STT BIỂU HIỆN ĐÚNG SAI 1 Nhiều khi tôi rất muốn làm một việc gì đó nhưng cuối cùng thì tôi lại giải trí, online, hoặc đi ngủ và tự nhủ “Thôi mai làm cũng được!” 2 Hiếm khi nào tôi dành 1
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN & TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Chúng ta quản lý thời gian Chúng ta quản lý làm vốn thời gian hạn hữu mà có PHẦN NHẬN RA NHỮNG LỖI PHỔ BIẾN TRONG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN Quản lý thời gian gì? Thực ra, thời gian thuộc tính hồn tồn khách quan giới Do đó, khơng thể quản lý thời gian Thực chất, quản lý thời gian tổ chức xếp cơng việc mà cần hồn thành thời hạn định cho hiệu tối ưu Những lỗi phổ biến quản lý thời gian: Trắc nghiệm: Bạn ông chủ nô lệ thời gian? Hãy đánh dấu vào với (Ghi chú: Có thể thực lúc này, lúc khác, nhiên, chọn biểu thường xuất hơn) STT BIỂU HIỆN ĐÚNG Nhiều muốn làm việc cuối tơi lại giải trí, online, ngủ tự nhủ “Thơi mai làm được!” Hiếm dành 10 phút đầu ngày để lập danh sách việc cần làm ngày với mốc thời gian cụ thể Tơi khơng có kế hoạch tháng kế hoạch năm Tơi khơng có kế hoạch đời Có nhiều lúc online Facebook, Tiktok, Youtube để giải trí đến khuya biết ngày mai dậy sớm Tơi có thói quen hay cầm điện thoại lên kiểm tra Zalo, hộp email, hay ứng dụng điện thoại biết chẳng có tin nhắn hay nội dung Khi làm việc tập trung, có rủ SAI 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 chơi điện thoại “tám” sẵn sàng chiều theo ý họ Tôi bị cầu tồn làm việc linh tinh (dù biết khơng nên tốn thời gian cho việc tơi bị hồn hảo ám ảnh khiến tơi phải bỏ nhiều thời gian để chăm chút nó) Thỉnh thoảng, vào dịp đầu năm, tơi có lập kế hoạch việc quan trọng cần làm năm Tuy nhiên, qua đến năm sau, đa số chúng chưa thực Khi thực dự án hay làm tập lớn, tơi thường bị trễ tiến độ Tơi thích “xử” việc dễ dễ trước, cịn chuyện khó hay để “xử” sau Tơi có thói quen sau: chơi game, xem báo cải, lướt mạng xã hội, cà phê “ngồi đồng” tụ tập tám chuyện khơng có mục đích tiếng/ngày Sau làm xong việc gì, tơi tự thưởng cách thư giãn “một tí” cuối lại thành thư giãn lâu Tôi lười Mỗi sáng, cần thức dậy, tơi cài lần báo thức, lần cách phút, khơng tơi bật dậy khỏi giường sau tiếng chuông báo thứ lần thứ Tôi chưa để ý nhịp sinh học xem làm việc “hăng” vào lúc ngày để tận dụng thời điểm “đỉnh cao” Hiếm tơi suy nghĩ trước để gộp công việc giống giải thể Tôi hay ngồi buồn vu vơ tốn thời gian vào việc khổ đau phiền não; bị say mê ghiền nghiện thứ mà mang đến bực tức đau khổ nhiều hạnh phúc (ví dụ: mải miết theo đuổi người mà biết khơng có kết quả.v.v ) Đi học trễ/ hay trễ hẹn/ hay làm trễ chuyện thường ngày 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Tôi ưu tiên xếp cơng việc theo tiêu chí: Việc đến hạn trước tơi làm trước, việc đến hạn sau làm sau Các sản phẩm lao động/ kết làm việc mà bỏ công sức làm tái sử dụng Năng suất lao động tơi người (hoặc chí hơn) Hiếm nghĩ cách riêng để hồn thành nhiệm vụ nhanh mà đảm bảo chất lượng Trừ việc coi lịch ngày tháng thông thường coi đồng hồ ra, khơng có phần mềm hay bảng quản lý thời gian khác dù online hay giấy Tơi chưa tìm hiểu kỹ thuật quản lý thời gian trước Tôi chưa nghĩ đến việc sử dụng máy móc để lao động thay Tơi chưa th làm việc để có nhiều thời gian cho việc quan trọng Tôi chưa nghĩ đến việc thiết lập “hệ thống làm việc vận hành tự động” cho Tơi ln cảm thấy thiếu thời gian; ngược lại, tơi ln cảm thấy đời dài Tôi bỏ học chọn sai ngành, bỏ việc để học lại nghề khác Tôi chẳng quan tâm hứng thú với chủ đề trắc nghiệm - Cách chấm điểm: câu trả lời “Đúng” điểm, câu trả lời “Sai” điểm - Đáp án: + đến 10 điểm: Bạn ông chủ thời gian Bạn thường trước thời gian bước cách lập kế hoạch nắm kế hoạch dù khơng phải lúc hồn thành hoàn hảo Tuy nhiên, tư quản lý thời gian hình thành bạn điều kiện cần để thành cơng làm nhiều việc lớn Hãy giữ vững “phong độ” tìm cách để cải thiện kỹ thêm, bạn nhé! + 11 đến 20 điểm: Bạn người có ý thức quản lý thời gian hay bị kiểm sốt, lúc quan tâm, lúc hờ hững với “kho vàng” thời gian Tuy có số kỹ thuật nho nhỏ giúp bạn chủ động công việc sống, nhiên nhiều lúc bạn phải chật vật đổ mồ hôi để chạy theo tiến độ Còn nhiều khiếm khuyết mà bạn cần khắc phục để làm chủ làm không làm vốn thời gian hữu hạn Nên nhớ, bạn cải thiện hiệu sử dụng thời gian lên gấp đôi đấy! + 21 đến 30 điểm: Bạn nô lệ thời gian Phong cách sống bạn việc hôm ngày mai Đến nước tới mũi bắt đầu chạy đua với vận tốc ánh sáng thường khơng kịp Khóa học dành cho bạn rồi! Tóm lại, thông qua trắc nghiệm trên, ta thấy lỗi phổ biến quản lý thời gian là: Sử dụng thời gian theo năng: Làm việc tuỳ hứng, tới trước làm trước mà khơng quan tâm xem việc quan trọng hay quan trọng Hoặc sử dụng thời gian theo kiểu thích làm đó, khơng có kế hoạch, khơng có deadline Thiếu cơng cụ quản lý thời gian nên hay quên, trễ giờ, trùng giờ, nhầm lẫn, cơng việc xếp lộn xộn, sót việc Bị “kẻ cắp thời gian” ngốn khoản khổng lồ quỹ 24 ngày: - Bị sa vào giải trí: online Facebook hay lướt Titok nhiều, “ghiền” xem hài Youtube, "lướt net" lâu toilet trước ngủ, la cà online đọc báo liên tục, ngồi cà phê ngồi quán nhậu tán gẫu việc phải làm nhà, xem phim nhiều Thông thường, không nên dành ngày cho việc (Trừ bạn hưu, nghỉ ngơi không cịn làm việc nên có nhiều thời gian rảnh rỗi) - Bị cám dỗ: nghiện game, nghiện phim ảnh đồi trụy, nghiện “sống ảo”, tốn nhiều thời gian vào việc câu like câu view khơng phải nghề nghiệp gây ảnh hưởng đến việc quan trọng khác Bị “bệnh cầu toàn” nên tốn nhiều thời gian việc linh tinh “Bệnh cầu toàn” khác với “tiêu chuẩn cao, tính cẩn thận” cơng việc Trong tiêu chuẩn cao hay tính cẩn thận đáng, thời gian bỏ xứng đáng, phù hợp với tầm quan trọng cơng việc; “bệnh cầu tồn” dành thời gian nhiều dành tâm sức cách không hợp lý cho việc nhỏ nhặt Ý chí kém, nng chiều cảm xúc thân, dẫn đến thói quen lười biếng, thói quen trì hỗn, tâm lý ngại việc khó Để ngoại cảnh quấy nhiễu: Để đột xuất chen ngang như: người quen đến, tiếp điện thoại, giao tiếp nhiều, bị nhờ vả linh tinh, bị rủ rê mà khơng có kỹ từ chối Phương pháp xử lý công việc/ phương pháp học thiếu sáng tạo, dẫn đến "tốn thời gian lớn để tiến bước nhỏ" thay "tốn thời gian nhỏ đế tiến bước lớn" Không trân quý thời gian, nghĩ cịn nhiều thời gian sống nên tiêu dùng thời gian phung phí (thường gặp người trẻ tuổi) Chọn sai ngành, chọn sai việc, bị vào công việc không phù hợp với thân, dẫn đến lãng phí thời gian học, lãng phí tuổi trẻ, lãng phí thời gian sống 10 Bị chìm vào nỗi khổ đau mà khơng dứt ra, bị say mê ghiền nghiện thứ không thật mang đến hạnh phúc cho đời BÀI TẬP Hãy liệt kê giấy tất thói quen xấu, lỗi sai, “kẻ cắp thời gian” Suy ngẫm nguyên nhân dẫn tới thói quen Suy ngẫm: Hãy xem thời gian giải trí lãng phí ngày bạn trẻ: Hãy tưởng tượng với 12 năm bạn làm gì? Xem bạn giải trí nửa năm đi, cần bạn dành nửa thời gian lại để học tiếng Anh khác biệt lớn! PHẦN TÁM CẤP ĐỘ TRONG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Sau cấp độ việc quản lý thời gian, đồng thời, bước mà bạn cần thực hành Hãy tập luyện nhuần nhuyễn bước bước đến mức độ cao mức đó, bạn hồn thành nội dung mơn Kỹ quản lý thời gian Tám bước để hoàn thiện kỹ quản lý thời gian * Từ cấp độ đến cấp độ 5, việc quản lý thời gian nằm khuôn khổ cá nhân, cá nhân tự xếp tự xử lý * Từ cấp độ đến cấp độ 8, việc quản lý thời gian bắt đầu vượt ngồi khn khổ cá nhân, bắt đầu liên đới đến người khác Khi phát triển đến cấp độ cao này, bạn trở thành chủ doanh nghiệp, trở thành lãnh đạo tổ chức Sau phương pháp quản lý thời gian từ nhất, dành cho cá nhân, giúp cá nhân tự xử lý cơng việc mình: LEVEL 1: Ưu tiên việc quan trọng Câu đố suy ngẫm: Nếu bạn có chậu, đống đá to, đống cát mịn; bạn đổ vào chậu trước để đựng hai thứ nhiều có thể? Đáp án: Nếu xếp đá vào chậu trước; sau đó, đổ hạt cát li ti vào, chúng lấp đầy khe trống Bài học: - Cái chậu thời gian tượng trưng cho ngày Tạo hóa cơng bằng, người có chậu 24 ngày - Đá người quan trọng, việc quan trọng - Cát mối quan hệ thứ yếu việc linh tinh Theo thứ tự quản lý thời gian, ta phải ưu tiên làm việc quan trọng trước Khi thừa thời gian, ta làm việc linh tinh sau Tuy nhiên, hay làm ngược lại, thích làm việc linh tinh trước, việc lớn để sau, cuối khơng cịn thời gian Đó lý có thời gian nhau, nhiều người làm việc lớn, người lại làm xong việc linh tinh Một phần nguyên nhân cách xếp việc trước, việc sau ngày ta sống BÀI TẬP Bây giờ, bạn dành phút thử liệt kê xem: Trong sống mình, việc đá, việc cát? Trong giao tiếp, theo thứ tự quản lý thời gian, ta phải ưu tiên cho người quan trọng trước, cha mẹ, gia đình, người thân, cái, khách hàng quan trọng Khi thừa thời gian, ta chia sẻ thời gian cho mối quan hệ không thiết không thân khác Tuy nhiên, hay làm ngược lại, thích ngồi giao du, giao tiếp, cà phê quán xá hàng giờ, nhậu nhẹt tám chuyện với mối quan hệ bên Cuối cùng, nhà, muốn dành thời gian cho cha mẹ, vợ chồng, khơng cịn sức lực thời gian BÀI TẬP Bây giờ, bạn dành phút thử liệt kê xem: Trong sống mình, người quan trọng cần ta dành thời gian ưu tiên trước? Ưu tiên việc quan trọng kỹ thuật tảng kỹ quản lý thời gian Để thực hành tốt kỹ thuật này, xin giới thiệu với bạn công cụ, ngun lý 80/20 Ngun lý 80/20: - Nguyên lý Pareto 80/20 đặt theo tên nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto Việc đúc kết nguyên tắc thú vị thực vào kỷ thứ 19, ông quan sát vườn đậu nhà hàng năm thấy, khoảng 20% số đậu Hà Lan ông trồng vườn cho đến 80% hạt đậu thu hoạch - Cùng thời điểm đó, nghiên cứu kinh tế vĩ mô, Pareto lại phát 80% cải thu nhập nước Ý kiểm soát 20% dân số Bị thu hút phát mẻ này, ông bắt đầu nghiên cứu, thống kê nhiều nước khác ngạc nhiên thấy phân bổ tương tự Quy tắc 80/20 hầu hết lĩnh vực sống Ví dụ: => 80% lợi nhuận công ty tạo 20% khách hàng => 80% vụ phạm pháp gây 20% tội phạm => 80% vụ tai nạn giao thông nghiêm trọng gây 20% tài xế => 20% thảm 80% bước chân giẫm lên V.v - Lưu ý: Nguyên lý 80/20 khơng phải lúc xác 20% 80%, thực tế tỉ lệ thay đổi tùy lĩnh vực, 70/30 hay chí 99/01 Đồng thời, tổng vế khơng thiết 100% Ví dụ: nghiên cứu năm 1997 rằng, số 300 phim, có phim (tương đương 1.3%) mang 80% doanh thu bán vé - Ứng dụng nguyên tắc 80/20 vào quản lý thời gian: Ưu tiên giải 20% công việc mang đến 80% hiệu Thường xuyên nhận diện 20% nhiệm vụ quan trọng nhất, 80% nhiệm vụ thứ yếu Điều có nghĩa 10 việc quan trọng mà bạn dự định thực hôm nay, có điều khơng thực quan trọng Việc bạn cần làm xác định điều quan trọng bắt đầu thực chúng Nếu bạn không tập trung vào 20% đó, cuối bạn lãng phí 80% thời gian Đầu tư 80% thời gian cho 20% công đoạn quan trọng để bạn hồn thành tồn quy trình dễ dàng hiệu BÀI TẬP a Hãy dành thời gian viết danh sách việc cần phải làm vào ngày mai b Sau đó, gạch bỏ để chọn 1-2 điều quan trọng phải ưu tiên làm trước viết lên đầu danh sách Hãy cố gắng tập trung thực nhiệm vụ buổi sáng Đừng để thứ khiến bạn bị gián đoạn - Ứng dụng nguyên tắc 80/20 vào sàng lọc mối quan hệ xã hội: Có bạn nhận rằng, bạn có nhiều người quen bạn bè xung quanh 20% mối quan hệ thân thiết đem đến cho bạn 80% niềm vui chia sẻ sống? Trong 10 người bạn quen biết, có 1-2 người thực quan tâm đến bạn thực tâm mong muốn điều tốt đến với bạn 10