Trang 11 Mục đích nghiên cứu của Luận văn Với đề tài luận văn đã lựa chọn, đó là “Hoàn thiện hệ thống thông tin hỗ trợ cho thuê tài chính tại công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính công ngh
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ
Những khái niệm cơ bản
1.1.1 Thông tin (information), d ữ li ệ u (data) và vai trò c ủ a chúng trong kinh t ế - xã h ộ i a) Định nghĩa thông tin và vật mang tin: a1) Theo nghĩa thông thường thông tin là các thông báo hoặc các tài liệu được truyền từ một nguồn phát tin đến các đối tượng nhận tin nhằm mang lại sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin
Trong hệ thống thông tin, thông tin được định nghĩa là các dữ liệu đã qua xử lý, chuyển đổi thành dạng dễ hiểu và tiện dụng cho người sử dụng Thông tin này được truyền từ nguồn phát đến đối tượng nhận, tạo điều kiện cho việc tiếp nhận và xử lý thông tin hiệu quả.
Vật mang tin là vỏ vật chất chuyên chở thông tin, trong khi dữ liệu được định nghĩa là các số liệu hoặc tài liệu thu thập chưa qua xử lý Nội dung của thông tin thể hiện khối lượng tri thức mà nó mang lại, và ý nghĩa của thông tin phụ thuộc nhiều vào đối tượng nhận tin Vai trò của thông tin rất quan trọng, đặc biệt trong chiến tranh với câu nói “Biết địch, biết ta, trăm trận, trăm thắng” và trong kinh tế.
Thông tin là nguồn tài nguyên cực kỳ quan trọng, giúp lập kế hoạch xây dựng và phát triển
Trong cạnh tranh: Thông tin cho phép dành ưu thế trong cạnh tranh trên thị trường
Thông tin là nền tảng của kinh tế tri thức
Dữ liệu được chuyển hóa thành thông tin, từ đó hình thành tri thức Giá thành của thông tin bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến việc tạo ra nó Trong khi đó, giá trị của thông tin thể hiện lợi ích đạt được từ việc điều chỉnh quyết định nhờ vào thông tin đó.
Ví dụ: Thông tin “Bắt đầu từ 10 giờ 00 ngày 21 tháng 7 năm 2008 giá bán lẻ xăng A92 tăng từ 14500 đồng lên thành 19000 đồng một lít”
Ph ươ ng án A : Bán bình thường theo giá cũ như khi chưa biết thông tin
Ph ươ ng án B : Dừng việc bán hàng, đến sau 10 giờ mới bán tiếp theo giá mới g) Tổ chức:
⊗ Khái niệm: Hệ thống được tạo ra từ các cá thể, có mục đích, mục tiêu rõ ràng, thực hiện hợp tác và phân công lao động
⊗ Ba cấp quản lý (quyết định) trong tổ chức:
″ Quản lý chiến lược: xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức
Từ đó thiết lập các chính sách và đường lối chung cho tổ chức
Trong doanh nghiệp: Bao gồm Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc
Quyết định chiến lược: những quyết định xác định mục tiêu, đường lối xây dựng và phát triển tổ chức
Trong doanh nghiệp: bao gồm trưởng các phòng ban (trưởng phòng tài vụ, trưởng phòng tổ chức hay trưởng phòng cung ứng,…)
Quyết định chiến thuật: những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực
Quản lý tác nghiệp là quá trình tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực và phương tiện đã được phân bổ nhằm đảm bảo hiệu quả trong các hoạt động của tổ chức, đồng thời tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật.
Trong doanh nghiệp: Bao gồm thủ kho, trưởng nhóm, đốc công của những đội sản xuất,
Quyết định tác nghiệp: Những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ h) Các đầu mối thông tin bên trong doanh nghiệp
Sơ đồ 2.1.Các đầu mối thông tin bên trong doanh nghiệp
S ơ đồ 2.2.Các đầ u m ố i thông tin bên ngoài doanh nghi ệ p
1.1.2 Thông tin kinh tế và quy trình xử lý TT kinh tế a) Định nghĩa thông tin kinh tế: Tồn tại, vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức doanh nghiệp phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó b) Quy trình xử lý thông tin kinh tế:
Thu thập thông tin: Dựa vào yêu cầu của công tác quản lý mà xác định những thông tin cần thu thập
Xử lý thông tin:Sắp xếp,tổng hợp,phân phối thông tin
Lưu trữ thông tin: Lưu thông tin đã xử lý để sử dụng lâu dài
Truyền thông tin: Thông tin đã xử lý phải truyền đến đúng nơi, đúng lúc, đúng đối tượng cần thông tin
1.1.3 Các giai đoạn phát triển của quá trình xử lý thông tin kinh tế ắ Giai đoạn xử lý thủ cụng: Hệ thống quản lý quy mụ nhỏ, trỡnh độ sản xuất thấp, xử lý giản đơn Mọi thao tác của quy trình xử lý đều thực hiện thủ công ắ Giai đoạn xử lý tin học hoỏ từng phần: Mỏy tớnh được đưa vào một số bộ phận quản lý quan trọng, các bộ phận khác vẫn xử lý thủ công ắ Giai đoạn xử lý tin học hoỏ đồng bộ: Đưa mỏy tớnh vào tất cả cỏc bộ phận, xây dựng mạng LAN, kết nối INTERNET trao đổi thông tin trong toàn bộ tổ chức và với bên ngoài, xây dựng một CSDL thống nhất trong toàn hệ thống phục vụ cho công tác quản lý hiệu quả
1.1.4 Hệ thống thông tin (HTTT) a) Định nghĩa HTTT: Tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp các hoạt động ra quyết định trong một tổ chức
Ví dụ: Hệ thống trả lương theo ngày công/sản phẩm
Hệ thống quản lý siêu thị b) Các bộ phận cấu thành HTTT:
Hệ thống thông tin (HTTT) trong tổ chức có thể được phân loại thành nhiều loại khác nhau Đầu tiên, HTTT xử lý giao dịch (TPS) thu thập và xử lý dữ liệu từ các giao dịch bên trong và bên ngoài Tiếp theo, HTTT quản lý (MIS) hỗ trợ các hoạt động quản lý, trong khi hệ trợ giúp quyết định (DSS) cung cấp công cụ mô hình hóa và giải quyết vấn đề để hỗ trợ ra quyết định Hệ chuyên gia (ES) biểu diễn tri thức của các chuyên gia thông qua các công cụ tin học HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh (ISCA) được thiết kế cho đối tượng bên ngoài tổ chức, tạo điều kiện thuận lợi trong giao dịch và nâng cao lợi thế cạnh tranh Về phân loại HTTT kinh tế, HTTT dự báo thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho công tác dự báo ngắn hạn, trung hạn và dài hạn HTTT kế hoạch hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp HTTT khoa học-công nghệ bao gồm các lĩnh vực như khoa học cơ bản, kỹ thuật, kinh tế và nhân văn Cuối cùng, HTTT thực hiện sử dụng các công cụ thống kê và kế toán để kiểm tra, phân tích và đánh giá tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, từ đó giúp các nhà quản lý điều chỉnh và bổ sung kế hoạch.
S ơ đồ 2.4 Tài nguyên ph ầ n m ề m trong HTTT f) Tài nguyên nhân lực trong HTTT
Sơ đồ 2.5 Tài nguyên nhân l ự c trong HTTT g) Tài nguyên phần cứng trong HTTT
Sơ đồ 2.6 Tài nguyên phần cứng trong HTTT h) HTTT kế toán
Các HTTT cho thuê tài chính
1.2.1 H ệ th ố ng x ử lý giao d ị ch TPS
HTTT thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin và dữ liệu trong giao dịch kinh tế và thương mại êQuy trỡnh xử lý giao dịch:
Thu thập thông tin, dữ liệu
Xử lý thông tin dữ liệu giao dịch
Xử lý các yêu cầu giao dịch bao gồm việc tích lũy dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định và sau đó phân chia thành các lô Các lô này sẽ được xử lý theo trình tự đã được xác định.
Quy trình xử lý theo lô:
Tích luỹ dữ liệu nhận được từ ccác giao dịch theo từng nhóm (lô)
Ghi lại các giao dịch theo lô
Sắp xếp các lô vào một danh sách có cấu trúc kiểu FIFO (first in-first out) theo trình tự thời gian
Chuyển các lô số liệu về một máy tính trung tâm để xử lý Ư u đ i ể m :Rất hiệu quả khi xử lý số lượng lớn giaodịch
Nh ượ c đ i ể m : Không thể nhận được kết quả xử lý ngay
*) Xử lý thời gian thực: Các dữ liệu được xử lý ngay lập tức sau mỗi giao dịch và đưa kết quả ra ngay sau khi xử lý
Các hệ thống xử lý thời gian thực:
HTTT thu thập dữ liệu
Hệ thống xử lý tệp
Hệ thống cập nhật CSDL
Hệ thống soạn thảo văn bản và báo cáo
1.2.2 H ệ th ố ng thông tin ph ụ c v ụ qu ả n lý(MIS)
Hệ thống thông tin tài chính (HTTT tài chính) đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm quản lý ngân sách, vốn đầu tư, dự báo và lập kế hoạch tài chính Trong khi đó, hệ thống thông tin kế toán (HTTT kế toán) tập trung vào việc thu thập và xử lý thông tin từ các giao dịch thương mại, thực hiện các thủ tục kế toán và xây dựng báo cáo tài chính cho tổ chức và doanh nghiệp.
Các quy trình quan trọng bao gồm: xử lý đơn đặt hàng, kiểm tra kho hàng, quản lý tài khoản khách hàng, tài khoản nhà cung cấp, thanh toán lương và kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 2.8 HTTT kế toán
Thu thập, xử lý và phân tích thông tin, dữ liệu từ cả nội bộ và bên ngoài là cần thiết để cung cấp cho các nhà quản lý thông tin quan trọng trong việc xác định hạn mức và đánh giá rủi ro tín dụng.
HTTT quản lý khách hàng
HTTT quản lý nhóm khách hàng
Quản lý nguồn vốn đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin liên quan đến quá trình huy động vốn Chức năng này giúp theo dõi hiệu quả các hợp đồng nguồn, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính Việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng nguồn không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý nguồn vốn.
Hệ thống tự động tính toán và hạch toán phí giao dịch, bao gồm việc tách biệt phí VAT cho các giao dịch có tính phí, lãi và lãi dự trả Phí được thu theo từng loại hình sản phẩm và đối tượng khách hàng cụ thể Biểu phí sẽ được cập nhật tại Hội sở hoặc chi nhánh, do Công ty cho thuê tài chính tự phân quyền
Hệ thống cho phép lưu trữ và quản lý biểu phí, lãi suất cùng với việc cập nhật tỷ giá hàng ngày Người dùng có thể truy vấn các thông tin về biểu phí, lãi suất và tỷ giá trong quá khứ Việc cập nhật biểu phí sẽ được thực hiện bởi Hội sở, và hệ thống sẽ tự động cập nhật cho các chi nhánh.
Có khả năng tính lãi và phí linh hoạt, cho phép người dùng trả lãi theo nhiều phương thức như ngày, tháng, năm, cũng như trả trước hoặc trả sau Hệ thống hỗ trợ các hình thức lãi định kỳ, lãi phân tầng và tự động chuyển kỳ hạn khi đáo hạn Đồng thời, tính lãi phạt cho việc rút tiền trước hạn theo nhiều phương pháp khác nhau như lãi tích dồn, lãi kép và lãi nhập gốc, với các tỷ lệ lãi cố định và lãi suất cơ sở Lãi suất được tính dựa trên các cơ sở ngày như 365/366, 366/360 và 360/360, đồng thời linh hoạt cho từng loại tiền gửi, mức tiền và thời gian gửi/rút, với khả năng thay đổi lãi suất theo thời gian gửi.
Có khả năng tạo ra tiền gửi mang tính tuần hoàn, định kỳ
Có khả năng tạo báo cáo và thực hiện các bút toán định kỳ, có phần báo trước các bút toán này
Báo cáo đa dạng: nghiệp vụ, quản lý
Cung cấp đầy đủ các công cụ tiện ích: định nghĩa một sản phẩm mới, sửa sản phẩm cũ, ngừng áp dụng sản phẩm
Công cụ truy vấn: lịch sử giao dịch, trả lãi, tính lãi, nhập lãi vào gốc, đáo hạn
Xử lý giao dịch khi hệ thống offline
Hệ thống cho phép quản lý số dư tối thiểu, tự động tính lãi và thu lãi của khách hàng Nó có khả năng xác định rõ các tài khoản, tự động thực hiện việc đóng hoặc gia hạn tài khoản; đồng thời có khả năng phong tỏa, giải tỏa và tất toán các tài khoản phong tỏa liên quan đến các module khác như Cho vay hoặc Tài chính Thương mại, cũng như các trường hợp khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Kết nối với các sản phẩm dịch vụ và các module nghiệp vụ như chuyển tiền, cho vay, tài chính thương mại và quản lý quỹ là rất quan trọng Do đó, hệ thống cần có công cụ quản lý số dư, hạn mức tài khoản và các sản phẩm, cũng như khả năng quản lý thanh toán hiệu quả.
Có khả năng tính toán lãi nợ/có trên các tài khoản có kỳ hạn (vd hàng ngày, hàng tháng, hàng năm)
Hệ thống có khả năng tự động sinh bút toán cho các giao dịch trong ngày và quản lý các khoản phí phải thu ngay cả khi tài khoản khách hàng không đủ số dư bình quân tối thiểu Vào ngày thu phí, lãi suất sẽ tự động được tính, và nếu tài khoản khách hàng không đủ số dư, sẽ cần có báo cáo về các khoản này Khi tài khoản có số dư, hệ thống sẽ tiếp tục thu phí cho đến khi đủ, đồng thời cho phép thu lãi phạt một cách tự động.
Có khả năng xác định và quản lý các tham số của các sản phẩm và giao dịch
Có khả năng kiểm tra tính hợp lệ của giao dịch, kiểm soát hạn mức, cảnh báo hạn mức vượt quá thẩm quyền của người sử dụng
Quản lý tín dụng là một chức năng quan trọng của công ty, bao gồm việc thu thập, xử lý và lưu trữ các thông tin, dữ liệu liên quan đến các quá trình cho vay Để thực hiện hiệu quả chức năng này, quản lý tín dụng cần được phân loại theo mức độ quản lý, giúp công ty có thể theo dõi và điều chỉnh các hoạt động cho vay một cách linh hoạt và chính xác.
*) Các sản phẩm tín dụng cá nhân
*) Các sản phẩm tín dụng doanh nghiệp
*) Các sản phẩm cho thuê tài chính c) Phần mềm quản lý hợp đồng tín dụng
*) Phần mềm chung: CSDL, bảng tính, thống kê,
Phần mềm Tín dụng và cho thuê tài chính đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của Công ty cho thuê tài chính Hệ thống này giúp quản lý đa dạng sản phẩm cho vay và cho thuê tài chính, phục vụ đối tượng khách hàng là doanh nghiệp thương mại, cá nhân, khối dịch vụ và Treasury Đồng thời, phần mềm cũng đảm bảo lưu giữ và kiểm soát toàn bộ quy trình cho vay và chi thuê tài chính một cách hiệu quả.
Hệ thống đề xuất cần hỗ trợ toàn bộ quy trình xử lý cho vay và cho thuê ở từng giai đoạn Điều này giúp Công ty cho thuê tài chính xác định rõ mức độ tin cậy của khách hàng.
Thu thập, xử lý, lưu trữ các thông tin, dữ liệu về nguồn nhân lực, sử dụng, tuyển chọn, bồi dýỡng nhân lực trong doanh nghiệp
*) Các chức năng cơ bản: Cung cấp
Các thông tin về nguồn nhân lực phục vụ cho công tác kế hoạch
Các thông tin về đào tạo & bồi dưỡng nhân lực
Thông tin về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và trình độ ngoại ngữ là rất quan trọng Ngoài ra, các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình biến đổi nguồn nhân lực cũng cần được chú ý Bên cạnh đó, thông tin liên quan đến tiền lương, bảo hiểm xã hội và chế độ hưu trí cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực hiệu quả.
S ơ đồ 2.9 HTTT qu ả n tr ị nhân s ự
Các bài toán tối ưu trong các HTTT kinh tế
1.3.1 M ộ t s ố khái ni ệ m êNghiờn cứu cỏc hiện tượng tự nhiờn-kỹ thuật: Làm nhiều thớ nghiệm rồi rút ra kết luận về quy luật ê Nghiờn cứu trong kinh tế-xó hội: Quan sỏt, khảo sỏt cỏc hiện tượng, sử dụng các số liệu thu được ê Mụ hỡnh hoỏ kinh tế: Quỏ trỡnh xõy dựng, xỏc định cỏc mụ hỡnh toỏn học cho một hiện tượng kinh tế ê Phõn tớch mụ hỡnh kinh tế: Quỏ trỡnh sử dụng mụ hỡnh làm cụng cụ suy luận, rút ra kết luận về một hiện tượng kinh tế
1.3.2 Các b ướ c xây d ự ng và phân tích mô hình kinh t ế b1) Xác định các yếu tố đóng vai trò quan trọng nhất, những quy luật mà chúng phải tuân theo b2) Diễn tả dưới dạng ngôn ngữ toán học cho mô hình định tính b3) Sử dụng các công cụ toán học để nghiên cứu và giải bài toán đã xây dựng ở b2) b4) Phân tích và kiểm định lại các kết quả tính toán thu được ở b3)
1.3.3 Phân lo ạ i mô hình kinh t ế
*) Mô hình kinh tế vĩ mô: Mô tả các hiện tượng kinh tế của một nước hoặc một vùng
*) Mô hình kinh tế vi mô: Mô tả các hiện tượng kinh tế trong một phạm vi hẹp Theo đặc trưng cấu trúc của mô hình:
Mô hình cân bằng là một công cụ quan trọng trong kinh tế học, giúp mô tả các mối liên kết cân bằng giữa các yếu tố sản xuất, thu nhập, tiêu thụ và nhu cầu khác trong nền kinh tế Những phương trình trong mô hình này cho phép phân tích sự tương tác giữa các yếu tố, từ đó hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của nền kinh tế.
Mô hình tối ưu trong kinh tế là phương pháp mô tả các hiện tượng kinh tế dưới dạng bài toán tối ưu, giúp lựa chọn cách thức hoạt động nhằm tối ưu hóa một hoặc nhiều chỉ tiêu đã được xác định trước.
*) Mô hình tất định: Mô hình với các biến tất định
*) Mô hình ngẫu nhiên: Mô hình với các biến ngẫu nhiên
*) Mô hình tĩnh: Mô tả các hiện tượng kinh tế tại một thời điểm hay một khoảng thời gian xác định
*) Mô hình động: Mô tả các hiện tượng kinh tế với các biến phụ thuộc vào thời gian.
Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ứng dụng hệ thống thông tin của tổ chức
Để đánh giá khả năng ứng dụng hệ thống thông tin (HTTT) của một tổ chức, cần xem xét hai yếu tố chính: mức độ ứng dụng HTTT trong các hoạt động của tổ chức và khả năng thực hiện các ứng dụng HTTT của các thành viên Sự ứng dụng HTTT không chỉ phụ thuộc vào khả năng tài chính mà còn chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác như con người, môi trường và chính sách.
Quá trình ứng dụng CNTT trong tổ chức chịu ảnh hưởng trực tiếp từ bốn nhóm yếu tố chính: điều kiện vật chất, yếu tố con người và nguồn nhân lực, hiệu quả của cơ cấu tổ chức, cùng với sự hỗ trợ về mặt chủ trương chính sách.
Hình 3.1 Các y ế u t ố ả nh h ưở ng đế n quá trình ứ ng d ụ ng HTTT c ủ a t ổ ch ứ c
1.4.1.1 Vai trò c ủ a ch ủ tr ươ ng chính sách
Chủ trương chính sách của tổ chức là yếu tố quyết định và có vai trò quan trọng nhất trong việc thúc đẩy quá trình ứng dụng và phát triển hệ thống thông tin (HTTT) của tổ chức.
Tổ chức bị ảnh hưởng bởi hai loại chính sách chính: chính sách bên trong và chính sách bên ngoài Chính sách bên trong được xây dựng bởi tổ chức, trong khi chính sách bên ngoài là các quy định từ môi trường xung quanh, bao gồm chính sách của Chính phủ, Nhà nước hoặc các tổ chức cấp trên mà tổ chức đó phải tuân thủ.
Chính sách là hệ thống mục tiêu và biện pháp phát triển tiềm lực ứng dụng HTTT trong tổ chức, bao gồm các văn bản pháp quy của Nhà nước và ngành, từ chiến lược đến chi tiết cụ thể Chính sách này đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản và thủ tục trong triển khai ứng dụng HTTT, như tính pháp lý của văn bản điện tử, chữ ký số, công nhận giao dịch qua mạng và thanh toán điện tử.
Chủ trương chính sách Yếu tố con người Điều kiện cơ sở vật chất
Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ứng dụng HTTT
Chính sách thu hút và khuyến khích hoạt động công nghệ thông tin (CNTT) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn nhân lực sẵn sàng cho việc triển khai ứng dụng CNTT Đồng thời, việc phát triển hệ thống thông tin (HTTT) cần có sự nhất quán và định hướng lâu dài, với các cập nhật kịp thời để theo kịp sự biến động nhanh chóng của công nghệ Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức nhà nước, vì sự thay đổi trong ban lãnh đạo có thể dẫn đến sự thay đổi trong chính sách.
1.4.1.2 Nâng cao ch ấ t l ượ ng chính sách
Mỗi yếu tố chính sách đều có ảnh hưởng lớn đến việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong tổ chức Để nâng cao chất lượng chính sách trong việc triển khai hệ thống thông tin, cần chú trọng đến những vấn đề quan trọng sau đây.
Xác định rõ mức độ đầu tư ứng dụng hệ thống thông tin (HTTT) là cần thiết để phát triển bền vững, đồng thời đánh giá đầy đủ những khó khăn và thách thức trong quá trình triển khai Đối với những tổ chức đã có nền tảng HTTT tốt, cần chú trọng cải thiện tình hình hiện tại và so sánh với mặt bằng chung để điều chỉnh phù hợp, tránh tụt hậu Trong khi đó, các tổ chức có mức độ HTTT thấp cần tập trung cải thiện từ nguồn nhân lực đến kinh phí thực hiện để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong cấu trúc tổ chức và hoạt động để phù hợp với mục tiêu của quá trình đầu tư vào ứng dụng hệ thống thông tin Có thể tiến hành thí điểm và rút ra bài học kinh nghiệm để mở rộng triển khai sau này.
Chính sách dành cho cán bộ chuyên trách quản lý hệ thống thông tin cấp cao cần được thiết lập, đồng thời trao quyền lực cần thiết để đảm bảo sự bình đẳng với các lãnh đạo cấp cao khác Điều này nhằm tạo ra quyền lực và vị thế cho họ trong việc thực thi chính sách hệ thống thông tin một cách hiệu quả.
Để đạt hiệu quả cao trong triển khai ứng dụng hệ thống thông tin, cần thực hiện đồng bộ và tránh đầu tư dàn trải Đồng thời, cần ban hành các quy chế phối hợp rõ ràng giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức trong suốt quá trình triển khai.
Các hoạt động cần tập trung vào chính sách của tổ chức, với mục tiêu chính là đưa hệ thống thông tin (HTTT) làm trung tâm Việc nâng cao nhận thức và tuyên truyền rộng rãi về ứng dụng HTTT sẽ giúp các thành viên đồng tình, ủng hộ và giám sát hiệu quả quá trình cải cách.
1.4.2.1 Ả nh h ưở ng c ủ a y ế u t ố con ng ườ i
Nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt trong việc triển khai ứng dụng hệ thống thông tin Trong khi cơ sở vật chất được xem là phần xác, thì nguồn nhân lực chính là phần hồn, quyết định sự thành công của quá trình ứng dụng hệ thống thông tin trong mọi tổ chức.
Yếu tố con người đóng vai trò quan trọng trong việc ứng dụng hệ thống thông tin Các quốc gia, địa phương hoặc tổ chức có nguồn nhân lực và nền tảng tri thức khoa học cao sẽ triển khai tin học hóa dễ dàng hơn so với những nơi có nền tảng thấp hơn Điều này là do nền tảng tri thức cao giúp rút ngắn thời gian tiếp thu và ứng dụng tri thức vào thực tiễn.
Nhân lực chất lượng cao là yếu tố then chốt trong việc ứng dụng hệ thống thông tin Đội ngũ này bao gồm lãnh đạo, nhà hoạch định chính sách, nhà khoa học, chuyên gia công nghệ thông tin và nhân viên Việc triển khai hiệu quả hệ thống thông tin cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong đội ngũ.
Tóm tắt chương I
Chương 1 trình bày tổng quan những khái niệm cơ bản về HTTT, các nội dung ứng dụng của HTTT và ứng dụng HTTT trong quản lý Đi sâu tìm hiểu, phân tích sự cần thiết, vai trò, môi trường chính sách pháp lý và nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý của công ty cho thuê tài chính Phân tích, tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ứng dụng HTTT của tổ chức, các cơ chế, chính sách và quản lý ứng dụng HTTT, qua đó xác định rõ vai trò, mục tiêu, hình thức và cải thiện tình hình ứng dụng HTTT trong quản lý của tổ chức
Khái quát về các Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong công ty cho thuê tài chính, giúp xác định các bài toán tối ưu trong hệ thống thông tin kinh tế Mục tiêu là cung cấp những thông tin cơ bản phục vụ cho nghiên cứu.
THỰC TRẠNG HTTT HỖ TRỢ CTTC TẠI CÔNG TY VFL
Giới thiệu về công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính công nghiệp tầu thủy
Ngày 15 tháng 5 năm 2006, Thủ tướng Chính phủ Phan Văn Khải đã ký Quyết định 103/2006/QĐ-TTg phê duyệt Đề án thí điểm hình thành Tập đoàn kinh tế VINASHIN và Quyết định 104/2006/QĐ-TTg thành lập Công ty mẹ - Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam, tạo đà cho một bước tiến mạnh mẽ của Công ty Công nghiệp Tàu thủy Việt Nam trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới
VINASHIN là Tập đoàn kinh tế đa sở hữu với nhà nước là cổ đông chi phối, hoạt động trong nhiều lĩnh vực như đóng tàu, vận tải, tài chính, và xây dựng Mô hình tổ chức của Tập đoàn bao gồm công ty mẹ và các công ty con, trong đó Tập đoàn nắm giữ 100% vốn điều lệ trong lĩnh vực đóng tàu và trên 50% vốn điều lệ tại các công ty con Sau 10 năm phát triển, tổng tài sản của Tập đoàn đã tăng từ 150 tỷ lên 15.000 tỷ, với hơn 100 đơn vị thành viên và 35.000 nhân viên Hiện tại, đội tàu vận tải hiện đại đang được hình thành với tổng trọng tải gần 500.000 tấn, cùng với nhiều công trình biển và nhà máy đóng tàu lớn đang được xây dựng.
Mục tiêu của Tập đoàn là thực hiện các mục tiêu trong đề án phát triển công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam, bao gồm đóng mới tàu chở hàng 80.000 DWT, tàu chở dầu thô từ 100.000 DWT đến 300.000 DWT, và tàu container 3.000 TEU, cùng với việc sửa chữa các loại tàu có trọng tải lên tới 400.000 DWT.
Công ty Tài chính Công nghiệp Tàu thuỷ - VFC là tổ chức tín dụng nhà nước, thuộc Tập đoàn Công nghiệp Tàu thuỷ Việt Nam (VINASHIN), được thành lập theo Quyết định số 3456/1998/QĐ-BGTVT ngày 19/12/1998 của Bộ Giao thông vận tải.
Sau 10 năm chính thức hoạt động, từ ngày 09/05/2000, VFC đã khẳng định được một vị thế của một trung gian tài chính trong hơn 100 thành viên của Tập đoàn VINASHIN và trên thị trường tài chính Việt Nam
2.1.2 Giới thiệu chung về Công ty VFL
Công ty TNHH Một thành viên Cho thuê Tài chính Công nghiệp tàu thủy (VFL) là công ty con của Công ty Tài chính Công nghiệp tàu thủy (VFC), thuộc Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam VFL được thành lập và hoạt động theo giấy phép số 79/GP-NHNN, cấp ngày 19/3/2008 bởi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Với xuất phát điểm ban đầu là Tổ thuê mua vào cuối tháng 11 năm 2007 với
Công ty được thành lập với sự tham gia của 03 thành viên chuyên trách và 03 thành viên bán chuyên trách, có nhiệm vụ triển khai các công việc cần thiết
Công ty chính thức hoạt động từ ngày 17/7/2008 với vốn điều lệ ban đầu 100 tỷ đồng, trong bối cảnh hạ tầng cơ sở còn nhiều khó khăn Lúc khởi đầu, công ty có 19 nhân viên được chia thành 3 khối: kinh doanh, giám sát, và hỗ trợ, nhằm đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả trong quản lý và hoạt động kinh doanh giai đoạn đầu.
Ngành cho thuê tài chính tại Việt Nam đang đối mặt với nhiều khó khăn, đặc biệt là về cơ chế, chính sách thuế và lãi suất Tuy nhiên, VFL, với lợi thế là thành viên của Tập đoàn Vinashin, cùng với sự quyết tâm và kinh nghiệm của Ban Lãnh đạo, cùng đội ngũ nhân viên trẻ năng động, đã học hỏi được nhiều bài học quý báu trong hơn một năm hoạt động Những thành tựu ban đầu này là bước đi đúng đắn giúp VFL chuẩn bị kỹ càng cho tương lai và đón đầu cơ hội phát triển của thị trường.
2.1.3 Tổ chức bộ máy Công ty TNHH MTV Cho Thuê Tài Chính CNTT
Mặc dù VFL đang trong quá trình hoàn thiện tổ chức và mô hình quản trị, nhưng mô hình hiện tại đã được thiết kế để đảm bảo tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh và quản lý hiệu quả, đồng thời tuân thủ các quy định của Ngân hàng Nhà nước đối với tổ chức tài chính.
Kế hoạch Tổng hợp, Pháp chế
Phòng Hành chính Quản trị
KHỐI KINH DOANH KHỐI GIÁM SÁT
Chủ sở hữu Công ty
Phòng Kiểm toán nội bộ
Phòng Kiểm tra Kiểm soát Nội bộ
2.1.4 Các dịch vụ và sản phẩm của Công ty
Các dịch vụ và sản phẩm của Công ty TNHH MTV Cho thuê Tài chính CNTT bao gồm:
Hoạt động tài sản có:
9 Thuê mua và các hình thức cho thuê tài chính khác;
9 Mua và cho thuê lại theo hình thức cho thuê tài chính
9 Cho thuê vận hành theo qui định của NHNN
Hoạt động tài sản nợ:
9 Nhận tiền gửi có kỳ hạn từ 1 năm trở lên của các TCTD, TCKT và cá nhân ở trong và ngoài nước;
9 Vay vốn ngắn, trung, dài hạn của các TCTD;
9 Phát hành trái phiếu, giấy tờ có giá theo qui định của NHNN;
9 Tín dụng Nhà cung cấp, tín dụng xuất khẩu;
9 Bán các khoản phải thu từ hợp đồng cho thuê tài chính;
9 Nhận ủy thác cho thuê tài chính của các tổ chức, cá nhân ở trong và ngoài nước;
9 Quản lý tài sản cho thuê tài chính;
9 Dịch vụ bảo lãnh, tư vấn và các dịch vụ khác liên quan đến hoạt động cho thuê tài chính theo qui định của Pháp luật
2.1.5 Tình hình ho ạ t độ ng s ả n xu ấ t kinh doanh c ủ a công ty a Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2009
Năm 2009, nền kinh tế toàn cầu đối mặt với nhiều khó khăn, buộc các quốc gia phải nỗ lực vượt qua khủng hoảng, và Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng này.
Chính sách tiền tệ nới lỏng nhằm khắc phục suy giảm kinh tế đã dẫn đến tình trạng tín dụng tăng trưởng nóng Các ngân hàng thương mại gặp khó khăn trong việc duy trì thanh khoản do huy động vốn giảm, trong khi thị trường ngoại hối trải qua một năm căng thẳng, tạo áp lực lên tỷ giá.
Trong bối cảnh kinh tế khó khăn và biến động thị trường lớn, Công ty TNHH MTV cho thuê tài chính công nghiệp tàu thủy đã gặp phải nhiều thách thức, đặc biệt là khi phần lớn khách hàng trong ngành đóng tàu cũng đang đối mặt với khó khăn Mặc dù chuyên cung cấp các khoản tín dụng trung và dài hạn, Công ty không thuộc đối tượng áp dụng quy định hỗ trợ lãi suất của Chính phủ, dẫn đến áp lực cạnh tranh lớn từ các ngân hàng thương mại và công ty tài chính trong việc tìm kiếm và cấp tín dụng cho khách hàng.
Ban Lãnh đạo Công ty Cho thuê Tài chính Công nghiệp Tàu thủy đã chủ động triển khai các giải pháp nhằm duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Công ty đã đơn giản hóa thủ tục xét duyệt cho thuê tài chính, kết hợp với việc kiểm soát chặt chẽ các hệ số an toàn của tổ chức tín dụng Ngoài ra, việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và điều tiết của Ngân hàng Nhà nước cũng được thực hiện để đảm bảo an toàn cho hệ thống các tổ chức tín dụng.
Tổng tài sản tính đến 31/12/2009 gấp gần 12 lần so với thời điểm 31/12/2008 và gấp 3 lần kế hoạch đề ra (518 (tỷ đồng)
Lợi nhuận trước thuế đạt 15,6 tỷ đồng, tăng 309% so với năm 2008 (năm
2008 chỉ hoạt động từ 17/7/2008) và gấp 2,94 lần kế hoạch đề ra (5,3 tỷ đồng)
Tỷ suất lợi nhuận sau thuê trên vốn chủ sở hữu bình quân đạt 10,73%
Hệ số an toàn vốn tối (CAR) : 14.69%
Tổng nguồn vốn huy động tại thời điểm 31/12/2009 là 967,7 tỷ đồng
Tổng dư nợ cho thuê tài chính đến 31/12/2009 là 340,6 tỷ đồng, tỷ lệ nợ xấu trên tổng dư nợ cho thuê tài chính là 0%
VFL duy trì tỷ lệ khả năng chi trả cao, đảm bảo an toàn tài chính Tỷ lệ nguồn vốn ngắn hạn cho vay trung dài hạn luôn thấp, chỉ đạt 10,81% vào cuối năm 2009, thấp hơn nhiều so với mức quy định dưới 30% của Ngân hàng Nhà nước.
Hiện trạng hệ thống thông tin tại VFL
Công nghệ thông tin được xác định là công cụ cốt lõi giúp nâng cao khả năng cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp hiện đại trong thời kỳ hội nhập Ban Lãnh đạo Công ty TNHH MTV Cho thuê Tài chính CNTT quyết định đầu tư vào hạ tầng hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, tuân theo các tiêu chuẩn quốc tế với tính sẵn sàng cao, đảm bảo an toàn và bảo mật, đáp ứng yêu cầu cho lĩnh vực tài chính tín dụng và cho thuê tài chính.
Kể từ khi thành lập, Công ty TNHH MTV Cho thuê Tài chính Công nghiệp Tàu thủy đã nỗ lực hoàn thiện các thủ tục, quy định và hướng dẫn, đồng thời áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm nâng cao tính an toàn và bảo mật cho hệ thống công nghệ thông tin (CNTT).
Công ty đang tiến hành rà soát các quy định của mình để đảm bảo tuân thủ Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 04/2006/QĐ-NHNN ngày 18/01/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về an toàn bảo mật hệ thống CNTT trong Ngành Ngân hàng Mục tiêu là đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của NHNN.
Do yêu cầu nghiệp vụ và mô hình hoạt động của Công ty, việc quản lý theo các tiêu chí của Quy chế NHNN chưa cần thiết Tuy nhiên, chúng tôi vẫn duy trì kiểm soát tình hình và giảm thiểu tối đa các lỗi nghiêm trọng liên quan đến an toàn và bảo mật hệ thống CNTT.
2.2.1 Hiện trạng hệ thống CNTT
- Qu ả n lý, xác th ự c ng ườ i s ử d ụ ng trên H ệ th ố ng CNTT
Hệ thống Thông tin báo cáo và Thông tin tín dụng CCIS đã được phân quyền cho từng cá nhân và bộ phận có đủ thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ Tuy nhiên, hệ thống còn thiếu hướng dẫn, quy trình và quy định về quản lý, xác thực người sử dụng Ngoài ra, chưa có công tác kiểm tra định kỳ nhật ký truy nhập hệ thống, dẫn đến khó khăn trong việc phát hiện và xử lý các truy cập bất hợp pháp hoặc thao tác vượt quá giới hạn của người sử dụng.
Hệ thống máy chủ và máy trạm của người dùng được trang bị cơ chế xác thực tên người dùng và mật khẩu, nhằm đảm bảo tính bảo mật dữ liệu cho cả công ty và cá nhân.
- Các ph ươ ng pháp xác th ự c
Hiện tại, chưa có văn bản hướng dẫn hoặc quy định cụ thể về việc xác thực định danh (ID) và mã khóa (password) cho người sử dụng Hơn nữa, với phương thức quản lý hệ thống phân tán hiện tại, các máy trạm hoạt động như máy chủ nhưng không sử dụng hệ điều hành máy chủ, khiến cho việc thực hiện quản lý quy định này trở nên khó khăn.
Khi đưa vào sử dụng và vận hành, các thiết bị, phần mềm và cơ sở dữ liệu cần phải thay đổi các mã khoá mặc định của nhà sản xuất đã được cài đặt sẵn Việc thay đổi này là cần thiết để đảm bảo an toàn và bảo mật cho hệ thống.
- Ki ể m soát truy nh ậ p h ệ th ố ng CNTT
Hệ thống quản trị cơ sở hạ tầng thông minh AMTRAC của AMP Netconnect kiểm soát và cảnh báo mọi truy nhập bất hợp pháp vào hệ thống mạng Hệ thống này theo dõi từng nút mạng của các phòng ban trong Công ty, từ đó đưa ra các biện pháp ngăn chặn và xử lý hiệu quả.
Kiểm soát truy cập từ bên ngoài vào mạng không dây của công ty là rất quan trọng, nhằm đảm bảo sự tách biệt hoàn toàn với hệ thống mạng LAN nội bộ, bao gồm cả mạng có dây và không dây.
Hiện nay, mô hình mạng trong công ty chủ yếu là ngang hàng, tập trung vào giao tiếp và chia sẻ tài nguyên nội bộ Nhân viên đã nhận thức rõ về việc hạn chế chia sẻ tài nguyên, đặc biệt là các dữ liệu quan trọng và nhạy cảm Mặc dù không áp dụng phương pháp mã hóa dữ liệu, nhưng các dữ liệu quan trọng và nhạy cảm của công ty cũng như cá nhân vẫn được bảo vệ một cách hiệu quả.
- Nh ậ t ký giám sát ho ạ t độ ng
Tất cả hoạt động, thay đổi và truy cập trong toàn bộ hệ thống, bao gồm máy chủ, máy trạm, cơ sở dữ liệu và mạng nội bộ (LAN) cả có dây lẫn không dây, chưa được ghi lại một cách đầy đủ trong nhật ký giám sát Mặc dù có ghi lại, nhưng hiệu quả của các file nhật ký này chưa được phát huy do người quản lý hệ thống chưa xem xét chúng.
Phòng máy chủ và các khu vực thiết bị CNTT được bảo vệ bằng cửa khóa và hệ thống camera kiểm soát ra vào, đảm bảo chỉ những người có nhiệm vụ mới được phép truy cập Tuy nhiên, hiện tại vẫn chưa có quy định nội bộ để hướng dẫn và xử lý các vi phạm Hơn nữa, các hoạt động trong phòng máy chủ chưa được ghi chép đầy đủ trong sổ nhật ký làm việc hàng ngày.
Các phòng ban và phòng máy chủ được đảm bảo vệ sinh công nghiệp với tiêu chí không dột, không thấm nước Trang thiết bị được lắp đặt trên sàn kỹ thuật không bị ánh nắng chiếu trực tiếp, trong khi độ ẩm và nhiệt độ luôn đạt tiêu chuẩn quy định cho các thiết bị và máy chủ Ngoài ra, các phòng máy chủ được trang bị đầy đủ thiết bị phòng chống cháy nổ, lũ lụt, hệ thống chống sét và an ninh chống truy nhập bất hợp pháp.
Một số nhỏ người sử dụng chưa có thói quen thoát khỏi hệ thống (máy chủ và máy trạm) ngay khi rời khỏi vị trí làm việc
Khi giao các thiết bị chứa chương trình và dữ liệu của các phòng ban cho bên ngoài, như trong trường hợp sửa chữa, bảo hành hoặc thanh lý tài sản, cần lưu ý rằng số liệu trong ổ cứng và USB có khả năng bị lợi dụng Do đó, việc giữ lại và bảo vệ các thông tin nhạy cảm là rất quan trọng.
Phòng máy chủ được trang bị nguồn điện riêng, với các tiêu chuẩn kỹ thuật công nghiệp phù hợp với các trang thiết bị lắp đặt trong phòng máy
Phân tích hiện trạng các thành phần hệ thống thông tin tại VFL
2.3 1 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch(TPS)
S ơ đồ 2.13: S ơ đồ H ệ th ố ng thông tin x ử lý giao d ị ch(TPS) t ạ i VFL a Đ ánh giá chung vi ệ c qu ả n lý thông tin khách hàng
Thông tin khách hàng hiện tại chưa được quản lý một cách tập trung và thống nhất trên toàn hệ thống, dẫn đến việc không liên kết được tất cả các sản phẩm nghiệp vụ của Công ty cho thuê tài chính.
Hệ thống không thể truy cập trực tuyến, dẫn đến việc cập nhật thông tin khách hàng không tuân thủ quy trình phân cấp ủy quyền, gây ra rủi ro về an toàn dữ liệu Ngoài ra, mức độ khai thác thông tin khách hàng cũng không tuân theo chế độ phân cấp ủy quyền, làm giảm tính bảo mật và hiệu quả quản lý.
Thông tin trong phân hệ khách hàng hiện chưa đáp ứng đủ tiêu chí cần thiết, điều này gây khó khăn cho Công ty cho thuê tài chính trong việc quản lý và phân tích dữ liệu khách hàng hiệu quả.
Việc xác định và thiết lập các thuộc tính thông tin cùng mối quan hệ của khách hàng vẫn còn lỏng lẻo và gặp nhiều khó khăn trong quản lý tại Công ty cho thuê tài chính.
Phân loại khách hàng theo các tiêu chí thống kê là rất quan trọng cho quản trị công ty cho thuê tài chính, giúp xây dựng chiến lược marketing hiệu quả và lập kế hoạch cung cấp sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường Việc này không chỉ hỗ trợ nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường mà còn góp phần đạt được các mục tiêu tăng trưởng trong bối cảnh nhiều thách thức.
Không thể cung cấp thông tin cho các hệ thống khác cũng như tích hợp thông tin khách hàng từ các hệ thống khác
- Tính duy nh ấ t c ủ a khách hàng trong toàn h ệ th ố ng
Kết cấu mã khách hàng (ID) không hoàn toàn tự động, mà phụ thuộc vào người quản lý, dẫn đến việc không đảm bảo tính duy nhất trong toàn hệ thống Mã ID này được sử dụng cho tất cả các sản phẩm và dịch vụ.
Hệ thống chỉ hỗ trợ xác định khách hàng thông qua ID, không chấp nhận các phương thức khác như số quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh, số CMND cá nhân, mã số thuế, giấy phép lái xe, hộ chiếu, hoặc các thông tin khác do Công ty cho thuê tài chính quy định.
Hiện tại không thể đảm bảo tính duy nhất của khách hàng trong toàn công ty
- Các thu ộ c tính thông tin khách hàng
Khách hàng được lưu trữ các thông tin, bao gồm: thông tin doanh nghiệp (cá nhân), thông tin tài chính, thông tin thống kê,…;
Không thể lưu trữ và ghi nhật ký về sự biến động của các thuộc tính thông tin quan trọng của khách hàng Hệ thống định nghĩa nhiều nhóm thông tin phân loại khách hàng như cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức và công ty cho thuê tài chính, nhưng lại thiếu khả năng lọc theo các tiêu chí này Đồng thời, cần phải định nghĩa và thể hiện rõ ràng các mối quan hệ giữa các khách hàng và nhóm khách hàng, bao gồm khách hàng với công ty cho thuê tài chính, khách hàng với nhau, khách hàng với sản phẩm và khách hàng với tài khoản.
Thông tin khách hàng cần tuân thủ các yêu cầu riêng biệt của từng hệ nghiệp vụ như chữ ký, mẫu dấu và hình ảnh Hiện nay, việc quản lý những thông tin này hoàn toàn bằng thủ công đang gặp nhiều khó khăn.
- Tính hợp lệ của thông tin khách hàng
Không thể loại trừ việc quản lý nhiều bản ghi cho thông tin của một khách hàng có khả năng trùng lặp (có thể định nghĩa điều kiện)
Các thành phần trong thuộc tính tên và địa chỉ khách hàng chưa được cập nhật một cách đồng nhất, ví dụ như tên khách hàng được chia thành ba phần: họ, đệm và tên, cùng với thông tin ngày tháng năm Việc đảm bảo tính đồng nhất trong việc sử dụng các từ viết tắt vẫn chưa được thực hiện.
Việc hủy bỏ các mối quan hệ giữa khách hàng với khách hàng, khách hàng với tài khoản và các mối quan hệ khác không phải là điều dễ dàng Đồng thời, việc thiết lập lại những mối quan hệ này và xây dựng các mối quan hệ mới cũng gặp nhiều khó khăn.
- Báo cáo và truy vấn thông tin
Việc phân tích khả năng sinh lời của từng khách hàng và từng nhóm khách hàng là rất quan trọng để đánh giá thực trạng, xếp loại tín dụng và phân tích khả năng rủi ro của khách hàng.
Quản lý thông tin tài chính của khách hàng, bao gồm danh mục chi tiết và báo cáo tổng hợp, là một thách thức lớn đối với các sản phẩm và dịch vụ hiện nay.
Thông tin về hạn mức khai báo, hạn mức sử dụng, và giá trị tài sản cầm cố, thế chấp liên quan đến các khoản vay và giao dịch khác của khách hàng thường tốn nhiều thời gian và nguồn lực để xử lý.
Khó khăn trong việc tổng hợp thông tin về hoạt động của khách hàng tại Công ty cho thuê tài chính từ số dư tổng quát đến chi tiết giao dịch Bên cạnh đó, bộ phận kế toán ưu điểm cần phải đáp ứng cấu trúc kinh doanh hiện đại của công ty cho thuê tài chính, phù hợp với các thông lệ quốc tế.
Tóm tắt chương II
Chương này giới thiệu chức năng và nhiệm vụ của Công ty cho thuê tài chính công nghiệp tàu thủy, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ứng dụng hệ thống thông tin trong công ty Bài viết sẽ phân tích và đánh giá thực trạng triển khai hệ thống thông tin, đồng thời tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng như chính sách, nguồn nhân lực, hạ tầng kỹ thuật và môi trường, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tại Công ty cho thuê tài chính công nghiệp tàu thủy.
Bài viết này khái quát tiến trình và thực trạng triển khai ứng dụng hệ thống thông tin tại Công ty cho thuê tài chính công nghiệp tàu thủy, đồng thời phân tích những thành công và tồn tại trong quá trình này Chúng tôi tìm hiểu nguyên nhân của những thành công cũng như hạn chế gặp phải, từ đó đề xuất hướng mục tiêu triển khai ứng dụng hệ thống thông tin trong thời gian tới Mục tiêu là cung cấp thông tin cơ bản cho nghiên cứu các giải pháp thực hiện ở chương tiếp theo.
Chương 3 sẽ nghiên cứu và khái quát tình hình hiện tại, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện và thúc đẩy tiến trình ứng dụng cũng như phát triển hệ thống thông tin tại Công ty cho thuê tài chính công nghiệp tàu thủy.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ
Định hướng ứng dụng hệ thống thông tin tại công ty cho thuê tài chính công nghiệp tầu thủy
Dựa trên nhu cầu thực tế của Công ty TNHH MTV Cho thuê Tài chính CNTT trong giai đoạn hiện tại và phù hợp với chiến lược phát triển bền vững của VFL trong tương lai, chúng tôi sẽ điều chỉnh hoạt động để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của thị trường.
Hệ thống phần mềm quản lý nghiệp vụ Core Leasing tại Công ty TNHH MTV Cho thuê Tài chính CNTT được thiết kế nhằm đạt được các mục tiêu tổng quát, bao gồm việc tối ưu hóa quy trình cho thuê, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Tuân thủ qui định của Ngân hàng Nhà nước và các bên liên quan về hệ thống công nghệ thông tin cho các tổ chức tín dụng
Phục vụ nội bộ công ty về công tác quản lý, điều hành, cung cấp và trao đổi thông tin
Cung cấp các công cụ và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tối ưu hóa việc quản lý, chia sẻ, truy cập và khai thác thông tin, văn bản và tài liệu một cách hiệu quả hơn.
Hỗ trợ hoạt động kinh doanh, quản lý, liên quan trực tiếp tới các hoạt động nghiệp vụ và giảm thiểu các công việc xử lý thủ công
Phục vụ và cung cấp các dịch vụ tiện ích cho khách hàng b M ụ c tiêu c ụ th ể
Mục tiêu về yêu cầu kinh doanh
Tin học hóa toàn bộ các quy trình nghiệp vụ liên quan đến các hoạt động nghiệp vụ và quản lý của Công ty
Tạo ra sự kết nối giữa các bộ phận nghiệp vụ trong công ty
Quản lý các thông tin liên quan đến khách hang
Quản lý chặt trẽ các thông tin liên quan đến hợp đồng, dịch vụ
Chúng tôi cung cấp báo cáo và thống kê nghiệp vụ được thiết kế đầy đủ, tuân thủ các biểu mẫu quy định bởi cơ quan quản lý và nội bộ công ty.
Công cụ tìm kiếm, kết xuất dữ liệu đầy đủ và khoa học
Mục tiêu về yêu cầu công nghệ
Giao diện hiện đại tích hợp công nghệ thông tin tiên tiến, cho phép đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban và chi nhánh của công ty Hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu tập trung trên một cơ sở dữ liệu duy nhất, đảm bảo tính nhất quán và độ tin cậy của thông tin Ngoài ra, giải pháp này còn đơn giản trong việc cài đặt, vận hành và bảo trì.
Có cơ chế phân quyền, áp dụng chế độ bảo mật thích hợp
Khả năng đáp ứng của hệ thống trong vòng 5 năm
Bảo vệ đầu tư khi nâng cấp, mở rộng
3.1.2 Đị nh h ướ ng chung a Ph ầ n m ề m:
Hệ thống phần mềm quản lý nghiệp vụ Core Leasing tại Công ty TNHH MTV Cho thuê Tài chính CNTT bao gồm các phân hệ sau:
Phân hệ quản lý thông tin khách hàng (CIF)
Phân hệ quản lý kế toán (GL)
Phân hệ quản lý tiền gửi có kỳ hạn (FD)
Phân hệ quản lý nguồn vốn (MM)
Phân hệ quản lý quỹ (CASH)
Phân hệ quản lý tín dụng và thế chấp (LN)
Phân hệ quản lý hợp đồng thuê mua tài sản (LS)
Phân hệ kinh doanh chứng khoán và quản lý giấy tờ có giá (SE)
Phân hệ quản trị hệ thống (SA)
Phân hệ báo cáo nghiệp vụ (REPORT)
Các phân hệ khác … b Ph ầ n c ứ ng và ph ầ n m ề m h ệ th ố ng:
Hệ thống phần mềm quản lý nghiệp vụ Core Leasing đi kèm với các thiết bị phần cứng và phần mềm hệ thống cần thiết, nhưng không bao gồm máy tính cá nhân, bản quyền phần mềm cho máy tính cá nhân và hạ tầng công nghệ thông tin chung tại Công ty TNHH MTV Cho thuê Tài chính Công nghiệp Tàu thủy.
3.1.3 Đị nh h ướ ng đầ u t ư a C ơ s ở xây d ự ng đị nh h ướ ng Định hướng đầu tư hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin cần căn cứ vào các yếu tố sau:
Hiện trạng công nghệ thông tin và truyền thông trước khi đầu tư
Yêu cầu nghiệp vụ đối với hệ thống phần mềm cần đáp ứng;
Thời gian triển khai hệ thống;
Khả năng mở rộng, chuyển đổi hệ thống tương ứng với lộ trình phát triển của tổ chức;
Khả năng hấp thụ công nghệ của đội ngũ nhân viên;
Khả năng chi trả chi phí triển khai, bảo trì hệ thống b Phân tích các lo ạ i hình s ả n ph ẩ m hi ệ n có trên th ị tr ườ ng
Dựa vào nguồn gốc xuất xứ của phần mềm, sản phẩm phần mềm cho công ty cho thuê tài chính được phân thành hai loại chính.
Sản phẩm sản xuất trong nước và
Sản phẩm nước ngoài c Sản phẩm trong nước:
Là sản phẩm do các công ty phần mềm trong nước nghiên cứu phát triển Ư u đ i ể m:
Các công ty phần mềm tại Việt Nam có kinh nghiệm lâu dài trong môi trường kinh doanh nội địa, giúp họ hiểu rõ nghiệp vụ, chính sách và quy định pháp luật liên quan Điều này tạo điều kiện cho việc phát triển sản phẩm phần mềm phù hợp và sát với nhu cầu thực tế của thị trường.
Phần mềm do các công ty trong nước phát triển thường có giao diện tiếng Việt, giúp người dùng dễ dàng làm quen với cách thiết kế và bố trí các công cụ
Có khả năng thay đổi, chỉnh sửa linh hoạt, mềm dẻo theo sự thay đổi của cơ chế và các chính sách tại Việt nam
Phần mềm được thiết kế phù hợp với khả năng tiếp thu của đa số người dùng, nhờ vào hai yếu tố chính: sự liên kết chặt chẽ với nghiệp vụ hàng ngày và giao diện thân thiện Điều này giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và làm chủ phần mềm một cách hiệu quả.
Phần mềm do các công ty trong nước phát triển thường có chi phí thấp hơn so với các sản phẩm tương tự từ nước ngoài.
Độ ổn định của sản phẩm phần mềm trong nước còn thấp do các công ty thiếu kinh nghiệm thiết kế và giải quyết vấn đề nghiệp vụ Ngành công nghệ thông tin tại Việt Nam còn mới, với số lượng khách hàng hạn chế, dẫn đến việc các sản phẩm không được kiểm tra kỹ lưỡng Kết quả là, sản phẩm phần mềm thường gặp phải tình trạng không ổn định trong quá trình sử dụng.
Khả năng tích hợp của các sản phẩm trong nước thường thấp do chúng được phát triển riêng lẻ, chỉ đáp ứng các yêu cầu cụ thể mà không có thiết kế tổng thể Điều này dẫn đến việc thiếu định hướng cho sự phát triển và mở rộng trong tương lai Khi cần tích hợp các hệ thống, việc thực hiện thường gặp khó khăn và thường phải xây dựng lại toàn bộ hệ thống.
Khả năng thay đổi mất nhiều thời gian do phải xây dựng, hiệu chỉnh
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, các phần mềm phát triển trong nước thường không đáp ứng được nhu cầu do thiếu khả năng tích hợp và mở rộng, dẫn đến nhiều khó khăn và hạn chế trong quá trình phát triển.
Kế hoạch chi tiết
3.2.1 Ph ươ ng án tri ể n khai :
Dự kiến thời gian đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm ứng dụng được triển khai từ trong thời gian khoảng 12 tháng Cụ thể như sau
+ 02 tháng: Chuẩn bị lập dự án
+ 04 tháng: Phê duyệt dự án
Tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu Đánh giá hiện trạng; Phân tích và lập trình hệ thống
+ Sau 6 tháng: Vận hành thử; Đào tạo và nghiệm thu
Hệ thống sẽ được triển khai ban đầu tại trụ sở chính của công ty, nơi sẽ tiến hành sửa chữa các lỗi và giải quyết các vấn đề phát sinh để hoàn thiện Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ tiếp tục được triển khai xuống các chi nhánh Dưới đây là các bước cụ thể trong quá trình triển khai.
Bước 1: Kiểm tra việc xây dựng hệ thống mạng nội bộ của công ty Lắp đặt và kiểm tra hệ thống máy chủ, các thiết bị mạng
Bước 2: Triển khai thử nghiệm tại trụ sở công ty
Nếu hệ thống mạng và phần mềm hoạt động hiệu quả, hãy tiến hành triển khai tại các chi nhánh trực thuộc hoặc thực hiện triển khai lần lượt tại từng chi nhánh.
3.2.3 K ế ho ạ ch b ả o hành b ả o trì, đ ào t ạ o
Nhà cung cấp cần đảm bảo thời gian bảo hành và bảo trì miễn phí cho hệ thống tối thiểu 12 tháng kể từ khi nghiệm thu và hệ thống chính thức đi vào hoạt
3.2.4 T ổ ch ứ c ngu ồ n l ự c Để đảm bảo chắc chắn sự thành công của dự án, công ty sẽ tổ chức nhân sự thành các nhóm công tác, cụ thể:
Ban quản lý dự án, bao gồm ban giám đốc và lãnh đạo các phòng ban, có nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch triển khai, tổ chức nhân sự và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện của các nhóm công tác.
Nhóm nghiệp vụ bao gồm các chuyên viên từ các phòng, ban, có nhiệm vụ hỗ trợ và tư vấn cho Ban quản lý, nhóm kỹ thuật, và đơn vị phát triển phần mềm về các vấn đề nghiệp vụ trong suốt quá trình triển khai dự án.
Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin (CNTT), có nhiệm vụ hỗ trợ và tư vấn cho Ban quản lý về các vấn đề liên quan đến CNTT Nhóm này giám sát việc triển khai dự án xây dựng phần mềm và cung cấp phần cứng, đồng thời tiếp nhận và nghiệm thu kỹ thuật từ các đơn vị xây dựng phần mềm và phần cứng.
Nhóm hỗ trợ, bao gồm các cán bộ phòng hành chính, có trách nhiệm hỗ trợ Ban quản lý và các nhóm khác trong quá trình triển khai dự án, như tổ chức hội thảo và in ấn tài liệu.
3.2.5 Qu ả n lý r ủ i ro a R ủ i ro vì y ế u t ố con ng ườ i
Yếu tố người sử dụng đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của dự án Sự hiệu quả trong việc sử dụng chương trình phụ thuộc vào khả năng của người dùng Tuy nhiên, do trình độ công nghệ thông tin của người dùng trong công ty và các chi nhánh khác nhau, việc khai thác tối đa hệ thống gặp nhiều khó khăn.
Người triển khai dự án cần nắm vững toàn bộ chương trình và hiểu biết sâu về nghiệp vụ, vì nếu giao cho người có trình độ thấp hoặc hiểu biết hạn chế, hệ thống sẽ khó hoạt động hiệu quả và người dùng sẽ gặp nhiều sự cố Ngược lại, nếu người triển khai có kỹ thuật tốt nhưng khả năng đào tạo và truyền đạt kém, người sử dụng cũng sẽ gặp khó khăn trong việc sử dụng chương trình.
Để đảm bảo thành công trong việc triển khai dự án, người thực hiện cần phải có kiến thức vững về dự án, kinh nghiệm phong phú trong triển khai, hiểu biết sâu về nghiệp vụ và kỹ năng đào tạo Sau khi xác định các yếu tố này, việc thử nghiệm quy mô nhỏ là cần thiết trước khi tiến hành triển khai rộng rãi.
Rủi ro kỹ thuật gây cho hệ thống hoạt động kém hiệu năng
Các máy tính phát triển và vận hành cần phải tương thích và sẵn sàng khi cần thiết, với cả phần cứng và phần mềm được sản xuất đảm bảo Trong môi trường có nhiều nhà cung cấp, cần chú ý đặc biệt vì hệ thống hiện đại hóa công nghệ thông tin được xây dựng dựa trên nhiều công nghệ khác nhau cho từng phần.
Để đảm bảo tiến độ triển khai, việc chuẩn bị trang bị phần cứng là rất quan trọng Nếu các địa điểm triển khai không chuẩn bị kịp thời hoặc thiếu hụt hàng hóa, sẽ dẫn đến chậm trễ và tăng chi phí phát sinh Do đó, cần có kế hoạch thông báo trước để bên triển khai có đủ thời gian chuẩn bị.
Rủi ro người quản trị hệ thống
Hệ thống có nguy cơ bị tấn công bởi virus và hacker nếu người quản trị không tuân thủ quy trình bảo mật, dẫn đến mất mát thông tin nội bộ và có thể làm hệ thống ngừng hoạt động Vai trò của người quản trị hệ thống rất quan trọng và phụ thuộc vào ý thức, đạo đức, trách nhiệm và trình độ chuyên môn của họ Do đó, việc lựa chọn đúng người quản trị hệ thống là điều cần thiết.
3.2.6 An toàn lao độ ng :
Trước khi bắt đầu thi công, đơn vị thi công cần tiến hành khảo sát kỹ lưỡng hiện trường lao động và nghiên cứu thuyết minh thiết kế kỹ thuật liên quan đến hạng mục thi công Việc này giúp nắm bắt tình hình thực tế của môi trường làm việc, từ đó đưa ra các biện pháp thi công an toàn cho cả người lao động và thiết bị, vật tư công trình.
- Đơn vị thi công cần phải nghiêm chỉnh chấp hành qui trình, qui phạm thi công của ngành bưu điện và các ngành liên quan khác
- Thực hiện đầy đủ quy trình và trang bị bảo hộ lao động cho cán bộ và công nhân tham gia thi công công trình
- Đơn vị thi công phải có kế hoạch kiểm tra thường xuyên hoặc đột xuất việc chấp hành kỷ luật an toàn lao động của công nhân
- Tại hiện trường lao động phải có niêm yết bản Nội dung về an toàn lao động, và bảng báo hiệu công trình thi công
- Công nhân trực tiếp lao động có quyền đòi hỏi điều kiện bảo hộ lao động chính đáng và thiết thực
- Đơn vị thi công phải có phương án thi công cụ thể, rõ ràng
Phân tích tài chính kinh tế
1.1 Bảng Tổng hợp Tổng mức đầu tư
BẢNG TỔNG HỢP TỔNG MỨC ĐẦU TƯ
Bảng 1.5 Tổng hợp mức đầu tư
TT Khoản mục Ký hiệu Cách tính
Giá trị dự toán trước VAT (VNĐ)
Giá trị dự toán sau VAT (VNĐ)
I Chi phí thiết bị và phần mềm (1.1+1.2) Gtb Gtb=Gpc+Gpm1+ Gpm2 4.257.025.500 71.370.000 4.328.395.500
1.1 Chi phí thiết bị Gpc 713.700.000 10% 71.370.000 785.070.000
1.2 Chi phí phần mềm (Phần mềm hệ thống
Chi phí xây dựng (cài đặt hệ điều hành hệ quản trị cơ sở dữ liệu các phần mềm nền khác)
III Chi phí quản lý dự án Gqld a Nt%(Gxd+Gtb) 90.886.000 10% 9.089.000 99.975.000
IV Chi phí đầu tư xây dựng Gtv
Gtv+Tdda+KS+Ctk +Cthtrtk+Cthtrdt+Cthau xd+Cthautb+Cgsxd+Cgsl đtb
V Chi phí khác Gk Gk+Cbh+Cqt+Ckt 45.902.000 10% 4.590.000 50.492.000
Cộng (Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+G k) 4.591.961.500 104.863.500 4.696.825.000
GVHD: PGS.TS Nghiêm Sỹ Thương 110 HV: Đinh Hàm Long
VI Chi phí dự phòng (5%) Gdp Gdp=5%x(Gxd+Gtb+Gql da+Gtv+Gk) 229.598.000 5% 5.243.000 234.841.000
Tổng mức đầu tư 4.821.560.000 110.107.000 4.931.667.000 Bằng chữ: Bốn tỷ, chín trăm ba mươi mốt triệu, sáu trăm sáu mươi bảy ngàn đồng chẵn
1.2 Bảng diễn giải chi phí quản lý dự án tư vấn và các chi phí khác
Bảng 1.6 BẢNG DIỄN GIÁI CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN TƯ VẤN CHI PHÍ KHÁC
TT Khoán mục Ký hiệu Diễn giải Hệ số
I Chi phí quản lý dự án 90.886.000
1 Chi phí quản lý dự án Gqlda Nt%(Gxd+Gtb) 2.125 90.886.000
II Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng Gtv Gtv=Cks+Cbcktkt+Cttdt+Ctttk+Cttb+Cgstb 180.003.000
1 Chi phí khảo sát Cks Gxd x 3% 3 599.000
2 Chi phí lập báo cáo kinh tế kỹ thuật
Cbcktkt Cbcktkt=Nt%x(Gxd+Gtb) 3.0087 128.682.000
3 Chi phí thẩm tra dự toán Cttdt Cttdt=Nt%x(Gxd+Gtb) 0.153 6.544.000
4 Chi phí thẩm tra thiết kế kỹ thuật thi công Ctttk Ctttk=Nt%x(Gxd+Gtb) 0.158 6.758.000
5 Chi phí lập hồ sơ mời thầu phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu mua sắm thiết bị Cttb Cttb=Nt%xGtb 0.236 10.047.000
6 Chi phí giám sát lắp đặt thiết bị Cgstb Cgstb=Nt%xGtb 0.643 27.373.000
III Chi phí khác CPK CPK = Cbh+Cqt+Ckt 45.902.000
1 Phí bảo hiểm lắp đặt thiết bị Cbh Cbh=Nt%x(Gxd+Gtb) 0.2 8.554.000
2 Chi phí thẩm tra phê duyệt quyết toán Cqt Cqt=Nt%x(Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+Cbg+Cbh)x
GVHD: PGS.TS Nghiêm Sỹ Thương 112 HV: Đinh Hàm Long
3 Chi phí kiểm toán Ckt Ckt=Nt%x(Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+Cbg+Cbh)x
Bằng chữ: Ba trăm mười sáu triệu, bảy trăm chín mươi mốt ngàn đồng chẵn
3.3.2 Phân tích, đ ánh giá hi ệ u qu ả gi ả i pháp a Hi ệ u qu ả tài chính
- Ph ươ ng pháp đ ánh giá
Các nguyên tắc và giả thuyết chung Đơn vị tính toán: VNĐ
Thời gian hoạt động tính toán: 05 năm
Doanh thu của dự án được xác định bởi sự đóng góp của hệ thống phần mềm trong việc giảm chi phí quản lý và nâng cao năng suất lao động tại công ty VFL.
Các khoản mục chi phí là chi phí chưa bao gồm VAT
Giá trị còn lại: Bằng nguyên giá tài sản cố định (TSCĐ) – Giá trị TSCĐ đã được trích khấu hao
Thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng mức thuế suất 25% Doanh nghiệp sẽ được miễn thuế trong 02 năm đầu tiên kể từ khi bắt đầu có lãi và được giảm 50% thuế trong 02 năm tiếp theo Quy định này được nêu rõ trong Nghị định số 24/2007/NĐ-CP ngày 14/02/2007, hướng dẫn chi tiết thi hành luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
Các chỉ tiêu đánh giá tài chính
Giá trị hiện tại ròng (NPV)
Tỷ suất hoàn vốn nội bộ (IRR)
Tỷ suất thu nhập/Chi phí (B/C)
Suất chiết khấu đối với vốn tự có cúa chủ đầu tư ở mức lợi nhuận yêu cầu tối thiểu là 20%
GVHD: PGS.TS Nghiêm Sỹ Thương 114 HV: Đinh Hàm Long
Hệ thống mới dự kiến sẽ giảm đáng kể chi phí quản lý cho công ty VFL, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách cắt giảm công việc thủ công và rút ngắn thời gian xử lý Phần tiết kiệm chi phí này được coi là doanh thu của dự án.
Phần giảm chi phí quản lý:
Theo ước tính, chi phí quản lý của Công ty VFL là:
Bảng 1.7 Dự kiến doanh thu
Chi phí quản lý trong trường hợp chưa sử dụng hệ thống phần mềm 1.696.800.000 2.056.521.600 2.769.449.200 3.146.786.300 3.531.393.600
Khi hệ thống được triển khai, nó sẽ giúp giảm 30% chi phí quản lý của VFL
Chi phí quản lý trong trường hợp chưa sử dụng hệ thống phần mềm 1.696.800.000 2.056.521.600 2.769.449.200 3.146.786.300 3.531.393.600
Tỷ lệ giảm chi phí quản lý do sử dụng phần mềm 30% 30% 30% 30% 30%
Mức giảm chi phí do sử dụng phần mềm
Bảng 1.8 Dự kiến chi phí
Việc triển khai hệ thống phần mềm sẽ giúp giảm chi phí quản lý, từ đó góp phần tăng doanh thu cho dự án.
Phần giảm chi phí lao động:
Hệ thống phần mềm tại VFL giúp nhân viên giảm thiểu thao tác thủ công và rút ngắn thời gian thực hiện công việc, từ đó nâng cao năng suất lao động Việc này không chỉ giúp giảm thời gian xử lý nghiệp vụ mà còn làm giảm chi phí lao động.
GVHD: PGS.TS Nghiêm Sỹ Thương 116 HV: Đinh Hàm Long
Theo ước tính, chi phí lao động trong trường hợp chưa sử dụng phần mềm sẽ là:
Chi phí lao động trong trường hợp chưa sử dụng hệ thống phần mềm 3.616.200.000 4.556.412.000 6.378.976.800 7.535.166.100 8.791.027.700
Bảng 1.9 Dự kiến chi phí lao động
Khi phần mềm được triển khai, ước tính sẽ làm giảm 30% chi phí lao động
Như vậy, Chi phí lao động giảm xuống khi phần mềm được triển khai sẽ là một phần trong doanh thu của dự án, cụ thể như sau:
Chi phí lao động trong trường hợp chưa sử dụng hệ thống phần mềm 3.616.200.000 4.556.412.000 6.378.976.800 7.535.166.100 8.791.027.700
Tỷ lệ giảm chi phí lao động do sử dụng phần mềm 30% 30% 30% 30% 30%
Mức giảm lao động do sử dụng phần mềm (làm tròn) 1.084.860.000 1.366.924.000 1.913.693.000 2.260.550.000 2.637.308.000
Bảng 1.10 Dự kiến chi phí lao động 2
Nh ư v ậ y, doanh thu c ủ a d ự án s ẽ là :
Bảng 1.11 Dự kiến doanh thu dự án
Chi phí đ i ệ n n ă ng tiêu th ụ :
Sô lượng máy tính: Dự kiến hệ thống sẽ có tổng số 3 bộ máy chủ (server), 20 máy trạm (work stations)
GVHD: PGS.TS Nghiêm Sỹ Thương 118 HV: Đinh Hàm Long
Một bộ máy chủ tiêu thụ điện năng trung bình khoảng 275 watt mỗi giờ, với mức tiêu thụ dao động từ 170 watt đến 400 watt mỗi giờ.
+ Thời gian hoạt động của máy trong ngày: 9 giờ/ngày, 261 ngày/năm
+ Mức tiêu thụ điện năng của một máy trong ngày: 275 (w/giờ) x 9 (giờ/ngày) = 2.475 (w/ngày) = 2,475 (kw/ngày)
+ Theo quy định của Chính phủ, đối với cấp điện áp dưới 6KV, giá điện được quy định:
+ Để thuận lợi, chúng tôi sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá điện, theo đó, giá điện bình quan là 1.863 đồng/kw
Chi phí đ i ệ n n ă ng trong m ộ t n ă m c ủ a d ự án:
23 (bộ máy chủ + máy trạm) x 2,475 (kw/giờ) x 261 (ngày/năm) x 1.863 (đồng/kw) = 27.679.000 đồng/năm
Chi phí l ươ ng nhân viên IT:
Khi hệ thống được đưa vào sử dụng, cần phải có các nhân viên IT, dự kiến chi phí trả lương cho các nhân viên này như sau:
Bảng III.12 Chi phí l ươ ng nhân viên IT
Kh ấ u hao tài s ả n c ố đị nh:
Phương pháp tính: Khấu hao theo đường thẳng
Chi phí b ả o trì, s ử a ch ữ a trong m ộ t n ă m:
GVHD: PGS.TS Nghiêm Sỹ Thương 120 HV: Đinh Hàm Long Được tính bằng 1% chi phí mua sắm phần mềm, phần cứng, phần mềm hệ thống
Chi phí bảo trì, sửa chữa trong một năm:
Chi phí khác và d ự phòng trong m ộ t n ă m: Được tính bằng 2% doanh thu của dự án
Dự án sử dụng vốn vay đầu tư phát triển với lãi suất cố định 18%/năm trong suốt 5 năm vay Hàng năm, dự án sẽ thực hiện việc trả lãi và một phần vốn tương đương với khấu hao tài sản cố định.
- Các chỉ tiêu về tài chính
+ Bảng phân tích hiệu quả kinh doanh
Chi phí điện thiêu thụ 27.679.000 27.679.000 27.679.000 27.679.000 27.679.000
Chi phí nhân viên quản trị 205.080.000 215.328.000 226.092.000 237.396.000 249.268.000
Chi phí bảo trì, sửa chữa 42.570.000 42.570.000 42.570.000 42.570.000 42.570.000
Chi phí khác và dự phòng 31.878.000 39.678.000 54.891.000 64.092.000 73.935.000
GVHD: PGS.TS Nghiêm Sỹ Thương 122 HV: Đinh Hàm Long
Bảng 1.13 Bảng phân tích hiệu quả kinh doanh
+ Bảng phân tích hiệu quả tài chính
Giá trị tài sản thu hồi
Bảng 1.14 Bảng phân tích hiệu quả tài chính
+ Các chỉ tiêu về tài chính
Các chỉ tiêu tài chính
Ch ỉ tiêu hi ệ u qu ả D ự án
Giá trị hiện tại ròng (NPV) 408.448.060
Tỷ suất hoàn vốn nội bộ (IRR) 24%
Tỷ suất Thu nhập/Chi phí (B/C) 220%
Suất chiết khấu lựa chọn 20%
Bảng 1.15 Các chỉ tiêu về tài chính Đánh giá:
NPV>0, phản ánh thu nhập ròng của dự án
IRR cao hơn mức lãi xuất triết khấu
Các chỉ tiêu này cho thấy tính hiệu quả về mặt tài chính của dự án b Hi ệ u qu ả kinh t ế xã h ộ i
Dự án được triển khai sẽ góp phần:
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh đang trở thành xu hướng mạnh mẽ tại Việt Nam, đáp ứng nhu cầu thực tế của các doanh nghiệp Xu hướng này không chỉ phù hợp với các chính sách của nhà nước trong việc thúc đẩy ứng dụng công nghệ mà còn góp phần phát triển kinh tế xã hội, tạo ra môi trường cạnh tranh cao, hỗ trợ cho quá trình phát triển và hội nhập quốc tế.
Tạo ra một môi trường tác nghiệp hiện đại và quy chuẩn giúp giảm thiểu nhầm lẫn trong quá trình làm việc, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty Điều này không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn làm cho môi trường kinh doanh tại Việt Nam trở nên hấp dẫn hơn đối với các nhà đầu tư.
Hệ thống hỗ trợ nhà lãnh đạo trong việc quản lý và điều hành hiệu quả Qua đó, họ có thể theo dõi các hoạt động hàng ngày trong công ty, từ đó đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời.
Tóm tắt chương III
Đề xuất và xây dựng giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin hỗ trợ cho công tác tài chính tại Công ty TNHH MTV cho thuê tài chính công nghiệp tàu thủy nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý tài chính Phần này đã đề cập đến một số vấn đề quan trọng liên quan đến việc cải tiến quy trình và công nghệ trong hệ thống tài chính của công ty.
- Xây dựng kế hoạch chi tiết triển khai dự án phần mềm hệ thống thông tin quản lý lõi cho công ty cho thuê tài chính
- Phân tích, đánh giá hiệu quả của giải pháp
Để thực hiện thành công các mục tiêu trong giai đoạn tới, công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính công nghiệp tàu thủy cần đưa ra dự kiến doanh thu, chi phí và phân công công việc cụ thể Trên cơ sở phân tích thực trạng và những hạn chế tồn tại, các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin hỗ trợ cho thuê tài chính sẽ được đề xuất Những giải pháp này tập trung vào việc khắc phục hạn chế, phát huy thành tựu đã đạt được và cải thiện hệ thống thông tin quản lý tại công ty VFL Nội dung bao gồm từng bước triển khai, đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật, và triển khai đồng bộ các ứng dụng HTTT Cuối cùng, hiệu quả, chi phí và doanh thu của các giải pháp cũng sẽ được đánh giá.
Giải pháp trong luận văn này yêu cầu triển khai đồng bộ, kết hợp đầu tư vào cơ sở hạ tầng kỹ thuật và đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đồng thời hoàn thiện cơ chế chính sách để thúc đẩy ứng dụng hệ thống thông tin Nếu các giải pháp này được thực hiện hiệu quả, chúng sẽ tạo động lực mạnh mẽ cho sự phát triển kinh doanh của công ty VFL.