Quy trình kiểm soát bộ chứng từ hàng xuất tại công ty trách nhiệm hữu hạn apl logistics việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  SINH VIÊN: TRƯƠNG THỊ THÙY ANH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH KIỂM SỐT BỘ CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT TẠI CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN APL LOGISTICS VIỆT NAM Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2023 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  SINH VIÊN: TRƯƠNG THỊ THÙY ANH MSSV : 2054122003 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH KIỂM SỐT BỘ CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN APL LOGISTICS VIỆT NAM Khoa : Quản trị kinh doanh Ngành : Logistics Quản lý Chuỗi cung ứng Giảng viên hướng dẫn: T.S Nguyễn Thị Ngọc Diệp Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2023 Báo cáo thực tập GVHD: TS NGUYỄN THỊ NGỌC DIỆP LỜI CẢM ƠN Để hoàn thiện Báo cáo thực tập này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Thầy Cô Bộ môn Trường Đại học Mở TPHCM truyền đạt, giảng dạy lượng vốn kiến thức quý báu đến sinh viên suốt trình học tập rèn luyện trường Đặc biệt, em biết ơn T.S Nguyễn Thị Ngọc Diệp - giảng viên hướng dẫn dành nhiều thời gian để trực tiếp giúp đỡ, quan tâm bảo em suốt q trình hồn thành báo cáo Không vậy, em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến Công ty Trách nhiệm Hữu hạn APL Logistics Việt Nam nói chung anh, chị Phịng Dịch vụ khách hàng nói riêng khơng ngừng tạo điều kiện hỗ trợ để em tìm hiểu, học tập trải nghiệm thực tế với quy trình kiểm tra chứng từ hàng hóa xuất đường biển hoàn thành báo cáo Trong suốt thời gian thực tập quý báu Quý Công ty, em cọ xát nhiều, có hội áp dụng kiến thức học trường nghiệp vụ thực tế phát triển kỹ nghiệp vụ mà tin học văn phòng, kỹ mềm Mặc dù có nhiều cố gắng hạn chế kiến thức thời gian thực tập Công ty, thu hoạch tránh khỏi thiếu sót tồn đọng chưa thể giải Vì vậy, kính mong nhận góp ý sửa chữa từ quý thầy cô để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023 Sinh viên thực SVTH: TRƯƠNG THỊ THÙY ANH Báo cáo thực tập GVHD: TS NGUYỄN THỊ NGỌC DIỆP MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ TIẾNG ANH DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ DANH MỤC HÌNH ẢNH PHẦN MỞ ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 2 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN 3 MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP 4 CẤU TRÚC BÀI BÁO CÁO PHẦN NỘI DUNG SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY APL LOGISTICS (APLL VN) 1.1 Giới thiệu chung APLL 1.2 Lịch sử hình thành trình phát triển 1.3 Sứ mệnh & Tầm nhìn 1.4 Sản phẩm dịch vụ APL Logistics 1.5 Cơ cấu tổ chức phòng ban chức 1.6 Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn năm 2020-2022 10 QUY TRÌNH KIỂM SỐT BỘ CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI APLL VN 12 2.1 Tổng quan quy trình kiểm sốt chứng từ hàng xuất Công ty Trách nhiệm hữu hạn APL Logistics Việt Nam 13 2.2 Quy trình kiểm sốt chứng từ thực tế lô hàng xuất đường biển Công ty Trách nhiệm hữu hạn APL Logistics Việt Nam 28 2.3 Rủi ro trình kiểm soát chứng từ 30 2.4 Đánh giá điểm mạnh điểm yếu trình 30 PHẦN KIẾN NGHỊ 32 KINH NGHIỆM CHO BẢN THÂN 32 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 33 PHẦN KẾT LUẬN 35 PHỤ LỤC 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 SVTH: TRƯƠNG THỊ THÙY ANH Báo cáo thực tập STT Từ viết tắt APLL GVHD: TS NGUYỄN THỊ NGỌC DIỆP DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Tên tiếng Anh Nghĩa từ viết tắt APL Logistics Công ty Trách nhiệm Hữu hạn APL Logistics KWE Kintetsu World Express Tập đoàn đa quốc gia Kintetsu Group World Express VN Viet Nam Việt Nam TP HCM Ho Chi Minh City Thành phố Hồ Chí Minh HP Hai Phong Hải Phịng CS Customer Service Bộ phận Dịch vụ khách hàng CI Commercial Invoice Hóa đơn thương mại PL Packing List Phiếu đóng gói FCR Forwader Cargo Receipt Hóa đơn hàng hóa giao nhận 10 PO Purchase order Đơn đặt hàng 11 ATD Atual time of departure Thời gian khởi hành thực tế 12 ETD Estimated time of departure Ngày khởi hành dự kiến 13 ETA Estimated time of arrival Thời gian đến dự kiến 14 MNF Manifest Bảng kê khai hàng hóa 15 COC Certificate of Comformity Giấy chứng nhận hợp quy 16 SWB/WB Sea waybill Vận đơn đường biển 17 FS First Sale Invoice Hóa đơn chiết khấu 18 GW Gross Weight Trọng lượng thực tế bì 19 CBM Cubic metter Mét khối(m3) 20 TEUs Twenty-Foot Equivalent Units Đơn vị tương đương 20 feet 21 FEUs Forty-Foot Equivalent Units Đơn vị tương đương 40 feet 22 VOY Voyage Số chuyến 23 PCS Pieces Số lượng (số chiếc) 24 GPD Gross Domestic Product Tổng sản phẩm nội địa SVTH: TRƯƠNG THỊ THÙY ANH Báo cáo thực tập GVHD: TS NGUYỄN THỊ NGỌC DIỆP 25 DEST Destination Điểm đến 26 FOB Free On Board Giao lên tàu (Điều khoản Incoterm) 27 CPT Carriage Paid To Cước phí trả tới (Điều khoản Incoterm) 28 MB Megabyte Đơn vị đo lường dung lượng 29 DOC Document Bộ chứng từ DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ TIẾNG ANH STT Từ tiếng anh Nghĩa tiếng việt Vendor Nhà máy Broker Nhà môi giới Customer Khách hàng Origin Nguồn gốc hàng hóa Container Đơn vị vận chuyển hàng hóa Cartons Thùng carton Ship to Địa điểm giao hàng Style Kiểu dáng Report Báo cáo 10 Rename Đổi tên 11 Vessel Tàu vận chuyển hàng hóa 12 Shipper Người gửi hàng 13 Port Cảng 14 Factory Nhà máy 15 Total Tổng cộng 16 Freight Collect Cước phí thu hộ 17 Seller Người bán 18 Carrier Hãng vận chuyển SVTH: TRƯƠNG THỊ THÙY ANH Báo cáo thực tập GVHD: TS NGUYỄN THỊ NGỌC DIỆP DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Cơ cấu lao động Công ty TNHH APL Logistics Việt Nam TP Hồ Chí Minh từ năm 2020 đến năm 2022………………………………………………… Bảng 1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty từ năm 2020 đến năm 2022……………………………………………………………………………… 10 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức phòng ban chức năng………………………………… Sơ đồ 2.1 Quy trình kiểm tra chứng từ hàng hóa xuất đường biển………… 13 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Mối quan hệ bên trình xử lý chứng từ………………… … 12 Hình 2.2 Nhận email chứng từ Nhà máy gửi……………………………… …………….13 Hình 2.3 Web Forcus…………………………………………………………………… 14 Hình 2.4.1 Minh họa FCR phát hành APLL (1/2)………………………………….… 16 Hình 2.4.2 Minh họa FCR phát hành APLL (2/2)……………………………….…… 17 Hình 2.5 Minh họa file Manifest……………………………………………………….….18 Hình 2.6 Minh họa BL từ hãng vận chuyển HDMU………………………………….… 19 Hình 2.7.1 Minh họa BL từ hãng vận chuyển ONEY (1/2)…………………………… 20 Hình 2.7.2 Minh họa BL từ hãng vận chuyển ONEY (2/2)………………………… … 21 Hình 2.8.1 Minh họa BL từ hãng vận chuyển CMA (1/2)……………………………… 22 Hình 2.8.2 Minh họa BL từ hãng vận chuyển CMA (1/2)………………………… …….23 Hình 2.9 Minh họa BL từ hãng vận chuyển MAERSK (1/2)………………………… 24 Hình 2.9 Minh họa BL từ hãng vận chuyển MAERSK (1/2)…………………………… 25 Hình 2.10 Minh họa ổ đĩa X sau gộp chứng từ……………………………………….27 Hình 2.11 Minh họa Gửi tài liệu hồn chỉnh đến khách hàng…………………………….28 SVTH: TRƯƠNG THỊ THÙY ANH Báo cáo thực tập GVHD: TS NGUYỄN THỊ NGỌC DIỆP PHẦN MỞ ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Hiện nay, trình hội nhập kinh tế quốc tế diễn nhanh chóng phạm vi rộng lớn, quan hệ kinh tế đối ngoại nói chung hoạt động xuất nhập nói riêng ngày khẳng định vị trí quan trọng đời sống kinh tế xã hội nước Đặc biệt với kinh tế phát triển Việt Nam yếu tố quan trọng góp phần vào phát triển bền vững hoạt động xuất khẩu, yếu tố đem lại cân cán cân toán quốc tế đem lại nguồn ngoại tệ chủ yếu quan trọng cho kinh tế nên hoạt động xuất ngày Chính phủ trọng, tích cực đẩy mạnh tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp xuất nước Với xu phát triển khởi sắc hoạt động xuất nhập khẩu, dịch vụ logistics nhờ mà ngày đóng vai trị quan trọng đem đến hiệu thành công cho giao dịch thương mại quốc tế Vận tải đường biển có đóng góp to lớn cho dịch chuyển luồng hàng xuyên quốc gia toàn giới nói chung Việt Nam nói riêng Tuy nhiên tháng đầu năm khối lượng hàng hóa thơng qua cảng biển có dấu hiệu giảm so với kỳ năm trước Theo số liệu Cục hàng hải Việt Nam, khối lượng hàng hóa vận chuyển theo đường biển tháng đầu năm 2023 đạt 165.276.000 tấn, giảm 4% so với kỳ 2022 (172.445.000 tấn) Trong đó, hàng xuất 42.555.000 tấn, giảm 4%, hàng nhập 48.868.000 tấn, giảm 9% 73.477.000 hàng hóa nội địa, giảm 1% Sau ba năm học tập rèn luyện Trường Đại học Mở Thành Phố Hồ Chí Minh, em chọn Logistics làm đường nghiệp mà hướng tới thời gian để em tìm kiếm mơi trường làm việc thực tế nhằm có hội cọ xát áp dụng kiến thức lĩnh hội vào môi trường kinh doanh quốc tế đầy động vận tải đường biển Em cảm thấy may mắn Công Khối lượng hàng hóa thơng qua cảng biển Tháng năm 2023,Cục Hàng Hải Việt Nam https://vinamarine.gov.vn/vi/noi-dung/khoi-luong-hang-hoa-thong-qua-cang-bien-thang-3-nam-2023 (truy cập ngày 10/12/2023) SVTH: TRƯƠNG THỊ THÙY ANH Báo cáo thực tập GVHD: TS NGUYỄN THỊ NGỌC DIỆP ty Trách nhiệm hữu hạn APL Logistics Việt Nam nhận làm Thực tập sinh Dịch vụ khách hàng Hỗ trợ Và đề tài “Quy trình kiểm sốt chứng từ hàng xuất công ty trách nhiệm hữu hạn APL Logistics Việt Nam” thực với mong muốn phản ánh lại quy trình kiểm tra chứng từ hàng hóa xuất đường biển chuyên nghiệp hiệu cơng ty logistics có quy mơ tương đối lớn giới, đồng thời dịp để em chứng minh học Trường Đại học Mở Thành Phố Hồ Chí Minh mang đầy tính thực tiễn PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN Phương pháp: Quan sát thực tiễn – Nghiên cứu điển hình Theo dõi trực tiếp quy trình kiểm sốt chứng từ hàng xuất APL Logistics Ghi chép chi tiết hoạt động hàng ngày, tương tác phận, yếu tố ảnh hưởng đến quy trình kiểm sốt việc tham gia vào buổi họp tương tác với nhân viên thực quy trình Ghi chép chi tiết bước kiểm soát, xử lý ngoại lệ, tương tác với hệ thống thông tin Đánh giá hiệu suất nhận xét điểm mạnh điểm yếu quy trình Dữ liệu chân thực cụ thể quy trình kiểm sốt chứng từ hàng xuất công ty Hiểu rõ thách thức làm việc cách giải vấn đề phát sinh q trình kiểm sốt chứng từ Lựa chọn đề tài nghiên cứu “Quy trình kiểm sốt chứng từ hàng xuất” Tiến hành thu thập liệu sơ cấp từ nguồn tài liệu nội bộ, vấn chuyên gia (người hướng dẫn), quan sát trực tiếp thực cách phân tích quy trình kiểm sốt chứng từ, đưa ví dụ minh họa kiểm sốt chứng từ cho lơ hàng cụ thể Sử dụng phần mềm (ACS, LSS,Outlook) trình nghiên cứu đề tài Từ rút kinh nghiệm cho thân, đánh giá số điểm mạnh, điểm yếu rủi ro trình Kết hợp hai phương pháp mang lại nhìn tồn diện quy trình kiểm sốt chứng từ hàng xuất APL Logistics Dữ liệu thu thập từ quan sát thực tiễn giúp hiểu rõ bối cảnh nội bộ, nghiên cứu điển hình cung cấp kiến thức từ trường hợp thực tế SVTH: TRƯƠNG THỊ THÙY ANH Báo cáo thực tập GVHD: TS NGUYỄN THỊ NGỌC DIỆP MƠ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP Lý chọn đơn vị thực tập: Lý tiên để lựa chọn Công ty Trách nhiệm hữu hạn APL Logistics Việt Nam làm đơn vị thực tập cơng ty vị trí Thực tập sinh hồn tồn phù hợp với tiêu chí mà Trường Đại học Mở TP HCM đề pháp lý phù hợp với chuyên ngành đào tạo đáp ứng nguyện vọng thân em Ngoài ra, KWE nói chung APLL nói riêng cơng ty có quy mơ kinh doanh dịch vụ logistics lớn tồn cầu Vì làm việc APLL VN bệ phóng tốt cho thực tập sinh muốn chọn logistics đường nghiệp Vị trí thực tập: Thực tập sinh Dịch vụ khách hàng Hỗ trợ, Bộ phận Chứng từ, Phịng Dịch vụ khách hàng Mơ tả vị trí: - Giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp, nhà máy để xử lý vấn đề liên quan đến chứng từ; - Phối hợp với hãng vận chuyển để tiến hành xuất hàng; - Sử dụng phần mềm hệ thống công ty để xử lý công việc liên quan đến vận hành tài liệu; - Giải vấn đề liên quan đến công việc vận hành; Những thuận lợi khó khăn q trình thực tập: Trong ngày đầu thực tập APLL VN, em khơng thể tránh khỏi khó khăn việc làm quen với quy trình kiểm tra chứng từ hàng hóa xuất đường biển làm quen với hệ thống công ty phần mềm tin học văn phịng Ngồi ra, em nhiều thời gian để hoàn thiện kỹ mềm, đặc biệt giao tiếp, chăm sóc khách hàng đàm phán Khơng vậy, thức giao việc, giai đoạn đầu làm quen, cịn gặp khơng vấn đề lỗi kiểm tra không phát lỗi sai, quên cập nhật chứng từ, làm chậm,… làm ảnh hưởng đến quy trình làm hàng khách hàng Qua giúp em nhận rằng, làm việc cần có đức tính cẩn thận, thái độ chủ động xin dẫn gặp vấn đề kỹ quản lý rủi ro tốt SVTH: TRƯƠNG THỊ THÙY ANH