TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA MARKETING BÀI THẢO LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI TRÌNH BÀY MÔ HÌNH, ĐẶC TRƯNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH, LỢI ÍCH CỦA HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ PHÂN TÍCH NHỮNG THUẬN LỢ[.]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA MARKETING BÀI THẢO LUẬN HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI TRÌNH BÀY MƠ HÌNH, ĐẶC TRƯNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH, LỢI ÍCH CỦA HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ PHÂN TÍCH NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG NÀY TẠI CƠNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ: HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC Giảng viên hướng dẫn : ThS Vũ Diệu Hương Lớp học phần : 231_ECIT0311_06 Nhóm : Hà Nội, 2023 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN 1: LÝ THUYẾT .2 1.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân .2 1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý .2 1.1.3 Vai trò, lợi ích HTTTQL 1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân 1.2.2 Mơ hình hệ thống thông tin quản lý nhân 1.2.3 Các thành phần HTTTQL nhân 1.2.4 Lợi ích HTTTQL nhân 10 1.3 THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HTTTQL NHÂN SỰ TẠI DOANH NGHIỆP 11 1.3.1 Thuận lợi 11 1.3.2 Khó khăn 11 1.4 LIÊN HỆ THỰC TIỄN TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT 13 1.4.1 Giới thiệu chung Công ty TNHH phần mềm FPT 13 1.4.2 Phần mềm quản lý nhân Peoplesoft Human Capital Management 15 1.4.3 Thực trạng việc triển khai phần mềm quản lý nhân công ty TNHH phần mềm FPT 17 1.4.4 Đánh giá việc triển khai phần mềm Peoplesoft HCM 19 PHẦN 2: BÀI TẬP 22 2.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 22 2.1.1 Dữ liệu 22 2.1.2 Biểu đồ phân cấp chức 22 2.1.3 Biểu đồ luồng liệu 23 2.2 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TƯ LIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC 26 2.3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TƯ LIỆU CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC 27 2.3.1 Biểu đồ phân cấp chức 27 2.3.2 Biểu đồ luồng liệu mức ngữ cảnh .28 2.3.3 Biểu đồ liệu mức đỉnh 29 2.3.4 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO .32 LỜI MỞ ĐẦU Hệ thống thông tin quản lý nhân (HTTTQL nhân sự) trở thành phần quan trọng trình quản lý nhân viên hỗ trợ định doanh nghiệp Việc hiểu rõ mơ hình, đặc trưng, thành phần HTTT này, nhận thức lợi ích thách thức liên quan đến triển khai tổ chức, phần quan trọng để đảm bảo hiệu quản lý nhân Với cấp thiết này, nhóm lựa chọn đề tài: “Trình bày mơ hình, đặc trưng thành phần chính, lợi ích HTTT quản lý nhân Phân tích thuận lợi khó khăn triển khai hệ thống công ty TNHH phần mềm FPT Quy trình nghiệp vụ: Hoạt động thư viện trường đại học.” Bài thảo luận tập trung vào việc trình bày mơ hình HTTTQL nhân sự, điểm qua đặc trưng thành phần quan trọng Chúng ta nhận diện lợi ích mà hệ thống mang lại lĩnh vực đặc biệt doanh nghiệp, phân tích thuận lợi khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải triển khai hệ thống này, cụ thể với công ty TNHH phần mềm FPT Giúp độc giả hiểu rõ quan trọng HTTT quản lý nhân cung cấp thơng tin hữu ích cho định liên quan đến triển khai sử dụng hệ thống Do kinh nghiệm kiến thức thành viên nhóm cịn hạn chế nên khó tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, nhóm chúng em mong nhận góp ý để hồn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn! PHẦN 1: LÝ THUYẾT 1.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) hệ thống có chức thu thập, xử lý, lưu trữ phân phối thông tin cần thiết cho đối tượng sử dụng máy quản lý để hỗ trợ định, phối hợp hoạt động điều khiển tiến trình tổ chức Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật, chức HTTTQL gắn liền với phương pháp chun dụng cơng cụ tính tốn điện tử, nhờ việc xử lý khối lượng thơng tin khổng lồ, đa dạng ngày nhanh chóng hiệu Các chức HTTTQL kết hợp thành quy trình xử lý liệu đầu vào thành thơng tin đầu 1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý Phân loại theo cấp quản lý: + Mức chiến lược: HTTT hỗ trợ điều hành, hệ hỗ trợ định + Mức chiến thuật: HTTT quản lý + Mức tác nghiệp: Hệ xử lý giao dịch, hệ thống tự động hố văn phịng Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ: + Hệ thống thơng tin tài kế tốn + Hệ thống thơng tin quản lý sản xuất + Hệ thống thông tin quản lý nhân + Hệ thống thông tin marketing Phân loại theo quy mô tích hợp: + Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng + Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng + Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 1.1.3 Vai trị, lợi ích HTTTQL Hệ thống thơng tin tổ chức doanh nghiệp có vai trị chính: a) Hỗ trợ hoạt động tác nghiệp Việc triển khai hệ thống thông tin nghiệp giúp q trình điều hành tổ chức, doanh nghiệp có hiệu hơn, thông qua chúng tổ chức doanh nghiệp cắt giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm hồn thiện q trình phân phối sản phẩm dịch vụ Ngồi việc triển khai hệ thống thông tin tác nghiệp tạo số hình thức hoạt động tổ chức, doanh nghiệp như: Các hoạt động ảo, hoạt động theo thỏa thuận, hoạt động liên kết hoạt động theo truyền thống với phận cấu thành từ thiết bị công nghệ Khi triển khai hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ, chúng làm gia tăng giá trị cho sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm hiệu hoạt động nghiệp vụ tổ chức doanh nghiệp Việc triển khai hệ thống thông tin giúp tổ chức doanh nghiệp có lợi cạnh tranh nhờ liên kết chặt chẽ với khách hàng tìm kiếm mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp nguyên liệu, giúp trình điều hành tổ chức, doanh nghiệp trở nên hiệu Hệ thống thơng tin gia tăng giá trị tổ chức, doanh nghiệp nhiều cách cải tiến mẫu mã, hình thức sản phẩm cải tiến trình nghiệp vụ liên quan đến sản xuất sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm hỗ trợ quản lý trình định hoạt động sản xuất kinh doanh Hệ thống thơng tin khuyến khích hoạt động sáng tạo tổ chức, doanh nghiệp phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới, tạo hội kinh doanh tìm kiếm thị trường cho tổ chức, doanh nghiệp b) Hỗ trợ hoạt động quản lý Giảm bớt cấp quản lý trung gian: Các tổ chức doanh nghiệp có quy mô lớn nhiều cấp thường quản lý hiệu chậm đáp ứng yêu cầu xét duyệt cho yêu cầu công việc (Thường phát sinh từ cấp quản lý thấp nhất), nhà quản lý cần có thời gian tìm hiểu nguyên nhân Tìm biện pháp giải phạm vi khả quyền hạn giao để khắc phục vấn đề này, hệ thống thông tin trợ giúp nhà quản lý nâng cao khả giải vấn đề lực kiểm sốt, đánh giá cơng việc, giúp giảm bớt cấp quản lý trung gian làm cho cấu trúc quản lý gọn nhẹ Tách rời công việc vị trí làm việc: Với trợ giúp mạng máy tính, thao tác nghiệp vụ khơng cịn bị lệ thuộc vào vị trí người nhân viên Làm việc từ xa làm lợi ích điển hình khơng cịn chi phí di chuyển, phạm vi tuyển dụng nhân tồn cầu, nhà kho lưu trữ không cần thiết nguyên vật liệu chuyển trực tiếp từ nhà cung cấp đến phân xưởng sản xuất có yêu cầu Tổ chức lại luồng công việc: Cách thức tổ chức thực luồng công việc tổ chức, doanh nghiệp định hiệu xử lý thời gian đáp ứng yêu cầu tổ chức doanh nghiệp xã hội Hệ thống thông tin thay xử lý nhân công chức chuẩn hóa máy tính, đồng thời giảm giấy tờ thủ tục hành bước thực quy trình xử lý nhằm tránh sai sót chủ quan cấp sản chi phí rút ngắn thời gian thực Giáp tăng tính linh hoạt cho tổ chức, doanh nghiệp: Hệ thống thông tin giúp tổ chức, doanh nghiệp có thêm nhiều phương án để đáp ứng yêu cầu đa dạng từ xã hội c) Hỗ trợ tạo lợi cạnh tranh cho tổ chức doanh nghiệp Trong môi trường kinh doanh đầy biến động nay, hệ thống thông tin đóng vai trị định hoạt động kinh doanh mang tính sống cịn tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống hỗ trợ tất cấp quản lý: Giúp thay đổi mục tiêu hoạt động, sản phẩm, dịch vụ hay tương tác với môi trường, hỗ trợ chiến lược kinh doanh tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin kỳ vọng công cụ then chốt đảm bảo cho tổ chức, doanh nghiệp đạt ưu cạnh tranh giới ngày phẳng Để sử dụng hệ thống thơng tin vũ khí cạnh tranh tổ chức doanh nghiệp phải biết xác định hội chiến lược hoạt động kinh doanh nằm đâu, hệ thống thông tin chiến lược làm thay đổi sản phẩm, dịch vụ thủ tục nghiệp vụ tổ chức, doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp đưa định trường hợp khó khăn Các tổ chức, doanh nghiệp ngày có xu hướng sử dụng hệ thống thông tin tạo ưu cạnh tranh cách thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng trung thành, với đối tác hợp tác với để phát triển lâu dài Sự liên minh gọi “quan hệ thông tin khách hàng”, theo hai hay nhiều tổ chức, doanh nghiệp chia sẻ liệu với lợi ích tất bên Hệ thống thơng tin thường địi hỏi thay đổi mục tiêu chiến lược kinh doanh, kiến trúc thông tin doanh nghiệp thay đổi mối quan hệ với khách hàng nhà cung cấp hoạt động nghiệp vụ kiến trúc thông tin doanh nghiệp 1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân Hệ thống thông tin quản lý nhân hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối thơng tin có liên quan đến nguồn nhân lực tổ chức để hỗ trợ cho việc định Hệ thống có vai trị quan trọng hoạt động quan, thông tin hệ thống mạng lại có vai trị quan trọng việc định nhân quan Ví dụ phần mềm quản lý nhân Theo công nghệ: Web-based, Cloud based Windows-Based Theo hình thức mua bán: phần mềm đóng gói, phần mềm viết theo yêu cầu(customize), phần mềm nước ngoài, phần mềm bán theo hình thức thuê bao trả phí hàng tháng Theo mức độ quản lý: Quản lý đơn giản cấp độ thông tin bản, quản lý chức yêu cầu xử lý phức tạp nhiều quy định riêng theo ngành nghề, quản lý theo độ lớn doanh nghiệp như, Tập đoàn đa ngành, chuỗi trung tâm phân phối, chuỗi khách sạn, nhà hàng, cửa hàng, … Đặc điểm: Quản lý thông tin đa cấp, đa ngành, phù hợp cho nhiều tổ chức, doanh nghiệp có nhiều phịng ban, nhiều chi nhánh Có đầy đủ báo cáo quản trị nhân sự, theo dõi sách người lao động báo cáo sử dụng lao động theo quy luật nhà nước Hỗ trợ chức tìm kiếm, truy vấn động theo tất tiêu có sở liệu, hỗ trợ lập báo cáo thống kê nhanh theo yêu cầu lãnh đạo Hỗ trợ mềm dẻo cách tính lương: lương gián tiếp, lương khốn sản phẩm, lương khoán theo doanh thu Hỗ trợ tiện ích truy xuất số liệu báo cáo thống kê Cho phép kết xuất số liệu định dạng khác như: word, excel, pdf Dưới góc độ quản lý, hệ thống quản trị nhân phân thành ba mức: tác nghiệp, chiến thuật chiến lược 1.2.2 Mơ hình hệ thống thơng tin quản lý nhân Mơ hình quản lý nhân tất hoạt động doanh nghiệp hay tổ chức liên quan đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực, bao gồm thu hút, sử dụng, đánh giá, phát triển gìn giữ đội ngũ lao động phù hợp với doanh nghiệp, đủ số lượng cao chất lượng Mô hình quản lý nhân liên quan chặt chẽ đến mơ hình kinh doanh doanh nghiệp Nếu có mơ hình quản trị nhân lực tốt, doanh nghiệp có thể: Thu hút – đào tạo nhân chất lượng cao cho doanh nghiệp Phát triển – trì số lượng nhân đủ để đảm bảo hoạt động kinh doanh,sản xuất theo kế hoạch Giữ chân người tài, đặc biệt nhân phù hợp Tối đa hiệu sử dụng nguồn lực: Khai thác hết kỹ tố chất nhân viên, sử dụng người việc Mơ hình hệ thống thơng tin quản lý biểu diễn theo hình đây, thơng tin đầu vào gồm tất thông tin nhân bên hệ thống khác có doanh nghiệp, hoạt động phận tổ chức nhân nguồn liệu bên liên quan tới nhân doanh nghiệp Hình 1: Mơ hình hệ thống thông tin quản lý Nguồn: PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017) Giáo trình Hệ thống thơng tin quảng lý, Trường Đại học Thương Mại Trong kế hoạch chiến lược tổ chức thường bao gồm mục tiêu chiến lược quan trọng nguồn nhân lực Các chương trình chiến lược nhà lãnh đạo xác định định hướng hoạt động quan trọng phận quản lý nhân Ngoài ra, việc đề sách kinh doanh, tách nhập phận đơn vị liên kết tổ chức ảnh hưởng đến chức quản lý nhân Dữ liệu nhân tổ chức thường bao gồm liệu nghề nghiệp, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc thông tin quan trọng khác CSDL Những liệu hữu ích cho việc lựa chọn đối tượng nhân lực cho công việc dự án Để thực chức nghiệp vụ mình, phận quản trị nhân lực thường phải sử dụng liệu Hệ thống xử lý giao dịch cung cấp, ví dụ, số cơng đơn giá ngày công nhân công sử dụng để tính tiền lương cho nhân cơng Những liệu dùng để tính tổng chi phí lương cho phận tổ chức cho toàn tổ chức Tổng chi phí mà đơn vị dành cho chăm sóc sức khỏe, lương hưu chương trình phúc lợi khác nhân viên có cách trực tiếp từ HTTT xử lý lương Dữ liệu đặt hàng khách hàng thường sử dụng để lên kế hoạch nguồn nhân lực Trên sở đơn đặt hàng cho tháng tới năm tới người ta dễ dàng tính tốn nhu cầu nhân lực Rất nhiều nguồn liệu quan trọng từ bên dùng cho HTTT quản lý nhân sự, ví dụ, mức lương trả cho nhân cơng quan khác liệu thống kê nhân lực sử dụng để xác định mức lương tiền công cho nhân viên tổ chức Ngoài ra, hiệp hội tổ chức lao động khác nguồn liệu quan trọng HTTT quản lý nhân lực Đầu HTTT quản lý nhân bao gồm báo cáo quản lý báo cáo lương thưởng, khoản phúc lợi bảo hiểm; kế hoạch nhu cầu nhân sự; hồ sơ, lý lịch nhân sự; báo cáo kỹ làm việc Bằng việc cung cấp báo cáo quản lý, HTTT quản lý nguồn nhân lực có khả gia tăng giá trị cho sản phẩm dịch vụ đơn vị Ví dụ, lĩnh vực dịch vụ chuyển phát nhanh, vào thời điểm nhạy cảm Noel hay ngày lễ, việc lập kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực cách hiệu mấu chốt quan trọng Các nhà quản lý dựa báo cáo quản lý nguồn nhân lực kế hoạch nhu cầu nhân để tiến hành phân công, điều phối lái