Quản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt Nam

Quản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt NamQuản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt Nam

Lý do chọnđềtài

Trong nền kinh tế thị trường Việt Nam, để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần đảm bảo nguồn cung ứng hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh và đảm bảo lợi nhuận Để thực hiện điều này, các doanh nghiệp cần chú trọng vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa chi phí đầu vào và giảm thiểu thời gian quay vòng vốn, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của mình.

Quản lý kho hàng là một nhiệm vụ phức tạp nhưng thiết yếu trong doanh nghiệp, yêu cầu người quản lý phải sáng tạo trong việc áp dụng các phương pháp quản lý phù hợp Hàng tồn kho đa dạng về thành phần và tính chất, mỗi loại cần cách quản lý riêng biệt Ngoài ra, người quản lý còn phải xử lý các vấn đề dữ liệu như số lượng hàng tồn kho, khối lượng hao hụt, và kiểm kê không chính xác Việc không kiểm soát tốt có thể làm tăng giá thành sản phẩm và ảnh hưởng đến chiến lược cũng như kế hoạch dài hạn của công ty Do đó, mỗi doanh nghiệp cần nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của hoạt động quản lý kho hàng.

Trong những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã thúc đẩy nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam áp dụng công nghệ hiện đại vào quy trình quản lý kho hàng Việc sử dụng các giải pháp và công cụ kỹ thuật số giúp nâng cao tính chính xác, thuận tiện và dễ dàng trong công tác theo dõi hàng hóa, cải thiện hiệu quả quản lý kho hàng một cách đáng kể.

Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt Nam, thành lập năm 2015, đã có 7 năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thiết bị nội thất nhà bếp Trong quá trình quản lý kho, công ty gặp một số khó khăn cần giải quyết, đặc biệt là sau khi triển khai phần mềm WMS vào năm 2022 Do đó, tôi quyết định chọn đề tài “Quản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt Nam” làm đề tài tốt nghiệp, với sự hỗ trợ từ các nhân viên phòng SCM.

Mục tiêu củađềtài

Mục tiêu nghiên cứu là đề xuất giải pháp nhằm cải thiện hoạt động quản lý kho hàng tại công ty Fermi Để đạt được mục tiêu này, cần thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể.

Tìm hiểu về hoạt động quản lý kho tại côngty

Phân tích, đánh giá thực trạng trong hoạt động quản lý khohàng

Phân tích thuận lợi và khó khăn trong hoạt động quản lý khohàng

Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý khohàng

Tình hìnhnghiêncứu

Tình hình nghiên cứu ởnướcngoài

Hai tác giả David E Mulcahy và Joachim Sydow (2008), với cuốn sách

Chương trình "Supplychain-logistics" cho quản lý kho hàng cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình vận hành kho, trung tâm phân phối logistics và lưu chuyển hàng hóa từ nhà máy đến tay người tiêu dùng Bài viết giúp lựa chọn phần mềm quản lý hệ thống kho hàng chuyên nghiệp, hỗ trợ lưu trữ và xuất kho một cách đơn giản, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu hóa chi phí Hai tác giả cũng đề cập đến cách thiết lập hệ thống WMS, vận hành và tương tác với phần mềm này, quản lý hàng tồn kho, cũng như các hoạt động hoàn thiện đơn hàng bao gồm xử lý đơn hàng, đóng gói, vận chuyển và xử lý hàng hóa bị trả về.

Gwynne Richards (2018) trong cuốn sách “Quản lý kho hàng: Hướng dẫn toàn diện để cải thiện hiệu quả và giảm thiểu chi phí trong kho hiện đại” đã nêu bật các vấn đề quan trọng liên quan đến quản lý và vận hành kho hàng Ông phân tích các công nghệ tiên tiến như robot tự động cho doanh nghiệp sản xuất và thiết kế kho thông minh phục vụ thương mại điện tử Đồng thời, ông cũng đưa ra những khuyến nghị giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý đơn hàng, tăng năng suất hoạt động và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Stuart Emmett (2011) đã phát triển lý thuyết về quản lý kho và quản lý hàng tồn kho, phân tích hiệu suất và chi phí liên quan đến việc kiểm soát kho cá nhân và kho thuê ngoài Ông đã đưa ra những lựa chọn phù hợp cho từng loại hình doanh nghiệp trong cuốn sách "Excellence in Warehouse Management - How to Minimise Costs and Maximise Value".

Cuốn sách "Logistics Management and Strategy - Competing Through the Supply Chain" của Alan Harrison, Heather Skipworth, Remko van Hoek và James Aitken (2019) nhấn mạnh vai trò chiến lược của logistics trong chuỗi cung ứng, bắt đầu từ việc đặt hàng nguyên vật liệu đầu vào, lưu kho, quản lý hàng tồn kho, vận chuyển cho đến tay khách hàng Tác giả phân tích các trường hợp cụ thể tại các quốc gia ngoài châu Âu như Mỹ, Bắc Phi, Trung Quốc và Nhật Bản Mặc dù không hoàn toàn đi sâu vào vấn đề quản lý kho hàng, cuốn sách cung cấp thông tin quan trọng về quản trị logistics.

Tình hình nghiên cứu ởViệtNam

TS Phan Thanh Lâm (2014) đưa ra cơ sở lý luận chính về quản trị kho hàng, bao gồm các chức năng và nhiệm vụ của hoạt động quản lý kho, tổ chức hệ thống kho hàng, phương thức nhập xuất kho, kiểm soát hàng tồn kho, bảo quản và lưu trữ hàng hóa, phương thức kiểm kê kho, nguyên tắc trong vận hành kho hàng, quản lý hành chính kho hàng, hiệu quả kinh tế trong quản lý kho, và quản trị rủi ro trong quản lý kho hàng.

Haitác giả An Thị Thanh Nhàn và Nguyễn Thông Thái (2015) đã cung cấp cho người đọc cái nhìn tổng quan về quản trị logistics trong kinh doanh, bao gồm các khía cạnh như quản lý dự trữ, vận chuyển, logistics inbound và outbound, cùng với các hoạt động logistics bổ trợ Bài viết cũng đề cập đến lý thuyết về quản trị kho hàng, nhấn mạnh tầm quan trọng của logistics trong hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

GS.TS Đặng Đình Đào, PGS.TS Trần Văn Bão, TS Phạm Cảnh Duy và TS Đặng Thị Thúy Hồng (2018) đã phân tích chi tiết các hoạt động trong quản trị logistics và mối liên hệ của chúng với các ngành khác trong nền kinh tế, đặc biệt nhấn mạnh vai trò quan trọng của hoạt động quản lý kho hàng.

Đề tài quản lý kho hàng đã thu hút nhiều nghiên cứu, tuy nhiên, các nghiên cứu này chủ yếu tập trung vào doanh nghiệp sản xuất hoặc các công ty trong lĩnh vực vận tải và kho vận Hiện tại, chưa có nhiều nghiên cứu chuyên sâu về hoạt động quản trị kho hàng tại các doanh nghiệp thuần thương mại, đặc biệt là đối với hàng hóa đang kinh doanh Do đó, đề tài "Quản lý kho hàng tại Công ty TNHH Fermi Việt Nam" mà tác giả lựa chọn là độc đáo và không trùng lặp với các nghiên cứu trước đây.

Đối tượng và phạm vinghiêncứu

Đối tượngnghiêncứu

Hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp

Phạm vinghiêncứu

Về mặt không gian: Thực trạng hoạt động quản lý kho hàng tại Công tyTNHH Fermi Việt Nam tại 2 kho hàng miền Bắc của côngty.

Về mặt thời gian: Trong khoảng thời gian 3 năm gần nhất từ năm 2020 đếnnăm 2022.

Nội dung bài viết chỉ tập trung vào quản lý kho hàng, không đề cập đến các hoạt động thương mại khác của công ty TNHH Fermi Việt Nam.

Phương phápnghiêncứu

Đề án này được nghiên cứu bằng phương pháp định tính, cụ thể như sau:

Phương pháp quan sát: sử dụng trong nội dung phân tích về thực trạng hoạtđộng

Phương pháp thống kê: sử dụng trong nội dung phân tích về thực trạng hoạtđộng và đề xuất giảipháp

Phươngpháptổnghợp:sửdụngtrongtoànbộ đềánbaogồmnộidungvềphântích cơ sở lý thuyết, thực trạng hoạt động và đề xuất giảipháp

Phương pháp so sánh: sử dụng trong nội dung phân tích về thực trạng hoạtđộngvàđề xuất giảipháp

Nguồndữliệuthứcấpđượcsửdụngtrongđềánlấytừcácbáocáotàichính,báocáo hàngquý,hàngnămcủaphòngQuảnlýchuỗicungứng(SCM)tạicôngtyvàdữliệutrích xuất từ phần mềm quản lý hoạt động kho hàng của côngty.

Bố cụcđềtài

Nội dung đề án được cấu trúc thành ba phần chính, bên cạnh các mục như Mục lục, Danh mục bảng biểu, Lời mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục.

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hoạt động quản lý kho hàng

Chương 2: Thực trạng hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Fermi Việt Nam

Chương 3: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng tại Công tyTrách nhiệm hữu hạn Fermi Việt Nam

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝKHOHÀNG

Cơ sở lý thuyết về hoạt động quản lýkhohàng

Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ thu mua nguyên vật liệu đến phân phối sản phẩm tới tay người tiêu dùng Mặc dù các nguyên tắc cơ bản về kho hàng không thay đổi nhiều qua thời gian, nhưng các giải pháp quản lý kho hiện nay đã có nhiều

“Khohànglàkhoảngkhônggiantrốngđượcsắpxếpđểphụcvụlưutrữvàxửlýhàng hóa và nguyên vật liệu” - Stuart Emmett(2011).

Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống logistics, giúp lưu trữ hàng hóa và cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị về tình trạng, điều kiện và vị trí của hàng hóa đang được lưu trữ.

Kho hàng là một phần quan trọng của hệ thống logistics, đóng vai trò lưu trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng Nó cung cấp thông tin về tình trạng, điều kiện và vị trí hàng hóa Tại kho, các hoạt động như lưu trữ, bảo quản và chuẩn bị đơn hàng được thực hiện nhằm đảm bảo cung ứng sản phẩm chất lượng cao với chi phí thấp nhất cho khách hàng.

Với sự gia tăng về số lượng và đa dạng hàng hóa cùng sự bùng nổ công nghệ thông tin, vai trò của kho hàng trong doanh nghiệp ngày càng quan trọng Hệ thống nhà kho không ngừng mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng để đáp ứng nhu cầu thị trường.

Khác với kho hàng, trung tâm phân phối tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình giao hàng nhanh chóng tới khách hàng Kho hàng chủ yếu lưu trữ hàng tồn kho với tốc độ luân chuyển thấp, trong khi trung tâm phân phối chú trọng vào hoàn thiện đơn hàng nhanh chóng và cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng Sự khác biệt này thể hiện rõ qua việc kho hàng tập trung vào quản lý chi phí hiệu quả, còn trung tâm phân phối được định hướng bởi công nghệ để nâng cao hiệu suất và đa dạng hóa dịch vụ.

1.1.1.2 Phân loại khohàng a Theo nhiệm vụ chính của kho

- Khothumua:đặttạicácvịtrígầnnơisảnxuất,khaitháchayđầumốicảngđểthuận lợi trong việc thu mua hàng hóa, đóng vai trò lưu trữ hàng được gom trong thời gian ngắn để chờ chuyểnđi.

- Khotiêuthụ:chứathànhphẩmsauquátrìnhsảnxuất,vớinhiệmvụchínhlàlưutrữ hàng hóa chờ kiểm nghiệm, sắp xếp, phân loại và đóng gói trước khi bán cho kháchhàng

- Kho trung chuyển: đặt tại các vị trí thuận tiện cho hàng hóa được đưa từphương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyểnkhác

- Kho lưu trữ: chứa hàng hóa được dự trữ trong thời gian dài tùy thuộc vàomụcđíchcủa doanhnghiệp

Kho cung ứng được đặt tại những vị trí có lượng tiêu dùng lớn của khách hàng, giúp đảm bảo giao hàng nhanh chóng và hiệu quả Hình thức sở hữu kho cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình cung ứng.

- Kho hàng tư nhân: được sở hữu bởi doanh nghiệp, dùng để lưu trữ hàng hóacủa chính doanh nghiệpđó.

- Kho hàng công cộng: sở hữu bởi các tổ chức khác, được sử dụng để cho cácdoanh nghiệpthuê c Theo mặt hàng được lưu trữ trong kho:

- Kho hàng thực phẩm/hàng tiêu dùngnhanh

- Kho hàng điện máy/điệntử

- Kho hóa chất/hàng nguy hiểm, độchại

… d Theo tính chất trong hoạt động xuất nhập khẩu:

Kho CFS là nơi thực hiện các hoạt động thu gom, chia tách hàng hóa từ nhiều chủ hàng để vận chuyển chung trong một container, nhằm tối ưu hóa không gian chứa hàng Theo Khoản 3, Điều 16 Luật Hải quan 2014, các mặt hàng nhập khẩu chưa hoàn tất thủ tục hải quan và hàng xuất khẩu đã hoàn tất thủ tục hải quan có thể được đưa vào kho CFS để tiến hành kiểm tra thực tế.

- Kho bảo thuế (tax suspensionwarehouse)

Theo Khoản 9, Điều 4 Luật Hải quan 2014, "kho bảo thuế là kho dùng để chứa nguyên liệu và vật tư nhập khẩu Những vật tư này đã được thông quan nhưng chưa nộp thuế xuất khẩu" Kho bảo thuế hỗ trợ hoạt động sản xuất hàng hóa xuất khẩu của chủ kho.

Theo Khoản 10, Điều 4 Luật Hải quan 2014, "kho ngoại quan là khu vực kho, bãi lưu giữ hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu, hàng hóa từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam" Đặc điểm xây dựng của kho ngoại quan cũng cần được xem xét để đảm bảo tính hiệu quả trong việc quản lý và lưu trữ hàng hóa.

- Khokín:khokínhoàntoàn,đượcxâydựngsaochocókhảnăngngăncáchtácđộng bênngoàinhưmưa,nắng,gió,bụi,…tớihànghóatrongkho,saochohànghóakhôngchịu hoặc chịu ít nhất những ảnh hưởng của các tác nhânnày

- Kho nửa kín: kho chỉ có tường lửng và máiche

- Kho lộ thiên: kho chỉ có tường bao quanh và nền bê tông, không có máiche

Kho có thể được phân loại theo quy mô, dựa vào diện tích hoặc dung tích chứa hàng Bên cạnh đó, vị trí của kho trong dòng dịch chuyển hàng hóa trong chuỗi cung ứng cũng là một yếu tố quan trọng để phân loại.

Sơ đồ 1 1 Sơ đồ kho trên dòng dịch chuyển của hàng hóa trong chuỗi cung ứng

Nguồn: Đinh Thị Thanh Bình, “Quản trị kho và hàng lưu kho”, 2016

1.1.1.3 Chức năng của khohàng a Lưu trữ : Đây là chức năng cơ bản nhất của kho hàng Hàng hóa chưa được sử dụng hay kinh doanh sẽ được lưu trữ trong kho và chờ để cung cấp tới khách hàng khi có nhu cầu. b Ổn định giá cả hàng hóa :

Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định giá cả Doanh nghiệp cần phải dự trữ một lượng hàng hóa hợp lý thay vì nhập lẻ từng sản phẩm cho từng khách hàng, nhằm đảm bảo khả năng cung ứng và tiêu thụ hiệu quả Điều này cũng giúp giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.

Khi hàng hóa được mua về, doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro như mất trộm, cháy nổ và xuống cấp Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm nguyên vẹn số lượng và giảm thiểu hao mòn chất lượng hàng hóa Hơn nữa, kho hàng còn giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hàng trong một khoảng thời gian nhất định.

Ngày nay, kho hàng không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ hàng hóa mà còn cung cấp các dịch vụ như đóng gói, xử lý đơn hàng và nâng cao giá trị dịch vụ theo nhu cầu của doanh nghiệp Đặc biệt, với những đơn hàng đa dạng, kho hàng có khả năng phân tách lô hàng lớn và kết hợp nhiều loại hàng hóa thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo sẵn sàng cho quá trình bán hàng Sau khi hoàn tất, đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng phương tiện nhỏ hơn đến tay khách hàng.

1.1.1.4 Vai trò của khohàng a Đối với doanh nghiệp sản xuất

Vị trí kho hàng ảnh hưởng lớn đến chi phí vận tải từ nguồn nguyên vật liệu đến nhà máy sản xuất và điểm bán hàng Lựa chọn vị trí thuận tiện giúp gom nhiều lô hàng nhỏ lẻ, từ đó giảm thiểu chi phí vận chuyển hiệu quả.

Nội dung hoạt động quản lýkhohàng

1.2.1 Bố trí và thiết kế khohàng

Người quản lý kho cần cân nhắc lựa chọn giữa việc thuê kho ngoài hoặc xây dựng kho tư nhân, dựa trên các yếu tố như vị trí địa lý, chi phí, nhu cầu lưu trữ, và khả năng mở rộng trong tương lai Quyết định này ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và chi phí vận hành của doanh nghiệp.

Vị trí kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận tải và phân phối hàng hóa Để tối ưu hóa hiệu quả, kho kinh doanh nên được đặt gần trung tâm phân phối và khu vực bốc dỡ hàng thuận tiện Đồng thời, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất cần được lưu trữ gần nhà máy để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và không bị gián đoạn Điều kiện địa lý tại địa phương cũng ảnh hưởng đến sự lựa chọn vị trí kho hàng.

Khi lựa chọn kho hàng, cần xem xét tính dễ dàng tiếp cận của các phương tiện giao thông và mật độ giao thông trên đường để tránh tình trạng xe tải không thể vào kho, ảnh hưởng đến hiệu suất nhập-xuất Đối với doanh nghiệp cần linh hoạt về vị trí kho, việc thuê kho ngoài là một lựa chọn hợp lý, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư vào hệ thống kho bãi Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng yêu cầu bảo quản đặc biệt, nên cân nhắc xây dựng kho riêng để sử dụng lâu dài.

Tùy theo mục đích và quy mô nhà kho, mỗi kho hàng cần đảm bảo phân biệttừng khu vực riêng cho các hoạt độngsau:

Khu nhập hàng : đủ chiều cao và chiều rộng cho xe nâng hàng, có mái che để tránh ảnh hưởng của thời tiết trong quá trình nhậpkho

Khu lưu trữ : đủ giá, kệ, tủ phục vụ sắp xếp hàng hóa với khoảng cách giữa cácgiá đủ rộng cho việc vệ sinh và lấyhàng

Khu xuất hàng : tương tự với khu nhậphàng

Đối với các doanh nghiệp cần hoàn thiện đơn hàng trước khi xuất kho, việc thiết lập khu xử lý đơn hàng là rất quan trọng Khu vực này sẽ đảm nhiệm các công việc như đóng gói hàng hóa, dán nhãn và xử lý hàng lỗi, đảm bảo quy trình xuất kho diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

1.2.1.3 Thiết kế hệ thống trang thiếtbị

Hệ thống điện và ánh sáng : bao gồm đèn chiếu sáng, hệ thống làm lạnh/sưởiấmvàđiện phục vụ vận hành các thiết bị khác trongkho

Hệ thống phòng cháy chữa cháy : xử lý một trong các rủi ro lớn nhất của khohàng

Hệ thống kệ chứa và thiết bị di chuyển hàng: phụ thuộc vào khối lượng hànghóa

Hệ thốngcông nghệ xử lý dữ liệu nhập-xuất kho :phụthuộcvàonhucầucủadoanh nghiệp

1.2.1.4 Nhân sự của bộ phậnkho

Sốlượngnhânsựkhocủamỗidoanhnghiệplàrấtkhácnhaunhưngnhìnchungnhân sự của bộ phận kho có thể tổ chức nhưsau:

Quản kho: quản lý mọi hoạt động của kho hàng

Thủ kho: chịu trách nhiệm kiểm kê hàng hóa và thực hiện xuất nhậpkho

Nhânviênkho:phụtráchthựchiệncáchoạtđộngtrongkhonhưbốcxếp,soạnhàng, dán nhãn và chịu trách nhiệm về an ninh trongkho

1.2.2 Quản lý nhập kho-xuất kho

1.2.2.1 Chuẩn bị thực hiện nhập-xuấtkho

Sau khi nhận thông tin về tiến độ giao hàng dự kiến, bộ phận kho sẽ chủ động tổ chức công việc, chuẩn bị thiết bị, nhân lực và hàng hóa để sẵn sàng cho việc nhập hoặc xuất kho.

1.2.2.2 Kiểm tra hàng hóa trước khi nhập-xuấtkho

Côngtáckiểmtracầnsựcómặtcủacảhaibênnhânviêngiaohàngvànhânviênkho cùng thựchiện. a Kiểm tra số lượng :

Sửdụngcácphươngphápnhưđếm,cân,đo,…tùytheoloạimặthàngsovớisốlượng trên phiếu giaohàng b Kiểm tra quy cách đóng gói :

Có phù hợp với điều kiện bảo quản hàng hóa hoặc phương thức vận chuyển hay không c Kiểm tra chất lượng :

Theo tiêu chuẩn được đề cập trong hợp đồng mua bán, có hư hỏng hoặc bị lỗi hay không

Thủ kho cần lập phiếu nhập-xuất kho để lưu trữ hồ sơ, sau đó sắp xếp hàng hóa theo quy định quản lý kho nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê và tìm kiếm hàng hóa.

1.2.2.4 Bảo quản hàng hóa trongkho a Điều kiện bảo quản hàng hóa

Mỗi loại hàng hóa có các yêu cầu bảo quản khác nhau, nhưng chủ yếu cần lưu ý về 3 điều kiện như sau:

- Kho nhiệt độ phòng tiêu chuẩn: khoảng 15 đến 25 độ C là điều kiện lý tưởngcho hầu hết các loại hàng hóa không yêu cầu điều kiện bảo quản đặcbiệt

- Khomát:vớihànghóanhưthựcphẩm,mỹphẩm,hóachấthoặcđồđiệntửnênđược đặt trong kho mát với nhiệt độ duy trì khoảng 5 đến 15 độC

- Kho lạnh: nhiệt độ dưới 0 độ C sử dụng cho các mặt hàng cần trữ lạnhsâu

Thông thường hàng hóa cần được giữ ở độ ẩm dưới 70% để tránh gây han rỉ, biến chất hoặc vi khuẩn sinh sôi

Ánhsáng: Điềukiệnnàykhôngkhắtkhebằngsovớinhiệtđộvàđộẩm.Tuynhiênvẫncầntránh ánh sáng trực tiếp gay gắt chiếu thẳng vào hànghóa.

Quản lý kho cần định kỳ kiểm tra điều kiện bảo quản tài kho để phát hiện kịp thời các hư hỏng, biến chất do không đảm bảo yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và các yếu tố khác Bên cạnh đó, việc bảo dưỡng thường xuyên hệ thống bảo quản trong kho cũng rất quan trọng, giúp tăng tuổi thọ thiết bị và phòng tránh tai nạn, mất an toàn trong kho Vệ sinh trong kho hàng cũng là một yếu tố cần được chú trọng để duy trì môi trường làm việc an toàn và hiệu quả.

Trongkho,khuvựcbảoquảnhànghóacầnđượcgiữsạchsẽ,vệsinh,tránhcôntrùng, sâu bọ xâmnhập.

Nhân viên cần thực hiện vệ sinh kho thường xuyên và phải sử dụng đồ bảo hộ phù hợp trong quá trình này Quản lý kho cần xây dựng phương án ngăn ngừa tai nạn an toàn, đồng thời kiểm tra việc chấp hành quy định an toàn của nhân viên để giảm thiểu rủi ro.

Số lượng hàng tồn kho là yếu tố quyết định cho các quyết định mua bán và chính sách giá của doanh nghiệp Dữ liệu kho hàng cần phải chính xác từ khâu nhập kho đến xuất kho, nhưng sai sót trong kiểm đếm là điều không thể tránh khỏi Do đó, các doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê định kỳ để so sánh số lượng hàng tồn kho thực tế với số liệu trên hệ thống, từ đó xác định nguyên nhân của bất kỳ sự chênh lệch nào.

1.2.3.2 Các phương pháp kiểmkê a Phương pháp ABC:

Phân loại hàng hóa theo phương pháp ABC dựa trên giá trị, tần suất giao dịch hoặc doanh số, giúp xác định mức độ quan trọng của từng mục Quá trình kiểm kê bắt đầu từ các mục A, những mặt hàng có tần suất xuất hiện cao nhất, tiếp theo là các mục B và C Phương pháp kiểm kê này được gọi là Blind count, đảm bảo tính chính xác và khách quan trong việc quản lý hàng tồn kho.

Kiểm đếm toàn bộ hàng trong kho, sau đó mới so sánh với dữ liệu được lưu c Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên:

Kiểm đếm một số mặt hàng cụ thể trong một thời điểm nhất định, ví dụ như sau mỗi

Các tiêu chí đánh giá về hoạt động quản lýkhohàng

Tổng chi phí tồn kho bao gồm các chi phí sau:

- Giá trị hàng hóa tồn trongkho

- Khấu hao kho và máy móc, thiết bị trongkho

- Hao hụt, mất mát hàng hóa trongkho

- Bảo hiểm hàng hóa trongkho

- Chiphíbảoquản hànghóatrongkho:sửdụngthiếtbị,nhânlựcvậnhành, giámsát kho

- Muahàng:tìmkiếmnguồnhàng,hìnhthứcđặthàng,thựchiệnquytrìnhmuahàng và các hoạt động văn phòngkhác

- Nhận hàng: chuẩn bị công cụ, phương tiện, nhân lực để nhậnhàng

1.3.1.4 Chi phí khorỗng Đây là chi phí do mất khách hàng khi một sản phẩm nào đó không có sẵn, phạt hợp đồng do giao thiếu hàng hoặc chi phí khi dây chuyền sản xuất phải ngừng hoạt động vì thiếu nguyên vật liệu đầu vào.

Chi phí tính toán hàng tồn kho thường rất phức tạp, và nếu không được xác định chính xác, có thể gây ra tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa so với nhu cầu thị trường.

Chi phí lưu kho không chỉ phát sinh từ hoạt động của bộ phận kho, mà còn bao gồm nhiều chi phí khác từ các phòng ban liên quan.

1.3.2 Tiêu chí về thời gian đặthàng

Leadtime Bước thực hiện Mô tả

Chuẩn bị đặt hàng là bước quan trọng trong quy trình mua sắm, bao gồm việc phân tích tình trạng nhu cầu hàng hóa và xác định số lượng hàng cần mua Sau khi đã xác định nhu cầu, bước tiếp theo là mua hàng, trong đó cần xác nhận đơn đặt hàng và gửi thông báo xác nhận tới nhà cung cấp.

Chuẩn bị sản xuất Từkhiđơnhàngđượcchấpnhậntớikhibắtđầu dưa vào sảnxuất Sản xuất Sản xuất, kiểm tra chất lượng, đóng gói

Lưu kho nhà cung cấp

Vận chuyển Hànghóađượcđưatớikhothànhphẩmcủa nhà cungcấp

Xử lý đơn hàng Nhà cung cấp thông báo kế hoạch giao hàng, đơn hàng được lấy để sẵn sàng giao

Vận chuyển và nhận hàng

Hànghóađượcgiaotớikhocủangườimuavà thực hiện các thủ tục liên quan nhưkhaibáo hải quan, kiểm tra chuyênngành

Thanh toán Bao gồm thời gian người mua thanh toán và thời gian xử lý tại ngân hàng

Nguồn: Gwynne Richards, “Warehouse management”,2018

1.3.3 Tiêu chí về số vòng quay hàng tồnkho Để trả lời cho câu hỏi mức độ tồn kho hiện tại có phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hay không và đánh giá doanh nghiệp sử dụng hàng tồn kho hiệu quảthế nào, người quản lý kho có thể dựa vào số vòng quay hàng tồn kho được tính theo công thức:

Vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán/Hàng tồn kho bình quân

Cần lưu ý rằng chỉ số vòng quay hàng tồn kho cần được so sánh với trung bình của ngành, vì không phải lúc nào vòng quay thấp cũng là điều tiêu cực Trong bối cảnh có dự đoán về tình trạng khan hiếm hàng hóa trong tương lai do thiếu hụt nguồn cung hoặc vấn đề vận chuyển, doanh nghiệp có thể tăng cường dự trữ hàng hóa để tận dụng cơ hội bán ra, từ đó thu về lợi nhuận cao hơn.

1.3.4 Tiêu chí về lượng đặt hàng tốiưu

1.3.4.1 Mô hình EOQ (Economic OrderQuantity)

Mô hình này xác định lượng đặt hàng tối ưu cho một đơn hàng, nhằm tối thiểu hóa chi phí dự trữ, bao gồm cả chi phí giữ hàng và chi phí đặt hàng, với điều kiện nhu cầu và thời gian đặt hàng đã được xác định.

Mô hình EOQ giả định rằng:

- Nhu cầu vật tư trong năm đã biết trước và ổnđịnh

- Thời gian đặt 1 đơn hàng là không thayđổi

- Toàn bộ số lượng hàng trong 1 đơn được vận chuyển trong 1chuyến

- Chi phí đặt hàng và chi phí giữ hàng đã biết trước và không thayđổi

- Không được khấu hao theo sảnlượng

- Không có tình trạng thiếu hàng trongkho

Như vậy, lượng đặt hàng tối ưu được tính theo công thức:

C là Cost: giá 1 đơn vị hàng hóa

I là Inventory: tỷ lệ chi phí giữ hàng cả năm

R là Requirement: tổng nhu cầu cả năm

S là Set-up: chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng

1.3.4.2 Mô hình QDM (Quantity DiscountModel)

Mô hình khấu trừ theo số lượng dựa trên giả thuyết rằng khi doanh nghiệp đặt hàng với số lượng lớn, nhà cung cấp sẽ áp dụng giảm giá so với đơn hàng nhỏ Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho Mục tiêu của mô hình này là xác định lượng đặt hàng tối ưu Q* để tối thiểu hóa tổng chi phí hàng dự trữ hàng năm Để tìm ra lượng đặt hàng tối ưu, cần thực hiện các bước cụ thể.

Bước 1: tại các mức đơn giá khác nhau, tính sản lượng đặt hàng tốiưu

Bước 2: điều chỉnh mức sản lượng theo các mức sản lượng được khấu trừ giá

Bước 3: tại các mức sản lượng sau điều chỉnh, tính tổng chi phí tồn kho theo công

Bước 4: chọn ra Q* có tổng chi phí tồn kho thấp nhất chính là lượng đặt hàng tối ưu cần tìm.

1.3.5 Tiêu chí về mức độ phục vụ kháchhàng

1.3.5.1 Mức độ cung cấp hàng hóa trongkho

Mức độ cung cấp hàng hóa tới khách hàng được tính dựa trên 3 trường hợp:

- Trường hợp 1: Hàng đã có sẵn trong kho tại thời điểm khách hàng yêucầu

Tình trạng xuất kho: xuất kho đủ số lượng (gọi làA)

- Trường hợp 2: Hàng có sẵn trong kho nhưng số lượng không đáp ứng đủ nhu cầucủa khách hàng hoặc không có sẵn tại thời điểm khách hàng yêucầu

Tình trạng xuất kho: không xuất hoặc xuất kho 1 phần (gọi làB)

Trong trường hợp hàng không có sẵn trong kho khi khách hàng yêu cầu, do không có kế hoạch nhập mặt hàng hoặc không có chủng loại hàng mà khách cần, tình trạng xuất kho sẽ được ghi nhận là không xuất (gọi là C).

Từ đây, chúng ta có thể xác định mức độ cung ứng hàng hóa thông qua các chỉ số, trong đó chỉ số càng cao thì mức độ đáp ứng hàng càng lớn.

- Mức phục vụ chủng loại hàng: 𝐴 + 𝐵 − 𝐶

- Mức phục vụ theo số lượng hàngtrongkho: 𝐴

Thời gian từ khi khách hàng đặt hàng tới khi hàng hóa được giao tới nơi bao gồm:

Bảng 1 2 Thời gian giao hàng

Leadtime Bước thực hiện Mô tả

Xác nhận đơn hàng và thanh toán

Bao gồm thời gian khách hàng xác nhận đặt hàng, thanh toán và thời gian xử lýtại ngânhàng

Lấy hàng Hàng hóa được lấy từ trong kho theo đúng đơn hàng mà khách hàng đã đặt Đóng gói

Hàng hóa được đóng gói theo tiêu chuẩn, phùhợpvớitínhchấthàngvàquátrìnhvậnchuyể n

Xuất kho Bộ phận Kho lập các chứng từ xuất kho và thực hiện xuất hàng hóa ra khỏi kho

Vận chuyển Đơn hàng được bàn giao cho đơn vị vận chuyển để giao tới khách hàng

Quản lý kho hàng là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và chất lượng hàng hóa Việc quản lý kho hiệu quả giúp tối ưu hóa thời gian, chi phí và tài nguyên, từ đó cung cấp cho khách hàng hàng hóa và dịch vụ chất lượng cao nhất Để tận dụng những lợi ích này, người quản lý kho cần nắm vững các vấn đề lý luận chung trong nghiệp vụ quản lý kho.

Chương 1 của đề án trình bày về cơ sở lý thuyết chung liên quan đến hoạt động quản lý kho hàng, bao gồm lý thuyết về kho và quản lý kho Tác giả nêu rõ nội dung quản lý kho từ bố trí, thiết kế kho đến quy trình xuất nhập kho, cùng với các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý kho.

Vì quản lý kho là một lĩnh vực vô cùng rộng lớn, ở đây tác giả chỉ đưa ra những nội dungcơbảnnhấtnhữngcũngkháđầyđủtrongcôngtácquảntrịkhocủamộtdoanhnghiệp thươngmại.Dựatrênnộidungvềcơsởlýthuyếtnày,tácgiảsửdụngđểphântíchvàđánh giáthựctrạngcủahoạtđộngquảnlýkhohàngtạicôngtyTNHHFermiViệtNamởchương 2 tiếptheo.

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH FERMIVIỆTNAM

Tổng quan vềCôngty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của côngty

2.1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty

Tên tiếng Việt: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN FERMI VIỆT NAM Tên tiếng Anh: FERMI VIETNAM COMPANY LIMITED

Tên viết tắt: FERMI CO., LTD Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Đìa, Xã Nam Hồng, Huyện Đông Anh, Hà Nội

Cơ quan thuế quản lý: Chi cục Thuế Huyện Đông Anh

Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Hữu Thắng

Loại hình doanh nghiệp: Trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên

Ngày bắt đầu thành lập: ngày 29/01/2015 Điện thoại: (+84) 432 959 422 Fax: (+84) 439 585 046

Email:fermivietnam@gmail.comVốn điều lệ: 5.000.000.000 VNĐ

2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của côngty

Fermi đầu tư xây dựng một showroom hiện đại tại công ty, mang đến cho khách hàng tại Hà Nội những sản phẩm nhà bếp nhập khẩu chất lượng cao, phục vụ nhu cầu của cả cá nhân và doanh nghiệp.

Fermi được biết đến tại Việt Nam như một đơn vị nhập khẩu uy tín, cung cấp các mặt hàng điện gia dụng chất lượng cao cho nhà bếp Tính đến năm 2022, Fermi đã có tổng cộng 5 cửa hàng bán lẻ, bao gồm 1 showroom và 2 cửa hàng tại Hà Nội, 1 cửa hàng tại Đà Nẵng, và 1 cửa hàng tại Thành phố Hồ Chí Minh Công ty cũng sở hữu một gian hàng trực tuyến với kho hàng đặt tại Hà Nội.

Hiện tại, Fermi đã đạt được sự ổn định trong kinh doanh với một lượng khách hàng doanh nghiệp thường xuyên, bên cạnh khách hàng cá nhân Công ty sẽ tiếp tục phát huy lợi thế của mình và mở rộng thêm các cửa hàng cùng chi nhánh trên toàn quốc.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý của côngty

2.1.2.1 Bộ máy quản lý của côngty

Hội đồng quản trị gồm 3 thành viên, trong đó ông Trần Đức Hùng là Chủ tịch Hội đồngquảntrị,câcthănhviínhộiđồngquảntrịlẵngTrầnĐứcQuangvăVũMạnhThắng.

Hội đồng quản trị của Fermi chịu trách nhiệm quyết định chiến lược phát triển, cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ của công ty, đồng thời quyết định thành lập các chi nhánh trực thuộc Hội đồng cũng có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức Tổng Giám đốc Ông Nguyễn Hữu Thắng, người đại diện theo pháp luật, đã được bổ nhiệm làm Tổng Giám đốc với quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư.

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Côngty

CôngtyFermiđượcchialàm5phòngban,cácphòngbanphụtráchnhiệmvụchuyên môn khácnhau.

Phòng Kế toán-Tài chính với 4 nhân viên có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kế toán và kiểm toán cho công ty, quản lý dòng tài chính, cân đối thu chi và lập báo cáo tài chính quyết toán.

Phòng Hành chính-Nhân sự (2 nhân viên): tuyển dụng và bố trí nhân sự, đào tạo nhân viên mới, quản lý công việc hành chính của côngty

PhòngSCM-Supply chainmanagement ( 6 nhânviên):x ử l ýc ác đơnhàngnước

Ban Tài chính hàng ngoài và nội địa chịu trách nhiệm quản lý kho và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp Cơ cấu tổ chức bao gồm hai bộ phận chính: bộ phận Mua hàng và bộ phận Kho.

PhòngKỹthuật(10nhânviên):tưvấngiảiphápchokháchhàng,lắpđặt,hiệuchỉnh trongquátrìnhthựchiệnhợpđồngvànghiệmthu,cungcấpdịchvụsaubán:sửachữa,bảo hành sản phẩm cho kháchhàng.

Sơ đồ 2 1 Cơ cấu tổ chức của công ty Fermi

Phòng Hành chính-Nhânsự PhòngSCM Phòng Kỹthuật

Nguồn: Hồ sơ giới thiệu công ty Fermi

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động của côngty

Bán lẻ thiết bị điện gia dụng nhà bếp: máy hút mùi, máy rửa bát, bếp điện, bếptừ, bếp hồng ngoại, lò nướng, lò visóng

Bán buôn thiết bị điện gia dụng nhàbếp

Cho thuê thiết bị điện gia dụng nhàbếp

Cung cấp dịch vụ tư vấn giải pháp, giới thiệu sản phẩm cho khách hàng về thiếtbị điện gia dụng nhàbếp

Cung cấp dịch vụ lắp đặt, sửa chữa thiết bị điện gia dụng nhàbếp

Cung cấp dịch vụ bảo hành, sửa chữa sau bán cho thiết bị điện gia dụng nhàbếp

2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh gần đây của côngty

Giai đoạn 2020-2022, công ty Fermi đã tập trung vào việc khai thác tiềm năng và nâng cao hiệu quả kinh doanh thông qua đầu tư vào nghiên cứu phát triển thị trường, mở rộng hệ thống cửa hàng và đại lý phân phối trên toàn quốc Kết quả, trong năm tài chính 2020-2021, công ty đạt thu nhập từ kinh doanh thương mại gần 34 tỷ đồng, và trong giai đoạn 2021-2022, thu nhập từ kinh doanh thương mại tăng lên trên 39 tỷ đồng, tương ứng với mức tăng 11,6% so với cùng kỳ năm 2021.

Bảng 2 1 Tổng hợp tình hình kinh doanh của Fermi trong 3 năm 2020-2022 Đơn vị tính: triệu VNĐ

STT Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022

5 Chi phí quản lý DN 2,052 2,172 1,754 5.85 -19.24

Tổng lợi nhuận trước thuế

Nguồn: Báo cáo Phòng Kế toán-Tài chính, công ty Fermi

Bảng 2 2 Tổng hợp doanh thu hàng hóa theo xuất xứ mặt hàng kinh doanh của công ty Fermi trong 3 năm 2020-2022 Đơn vị tính: triệu VNĐ

Nguồn: Số liệu tổng hợp của phòng Kế toán-Tài chính, công ty Fermi

Qua 3 năm từ 2020 đến 2022, hàng hóa bán ra của công ty chủ yếu là xuất xứ Trung Quốc (trên 50%) và tăng lên trên 65% vào năm 2022 Ngoài ra, công ty vẫn duy trì các thiếtbịcóxuấtxứchâuÂubaogồmMỹ,ItalyvàĐức.Bêncạnhđó,vìthịhiếukháchhàng đối với các sản phẩm xuất xứ Thái Lan có xu hướng tăng, doanh thutớitừthiết bị xuất xứ Thái Lan của công ty Fermi cũng tăng 11% (năm 2022 là 15% và năm 2022 là26%).

Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ khu vực miền Bắc, đạt trên 2.7 tỉ đồng, chiếm hơn 70% tổng doanh thu giai đoạn 2020-2022 Mặc dù có sự sụt giảm doanh thu trong năm 2020-2021, miền Trung ghi nhận tỷ lệ tăng trưởng cao nhất với 93% từ năm 2021 đến 2022, doanh thu tại chi nhánh này đã gần gấp đôi chỉ sau một năm Tại miền Nam, chi nhánh Hồ Chí Minh cũng tăng tỷ trọng doanh thu từ 13.7% năm 2020 lên 20.2% năm 2021, và tiếp tục tăng lên 23.6% năm 2022, tương đương với mức tăng gần 10%.

2 năm (tương đương với trên 2 tỷ đồng mỗinăm).

Bảng 2 3 Tổng hợp doanh thu hàng hóa theo khu vực địa lý của công ty Fermi trong 3 năm 2020-2022 Đơn vị tính: triệu VNĐ

Nguồn: Số liệu tổng hợp của phòng Kế toán-Tài chính, công ty Fermi

Dựa vào số liệu từ các bảng thống kê, giai đoạn 2020-2021 chứng kiến sự tăng trưởng lợi nhuận sau thuế hơn 4%, cùng với doanh thu từ hoạt động bán hàng và các hoạt động khác cũng có xu hướng tăng Tuy nhiên, giai đoạn 2021-2022 lại bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi dịch Covid-19, dẫn đến tình hình kinh doanh của công ty thay đổi đáng kể Mặc dù doanh thu năm 2022 tăng 8,62% so với năm 2021, nhưng lợi nhuận lại giảm hơn 4% Những lý do cụ thể gây ra sự sụt giảm lợi nhuận này cần được xem xét kỹ lưỡng.

- Thu nhập khác (thu nhập ngoài việc kinh doanh hàng hóa): giảm 166 triệuđồng

- Giá vốn hàng bán: tăng trên 3 tỷ đồng do khan hiếm hàng hóa trên thị trườngtoàn cầu nên các nhà cung cấp đều tăng giáhàng

Chi phí bán hàng đã tăng gần 2.5 tỷ đồng, chủ yếu do sự gia tăng mạnh mẽ trong các hoạt động bốc dỡ, vận chuyển hàng hóa, cũng như chi phí thuê kho và mặt bằng.

- Các chi phí khác: tăng trên 1.6 tỷ đồng do phát sinh các chi phí về dịch tễ vàcác yếu tố liênquan

Tuyvậy,côngtyFermivẫnnỗlựchếtsứcđểđápứngđượcnhucầuhànghóathương mại trong nước cũng như nhu cầu của công nhân viên công ty để đội ngũ nhân sự có điều kiện tốt nhất hoàn thành công việcchung.

Thực trạng hoạt động quản lý kho hàng tạiCôngty

2.2.1 Bố trí và thiết kếkho

2.2.1.1 Lựa chọn kho hàng a Vị trí kho hàng

Hiện tại công ty có 3 kho lưu trữ và phân phối sản phẩm

Kho Hà Nội là một công ty tự vận hành, phụ trách phân phối hàng hóa cho các tỉnh miền Bắc Công ty quản lý đơn hàng đặt trên gian hàng trực tuyến và điều chuyển hàng hóa từ hai kho còn lại Kho hàng nằm tại ngoại thành Hà Nội, thuộc sở hữu tư nhân của công ty và được đặt tại văn phòng trụ sở chính Diện tích của kho Hà Nội là 200m2.

Kho Đà Nẵng, do đại lý chi nhánh Đà Nẵng quản lý, chịu trách nhiệm phân phối hàng hóa cho các tỉnh miền Trung Kho hàng này được đặt tại cùng vị trí với cửa hàng bán lẻ và thuộc sở hữu của đại lý chi nhánh Đà Nẵng, với tổng diện tích 350m2, trong đó diện tích kho sử dụng là 170m2.

Kho hàng Hồ Chí Minh, do đại lý chi nhánh tại đây vận hành, chịu trách nhiệm phân phối hàng hóa cho các tỉnh miền Nam Kho nằm cách cửa hàng bán lẻ 2km và được thuê từ một đơn vị dịch vụ thứ ba với diện tích 200m2, tương đương với diện tích kho tại các địa điểm khác.

Hà Nội, tuy nhiên mọi hoạt động tại kho vẫn do đại lý thực hiện. b Điều kiện địa lý tại địa phương

Kho Hà Nội có vị trí thuận lợi, không gặp tình trạng tắc đường, giúp việc vận chuyển hàng hóa bằng xe tải dễ dàng Khoảng cách từ kho đến hai cửa hàng bán lẻ và showroom tại Hà Nội chỉ khoảng 12-20km.

Kho Đà Nẵng: do kho hàng được đặt ngay tại cửa hàng nên giảm được tối đa thời gian xử lý đơn hàng

Kho Hồ Chí Minh cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí thuê kho bằng cách lựa chọn vị trí trong ngõ, giúp giảm bớt gánh nặng tài chính trong bối cảnh mặt bằng đắt đỏ Mặc dù kho hàng nằm trong ngõ, nhưng vẫn đảm bảo khoảng cách không quá 1km đến cửa hàng, cho phép xe tải dễ dàng tiếp cận để vận chuyển hàng hóa.

Trong3nhàkhocủacôngty,vìcáchoạtđộngliênquantớiquảnlýkhohầunhưđược thựchiệnvàđiềuphốibởikhoHàNội,2khocònlạichỉthựchiệnchứcnănglưutrữhàng hóa nên từ đây, nội dung đề án sẽ tập trung phân tích vào kho hàng tại HàNội.

Kho hàng tại Hà Nội có diện tích mặt sàn là 200m2, được chia ra làm 2 khu vực

Khu vực nhập hàng-xuất hàng và đóng gói hàng hóa: diện tích40m2

Vị trí nhập và xuất hàng được thiết kế trong cùng một khu vực gần cửa kho để tối ưu hóa diện tích sử dụng Thời gian nhập hàng được lên kế hoạch và thông báo trước từ đơn vị vận chuyển, do đó không ảnh hưởng đến thời gian xuất hàng.

Nhà sản xuất thường đóng gói những mặt hàng nhỏ vào kiện gỗ lớn Khi hàng hóa về kho, nhân viên sẽ dỡ kiện và đóng hộp để bán lẻ Ngoài ra, đơn hàng từ trang thương mại điện tử cũng được xử lý và đóng gói tại đây trước khi xuất kho cho đơn vị vận chuyển.

Khu vực lưu trữ hàng: diện tích 160m2

Hàng hóa trong kho được sắp xếp thành 3 hàng với 2 lối đi ở giữa, trong đó hàng hóa lớn được đặt ở dãy ngoài cùng gần cửa, trên các tấm pallet gỗ và không được xếp chồng Hàng hóa nhỏ được xếp trên kệ sắt và có thể xếp chồng theo quy định Đối với hàng hóa bị lỗi hoặc gửi lại để bảo hành, sẽ được chuyển trực tiếp sang bộ phận kỹ thuật mà không lưu trữ trong kho, nhằm đảm bảo có máy móc và thiết bị chuyên môn để sửa chữa và kiểm tra, đồng thời tránh gây rối trong quá trình xuất nhập hàng.

Sơ đồ 2 2 Bố trí kho hàng tại Công ty

Nguồn: Tài liệu của phòng SCM, công ty Fermi

Khu vực nhập-xuất hàng bao gồm dỡ hàng, đóng gói và dán nhãn, trong khi khu vực kệ pallet gỗ được thiết kế để chứa thiết bị có trọng lượng lớn Đồng thời, khu vực giá kệ sắt phù hợp cho việc lưu trữ thiết bị có trọng lượng nhỏ.

2.2.1.3 Hệ thống trang thiết bị a Hệ thống điện và ánh sáng

Khu vực xuất nhập hàng được bố trí gần cửa ra vào, tận dụng ánh sáng tự nhiên, nhưng khu vực lưu trữ hàng lại thiếu ánh sáng tự nhiên Để đảm bảo hoạt động xuất nhập kho diễn ra liên tục, kho được trang bị hệ thống đèn điện trên trần Về hệ thống sưởi, làm lạnh và hút ẩm, không có yêu cầu đặc biệt cho mặt hàng điện gia dụng, nhưng khi nhiệt độ vượt quá 30 độ C, hàng hóa có thể bị ảnh hưởng Do đó, kho được trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ công suất lớn, sử dụng nguồn điện tách biệt với khu vực văn phòng để đảm bảo an toàn Hệ thống này cũng giúp kiểm soát độ ẩm trong mùa nồm và mùa mưa, ngăn ngừa rỉ sét cho hàng hóa.

Hàng hóa có trọng lượng lớn, như máy rửa bát, được đặt trên pallet gỗ, trong khi các hàng hóa khác được sắp xếp trên hệ thống giá kệ 3 tầng thiết kế riêng, phù hợp với trọng lượng và kích thước, đảm bảo an toàn về tải trọng Để thuận tiện cho việc di chuyển hàng trong kho, có trang bị xe đẩy tay với khả năng nâng tải trọng lên đến 200kg Hệ thống quản lý thông tin cũng được thiết lập để hỗ trợ quy trình này.

Bài viết mô tả hệ thống quản lý kho bao gồm hai máy tính với phần mềm quản lý dữ liệu kho: một máy dành cho quản lý kho và một máy chung cho hai nhân viên Tài khoản truy cập phần mềm được kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý hoạt động của công ty Hệ thống còn bao gồm một máy in đen trắng để in đơn hàng và các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, và biên bản kiểm tra hàng hóa Ngoài ra, còn có một máy quét cầm tay, một máy in nhãn hàng hóa và năm camera giám sát hoạt động kho 24/24.

Công ty đang sử dụng phần mềm Odoo từ tháng 7 năm 2021 để quản lý toàn bộ hoạt động, bao gồm phòng Kinh doanh, Kế toán-tài chính và SCM Tuy nhiên, do mới áp dụng, nhân sự bộ phận Kho vẫn chưa tận dụng hết các tính năng của phần mềm, hiện chỉ dừng lại ở việc quản lý số lượng, chủng loại hàng hóa và xuất báo cáo tồn kho.

Bảng 2 4 Trang thiết bị trong kho Hà Nội năm 2020-2022

Hệ thống Thiết bị Năm 2020 Năm 2021 Năm 2023 Điện và ánh sáng

Bóng điện chiếu sáng công suất 20W x 8 đèn √ √ √

Hệ thống làm lạnh và hút ẩm Điều hòa nhiệt độ 1 chiều âm trần, công suất

Máy hút ẩm (tích hợp với điều hòa) 0 0 1

Hệ thống kệ chứa và thiết bị di chuyển hàng

Giá kệ sắt Kệ double deep

1 xe đẩy hàng bằng tay

1 xe đẩy hàng bằng tay, có kích nâng

1 xe đẩy hàng bằng tay, có kích nâng

Hệ thống quản lý thông tin Máy tính 1 máy tính

2 máy tính (quản lý kho và nhân viên kho)

2 máy tính (quản lý kho và nhân viên kho)

Phần mềm quản lý kho

Camera giám sát 1 camera tại cửa kho

4 camera đứng tại các góc và 1 camera xoay tại cửa kho

4 camera đứng tại các góc và 1 camera xoay tại cửa kho

Nguồn: Tổng hợp từ số liệu của bộ phận Kho, công ty Fermi

Bộ phận Kho thuộc quản lý của phòng SCM, trong đó nhân sự của bộ phận được phân nhiệm vụ như sau:

Quản lý kho đảm nhiệm việc giám sát toàn bộ hoạt động của kho hàng tại ba miền, phối hợp với bộ phận Mua hàng để lập kế hoạch nhập hàng tồn kho, đồng thời làm việc cùng phòng Kinh doanh để xây dựng kế hoạch bán hàng tồn kho hiệu quả.

Nhân viên kho bao gồm hai người thực hiện các nhiệm vụ như kiểm kê, soạn hàng, bốc xếp và giao hàng Công việc cụ thể sẽ được quản lý theo kế hoạch hàng tuần.

2.2.2 Quản lý nhập kho – xuấtkho

2.2.2.1 Chuẩn bị thực hiện nhập-xuấtkho a Nhập kho

Các tiêu chí đánh giá hoạt động quảnlýkho

Bảng số liệu dưới đây so sánh doanh thu bán hàng với giá trị hàng tồn kho trong giai đoạn từ năm 2020 đến cuối năm 2022.

Hình 2 1 Doanh thu bán hàng và tổng giá trị tồn kho năm 2020-2022 công ty Fermi Đơn vị: tỷ VNĐ

Nguồn: Số liệu phòng Kế toán-Tài chính, công ty Fermi

Biểu đồ cho thấy doanh thu bán hàng và tổng giá trị tồn kho đều có xu hướng tăng theo thời gian Trong hai năm 2020 và 2021, giá trị hàng tồn kho so với doanh thu bán hàng dao động từ 50-55% Tuy nhiên, đến năm 2022, do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 làm gián đoạn chuỗi cung ứng, công ty đã phải tăng cường nhập hàng dự trữ, dẫn đến giá trị hàng tồn kho tăng gần 50% so với năm trước.

2021 trong khi doanh thu hàng bán chỉ tăng trên 11% so với năm trướcđó.

Bắt đầu từ năm 2021, công ty đã đầu tư khoảng 600 triệu VNĐ vào hệ thống kho bãi phục vụ cho hoạt động bán hàng trên các sàn thương mại điện tử, bao gồm giá kệ, camera giám sát, máy tính, máy in, máy quét và máy in nhãn Đến giữa năm 2021, công ty tiếp tục mua phần mềm quản lý kho hàng với chi phí 150.000 VNĐ cho mỗi tài khoản mỗi tháng, nhằm hỗ trợ nhân viên quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

2.3.1.2 Chi phí tồn trữ và chi phí đặthàng

Nhìn chung qua 3 năm, không có sự thay đổi nhiều về chi phí tồn trữ và đặt hàng.

Đối với chi phí tồntrữ

Phí lưu kho tại kho hàng Hà Nội của công ty là không có vì kho hàng thuộc sở hữu của công ty và không phải thuê ngoài.

Tỷ lệ hao hụt hàng hóa trung bình là 1%.

Bảo hiểm cho hàng hóa trong kho là 0.01% giá trị hàng.

Khấu hao nhà xưởng là 4% (nhà kho), 20% (máy móc, thiết bị điện tử) và 12.5% (giá kệ)

Đối với chi phí đặthàng

Các hoạt động mua hàng và đặt hàng vẫn giữ nguyên do phần lớn nhà cung cấp và đối tác vận chuyển của công ty là không thay đổi.

2.3.2 Tiêu chí về thời gian đặthàng

Thời gian đặt hàng: được tác giả tổng hợp trong bảng dưới đây:

Bảng 2 5 Thời gian đặt hàng trung bình của những mặt hàng chính Đơn vị: ngày

Nhà cung cấp-Nước sản xuất

Bếp từ, bếp hồng ngoại- Trung Quốc

Máy hút mùi-Thái Lan

Làm thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa 2 2 2 2 2

Nguồn: Báo cáo nội bộ của phòng SCM, công ty Fermi

Thời gian từ khi xác nhận đơn đặt hàng đến khi hàng hóa về kho Hà Nội của công ty là dài nhất đối với hàng hóa từ Châu Âu và nhanh nhất với hàng từ Trung Quốc Từ tháng 11/2021 đến tháng 6/2022, đã xảy ra sự chậm trễ trong quá trình vận chuyển quốc tế và nội địa, với trung bình tăng thêm 2 tuần và quá trình sản xuất của nhà cung cấp kéo dài khoảng 20 ngày Tuy nhiên, sau giai đoạn này, các nhà sản xuất và đơn vị vận chuyển đã khắc phục được tình trạng này, đưa thời gian cung ứng hàng hóa trở lại như trước khi dịch Covid diễn ra.

2.3.3 Tiêu chí về số vòng quay hàng tồnkho Để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, số vòng quay hàng tồn kho được coilàmộttrongcáctiêuchítàichínhquantrọng.TạicôngtyFermi,hàngtồnkhobaogồm hàng hóa thành phẩm được công ty nhập về để kinh doanh thương mại, phụ kiện thay thế và vật tư tiêu hao phục vụ dịch vụ bảo hành, bảo trì cho khách hàng.

Dựa trên công thức tính Số vòng quay hàng tồn kho:

Vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán / Hàng tồn kho bình quân cùngvớisốliệutổnghợptừBáocáotàichínhvàBảngcânđốiKếtoáncủacôngtyFermi trong 3 năm 2020-2022, tác giả tính toán được như bảngsau:

Hình 2 2 Số vòng quay hàng tồn kho và kỳ luân chuyển hàng tồn kho của công ty Fermi năm 2020-2022 Đơn vị tính: triệu VNĐ

Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022

Hàng tồn kho bình quân 9,950 10,356 12,901

Số vòng quay hàng tồn kho (lần) 2.17 2.21 1.94

Kỳ luân chuyển hàng tồn kho (ngày) 168 165 189

Nguồn: Tổng hợp Báo cáo tài chính và Cân đối kế toán, phòng Kế toán-Tài chính công tyFermi, 2020-2022

Trong giai đoạn 2020-2022, trung bình hàng tồn kho của công ty được luân chuyển 2.1 lần mỗi năm, với mỗi lần luân chuyển kéo dài 174 ngày Mặc dù số liệu năm 2022 cho thấy sự khác biệt về số vòng quay giảm và kỳ luân chuyển tăng lên, điều này không đồng nghĩa với việc tình hình kinh doanh của công ty gặp vấn đề hay hiệu quả hoạt động thương mại bị suy giảm.

Công ty đã quyết định nhập hàng tồn kho với số lượng lớn hơn kế hoạch hàng năm để ứng phó với dịch Covid-19, nhằm tránh tình trạng thiếu hụt nguồn hàng và giảm thiểu thời gian đặt hàng chậm trễ, từ đó đảm bảo tiến độ cung cấp hàng hóa tới khách hàng.

Hiệu quả sử dụng hàng tồn kho trong giai đoạn này vẫn duy trì tích cực, không xảy ra tình trạng tồn đọng hàng hóa quá mức, giúp công ty tránh được tổn thất.

2.3.4 Tiêu chí về đặt hàng tốiưu

Tại công ty Fermi, quy trình đặt hàng hiện tại vẫn được thực hiện thủ công mà chưa áp dụng mô hình tối ưu hóa nào Mỗi tháng, quản lý kho phối hợp cùng bộ phận Mua hàng để lập kế hoạch nhập hàng dựa trên dữ liệu xuất kho và lượng hàng tồn.

Hồ Chí Minh và Đà Nẵng đang tập trung vào việc xuất kho từ phòng Kinh doanh cho các đơn hàng bán lẻ và trên trang thương mại điện tử Phòng Kinh doanh sẽ phân tích xu hướng và nhu cầu của khách hàng trong thời gian tới, từ đó đăng ký số lượng hàng bán dự kiến cho kỳ tiếp theo cho phòng SCM.

Kếthợpvớisốlượnghànghóatồnkhodựatrênsốliệukiểmkêhànghóacuốitháng, quảnlýkhovàbộphậnMuahàngquyếtđịnhsốlượnghàngcầnđặt,lêndựtoánchiphívà gửi cho phòng Kế toán để xác nhận đơn đặthàng.

Phòng SCM hiện chưa xem xét đến chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng mới, mà chủ yếu dựa vào nhu cầu hàng hóa tại thời điểm đặt hàng Việc báo cáo và họp hàng tháng để xác định số lượng hàng cần đặt không thực sự cần thiết, vì xu hướng hàng hóa trong các năm qua không có nhiều thay đổi Cụ thể, quý IV và quý I có nhu cầu mua hàng cao nhất do gần các ngày lễ, trong khi quý II và III lượng hàng hóa bán ra giảm khoảng 40% Thay vì tổ chức họp hàng tháng, phòng SCM nên xây dựng lịch trình nhập hàng cho cả năm để tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện cho phòng Kế toán-Tài chính xây dựng bức tranh tổng thể về dòng tiền của công ty.

2.3.5 Tiêu chí về mức độ phục vụ kháchhàng

2.3.5.1 Mức độ cung cấp hàng hóa trongkho

Bảng dưới đây tổng hợp dữ liệu tác giả từ các báo cáo hàng tháng của phòng SCM về khả năng cung cấp hàng hóa Tác giả đã chọn ba thời điểm đại diện là tháng 1 năm 2020, tháng 1 năm 2021 và tháng 1 năm 2022, diễn ra ngay trước Tết Âm lịch, thời gian cao điểm với doanh số bán hàng cao nhất trong năm.

Bảng 2 6 Mức cung ứng hàng hóa tháng 1 năm 2020, 2021, 2022

Thời gian Tháng 1/2020 Tháng 1/2021 Tháng 1/2022

Trường hợp A: Hàng có sẵn trong kho khi khách hàng yêu cầu

Trường hợp B: Hàng có sẵn trong kho nhưng không đủ số lượng khách hàng yêu cầu

Trường hợp C: Hàng không có trong kho, không có chủng loại khách yêu cầu

Mức phục vụ chủng loại hàng 0.89 0.89 0.93

Mức phục vụ theo số lượng trong kho

Nguồn: Báo cáo nội bộ phòng SCM, công ty Fermi

Dựacácchỉsốtrongbảngtrên,cóthểthấykhảnăngđápứnghànghóacủanăm2022 là cao nhất trong vòng 3 năm từ 2020-2022 do năm này có số lượng và chủng loại hàng hóa tồn kho là nhiềunhất.

Công ty Fermi cam kết thời gian giao hàng 1-2 ngày cho đơn hàng tại Hà Nội, Hồ Chí Minh và Đà Nẵng, và 3-7 ngày cho các tỉnh khác Cam kết này áp dụng cho tất cả đơn đặt hàng mua trực tiếp, trên website và các trang thương mại điện tử Thời gian giao hàng này đã được duy trì từ năm trước.

Từ năm 2020 đến nay, ngoại trừ thời gian cách ly do Covid-19, nhu cầu giao hàng của khách hàng ngày càng khắt khe hơn Sự phát triển nhanh chóng của dịch vụ chuyển phát nhanh và giao hàng khiến các công ty phải tìm giải pháp để đảm bảo giao đơn hàng tới tay khách hàng một cách nhanh nhất.

Đánh giá về hoạt động quản lý kho hàng tạiCôngty

2.4.1.1 Cơ sở vật chất được đầu tư bàibản

Công ty đầu tư xây dựng kho với diện tích và giá kệ đủ để đáp ứng khối lượng hàng hóa tồn kho Nhà kho được đặt ngay tại văn phòng công ty, giúp dễ dàng quản lý và tiết kiệm thời gian di chuyển Phân khu trong kho rõ ràng, không bị tình trạng dồn ứ hàng, tạo thuận lợi cho nhân viên thực hiện nghiệp vụ.

Hệ thống điều hòa giúp cho chất lượng hàng hóa luôn được đảm bảo ở tình trạng tốt nhất.

Xe đẩy hàng hỗ trợ hoạt động bốc xếp hàng trong kho

Hệ thống camera giám sát đảm bảo an ninh cho kho hàng Từ năm 2022, công ty đã áp dụng phần mềm quản lý kho tích hợp với Odoo, phần mềm quản lý hoạt động mua bán Nhờ đó, bộ phận Kho có khả năng quản lý hiệu quả số lượng hàng tồn kho và hàng nhập-xuất Phần mềm này giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên trong việc so sánh dữ liệu sau kiểm kê định kỳ, đồng thời cho phép quản lý kho tạo báo cáo hàng tồn kho một cách chính xác hơn so với phương pháp thủ công trước đây.

Những tính năng chính của phần mềm bao gồm:

Tạo lịch họp, gặp đối tác, thông báo chung cho toàn bộ nhânviên

Danh sách người liên hệ nội bộ, nhà cung cấp, khách hàng để nhân viên dễ dàng tiếpcận

Bán hàng: thông tin đơn hàng bán ra, hóađơn

Mua hàng: tạo yêu cầu báo giá, đặthàng

Kho vận: quản lý các hoạt động kho, quản lý tồn kho, báocáo

Phê duyệt: tạo các loại đề xuất thanh toán, nghỉ phép, mua hàng, xuấtkho,…

2.4.1.2 Quy trình quản lý kho đáp ứng yêu cầu côngviệc

Mặc dù bộ phận Kho chỉ có 3 nhân sự, nhưng quy trình quản lý kho đã được xây dựng đầy đủ và rõ ràng Điều này giúp mọi hoạt động trong kho diễn ra theo kế hoạch, tránh tình trạng ùn tắc công việc và ảnh hưởng đến tiến độ nhập kho - xuất kho Hơn nữa, việc quản lý kho cũng giúp dễ dàng kiểm soát hoạt động, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, cũng như kịp thời xử lý các sự cố có thể xảy ra trong quá trình vận hành.

Đảm bảo rằng toàn bộ hệ thống của công ty hoạt động một cách trơn tru sẽ góp phần nâng cao hiệu suất bán hàng và tăng cường mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm của công ty.

2.4.1.3 Phối hợp hiệu quả với các phòng bankhác

Trongviệcchiasẻluồngthôngtinvềhànghóa,cácphòngbanđềucóthểtiếpcậnđể lênkếhoạchchính xácchocôngviệc củamình,cũngnhư thuậnlợicho bộphậnKhotriển khai nghiệp vụ kho.

2.4.2.1 Phương pháp nhập-xuất kho thủcông

Nhân viên kho thường dựa vào trí nhớ để quản lý thời hạn hàng hóa, dẫn đến việc khi nhận hàng, họ sẽ đặt vào vị trí giá kệ hoặc pallet trống Khi xuất kho, họ thường chọn lô hàng cũ nhất mà mình nhớ để đảm bảo tuân thủ phương pháp xuất hàng FIFO (nhập trước xuất trước) Mặc dù cách làm này giúp tiết kiệm chi phí vận hành và không cần đầu tư thiết bị, nhưng nó cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro như khả năng sai sót cao, chỉ phù hợp với số lượng hàng hóa ít, năng suất lao động thấp, và gây khó khăn trong việc thay ca hay chuyển giao nhân sự mới.

2.4.2.2 Phương pháp xếp hàng khi lưu trữ chưa hợplý

Tuy kho lưu trữ hàng hóa đã được chia thành 3 dạng, nhưng nhân viên kho thường không xếp hàng theo phân loại mà xếp theo thời gian nhập kho Hàng mới được đưa vào trong, hàng cũ được đưa ra ngoài để dễ dàng ghi nhớ thời hạn hàng khi xuất kho Tuy nhiên, cách sắp xếp này làm tốn thêm thời gian khi thực hiện kiểm kê kho hàng tháng do phân loại hàng bị trộn lẫn với nhau.

2.4.2.3 Quản lý chất lượng hàng khi lưu trữ trong kho chưa được chútrọng

Kho không có thiết bị đo nhiệt độ và độ ẩm, nên nhân viên chỉ dựa vào cảm quan cá nhân để vận hành hệ thống điều hòa Điều này tạo ra khó khăn trong việc đánh giá điều kiện kho có đạt tiêu chuẩn tốt nhất hay không Mặc dù chưa xảy ra tình trạng hỏng hóc, han rỉ hay chập mạch điện đối với hàng hóa trong kho, nhưng đây vẫn là một rủi ro khá lớn.

Chỉ có hai nhân viên thực hiện các nghiệp vụ nhập-xuất kho, kiểm kê hàng hóa, xử lý đơn hàng và giao hàng, dẫn đến tình trạng quá tải công việc trong bộ phận kho Điều này làm chậm tiến độ của các phòng ban khác, đặc biệt là trước các dịp nghỉ lễ khi số lượng lô hàng nhập kho và đơn hàng trên sàn thương mại điện tử tăng cao, khiến nhân viên kho không thể xử lý kịp thời.

2.4.2.5 Hệ thống phần mềm quản lý kho chưa được sử dụng hiệuquả

Nhân sự bộ phận kho chưa tận dụng đầy đủ các tính năng của phần mềm quản lý do thói quen sử dụng sổ sách viết tay Họ cần thời gian để cập nhật dữ liệu lên phần mềm, trong khi công việc của bộ phận kho lại liên tục và không thể gián đoạn Vì vậy, dữ liệu hiện tại vẫn chưa hoàn thiện, ảnh hưởng đến khả năng phân tích hàng tồn kho.

Chương 2 của đề án đã nêu lên bức tranh tổng quan về công ty Fermi Việt Nam từ quátrìnhhìnhthànhvàpháttriển,cơcấutổchứccủacôngty,lĩnhvựchoạtđộngcủacông ty tới tình hình hoạt động kinh doanh trong vòng 3 năm gần đây từ năm 2020 đến năm 2022 Qua đó, cho thấy sự tăng trưởng trong hoạt động kinh doanh thương mại cũng như tác động của đại dịch Covid 19 trong năm 2021 tới tình hình của côngty.

Chương 2 tập trung vào thực trạng hoạt động quản lý kho hàng, bao gồm bố trí và thiết kế kho, quản lý xuất-nhập kho, bảo quản hàng hóa, vệ sinh kho và kiểm kê định kỳ Để đánh giá hiệu quả quản lý kho tại công ty, tác giả đã phân tích dựa trên 3 tiêu chí chính từ chương 1: chi phí, thời gian nhập hàng, và mức độ phục vụ khách hàng.

Dựa trên thực trạng và các tiêu chí đánh giá, tác giả kết luận rằng hoạt động kho hàng của công ty đã đạt được một số kết quả khả quan Tuy nhiên, vẫn tồn tại những hạn chế cần khắc phục, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kho và công việc của các phòng ban khác.

Nhữngđiểmmạnhvàđiểmyếunàysẽlàcơsởđểtácgiảđưaragiảipháphoànthiện hoạt động quản lý kho tại công ty Fermi Việt Nam.

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG

Phương hướng phát triển củaCôngty

3.1.1 Đối với thị trường nộiđịa Định hướng trong vòng 3 năm từ 2023-2026 của công ty Fermi là tập trung phát triểnthịtrườngmiềnNam,nhấtlàthànhphốHồChíMinh.Côngtysẽhỗtrợhếtsứcvề các nguồn lực tài chính cũng như nhân sự để tăng số lượng các cửa hàng và đạilýphânphối tại khu vực này Tiếp theo là đầu tư nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại chi nhánhHồChíMinhbằngcáchcửcáccánbộ,nhânviêncókinhnghiệmvàchuyênmôn tạitrụsởchínhHàNội vàolàm việctạichinhánhmiềnNam;tổchứccácbuổitậphuấn nângcaochuyên mônchođộingũnhânviêntạichinhánhmiềnNam.Quantrọngnhất, công ty định hướng thành lập phòng ban riêng nghiên cứu phát triển thị trường tại chi nhánh miền Nam để xác định nhu cầu của khách hàng tại khu vực cũng như các chiến lược kinh doanh tạiđây.

Công ty sẽ đầu tư vào các chiến dịch marketing nhằm thu hút khách hàng tại Hà Nội và Hồ Chí Minh, giúp họ dễ dàng đặt hàng trên các nền tảng trực tuyến Điều này đặt ra trách nhiệm lớn hơn cho bộ phận Kho trong việc quản lý hàng tồn kho và luân chuyển hàng hóa giữa các kho nội bộ, đảm bảo hiệu quả và tối ưu chi phí, đồng thời xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

3.1.2 Đối với thị trường nướcngoài

Công ty Fermi chuyên nhập khẩu thiết bị gia dụng cho nhà bếp, là hoạt động chính trong kinh doanh, đóng góp đáng kể vào lợi nhuận hàng năm Mặc dù thị trường hiện nay có nhiều công ty tham gia nhập khẩu mặt hàng này, nhưng với uy tín và chất lượng sản phẩm, Công ty Fermi đã xây dựng được vị thế vững chắc và thu hút lượng khách hàng thường xuyên, bao gồm cả cá nhân và doanh nghiệp.

Công ty Fermi đặt mục tiêu tăng doanh số nhập khẩu lên 20% so với năm hiện tại Trước đây, công ty chủ yếu nhập khẩu các thiết bị phổ biến trong nước Hiện tại, Fermi đang mở rộng tìm kiếm thị trường mới để khám phá những sản phẩm chất lượng cao, giá cả hợp lý, nhưng chưa được phân phối rộng rãi tại Việt Nam.

Cơ hội và thách thức đối với hoạt động quản lý kho hàng củaCôngty

Năm 2024, công ty Fermi có cơ hội phát triển nhanh chóng mạng lưới cửa hàng, đặc biệt tại thị trường miền Nam, nơi công ty đang tập trung mở rộng Hiện tại, Fermi chỉ có một cửa hàng bán lẻ tại thành phố Hồ Chí Minh, và kế hoạch mở rộng trong năm tới sẽ được triển khai để đáp ứng nhu cầu thị trường.

- Trong quý I và II năm 2024: mở rộng diện tích cửa hàng chi nhánh miền Nam hiện tại lên gấpđôi.

- TrongquýIIIvàIVnăm2024:mởthêm1showroomtrưngbàyvàgiớithiệusản phẩm tại thành phố Hồ ChíMinh.

Hiện nay, dịch vụ logistics bên thứ 3 ngày càng đa dạng và có mức chi phí hợp lý Việc sử dụng dịch vụ vận chuyển của bên thứ 3 có thể giúp giảm bớt áp lực công việc cho phòng SCM nói chung và bộ phận Kho nói riêng.

- Tiết kiệm thời gian và chiphí:

Sử dụng dịch vụ 3PL giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí logistics, loại bỏ nhu cầu đầu tư vào phương tiện vận chuyển, thiết bị và nhân sự Việc quản lý logistics không hiệu quả có thể dẫn đến thiệt hại lớn và tốn kém về thời gian Đối với công ty Fermi, kho Hà Nội đã được đầu tư với một xe tải 1 tấn từ năm 2019, hiện có thể cho thuê hoặc thanh lý.

Đội ngũ nhân viên của công ty 3PL được đào tạo chuyên sâu và giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics Việc áp dụng công nghệ tiên tiến để quản lý các hoạt động logistics, như theo dõi tình trạng giao hàng, sẽ mang lại hiệu quả cao hơn so với việc doanh nghiệp tự vận hành.

Khi hợp tác với công ty 3PL, các doanh nghiệp có thể yên tâm về trách nhiệm liên quan đến thời gian giao hàng và bảo hiểm hàng hóa Trong trường hợp xảy ra sự cố không mong muốn, các công ty 3PL sẽ thực hiện bồi thường theo đúng cam kết trong hợp đồng, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.

3.2.1.3 Thương mại điện tử pháttriển

Ngoàira,đạidịchCovid19đãthayđổithóiquencủarấtnhiềukháchhàngtừmua hàngtrựctiếpsangxu hướngmuahàngtrựctuyếnngàycàngtăngcao.Đểđápứngnhu cầunàycủakháchhàng,côngtyđangtriểnkhaicácchiếndịchmarketingđểkháchhàng tiếpcậnnhiềuhơntớitrangwebtrựctuyếncủacôngtycũngnhưkếthợpmởthêmtrên các nền tảng thương mại điện tử khác.

Có 2 hình thức mà các sàn thương mại điện tử (TMĐT) áp dụng để hỗ trợ doanh nghiệp như sau:

- Loại 1: Doanh nghiệp xử lý đơn hàng, sàn TMĐT vận chuyển đơn hàng.

Bước 1: khách hàng đặt đơn hàng trênsàn.

Bước 2: sàn xác nhận thông tin đơn hàng

Bước 3: doanh nghiệp đóng gói sản phẩm.

Bước 4: sàn duyệt đơn hàng trên Trung tâm xử lý đơn hàng của người bán (Seller Center).

Bước 5: đơn vị vận chuyển nhận hàng và giao cho khách.

- Loại2:DoanhnghiệpgửihàngchosànTMĐTđểsànxửlýđơnvàgiaohàngcho khách Bước 1: doanh nghiệp gửi hàng tới kho của sàn.

Bước 2: sàn kiểm tra chất lượng sản phẩm.

Bước 3: khách hàng đặt đơn hàng trên sàn.

Bước 4: sàn đóng gói sản phẩm.

Bước 5: sàn duyệt đơn hàng trên Trung tâm xử lý đơn hàng của người bán(Seller Center).

Bước 6: sàn giao hàng cho khách hàng.

Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, bộ phận Kho có thể lựa chọn hình thức giao hàng và quản lý đơn hàng sao cho thuận tiện và nhanh chóng nhất.

3.2.2.1 Thiếu hụt nguyên vật liệu đầu vào

Tình hình thế giới hiện nay đang biến động nhanh chóng và phức tạp, với nhiều vấn đề chưa từng xảy ra trước đây, khiến cho khó khăn gia tăng so với dự báo Mặc dù năm 2022 ghi nhận những con số khả quan, nhưng bước sang năm 2023, xuất nhập khẩu dự kiến sẽ gặp nhiều thách thức hơn Theo Ngân hàng Thế giới (WB), tăng trưởng toàn cầu sẽ chững lại trong năm 2023, ảnh hưởng đến tất cả các thị trường nhập khẩu, đồng thời gia tăng nguy cơ suy thoái kinh tế, thất nghiệp cao và thu nhập giảm sút.

Mặc dù đang trong giai đoạn phục hồi sau dịch bệnh COVID-19, ngành công nghiệp, đặc biệt là ngành điện tử, đang phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt nguyên liệu Tình trạng thiếu hụt linh kiện, nguyên vật liệu và chất bán dẫn đã bắt đầu từ đầu năm 2020 khi đại dịch COVID-19 bùng phát.

Sự thiếu hụt chip hiện đang trở thành một vấn đề lớn đối với các ngành sản xuất điện tử toàn cầu Nhu cầu về chất bán dẫn đã tăng mạnh trong những năm gần đây do cuộc sống ngày càng phụ thuộc vào thiết bị điện tử Tác động của việc thiếu chip đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến ngành sản xuất đồ điện tử và điện lạnh, đặc biệt kể từ khi đại dịch COVID-19 bùng phát Dự báo tình trạng thiếu hụt chip sẽ kéo dài đến năm 2024.

3.2.2.2 Cạnh tranh trong nước ngày cànglớn Để có thể phát triển trong thời gian tới, công ty phải đối mặt với nhiều cạnh tranh gay gắt từ các công ty đối thủ trên thị trường Sản phẩm điện gia dụng mà công tyđang kinhdoanhđãbãohòa trênthịtrường.Vìvậyđểtiếpcậnvớikháchhàngmới,bêncạnh giácảvàchấtlượngsảnphẩm,côngtyphảicảithiệnchấtlượngdịchvụbằnggiảmthời giangiaohàng.NhưvậysẽđặtáplựcrấtlớnlênphòngSCMnóichungvàbộphậnKho nói riêng vì lượng tồn kho là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng cần phải cân nhắc vì mặt hàng chủ yếu mà công ty kinh doanh là đồ điện, do đó thời gian hàng tồn khocànglâusẽcàngrútngắnthờigianbảohànhcủanhàcungcấp.Đểđápứngnhucầu của khách hàng và tối ưu chi phí, phòng SCM cần xây dựng công cụ tính toán cụ thể thời điểm đặt hàng và lượng hàng hóa cần đặt thay cho cách thức thủ công hiệntại.

Hình 3 1 Ma trận SWOT hoạt động quản lý kho tại công ty Fermi ĐIỂM MẠNH:

1 Cơ sở vật chất đầyđủ

2 Quy trình quản lý rõràng

3 Phối hợp với cácphòng bankhác ĐIỂM YẾU:

Một số đề xuất nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng của Côngty 52

Để nâng cao hiệu quả đào tạo nhân sự mới và phối hợp với các phòng ban khác, đồng thời khắc phục hạn chế trong quản lý chất lượng hàng hóa tại kho, bộ phận Kho cần xây dựng quy trình chi tiết để bổ sung vào quy trình chung của công ty Quy trình được đề xuất đã có một số điều chỉnh và bổ sung nhằm cải thiện tính khả thi và hiệu quả, cụ thể như sau:

- Nhận hàng: nhân viên kho cùng đơn vị vận chuyển cùng kiểm tra số lượng và ngoạiquanhànghoáđểđảmbảohànghoánhậnthựctếkhớphoàntoànvớisốliệu trên chứngtừ

Trước khi nhập kho, nhân viên kho cần chuyển hàng hóa cho phòng kỹ thuật để kiểm tra, nhằm phát hiện các lỗi nếu có, trước khi đưa hàng vào kho bảo quản.

Nhân viên kho cần tạo nhãn nội bộ ghi rõ thời gian nhập hàng, thời gian bảo hành và tình trạng hàng hóa để cập nhật vào hệ thống quản lý.

Nhân viên kho cần sắp xếp hàng hóa lên kệ theo vị trí được đề xuất trên phần mềm quản lý để thuận tiện cho việc kiểm kê Đồng thời, việc trang bị thiết bị đo nhiệt độ và độ ẩm trong kho là cần thiết, cùng với việc kiểm tra thường xuyên để đảm bảo tình trạng lưu trữ phù hợp Hệ thống làm mát và hút ẩm cũng cần được điều chỉnh để bảo quản hàng hóa ở điều kiện tốt nhất.

Nhân viên kho xử lý đơn hàng dựa trên yêu cầu từ phòng kinh doanh, sử dụng phần mềm Odoo để xác định vị trí nhặt hàng Đơn hàng được thực hiện theo phương pháp FIFO, đảm bảo hàng hóa được lấy ra đúng cách Sau khi lấy hàng, nhân viên sẽ chuyển sang bước kiểm tra tiếp theo.

- Kiểmtratrướckhixuấtkho:nhânviênkhochuyểnhàngsangbộphậnkỹthuậtđể kiểm tra lại hàng hoá trước khi xuấtkho

Sau khi hàng hóa được kiểm tra và đạt yêu cầu, nhân viên kho sẽ tiến hành đóng gói và dán nhãn lại Họ nhận hàng từ phòng Kỹ thuật và thực hiện kiểm tra nội dung bên trong so với nhãn vỏ thùng bên ngoài để đảm bảo tính chính xác.

- Xuấthàng:Kiểmtralạichủngloại,sốlượng,sauđóđónggóivàtáchriênglôhàng theo từng chuyến để tránh nhầm lẫn khigiao

- Vận chuyển tới khách hàng: Bàn giao cho đơn vị vậnchuyển

 Xử lý hàng hư hỏng, bị trảvề

Báo cáo kịp thời về tình trạng hàng hóa tới phòng Kỹ thuật là rất quan trọng Cần chụp ảnh hiện trạng hàng hóa và tách riêng chúng khỏi hàng tồn kho Điều này giúp đảm bảo rằng hàng lỗi được phân loại rõ ràng và không bị lẫn lộn với hàng tồn kho, đồng thời ghi nhận chính xác tình trạng hàng.

3.3.2 Xây dựng công thức tính số lượng tối ưu cho 1 đơnhàng

 Ưu điểm của mô hình EOQ đối với công tyFermi:

Mô hình EOQ (Economic Order Quantity) rất đơn giản và dễ áp dụng, dựa trên những giả định rõ ràng về nhu cầu ổn định và các thông số quan trọng Những thông số này có thể được tính toán dựa trên số liệu thống kê từ phòng Kế toán.

- Tốiưuhóachiphí:MôhìnhEOQgiúptốiưuhóatổngchiphíđặthàngvàchi phílưukhobằngcáchxácđịnhsốlượnghànghóatốiưuđểđặthàngmỗilần.Điềunày giúp giảm thiểu các chi phí không cần thiết và tăng hiệu quả quản lý hàng tồnkho.

Áp dụng mô hình EOQ giúp công ty duy trì mức hàng tồn kho ổn định, đảm bảo cung ứng hàng hóa đầy đủ để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ, từ đó tránh được tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức.

 Nhược điểm của mô hình EOQ đối với công tyFermi:

- Việc giả định thiếu tính thực tế: Mô hình EOQ giả định rằng nhu cầu hàng hóalàổnđịnhvàcóthểdựđoánđược.Tuynhiên,thựctếthườngcósựbiếnđộngtrong nhucầuhànghóa,điềunàycóthểlàmchokếtquảtừmôhìnhEOQkhôngchínhxácvà cần điềuchỉnh.

Mô hình EOQ không xem xét các yếu tố khác như biến động giá, rủi ro cung ứng, chi phí vận chuyển và các chi phí đặc biệt, điều này có thể ảnh hưởng đến quá trình quản lý hàng tồn kho Kết quả là, việc quản lý hàng tồn kho có thể không phản ánh đầy đủ thực tế của doanh nghiệp.

Hiện tại, phòng SCM chỉ quyết định số lượng hàng hóa cần đặt mỗi tháng 1 lần dựa vào đề xuất của phòng Kinh doanh và số lượng tồn kho Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng, tác giả đề xuất bộ phận Kho và bộ phận Mua hàng phối hợp xây dựng công thức tính toán tối ưu dựa trên Mô hình EOQ Số lượng hàng hóa cần nhập cho mỗi đơn hàng và thời điểm đặt hàng mới nên được điều chỉnh sau mỗi đợt đặt hàng, coi đây là chỉ số tham khảo cho phòng SCM trong việc lên đơn đặt hàng.

Dựa trên những số liệu năm 2022 của phòng SCM, tác giả áp dụng mô hình EOQ cho 2 sản phẩm có doanh số bán ra lớn nhất như sau:

Bảng 3 1 Lượng đặt hàng tối ưu cho sản phẩm FW003 và NG012

Chi phí 1 lần đặt hàng (VNĐ)

Chi phí tồn trữ trung bình (VNĐ)

+ hàng hư hỏng tỷ lệ 1%

Nguồn: Tổng hợp thông tin nội bộ phòng SCM năm 2022, công ty Fermi

Số lượng tối ưu cho mã hàng FW003 và NG012 cần đặt trong một đơn hàng lần lượt là 94 và 235 sản phẩm Ngoài ra, có thể tính toán theo chu kỳ 61 ngày và 38 ngày để đặt đơn mới cho mỗi mã hàng So với thời gian đặt hàng gần nhất, phòng SCM có thể lập kế hoạch đặt hàng cho cả năm và tạo đơn hàng tự động.

“Mua hàng” trên phần mềm Odoo nhưsau:

Hình 3 2 Thông tin phần Mua hàng trên phần mềm Odoo

Nguồn: Hệ thống Odoo, công tyFermi

Khi yêu cầu báo giá, người dùng cần nhập thông tin của Nhà cung cấp, mã hàng hóa, số lượng đặt và hạn chốt đặt Thời gian chốt đặt nên là một tuần trước ngày nhận để kịp thời đánh giá giá cả và điều chỉnh đơn hàng nếu cần Hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu đến nhà cung cấp theo khoảng thời gian đã định, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và không cần nhớ cụ thể ngày đặt hàng.

Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian cho toàn bộ phòng SCM bằng cách loại bỏ nhu cầu họp hàng tháng để xác định số lượng hàng hóa cần đặt Bên cạnh đó, chi phí được sử dụng hiệu quả hơn khi số lượng đặt hàng được tính toán tại điểm tối ưu.

3.3.3 Sử dụng tối đa các chức năng trên phần mềm quản lýkho Để có thể đưa phần mềm quản lý kho vào hoạt động, nhân viên kho cần nhập vào hệ thống đầy đủ thông tin hàng hóa sau đó in nhãn để dán lên sản phẩm Khi kiểm kê kho định kỳ, nhân viên chỉ cần sử dụng máy quét cầm tay để quét mã vạch từ nhãn dán để lấy mã sản phẩm.

Hình 3 3 Thông tin mục Sản phẩm trên phần mềm Odoo

Nguồn: Hệ thống Odoo, công ty Fermi

Các thông tin mà nhân viên Kho cần nhập vào mục “Sản phẩm” bao gồm:

- Loại sản phẩm: tiêu dùng, lưukho

- Giá vốn: là giá đầu vào của sảnphẩm

- Mã nội bộ: theo quy định của côngty

- Mã vạch: quét mã vạch trên bao bì sảnphẩm

- Truyxuấtkho:theovếtvàtheongàyhếthạn(nhậpngàyhếtthờihạnbảohành của nhà sản xuất vào để tiện quản lý)

Từ đây, phần mềm có thể hỗ trợ bộ phận Kho trong những công việc sau: