Tại Việt Nam hiện nay, nhu cầu được học đại học càng ngày càng tăng cao. Cùng với chính sách mở cửa với học sinh có nhu cầu được học tập ở trình độ cao, lượng sinh viên của các trường đại học ngày càng tăng. Bên cạnh đó, việc chuyển đổi từ chương trình học niên chế sang chương trình học tín chỉ gây ra nhiều khó khăn cho các trường đại học trong việc quản lý kết quả. Trước khi có các hệ thống thông tin, các trường phải lưu trữ trên sổ sách, dễ xảy ra sai sót. Sau khi phổ biến sử dụng CNTT, phần mềm được sử dụng phổ biến là Excel của Microsoft. Tuy có rất nhiều ưu việt, nhưng với lượng dữ liệu càng lớn, Excel – do không phải phần mềm được chuyên biệt hóa cho chức năng quản lý điểm – sẽ lộ ra các bất lợi như: kích thước file lớn, quy trình tìm kiếm và thêm mới phức tạp, khó phân loại,..
Thực trạng
Thực trạng và đặt vấn đề
Trước khi áp dụng các hệ thống thông tin, việc lưu trữ dữ liệu tại các trường chủ yếu dựa vào sổ sách, dẫn đến nhiều sai sót Khi công nghệ thông tin trở nên phổ biến, Microsoft Excel đã được sử dụng rộng rãi Mặc dù Excel có nhiều ưu điểm, nhưng khi lượng dữ liệu tăng lên, phần mềm này bộc lộ những hạn chế như kích thước file lớn, quy trình tìm kiếm và thêm mới phức tạp, cũng như khó khăn trong việc phân loại dữ liệu.
Nhằm giải quyết những vấn đề tồn đọng trong quản lý điểm sinh viên, nhóm học viên Lê Ngọc Ánh, Phạm Nguyễn Thành Nam và Nguyễn Hữu Khánh đã phát triển đề tài "Hệ thống quản lý điểm sinh viên".
Bài toán Quản lý điểm sinh viên đặt ra các vấn đề cơ bản như xây dựng mô hình tổ chức quản lý sinh viên theo khóa, lớp và loại hình đào tạo Hệ thống cần quản lý các môn học theo học kỳ và kết quả học tập của sinh viên, đồng thời cho phép tạo báo cáo từ kết quả học tập để phục vụ công tác điều hành huấn luyện Các báo cáo cần thiết bao gồm tổng kết kết quả học tập theo kỳ, năm, khóa; danh sách thi lại; bảng điểm học kỳ và bảng điểm cá nhân.
Hệ thống không chỉ đảm bảo các chức năng chính mà còn cần bổ sung các tính năng quan trọng khác như cập nhật danh mục dữ liệu (bao gồm danh mục lớp, ngành học); thực hiện sao lưu và phục hồi dữ liệu; cũng như cung cấp các chức năng hỗ trợ người dùng.
Có thể mô tả sơ lược các công việc chính (đối với 1 khóa học) trong hệ thống quản lý điểm sinh viên của một khoa như sau:
Với mỗi lớp đã có cập nhật danh sách sinh viên của lớp
Với mỗi học kỳ cần cập nhật danh sách môn học, danh sách các lớp học phần sẽ mở trong kỳ
Khi có kết quả các lớp học phần Cập nhật điểm môn học/lớp
Tổng kết kết quả học tập học kỳ, năm học, khóa học…
Quy trình hoạt động
Khi bắt đầu học tại trường, mỗi sinh viên cần nộp hồ sơ thông tin cá nhân để nhân viên văn phòng kiểm tra Nếu hồ sơ thiếu thông tin hoặc giấy tờ, sinh viên sẽ được yêu cầu bổ sung Nhân viên văn phòng sẽ nhập thông tin sơ yếu lý lịch của sinh viên Sau khi hoàn tất, nhà trường sẽ tiến hành xếp lớp chuyên ngành và làm thẻ sinh viên cho họ.
Mỗi học kỳ, sinh viên nhận được nhiều loại điểm, bao gồm điểm chuyên cần, điểm kiểm tra giữa kỳ do giảng viên đánh giá và điểm thi kết thúc học phần do nhà trường tổ chức.
Mỗi lớp chuyên ngành được gán một giảng viên cố vấn, người có trách nhiệm thông báo thông tin từ nhà trường và hỗ trợ sinh viên trong quá trình học tập Cuối mỗi học kỳ, sinh viên thực hiện việc tự đánh giá điểm rèn luyện, nhận xét về giảng viên bộ môn và kiểm tra điểm trung bình của mình.
Sau mỗi học kỳ, giảng viên phụ trách sẽ nhập và có quyền cập nhật điểm cho sinh viên, bao gồm thêm, sửa, hoặc xóa điểm trong thời gian quy định Giảng
Người quản lý có trách nhiệm điều phối việc nhập điểm từ giảng viên và quản lý người dùng Họ cũng tiếp nhận sinh viên mới, xây dựng bảng phân lớp cho các chuyên ngành, và phân công giảng viên cho từng lớp học.
Hệ thống quản lý sinh viên được xây dựng dựa trên các thông tin như họ tên, lớp chuyên ngành, ngày sinh và địa chỉ Khi có sự thay đổi về số lượng sinh viên trong lớp chuyên ngành, sinh viên mới chuyển vào sẽ được xếp vào cuối danh sách của lớp chuyên ngành đó.
Ban giám hiệu trường học có trách nhiệm cung cấp quy định về khen thưởng và kỷ luật Cuối mỗi học kỳ, ban giám hiệu nhận báo cáo tổng hợp tình hình của từng lớp chuyên ngành để đưa ra quyết định khen thưởng cho các tập thể lớp và cá nhân sinh viên Bên cạnh đó, ban giám hiệu cũng quản lý người dùng, phục hồi và sao lưu dữ liệu.
Các yêu cầu cụ thể
A Với người quản trị hệ thống:
Hỗ trợ người quản trị tìm kiếm các thông tin về sinh viên, điểm sinh viên, hạn chế tối thiểu việc xử lý thủ công
Hệ thống hỗ trợ quản trị giúp người quản trị chủ động nắm bắt thông tin, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc bổ sung và chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng.
Hỗ trợ công việc tìm kiếm của người quản trị 1 cách tốt nhất và nhanh nhất có thể, và trong mọi điều kiện bất kỳ
Lưu trữ thông tin sinh viên trong một thời gian dài, phục hồi và sao lưu dữ liệu hiệu quả
B Với giảng viên cố vấn lớp, giảng viên bộ môn:
Hỗ trợ giảng viên nhập điểm, thay đổi, xoá dễ dàng và nhanh chóng, rõ ràng
Hỗ trợ giảng viên tìm kiếm thông tin điểm của sinh viên chính xác, thuận tiện
Giúp giảng viên thông báo các thông tin của nhà trường, quản lý, cố vấn cho sinh viên lớp chuyên ngành dễ dàng
Giúp giảng viên thống kê kết quả học kỳ theo lớp chuyên ngành, theo mô, điểm tổng kết môn học nhanh chóng và chính xác
Đảm bảo công việc lưu trữ chuẩn xác, các thao tác nhập và chỉnh sửa điểm nhanh gọn, rõ ràng
Trợ giúp giảng viên theo dõi sát sao lớp chuyên ngành hoặc các lớp bộ môn thuận tiện
Hỗ trợ sinh viên thay đổi, bổ sung thông tin cá nhân dễ dàng và nhanh chóng
Giúp sinh viên thực hiện thao tác tự đánh giá điểm rèn luyện và nhận xét đánh giá giảng viên các bộ môn thuận tiện và chính xác
Hỗ trợ sinh viên kiểm tra kết quả học tập và điểm rèn luyện từng kỳ học của mình một cách rõ ràng và chính xác
Hỗ trợ sinh viên theo dõi chỉ tiêu đạt học bổng của mình và khen thưởng vi phạm từng kỳ học.
Bảng phân quyền người dùng
- Kiểm tra danh sách x x x Điểm sinh viên
Đăng xuất x Điểm rèn luyện
- Danh sách môn đã đăng ký x x x
- Danh sách môn được đăng ký x x x
- Báo cáo lỗi học phần x x
- Báo cáo sai, thiếu điểm x
Mô hình hóa quy trình
Kiểu Nhóm người thực hiện
Hệ thống và thủ công
Sinh viên + Đầu vào : Sinh viên có nhu cầu xem điểm của mình
+ Thực hiện : Hệ thống cho sinh viên xem bảng điểm của mình sau khi nhập đúng mã số sinh viên
+ Đầu ra : Bảng điểm chi tiết của sinh viên
Sinh viên, giảng viên, quản lý viên
+ Đầu vào : Người dùng có nhu cầu đăng nhập hệ thống
+ Thực hiện : Người dùng cần nhập đúng tài khoản và mật khẩu của mình để có thể thực hiện thao tác cập nhật thông tin cho hệ thống
+ Đầu ra : các quyền ,thao tác thông tin hệ thống
+ Đầu vào : Thông tin tài khoản
+ Thực hiện : Hệ thống kiểm tra tài khoản nhập có chính xác với mật khẩu từ cơ sở dữ liệu hay không
+ Đầu ra: Tài khoản có chính xác hay không
+ Đầu vào : Thông tin, mật khẩu của tài khoản
+ Thực hiện: Hệ thống kiểm tra mật khẩu nhập có chính xác với mật khẩu từ cơ sở dữ liệu hay không
+ Đầu ra : Mật khẩu có chính xác không
+ Đầu vào : Người dùng không có nhu cầu đăng nhập tài khoản nữa
+ Thực hiện : Cho phép người dùng hủy bỏ tình trạng đăng nhập với hệ thống
+ Đầu ra : Tài khoản đã đăng xuất
Quản lý viên, quản trị viên
+ Đầu vào : Thông tin của sinh viên
+ Đầu ra : Danh sách thông tin sinh viên
Quản lý viên, quản trị viên
+ Đầu vào : Thông tin môn học
Người dùng có thể cập nhật thông tin môn học bằng cách thêm, xóa hoặc sửa đổi thông tin môn học, cũng như lựa chọn môn học cho lớp học của mình.
+ Đầu ra: Danh sách, thông tin các môn học
Quản lý viên, quản trị viên
+ Đầu vào : Kết quả học tập của sinh viên
+ Thực hiện : Người dùng sử dụng để cập nhật kết quả học tập cho sinh viên như thêm mới điểm hay sửa điểm
+ Đầu ra : Bảng điểm chi tiết của sinh viên
Sinh viên, quản lý viên, quản trị viên
+ Đầu vào : Thông tin sinh viên, điểm sinh viên
+ Thực hiện : Người dùng sử dụng để xem danh sách sinh viên hay bảng điểm của sinh viên
+ Đầu ra : Mẫu báo cáo danh sách và bảng điểm sinh viên
Quản lý viên, quản trị viên
+ Đầu vào : Thông tin khóa học
Người dùng có thể cập nhật thông tin khóa học bằng cách thêm, xóa hoặc sửa đổi các chi tiết liên quan đến khóa học.
+Đầu ra : Danh sách các khóa học
Quản lý viên, quản trị viên
+ Đầu vào : Thông tin lớp học
Người dùng có thể cập nhật thông tin lớp học một cách dễ dàng, bao gồm việc thêm lớp học mới, xóa lớp học không cần thiết, hoặc sửa đổi thông tin lớp học hiện tại.
+ Đầu ra : Danh sách lớp học
+ Đầu vào : Thông tin và quyền truy cập
Người dùng có thể cập nhật thông tin trong hệ thống bằng cách thêm người dùng mới hoặc sửa đổi thông tin của người dùng hiện tại, bao gồm cả nhân viên quản trị và giảng viên.
+ Đầu ra: Ai là người được sử dụng hệ thống
Xây dựng mô hình thực thể
Sơ đồ thực thể liên kết
Câu lệnh truy vấn
Khởi tạo
MAVIEN VARCHAR(10) FOREIGN KEY (MAVIEN) REFERENCES KHOAVIEN(MAVIEN),
MANGANH NVARCHAR(10) FOREIGN KEY (MANGANH)REFERENCES NGANH(MANGANH),
GIOITINH NVARCHAR(3) CHECK (GIOITINH IN (N'NAM', N'NỮ')) NOT NULL,
MAPHONG INT FOREIGN KEY (MAPHONG) REFERENCES PHONGHOC(MAPHONG),
TAO BANG TRINH DO HOC VAN
MAVIEN VARCHAR (10) FOREIGN KEY (MAVIEN) REFERENCES KHOAVIEN(MAVIEN),
MAHOCHAM VARCHAR (10) FOREIGN KEY (MAHOCHAM) REFERENCES TRINHDOHOCVAN(MAHOCHAM), HOTENGV NVARCHAR (30) NOT NULL,
MASV VARCHAR (8) FOREIGN KEY (MASV) REFERENCES SINHVIEN(MASV),
MAHP VARCHAR (8) FOREIGN KEY (MAHP) REFERENCES HOCPHAN(MAHP),
MAGV NVARCHAR(3) FOREIGN KEY (MAGV) REFERENCES GIANGVIEN(MAGV),
MAHP VARCHAR (8) FOREIGN KEY (MAHP) REFERENCES HOCPHAN(MAHP),
MANGANH NVARCHAR (10) FOREIGN KEY (MANGANH) REFERENCES NGANH(MANGANH),
CONSTRAINT YC_HPNGANH_FK PRIMARY KEY (MAHP, MANGANH)
MAHP VARCHAR (8) FOREIGN KEY (MAHP) REFERENCES HOCPHAN(MAHP),
MAGV NVARCHAR (3) FOREIGN KEY (MAGV) REFERENCES GIANGVIEN(MAGV),
CONSTRAINT GD_HPGV_FK PRIMARY KEY (MAHP, MAGV)
MAHP VARCHAR (8) FOREIGN KEY (MAHP) REFERENCES HOCPHAN(MAHP),
MASV VARCHAR (8) FOREIGN KEY (MASV) REFERENCES SINHVIEN(MASV),
CONSTRAINT HOC_HPSV_FK PRIMARY KEY (MAHP, MASV)
Nhập dữ liệu
Bảng trình độ học vấn
Yêu cầu truy vấn
-1 Tìm các sinh viên học ngành Công nghệ thông tin
SELECT HOTEN, MASV, TENNGANH FROM SINHVIEN INNER JOIN NGANH ON
WHERE TENNGANH = N'Công nghệ thông tin'
-2 Tìm các sinh viên không đủ điều kiện thi cuối kì môn Lập trình khoa học dữ liệu (coi điểm CC = 8 AND TENHP = N'Kế toán máy'
AND DIEM.MASV = SINHVIEN.MASV AND DIEM.MAHP = HOCPHAN.MAHP
-5 Danh sách giảng viên là thạc sĩ
WHERE TRINHDOHOCVAN.MAHOCHAM=GIANGVIEN.MAHOCHAM AND TENHOCHAM = N'Thạc sĩ'
-6 Tìm các sinh viên học môn Tin học đại cương
SELECT HOTEN, TENHP FROM SINHVIEN, HOCPHAN, HOC
WHERE HOCPHAN.MAHP = HOC.MAHP AND HOC.MASV = SINHVIEN.MASV
AND TENHP = N'Tin học đại cương'
-7 Danh sách sinh viên qua mộn Mạng và truyền thông
SELECT HOTEN, (DIEMCC * HESOCC + DIEMGK * HESOGK + DIEMCK * HESOCK) AS "DIEMTB"
WHERE (DIEMCC * HESOCC + DIEMGK * HESOGK + DIEMCK * HESOCK) > 4.5
AND SINHVIEN.MASV = DIEM.MASV AND DIEM.MAHP = HOCPHAN.MAHP
AND TENHP = N'Mạng và truyền thông'
-8 Danh sách sinh viên giới tính nữ
-9 Tìm các sinh viên học ngành Công nghệ thông tin và học môn Cơ sở lập trình
SELECT HOTEN,TENNGANH,TENHP FROM SINHVIEN, NGANH, HOCPHAN, HOC
WHERE NGANH.MANGANH = SINHVIEN.MANGANH AND HOC.MAHP=HOCPHAN.MAHP AND
AND TENNGANH = N'Công nghệ thông tin'
AND TENHP = N'Cơ sở lập trình'
-10 Danh sách giảng viên tiến sĩ dạy môn Pháp luật đại cương
SELECT HOTENGV, CHUCVU, HOTENGV, TENHOCHAM
FROM GIANGVIEN, TRINHDOHOCVAN, GIANGDAY, HOCPHAN
WHERE GIANGDAY.MAGV = GIANGVIEN.MAGV AND GIANGDAY.MAHP = HOCPHAN.MAHP AND
AND TENHP = N'Pháp luật đại cương'
-11 Danh sách tổng số tín chỉ tích lũy của tất cả các sinh viên
SUM(SOTC) AS "TONG TIN CHI TICH LUY"
From SINHVIEN, DIEM, HOCPHAN, NGANH
WHERE SINHVIEN.MASV = DIEM.MASV AND DIEM.MAHP = HOCPHAN.MAHP
AND NGANH.MANGANH = SINHVIEN.MANGANH
-12 Danh sách điểm trung bình môn Toán rời rạc của tất cả sinh viên
HOTEN, TENHP, DIEMCC,DIEMGK, DIEMCK,
(DIEMCC * HESOCC + DIEMGK * HESOGK + DIEMCK * HESOCK) AS "DIEMTB"
WHERE SINHVIEN.MASV = DIEM.MASV
AND DIEM.MAHP = HOCPHAN.MAHP
AND TENHP = N'Toán rời rạc'