Excel 2010 Training Book pptx

Mục lục Excel 2010 Thêm tính năng Sparkline 8 Tính năng Slicers 9 Định dạng dữ liệu có điều kiện 10 PivotTables và PivotCharts 12 Share Workbook 12 I.Nội dung chính 13 Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 13 I.1Giới thiệu Excel 13 Excel là gì: 13 Ribbon là gì? 17 Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) 18 I.2.Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 19 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel 19 Thu nhỏ cửa sổ Excel 20 Phóng to cửa sổ Excel 20 Thoát khỏi Excel 20 1.3. Thao tác với ô và vùng 20 Nhận dạng ô và vùng (cells, range) 20 Chọn vùng 21 Sao chép và di chuyển vùng 21 Dán đặc biệt (Paste Special) 22 Đặt tên vùng 23 Thêm chú thích cho ô 24 Chèn, xóa ô, dòng và cột 25 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng 27 Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split) 29 Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô 29 1.4. Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt 29 Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang 30 Thanh Sheet tab 30 Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển 31 1.5 Thao tác với workbook 32 Tạo mới workbook 32 Lưu workbook 33 Đóng workbook 35 Sắp xếp workbook 36 1.6. Thao tác với worksheet 36 Chèn thêm worksheet mới vào workbook 36 Đổi tên worksheet 37 Xóa worksheet 37 Sắp xếp thứ tự các worksheet 37 Sao chép worksheet 38 Chọn màu cho sheet tab 38 Ẩn/ Hiện worksheet 39 1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác 39 Sử dụng thanh Zoom 40 Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ 40 Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề 41 Sử dụng Watch Window 42 Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong Excel 42 2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh 42 Nhập liệu 42 Nhập các ký tự đặc biệt 44 Hiệu chỉnh nội dung 45 Nhập đè lên ô có sẵn nội dung 45 Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu 46 2.2. Định dạng 50 Định dạng chung 50 Bảng và định dạng bảng (table) 58 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) 60 2.3 Tìm và thay thế dữ liệu 61 2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu 62 Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm 66 3.1 Giới thiệu công thức và hàm: 66 Giới thiệu công thức (Formula) 66 Giới thiệu hàm (Function) 68 Nhập công thức và hàm 69 Tham chiếu trong công thức 71 Các lỗi thông dụng (Formulas errors) 73 3.2 Các hàm trong excel 74 a. Nhóm hàm về thống kê 74 b. Nhóm hàm về phân phối xác suất 76 c. Nhóm hàm về tương quan và hồi quy tuyến tính 78 d. Các hàm tài chính - financian functions 79 e. Danh mục các Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Danh sách 84 f. HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC 101 g. HÀM XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ DỮ LIỆU 115 Chương 4: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu 133 4.1. Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) 133 Sắp xếp 133 Lọc dữ liệu 134 4.2.1 Giới thiệu PivotTable và PivotChart 136 Tạo một báo cáo PivotTable đơn giản 136 4.2.2 Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable 151 4.2.3 Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable 165 Chương 5: Đồ Thị Trong Excel 178 5.1 Giới thiệu đồ thị 178 5.2. Vẽ đồ thị 179 5.3. Các thao tác trên đồ thị 184 a. Nhận biết các thành phần trên đồ thị 184 Các thành phần thông dụng 184 Một số thành phần chỉ có trong đồ thị 3-D 184 b. Các thao tác với đồ thị 185 Chọn thành phần trên đồ thị 185 Di chuyển đồ thị 185 Sao chép đồ thị 186 Xóa đồ thị 186 Thêm các thành phần của đồ thị 186 Sắp xếp và xóa các thành phần của đồ thị 186 In đồ thị 187 c. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị 187 Hiệu chỉnh Chart Area 187 Hiệu chỉnh Flot Area 189 Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, chú thích, tiêu đề trục hoành và trục tung,… 189 Hiệu chỉnh đường lưới ngang và dọc 190 d. Các thao tác với chuỗi số liệu trong đồ thị 195 Xóa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ thị 195 Thêm chuỗi mới vào đồ thị 195 Thay đổi chuỗi số liệu 196 Thêm đường xu hướng vào đồ thị 198 Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính 199 6.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel 199 6.2. Thiết lập thông số cho trang in 200 6.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print 206 6.4. Các lưu ý khác 208 Chương 7: Làm Việc Với Macro, Templates 208 7.1 Macro 208 Ghi một Macro 208 Thực thi Macro 210 Chương 8: Phím Tắt Và Thủ Thuật 211 8.1 Phím Tắt 211 a. Truy cập Ribbon bằng bàn phím 211 b. Phím tắt 211 8.2 Thủ thuật 214 1.Dịch số tiền về chữ (Chuyển số thành chữ) 214 2.Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp 219 4.Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác 226 5.Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox. 229 6.Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting 238 7.Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn 239 8.Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực 240 9.Tăng thêm số lần Undo cho Excel 243 10.Tách họ và tên trong cùng một cột trên bảng tính Excel 246 11.Tạo mục lục trong Excel 247 I. Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 1. Chức năng Backstage View Giao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tất cả các ứng dụng trong gói Office 2010. Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợ sử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn. Thanh định hướng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, như cho phép ai sửa tài liệu, kích cỡ file Thêm tính năng Sparkline Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xu hướng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới - Sparklines. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell. Sparkline là cách hữu ích để thêm một yếu tố trực quan nhanh và gọn. Tính năng Slicers Slicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 có thể giúp bạn giải thích dữ liệu của bạn dễ dàng hơn. Một cách nhanh chóng, bạn có cái nhình trực quan sâu thông qua số lượng lớn dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Slicers để lọc thông qua các dữ liệu của bạn và có thể nhanh chóng tìm thấy những thông tin có liên quan Khi dữ liệu trong bảng trụ (Pivot Table) thay đổi, Slicer sẽ tự động được cập nhật. Định dạng dữ liệu có điều kiện Chức năng conditional format mới bao gồm nhiề kiểu định dạng và icons và khả năng tô sáng chỉ những mục được chỉ định như giá trị lớn nhất, nhỏ nhất với chỉ 1 cú click chuột Đây là chức năng rất hay trong Excel 2010. Nếu bạn có một bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thường để đánh giá dữ liệu, chúng ta thường dùng các hàm rút trích và lọc dữ liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không cần dùng hàm, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều kiện định sẵn. Thực hiện như sau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn: Kiểu đánh giá sàng lọc: Kiểu đánh giá này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra ngoài như các phiên bản Excel trước đây. Chương trình thực hiện “sàng lọc tại chỗ” bằng cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm quy luật chính: Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than (lớn hơn), Less Than (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau). Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi trong bảng tính. - Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20% là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất. Kiểu đánh giá hiển thị mức độ: [...]... chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành 1.5 Thao tác với workbook Tạo mới workbook Chọn nút Office New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có Để tạo workbook trống, bạn chọn Blank workbook và nhấp nút Create Mở workbook có sẵn trên đĩa Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng... Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 1.2.1 Mở Excel Thao tác: B1 Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái B2 Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại B3 Nhấp chuột vào biểu tượng Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel để khởi động Excel. .. (mật mã để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đọc) Đóng workbook Một số cách đóng workbook: 1 Chọn nút Office Close 2 Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề) 3 Dùng tổ hợp phím hoặc Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi đó Sắp xếp workbook Chi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo... nó theo cùng một cách mà bạn có thể thực hiện cho các biểu đồ thông thường Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây Share Workbook Microsoft Excel 2010 có thể tích hợp với SharePoint để cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận... vào biểu tượng thu gọn của Excel trên thanh Taskbar bên phía dưới màn hình Thoát khỏi Excel Thao tác: Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel Hoặc cũng có thể thoát Excel bằng cách nhấn nút Office chọn Exit Excel 1.3 Thao tác với ô và vùng Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng Một vùng trong bảng tính... có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau • Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file) Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào... chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật) Sau đó nhấn nút OK B4 Xác nhận lại mật mã mở workbook Sau đó nhấn nút OK B5 Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook Sau đó nhấn nút OK B6 Nhấn nút Save để hoàn tất Dùng mật mã bảo vệ workbook Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook),... điều khiển cửa sổ Excel Thu nhỏ cửa sổ Excel Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang mở to Nhấp chuột chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải Khi đó cửa sổ Excel sẽ được thu gọn lại thành một biểu tượng trên thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start Phóng to cửa sổ Excel Thao tác: Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang bị thu nhỏ Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọn của Excel trên thanh... sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab Các thành phần của Workbook Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS” Giao diện Excel • Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập... cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm I Nội dung chính Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel I.1 Giới thiệu Excel Excel là gì: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạyr chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: . Microsoft Excel 13 I.1Giới thiệu Excel 13 Excel là gì: 13 Ribbon là gì? 17 Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) 18 I.2.Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 19 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel. 31 1.5 Thao tác với workbook 32 Tạo mới workbook 32 Lưu workbook 33 Đóng workbook 35 Sắp xếp workbook 36 1.6. Thao tác với worksheet 36 Chèn thêm worksheet mới vào workbook 36 Đổi tên worksheet. chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại. B3. Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel. Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel Các nút điều khiển cửa sổ Excel Thu nhỏ cửa sổ Excel Thao tác này