEGroup.vn- Lượng người truy cập mỗi tháng hiện tại: 16.000 người

● 23/3/2018: Ra mắt nhóm facebook “HỘI QUÂN PHÁP” – Hiện có 65.000 thành viên

● Tổ chức buổi chia sẻ kinh nghiệm: "Những ngày đầu sang Pháp nên làm gì?"

● Tổ chức hội thảo định hướng về cách xin VISA

● Talkshow: “Trao đổi trực tiếp với đại diện hệ thống trường ADIUT”

● Fanpage Việt Pháp Exchange đạt 20.000 like

● Trụ sở mới: Số 7, Ngõ 71, Phố Hoàng Văn Thái, Phường Khương Trung, Quận Thanh Xuân, Hà Nội

● Hơn 250 học sinh tham gia giờ học tiếng Pháp

● 98% học sinh xin được visa du học Pháp

● Tổ chức thành công 20 hội thảo kỹ năng du học và hội thảo

● 1248 học viên đăng ký khóa tiếng Pháp và đăng ký du học Pháp

● 100% học sinh dự thi đạt kết quả như dự kiến ban đầu

● 100% hồ sơ dự bị Ngôn ngữ, Giấy phép và Thạc sĩ được nhận vào các trường mong muốn

● Fanpage đã đạt 70.000 người đăng ký

● Chi nhánh khác tại TP.HCM: 38/21 Trần Khắc Chân, P.Tân Định, Q.1, TP.HCM

● Tổ chức cuộc thi "L'Avenir en vert"

● Tổ chức thi thử miễn phí TCF

● Tổ chức chương trình “VFE Mentor 2022”

● Tổ chức sự kiện buổi tối “IN FRANCE, TOGETHER”

● Tổ chức hội thảo: Hành trang du học Pháp

● Tổ chức Offline talkshow: “Du học Pháp – Định hướng mới sau tú tài quốc gia”

11

CHƯƠNG 2 QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI PHÒNG HỒ SƠ CỦA CÔNG

TY CỔ PHẦN TRAO ĐỔI GIÁO DỤC , THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT- PHÁP (VFE)

2.1 Vị trí thực tập và nhiệm vụ đảm nhận

Em bắt đầu quá trình thực tập tại phòng Hồ sơ của Công ty cổ phần trao đổi giáo dục, thương mại và dịch vụ Việt- Pháp (VFE) từ ngày 28 tháng Sáu 2023 Bên cạnh phòng Đào tạo, Phòng hồ sơ đảm nhiệm một trong hai hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp, đó chính là tiếp nhận tư vấn, định hướng du học và làm hồ sơ du học cho các học viên

Trong quá trình thực tập tại đây, em được hướng dẫn và đảm nhiệm những công việc như sau

Khai báo hồ sơ Études en France nhằm trình toàn bộ giấy tờ tuỳ than, học bạ, thành tích

cá nhân của học viên Việc khai báo hồ sơ giúp cơ quan du học thu thập thông tin cá nhân

và học tập của ứng viên Thông tin này là cơ sở để đánh giá xem học viên có đủ điều kiện và đáp ứng các yêu cầu cần thiết để nhập học vào các chương trình đại học tại Pháp thuộc hệ Việc khai báo hồ sơ giúp cơ quan du học thu thập thông tin cá nhân và học tập của ứng viên Thông tin này là cơ sở để đánh giá xem học viên có đủ điều kiện và đáp ứng các yêu cầu cần thiết để nhập học vào các chương trình đại học tại Pháp thuộc hệ thống Campus France hay không

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tạo tài khoản cho học viên trên Études en France

Bước 2: Điền hồ sơ dự tuyển

• Điền thông tin cá nhân học viên gồm thông tin cá nhân, quá trình học tập, thành tích học tập cùng minh chứng ( bản gốc và bản dịch) kèm theo

• Điền giỏ dự tuyển cho học viên gồm các nguyện vọng dự tuyển và viết thư động lực bằng tiếng Pháp hoặc tiếng Anh

Sau khi phỏng vấn xong, hồ sơ dự tuyển của sẽ được gửi đến các trường đã chọn Các trường này sẽ gửi phản hồi trực tiếp vào hồ sơ Études en France của học viên Sau khi

có tin tức của trường gửi đến, công ty sẽ hỗ trợ học viên tìm nhà tại thành phố mà học viên theo học Lúc này, thực tập sinh xử lý hồ sơ sẽ khai báo đầy đủ các thông tin về học viên, ngôi trường theo học và địa chỉ thuê nhà bên Pháp của học viên trên web FranceVisa

và đặt lịch hẹn phỏng vấn visa cho học viên trên TLSContacts

Sau khi đặt lịch hẹn phỏng vấn thành công, thực tập sinh cần chuẩn bị 1 bộ câu hỏi phỏng vấn cho học viên, các câu hỏi sát với nội dung phỏng vấn thực tế, thể hiện được cá tính, nguyện vọng của từng học viên Sau đó, thực tập sinh có nhiệm vụ phụ trách giúp học viên nắm được nội dung chính của các câu trả lời phỏng vấn, luyện phát âm giúp học viên ghi điểm trong buổi phỏng vấn, tăng khả năng được cấp visa

Các trường đại học hàng năm sẽ có những thay đổi nhất định về cơ chế tuyển sinh, thời hạn ứng tuyển, học phí,… nhiệm vụ của thực tập sinh là liên tục update các thay đổi của trường để những thông tin đến với học viên luôn chính xác nhất

13

2.2 Kế hoạch thực tập theo từng tuần cụ thể

Dưới sự hướng dẫn của Trưởng phòng Hồ sơ Nguyễn Thu Hằng, nhiệm vụ cụ thể hàng tuần mà em đã làm cụ thể như sau:

Ngày

Nhiệm vụ thực hiện

● Tìm hiểu chung về VFE và các hoạt động của nó

● Gặp gỡ nhân sự phòng Hồ sơ và các thực tập sinh khác.Tìm hiểu văn hóa của công ty

● Nắm vững các bước cơ bản trong quy trình làm hồ sơ

du học của học sinh

● Truy cập vào các chương trình của các trường đại học đối tác ở Pháp Nắm vững các bước cơ bản trong quy trình làm hồ sơ du học của học sinh

● Tham gia một số bước của quy trình chuẩn bị hồ sơ

du học như: soạn câu hỏi phỏng vấn Campus France, xin visa du học

● Gặp gỡ học viên và giúp họ chuẩn bị hồ sơ